Manual del Usuario: MÓDULO ACTUACIONES …sica.contraloria.gov.co/SicaInf/cl/contraloria/sicainf...SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE AUDITORÍAS - SICA - MÓDULO ACTUACIONES ESPECIALES

SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE AUDITORÍAS - SICA -

MÓDULO ACTUACIONES ESPECIALES Versión: 2.0

Fecha: 31/01/2014

MACROPROCESO: CONTROL FISCAL MICRO Página 1 de 85


Manual del Usuario:

MÓDULO ACTUACIONES ESPECIALES



Fecha: 31/01/2014


Contenido A. Presentación .............................................................................................................................................. 4 B. Aspectos Generales ................................................................................................................................... 5

I. ¿Qué es una Actuación Especial? ........................................................................................................ 5 II. ¿Cómo se originan las actuaciones especiales? .................................................................................. 5

1. Por decisión de la Alta Dirección o del Comité Técnico .................................................................. 5 2. Para dar trámite a una o más denuncias ......................................................................................... 6

III. ¿Cuáles son los roles que participan en una actuación especial? ....................................................... 6 IV. ¿Qué secciones componen el módulo Actuaciones Especiales? ......................................................... 7

1. Transversal ...................................................................................................................................... 7 2. Planeación ....................................................................................................................................... 7 3. Ejecución e Informe ......................................................................................................................... 7 4. Cierre ............................................................................................................................................... 7

C. Caracterización (creación) de una Actuación especial .............................................................................. 9 D. Creación de la Asignación de trabajo ...................................................................................................... 11 E. Menú “Transversal” ................................................................................................................................ 13

I. Seleccionar una Actuación Especial para poner en sesión ................................................................ 13 II. Consultar Actuaciones especiales cerradas....................................................................................... 14 III. Registrar observaciones de equipo ................................................................................................... 15 IV. Revisar observaciones de equipo ...................................................................................................... 17 V. Trasladar denuncia a otra U. E. ......................................................................................................... 19 VI. Revisión informe ................................................................................................................................ 19 VII. Ingresar/Actualizar personal de una entidad/servicio ...................................................................... 20

F. Menú “Planeación” ................................................................................................................................. 22 I. Registrar objetivo general ................................................................................................................. 22 II. Registrar antecedentes generales ..................................................................................................... 23 III. Asignar normativas aplicables ........................................................................................................... 24 IV. Programa General ............................................................................................................................. 26 V. Finalizar planificación por parte del Ejecutivo de auditoría .............................................................. 27

G. Planeación específica del Auditor o equipo designado .......................................................................... 30 H. Menú “Ejecución e informe” ................................................................................................................... 31

I. Asignar normativas aplicables ........................................................................................................... 31 II. Programa específico de actividades .................................................................................................. 32

1. Ingresar objetivos específicos ....................................................................................................... 33 2. Ingresar Actividades ...................................................................................................................... 35

III. Ejecutar programa de actividades ..................................................................................................... 36 1. Registrar la ejecución de actividades ............................................................................................ 37 2. Registrar observaciones y hallazgos .............................................................................................. 39

I. Flujo de estructuración de observaciones y hallazgos ............................................................................ 40 I. Ingresar observaciones ...................................................................................................................... 40 II. Ingresar el análisis a la respuesta del ente objeto de control fiscal .................................................. 43



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1. Análisis de respuesta cuando la decisión es “Desvirtuar” la observación: ................................... 43 2. Análisis de respuesta cuando la decisión es asignar Nueva Incidencia: ....................................... 44 3. Análisis de respuesta cuando la decisión es configurar uno o más Hallazgos .............................. 46 4. Ingresar detalles del hallazgo con incidencia fiscal ....................................................................... 50 5. Análisis de respuesta cuando la decisión es Fusionar uno o más hallazgos: ................................ 53

III. Generar reportes y trazabilidad de observaciones/hallazgos ........................................................... 57 1. Reporte de observaciones y hallazgos .......................................................................................... 57 2. Trazabilidad de una observación ................................................................................................... 57 3. Trazabilidad de un hallazgo ........................................................................................................... 58

IV. Envío Observaciones ......................................................................................................................... 59 V. Registrar respuesta de la entidad ...................................................................................................... 61

J. Fin de la ejecución ................................................................................................................................... 63 K. Revisión del Informe Final ....................................................................................................................... 65

I. Iniciar e Flujo de revisión del Informe final ....................................................................................... 65 II. Adjuntar y enviar el Informe final en el flujo de revisión .................................................................. 66 III. Revisar y aprobar/rechazar el Informe final en el flujo de revisión .................................................. 70

1. Revisar un Informe final ................................................................................................................ 70 2. Aprobar un Informe final ............................................................................................................... 74 3. Rechazar un Informe final ............................................................................................................. 75

IV. Finalizar el flujo de revisión de Informe final .................................................................................... 76 V. Revisión y modificación de hallazgos durante la etapa de Informe .................................................. 78

L. Menú “Cierre” ......................................................................................................................................... 81 I. Cerrar la etapa de Indagación ........................................................................................................... 81 II. Envío Informe final ............................................................................................................................ 82



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A. Presentación El presente documento se constituye en una guía para el uso del módulo “Actuaciones especiales” del SICA para los usuarios con rol Auditor, Supervisor, Ejecutivo de auditoría y Directivo Superior en las unidades ejecutoras. Su objetivo es brindar las pautas necesarias de manejo a nivel operativo y técnico, acompañadas de breves anotaciones desde el punto de vista misional que permitan orientar a los usuarios frente a qué información registrar y cómo hacerlo. Con esta actualización se precisan algunos aspectos de la versión, se despliega con mayor detalle el uso de las funcionalidades relacionadas con el flujo de estructuración de observaciones y hallazgos, el flujo de revisión del informe final y el sistema de mensajería interna incorporado en este módulo para el envió y respuesta de mensajes entre los roles del proceso, y así tener las comunicaciones integradas al desarrollo de la ACE.



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B. Aspectos Generales

I. ¿Qué es una Actuación Especial? El término “Actuación especial” se refiere a todas las acciones de vigilancia y control fiscal no planificadas desarrolladas por las Unidades ejecutoras como respuesta a actividades de demanda imprevisible, en los que se requiere una acción de la Contraloría General de la República de manera independiente a los procesos de auditoría determinados en el Plan General de Auditoría. Son acciones de fiscalización que se caracterizan por ser breves y sumarias, en las que un funcionario o equipo de trabajo aborda la investigación de un hecho o un asunto que llegue al conocimiento de la Contraloría General de la República, por cualquier medio de información o denuncia ciudadana, que adquiere connotación fiscal por su afectación al interés general, la moralidad administrativa y el patrimonio público.

II. ¿Cómo se originan las actuaciones especiales? 1. Por decisión de la Alta Dirección o del Comité Técnico Cualquier Unidad ejecutora puede desarrollar una actuación especial de fiscalización, bien sea para abordar un control excepcional o para realizar una actuación en los términos de las resoluciones 6680 de 2012, 6750 de 2012 y 7130 de 2013. En estos casos, las Unidades ejecutoras deben crear la ACE en el módulo “Asignación de trabajo”, para luego crear la respectiva AT.

»»» Para tener en cuenta

Cuando la Unidad ejecutora requiera realizar una Actuación especial cuyo término es igual o menor a cinco (5) días, debe configur AT de Gestión, de acuerdo con lo establecido en el lineamiento sobre AT de Gestión, 2013IE0032612 del 25 de abril de 2013.


Para conocer el proceso de creación o caracterización de una Actuación especial de fiscalización, consulte la sección Caracterización (creación) de una Actuación especial de este manual.



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2. Para dar trámite a una o más denuncias El trámite de las denuncias puede realizarse a través de actuaciones especiales cuando los argumentos y soportes que acompañan la denuncia permiten a la CGR vislumbrar situaciones con indicios de daño patrimonial que es necesario evaluarlas con procedimientos más expeditos que los previstos en la Guía de Auditoría con el fin de obtener resultados en un período corto de tiempo. La decisión de crear una actuación para atender una o más denuncias, corresponde a cada Unidad ejecutora, teniendo en cuenta el asunto o materia a investigar, el ente objeto de control fiscal, la disponibilidad de tiempo, los términos de las denuncias, entre otros aspectos. En estos casos, no es necesario crear las actuaciones especiales, sino que directamente desde el módulo Asignación de trabajo se crean las Asignaciones respectivas.

III. ¿Cuáles son los roles que participan en una actuación especial? Los roles que intervienen en las actuaciones especiales de fiscalización y los permisos según al etapa son:

Rol

Etapas

Planeación Ejecución e

informe Flujo de

revisión* Cierre

Envío/recibo de mensajes*

Auditores Consulta Consulta/Edición Consulta/Edición Consulta/Edición Consulta/Edición Supervisor Encargado Consulta Consulta/Edición Consulta/Edición Consulta/Edición Consulta/Edición Supervisor Consulta Consulta/Edición Consulta/Edición Consulta/Edición Consulta/Edición Ejecutivo de auditoría Consulta/Edición Consulta Consulta/Edición Consulta/Edición Consulta/Edición Directivo Superior Consulta/Edición Consulta Consulta/Edición Consulta/Edición Consulta/Edición * Los permisos de consulta y edición dependen de si el rol está o no a cargo de la acción específica en el flujo de revisión o en el envío y recepción de un mensaje.

IV. ¿Cuáles son los estados de una Actuación especial en SICA? En SICA, una Actuación especial puede tener varios estados, de acuerdo con el avance de la misma. Estos son:


Para conocer el proceso de creación, validación, mantenimiento y cierre de AT para dar trámite a denuncias y controles excepcionales, por favor consulte los documentos: “Manual Módulo Atención de Denuncias” y “Manual Modulo Asignación de Trabajo”, ubicados en el siguiente enlace:

http://sica.contraloria.gov.co:8080/SicaInf/cl/contraloria/sicainf/arqt/web/pf/manuales/Manuales.htm



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Estado Hito de inicio

Asignada El Ejecutivo de auditoría valida la AT.

En planificación El Ejecutivo de auditoría inicia actividades de la planeación general de la ACE.

En indagación El Ejecutivo de auditoría cierra la Etapa de planeación general de la ACE.

Informe El auditor/equipo designado solicita cierre de la ejecución/indagación.

En cierre El flujo de revisión del informe es finalizado. El Ejecutivo de auditoría realiza el cierre de la ejecución/indagación.

Cerrada El Ejecutivo de auditoría cierra la AT.

V. ¿Qué secciones componen el módulo Actuaciones Especiales? El módulo Actuaciones especiales se compone de las siguientes secciones: 1. Transversal En esta sección se encuentran las funcionalidades para realizar tareas por parte de los usuarios a lo largo del proceso. Ver sección Menú Transversal de este manual. 2. Planeación Esta sección corresponde a la planificación estratégica de la actuación por parte del Ejecutivo de auditoría, que reafirma el Objetivo general que viene de la Asignación de Trabajo – AT sea para mantenerlo o actualizarlo, registra antecedentes generales de la actuación, asigna normativas aplicables y determina los objetivos específicos que conforman el Programa general de actividades, que en suma es el direccionamiento general para conducir la actuación. Ver sección Menú “Planeación” de este manual. 3. Ejecución e Informe Es la fase en que el auditor o auditores desarrollan la actuación. Las principales actividades de esta fase son la generación del programa específico de actividades, la ejecución del mismo, la estructuración de observaciones y hallazgos, el registro del envío de observaciones al ente objeto de control fiscal, así como las correspondientes respuestas. Ver sección Menú “Ejecución e informe” de este manual. 4. Cierre Esta etapa se encuentran dos secciones: 1) “Información Hallazgos”, para obtener la relación de los hallazgos resultantes en la actuación fiscal y realizar potenciales modificaciones a los mismos y



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el registro de los traslados cuando haya lugar a ello, y, 2) “Envío Informe Final”, que corresponde a la información de la liberación y comunicación del informe de la ACE, después de la finalización del flujo de revisión de Informe con la aprobación final por el Ejecutivo o Directivo Superior. Ver sección Menú “Cierre” de este manual.



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C. Caracterización (creación) de una Actuación especial Este proceso opera cuando la Unidad ejecutora va a desarrollar una actuación especial de fiscalización por decisión de la Alta Dirección o del Comité Técnico y cuya finalidad no es dar trámite a una o más denuncias.

CONDICIONES GENERALES

Módulo: Asignación de Trabajo

Rol: Supervisor/Mantenedor AT

Paso 1. Haga clic en el enlace “Actuaciones de Vigilancia y Control Fiscal” del menú

“Transversal”, en el módulo “Asignación de trabajo”. SICA despliega la tabla “Lista de Actuaciones de Vigilancia y Control Fiscal”.

Paso 1. Haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega hacia abajo los campos: “Tipo”, “Identificación de la Actuación”, “Fecha de solicitud de la Actuación” y “Descripción”.

Tipo: Seleccione el valor “Actuación Especial”, si desea crear una actuación por demanda imprevisible bajo esta modalidad.



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Identificación de la Actuación: Ingrese un dato identificador de la actuación especial que le permita distinguirlo de las demás en su Unidad ejecutora, como el número de radicado de la solicitud o el identificador SIGEDOC.

Fecha Solicitud de la Actuación: Ingrese la fecha correspondiente al documento que origina la actuación especial en la Unidad ejecutora.

Descripción: Ingrese un resumen sucinto, claro y preciso de la Actuación Especial, que permita identifique el objeto central de la misma de manera concreta una descripción de la actuación a desarrollar. Ej. Actuación especial al Ministerio X sobre la implementación del Proyecto 1 en los departamentos A y B.

Paso 2. Al guardar, SICA despliega un mensaje de confirmación que informa el código

identificador asignado a la actuación y con el cual será identificada en adelante en SICA. Adicionalmente, SICA pregunta si el usuario va a adjuntar archivos. Cuando haga clic en el botón “Aceptar”, utilice las funcionalidades “Examinar” y “Subir” para cargar los archivos.


Una vez ha sido creada la actuación especial, el rol Supervisor/Mantender AT puede crear la asignación de trabajo respectiva.

Para mayor información acerca de la creación, validación, mantenimiento y cierre de AT, por favor consulte el “Manual Modulo Asignación de Trabajo”, ubicado en el siguiente enlace:




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D. Creación de la Asignación de trabajo Este proceso opera cuando la Unidad ejecutora va a desarrollar una actuación especial de fiscalización por decisión de la Alta Dirección o del Comité Técnico y cuya finalidad NO es dar trámite a una o más denuncias.


Módulo: Asignación de Trabajo

Rol: Supervisor/Mantenedor AT

Paso 1. Haga clic en el enlace “Actuaciones de Vigilancia y Control Fiscal” del menú

“Transversal”, en el módulo “Asignación de trabajo”.

Paso 2. Seleccione en el campo “Tipo” el valor “Actuación Especial”. En el campo “Año”, la vigencia que corresponde a la creación de la actuación que desea ubicar. Haga clic en el botón “Buscar”. SICA desplegará los resultados de búsqueda en la tabla “Lista de Actuaciones de Vigilancia y Control Fiscal”.

Paso 3. Haga clic en el botón “Visualizar”. SICA despliega una nueva ventana con la información específica de la actuación con sus archivos adjuntos.



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Paso 4. Para crear la Asignación de trabajo, haga clic en el botón “Crear AT”. SICA despliega hacia abajo los campos que deben ser diligenciados. Adicionalmente, a la izquierda se despliega el menú “Asignación de Trabajo”, Mantener AT de otras actividades de fiscalización.


Una vez la Asignación de trabajo es validada, queda con estado “En Proceso” y el módulo Actuaciones se habilita para iniciar el desarrollo de las actividades.

En la creación de la AT, algunos campos ya se encuentran predefinidos y no pueden ser modificados; eso le permite verificar que ha seleccionado la ACE correctamente.

Para mayor información acerca de la creación, validación, mantenimiento y cierre de AT, por favor consulte el “Manual Modulo Asignación de Trabajo”, ubicado en el siguiente enlace:




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E. Menú “Transversal” En este menú encontrará acceso a diversas funcionalidades que pueden ser utilizadas en diversos momentos del desarrollo de una actuación especial. Contiene los siguientes enlaces:

I. Seleccionar una actuación especial para poner en sesión.

II. Consultar Actuaciones especiales cerradas

III. Registrar observaciones de equipo

IV. Revisar observaciones de equipo

V. Trasladar denuncia a otra U. E.

VI. Revisión informe

VII. Ingresar/Actualizar personal de una entidad/servicio

I. Selecciónar una Actuación Especial para poner en sesión Este proceso aplica para cualquier usuario siempre y cuando haya sido vinculado mediante AT. Es necesario para realizar actividades en las distintas secciones del módulo. Tambien opera para el Ejecutivo de auditoría y para el Directivo superior de la Unidad ejecutora en todo momento.


Roles: Todos los roles en una AT Ejecutivo de auditoría Directivo Superior

Estado ACE: Cualquiera

Paso 1. Haga clic en el enlace “Seleccionar Actuación especial para usuario en sesión” del

menú “Transversal” ubicado a la izquierda. SICA despliega los resultados en la tabla “Investigaciones especiales pendientes”.

Paso 2. Seleccione la ACE en la que desea trabajar y haga clic en el botón “Poner en sesión”. SICA despliega un mensaje de confirmación.



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Paso 3. Haga clic en “Aceptar”.

II. Consultar Actuaciones especiales cerradas

Este proceso opera cuando desee consultar los contenidos de cualquier ACE que se encuentre en estado “Cerrada”.


Roles: Todos los roles


Paso 1. Haga clic en el enlace “Investigaciones Especiales cerradas” del menú “Transversal”

ubicado a la izquierda.

Paso 2. Seleccione la Unidad ejecutora y el Periodo (año) en que fue realizada la ACE y haga clic en el botón “Buscar”. SICA despliega los resultados en la tabla “Investigaciones especiales”.

Paso 3. Seleccione la actuación que desea consultar y haga clic en el botón “Ver” ubicado en la parte inferior.



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III. Registrar observaciones de equipo Este proceso opera para enviar y consultar comunicaciones entre los roles vinculados mediante AT al desarrollo de una ACE, el Ejecutivo de auditoría y el Directivo Superior. Este es el espacio oficial para el envío y respuesta de mensajes acerca del desarrollo de la actuación especial.




Paso 1. Haga clic en el enlace “Registrar observaciones de equipo” del menú “Transversal”

ubicado a la izquierda. SICA despliega la tabla “Observaciones”, con los mensajes enviados entre los roles del proceso.

Paso 2. Para enviar un mensaje, haga clic en el botón “Crear”. SICA despliega los campos “Etapa”, “Destinatario” y “Observación”.

Paso 3. En el campo “Etapa”, seleccione la fase y subfase con la que el mensaje tiene relación, de acuerdo con la distribución del módulo presentada en la siguiente tabla:

Etapa Actividad



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Planeación (Planificación)

Registrar objetivo general Registrar antecedentes generales Asignar normativas aplicables Programa General

Ejecución e informe (Indagación)

Asignar normativas aplicables Programa específico de actividades Ejecutar programa de actividades Envío observaciones Registrar respuesta de la entidad Solicitar cierre indagación

Cierre Información Hallazgos Envío Informe Final

Paso 4. En el campo “Destinatario”, seleccione el funcionario a quien dirije el mensaje.

Observe que en el listado aparecen, todos los roles vinculados al proceso mediante AT, así como los directivos de su Unidad ejecutora. En el campo “Observación”, escriba el texto del mensaje de manera precisa, concreta pero con el detalle suficiente para que el receptor comprenda qué es lo que usted desea comunicar.

Paso 5. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA despliega la tabla “Observaciones” con el nuevo registro de su comunicación, con el estado “No enviada”.


Los mensajes u observaciones, pueden tener uno de dos estados:

NO ENVIADA: El mensaje acaba de ser creado, pero no ha sido enviado mediante el botón “Enviar mensaje”. La observación sólo puede ser vista por el rol que la creó, y puede ser eliminada o modificada.

ENVIADA: El mensaje ha sido enviado mediante el botón “Enviar mensaje”. El campo “Fecha emisión” aparece diligenciado en la tabla. La observacipon puede ser vista por todos los roles del proceso, y no puede ser eliminada o modificada.

Con lo anterior, es recomendable que utilice el botón “Enviar mensaje” cuando se encuentre seguro que el mensaje está listo para ser enviado.

Evite usar otros medios de comunicación. Este es el espacio ideal para mantener unidad de contenidos acerca del desarrollo de todas las etapas de la actuación especial.



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IV. Revisar observaciones de equipo Este proceso opera para consultar y responder las comunicaciones entre los roles vinculados mediante AT al desarrollo de una ACE, el Ejecutivo de auditoría y el Directivo Superior. Este es el espacio oficial para responder mensajes que le han sido enviados a través de la funcionalidad Registrar observaciones de equipo.




Paso 1. Haga clic en el enlace “Revisar observaciones de equipo” del menú “Transversal”

ubicado a la izquierda. SICA despliega la tabla “Observaciones”, con los mensajes enviados entre los roles del proceso.

Paso 2. Para leer un mensaje, haga clic en el botón “Ver detalle”. SICA despliega hacia abajo la sección “Detalle observación”, con toda la información del mensaje. Haga clic en “Cerrar” para regresar.

Paso 3. Para responder al mensaje, haga clic en el botón “Responder”. SICA despliega hacia abajo la sección “Revisar observación”, con el campo “Observación destinatario” en el cual registrar su mensaje de respuesta.



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Paso 4. Haga clic en “Guardar” para alamcenar los datos. SICA despliega un mensaje de confirmación.

Paso 5. Haga clic en “Aceptar”. SICA despliega un sgundo mensaje de confirmación y regresa a la tabla “Observaciones”.

Paso 6. Observe que en la tabla “Observaciones”, los campos “Fecha respuesta” y “Estado” tienen información. El estado “Revisada” significa que usted ha respondido el mensaje.



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V. Trasladar denuncia a otra U. E. Este proceso opera únicamente para realizar traslados entre Unidades ejecutoras de las denuncias que dan origen a actuaciones especiales.

VI. Revisión informe El Flujo de revisión del Informe final es el espacio para el regsitro del proceso de aprobación de un Informe final de actuación especial de fiscalización; permite obtener el registro de todos los hechos y sus participantes, y cubre desde el envío del informe por parte del auditor o equipo designado hasta la aprobación por parte del Direcitvo superior.


Para mayor información acerca del traslado de denuncias entre Unidades ejecutoras, por favor consulte el “Manual Modulo Atención de denuncias”, ubicado en el siguiente enlace:



Para conocer cómo desarrollar el flujo de revisión del Informe final de la ACE, consulte la sección Revisión del Informe Final de este manual.


En este especio, los mensajes u observaciones, pueden tener uno de dos estados:

ENVIADA: El mensaje aún no ha sido respondido por el destinatario mediante el botón “Responder”. El campo “Fecha respuesta” no aparece diligenciado en la tabla.

REVISADA: El mensaje fue respondido por el destinatario mediante el botón “Responder”. El campo “Fecha respuesta” aparece diligenciado en la tabla.

Con lo anterior, es recomendable que utilice el botón “Responder” cuando se encuentre seguro que el mensaje está listo para ser enviado.

Evite usar otros medios de comunicación. Este es el espacio ideal para mantener unidad de contenidos acerca del desarrollo de todas las etapas de la actuación especial.



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VII. Ingresar/Actualizar personal de una entidad/servicio Este proceso opera para registrar personas clave en la gestión fiscal en el ente objeto de control respecto al asunto o materia que es objeto de la actuación especial de fiscalización. Paso 1. Haga clic en el enlace “Ingresar/Actualizar personal de una entidad/servicio”. SICA

despliega el espacio “Buscar personal de una entidad / servicio” con unos campos de búsqueda opcionales y el botón “Buscar”. Así mismo, presenta la tabla “Personal de la entidad / servicio”, con el listado de las personas registradas hasta el momento.

Paso 2. Haga clic en el botón “Ingresar” para realizar un nuevo registro. SICA despliega hacia abajo los campos a diligenciar señalados con *.

Paso 3. Haga clic en botón “Guardar” para almacenar los datos. SICA despliega un mensaje de confirmación.



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Paso 4. Haga clic en “Aceptar”. SICA regresa a la tabla “Personal de la entidad / servicio”.


Esta funcionalidad se encuentra disponible en todo momento.

La información del personal clave será utilizada para asociar presuntos reponsables en el detalle del halalzgo con incidencia fiscal. Al respecto, consultar la sección Ingresar detalles del hallazgo con incidencia fiscal de este manual.



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F. Menú “Planeación” Corresponde a las actividades de planificación general de las actuaciones especiales que realizan los ejecutivos de auditoría de las unidades ejecutoras. En SICA, la planificación general se refleja en las siguientes actividades:

I. Registrar objetivo general II. Registrar antecedentes generales III. Asignar normativas aplicables IV. Programa General (objetivos específicos) V. Finalizar planificación

I. Registrar objetivo general Este proceso opera como parte de la planificación general de la ACE que realizan los ejecutivos de auditoría de las unidades ejecutoras. A esta sección también tiene acceso el Directivo Superior de cada UE. Consiste en actualizar el objetivo general de la ACE, que venía establecido en la asignación de trabajo respectiva.


Módulo: Actuaciones Especiales

Rol: Ejecutivo de auditoría Directivo Superior

Estado ACE: Asignada En planificación

Paso 1. Haga clic en el enlace “Registrar objetivo general” en el menú “Planeación” ubicado a

la izquierda. SICA despliega el objetivo general registrado para la asignación de trabajo.

Paso 2. Modifique o actualice el texto, si es necesario. Haga clic en el botón “Guardar” para

almacenar los cambios.



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II. Registrar antecedentes generales Este proceso opera como parte de la planificación general de la ACE que realizan los ejecutivos de auditoría de las unidades ejecutoras. A esta sección también tiene acceso el Directivo Superior de cada UE. Consiste en registrar documentos con información que, a juicio del directivo, es importante que sea conocida por el auditor o equipo designado para abordar el desarrollo de la actuación especial.





Paso 1. Haga clic en el enlace “Registrar antecedentes generales” del menú “Planeación”

ubicado a la izquierda. SICA despliega la tabla “Antecedentes generales asociados a la actuación”.

Paso 2. Haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega hacia abajo el campo “Descripción”, para escribir de manera concreta y precisa qué documento con información de valor para la ACE está registrando.



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Paso 3. Mediante la funcionalidad “Examinar”, ubique el archivo del documento.

Paso 4. Haga clic en el botón “Guardar” para almacenar los cambios.

III. Asignar normativas aplicables Este proceso opera como parte de la planificación general de la ACE que realizan los ejecutivos de auditoría de las unidades ejecutoras. A esta sección también tiene acceso el Directivo Superior de cada UE. Consiste en registrar aquellas normas que, a juicio del directivo, debe tener en cuenta el auditor o equipo desigando para para abordar el desarrollo de la actuación especial, y como tal, pueden ser normas que regulan o modulan el quehacer de los funcionarios, o que regulan o modulan las temáticas asociadas con el asunto o materias que son objeto de la actuación.






Cada documento antecedente debe ser registrado por separado. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.

Aproveche este espacio para brindar información que produce la CGR en otros procesos misionales y que pueda estar relacionada con la actuación especial.

Recuerde que una buena práctica de uso de sistemas de información consiste en no adjuntar archivos si estos se encuentran en otros sistemas. En esos casos, basta con añadir la dirección Web de ubicación en el campo “Descripción”.



Fecha: 31/01/2014


Paso 1. Haga clic en el enlace “Asignar normativas aplicables” de la etapa “Planeación”, en el menú ubicado a la izquierda. SICA despliega la tabla “Normativas aplicables a la actuación”.

Paso 2. Para agregar una nueva norma, haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega hacia abajo el campo “Descripción”, para señalar de forma precisa qué norma es, qué regula y/o en qué aplica para la actuación.

Paso 3. Mediante la funcionalidad “Examinar”, ubique el archivo de la norma, si considera necesario adjuntarlo. A continuación, haga clic en el botón “Guardar”, para almacenar los datos.



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IV. Programa General Este proceso opera como parte de la planificación general de la ACE que realizan los ejecutivos de auditoría de las unidades ejecutoras. A esta sección también tiene acceso el Directivo Superior de cada UE. Consiste en registrar los objetivos específicos que deben cumplirse en desarrollo de la actuación especial. La relación total de objetivos conforma el “Programa General”.





Paso 1. Haga clic en el enlace “Programa General”, en el menú ubicado a la izquierda. SICA

despliega la tabla “Objetivos”.

Paso 2. Haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega hacia abajo el campo “Descripción”, para escribir un objetivo específico.


Las normas ingresadas en esta sección tendrán como origen la “PLANIFICACIÓN”.

Cada normativa debe ser registrada por separado. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.

Recuerde que una buena práctica de uso de sistemas de información consiste en no adjuntar archivos si estos se encuentran en otros sistemas. En esos casos, basta con añadir la dirección Web de ubicación en el campo “Descripción”.



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Paso 3. Haga clic en el botón “Guardar”, para almacenar los datos.

V. Finalizar planificación por parte del Ejecutivo de auditoría




Estado ACE: Asignada, En planificación Pasa a “En indagación”


Los objetivos registrados en esta sección tendrán como origen la “PLANIFICACIÓN”.

Cada objetivo debe ser registrada por separado. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.

Tenga en cuenta que el auditor o equipo designado cumple los objetivos del Programa General mediante la ejecución de actividades, por lo que la calidad y cantidad de objetivos específicos que usted asigne tienen impacto en la creación de actividades.



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Es el momento en el que el Ejecutivo de auditoría finaliza sus actividades de planeación general de manera que el equipo designado cuenta con la información suficiente para dar inicio al desarrollo de la actuación. Cuando todos los contenidos de la etapa de planeación han sido completados por parte del Ejecutivo de auditoría, debe finalizar esta etapa para que el auditor o equipo designado pueda iniciar el desarrollo de la ACE. Paso 1. Haga clic en el enlace “Programa General” de la sección “Planeación”, en el menú

ubicado a la izquierda.

Paso 2. Haga clic en el botón “Finalizar Planificación”. SICA despliega un mensaje de

advertencia.

Paso 3. Haga clic en “Aceptar”. SICA enviará un mensaje de correo electrónico a los

funcionarios designados con la notificación del cierre.



Fecha: 31/01/2014



Una vez finalizada la planificación, los datos contenidos en ella no podrán ser modificados Los objetivos registrados en esta sección tendrán como origen la “PLANIFICACIÓN”.

Al cerrar la etapa de planificación, el estado de la ACE pasará a “En Indagación”.

Mientras la etapa de planificación no esté cerrada, el estado de la actuación será “En preparación”, y los funcionarios asignados no podrán avanzar en las actividades de la etapa “Ejecución e informe”.



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G. Planeación específica del Auditor o equipo designado Como es natural, en virtud de las normas y principios generalmente aceptados en el ámbito de la vigilancia y el control fiscal, el auditor o equipo designado debe planear adecuadamente y documentar la planeacion de los trabajos necesarios, alcance y metodología para hacer frente a los objetivos de fiscalización1. Por lo anterior, el equipo designado deberá realizar una planeación de la actuación cuyo resultado puede ser un plan de trabajo o un programa de fiscalización2, según corresponda. Cuando el Ejecutivo de auditoría ha finalizado la planificación, el Auditor o equipo designado debe crear el objetivo específico “Planeación del proceso y soportes documentales”, para registrar la evidencia sobre la planeación de la ACE y las mesas de trabajo a que haya lugar. A este objetivo le correponden como mínimo las actividades “Elaborar y presentar programa de fiscalización o plan de trabajo, cronograma y plan de visitas” y “Elaborar ayudas de memoria”, sin que esto signifique que el auditor o equipo designado no pueda crear actividades adicionales según sus necesidades.

1 Normas de Auditoría Gubernamental. Tomado de: www.intosai.org.

2 Sobre “Programa de fiscalización” consultar la Resolución Orgánica 7130 de 2013.


Para consultar cómo se crean objetivos específicos y actividades, consulte las secciones “Ingresar objetivos específicos” e “Ingresar Actividades” de este Manual.

http://www.intosai.org/



Fecha: 31/01/2014


H. Menú “Ejecución e informe” Corresponde al diseño y ejecución de actividades por parte del auditor o equipo designado, para cumplir los objetivos trazados de la actuación especial. Este menú incluye las siguientes actividades:

I. Asignar normativas aplicables II. Programa específico de actividades III. Ejecutar programa de actividades

I. Asignar normativas aplicables Las normativas aplicables que registra el equipo auditor son aquellas normas que reglamentan las actividades que ejecuta el ente objeto de control fiscal y/o se relacioonan con el asunto o materia a fiscalizar y que son fuente de criterio en la evaluación a desarrollar.



Rol: Auditor Líder/responsable Supervisor encargado

Estado ACE: En indagación

Paso 1. Haga clic en el enlace “Asignar normativas aplicables” de la etapa “Ejecución e

informe”, en el menú ubicado a la izquierda. De manera predeterminada, SICA despliega la tabla “Normativas aplicables a la actuación” con las normas registradas por el Ejecutivo de auditoría durante la planificación.

Paso 2. Para consultar una norma ingresada durante la planificación, selecciónela y haga clic en

el botón “Ver/Modificar”. Para agregar una nueva norma, haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega hacia abajo el campo “Descripción”, para señalar de forma precisa qué norma es, qué regula y/o en qué aplica para la actuación.



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Paso 3. Mediante la funcionalidad “Examinar”, ubique el archivo de la norma, si considera

necesario adjuntarlo. A continuación, haga clic en el botón “Guardar”, para almacenar la normativa.

II. Programa específico de actividades Corresponde a la creación de objetivos y las actividades necesarias para su cumplimiento en desarrollo de la actuación especial. El conjunto de objetivos a cumplir y las actividades a ejecutar por cada uno de ellos, se denomina “Programa específico de actividades. Es el espacio dispuesto


Las normas ingresadas por el equipo de auditores tendrán como origen la etapa de “INDAGACIÓN”.

Cada norma debe ser registrada por separado. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.

Recuerde que una buena práctica de uso de sistemas de información consiste en no adjuntar archivos si estos se encuentran en otros sistemas de información. En estos casos, basta con el registro en el campo “Descripción”.

Aproveche el campo “Descripción” para señalar qué aspectos de la norma registrada deben ser tenidos en cuenta.



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en SICA para documentar la planeacion de los trabajos necesarios, alcance y metodología para hacer frente a los objetivos de fiscalización.





Para realizar su programación, tenga en cuenta que para cumplir un objetivo, debe ejecutar una o más actividades, tal como se muestra en la siguiente gráfica:

1. Ingresar objetivos específicos Para ingresar nuevos objetivos específicos al Programa distintos a los que fueron registrados en la planificación general de la ACE, siga los siguientes pasos:


Cuando el Ejecutivo de auditoría ha finalizado la planificación, el Auditor o equipo designado debe crear el objetivo específico “Planeación del proceso y soportes documentales”, para registrar la evidencia sobre la planeación de la ACE y las mesas de trabajo a que haya lugar.

A este objetivo le correponden como mínimo las actividades “Elaborar y presentar programa de fiscalización o plan de trabajo, cronograma y plan de visitas” y “Elaborar ayudas de memoria”, sin que esto signifique que el auditor o equipo designado no pueda crear actividades adicionales según sus necesidades.



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Paso 1. Haga clic en el enlace “Programa específico de actividades” del menú “Ejecución e informe” ubicado a la izquierda. SICA despliega la tabla “Objetivos específicos”, con los objetivos que registró el Ejecutivo de auditoría durante la planificación general.

Paso 2. Haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega hacia abajo el campo “Descripción”, para escribir el objetivo específico.

Paso 3. Haga clic en el botón “Guardar”, para almacenar los cambios.


Los objetivos registrados en esta sección tendrán como origen la etapa de “INDAGACIÓN”.

Cada objetivo debe ser registrado por separado. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.

Tenga en cuenta que los objetivos se cumplen mediante la ejecución de actividades. La calidad y cantidad de objetivos específicos y actividades puede impactar en la definición de actividades.

Recuerde crear el objetivo “Planeación del proceso y soportes documentales”, para registrar la evidencia sobre la planeación de la actuación y las mesas de trabajo a que haya lugar. A este objetivo le correponden como mínimo las actividades “Elaborar y presentar programa de fiscalización o plan de trabajo, cronograma y plan de visitas” y “Elaborar ayudas de memoria”.



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2. Ingresar Actividades Para ingresar actividades al Programa General, siga los siguientes pasos: Paso 1. Haga clic en el enlace “Programa específico de actividades” de la etapa “Ejecución e

informe”, en el menú ubicado a la izquierda. SICA despliega la tabla “Objetivos específicos”.

Paso 2. Seleccione el objetivo al que va a adicionar una nueva actividad y haga clic en el botón “Actividades”. SICA despliega una nueva pantalla con el objetivo específico seleccionado y la tabla “Actividades”.

Paso 3. Para crear una actividad, haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega los campos “Actividad”, “Fecha Inicio” y “Fecha Fin”.



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Actividad: Ingrese de manera precisa en qué consiste la actividad.

Fecha inicio: Ingrese la fecha para iniciar la ejecución de la actividad.

Fecha fin: Ingrese la fecha en que espera finalizar la ejecución de la actividad.

Paso 4. Para finalizar, haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los datos.

III. Ejecutar programa de actividades Corresponde al registro del avance, conclusiones y resultados obtenidos en la ejecución de las actividades programadas, así como el desarrollo del flujo de observaciones y hallazgos configurados durante el proceso de fiscalización. Es el espacio que permite dar cuenta del desarrollo de la actuación especial con la debida documentación y soportes, que en este módulo se identifica con el término “Evidencias”.






Al crear una actividad, SICA le asigna el estado “PENDIENTE”.

Cada objetivo debe tener como mínimo una actividad para su desarrollo.

Cada actividad debe ser registrada por separado. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.

Recuerde crear el objetivo “Planeación del proceso y soportes documentales”, para registrar la evidencia sobre la planeación de la actuación y las mesas de trabajo a que haya lugar. A este objetivo le correponden como mínimo las actividades “Elaborar y presentar programa de fiscalización o plan de trabajo, cronograma y plan de visitas” y “Elaborar ayudas de memoria”.



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1. Registrar la ejecución de actividades Para registrar la ejecución y resultados de las actividades programadas, siga los siguientes pasos: Paso 1. Haga clic en el enlace “Ejecutar programa de actividades”, en el menú “Ejecución e

informe” ubicado a la izquierda. SICA despliega la tabla “Objetivos específicos”, con todos los objetivos que hacen parte del Programa específico de actividades.

Paso 2. Verifique el estado del objetivo. El estado del objetivo es “No cumplido”, cuando una o más de sus actividades no ha sido ejecutada, o tienen estado “Pendiente”. Un objetivo tiene estado “Cumplido” cuando todas sus actividades fueron realizadas, o tienen estado “Ejecutada”.

Paso 3. Seleccione un objetivo y haga clic en el botón “Ver/Ejecutar actividades”. SICA despliega una nueva pantalla con el objetivo específico seleccionado y la tabla “Actividades”.

Paso 4. Seleccione la actividad que desea ejecutar y haga clic en el botón “Ver/Adjuntar evidencias”. SICA despliega una nueva pantalla con el objetivo y actividad seleccionados y la tabla “Evidencias”.



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Paso 5. Haga clic en el botón “Ingresar” para agregar una evidencia nueva, o en el botón “Modificar” para actualizar datos de una evidencia agregada previamente. SICA despliega hacia abajo los campos “Tipo evidencia” y “Descripción”, así como la funcionalidad “Examinar” para adjuntar archivos.

Tipo evidencia: Seleccione el valor que corresponda, según la evidencia o soporte que desee agregar como resultado de la ejecución de la actividad.

Descripción: Ingrese un resumen sobre la ejecución de la actividad y las principales conclusiones y la evidencia ingresada.

Adjuntar archivo: Seleccione el archivo que documenta, evidencia brinda soporte documental a la realización de las actividades. Ej. Ayudas de memoria, soportes de transacciones, transcripción de entrevistas, actas de reuniones, fotografías, videos, documentación recibida, papeles de trabajo, etc.

Paso 6. Para finalizar, haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los datos.



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2. Registrar observaciones y hallazgos En la ejecución de actividades, SICA cuenta con funcionalidades para el registro de observaciones, realizar el análisis de la respuesta del ente objeto de control a las mismas y la configuración de hallazgos. El conjunto de herramientas se denomina “Flujo de registro de observaciones y hallazgos”.


Para conocer el proceso de registro de observaciones y hallazgos, consulte la sección “Flujo de registro de observaciones y hallazgos” de este manual.


Como parte de las buenas prácticas de la labor fiscalizadora, todas las acciones deben quedar debidamente documentadas, de manera que las evidencias de la ejecución de las actividades son muy importantes.

Cada actividad puede tener más de una evidencia, y cada evidencia debe ser registrada por separado. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.

Si una evidencia sirve de soporte o para documentar más de una actividad, no es necesario adjuntarla varias veces. Recuerde utilizar estrategias de referenciación cruzada y/o citación de documentos.


Al ejecutar una actividad, SICA le asigna el estado “EJECUTADA”. En caso contrario, tendrá el estado “Pendiente”.

Aunque una actividad tenga estado “EJECUTADA”, cerciórese que ha ingresado la(s) observación(es), análisis de respuesta y hallazgos asociados a ella. Ver sección “Flujo de registro de observaciones y hallazgos” de este manual.

Cuando todas las actividades de un objetivo se encuentren con estado “Ejecutada”, el estado del objetivo es “Cumplido”. En caso contrario, será “No cumplido”.

Cuando todos los objetivos se encuentran con estado “CUMPLIDO”, SICA permite cerrar la etapa de ejecución para iniciar la etapa de cierre de la ACE. Ver sección “Fin de la ejecución e inicio de la etapa de cierre” de este manual.



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I. Flujo de estructuración de observaciones y hallazgos Corresponde al proceso de registro de observaciones y hallazgos que el auditor o equipo designado generó como parte del desarrollo de las actividades de la actuación especial. En SICA, este flujo se refleja en los siguientes pasos:

I. Ingresar observaciones. II. Ingresar el análisis a la respuesta del ente objeto de control fiscal III. Generar reportes y trazabilidad de observaciones/hallazgos IV. Envío Observaciones V. Registrar respuesta de la entidad





I. Ingresar observaciones Paso 1. Haga clic en el enlace “Ejecutar programa de actividades”, en el menú ubicado a la

izquierda. SICA despliega la tabla “Objetivos específicos”, con todos los objetivos que hacen parte del Programa específico de actividades

Paso 2. Seleccione el objetivo al que está asociada la actividad que generó la observación que desea registrar y haga clic en el botón “Ver/Ejecutar actividades”. SICA despliega el listado de las actividades creadas para cumplir el objetivo.



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Paso 3. Verifique que el estado de la actividad es “Ejecutada”. SICA no permite ingresar observaciones a actividades con estado “Pendiente”.

Paso 4. Seleccione la actividad a la que va a asociar el registro de la observación y haga clic en el botón “Ver/Ingresar observaciones”. SICA despliega una nueva ventana con la tabla “Observaciones por Actividad Registradas” con las observaciones registradas para la actividad seleccionada.

Paso 5. Haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega una nueva ventana con los campos para estructurar una observación de auditoría, de acuerdo con los principios de estructuración de observaciones y hallazgos.

Nombre observación: Utilice un nombre que represente significativamente el asunto puntual de la observación, que la identifique y la distinga de las demás observaciones.

Situación detectada: Registre la “condición” o la situación específica en la que el criterio de auditoría, o el deber ser, no se está cumpliendo.

Criterio: Corresponde al “deber ser” que no se está cumpliendo o aplicando en la situación que es objeto de observación.

Fuente Criterio: Indique la fuente desde la cual tomó el criterio de auditoría para establecer la observación.

Causa: Es la razón o razones específicas por las cuales se generó la situación que es objeto de la observación; responde a la pregunta ¿por qué no se realizó el deber ser?

Efecto: Es la consecuencia o consecuencias que se derivaron en virtud de la condición o de la situación detectada por la auditoría.



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Connotación/Incidencia: Por defecto, todas las observaciones de auditoría son de carácter administrativo. Indique si hay más incidencias: fiscal, penal, disciplinaria u otras incidencias, seleccionando para cada opción el valor “SI” o “NO”.

Número mesa: Ingrese el número de ayuda de memoria de la mesa de trabajo en la que el equipo que ejecuta la actuación revisó la observación para ser comunicada al auditado.

Fecha comunicación: Indique la fecha en que el Responsable o Líder comunicó la observación a la entidad auditada.


Las observaciones pueden tener dos estados:

INCOMPLETA: Cuando aún no ha registrado información en los campos “Número mesa” ni “Fecha comunicación”. La observación puede ser modificada y eliminada.

COMPLETA: Si ya ingresó información en los campos “Número mesa” y “Fecha comunicación”.

Con lo anterior, si usted graba la observación con estado “INCOMPLETA”, puede realizarle los ajustes que considere antes de presentarla en la mesa de trabajo. Adicionalmente, si en la mesa de trabajo la decisión es no comunicarla al ente objeto de control fiscal, usted puede eliminarla del Sistema.



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Paso 6. Haga clic en el botón “Guardar” para almacenar los datos.

II. Ingresar el análisis a la respuesta del ente objeto de control fiscal 1. Análisis de respuesta cuando la decisión es “Desvirtuar” la observación: Esta opción aplica si a juicio del auditor o equipo designado, la respuesta a la observación por parte del ente objeto de control fiscal brinda elementos suficientes para que la observación sea desvirtuada. Paso 1. Seleccione la observación y haga clic en el botón “Ver/Ingresar Análisis Respuesta”.

SICA despliega la tabla “Análisis Registrados”, seguida de los botones “Ingresar”, “Ver/Modificar” y “Soportes”.

Paso 2. Haga clic en “Ingresar”. SICA despliega el nombre y connotación(es) de la observación, así como los campos “No. Ayua de Memoria”, “Fecha”, “Análisis de respuesta” y “Decisión”.


Como parte de las buenas prácticas de la labor fiscalizadora, todas las acciones deben quedar debidamente documentadas, de manera que para ingresar las observaciones, los análisis de respuesta y configurar los hallazgos, SICA cuenta con el botón “Soportes”, que permite ingresar los archivos de los soportes documentales que corresponda.

Si un soporte aplica para más de una observación, un análisis de respuesta o un hallazgo, no es necesario adjuntarlo más de una vez en el sistema. Recuerde utilizar estrategias de referenciación cruzada y/o citación de documentos.



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No. Ayuda de Memoria y Fecha: Ingrese el número de la ayuda de memoria y la fecha de la mesa de trabajo en la que el equipo validó el análisis de la respuesta que la entidad remitió sobre la observación.

Análisis de Respuesta: Es un campo de texto para ingresar los diversos elementos de análisis, consideraciones y conclusiones sobre la respuesta de la entidad a la observación comunicada.

Decisión: Seleccione “Desvirtuar”. Paso 3. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los cambios y regresará al listado de

análisis de respuesta.

2. Análisis de respuesta cuando la decisión es asignar Nueva Incidencia: Esta opción aplica si a juicio del auditor o equipo designado, la respuesta a la observación por parte del ente objeto de control fiscal brinda elementos suficientes para asignar posibles connotaciones NUEVAS o ADICIONALES a la(s) que ya había(n) sido comunicadas. Paso 1. Seleccione la observación y haga clic en el botón “Ver/Ingresar Análisis Respuesta”.







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Paso 2. Haga clic en “Ingresar”. SICA despliega el nombre de la observación y las incidencias

asignadas a la observación, así como los campos “No. Ayua de Memoria”, “Fecha”, “Análisis de respuesta” y “Decisión”.

No. Ayuda de Memoria y Fecha: Ingrese el número de la ayuda de memoria y la fecha de la mesa de trabajo en la que el equipo validó el análisis de la respuesta de la entidad.


Paso 3. En el campo “Decisión” seleccione la opción “NUEVA INCIDENCIA”. SICA despliega las

connotaciones no asignadas, para seleccionar “SI” en la nueva incidencia.



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Paso 4. A continuación, debe ingresar el No. de la Ayuda de Memoria de la Mesa de trabajo en la que se determinó la nueva incidencia para la observación. Finalmente, se ingresa la Fecha de la comunicación a la entidad de la nueva incidencia.

Paso 5. Haga clic en “Guardar”. SICA almacena la información y despliega la tabla de análisis de

respuesta con el registro que acaba de crear, con el estado “PENDIENTE”. Paso 6. Realice el segundo análisis de respuesta con la opción de decisión “HALLAZGO”.

3. Análisis de respuesta cuando la decisión es configurar uno o más Hallazgos Esta opción aplica si a juicio del auditor o equipo designado, la respuesta a la observación por parte del ente objeto de control fiscal brinda elementos suficientes para configurar uno o más hallazgos, bien sea con menos o las mismas incidencias que se habían asignado a la observación original y que harán parte del Informe final de la actuación. Paso 1. Seleccione la observación y haga clic en el botón “Ver/Ingresar Análisis Respuesta”.






El análisis queda en estado “PENDIENTE” porque SICA está construido de forma que, cuando la decisión es “NUEVA INCIDENCIA”, sea necesario realizar un segundo análisis de respuesta con la opción “HALLAZGO”, para configurar el hallazgo definitivo, teniendo en cuenta que las nuevas connotaciones son comunicadas al ente objeto de control fiscal.

Para realizar el segundo análisis de respuesta consulte la sección “Análisis de respuesta cuando la decisión es configurar uno o más Hallazgos” de este manual.



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Paso 2. Haga clic en “Ingresar”. SICA despliega el nombre de la observación y las incidencias

asignadas originalmente a la observación, así como los campos “No. Ayuda de Memoria”, “Fecha”, “Análisis de respuesta” y “Decisión”.



Paso 3. En el campo decisión seleccione la opción “HALLAZGO”. SICA despliega una tabla que

clasificará los hallazgos por connotación.

Paso 4. Para estructurar el hallazgo o hallazgos que se desprenden de la observación, haga clic

en el botón “Configurar hallazgos”. SICA despliega una tabla vacía titulada “Hallazgos Registrados”, con los botones “Ingresar”, “Ver/Modificar”, “Eliminar”, “Detalle fiscal”, “Soportes” y “Trazabilidad”.



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Paso 5. Para ingresar un hallazgo, haga clic en el botón “Ingresar”. SICA despliega la

información de la observación en los campos totalmente editables, para modificar lo que sea necesario (reformular textos, eliminar connotaciones).

Paso 6. Actualice/modifique lo que considere necesario. Adicionalmente, registre los siguientes

campos:

Clasificación: Seleccione “SI” en la opción que corresponda. En caso contrario, seleccione “NO”.



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Genera IP: Seleccione “SI” o “NO” si además del hallazgo hay mérito para dar inicio a una indagación preliminar. Si la elección es “SI”, el campo “Motivo” se activa para que registre de manera concreta la justificación que amerita aquella decisión.

Insumo Audibal: Seleccione “SI”, en caso que el hallazgo haga parte del Informe Audibal, e caso contrario, seleccione “NO”. Cuando la elección es “SI”, el campo “Tipo hallazgo” se activa para que elija si el hallazgo es de “Control Interno Contable”, “Contable” o “Presupuestal”.

Origen denuncia: Esta opción aplica si el hallazgo que está configurando tuvo como origen el examen de la denuncia que originó la ACE, o, cuando el hallazgo se originó como parte del examen a una denuncia incorporada al desarrollo de la actuación. En caso contrario, seleccione “NO”, y continúe con el Paso 9.

Paso 7. Seleccione “SI” en el campo “Origen Denuncia”. SICA activa el botón “Asociar

denuncia”, para que seleccione la denuncia que originó el hallazgo. Haga clic en el botón “Asociar denuncia”. SICA despliega una nueva ventana con el listado de todas las denuncias y controles excepcionales que la Unidad ejecutora realiza en el ente objeto de control fiscal.

Paso 8. Seleccione la denuncia que originó el hallazgo que está configurando y haga clic en el botón “Seleccionar”. SICA cierra la ventana y el código de la denuncia queda asociado al hallazgo como se observa en la siguiente imagen.

Paso 9. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA despliega un mensaje de confirmación.



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Paso 10. Haga clic en “Aceptar”. SICA almacena la información y despliega la tabla “Hallazgos

Registrados”.

4. Ingresar detalles del hallazgo con incidencia fiscal Esta opción opera cuando determine que el hallazgo que ha configurado en el análisis de respuesta tiene incidencia/connotación fiscal. Paso 1. Seleccione el hallazgo con connotación fiscal y haga clic en el botón “Detalle fiscal”

para registrar la información específica del hallazgo con connotación fiscal.

Paso 2. Haga clic en “Mostrar/Asociar personal entidad/servicio”, para buscar y seleccionar las personas que presuntamente tienen responsabilidad en el hallazgo fiscal.


Si como resultado del análisis de respuesta del ente objeto de control fiscal la decisión es configurar varios hallazgos, repita el proceso desde el Paso 5.





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Paso 3. SICA despliega una pantalla con campos de búsqueda opcionales. Sin embargo, solo con hacer clic en el botón “Buscar”, SICA despliega el listado de Personal clave de la entidad que fue asociado a través de la funcionalidad “Ingresar/Actualizar personal de una entidad/servicio” ubicada en el menú Transversal.

Paso 4. Seleccione la persona presuntamente responsable y haga clic en el botón “Asociar”. SICA actualizará la tabla “Presuntos responsables”. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.



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Paso 5. Ingrese el valor del detrimento del hallazgo fiscal en el campo “Cuantía”.

Paso 6. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA despliega un aviso de confirmación. Haga clic en “Aceptar”.

Paso 7. Haga clic en el botón “Material probatorio” para adjuntar la documentación que acompaña el traslado del hallazgo fiscal. SICA despliega hacia abajo el listado de archivos y la funcionalidad para adjuntar archivos.



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Paso 8. Haga clic en el botón “Generar Formato” para que SICA cree un archivo en formato Excel con la información del hallazgo, que puede servir como insumo para diligenciar el formato oficial en la CGR para realizar el traslado.

5. Análisis de respuesta cuando la decisión es Fusionar uno o más hallazgos: Esta opción aplica si a juicio del auditor o equipo designado, la respuesta a la observación por parte del ente objeto de control fiscal brinda elementos suficientes para fusionarla con otra u otras observaciones. Paso 1. Verifique que ya ha realizado el análisis de respuesta a una de las observaciones a

fusionar y que cuenta con el hallazgo final unificado totalmente configurado en el sistema.



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Paso 2. Seleccione la observación a fusionar y haga clic en el botón “Ver/Ingresar Análisis

Respuesta”. SICA despliega la tabla “Análisis Registrados”, seguida de los botones “Ingresar”, “Ver/Modificar” y “Soportes”.

Paso 3. Haga clic en “Ingresar”. SICA despliega el nombre de la observación y las incidencias asignadas originalmente, así como los campos “No. Ayuda de Memoria”, “Fecha”, “Análisis de respuesta” y “Decisión”.


Cuando tome la decisión de fusionar dos o más observaciones en un hallazgo, debe elegir una de ellas como “observación principal”, para registrar a ella el análisis de respuesta principal con el hallazgo final unificado. Así, las demás observaciones tendrán su análisis de respuesta con la opción “FUSIONAR”.

Cuando necesite fusionar observaciones con distintos tipos de incidencias, elija como principal aquella que tenga la mayor cantidad de connotaciones.

Para consultar como realizar un análisis de respuesta y configurar el hallazgo definitivo, consultar la sección “Análisis de respuesta cuando la decisión es configurar uno o más Hallazgos”.



Fecha: 31/01/2014




Paso 4. En el campo decisión seleccione la opción “FUSIONAR”. SICA despliega los botones

“Fusionar Observaciones” y “Desasociar”, así como un campo de texto en blanco.

Paso 5. Haga clic en el botón “Asociar Observaciones”. SICA despliega una nueva ventana con todas las observaciones que hasta ese momento cuentan con análisis de respuesta con hallazgo configurado.

Paso 6. Seleccione la observación adecuada y haga clic en el botón “Seleccionar”. SICA cierra la ventana y el código de la observación elegida queda registrado en el campo de texto como se observa en la siguiente imagen.



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Paso 7. Haga clic en “Guardar”. SICA almacena la información y despliega un mensaje de confirmación.

Paso 8. Haga clic en “Aceptar”. SICA despliega un segundo mensaje de confirmación.

Paso 9. Haga clic en “Aceptar”. SICA regresa a la tabla “Análisis Registrados”, con el estado del registro en “COMPLETO”.






Fecha: 31/01/2014


III. Generar reportes y trazabilidad de observaciones/hallazgos 1. Reporte de observaciones y hallazgos SICA le permite generar un reporte general de todas las observaciones y hallazgos registrados en una ACE, cada que sea necesario. Paso 1. Haga clic en el botón “Reporte Observ/Hallazgos” ubicado en la parte inferior de la

tabla “Objetivos específicos”, en la sección “Ejecutar programa de actividades”. SICA despliega el “Reporte de Trazabilidad de Observaciones y Hallazgos por Actividad”.

Paso 2. Si desea ver el reporte en otro tipo de medio, puede utilizar los botones “Exportar resultados a Excel” o “Imprimir”.

Paso 3. Haga clic en el botón “Cerrar” para cerrar la ventana.

2. Trazabilidad de una observación SICA le permite generar un reporte con la trazabilidad de cada general de todas las observaciones y hallazgos registrados en una ACE, cada que sea necesario. Paso 1. Seleccione una observación en la tabla “Observaciones por Actividad Registradas” y

haga clic en el botón “Trazabilidad”. SICA despliega el reporte “Trazabilidad Observación” con toda la información del flujo de la observación/hallazgo desde su creación hasta el momento de generación del reporte.



Fecha: 31/01/2014


Paso 2. Si desea ver el reporte en otro tipo de medio, puede utilizar el botón “Imprimir”.


3. Trazabilidad de un hallazgo SICA le permite generar un reporte con la trazabilidad de cada general de todas las observaciones y hallazgos registrados en una ACE, cada que sea necesario. Paso 1. Seleccione un hallazgo en la tabla “Hallazgos Registrados” y haga clic en el botón

“Trazabilidad”. SICA despliega el reporte “Trazabilidad Hallazgo” con toda la información del flujo del hallazgo desde su creación hasta el momento de generación del reporte.



Fecha: 31/01/2014


Paso 2. Si desea ver el reporte en otro tipo de medio, puede utilizar el botón “Imprimir”.


IV. Envío Observaciones Es la sección destinada en SICA para el registro de las comunicaciones dirigidas al ente objeto de control comunicando las observaciones que los auditores generaron como resultado del desarrollo de las actividades. Para registrar una comunicación de una o más observaciones, siga los siguientes pasos: Paso 4. Haga clic en el enlace “Envío observaciones”, en el menú ubicado a la izquierda. SICA

despliega una nueva pantalla con varios campos para diligenciar.

Número informe: Ingrese un número cualquiera; por ejemplo, “1”.

Número oficio salida: Ingrese el número que identifica la primera comunicación de observaciones. Tenga en cuenta que el tamaño del campo permite ingresar hasta siete caracteres numéricos.

Año oficio salida: Seleccione el año que corresponda a la primera comunicación de observaciones.



Fecha: 31/01/2014


Fecha salida: ingrese la fecha de radicación de la primera comunicación de observaciones.

Regional de ingreso: Seleccione si su Unidad ejecutora es del Nivel central o el departamento del Nivel desconcentrado.

Fecha Recepción: Ingrese la fecha en que se radicó la primera comunicación de observaciones en el ente objeto de control.

Fecha máxima para Responder: Ingrese la fecha en que se espera vence el plazo máximo para que el ente objeto de control fiscal responda a la primera comunicación de observaciones.

Observación: Ingrese una descripción breve pero precisa de cada una de las comunicaciones de observaciones.

Documento en Hipnos: Es un campo no diligenciable. Por favor omítalo si puede verlo. Paso 5. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los cambios.

Paso 6. Haga clic en el botón “Subir/Ver archivo preinforme” para agregar el archivo de la

comunicación de observaciones. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.



Fecha: 31/01/2014


V. Registrar respuesta de la entidad Es la sección destinada en SICA para el registro de las comunicaciones que el ente objeto de control fiscal dirige a la CGR con las respuestas a las observaciones que informó el auditor o equipo designado. Paso 1. Haga clic en el enlace “Registrar respuesta de la entidad”, en el menú ubicado a la

izquierda. SICA despliega una nueva pantalla con varios campos para diligenciar.

Respuesta: Ingrese una descripción breve pero precisa de identificación de las diversas comunicaciones del ente objeto de control fiscal brindando respuesta a observaciones comunicadas.


Esta sección puede cambiar en cualquier momento, como parte de las mejoras programadas al SICA, de manera que estas instrucciones cambiarán cuando ello suceda.

En el campo “Observación” usted debe identificar todas las comunicaciones dirigidas al ente objeto de control fiscal, mientras que los demás campos correponden a la primera comunicación de observaciones.

Debe adjuntar todos los archivos de comunicación de observaciones.



Fecha: 31/01/2014


Fecha respuesta: Ingrese la fecha de la primera comunicación en que el ente objeto de control fiscal dio respuesta a observaciones de la CGR.

Paso 2. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los cambios. Paso 3. Haga clic en el botón “Agregar archivo” para agregar el archivo de la comunicación con

la respuesta a las observaciones. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.



En el campo “Respuesta” debe identificar todas las comunicaciones que el ente objeto de control fiscal entregó a la CGR con las respuestas a las observaciones, mientras que el campo “Fecha respuesta” correponde a la primera de ellas.

Debe adjuntar todos los archivos de las comunicaciones de respuesta a observaciones.

Los adjuntos o soportes hacen parte de los soportes o adjuntos a los análisis de respuesta de las respectivas observaciones.



Fecha: 31/01/2014


J. Fin de la ejecución Es el momento en el que el auditor o equipo designado finaliza las actividades de la etapa de Ejecución, es decir, cuando todas las actividades han sido ejecutadas y sus contenidos han sido completados. Es el momento previo al inicio del flujo de revisión del informe final de la actuación.




Estado ACE: En indagación Pasa a “Informe”

Paso 1. Haga clic en el enlace “Solicitar cierre indagación” de la sección “Ejecución e informe”,

en el menú ubicado a la izquierda.

Paso 2. Haga clic en el botón “Solicitar cierre de etapa de indagación”. SICA despliega un mensaje de advertencia.



Fecha: 31/01/2014


Paso 3. Haga clic en “Aceptar”. SICA desplegará un aviso de confirmación y enviará un mensaje

de correo electrónico a los funcionarios designados con la notificación del cierre.


Una vez finalizada la ejecución, los datos contenidos en ella no podrán ser modificados.

Al cerrar la etapa de ejecución, el estado de la ACE pasará a “INFORME”.

Mientras la etapa de ejecución no esté cerrada, el estado de la actuación será “En indagación”, y los funcionarios asignados no podrán avanzar en las actividades de la etapa de Cierre o informe.SICA no permite cerrar la etapa de ejecución si uno o más objetivos no están cumplidos. Recuerde que un objetivo está “CUMPLIDO” cuando todas sus actividades están con estado “EJECUTADA”.


SICA no permite cerrar la etapa de ejecución si uno o más objetivos no están cumplidos. Recuerde que un objetivo está “CUMPLIDO” cuando todas sus actividades están con estado “EJECUTADA”.



Fecha: 31/01/2014


K. Revisión del Informe Final El flujo de revisión del Informe final es el proceso de envíos y revisiones del informe producto de una actuación especial que va desde la elaboración del proyecto de informe por parte del auditor o equipo designado hasta la aprobación y firma por parte del rol Ejecutivo superior de la unidad ejecutora. En SICA, este proceso se refleja en los siguientes pasos:

I. Iniciar el Flujo de revisión del Informe final, por parte del auditor o líder/responsable del equipo designado.

II. Adjuntar y enviar el Informe final en el flujo de revisión. III. Revisar y aprobar/rechazar el Informe final en el flujo de revisión, por parte del Supervisor

encargado y Ejecutivo de auditoría. IV. Finalizar el flujo de revisión de Informe final por parte del Directivo/Ejecutivo superior. V. Revisar y modificar hallazgos por parte del auditor o equipo designado, según se desarrolle el

flujo de revisión del Informe final de la ACE

I. Iniciar e Flujo de revisión del Informe final

Condiciones generales


Rol: Auditor Líder o responsable de auditoría

Estado ACE: Informe

Paso 1. Haga clic en el enlace “Revisión informe” del menú “Transversal” en la ubicado en la

parte izquierda.

Paso 2. Haga clic en el botón “Iniciar”. SICA despliega hacia abajo la sección “Ingresar/Modificar flujo de revisión”, para crear un nuevo flujo.



Fecha: 31/01/2014


Tipo de informe: Seleccione el valor “Informe Final / Respuesta de fondo.

Descripción: Ingrese una descripción breve pero precisa de qué informe y a qué actuación corresponde el flujo que está iniciando.

Paso 3. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los cambios y desplegará un mensaje de confirmación. Acaba de crear un flujo de revisión. Puede cambiar la descripción o el tipo de informe, haciendo clic en el botón “Modificar”.

II. Adjuntar y enviar el Informe final en el flujo de revisión


En este módulo SICA permite crear varios flujos para una misma actuación. Un flujo debe iniciar al menos con un documento para revisión.



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Rol: Auditor Líder o responsable de auditoría

Estado AT: En Proceso

Estado ACE: Informe


parte izquierda.

Paso 2. Seleccione el flujo que se encuentra en proceso y Haga clic en el botón “Ver bitácora”. SICA despliega una nueva pantalla con la tabla “Revisiones”, en la que irán apareciendo uno a uno los registros de los roles participantes. De manera predeterminada, SICA crea un primer registro en estado “Borrador”, a cargo del rol Auditor.

Paso 3. Seleccione el primer registro que aparece por defecto y haga clic en el botón “Ver/Modificar observación”. SICA despliega hacia abajo la sección “Editar revisión”, con el campo “Observación”. Ingrese un texto breve, puntual y preciso que identifique qué documento está enviando a revisión.


Las revisiones pueden tener uno de tres estados posibles: “Borrador”, “Aprobada” y “Rechazada”.

Borrador: La revisión se encuentra en la bandeja del rol que está enviando o revisando (rol actual).

Aprobada: El informe fue aprobado y pasó al rol siguiente en el flujo de revisión o que fue aprobado por el Directivo Superior de la Unidad ejecutora.

Rechazada: El informe fue devuelto por un rol de revisión y pasó al rol anterior en el flujo de revisión.



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Paso 4. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los cambios y desplegará un aviso de confirmación con el texto “Revisión guardada con éxito”.

Paso 5. Haga clic en “Aceptar”. De forma automática, SICA despliega un nuevo aviso con el mensaje “Ahora debe subir el archivo de informe/oficio a la revisión”. Haga clic en “Aceptar”. SICA desplegará hacia abajo la funcionalidad para adjuntar archivos.

Paso 6. Haga clic en los botones “Cerrar” para regresar al listado “Revisiones” o desplácese hacia la parte superior de su pantalla. Observe que el campo “Incluye documento” se



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encuentre en “SI” y que el campo “Observación” no se encuentre vacío. Ahora puede enviar al rol Supervisor encargado para su revisión.

Paso 7. Para enviar el informe al Supervisor encargado, haga clic en el botón “Enviar”. SICA desplegará el mensaje “¿Está seguro que desea aprobar la revisión seleccionada?”

Paso 8. Haga clic en “Aceptar”. SICA desplegará un aviso de confirmación “Revisión aprobada con éxito”. Haga clic en “Aceptar”.

Paso 9. Observe que en la tabla “Revisiones”, los campos “Fecha”, “Usuario”, “Acción” y “accion_enum” tienen información acerca del envío del informe por parte del auditor que realizó la acción. Adicionalmente, SICA crea un nuevo registro en “Borrador” para el rol “Supervisor”. En este momento la revisión se encuentra a cargo del Supervisor



Fecha: 31/01/2014


encargado de la actuación especial, para que realice la revisión y emita la aprobación o rechazo.

III. Revisar y aprobar/rechazar el Informe final en el flujo de revisión



Rol: Supervisor encargado Ejecutivo de auditoría Directivo/Ejecutivo superior

Estado ACE: Informe

1. Revisar un Informe final Paso 1. Haga clic en el enlace “Revisión informe” del menú “Transversal” en la ubicado en la

parte izquierda.


Puede adjuntar más de un archivo. Aproveche esta funcionalidad para agregar los adjuntos del Informe final.

Para subir un archivo, primero ubíquelo mediante la funcionalidad “Examinar” y a continuación cárguelo mediante el botón “Subir”.


El orden de revisiones es: Supervisor encargado, Ejecutivo de auditoría, Directivo/Ejecutivo superior. Cuando cualquiera de los roles decide “Rechazar”, el informe y la revisión regresa al rol anterior.

La funcionalidad tiene el mismo comportamiento para todos los roles revisores.



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Paso 2. Seleccione el flujo que se encuentra en proceso y Haga clic en el botón “Ver bitácora”.

SICA despliega una nueva pantalla con la tabla “Revisiones”, en la que irán apareciendo uno a uno los registros de los roles participantes.

Paso 3. Seleccione el registro que desee consultar, para verificar/revisar su contenido. Para ver el contenido de la anotación u observación respectiva, haga clic en el botón “Ver/Modificar observación”. SICA despliega hacia abajo el campo completo.

Paso 4. Para ver el documento adjunto, haga clic en el botón “Ver documento”. SICA despliega hacia abajo la lista de archivos adjuntos. Seleccione aquél que desea consultar y haga clic en el botón “Ver archivo”.



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Paso 5. Si considera que debe emitir aprobación o rechazo, seleccione el registro que corresponde a su rol (Supervisor encargado, Ejecutivo de auditoría, Ejecutivo superior) y haga clic en el botón “Ver/Modificar observación”. SICA despliega hacia abajo la sección “Editar revisión”, con el campo “Observación”. Ingrese un texto breve, pero puntual y preciso que identifique el sentido de su decisión.

Paso 6. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los cambios y desplegará un aviso de confirmación con el texto “Revisión guardada con éxito”. Haga clic en “Aceptar”.



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Paso 7. De forma automática, SICA despliega un nuevo aviso con el mensaje “¿Desea agregar algún archivo a la revisión?” Haga clic en “Aceptar” si va a adjuntar algún archivo. Haga clic en “Cancelar”, si no va a adjuntar algún archivo a su revisión.

Paso 8. Al hacer clic en “Aceptar” SICA desplegará hacia abajo la funcionalidad para adjuntar archivos. Para subir un archivo, primero ubíquelo mediante la funcionalidad “Examinar” y a continuación cárguelo mediante el botón “Subir”. SICA lo mostrará en la lista “Archivos adjuntos”.


Si como fruto de su revisión usted generó una nueva versión del documento que llegó a su bandeja, este es el momento para agregarlo para que lo conozcan los demás roles del proceso. Esto le evita a usted enviar sus versiones corregidas de los informes por correo electrónico u otros medios.

Si usted emite aprobación y no adjunta una nueva versión, significa que usted está aprobando integramente (fondo, forma) la versión que venía en el flujo.



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Paso 9. Observe que el campo “Incluye documento” se encuentre en “SI” o “NO”, según haya agregado o no documentos a su revisión. Adicionalmente, observe que el campo “Observación” no se encuentre vacío. Ahora puede enviar el informe al rol siguiente para su revisión o rechazarlo, para devolverlo al rol anterior.

2. Aprobar un Informe final Paso 1. Para APROBAR el informe y remitirlo al rol siguiente de revisión, haga clic en el botón

“Aprobar”. SICA desplegará el mensaje “¿Está seguro que desea aprobar la revisión seleccionada?”




Fecha: 31/01/2014


Paso 3. Observe que en la tabla “Revisiones”, los campos “Fecha”, “Usuario”, “Acción” y “accion_enum” tienen información acerca de la aprobación del informe por parte suya. Adicionalmente, SICA crea un nuevo registro en “Borrador” para el rol de revisión siguiente. A partir de este momento, el flujo se encuentra a cargo del rol siguiente.

3. Rechazar un Informe final Paso 1. Para RECHAZAR el informe y devolverlo al rol anterior en el flujo de revisión, haga clic

en el botón “Rechazar”. SICA desplegará un mensaje de confirmación.

Paso 2. Haga clic en “Aceptar”. SICA desplegará un aviso de confirmación.



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Paso 3. Haga clic en “Aceptar”. Observe que en la tabla “Revisiones”, los campos “Fecha”,

“Usuario”, “Acción” y “accion_enum” tienen información acerca del rechazo del informe por parte suya. Adicionalmente, SICA crea un nuevo registro en “Borrador” para el rol de revisión anterior. A partir de este momento el informe se encuentra a cargo del rol anterior en el flujo, para que realice una nueva revisión, realice correcciones, etc.

IV. Finalizar el flujo de revisión de Informe final



Rol: Directivo/Ejecutivo superior

Estado ACE: Informe


parte izquierda. Paso 2. Seleccione el flujo que se encuentra en proceso y Haga clic en el botón “Ver bitácora”.

SICA despliega una nueva pantalla con la tabla “Revisiones”, en la que se encontrarán todos los registros de las acciones realizadas por los roles participantes.

Paso 3. Seleccione el registro que le corresponde a su rol “EJECUTIVO SUPERIOR”, el cual deberá encontrarse en estado “Borrador”. verifique que ha ingresado la anotación respectiva a su acción en el campo “Observación” y que ha agregado los archivos a que hubiere lugar, si es que así lo requiere. Para saber cómo ingresar información en el campo “Observación” y agregar archivos a su revisión, por favor consulte la sección anterior titulada “III. Revisar y aprobar/rechazar el Informe final en el flujo de revisión” de este manual.



Fecha: 31/01/2014


Paso 4. Para APROBAR el informe y remitirlo al rol siguiente de revisión, haga clic en el botón “Aprobar”. SICA desplegará el mensaje “¿Está seguro que desea aprobar la revisión seleccionada?”


Paso 6. Observe que en la tabla “Revisiones”, los campos “Fecha”, “Usuario”, “Acción” y “accion_enum” tienen información acerca de la ación realizada por el Directivo Superior que realizó la acción. Con su aprobación, el flujo tendrá estado “APROBADO”.



Fecha: 31/01/2014


Paso 7. Para verificar que el estado del flujo de revisión pasó a “Aprobado”, haga clic en el enlace "Revisión informe" del menú "Transversal" en la ubicado en la parte izquierda. Observe que el estado del flujo es “Aprobado”.

V. Revisión y modificación de hallazgos durante la etapa de Informe Como es natural, es posible que durante el desarrollo de las revisiones al Informe final, sea necesario revisar, modificar y/o ajustar los hallazgos configurados durante el desarrollo de las actividades por parte del auditor o equipo designado. Por lo anterior, SICA cuenta con un espacio diseñado para registrar aquellos cambios realizados a los hallazgos durante la etapa de Informe, a través de las funcionalidades “Ver/Modificar”, “Detalle fiscal”, “Soportes” y “Traslados”. Adicionalmente, cuenta con la funcionalidad


El Ejecutivo/Directivo Superior es el rol que debe finalizar los flujos de revisión de informes de las actuaciones especiales. Esta aprobación es el hecho que en SICA refleja la firma y liberación del mismo, por lo anterior, la actividad siguiente corresponde al envío del informe final al ente objeto de control fiscal.

Cuando el flujo de revisión del informe final es finalizado, el estado del flujo de revisión pasará a “APROBADO”.

Para finalizar el flujo de revisión, verifique que ha ingresado la anotación respectiva a su acción en el campo “Observación” y que ha agregado los archivos a que hubiere lugar, si es que así lo requiere. Para saber cómo ingresar información en el campo “Observación” y agregar archivos a su revisión, por favor consulte la sección anterior de este manual: Revisar y aprobar/rechazar el Informe final en el flujo de revisión.



Fecha: 31/01/2014


“Trazabilidad”, para obtener un reporte de todos los cambios a un hallazgo específico desde su creación.



Rol:

Auditor Líder/Responsable de auditoría Supervisor Encargado Supervisor

Estado AT: En Proceso

Estado ACE: Informe

Paso 1. Haga clic en el enlace “Información Hallazgos” del menú “Cierre” ubicado en la parte

izquierda. SICA despliega la tabla “Hallazgos Actuación Especial” con la relación de hallazgos configurados.

Paso 2. Haga clic en el botón “Ver/Modificar”. SICA despliega todos los campos con la información del hallazgo. Puede realizar las modificaciones que considere necesarias. El campo “Justificación Modificación” es obligatorio, con el fin de tener registro de la justificación a las modificaciones realizadas.


El campo “Justificación Modificación” es muy importante para brindar información acerca de las modificaciones a los hallazgos durante la fase de informe, de manera que es recomendable ser muy precisos en este registro. Ej.: mencione las fechas de las sesiones y números de actas de Comités Técnicos involucrados.



Fecha: 31/01/2014


Paso 3. Si es necesario, actualice la información específica de los hallazgos fiscales según el caso, los soportes documentales y el registro de los traslados mediante las funcionalidades “Detalle fiscal”, “Soportes” y “Traslados”. Para conocer el uso de estas funcionalidades, por favor consultar la sección Ingresar detalles del hallazgo con incidencia fiscal de este manual.



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L. Menú “Cierre” Corresponde a las actividades de finalización de la actuación especial. En SICA, se refleja en los siguientes pasos:

I. Cerrar la etapa de Indagaación II. Envío Informe final

I. Cerrar la etapa de Indagación Este proceso opera para el Ejecutivo de auditoría, solamente cuando el Directivo Superior ha finalizado el Flujo de revisión del Informe final.



Rol: Ejecutivo de auditoría

Estado ACE: Informe Pasa a “En cierre”

Paso 1. Haga clic en el enlace “Cerrar Indagación” del menú “Ejecución e informe” ubicado

hacia la parte izquierda. SICA despliega una pantalla con la información general de la ACE y un botón para Finalizar la etapa de indagación.

Paso 2. Haga clic en el botón “Finalizar etapa indagación”. SICA despliega un mensaje de confirmación. Haga clic en “Aceptar”, si el informe final de la ACE ya fue aprobado por el Directivo superior de la unidad ejecutora.



Fecha: 31/01/2014


Paso 3. SICA desplegará el mensaje de confirmación “Ha finalizado la etapa de Indagación”. Haga clic en “Aceptar”. A partir de este momento, el estado de la ACE es “En cierre”.

Paso 4. Para confirmar que la actuación se encuentra con estado “En cierre”, nuevamente coloque la ACE en sesión.

II. Envío Informe final Este proceso opera cuando el Ejecutivo de auditoría ha cerrado la etapa de Indagación. Consiste en registrar, por parte del Ejecutivo de auditoría o Supervisor encargado, el envío del Informe final de la ACE, adjuntando el memorando/oficio de remisión y el informe final liberado.


Sólamente hasta que el estado de la ACE se encuentre “En cierre”, es posible resgistrar el envío del Informe final al ente objeto de control fiscal.

Para registrar el envío del Informe final al ente objeto de control fiscal, realice los pasos descritos en la sección siguiente de este manual: Envío Informe final.



Fecha: 31/01/2014




Rol: Supervisor encargado Ejecutivo de auditoría

Estado ACE: En cierre

Paso 1. Haga clic en el enlace “Envío Informe Final” del menú “Cierre” ubicado a la izquierda.

SICA despliega la tabla “Lista de oficios”.

Paso 2. Haga clic en el botón “Nuevo”. SICA despliega hacia abajo los campos a diligenciar con los datos del oficio.

Número informe: Ingrese un número cualquiera; por ejemplo, “1”.

Número oficio salida: Ingrese el número que identifica el oficio de remisión del Informe final de la ACE. Tenga en cuenta que el tamaño del campo permite ingresar hasta siete caracteres numéricos.

Tipo de Informe: Seleccione el valor “Informe final/Respuesta de fondo al ciudadano”.

Año oficio salida: Seleccione el año que corresponda al oficio de remisión del Informe final de la ACE.

Fecha salida: ingrese la fecha de radicación del oficio de remisión del Informe final de la ACE.

Regional de ingreso: Seleccione si su Unidad ejecutora es del Nivel central o el departamento del Nivel desconcentrado.



Fecha: 31/01/2014


Observación: Ingrese una descripción breve pero precisa del oficio de comunicación o remisión oficio de remisión del Informe final de la ACE.

Documento en Hipnos: Es un campo no diligenciable. Por favor omítalo si puede verlo. Paso 7. Haga clic en el botón “Guardar”. SICA almacenará los datos y regresará a la tabla “Lista

de oficios”.

Paso 8. Haga clic en el botón “Subir/Ver archivo preinforme” para adjuntar el archivo del oficio de remisión y del Informe final de la ACE liberado. SICA despliega hacia abajo la tabla “Archivos adjuntos”.

Paso 9. Haga clic en el botón “Agregar”. SICA despliega la funcionalidad “Examinar”, para ublicar el archivo.

Paso 10. Cuando haya seleccionado el archivo adecuado, haga clic en el botón “Subir”. Repita el proceso cuantas veces sea necesario.



Fecha: 31/01/2014


M. Fin de la actuación, cierre de la Asignación de trabajo En SICA la Actuación especial es finalizada cuando el rol Ejecutvo de auditoría realiza cierre de la asignación de trabajo respectiva.



Rol: Ejecutivo de auditoría

Estado ACE: En cierre Pasa a “Cerrada”


Para mayor información acerca del cierre de AT, por favor consulte el “Manual Modulo Asignación de Trabajo”, ubicado en el siguiente enlace:




Si hay más de una remisión para el Informe final de la ACE, utilice el campo “Observación” para identificar todas las comunicaciones realizadas, mientras que los demás campos correponden a la primera remisión.

Documents

Manual del Usuario: MÓDULO ACTUACIONES …sica.contraloria.gov.co/SicaInf/cl/contraloria/sicainf...SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE AUDITORÍAS - SICA - MÓDULO ACTUACIONES ESPECIALES