MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE …

MANUAL DE USUARIO

DEL

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS

MÓDULOS DE SEGUIMIENTO A LA

EJECUCIÓN DE PROYECTOS - SEJPRO

EJECUCIÓN FINANCIERA

Versión 3.0

UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Noviembre – 2017

Versión 3.0 UTI – 2017 Página 2 de 114

MANUAL DE USUARIO

DEL SEJPRO – Ejecución Financiera

HISTORIAL DE REVISIONES

Ítem Fecha Versión Autor Descripción Responsable de

revisión y/o aprobación

1 26/12/2017 1.00

Gabriela

Hilario

Quintana

Presentación

de la Versión

Inicial del

Manual.

Ing. Helene Paucar

Eco. Abel Huamani

Ing. Víctor Quispe


MANUAL DE USUARIO


ÍNDICE

MÓDULO DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS SEJPRO

MÓDULO DE EJECUCIÓN FINANCIERA 11

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 11

2. DEFINICIÓN DE USUARIOS ............................................................................................... 12

3. MÓDULOS DE LA APLICACIÓN ......................................................................................... 12

4. INGRESO A LA APLICACIÓN ............................................................................................. 13

4.1. INSTALACIÓN SEJPRO ................................................................................................... 13

4.2. INICIAR EL SEJPRO ......................................................................................................... 13

5. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN ................................................................................. 15

5.1. ENTORNO DE LA APLICACIÓN ..................................................................................... 15

5.2. MENÚ PRINCIPAL DE OPCIONES DE LA APLICACIÓN .......................................... 16

5.3. BARRA DE HERRAMIENTAS .......................................................................................... 17

5.4. CAJA DE HERRAMIENTAS DE LOS MÓDULOS DE EJECUCIÓN FINANCIERA 20

6. PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................. 22

6.1. INGRESAR A LOS MÓDULOS DE EJECUCIÓN FINANCIERA ................................ 22

6.2. VER DATOS GENERALES DEL PROYECTO .............................................................. 23

6.2.1. CONDICIONES PREVIAS ............................................................................................ 23

6.2.2. PASOS ............................................................................................................................. 23

6.3. GESTIONAR CRONOGRAMA DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO ................. 26

6.3.1. OPCIONES COMPLEMENTARIAS............................................................................. 27

A. REAJUSTE DEL SUB PRESUPUESTO............................................................................. 27

B. PASOS ..................................................................................................................................... 27

6.4. GESTIONAR RECEPCIÓN DE APORTES .................................................................... 28


6.4.2. PASOS ............................................................................................................................. 29

A. NUEVA RECEPCIÓN DE APORTE .................................................................................... 29


A. MODIFICAR RECEPCIÓN DE APORTE ........................................................................... 33

B. ELIMINAR RECEPCIÓN DE APORTE ............................................................................... 34

C. ANULAR RECEPCIÓN DE APORTE .............................................................................. 35


MANUAL DE USUARIO


D. ENVIAR RECEPCIÓN DE APORTE ............................................................................... 36

E. IMPRESIÓN PRELIMINAR ................................................................................................... 37

F. REPORTE MENSUAL POR NE ........................................................................................... 38

G. REPORTE MENSUAL POR NEC .................................................................................... 39

H. RESUMEN POR NE Y PERIODO ................................................................................... 40

I. GRÁFICO DE AVANCES POR NE ..................................................................................... 41

J. GRÁFICO DE AVANCES POR NEC................................................................................... 42

K. RECUPERAR .......................................................................................................................... 43

6.5. GESTIONAR SOLICITUD DE COTIZACIÓN ................................................................. 43


6.5.2. PASOS ............................................................................................................................. 44

6.6. GESTIÓN DE AUTORIZACIÓN Y RENDICIÓN DE GASTO ...................................... 45


6.6.2. PASOS ............................................................................................................................. 46

A. REGISTRAR NUEVA AUTORIZACIÓN ............................................................................. 46

B. ENVIAR AUTORIZACIÓN ..................................................................................................... 51

C. RECIBIR DATOS DE LA AUTORIZACIÓN .................................................................... 54

D. REGISTRAR DECLARACIÓN JURADA ......................................................................... 55

E. REGISTRAR COMPROBANTES DE PAGO ..................................................................... 64


A. MODIFICAR AUTORIZACIÓN ............................................................................................. 67

B. ANULAR AUTORIZACIÓN ................................................................................................... 68

C. GENERAR AUTORIZACIÓN ............................................................................................ 69

D. CONSULTAR ESTADO DE LA AUTORIZACIÓN ......................................................... 70

E. CRONOGRAMA DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO.............................................. 71

F. SOLICITUD DE COTIZACIÓN ............................................................................................. 72

G. SEGUIMIENTO AL GASTO .............................................................................................. 73

H. MANIFIESTO DE GASTO ................................................................................................. 75

I. MANIFIESTO DE GASTO POR PARTIDA ......................................................................... 77

J. RECUPERAR .......................................................................................................................... 78

6.7. GESTIONAR EL CONTROL FINANCIERO ................................................................... 79


6.7.2. PASOS ............................................................................................................................. 80


MANUAL DE USUARIO


A. NUEVO ..................................................................................................................................... 80


A. MODIFICAR ............................................................................................................................ 83

B. ELIMINAR ................................................................................................................................ 83

C. IMPRIMIR ............................................................................................................................ 84

D. REPORTE TOTAL.............................................................................................................. 85

E. ENVÍO ...................................................................................................................................... 86

6.8. AVANCES ............................................................................................................................ 87

6.9. GESTIÓN DE REPORTES ............................................................................................... 88

A. REPORTE DE AVANCE FINANCIERO .............................................................................. 88

B. GRÁFICO DE AVANCE FINANCIERO DEL NEC ............................................................ 89

C. FICHA RESUMEN DEL PROYECTO ............................................................................. 89

D. FICHA RESUMEN POR NEC .......................................................................................... 91

E. REPORTE RENDICIÓN TOTAL .......................................................................................... 92

7. DESCRIPCIÓN DEL MENÚ PRINCIPAL ........................................................................... 93

7.1. ADMINISTRACIÓN ............................................................................................................ 93

7.2. UTILITARIOS ...................................................................................................................... 94

A. CAMBIAR BASE DE DATOS ............................................................................................... 94

B. GENERAR COPIA DE RESPALDO DE LA BD ................................................................. 94

C. IMPORTACIÓN DE PROYECTOS: ................................................................................. 95

D. TRANSMISIÓN WEB: ........................................................................................................ 96

E. CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIA DE DATOS: ..................................................... 101

F. DESBLOQUEAR OPCIONES ............................................................................................ 102

7.3. REPORTES Y CONSULTAS .......................................................................................... 103

A. CONSULTA DE INSUMOS POR SEDE CENTRAL ....................................................... 103

7.4. VENTANA .......................................................................................................................... 105

7.5. AYUDA ............................................................................................................................... 105

A. PÁGINA WEB ....................................................................................................................... 105

B. ACERCA DEL APLICATIVO ............................................................................................... 107

C. CONSULTA - SQL............................................................................................................ 107

7.6. SALIR ................................................................................................................................. 108

8. ANEXOS ................................................................................................................................ 109


MANUAL DE USUARIO


8.1. ANEXO N° 1 - CAJA DE HERRAMIENTAS DE FORMULARIOS PARA IMPRIMIR 1

109

8.2. ANEXO N° 2 - FLUJO DE ESTADOS DE LA AUTORIZACIÓN DE GASTOS ....... 113


MANUAL DE USUARIO


ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Definición de usuarios .................................................................................................... 12

Tabla 2: Descripción de módulos del sistema ........................................................................... 12

Tabla 3: Descripción de la ventana principal ............................................................................. 15

Tabla 4: Descripción de opciones del Menú Principal .............................................................. 16

Tabla 5: Descripción de la Barra de Herramientas ................................................................... 18

Tabla 6: Descripción de la Caja de Herramientas ..................................................................... 20

Tabla 7: Descripción de la caja de herramientas de los Formularios para imprimir .......... 109


MANUAL DE USUARIO


ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Iniciar SEJPRO ....................................................................................................... 14

Ilustración 2: Seleccionar otras Bases de Datos ....................................................................... 14

Ilustración 3. Ventana Principal .................................................................................................... 15

Ilustración 4: Opciones del menú principal ................................................................................. 17

Ilustración 5: Opciones de la Barra de Herramientas ............................................................... 18

Ilustración 6: Opción Ejecución Financiera del menú Administración ................................... 22

Ilustración 7: Formulario Listado de Proyectos - Opción Ejecución Financiera ................... 22

Ilustración 8: Pestaña Datos generales del Formulario Datos del Proyecto ......................... 24

Ilustración 9: Pestaña Ámbito del Proyecto del Formulario Datos del Proyecto .................. 24

Ilustración 10: Pestaña Agentes del Proyecto del Formulario Datos del Proyecto .............. 25

Ilustración 11: Pestaña Datos Ejecución del Formulario Datos del Proyecto ....................... 26

Ilustración 12: Formulario Cronograma de Adquisiciones ....................................................... 27

Ilustración 13: Formulario Reajuste de Sub Presupuesto ........................................................ 28

Ilustración 14: Formulario nueva recepción de aporte ............................................................. 30

Ilustración 15: Formulario agregar Nuevo ítem ......................................................................... 31

Ilustración 16: Formulario Eliminar ítem ..................................................................................... 32

Ilustración 17: Formulario asignar partidas a ítem .................................................................... 33

Ilustración 18: Formulario Modificar aporte ................................................................................ 34

Ilustración 19: Formulario Eliminar aporte .................................................................................. 35

Ilustración 20: Formulario anular aporte ..................................................................................... 36

Ilustración 21: Formulario Envío recepción de aporte .............................................................. 37

Ilustración 22: Formulario Recepción de Aportes monetarios y no monetarios ................... 38

Ilustración 23: Formulario Resumen Mensual de Aportes monetarios y no monetarios ..... 39

Ilustración 24: Formulario Resumen Mensual de Aportes monetarios y no monetarios por

NEC .................................................................................................................................................. 40

Ilustración 25: Formulario Resumen de Aportes monetarios y no monetarios por NE y

periodo ............................................................................................................................................. 41

Ilustración 26: Formulario avances Comprometidos del NE ................................................... 42

Ilustración 27: Formulario avances Comprometidos del NEC ................................................. 43

Ilustración 28: Ventana Generar Solicitud de Cotización ......................................................... 44

Ilustración 29: Reporte Solicitud de Cotización de Insumos ................................................... 45

Ilustración 30: Formulario Autorización de Gasto ..................................................................... 46

Ilustración 31: Formulario nueva Autorización de gasto .......................................................... 47

Ilustración 32: Formulario Nuevo Ítem ........................................................................................ 48

Ilustración 33: Formulario Detallar Ítem ...................................................................................... 49

Ilustración 34: Formulario Eliminar Ítem ..................................................................................... 50

Ilustración 35: Enviar Autorización .............................................................................................. 52

Ilustración 36: Cambio de estado de la Autorización ................................................................ 53

Ilustración 37: Formulario Recibir datos de la autorización ..................................................... 55

Ilustración 38: Formulario Registro de Declaraciones Juradas ............................................... 56


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 39: Formulario Nueva Declaración Jurada .............................................................. 58

Ilustración 40: Formulario Modificar Declaración Jurada ......................................................... 59

Ilustración 41: Formulario Eliminar declaración jurada ............................................................. 60

Ilustración 42: Formulario Generar DJ ........................................................................................ 61

Ilustración 43: Formulario Generar Proveedor no Habitual ..................................................... 62

Ilustración 44: Formulario Cargar Afectaciones......................................................................... 63

Ilustración 45: Ingreso al Formulario Comprobantes de Pago ................................................ 64

Ilustración 46: Formulario Nueva Declaración Jurada .............................................................. 66

Ilustración 47: Formulario Modificar Autorización de Gasto .................................................... 68

Ilustración 48: Formulario Anular Autorización de Gasto ......................................................... 69

Ilustración 49: Formulario Generar Autorización de Gasto ...................................................... 70

Ilustración 50: Formulario Consultar Estado de la Autorización de Gasto ............................ 71

Ilustración 51: Formulario Solicitud de Cotización .................................................................... 72

Ilustración 52: Formulario reporte de solicitud de cotización ................................................... 73

Ilustración 53: Formulario ingreso a la opción Seguimiento al Gasto .................................... 74

Ilustración 54: Formulario Seguimiento al Gasto....................................................................... 75

Ilustración 55: Ingreso al Formulario Manifiesto de Gasto ....................................................... 76

Ilustración 56: Formulario Manifiesto de Gasto ......................................................................... 77

Ilustración 57: Formulario Manifiesto de Gasto por Partidas ................................................... 78

Ilustración 58: Formulario Control Financiero ............................................................................ 80

Ilustración 59: Formulario Nuevo Control Financiero ............................................................... 81

Ilustración 60: Vincular retiro autorizado con autorización de gasto ...................................... 82

Ilustración 61: Vincular devolución de saldo con autorización de gasto................................ 82

Ilustración 62: Formulario Modificar Control Financiero ........................................................... 83

Ilustración 63: Formulario Eliminar Control Financiero ............................................................. 84

Ilustración 64: Formulario imprimir Control y Registro Financiero .......................................... 85

Ilustración 65: Formulario Reporte Control Financiero Total ................................................... 86

Ilustración 66: Formulario Envío de Control Financiero ........................................................... 87

Ilustración 67: Formulario Reporte resumen de Avance Financiero del NEC por NE ......... 88

Ilustración 68: Formulario Gráfico de Avances Financieros del NEC .................................... 89

Ilustración 69: Formulario Ficha Resumen del Proyecto ......................................................... 90

Ilustración 70: Formulario Conclusión Ficha Resumen del Proyecto ..................................... 90

Ilustración 71: Formulario Ficha Resumen por NEC ................................................................ 91

Ilustración 72: Formulario Conclusión Ficha Resumen por NEC............................................ 92

Ilustración 73: Formulario Reporte Rendición Total .................................................................. 93

Ilustración 74: Formulario Seleccione Directorio Destino ........................................................ 95

Ilustración 75: Formulario de importación de datos del SEJPRO ........................................... 96

Ilustración 76: Formulario de Transmisión Web con el SGP. Pestaña Información General

........................................................................................................................................................... 97


del Proyecto..................................................................................................................................... 98

Ilustración 78: Formulario de Transmisión Web con el SGP. Pestaña Usuarios y

Tecnologías ..................................................................................................................................... 99

Ilustración 79: Formulario de Transmisión Web con el SGP. Pestaña Ejecución Financiera

– envío de autorización ............................................................................................................... 100


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 80: Formulario de Transmisión Web con el SGP. Pestaña Ejecución Financiera

– recepción de datos de autorización ........................................................................................ 101

Ilustración 81: Ventana de aviso de corrección de inconsistencia de datos ....................... 102

Ilustración 82: Formulario Desbloquear Opciones .................................................................. 103

Ilustración 83: Formulario SEET Transportable....................................................................... 104

Ilustración 84: Opciones del menú Ventana ............................................................................ 105

Ilustración 85: Formulario Página web ...................................................................................... 106

Ilustración 86: Ventana de la Página web del Aplicativo SEJPRO ....................................... 106

Ilustración 87: Formulario Datos del aplicativo ........................................................................ 107

Ilustración 88: Formulario Ejecutar SQL ................................................................................... 108

Ilustración 89: Ventana de confirmación para cerrar el SEJPRO ......................................... 108


MANUAL DE USUARIO


MÓDULO DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS

SEJPRO

MÓDULO DE EJECUCIÓN FINANCIERA

1. INTRODUCCIÓN

Como parte de la implementación de los proyectos de FONCODES se viene

desarrollando un conjunto de herramientas que les permita a los gestores

obtener información periódica, confiable, relevante y oportuna de la gestión,

desempeño, riesgos, avances, logros y aprendizajes del proyecto, asegurando

el mejoramiento y el cumplimento de sus objetivos y estrategias en los hogares

usuarios y su territorio de intervención.

Dentro de las herramientas que FONCODES ha desarrollado desde sus inicios

está el Sistema de Gestión de Proyectos – SGP, el cual integra diferentes

aplicativos y módulos; en múltiples arquitecturas. Uno de estos aplicativos es el

SEJPRO, que consolida los módulos asociados a la etapa de EJECUCION.

En esta oportunidad, para desarrollo de este manual, se describirá la

funcionalidad de los módulos de seguimiento a la ejecución financiera del

SEJPRO, orientado exclusivamente para los proyectos Haku Wiñay y Noa

Jayatai.


MANUAL DE USUARIO


2. DEFINICIÓN DE USUARIOS

Tabla 1: Definición de usuarios

Ítem Rol de Usuario Descripción

1 Supervisor de la

UT

Personal de las UT que supervisa la fase de

ejecución de proyectos y verifica que los datos que

se registren en el SEJPRO sean consistentes.

2 Coordinador del

NEC

Agente Externo, cuya función principal es gestionar

los proyectos del NEC encargado; para ello en estos

módulos deberá registrar los avances logrados en

cada uno de los productos, actividades o tareas

previamente planificadas.

3 Asistente

Administrativo

Personal de apoyo al Coordinador del NEC, una de

sus principales funciones es mantener actualizada la

información de los proyectos que se encuentren a su

cargo.

3. MÓDULOS DE LA APLICACIÓN

La aplicación SEJPRO, tiene varios módulos agrupados de la siguiente manera:

Tabla 2: Descripción de módulos del sistema

Módulos Descripción

Programación

Contiene módulos para visualizar los usuarios,

registrar las tecnologías ofertadas, actualizar el

presupuesto, los aportantes del proyecto y los

cronogramas.

Seguimiento a la

Ejecución Física

Contiene módulos de asignación de Yachachiq,

seguimiento a los sistemas de producción familiar,

negocios rurales inclusivos y educación financiera,

y medición de avances.

Seguimiento a la

Ejecución

Financiera

Contiene módulos de recepción aportes no

monetarios y monetarios, gestión de

autorizaciones y rendiciones de gasto, y control

financiero.


MANUAL DE USUARIO


Este manual se centrará en los módulos de seguimiento a la Ejecución

Financiera.

4. INGRESO A LA APLICACIÓN

4.1. INSTALACIÓN SEJPRO

Para iniciar la aplicación SEJPRO en su versión 3.0, ejecutar Sejpro.exe, del

archivo descomprimido descargado desde la URL:

http://www.foncodes.gob.pe/sgp

4.2. INICIAR EL SEJPRO

NOTA: Para iniciar el uso de esta aplicación, debe contar con la Base de

Datos de su proyecto, el cual puede solicitarlo a la Unidad Territorial que

corresponde.

Ejecutar la aplicación SEJPRO y seleccionar la base de datos de su proyecto

presionando el botón “Seleccionar BD” y luego dar clic en el botón Ingresar.



MANUAL DE USUARIO


Ilustración 1: Iniciar SEJPRO

NOTA: En caso usted ya haya usado el SEJPRO con otras bases de datos,

puede usar el cuadro “Base de datos anteriormente trabajadas”, que se

encuentra bajo del botón Seleccionar BD, para elegir una base de datos ya

utilizada.

Ilustración 2: Seleccionar otras Bases de Datos

1

2

2 1


MANUAL DE USUARIO


5. DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN

5.1. ENTORNO DE LA APLICACIÓN

Toda aplicación desarrollada por FONCODES, maneja los siguientes

estándares de visualización en sus aplicaciones de escritorio.

Ilustración 3. Ventana Principal

NOTA: Las denominaciones descritas en la Tabla 3, de la ventana principal

del aplicativo, se utilizarán en la descripción de todo el manual de usuario.

Tabla 3: Descripción de la ventana principal

Ítem Opciones Descripción

1 Barra de Título

Se ubica en la parte superior de la ventana y muestra

el nombre del programa y del archivo en el que se

está trabajando.

2 Barra de Menús

(Menú principal) Se ubica debajo de la barra de título y contiene

elementos en los que se puede hacer clic para

1 Barra de Título

Barra de Herramientas 3

4

Caja de

herramientas. Área de trabajo. 5

2 Menú principal


MANUAL DE USUARIO


trabajar en el programa, los cuales son: Acciones,

Edición, Ventana y Ayuda.

3 Barra de

Herramientas

Se ubica debajo del Menú Principal y muestra

diferentes íconos que realizan un atajo para ir a

ciertas opciones.

4 Caja de

Herramientas

Se ubica en la parte lateral izquierda de la pantalla,

la cual irá variando en función a las opciones del

menú principal, de la barra de herramientas y de la

caja de herramientas que seleccionemos (Ejemplo:

datos generales, usuarios, aportes, etc.)

5 Área de Trabajo

Se ubica debajo de la barra de herramientas, que

forma parte central del formulario principal e irá

variando su contenido en relación a las opciones de

la barra de herramientas y de la caja de herramientas

que se elija para trabajar.

A cada nueva ventana cambiante del área de trabajo

lo denominaremos Formulario.

5.2. MENÚ PRINCIPAL DE OPCIONES DE LA APLICACIÓN

Se muestra el menú principal del Módulo de Seguimiento a la Ejecución de

Proyectos - SEJPRO, que consta de opciones que permitirán gestionar

directamente formularios de avances físicos, así como la visualización de las

opciones que detalla la Tabla 4.

Tabla 4: Descripción de opciones del Menú Principal

Ítem Opciones Descripción

A Administración

Este menú permite visualizar directamente en el área de

trabajo los formularios de:

- Programación

- Ejecución Física

- Ejecución Financiera

B Utilitarios Este menú permite visualizar directamente en el área de

trabajo los formularios siguientes:


MANUAL DE USUARIO


- Cambiar Base de Datos

- Generar copia de respaldo de la BD

- Importación de Proyectos

- Transmisión Web

- Corrección de Inconsistencia de datos

- Desbloquear Opciones

C Ventana

Este menú permite visualizar las ventanas/formularios

activos de acuerdo a la elección de las siguientes opciones:

- Horizontal

- Vertical

- Cascada

- Maximizar

D Ayuda

Este menú permite visualizar directamente en el área de

trabajo los formularios siguientes:

- Página Web

- Acerca del Aplicativo

- Consulta SQL

E Salir Este menú permite salir del aplicativo del SEJPRO.

A continuación, se muestra las opciones del Menú principal:

Ilustración 4: Opciones del menú principal

5.3. BARRA DE HERRAMIENTAS

Se muestra la barra de herramientas del Módulo de Seguimiento a la

Ejecución de Proyectos (SEJPRO) que consta de opciones que permitirán

gestionar directamente formularios de ejecución financiera del presupuesto a

rendir, así como la visualización de otras opciones que detalla la Tabla 5.

A continuación, se muestra las opciones de la Barra de Herramientas:


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 5: Opciones de la Barra de Herramientas

Tabla 5: Descripción de la Barra de Herramientas

Ítem Opciones Iconos Descripción

1 Programación

Esta opción permite visualizar diversos formularios, que

cuentan con varias opciones en la caja de herramientas,

con los que se realizará la programación e ingreso de

datos necesarios para la reformulación del expediente

técnico.

2 Ejecución

Física

Esta opción permite visualizar diversos formularios, que

cuentan con varias opciones en la caja de herramientas,

con los que se realizará el seguimiento y cumplimiento

de las actividades físicas programadas, para su medición

de avances en ejecución y obtención de resultados

esperados del Proyecto, dentro de los plazos

establecidos.

3 Ejecución

Financiera

Esta opción permite visualizar el formulario Ejecución

Física - Listado de Proyectos, los cuales siguen un

procedimiento. Para mayor detalle ver el ítem 6.1.

Ingresar a los Módulos de Ejecución Financiera.

4 Cambiar BD

Esta opción permite cambiar la Base de Datos que está

siendo utilizada por otra. Para mayor detalle ver el ítem

7.2. Utilitarios – A. Cambiar Base de Datos.

5 Desbloqueo

Esta opción permite realizar el desbloqueo de opciones

del aplicativo Sejpro, para su edición y/o modificación.

Para mayor detalle ver el ítem 7.2. Utilitarios – F.

Desbloquear Opciones.

6 Corrección

Datos

Esta opción permite corregir las inconsistencias de la

base de datos en la que se está trabajando. Para mayor

detalle ver el ítem 7.2. Utilitarios – E. Corrección de

inconsistencia de Datos.


MANUAL DE USUARIO



7 Importación

Esta opción permite importar la información de un

proyecto de otra base de datos a la base de datos en la

que se está trabajando. Para mayor detalle ver el ítem

7.2. Utilitarios – C. Importación de Proyectos.

8 Transmisión

Web

Esta opción permite actualizar la información necesaria

para el funcionamiento del sistema. Para mayor detalle

ver el ítem 7.2. Utilitarios – D. Transmisión Web.

9 Web

Esta opción permite acceder al URL:

http://www.foncodes.gob.pe/sgp. Para mayor detalle ver

el ítem 7.5. Ayuda – A. Página Web.

10 Horizontal

Esta opción permite visualizar las ventanas/formularios

activos del aplicativo SEJPRO, en forma horizontal.

11 Vertical


activos del aplicativo SEJPRO, en forma vertical.

12 Cascada


activos del aplicativo SEJPRO, en forma de cascada.

13 Maximizar

Esta opción permite ampliar la ventana/formulario activo

en toda la pantalla del aplicativo SEJPRO.

14 Cerrar

Esta opción permite salir del Formulario activo.



MANUAL DE USUARIO


5.4. CAJA DE HERRAMIENTAS DE LOS MÓDULOS DE EJECUCIÓN

FINANCIERA

Se muestra la caja de herramientas del Módulo Ejecución Financiera del

SEJPRO que consta de opciones que permitirán gestionar directamente

formularios del presupuesto a elaborar, así como la visualización de otras

opciones que detalla la Tabla 6.

Tabla 6: Descripción de la Caja de Herramientas


1

Datos

Generales

del Proyecto

Esta opción permite visualizar los datos del proyecto, su

ámbito de intervención, agentes asignados y contratados,

fecha de inicio y periodos del proyecto. Se tiene un mayor

detalle en el ítem 6.2. Ver Datos Generales del Proyecto.

2

Cronograma

de

Adquisiciones

del Proyecto

Esta opción permite visualizar el formulario Cronograma,

los cuales siguen un procedimiento que se detalla en el ítem

6.3. Gestionar Cronograma de Adquisiciones del Proyecto.

3 Recepción de

Aportes

Esta opción permitirá visualizar el formulario Recepción de

Aportes, los cuales siguen un procedimiento que se detalla

en el ítem 6.4. Gestionar Recepción de Aportes.

4 Solicitud de

Cotización

Esta opción nos permitirá generar reportes de solicitud de

cotizaciones para la adquisición de insumos y servicios en

la ejecución del Proyecto. Se tiene un mayor detalle en el

ítem 6.5. Gestionar Solicitud de Cotización.

5

Autorización

y Rendición

de Gasto

Esta opción permite medir la ejecución financiera y su

rendición de los gastos realizados de las actividades

programadas en la ejecución del Proyecto. Se tiene un

mayor detalle en el ítem 6.6. Gestión de Autorización y

Rendición de Gasto.

6 Control

Financiero

Esta opción nos permitirá tener un control financiero del

desembolso y gastos realizados en relación al presupuesto

asignado al Proyecto. Se tiene un mayor detalle en el ítem

6.7. Gestionar el Control Financiero.


MANUAL DE USUARIO



7

Reajustes de

Sub

Presupuestos

En esta opción podremos realizar los reajustes necesarios

para una mejor visualización e impresión de los reportes

generados. Se tiene un mayor detalle en el ítem 6.3.1.

Opciones complementarias/A. Reajuste del Sub

Presupuesto.

8 Avances del

Proyecto

Esta opción nos permitirá realizar la medición de los

avances físicos y financieros, en cantidades porcentuales

físicas, reportado mes a mes, de todo el Proyecto. Se tiene

un mayor detalle en el Manual de Usuario SEJPRO –

Ejecución Física, ítem 6.6. Gestión de Avances

9

Reporte de

Avance

Financiero

Esta opción nos permite visualizar el reporte resumen de

avances financieros de todo el Proyecto, para su medición

en porcentajes de avances de ejecución presupuestal.

Mayor detalle en el ítem 6.10. Gestión de Reportes/A.

Reporte de Avance Financiero.

10

Gráfico de

Avance

Financiero

por NEC

Esta opción nos permite visualizar un reporte de manera

gráfica de los avances financieros programados y

ejecutados a nivel del NEC. Mayor detalle en el ítem 6.10.

Gestión de Reportes/B. Gráfico de Avance Financiero del

NEC.

11

Ficha

Resumen del

Proyecto

Esta opción nos permite generar una ficha resumen del

Proyecto seleccionado, con las principales variables que

permitirá concluir la ejecución de los avances físicos y

financieros programados vs los ejecutados. Mayor detalle

en el ítem 6.10. Gestión de Reportes/C. Ficha Resumen del

Proyecto.

12

Ficha

Resumen por

NEC

Esta opción nos permite generar una ficha resumen por

NEC, con las principales variables que permitirá hacer la

medición de los avances por NEC. Mayor detalle en el ítem

6.10. Gestión de Reportes/D. Ficha Resumen por NEC.

13

Reporte de

Rendición

Total

Esta opción nos permite generar un reporte general

conteniendo la rendición total del NEC. Mayor detalle en el

ítem 6.10. Gestión de Reportes/E. Reporte de Rendición

Total.


MANUAL DE USUARIO


6. PROCEDIMIENTOS

6.1. INGRESAR A LOS MÓDULOS DE EJECUCIÓN FINANCIERA

Para ingresar a los módulos de ejecución financiera debe realizar los

siguientes pasos:

1. Ingresar a la opción administración\ ejecución financiera del menú

principal, o puede elegir la opción Ejecución Financiera de la Barra de

Herramientas de la aplicación.

Ilustración 6: Opción Ejecución Financiera del menú Administración

Por defecto le mostrará todos los proyectos almacenados en la base de datos

que se viene gestionando.

2. Seleccionar el proyecto, sobre el cual se desea gestionar la reformulación

del Proyecto.

Ilustración 7: Formulario Listado de Proyectos - Opción Ejecución Financiera

3. Indicar la acción que se desea realizar en la caja de herramientas.


MANUAL DE USUARIO


6.2. VER DATOS GENERALES DEL PROYECTO

6.2.1. CONDICIONES PREVIAS

Para poder ver datos generales del proyecto deberá considerar lo

siguiente:

1. Haber registrado los datos en el SGP de:

Datos Generales del Proyecto

Ámbito del Proyecto

Contratos y asignación de Agentes

Fecha de inicio y periodos del proyecto

2. Transmitir la información del SGP al SEJPRO.

Para gestionar el procedimiento de ver datos generales del proyecto, debe

seleccionar el proyecto a trabajar y hacer clic en la opción de Datos

Generales de la caja de herramientas.

6.2.2. PASOS

1. Para ver los datos generales del proyecto, es decir visualizar el

nombre y tipo de proyecto, la ubicación del proyecto, línea de

inversión, personas que representan el núcleo ejecutor, deberá ir a la

pestaña “Datos Generales”.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 8: Pestaña Datos generales del Formulario Datos del Proyecto

2. Para ver el ámbito, es decir en que centros poblados va intervenir el

proyecto, deberá ir a la pestaña “Ámbito del proyecto”.

Ilustración 9: Pestaña Ámbito del Proyecto del Formulario Datos del Proyecto

3. Para ver los agentes, la función que realizan, fecha de asignación,

fechas de inicio y termino, situación y NRI en la cual está asignado,

deberá ir a la pestaña “Agentes del proyecto”.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 10: Pestaña Agentes del Proyecto del Formulario Datos del Proyecto

Nota: Esta pestaña contiene los datos de los agentes del Proyecto, en

el cual se resaltan de color azul a los agentes activos.

4. Esta pestaña contiene los datos de ejecución del Proyecto, en el cual

se resaltan los datos de:

Fecha de inicio de la ejecución del proyecto.

Números de meses máximos como proyección de las

autorizaciones

Números de meses máximos como proyección de las cotizaciones

Programación de la ejecución, que muestra los datos de los

trimestres programados durante los años de ejecución del

proyecto.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 11: Pestaña Datos Ejecución del Formulario Datos del Proyecto

Nota: Si usted no visualiza datos, debe solicitarle al responsable de la

UT una base de datos que contenga información sobre la ejecución

que se realiza por el Sistema de Gestión de Proyectos (SGP) o realizar

una transmisión web, para su actualización. Es preciso señalar que la

información de periodos es necesaria para el procedimiento del ítem

6.6. Gestión de Autorización y Rendición de Gasto.

6.3. GESTIONAR CRONOGRAMA DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO

En esta opción, la distribución inicial lo realiza de manera automática el

sistema basándose para ello en las cantidades registradas en el

Cronograma Físico pudiendo solo confirmar o modificar lo necesario, si el

cronograma físico no se ha realizado no podrá realizar el registro del

cronograma de adquisiciones.

Para gestionar el procedimiento del cronograma de adquisiciones, se sugiere

revisar el Manual de Usuario SEJPRO – Modulo de Programación, ítem B.

Cronograma de Adquisiciones.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 12: Formulario Cronograma de Adquisiciones

Las funcionalidades que contiene el formulario Cronograma de

Adquisiciones, se encuentran detalladas en el Manual de Usuario SEJPRO –

Módulo de Programación.

6.3.1. OPCIONES COMPLEMENTARIAS

A. REAJUSTE DEL SUB PRESUPUESTO

En esta opción podremos realizar los reajustes necesarios para una

mejor visualización e impresión de los reportes generados en base al

tipo de selección del sub presupuesto realizada, a nivel de Núcleos

Ejecutores.

B. PASOS

Filtra insumos con

adquisiciones en el

mes seleccionado. 2 3 Filtra insumos con

aporte monetario. 1

Distribución jerárquica:

1 4 Sub presupuesto 2 Componente 5 Partida 3 Presupuesto 6 Insumo


MANUAL DE USUARIO


Para realizar el reajuste del sub presupuesto, debe realizar los

siguientes pasos:

1. Hacer clic en la opción de Reajustes, se mostrará el formulario de

Reajustes de Sub Presupuestos.

2. Seleccionar el Proyecto y el sub presupuesto.

3. Hacer clic en el botón de Imprime

4. Se abrirá la ventana de Opciones de Impresión, para la configuración

previa del reporte.

5. Hacer clic en el botón Aceptar para su impresión.

Ilustración 13: Formulario Reajuste de Sub Presupuesto

6.4. GESTIONAR RECEPCIÓN DE APORTES


Para poder realizar la recepción de aportes del Proyecto, deberá

considerar lo siguiente:

1. Tener actualizado el presupuesto.

2. Tener actualizado los agentes del proyecto.

Para gestionar el procedimiento de recepción de aportes, debe seleccionar

el Proyecto a trabajar y hacer clic en la opción de Aporte de la caja de

herramientas.

1

2 3

4 5


MANUAL DE USUARIO


6.4.2. PASOS

A. NUEVA RECEPCIÓN DE APORTE

Esta opción nos permite hacer el ingreso de un nuevo registro de

aporte.

Para ello debe hacer lo siguiente:

1. Clic en la opción de Nuevo Aporte; se visualizará el formulario

Recepción de Aporte, en la que deberá realizar el registro nuevo.

2. Se muestra el nombre del expediente, que es solo de lectura.

3. Ingresar los datos solicitados en los recuadros en blanco.

4. Seleccionar el motivo por el que se desea registrar el aporte; ya

sean por: Compromiso con Proyecto, por Ampliación de Metas o

por Desfase presupuestal.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 14: Formulario nueva recepción de aporte

NUEVO ITEM

Para agregar ítems a los aportes, debe hacer lo siguiente:

1. En el formulario Recepción de Aporte, hacer clic en el

botón “Nuevo Ítem”. Se muestra el formulario Búsqueda

de insumos.

2. Para facilitar la búsqueda de insumos, ingresar el nombre

del insumo en el recuadro de la opción Nombre del

Insumo.

Nota: Al realizar la búsqueda del insumo debe tener en

cuenta la partida a la que corresponde, que se muestra

hacia el lado derecho de la tabla del Formulario Búsqueda

de Insumos.

3. Hacer clic en el botón “Buscar” o presionar la tecla “Enter”.

4. Para agregar el insumo, hacer doble clic en el mismo.

5. Hacer clic en el botón “Grabar”, para guardar datos

ingresados.

1 2 3

4


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 15: Formulario agregar Nuevo ítem

ELIMINAR ÍTEM

Para eliminar ítems a los aportes, debe hacer lo siguiente:

1. En el formulario Recepción de Aporte, seleccionar el

insumo y hacer clic en el botón “Eliminar ítem”.

1 2 3

4

5


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 16: Formulario Eliminar ítem

ASIGNAR PARTIDA

Esta opción nos permite hacer la asignación a los insumos que

no tienen partidas asignadas.

Nota: Esta opción es utilizada mayormente para aquellos

proyectos en los que se ha realizado la recepción de aportes en

versiones anteriores del SEJPRO.

1 2


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 17: Formulario asignar partidas a ítem


A. MODIFICAR RECEPCIÓN DE APORTE

Esta opción permite modificar los datos ingresados en el formulario

Recepción de aporte.


1. Seleccionar el aporte creado.

2. Clic en la opción de Modificar Aporte, de la caja de herramientas.

3. Se visualizará el formulario Recepción de Aporte, en la que

deberá modificar los datos según se requiera.

4. Hacer clic en el botón “Grabar”, para guardar cambios.

1

2


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 18: Formulario Modificar aporte

B. ELIMINAR RECEPCIÓN DE APORTE

Esta opción permite eliminar el aporte creado.



2. Clic en la opción de Eliminar Aporte, de la caja de herramientas.

3. Confirmar la eliminación haciendo clic en el botón “Sí”.

4 3

2


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 19: Formulario Eliminar aporte

C. ANULAR RECEPCIÓN DE APORTE

Esta opción permite anular el aporte creado.



2. Clic en la opción de Anular Aporte, de la caja de herramientas.

3. Se muestra una ventana de aviso, notificando si se desea

proceder con la eliminación, hacer clic en el botón “Sí”.

2

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 20: Formulario anular aporte

D. ENVIAR RECEPCIÓN DE APORTE

Esta opción permite enviar el aporte creado al sistema para su

evaluación respectiva. Cambiando de situación a Enviado.



2. Clic en la opción de Enviar Aporte, de la caja de herramientas.

3. Se muestra una ventana de aviso, notificando si se está seguro de

ENVIAR la recepción del aporte. Hacer clic en el botón “Sí”.

Nota: Una vez realizado el envío del aporte, no se podrá hacer más

modificaciones. Por lo que se le recomienda verificar previamente.

2

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 21: Formulario Envío recepción de aporte

E. IMPRESIÓN PRELIMINAR

Esta opción permite visualizar el formulario Recepción de aportes

monetarios y no monetarios, para gestionar su visualización.

2

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 22: Formulario Recepción de Aportes monetarios y no monetarios

Nota: Este formulario contiene una caja de herramientas que permite

mejorar la visualización del reporte, así como la impresión del mismo.

Se recomienda ver el Anexo N° 1 - Caja de Herramientas de

Formularios para Imprimir 1, para mejorar la gestión del reporte.

F. REPORTE MENSUAL POR NE

Esta opción permite visualizar el reporte Resumen mensual de

aportes monetarios y no monetarios, para gestionar su

visualización.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 23: Formulario Resumen Mensual de Aportes monetarios y no monetarios





G. REPORTE MENSUAL POR NEC

Esta opción permite visualizar el reporte Resumen mensual de

aportes monetarios y no monetarios por NEC, para gestionar su

visualización.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 24: Formulario Resumen Mensual de Aportes monetarios y no monetarios por NEC





H. RESUMEN POR NE Y PERIODO

Esta opción permite visualizar el reporte Resumen de aportes

monetarios y no monetarios por NE y Periodo, para gestionar su

visualización.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 25: Formulario Resumen de Aportes monetarios y no monetarios por NE y periodo





I. GRÁFICO DE AVANCES POR NE

Esta opción permite visualizar el reporte Gráfico de porcentaje de

avance comprometido Programado y el avance comprometido

Ejecutado del NE a lo largo del periodo.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 26: Formulario avances Comprometidos del NE

J. GRÁFICO DE AVANCES POR NEC

Esta opción permite visualizar el reporte Gráfico de porcentaje de

avance comprometido Programado y el avance comprometido

Ejecutado del NEC a lo largo del periodo.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 27: Formulario avances Comprometidos del NEC

K. RECUPERAR

Esta opción permite recuperar la información última guardada en la

base de datos.

6.5. GESTIONAR SOLICITUD DE COTIZACIÓN


Para poder realizar la solicitud de cotización del Proyecto, deberá

considerar lo siguiente:

1. Tener actualizado el cronograma de físico y de adquisiciones.

2. Tener actualizado el presupuesto.

Para gestionar el procedimiento de solicitud de cotización, debe

seleccionar el Proyecto a trabajar y hacer clic en la opción de Cotización

de la caja de herramientas.


MANUAL DE USUARIO


6.5.2. PASOS

Para realizar la solicitud de cotización, debe realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el tipo de solicitud de cotización que se desea generar,

desplegando la pestaña de la opción Expediente.

2. Elegir el periodo y la proyección en meses para generar la solicitud

de cotización.

3. Clic en el botón “Mostrar Reporte”.

Ilustración 28: Ventana Generar Solicitud de Cotización

1

2 3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 29: Reporte Solicitud de Cotización de Insumos


mejorar la visualización del reporte, así como la impresión del mismo. Se

recomienda ver el Anexo N° 1 - Caja de Herramientas de Formularios para

Imprimir 1, para mejorar la gestión del reporte.

6.6. GESTIÓN DE AUTORIZACIÓN Y RENDICIÓN DE GASTO


Para poder realizar el ingreso de las autorizaciones de gasto del Proyecto,

deberá considerar lo siguiente:

1. Tener actualizado el cronograma de adquisiciones.

2. Tener actualizado el presupuesto, ya que se utilizará como referente

para realizar las autorizaciones de gasto.

Para iniciar la gestión de autorizaciones y rendiciones de gasto, se debe

seleccionar el Proyecto a trabajar y hacer clic en la opción de Autorización

y rendición de Gasto de la caja de herramientas.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 30: Formulario Autorización de Gasto

6.6.2. PASOS

La operación anterior nos mostrará el formulario de Autorización de

Gasto para iniciar con el ingreso de información que sustente la ejecución

presupuestal del Proyecto.

En este formulario se muestra en la parte superior central (color verde) un

cuadro de Resumen de Proyecciones del Periodo seleccionado, en la

que muestra los porcentajes de avance del presupuesto ejecutado, en

función a los montos Planeados, Autorizados y Rendidos.

A continuación, se muestra las opciones que contiene el formulario:

A. REGISTRAR NUEVA AUTORIZACIÓN

Esta opción nos permite hacer el ingreso de un nuevo registro de

autorización de gastos, en función al periodo en el que corresponde

realizar la rendición del gasto ejecutado.


MANUAL DE USUARIO



1. Clic en la opción de Nueva Autorización; se visualizará el

formulario Autorización de Gasto, en la que deberá realizar el

registro nuevo.

2. Seleccionar el expediente o NE.

3. Ingresar la fecha de solicitud realizada a la UT, donde autoriza el

desembolso, previa presentación de la programación

correspondiente; registrar el periodo al que corresponde la

autorización.

4. Seleccionar las opciones que se desea cargar del cronograma de

adquisiciones; ya sean pago de honorarios, bienes y servicios o

todos.

5. Hacer clic en el botón de “Cargar Cronograma de

Adquisiciones” para cargar los insumos seleccionados.

6. Hacer clic en el botón “Grabar”, para guardar la información.

7. Hacer clic al botón “Aceptar” para confirmar la operación.

Ilustración 31: Formulario nueva Autorización de gasto

2 1 3

4

5

6 7


MANUAL DE USUARIO


Dentro del formulario Autorización de Gasto, se muestra otras

funcionalidades que a continuación se detallan:

Nuevo Ítem

Esta opción nos permite crear un nuevo insumo a agregar en la

autorización de gasto.


1. En el formulario Autorización de Gasto, hacer clic en

Nuevo Ítem, se mostrará la ventana de Búsqueda de

Insumos.

2. Digitar el nombre del insumo a buscar en la casilla Nombre

del Insumo.

3. Hacer clic en el botón “Buscar” o hacer un “enter”.

4. Seleccionar el insumo

5. Ir al botón “Seleccionar” o hacer un doble clic en el insumo

que se desea agregar.

Ilustración 32: Formulario Nuevo Ítem

1 2 3

5

4


MANUAL DE USUARIO


Detallar Ítem

Esta opción nos permite realizar especificaciones técnicas

detallando de manera específica un insumo a adquirir, ya sean

en dimensiones, tipo del material, etc.


1. En el formulario Autorización de Gasto, seleccionar el

insumo a agregar el detalle.

2. Hacer clic en el botón “Detallar Ítem”.

3. Se mostrará la ventana de Ejecución del Proyecto, detallar

las especificaciones técnicas del insumo en el recuadro de

Especificación


5. En el insumo que se detalló, se mostrará 3 líneas

horizontales, indicando que el insumo contiene una

especificación técnica.

Ilustración 33: Formulario Detallar Ítem

Eliminar Ítem

Esta opción nos permite eliminar un insumo no deseado de la

autorización de gasto.

2 1

3 4

Detalle que muestra un

insumo con especificación.

5


MANUAL DE USUARIO



1. En el formulario Autorización de Gasto, seleccionar el

insumo a eliminar

2. Hacer clic en el botón “Eliminar Ítem”.

Ilustración 34: Formulario Eliminar Ítem

Recuperar Ítems Grabados

Esta opción nos permite recuperar ítems guardados

anteriormente, cuyos cambios actuales no se hayan grabado.

En la gestión de las autorizaciones, en el registro de una nueva

autorización, se pueden visualizar los siguientes estados:

Estado 1: Autorización Registrada. – Se muestra cuando se

hace el registro de las autorizaciones, las mismas que pueden

ser editadas y/o modificadas.

Estado 4: Autorización Anulada. – Se realiza cuando se

cancela o no se desea realizar la autorización de gastos

registrada. A este estado sólo se puede cambiar cuando la

autorización sólo se encuentra en estado de registrada.

Estado 2: Autorización Enviada. – En este estado las

autorizaciones de gasto, no podrán corregidas. Para enviar una

2 1


MANUAL DE USUARIO


autorización debe hacer clic en la opción Enviar Autorización,

de la caja de herramientas, como se observa en la descripción

siguiente:

Nota: Para mayor entendimiento de la gestión de autorizaciones Ver

Anexo 02 – Flujo de Estados de la Autorización de Gastos.

B. ENVIAR AUTORIZACIÓN

NOTA: Para realizar el envío de las autorizaciones registradas, el

agente responsable, Coordinador del NEC, debe haber solicitado a la

Unidad Territorial, sus datos de validación (usuario y contraseña) para

el procedimiento de autorizaciones de gasto, y además debe tener

conexión a internet.

Esta opción nos permite hacer el envío de la autorización de gasto,

para su aprobación en el Sistema Gestión de Proyecto WEB de

FONCODES. Para iniciar el proceso de envío, debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar aquellas autorizaciones en estado “Registrado” que

desee enviar para su aprobación.

2. Hacer clic en la opción Enviar Autorización.

3. Se mostrará una ventana de aviso de confirmación de envió,

confirmar haciendo clic en el botón “Sí”,

4. Se mostrará una ventana de Autentificación de Usuario, en el

cual el agente responsable, Coordinador del NEC, debe validar sus

datos de usuario y contraseña. (En caso sea la primera vez que se

autentique)

5. Hacer clic en el botón “Aceptar”, para completar el proceso de

envío.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 35: Enviar Autorización

6. Una vez el sistema haya autenticado al usuario, se visualizará una

ventana de Autenticación de usuario en el que mostrará Usuario

autenticado correctamente y se mostrará el usuario Autenticada

en la parte superior de la v Luego hacer clic en el botón “Aceptar”,

para que el sistema continúe con el proceso de envío.

7. Al término del proceso, se mostrará una ventana de Aviso

confirmando el envío exitoso, hacer clic en el botón “Aceptar” y la

autorización se cambiará al estado AUT. Enviada, visualizándose

también la Fecha de Envío de la Autorización.

4

5

2

1 3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 36: Cambio de estado de la Autorización

Continuando con la gestión de las autorizaciones, una vez se haya

realizado el envío de las autorizaciones de gastos, se pueden

visualizar los siguientes estados:

Estado 3: Autorización Aprobada. – Una vez que se envíe, el

supervisor evalúa las autorizaciones de gasto y lo aprueba. Una

vez aprobado, el Coordinador del NEC puede iniciar el proceso

de rendición de gastos.

Estado 6: Autorización Observada. – Una vez que se envíe,

el supervisor evalúa las autorizaciones de gasto y puede

observarlas, de manera que el coordinador pueda absolver las

observaciones realizadas. Sólo en este estado se podrá

corregir y/o modificar mediante el SEJPRO.

Nota: Para realizar la recepción de las autorizaciones, debe tener


Para actualizar el estado de las autorizaciones en el SEJPRO una vez

haya pasado las revisiones, deberá hacer clic en la opción Recibir

Autorización, de la caja de herramientas, como se describe a

continuación.

6

7


MANUAL DE USUARIO




C. RECIBIR DATOS DE LA AUTORIZACIÓN

En esta opción deberá seleccionar la autorización de gasto, que

necesita actualizar el estado.

Para ello realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la autorización de gasto.

2. Hacer clic en la opción Recibir Datos De la Autorización y se

iniciará la recepción del nuevo estado de la autorización

seleccionada.

3. Se mostrará una ventana de Aviso de Confirmación que hace la

consulta su disposición de Internet. Hacer en el botón de

“Aceptar” para iniciar el proceso.

4. Una vez culmine el proceso se mostrará una ventana de Aviso,

confirmando la actualización exitosa. Hacer clic en el botón

“Aceptar”.

5. Se visualizará el nuevo estado de la autorización.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 37: Formulario Recibir datos de la autorización

Nota: Para realizar el envío de las autorizaciones, se necesita tener


D. REGISTRAR DECLARACIÓN JURADA

Esta opción nos permite ingresar las declaraciones juradas de las

compras y/o adquisiciones realizadas, al momento de realizar la

rendición de las autorizaciones de gasto que se encuentren en estado

Aprobadas.

Para ello seleccionar la autorización de gasto, hacer clic en la opción

Declaración Jurada de la caja de herramientas:

Se mostrará el formulario Registro de Declaraciones Juradas de la

autorización seleccionada; con las siguientes funcionalidades:

2

1,5 3

4


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 38: Formulario Registro de Declaraciones Juradas

1. NUEVO

Esta sub opción nos permite crear un nuevo registro de

Declaración Jurada.


1. Seleccionar la opción Nuevo de la caja de herramientas de

la opción Declaración Jurada.

2. Se mostrará el formulario Registro de Declaraciones

Juradas, ingresar los datos solicitados, como:

- Fecha de D.J.

- DNI del declarante

- Apellidos y Nombres

- Domicilio del declarante

- Cargo del declarante

- Actividad realizada

- Fecha de Inicio y Término

3. Para ingresar los insumos que contendrá nuestra

declaración jurada, hacer clic en el botón “Agregar Ítem”.

4. Seleccionar los insumos a agregar de la pestaña

desplegable.

5. Si se desea realizar especificaciones técnicas, hacer clic en

el botón “Detallar Ítem”.

6. Detallar especificaciones técnicas.

7. Hacer clic en el botón “Grabar”, para guardar los datos

especificados.

8. En caso desee eliminar un insumo de la lista, utilice el botón

“Eliminar Ítem”, seleccione el insumo y haga clic en el

botón mencionado.

9. El botón “Asignar Partida y Aportante”, nos permite

asignar la partida y el aportante al cual pertenece el insumo


MANUAL DE USUARIO


seleccionado. Se puede observar la asignación respectiva

en las columnas 7 y 8, deslizando la barra horizontal hacia

el lado derecho del formulario.

Nota: El botón asignar partida y aportante se utiliza

mayormente para aquellas declaraciones juradas que se

registraron con versiones anteriores del SEJPRO.

Asimismo ésta se activará cuando las declaraciones juradas

registradas no tengan partida ni aportante asignado.

10. Una vez agregado los insumos hacer clic en el botón

“Grabar”, para guardar la información ingresada.

NOTA: Solo se pueden registrar las declaraciones juradas y los

comprobantes, cuando la autorización se encuentra en el

Estado Con Rendición Aprobada o en su defecto Con

Rendición Observada, cuando se modifique las declaraciones

o comprobantes observados. Las autorizaciones en estado Con

Rendición Enviada o Aprobada, solo permitirá visualizar el

contenido, mas no se podrán ingresar comprobantes ni

declaraciones juradas.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 39: Formulario Nueva Declaración Jurada

OPCIONES COMPLEMENTARIAS:

2. MODIFICAR REGISTRO

Esta sub opción nos permite modificar los insumos ya

ingresados en la declaración jurada, por otros.

Para ello de hacer lo siguiente:

1. Seleccionar la opción Modificar Registro de la caja de

herramientas de la opción Declaración Jurada.

2. Se mostrará el formulario Registro de Declaraciones

Juradas, elegir el insumo a modificar de la pestaña

desplegable de la columna de “insumos”


2

10

3

5 4

6

7

1

8 9


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 40: Formulario Modificar Declaración Jurada

3. ELIMINAR REGISTRO

Esta sub opción nos permite eliminar una declaración jurada ya

registrada. Para ello debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar la declaración jurada a eliminar

2. Hacer clic en la opción Eliminar

3. Confirmar la operación haciendo clic en el botón “Sí”.

1

2

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 41: Formulario Eliminar declaración jurada

4. ANULAR DJ

Esta sub opción nos permite anular las declaraciones juradas

que se encuentren solo en estado DOC. Observado, mas no

se podrán anular las DJ que se encuentren en estado de DOC.

Registrado, Enviado.

Para ello seleccionar la DJ en estado DOC. Observado y hacer

clic en la opción Anular DJ.

5. GENERAR DJ

Esta sub opción nos permite generar el formato de Declaración

Jurada de Gastos, de la DJ seleccionada, para su impresión.

Para ello seleccionar la DJ, clic en la opción Generar DJ. La

operación anterior nos mostrará el formato Declaración Jurada

de Gastos.

2

3

1


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 42: Formulario Generar DJ

Nota: Este formulario contiene una caja de herramientas que

permite mejorar la visualización del reporte, así como la

impresión del mismo. Se recomienda ver el Anexo N° 1 - Caja

de Herramientas de Formularios para Imprimir 1, para mejorar

la gestión del reporte.

6. GENERAR PNH (PROVEEDOR NO HABITUAL)

Esta sub opción nos permite generar el formato de Proveedor

No Habitual. Para ello seleccionar la DJ y hacer clic en la opción

de Generar PNH, se mostrará el formulario Proveedor no

Habitual, para su impresión respectiva.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 43: Formulario Generar Proveedor no Habitual

Nota: Este formulario contiene una caja de herramientas que

permite mejorar la visualización del reporte, así como la

impresión del mismo. Se recomienda ver el Anexo N° 1 - Caja

de Herramientas de Formularios para Imprimir 1, para mejorar

la gestión del reporte.

7. CARGAR AFECTACIONES

Esta sub opción asignará automáticamente el aportante y la

partida registrada en el avance financiero a la Declaración

Jurada y/o el Comprobante de Pago.

Únicamente se realizada la asignación: si el comprobante o

declaración jurada no tiene registrado el aportante y la partida;

si la cantidad afectada en el avance financiero coincide con la

cantidad del comprobante de pago o declaración jurada.

NOTA: Este proceso se ejecutará sobre toda la base de datos,

no es necesario ejecutarlo varias veces.


MANUAL DE USUARIO


Asimismo, esta opción se utiliza mayormente para aquellas

declaraciones juradas que se registraron con versiones

anteriores del SEJPRO


1. Hacer clic en la opción Cargar Afectaciones, de la caja de

herramientas.

2. Se mostrará el formulario Cargar afectaciones del avance

financiero, explicando el proceso de la opción seleccionada.

Seguir el procedimiento y hacer clic en el botón Cargar

afectaciones.

3. Esperar la ejecución del proceso hasta tener el aviso de

Proceso Terminado de color azúl

4. Hacer clic en el botón “Cerrar”.

Ilustración 44: Formulario Cargar Afectaciones

1 2

3 4


MANUAL DE USUARIO


E. REGISTRAR COMPROBANTES DE PAGO

Esta opción nos permite ingresar los comprobantes de pago de las

compras y/o adquisiciones realizadas, al momento de realizar la

rendición, de las autorizaciones de gasto que se encuentren en estado

Aprobadas.

Para ello seleccionar la autorización de gasto, hacer clic en la opción

Comprobantes de Pago de la caja de herramientas:

Ilustración 45: Ingreso al Formulario Comprobantes de Pago

1. NUEVO

Esta sub opción nos permite crear un nuevo registro de

Declaración Jurada.


1

2


MANUAL DE USUARIO


1. Seleccionar la opción Nuevo de la caja de herramientas de

la opción Comprobante de Pago.

2. Se mostrará el formulario Registro de Comprobantes de

Pago, ingresar los datos solicitados, como:

- Fecha de compra

- R.U.C.

- Razón Social

- Tipo de Comprobante (Seleccionar de la lista

desplegable)

- Número de Comprobante

- Criterio de compra

- Observación

3. Para ingresar los insumos que contendrá el comprobante

de pago, hacer clic en el botón “Agregar Ítem”.

4. Seleccionar los insumos a agregar de la pestaña

desplegable.

5. Si se desea realizar especificaciones técnicas, hacer clic en

el botón “Detallar Ítem”.

6. Detallar especificaciones técnicas.

7. Hacer clic en el botón “Grabar”, para guardar los datos

especificados.

8. En caso desee eliminar un insumo de la lista, utilice el botón

“Eliminar Ítem”, seleccione el insumo y haga clic en el

botón mencionado.

9. El botón “Asignar Partida y Aportante”, nos permite

asignar la partida y el aportante al cual pertenece el insumo

seleccionado. Se puede observar la asignación respectiva

en las columnas 7 y 8, deslizando la barra horizontal hacia

el lado derecho del formulario.

Nota: El botón asignar partida y aportante se utiliza

mayormente para aquellos comprobantes de pago que se

registraron con versiones anteriores del SEJPRO.

Asimismo ésta se activará cuando los comprobantes de

pago registrados no tengan partida ni aportante asignado.

10. Una vez agregado los insumos hacer clic en el botón

“Grabar”, para guardar la información ingresada.

NOTA: Solo se pueden registrar las declaraciones juradas y los

comprobantes, cuando la autorización se encuentra en el

Estado Con Rendición Aprobada o en su defecto Con


MANUAL DE USUARIO


Rendición Observada, cuando se modifique las declaraciones

o comprobantes observados. Las autorizaciones en estado Con

Rendición Enviada o Aprobada, solo permitirá visualizar el

contenido, mas no se podrán ingresar comprobantes ni

declaraciones juradas.

Ilustración 46: Formulario Nueva Declaración Jurada

OPCIONES COMPLEMENTARIAS:

Las opciones de modificar, eliminar, anular, cargar afectaciones y

recuperar del formulario Registro de Comprobantes de Pago de

la autorización seleccionada; tiene las mismas funcionalidades ya

descritas en el ítem D. REGISTRAR DECLARACIÓN JURADA,

para mayor detalle revisar los ítems del 2 al 7.

Continuando con la gestión de las autorizaciones, una vez se haya

realizado la rendición de gasto en la autorización de gasto, se pueden

visualizar los siguientes estados:

2

10

3

5 4

6

7 8 9

1


MANUAL DE USUARIO


Estado 5: Con Rendición Enviada. – Una vez el Asistente

Administrativo haya culminado con la rendición de gastos, la

autorización debe ser enviada, de manera que el Liquidador de

UT pueda evaluar los comprobantes de pago y las

declaraciones juradas. Para enviar la rendición de gasto, es

necesario tener conexión a internet e ingresar el usuario y

contraseña del coordinador del NEC.

Estado 7: Con Rendición Aprobada. – Una vez que se envíe

la rendición, el liquidador de la UT evaluará las rendiciones de

gasto y de estar correctas, las aprobará.

Estado 8: Con Rendición Observada. – Una vez que se envíe

la rendición, el liquidador de la UT evaluará las rendiciones de

gasto y podrá observarlas de ser necesario. Las observaciones

las realizará a nivel de cada declaración jurada y comprobante

de pago y esto permitirá al Asistente Administrativo modificar

y/o corregirlas mediante el SEJPRO.

Nota: Para actualizar el estado de las autorizaciones en el SEJPRO a

los estados Con Rendición Enviada o Aprobada, una vez haya pasado

las revisiones, deberá hacer clic en la opción Recibir Autorización,

de la caja de herramientas, como se describió en los literales B. Enviar

Autorización y C. Recibir Datos de la Autorización.




A. MODIFICAR AUTORIZACIÓN

Esta opción nos permite realizar modificaciones a la información

ingresada en la autorización de gasto ya creada; siempre y cuando la

autorización se encuentre en estado Registrado.


1. Seleccionar la autorización a modificar.

2. Hacer clic en la opción Modificar Autorización

3. Realizar las modificaciones pertinentes en el formulario

Autorización de Gasto, siempre y cuando se encuentre en estado

Registrado.


MANUAL DE USUARIO


4. Hacer clic en el botón “Grabar” para guardar cambios.

NOTA: Las autorizaciones de gasto que se encuentren en estado

Enviado, no podrán ser modificadas, a menos que se solicite al

personal responsable de la UT, realizar el cambio de estado en el

Sistema, para recién poder realizar modificaciones.

Ilustración 47: Formulario Modificar Autorización de Gasto

B. ANULAR AUTORIZACIÓN

Esta opción nos permite anular una autorización de gasto ya sea por

ingresar mal la información o porque ya no se requiere.


1. Seleccionar la autorización a anular.

2. Hacer clic en la opción Anular Autorización.

3. Se mostrará una ventana de Aviso notificando si se desea realizar

la anulación y hacer clic en el botón “Si” confirmando la operación.

4. La autorización de gasto pasara al estado Anulado de color rojo.

2 3

1

4


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 48: Formulario Anular Autorización de Gasto

C. GENERAR AUTORIZACIÓN

Esta opción nos permite generar el reporte preliminar de la

autorización de gasto generada, para su revisión y aprobación por la

UT correspondiente.

Para ello seleccionar la autorización a generar el reporte y hacer clic

en la opción Generar Autorización.

2

1

3 4


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 49: Formulario Generar Autorización de Gasto





D. CONSULTAR ESTADO DE LA AUTORIZACIÓN

Esta opción nos permite visualizar el historial de cambios de estado

que tuvo la autorización de gasto seleccionada;


1. Seleccionar la autorización a consultar

2. Hacer clic en la opción Consultar Estado de la Autorización.

3. Se mostrará el formulario Autorización de Gasto de la Unidad

Territorial, en la que se visualizarán los cambios de estado que

sufrió la autorización de gasto seleccionada, detallando la fecha y

hora del cambio, el estado al que fue cambiado y que usuario

solicitó el cambio.


MANUAL DE USUARIO


NOTA: Si no se visualiza ningún dato en el formulario Autorización

de Gasto de la Unidad Territorial; es porque no se realizaron

cambios de estado en la autorización de gasto seleccionada.

Ilustración 50: Formulario Consultar Estado de la Autorización de Gasto

E. CRONOGRAMA DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Esta opción nos permite visualizar el cronograma de adquisiciones

programado del proyecto. Para mayor información del contenido y

detalle revisar el ítem 6.3. Gestionar Cronograma de Adquisiciones del

Proyecto.

2

1

3


MANUAL DE USUARIO


F. SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Esta opción nos permite realizar el reporte de solicitud de cotización

de las autorizaciones de gasto ingresadas, para la adquisición de

insumos de bienes y/o servicios en la ejecución del Proyecto.


1. Seleccionar la autorización de gasto

2. Hacer clic en la opción Solicitud de Cotización.

3. Se mostrará el formulario Seleccione el tipo de Solicitud de

Cotización; elegir el tipo de solicitud

4. Hacer clic en el botón Mostrar Reporte.

En función al tipo de solicitud de cotización que se elija, se mostrará

el reporte.

Ilustración 51: Formulario Solicitud de Cotización

La opción seleccionada nos mostrará el reporte solicitado.

2 1 4

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 52: Formulario reporte de solicitud de cotización





G. SEGUIMIENTO AL GASTO

En esta opción podremos visualizar el reporte general del seguimiento

al gasto, de la autorización seleccionada. Para ello debe hacer lo

siguiente:


2. Hacer clic en la opción de Seguimiento al Gasto

3. Se mostrará la ventana de aviso notificando si se desea ver un

reporte compacto, hacer clic en el botón “Sí”, para confirmar la

visualización.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 53: Formulario ingreso a la opción Seguimiento al Gasto

La operación anterior nos permitirá visualizar el formulario

Seguimiento al Gasto con el resumen que contiene la autorización

seleccionada.

1

2

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 54: Formulario Seguimiento al Gasto





H. MANIFIESTO DE GASTO

En esta opción podremos visualizar el reporte de manifiesto de gasto

de la autorización generada, figurando los montos ejecutados para su

rendición. Para ello debe hacer lo siguiente:


2. Hacer clic en la opción Manifiesto de Gasto.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 55: Ingreso al Formulario Manifiesto de Gasto

La operación anterior nos permitirá visualizar el formulario Manifiesto

de Gasto con el resumen de gastos ejecutados para su rendición, que

contiene la autorización seleccionada.

1

2


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 56: Formulario Manifiesto de Gasto





I. MANIFIESTO DE GASTO POR PARTIDA

En esta opción podremos visualizar el reporte de manifiesto de gasto

disgregado por partidas, de la autorización generada, figurando los

montos ejecutados para su rendición. Para ello seleccionar la

autorización de gasto, hacer clic en la opción Manifiesto de Gasto

por Partidas.

La operación anterior nos permitirá visualizar el formulario Manifiesto

de Gasto con el resumen de gastos ejecutados para su rendición, que

contiene la autorización seleccionada.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 57: Formulario Manifiesto de Gasto por Partidas





J. RECUPERAR

Esta opción nos permite recuperar los datos no guardados desde la

base de datos.


MANUAL DE USUARIO


6.7. GESTIONAR EL CONTROL FINANCIERO


Para poder realizar el control financiero del Proyecto, deberá considerar lo

siguiente:

1. Tener actualizado el presupuesto, ya que se utilizará como referente

para las respectivas autorizaciones de gasto.

2. Tener actualizado el registro de las autorizaciones y rendiciones de

gasto.

Para iniciar la gestión del control financiero, hacer clic en la opción de

Control Financiero de la caja de herramientas.

En esta opción podremos registrar los movimientos realizados en la cuenta

bancaria que posee el Proyecto; datos registrados del extracto bancario

solicitado a la entidad bancaria de manera mensualizada, en la que se

tiene aperturada la cuenta del NEC; para así poder llevar un control

financiero del presupuesto asignado que se viene ejecutando.

NOTA: El registro del reporte de extracto bancario solicitado a la entidad

bancaria, es a nivel del NEC del Proyecto, no está disperso por Núcleos

Ejecutores.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 58: Formulario Control Financiero

6.7.2. PASOS

A. NUEVO

Esta opción nos permite realizar un nuevo registro del extracto

bancario solicitado a la entidad bancaria, desde el mes en el que

inician la ejecución presupuestal del Proyecto. Para ello debe hacer lo

siguiente:

1. Hacer clic en la opción Nuevo, se mostrará el formulario de

Control Financiero

2. Ingresar los datos solicitados.

3. Botón “Actualizar Saldo anterior”: Esta opción nos permite

actualizar el saldo anterior que se tuvo en el extracto bancario

ingresado en el mes anterior.

4. Botón “Agregar ítem”: Esta opción nos permite agregar ítems al

formulario Control Financiero. Para ello hacer clic en la opción

que se describe

5. Ingresar la fecha y tipo de movimiento de las pestañas

desplegables de las columnas Fecha y Tipo de Movimiento, así

como ingresar el monto en las columnas de ingreso y egreso,

dependiendo del tipo de movimiento elegido.

6. Hacer clic en el botón “Grabar”, para guardar la información

ingresada.


MANUAL DE USUARIO


7. Botón “Eliminar ítem”: Esta opción nos permite eliminar un ítem

no deseado, haciendo una selección previa.

8. El botón “Cerrar”, permite salir del formulario actual.

Ilustración 59: Formulario Nuevo Control Financiero

En caso exista registros de Tipo de Movimiento:

CASO 1: Retiro Autorizado

CASO 2: Devolución de Saldos

Debe vincular a la autorización a la que corresponde el retiro o

devolución de saldos, y para ello debe realizar lo siguiente:

1. Registrar el tipo de movimiento retiro autorizado.

2. Desglosar de la lista de la columna # Aut. y seleccionar la

autorización a la que corresponde.

NOTA: El registro de retiros autorizados debe realizarse por NE, de

manera que la vinculación se realice correctamente con la autorización de

gasto de cada proyecto.

1

2 3 4

5

6

7

8


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 60: Vincular retiro autorizado con autorización de gasto

Ilustración 61: Vincular devolución de saldo con autorización de gasto

1

2

1

2


MANUAL DE USUARIO



A. MODIFICAR

Esta opción nos permite modificar los datos ingresados en el registro

de Control Financiero. Para ello debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el registro ingresado

2. Hacer clic en la opción de Modificar

3. Se visualizará el formulario de Control Financiero donde se podrá

realizar las modificaciones

4. Hacer clic en la opción “Grabar”, para guardar cambios.

NOTA: Las funcionalidades de los botones del lateral derecho del

formulario Control Financiero a editar, son las mismas que el ítem A.

NUEVO.

Ilustración 62: Formulario Modificar Control Financiero

B. ELIMINAR

Esta opción nos permite eliminar el registro de control financiero

creado. Para ello debe hacer lo siguiente:

1

2

3 4


MANUAL DE USUARIO


1. Seleccionar el registro de control financiero creado

2. Hacer clic en la opción Eliminar, se mostrará una ventana de aviso

solicitando confirmar la eliminación

3. Hacer clic en el botón “Sí” para eliminar el registro.

Ilustración 63: Formulario Eliminar Control Financiero

C. IMPRIMIR

Esta opción permite visualizar el reporte del Control financiero para su

impresión. Para ello seleccionar el registro de control financiero, hacer

clic en la opción Imprimir.

Se visualizará el formulario de Control y Registro Financiero, para

su impresión.

1

2

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 64: Formulario imprimir Control y Registro Financiero





D. REPORTE TOTAL

Esta opción nos permite generar un reporte genérico, donde figuran

todos los registros de control financiero ingresados.

La operación anterior nos mostrará el formulario Control Financiero

Total.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 65: Formulario Reporte Control Financiero Total





E. ENVÍO

Esta opción nos permite realizar el envío de los registros de Control

Financiero que se encuentran en estado Registrado. Para ello debe

hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el registro de control financiero a enviar

2. Hacer clic en la opción de Envío

3. El registro de control financiero seleccionado, cambiara de estado

a Enviado, que se muestra en la última columna del formulario.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 66: Formulario Envío de Control Financiero

Nota: Una vez realizado el envío del control financiero, no se podrá hacer

más modificaciones. Por lo que se le recomienda verificar previamente.

6.8. AVANCES

Este procedimiento nos permitirá realizar la medición de los avances físicos

y financieros, en cantidades porcentuales reportado mes a mes, de todo el

Proyecto, disgregados por partidas, Sub partidas e insumos, para realizar la

medición de resultados esperados, en ejecución de avance físico.

Para mayor detalle de todas las funcionalidades de esta opción, revisar el

Manual de Usuario SEJPRO – Ejecución Física, ítem 6.6.

1 2 3


MANUAL DE USUARIO


6.9. GESTIÓN DE REPORTES

A. REPORTE DE AVANCE FINANCIERO

Esta opción nos permite visualizar el reporte resumen de avances

financieros del NEC disgregado por Núcleos Ejecutores (NE), para su

medición en porcentajes de avances de ejecución presupuestal.

Ilustración 67: Formulario Reporte resumen de Avance Financiero del NEC por NE






MANUAL DE USUARIO


B. GRÁFICO DE AVANCE FINANCIERO DEL NEC

Esta opción nos permite visualizar un reporte de manera gráfica de los

avances financieros programados y ejecutados a nivel del NEC, para

su medición en porcentajes de avances de ejecución presupuestal.

Ilustración 68: Formulario Gráfico de Avances Financieros del NEC

C. FICHA RESUMEN DEL PROYECTO

Esta opción nos permite generar una ficha resumen del Proyecto

seleccionado, con las principales variables que permitirá concluir la

ejecución de los avances físicos y financieros programados vs los

ejecutados (parte inferior ultima del reporte).


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 69: Formulario Ficha Resumen del Proyecto

Ilustración 70: Formulario Conclusión Ficha Resumen del Proyecto




MANUAL DE USUARIO




D. FICHA RESUMEN POR NEC

Esta opción nos permite generar una ficha resumen por NEC, con las

principales variables que permitirá hacer la medición de los avances

por NEC; para concluir con la medición de los porcentajes de avances

por Proyecto en un gráfico comparativo (parte inferior ultima del

reporte).

Ilustración 71: Formulario Ficha Resumen por NEC




MANUAL DE USUARIO




Ilustración 72: Formulario Conclusión Ficha Resumen por NEC





E. REPORTE RENDICIÓN TOTAL

Esta opción nos permite generar un reporte general conteniendo la

rendición total del NEC, con todas las partidas contenidas.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 73: Formulario Reporte Rendición Total





7. DESCRIPCIÓN DEL MENÚ PRINCIPAL

Se muestra el menú principal del Módulo de Seguimiento a la Ejecución de

Proyectos - SEJPRO, que consta de opciones que permitirán gestionar

directamente formularios de avances financieros, así como la visualización de

las opciones que se describen a continuación.

7.1. ADMINISTRACIÓN

El menú administración contiene los sub menús de:

Programación


MANUAL DE USUARIO


Ejecución Física

Ejecución Financiera

Nota: El procedimiento de ingreso al Módulo de Ejecución Financiera, puede

observarlo en el ítem 6.1. Ingresar al Módulo de Ejecución Financiera.

7.2. UTILITARIOS

A. CAMBIAR BASE DE DATOS

Este sub menú permite cambiar la Base de Datos que está siendo

utilizada por otra. Para ello hacer clic en el sub menú Cambiar Base

de Datos, el cual mostrará la ventana de inicio del SEJPRO (Ver

Ilustración 2), en el cual puede elegir la base de datos a trabajar según

el procedimiento del ítem 4.2. Iniciar el SEJPRO.

B. GENERAR COPIA DE RESPALDO DE LA BD

Este sub menú permite generar una copia de respaldo de la Base de

Datos que está siendo utilizada. Para ello debe hacer lo siguiente:

Hacer clic en el sub menú Generar Copia de respaldo de la BD

1. Se mostrará el formulario Seleccione Directorio Destino, en este

debe ubicar la carpeta destino

2. Digitar el nombre del archivo

3. Hacer clic en el botón “Guardar”.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 74: Formulario Seleccione Directorio Destino

C. IMPORTACIÓN DE PROYECTOS:

NOTA: En caso desee importar la información de un mismo proyecto,

se recomienda tener una copia de seguridad de la base de datos actual

antes de realizar la importación, ya que la información contenida en la

base actual, será reemplazada en esta base de datos, sin posibilidad

de recuperar la información.

Este sub menú permite importar la información de un proyecto de otra

base de datos a la base de datos en la que se está trabajando.


Clic en el sub menú Importación de Proyectos, el cual mostrará el

formulario Importación de Información de otra base de datos del

SEJPRO.

1. En este formulario debe dar clic al botón “Buscar” para elegir el

archivo de la base de datos de donde se quiere importar,

2. Seleccionar el NEC a transferir, marcando en los recuadros en

blanco

3. Seleccionar los recuadros en blanco marcando los datos con la

información a importar

4. Hacer clic en el botón “Importar” que realizará la trasferencia de

la información.

1

2 3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 75: Formulario de importación de datos del SEJPRO

D. TRANSMISIÓN WEB:

Nota: Debe tener en cuenta que para utilizar el sub menú Transmisión

Web, debe estar conectado a Internet.

Este sub menú permite actualizar la información necesaria para el

funcionamiento del sistema, así como también los integrantes,

usuarios y tecnologías de la base de datos de FONCODES de Sede

Central.

Para ello debe hacer clic en el sub menú Transmisión Web, el cual

mostrará el formulario Transmisión Web con el SGP. En este

formulario se visualizará cuatro pestañas las cuales son:

Información General: Esta pestaña permite actualizar toda la

información general necesaria para el funcionamiento del sistema;

como insumos, partidas, rubros, fórmulas, tecnologías y otros.


1. Dar clic al botón “Actualizar”, que iniciará la actualización

1

Buscar la base de

datos del proyecto

inicial.

4

2

Seleccionar el proyecto a

transportar

3 Seleccionar las

opciones de

importación.

Clic en el botón

IMPORTAR.


MANUAL DE USUARIO


2. Actualizar hasta llegar al estado PROCESO TERMINADO.


Información General del Proyecto: Esta pestaña permite actualizar

la información general de los Proyectos en función a los agentes y

periodos del Proyecto, desde sede central FONCODES de Lima.


1. Seleccionar el Proyecto

2. Hacer clic al botón “Actualizar”, que iniciará la actualización


1

2


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 77: Formulario de Transmisión Web con el SGP. Pestaña Información General del Proyecto

Usuarios y Tecnologías: Esta pestaña permite actualizar la

información de usuarios, integrantes y tecnologías seleccionadas

desde la base de datos de FONCODES de Sede Central.


1. Seleccionar la casilla del proyecto que desea actualizar.

2. Hacer clic al botón “Actualizar”, que iniciará la actualización.


2

1

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 78: Formulario de Transmisión Web con el SGP. Pestaña Usuarios y Tecnologías

Ejecución Financiera: Esta pestaña permite actualizar la

información de las autorizaciones de gasto que se enviaron

mediante el Módulo de Ejecución Financiera, pero no se lograron

conectar a internet para hacer efectivo el envío al Sistema de

Gestión de Proyectos WEB.

a. Autorizaciones de Gasto por enviar (lateral izquierdo de la

ventana ejecución financiera):

En esta opción se visualizará las autorizaciones de gasto que aún

están pendientes de envío al sistema web de FONCODES. Para

iniciar el proceso de envío, debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar aquellas autorizaciones que desee enviar

2. Dar clic al botón Enviar Datos de Autorización,

3. Se mostrará una ventana de Autenticación de Usuario, en el que

debe validar sus datos de usuario y contraseña


envío. Esta ventana se mostrará siempre y cuando usted aún no

se haya autenticado en el aplicativo.

1

2

3


MANUAL DE USUARIO


5. Se mostrará el estado PROCESO TERMINADO.

Ilustración 79: Formulario de Transmisión Web con el SGP. Pestaña Ejecución Financiera – envío de autorización

b. Autorizaciones de Gasto por recibir (lateral derecho de la

ventana ejecución financiera):

En esta opción deberá hacer lo siguiente:

1. seleccionar las autorizaciones de gasto del sector Autorizaciones

de gasto por recibir, que necesitan actualizar el estado.

2. Hacer clic al botón “Traer Datos de la Autorización” y se iniciará

la recepción de información de las autorizaciones seleccionadas

hasta llegar a PROCESO TERMINADO.

3. En caso el usuario no esté autenticado, el sistema pedirá su

validación.


recepción.

5. Se mostrará el estado PROCESO TERMINADO.

1

2 17:39:39: PROCESO TERMINADO 5

4

3


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 80: Formulario de Transmisión Web con el SGP. Pestaña Ejecución Financiera – recepción de datos de autorización

E. CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIA DE DATOS:

Este sub menú permite corregir las inconsistencias de la base de datos

en la que se está trabajando. Para ello debe hacer clic en el sub menú

Corrección de inconsistencia de datos, el cual mostrará una

ventana de Aviso, indicando que el proceso ha sido terminado cuando

las correcciones han sido efectuadas en la base de datos. Finalmente

hacer clic en el botón “Aceptar”.

2

1

4

3

17:39:39: PROCESO TERMINADO 5


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 81: Ventana de aviso de corrección de inconsistencia de datos

F. DESBLOQUEAR OPCIONES

Este sub menú permite realizar el desbloqueo de opciones del

aplicativo bloqueadas por seguridad, para su edición y/o modificación

de los mismos.


Clic en el sub menú Desbloquear Opciones, el cual mostrará el

formulario Importar parámetros de Desbloqueo,

1. En éste formulario debe hacer clic en el botón “Abrir” el archivo

PSR,

2. Hacer clic en el botón “Abrir”

3. Seleccionar el archivo PSR

4. Hacer clic en el botón “Guardar” y luego dar clic en el botón

“Aceptar” de la ventana Aviso de grabación exitosa.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 82: Formulario Desbloquear Opciones

7.3. REPORTES Y CONSULTAS

A. CONSULTA DE INSUMOS POR SEDE CENTRAL

Este sub menú permite consultar insumos por su Naturaleza, los

cuales pueden ser:

Bibliotecas

Ciudadanía y Vida Saludable

Ciudadanía y Liderazgo

Cuadrilla de Obreros

Educación y Capacitación

Equipamiento - Guarderías

Equipamiento – Salud

Fletes

Herramientas y Equipo

1

2

3

4


MANUAL DE USUARIO


Insumos Agropecuarios

Insumos Animales Menores

Insumos de Construcción

Insumos de Gastos

Insumos de Medicina

Insumos No afectos al IGV

Insumos para Electrificación

Insumos Productivos

Mano de Obra Calificada

Mobiliario para Establecimientos de Salud

Vida Saludable

Visión Emprendedora

Para ello debe hacer clic en el sub menú Consulta de Insumos por

Sede Central, el cual mostrará el formulario SEET Transportable, en

éste debe ubicar activar la casilla de los insumos que desea filtrar por

su Naturaleza y luego hacer clic en el botón “Generar”, el cual

mostrará en la parte derecha la relación de insumos filtrados.

Ilustración 83: Formulario SEET Transportable





1

2


MANUAL DE USUARIO


7.4. VENTANA

El menú Ventana contiene los sub menús de Horizontal, Vertical, Cascada y

Maximizar, los cuales permiten mejorar y facilitar el trabajo en el aplicativo,

dando opciones para poder visualizar mejor las ventanas/formularios activos

que está trabajando.

Ilustración 84: Opciones del menú Ventana

7.5. AYUDA

A. PÁGINA WEB

Este sub menú permite acceder al URL: http://www.foncodes.gob.pe/

sgp/, del cual se puede descargar el aplicativo del SEJPRO en su

versión última, la base de datos de insumos actualizados y el manual

de usuario del aplicativo. Para ello debe hacer clic en el sub menú

Página Web, el cual abrirá un explorador de internet direccionando al

URL mencionado.

http://www.foncodes.gob.pe/%20sgp

http://www.foncodes.gob.pe/%20sgp


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 85: Formulario Página web

Ilustración 86: Ventana de la Página web del Aplicativo SEJPRO


MANUAL DE USUARIO


B. ACERCA DEL APLICATIVO

Este sub menú permite conocer los siguientes datos del aplicativo

SEJPRO, los cuales son:

Versión del aplicativo

Versión de la base de datos

Fecha de actualización de la información general

Ilustración 87: Formulario Datos del aplicativo

C. CONSULTA - SQL

Este sub menú permite realizar consultas SQL a la base de datos que

se está trabajando.


MANUAL DE USUARIO


Ilustración 88: Formulario Ejecutar SQL

7.6. SALIR

El menú Salir permite cerrar el aplicativo del SEJPRO. Para ello debe

hacer clic al menú Salir, que le mostrará una ventana de confirmación para

salir del Aplicativo.

Ilustración 89: Ventana de confirmación para cerrar el SEJPRO


MANUAL DE USUARIO


8. ANEXOS

8.1. ANEXO N° 1 - CAJA DE HERRAMIENTAS DE FORMULARIOS PARA

IMPRIMIR 1

Tabla 7: Descripción de la caja de herramientas de los Formularios para imprimir


1 Refrescar

Esta opción permite recuperar los datos anteriormente grabados

en el formulario activa en la que se está trabajando.

2 Abrir

Esta opción permite abrir un archivo PSR guardado. Para ello

debe buscar la ruta donde se encuentra el archivo, seleccionar

el archivo a abrir y luego dar clic en el botón “Abrir”.

Nota: Un archivo PSR, es un formato que la propia aplicación

utiliza manteniendo el formato y los datos del reporte.

3 Grabar

Esta opción permite guardar/exportar la información del reporte

a un archivo Excel, PDF, Html, entre otros. Para ello debe ubicar

la ruta donde se guardará el archivo, escribir el nombre del

archivo, elegir el tipo de archivo que desea guardar y luego dar

clic en el botón Guardar.

1 2

3


MANUAL DE USUARIO


4 Imprimir

Esta opción permite configurar la impresora e imprimir el

reporte. Para ello debe ubicar la impresora dando clic al botón

Impresora, configurar los campos de impresión y luego dar clic

en Aceptar.

5 Configuración

de Impresora

Esta opción permite configurar la impresora con la cual se

imprimirá la información del reporte. Para ello debe seleccionar

la impresora y luego dar clic al botón OK.

1 2

1

2 3

4


MANUAL DE USUARIO


6 Primero

Esta opción permite visualizar la primera página o registro de la

información del reporte.

7 Anterior

Esta opción permite visualizar la página o registro anterior del

reporte.

8 Siguiente

Esta opción permite visualizar la página o registro siguiente del

reporte.

9 Ultima

Esta opción permite visualizar la última página o registro del

reporte.

10 Zoom

Esta opción permite incrementar la visualización de la

información del repote.

11 Zoom

Esta opción permite reducir la visualización de la información

del reporte.

12 Configuración

Esta opción permite configurar el tamaño de visualización y

reporte para impresión, así como también opciones de regla y

orientación del papel, de la información del reporte. Para ello

debe realizar las configuraciones que crea conveniente para

visualizar e imprimir y luego dar clic en Aceptar.

1

2


MANUAL DE USUARIO


13 Preliminar

Esta opción permite visualizar en vista preliminar, como se

imprimirá el reporte de la información del reporte.

14 Filtrar

Esta opción permite filtrar la información del reporte, haciendo

uso de las funciones de filtro del cuadro funciones y por los

campos especificados en el cuadro de columnas.

15 Ordenar

Esta opción permite ordenar la información del reporte,

haciendo uso de los campos especificados en el cuadro de

Source Data.

1

2


MANUAL DE USUARIO


16 Cerrar

Esta opción permite salir del Formulario activo.

8.2. ANEXO N° 2 - FLUJO DE ESTADOS DE LA AUTORIZACIÓN DE GASTOS

A continuación se presenta el diagrama de flujo de estados de la autorización

de gastos:


MANUAL DE USUARIO


Inicio

1

AUT. Registrada

4

AUT. Anulada

2

AUT. Enviada

6

AUT. Observada

3

AUT. Aprobada

5

AUT. Con Rendición Enviada

7

AUT. Con Rendición Aprobada

8

AUT. Con Rendición Observada

Fin

Coordinador del NEC Anula Autorización

Coordinador del NEC Elabora Autorización

Coordinador del NEC Envía Autorización

Supervisor UT Aprueba Autorización

Supervisor UT Observa Autorización

Coordinador del NEC Modifica Autorización

Coordinador del NEC/ Asistente Administrativo

Elabora rendición de gastos

Coordinador del NEC/ Asistente Administrativo

Modifica Rendición de gastos

Liquidador UT Aprueba Rendición de gastos

Liquidador UT Observa Rendición de gastos

INTERNET (Autenticación

de usuario)

INTERNET (Autenticación

de usuario)

LEYENDA

SEJPRO

SGP WEB

Documents

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE …