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Manual de Organización
H. Ayuntamiento de Tlahuiltepa Hgo. 2012-2016
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I. Aprobación
Con fundamento en el Artículo 144 de la Constitución Política del Estado de
Hidalgo y la Ley Orgánica Municipal Artículo 7 y capítulo Quinto Artículo 56
fracción I, en relación con el Artículo 115 fracción II, de la Constitución Política
de los Estado Unidos Mexicanos; la Honorable Asamblea del Municipio de
Tlahuiltepa por acuerdo de fecha 07 del mes de Junio del año 2012, votado por
unanimidad ha tenido a bien aprobar en sus términos el presente Manual de
Organización de la Oficialía Mayor del Municipio de Tlahuiltepa, Hidalgo, el
cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene
como objetivo servir de instrumento de consulta de inducción para el personal .
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II. Introducción
Toda organización que busca estar a la vanguardia, constantemente tiene que
evolucionar; el cambio en las organizaciones es parte de una filosofía de calidad; y
dicho cambio siempre tiene que estar enfocado en la búsqueda de una mejora
continua. El aseguramiento de la calidad de la Administración Pública actualmente
es un factor competitivo indispensable, en este sentido el implementar las normas
de calidad correspondientes en los procesos operativos y administrativos, se
reflejan en la productividad de los servicios. Del mismo modo; teniendo en cuenta
que la calidad en el trabajo de una persona se refleja en la calidad de su vida; es
indispensable promover una cultura de calidad hacia todo el personal de
Ayuntamiento; que a mismo tiempo nos permita ser mas eficientes en nuestro
trabajo, nos de la oportunidad de ser mejores como personas, y siempre
conduciendo los Recursos Humanos, Materiales y Financieros bajo los principios
de eficiencia, rendimiento y optimización de los mismos; a fin de lograr los
resultados que la ciudadanía demanda.
Este manual de organización describe y precisa la estructura de la Oficialía Mayor,
atribuciones, servicios y las funciones encomendadas a los trabajadores de esta
área administrativa, así como elementos susceptibles de mejora del trabajo, que
permitirá al trabajador alcanzar una mayor calidad y oportunidad en sus tareas, e
instrumentos que contribuyan a consolidar y cumplir las metas y objetivos, como
son los indicadores de servicio, la descripción del puesto, la misión visión,
objetivos y facultades.
El Manual responde a un imperativo de transparencia y constituye una valiosa
herramienta administrativa al servicio de los ciudadanos, quienes en todo
momento pueden consultar fácilmente toda la información concerniente a la
Oficialía Mayor.
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III. Antecedentes
La Oficialía Mayor en el Ayuntamiento del Municipio de Tlahuiltepa, forma parte de
la Presidencia Municipal con funciones relativas a la adquisición básica para la
operación de las oficinas e instalaciones del Ayuntamiento. Además de cubrir la
adquisición de todo tipo de materiales e insumos del parque vehicular y llevar un
control del combustible utilizado por el mismo.
Cuando se realizó la entrega a la actual administración, no se tenía en claro las
funciones específicas del Oficial, debido a que no existía un manual de
Organización. Con la intención de mejorar estos aspectos es que se realiza el
presente documento; y así definir de manera clara su origen y desarrollo, su
objetivo principal, el marco de actuación, su estructura orgánica y su
representación gráfica a través de un organigrama, y delimitar las funciones
específicas del personal que aquí labora y por último un directorio del mismo.
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IV. Misión y visión
MISIÓN:
Proporcionar con eficacia y eficiencia los bienes y servicios, así como Administrar
el Patrimonio Municipal, para coadyuvar con el buen funcionamiento de la
Administración Pública Municipal, bajo la protección y aplicación de la
normatividad vigente.
VISIÓN:
Ser un modelo de organización interna, con excelencia en los servicios otorgados,
fomentando una cultura de transparencia, legalidad e innovación, para el bien
común.
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V. Marco jurídico
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Constitución Política del Estado de Hidalgo
Ley Orgánica Municipal
Bando de Policía y Gobierno
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Hidalgo
Plan Municipal de Desarrollo
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VI. Atribuciones
Artículo 61.- Del Bando de Policía y Gobierno. La oficialía Mayor tendrá bajo su
responsabilidad directa:
La jefatura del personal
Mantenimiento y resguardo de objetos y bienes inmuebles municipales, y jefatura
de eventos cívicos.
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VII. Organigrama
PRESIDENTE MUNICIPAL
ING. ISRAEL MARTINEZ RIVERA
OFICIAL MAYOR
C. SERGIO OTERO TREJO
AUXILIAR DE OFICIALÍA
MAYOR
C. EVENCIO OTERO TREJO
ENCARGADO DE
MANTENIMIENTO VEHICULAR
C. GUMERCINO RIVERA OTERO
CHOFER DE OFICIALÍA MAYOR
C. RAMIRO OTERO OTERO
CHOFER DE OFICIALÍA MAYOR
C. JUAN RIVERA ROMERO
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VIII. Estructura Orgánica
1) Oficial Mayor
C. Sergio Otero Trejo
2) Auxiliar de Oficialía Mayor
C. Evencio Otero Trejo
3) Encargado de Mantenimiento
C. Gumersindo Rivera Otero
4) Chofer de Oficialía Mayor
Ramiro Otero Otero
5) Chofer de Oficialía Mayor
Juan Rivera Romero
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IX. Descripciones y Perfiles del Puesto
PUESTO: Oficial Mayor
JEFE INMEDIATO: Presidente Municipal
PERSONAL A SU CARGO:
Auxiliar de Oficialía Mayor
Encargado de Mantenimiento
Choferes
FUNCIONES PRINCIPALES:
Planear, Programar, Organizar, Ejecutar y elevar el desarrollo de los programas y actividades encomendadas a esta Dependencia;
Establecer las políticas necesarias para optimizar el uso de los Recursos Humanos, Materiales y técnicas de la Administración Pública Municipal;
Instrumentar las normas para la formulación mantenimiento y actualización de inventarios para el control y operación de almacén;
Vigilar la optimización y buen uso del patrimonio del Ayuntamiento;
Vigilar el uso correcto y óptimo de los insumos, equipo, mobiliario y herramientas de la Dependencia.
Mejorar el mantenimiento y conservación de equipo, vehículos y maquinaria pesada, guardando el óptimo equilibrio entre el gasto, la eficiencia y la eficacia;
Abastecer, de manera correcta de gasolina el parque vehicular con el que cuenta el Ayuntamiento, para la realización de los servicios requeridos;
Cotizar y comprar las diferentes refacciones y consumibles que ocupen los vehículos en los desperfectos y revisiones;
Coordinar los diferentes apoyos que se realizan con vehículos del H. Ayuntamiento, para el traslado de pacientes, personas de bajos recursos o instituciones que requieran de un servicio;
Acordar con el Presidente Municipal sobre los asuntos y actitudes encomendadas a la Dependencia;
Desarrollar todas aquellas funciones inherentes a la dependencia y las demás que asigne el C. Presidente Municipal y/o el Ayuntamiento.
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ESCOLARIDAD QUE REQUIERE EL PUESTO:
Escolaridad mínima Bachillerato
Tec. En Administración
Lic. en Administración
EXPERIENCIA Y/O CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL PUESTO:
Ser ciudadano Hidalguense;
Contar con conocimientos inherentes para el buen desempeño del cargo;
Manejo de equipo de cómputo
HABILIDADES:
Facilidad de palabra Liderazgo Buena comunicación Negociador Conciliador disciplinado Competitivo Relaciones públicas Paciente Solidario Espíritu crítico analítico Eficaz y Eficiente
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PUESTO: Auxiliar de Oficialía Mayor
JEFE INMEDIATO: Oficial Mayor
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES:
Redacción y elaboración de oficios, control de consecutivo de minutas,
memorándums, notificaciones, circulares, etc.;
Apoyar en preparar los informes de actividades de la Dirección;
Recabar firmas de la documentación oficial en la que participa el Oficial
Mayor;
Dar seguimiento de los programas implementados por el Oficial Mayor
para observar su correcta ejecución asegurando que los resultados sean
los esperados;
Recabar documentación comprobatoria del gasto ejercido por Oficialía
Mayor;
Coordinar las solicitudes de préstamos de vehículos, de equipos y servicios
realizadas por las dependencias;
Registrar en las bitácoras el control del combustible, insumos y compra de
piezas para reparación del parque vehicular;
Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.
ESCOLARIDAD QUE REQUIERE EL PUESTO:
Escolaridad mínima Secundaria o Bachillerato
EXPERIENCIA Y/O CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL PUESTO:
Ser ciudadano Hidalguense;
Contar con conocimientos inherentes para el buen desempeño del cargo;
HABILIDADES:
Facilidad de palabra Buena comunicación Negociador Competitivo Paciente Solidario Espíritu crítico analítico Eficaz y Eficiente
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PUESTO: Encargado de Mantenimiento
JEFE INMEDIATO: Oficial Mayor
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES:
Organizar, dirigir y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo
del parque vehicular, maquinaria, equipos, mobiliario e instalaciones del
taller;
Autorizar el ingreso de las unidades a las instalaciones del taller;
Administrar los servicios de reparación y mantenimiento del parque
vehicular
Administrar el equipo y optimizar los suministros con los que cuenta el taller
para el efectivo desempeño de sus actividades;
Proponer la adquisición, reparación y/o baja del mobiliario, herramientas,
insumos y otros;
Llevar un control periódico de los servicios de mantenimiento preventivos y
correctivos efectuados al parque vehicular;
Informar al jefe inmediato las necesidades de combustible, lubricantes y
refacciones que se generen en el proceso de reparación y mantenimiento
del parque vehicular;
Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato.
ESCOLARIDAD QUE REQUIERE EL PUESTO:
Ing. En mecánica automotriz
Tec. En mantenimiento automotriz
EXPERIENCIA Y/O CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL PUESTO:
Ser ciudadano Hidalguense;
Contar con conocimientos inherentes para el buen desempeño del cargo;
HABILIDADES:
Eficaz y Eficiente Buena comunicación Hábil Competitivo Paciente Solidario Espíritu crítico analítico
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PUESTO: Chofer de Oficialía Mayor
JEFE INMEDIATO: Oficial Mayor
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES:
Conducir los vehículos asignados para transportar al personal a los eventos
de su competencia y a las diferentes comisiones a su cargo;
Revisar las condiciones mecánicas, eléctricas y en general las condiciones
en las que se encuentran dichos vehículos;
Mantener en óptimas condiciones mecánicas y eléctricas dichos vehículos;
Llevar los vehículos al servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de
acuerdo a los tiempos programados;
Asear y conservar en buen estado el interior y exterior de los vehículos;
Reportar al Oficial Mayor con oportunidad el requerimiento de servicio
mayor que necesiten los vehículos;
Tener conocimientos sobre reglamentos de transito y respetar en todo
momento la actuación de servidor público;
Tener licencia de manejo sea cual sea el tipo de vehículo asignado, auto,
camioneta, camión, maquinaria pesada, etc;
Notificar a la dependencia sobre las anomalías que presente el vehículo
asignado;
Las demás actividades inherentes a su puesto y necesarias para el buen
funcionamiento de la Dependencia y las que determine el Oficial Mayor.
ESCOLARIDAD QUE REQUIERE EL PUESTO:
Escolaridad mínima Secundaria o Bachillerato
EXPERIENCIA Y/O CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL PUESTO:
Ser ciudadano Hidalguense;
Contar con conocimientos inherentes para el buen desempeño del cargo;
HABILIDADES:
Responsable y Disciplinado Eficaz y Eficiente Buena comunicación Competitivo Paciente Solidario
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X. Directorio
Nombre y Puesto Dirección Teléfono
C. Sergio Otero Trejo, Oficial Mayor. Dom. Conocido Tlahuiltepa, Hidalgo.
01 200 1232869
C. Evencio Otero Trejo, Auxiliar de Oficialía Mayor.
Dom. Conocido Tlahuiltepa, Hgo.
01 200 1232869
C. Gumersindo Rivera Otero, Encargado de mantenimiento.
Dom. Conocido, Bo. Lindavista, Tlahuiltepa, Hgo.
01 200 1232869
C. Ramiro Otero Otero, Chofer de Oficialía Mayor.
Dom. Conocido La Unión, Tlahuiltepa, Hgo.
01 200 1232869
C. Juan Rivera Romero, Chofer de Oficialía Mayor.
Dom. Conocido Bo. Lindavista, Tlahuiltepa, Hgo.
01 200 1232869
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XI. Hoja de Participación
La elaboración del presente manual estuvo a cargo del Oficial Mayor C. Sergio
Otero Trejo, el Contralor Municipal C.P. Sergio Rivera Ávalos de la Administración
Municipal 2012–2016 de Tlahuiltepa, Hidalgo.