Módulo Excel 2 XP

Microsoft Excel xp

116

Microsoft Excel xp

117

Captulo 6

Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:

n Comprender qu es una base de datos y cmo se maneja la misma dentro delprograma de Microsoft Excel.

n Conocer la opcin Formularios para trabajar dentro de las bases de datos, agregarregistros, modificarlos, etc.

n Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qu seutilizan.

n Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividadespara la integracin de conocimientos.

Organizacin de Contenidos

Captulos Temas de Aprendizaje Contenidos Mnimos

Base de datos

Captulo 6

Base de datos. Ingreso de registrosdesde formularios. Modificar datos

de registros. Eliminar registros.Ordenar datos

Filtros Filtros. Aplicar Autofiltro. QuitarAutofiltro

Microsoft Excel xp

118

Base de datos

Base de datos

Una de las tareas que probablemente har con frecuencia en Microsoft Excel, es ordenar ygestionar bases de datos. Se denomina base de datos a una lista completa de datosorganizada en columnas denominadas campos, y filas llamadas registros. Un campo es unelemento especfico de informacin de una lista de datos, como por ejemplo, el Cdigo deEmpleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene toda la informacinsobre un elemento de la base de datos. En la siguiente ilustracin podr observar que unregistro contiene toda la informacin personal de cada uno de los empleados, mientras queen los campos slo observar un dato por empleado.

Base de datos

Una base de datos est estructurada de la sigueinte manera:

Columnas o Campos de una base de datos

Fila o Registro dela base de datos

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Maneja una base de una base de

datos?, Por ejemplo.

Microsoft Excel xp

119

Ingreso de registros desde formularios:

Los formularios se utilizan para realizar las tareas ms comunes dentro de una base dedatos, es decir, ingresar, eliminar, buscar o modificar informacin, de una manera rpida ysencilla.

Para utilizar la herramienta formularios, siga estos pasos:

1- Seleccione una de las celdas de la base de datos.

Celda seleccionada

2- Haga un clic en el men Datos Formularios...3- Aparecer este cuadro:

Aqu puede observar la ubicacindel registro y su totalidad.

1) Haga clic en este botn para agregarun nuevo registro.

Para buscar otro registro,haga clic sobre estos botones.

A travs del criterio podr buscarregistros que posean una caractersticaespecial.

2) Una vez que haya ingresado losnuevos registros, haga clic en estebotn.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Ingreso de registros desde el

formulario, Por ejemplo.

Microsoft Excel xp

120

Modificar datos de registros:

Para modificar registros desde los formularios, siga estos pasos:

1- Desde el cuadro de dilogo formularios, haga clic dentro del registro que deseamodificar.2- Aparecer el cursor titilando. Comience a borrar y modifique el registro.

Cursor titilando

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Modificar los datos de un registro,

Por ejemplo.

Eliminar registros:

Para eliminar un registro desde el cuadro de dilogo formularios, siga estospasos:

1- Seleccione el registro que desea borrar. Elija el registro que desea eliminar

2- Haga clic en este botn:

Acepte el cuadro

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Eliminar un registro, Por ejemplo.

Microsoft Excel xp

121

Ordenar datos

Cuando quiere visualizar o imprimir una lista de registros en un orden concreto, puedeordenar los datos por cualquier nombre de campo de la base de datos. El nombre de campoo criterio que utilice para ordenar se denomina clave de ordenacin.

Para organizar los datos de una base de datos, siga estos pasos:

1- Seleccione la primera celda del campo a organizar.

Celda seleccionada

2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

1 Opcin desde la Barra de men

2 Opcin desde la Barra de herramientas Estandar

- Haga clic en Datos - Ordenar...- Aparecer este cuadro de dilogo:

1) Seleccione el campoque desea ordenar 2) Seleccione el orden

que tendr el campo

3) Tilde esta casilla,para no modificar

el contenido delencabezado

4) Acepte el cuadro

- Utilice cualquiera de los siguientes botnes:

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Ordenar datos, Por ejemplo.

Microsoft Excel xp

122

Filtros

Filtros

Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o productos, necesitauna manera de filtrar la informacin para obtener datos especficos y una forma rpida deordenar los datos segn un criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informesobre los empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendra que poder visualizaren su lista solamente los datos correspondientes a dicho departamento. Para ello, MicrosoftExcel proporciona dos herramientas tiles para buscar y presentar la informacin especficade una lista: el filtrado y la ordenacin. Con estas herramientas podr manejar con mayorprecisin los datos de una base de datos.

Aplicar Autofiltros

Cuando trabaja con una base de datos, es muy importante encontrar la informacinrpidamente. Imagnese que posee una base de datos muy extensa y necesita buscar todala informacin de un determinado registro. Obviamente se podr realizar, leyendo registropor registro para encontrar dicha informacin, pero para agilizar esta tarea puede utilizar losnombres de campo de su base de datos para filtrar sus datos automticamente y mostrarnicamente los registros que necesita.

Por ejemplo: Suponga que de la planilla que observa a continuacin, tenga que crear uninforme con los datos de los operarios que posean el apellido Prez.

Para resolver este trabajo, siga estos pasos:

1- Seleccione los campos que tendrn filtros.

Campos seleccionados

Microsoft Excel xp

123

2- Desde la barra de men, haga clic en Datos Filtro Autofiltros.3- En cada uno de los campos seleccionados, aparecer un botn, indicando una listadesplegable.

Tipos de Filtros

4- En este caso elija, desde la lista desplegabledel campo Apellido, el apellido Prez.

Seleccione el dato a filtrar

Las listasdesplegablesfiltradas cambina un color Azul.

En el caso de que haya filtrado algn tipo deregistro, y desee ver todos los registros

nuevamente, haga clic en (Todas) Esta opcin se utiliza parafiltrar datos de tipo nmericos

En esta opcin puededeterminar un criterio parafiltrar los datos del campo

seleccionado. Muestra todos los datos queposee el campo seleccionado.

En este ejemplo, el resultado del registro corresponde a un operario con el Apellido Prez.

Microsoft Excel xp

124

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Aplicar un filtro, Por ejemplo.

Quitar Autofiltro

Para quitar el Autofiltro de los campos, siga estos pasos:

1- Haga clic en uno de los campos que posee el Autofiltro.2- Desde la barra de men, haga clic en Datos - Filtro - Autofiltro.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Quitar el autofiltro, Por ejemplo.

Realice la Prctica laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo6, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica Laboral.

Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuantra solo, y comunquese con su Tutor al Aula Magna Virtual.

Microsoft Excel xp

125

Actividad 6

1- Copie la siguiente planilla:

2- Guarde la planilla en un disquete con el nombre Planilla de Ventas.

3- Ordene el campo Productos en forma ascendente.

4- Aplique un filtro que indique la Cantidad de unidades mayores a 90.

5- Anule el filtro anterior.

6- Aplique un nuevo filtro que busque la fecha 06/08/2003 del Vendedor Germn A.

7- Anule el filtro.

8- Agregue nuevos registros desde el comando formularios.

ATENCIN: No borre est activdad, ya que esta relacionada con elredto de las prcticas de este manual.

Microsoft Excel xp

126

Repaso del captulo 6

1- Qu es una base de datos?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2- Cmo eliminar un registro?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3- Cmo ordenar los datos de un registro?............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4- Qu es un filtro?........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

5- Cmo aplicar un filtro?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

6- Cmo quitar los filtros?..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Microsoft Excel xp

127

Captulo 7


n Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos.n Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa de

Microsoft Excel xp.n Comprender cmo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y realizar un

pegado especial de los mismos.n Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades

para la integracin de conocimientos.



Combinacin de archivos

Captulo 7

Combinacin de archivos. Archivosincrustados. Archvos vinculados.

Archivos como conos.

Administrar archivos yobjetos

Copiar. Mover o cortar. Pegadoespecial.

Microsoft Excel xp

128



Desde Excel es posible insertar otros archivos dentro de la planilla de clculo, utilizandolas opciones de insertar objetos:

Archivos incrustados:

Los objetos incrustados se insertan como imagen en la planilla de clculo seleccionada, lacual se maneja como cualquier otro objeto.En este tipo de combinacin de archivos se puede modificar el formato del texto y suspropiedades desde el archivo de origen, pero dichas modificaciones no se actualizarn enel archivo incrustado.

Para utilizar est comando, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Insertar Objetos...

2- Aparecer este cuadro:

Microsoft Excel xp

129

1) Hagaclic en esta

solapa 2) Haga clic enel botnExaminar...

para buscar elarchivo quedesea insertar.

3) Busque laubicacin del

archivo a insertar.

4) Seleccione el archivo. 5) Haga clic en este botn

6) Verifique la ubicacin y el nombre del archivo insertado.

7) Acepte el cuadro.

Microsoft Excel xp

130

3- Una vez que haya aceptado el cuadro, aparecer el objeto en la planilla de clculo.Observe la siguiente imagen:

ATENCIN: Si desea realizar algn tipo de modificacin al texto delobjeto incrustado, siga estos pasos:- Seleccione el objeto incrustado.- Haga doble clic sobre el objeto.- En este caso se ha insertado un archivo de Word como objetoincrustado. Al hacer doble clic sobre el objeto, aparecern lasherramientas y propiedades de Word, dentro del programa de Excel.

Microsoft Excel

Barra de Herramientas de Microsoft Word rea contenido del Objeto Incrustado

- Cuando termine de realizar las modificaciones del texto, haga clic encualquier celda para volver a las propiedades de Excel.

Objeto incrustado

Microsoft Excel xp

131

Archivos vinculados:

Los objetos vinculados se diferencia de la combinacin anterior, porque al vincular el objetocualquier modificacin que se realice en Excel cambiar en el archivo de origen y pasar lomismo si se realiza a la inversa.

Para utilizar este comando, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Insertar Objeto...2- Aparecer este cuadro:

1) Haga clic en esta solapa

3) Verifique la ubicaciny el nombre del archivo.

2) Haga clic en este botn y elija el archivo quedesea insertar en la planilla de clculo.

4)Tilde esta casilla

5) Acepte el cuadro

Objeto insertado y vinculado

Microsoft Excel xp

132

ATENCIN: Si desea realizar algn tipo de modificacin al texto delobjeto vinculado, siga estos pasos:- Seleccione el objeto insertado.- Haga un doble clic sobre el objeto.- En este caso se ha insertado un archivo de Word como objetovinculado, por esto al hacer doble clic sobre el objeto, se abrir elprograma de Word, independientemente de Excel.- Modifique el contenido del objeto vinculado, y guarde los cambios.- Automticamente se vern los cambios en el objeto vinculadodesde Excel .- Una vez que haya terminado con las modificaciones, haga clicsobre cualquier celda para volver a las propiedades de Excel .

Microsoft Excel

Objeto vinculado

Microsoft Word

Archivos como conos

Este comando inserta un cono en la planilla de clculo seleccionada, el cual permiteacceder al archivo de manera rpida.

Para utilizar este comando, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en INSERTAR OBJETO...2- Aparecer este cuadro:

Microsoft Excel xp

133

1) Haga clic en esta solapa2) Haga clic en este botn y busque el archivo

que desea insertar en la planilla de clculo

3) Verifique la ubicacin y el nombre del archivo.

4) Acepte el cuadro

Objeto como cono

ATENCIN: Si desea modificar el texto del objeto como cono, sigaestos pasos:- Haga doble clic en el objeto.- Al hacer doble clic sobre el cono insertado, se abrir el programade Word, sin cerrar el Excel.- Modifique el contenido del objeto como cono, y guarde loscambios.

Microsoft Word

Objeto como cono

Microsoft

Excel

Microsoft Excel xp

134

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 7, Tema: Combinacin de archivos, Subtema: Insertar un objeto desde

un archivo existente, Por ejemplo.

Microsoft Excel xp

135

Administrar archivos y objetos

Copiar

Para copiar celdas y/o sus contenidos, siga estos pasos:

1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.

Rango seleccionadopara copiar.




- Haga clic en Edicin - Copiar...

- Haga clic en este botn:

3- Seleccione la celda donde quedar la copia.

Celda seleccionada.En esta celda sepegar la copia


Microsoft Excel xp

136



- Haga clic en Edicin - Pegar...


5- La copia quedar con el mismo contenido y con el mismo tipo de formato que posee eloriginal.

Copia pegada.

Mover o cortar

Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos:

1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los dato a mover (cortar).

Rango seleccionado a mover


Microsoft Excel xp

137



- Haga clic en Edicin - Cortar...


3- Seleccione la celda donde quedar el contenido cortado.

Celda seleccionada.En esta celda quedarel contenido cortado




- Haga clic en Edicin - Pegar...


Nueva ubicacin de lainformacin cortada

Resultado del movimiento

Microsoft Excel xp

138

Pegado especial

Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada, como porejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las lneas entre otras opciones.

Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos pasos:

1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.

Rango seleccionado




- Haga clic en Edicin - Copiar...


3- Seleccione la celda que tendr la copia.

Microsoft Excel xp

139

4- Desde la barra de men, haga un clic en la opcin Edicin Pegado especial...5- Aparecer el siguiente cuadro, all elija:

Todo: Pega el contenidocompleto de la celda copiada.

Frmulas: Pega slo la frmula, quecontengan las celdas copiadas

Diferentes tipos de pegados especiales

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 7, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica laboral.

Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuentra solo, y comunquesecon su Tutor al Aula Magna Virtual.

Valores: Pega slo el contenido de lacelda, sin formatos ni frmulas.

Formato: Pega slo el formato.

Comentarios: Pega slo loscomentarios de las celdas copiadas.

Barra de frmula Barra de frmula Barra de frmula Barra de frmula

Pegado EspecialTodo

Pegado EspecialFrmula

Pegado EspecialValores

Pegado EspecialFormatos

Microsoft Excel xp

140

Actividad 7

1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:

Propiedades de la Tarjeta

Tipo de papel:

Mrgenes:

Bordes de pgina:

Imagen prediseada:

Smbolos:

Tipografa:

Personalizado Ancho: 15 cm Alto: 10 cm

izquierdo, derecho, Superior e Inferior 1cm

Artstico Mundo

Categora: Viajes Imagen: Viaje por aire

Fuente: Wingdings (Telfono y Buzn)Fuente: Time New Roman. Tamao: 16

2- Guarde el archivo en un disquete y cree una copia en la unidad (C:)

3- Cierre el archivo de Word.

4- Abra un nuevo archivo de Excel.

5- Cambie el nombre de las tres hojas iniciales de la planilla de clculo, por los siguientesdatos:

Microsoft Excel xp

141

6- En la hoja archivos incrustados, confeccione la siguiente planilla:

7- Copie la planilla en el resto de las hojas (archivos vinculados y archivos comoconos).

8- Inserte como objeto el archivo creado en Word, utilizando el archivo copia de la unidad(C:).

Hoja ArchivosIncrustados

Hoja ArchivosVinculados

Hoja Archivos comoconos

Inserte el archivo de Word como un objeto incrustado.

Inserte el archivo de Word como un objeto vinculado.

Inserte el archivo de Word como un objeto en forma decono.

9- Modifique el archivo vinculado, y observe sus cambios.

10- Observe los cambios entre cada uno de los comandos utilizados (insertar objetos) ydescriba sus diferencias:

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

Microsoft Excel xp

142


1- Explique la diferencia que hay entre los siguientes comandos:

Archivos incrustados: ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Archivos vinculados: .........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Archivos como conos: ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2- Cul es la diferencia que existe entre copiar y cortar?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3- Para qu utilizara el comando pegado especial?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Microsoft Excel xp

143

Captulo 8


n Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizanfrecuentemente.

n Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear cada unade ellas.

n Aprender a ejecutar una macro utilizando un botn o con la combinacin de teclas.n Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades




Macros

Captulo 8

Macros. Creacin de macros.Ejecutar macros.

Macros absolutos yrelativas

Macros absolutas. Macrosrelativas

Microsoft Excel xp

144

Administrar archivos y objetos

Macros

Si ejecuta una tarea en Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macroconsiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Basic yque se puede utilizar siempre que sea necesario ejecutar la tarea.Antes de utilizar una macro, planifique los pasos y los comandos que desea almacenar, yaque si se comete error quedar grabado y la macro no funcionar. Cada vez que se grabeuna macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro.

Creacin de Macros

Por ejemplo: Suponga que debe crear la misma planilla de IVA todos los meses. Se podranutilizar los comandos de copiar y pegar; pero corre el riesgo de romper el enlace entrefrmulas. Por esto lo ms recomendable ser el uso de Macros.

Para resolver esta tarea, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Herramientas - Macros - Grabar nuevamacro...2- Aparecer este cuadro:

Microsoft Excel xp

145

Mtodo abreviado combinacin de teclas

Esta opcin permite ejecutar lamacro, a travs de unacombinacin de teclas (Mtodoabreviado). Para ello, haga clicdentro de la casilla y escriba unaletra

En el caso de que la letraasignada se utilice para otrocomando; Para ejecutar estanueva deber presionar latecla Bloq Mays.

1) Escriba el nombrede lanueva Macro

2) Acepte el cuadro

Esta tecla representaa la letra seleccionada

ATENCIN: Al ingresar el nombre de una nueva macro, no sedeben dejar espacios entre las palabras.

3- En pantalla aparecer una pequea barra , la cual indica el comienzo de lagrabacin, en este caso, Planilla_IVA. Comience a confeccionar la siguiente planilla:

4- Cuando finaliza la creacin de la planilla, debe detener la grabacin. Para ello utilicecualquiera de las siguientes opciones:


- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener Grabacin...

2 Opcin desde la Barra de herramientas Detener Grabacin

- Haga clic en el botn:

Microsoft Excel xp

146

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 8, Tema: Macros, Subtema: Creacin de macros, por ejemplo.

Ejecutar macros

Para ejecutar una macro, siga estos pasos:

1- Seleccione una celda.2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:


- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...- Aparecer este cuadro:

2 Opcin desde la Combinacin de teclas Mtodo abreviado

- Utilice la combinacin de teclas que asigno al crear la macro. En este caso las teclasson:

y

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 8, Tema: Macros, Subtema: Ejecutar macros, por ejemplo.

Microsoft Excel xp

147

Macros absolutas y relativas

Macros absolutas

Las macros absolutas se ejecutan en las celdas donde fueron creadas.

Para utilizar una macro absoluta, siga estos pasos:

1- Desde la barra de herramientas, haga clic en Herramientas - Macro - Grabar nuevamacro...2- Aparecer este cuadro:

1) Escriba un nombrepara la nueva Macro.

2) Escriba una letra parala combinacin de teclas

Mtodo abreviado

3) Acepte el cuadro

3- Una vez asignada la macro, comience a crear el contenido de la macro.

ATENCIN: Al iniciar la grabacin de una macro, aparecer en laplanilla de clculos una pequea barra, en la cual podr establecer

si la macro ser Absoluta o relativa.

Barra de herramientas Macros

En este caso la macro ser absoluta, por lo tanto no se debe activarel botn llamado Referencias relativas.

Microsoft Excel xp

148

- Detenga la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:


- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener grabacin...

2 Opcin desde la Barra de herramientas Detener grabacin

- Haga clic en el botn:

5- Ejecute la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:


- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...- Se presentar el cuadro de dilogo Macro.- Seleccione una macro y presione el botn:

2 Opcin desde la Combinacin de teclas Mtodo abreviado

- Utilice la combinacin de teclas que asign al crear la macro. En este caso debeutilizar las teclas: y

ATENCIN: Una de las caractersticas que posee la macroabsoluta es respetar la ubicacin donde se ha creado.

Macro creada con el rango A1:F6

Macros relativas

Las macros relativas se pueden ejecutan en cualquier celda.

Para utilizar una macro relativa, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Herramientas Macro Grabar nuevamacro...2- Aparecer este cuadro:

Microsoft Excel xp

149

1) Escriba un nombre para la macro

2) Escriba la letra para lacombinacin de teclas

Mtodo abreviado

3) Acepte el cuadro

3- Una vez asignada la macro, ver estapequea barra en la planilla de clculo:

Haga clic en este botn

4- Luego debe comenzar a crear el contenido de la macro.5- Cuando haya terminado el contenido de la macro, detenga la grabacin.6- Seleccione una celda y ejecute la macro.

Macro ejecutada en varias celdas

Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo8, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica laboral.

Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuentra solo, y comunquesecon su tutor al Aula Magna Virtual.

Microsoft Excel xp

150

Actividad 8

1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un mtodo abreviado.2- Durante la grabacin de la macro, confeccione la siguiente planilla.

3- Detenga la grabacin.4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo.5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.

Microsoft Excel xp

151


1- Qu es una macro?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2- Cules son los pasos que debe seguir para crear una macro?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3- Cmo se ejecuta una macro?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4- Cul es la diferencia entre una macro absoluta y una macro relativa?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Microsoft Excel xp

152

Microsoft Excel xp

153

Captulo 9


n Aprender a configurar las pginas de un libro de Microsoft Excel.n Comprender cmo establecer un rea de impresin y cmo quitar la misma.n Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de clculo y modificar los mrgenes

y distintas opciones de configuracin.n Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades




Configuracin de pginas

Captulo 9

Configuracin de pginas.

rea de impresinEstablecer reas de impresin.

Quitar reas de impresin

Vista preliminar Vista preliminar

Microsoft Excel xp

154



Cuando trabaja en planillas grandes, en escasas ocasiones se pueden imprimir todos losdatos en una pgina. Adems, tal vez desee aadir informacin en la parte superior o inferiorde sus pginas para identificar la fecha de la impresin o el nombre del archivo. Tambinpuede agregar los saltos de pgina en lugares concretos, ajustar los mrgenes, repetir losttulos en cada hoja y colocar encabezados y pies de pgina.

Cmo ajustar en una pgina una hoja del libro?:

Para utilizar la herramienta configuracin de pginas, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo Configurar pgina.2- Aparecer este cuadro:

1) Haga clic enesta solapa

2) Seleccione laorientacin del papel

3) Aumente o disminuya los formatos generales demanera que el contenido quepa en la hoja de impresin

4) Seleccioneun tipo de papel

La resolucin es la cantidad de puntos porpulgadas (PPP) en longitud que posee elarchivo. Una resolucin mayor proporciona unaimpresin de mejor calidad al imprimir elarchivo.

Microsoft Excel xp

155

1) Haga clic en esta solapa 2) Establezca las medidas para los mrgenes de la hoja

3) Alinee el contenido de la hoja con respecto a los mrgenes tanto en forma vertical como horizontal


2) Seleccione una opcin desde la lista desplegable para elcontenido del encabezado o haga clic en el botn personalizarencabezado y agregue el dato que desee.

2) Seleccione una opcin desde la lista desplegable para el contenido del pie de pgina o haga clicen el botn personalizar pie de pgina y agregue el dato que desee.

Microsoft Excel xp

156

Escriba el contenido del encabezado dentro de la seccin de alineacin que desee.

Escriba el contenido del pie de pgina dentro de la seccin de alineacin que desee

En Excel al igual que en Word tiene la posibilidad de agregar, cambiar o suprimirencabezados y pies de pgina, Microsoft Excel proporciona opciones estndar que puedeseleccionar desde el cuadro de dilogo de Configurar Pgina. Con estos formatosdisponibles puede elegir el nombre de la empresa, el nombre de archivo con o sin extensin,la fecha, el nmero de pgina o su propio nombre. Tambin puede marcar documentos comoconfidenciales, o aadir un ttulo al documento.

Herramientas del Encabezado y Pie de pgina personalizado

Herramienta Descripcin

Permite aplicar formatos al contenido del encabezado y pie depgina.

Inserta el nmero de pgina de la hoja que corresponda.

Inserta la cantidad de pginas que posee el archivo.

Inserta la fecha actual.

Botones Personalizar Encabezado y Personalizar Pie

Microsoft Excel xp

157

Muestra la ubicacin del archivo.

Inserta el nombre del archivo.

Ingresa el nombre de la hoja.

Le permite insertar una imagen desde los archivos.

Inserta la hora actual

Configuras las propiedades de la imagen insertada a travs de laherramienta anterior.

1) Haga clic en esta solapa2) Seleccione lasceldas que imprimir

3) Aqu podr seleccionar los ttulosverticales y horizontales que sernimpresos en todas las hojas.

Esta opcin permite orientarlos datos de la planilla

Hacia la derecha, luego hacia abajo

Hacia abajo, luegohacia la derecha

3- Una vez seleccionadas las opciones de configuracin de pgina, haga clic en estebotn:

Microsoft Excel xp

158

rea de impresin

Establecer rea de impresin

Excel le proporciona la posibilidad de establecer el rea que desea imprimir, esdecir que podr seleccionar un sector de una planilla e imprimirlo. Para ello debe:

1- Seleccione parte de la planilla que desea imprimir.

Seleccin de celdas para establecer el rea de impresin

2- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - rea de impresin - Establecer reade impresin.

Barra de frmula

Estas lneas depunto alrededor de

las celdas, indican elrea que ser

impresa.

Microsoft Excel xp

159

Quitar rea de impresin

Para quitar el rea de impresin, simplemente haga clic en el men Archivo - rea deimpresin - Borrar rea de impresin.

Microsoft Excel xp

160

Vista preliminar

Vista preliminar

Esta herramienta le permite observar toda la informacin que posee en cada una de lashojas del libro antes de imprimirlo, para verificar si se imprimirn con claridad, cuantas hojasle ocupar cada planilla, si los mrgenes estn ajustados al tamao correcto, o si los datoscaben en una misma fila o columna. Realizando una vista preliminar de su trabajo observaren pantalla lo que luego ser impreso y podr reconocer aquello que deba cambiar.

Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:

1- Haga clic en la hoja que desea visualizar como vista previa a la impresin.2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:


2 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar

- Haga clic en Archivo - Vista preliminar.


Barra de herramientas Vista preliminar

3- Se presentar la nueva vista con una barra de herramientas.

Microsoft Excel xp

161

Herramientas de las Barras de herramientas vista preliminar

Herramienta Descripcin

Permite ver la hoja anterior a la vista seleccionada.

Permite ver la hoja siguiente a la vista seleccionada.

Como ha visto en el Mdulo de Word, esta opcin permite aumentar o disminuir la vista de la hoja.

Al hacer un clic en este botn, aparecer el cuadro de impresin, en el cual deber determinar cules sern las hojas impresas, la

cantidad de copias, el tipo de papel que utilizar la impresora entreotras opciones.

Desde este botn podr establecer los mrgenes de la hoja, el tipode papel para el archivo, el tipo de orientacin,...

Este comando activa en la hoja de la vista preliminar, guas paramodificar el espacio entre cada una de las columnas.

Mrgenes activos

En esta vista puede ajustar los saltos de pgina de la hoja declculo activa.

Cierra la vista preliminar.


Microsoft Excel xp

162

Actividad 9

1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del captulo 3 .2- Seleccione la hoja Enero.3- Prepare la siguiente configuracin:

4- Seleccione la planilla de la hoja Enero y establzcala como rea de impresin.5- Utilice la herramienta Vista preliminar y verifique que los datos ingresados en los puntosanteriores coincidan observando la vista de la hoja.

PGINA

Orientacin Horizontal

Tamao de papel A4

MRGENESSuperior 2 cm

Inferior 2 cm

Derecho

Izquierdo

1 cm

1 cm

PGINA

Encabezado Club Social San Isidro

Tamao de papelCentenario 235 San IsidroTel: 4747-9863E-mail: [email protected]

Microsoft Excel xp

163


1- Mencione cules son las herramientas que debe tener en cuenta a la hora de configuraruna pgina.............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2- Cmo establecer un rea de impresin?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3- Cmo quitar un rea de impresin?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4- Para qu se utiliza la herramienta vista preliminar?............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Microsoft Excel xp

164

Microsoft Excel xp

165

Captulo 10


n Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una condicin.n Conocer la funcin de la herramienta de Auditoria y comprender el funcionamiento de

los botones de la barra de herramientas.n Aprender a aplicar un formato a los datos segn una condicin establecida.n Comprender la utilidad de las tablas dinmicas y cmo funcionan los escenarios.n Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades




Validacin

Captulo 10

Validacin. Establecer la validacinde datos

AuditoriaAuditoria. Comandos de la

barra de herramientasauditoria.

Formato condicional Formato condicional.

Tablas dinmicasTablas dinmicas. Creacin de

tablas dinmicas. Grficosdinmicos

Escenarios Escenarios. Creacin deescenario. Ver escenario.

Microsoft Excel xp

166

Validacin

Validacin

Esta herramienta se utiliza para introducir datos correctos en una hoja de clculo, ya que lepermite especificar cules son los datos vlidos para cada una de las celdas o rangos.Tambin puede restringir la informacin con un tipo de datos determinado (como nmerosenteros, nmeros decimales o texto).

Establecer validacin de datos

Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de stock deba ingresar solo Fechasmayores al 20/07/2003 y menores al 20/11/2003, en este caso puede restringir ese rangode datos utilizando la herramienta validacin.

Para utilizar la herramienta validacin, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Datos Validacin...2- Aparecer este cuadro de dilogo:

Microsoft Excel xp

167

1) Haga clic enesta solapa

2) Aqu debe seleccionar elt ipo de restriccin dedatos para las celdasseleccionadas

En este caso debe elegirel tipo de permiso

Fecha

3) Elija el tipode datos. En esecaso seleccione

Entre

4) Esta rea cambia segnel tipo de permiso que sehaya seleccionado.

Microsoft Excel xp

168

5) Escriba un mensaje deentrada, de esta manera al

seleccionar las celdasvalidadas ver un mensaje

que le indicar culesson los datos validos

a ingresar en dichas celdas.

6) Elija el tipo de estilopara el mensaje de error.

7) Escriba el mensaje que desee. Tenga en cuenta la condicin de la validacin! 8) Acepte el cuadro

Celdaseleccionada

Mensaje Entrante

Microsoft Excel xp

169

Al ingresar un dato que no cumpla con el parmetro dado, aparecer elMensaje de error que ha definido en el cuadro de dilogo Validacin.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo 10, Tema: Validacin, Subtema: Establecer la validacin de datos, Por

ejemplo.

Microsoft Excel xp

170

Auditora

Auditora

Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculo, puede rastrear los datos que sehan utilizado dentro de una frmula tales como precedentes (las celdas que proporcionandatos a una celda determinada) o dependientes (las celdas que dependen del valor de unacelda especfica).

Herramientas de la barra de herramientas Auditora

Por ejemplo: Suponga que debe averiguar los datos que se han utilizado para calcular elTotal de la planilla Recibo de Sueldo. Observe la figura:

Total delrecibo de sueldo

Para utilizar las herramientas de la barra de herramientas auditora, siga estospasos:

1- Seleccione la celda que tendr la auditora.2- Active la barra de herramientas auditora, desde el Men herramientas - Auditora defrmulas - Barra de herramientas Auditora de frmulas.3- Aparecer esta barra:

Microsoft Excel xp

171

Herramientas de las Barras de herramientas Auditora de FrmulasHerramienta Descripcin

Si realiza una frmula y la misma indica un mensaje deerror, este botn mostrar los posibles errores.

Este botn rastrea los datos utilizados a un resultado x .Para utilizar este botn :

- Seleccione la celda que posee la frmula. - Haga clic en este botn: - Con estos pasos ver la ubicacin de los datos que se han utilizado para obtener el resultado de la celda que posee la frmula.

Quita las flechas dibujadas por los datos precedentes.

Quita las flechas dibujadas por los datos dependientes.

Quitas las flechas dibujadas por los precedentes y losdependientes.

Busca los datos errneos de una frmula.

Permite insertar un comentario.

Rodea con un crculo los datos que no cumplan con lasreglas de validacin establecidas.

Borra los crculos creados por el comando anterior.

Muestra un registro de las celdas durante suactualizacin.

Evalua la frmula mostrando todos sus pasos.

4- Rastree el precendente del Total de este recibo de sueldo:

Este botn rastrea la ubicacin de la frmula que dependedel dato en la celda seleccionada.

Para utilizar este botn : - Seleccione un dato numrico dentro de la planilla que considereque ha sido utilizado para para obtener un resultado. - Haga clic en este botn: - Con estos pasos ver la ubicacin de la celda que posee lafrmula con el resultado.

a- Seleccione la celda queposee la frmula (resultado)

b- Desde la barra de herramientasAuditora de frmulas, haga clic sobreeste botn:

c- Observe la flecha azul que apareceindicando los datos precedentes.

Microsoft Excel xp

172

5- Quite el rastreo de precedentes.6- Rastree el dependiente del Total del Recibo de Sueldo.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 10, Tema: Auditora, Subtema: Comandos de la barra de herramientas

Auditora de frmulas, Por ejemplo.

a- Seleccione un dato en laplanilla que crea que seutiliza como dato paraobtener el resultado de unafrmula.

b- Desde la barra de herramientasAuditora de frmulas, haga clicsobre este botn:

c- Observe la flecha azul que sepresenta indicando la ubicacin dela celda dependiente.

Microsoft Excel xp

173

Formato condicional

Formato condicional

Esta herramienta aplica un tipo de formato a aquellas celdas que cumplan con unadeterminada condicin, dentro del rango de celdas seleccionado. En el cuadro de dilogoformato condicional podr aplicar formatos al los contenidos de las celdas, siempre ycuando estas cumplan con un criterio determinado.

Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de Alumnos, deba determinar medianteformatos de texto, la informacin de la columna Estado, indicando los siguientes resultadoscon estos formatos:

Estado de Alumno Tipo de Formato condicional para el texto

Tipo de Color: VerdeTipo de Estilo: Normal

Tipo de Color: AmarilloTipo de Estilo: Negrita Cursiva

Tipo de Color: RojoTipo de Estilo: Negrita

Aprobado

Recupera

Desaprueba

Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:

1- Seleccione las celdas que tendrn el formato condicional.2- Desde la barra de men, haga clic en Formato - Formato condicional...3- Aparecer este cuadro:

Microsoft Excel xp

174

1) Seleccione untipo de condicin.

2) Establezca el tipo de condicin dependiendo de la opcinque haya seleccionado en el paso anterior.

3) Haga clic en este botn. Aparecer el cuadro dedilogo Formato de celdas.Seleccione en este caso el formato que correspondepara el resultado Aprobado.

4) Haga clic en este botn en casode que desee agregar ms condiciones.


Celdas con formatocondicional

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 10, Tema: Formato condicional, Subtema: Sector condicional 1l,

Por ejemplo.

Microsoft Excel xp

175

Tablas dinmicas

Tablas dinmicas

La tabla dinmica, es una tabla interactiva que permite el resumen y presentacin precisade la informacin de una base de datos.Es decir, que cada tabla le permitir conocer la relacin entre los campos que Ud. elija(ventas por empleado, dinero por cliente o gastos para cada mes, etc.) pudiendo cambiar suestructura convenientemente o mostrar los detalles de un dato cuando lo crea necesario (porejemplo, mostrar para qu conceptos se realizaron los gastos de un determinado mes).La tabla resume la informacin utilizando la funcin que especifique (como por ejemplo,suma, promedio, contar, entre otras) para enlazar as los datos involucrados.Adems, al modificar los datos de la base madre se modificarn todas las tablas relaciona-das (que aparecen en distintas hojas) si es que lo desea.

Creacin de tablas dinmicas

Por ejemplo: Suponga que el sector de administracin de un club, tiene creada en Excel,una base de datos con las inscripciones realizadas en los ltimos meses (hasta Septiembreinclusive), en la cual figura la Fecha de inscripcin, N de inscriptos, Categora, Deporte,Turno, Nombre del Profesor, Cuota y Monto Total recaudado en cada da, como se observaen la siguiente planilla:

La manera ms gil y sencilla de obtener resmenes en forma inmediata es mediante unatabla dinmica.

Microsoft Excel xp

176

Ahora suponga que su jefe necesita un resumen de las ltimas inscripciones de cadatrimestre segn el turno al cual corresponden. De esta manera podr reforzar la publicidadpara dicho turno haciendo hincapi en la atencin personalizada por falta de alumnos uofreciendo ciertos beneficios durante el trimestre que sea necesario.Por esto le solicita que realice una tabla con el total de alumnos para cada Turno durantelos diferentes trimestres. Para ello siga estos pasos:

1- Seleccione una celda de la planilla.



- Haga clic en Datos - Informe de tablas y grfico dinmicos...

- Desde la barra de herramientas tabla dinmica, haga clic en este botn:

2 Opcin desde la Barra de herramientas Asistente para tablas dinmicas

3- Aparecer este cuadro:

1) Haga clicen esta opcin

2) Haga clic eneste botn

Microsoft Excel xp

177

3) Verifique el rango que ha tomado para la tabla dinmica, de no ser ashaga clic en el botn Contraer dilogo y seleccione los datos que desee

4) Haga clic en este botn

5) Tilde esta casilla

6) Haga clic en este botnCampos de la base de datos

7) Para obtener el Total de alumnos por cada Turno durante los diferentes trimestres, arrastre el campo Turno alsector Columnas, el campo Fecha de incripcin al sector Filas y el campo Nmero de incriptos al sector Datos.

Microsoft Excel xp

178

Campos organizados en lasreas de diseo de una tabladinmica


Resultado de la tabla dinmica, en este caso clculo el total de alumnos para cada fecha:

8- Acepte el cuadro.

Microsoft Excel xp

179

Creacin de grficos dinmicos

Para crear un grfico dinmico, siga estos pasos:

1- Haga clic en una de las celdas de la tabla dinmica.2- Desde la barra de herramientas tabla dinmica, haga clic en este botn:

3- Automticamente aparecer el grfico:

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 10, Tema: Auditora, Subtema: Creacin de tablas dinmicas,

Por ejemplo.

Microsoft Excel xp

180

Escenarios

Escenarios

Los escenarios pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculoy, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintosresultados.

Creacin de escenarios

Por ejemplo: Suponga que trabaja en la caja de un Mayorista de Golosinas y le solicitanque prepare una planilla en la cual se puedan observar los precios de las golosinas, en lasventas por mayor y por menor.Observe la siguiente planilla:

A travs de los escenarios, este campo mostrar los precios por Mayor y Menor

Para crear los escenarios, siga estos pasos:

1- Seleccione el rango B3:B7.2- Desde la barra de men, hagaclic en Herramientas -Escenarios...3- Aparecer este cuadro:

1) Haga clicen este botn

Microsoft Excel xp

181

2) Escriba un nombrepara el nuevo escenario.

En este caso Precios por Mayor

3) Cierre el cuadro

4) Ingrese los datos delprimer escenario, eneste caso sern los

precios Mayoristas decada uno de los

productos

5) Acepteel cuadro

6) Haga clic en el botn Agregar y cree un nuevoescerario con el nombre Precios por Menor .Inserte estos datos:

7) Acepte el cuadro

Microsoft Excel xp

182

Ver escenario

Para ver los escenarios creados, siga estos pasos:

1- Haga clic en el men Herramientas - Escenarios...2- Aparecer este cuadro:


1) Haga clic sobre el nombredel Escenario que desea ver

Resultado de los escenarios:

Resultado del escenarioPrecio por Mayor

Resultado del escenarioPrecio por Menor

Microsoft Excel xp

183

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 10, Tema: Escenarios, Subtema: Resumen de Escenarios, Por ejemplo.

Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en el Captulo10, Tema: Reapaso General, Subtema: Prctica Laboral


Microsoft Excel xp

184

Actividad 10

Confeccine una planilla que posea los temas vistos en este captulo.

Microsoft Excel xp

185


1- Cul es la utilidad de la herramienta validacin?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2- Cules son los pasos que debe seguir, para utilizar la herramienta auditora?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3- Qu es una tabla dinmica? Cmo se crea una tabla dinmica?..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4- Cules son los pasos que debe seguir para crear un escenario?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

5- Para qu se utiliza la herramienta formato condicional?............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Microsoft Excel xp

186

Microsoft Excel xp

187

Captulo 11


n Comprender para qu se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de clculo con este tipo de caractersticas.n Aprender a modificar y completar una plantilla.n Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades




Plantillas

Captulo 11

Plantillas. Trabajando con plantillas.

Guardar como pgina Web

Libro de Microsoft Excel 2000 enInternet.

Microsoft Excel xp

188

Plantillas

Plantillas

Las plantillas son moldes de planillas que pueden utilizarse como tareas comunes por ejemplorellenar Informes, Planillas de stock, Liquidaciones de Sueldos, etc. Cada vez que se de-see utilizar alguna de las tareas frecuentes o parciales, simplemente deber abrir la plantillay llenar los datos que desee incorporar.El programa de Excel posee algunas plantillas preestablecidas de uso frecuente comofacturas, perodos de gastos y pedidos.

Trabajando con plantillas

Creacin de plantillas:

Para crear plantillas, siga estos pasos:

1- Comience creando una planilla que utilice con frecuencia, por ejemplo esta planilla deStock:

2- Una vez que haya creado la planilla, desde la barra de herramientas, haga clic en Archivo- Guardar como...3- Aparecer este cuadro:

Microsoft Excel xp

189

Utilizacin de las plantillas personalizadas

1) Escriba el nombre del archivo. 2) Seleccione el tipo dearchivo como Plantilla.

3) Una vez que hayaseleccionado el tipo de

archivo Plantillaautomticamente ver la

carpeta plantillas, donde sealmacenarn las plantillas

que vaya creando.

4) Haga clic en este botn.

Para usar las plantillas personalizadas, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo -Nuevo ....

2- Aparecer el panel de tareas:

a) Haga clic en este botnb) Haga clicen esta solapa

c) Haga clicen este cono

d) Haga clicen este botn

Microsoft Excel xp

190

Completar o modificar una plantilla

En Excel encontrar tres tipos de plantillas preestablecidas, Facturas, Informes de Gastos yPedidos.

Para utilizar cualquiera de este tipo de plantilla, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Nuevo...


2) Haga clic en este cono

3) Haga clic en este botnComplete cada uno de los datos que desee incluir en la factura.

Microsoft Excel xp

191

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Trabajando con plantillas, Por ejemplo.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Completar o modificar una plantilla, Por

ejemplo.

Microsoft Excel xp

192


Libros de Microsoft Excel xp en Internet

Suponga que trabaja para una empresa que proporciona tutoriales de informtica y leencomiendan crear un pgina Web con informacin relacionada al programa de MicrosoftExcel. Una de las pginas del sitio debe dar informacin a cerca de la funcin suma.

Para realizar este trabajo, siga estos pasos:

1- Cree una pgina en Word y gurdela en una carpeta. La carpeta debe crearla en elDisco Rgido!2- Ingrese estos datos:

Microsoft Excel

SUMASuma todos los nmeros de un rangoSintaxis:

=SUMA(Rango)Suponga que debe averiguar el total de la siguiente planilla:

Microsoft Excel xp

193

3- Ingrese a Excel y cree la siguiente planilla:

4- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Guardar como pgina Web...5- Aparecer este cuadro:

1) Escriba el nombre del archivo.

3) Seleccione el libro oseleccione el rango quedesea guardar comopgina Web.

2) Seleccione la ubicacin del archivo. Lo ms recomendable es quecree una carpeta dentro de la unidad de almacenamiento C: y all guardetodos los archivos que va utilizando para la pgina.

4) Haga clic eneste botn.

Microsoft Excel xp

194

6- Active el programa de Word.7- Inserte la planilla de Excel, desde el men Insertar - Objeto...8- Aparecer este cuadro:

a- Haga clic enesta solapa

b- Haga clic eneste botn

c- Busque laubicacin delarchivo que

desea insertar

d- Haga clic sobreel archivo.

e- Haga clic eneste botn

f- Verifique losdatos del archivo

g- Acepte el cuadro

Ventana de Microsoft Word

Planilla de Excelinsertada en Word

Microsoft Excel xp

195

9- Desde Mi PC abra el archivo de Word, as se abrir directamente en Internet Explorer:

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 11, Tema: Repaso general, Subtema: Prctica Laboral


Microsoft Excel xp

196

Actividad 11

1- En un nuevo libro confeccione la siguiente planilla, como una plantilla.

2- Guarde la plantilla como pgina Web.

Microsoft Excel xp

197


1- Cules son los pasos que debe seguir para crear una plantilla?................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2- Para qu se utiliza el comando guardar como pgina Web?................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3- Cmo modificar una plantilla?..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Microsoft Excel xp

198

Microsoft Excel xp

199

Captulo 12


n Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros abiertos.n Trabajar con diferentes hojas de clculo abiertas y aprender a trabajar de una manera

ms dinmica dentro de la misma hoja.n Comprender cmo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel.n Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades




Trabajando con ventenasCaptulo 12

Trabajando dentro de una mismahoja. Trabajar con diferentes hohas

dentro de un libro. Trabajar convarios libros.


Configuracin de propiedades.

Microsoft Excel xp

200

Trabajando con ventanas

Trabajando dentro de una misma hoja

Si necesita mantener visibles los rtulos de algunas filas durante el desplazamiento, podrmantenerlas fijas utilizando laopcin Dividir.

Para utilizar la opcin Dividir, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Ventana - Dividir.2- Aparecern estas lneas indicando la divisin:

Barras de Divisin

Microsoft Excel xp

201

3- Ubique el puntero del mouse en las lneas, y arrstrela hasta separar los rtulos del restode los datos.4- La planilla quedar de la siguiente manera:

Al utilizar la barra de desplazamiento los rtulos de la primer fila quedarn intactas

ATENCIN: Para quitar la divisin, haga clic en el Men Ventana - Quitar -Divisin.

Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro

Si desea trabajar en forma paralela con el mismo archivo actualizando permanetemente susdatos, debe utilizar la opcin Nueva Ventana.Para ello, siga estos pasos:

1- Abra una planilla. Ejemplo:

Microsoft Excel xp

202

2- Haga un clic en el men Ventana - Nueva ventana.3- Aparecer un nuevo archivo.

Al modificar uno de los archivos el otro se actualizar automticamente

Trabajar con varios libros

Para activar o desactivar los archivos abiertos en Excel, utilice este men:

1- Desde la barra de men, haga clic en:

Haga clic sobre uno de losnombres del archivo abierto

que desea activar.

Microsoft Excel xp

203

Propiedades del archivo

Configuracin de propiedades

Para observar las propiedades de un archivo, siga estos pasos:

1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Propiedades.2- Aparecer este cuadro:

Realice la Prctica Laboral, desde el Asistente FUCE, que se ubica en elCaptulo 12, Tema: Repaso general, Subtema: Prctica Laboral

Ante cualquier inquietud recuerde que no se encuentra solo, ycomunquese con su Tutor al Aula Magna Virtual.

1) Haga clicsobre esta

solapa

2) Aqu podrobservar las

propiedades delarchivo activo.


Microsoft Excel xp

204

Actividad 12

1- Abra el archivo llamado Club Enero realizado en la Actividad 3 .

2- Deje inmviles los ttulos de todas las columnas.

3- Abra el archivo llamado Planilla de Ventas realizado en la Actividad 6 .

4- Active una nueva ventana y modifique el formato del texto.

5- Sin cerrar el libro Planilla de Ventas, active el archivo Club Enero.

6- Desde sus propiedades, verifique desde sus estadsticas, cul es su fecha de creacin.

Microsoft Excel xp

205


1- Qu utilidad le dara a la herramienta dividir que se ubica en el men ventana?..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2- Cmo trabajar con diferentes hojas dentro de un libro?............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3- Cules son las caractersticas que se observan en las propiedades de un archivo?............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Microsoft Excel xp

206

Microsoft Excel xp

207

1. Qu es un rango?

a. Un conjunto de celdas.b. Un conjunto de celdas seleccionadas.c. Un conjunto de celdas combinadas

2. Maque slo las frmulas

3. Marque slo las funciones:

4. Cules de las siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva fila.

a. Men contextual - Insertar fila.b. Men insertar - Filas.c. Ambas.

5. Para insertar un grfico Cules son los pasos que debe seguir?

a. Seleccinar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir la opcin Asistente para grficosb. Seleccionar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir el botn grficosc. Ninguna de las anteriores.

Autoevaluacin

Esta Autoevaluacin tiene como finalidad acercarlo a la metodologa que se utilizar en laevaluacin del Mdulo.Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas detallados eneste Mdulo y en el Asistente FUCE Excel xp.Las respuestas correspondientes podrn ser consultadas en la pgina 209.

a. =Suma(a1:a9)b. =a1:+a9c. a1-19

d. Suma(a1:a9)e. =b1-g5f. =h5/6

g. =h8*k9h. =max(a1:a6)i. h8*k9=

a. =Suma:a1:a9)b. =Promedio(a5:63c. =min(b1-19

d. maz(f1:g3)e. =g1:o8f. =f1*p9

g. =si(a1>5;aprobado;desapobado)h. =contar(a1:p5)i. =resta(a2:m3)

Microsoft Excel xp

208

6. Qu es una macro?

a. Un conjunto de comandosb. Un conjunto de celdas seleccionadasc. Un conjunto de comandos grabados

7. Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculos, puede rastrear losprecedentes o los dependientes

a. Verdadero.b. Falso.

8. Qu es una plantilla?

a. Son moldes para pginas Web.b. Son moldes de planillas para Excel.c. Ambas.

9. Marque la frmula que contenga un valor absoluto:

a. =v1*$f$1b. =v1*$$f1c. =v1*f1$$

10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro Cul es el men quedebe utilizar?

a. Men Archivo - Nueva ventana.b. Men Archivo - Nuevo...c. Men Ventana - Nueva ventana.

Microsoft Excel xp

209

Respuestas correctas

1.a.2.e.f.g.

3.g.h.i.4.c.

5.a.6.c.

7.a.8.b.

9.a.10.c.

Microsoft Excel xp

210

Bibliografa recomendada

Microsoft Office XP Versin 2002

ISBN:84-415-1269-8AUTOR: Jos Mara Delgado CabreraEditorial: Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.)

Microsoft Excel xp

211

ndice

Prlogo ............................................................................................................................. 3

Metodologa de trabajo ................................................................................................. 4

CAPTULO 1 .................................................................................................................... 5Introduccin .................................................................................................................... 6Microsoft Excel xp ............................................................................................................. 6Ingresar a Excel ................................................................................................................ 6Partes de la ventana ......................................................................................................... 8Archivos nuevos ................................................................................................................ 9Formas de seleccin........................................................................................................ 9Rango................................................................................................................................. 13Ingreso de informacin..................................................................................................... 14Tamao de filas y columnas..............................................................

Documents

Módulo Excel 2 XP