METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTÁ, JUNIO DE 2020

PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIÓN Código ASIG06

GUÍA Metodología de elaboración y control

de documentos y registros. Versión 01

Página 2 de 20 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada ASIF04- Versión 1

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................................................................................ 3

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN .................................................................................................................................................................. 3

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA ......................................................................................................................................... 3

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ...................................................................................................................... 3

6. DEFINICIONES. ................................................................................................................................................................................... 3

7. METODOLOGÍA DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................................. 4

7.1 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ........................................................................................................................................ 4 7.1.1 Control de cambios y versiones. ................................................................................................................................................. 5

7.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS .............................................................................................................................................. 6 7.3 DOCUMENTOS EXTERNOS .............................................................................................................................................................. 7 7.4 IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ....................................................................................................................................... 8

7.4.1 Encabezado ................................................................................................................................................................................ 9 7.4.2 Códigos de los documentos ...................................................................................................................................................... 10 7.4.3 Metodología de objetivo y alcance. ........................................................................................................................................... 11

7.5 ELEMENTO GENERALES DE UN DOCUMENTO. ........................................................................................................................... 12 7.6 DIAGRAMAS DE FLUJO ................................................................................................................................................................... 15 7.7 DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS: .................................................................................................................................... 20 7.8 REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS: ................................................................................................................................................ 20






1. OBJETIVO

Proporcionar orientaciones propias de la metodología de documentos, a través de preceptos y recomendaciones plasmadas en esta guía, con el propósito de generar un entendimiento mucho más claro para líderes, facilitadores y asesores de proceso al momento de indagar en su documentación.

2. ALCANCE

Inicia con la descripción de la naturaleza estratégica de los documentos en el Sistema Integrado de Gestión, continua con instrucciones para la aplicación adecuada de las particularidades de un documento, y finaliza con la disposición final de estos.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta guía aplica para el procedimiento ASIP01 Elaboración y Control de Documentos y Registros.

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA

• Proceso ASIC01 Administración del Sistema Integrado de Gestión.

• Procedimiento ASIP01 Elaboración y Control de Documentos y Registros.

• Manual ASIM01 Manual de Calidad

• Guía MACG05 Guía para el diseño y mejora de procesos y procedimientos.

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

➔ Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, - Por la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información

Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”. ➔ Decreto número 1499 del 11 de septiembre de 2017, Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto

Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

➔ Decreto número 4107 del 2 de noviembre de 2011, por el cual se determinan los objetivos y la estructura del Ministerio de Salud y Protección Social y se integra el Sector Administrativo de Salud y Protección Social.

➔ Directiva Presidencial número 4 del 3 de abril de 2012, con el asunto: “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública.

➔ Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos.

6. DEFINICIONES.

Mapa de Procesos: Representación gráfica documentada de la estructura general del sistema de calidad de la entidad, en donde además se presentan los procesos que lo componen, así como sus relaciones principales.

Listado Maestro de Documentos y Registros: Herramienta para facilitar la administración de los documentos generados por los procesos en el cumplimiento de sus funciones orgánicas. Igualmente es un medio de información que relaciona toda la documentación existente para apoyar el control y la operación de los procesos, garantizando su actualización, disponibilidad y su uso; utilizando una codificación y estructura específica para su identificación.

Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de Gestión.

Política: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones.






Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno (1), para la segunda versión correspondería al número dos (2).

7. METODOLOGÍA DE DOCUMENTOS

Nota: Para un efectivo ejercicio al momento de documentar las actividades de un proceso o procedimiento, revisar la guía MACG05 para la determinación de las actividades adecuadas y sus mejoras pertinentes. Esto con el fin de hacer un ejercicio completo que se vea reflejado en las dos metodologías (Diseño y documentación de procesos).

7.1 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión estará jerarquizada en 5 niveles, los cuales se reflejan en la Ilustración 1.

Ilustración 1. Jerarquía Documental

La presentación de los documentos del Sistema debe tener en cuenta las siguientes características:

a. Presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Evitar el uso de términos en otro idioma o abreviaturas. Ver ASIX03 Guía de Lenguaje Claro - DNP1

b. En el caso que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para facilitar la comprensión del documento. Siempre debe hacerse referencia a las mismas o incluirlas a continuación del texto. Usar SmartArts en la medida de lo posible (Ver ilustración 2).

1 https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Programa%20Nacional%20del%20Servicio%20al%20Ciudadano/GUIA%20DEL%20LENGUAJE%20CLARO.pdf






Ilustración 2. Botón de SmartArts en Office

c. En caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas. Se recomienda que

se utilicen fuentes oficiales para la definición, como diccionarios técnicos y documentos científicos al respecto. d. Utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los símbolos y unidades establecidos por la entidad. e. Usar Notas para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. Éstas deben utilizarse

inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra. Las notas deben ser numeradas y consecutivas a lo largo del documento, en su preferencia.

Para la creación, modificación o eliminación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se ha definido la estructura en la Tabla 1.

Tabla 1. Responsables de Cambios y Elaboración de Documentos

DOCUMENTO ELABORA O ACTUALIZA REVISA Y APRUEBA

Política y Objetivos del Sistema de Gestión

Líder del Sistema de Gestión Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Mapa de Procesos Jefes de dependencia o Líderes de Procesos

Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Manual del Sistema Integrado de Gestion Líder del Sistema de Gestión Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Manual del Sistema de Gestión

Líderes de los Sistemas de Gestión (Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la información, Control Interno)

Líderes de los Sistemas de Gestión (Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la información, Control Interno)

Procesos, Procedimientos, Guías, Manuales, Formatos, Documento Soporte, Trámite/OPA, Lineamientos, Abecé, Documento Externo

Líder de proceso o procedimiento, jefe dependencia y su equipo de trabajo

Líder(es) del(los) Proceso(s) y/o Procedimiento(s)

Formatos Líder de proceso o su delegado Líder de proceso o su delegado

7.1.1 Control de cambios y versiones.

Durante la revisión de un documento preliminar allegado por el líder o facilitador del proceso, se evaluará por parte del asesor del Grupo de Desarrollo Organizacional asignado, la conveniencia y adecuación para la creación, modificación o eliminación de un documento, para lo cual debe presentar la evidencia del cambio aplicado, de la necesidad de creación o de su eliminación, así mismo se debe presentar su impacto y el resultado esperado en los procesos. De no contar con los suficientes criterios para la aplicación del cambio, se considerará una modificación a la versión vigente y no cambiará la misma. Esta información se debe registrar en el formato ASIF12 - Solicitud para creación, eliminación y/o modificación de documentos.

El servidor público o contratista del GDO se basará en los siguientes criterios para aprobar o no los cambios en un documento:






✓ Norma ISO 9001:2015

✓ Lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG

✓ Concepto avalado por los demás sistemas del SIG, basados en sus normas correspondientes.

✓ Para cambios estratégicos del Sistema de Gestión de Calidad, consultar el manual ASIM01 Manual de Calidad.

En la tabla 2 se muestran unos ejemplos de los momentos a considerar un cambio de versión.

Tabla 2. Ejemplos de cambios de versión

¿QUÉ ES UN CAMBIO DE VERSIÓN? ¿QUÉ NO ES UN CAMBIO DE VERSIÓN

✓ Cambio en el planteamiento de las actividades. ✓ Adición, modificación o eliminación de políticas de

operación. ✓ Modificaciones en los requisitos legales (sustracción de

normas por derogación o adición de normatividad nueva aplicable).

✓ Modificaciones a figuras ilustrativas. ✓ En el caso de formatos, toda modificación implica un

cambio de versión.

Modificaciones de forma en los textos. Revisiones de ortografía. Correcciones a la versión que no afecten el flujo de

actividades. Cambios de logos, solo para documentos que no

generen un registro.

Para el caso de los documentos que tienen cambios que no ameriten una modificación en la versión vigente, deben diligenciar el formato ASIF12 con la opción “No” en la pregunta “¿Es un cambio de versión?”. Nota 1: En el caso de los cambios en la imagen institucional, los formatos serán los tipos de documento que cambian de manera inmediata sin un cambio de versión, pero dejando registro de su cambio en el Listado Maestro de Documentos y Registros.

7.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

De acuerdo con los tipos de documentos empleados en el Sistema, su contenido se referencia en la Tabla 3.

Tabla 3. Estructura de los Documentos del Sistema

TIPOS DE DOCUMENTO

Elemento o capítulo del documento

Caracterización Proceso

Procedimiento Documento

Soporte Manual y Guías

Formatos Trámite/OPA Documento

Externo

1. Identificación Si Si Si Si Si Si No Aplica

2. Objetivo Si Si Opcional Si No Aplica Si No Aplica

3. Alcance Si Si Opcional Si No Aplica No Aplica No Aplica 4.Ámbito de

Aplicación

No aplica Si Opcional Si No Aplica No Aplica No Aplica

5. Líderes Si Si Si Si No Aplica No Aplica No Aplica 6. Definiciones Si Si Opcional Opcional No Aplica Si No Aplica 7. Políticas de

Operación

No Aplica Si Opcional Opcional No Aplica Si No Aplica

8. Requisitos

Legales

Si Si Opcional Si No Aplica Si No Aplica

9. Directriz de

Cumplimiento

No aplica Si Opcional Opcional No Aplica Si No Aplica

10. Requisitos ISO

9001:2015, OSHAS

Si No aplica Opcional Opcional No Aplica No Aplica No Aplica






TIPOS DE DOCUMENTO

Elemento o capítulo del documento

Caracterización Proceso

Procedimiento Documento

Soporte Manual y Guías


Externo

18001:2007, ISO

27001:2013,

ISO14001:2015

11. Cuerpo del

Documento

Si Si Si Si Si Si Si

12. MIPG

DIMENSIÓN /

POLÍTICA


13. Recursos Si No aplica Opcional Opcional No Aplica No Aplica No Aplica

14. Documentos

Asociados

Si Si Opcional Si No Aplica Si No Aplica

15. Interacción de

procesos


16. Información a

comunicar


17. Trámites y

OPA`s


18. Riesgos y

oportunidades


19. Seguimiento y

medición


20. Acciones de

mejoramiento


21. Conocimientos

específicos


22. Elaborado por Si Si Si Si No Aplica Si No Aplica 23. Revisado por Si Si Si Si No Aplica Si No Aplica 24. Aprobado por Si Si Si Si No Aplica Si No Aplica

7.3 DOCUMENTOS EXTERNOS

Para el caso de los documentos externos, estos no cuentan con parámetros internos con respecto a su estructura documental, al pertenecer a otras entidades diferentes al MSPS. Se sugiere que sean documentos de instituciones formales y acordes con el objetivo y alcance del proceso. Al momento de hacer referencia de un documento externo en los procedimientos, manuales, guías y documentos soporte, serán referenciados con el enlace que dirige al documento original de la entidad encargada. La actualización y funcionamiento del enlace será responsable del Líder del proceso o procedimiento. Para efecto del Listado Maestro de Documentos y Registros, estos serán incluidos con la codificación asignada para llevar registro en la interacción del proceso asociado.






7.4 IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La identificación se realiza para facilitar la diferenciación y el control de los documentos. Contiene los elementos expuestos en la Tabla 4.

Tabla 4. Identificación Tipos de Documentos del Sistema

TIPO DE DOCUMENTOS

Proceso Procedimiento

Documento Soporte

Manual y Guía


Externo

EL

EM

EN

TO

S P

AR

A L

A

IDE

NT

IFIC

AC

IÓN

a. Imagen Institucional

Si Si Si Si Si Si No aplica

b. Nombre del Documento

Si Si Si Si Si Si Si

c. Código Si Si Si Si Si Si Si

d. Versión Si Si Si Si Si Si No aplica

e. Fecha de Aprobación

Si Si Si Si Si Si No aplica

f. Referencia a Proceso

No aplica Si Si Si Si Si No aplica

g. Referencia Líder Proceso

Si No aplica No aplica No aplica

No aplica No aplica No aplica

a. Imagen Institucional: Corresponde a la imagen institucional vigente divulgada por el Grupo de Comunicaciones del Ministerio de Salud y Protección Social. (Ver documento GCMX01 Guía Sistema Gráfico).

b. Nombre del Documento: Indica el nombre del Proceso, Procedimiento, Guía, Manual, Documento Soporte, Formatos, Trámite/OPA.

c. Código: Representación alfanumérica para identificar el documento.

d. Versión: Número entero que corresponde a la cantidad de veces que se ha modificado un documento. La primera versión es la uno (1).

e. Fecha de Versión: Indica la fecha en la cual el documento comienza a ser vigente. Corresponde a la fecha del correo del Líder del Proceso o Procedimiento para aprobación del documento. Las fechas pueden ser manejadas en ciertos casos según criterio del Grupo de Desarrollo Organizacional, por ejemplo, cuando el documento tiene dos líderes y fechas de correo de aprobación distintas.

f. Referencia a Proceso: Indica el nombre del proceso a que está asociado el documento.

g. Líder de Proceso: Identifica el cargo del servidor público que orienta los recursos necesarios para el logro del objetivo de proceso. Podrá existir más de un Líder de proceso cuando exista autonomía administrativa y financiera o cuando por función más de una dependencia oriente su ejecución al interior de la entidad.

Nota 1: Los documentos tipo hoja de vida del indicador, identificación de producto y-o servicios de los procesos y ficha del riesgo tendrán un control en su versión a través de la fecha de su creación, más no con un valor numérico. Así mismo, no se especificará la versión del contenido. Para efectos del Listado Maestro de Documentos y Registros, solo se harán actualizaciones de estos documentos cuando se crean, se eliminen o se ajuste su nombre, por lo que cambios en su estructura metodológica tendrán su seguimiento en las distintas metodologías.

Nota 2: La publicación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se realizará conforme a las orientaciones y tiempos definidos en el procedimiento GCMP02 Gestión de la comunicación interna, y es una función exclusiva del Grupo de Desarrollo Organizacional. Así mismo, la divulgación de la documentación será responsabilidad del Líder del proceso o procedimiento, a través de los medios que considere pertinente para el conocimiento de las personas involucradas en el mismo. Algunos de estos mecanismos pueden ser: correo electrónico, comunicaciones internas, reuniones, capacitaciones, entre otros. La tabla 5 es la plantilla para relacionar los documentos que se envían a publicar, distinguidos por el proceso y el tipo documental respectivo.






Tabla 5 Plantilla para Publicación

Proceso

Diligenciar dependiendo el

tipo de documento a publicar

Ejemplo

Proceso Guía Procedimiento Formato

Iniciales y nombre de proceso 1

Código y nombre del documento 1

ABI Administración de Bienes e Insumos

ABIG02 Guía muestreo de

medicamentos y biológicos


GTH Gestión del Talento Humano

GTHP01 Provisión de empleos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción


MAC Mejora

Continua

MACF19 Medición de satisfacción usuarios de trámites y OPAS

7.4.1 Encabezado

Todo documento relacionado en la pirámide documental del Sistema Integrado de Gestión, a excepción de la Caracterización del Proceso (Ver Tabla 6), debe tener encabezado dispuesto en la tabla 7.

Tabla 6. Encabezado de una caracterización de proceso

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: Código XXXCXX

NATURALEZA DEL PROCESO: Versión XX

Tabla 7. Encabezado para los demás documentos del Sistema

PROCESO NOMBRE DEL PROCESO Código XXXX00

TIPO DE DOCUMENTO Nombre del documento Versión 00

a. En la primera columna se ubica el logo del Ministerio. Este logo es dispuesto por el Grupo de Comunicaciones en el documento GCMX01 Guía de Sistema Gráfico. (https://intranet.minsalud.gov.co/comunicaciones/Documents/G-SA-01-Guia-sistema-grafico.pdf).

b. En la segunda columna se coloca “PROCESO”, y abajo se coloca en mayúsculas el tipo de documento: (ej. PROCEDIMIENTO, GUÍA, MANUAL, FORMATO, etc.).

c. En la tercera columna se coloca el nombre del Proceso y abajo el nombre del documento, sobre este último se establecerá la codificación.

d. En la cuarta columna se coloca el título “Código” y abajo “Versión”. El número de la versión siempre va con dos dígitos, por ejemplo: 01, 02, 03, etc.

e. En la quinta columna se coloca el Código del Documento de acuerdo a la metodología de codificación y abajo la versión que se tenga de este.






f. Los siguientes formatos son los únicos que contendrán el código, la versión y su respectiva fecha de versión en el pie de página: Caracterización de Proceso (ASIF01), Procedimiento (ASIF02), Manual (ASIF03), Guía (ASIF04), Documento Soporte (ASIF13) y Trámite/OPA (ASIF14).

g. El relleno de las celdas de color azul está dado por la configuración RGB: R=102, G=153 y B=255, el texto en color blanco y en fuente Arial Narrow 11. Se puede usar el color secundario dispuesto por el documento GCMX01, donde el Ministerio de Salud y Protección Social pertenece al pilar de la equidad que es color fucsia. Para este color se usará el RGB: R=244, G=47 y B=99.

Nota 1: Para el caso de documentos gráficos, como piezas ilustrativas, flujogramas o demás representaciones gráficas que no se adapten a los tipos documentales manejados en esta guía, se procederá a análisis por parte del GDO para su uso o no del encabezado oficial, teniendo en cuenta la necesidad de documentar. Esto en pro de no irrumpir la libertad de diseños prestablecidos por parte del Grupo de Comunicaciones o quien haga sus veces de diseño. Los criterios a tener en cuenta son los siguientes:

➢ Documentos que apliquen trabajo de diseño por parte del Grupo de Comunicaciones (Ejemplo: Organigrama).

➢ Documentos externos adaptados para el Ministerio (Ejemplo: Documentos de la ARL).

➢ Documentos producto de un contrato con diseños aplicados por el contratista (Ejemplo: Informes).

7.4.2 Códigos de los documentos La codificación se realiza para facilitar la identificación y el control de los documentos, teniendo en cuenta la información de la Tabla 8.

Tabla 8. Método de codificación de documentos

CODIFICACIÓN

TIPOS DE DOCUMENTOS Sigla Estructura del Código

Caracterización de proceso C Siglas del Proceso (XXX) + C + consecutivo (XX)

Procedimiento P Siglas del Proceso (XXX) + P + Consecutivo (XX)

Manual M Siglas del Proceso (XXX) + M + consecutivo (XX)

Guía G Siglas del Proceso (XXX) + G + Consecutivo (XX)

Documento Soporte S Siglas del Proceso (XXX) + S + Consecutivo (XX)

Formato F Siglas del Proceso (XXX) + F + Consecutivo (XX)

Trámite/OPA T Siglas del Proceso (XXX) + T + Consecutivo (XX)

Documento Externo X Siglas del Proceso (XXX) + X + Consecutivo (XX)

Lineamientos L Siglas del Proceso (XXX) + L + Consecutivo (XX)

Abecé A Siglas del Proceso (XXX) + A + Consecutivo (XX)

a. Cada documento debe tener un único código que lo identifica. b. Un ejemplo de código es DESC01, donde “DES” hace referencia al proceso Direccionamiento Estratégico, mientras que

la letra C hace referencia al tipo de documento que para el caso es una caracterización, mientras que la numeración 01 es el consecutivo asignado.

c. Todos los documentos deben estar asociados a un Proceso, Procedimiento, Trámite/OPA o al Manual del sistema de gestión correspondiente.

d. Los documentos pueden ser citados en otros Procesos o Procedimientos al que están asociados. e. Un documento se considera que está asociado a un Proceso o Procedimiento, cuando en el desarrollo de las actividades

se menciona la utilización de este. f. Para documentar un Procedimiento, se sugiere tener mínimo (3) actividades esenciales. A partir de la revisión del Grupo

de Desarrollo Organizacional, se puede determinar si las actividades ameritan ser un procedimiento, o de lo contrario, se analizará otra opción de documento.






Nota: La codificación para los tipos de documento Ficha de riesgos (R), Identificación de producto y-o servicio (N), Indicadores (I) y Documento externo (X), son utilizados exclusivamente para una identificación de archivos en la carpeta compartida y Listado maestro de documentos y registros, lo cual no implica que este código esté relacionado dentro del contenido del formato.

7.4.3 Metodología de objetivo y alcance.

El Objetivo del documento describe el propósito general del mismo. Este debe ser medible y coherente con el alcance y su redacción, debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción (Ver tabla 9). La construcción del objetivo se realiza conforme a la metodología denominada factores de éxito (EFICACIA-EFICIENCIA-EFECTIVIDAD).

Ilustración 3. Esquema de un objetivo

Tabla 9. Construcción de un Objetivo

CONSTRUCCIÓN OBJETIVO OBJETIVO

EFICACIA CONECTOR EFICIENCIA CONECTOR EFECTIVIDAD

Es el producto o productos del

Proceso

- Mediante - Por medio - A través o sinónimos

Es el medio o medios para

obtener el o los productos

- Para - Con el fin de - Con el propósito de o sinónimos

Es el impacto del producto Se agrupan las partes en un solo

texto continúo Verbo infinitivo +

sujeto solo sujeto

Verbo infinitivo + sujeto

EJEMPLO

Formar a los Servidores

Públicos del Ministerio de

Salud y Protección Social

mediante eventos de

capacitación con el fin

de mejorar su desempeño en el puesto de trabajo

Formar a los Servidores Públicos del Ministerio de Salud y Protección Social, mediante Eventos de capacitación con el fin de mejorar su desempeño en el puesto de trabajo.

El Alcance delimita las actividades que se ejecutan en el Proceso o Procedimiento, enunciando brevemente cómo inicia cómo continúa y cómo finaliza (Ver tabla 10). Para los Manuales y las Guías describe brevemente, cuando haya lugar, la temática, el campo y ámbito de aplicación del documento y/o los responsables a los cuales está dirigido su contenido.

Eficacia Conector Eficiencia Conector Efectividad Objetivo






Ilustración 4. Esquema de un alcance

Tabla 10. Estructura de un Alcance

CONSTRUCCIÓN ALCANCE ALCANCE

INICIA CON CONTINÚA CON FINALIZA CON Se agrupan las partes en un solo texto continuo

EJEMPLO

Inicia con la identificación de las necesidades de

capacitación

continúa con la ejecución de plan de capacitación

finaliza con la evaluación de la transferencia de la

capacitación

Inicia con la identificación de las necesidades de capacitación,

continúa con la ejecución de plan de capacitación y finaliza con la

evaluación de la transferencia de la capacitación.

7.5 ELEMENTO GENERALES DE UN DOCUMENTO.

Nota: Varias de estas descripciones aplican para los documentos procedimiento, guía, manual y trámite/OPA.

A. El Ámbito de Aplicación, hace referencia a los Procesos donde aplique el documento.

B. El Líder, hace referencia al cargo del (los) servidor (es) público (s) que orientan la acción del Talento Humano y gestionan los recursos necesarios para el logro del propósito del Proceso, Procedimiento u otro tipo de documento. Un documento puede ser liderado por más de un cargo, y/o por una persona distinta al líder del proceso. En esa situación se debe especificar la o las actividades de dicho documento.

C. Las Definiciones, son los significados de aquellas palabras o conceptos específicos que están enunciados en el contenido del documento, cuya interpretación pueda presentar dificultad para su comprensión. Incluye significados de siglas o abreviaturas.

D. Las Políticas de Operación, son lineamientos de acción y aplicabilidad general o particular que facilitan la operatividad y ejecución de un Procedimiento hacia el cumplimiento del objetivo fijado y son de obligatorio cumplimiento. Ejemplos:

1. Las actividades descritas en este Procedimiento aplican a la Unidad Administrativa Especial Fondo Nacional de Estupefacientes definiendo los responsables conforme a su estructura administrativa.

2. La versión de un documento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación por parte de los Líderes de los Procesos o Procedimientos.

3. Cada proceso del Sistema Integrado de Gestión debe tener su correspondiente mapa de riesgos.

Alcance

Finaliza con

Continúa con

Inicia con






En concordancia con la tabla 11, se debe tener en cuenta al momento de plantear una política de operación lo siguiente:

a) El aspecto específico que requiera la guía de acción

b) Los responsables de acatarlas

c) El mandato, es decir, la instrucción general de lo que hay que hacer, lo que deben cumplir los responsables para evitar

situaciones indeseables

d) los términos de aplicación en caso de no ser permanentes. Las políticas de operación deben estar numeradas para su fácil

identificación.

Tabla 11 ¿Cuándo documentar una política de operación?

• Cuando se considera que una

actividad debe ser ejecutada con

unos lineamientos de estricto

cumplimiento.

• Cuando una actividad del

procedimiento no es clara sobre

el cumplimiento de unos criterios

necesarios para su efectiva

ejecución.

• Cuando se quiere enfatizar en la

importancia de cumplir un

lineamiento para la salida final del

procedimiento

• Cuando el lineamiento ya se

encuentra relacionado en la

normatividad vigente.

• Cuando la ejecución de un

lineamiento es de libre aplicación

por razones específicas.

• Cuando se le brinda a quien

ejecuta la actividad la libertad de

darle forma a la salida a generar.

E. Los Requisitos Legales son las normas aplicables al documento. Se enuncian de la siguiente forma: Tipo de documento+ Número + Fecha + Epígrafe. Ejemplo: Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno.

F. La Directriz de Cumplimiento, hace referencia al debe del requisito legal asociado a la ejecución del Procedimiento.

G. Los Requisitos ISO 9001:2015 - OHSAS 18001:2007 - ISO 27001:2013 - ISO 14001:2015, hace referencia el requisito de la norma vigente. Se escribe de esta forma: “numeral + nombre del numeral +literal”; ejemplo “7.1.6 Conocimientos de la Organización, a”. En caso de requerir mayor información sobre los requisitos, solicitar el acompañamiento del Grupo de Desarrollo Organizacional o al líder o asesor del sistema correspondiente.

H. Los Riesgos Laborales son aquellos que, por realizar actividades en propias del proceso, tiene la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligrosa, y la severidad de lesión o enfermedad, que puede ser causado por el evento o la exposición. Esta información es brindada por el líder o asesor Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

I. Los Activos de Información están relacionados con la seguridad de la información, se refiere a cualquier información o elemento relacionado con el tratamiento de esta (sistemas, soportes, edificios, personas, entre otros) que tenga valor para la organización. Esta información es brindada por el líder o asesor Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

J. Los Aspectos e Impactos Ambientales son elementos de las actividades, productos o servicios que puede interactuar con el medio ambiente y puede causar cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de la organización. Esta información es brindada por el líder o asesor Sistema de Gestión Ambiental.

K. El Cuerpo del Documento de los Procesos y Procedimientos, contiene la siguiente información:

a. El Proveedor, del Proceso puede ser interno o externo, cuando son internos, identifica los procesos, el (los) cargos o rol (es) que proporcionan las entradas. Cuando los proveedores son externos se menciona las entidades o grupos de valor. Pueden existir varios proveedores.






b. Las Entradas, son los insumos requeridos para la ejecución de la actividad que puede ser información de tipo legal o técnica, documentos y/o necesidades. Para cada entrada se debe identificar su proveedor, y en caso de presentarse varias entradas deben escribirse separadamente. Un mismo proveedor puede proporcionar varias entradas.

c. Los Procedimientos, son los necesarios para asegurarse que la operación y el control del proceso sean eficaces y eficientes.

d. Las Salidas, de Procesos y Procedimientos son los resultados o información que se genera al ejecutar una actividad, especificando cuando sea necesario el medio por el cual se entrega o se evidencia. Por lo general las salidas están asociadas a registros.

e. Los Usuarios, de Procesos y Procedimientos pueden ser internos o externos, cuando son internos, identifica los Procesos que reciben las salidas (No dependencias). Cuando los usuarios son externos se menciona las entidades o grupos de valor. Pueden existir varios usuarios para una misma salida. Cuando todos los Procesos son usuarios se menciona “todos los Procesos”.

f. Las Actividades, o tareas deben responder la pregunta ¿qué se hace?, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo más el sujeto. La Descripción de la Actividad, o tarea debe responder a la pregunta ¿cómo se ejecuta la actividad/tarea?

g. El Punto de Control, hace referencia a la actividad en la que puede aplicarse un control y que es esencial para prevenir o mitigar un riesgo asociado al cumplimiento del objetivo del Procedimiento. Pueden ser revisiones, aprobaciones, listas de chequeo etc., que sean evidenciables. Ver ASIG01 Guía para la Administración Integral de riesgos en los procesos.

h. Los responsables son los cargos o roles del Ministerio de Salud y Protección Social encargados de ejecutar la actividad.

i. Los Registros son documentos con Código y Nombre, y es donde se presentan resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas, puede ser en medio físico o magnético.

j. El cuerpo de los documentos generales y formatos depende de la temática a cubrir y las necesidades de la dependencia. Los formatos deben considerar los datos e información a obtener, así como su organización por temas, secuencia de ejecución o captura de información, entre otros. En la tabla 12 se indica el formato a utilizar, teniendo en cuenta el tipo de documento a elaborar:

TIPO DE DOCUMENTO FORMATO PARA UTILIZAR

Procesos ASIF01 Caracterización de Procesos

Procedimientos ASIF02 Procedimiento

Manual ASIF03 Manual

Guía ASIF04 Guía

Documento Soporte ASIF13 Documento Soporte

Trámite/OPA ASIF14 Trámite

Lineamientos ASIF23 Lineamientos

Abecé ASIF24 Abecé

Documento Externo No aplica

Tabla 12. Formato del Sistema que utilizar, según documento

Nota: En el caso que uno de los formatos base para la elaboración de documentos cambie de versión o sea modificado, no se debe hacer un proceso retrospectivo de cambios en los documentos. Los documentos que sean modificados después de la fecha de versión deberán llevar el formato actual, más no aplica para los documentos aprobados con antelación.

L. MIPG DIMENSIÓN / POLÍTICA: hace referencia a la dimensión del nuevo MIPG Modelo Integrado de Planeación y Gestion a la que el proceso le esté apuntando (1. Talento Humano, 2. Direccionamiento Estratégico y Planeación, 3. Gestión con Valores para el Resultado, 4. Evaluación para Resultados, 5. Control Interno, 6. Información y Comunicación y 7. Gestión del Conocimiento e Innovación).

M. Los Recursos, son los elementos que se emplean para la gestión del Proceso, pueden ser de Talento Humano, Financieros o de Infraestructura. Los recursos de infraestructura son los elementos especiales que se emplean para la gestión del Proceso, incluyen espacios de trabajo especiales, herramientas especiales, equipos especiales y sistemas de información entre otros. Ejemplos: Sistema Orfeo, SUIFP, Saludnet, RID. Para los recursos financieros tener en cuenta Presupuesto del Ministerio de Salud y Protección






Social, y para recursos humanos el documento GTHM01 Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal del Ministerio de Salud y Protección Social.

N. Los Documentos Asociados, son referencias a documentos del SIG que permitan la realización de las actividades de un proceso o procedimiento. Estos documentos deben estar relacionados en el Listado Maestro de Documentos y Registros. Los documentos deben ser mencionados solamente con el código del documento.

O. La Interacción de procesos, se refiere a la forma en que se evidencia la secuencia e interacción de los procesos. Tener en cuenta el documento MACM01 Manual de Acuerdos de Nivel de Servicio.

P. La Información que comunicar, son aquellas comunicaciones internas y externas propias del proceso (Qué, cuándo, a quién, cómo y quién comunica). Ver formato GCMF06 Información a comunicar por proceso.

Q. Los Trámites y OPA´s, son Trámites u otros Procedimientos Administrativos que se realicen en el Proceso y estén registrados en el Sistema Único de Información y Trámites (SUIT) que administra el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) (Ver guía MACG03 Administración de Trámites y Otros Procedimientos Administrativos).

R. Los Riesgos y oportunidades, son aquellos Riesgos y oportunidades institucionales relacionadas con Gestion, Seguridad de la información y Corrupción que se tiene identificados para cada uno de los procesos. Ver ASIG01 Guía para la Administración Integral de riesgos en los procesos.

S. El Seguimiento y medición, son herramientas que permiten establecer diferencias, comportamientos y tendencias de la gestión de un proceso para reorientar la toma de decisiones. Ver MACP02 Medición de la gestión institucional.

T. Las Acciones de mejoramiento, son el conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad real detectada u otra situación no deseable. Ver MACG02 Guía para la formulación y seguimiento de acciones preventivas y correctivas.

U. Los Conocimientos específicos que la entidad adquiere con la experiencia y se encuentran en el Repositorio Institucional Digital.

V. Elaborado por, es el nombre y cargo de la (s) persona (s) que elabora (n) el contenido del documento.

W. Revisado por, es el nombre y cargo de la (s) persona (s) que revisa (n) técnicamente el contenido del documento.

X. Aprobado por, es el nombre y cargo de la (s) persona (s) que aprueba (n) el contenido del documento. En este campo referencia al Líder del Proceso o Procedimiento.

Nota: Para los puntos V, W, X, es posible relacionar el nombre de un grupo o comité quienes hayan elaborado, revisado, modificado o aprobado. Es potestad del líder la cantidad de personas que quiera relacionar en cada uno de estos ítems, siempre y cuando se cuente con la evidencia correspondiente.

Y. Diagrama de Flujo, es la representación gráfica de las actividades descritas en el procedimiento, incluyendo los puntos de control y los registros resultantes.

7.6 DIAGRAMAS DE FLUJO

Un diagrama de flujo es una herramienta de tipo grafico utilizada para representar a través de figuras y conectores, el desarrollo de una o varias actividades interrelacionadas entre si. La idea de estos modelos es gráficos es contemplar una idea rápida y ligera para la comprensión del paso a paso de un procedimiento, teniendo en cuenta la actividad a realizar, el responsable, los puntos de control y los registros producto de la ejecución de la actividad. En la ilustración 5 se contemplan los pasos correspondientes para la elaboración de un Diagrama de Flujo.






Ilustración 5. Pasos para un diagrama de flujo

1. Identificar Entradas y Salidas: Los procedimientos se basan en los elementos de entrada que reciben de otros procesos o procedimientos, y las salidas resultantes de la transformación o acciones aplicadas. Como primer paso para un flujograma es identificar esas entradas, lo que se va a hacer con estas y cual es el resultado final o parcial (en caso de ser un procedimiento conjunto). De esta manera, encontraremos el objetivo al cual se quiere llegar y la explicación para llegar a su cumplimiento.

2. Ordenar las actividades: Haga una relación de las actividades a realizar contempladas dentro del procedimiento. Ordénelas de manera cronológica, según su desarrollo, y además identifique las actividades que se hacen paralelamente o al tiempo. Tenga en cuenta que se deben incluir actividades que generen valor al procedimiento, y evitar actividades de apoyo o secundarias, tales como imprimir, enviar un correo, firmar un documento, etc.

Nota: En el caso que las actividades requieran una explicación mas detallada que se encuentra en otro documento, se hace referencia al mismo dentro del flujograma para consultar la puntualidad.

3. Asigne Responsabilidades: Una ves listadas las actividades y su orden de ejecución, relacione los responsables que van a ejecutar o revisar el cumplimiento de estas. Para ello, se recomienda la aplicación de un Diagrama de Flujo por Carriles o Funcional (Ver ilustración 6), donde por cada carril se asigna un responsable.

1. Identificar Entradas y Salidas

2. Ordenar las actividades

3. Asigne responsabilidades

4. Determinar los simbolos a utilizar

5. Conecte actividades

6. Identifique inicio y final (alcance)

7. Revisión y ajustes






Ilustración 6. Ejemplo de diagrama funcional o de carriles.

4. Determinar los símbolos a utilizar: En un diagrama de flujo, la forma geométrica en que se identifica una actividad es supremamente importante, dado que nos dará a entender cuál es proceder al respecto. En la Tabla 13 se define el uso de cada uno de estos símbolos.

Tabla 13. Símbolos de un Diagrama de Flujo.

Símbolo de diagrama de flujo

Nombre Descripción

Símbolo de proceso

Representa una acción o actividad a desarrollar

Símbolo de inicio y fin Representa el punto de inicio y de fin. Con este símbolo se determina donde empieza y termina un diagrama de flujo.

Símbolo de documento

Representa un registro a manera de documento. No necesariamente se refiere a algo físico, sino también digital. Se puede considerar como el resultado de una actividad. Algunos ejemplos son informes, correos electrónicos, memorandos, etc.

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Nombre Descripción

Símbolo de decisión

Representa un punto de control para verificar el cumplimiento de un requisito. Generalmente están relacionadas con una pregunta dicotómica (Si o No). La continuidad del diagrama dependerá de la respuesta a la pregunta.

Símbolo de conector

Este símbolo se usa cuando los diagramas de flujo con muy complejos y amplios, lo cual permite conectar varios puntos a lo largo del flujo. Generalmente seles determina un numero o letra para determinar secuencia, y se grafican dos veces para determinar la unión.

Símbolo de conector/enlace fuera

de página

Similar al símbolo de conector, este se emplea cuando un diagrama de flujo es bastante amplio, lo que interconecta varias partes de un diagrama de flujo dividido en páginas.

Símbolo de entrada y salida

Cuando se aplican actividades cuyo resultado son datos, como estadísticas o resultados, se usa esta figura para disponer de este dato, ya sea de entrada o salida.

Símbolo de base de datos

Representa los datos alojados en almacenamiento determinado, como una hoja de cálculo o una carpeta compartida. Esta base debe permitir la clasificación y búsqueda rápido de los datos.

Símbolo de proceso predefinido

Cuando una actividad es descrita en otro documento, se usa este símbolo. Se puede incluir el enlace para consultarlo.

Símbolo de almacenamiento interno

Se usa este símbolo cuando se quiere resaltar que unos datos son almacenados en un disco duro interno, haciendo referencia a puestos de trabajo.

Símbolo de entrada manual

Cuando dentro de un procesos se requiere la digitación de información, como en un formulario, se utiliza este símbolo como representación de una actividad manual de ingreso de datos.

Símbolo de operación manual

Indica un paso que se debe realizar de forma manual. Generalmente aplica para recopilación de datos o ajustes a una base de datos.







Nombre Descripción

Símbolo de fusión

Cuando se presentan varias actividades no secuenciales que convergen en un solo proceso, se utiliza este símbolo.

Símbolo de documentos múltiples

Representa documentos o informes múltiples. También puede ser usado cuando en un correo electrónico se envían varios documentos adjuntos o para la conformación de una carpeta.

Símbolo de preparación

Hace referencia a etapas de revisión o preparación de una salida para continuar con la actividad.

Símbolo "or" Se utiliza a manera de decisiones múltiples, donde, en un conjunto de situaciones se da cumplimiento a al menos una de ellas.

Símbolo de suma o unión

Se utiliza a manera de decisiones múltiples, donde un conjunto de situaciones es verdadera o falsa.

5. Conecte Actividades: Todas las figuras seleccionadas deben estar interconectadas con flechas o líneas, de esta manera se logrará identificar el flujo de actividades. Estas líneas representaran entradas o salidas (ver ilustración X).

Línea de entrada

Linea de Salida

6. Identificar Inicio y Final (Alcance): Usando los símbolos de inicio y final, muestre gráficamente donde inicia la lectura del diagrama y donde termina. Esto debe tener concordancia con el Alcance del Procedimiento (ver ilustración 4). El diagrama de flujo inicia en la izquierda superior de la hoja y termina en la parte inferior, ya sea derecha o izquierda, según los responsables.

7. Revisión y ajustes: Generalmente, un Diagrama de Flujo no está terminado al primer intento. Haga lectura constante del flujo y compártalo con otras personas para determinar que no se hayan omitido detalles o planteado actividades en un orden secuencial incorrecto

RECOMENDACIONES ADICIONALES.

• Los flujogramas se plantean de izquierda a derecha o de arriba hacia abajo.

• Las líneas por usar para enlazar las figuras deben ser horizontales y verticales, nunca diagonales.

• Evite al máximo el cruce de líneas. Si es posible use los símbolos de conexión para evitar la agrupación excesiva de líneas.






• No deben quedar figuras sin conectar. Estas deben estar siempre relacionadas con el principio, final o una figura de conexión.

• El tamaño de las figuras debe ser proporcional al texto. Siempre busque el tamaño correspondiente para una fácil comprensión de lectura, en especial para los diagramas más extensos.

• Solo los símbolos de decisión pueden tener varias líneas de conexión. Generalmente, las actividades y demás figuras usan una línea de entrada y una de salida. Las figuras de inicio no deben tener línea de entrada y las figuras de final no deben llevar línea de salida.

• Generalmente, los diagramas de flujo de hace a blanco y negro. En caso de querer usar color, se debe hacer teniendo en cuenta el documento GCMX01 Guía de sistema grafico

7.7 DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS:

Los documentos aprobados en su última versión se encuentran disponibles para su consulta en la página web del Ministerio (www.minsalud.gov.co) y en Saludnet (intranet.minsalud.gov.co). Los Procesos, Procedimientos, Manuales, Guías, Documentos Soporte, Trámites/OPAS, contienen leyenda “Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada”. Para el manejo de archivos en red local, existe una carpeta compartida del Grupo de Desarrollo Organizacional, donde se encuentran todos los documentos. Están organizados por los Procesos que conforman el Mapa de Procesos vigente del MSPS, y en su interior por subcarpetas determinadas por el tipo de proceso, proceso, vigencia del documento y tipo de documento

Los documentos en la carpeta compartida deben ser guardados en su archivo editable (.doc, .xls) para ser modificado en los casos necesarios, y con consentimiento del Líder del proceso o procedimiento. Para su publicación, se manejará archivo protegido y publicable (.pdf para todos los documentos, .zip para formatos en página web). Cada documento aprobado debe tener el respectivo correo por parte del Líder del Proceso, nombrado por el Código del documento. Los documentos obsoletos son conservados en una carpeta denominada “obsoletos” para cada uno de los Procesos del Sistema, y se encuentran en la carpeta compartida del Grupo de Desarrollo Organizacional. Nota: Los archivos de los documentos Ficha de riesgos, Identificación de producto y-o servicio e Indicadores, tendrán una carpeta para cada tipo de documento aparte de la denominada “Procesos”, pero manejará la misma estructura en cuanto a los documentos vigentes y obsoletos, así como su archivo editable, publicable y correo de aprobación.

7.8 REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

Cada trimestre se hará una revisión de los documentos por parte del administrador de documentos para determinar que documentos llevan más de un año de vigencia. A partir de esta información, se les informará a los líderes de proceso y procedimiento para que sometan a revisión la vigencia de estos y realizar las modificaciones pertinentes. Si los documentos ameritan algún cambio, sea este un cambio de versión o no, se solicitará los ajustes pertinentes al asesor de GDO según el procedimiento ASIP01 Elaboración y Control de Documentos y Registros. En caso de no presentar modificaciones, se remitirá un correo electrónico con la justificación de no modificación. Se incluirá la fecha de la última revisión de cada documento en el Listado Maestro de Documentos y Registros.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre y Cargo: Javier Andres Niño Parrado. Contratista Grupo de Desarrollo Organizacional Fecha: 07 de julio de 2020

Nombre y Cargo: Claudia Dominguez Garcés, Coordinadora Grupo de Desarrollo Organizacional Fecha: 10 de julio de 2020

Nombre y Cargo: Wilson Fernando Melo Velandia Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Fecha: 12 de julio de 2020

http://www.minsalud.gov.co/