MODULO 4 Actividades de Auditoria

8/17/2019 MODULO 4 Actividades de Auditoria

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INGENIERIA Y SERVICIOS AMBIENTALESSoluciones integrales para su empresa

www.isademexico.comTel: 442 3120102

MÓDULO lV

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA


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ISO 1!11"#"

ISO 190116.5

ISO 1!11"#$

ISO 1!11"#%

ISO 1!11"#&

ISO 1!11"#$

ISO 1!11"#%

Acti'i(a(es (eau(itor)a

Inicio (e au(itor)a#

*reparar lasacti'i(a(es (e

au(itor)a en sitio#Reali+aci,n (eacti'i(a(es (eau(itor)a#*reparaci,n -(istri.uci,n (el

in/orme#

0inali+aci,n (e laau(itor)a#

Reali+aci,n (eau(itor)a (eseguimiento#

ISO 190116.7

ISO 190116.1

ISO 190116.2

ISO 190116.3

ISO 190116.4

ISO 190116.5

ISO 190116.6


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• unta (e apertura#

• Comunicaci,n#

• Gu)as - o.ser'a(ores#

• Colectar e'i(encia (e la au(itor)a#

• Au(itar 2alla+gos#

• E'aluaci,n (e con/ormi(a(es#

• unta cierre#

FASES DE LA AUDITORÍA EN SITIO


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ISO 190116.1

6.2. Iniciando la auditoría

6.2.1 General6.2.2 Establecimiento de contacto inicial con elauditado6.2.2 eterminaci!n de la "actibilidad de laauditoría

6.3 #re$araci!n de las acti%idades de auditoría6.3.1. #re$arando el $lan de auditoría6.3.2 &si'naci!n de traba(o al e)ui$o auditor6.3.3 #re$araci!n de los documentos de traba(o

6.4 *eali+ando las acti%idades de auditoría6.4.1 *e%isi!n documental6.4.2 *eali+aci!n de la (unta de a$ertura6.4.3 ,omunicaci!n durante la auditoría6.4.4 *oles - res$onsabilidades de 'uías -obser%adores6.4.5 ,olecci!n - %ericaci!n de in"ormaci!n6.4.6 /alla+'os de auditoría6.4.7 ,onclusiones de auditoría

6.4. *eali+aci!n de la (unta de cierre

6.5 #re$araci!n - distribuci!n del in"orme deauditoría

6.5.1 #re$araci!n del in"orme de auditoría6.5.2 istribuci!n del re$orte de auditoría

6.6 inali+aci!n de la auditoría

6.7 *eali+aci!n del se'uimiento si a$lica A c t i v i d a d e

s t í p i c a s d u r a n t e l a a u d i t o r í a


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ISO 190116.2.1

INICIO DE LA AUDITORÍA

• El au(itor l)(er es 3uien normalmente prepara el plan (e

au(itor)a#

• Los planes (e au(itor)a /acilitan la programaci,n - la

coor(inaci,n (el e3uipo (e au(itores#

• El gra(o (e (etalle (el plan (e au(itor)a (e.e re4e5ar el

alcance - la comple5i(a( (e la au(itor)a#

• Los planes (e au(itor)a (e.en ser 4e6i.les con el 7n (e

a(aptarse a los posi.les cam.ios#


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a8 Esta.lecer canales (e comunicaci,n con el o losrepresentantes a au(itar#

.8 Con7rmar la autori(a( para lle'ar a ca.o la au(itor)a9c8 *roporcionar in/ormaci,n so.re el alcance (e la

au(itor)a: los m;to(os (e au(itor)a - la composici,n(el e3uipo au(itor9

(8 Solicitar el acceso a los (ocumentos pertinentes ae/ectos (e plani7caci,n: inclu-en(o los registros9

CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO

ISO 190116.2.2

• El contacto inicial (e la au(itor)a con el au(ita(opue(e ser in/ormal o /ormal - (e.e ser 2ec2apor el l)(er (el e3uipo au(itor# Con el siguienteprop,sito<


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ISO 190116.2.2

/8 =eterminar los re3uisitos legales - otros#g8 Con7rmar con el au(ita(o so.re el alcance (ela (i'ulgaci,n - el tratamiento (e la in/ormaci,ncon7(encial9

28 >acer los arreglos necesarios para laau(itor)a inclu-en(o el programa#

i8 *onerse (e acuer(o so.re la asistencia (eo.ser'a(ores - la necesi(a( (e gu)as para el

e3uipo (e au(itor)a9

58 Conocer las e6pectati'as - necesi(a(esespeci7cas (e au(itor)a#


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FACTIBILIDAD DE LA AUDITORÍA

• Tener la información suficiente y apropiada para la planeación de laauditoría.

• Contar con la adecuada cooperación del auditado.

• Contar con el tiempo y recursos necesarios para llevarla acabo.

Cuando la auditoría no es factible, una alternativa debe ser propuesta

en acuerdo con el cliente de la auditoría.

ISO 190116.2.3


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PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE

AUDITORÍA

*lan (e au(itor)aISO 190116.3.1

1.- Preparar el plan basado en el contenido del programa de

auditoría y demás documentación entregada por el auditado.

2.- El plan de auditoría debe considerar el alcance y compleidad,

así como, los riesgos en los resultados de auditoría.

3.- El plan debería facilitar la programación y coordinación eficaces

de las actividades de auditoría para lograr un resultado efectivo.


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Canti(a( (e (etalle(e la in/ormaci,nproporciona(o en elplan (e au(itor)a#

PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DE AUDITORÍAAlcance -comple5i(a( (e laau(itor)a#

Riesgos - e/ecto(e la

incerti(um.re

?

NOTA: Para las auditorías combinadas y conuntas, se debe prestar especial atención a las interfaces entre

los procesos del sistema de gestión.

!os planes deben ser fle"ibles para adaptarse a los cambios durante las actividades de auditoría


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*artes (el plan<

o

O.5eti'os (el plan#o Alcance @sitios - uni(a(es a ser au(ita(os8o Criterios (e au(itor)a - cual3uier otro (ocumento (e

re/erencia9o Lugares: /ec2as: 2orarios - (uraci,n (e las acti'i(a(es (e

au(itor)a 3ue se realicen @inclu-e 5untas8o M;to(o (e au(itor)a - (iseo (e muestreo si es 3ue aplica#o Roles - responsa.ili(a(es (el e3uipo (e au(itores: gu)as -

o.ser'a(ores#o Asignaci,n (e recursos a(icionales para reas criticas (e la

au(itor)a#

PLAN DE AUDITORÍA


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Se'n sea el caso el $lan deber tambin cubrir

o I(enti7caci,n (e 3uienes sern au(ita(oso Legua5e - cuestiones culturaleso Arreglos (e log)stica - (e comunicaciones: inclu-en(o

me(i(as espec)7cas para los sitios (e la au(itor)a#o Las me(i(as concretas a(opta(as para a.or(ar los riesgos - el

e/ecto (e la incerti(um.re so.re los o.5eti'os (e au(itor)a9o Las acciones (e seguimiento: por e5emplo: (e una au(itor)a

pre'ia9o Coor(inaci,n con otras acti'i(a(es (e au(itor)a: en caso (e

una au(itor)a con5unta#

PLAN DE AUDITORÍA

Nota# El plan de auditoría debe ser revisado y aceptado por la parte auditada

antes de comen$ar la auditoría.

Cual%uier inconformidad debe ser resuelta previo a la auditoría.


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Organi+aci,n<.icaci,n<O.5eti'o<Alcance<

Norma@S8< Tipo (e au(itor)a<

Criterio (e au(itor)a<

Au(itor@es8<

0ec2a@s8<Reporte<

PLAN TÍPICO DE AUDITORÍA

CARAS S#A =E C#VDro: Dro#Registro#0a.ricaci,n (e partes pun+ona(as#

ISO 1&!!!au(itor)a (e con/ormi(a( con elsistema (e Gesti,n Am.iental#Manual (el sistema (e Gesti,nAm.iental#

=# Ro(rigue+ @au(itor l)(er8

ulio $ $!11

0ormato A: entregarse en Ago# $:$!11


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PLAN TÍPICO DE AUDITORÍA


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Ejercicio“Plan de auditoría”


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Los o.5eti'os: alcance - criterio (e laau(itor)a (e.en ser esta.leci(os -(ocumenta(os - (e.en estar conteni(os

(entro (el o.5eti'o general (el programa (eau(itor)a#


enici!n de ob(eti%os8alcance - criterio de la

auditoría.


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Los o.5eti'os (e au(itor)a (e7nen

3u; (e.e o.tenerse - pue(e incluir<a8 =eterminaci,n (el gra(o (e con/ormi(a( (el sistema

(e gesti,n (el au(ita(o contra el criterio (e au(itor)a9.8 E'aluaci,n (e la capaci(a( (el sistema (e gesti,n

para asegurar su cumplimiento con los re3uisitosestatutarios: regulatorios - contractuales9

c8 E'aluaci,n (e la e/ecti'i(a( (el sistema (e gesti,npara cumplir con los o.5eti'os especi7ca(os9 e

(8 I(enti7caci,n (e me5oras potenciales#


enici!n de ob(eti%os8alcance - criterio de la

auditoría.


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• Establece

Su e6tensi,n - l)mites# .icaci,n /)sica9 ni(a(es organi+acionales9

Acti'i(a(es organi+acionales9 *rocesos organi+acionales9 *erio(o (e tiempo#• El alcance (e la au(itor)a se inclu-e tam.i;n

en el certi7ca(o (e registro#• El alcance (e la au(itor)a (e.e ser acor(a(opor el au(itor l)(er (el e3uipo (e au(itores -comunica(o al au(ita(o antes (e laau(itor)a#

ALCANCE DE LA AUDITORÍA


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EJEMPLO DE UNA DECLARACIÓN DE

ALCANCE DE AUDITORÍA

1#F La compa)a CARAS reali+a e6tracci,n (e compuestosminerales para sus clientes en la u.icaci,n##

$#F La compa)a CARAS reali+a e6tracci,n (e compuestosminerales para sus clientes (es(e sus tres sitios en<

*lanta 1 =irecci,n - (escripci,n#*lanta $ =irecci,n - (escripci,n#*lanta % =irecci,n - (escripci,n#

El alcance (e au(itor)a tam.i;n aparece(ocumenta(o en el Certi7ca(o (e Registro#


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CRITERIO DE AUDITORÍA

El criterio (e au(itor)a es usa(o como re/erencia contra lacual se 'a a 'eri7car la con/ormi(a(: esta pue(e incluir<

*ol)tica *roce(imientos Normas9 @e5em# ISO !!1: ISO 1&!!1: O>SAS 1!!1:

ANSIHAI>A 1!: etc#8

Le-es - regulaciones9 Re3uisitos (el sistema (e gesti,n# Re3uisitos contractuales9 o C,(igos (e con(ucta (e la in(ustriaHnegocio#


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ASIGNACIÓN DE ROLES Y

RESPONSABILIDADES

• El au(itor l)(er asigna /unciones: sitios:

reas - acti'i(a(es: respetan(o lain(epen(encia - competencia (e losau(itores: au(itores en /ormaci,n -e6pertos t;cnicos# utili+an(oe7ca+mente los recursos#

ISO 190116.3.2

&'e pueden (acer cambios en las asignaciones de trabao como avan$a la

auditoría para garanti$ar la consecución de los obetivos de la auditoría)


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PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

DE TRABAJO

• Ca(a miem.ro (el e3uipo au(itor (e.e

re'isar 3ue (ocumentaci,n es necesaria(e acuer(o a su rol (entro (e laau(itor)a - preparar sus (ocumentos3ue le ser'irn como re/erencia - parael registro (e e'i(encias (e au(itor)a<

ISO 190116.3.3


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• Listas (e 'eri7caci,n - planes (e au(itor)a pormuestreo#

• 0ormularios para registrar in/ormaci,n: tal comoe'i(encia (e apo-o: (e au(itor)a - los resulta(os actas(e las reuniones#

• El uso (e listas (e 'eri7caci,n - /ormularios no (e.er)arestringir la e6tensi,n (e las acti'i(a(es (e au(itor)a#

• La (ocumentaci,n (e.e ser protegi(a en to(o momentocomo propie(a( (el cliente - con7(encial por to(os losmiem.ros (el e3uipo au(itor#

PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS DE

TRABAJO


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DOCUMENTOS TÍPICOS DE AUDITORÍA

• *roce(imientos (e au(itor)a#

• *lanes para muestreo (e au(itor)a#

• 0ormatos para registro (e la in/ormaci,n#

• In/ormaci,n (e au(itor)as anteriores: re'isi,n (e la

(ocumentaci,n @etapa I8

• Lista (e 'eri7caci,n#


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• La Lista (e Veri7caci,n es una lista (e $re'untas 3ue

(e.e (e5ar al (escu.ierto e'i(encia (e con/ormi(a(#

• Ca(a au(itor (e.e preparar su propia lista (e

'eri7caci,n (e acuer(o con el alcance - criterio (e la

au(itor)a#• Nota< El organismo (e certi7caci,n pue(e re3uerir 3ue

los au(itores utilicen la lista (e 'eri7caci,n re3ueri(a

para OCs#

LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA

AUDITORÍA


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• =e.e ser utili+a(a Jnicamente como una gu)a#

• Normalmente: la propia au(itor)a lle'a al

au(itor a 2acer preguntas a(icionales acerca(el sistema (e gesti,n (e la organi+aci,n#

LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA

AUDITORÍA


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• Agrega estructura a la au(itor)a#

• A-u(a a a(ministrar me5or el tiempo - mantiene el

ritmo (e la au(itor)a#

• Asegura 3ue to(as las cuestiones criticas (e la au(itor)a

son o.ser'a(as#

• =ocumenta re3uisitos (e re/erencia#• Re4e5a los o.5eti'os (el au(itor#

• Crea registros para /uturas au(itor)as#

VALOR DE LAS

LISTAS DE VERIFICACIÓN

INGENIERIA Y SERVICIOS AMBIENTALES


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LISTA DE VERIFICACIÓN DE UNA

AUDITORÍA DE PROCESO

/acer $re'untas



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PREGUNTAS

,E**&&S

KTiene uste( registros (e capacitaci,n&IE*:&S

=)game acerca (e sus registros (e capacitaci,nO#:I;&S

Me permite por /a'or: 'er sus registros (e capacitaci,n#

To(as las preguntas (e.en lle'ar a reci.ir e'i(encia (econ/ormi(a(# No 2aga preguntas 3ue pue(an ser mal interpreta(as

por el au(ita(o#



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REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

• La (ocumentaci,n mas rele'ante (el sistema

(e gesti,n a au(itar (e.e ser re'isa(a para<

a8 Reunir in/ormaci,n para la preparaci,n (e lasacti'i(a(es (e au(itor)a#

.8 O.tener una 'isi,n general so.re el alcance (e la(ocumentaci,n (el sistema#c8 =eterminar la con/ormi(a( (el sistema: en la me(i(a

tal como se (ocumenta: con los criterios (e au(itor)a#

ISO 190116.4.1



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JUNTA DE APERTURA

El prop,sito (e la reuni,n (e apertura es para con7rmarel plan (e au(itor)a: presentar al e3uipo (e au(itor)a -asegurar 3ue to(as las acti'i(a(es (e au(itor)aplani7ca(as est;n en su lugar#

Se lle'ar a ca.o con la (irecci,n (el au(ita(o -: en sucaso: los responsa.les (e las /unciones o procesos a serau(ita(os

@los registros (e asistencia (e.en ser guar(a(os8#

La reuni,n (e.e ser presi(i(a por el l)(er (el e3uipo

au(itor: - (e.en consi(erarse los siguientes elementos <

ISO 190116.4.2



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JUNTA DE APERTURA

Acor(ar la planeaci,n (e la agen(a con el au(ita(o#

Esta.lecer el tono (e la au(itor)a

=e.e /ormali+arse con el registro (e los participantes#

=e.e ser corta @F$! minutos8

Re'isar asuntos (e con7(enciali(a(#



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:emas

• Intro(ucci,n (el e3uipo (e au(itor)a con la gerencia -staP (el au(ita(o9

• Re'isar alcance: o.5eti'os: plan (e au(itor)a - 2orarios9• Resumir el proce(imiento (e la au(itor)a: m;to(os -

(ocumentos (e re/erencia9•

Con7rmar la (isponi.ili(a( (e los recursos re3ueri(os#• Con7rmar la 2ora (e 7nali+aci,n (el ()a - la 5unta (ecierre9

JUNTA DE APERTURA



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*romo'er la participaci,n (el au(ita(o9

Re'isar proce(imientos (e seguri(a( - emergencia para

el e3uipo au(itor9

Resaltar la naturale+a positi'a (e la au(itor)a#

*oner en claro la naturale+a (el muestreo al a+ar (e la

au(itor)a# =iscutir tipos (e 2alla+gos - resulta(os potenciales (e la

au(itor)a#

JUNTA DE APERTURA



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AGENDA TÍPICA DE UNA JUNTA

DE APERTURA• Intro(ucci,n• Criterio (e au(itor)a ISO 1&!!1 @u otro estn(ar8#• >orario (e au(itor)a#• Contacto o7cial (e comunicaci,n entre e3uipo (e

au(itor)a - la enti(a( au(ita(a#• Con7rmaci,n (e recursos necesarios#• unta (e cierre p#m#• Es necesaria la participaci,n (e to(o el staP (e la

enti(a( au(ita(a#• No con/ormi(a(es Ma-ores - Menores#• KTienen proce(imientos (e seguri(a( - emergencia• *reguntas#



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E


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Soluciones integrales para su empresa


COMUNICACIÓN DENTRO DE LA AUDITORÍA

El e3uipo au(itor (e.e /acilitar el intercam.io (e

in/ormaci,n: e'aluar el progreso (e la au(itor)a -reasignar tareas entre los miem.ros (el e3uipo (eau(itor)a: segJn sea necesario#

Cuan(o la e'i(encia (e au(itor)a in(ica 3ue los o.5eti'osno se alcan+aron: el l)(er in/ormara al cliente para(eterminar las me(i(as apropia(as#

Tal acci,n pue(e incluir la recon7rmaci,n o lamo(i7caci,n (el plan (e au(itor)a: cam.ios en loso.5eti'os (e la au(itor)a o alcance (e la au(itor)a: o laterminaci,n (e la cliente au(ita(o - el au(ita(o#

ISO 190116.4.3



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ROLES Y RESPONSABILIDADES

DE GUÍAS Y OBSERVADORES

Gu)as - o.ser'a(ores pue(e acompaar

al e3uipo au(itor# Ellos no (e.en in4uir ointer/erir con la reali+aci,n (e la au(itor)a

ISO 190116.4.4



39/85



RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

• La e'i(encia (e.e ser colecta(a por me(io (e unmuestreo a(ecua(o - (e.e ser 'eri7ca(a#

• S,lo la in/ormaci,n 3ue es 'eri7ca.le (e.e seracepta(o como e'i(encia (e au(itor)a#

• Si (urante la recolecci,n (e e'i(encias: el e3uipoau(itor se (a cuenta (e los riesgos nue'os omo(i7ca(os: (e.en ser trata(os en consecuencia#

ISO 190116.4.5



40/85



PROCESO PARA COLECTAR

INFORMACIÓNISO 19011

6.4.5

uente de in"ormaci!n

,olectar $or el medio adecuado

&uditar e%idencia

E%aluar de acuerdo a los criterios de auditoría

*e%isar - ,oncluir auditoría

&uditar =alla+'os

*ET++'

Entrevista +bservación ocumental



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ENTREVISTA

• *res;ntese9

• E6pli3ue el prop,sito (e la entre'ista9

• =etermine la con'eniencia (e la au(itor)a para la

empresa au(ita(a#

• >aga re/erencia al criterio (e au(itor)a (el sistema (e

Gesti,n - a los proce(imientos (el au(ita(o9• Tome notas9


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• >aga preguntas a.iertas<

K*or 3u; KDui;n KDu; K=,n(e KC,mo

E6pl)3ueme Mu;streme

ENTREVISTA

INGENIERIA Y SERVICIOS AMBIENTALESl i i l


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COLECTANDO EVIDENCIA

• Au(ite tema por tema 2asta 3ue note alguna in3uietu(#

• Au(ite a pro/un(i(a( sus in3uietu(es9

• Los (atos (e la entre'ista (e.en ser 5usti7ca(os por

/uentes in(epen(ientes9 -

• *ermita 4e6i.ili(a( en las asignaciones (e tra.a5o -

plan (e au(itor)a#

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PISTAS DE AUDITORÍA

• Siguien(o una pista (e au(itor)a es el acto (e'eri7caci,n (e prue.as a tra';s (e 'arios ni'eles -procesos para asegurar 3ue se 2an cumpli(o to(os los

re3uisitos asocia(os#

E5emplos<• Control (e (ocumentosHregistros• Responsa.ili(a(es - autori(a(#• Capacitaci,n - competencias#

Nota< Siguien(o una pista (e au(itor)a es lo 3ue 2ace(i/erente entre una 'er(a(era au(itor)a (e una

au(itor)a super7cial#

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HALLAZGOS DE AUDITORÍA

• La e'i(encia (e au(itor)a (e.e ser e'alua(o segJn loscriterios (e au(itor)a para i(enti7car los resulta(osin(ican(o con/ormi(a( o no con/ormi(a(#

• Cuan(o se especi73ue en los o.5eti'os (e la au(itor)a: enlos 2alla+gos (e.en i(enti7carse oportuni(a(es (e me5ora- pro'eer recomen(aciones para me5ora (e las practicassiempre 3ue esto no comprometa su in(epen(encia

• El e3uipo au(itor (e.er)a reunirse cuan(o sea necesariopara re'isar los resulta(os (e la au(itor)a en las etapasapropia(as (urante la au(itor)a#

ISO 190116.4.6



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• La con/ormi(a( con los criterios (e au(itor)a (e.enresumirse para in(icar las u.icaciones: /unciones oprocesos 3ue /ueron au(ita(os

• Las e'i(encias (e apo-o tam.i;n (e.en ser registra(as#

• Las no con/ormi(a(es - su e'i(encia (e apo-o (eau(itor)a (e.en ser registra(os - pue(en (erclasi7ca(as: re'isn(olo con el au(ita(o para o.tener elVoBo (e 3ue la e'i(encia es e6acta - 3ue las nocon/ormi(a(es son enten(i.les#

HALLAZGOS DE AUDITORÍAISO 19011

6.4.6



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HALLAZGOS

• La e'i(encia au(ita(a (e.e estar e'alua(a contra los

criterios (e la au(itor)a para generar los 2alla+gos#

• Los 2alla+gos (e la au(itor)a pue(en in(icarcon/ormi(a(es - no con/ormi(a(es#

• Los 2alla+gos (e la au(itor)a pue(en in(icar una

oportuni(a( (e me5ora#

• El e3uipo au(itor (e.e reunirse para re'isar los

2alla+gos (e la au(itor)a en las etapas apropia(as#



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• Los criterios (e la au(itor)a (e con/ormi(a((e.en resumirse para in(icar un lugar: /unci,n oproceso 3ue /ue au(ita(o#

• Los 2alla+gos (e au(itor)a @con/ormes - 3uerepresentan no con/ormi(a(8 - la e'i(encia (esoporte (e.en ser registra(os9

=e /orma clara - concisa usan(o el mismo

lengua5e (el re3uisito9 =ocumentar los 2alla+gos con precisi,n -

legi.ili(a( - Re/erenciar el (ocumento o prctica

au(ita(a#

HALLAZGOS



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• Las no con/ormi(a(es (e.en ser re'isa(as con elau(ita(o para o.tener el reconocimiento (e 3ue lasprue.as (e au(itor)a son correctas - 3ue se entien(en

las no con/ormi(a(es#

• Los temas no resueltos (e.en ser registra(os#

• >o de $or asentado nada.

HALLAZGOS



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DECISIONES DE AUDITORÍA

• Con/ormi(a(#

• No con/ormi(a(#• O.ser'aciones e in3uietu(es#



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CONFORMIDAD

• Est (e acuer(o al re3uisito

• Cumple con un re3uisitoespeci7ca(o#



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• na no con/ormi(a( es el no

cumplimiento con un re3uisitoespeci7co#

NO CONFORMIDAD



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COMO ESTRUCTURAR UNA NO

CONFORMIDAD

1# Re3uisito< Acotar 2acia elre3uisito (e re/erencia#

$# =eclaraci,n (e la con(ici,n

e'ento#

%# =eclaraci,n (e la no con/ormi(a(#


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TIPOS

• No con/ormi(a( ;enor es una /alla sencilla (e losre3uisitos especi7ca(os en la organi+aci,n#

• No con/ormi(a( ;a-or

Es el no cumplimiento (e cual3uier re3uisito(ocumenta(o (e los estn(ares aplica.les @ISO !!1: ISO1&!!1: O>SAS 1!!1: ANSIHAI>A 1!: etc#8 o9

Las su7cientes no con/ormi(a(es menores 3ue permitanal au(itor concluir 3ue el re3uisito no est implementa(oe/ecti'amente#


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Ejercicio

“Reporte de no conformidad”



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El e)ui$o de auditoría debe reunirse antesdel cierre $ara

Re'isar los resulta(os (e la au(itor)a: - cual3uier otrain/ormaci,n apropia(a recopila(a (urante la au(itor)acontra los o.5eti'os (e la au(itor)a9

*onerse (e acuer(o so.re las conclusiones (e au(itor)a:tenien(o en cuenta la incerti(um.re in2erente en elproceso (e au(itor)a9

0ormular recomen(aciones: si se especi7ca en loso.5eti'os (e la au(itor)a9

Comunicar au(itor)a (e seguimiento: segJncorrespon(a#

CONCLUSIONES DE AUDITORÍAISO 19011

6.4.7



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?as conclusiones de la auditoría $ueden abordarcuestiones tales como

• El gra(o (e con/ormi(a( (el sistema (e gesti,n con los

criterios (e au(itor)a: inclui(a la e7cacia (el sistema (egesti,n en el cumplimiento (e los o.5eti'osesta.leci(os#

• La aplicaci,n e/ecti'a: el mantenimiento - me5ora (el

sistema (e gesti,n9

• La capaci(a( (el proceso (e re'isi,n por la (irecci,npara asegurar la continua a(ecuaci,n: e7cacia - me5ora(e un sistema (e gesti,n

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA



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• Reali+ar un es/uer+o por i(enti7car las causas (e losresulta(os: si as) se estipula en los o.5eti'os (e laau(itor)a9

• Consoli(ar los 2alla+gos similares reali+a(os en las(i/erentes reas 3ue /ueron au(ita(as con el 7n (ei(enti7car ten(encias#

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA



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• =e.er reali+arse una sesi,n (e clausura: (irigi(a por ell)(er (el e3uipo au(itor: para presentar los resulta(os(e la au(itor)a - las conclusiones (e tal manera 3ue

sean compren(i(os - reconoci(os por el au(ita(o#

• =e.er)an estar presentes los au(ita(os en la 5unta (ecierre - personal (e la (irecci,n#

• Se (e.en mantener los registros - minutas (e la 5unta(e cierre (e au(itor)a

JUNTA DE CLAUSURAISO 19011

6.4.


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Cual3uier in/ormaci,n relaciona(a con la au(itor)a#

To(as las opiniones (i'ergentes con respecto a los2alla+gos (e au(itor)a - H o conclusiones entre el e3uipoau(itor - el au(ita(o (e.er)a (iscutirse - resol'erse: sies posi.le# Si no se resuel'e: to(as las opiniones (e.en

ser registra(as#

JUNTA DE CLAUSURAISO 190116.4.



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AGENDA TÍPICA DE UNA JUNTA DE

CIERRE• Esta.lecer 3ue la au(itor)a /ue reali+a(a por muestreo al a+ar#• Esta.lecer la (eclaratoria (el criterio (e la au(itor)a @ISO 1&!!1: ISO

1!!1: O>SAS 1!!1: ANSIHAI>A 1!: etc#8• Esta.lecer las (e7niciones (e Con/ormi(a( - No con/ormi(a(#• Esta.lecer 3ue el e3uipo (e au(itor)a solo 2ace la recomen(aci,n (e

certi7caci,n: la Enti(a( Certi7ca(ora po(r)a Con7rmarlo#• Esta.lecer 3ue e6iste un proceso (e apelaci,n en caso (e 3ue no

est;n (e acuer(o con el resulta(o (e la au(itor)a#• Esta.lecer 3ue los reportes (e la au(itor)a - to(as las notas (e.en

mantenerse seguras#

• Esta.lecer 3ue los resulta(os (e la au(itor)a no se (iscutirn ni sern(istri.ui(os con personal no autori+a(o#

• Ca(a au(itor (e.er leer sus propias no con/ormi(a(es#• ?a recomendaci!n es@@..



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PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORÍA• El au(itor l)(er es responsa.le (e la preparaci,n -

conteni(o (el reporte (e au(itor)a#

• El in/orme (e au(itor)a (e.e proporcionar una completo:preciso: conciso - claro reporte (e la au(itor)a: - (eacuer(o con los proce(imientos (e au(itor)a (e.er)aincluir o 2acer re/erencia a lo siguiente<

O.5eti'os (e au(itor)a# El alcance (e la au(itor)a: en particular la i(enti7caci,n

(e las uni(a(es organi+acionales - /uncionales oprocesos au(ita(os - el per)o(o (e tiempo cu.ierto9

ISO 19011

6.5.1



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I(enti7caci,n (el au(ita(o# I(enti7caci,n (el e3uipo (e au(itores - au(ita(os 3ue

participaron en la au(itor)a# 0ec2as - lugares en 3ue se reali+o la au(itor)a# Criterios (e au(itor)a >alla+gos (e au(itor)a

Conclusiones (e au(itor)a na (eclaraci,n so.re el alcance (e la con/ormi(a( conlos criterios (e au(itor)a#


INFORME DE AUDITORÍA


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Oportuni(a(es (e me5ora: si se especi7ca en loso.5eti'os (e au(itor)a#

*untos /uertes - las me5ores prcticas i(enti7ca(as#

Seguimiento acor(a(o a planes (e acci,n: en su caso#

na (eclaraci,n (e la con7(enciali(a( (e losconteni(os#

na lista (e (istri.uci,n (el in/orme (e au(itor)a#


INFORME DE AUDITORÍA



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• El in/orme (e au(itor)a (e.e ser emiti(o (entro (e unper)o(o (e tiempo acor(a(o# Si se (emora: las ra+ones

(e.en ser comunica(as al au(ita(o - la personaresponsa.le (e la gesti,n (el programa (e au(itor)a#

• El in/orme (e au(itor)a (e.e estar /ec2a(o: re'isa(o -apro.a(o en su caso: (e con/ormi(a( con los

proce(imientos (el programa (e au(itor)a#

• El in/orme (e au(itor)a (e.e ser (istri.ui(o a los.ene7ciarios segJn lo (e7ni(o en los proce(imientos (eau(itor)a#


INFORME DE AUDITORÍAISO 190116.5.2



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FIN DE LA AUDITORÍA

• La au(itor)a 7nali+a cuan(o to(as las acti'i(a(es (elplan (e au(itor)a se 2an reali+a(o o segJn sea acor(a(o

con la persona responsa.le (e la gesti,n (el programa(e au(itor)a#

• Los (ocumentos relati'os a la au(itor)a (e.ern serreteni(os o (estrui(os por acuer(o entre las partes

participantes - (e acuer(o con los proce(imientos (elprograma (e au(itor)a - los re3uisitos legales - otros#

ISO 190116.6



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A menos 3ue sea re3ueri(o por la le-: el e3uipo (eau(itor)a -Ho la persona responsa.le (e la gesti,n (el

programa (e au(itor)a no (e.e re'elar el conteni(o (elos (ocumentos#

Las lecciones apren(i(as (e la au(itor)a se (e.enintro(ucir en el proceso (e me5ora continua (el sistema

(e gesti,n (e la organi+aci,n 3ue necesitan para lle'ara ca.o las au(itor)as#

FIN DE LA AUDITORÍA



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DANDO SEGUIMIENTO A LA

AUDITORÍA• Las conclusiones (e la au(itor)a pue(en in(icar

la necesi(a( (e aplicar acciones correcti'as:pre'enti'as o (e me5ora#

• Las acciones toma(as por el au(ita(o (e.en(e estar .a5o un programa (e tiempos - no seconsi(eran como parte (e la au(itor)a#

• La 'eri7caci,n (el termino - e/ecti'i(a( (e lasacciones correcti'as aplica(as @pue(e ser unaau(itor)a su.secuente8

ISO 190116.7



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SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA

• *arte (el ciclo (e me5ora continua son las acti'i(a(es (e

seguimiento#

• Si las acciones correcti'as no /ueron implementa(as no

e6iste 'alor en reali+ar au(itor)as - en (ocumentar las

no con/ormi(a(es#

• Es esencial tener el compromiso para implementar las

acciones correcti'as en el tiempo esta.leci(o#• El sistema (e acci,n correcti'a es el 3ue (irige la

me5ora continua#



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ACCIÓN CORRECTIVA

La acci,n correcti'a no es Jnicamente un re3uisito9 estam.i;n una .uena prctica (e negocio#

Los pasos inclu-en<• I(enti7caci,n (el pro.lema#• In'estigaci,n la causa ra)+ (el pro.lema9• =esarrollo (e un para corregir el pro.lema @ asegurar

3ue el pro.lema no 'uel'a a ocurrir8

• E5ecuci,n (el plan9 -• Veri7caci,n (e 3ue /unciona a(ecua(amente#



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ACCIÓN CORRECTIVA

I(enti7caci,n(e la no

con/ormi(a(#AUDITOR

AUDITADO

Se proponeplan - tiempos

(eimplementaci,

n (e acci,ncorrecti'a#

AUDITOR

Aceptaci,n (el plan(e acci,ncorrecti'a

#

AUDITADO Acci,ncorrecti'a

implementa(a#

AUDITADOE/ecti'a

#0o

'i.

Veri7caci,n (ela e/ecti'i(a( -

cierre (e laacci,n

correcti'a#

AUDITOR

AUDITADO0o 'i



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NOTAS ACERCA DE LA

“CAUSA RAÍZ”La (eterminaci,n so.re si la acci,n correcti'a es e/ecti'aes igual a la i(enti7caci,n correctamente (e la ,ausaraí+.A

=e7niciones (e causa ra)+


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• El anlisis (e la causa ra)+ consiste en anali+ar lascausas (e los pro.lemas en un es/uer+o para(eterminar 3u; pue(e 2acerse para resol'er o pre'enirel pro.lema#

• T)picamente: reFentrenar al personal o reFtra.a5arun pro(ucto: no 'a a resol'er el pro.lema original#

Nota< n au(itor (e.e re'isar el sistema (e acci,ncorrecti'a (el au(ita(o para (etectar la causa ra)+encontra(a por el au(ita(o para con7rmar 3ue su plan (eacci,n correcti'a es e/ecti'o#

NOTAS ACERCA DE LA

“CAUSA RAÍZ”


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#roblema El punto 4.3.1 de la ISO 14001:2004 especifica contar con laevaluacin de aspectos e impactos am!ientales para nuevos

pro"ectos# se encontr $ue la or%ani&acin no 'a tomado encuenta los re$uisitos del est(ndar para sus nuevos pro"ectos

,ausa *aí+Identificar por$ue no se cuenta con dic'a informacin)*O+,-EEl procedimiento no lo especifica

/o se reali&o la auditora interna con precisin so!re este tema

EJEMPLO DE

“CAUSA RAÍZ”



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EJEMPLO DE “VERIFICACIÓN”

Probl!"# /o se 'an constituido las !ri%adas de emer%encia# como loesta!lece el apartado de la /O002ST*S " as mismo se esre$ueridos en lo procedimientos de preparacin " respuesta a

emer%encias ISO14001.

*lan (eacci,n

correcti'a<

onstituir de acuerdo a la /O002ST*S el e$uipo derespuesta a emer%encia# toma en cuenta la capacitacin# practica" simulacros

Veri7caci,n< Se cuenta con el or%ani%rama# la acta de inte%racin# lore%istros del entrenamiento# se o!tiene por entrevistainformacin de la efectividad de la !ri%ada.



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RESUMEN DE T$RMINO DE

LA AUDITORÍA

• Au(itor)a completa(a#• To(as las no con/ormi(a(es /ueron

consi(era(as#• To(as las acciones correcti'as 2an si(o

implementa(as#

• Se e'alu, 3ue to(as las accionescorrecti'as son e/ecti'as#



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REPASO DE PUNTOS IMPORTANTES

• Reali+ar el reporte (e au(itor)a es responsa.ili(a( (elau(itor l)(er#

• =e.e estar (e acuer(o con el plan (e au(itor)a#• Es (istri.ui(o (e acuer(o al plan (e au(itor)a#• Con7(enciali(a( - seguri(a( (e la in/ormaci,n< • To(os los reportes - notas (e la au(itor)a (e.en

conser'arse (e manera segura#

• Los resulta(os (e la au(itor)a no (e.en ser (iscuti(os o(istri.ui(os con personal no autori+a(o#• Las acciones correcti'as (e.en ser completa(as#



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AN%LISIS DE LA AUDITORÍA

1# E'aluaci,n (el *lan (e Au(itor)a

$# E'aluaci,n (e la unta (e apertura

%# E'aluaci,n (e la Lista (e 'eri7caci,n (e la au(itor)a

E'aluaci,n (e la (ocumentaci,n (e las no

con/ormi(a(es

# E'aluaci,n (e la 5unta (e cierre"# E'aluaci,n (el Reporte (e au(itor)a



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Documents

MODULO 4 Actividades de Auditoria