Titularidad Real

MODIFICACIONES EN CUANTO A LA CUMPLIMENTACIÓN DEL TITULAR REAL.

La idea es generalizar el uso de la Base de Datos de Titular Real realizando

consultas a la misma de manera previa a la firmar la escritura, con el fin de aprovechar la información que contiene y simplificando la introducción de datos en el Índice Único.

Para ello se elimina el bloque de titular real del Expediente Electrónico si

bien el apartado titular real seguirá existiendo interconectado con la Base de Datos de Titular Real.

Se efectuarán las validaciones necesarias para garantizar que, en todos los

casos en los que es obligatorio, se han realizado las acciones de identificación del titular real. En caso de que no haya sido así se obligará al notario a realizarlas antes de poder validar el documento.

Por tanto en aquellos casos en los que la titularidad real es de obligatorio

cumplimiento1 a la hora de cumplimentar el índice pueden darse tres situaciones:

a) Que se haya realizado una consulta en la Base de Datos de Titular Real o una Comunicación Proactiva de discrepancias en los 30 días anteriores a la fecha de autorización de la operación.

Si es así a la hora de confeccionar el índice se mostrará al notario el resultado de la misma junto con un aviso en el que se le recuerda que, si la información no coincide con la manifestada por el cliente, deberá comunicar discrepancia mediante el sistema habilitado para ello.

1 Operaciones con cuantía superior a 15.000, o bien tengan uno o más indicadores de riesgo, o bien intervengan en un acto jurídico de Acta de Manifestaciones de Titularidad Real (código 1635), Acta de exhibición (1603), Acta de depósito (1620), Acta de legitimación de firmas para efectos en el país extranjero u Otros apoderamientos (1405)

b) Que no exista ninguna consulta o comunicación proactiva realizada en los 30 días anteriores a la fecha de autorización del documento Si se ha indicado que existe algún indicador de riesgo se procederá a avisar al notario mediante regla de validación en el Índice Único de que ha incumplido con la obligación de consulta a la Base de Datos de Titular Real con anterioridad a la firma, pero se permitirá realizar la misma en el momento de confeccionar el índice. Para las sociedades en las que el Titular Real es de obligado cumplimiento pero no tienen ningún indicador de riesgo se permite mediante una pestaña habilitada para ello, o bien realizar la consulta o bien realizar la comunicación.

Se añaden dos botones realizar consulta o comunicar TR En todo caso se activará una regla de validación bloqueante que obligue al notario a realizar o bien la consulta o la comunicación a la Base de Datos de Titular Real para poder validar el documento y poder firmar la quincena que lo contiene. Puesto que es necesario contemplar la posibilidad de que se trate de una persona jurídica excepcionada, en este apartado también se permitirá indicar tal caso. Si se indica que la sociedad es excepcionada se deshabilitará la obligación de realizar consulta. En las actas de titularidad real 1635 al indicar la sociedad como sujeto en el expediente se solicitará que se realice la comunicación proactiva si previamente a la cumplimentación del índice no se ha realizado.

c) Que se trate de una constitución de una nueva sociedad, por lo que sabemos con certeza que la base de datos no va a contener resultados:

En ese caso, cuando se incluyan en el índice los datos de la constitución de la sociedad con su CIF y se coteje el documento, si todos los socios suscriptores son personas físicas, la estructura accionarial indicada, pasará directamente a la Base de Datos de Titular Real como dato acreditado. De esta forma, cuando el notario que ha otorgado la constitución introduce esta entidad, durante los 30 días posteriores a la autorización de la escritura, le mostrará directamente el titular real, con posibilidad de modifícalo si existe discrepancia pero sin tener que realizar ninguna acción adicional. Además para los actos jurídicos que acompañan la constitución no se solicitará TR si van en el mismo protocolo.

Se mostrará el siguiente texto “La información que muestra este apartado ha sido obtenida en relación al acto de constitución de sociedad con fecha xxx y número xxx de su protocolo. Recuerde que si dicha información no coincide en su totalidad con la que le haya sido manifestada en cumplimiento de la obligación deidentificar el titular real deberá comunicar dicha discrepancia mediante el servicio de Comunicación de discrepancias habilitado para ello”

COMO REALIZAR UNA CONSULTA DE TITULARIDAD REAL.

Se accederá al trámite de Consulta de Titular Real mediante la opción: Consulta de Titular Real de la sección Gestión de Trámites de SIGNO

En la parte superior derecha aparecen las opciones: Inicio, Nueva solicitud, Listado de solicitudes y Buscador.

La pantalla de Nueva Solicitud muestra el apartado Número del documento de identificación. Será en este campo donde indicaremos el CIF de la sociedad sobre la que deseamos realizar la consulta del Titular Real.

Una vez indicado el CIF de la sociedad, podremos: Guardar como borrador, Enviar o Cancelar.

Si se Guarda como borrador, la solicitud quedará en este estado, en la pestaña Pendientes de envío.

No se requiere firma para el envío de la solicitud. Bastará con pulsar en Enviar, y la solicitud quedará enviada correctamente.

Las solicitudes enviadas podrán ser localizadas en la pestaña de Enviadas. La solicitud podrá obtener resultados o no.

No se obtendrán resultados si no se ha podido localizar al Titular Real, bien por no constar en base de datos información sobre esa sociedad o bien, porque la sociedad no tiene Titular Real.

Si no se ha podido localizar el Titular Real, cuando el Notario disponga de los datos correspondientes, deberá darlo de alta, preferentemente autorizando la correspondiente Acta de Titular como complemento de dicha alta. En caso de no ser así por no desearlo el cliente, al tener obligación de hacerlo constar, deberá reflejarlo en el documento público al que se refiera la titularidad y dará de alta esta como nueva alta.

En el segundo caso, cuando no conste porque no exista titularidad real, lo conveniente será abrir la pestaña de “comunicar discrepancia” y hacer constar que efectivamente la sociedad carece de Titular Real porque no existe. Si al Notario, en este caso, le constara por documento fehaciente la composición exacta de la distribución del capital social, resultaría conveniente incorporarlo a la base de datos a fin de que cualquier consulta ulterior, de cualquier compañero, tenga pormenorizada la composición acreditada del capital social. Si se obtiene resultado, al acceder a Enviadas, se mostrará el trámite en negrita (mientras el justificante no haya sido leído). Aparecerá la razón social de la sociedad sobre la que hemos consultado la titularidad real, la fecha de envío de la solicitud y el justificante, en la columna del mismo.

El justificante mostrará un informe sobre el titular real y la estructura de propiedad de la sociedad, en base a la comunicación realizada por el Notario correspondiente, contenida en su protocolo.

Se muestra en azul la información manifestada (lo indicado por el Notario al identificar el titular real de la sociedad) y en rojo la acreditada (calculada con los datos disponibles en la Base de Datos del Titular Real).

Cuando para una determinada sociedad no conste ni información

acreditada ni manifestada de titularidad real, se mostrarán los datos de los Administradores de la sociedad, siempre que conste esta información: ya sea por su cumplimentación en documentos del Índice ya enviados, ya sea

mediante la información remitida con la comunicación de discrepancias, como veremos a continuación.

La información referente a los apoderados será considerada siempre

como manifestada y sólo se mostrará en el caso de que no se hayan podido obtener los Titulares Reales.

COMUNICACIÓN DE DISCREPANCIAS.

Se permite subsanar la información recibida, en caso de que no se esté conforme con la misma. La funcionalidad para realizar esta comunicación de discrepancias la podemos localizar en el listado de solicitudes enviadas.

Este botón aparecerá en todas las solicitudes con independencia de que

se haya podido localizar la sociedad o no. La diferencia estará en el nombre del botón: “Comunicación de discrepancias” si se ha podido localizar la sociedad, y “Comunicación de mapa accionarial” para el caso contrario.

La pantalla de comunicación de discrepancias permitirá indicar los

Titulares Reales que le constan al Notario de forma acreditada o manifestada, así como de manera opcional, el resto de socios minoritarios y administradores de la sociedad.

Por otro lado, también permitirá informar del hecho de que no existan

Titulares Reales o de que se trata de una persona jurídica excepcionada. De esta forma, se presentará la siguiente ventana:

Identificación de la sociedad: Mostrará la identificación de la sociedad de la que se quiere comunicar la discrepancia.

Identificación del documento que acredita o manifiesta la

titularidad: Se identificará el protocolo en el que consta acreditada la información que pone de manifiesto la discrepancia. Si se tratase de varios documentos, se deberá informar el más reciente. Se podrá marcar que la información consta en documento privado, si es el caso, deshabilitándose el resto de campos de identificación de documento.

Tipo de titularidad: Se deberá seleccionar el tipo de titularidad que se

va a comunicar: acreditada, manifestada o ausencia de titularidad. Dependiendo de la opción seleccionada, variará la información requerida en el formulario.

Identificación de los titulares reales: Se identificarán en este apartado

los Titulares Reales de la sociedad, pudiendo existir un máximo de 4 Titulares Reales.

Identificación de socios minoritarios: Sólo será visible si se ha

seleccionado el tipo de titularidad acreditada. Se podrá identificar de manera opcional en este apartado a los socios minoritarios que no sean Titulares Reales, a no ser que no se haya identificado ningún Titular Real. Pueden existir un número indeterminado de socios minoritarios.

Administradores: Se trata de un apartado opcional (salvo que el tipo de titularidad sea “No existe titular real” o “Persona jurídica excepcionada”) donde se deberá identificar los administradores de la sociedad.

NUEVA COMUNICACIÓN

Para simplificar la actuación del Notario a la hora de cumplir con la comunicación de información, siendo la única vía de entrada de datos la Base de Datos de Titular Real (aunque interconectada con el Índice Único), se permite la introducción de datos desde el mismo, en caso de no haber realizado previamente la consulta. Esto hace que se establezca como preferente canal de uso la Consulta de Titular Real.

Esta acción dará solución al problema de la dualidad de información en

primer lugar y, en segundo lugar, garantiza que cualquier discrepancia sea subsanada de forma inmediata en la base de datos a través del Servicio de Comunicación de Discrepancias/Servicio de Nueva Comunicación.

Se simplifica la confección del Índice Único facilitando los datos del

Titular Real si se ha realizado la consulta previamente y por tanto, no teniendo que introducirlos de nuevo y, a la vez, permitiría separar de forma total el Índice de los datos de titularidad real garantizando el cumplimiento de la diligencia debida gracias a unas de reglas de validación que se detallarán más adelante.

1.- Obligación de informar del Titular Real:

Para las sociedades que cumplan al menos una de las siguientes condiciones:

- Intervengan en operaciones con cuantía superior a 15.000€ - Tengan uno o más indicadores de riesgo

- Intervengan en un acto jurídico de: Acta de Titularidad Real

(código 1635), Acta de exhibición (1603), Acta de depósito (1620), Acta de legitimación de firmas para efectos en el país extranjero u Otros apoderamientos (1405).

Se exigirá al Notario informar de la identidad del Titular Real, pasando al punto 2. En el resto de casos no será necesario realizar ni la consulta ni la comunicación de discrepancias ya que se entiende que en estos casos el notario no deberá realizar acción alguna.

2.- Evaluación de los indicadores de riesgo:

En los supuestos contemplados en el punto 1 el Notario tendrá tres opciones:

- Consultar la Base de Datos de Titular Real - Informar directamente del Titular Real en la Base de Datos de

Titular Real.

- No realizar ninguna acción hasta que confeccione el IUI (punto 5), dónde podrá cumplimentar los datos del titular real accediendo directamente a la base de datos. Como hemos indicado esta debería ser una opción residual, además hay que tener en cuenta que cuando existen indicadores de riesgo la ley exige que previo a la firma se realice la consulta de Base de Datos de Titular Real, por tanto en esos casos no se debería optar por esta opción y así se indicará mediante una advertencia en el índice.

3.- Consulta de la Base de Datos de Titular Real:

- El notario podrá acceder al servicio de Consulta de Titular Real en

el que realizará la consulta con el CIF de la sociedad en cuestión. - A la hora de confeccionar el IU se le habilitará un enlace para que

pueda realizar la consulta de forma cómoda y sin necesidad de cambiar entre aplicaciones.

En cualquiera de los dos casos la consulta podrá devolver tres resultados:

- 3.1 No hay información de la sociedad en la base de datos. En este caso el Notario deberá identificar los Titulares Reales mediante el Servicio de Comunicación de Discrepancias/Servicio de Nueva Comunicación.

- 3.2 Existen discrepancias entre lo devuelto por la base de datos y

lo manifestado por el cliente. En este caso se deberá comunicar la discrepancia, identificando correctamente a los titulares reales mediante el Servicio de Comunicación de Discrepancias.

- 3.3 No existen discrepancias entre la base de datos y lo

manifestado por el cliente: en este caso la obligación del Notario ya ha sido cumplida y no deberá realizar ninguna acción adicional con respecto al Titular Real ni informar del mismo en el IUI.

4.- Comunicación de titulares reales mediante el Servicio de Nueva Comunicación.

Puede comunicarse la información de los titulares de forma proactiva de tres formas distintas: - Sin consulta previa - A raíz de un resultado de la consulta de la BDTR que es incompleto o

erróneo

- De forma obligada durante la confección del IUI

Si se realiza una comunicación de discrepancias de una información anterior, el servicio recuperará los datos ofrecidos por la base de datos para que el Notario pueda reaprovechar en la medida de lo posible la información. La información que se solicitará al notario en este apartado es la siguiente: Identificación del documento en el que se identifica el titular real: mediante consignación de notario, notaría, fecha de autorización, tipo de documento (protocolo, póliza o documento privado) y número de protocolo (opcional). Existe una particularidad en cuanto al número de protocolo que obliga a que el dato sea opcional: puesto que el titular real puede identificarse en el mismo protocolo que el cliente va a firmar en la notaría, y que la comunicación de titulares reales puede realizarse en un momento anterior a la firma del mismo, el número de protocolo puede ser un dato que no se conozca en el momento de realizar la consulta. Para evitar perder información un proceso de enriquecimiento de datos se encargará de asociar los números de protocolo correspondientes extrayendo éstos del IUI del notario que realiza la consulta. Esto podrá generar en estos casos un periodo de tiempo en el que el dato del número de protocolo no estará disponible en la BDTR, pero si el resto de la información. Tipo de titularidad: Las opciones serán las siguientes:

- Titular real manifestado por propiedad o control: se solicitará la identificación de, como mínimo, un titular real manifestado y un máximo de cuatro mediante la consignación de:

o Tipo de documento. o Número de documento. o Nombre y apellidos o Nacionalidad

Opcionalmente se permitirá consignar información referente a los administradores y otros cargos de la sociedad mediante los siguientes datos:

o Tipo de documento. o Número de documento. o Nombre y apellidos o Nacionalidad o Tipo de cargo o Detalle del cargo

- Titular real acreditado por propiedad o control: se solicitará la

identificación de, como mínimo, un titular real acreditado y un máximo de cuatro mediante la consignación de:

o Tipo de documento. o Número de documento. o Nombre y apellidos o Nacionalidad o Porcentaje de titularidad o Número de acciones

Se permitirá, además identificar a socios minoritarios de la sociedad mediante los mismos datos que los titulares reales. Tal y como se menciona antes en el documento, si se desea comunicar discrepancia de una información acreditada devuelta por la base de datos, se validará que se consigne el 100% del mapa accionarial de la sociedad. Opcionalmente se permitirá consignar información referente a los administradores y otros cargos de la sociedad mediante los siguientes datos:

o Tipo de documento. o Número de documento. o Nombre y apellidos o Nacionalidad o Tipo de cargo o Detalle del cargo

- No existe titular real por propiedad o control: No se permitirá

introducir información sobre ningún titular real. En cambio se obligará a comunicar al menos un administrador, miembro del consejo de administración o administrador concursal mediante los siguientes datos:

o Tipo de documento. o Número de documento. o Nombre y apellidos o Nacionalidad o Tipo de cargo o Detalle del cargo

Cualquiera que sea el camino por el que se llega a este punto, al realizar este paso e identificar al Titular Real, el Notario da por cumplida su obligación y no deberá volver a identificar al mismo en el IUI.