La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarn y aplicarn los enfoques de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.1.- fase de investigacinEstudio Preliminar:El estudio preliminar est encaminado a: "Lograr una identificacin real del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo. "Por su propia naturaleza, el estudio preliminar no est enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Ms bien el estudio administrativo consiste en la revelacin de aquellas reas de la empresa que ameriten un anlisis detallado para poder ofrecer las recomendaciones ms idneas a las circunstancias de la empresa como un todo. El estudio preliminar se disea para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o que no recomiende un plan general para desarrollar la solucin especfica del problema. En este caso, el estudio preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de:Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la empresa.Evaluar la efectividad de la determinacin del rea en cuestin.Descubrir reas en las que haya problemas de administracin.Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar y evaluar?Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos?Por dnde empezar?Hasta dnde debe llegar el estudio preliminar?Estimacin del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales) necesarios.Proponer, en su caso, medidas correctivas.Evaluar las reas o secciones que puedan ser .causa de una revisin posterior. Al proceder de este modo, el auditor estar en una posicin ventajosa para apreciar el panorama de los que va a hacer y al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesita y el tiempo que durar el estudio preliminar. Es, por tanto, una culminacin rpida de datos en una forma amplia o general con fines de exploracin.Objetivo.En esta etapa se define el propsito de la auditora. Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma. Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar o llevar a cabo la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. Los factores a considerar para el estudio de la organizacin se determinan con base en dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos que forman parte de su funcionamiento.A continuacin se define el proceso administrativo, a fin de poder realizar un anlisis lgico de la organizacin en todos sus mbitos.2. fase de planeacin Se determinan los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requerir, los criterios a seguir, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que sern necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades ms importantes de la empresa, los sistemas y sus correspondientes controles gerencialesAlcance: reas de aplicacin. La revisin de la estructura orgnica, sus objetivos y planes, y las normas de ejecucin, proporcionarn una indicacin anticipada del alcance de esta operacin dentro de una empresa. La auditora administrativa puede abarcar desde un rea o departamento hasta la totalidad de la empresa, en el que se tendr que descubrir y analizar todo su funcionamiento administrativo. Adems, incluye: aspectos de su estructura organizacional, niveles jerrquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estndares de desempeo, desarrollo tecnolgico, entre otros. Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad con que se aplicar la auditora administrativa, esto significa delimitar el nmero de reas o departamentos y los tipos de procesos; as como si se desea slo la deteccin de necesidades o problemas, o hasta su correccin.Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos.Informacin requerida: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.3. fase de programacin Instrumentacin: Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.Programas: Los programas "son medios que sirven de gua al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirn todos los aspectos". Los programas se concretan a sealar slo orientaciones sobre la forma en que habr de plantearse la revisin y una serie de procedimientos de los cuales se seleccionarn los que se estimen convenientes para la obtencin de datos, en base con las circunstancias; en l se registrar posteriormente lo hecho por el auditor para dar cumplimiento a cada uno de los pasos.Aun cuando resulta cierto, en algunos aspectos, que los detalles del procedimiento proporcionan al auditor administrativo cierto grado de flexibilidad, los mtodos establecidos, en general, deben ser apoyados por la totalidad del personal de auditora, a efecto de mantener un control apropiado sobre el programa completo.Clasificacin de los programasEl desarrollo de los procedimientos de auditora, que son establecidos como gua de trabajo, se puede modificar o adaptar de acuerdo con las circunstancias en cada caso particular.Los programas se clasifican en:l. Generales.2. Analticos.3. Tipo.4. Por reas.l. Programas generalesSon aquellos que se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos de auditora que se deben aplicar, con mencin de los objetivos particulares.2. Programas analticosSon aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditora administrativa.3. Programas tipoSon aquellos que enumeran los procedimientos de auditora a seguirse en situaciones afines a dos o ms empresas.4. Programas por reasSon aquellos que se preparan para el desarrollo de la revisin de cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, produccin, compras, personal, etc.Cualquiera que sea el programa que se utilice, el auditor administrativo debe estar preparado para adaptarlo en el desarrollo de su trabajo cuando lo considere necesario.Ventajas de los programasLas ventajas de trabajar con un programa son:l. Proporciona un plan a seguir.2. Sirve de gua prctica al hacer la planeacin de prximas auditoras.3. Si el programa es usado por reas de responsabilidad, fijar la que le corresponda a cada auditor en la revisin.4. El auditor estar en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de obtener la informacin necesaria.5. El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de la revisin.6. El supervisor de la auditora puede planear las tareas que habrn de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al mximo.7. Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar lo realizado rpidamente.8. Cuando termina la auditora, el programa sirve para verificar que no hubo omisin en su desarrollo.4. fase de desarrollo En el desarrollo de la auditora los elementos vitales son la investigacin y el anlisis dentro de un marco conceptual slidamente elaborado. No puede haber ningn procedimiento mecnico de quitar y poner. En la figura 11.8 se muestran elementos de la fase de desarrollo de una auditora administrativa.En el desarrollo de la auditora administrativa el auditor debe obtener toda clase de informacin para poder hacer un anlisis completo. El propsito principal de reunir" informacin es allegarse hechos relevantes y confiables, dado que las conclusiones y acciones subsecuentes del auditor estarn basadas en esa informacin.

Recoleccin de datos: El analista debe seleccionar previamente la informacin que recopila, los hechos que deben ser constatados; debe ser objetivo, es decir, no deber recopilar datos innecesarios. Debe tener en cuenta el propsito del estudio y proceder a la evaluacin y revaluacin de la informacin recopilada, a fin de:a) Asegurarse de que es relativa al problema.b) Determinar si_ de ella se desprende- la, existencia- de nuevos problemas.e) Evaluar la informacin recopilada para ver si sugiere cambios o mejoras.En segundo lugar, la informacin recopilada deber estar relacionada con el problema original y con los problemas que surjan del estudio. Los problemas no son siempre lo que aparentan ser, y frecuentemente los estudios lo demuestran. Es recomendable que la labor de recopilacin de los datos quede asentada por escrito en el momento mismo de la observacin de los hechos, ya que proporciona ventajas en el trabajo.

5. fase de seguimiento.Metodologa para la elaboracin del informe final: INFORME: Es la narracin escrita sobre los resultados que se obtienen de una revisin. Es la prueba de sugerencias y acuerdos tomado; sealando los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoria; debiendo contener informacin respecto de la magnitud de los hallazgos, y la frecuencia con que se presentan en relacin con el nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones realizadas, sustentadas por evidencia competente, relevante y debidamente documentada, debiendo reunir: - Objetividad: Visin imparcial de los hechos - Oportunidad: Disposicin de la informacin en tiempo y lugar - Claridad: Fcil comprensin del contenido - Calidad: Apego a las Normas de calidad - Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidasRevisar antes de la entrega final los siguientes aspectos: Introduccin (criterios emprender y ejecutar) Antecedentes (gnesis y actualidad) Justificacin (necesidad de aplicacin) Objetivos de la auditoria (razones y fines) Estrategias (acciones y recursos) Recursos (requerimientos) Costo (R.F. utilizados) Alcance (mbito, profundidad, cobertura) Acciones (actividades) Metodologa (tcnicas-indicadores) Resultados (hallazgos y evidencia) Conclusiones y Recomendaciones Alterativas de implantacin (programas y mtodos) Desviaciones significativas (segn Normas) Opiniones de los responsables de las reas auditadas (puntos de vista) Asuntos especiales (asuntos de estudio) LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION. Es necesario que el informe se presente de forma oportuna, prestando atencin a la formulacin de criterios susceptibles de llevarse a la prctica y con visin estratgica, tomando en cuenta los siguientes aspectos: a) Objetiva al llegar a las conclusiones y recomendaciones finales b) Ponderar las soluciones propuestas para determinar su practicidad y viabilidad c) Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas d) Homogeneizar la integracin y presentacin de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atencin e) Aprovechar el apoyo para fundamentar slidamente los resultados f) Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente g) Crear conciencia en los niveles de decisiones, de la importancia del cumplimiento de las medidas recomendadas h) Establecer forma y contenido de los reportes para el seguimiento de acciones i) Tomar en cuenta los resultados de auditoras anteriores, para evaluacin del tratamiento y acciones tomadas en la implementacin de resultados. TIPOS DE INFORME: Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos relevantes INFORME GENERAL. Debe contener: Responsable. Introduccin. Antecedentes. Tcnicas empleadas. Diagnstico. Propuesta. Estrategia de implementacin. Seguimiento. Conclusiones y recomendaciones. Apndices o anexos INFORME EJECUTIVO Debe contener: Responsable. Periodo de revisin. Objetivos. Alcance .Metodologa. Sntesis. Conclusiones INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: Se integra con base a un criterio de selectividad que considerando aspectos que reflejan obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de una empresa, mediante este informe se puede analizar y evaluar: Proceso de aplicacin de la auditoria Observaciones relevantes Auditoria en proceso, reprogramada o replanteada Horas hombre utilizadas Causa y efectos de las observaciones formuladas Posibles causas que se pueden derivar de las observaciones formuladas Para la ayuda en la toma de decisiones se puede presentar acompaado de un informe general o ejecutivo.