Manual de Normas y Procedimientos de Fondos en Anticipo Def 128/Manual d… · P-01.2 Apertura de la Caja Chica del Fondo de Anticipo P-01.3 Apertura de Cuenta Bancaria P-01 Creación

Manual de Normas y Procedimientos de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Gaceta Universitaria N° 128

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El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre del año dos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: Manual de Normas y Procedimientos de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”

INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como finalidad establecer las normas y procedimientos básicos que orienten a las unidades académico-administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en la administración y registro de los gastos que se realicen con cargo a los Fondos en Anticipo tomando en cuenta el criterio de centralización normativa y descentralización operativa. Los Fondos en Anticipo, son avances de dinero de carácter permanente y reposición periódica, que es entregado al Cuentadante o Administrador autorizados en las unidades académico-administrativas para ser utilizado en la ejecución y pago de ciertos tipos de gastos con cargo a reembolso o liquidación de cuentas. Su utilización se realizará en concordancia con las normas internas que dicta la Institución para estos fines, tal como está expresado en la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, igualmente se prevé la constitución de Fondo Fijo de Caja Chica para que se efectúen gastos de poca cuantía, específicamente autorizados. Es necesario señalar, que los diferentes procedimientos contenidos en este Manual de Normas y Procedimientos podrán optimizarse en la medida de lograr que los procesos sean cada vez más dinámicos, flexibles y prácticos, permitiendo alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa. Partiendo de ello, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir las diferentes operaciones de los procesos generales de Administración y Operatividad de los Fondos en Anticipo y el mismo se ha conformado bajo la siguiente estructura: Capítulo I – Aspectos Generales del Manual: Conformado por el objetivo, alcance, base legal vigente, normas

internas establecidas a nivel Institucional que proporcionan la base de ejecución en las diferentes unidades.

Capítulo II – Se describen las normas específica para cada proceso planteado, señalando los insumos requeridos, sus salidas, formularios e instructivos utilizados; identificando los responsables de ejecutarlo


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de una manera precisa y ajustada a las disposiciones legales internas y externas que son aplicables a la Institución.

ASPECTOS GENERALES OBJETIVO Este manual tiene como objetivo establecer los lineamientos y procedimientos necesarios para el manejo de los Fondos en Anticipo por las diferentes unidades académico-administrativa de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, además de establecer las responsabilidades para cada uno de los integrantes en los diferentes procesos aquí descritos, procurando la eficiencia y eficacia en la gestión. ALCANCE Este manual abarca las unidades académico-administrativa de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” cuya competencia permita el manejo de Fondos en Anticipo. BASE LEGAL QUE RIGE EL MANEJO DE FONDOS EN ANTICIPO

Ley Orgánica de Administración Financiera para el Sector Público (LOAFIN). Ley Orgánica de Administración Pública Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal. Ley Contra la Corrupción. Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contraloría General de

la República. Reglamento N° 1 de la LOAFIN. Reglamento N° 3 de la LOAFIN. Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA. Reglamento General de Viáticos de la UCLA.

PARTIDAS PRESUPUESTARIAS No.1 “Servicios prestados por personas naturales o por firma unipersonal que se continuarán afectando por la partida 403”

4.03.06.01.00.000 Fletes y embalajes Fletes terrestres, marítimos y aéreos, así como embalajes de mercancías. Igualmente, se incluyen los servicios de mudanzas. Tales como las siguientes Actividades o Tareas:

1. Traslado de animales. 2. Bote de Escombros


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4.03.11.02.00.000 Conservación y reparaciones menores de equipos de transporte, tracción y elevación

Servicios de conservación y reparaciones menores de equipos de tracción y elevación que tienden a mantenerlos en condiciones adecuadas de funcionamiento, tales como: automóviles, locomotoras, barcos, tractores, grúas, aviones, elevadores, entre otros.

Tales como la siguientes Actividad o Tarea:

1. Servicio y/o reparación de caucho.

4.03.10.99.00.000 Otros servicios profesionales y técnicos Asignación para atender gastos por concepto de servicios profesionales y técnicos prestados por personas jurídicas, no incluidos en las específicas anteriores. Tales como la siguiente Actividad o Tarea:

1. Análisis de laboratorio. 4.03.99.01.00.000 Otros servicios no personales

Comprende la asignación para atender los gastos por concepto de otros servicios no personales que se estimen contratar, no incluidos en las específicas anteriores.

Tales como las siguientes Actividades o Tareas:

1. Recolección y Bote de escombros. 2. Servicio de Grúa. 3. Lavado de piscina y/o tanques australianos. 4. Arbitraje, Marcaje y Mantenimiento. 5. Bote de desechos animales y vegetales.

No.2 “Servicios prestados por personas naturales que se deben afectar por la partida 401, con el cuidado de no generar continuidad laboral” 4.01.01.12.00.000 Salarios a obreros en puestos no permanentes

Retribución a obreros que desempeñen labores como trabajador temporero, eventual u ocasional, por contratos, por piezas, a destajo, por tareas u otro tipo de trabajo en puestos no permanentes.

Tales como las siguientes Actividades o Tareas:

1. Jornaleros (Corte de maleza, Levantamiento de cercas agrícolas, Limpieza de corrales, Pastoreo de animales, Labores agrícolas, Llenado y preparación de bolsas de tierra


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o de abono, Elaboración de bloques nutricionales y Alimentación y cuidado de animales).

2. Recolección y traslado de Muestras. 3. Trabajos de Albañilería. 4. Trabajos de electricidad. 5. Extracción y cernido de arena y otras muestras minerales. 6. Elaboración de probetas de concreto y de adobe. 7. Mejoras y arreglos de paredes, corrales y cercas. 8. Elaboración de estantillos. 9. Aplicación de Fertilizante y Agroquímicos. 10. Desmalezar, riego, transplante y poda. 11. Cosecha de Frutos. 12. Trabajos de Herrería.

4.01.01.18.00.003 Sueldo de Personal sin Relación de Dependencia.

Comprende la asignación para atender el pago de las remuneraciones acordadas en virtud de un contrato individual de trabajo por tiempo determinado.

Tales como las siguientes Actividades o Tareas: 1. Levantamiento de información (Encuestadores). 2. Trascripción y Tabulación de Datos (Solo para

proyectos de investigación y extensión). 3. Aplicación de prueba de suficiencia. 4. Análisis Estadísticos. 5. Traducciones. 6. Análisis y procesamientos de Muestras de

Laboratorio. Nota: Cualquier otro gasto no incluido en los cuadros No.1 y 2, deberán realizar la consulta ante la Dirección de Finanzas. Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en su Sesión Nº 2158, Ordinaria, celebrada el día 26 de octubre de dos mil once.

Dr. Francesco Leone Durante Dr. Francisco Ugel Garrido Rector Secretario General


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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

CÓDIGO: MPFA-01

ESPECÍFICAS CENTRALIZADAS

ACCIONES CENTRALIZADAS

ADMINISTRACION DE SERVICIOS GENERALES

Codificación Denominación Actividad con

Asignación Presupuestaria

4.03.01.01.00.000 Alquileres de Edificios y Locales 4.03.04.01.00.000 Electricidad 4.03.04.02.00.000 Gas 4.03.04.03.00.000 Agua 4.03.04.04.00.000 Teléfono 4.03.04.06.00.000 Servicios de Aseo Urbano y Domiciliario AC2-01-09 4.03.06.05.00.000 Servicios de Protección en Traslado de Fondos

y de Mensajería. 4.03.08.01.00.007 Seguro de Maquinarias Y Equipos 4.03.10.10.00.000 Servicios de Vigilancia

4.03.11.07.00.000 Conservación y Reparaciones Menores de Máquinas, Muebles y demás Equipos de Oficina.

4.03.12.01.00.000 Conservación y Reparaciones Menores de Inmuebles del Dominio Privado AC2-01-15

TRANSPORTE

Alquileres de Equipos de Transporte, Tracción y Elevación

4.03.02.02.00.000

4.03.08.01.00.001 Seguros de Vehículos

PR6-02-04; AC2-01-13

AC2-01-13


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CÓDIGO: MPFA-01

ESPECÍFICAS CENTRALIZADAS

ACCIONES CENTRALIZADAS

VICERECTORADO ADMINISTRATIVO

4.03.02.06.00.000 Alquileres de Equipos de Oficina y Alojamiento

4.07.01.01.99.004 Otras Transferencias corrientes internas.

AC2-01-03; AC2-01-01; PR4-01-01

RELACIONES PÚBLICAS

4.03.07.01.00.000 Publicidad y Propaganda 4.03.07.03.00.000 Relaciones Sociales ACR-01-18 4.03.07.04.00.000 Avisos


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CÓDIGO: MPFA-01

DEFINICIÓN DE TERMINOS BÁSICOS

APERTURA Se refiere al proceso de creación y asignación inicial del monto anual asignado para los gastos de funcionamiento de la unidad, el cual se realiza una sola vez.

REAPERTURA Consiste en la actualización anual del monto asignado para los gastos de funcionamiento de la unidad.

COMPLEMENTO Consiste en la diferencia del monto otorgado inicialmente para la apertura o reapertura del fondo en anticipo, que sumado al monto inicial no sobrepase lo asignado en el cuatrimestre.

INCREMENTO Es el monto presupuestario asignado producto de la modificación del monto inicial asignado y/o de créditos adicionales.

ADMINISTRACION DEL FONDO

Consiste en la ejecución presupuestaria y financiera del monto asignado anual para gastos de funcionamiento de la unidad.

EJECUCION PRESUPUESTARIA

Consiste en los procedimientos relacionados al manejo y control presupuestario del monto asignado anual para gastos de funcionamiento de la unidad.

EJECUCION ADMINISTRATIVA

Consiste en los procedimientos relacionados a las actividades operativas requeridas para el buen funcionamiento de las unidades.


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CÓDIGO: MPFA-01

DESCRIPCIÓN DE LOS SUB-PROCESOS

CODIGO SUB-PROCESOS

CODIGO PROCEDIMIENTOS

P-01.1 Apertura o Reapertura del Fondo de Anticipo

P-01.2 Apertura de la Caja Chica del Fondo de Anticipo

P-01.3 Apertura de Cuenta Bancaria

P-01

Creación de Fondos en Anticipo

P-01.4 Cambio de Administrador o Custodio

P-02.1 Modificaciones al Compromiso del Fondo

P-02.2 Traspaso Interno entre Partidas

P-02.3 Conciliaciones Bancarias

P-02.4 Depósitos Remanentes del Fondo Otorgado

P-02

Ejecución Presupuestaria y Financiera del Fondo en

Anticipo

P-02.5 Depósito de los Intereses Devengados por la Cuenta del Fondo Rotatorio

P-03 Ejecución Administrativa del Fondo en

Anticipo

P-03.1 Pago de Gastos a través del Fondo en Anticipo

P-04 Rendición del Fondo en Anticipo

P-04.1 Reembolso o Liquidación de Fondos en Anticipo


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CÓDIGO P-01

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS FONDOS EN ANTICIPO Fecha

Actualización: Sept. 2011

CREACIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO


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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FONDOS EN ANTICIPO

CÓDIGO P.01.1

APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO

Objetivo: Describir de forma lógica y secuencial los pasos que se ejecutan para la apertura del Fondo en Anticipo, mediante los lineamientos establecidos a nivel institucional, con la finalidad de cubrir los gastos de funcionamiento por parte de la unidad. Normas Específicas: FONDOS EN ANTICIPO

1. El Fondo en Anticipo debe ser solicitado por el titular de la dependencia a la cual está adscrito el funcionario que lo administrará.

2. Para la asignación del Fondo en Anticipo, la unidad académico-administrativa debe estar solvente en la liquidación de fondos asignados.

3. Para el cálculo del monto máximo del Fondo en Anticipo se debe tomar en cuenta el crédito presupuestario asignado a las partidas 401, 402, 403 y 404

4. Para la aprobación de un Fondo en Anticipo la unidad académico-administrativa debe contar con disponibilidad presupuestaria y la programación anual de compras mayores.

5. Si la solicitud de creación de fondo, se refiere a un Fondo Especial, se debe anexar una justificación de la necesidad, el tipo de gastos por partida que se estime realizar, el monto previsto y el tiempo requerido, señalando los objetivos a cumplir.

6. La estructura administrativa del Fondo en Anticipo esta conformada por un Cuentadante y un Administrador, los cuales deben formar parte del personal Administrativo o Docente en su condición de Activo o Jubilado.

7. Para la apertura del Fondo en Anticipo y las modificaciones a los mismos en las diferentes unidades de la Institución, se requiere el acta de constitución previa revisión de la Dirección de Finanzas. Las coordinaciones de Postgrado, Investigación y Extensión deberán obtener en primera instancia la aprobación de las Direcciones de Postgrado, Investigación y Extensión respectivamente.


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CÓDIGO P.01.1


Normas Específicas:

8. El Cuentadante y Administrador del Fondo en Anticipo, deben estar cubiertos por una póliza de fidelidad que será otorgada por la Universidad a través de la Dirección de Servicios Generales. Asimismo, deberán presentar la Declaración Jurada de Patrimonio ante las instancias respectivas, cuando éstas la requieran.

9. El Fondo en Anticipo y Fondo Especial, serán depositados y movilizados a través de cuentas corrientes bancarias debidamente autorizadas por el Rector y siempre a nombre de la Universidad, con indicación de la unidad que lo utilizará.

10. Las cuentas bancarias deben ser manejadas por firmas conjuntas del Cuentadante y Administrador del Fondo Rotatorio o Fondo Especial, según el caso.

11. Los documentos que se deben consignar a la Entidad Bancaria para aperturar la cuenta son: carta del Rector dirigida a la entidad bancaria indicando objetivo de la apertura de la cuenta, nombre, apellido y número de cédula de identidad del Cuentadante y Administrador, registro de firmas más copia de cédula de identidad del Cuentadante y Administrador.

12. Los pagos efectuados a través del Fondo Rotatorio o Fondo Especial, serán realizados a través de cheque NO ENDOSABLE.

13. No se podrán emitir cheques AL PORTADOR.

14. Los cheques para aperturar o reponer el Fondo Fijo de Caja Chica deberán ser emitidos a nombre del Cuentadante y Administrador. En el caso de los Fondos otorgados por Entes Externos para proyectos de investigación, será a nombre del Responsable del Proyecto.

Formatos o Modelos Utilizados

Código Descripción Responsable Medio

FA-M.01 Acta de Constitución o

modificación del Fondo en Anticipo

Administrador Físico


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CÓDIGO P.01.1




FA-M.02

Registro de Información Fiscal del Agente de

Retención de Impuesto sobre la Renta


FA-M.03 Solicitud de creación o

modificación de la póliza de fidelidad


FA-M.04

Carta de Autorización para la Apertura /cambio

de firma de Cuenta Bancaria


FA-M.05 Memorando con

información sobre apertura de cuenta


FA-F.03 Apartado presupuestario Administrador Físico

FA-F.05 Solicitud de pago directo Administrador Físico


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CÓDIGO P.01.1


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad

Dirección de Finanzas

1. Informa el monto con el cual será aperturado el Fondo en Anticipo.

Administrador

2. Recibe la información de la Dirección de Finanzas sobre el monto asignado para la apertura del Fondo de Anticipo y elabora los siguientes documentos: 2.1 Acta de Constitución del Fondo en Anticipo, según modelo

FA-M.01 señalando el monto asignado para el cuatrimestre en original y copia.

2.3 Carta de Autorización para la Apertura /cambio de firma de Cuenta Bancaria, según modelo FA-M.04 en original y copia.

3. Firman los documentos, Cuentadante y Administrador. 4. Remite a la Dirección de Finanzas los documentos, para la

aprobación por el Ciudadano Rector. 5. Elabora Registro de Información Fiscal del Agente de Retención

de Impuesto sobre la Renta, según modelo FA-M.02 en original y copia.

6. Envía al Departamento de Tributos el Registro de Información Fiscal del Agente de Retención del Impuesto sobre la Renta, con fines informativos.

7. Elabora solicitud de creación o modificación de la póliza de fidelidad modelo (FA-M.03), solicitud de pago directo (formato FA-F.05) y apartado presupuestario (formato FA-F.03) en original y copia.

8. Remite a la Dirección de Servicios Generales, original y copia de la Solicitud de creación o modificación de la póliza de fidelidad y copia de la solicitud de pago para el trámite respectivo.

9. Recibe de la Dirección de Finanzas los documentos remitidos una vez aprobados por el Rector. 9.1 Copia de la solicitud de autorización, creación y manejo de

Fondo en Anticipo. 9.2 Original del Acta de Constitución del Fondo. 9.3 Original y Copia de la Carta de Autorización para la

Apertura/cambio de firma de Cuenta Bancaria.


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CÓDIGO P.01.1


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad

Administrador

10. Con la copia de la solicitud de Apertura de la Cuenta Bancaria, ejecuta el Procedimiento “Apertura de Cuenta Bancaria”

11. Recibe de la Dirección de Servicios Generales copia de la solicitud de póliza de fidelidad y copia de la solicitud de pago directo.

12. Fotocopia los documentos recibidos por la Dirección de Finanzas y Servicios Generales.

13. Forma dos (2) legajo con los siguientes documentos: 13.1 Original Solicitud de Pago Directo. 13.2 Original Acta de Constitución del Fondo en Anticipo. 13.3 Copia de la solicitud de Póliza de Fidelidad firmada

por la Dirección de Servicios Generales. 13.4 Original Compromiso Presupuestario. 13.5 Original Memorando dirigido a la Dirección de

Finanzas para informar el número de cuenta bancaria, según modelo FA-M.05.

14. Remite a la Dirección de Finanzas legajo de documentos y recibe copia de los mismos señalando el N° de referencia en la solicitud de pago directo.

15. Archiva transitoriamente copia de los documentos, en espera de la transferencia del dinero a la cuenta.

16. Una vez hecha la transferencia del dinero, ingresa al sistema SIAD, para la actualización del libro de banco.


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CÓDIGO P.01.2

RE-APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad Dirección de

Finanzas 1. Informa el monto con el cual será reaperturado el Fondo

en Anticipo.

Administrador

2. Recibe la información sobre el monto asignado para la reapertura del Fondo en Anticipo.

3. Elabora acta de constitución del Fondo en Anticipo según modelo FA-M.01, señalando el monto asignado para el cuatrimestre.

4. Firma Cuentadante y Administrador. 5. Remite a la Dirección de Finanzas para la revisión y

posterior aprobación por el Ciudadano Rector. 6. Elabora solicitud de póliza de fianza de fidelidad (modelo

FA-M.03), solicitud de pago directo (formato FA-F.05) y apartado presupuestario (formato FA-F.03) en original y copia.

7. Remite a la Dirección de Servicios Generales, original y copia de la solicitud de póliza de fidelidad y copia de la solicitud de pago directo para el trámite respectivo.

8. Recibe de la Dirección de Finanzas Acta de Constitución del Fondo, una vez aprobada por el Rector.

9. Recibe de la Dirección de Servicios Generales copia de la solicitud de póliza de fidelidad.

10. Fotocopia los documentos recibidos por la Dirección de Finanzas y Servicios Generales.

11. Forma dos (2) legajo con los siguientes documentos: a. Original Solicitud de Pago b. Original Acta de Constitución del Fondo en Anticipo. c. Copia de la solicitud de Póliza de Fidelidad firmada

por la Dirección de Servicios Generales. d. Original Compromiso Presupuestario.

12. Remite a la Dirección de Finanzas legajo de documentos y recibe copia de los mismos señalando el N° de referencia en la solicitud de pago directo.

13. Archiva transitoriamente copia de los documentos, en espera de la transferencia del dinero a la cuenta o entrega del cheque.

14. Una vez hecha la transferencia del dinero, ingresa al sistema SIAD y actualiza el libro de banco.


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CÓDIGO P.01.3

APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

Objetivo: Describir los pasos que se deben cumplir para aperturar el fondo fijo de caja chica con el objeto de efectuar gastos de menor cuantía y darle operatividad a la gestión.

Normas Específicas

1. Una vez que la Dirección de Finanzas haya depositado el monto de la apertura o reapertura del Fondo en Anticipo, la unidad podrá dar apertura al fondo fijo de caja chica, en el momento que así lo requiera.

2. Todos los ingresos y egresos del fondo fijo de caja chica se deben registrar en el formato FA-F.07-Flujo Diario de Caja Chica.

3. Se debe codificar el soporte del movimiento del fondo fijo de caja chica y anexarse al formato FA-F-21.

4. Para las unidades académico-administrativas, la creación del fondo fijo de Caja Chica se realizará solo para pagos menores, constituida por un monto máximo de ochenta unidades tributarias (80 U.T.), y podrá cubrir sólo gastos no mayores de veinte unidades tributarias (20 U.T.).

5. En el caso de la Dirección de Planta Física, se podrá crear un fondo fijo de caja chica para cada oficina de mantenimiento en los núcleos, por un monto de ochenta Unidades Tributarias (80 U.T.) y podrá hacer solo gastos no mayores de veinte unidades tributarias (20 U.T.) los cuales deberán ser autorizados por la Dirección Administrativa de los Decanatos o Directores de Unidades, si fuere el caso.

6. Los Decanatos, podrá crear un fondo fijo de caja chica para las Direcciones de Programa que físicamente estén distante a la Dirección Administrativa a fin de atender gastos inherentes al mismo.



FA-F.06 Libro de banco Administrador Físico

FA-F.07 Flujo diario del fondo fijo de

caja chica Administrador Físico


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CÓDIGO P.01.3

APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividad

Administrador

1. Una vez que la Dirección de Finanzas haya depositado el monto de la apertura o reapertura del Fondo en Anticipo, elabora cheque por el monto establecido para la apertura del Fondo Fijo de Caja Chica de acuerdo a la normativa vigente.

2. Hace efectivo el cheque y registra la entrada del dinero al Fondo Fijo de caja chica en el sistema integrado administrativo (SIAD).


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CÓDIGO P.01.4

APERTURA DE CUENTA BANCARIA

Objetivo: Describir de forma lógica y secuencial los pasos que se deben seguir para aperturar una cuenta bancaria para el manejo financiero del fondo en anticipo asignado.

Normas Específicas

1. El Fondo Rotatorio o Especial, debe ser depositado y movilizado a través de cuentas corrientes bancarias, debidamente autorizadas por el Rector en comunicación escrita y siempre a nombre de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, con indicación de la unidad que lo utilizará.

2. El Administrador del Fondo en Anticipo deberá participar de inmediato a la Dirección de Finanzas el nombre del Banco y el Número de cuenta bancaria donde fue depositado el monto del fondo asignado (Rotatorio o Especial según el caso), así como los nombres de las personas autorizadas para movilizar dicha cuenta y los facsímiles de sus firmas.

3. Bajo ningún concepto un funcionario puede abrir cuentas bancarias a su nombre con fondos de la Institución, sin autorización por escrito del Rector.

4. Para manejar las cuentas bancarias se requieren firmas conjuntas del Cuentadante y Administrador.

5. Los documentos a ser consignados en la Entidad Bancaria para aperturar cuenta son:

1.1 Carta del Rector dirigida a la entidad bancaria indicando objetivo de la apertura, nombre de la unidad, nombre, apellido y número de cédula de identidad del Cuentadante y Administrador.

1.2 Registro de firmas más copia de cédula de identidad del Cuentadante y Administrador.

6. Los intereses generados por las cuentas corrientes con los recursos del Fondo en Anticipo, deben ser depositados en la Tesorería o en la cuenta que indique la Dirección de Finanzas de la UCLA, en los primeros diez (10) días siguientes al mes en el cual se originaron, informando sobre dichos depósitos a la Dirección de Finanzas.


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CÓDIGO P.01.4




FA-M.05 Solicitud de apertura de

cuenta Administrador Físico

Formato: PROV – 2002002-1

Planilla de solicitud de autorización para la

apertura de cuentas y/o Registro de Cuentas del Sector Público Nacional



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CÓDIGO P.01.4


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad

Administrador

1. Una vez recibida la carta de autorización para la apertura de cuenta debidamente firmada por el Rector, anexa fotocopia de la cédula de identidad del Cuentadante y Administrador del fondo y entrega en el banco para la asignación del número de cuenta.

2. Recibe del banco ficha para el registro de la firma con el número de cuenta asignado, y procede de la siguiente manera: 2.1. Elabora memorando en original y copia, dirigido a la

Dirección de Finanzas según modelo FA-M.05, para informar el número de la cuenta, nombre del banco, datos del Cuentadante, Administrador y facsímile de las firmas. (Continua con el paso 11 – Procedimiento Apertura de Fondo en Anticipo)

3. Llena la planilla de solicitud de autorización para la apertura de cuentas y/o Registro de Cuentas del Sector Público Nacional Formato: PROV – 2002002-1 y la remite a la Dirección de Finanzas – Departamento de Tesorería.

4. Una vez que recibe la planilla de solicitud de autorización aprobada, fotocopia y remite al banco, dejando una copia para el archivo interno.


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CÓDIGO P.01.5

CAMBIO DE CUENTADANTE O ADMINISTRADOR

Objetivo: Describir los pasos que deben cumplirse para efectuar el cambio de responsables del manejo del fondo asignado de acuerdo a lo estipulado en la Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA.


1. Corresponde al Cuentadante y Administrador, la elaboración, presentación y suscripción de un acta de entrega al cese de sus funciones administrativas relacionadas con el fondo asignado.

2. Cuando el cambio de firma se refiera a ambos cargos, se debe elaborar acta por separado.

3. El acta de entrega, deberá acompañarse de los anexos estipulados en el artículo 59 de la Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA.



FA-M.06 Acta de Entrega del Fondo en Anticipo


FA-M.01 Acta de Constitución o modificación del Fondo

en Anticipo Administrador Físico

FA-M.04

Carta de Autorización para la Apertura /cambio

de firma de Cuenta Bancaria



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CÓDIGO P.01.5

CAMBIO DE CUENTADANTE O ADMINISTRADOR



Administrador

1. Elabora Acta de Entrega del Fondo en Anticipo (modelo FA-M.06) en original y copia y anexa los soportes respectivos según la Normativa vigente.

2. Llena el Acta de Constitución o modificación del Fondo en Anticipo (modelo FA-M.01) y Carta de Autorización para la Apertura /cambio de firma de Cuenta Bancaria (modelo FA-M.04).

3. Hace firmar por el (los) funcionario (s) asignados, el Acta de Constitución del Fondo.

4. Forma legajo con copia del Acta de Entrega, original de la Carta de Autorización para la Apertura /cambio de firma de Cuenta Bancaria y original del Acta de Constitución de Fondos en Anticipo.

5. Remite los documentos al Rector para su conocimiento y aprobación.

6. Recibe del Rector documentos firmados y remite a la Dirección de Finanzas copia del Acta de Entrega para su conocimiento.

7. Entrega a el (los) funcionario (s) entrantes modelo FA-M.07, para el cambio de firma en el banco.

8. Una vez realizada el cambio de firma bancaria, informa a la Dirección de Finanzas a través de memorando.

9. Hace entrega formal del Fondo en Anticipo a los funcionarios asignados.


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CÓDIGO P-02


Actualización: Sept. 2011

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL FONDO DE ANTICIPO


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CÓDIGO P-02

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA

Objetivo: Describir los pasos que deben llevarse a cabo para efectuar el control de la ejecución presupuestaria del fondo en anticipo otorgado a la unidad mediante el registro oportuno del gasto, con la finalidad de lograr el uso eficiente y racional de los recursos de acuerdo a las prioridades existentes.


1. El administrador debe elaborar la Programación Anual de Compras tomando en cuenta las necesidades existentes, de acuerdo a lineamientos que dicte el Departamento de Compras.

2. El registro del compromiso del Fondo en Anticipo se debe hacer por el monto concedido financieramente por la Dirección de Finanzas. En caso de realizar algún complemento, se debe realizar un incremento al compromiso por este monto.

3. Las reposiciones de gastos debidamente aprobadas por la Dirección de Finanzas se debe considerar como compromiso, causado y pagado simultáneamente afectando las partidas presupuestarias que correspondan.

4. Las unidades académico-administrativas deben mantener actualizados los registros necesarios para su contabilización y control.

5. Las entregas de Fondos Rotatorios y Fondo Fijo de Caja Chica, producto de rendiciones de cuenta aún no aprobadas, se deberán registrar solo en la Contabilidad Financiera como nuevo fondo de anticipo, sin afectación presupuestaria.

6. Cuando en la reposición existiere sub o sobre estimación en el monto otorgado con relación al gasto real, una vez efectuada la revisión por la Dirección de Finanzas, la unidad deberá en la próxima reposición disminuir o aumentar la diferencia detectada según sea el caso, excepto cuando se trate de una liquidación.

7. El importe comprometido debe ser ajustado al cierre del ejercicio en función de los gastos causados.

8. Para realizar las modificaciones presupuestarias del fondo en anticipo, se debe solicitar autorización al Rector por el ajuste que corresponda mediante acta de autorización para modificación (modelo FA-M.01) en original y copia.

9. Antes de ejecutar un gasto, se debe verificar la disponibilidad entre las partidas específica, en caso de no existir disponibilidad se debe realizar el traspaso interno entre partidas.


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CÓDIGO P-02

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA

Normas Específicas

10. El Cuentadante del Fondo en Anticipo, podrá solicitar ante la Dirección de Programación y Presupuesto, traspasos de partidas, para cubrir insuficiencias que no superen el 10% del monto inicial aprobado por partida, así mismo las partidas presupuestarias que cedan recursos a otras, no podrán recibir nuevos incrementos, esto de acuerdo a la norma que rige las modificaciones al presupuesto.

Formatos o Modelos Utilizados Código Descripción Responsable Medio

FA-M.01 Acta de constitución o

modificación del fondo en anticipo


FA-F.03 Apartado presupuestario Administrador Digital y Físico

FA-F.05 Solicitud de Pago Directo Administrador Digital y Físico

FA-M.03 Solicitud de creación o

modificación de la póliza de fidelidad


FA-F.04 Traspaso de créditos presupuestarios de autorización interna

Administrador Digital y Físico


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CÓDIGO P-02.1

MODIFICACIONES AL COMPROMISO DEL FONDO


Administrador

1. Una vez aperturado o reaperturado el Fondo en Anticipo, de darse una modificación al monto asignado, realiza la redistribución en las partidas asignadas.

2. Elabora acta de constitución o modificación del fondo en anticipo según modelo FA-M.01 y remite al Rector para la autorización.

3. Una vez recibida el acta de autorización firmada, procede de la siguiente manera: 3.1.1. Registra en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD), el

monto correspondiente a la diferencia para complementar e incrementar el cuatrimestre, y llena el apartado presupuestario según FA-F.03, especificando el monto del ajuste por partida de acuerdo a la asignación presupuestaria de la unidad e imprime.

3.1.2. Elabora en el SIAD la Solicitud de Pago Directo (formato FA-F.05) e imprime.

3.1.3. Elabora Solicitud de creación o modificación de la póliza de fidelidad por el monto señalado en el complemento o incremento (modelo FA-M.03) en original y copia.

3.1.4. Firma y hace firmar al Cuentadante los documentos procesados.

3.1.5. Remite a la Dirección de Servicios Generales con copia de la solicitud de pago directo.

3.1.6. Recibe copia de la Solicitud de creación o modificación de la póliza de fidelidad firmada y sellada por la Dirección de Servicios Generales y fotocopia la misma.

3.1.7. Forma legajo con solicitud de pago directo (original y copia), acta de constitución o modificación del fondo en anticipo, Solicitud de creación o modificación de la póliza de fidelidad (copia) y apartado presupuestario.

3.1.8. Desglosa los originales y las copias por separado firmando el Cuentadante y Administrador.

3.1.9. Remite a la Dirección de Finanzas legajo de documentos en originales y copia.


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CÓDIGO P-02.1

MODIFICACIONES AL COMPROMISO DEL FONDO


Administrador

3.1.10. Archiva copia de los documentos como soporte de la

unidad y espera la transferencia del dinero. 3.1.11. Una vez efectuada la transferencia, ingresa al sistema y

actualiza el libro de banco.


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CÓDIGO P-02.2

TRASPASO INTERNO ENTRE PARTIDAS ESPECÍFICAS


Administrador

1. En caso de no tener disponibilidad en las partidas específicas de

una misma partida, procede de acuerdo a lo siguiente: Elabora el traspaso entre partidas internas en el sistema. 1.1 Remite original solicitud de traspaso de créditos

presupuestarios de autorización interna y exposición de motivos a la Dirección de Programación y Presupuesto según formato FA-F.04.

1.2 Verifica a través del sistema la aprobación del traspaso por parte de la Dirección de Programación y Presupuesto.

1.3 Una vez aprobado el traspaso o modificación presupuestaria, puede iniciar el registro de los gastos respectivos.


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CÓDIGO P-02.3

CONCILIACIONES BANCARIAS

Objetivo: Describir los pasos que deben efectuarse para el cuadre de los movimientos generados a través del fondo asignado, conciliando con el dinero en banco. Normas Específicas:

1. Es responsabilidad del Administrador mantener actualizado el libro de banco.



FA-F.16 Conciliación Bancaria Administrador Digital y Físico

FA-F.06 Libro de Banco Administrador Digital y Físico



Administrador

1. Verifica el formato FA-F.16: Conciliación Bancaria y el Estado de Cuenta Bancario, actualizado a la fecha de efectuar la conciliación.

2. Registra en el formato FA-F.16, casilla 4 el saldo que refleja el Estado de Cuenta Bancario y verifica que los depósitos efectuados aparezcan en el Estado de Cuenta, caso contrario calcula los mismos y registra en el mismo formato casilla (5), como depósitos no abonados.

3. Determina los cheques que no han sido cobrados y registra en el formato casilla 6 como cheques en tránsito, colocando número y monto del cheque.

4. El saldo del formato FA-F.06 “Libro de Banco” lo registra en el formato FA-F.16, casilla 9.

5. Verifica que el saldo disponible en banco y el saldo del formato FA-F.06 – libro de banco sean iguales, de lo contrario determina la diferencia y ajusta, regresando al paso N° 1.

6. Fotocopia el formato FA-F. 16, el Estado de Cuenta y forma legajos originales y copias.

7. Archiva legajo de copias como soporte de la unidad y el legajo de originales lo archiva transitoriamente para el reembolso o liquidación del fondo.


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CÓDIGO P-02.4

DEPÒSITOS REMANENTES DEL FONDO OTORGADO

Objetivo: Describir lógica y secuencialmente los pasos a cumplir a objeto de efectuar el depósito del remanente del fondo asignado de acuerdo a los lineamientos emanados por la Dirección de Finanzas. Formatos o Modelos Utilizados


FA-M.08 Deposito del remanente o

intereses devengados por el Fondo




Administrador

1. Al recibir la comunicación de la Dirección de Finanzas, señalando el número de cuenta donde se debe depositar el remanente del fondo. 1.1 Si el remanente se encuentra en la Cuenta Bancaria de la

Unidad Académico - Administrativa, procede de la siguiente manera:

1.1.1 Realiza Transferencia Bancaria por el monto del remanente del fondo a la cuenta bancaria que indique la Dirección de Finanzas.

1.1.2 Elabora FA-M.08 en original y copia dirigida a la Dirección de Finanzas, anexando original de la Transferencia Bancaria realizada y remite.

1.1.3 Recibe copia del modelo FA-M.08, firmada y sellada por la Dirección de Finanzas.

1.1.4 Archiva transitoriamente los documentos hasta el momento de la liquidación del fondo.

1.2 Si el remanente se refiere a dinero en efectivo, procede de la siguiente manera:

1.2.1 Elabora modelo FA-M.08 en original y copia y retira de la caja chica el monto a depositar.

1.2.2 Llena planilla de depósito, hace firmar por el Cuentadante y efectúa el depósito en el banco.


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CÓDIGO P-02.4

DEPÒSITOS REMANENTES DEL FONDO OTORGADO


Administrador

1.2.3. Remite a la Dirección de Finanzas el FA-M.08 en original y copia anexando la copia del depósito bancario (copia amarilla).

1.2.4. Recibe copia del modelo FA-M.08, firmada y sellada por la Dirección de Finanzas.

1.2.5. Archiva transitoriamente los documentos hasta el momento de la liquidación del fondo.


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CÓDIGO P-02.5

DEPÓSITO DE LOS INTERESES DEVENGADOS POR LA CUENTA DE FONDO ROTATORIO

Objetivo: Detallar de forma lógica y secuencial los pasos para efectuar el depósito de los intereses devengados por la cuenta del Fondo Rotatorio, de acuerdo a los lineamientos emanados por la Dirección de Finanzas. Formatos o Modelos Utilizados


FA-M.08 Deposito del remanente o

intereses devengados por el Fondo



Administrador

1. Al verificar que la entidad bancaria ha depositado los intereses generados por la cuenta, procede de la siguiente manera:

a. Realiza el depósito de los mismos durante los 10 primeros días del mes siguientes al abono de los intereses.

b. Elabora memorando según modelo FA-M.08 (original y copia) dirigido a la Dirección de Finanzas informando el depósito de los intereses.

c. Fotocopia el Estado de Cuenta que refleje el depósito de los intereses.

d. Realiza transferencia bancaria por el monto reflejado en el estado de cuenta bancaria que indique la Dirección de Finanzas.

e. Imprime y fotocopia comprobante de la transferencia realizada.

f. Forma legajo con modelo FA-M.08 (original y copia) + comprobante de transferencia bancaria + copia del estado de cuenta y consigna copia en la Dirección de Finanzas dejando copia de los documentos para el momento de realizar el reembolso-liquidación del fondo.


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CÓDIGO: P-03


Actualización Sept. 2011

EJECUCIÓN ADMINISTRATIVA DEL FONDO DE ANTICIPO


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CÓDIGO P-03.1

PAGO DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO

Objetivo: Describir las acciones a realizar para el pago de los gastos previstos en la planificación de acuerdo a las partidas presupuestarias asignadas. Normas Específicas:

1. Antes de comenzar a ejecutar el presupuesto del fondo asignado, se deberá registrar en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD), los montos comprometidos para cada una de las partidas señaladas en la apertura o reapertura del Fondo en Anticipo.

2. Para proceder a ejecutar, se debe disponer del dinero presupuestaria y financieramente.

3. Los Fondos en Anticipo serán utilizados para efectuar erogaciones correspondientes a las Partidas Presupuestarias:

401 – Gastos de Personal (De acuerdo a lo estipulado en el artículo 13). 402 – Materiales y Suministros(que no estén centralizados) 403 – Servicios no Personales (que no estén centralizados) 404 – Activos Reales (que no estén centralizados)

4. El pago de los gastos que afectan el fondo, deberá realizarse con efectivo de la caja chica o cheque NO ENDOSABLE de la cuenta asociada al fondo, emitido a nombre de los legítimos beneficiarios. En ningún caso podrá emitirse cheques AL PORTADOR.

5. Las facturas o recibos deberán ser firmadas por el Cuentadante o Administrador dentro del cuerpo del formato, relacionadas en orden secuencial y registrados en el SIAD.

6. Cada factura debe indicar que se encuentra pagada.

7. No se podrán incluir facturas o recibos cuyas fechas de pago correspondan a reposiciones o liquidaciones anteriores.

8. El Cuentadante o Administrador de fondos, no podrá realizar adquisiciones o contratar servicios con proveedores y personas naturales y jurídicas con los cuales tengan algún vínculo de consanguinidad o afinidad.

9. Al momento de realizar la retención de impuestos, el administrador debe tener en cuenta lo siguiente:

El impuesto estadal (1x1000) se retiene a toda persona natural (excepto pago de Honorarios Profesionales) o jurídica que preste algún servicio a la Unidad Académico-Administrativa solicitante por un monto mayor a un (1) Bolívar; tanto en efectivo a través del fondo fijo de caja chica, como mediante un cheque a través del fondo rotatorio. El mismo se entera al Departamento de Tributos una vez al mes en el período de tiempo determinado por dicho Departamento.


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CÓDIGO P-03.1


El impuesto municipal (actividades económicas) se retiene a toda persona natural (Excepto a Honorarios Profesionales) o jurídica que provea de bienes, obras o servicios a la Unidad Académico-Administrativa solicitante por un monto igual o mayor a setenta y cinco unidades tributarias (75 UT). El mismo se entera al Departamento de Tributos una vez al mes en el período de tiempo determinado por dicho Departamento.

El I.V.A. se retiene a toda persona natural o jurídica que provea de bienes y servicios gravables a la Unidad Académico-Administrativa solicitante y cuyo pago sea a través de cheque o solicitud de pago directo. El mismo se entera al Departamento de Tributos dos veces al mes en el período de tiempo determinado por dicho Departamento.

El I.S.L.R. se retiene a las personas jurídicas, así como también a las personas naturales (según el Decreto publicado en Gaceta Oficial) que preste algún servicio a la Unidad académico-administrativa; tanto en efectivo a través del fondo fijo de caja chica, como mediante un cheque a través del fondo rotatorio o por solicitud de pago directo. El mismo se entera al Departamento de Tributos una vez al mes en el período de tiempo determinado por dicho Departamento.



FA-F.21 Formato de codificación Administrador Físico

FA-F.22 Comprobante de Egreso Administrador Físico

FA-F.18 Comprobante de retención de impuesto sobre la renta

(I.S.L.R.) Administrador Digital y Físico


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CÓDIGO P-03.1



Administrador

1. Recibe factura según el gasto efectuado + anexos correspondientes. 2. Codifica según el Plan Único de Cuencas y el Codificador del

Departamento de Compras del Estado, coloca en el formato de codificación (FA-F.21) y procede de la siguiente manera:

2.1. Ingresa al SIAD. 2.2. Registra la factura. 2.3. Ingresa al módulo de impuesto para realizar las retenciones

de impuestos aplicables: 2.3.1. Si el gasto se refiere a servicios y es menor a

veinte unidades tributarias (20 UT) será ejecutado mediante el fondo fijo de caja chica; para ello deberá realizar la retención de I.S.L.R. (si aplica) e Impuesto Estadal (1x1000) y procederá de la siguiente manera: 2.3.1.1. Imprime el comprobante de retención

generado por el SIAD (Impuesto sobre la renta y 1x1000 en original y tres (3 copias).

2.3.1.2. Une la factura + comprobante de retención de impuesto, firma y hace firmar por el cuentadante.

2.3.1.3. Realiza el cálculo de pago que corresponda, restando dicho monto al total de la factura.

2.3.1.4. Entrega el efectivo al proveedor, registrando en la factura el indicativo de pagado y la fecha.

2.3.1.5. Hace firmar y sellar al proveedor, la copia del comprobante de retención así como también, la factura original en señal de conformidad del pago.

2.3.1.6. Archiva transitoriamente original de la factura hasta la rendición o liquidación + copia del comprobante de retención de impuesto hasta el lapso correspondiente de entrega al Departamento de Tributos.


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CÓDIGO P-03.1



Administrador

2.3.2. Si el gasto se refiere a la adquisición de bienes y

es menor a veinte (20 UT) será ejecutado a través del fondo fijo de caja chica sin aplicar ninguna retención de impuestos.

2.3.3. Si el gasto se refiere a la adquisición de bienes o servicios y el monto es mayor a veinte unidades tributarias (20 UT) y menor a seiscientas unidades tributarias (600 UT) será ejecutado mediante fondo rotatorio; los impuestos aplicables serán I.S.L.R., Impuesto Estadal (1x1000), I.V.A. o el Impuesto Municipal (Actividad Económica) según sea el caso, para lo cual realizará los siguientes pasos:

2.3.3.1. Imprime el/los comprobante(s) de retención generado(s) por el SIAD (I.S.L.R, 1x1000, Impuesto municipal o I.V.A. según formato dependiendo del caso) en original y tres (3) copias.

2.3.3.2. Realiza el cálculo de pago que corresponda, restando dicho monto al total de la factura.

2.3.3.3. Elabora cheque y hace el debido en la chequera.

2.3.3.4. Une la factura + el/los comprobante(s) de retención de impuesto + cheque, firma y hace firmar por el cuentadante

2.3.3.5. Entrega cheque al proveedor y original de los comprobantes.


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CÓDIGO P-03.1



Administrador

2.3.3.6. Archiva transitoriamente original de la factura hasta la rendición o liquidación + 03 copias del comprobante de retención de impuesto, hasta el lapso correspondiente de entrega al Departamento de Tributos.

2.4. Si el gasto es mayor a 600 UT, efectúa el pago por movimiento ordinario a través de solicitud de pago directo (Ver Instructivo Procedimientos Operativos Unidades Académicas-Administrativas)


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CÓDIGO: P.04



RENDICIÓN DEL FONDO EN ANTICIPO


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CÓDIGO P-04.1

REEMBOLSO O LIQUIDACION DE FONDOS EN ANTICIPO

Objetivo: Describir secuencialmente los pasos a cumplir para efectuar el reembolso o liquidación de fondos en anticipo, según sea el caso, con la finalidad de darle fluidez al proceso administrativo interno.


1. Los Administradores, deben relacionar las facturas o recibos en orden secuencial para presentar el reembolso o liquidación y firmar junto al Cuentadante dentro del cuerpo del recibo o factura, verificando que los documentos contengan la condición de cancelado.

2. En los primeros diez (10) días de cada mes, las unidades deberán presentar ante la Dirección de Finanzas, el reembolso o liquidación parcial del Fondo en Anticipo y Caja Chica, de las facturas acumuladas hasta el último día del mes anterior del monto asignado en el cuatrimestre.

3. La liquidación del Fondo en Anticipo o Fondo Fijo de Caja Chica, se puede hacer de forma parcial a partir del mes de octubre del ejercicio fiscal vigente y la liquidación total se debe presentar cuando lo señale la Dirección de Finanzas.

4. La liquidación total del Fondo en Anticipo, debe ser presentada por el Cuentadante ante la Dirección de Finanzas, quince (15) días después de la fecha señalada por la misma.

5. Es potestad de la Dirección de Finanzas de informar al Rector o Vicerrector Administrativo el incumplimiento de la presentación de liquidación en el lapso establecido, para la aplicación de la sanción administrativa que corresponda.

6. Para el reembolso o liquidación se debe anexar los documentos señalados en el artículo 49 de la Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA.

7. El monto de cada reembolso o Fondo Fijo de Caja Chica, será restituido por la Dirección de Finanzas.

9. El reembolso o liquidaciones de cuenta serán revisadas en la Dirección de Finanzas para su aprobación. El manejo inadecuado en razón de los créditos aprobados, así como la liquidación tardía o documentación incorrecta e incompleta, podrá da lugar a responsabilidad administrativa del funcionario responsable.

10. El sobrante existente al momento de liquidar el Fondo en Anticipo, debe ser transferido o depositado en la cuenta bancaria que designe la Dirección de Finanzas


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CÓDIGO P-04.1


Formatos o Modelos Utilizados Código Descripción Responsable Medio

FA-F. 16 Conciliación bancaria Administrador Digital y Físico

FA-F.05 Solicitud de pago

Directo Administrador Digital y Físico


Administrador

1. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) al módulo Administración del Gasto en el sub-módulo Administrar Fondo – campo Rendir/Liquidar.

1.1. Efectúa la conciliación bancaria (formato FA-F.16). 1.2. Genera la relación de gastos efectuados. 1.3. Verifica la existencia de los soportes que avalan cada

gasto presente en el listado, así como los documentos exigidos en el artículo 49.

1.4. Organiza los gastos de acuerdo al orden indicado en el listado impreso.

1.5. Elabora e imprime la solicitud de pago directo (formato FA-F.05) por el monto a reponer, en original y copia.

1.6. Forma legajo con los documentos originales codificados. 1.7. Coloca sello de la unidad y firma tanto el Cuentadante

como el Administrador cada documento del legajo. 1.8. Remite documentos a la Dirección de Finanzas para su

revisión y posterior reposición del monto solicitado. 1.9. Recibe copia de la solicitud de pago directo con número

de referencia y archiva como soporte de la unidad, quedando a la espera de la transferencia bancaria.

2. De lo contrario, si es liquidación del fondo, ejecuta las siguientes actividades:

2.1. En caso de que hubiere un remanente del Fondo Fijo de Caja Chica, efectúa el depósito en el Banco y anexa original de la planilla.

2.2. Efectúa conciliación bancaria (formato FA-F.16) y anexa estado de cuenta donde se evidencie la disponibilidad cero (o).


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CÓDIGO P-04.1




Administrador

2.3. Genera el listado de gastos señalando monto a

liquidar. 2.4. Verifica la existencia de los soportes que avalan cada

gasto presente en el listado, así como los documentos exigidos en el artículo 49 de la Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA

2.5. Forma legajo con documentos originales codificados. 2.6. Coloca sello de la unidad, firma y hace firmar al

Cuentadante a cada documento del legajo. 2.7. Envía documentos a la Dirección de Finanzas para la

liquidación.


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CÓDIGO: MPFA-01



FORMATOS Y MODELOS


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PLANILLA DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA LA APERTURA DE CUENTAS Y/O REGISTRO DE

CUENTAS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL

1. TIPO DE OPERACIÓN O 1. SOLICITUD AUTORIZACIÓN APERTURA DE CUENTA O 2. REGISTRO DE CUENTA

IDENTIFICACIÓN DEL ÓRGANO O ENTE

2. CÓDIGO 3. NOMBRE 4. SIGLAS

5. R.I.F. 6. TIPO DE ÓRGANO O ENTE O 1 O 2 O 3 O 4 O 5 O 6 O 7 O 8 O 9 O 10

7. SECTOR

ECONÓMICO

8. TIPO DE UNIDAD

O 1 U.A. CENTRAL

O 2 U.A. DESCONCENTRADA

O 3 U.E. LOCAL

9. CÓDIGO DE LA UNIDAD

10. TIPO DE ENTE DESCENTRALIZADO SIN FINES EMPRESARIALES O 1. Sociedad Civil O 2. Fundación O 3. Institutos Autónomos O 4. Universidad O 5. Otro Indique ___________________

11. NOMBRE DEL ORGANISMO DE ADSCRIPCIÓN 12. CÓDIGO

13. DIRECCIÓN

IDENTIFICACIÓN DEL CUENTADANTE O ADMINISTRADOR DE LA CUENTA

14. APELLIDOS Y NOMBRES

15. CÉDULA DE IDENTIDAD

16. CARGO QUE DESEMPEÑA

17. DOCUMENTO DE ACREDITACIÓN

O 1. GACETA OFICIAL Nº________ DECRETO Nº _________ FECHA ___________ O NOMBRAMIENTO O OTRO _______________

18. UBICACIÓN ADMINISTRATIVA 19. TELÉFONOS - FAX 20. E-MAIL

INFORMACIÓN DE LA CUENTA 21. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN FINANCIERA 22. CÓDIGO 23. AGENCIA

25. FECHA DE EMISIÓN O APERTURA 26. FECHA DE VENCIMIENTO 27. MONTO DE APERTURA EN Bs. 24. TIPO DE CUENTA O 1. CORRIENTE NO REMUNERADA

O 2.CORRIENTE REMUNERADA

O 3. DEPÓSITOS DE AHORRO

O 4. DEPÓSITOS A PLAZO FIJO

O 5. FIDEICOMISOS ( )

O 6. OTROS

28. NÚMERO DE CONTRATO O TITULO 29. CÓDIGO CUENTA CLIENTE

30. TIPO DE FONDOS DE LA CUENTA O 1. FONDOS DE AVANCE O 2. FONDOS EN ANTICIPO O 1.1. DEFENSA Y SEGURIDAD DEL ESTADO O 3. CAJA CHICA O 1.2. SERVICIO EXTERIOR O 4. FONDOS DEL TESORO CON USO O 1.3. SUELDOS Y COMPENSACIONES ESPECÍFICO O 1.4. PENSIONES Y JUBILACIONES O 5. OTROS _____________________ O 1.5. BECAS

31. EJERCICIO FISCAL

32. MONEDA DE LA CUENTA O 1. BOLÍVAR O 2. DÓLAR O 5. OTRO

O 3. EURO O 4. YEN

33. OBSERVACIONES 34. SELLO, FECHA Y FIRMA RESPONSABLE DE CUENTA

SOLO PARA SER LLENADO EN LA OFICINA NACIONAL DEL TESORO Nº DE SOLICITUD

FECHA, SELLO Y FIRMA DE RECEPCIÓN

O 1. APROBADA CÓDIGO ASIGNADO O 2. NO APROBADA FECHA, SELLO Y FIRMA DE

APROBACIÓN FORMATO: PROV – 2002002-01

República Bolivariana de Venezuela Ministerio de Finanzas

Oficina Nacional del Tesoro


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APARTADO PRESUPUESTARIO 3- Nombre de la Unidad Ejecutora de Presupuesto: 4- Código Presupuestario:

5- Solo para uso del Compromiso

Vigencia del Compromiso Desde Hasta

Meses Días

D M A D M A Número Número

6- Periodicidad del Pago:

7- AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA

CODIGO ACTIVIDAD PARTIDA PRESUPUESTARIA MONTO EN BOLIVARES

8- Nombre del Beneficiario del Compromiso: 9- Monto Total:

10- Descripción del Compromiso

12- UNIDAD EJECUTORA RESPONSABLE 11- Justificación (Solo para Ajuste o Anulación):

Nombre del Jefe de la Unidad Firma y Sello Fecha

13- SOLO PARA USO DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Auditor Revisión y Codificación Registro Presupuestario Jefe de Revisión y Codificación

Firma, Sello y Fecha



Elaborado por OyM/ Actualizado Julio 2011/ Formato No.03

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “ LISANDRO ALVARADO “ [NOMBRE DE LA UNIDAD SOLICITANTE]

1- Fecha: ____/___/___

Referencia:

2- Pre-Compromiso Compromiso

Ajuste: Anulación


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SOLICITUD DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS A NIVEL DE PARTIDAS Y SUB - PARTIDAS

C O D I G O

SUB -

PROGRAMA PROGRAMA ACTIVIDAD PROYECTO

UNIDAD ACADEMICA O ADMINISTRATIVA SOLICITANTE:

FECHA:

SUB - PARTIDAS

PARTIDA Genérica Específica Sub-

Específica Cód.

Control D E N O M I N A C I O N DEBE HABER

Interno

TOTAL

Firma y Sello del Responsable de la Unidad

Firma y Sello de Aprobación por: Firma y Sello de Autorización por: Director de Programación y Presupuesto Rector ó Vicerrector Administrativo

INSTRUCCIONES:

1.- Codifique inicialmente las Partidas Presupuestarias que ceden recursos y registre los correspondientes Montos en la Columna DEBE.

2.- Codifique posteriormente las Partidas Presupuestarias que reciben recursos y registre los correpondientes Montos en la Columna HABER.

3.- Elabore una JUSTIFICACION DETALLADA Y EXPLICITA, relacionada con la solicitud de MODIFICACION (en Hoja Adicional). Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 04


Barquisimeto


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SOLICITUD DE PAGO

Nombre de la Unidad Ejecutora Código Presupuestario:

Beneficiario

C.I: / Rif.

La cantidad de : (Bs. ) Concepto del Pago: Monto Total: Relacionado al: Nro.

LAPSO A PAGAR Desde: Hasta:

CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Opera

c. Referencia Unida

d Part. Gen. Esp. Sub-

Espec. Contro

l Importe

FIRMAS AUTORIZADAS CUENTADANTE ADMINISTRADOR

Apellidos y Nombres: Sello Firma Fecha


RESPONSABLE DE LA UNIDAD ELABORADO Apellidos y Nombres: Sello Firma Fecha


AUDITOR JEFE DE SECCIÓN Apellidos y Nombres: Sello Firma Fecha


Elaborado por Departamento de O y M/Actualizado Julio 2011/Formato No. 05

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “ LISANDRO ALVARADO “

[NOMBRE DE LA UNIDAD)

Referencia: Fecha:


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LIBRO DE B A N C O

Fecha Concepto No. Cheque o Depósito

Ingreso (Bs.) Egreso (Bs.) Saldo

Preparado por: _______________________

/ /

Revisado por: _________________________

/ / Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 06


Unidad Administrativa:

Mes(es): Año: Página:


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FLUJO DIARIO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

Día Concepto No. Factura

Proveedor Ingreso (Bs.) Egreso (Bs.) Saldo

Preparado por: _________________________ ___/___/___

Apellido y Nombre Fecha

Revisado por: _________________________ ___/___/___ Apellido y Nombre Fecha

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 07


Unidad Administrativa:

Mes(es): Año: Página:


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SOLICITUD DE VIÁTICOS

BENEFICIARIO NOMBRES Y APELLIDOS CÉDULA DE IDENTIDAD CARGO CATEGORIA

DEPENDENCIA - DECANATO

PROPORCIONAR

PASAJE AÉREO VEHÍCULO DE LA UCLA

PASAJE TERRESTRE COMPENSACIÓN KILOMETRAJE

ITINERARIO: DESTINO SALIDA LLEGADA

Fecha Hora Fecha Hora

MOTIVO DE VIAJE N° DÍAS PERNOCTA N° DÍAS

Con

Sin

OBSERVACIONES

FIRMAS Solicitante:

Jefe de la Unidad:

Cuentadante / Administrador:

OYM / Actualizado Julio 2011/ Formato 08


NUMERO DIA MES AÑO


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REGISTRO Y PAGO DE VIÁTICOS BENEFICIARIO

NOMBRES Y APELLIDOS CÉDULA DE IDENTIDAD CARGO CATEGORIA

DEPENDENCIA – DECANATO CÓDIGO PRESUPUESTARIO

PROPORCIONAR PASAJE AÉREO VEHÍCULO DE LA UCLA PASAJE TERRESTRE COMPENSACIÓN KILOMETRAJE

ITINERARIO: DESTINO SALIDA LLEGADA

Fecha Hora Fecha Hora

MOTIVO DE VIAJE N° DÍAS PERNOCTA N° DÍAS

Con Sin

LIQUIDACIÓN CÁLCULO

Sub Total Calculado por Código Presup. Bs. (A)*Sub Total a Registrar (Redondeado) por Código Presup. Bs.

Sub Total Calculado por Código Presup. Bs.

(B) *Sub Total a Registrar (Redondeado) por Código Presup. Bs.

Total Viático (A +B) Bs.

OBSERVACIONES

RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRADOR DEL FONDO CUENTADANTE DEL FONDO

PARA USO DE REVISIÓN Y CODIFICACIÓN

CÓDIGO ACTIVIDAD PARTIDA PRESUPUESTARIA IMPORTE

Son:

LIQUIDADO POR

Nombre y Apellido

C.I.No:

Firma

Fecha:

RECIBI CONFORME Nombre y Apellido

C.I.No:

Firma

Fecha: DATOS DEL PAGO AUDITOR REVISION Y CODIFICACION

Forma de Pago: Efectivo Cheque No. __________

Banco: __________________

SELLO Y FECHA Tomar en cuenta lo estipulado en el Artículo 9, parágrafo noveno del Reglamento General de Viáticos. Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 /Formato No. 09


NUMERO DIA MES AÑO


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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL

“LISANDRO ALVARADO” NOMBRE DE LA UNIDAD RECIBO DE PAGO O COMPLEMENTO GASTO DE VIAJE

He recibido de la administración del fondo de unidad: La cantidad de bolívares: (Bs. ) Por concepto de cancelación de gastos ó complemento de viaje para asistir a: ( indique el nombre del evento) El cual se realizará en: Vehículo Placa:

Estos gastos corresponden a: Gasolina Bs. Peaje Bs. Estacionamiento Bs.

Entregado por:

Nombre y Apellido: (Administrador)

C.I.No:

Recibido por :

Nombre y Apellido: (Beneficiario)

C.I.No:

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL

“LISANDRO ALVARADO” NOMBRE DE LA UNIDAD

RECIBO DE PAGO O COMPLEMENTO GASTOS DE VIAJE He recibido de la administración del fondo de unidad: La cantidad de bolívares: (Bs. )

Por concepto de cancelación de gastos ó complemento de viaje para asistir a: ( indique el nombre del evento) El cual se realizará en: Vehículo Placa:

Estos gastos corresponden a: Gasolina Bs. Peaje Bs. Estacionamiento Bs. Entregado por:

Nombre y Apellido: (Administrador)

C.I.No:

Recibido por :

Nombre y Apellido: (Beneficiario)

C.I.No:

Fecha:______/______/_____ No._____________________

OyM / Actualizado Julio 2011 / Formato 10

OyM/ Actualizado Julio 2011 / Formato 10

Fecha:______/______/_____ No._____________________


53/82

RECIBO DE REINTEGRO

He recibido de: Cédula de Identidad N°

Monto del Reintegro

La cantidad de Bolívares (en letras) _____________________ Bs.

Forma de Cancelación del Reintegro

Efectivo Deposito Banco N° del Depósito ______________

DATOS DEL VIÁTICO Concepto por el cual fue entregado el viático:

Número: ____________________

Fecha del Viaje: _______________

Monto de Viático: _____________

Según Cheque N° _____________

Del Banco: __________________

RECIBÍ CONFORME

NOMBRES Y APELLIDOS: _____________________________________________________

CEDULA DE IDENTIDAD: ________________________________ FECHA: _____________

FIRMA _______________________________

Elaborado por OYM/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 11


Viáticos Gastos de Viaje


54/82

PAGO POR DIFERENCIA Nombres y Apellidos Cédula de Identidad

MOTIVO DE SOLICITUD

OBSERVACIONES

EVIDENCIAS Número de Factura Proveedor Concepto Monto (Bs.)

Total (Bs.)

FORMA DE PAGO DATOS DEL VIÁTICO Efectivo Cheque No.

____________ Número: ________ Fecha:

__/___/___ CONFORMADO

Beneficiario Administrador Cuentadante

Firma: ________________

C.I. _____________

Firma: ________________

C.I. __________________

Firma: ________________

C.I. __________________

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 /Formato No. 12



Fecha: / /


55/82

RECIBO DE PAGO He recibido de la administración del fondo de la Dirección de: La cantidad de bolívares: (Bs. ) Por concepto de cancelación de matrícula para asistir a: ( indique el nombre del evento)

El cual se realizará en:

Con una duración de: Horas Días Meses Otro: Datos del Viático relacionado con esta Matrícula:

Número: ____________________________ Fecha del Viaje: _____________________ Monto del Viático: ____________________ Según Cheque N° ____________________

Del Banco: __________________________

Entregado por: (Administrador) Firma:

C.I.No: El portador de este recibo debe rendir cuenta del dinero especificado en el mismo en los próximos treinta (30) días siguientes a la fecha registrada en este documento, de lo contrario, autoriza a esta unidad a solicitar el descuento por nómina.

RECIBO DE PAGO He recibido de la administración del fondo de la Dirección de: La cantidad de bolívares: (Bs. ) Por concepto de cancelación de matrícula para asistir a: ( indique el nombre del evento) El cual se realizará en:

Con una duración de: Horas Días Meses Otro: Datos del Viático relacionado con esta Matrícula:

Número: ____________________________ Fecha del Viaje: _____________________ Monto del Viático: ____________________ Según Cheque N° ____________________

Del Banco: __________________________

Entregado por: (Administrador) Firma :

C.I.No:

El portador de este recibo debe rendir cuenta del dinero especificado en el mismo en los próximos treinta (30) días siguientes a la fecha registrada en este documento, de lo contrario, autoriza a esta unidad a solicitar el descuento por nómina.



Fecha:______/______/_____ No._____________________

Elaborado por OyM / Actualizado Julio 2011 / Formato No. 13



Fecha:______/______/_____ No._____________________


56/82

RECIBO DE PAGO POR PRESTACION DE SERVICIO He recibido de la administración del fondo la cantidad de bolívares: ( Bs. ). Por la Prestación del Servicio (Descripción y lapso de tiempo de la actividad): (Nombres y Apellidos del Prestador del Servicio) No. Cédula de Identidad:

(Nombre de la Unidad en la cual presto el servicio)

Código Presupuestario:

Firma Prestador del Servicio

C.I.

Firma del Administrador del Fondo

C.I.

Firma del Cuentadante del Fondo

C.I.

RECIBO DE PAGO POR PRESTACION DE SERVICIO He recibido de la administración del fondo la cantidad de bolívares: ( Bs. ). Por la Prestación del Servicio (Descripción y lapso de tiempo de la actividad): (Nombres y Apellidos del Prestador del Servicio) No. Cédula de Identidad:

(Nombre de la Unidad en la cual presto el servicio)

Código Presupuestario:

Firma Prestador del Servicio

C.I.

Firma del Administrador del Fondo

C.I.

Firma del Cuentadante del Fondo

C.I.

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato 14

No._____________________ Fecha:______/______/_____

No._____________________ Fecha:______/______/_____


57/82

RELACION DE BIENES Y EQUIPOS

CANT. NOMBRE DEL ACTIVO FIJO

SERIAL MODELO MARCA BN CODIGO

ORGANIZATIVO BN N°

INVENTARIO COSTO

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 Formato No. 15




58/82

CONCILIACIÓN BANCARIA

(2) Cuentadante: C.I.No:

Administrador: C.I.No:

ESTADO ACTUAL DE LA CUENTA

(4) Saldo según Estado de Cuenta Bancario al (DD/MM/AA) Bs.

(5) (+) Depósito no abonado Bs.

(6) Cheques en tránsito

N° cheque: Bs.

N° cheque: Bs.

N° cheque: Bs.

(7) (-) Total cheques en tránsito Bs.

(8) Total Disponible en Banco (4+5-7) Bs.

(9) Disponible en Libro de Banco (Formato No. 04) Bs.

(10) ( + ) Otros cargos / abonos no registrados Bs.

(11) Total Disponible en Libro de Banco Bs.

(12) FIRMAS

Elaborado por: Conformado por:

Nombre y Apellido:

Nombre y Apellido:

C.I: C.I:

__________________________

Firma

____________________________

Firma Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 16



1) Unidad Administrativa: _________________________

Código Presupuestario: ________________________

Banco: _____________ No.- Cuenta: ______________

Fecha _____/_____/_____ Página: /


59/82

COMPROBANTE DE RETENCIONES VARIAS

DATOS DEL AGENTE DE RETENCION

Tipo de Agente de Retención:

Entidad Publica

Funcionario Autorizado: No. R.I.F.

Dirección oficina: No. de Telf. (Oficina)

DATOS DEL CONTRIBUYENTE Apellido (s) y Nombre (s): No. R.I.F. Lapso:

Fecha de Pago Cantidad Impuesto Fecha Banco

Firma del Funcionario Autorizado:

SELLO

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 17




60/82

Fecha

COMPROBANTE DE RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

DATOS DEL CONTRIBUYENTE

Nombre del Contribuyente N° RIF. N° NIT.

Dirección del Contribuyente (Rectorado)

TIPO DE PERSONA

Natural Jurídica

Residente

Domiciliada

No Residente

No Domiciliada

BASE DE CALCULOS

N° FACTURA MONTO BRUTO

IVA T/SERV. % SUSTRAENDO

RETENCION

Total Monto Bruto Bs.

Total Monto a Retener Bs.

Monto a Retener (En letra): Monto Neto del Pago (Total Monto Facturas (-) Total Monto a Retener + IVA). Bs.

FIRMA

Agente de Retención

Nombre y Apellido:

Nro. C.I.: Firma:

(Original a Proveedor, copias 1,2 y 3 para uso interno por la Unidad) Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Formato No. 18

N° 00000

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” RIF_______ NIT_____.

POR Bs.


61/82

RETENCIONES MENSUALES DE ISLR DEL FONDO

Fecha No.- comp.

Retención Beneficiario Concepto Monto Bruto % Monto Retenido

Totales

TOTAL MONTO RETENIDO EN EL MES:

Preparado por: _________________________ ___/___/___ Apellido y Nombre Fecha

Revisado por: _________________________ ___/___/___ Apellido y Nombre Fecha

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Formato No. 19



1) Unidad Administrativa: _________________________

Banco: _____________ No.- Cuenta: ______________

Mes_______Año_______Fecha _____ Página: /


62/82

REGISTRO DE CONTROL DE RETENCIONES POR PROVEEDOR Nombre del Proveedor

RIF.

Tipo de Persona: Natural

Jurídico NIT.

Factura Comprobante Retención

Número Fecha Número Fecha Monto Bruto %

Monto Retenido

Total Pagado

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Formato No.20




63/82

No. de Factura___________________________

CÓDIGO ACTIVIDAD PARTIDA PRESUPUESTARIA IMPORTE

Cancelación según cheque No. : __________________ Banco Provincial

FORMATO DE CODIFICACION

Comprobante No.________

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “ LISANDRO ALVARADO “ [NOMBRE DE LA UNIDAD SOLICITANTE)

Observaciones:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 /Formato No.21


64/82

COMPROBANTE DE EGRESO

Cheque No:

Firmas

Elaborado por:

Administrador :

Nombre y firma del beneficiario: Fecha:

C.I:

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 – FA-F.22

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “ LISANDRO ALVARADO “ [NOMBRE DE LA UNIDAD)


65/82

ACTA DE CONSTITUCION O MODIFICACION DEL FONDO EN ANTICIPO

En ejercicio de las atribuciones que me confiere el Artículo 9, capitulo III de la “Modificación de la

Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental

Lisandro Alvarado” Yo, _______________________________Cédula de Identidad No.

________________ , en mi carácter de Rector de la Universidad Centroccidental “Lisandro

Alvarado”, autorizo la constitución o modificación del Fondo (Rotatorio / Especial/ Caja Chica) a

partir del ___/ ___/ ___ a la Unidad Administrativa

_________________________________________. Los responsables de dicho Fondo

serán:_________________________________________________C.I._____________, quien

fungirá como CUENTADANTE en la Administración del mismo y como Administrador:

____________________________________ C.I. ____________.

El fondo será destinado para efectuar gastos correspondientes a las partidas siguientes:

401 402 403 404 TOTAL

con un monto (cuatrimestral) de Bolívares:

___________________________________________________(Bs. ____________ ), el

mismo corresponde a (asignación / complemento / disminución o incremento presupuestario)

obtenido.

Queda bajo la responsabilidad del Cuentadante y Administrador de esta unidad, el fiel y estricto

cumplimiento de lo establecido tanto en los procedimientos administrativos diseñados para el

manejo del fondo, como de la “Modificación de la Normativa para la Administración de Fondos

en Anticipo de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado”, vigente.

Rector

Cuentadante Administrador Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/ Modelo No.01



66/82

RE-II-12 Barquisimeto, de del

Señores: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). Gerente Regional de Tributos Internos Su despacho.

Yo, Francesco Leone Durante, venezolano, mayor de edad, Licenciado en Contaduría Pública y de este domicilio, identificado con Cédula de Identidad Nº 5.239.425, actuando con el carácter de Rector de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", con sede en Barquisimeto, Estado Lara, inscrita en el Registro de Información Fiscal con RIF Nº G-20000077-5, creada mediante Decreto Nº 980 del 7 de noviembre de 1967, publicado en la Gaceta Oficial Nº 28.475 de esa misma fecha, electo para el cargo de Rector de conformidad con lo previsto en el Capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" según consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de Mayo del 2002, registrada con el Nº 67, Tomo 46 de la Notaría Pública Segunda de Barquisimeto en fecha 16 de mayo de 2002, acorde con lo dispuesto en el Artículo 26 numeral 13 de la Ley de Universidades y el Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", me dirijo a Usted respetuosamente para suministrarle la información correspondiente sobre los funcionarios que fungirán a partir de esta fecha, como Agente de Retención de los pagos que se efectúen por el _______________________,de esta universidad. A continuación se muestra cuadro donde se especifica la unidad que maneja el Fondo y su Agente de Retención con sus números de cédula y RIF.

Unidad Administrativa Nombres y Apellidos No. de Cédula No. de RIF

En mi condición de principal pagador de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", traslado al funcionario identificado anteriormente, la responsabilidad ante el Fisco Nacional por la materialización de la retención y el pago de los impuestos correspondientes.

Agradeciendo de antemano la atención prestada a esta comunicación

Atentamente,

Lcdo. Francesco Leone Durante

RECTOR Elaborado por: OYM/ Actualizado Julio 2011 /Modelo No.02

Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Rectorado

RIF: G-20000077-5 NIT: 0120858858


67/82

Para: Dirección de Servicios Generales

Atención:

Asunto:

Solicitud Creación / Modificación de la Póliza de Fidelidad.

De: (Nombre y Apellido del Responsable del Fondo)

Unidad:

Fecha:

Me dirijo a usted en la oportunidad de solicitarle “Póliza de Fidelidad” para el manejo

del Fondo Rotatorio, de la Unidad Administrativa: _____________________, por la

cantidad de ____________________________,(Bs. ), de acuerdo a lo

establecido en el Artículo 17 de la “Modificación de la Normativa para la

Administración de los Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental Lisandro

Alvarado”.

Este fondo está bajo la responsabilidad de _____________________________

Cédula de Identidad No: ________________, quien funge como Cuentadante del

mismo y ______________________________ Cédula de Identidad

No:___________________, quien funge como Administrador del fondo.

Sin más a que hacer referencia, se despide

Atentamente,

__________________________

_________________________

Cuentadante del Fondo Administrador del Fondo

C.I. xx.xxx.xxx C.I. xx.xxx.xxx

Se anexa copia de la Solicitud de Pago Directo para la (apertura/reapertura/Ajuste/Incremento del Fondo en Anticipo)

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/ Modelo No.03

Memorando



68/82

Barquisimeto, de 201__

Sres.: _______________________

Ciudad.

Me dirijo a usted, en la oportunidad de solicitar la Apertura de una CUENTA CORRIENTE destinada a manejar gastos de la Unidad Administrativa: ______________________________ del / la (Decanato o Dirección).

Asimismo le informo que el fondo será administrado por las siguientes personas:

CUENTADANTE: ____________________________________

C.I: _______________________________

ADMINISTRADOR: ________________________________________________

C.I: _______________________________

Para tales efectos las personas autorizadas cumplirán con los requisitos exigidos por la ENTIDAD BANCARIA.

Atentamente,

RECTOR Elaborado por O y M/Actualizado Julio 2011 / Modelo No. 04

Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”

Rectorado

Nº de Oficio


69/82

Para: Dirección de Finanzas

Asunto: Información sobre apertura de cuenta

No. :

De: Unidad Administrativa: Fecha:

MEMORANDO

Por medio de la presente me dirijo a usted en la oportunidad de informarle que en fecha________fue aperturada la cuenta corriente No.___________en la Entidad Bancaria_______________, la cual será manejada por: (indicar los nombres y No C.I. del Cuentadante y del Administrador), por lo tanto agradezco realizar la transferencia correspondiente del Fondo en la cuenta indicada.

Sin otro particular al cual referirme, se despide

Atentamente,

_______________________ _____________________

Cuentadante Administrador

C.I.: C.I.: Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Modelo No.05



70/82

ACTA DE ENTREGA DEL CUENTADANTE O ADMINISTRADOR DEL FONDO ROTATORIO / ESPECIAL / CAJA CHICA Yo, ________________________________________ titular de la Cédula de

Identidad No._______________, Cuentadante/Administrador (según sea el caso) del

Fondo (Rotatorio / Especial/ Caja Chica) de la Unidad Administrativa

_____________________________, hago constar que en este acto entrego los

documentos soportes, cuentas bancarias y dinero en efectivo correspondiente al Fondo

bajo mi responsabilidad hasta el día de hoy ____/____/____.

La entrega la hago al Ciudadano ___________________________________ titular

de la Cédula de Identidad No. ________________ quien fungirá como

Cuentadante/Administrador. El mismo fue designado por

__________________________________ según Memorando No. _________ de fecha

_____/_____/_____.

Mediante esta acta dejo constancia que el funcionario entrante recibe conforme, y queda

bajo su responsabilidad, el fiel y estricto cumplimiento de la “Normativa para la Administración

de Fondos en Anticipo de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado”, vigente.

Nombre y firma del Funcionario Entrante Nombre y Firma del Funcionario Saliente

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Modelo No.06



71/82

Barquisimeto, de 201__

Sres.: _______________________

Ciudad.

Me dirijo a usted, en la oportunidad de solicitar el cambio de firma de la CUENTA CORRIENTE No: ________________destinada a manejar gastos de la Unidad Administrativa: ______________________________ del / la (Decanato o Dirección).

Asimismo le informo que a partir de la presente fecha, las firmas autorizadas son:

CUENTADANTE: ____________________________________

C.I: _______________________________

ADMINISTRADOR: ________________________________________________

C.I: _______________________________

Para tales efectos las personas autorizadas cumplirán con los requisitos exigidos por la ENTIDAD BANCARIA.

Atentamente,

RECTOR Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Modelo No.07


Rectorado

Nº de Oficio


72/82

Barquisimeto, de____ de 201__. Señores: _______________ Ciudad. Me dirijo a Usted, en la oportunidad de solicitar el cambio de la firma de la CUENTA CORRIENTE Nº:__________________ destinada a manejar gastos de la unidad:____________________________(Decanato ó Dirección). Asimismo le informo que a partir de la presente fecha, las firmas autorizadas son: ________________ _____________ _______________

Administrador Cuentadante Cuentadante Firma “A” Decano Director Administrativo

C.I. Firma “B” Firma “C” C.I. C.I.

Es importante resaltar que la firma “A” será principal y obligatoria y las firmas “B” y “C” complementarias e indistintas.

Para tales efectos las personas autorizadas cumplirán con los requisitos exigidos por la ENTIDAD BANCARIA

____________

RECTOR Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/Modelo Nº.07.1


Rectorado Nº de Oficio:


73/82

Memorando

Para:

Atención: Dirección de Finanzas Asunto: Depósito de Remanentes y/o Intereses devengados por la Cuenta Bancaria del Fondo Rotatorio


Unidad:

Fecha:

Me dirijo a usted en la oportunidad de remitir anexo al presente comprobante de

transferencia bancaria y/o planilla correspondiente al depósito del remanente y/o

intereses devengados por la Cuenta Corriente No.___________________________

del Fondo Rotatorio / Especial de esta unidad.

El monto depositado es de _______________________________________________

Bolívares ( Bs.) y se corresponden al mes de _________________________del

año _____.

Dicho depósito se realizó en el Banco ____________ en la cuenta a nombre de la

UCLA Nº______________________.

Sin más a que hacer referencia, se despide

Atentamente,

____________________________ _________________________


C.I xx.xxx.xxx C.I xx.xxx.xxx Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011/ Modelo No.08



74/82

Barquisimeto, de del 201_

Señores: Banco Provincial Su Despacho;

Por medio de la presente me dirijo a Uds., en la oportunidad de solicitarles

la transferencia de Bolívares: ________________________________________

(Bs. ) de la cuenta corriente No. ________________ correspondiente

al Fondo Rotatorio/ Especial /Caja Chica de la Unidad_____________________

a la cuenta corriente No.______________________a favor de la UCLA.

Atentamente,

____________________ ____________________ Cuentadante del Fondo Administrador del Fondo

Elaborado por OYM/ Actualizado Julio 2011/ Modelo No.09



75/82

AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO POR NÓMINA Sres. Dirección de Recursos Humanos Atención: Departamento de Registro y Control U.C.L.A.

Yo,_________________________________,C.I.No:_____________, personal

Docente Administrativo adscrito a (indique la unidad de adscripción), por medio de

la presente autorizo a la Dirección___________________________ para que tramite el

descuento en nómina por____________________________________ bolívares (Bs.

), por concepto de ___________________________________________, efectuado

según Recibo de Pago No.________, de fecha_________, cuyo plazo de rendición de

cuenta ha vencido.

Este descuento debe efectuarse en la próxima nómina a tramitar.

Atentamente,

Nombre y Apellido C.I.No.

Firma_________________

Elaborado por O y M/ / Actualizado Julio 2011/ Modelo No.10



76/82

Barquisimeto, de del 201_. Ciudadano: Director de Finanzas UCLA

Por medio de la presente me dirijo a usted en la oportunidad de informar sobre el

reintegro por concepto de viático por un monto de __(Cantidad en letras)

____________ Bolívares (Bs. monto en número), efectuado en la Cuenta Bancaria

Nro. _____________ del Banco______________.

Dicho viático está registrado en un Fondo ya rendido con Referencia No.

_____________ y el mismo corresponde al Fondo que maneja la Unidad

Administrativa_________________________________________, cuyos

responsables son____(Nombre y Apellido del Cuentadante y Administrador) . El

viático está registrado con la Solicitud No. _________, de Fecha ___/___/___

Sin más a que hacer referencia, se suscribe de usted.

Atentamente,

Cuentadante Administrador C.I. C.I.

Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Modelo No.11



77/82

Para: Departamento de Bienes Nacionales

Asunto: Solicitud Control Perceptivo No. :

De: Nombres y Apellidos del

Responsable del Fondo Fecha:

MEMORANDO

Por medio de la presente me dirijo a usted en la oportunidad de enviar original de factura No. ___________ del proveedor ______________________ por un monto de Bs. __________________ a los fines de efectuar el respectivo control perceptivo al bien, para luego proceder a cancelar la factura a través del Fondo Rotatorio / Especial / Caja Chica de esta unidad, con el objeto de incorporar el bien al registro de Bienes Nacionales.

Atentamente,

-------------------------------- -------------------------------


C.I.: C.I.: Elaborado por O y M/ Actualizado Julio 2011 / Modelo No.12



78/82

Para: Dirección de Transporte Asunto:

Solicitud de Autorización


Unidad:

Fecha:

Me dirijo a usted en la oportunidad de solicitar autorización para efectuar una

reparación al vehículo propiedad de la institución marca:________________ placa:

________________, asignado a esta unidad.

La misma será realizada en el taller _____________________________

Agradeciendo de antemano la atención que pueda prestar a esta comunicación y

en espera de la debida autorización, se despide

Atentamente,

_____________________ _________________________


C.I C.I.



Memorando


79/82

Para: Comisión de Informática ó Dirección de Planta Física

Asunto: Solicitud de Aprobación

No. :

De: Nombre de la Unidad Administrativa

Fecha:

MEMORANDO

Por medio del presente me dirijo a usted en la oportunidad de solicitar la evaluación y aprobación del presupuesto de ( ), el cual anexo al presente. Asimismo agradezco su receptividad y respuesta oportuna a fin de verificar la procedencia de la compra.

Atentamente,

-------------------------------- -------------------------------

Cuentadante Administrador

C.I.: C.I.:




80/82

CONTRATO (Menos de tres (3) días)

Entre ______________________________venezolano (a), mayor de edad, de este domicilio, titular de la Cédula de Identidad Nº V-_____________ , quien en lo adelante se denominará “EL CONTRATANTE” por una parte y el (la) ciudadano (a): __________________________________________, mayor de edad, de este domicilio, titular de la Cédula de Identidad N° ______________, quien en lo adelante se denominará “EL (LA) CONTRATADO (A)”, se ha convenido celebrar el presente CONTRATO POR OBRA DETERMINADA de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo en su articulo 75 y se regirá por las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: El presente contrato tiene como objeto: ____________________ _______________________________________________________________________ CLÁUSULA SEGUNDA: El presente contrato tendrá vigencia desde __________________ hasta ________________. CLÁUSULA TERCERA: “EL (LA) CONTRATADO (A)”se compromete a realizar las actividades a que se refiere la CLÁUSULA PRIMERA comprometiéndose a cumplir con las especificaciones y el tiempo de este contrato. CLÁUSULA CUARTA: “El Contratante” cancelará a “EL (LA) CONTRATADO (A)” el monto de Bs. _______________ que le serán cancelados por los canales administrativos correspondientes previo cumplimiento de lo establecido en este contrato. CLÁUSULA QUINTA: “El Contratante” se reserva el derecho de dar por terminado el contrato aún antes de su vencimiento, si “EL (LA) CONTRATADO (A)” incumple alguna de las actividades para la que fue contratada o incurre en alguna de las causales previstas en la legislación vigente. CLÁUSULA SEXTA: “EL (LA) CONTRATADO (A)”deberá cumplir las obligaciones a las cuales se compromete en virtud del presente contrato con la debida diligencia, eficiencia y economía de acuerdo con las técnicas y prácticas aceptadas para este tipos de actividades. CLÁUSULA SÉPTIMA: Las dudas que se presenten como consecuencia de la interpretación de este contrato, serán resueltas de mutuo acuerdo entre las partes, estableciéndose que para lo no previsto en el presente contrato, se aplicarán supletoriamente las normas contractuales contenidas en el Código Civil. CLÁUSULA OCTAVA: Para todos los efectos derivados del presente contrato se elige como domicilio especial, único y excluyente la ciudad de Barquisimeto, Estado Lara, a cuyos Tribunales declaran someterse. Se hacen dos (02) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto, en Barquisimeto _______________del mes ___________ año 2.01__. EL CONTRATANTE “EL (LA) CONTRATADO (A)” Elaborado por OyM / Actualizado Julio 2011 / Modelo 15


81/82

Memorando

No.

Memo -

Para: Dirección de Finanzas Fecha:

De:

Asunto:

Tengo a bien dirigirme a usted en la oportunidad de enviarle: (especificar detalladamente los documentos a enviar) junto al original del depósito del Monto Total retenido del Impuesto al Valor Agregado (IVA) del Fondo Rotatorio /Especial /Caja Chica de la Unidad:______________________________, cuyo monto total es de Bs._______________. Dicho deposito se realizo en el Banco ______________en la cuenta a nombre de la UCLA No. ________________________,

Sin más a que hacer referencia, quedo de usted.

Atentamente,

Cuentadante del Fondo Nota: Del Depósito de Transferencia debe enviar original y copia Del Comprobante de Retención, solo una (1) copia por retención. De Facturas, solo una (1) copia por retención.

Elaborado por OYM/Actualizado Julio 2011 /Modelo No.16



82/82

Para:

Atención: Departamento de Tributos

Asunto:

Información Agente de Retención


Unidad:

Fecha:

Me dirijo a usted en la oportunidad de suministrarle la información correspondiente al funcionario que fungirá a partir de esta fecha, como Agente de Retención de los pagos que se efectúen por la Unidad Administrativa __________________________________, de esta Universidad. A continuación se especifican los detalles de la Unidad que maneja el Fondo así como los datos de su Agente de Retención.

Unidad Administrativa

Nombres y Apellidos

No. Cédula de

Identidad

No. De RIF

Correo Electrónico

Sin otro particular al cual referirme, se despide

Atentamente,

___________________________

Cuentadante del Fondo

C.I xx.xxx.xxx



Memorando

Documents

Manual de Normas y Procedimientos de Fondos en Anticipo Def 128/Manual d… · P-01.2 Apertura de la Caja Chica del Fondo de Anticipo P-01.3 Apertura de Cuenta Bancaria P-01 Creación