MICROSOFT EXCEL 2010 NIVEL 1 - · PDF fileModificar una hoja de trabajo ... presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación). Facturación y ventas Excel también es útil para

MICROSOFT EXCEL 2010

NIVEL 1

Material Didáctico: Microsoft Excel 2010 – Nivel 1

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al curso realizado con New Horizons Madrid y adaptado al curso y nivel

realizado. Para ampliar información o complementar cualquier tema de su

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acceso que le fue proporcionado en su curso.

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INDICE DE CONTENIDOS 1. Presentación: ¿Qué es Excel? .................................................................................................... 4

2. Creando una hoja de cálculo básica .......................................................................................... 5

2.1. Explore la Interfaz de Usuario y la Cinta ............................................................................ 5

2.2. Navegar y seleccionar en Excel .......................................................................................... 6

2.3. Obtenga ayuda ................................................................................................................... 9

2.4. Escribir datos en la hoja de cálculo .................................................................................... 9

2.5. Guardar un libro de trabajo ............................................................................................. 10

2.6. Personalizar barra de herramientas Quick Access ........................................................... 10

3. Realizar cálculos ...................................................................................................................... 12

3.1. Crear fórmulas básicas ..................................................................................................... 12

3.2. Cálculos con funciones ..................................................................................................... 12

3.3. Copiar fórmulas y funciones ............................................................................................. 15

4. Modificar una hoja de trabajo ................................................................................................. 16

4.1. Manipular datos ............................................................................................................... 16

4.2. Insertar y borrar celdas, columnas y filas ......................................................................... 19

4.3. Buscar y/o reemplazar datos en una hoja de trabajo ...................................................... 22

4.4. Revisar la ortografía de una hoja de trabajo .................................................................... 24

5. Dar formato a una hoja de trabajo .......................................................................................... 25

5.1. Modificar fuentes ............................................................................................................. 25

5.2. Agregar bordes y color a las celdas .................................................................................. 25

5.3. Cambiar el ancho de columna y la altura de la fila .......................................................... 25

5.4. Aplicar formatos de número ............................................................................................ 26

5.5. Posicionar contenidos de celda ........................................................................................ 26

5.6. Aplicar estilos de celda ..................................................................................................... 28

6. Imprimir el contenido de una hoja de trabajo ........................................................................ 29

6.1. Configurar opciones de impresión ................................................................................... 29

6.2. Configurar saltos de página y áreas de impresión ........................................................... 30

7. Administrar libros de trabajo grandes .................................................................................... 34

7.1. Dar formato a las pestañas de la hoja de trabajo ............................................................ 34

7.2. Administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo ........................................................ 34

7.3. Administrar la vista de hojas de trabajo grandes ............................................................. 35




1. Presentación: ¿Qué es Excel?

Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.

Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:

Contabilidad Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).

Definición de presupuestos Ya sea para necesidades personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).

Facturación y ventas Excel también es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra).

Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variación entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).

Planeación Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).

Uso de calendarios Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el año escolar o calendarios del año fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).




2. Creando una hoja de cálculo básica

2.1. Explore la Interfaz de Usuario y la Cinta

Barra de título Como en todas las ventanas de Windows, a la derecha se encuentran los botones de Cerrar, Minimizar y Maximizar/Restaurar. En esta barra se muestra el nombre de la aplicación (Microsoft Excel), y contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. Barra de fórmulas Se divide en zona de nombre y zona de fórmula. Zona de nombre: Permite ver informaciones de la celda activa. Zona de fórmula: Permite introducir y modificar datos. Poco a poco nos iremos dando cuenta de la importancia de esta zona en la aplicación Excel. Barra de Etiquetas Permite movernos por las diferentes hojas del libro de trabajo, así como eliminarlas y añadir nuevas hojas. Barra de Estado Muestra informaciones en el entorno de trabajo, el tipo de vista, el zoom, y si estamos grabando o no una macro. Si queremos personalizar la barra de estado tenemos que pulsar con el botón derecho del ratón sobre la misma, apareciendo un menú.




El área de trabajo El área de trabajo está compuesta por filas (identificadas por números) y columnas

(identificadas por letras), a la intersección de ambas se le denomina CELDAS, se identifican

mediante la letra asociada a la columna y el número de la fila.

CELDA A1

Cuando estamos situados en una celda, esta es la celda activa, y todo aquello que realicemos

como cambiar el formato, el color, o introducir una fórmula ocurrirá en esta celda.

2.2. Navegar y seleccionar en Excel Para una buena utilización de la aplicación, es necesario saber moverse dentro de los libros, utilizando las diferentes hojas, y saber moverse por estas, ya que son muy extensas. En una hoja de cálculo, puede seleccionar celdas, rangos (dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.), filas o columnas para, por ejemplo, aplicar formato a los datos de una selección o para insertar otras celdas, filas o columnas. También puede seleccionar todo o parte del contenido de una celda y activar el modo de edición para modificar esos datos. NOTA Si una hoja de cálculo está protegida, es posible que no se puedan seleccionar ni sus

celdas ni su contenido.

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre

hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras

presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar

después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha.

Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.

Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de

cálculo.




NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el

área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la

hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación,

mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas

o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y

presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra

celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la

selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

NOTA No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas

en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna

seleccionando la primera celda y presionando después

CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA

IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las

columnas).

Nota Si la fila o columna contiene datos, al presionar

CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta

la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma

combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes

Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.

Filas o columnas no adyacentes

Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.

La primera o la última celda de una fila o columna

Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja

de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de

cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada

Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de




de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha)

la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).

Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo

Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.

Más o menos celdas que la selección activa

Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de

cálculo.

NOTAS

Excel marca las celdas o los rangos seleccionados resaltándolos. Los resaltados no

aparecen en la copia impresa. Si desea mostrar las celdas con un resaltado al imprimir

una hoja de cálculo, puede utilizar las características de formato para aplicar un

sombreado a las celdas.

Cuando BLOQ DESPL está activado, en la barra de estado aparece Bloq Despl. Si

presiona una tecla de dirección mientras BLOQ DESPL está activado, se desplazará una

fila hacia arriba o abajo, o una columna hacia la izquierda o hacia la derecha. Para

moverse entre las celdas con las teclas de dirección, debe desactivar BLOQ DESPL.

Si la selección se amplía al hacer clic en una celda o al presionar teclas para

desplazarse en la hoja de cálculo, puede deberse a que se haya presionado F8 o

MAYÚS+F8 para ampliar o agregar a la selección. En este caso, se mostrará Ampliar

selección o Agregar a la selección en la barra de estado. Para detener la ampliación o

adición a una selección, vuelva a presionar F8 o MAYÚS+F8.

PARA SELECCIONAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

HAGA LO SIGUIENTE

En una celda Haga doble clic en la celda y, a continuación, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar.

En la barra de fórmulas

Haga clic en la celda y, a continuación, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar en la barra de fórmulas.

Con el teclado Presione F2 para modificar la celda, utilice las teclas de flecha para colocar el punto de inserción y, a continuación, presione MAYÚS+tecla de FLECHA para seleccionar el contenido.




2.3. Obtenga ayuda El acceso a la ayuda de Microsoft Office puede hacerse a través de la opción incluida en el menú Archivo o pulsando la tecla de ayuda (F1) en cualquier momento. La opción de menú nos llevará a las opciones completas de ayuda donde también encontraremos el acceso a Soporte de Microsoft, Información de Producto, Opciones de configuración, etc. La opción de la tecla F1 nos permite de forma más dinámica acceder a la pantalla emergente de la ayuda. AL pulsar F1 por ejemplo mientras escribimos una función, la opción nos llevará directamente a la ayuda sobre esa función sin necesidad de utilizar la búsqueda.

2.4. Escribir datos en la hoja de cálculo

1. Haga clic en la celda en la que desea escribir los datos. 2. Escriba los datos en la celda. 3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Según vamos introduciendo los datos en la celda, podemos observar que estos van apareciendo en la barra de fórmulas, y automáticamente habrán aparecido los botones de Cancelar e Introducir. Para ignorar los datos que vamos introduciendo podemos pulsar sobre el botón de Cancelar o pulsar sobre la tecla Esc. Para aceptar los datos introducidos pulsar sobre el botón de introducir o pulsar la tecla Intro o TAB. Excel admite diferentes tipos de datos, según las necesidades que se tengan estos pueden ser:

- Números: Para que Excel los entienda como tales, lo único que debemos de hacer es introducir números. Pero hay algunos formatos que el programa entiende como formato numérico, como pueden ser la coma decimal (,), el punto de millar (.), el signo menos para los números negativos (-), el porcentaje (%), la división para los números fraccionarios, y el exponente (E o e) para la notación científica. Los números se alinean automáticamente a la derecha de la celda.

- Texto: Este tipo de datos puede estar formado por cualquier combinación de caracteres, aunque si deseamos que el programa identifique los números como texto, debemos de colocar estos entre comillas (“), al hacer esto se alinean automáticamente a la izquierda de la celda, y Excel no puede operar con ellos.

- Fechas: Microsoft Office Excel almacena los fechas como números secuenciales denominados valores de serie. Por ejemplo, en Microsoft Excel, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 posterior al 1 de enero de 1900. Excel almacena las horas como fracciones decimales, ya que la hora se considera una porción del día.

- Fórmulas y funciones: Excel permite introducir fórmulas y funciones en las celdas. Una

fórmula es una ecuación que utiliza operadores matemáticos para calcular el resultado a partir de una serie de valores contenidos en las celdas las que hace referencia. También se puede escribir una fórmula sin hacer referencia a ninguna celda en concreto.




2.5. Guardar un libro de trabajo Para guardar su archivo de Microsoft Excel (Libro de Excel):

1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Guardar como. 3. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, seleccione Libro

de Excel. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.

5. Para finalizar, haga clic en Guardar.

2.6. Personalizar barra de herramientas Quick Access La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos posibles ubicaciones. Acceder a los comandos que más usa no tiene por qué ser difícil. Cuando encuentre un comando favorito, haga clic en él con el botón secundario y luego haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.




Ahora el comando está solo a un clic.




3. Realizar cálculos

3.1. Crear fórmulas básicas 1. En una celda, escriba el signo igual (=) para iniciar la fórmula. 2. Escriba una combinación de números y operadores; por ejemplo 3+7. 3. Use el mouse para seleccionar otras celdas (insertando un operador entre ellos). Por

ejemplo, seleccione B1 y luego escriba un signo más (+), seleccione C1 y escriba + y luego seleccione D1.

4. Cuando termine de escribir, presione ENTRAR para completar la fórmula. Algunos ejemplos de fórmulas básicas:

FÓRMULA DESCRIPCIÓN

=5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.

=RAIZ(A1) Usa la función RAÍZ para devolver la raíz cuadrada del valor en A1.

=HOY() Devuelve la fecha actual.

=IF(A1>0,"Más","Menos") Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Si el resultado es verdadero, se muestra el texto "Más" en la celda; si el resultado es falso, se muestra el texto "Menos".

3.2. Cálculos con funciones Además de escribir fórmulas que ejecutan operaciones matemáticas básicas, como sumar, restar, multiplicar y dividir, puede usar una amplia biblioteca de funciones de hoja de cálculo integradas en Microsoft Excel para hacer muchas otras cosas.

Empiece a escribir en una celda.

En una celda, escriba el signo igual (=) y luego escriba una letra, por ejemplo "a", para ver una lista de las funciones disponibles.




Use la tecla de flecha abajo para bajar por la lista.

A medida que se desplaza por la lista, verá una información en pantalla (una

descripción breve) para cada función. Por ejemplo, la descripción en pantalla para

la función ABS es "Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, un número

sin signo".

Elija una función y rellene sus argumentos.

En la lista, haga doble clic en la función que desee usar. Excel especifica el nombre de la función en la celda seguido de un paréntesis de apertura; por ejemplo, =SUMA(.

Escriba uno o varios argumentos después del paréntesis de apertura, si es necesario.

Un argumento es un trozo de información que usa la función. Excel muestra el tipo de

información que debe escribir como argumento. Unas veces es un número, otras es un

texto, y otras veces es una referencia a otra celda.

Por ejemplo, la función ABS requiere un número como argumento. La función

MAYUSC (que convierte todo el texto en minúscula en texto en mayúscula) requiere

una cadena de texto como argumento. La función PI no requiere argumentos porque

simplemente devuelve el valor de pi (3,14159...).

Complete la fórmula y observe los resultados.

Presione la tecla ENTRAR.

Excel se encarga de agregar el paréntesis de cierre y la celda muestra el resultado de

la función que ha usado en la fórmula. Seleccione la celda y observe la barra de

fórmulas; podrá ver que la fórmula aparece allí.

Ejemplos de uso función SUMA:

Descripción:

Suma todos los números de uno o varios rangos de celdas.




Suma de un rango.

=SUMA(A1:A4)

En el ejemplo anterior se sumarán todos los números que se encuentren en el rango A1:A4, es

decir A1+A2+A3+A4.

Resultado: A1+A2+A3+A4

Suma de celdas separadas

=SUMA(A1,B2,C3)

En el ejemplo anterior se sumarán los valores de las celdas A1,A2 y A3

Resultado: A1+B2+C3

Suma de varios rangos

=SUMA(A1:A3,B2:B4)

En el ejemplo anterior se sumarán las celdas del rango A1:A3 (A1,A2,A3) más las celdas del

rango B2:B4 (B2,B3,B4)




3.3. Copiar fórmulas y funciones 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para pegar la fórmula y el formato, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga

clic en Pegar. Para pegar solo la fórmula, en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en

Pegar y, a continuación, en Fórmulas .

NOTA Además, puede pegar solo los resultados de la fórmula. En la pestaña Inicio, en el

grupo Portapapeles, haga clic en Pegar y, a continuación, en Valores .

4. Compruebe que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado. Si es necesario, cambie el tipo de referencia haciendo lo siguiente:

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula. 2. En la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la

ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la

celda activa.) , seleccione la referencia que desea cambiar. 3. Presione F4 para alternar las combinaciones.

En la tabla siguiente se indica cómo se actualiza un tipo de referencia si la fórmula que

la contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.

PARA UNA FÓRMULA QUE SE VA A

COPIAR:

SI LA REFERENCIA ES CAMBIA

A:

$A$1 (columna absoluta y fila

absoluta)

$A$1

A$1 (columna relativa y fila

absoluta)

C$1

$A1 (columna absoluta y fila

relativa)

$A3

A1 (columna relativa y fila relativa) C3

NOTA : También puede copiar fórmulas en celdas adyacentes mediante el controlador de relleno

. Tras comprobar que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado en el

paso 4, seleccione la celda que contiene la fórmula copiada y, a continuación, arrastre el controlador de

relleno por el rango que desea rellenar.




4. Modificar una hoja de trabajo

4.1. Manipular datos

Escriba los datos. 1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda. 2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Para escribir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo días, meses o números progresivos, escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda siguiente para establecer un patrón.

Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el controlador

de relleno por el intervalo que desea rellenar. Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Ajuste la configuración. 1. Para ajustar el texto en una celda, seleccione las celdas a las cuales desea

aplicar el formato y luego, en la pestaña Inicio en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

2. Para ajustar el ancho de columna y el alto de fila de modo que se ajusten

automáticamente a los contenidos de la celda, seleccione las columnas o filas que desea cambiar y luego, en la pestaña Inicio en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna o Autoajustar alto de fila. Sugerencia Para ajustar rápidamente todas las columnas o las filas en la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y luego haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columna o de fila.




.

Aplique formato a los datos. 1. Para aplicar formato de números, haga clic en la celda que contiene los

números a los cuales desea aplicar el formato. A continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Números, haga clic en la flecha junto a General y elija el formato que desee.

2. Para cambiar la fuente, seleccione las celdas que contienen los datos a los

cuales desea aplicar el formato y luego, en la pestaña Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el formato que desee.

Mover o copiar el contenido de una celda

1. Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea mover o copiar.

NOTA De forma predeterminada, puede editar y seleccionar los datos directamente en la

celda haciendo doble clic en ella, pero también puede editar y seleccionar los datos de la celda en la barra de fórmulas.

2. En la celda, seleccione los caracteres que desea mover o copiar.

Para seleccionar el contenido de una celda

Haga lo siguiente

En una celda Haga doble clic en la celda y, a continuación, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar.

En la barra de

fórmulas

Haga clic en la celda y, a continuación, arrastre por el contenido de la celda que desea seleccionar en la barra de fórmulas.

Con el teclado Presione F2 para modificar la celda, utilice las teclas de flecha para colocar el punto de inserción y, a continuación, presione MAYÚS+tecla de FLECHA para seleccionar el contenido.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, realice una de las siguientes acciones:




Para mover la selección, haga clic en Cortar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

Para copiar la selección, haga clic en Copiar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

4. En la celda, haga clic donde desee pegar los caracteres o haga doble clic en otra celda para mover o copiar los datos.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V.

6. Presione ENTRAR. NOTA Si se hace doble clic o se presiona F2 para modificar la celda activa, las teclas de desplazamiento del cursor solamente funcionarán dentro de esa celda. Para utilizar las flechas de desplazamiento del cursor en otra celda; en primer lugar, presione ENTRAR para completar los cambios en la celda activa.

Mover o copiar celdas completas

Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia toda la celda, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios.

1. Seleccione las celdas que desea mover o copiar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover celdas, haga clic en Cortar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+X.

Para copiar celdas, haga clic en Copiar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

3. Seleccione la celda superior izquierda del área de pegado. SUGERENCIA Para mover o copiar una selección a otra hoja de cálculo o libro, haga clic en la

pestaña de otra hoja o pase a otro libro y, a continuación, seleccione la celda superior izquierda del área de pegado.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar . Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V. NOTAS

Para elegir opciones específicas al pegar celdas, puede hacer clic en la flecha situada

debajo de Pegar y, a continuación, hacer clic en la opción que desee usar. Por ejemplo, puede hacer clic en Pegado especial o Imagen.

De forma predeterminada, Excel muestra el botón Opciones de pegado en la hoja de cálculo para ofrecer opciones especiales, como Mantener formato de origen, a la hora




de pegar celdas. Si no desea ver este botón cada vez que pegue una celda, puede desactivar esta opción. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, seleccione Opciones. En la categoría Avanzadas, en Cortar, copiar y pegar, desactive la casilla de verificación Mostrar el botón Opciones de pegado al pegar contenido.

Excel reemplaza los datos existentes en el área de pegado cuando se copian y pegan celdas para moverlas.

Cuando se copian celdas, las referencias de celda se ajustan automáticamente. Sin embargo, cuando se mueven celdas, las referencias no se ajustan y el contenido de las mismas y de otras celdas que apunten a ellas pueden mostrarse como errores de referencia. En este caso, será necesario ajustar manualmente las referencias.

Si el área de copia seleccionada incluye celdas ocultas, Excel también las copiará. Puede que sea necesario mostrar temporalmente las celdas ocultas que no desee incluir al copiar información.

Si el área de pegado contiene filas o columnas ocultas, es posible que deba mostrar el área de pegado para ver todas las celdas que se han copiado.

Mover o copiar celdas completas utilizando el ratón

De manera predeterminada, la edición con arrastrar y colocar está activada, de manera que pueda usar el mouse (ratón) para mover y copiar celdas.

1. Seleccione las celdas o el rango de celdas que desea mover o copiar. 2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover una celda o rango de celdas, sitúe el puntero sobre el borde de la

selección. Cuando el puntero se transforme en un puntero de movimiento , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

Para copiar una celda o rango de celdas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras coloca el puntero sobre el borde de la selección. Cuando el puntero

se transforme en un puntero de copia , arrastre la celda o rango de celdas hasta otra ubicación.

NOTAS

Excel reemplaza los datos existentes en el área de pegado cuando se mueven las celdas.

Cuando se copian celdas, las referencias de celda se ajustan automáticamente. Sin embargo, cuando se mueven celdas, las referencias no se ajustan y el contenido de las mismas y de otras celdas que apunten a ellas pueden mostrarse como errores de referencia. En este caso, será necesario ajustar manualmente las referencias.

Si el área de copia seleccionada incluye celdas ocultas, Excel también las copiará. Puede que sea necesario mostrar temporalmente las celdas ocultas que no desee incluir al copiar información.

Si el área de pegado contiene filas o columnas ocultas, es posible que deba mostrar el área de pegado para ver todas las celdas que se han copiado.

4.2. Insertar y borrar celdas, columnas y filas

Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo

1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.




SUGERENCIA En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en Insertar celdas.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas

seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar.

3. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en la que desea desplazar las celdas circundantes.

NOTAS

Cuando se insertan celdas en una hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan como consecuencia, ya sean referencias de celda relativas o absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de celdas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente usar referencias de rango en las fórmulas siempre que sea apropiado, en lugar de especificar celdas individuales.

Para insertar celdas que contengan datos y fórmulas, también puede copiarlas o cortarlas y luego pegarlas en el lugar que desee haciendo clic con el botón secundario del mouse y luego seleccionar Insertar celdas copiadas o Insertar celdas cortadas.

SUGERENCIAS

Para repetir rápidamente la acción de insertar una celda, haga clic en la ubicación donde desea insertar la celda y, a continuación, presione CTRL+Y.

Si las celdas que ha copiado tienen aplicado algún formato, puede usar Insertar

opciones para elegir el formato de las celdas insertadas.

Insertar filas en una hoja de cálculo

1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar una sola fila, seleccione toda la fila o una celda de la fila encima

de la cual desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5.

Para insertar varias filas, seleccione las filas encima de las cuales desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, debe seleccionar tres filas.

Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no adyacentes.

SUGERENCIA En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en Insertar filas de hoja




SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas

seleccionadas y, a continuación, hacer clic en el comando Insertar. NOTA Cuando se insertan filas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, ya sean referencias de celdas absolutas o relativas. Lo mismo ocurre con la eliminación de filas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente usar referencias de rango en las fórmulas siempre que sea apropiado en lugar de especificar celdas individuales.

Insertar columnas en una hoja de cálculo

1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la

columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas.

Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas no adyacentes.

SUGERENCIA Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, en Insertar columnas de hoja.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas

y, a continuación, hacer clic en Insertar.

NOTA Cuando se insertan columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la

inserción se ajustan en consecuencia, ya sean referencias de celdas absolutas o relativas. Lo mismo

ocurre con la eliminación de columnas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una

celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente usar

referencias de rango en las fórmulas siempre que sea apropiado en lugar de especificar celdas

individuales.




Eliminar celdas, filas o columnas

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha junto a Eliminar y

luego realice una de las siguientes acciones:

Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en Eliminar celdas. Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en Eliminar filas de hoja. Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en Eliminar columnas de hoja.

SUGERENCIA Puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una selección de celdas, hacer clic en Eliminar y luego seleccionar la opción que desea. También puede hacer clic con el botón secundario en una selección de filas o columnas y luego hacer clic en Eliminar.

3. Si va a eliminar una celda o un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar.

Si va a eliminar filas o columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda.

4.3. Buscar y/o reemplazar datos en una hoja de trabajo 1. En una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar.

3. Siga uno de estos procedimientos: Para buscar texto o números, haga clic en Buscar. Para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar.

4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar, o bien haga clic en la flecha del cuadro Buscar y haga clic en una búsqueda reciente que se encuentre en la lista.

Puede usar caracteres comodín, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en sus criterios de búsqueda:

Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como "señal".

Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter. Por ejemplo, s?l devolverá "sal" y "sol".

SUGERENCIA Si desea buscar asteriscos, signos de interrogación y tildes (~) en los datos de la hoja de cálculo, escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos que contienen "?", debe escribir ~? como criterio de búsqueda.




5. Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a continuación, siga

uno de estos procedimientos: Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en el cuadro

Dentro de, seleccione Hoja o Libro. Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por

filas o Por columnas. Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar dentro de,

haga clic en Fórmulas, Valores o Comentarios.

NOTA Los cuadros Valores y Comentarios sólo están disponibles en la pestaña Reemplazar.

Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, active la casilla

Coincidir mayúsculas y minúsculas. Para buscar celdas que contienen sólo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar,

active la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda. 6. Si desea buscar texto o números que además tienen un formato específico, haga clic

en Formato y elija sus opciones en el cuadro de diálogo Buscar formato.

SUGERENCIA Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a Formato, después en Elegir formato de celda y, por último, en la celda que tiene el formato que desea buscar.

7. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para buscar texto o números, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.

SUGERENCIA Si hace clic en Buscar todos, obtendrá una lista con todas las coincidencias que respondan a sus criterios de búsqueda. Para activar una celda, haga clic en una coincidencia específica de la lista. Para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una columna.

Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o número en el cuadro Reemplazar con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar todos.

NOTA Si el cuadro Reemplazar con no está disponible, haga clic en la pestaña Reemplazar. Si lo desea, puede cancelar una búsqueda en curso presionando ESC.

8. Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos.

SUGERENCIAS Microsoft Excel guarda las opciones de formato que se definen. Si vuelve a buscar datos en la hoja de cálculo y no encuentra caracteres que sabe que contiene, es posible que deba borrar las opciones de formato de la búsqueda anterior. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la pestaña Buscar y en Opciones para mostrar las opciones de formato. Haga clic en la flecha junto a Formato y haga clic en Borrar formato de búsqueda.




4.4. Revisar la ortografía de una hoja de trabajo Todos los programas de Microsoft Office 2010 le permiten revisar la ortografía y la gramática de los archivos.

1. En la ficha Revisar , en el grupo Revisión, haga clic en Ortografía.

SUGERENCIA Puede tener acceso a este comando de manera rápida agregándolo a la barra de herramientas de acceso rápido; para ello, haga clic con el botón secundario en el botón Ortografía y, a continuación, haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido en el menú contextual.

2. Si el programa encuentra errores de ortografía, se muestra un cuadro de diálogo o un panel de tareas con la primera palabra mal escrita detectada por el corrector ortográfico.

3. Después de corregir cada palabra mal escrita, el programa marca la siguiente palabra incorrecta para que pueda decidir qué hacer.




5. Dar formato a una hoja de trabajo

5.1. Modificar fuentes 1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea cambiar la fuente de texto. 2. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha que aparece junto a fuente

para ver la lista disponible, a continuación elija el tamaño. También están disponibles los botones aumentar y disminuir tamaño de fuente, así como las opciones usuales de negrita, cursiva, subrayado (sencillo o doble)...

5.2. Agregar bordes y color a las celdas 3. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde. 4. En el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la flecha que aparece junto a Bordes

y, a continuación, haga clic en el estilo de borde, color de fondo o fuente que desee.

5.3. Cambiar el ancho de columna y la altura de la fila

Modificar el ancho de una columna/alto fila

1. Coloca el ratón sobre las líneas laterales que separan el encabezado de las columnas o

las líneas horizontales que separan las filas. Notarás que la cruz blanca se convierte en una flecha doble.

2. Cuando veas la flecha doble, haz clic y manteniendo presionado el botón del mouse arrastra la columna a la derecha para aumentar su ancho o hacia la izquierda para disminuirlo. Con filas actuaremos de igual modo arrastrando hacia arriba o abajo

3. Cuando consigas el ancho deseado, suelta el ratón. Truco: hacer un doble click del ratón cuando aparece la fecha doble equivale a autoajustar el ancho/alto al contenido.

Configurar el ancho de columna/alto fila con una medición específica

1. Selecciona las columnas/fila cuyo ancho/alto deseas modificar. 2. Haz clic en el comando Formato de la pestaña Inicio. Verás un menú desplegable. 3. Ahora, selecciona la opción Ancho de columna o Alto de Fila 4. Se abrirá el cuadro de diálogo ancho de columna/ alto de fila. Allí, ingresa un número

específico. 5. Para terminar, haz clic en el botón Aceptar. Notarás que el ancho de cada columna o

alto de cada fila seleccionada cambia.




5.4. Aplicar formatos de número 1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato. 2. En el grupo Número de la ficha Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo

situado junto a Número (o solo presione CTRL+1).

3. En la lista Categoría, haga clic en el formato que desee usar y, a continuación, ajuste la

configuración si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un símbolo de moneda diferente, mostrar más o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se muestran los números negativos.

5.5. Posicionar contenidos de celda Hay tres tipos de información que encontramos en una celda:

1. El contenido de celda: es el dato de la celda y que como se ha visto puede ser un texto, un número o una fórmula.

2. El formato de celda: es la apariencia que se aplica al contenido de la celda. Existen diferentes categorías dentro del formato que son número, alineación, fuente, bordes, tramas y proteger.

3. Dimensiones de la celda: definidas por la altura de la fila y anchura de la columna.

Para dar formato a una celda o rango de celdas los pasos a seguir son: 1. Seleccionar la celda o rango de celdas a las que dar formato. 2. Desplegar el panel Formato del grupo de opciones Celdas y seleccionar la opción

Formato de celdas, de este modo abriremos el cuadro de diálogo de Formato de celdas.




Excel alinea dentro de una celda por defecto los textos a la izquierda y los números a la derecha. En la Ficha Inicio podemos encontrar, en el grupo de opciones Alineación, las opciones a través de las cuales podemos definir la alineación del contenido de las celdas seleccionadas.

Además de poder acceder a través de su iniciador de cuadros de diálogo al cuadro correspondiente al Formato de celdas, y en él a la pestaña Alineación. Las principales opciones a las que se pude acceder desde este grupo de opciones son:

Alineación vertical mediante estos tres botones conseguimos determinar este tipo de alineación, que será alineación sea superior, central o inferior respectivamente.

Alineación horizontal mediante estos tres botones conseguimos determinar este tipo de alineación horizontal, que será izquierda, centrada y derecha respectivamente.

Modificación de la sangría estos iconos me permiten disminuir y aumentar la sangría aplicada al contenido de las celdas seleccionadas.

Orientación permite modificar la inclinación del texto entre las diferentes alternativas que plantea.

Ajustar texto hace que todo el contenido de la celda sea visible colocándolo en varias líneas.

Combinar y centrar ésta opción permite acceder a varias opciones referentes a la unión de varias celdas en una sola:




o Combinar y centrar, une las celdas seleccionadas en una sola y centra el

contenido de las mismas. o Combinar horizontalmente, realiza la unión horizontal de las celdas

seleccionadas en un rango, manteniendo la separación entre las filas, y eliminando la correspondiente a las columnas.

5.6. Aplicar estilos de celda Para aplicar un estilo seguiremos los siguientes pasos.

1. Seleccionar el rango de celdas al cual aplicar un estilo.

2. Seleccionar la opción Estilos de celda de la Ficha Inicio.

3. Al seleccionar esta opción de Estilos de celda, que despliega la galería:

A medida que vayamos desplazando el puntero del ratón sobre los estilos podremos

ver, como es habitual en Excel 2010, la apariencia con la que quedarían los datos al

aplicar dicho estilo. Esta vista previa hace más fácil la elección, sin necesidad de

escoger un estilo, cerrar la lista de opciones, deshacer lo hecho y volver a abrir la

galería.

4. Al hacer clic sobre el estilo elegido, éste se aplicará de manera automática a la

selección.




6. Imprimir el contenido de una hoja de trabajo

1. Haga clic en la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las que desea obtener una vista previa.

2. Haga clic en Archivo y, a continuación, elija Imprimir. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+P. NOTA La ventana de vista preliminar se verá en blanco y negro, independientemente de si la hoja de cálculo incluye color, a menos que esté configurada para imprimirse en una impresora en color.

3. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la ventana Vista preliminar, haga clic en Página siguiente y Página anterior.

4. Para establecer las opciones de impresión, realice lo siguiente: Para cambiar la impresora, haga clic en el cuadro desplegable en Impresora y

seleccione la impresora que desee. Para realizar cambios en la configuración de la página, incluida la orientación de la

página, el tamaño del papel y los márgenes de la página, seleccione las opciones que desee en Configuración.

Para aplicar una escala a la hoja de cálculo para que entre en una sola hoja impresa, en Configuración, haga clic en la opción que desee en el cuadro desplegable de opciones de escala.

5. Para imprimir el libro, realice una de estas acciones: Para imprimir una parte de una hoja de cálculo, haga clic en la hoja de cálculo y, a

continuación, seleccione el rango de datos que desee imprimir. Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

6. Haga clic en Imprimir.

6.1. Configurar opciones de impresión Siga uno o varios de estos procedimientos:

1. Para cambiar la impresora, haga clic en el cuadro desplegable en Impresora y seleccione la impresora que desee.

2. Para realizar cambios en la configuración de la página, incluida la orientación de la página, el tamaño del papel y los márgenes de la página, seleccione las opciones que desee en Configuración.

3. Para aplicar una escala a la hoja de cálculo para que entre en una sola hoja impresa, en Configuración, haga clic en la opción que desee en el cuadro desplegable de opciones de escala.




6.2. Configurar saltos de página y áreas de impresión Si imprime una selección específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede definir un área de impresión que incluya solo esa selección. Un área de impresión es uno o más rangos de celdas que se designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de cálculo. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión, solo se imprimirá esta área. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para imprimir la hoja de cálculo completa. Una hoja de cálculo puede tener varias áreas de impresión, cada una de las cuales se imprimirá en una página separada

Establecer una o varias áreas de impresión

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. Para crear varias áreas de impresión, puede mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las áreas que desee imprimir.

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.

NOTA El área de impresión que haya establecido se guardará al guardar el libro.

Borrar el área de impresión

1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo en la que desea borrar el área de

impresión. 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Borrar

área de impresión.

NOTA Si la hoja de cálculo contiene varias áreas de impresión, borrar una de ellas eliminará todas las áreas de impresión de la hoja de cálculo.

Insertar un salto de página

1. Seleccione la hoja de cálculo que desea modificar.




2. En el grupo Vistas de libro de la pestaña Vista, haga clic en Vista previa de salto de página.

SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado.

NOTA Si se muestra el cuadro de diálogo Vista previa de salto de página, haga clic en Aceptar. Para que no se muestre este cuadro de diálogo cada vez que tiene acceso a Vista previa de salto de página, active la casilla de verificación No mostrar este diálogo nuevamente antes de hacer clic en Aceptar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar un salto de página horizontal, seleccione la fila situada debajo del

lugar donde desea insertarlo. Para insertar un salto de página vertical, seleccione la columna situada a la

derecha del lugar donde desea insertarlo. 4. En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en Saltos.

5. Haga clic en Insertar salto de página.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en la fila o la columna

situadas debajo o a la derecha del lugar donde desea inserta el salto de página y luego hacer clic en Insertar salto de página. NOTA Si los saltos de página manuales que inserte no surten efecto, es posible que se haya seleccionado la opción de escala Ajustar a en la pestaña Página del cuadro de diálogo Configurar página (pestaña Diseño de página, grupo Configurar página, selector de cuadro de diálogo ). Para usar los saltos de página manuales, cambie el modo de escala a Ajustar al.

Mover un salto de página

Importante Para que sea posible arrastrar saltos de página a otra ubicación de la hoja de cálculo, asegúrese de que esté habilitada la característica de arrastre. Si no lo está, no podrá mover ningún salto de página.

1. Para comprobar si la característica de arrastre está habilitada, siga este procedimiento: 1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones. 3. En la categoría Avanzado, en Opciones de edición, seleccione la casilla de

verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas y luego haga clic en Aceptar.

2. Seleccione la hoja de cálculo que desea modificar. 3. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista previa de salto de

página.




SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado. NOTA Si se muestra el cuadro de diálogo Vista previa de salto de página, haga clic en Aceptar. Para que no se muestre este cuadro de diálogo cada vez que tiene acceso a Vista previa de salto de página, active la casilla de verificación No mostrar este diálogo nuevamente antes de hacer clic en Aceptar.

4. Para mover un salto de página, arrástrelo hasta una nueva posición. NOTA Al mover un salto de página automático, éste se transforma en salto manual.

Eliminar un salto de página insertado manualmente

NOTA Los saltos de página que agrega Excel automáticamente no se pueden eliminar.

Agregar saltos de página manuales, cambiar la orientación de la página o ajustar los anchos de columna y los altos de fila puede afectar a los saltos de página insertados automáticamente. Para eliminar un salto de página insertado manualmente, siga este procedimiento:

1. Seleccione la hoja de cálculo que desea modificar. 2. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista previa de salto de

página.

SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado. NOTA Si se muestra el cuadro de diálogo Vista previa de salto de página, haga clic en Aceptar. Para que no se muestre este cuadro de diálogo cada vez que tiene acceso a Vista previa de salto de página, active la casilla de verificación No mostrar este diálogo nuevamente antes de hacer clic en Aceptar.

3. Realice uno de los procedimientos siguientes: Para eliminar un salto de página vertical, seleccione la columna a la derecha

del salto de página que desee eliminar. Para eliminar un salto de página horizontal, seleccione la fila debajo del salto

de página que desee eliminar. NOTA Los saltos de página automáticos no se pueden eliminar.

4. En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en Saltos.




5. Haga clic en Quitar salto de página.

SUGERENCIA Los saltos de página también se pueden eliminar arrastrándolos fuera del área de vista previa de saltos de página (hacia la izquierda o la derecha en el caso de los saltos de página verticales, o arriba o abajo para los horizontales). Si no puede arrastrar los saltos de página, asegúrese de que esté habilitada la característica de arrastre.

Eliminar todos los saltos de página manuales

NOTA Este procedimiento elimina todos los saltos de página manuales y restablece la hoja de cálculo para que solamente muestre los saltos de página automáticos.

1. Haga clic en la hoja de cálculo que desee modificar. 2. En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista previa de salto de

página.

SUGERENCIA También puede hacer clic en Vista previa de salto de página en la barra de estado. NOTA Si se muestra el cuadro de diálogo Vista previa de salto de página, haga clic en

Aceptar. Para que no se muestre este cuadro de diálogo cada vez que tiene acceso a Vista previa de salto de página, active la casilla de verificación No mostrar este diálogo nuevamente antes de hacer clic en Aceptar.

3. En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en Saltos.

4. Haga clic en Restablecer todos los saltos de página.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en cualquier celda de la hoja

de cálculo y, a continuación, hacer clic en Restablecer todos los saltos de página.




7. Administrar libros de trabajo grandes

7.1. Dar formato a las pestañas de la hoja de trabajo Microsoft Excel 2010 permite asignar distintos colores a las hojas de trabajo de modo que podamos organizarlas de una manera más intuitiva.

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario en la pestaña de hoja cuyo color desea cambiar y, a continuación, haga clic en Color de Etiqueta.

2. Seleccione el color deseado entre la lista de colores de tema o la lista completa.

7.2. Administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo De manera predeterminada, Microsoft Office Excel proporciona tres hojas de cálculo en un libro, pero se pueden insertar más hojas de cálculo (y otros tipos de hojas, como hojas de gráficos, hojas de macros u hojas de diálogo) o eliminarlas, según sea necesario. También se puede cambiar el número de hojas de cálculo que aparece de manera predeterminada en un libro nuevo (Opciones de Excel, General).

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botón secundario en la pestaña de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar el nombre de la hoja.

3. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre nuevo.

Insertar una nueva hoja de cálculo

Para insertar una hoja de cálculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar rápidamente una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo

existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar otra hoja de cálculo delante de una existente, seleccione esta hoja de

cálculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas , haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar hoja.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja de cálculo existente y, a continuación, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Aceptar.




NOTA Para cambiar el orden de las hojas de cálculo en un libro, haga clic en la pestaña de la

hoja de cálculo que desea mover y, a continuación, arrástrela a la ubicación deseada.

Eliminar una o más hojas de cálculo

1. Seleccione la hoja o las hojas de cálculo que desea eliminar.

SUGERENCIA En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a

eliminar y, a continuación, en Eliminar hoja.

SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario en la pestaña de hoja de una hoja de cálculo o en la pestaña de hoja de cualquiera de las hojas de cálculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar hoja.

7.3. Administrar la vista de hojas de trabajo grandes Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el menú Ver.(Lógico, no!) Dos están en el menú Ventana y una más en el menú Archivo. Además el Zoom funciona en todas las vistas para agrandar o achicar lo que se ve en la pantalla.

Opciones de Ver

Normal - la vista por defecto, que muestra una grilla y encabezados para las

columnas y filas.

Vista preliminar de Salto de Página - una vista reducida de la hoja con líneas

azules marcando donde se producirá el salto y que es lo que se imprimirá si se

imprimiera la hoja en ese momento. Las líneas de la grilla y los encabezados todavía se

ven. A diferencia de los procesadores de palabras, Excel le permitirá bloquear parte de

una hoja de manera que esa parte no se imprima.

Pantalla Completa - esconde todo en la pantalla excepto la hoja misma. No hay

barras de herramientas o menú.

Impresión Preliminar - muestra cómo se verían las hojas sobre el papel. Disponible

en el menú Archivo y como botón de la barra de herramientas.

Dividir - separa la pantalla en cuatro paneles, de manera que pueda ver al mismo

tiempo las diferentes partes de una hoja de cálculo grande. Se encuentra en el menú

de Ventana, o usted puede crear dos paneles arrastrando el cuadro Dividir en una




barra de desplazamiento.

Inmovilizar Paneles - dispone partes de la hoja para que queden fijas, mientras que

permite el desplazamiento del resto de la misma. Esto le permite conservar los

encabezados de las columnas y filas a la vista.

















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MICROSOFT EXCEL 2010 NIVEL 1 - · PDF fileModificar una hoja de trabajo ... presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación). Facturación y ventas Excel también es útil para