Computación Avanzada

Módulo 2

Excel 2010

¿QUÉ ES EXCEL?

Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.

Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:

Contabilidad  Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).

Definición de presupuestos  Ya sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).

Facturación y ventas  Excel también es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra).

Informes  Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variación entre los

resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).

Planeación  Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento  Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).

Uso de calendarios   Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el año escolar o calendarios del año fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

TAREAS BÁSICAS DE EXCEL

Una de las mejores maneras de aprender a usar Excel es abrir el programa e intentar usar las diversas características. Sin embargo, si desea aprender a usarlo de manera más específica, o si necesita un poco de ayuda para comenzar a usarlo, puede consultar los siguientes artículos de "inicio rápido".

Crear un libro

Escribir datos en una hoja de cálculo

Aplicar formato a una hoja de cálculo

Aplicar formato a números en una hoja de cálculo

Imprimir una hoja de cálculo

Crear una tabla de Excel

Filtrar datos con un Autofiltro

Ordenar datos con un Autofiltro

Aplicar formato condicional

Aplicar validación de datos

Crear una fórmula

Usar una función en una fórmula

Crear un gráfico con datos

Crear una macro

Crear un informe de tabla dinámica

Activar y usar un complemento

Acceso a la cinta mediante el teclado

Si es la primera vez que usa la cinta, la información de esta sección puede ayudarlo a entender el modelo de método abreviado de teclado de la cinta. La cinta incluye métodos abreviados nuevos, llamados Sugerencias de teclas. Para ver las sugerencias de teclas, presione ALT.

Para ver una ficha de la cinta, presione la tecla de la ficha (por ejemplo, presione la letra N para la ficha Insertar o la letra M para la ficha Fórmulas). Esto hace que todos los identificadores de las sugerencias de teclas para los botones de esa ficha aparezcan. A continuación, presione la tecla para el botón que desea usar.

¿POR QUÉ LOS MÉTODOS ABREVIADOS ANTIGUOS AÚN FUNCIONAN?

Los métodos abreviados de teclado que comienzan con CTRL aún funcionan en Excel 2010. Por ejemplo, CTRL+C se sigue usando para copiar elementos en el Portapapeles y CTRL+V se sigue usando para pegar elementos del Portapapeles.

La mayoría de los métodos abreviados de menú tipo ALT+ aún funcionan. Sin embargo, es necesario saber el método abreviado completo de memoria porque no existen recordatorios en pantalla sobre las teclas que se deben presionar. Por ejemplo, intente presionar ALT y, a continuación, una de las teclas antiguas de menú E (Editar), V (Ver), I (Insertar), etc. Aparecerá un cuadro en el que se le indicará que está usando una tecla de acceso perteneciente a una versión de Microsoft Office anterior. Si conoce la secuencia de teclas completa, prosiga e inicie el comando. Si no conoce la secuencia de teclas, presione ESC y use los identificadores de sugerencias de teclas.

 

Teclas de método abreviado combinadas con CTRL

Tecla Descripción

ALT+º Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de la hoja de cálculo.

CTRL+ALT+K Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.

CTRL+MAYÚS+( Muestra las filas ocultas de la selección.

CTRL+MAYÚS+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.

CTRL+MAYÚS_ Quita el contorno de las celdas seleccionadas.

CTRL+MAYÚS+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).

CTRL+MAYÚS+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales.

CTRL+MAYÚS+^ Aplica el formato numérico Científico con dos decimales.

CTRL+MAYÚS+# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.

CTRL+MAYÚS+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.

CTRL+MAYÚS+! Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.

CTRL+MAYÚS+* Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco).

En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.

CTRL+MAYÚS+: Inserta la hora actual.

CTRL+MAYÚS+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.

CTRL+MAYÚS+Signo más( +)

Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.

CTRL+Signo menos (-) Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.

CTRL+; Inserta la fecha actual.

CTRL+' Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa.

CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.

CTRL+6 Cambia entre ocultar y mostrar objetos.

CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.

CTRL+9 Oculta filas seleccionadas.

CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas.

CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo.

CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada.

MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la última acción de Buscar.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.

CTRL+C Copia las celdas seleccionadas.

CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.

CTRL+E Aplica el formato de número General.

CTRL+E Selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+E se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.

Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función.

CTRL+MAYÚS+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.

CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.

CTRL+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

F5 también muestra este cuadro de diálogo.

CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.

CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+L Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+P Muestra la ficha Imprimir de Vista Backstage de Microsoft Office.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.

CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco.

CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

CTRL+ALT+V muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.

CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió.

SUGERENCIA   Actualmente, las combinaciones con CTRL como CTRL+E,

CTRL+J, CTRL+M y CTRL+Q son métodos abreviados no asignados.

 

Teclas de función

Tecla Descripción

F1 Muestra el panel de tareas Ayuda de Excel.

CTRL+F1 muestra u oculta la cinta.

ALT+F1 crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual.

ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.

F2 Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada.

MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario de celda.

CTRL+F2 muestra el área de la vista previa de impresión de la ficha Imprimir en la Vista Backstage.

F3 Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. Esta opción solo está disponible si el libro contiene nombres.

MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.

F4 Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.

ALT+F4 cierra Excel.

F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado.

F6 Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta, el panel de tareas y los controles de zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta.

MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta.

CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.

F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado.

CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar.

F8 Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección.

MAYÚS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección.

CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no está maximizada.

ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.

F9 Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos.

MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa.

CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último

cálculo.

CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas.

CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono.

F10 Activa o desactiva las sugerencias de teclas (se obtiene el mismo resultado al presionar ALT).

MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado.

ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o el mensaje de un botón de comprobación de errores.

CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.

F11 Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual en una hoja de gráfico separada.

MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo nueva.

ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, donde puede crear una macro mediante la herramienta Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

 

Otras teclas de método abreviado útiles

Tecla Descripción

AV PÁG Baja una pantalla en una hoja de cálculo.

ALT+AV PÁG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.

CTRL+AV PÁG va a la hoja siguiente de un libro.

CTRL+MAYÚS+AV PÁG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.

BARRA ESPACIADORA

En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificación.

CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo.

MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de cálculo.

CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de cálculo.

Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona la región actual. Si presiona CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.

Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de cálculo.

ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el menú Control de la ventana de Excel.

ENTRAR Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de fórmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada).

En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente.

Abre un menú seleccionado (presione F10 para activar la barra de menús) o realiza la acción de un comando seleccionado.

En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de comando predeterminado del cuadro de diálogo (el

botón en negrita que suele ser el botón Aceptar).

ALT+ENTRAR comienza una nueva línea en la misma celda.

CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.

MAYÚS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima.

ESC Cancela una entrada en la celda o en la barra de fórmulas.

Cierra un menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje abiertos.

También cierra el modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve al modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta y la barra de estado.

FIN FIN activa el Modo final. En el Modo final, puede presionar una tecla de dirección para desplazarse a la siguiente celda que no está en blanco dentro de la misma columna o fila que la celda activa. Si las celdas están en blanco, al presionar la tecla FIN seguida de una tecla de dirección puede desplazarse a la última celda de la fila o columna.

FIN también permite seleccionar el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, hasta la última fila utilizada de la columna en el extremo derecho. Si el cursor se encuentra en la barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve el cursor hasta el final del texto.

CTRL+MAYÚS+FIN extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+MAYÚS+FIN selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas.

INICIO Va al principio de una fila de una hoja de cálculo.

Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada.

Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.

CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de cálculo.

CTRL+MAYÚS+INICIO amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.

RE PÁG Sube una pantalla en una hoja de cálculo.

ALT+RE PÁG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.

CTRL+RE PÁG va a la hoja anterior de un libro.

CTRL+MAYÚS+RE PÁG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.

RETROCESO Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas.

También borra el contenido de la celda activa.

En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción.

SUPR Quita el contenido de la celda (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios.

En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción.

TAB Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo.

Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.

Mueve a la opción o grupo de opciones siguientes de un

cuadro de diálogo.

MAYÚS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un cuadro de diálogo.

CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de diálogo.

CTRL+MAYÚS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de diálogo.

TECLAS DE DIRECCIÓN

Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.

CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la región de datos en una hoja de cálculo.

MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende en una celda la selección de celdas.

CTRL+MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco.

FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta está seleccionada. Cuando un submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando una ficha de la cinta está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha.

FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando una ficha de la cinta está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas.

En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo

de opciones.

FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada.

Aplicar formato condicional

Mediante la aplicación de formato condicional a los datos, es posible identificar rápidamente varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

Este gráfico muestra datos de temperatura con un formato condicional que usa una escala de colores para diferenciar valores altos, medios y bajos. El siguiente procedimiento usa esos datos.

LAS VENTAJAS DEL FORMATO CONDICIONAL

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?

¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años?

¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?

¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?

¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?

¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de secundaria?

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.

Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente, independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional.

 NOTA    Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia

a otras celdas de la misma hoja de cálculo o, en algunos casos, a celdas de otras hojas de cálculo del libro actualmente abierto. No es posible usar formato condicional en referencias externas a otro libro.

FORMATO CONDICIONAL PARA UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

El formato condicional en un informe de tabla dinámica es diferente del de un rango de celdas o una tabla de Excel en varios aspectos:

Si se cambia el diseño del informe de tabla dinámica filtrando, ocultando, contrayendo y expandiendo niveles o moviendo un campo, el formato condicional se mantendrá siempre y cuando no se quiten los campos de los datos subyacentes.

El ámbito del formato condicional para los campos del área Valores puede estar basado en la jerarquía de datos y queda determinado por todos los elementos secundarios visibles (el siguiente nivel inferior de una jerarquía) de un elemento primario (el siguiente nivel superior de una jerarquía) en filas para una o más columnas, o en columnas para una o más filas.

 NOTA    En la jerarquía de datos, los elementos secundarios no heredan

el formato condicional del elemento primario y éste no hereda el formato condicional de los elementos secundarios.

Existen tres métodos para especificar el ámbito del formato condicional de los campos del área Valores: por selección, por campo correspondiente y por campo de valor.

El método predeterminado para especificar el ámbito de los campos del área de valores es por selección. Puede cambiar este método por el método de campo correspondiente o campo de valor mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a, el cuadro de diálogo Nueva regla de formato o el cuadro de diálogo Editar regla de formato. La posibilidad de elegir entre tres métodos para especificar el ámbito (ficha Inicio, grupo Estilos, comando Formato condicional) le ofrece mayor flexibilidad según sus necesidades específicas:

Especificar el ámbito por selección  Use este método si desea seleccionar:

Un conjunto de campos contiguos en el área Valores, por ejemplo, todos los totales de productos de una región específica.

Un conjunto de campos discontinuos en el área Valores, como ser los totales de productos de diferentes regiones en distintos niveles de la jerarquía de datos.

Especificar el ámbito por campo de valor  Use este método si desea:

Evitar seleccionar muchos campos discontinuos.

Aplicar formato condicional a un conjunto de campos en el área Valores para todos los niveles de la jerarquía de datos.

Incluir subtotales y totales generales.

Especificar el ámbito por campo correspondiente  Use este método si desea:

Evitar seleccionar muchos campos discontinuos.

Aplicar formato condicional a un conjunto de campos en el área Valores para un nivel específico de la jerarquía de datos.

Excluir subtotales.

Cuando se aplica formato condicional a campos en el área Valores para valores superiores, inferiores, superiores al promedio o inferiores al promedio, la regla se basa en todos los valores visibles de forma predeterminada. No obstante, cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

Una columna y el campo de su fila principal.

Una fila y el campo de su columna principal.

¿Cómo?

Seleccione los datos a los cuales desea aplicar un formato condicional.  

Aplique el formato condicional.  

1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Escalas de color.

2. Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de colores para ver una vista previa de los datos con formato condicional aplicado.

En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores más altos, el color del medio representa valores medios y el color de abajo representa valores más bajos. Este ejemplo usa la escala Rojo - Amarillo - Azul.

Pruebe el formato condicional.  

En la pestaña Inicio en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto a

Formato condicional y luego pruebe con los estilos disponibles.

Pasos siguientes

Después de aplicar un estilo, seleccione los datos, haga clic en Formato condicional en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Administrar reglas.

Para obtener información más detallada sobre cómo empezar con el formato condicional, vea el tema sobre cómo agregar, cambiar, buscar o borrar formatos condicionales.

Sugerencia  Office.com se actualiza continuamente con contenido nuevo, como artículos de procedimientos, vídeos y cursos de aprendizaje. Si en la parte inferior del visor de Ayuda se muestra Sin conexión y está conectado a Internet, haga clic en Sin conexión y en Mostrar contenido de Office.com. O bien, visite la página de inicio de Ayuda y procedimientos de Excel en Office.com.

Validación de datos

¿QUÉ ES LA VALIDACIÓN DE DATOS?

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares

en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

 

¿CUÁNDO ES ÚTIL LA VALIDACIÓN DE DATOS?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista  Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico  Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico  Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.

Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico   Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.

Limitar la cantidad de caracteres de texto  Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.

Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas  Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

 

MENSAJES DE VALIDACIÓN DE DATOS

Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono Tipo Se usa para

Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.

Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.

Una macro especifica datos no válidos en la celda.

 

SUGERENCIAS PARA TRABAJAR CON LA VALIDACIÓN DE DATOS

En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.

Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.

Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber configurado la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.

Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.

Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.

Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas.   La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de cálculo, vea Proteger los elementos de un libro u hoja de cálculo.

La actualización manual está desactivada.   Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y a continuación haga clic en Automático.

Las fórmulas no contienen errores.   Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.

Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas.   Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.

 

Manejar una alerta de validación de datos

Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de cálculo, se muestra un mensaje de error de validación de datos. Este mensaje de error significa que el propietario del libro aplicó la validación de datos a la celda para impedir que los usuarios escriban datos no válidos e implementó el mensaje de error para indicarle que los datos que escribió no son válidos.

Solo puede escribir datos válidos en las celdas que tienen la validación de datos aplicada. Si desconoce la validez de los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el propietario del libro.

Si heredó el libro, puede modificar o quitar la validación de datos a menos que la hoja de cálculo esté protegida con una contraseña que no conoce. Si es posible, puede ponerse en contacto con el propietario anterior para que lo ayude a desproteger la hoja de cálculo. También puede copiar los datos en otra hoja de cálculo y, a continuación, quitar la validación de datos.

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, puede usar la validación de datos para restringir la entrada de datos a un intervalo de fechas determinado, para limitar las opciones usando una lista o para asegurarse de que solo se escriben números enteros positivos.

¿Cómo?

Seleccione una o más celdas para validar y luego, en la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración y luego seleccione el tipo de validación de datos que desee.

Por ejemplo, si desea que los usuarios especifiquen un número de cuenta de 5 dígitos, en el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto, en el cuadro Datos seleccione igual a y en el cuadro Longitud escriba 5.

Siga uno o ambos procedimientos:

Para mostrar un mensaje de entrada cuando se hace clic en la

celda, haga clic en la pestaña Mensaje de entrada, active la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda y luego escriba las opciones de mensaje de entrada que desee.

Para especificar una respuesta cuando los usuarios escriben datos no válidos en la celda, haga clic en la pestaña Mensaje de error, active la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos y luego especifique las opciones de alerta que desee.

Sugerencia  Office.com se actualiza continuamente con contenido nuevo, como artículos de procedimientos, vídeos y cursos de aprendizaje. Si en la parte inferior del visor de Ayuda se muestra Sin conexión y está conectado a Internet, haga clic en Sin conexión y, a continuación, elija Mostrar contenido de Office.com. O bien, visite la página de inicio de Ayuda y procedimientos de Excel en Office.com.

Aplicar formato a los números de una hoja de cálculo

Al aplicar distintos formatos de número, se pueden mostrar los números como porcentajes, fechas, monedas, etc. Por ejemplo, si se está trabajando en un presupuesto trimestral, se puede usar el formato de número de moneda para mostrar los valores monetarios.

¿Cómo?

Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

En el grupo Número de la pestaña Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo situado junto a Número (o sólo presione CTRL+1).

En la lista Categoría, haga clic en el formato que desee usar y, a continuación, ajuste la configuración si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un símbolo de moneda diferente, mostrar más o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se muestran los números negativos.

Para obtener más información sobre formatos de número, vea el tema sobre formatos de número disponibles.

Pasos siguientes

Si Microsoft Excel muestra ##### en una celda después de aplicar formato de número, es probable que la celda no sea lo suficientemente ancha para mostrar los datos. Para aumentar el ancho de la columna, haga doble clic en el borde derecho de la columna que contiene las celdas con el error #####. Esto cambiará automáticamente el tamaño de la columna para ajustarse al número. También puede arrastrar el borde derecho hasta que las columnas tengan el tamaño que desee.

La mayor parte del tiempo, los números se ven de la manera en que se desea, ya sea que se escriban en la hoja de cálculo o que se importen desde una base de datos u otro origen externo. Sin embargo, Excel en algunas ocasiones aplica un formato de número inesperado y es posible que, a causa de ello, deba ser necesario hacer algunos ajustes. Por ejemplo, si se escribe un número que contiene una barra diagonal (/) o un guión (-), es posible que Excel lo interprete como una fecha y lo convierta a formato de fecha. Si desea escribir valores no calculados, como por ejemplo 10e5, 1 p, o 1-2, y no desea que Excel los convierta a un formato de número integrado, puede aplicar el formato de texto a las celdas y, a continuación, escribir el número.

Si el formato de número integrado no se ajusta a sus necesidades, se puede crear un formato de número personalizado. Como el código que se usa para crear los formatos de número puede ser complicado de entender al principio, lo mejor es usar los formatos de número integrados como punto de partida. A continuación, puede cambiar alguna de las secciones de código de este formato para crear su propio formato de número personalizado. Para ver el código de formato de número de un formato de número integrado, haga clic en la categoría Personalizada, y mire en el cuadro Tipo. Por ejemplo, el código [<=9999999]###-####;(###) ###-#### se usa para mostrar un número telefónico (555) 555-1234.

Fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).

A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo.

=5+2*3  Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.

=A1+A2+A3  Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.

=RAIZ(A1)  Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor contenido en A1.

=HOY()  Devuelve la fecha actual.

=MAYUSC("hola")   Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función de hoja de cálculo MAYUSC.

=SI(A1>0)  Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.

Las partes de una fórmula

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica números.

 

Utilizar constantes en fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula, sino que permanece igual siempre. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor obtenido como resultado de una expresión, no son constantes. Si utiliza constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

 

Utilizar operadores de cálculo en fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

TIPOS DE OPERADORES

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación o división, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

– (signo menos) Resta Negación

3–1–1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje)

Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que)

Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Utilice la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo

"North"&"wind" produce "Northwind"

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas

B5:B15

; (punto y coma)

Operador de unión, que combina varias referencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias

B7:D7 C6:C8

ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. Éstos se encuentran separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos)

(un solo espacio)

; (punto y coma)

Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

=< ><=>=<>

Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel efectúa la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

 

Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.

LA SINTAXIS DE LAS FUNCIONES

El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR, que redondea un número de la celda A10, ilustra la sintaxis de una función.

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

ESPECIFICAR FUNCIONES

Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.

ANIDAR FUNCIONES

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI.

Resultados válidos  Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!.

Límites del nivel de anidamiento  Una fórmula puede contener hasta siete niveles de funciones anidadas. Si una función (a la que llamaremos Función B) se utiliza como argumento de otra función (a la que llamaremos Función A), la Función B actúa como función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel si se usan como argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función anidada PROMEDIO será entonces una función de tercer nivel, y así sucesivamente.

 

Utilizar referencias en fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.

También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas.

ESTILO DE REFERENCIA A1

Estilo de referencia predeterminado  De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con números (del 1 al 1.048.576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 A10:E20

Hacer referencia a otra hoja de cálculo  En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Referencia a un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro

Se refiere a la hoja de cálculo Marketing

Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas

Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda

DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS

Referencias relativas  Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas  Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se

ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas  Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

ESTILO DE REFERENCIA 3D

Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo  Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro del libro, use una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la

referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 en todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.

Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.

No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas de matriz.

No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita.

Qué ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo  Los siguientes ejemplos explican lo que ocurre cuando mueve, copia, inserta o elimina hojas de cálculo incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.

Insertar o copiar  Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.

Eliminar   Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de las mismas.

Mover  Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.

Mover un punto final  Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Eliminar un punto final  Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

ESTILO DE REFERENCIA F1C1

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

Referencia Significado

F[-2]C Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en la misma columna.

F[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.

F2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna.

F[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

F Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.

Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 activando o desactivando la casilla Estilo de referencia F1C1 en la sección Trabajando con fórmulas en la categoría Fórmulas del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Para abrir este cuadro de diálogo, siga este procedimiento:

 

Utilizar nombres en fórmulas

Puede crear nombres definidos para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas, valores constantes o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, una constante, una fórmula o una tabla cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. A continuación, se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensión de las fórmulas.

Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Referencia

=SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)

Constante

=PRODUCTO(A5;0,16) =PRODUCTO(Precio;IVA)

Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); —G5)

=SUMA(Existencias;—Pedidos)

Tabla C4:G36 =MayoresVentas06

TIPOS DE NOMBRES

Existen varios tipos de nombres que se pueden crear y usar.

Nombre definido  Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque Excel en ocasiones los crea por usted, como por ejemplo, cuando se establece un área de impresión.

Nombre de tabla  Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como "Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez que se inserta una tabla de Excel, pero usted puede cambiar estos nombres por otros más significativos.

Para obtener más información acerca de las tablas de Excel, vea el tema sobre cómo usar referencias estructuradas con tablas de Excel.

CREAR Y ESPECIFICAR NOMBRES

Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:

Cuadro Nombre de la barra de fórmulas  Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.

Crear un nombre a partir de una selección  Puede crear nombres cómodamente partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo.

Cuadro de diálogo Nombre nuevo  Es el método más adecuado para cuando desee tener más flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un ámbito de nivel de hoja de cálculo local o crear un comentario de nombre.

 NOTA    De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias

absolutas de celda.

Puede especificar un nombre con cualquiera de estos métodos:

Escribiendo   Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una fórmula.

Utilizando Fórmula Autocompletar  Utilice la lista desplegable Fórmula Autocompletar, en la que se muestran automáticamente los nombres válidos.

Seleccionando desde el comando Utilizar en la fórmula  Seleccione un nombre definido en la lista que muestra el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.

Para obtener más información, vea Definir y usar nombres en fórmulas.

 

Utilizar fórmulas y constantes matriciales

Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas de matriz actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos.

Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo.

UTILIZAR UNA FÓRMULA DE MATRIZ PARA CALCULAR RESULTADOS ÚNICOS Y MÚLTIPLES

Cuando se especifica una fórmula de matriz, Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves ({}).

Calcular un solo resultado  Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo reemplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz.

Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.

Fórmula de matriz que genera un único resultado

Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos.

Calcular varios resultados  Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.

Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).

Fórmula de matriz que genera varios resultados

Al especificar la fórmula =TENDENCIA(B1:B3;A1:A3) como fórmula de matriz, generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de ventas y en los tres meses.

UTILIZAR CONSTANTES MATRICIALES

En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor propiamente dicho, también denominado constante. Igualmente, en una fórmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia

matriz de valores contenidos en las celdas, lo que también se denomina constante matricial. Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado.

Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial puede haber distintos tipos de valores, por ejemplo, {1;3;4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas, por ejemplo, "martes".

Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar), paréntesis o % (símbolo de porcentaje).

Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de:

Incluirlas entre llaves ( { } ).

Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas.

Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la inmediatamente inferior, se escribiría una constante matricial de 2 por 4: {10;20;30;40\50;60;70;80}.

CONSULTAV (función CONSULTAV)

Descripción

Puede usar la función CONSULTAV para buscar la primera columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango A2:C10, los números de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la siguiente ilustración.

Si conoce el número de identificación del empleado, puede usar la función CONSULTAV para devolver el departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre del empleado número 38, puede usar la fórmula =CONSULTAV(38; A2:C10; 3; FALSO). Esta fórmula busca el valor 38 en la primera columna del rango A2:C10 y, a continuación, devuelve el valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma fila que el valor de búsqueda ("Juan Carlos Rivas").

La V de CONSULTAV significa vertical. Use CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

Sintaxis

CONSULTAV(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])

La sintaxis de la función CONSULTAV tiene los siguientes argumentos:

valor_buscado  Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor que proporcione para el argumento valor_buscado es inferior al menor valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve al valor de error #N/A.

matriz_buscar_en  Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.

indicador_columnas  Obligatorio. Un número de columna del argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.

Si el argumento indicador_columnas es:

Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de error #¡VALOR!.

Superior al número de columnas de matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el valor de error #¡REF!.

ordenado  Opcional. Un valor lógico que especifica si CONSULTAV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

IMPORTANTE   Si ordenado se omite o es VERDADERO, los valores

de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados

según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que CONSULTAV no devuelva el valor correcto.

Para obtener más información, vea Ordenar datos en un rango o tabla.

Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en.

Si el argumento ordenado es FALSO, CONSULTAV sólo buscará una coincidencia exacta. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el argumento valor_búsqueda, se usará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

Observaciones

Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegúrese de que los datos de la primera columna de matriz_buscar_en no tienen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipográficas ( ‘ o “) y de que no hay caracteres no imprimibles. En estos casos, CONSULTAV puede devolver un valor inesperado o incorrecto.

Para obtener más información, vea Función LIMPIAR y Función RECORTAR.

Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la primera columna de matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso, CONSULTAV puede devolver un valor incorrecto o inesperado.

Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de

caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.

CONSULTAH (función CONSULTAH)

Descripción

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se halle dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda de los datos que desee encontrar.

La H de CONSULTAH significa "Horizontal".

Sintaxis

CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])

La sintaxis de la función CONSULTAH tiene los siguientes argumentos:

Valor_buscado  Obligatorio. El valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en  Obligatorio. Una tabla de información en la que se buscan los datos. Use una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.

Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, CONSULTAH puede

devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.

El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener más información, vea Ordenar datos en un rango o tabla.

Indicador_filas  Obligatorio. El número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, CONSULTAH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #¡REF!.

Ordenado  Opcional. Un valor lógico que especifica si CONSULTAH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO, CONSULTAH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.

Observación

Si CONSULTAH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #N/A.

Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de

caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.

Filtrar datos con un filtro automático

Al filtrar información en una hoja de cálculo, puede encontrar valores rápidamente. Puede filtrar una o más columnas de datos. Con el filtrado, no solo puede controlar lo que desea ver, sino que además puede controlar qué desea excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o crear filtros específicos para centrarse exactamente en los datos que desea ver.

Al filtrar, puede buscar texto y números mediante el Cuadro de búsqueda en la interfaz del filtro.

Cuando se filtran datos y los valores en una o más columnas no reúnen los criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar según valores numéricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de las celdas que tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto.

¿Cómo?

Seleccione los datos que desea filtrar.  

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio, haga clic en Filtro.

2. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar

una lista de la cual puede seleccionar filtros.

Nota  Según el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de número o Filtros de texto.

Seleccione valores o realice búsquedas para filtrar.  

Seleccionar valores en una lista y realizar búsquedas son los métodos más rápidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista.

Use el Cuadro de búsqueda para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la búsqueda.

Active y desactive las casillas de verificación para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.

Use criterios avanzados para buscar valores que reúnen condiciones específicas.

1. Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y

haga clic en Aceptar para ver los resultados.

2. Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los números en el Cuadro de búsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (?). Presione ENTRAR para ver los resultados.

Filtre los datos mediante la especificación de condiciones.  

Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultará familiar.

1. Seleccione Filtros de número o Filtros de texto en la lista. Aparece un menú que le permite filtrar según diferentes condiciones.

2. Elija una condición y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botón Y para combinar criterios (es decir, dos o más criterios que se deben cumplir), o en el botón O para requerir que se cumpla solo una de varias condiciones.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera.

Pasos siguientes

Pruebe con filtros en texto y datos numéricos mediante las distintas condiciones de prueba integradas, como Igual a, No es igual a, Contiene, Mayor que y Menor que.

Nota  Algunas de estas condiciones se aplican únicamente a texto y otras se aplican únicamente a números.

Cree un filtro personalizado que use varios criterios.

Sugerencia  Office.com se actualiza continuamente con contenido nuevo, como artículos de procedimientos, vídeos y cursos de aprendizaje. Si en la parte inferior del visor de Ayuda se muestra Sin conexión y está conectado a Internet, haga clic en Sin conexión y, a continuación, elija Mostrar contenido de Office.com. O bien, visite la página de inicio de Ayuda y procedimientos de Excel en Office.com.

Crear o eliminar una macro

Grabar una macro

Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

 NOTA    La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de usuario de

Microsoft Office Fluent.

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1.

2. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 NOTA    Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente

peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. Para obtener más información acerca de cómo cambiar la

configuración, vea el tema sobre cómo cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel.

3. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

 NOTA    El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra.

Los caracteres posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es válido.

5. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee usar.

 NOTA    La tecla de método abreviado invalidará a cualquier tecla de

método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de método abreviado que usen la tecla CTRL que ya están asignadas en Excel, vea Teclas de función y de método abreviado de Excel-.

6. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.

SUGERENCIA   Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice

Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar

ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

7. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.

8. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

9. Realice las acciones que desee grabar.

10.En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación .

SUGERENCIA   También puede hacer clic en Detener grabación en el

lado izquierdo de la barra de estado.

 

Crear una macro mediante VBA

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 NOTA    Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente

peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

3. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Visual Basic.

4. De ser necesario, en el Editor de Visual Basic, en el menú Insertar, haga clic en Módulo.

 NOTA    Se crean módulos automáticamente para todas las hojas del

libro.

5. En la ventana de código del módulo, escriba o copie el código de macro que desea utilizar.

6. Para ejecutar la macro desde la ventana del módulo, presione F5.

7. En el Editor de Visual Basic, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel cuando termine de escribir la macro.

 

Copiar parte de una macro para crear otra

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1.

2. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 NOTA    Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente

peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros.

3. Abra el libro que contiene la macro que desee copiar.

4. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

5. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee copiar.

6. Haga clic en Modificar.

7. En la ventana de código del Editor de Visual Basic, seleccione las líneas de la macro que desee copiar.

SUGERENCIA   Para copiar toda la macro, asegúrese de incluir las líneas

Sub y End Sub en la selección.

8. En el menú Edición, elija Copiar.

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario y

seleccionar Copiar, o puede presionar CTRL+C.

9. En el cuadro Procedimiento de la ventana de código, haga clic en el módulo en el que desea colocar el código.

10.En el menú Edición, elija Pegar.

SUGERENCIA   También puede hacer clic con el botón secundario y

seleccionar Pegar, o puede presionar CTRL+V.SUGERENCIA   El archivo de libro de macros personal (Personal.xlsb) no se

puede modificar porque es un libro oculto que siempre está abierto. Primero debe mostrarlo utilizando el comando Mostrar. También puede abrirlo en el Editor de Visual Basic presionando ALT+F11.

 

Asignar una macro a un objeto, gráfico o control

1. En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

 

Eliminar una macro

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.

Si la macro que quiere eliminar está almacenada en el Iibro de macros personal (Personal.xlsb) y este libro se encuentra oculto, proceda de la siguiente manera para mostrarlo:

1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Mostrar.

2. En Mostrar libro, haga clic en PERSONAL y después en Aceptar.

2. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1.

2. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.

En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en. Por ejemplo, haga clic en Este libro.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar.

Haga clic en Eliminar.

Definir o borrar un área de impresión en una hoja de cálculo

Establecer una o varias áreas de impresión

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. Para crear varias áreas de impresión, puede mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las áreas que desee imprimir.

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Establecer área de impresión.

 NOTA    El área de impresión que haya establecido se guardará al guardar el

libro.

 

Agregar celdas a un área de impresión existente

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que desea agregar al área de impresión existente.

 NOTA    Si las celdas que desea agregar no son adyacentes al área de

impresión existente, se creará un área de impresión adicional. Cada área de impresión de una hoja de cálculo se imprime en una página separada. A un área de impresión solamente se le pueden agregar celdas adyacentes.

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión y, a continuación, haga clic en Agregar al área de impresión.

 

Borrar el área de impresión

 NOTA    Si la hoja de cálculo contiene varias áreas de impresión, borrar una de

ellas eliminará todas las áreas de impresión de la hoja de cálculo.

1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo en la que desea borrar el área de impresión.

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Borrar área de impresión.

Obtener una vista preliminar de páginas de hoja de cálculo antes de imprimirlas

1. Haga clic en la hoja de cálculo o seleccione las hojas de cálculo de las que desea obtener una vista previa.

Cómo seleccionar hojas de cálculo

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una hoja individual

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la

etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual.

2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.

Método abreviado de teclado  También puede presionar CTRL+F2.

Nota  A menos que se haya configurado para imprimir en una impresora de color, la ventana de vista previa se mostrará en blanco y negro, independientemente de si la hoja de cálculo incluye color.

3. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la ventana Vista previa de impresión, haga clic en Página siguiente y Página anterior.

Nota  Página siguiente y Página anterior solo están disponibles cuando se selecciona más de una hoja de cálculo o cuando una hoja de cálculo contiene más de una página de datos. Para ver varias hojas de cálculo, haga clic en Todo el libro en Configuración.

4. Para salir de la vista previa de impresión y volver a la hoja de cálculo, haga clic en cualquier otra ficha situada encima de la ventana de vista previa.

5. Para ver los márgenes de página, en la parte inferior de la ventana Vista previa de impresión, haga clic en el botón Mostrar márgenes.

Para cambiar los márgenes, puede arrastrarlos hasta la altura y el ancho que desee. También puede cambiar los anchos de las columnas arrastrando los controladores hasta la parte superior o inferior de la página de vista preliminar.

SUGERENCIA   Para realizar cambios en la configuración de la página, incluida la

orientación de la página y el tamaño del papel, seleccione las opciones que desee en Configuración.

Usar encabezados y pies en hojas de cálculo impresas

Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página en la vista Diseño de página

1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar encabezados o pies de página.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

Nota  Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. También puede hacer clic en Vista Diseño de página en la barra de estado para que aparezca esta vista.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para agregar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de página ubicado en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo (debajo de Encabezado o arriba de Pie de página).

Para modificar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro de texto de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior

de la página de la hoja de cálculo, respectivamente, y, a continuación, seleccione el texto que desea modificar.

4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de página.

 NOTAS 

Para iniciar una línea nueva en un cuadro de texto de encabezado o pie de página, presione ENTRAR.

Para eliminar una parte de un encabezado o de un pie de página, selecciónela en el cuadro de texto del encabezado o pie de página y, a continuación, presione SUPR o RETROCESO. También puede hacer clic en el texto y presionar RETROCESO para eliminar los caracteres anteriores.

Para insertar una sola vez el símbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de un pie de página, utilice dos veces este símbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas & Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.

Para cerrar encabezados o pies de página, haga clic en cualquier punto de la hoja de cálculo. Para cerrar los encabezados o los pies de página sin guardar las modificaciones realizadas, presione ESC.

 

Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página en el cuadro de diálogo Configurar página

1. Haga clic en la hoja u hojas de cálculo, en la hoja de gráfico o en el gráfico incrustado al que desea agregar encabezados o pies de página, o que contiene los encabezados o pies de página que desea cambiar.

Cómo seleccionar varias hojas de cálculo

Para seleccionar Haga lo siguiente

Una hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja.

individual

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuación, haga clic en ella.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la etiqueta de la última hoja que desea seleccionar.

Dos o más hojas no adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar.

Todas las hojas de un libro

Haga clic con el botón secundario en una etiqueta y, a continuación, haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del menú contextual.

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el selector de cuadro de diálogo situado junto a Configurar página.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.

SUGERENCIA   Si selecciona una hoja de gráfico o un gráfico incrustado,

al hacer clic en Encabezado y pie de página en el grupo Texto de la ficha Insertar también aparece el cuadro de diálogo Configurar página.

3. En la pestaña Encabezado y pie de página, haga clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de página.

4. Haga clic en el cuadro Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y, a continuación, en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página que desee incluir en esa sección.

5. Para agregar o cambiar el texto del encabezado o pie de página, escriba el texto adicional o edite el existente en el cuadro Sección izquierda, Sección central o Sección derecha.

 NOTAS 

Para iniciar una nueva línea en un cuadro de sección, presione ENTRAR.

Para eliminar una parte del encabezado o pie de página, selecciónela en el cuadro de sección y, a continuación, presione SUPR o RETROCESO. También puede hacer clic en el texto y presionar RETROCESO para eliminar los caracteres anteriores.

Para insertar una sola vez el símbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de un pie de página, utilice dos veces este símbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas & Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.

Para basar un encabezado o pie de página personalizado en otro existente, haga clic en el encabezado o pie de página en el cuadro Encabezado o Pie de página correspondiente.

 

Agregar un encabezado o un pie de página predefinido

En las hojas de cálculo, puede trabajar con encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. En otros tipos de hojas, como hojas de gráficos o gráficos incrustados, puede trabajar con encabezados y pies de página en el cuadro de diálogo Configurar página.

AGREGAR UN ENCABEZADO O UN PIE DE PÁGINA PREDEFINIDO A UNA HOJA DE CÁLCULO EN LA VISTA DISEÑO DE PÁGINA

1. Haga clic en la hoja de cálculo a la que desea agregar un encabezado o un pie de página predefinido.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

Nota  Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. También puede hacer clic en Vista Diseño de página en la barra de estado para que aparezca esta vista.

3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo.

SUGERENCIA   Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el

encabezado o el pie de página y se muestran las Herramientas para encabezado y pie de página con la pestaña Diseño.

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en Encabezado o Pie de página y, a continuación, en el elemento predefinido que desee.

AGREGAR UN ENCABEZADO O UN PIE DE PÁGINA PREDEFINIDO A UN GRÁFICO

1. Haga clic en la hoja de gráfico o en el gráfico incrustado al que desee agregar un encabezado o un pie de página predefinido.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

Nota  Excel mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.

3. Haga clic en el encabezado o pie de página predefinido que desee usar en el cuadro Encabezado o Pie de página.

 

Insertar elementos específicos en un encabezado o en un pie de página

En las hojas de cálculo, puede trabajar con encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. En otros tipos de hojas, como hojas de gráficos o gráficos incrustados, puede trabajar con los encabezados y pies de página en el cuadro de diálogo Configurar página.

INSERTAR ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE UN ENCABEZADO O DE UN PIE DE PÁGINA EN UNA HOJA DE CÁLCULO

1. Haga clic en la hoja de cálculo a la que desea agregar elementos de encabezado o pie de página específicos.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

Nota  Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. También puede hacer clic en Vista Diseño de página en la barra de estado para que aparezca esta vista.

3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo.

SUGERENCIA   Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el

encabezado o el pie de página y se muestran las Herramientas para encabezado y pie de página con la pestaña Diseño.

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic en el elemento que desea usar.

INSERTAR ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE UN ENCABEZADO O DE UN PIE DE PÁGINA EN UN GRÁFICO

1. Haga clic en la hoja de gráfico o en el gráfico incrustado al que desee agregar un encabezado o un pie de página predefinido.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

Nota  Excel mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.

3. Haga clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de página.

4. Utilice los botones del cuadro de diálogo Encabezado o Pie de página para insertar elementos específicos de un encabezado o de un pie de página.

SUGERENCIA   Cuando se coloca el puntero del mouse sobre un botón

aparece la información en pantalla con el nombre del elemento que inserta el botón.

 

Especificar las opciones de encabezado y pie de página

En las hojas de cálculo, puede trabajar con encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. En otros tipos de hojas, como hojas de gráficos o gráficos incrustados, puede trabajar con encabezados y pies de página en el cuadro de diálogo Configurar página.

ELEGIR LAS OPCIONES DE ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

1. Haga clic en la hoja de cálculo para la que desea elegir las opciones de encabezado y pie de página.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

Nota  Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. También puede hacer clic en Vista Diseño de página en la barra de estado para que aparezca esta vista.

3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo.

SUGERENCIA   Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el

encabezado o el pie de página y se muestran las Herramientas para encabezado y pie de página con la pestaña Diseño.

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Opciones, seleccione uno o varios de los procedimientos siguientes:

Active la casilla Páginas pares e impares diferentes para especificar que los encabezados y pies de página de las páginas impares deben ser diferentes de los de las páginas pares.

Para eliminar los encabezados y pies de página de la primera página impresa, active la casilla Primera página diferente.

Active la casilla Ajustar la escala con el documento para especificar si los encabezados y pies de página deben usar el mismo tamaño de fuente y escala que la hoja de cálculo.

SUGERENCIA   Si desea que el tamaño de fuente y el ajuste de

escala de los encabezados y pies de página sean distintos del ajuste de escala de la hoja de cálculo, lo que ayuda a que la presentación sea igual en todas páginas, desactive esta casilla.

Active la casilla Alinear con márgenes de página para comprobar que los márgenes del encabezado o pie de página están alineados con los márgenes derecho e izquierdo de la hoja de cálculo.

SUGERENCIA   Para definir los márgenes izquierdo y derecho de los

encabezados y pies de página en un valor específico distinto del de los márgenes de la hoja de cálculo, desactive esta casilla.

ELEGIR LAS OPCIONES DE ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA DE UN GRÁFICO

1. Haga clic en la hoja de gráfico o en el gráfico incrustado al que desee agregar un encabezado o un pie de página predefinido.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

Nota  Excel mostrará el cuadro de diálogo Configurar página.

3. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Active la casilla Páginas pares e impares diferentes para especificar que los encabezados y pies de página de las páginas impares deben ser diferentes de los de las páginas pares.

Active la casilla Primera página diferente para quitar los encabezados y pies de página de la primera página impresa.

Active la casilla Ajustar la escala con el documento para especificar si los encabezados y pies de página deben usar el mismo tamaño de fuente y escala que la hoja de cálculo.

SUGERENCIA   Si desea que el tamaño de fuente y el ajuste de

escala de los encabezados y pies de página sean distintos del ajuste de escala de la hoja de cálculo, lo que ayuda a que la presentación sea igual en varias páginas, desactive la casilla de verificación Ajustar la escala con el documento.

Active la casilla Alinear con márgenes de página para comprobar que los márgenes del encabezado o pie de página están alineados con los márgenes derecho e izquierdo de la hoja de cálculo.

SUGERENCIA   Para definir los márgenes izquierdo y derecho de los

encabezados y pies de página en un valor específico distinto del de los márgenes de la hoja de cálculo, desactive esta casilla.

 

Cerrar los encabezados y los pies de página

Para cerrar el encabezado y el pie de página, debe cambiar de la vista Diseño de página a la vista Normal.

En la pestaña Vista, en el grupo Vistas del libro, haga clic en Normal.

SUGERENCIA   También puede hacer clic en Normal en la barra de

estado.Quitar el texto del encabezado o pie de página de una hoja de cálculo

1. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de página.

Nota  Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página. También puede hacer clic en Vista Diseño de página en la barra de estado para que aparezca esta vista.

2. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo.

SUGERENCIA   Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el

encabezado o el pie de página y se muestran las Herramientas para encabezado y pie de página con la pestaña Diseño.

3. Presione SUPR o RETROCESO.

4. Para volver a la vista Normal, haga clic en Normal en la barra de estado.

Nota  Si desea eliminar los encabezados y pies de página para varias hojas de cálculo de una sola vez, seleccione las hojas de cálculo según las instrucciones que se dan en Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de página en el cuadro de diálogo Configurar página y luego abra el

cuadro de diálogo Configurar página. Para eliminar todos los encabezados y pies de página de una sola vez, en la pestaña Encabezado o pie de página, seleccione (ninguno) en el cuadro Encabezado o Pie de página.

Proteger elementos de la hoja de cálculo o libro

Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o libro

Cuando comparte una hoja de cálculo con otros usuarios, es posible que desee proteger los datos en elementos específicos de la hoja de cálculo o libro para evitar que sean modificados. También puede especificar una contraseña que los usuarios deberán ingresar para modificar elementos específicos de la hoja de cálculo o libro protegidos. Además, puede evitar que los usuarios cambien la estructura de una hoja de cálculo.

PROTEGER ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Las características para ocultar, bloquear y proteger elementos del libro y de la hoja de cálculo no están diseñadas para ayudar a proteger la información confidencial incluida en un libro. Estas características solo ayudan a esconder datos o fórmulas que podrían confundir a otros usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la modificación de datos confidenciales, tal vez desee limitar el acceso a los libros que contienen esta información almacenándolos en ubicaciones que solo estén accesibles a usuarios autorizados.

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos los usuarios o para usuarios específicos.

Para obtener información sobre cómo desbloquear celdas y rangos en una hoja protegida, vea el artículo sobre cómo desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida.

USAR UNA CONTRASEÑA PARA CONTROLAR EL ACCESO A ELEMENTOS PROTEGIDOS

Cuando se protege un libro u hoja de cálculo bloqueando sus elementos, no es obligatorio incluir una contraseña ni editar los elementos que no están bloqueados. En este contexto, la contraseña solo sirve para permitir el acceso a determinados usuarios e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de protección mediante contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una seguridad adicional, debe proteger el propio libro con una contraseña para impedir los accesos no autorizados.

Cuando proteja los elementos de la hoja de cálculo o del libro con una contraseña, es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin ella, no puede desproteger el libro o la hoja de cálculo.

Importante  

Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

PROTEGER LA ESTRUCTURA Y LAS VENTANAS DE UN LIBRO

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplica a todo el libro.

 

Proteger elementos de la hoja de cálculo

1. Seleccione la hojas de cálculo que desea proteger.

2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:

1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

3. En la pestaña Protección, desactive la casilla Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar.

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

3. En la pestaña Protección, active la casilla Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:

1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear.

Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la pestaña Formato.

Sugerencia  Puede usar también el comando Ir a para seleccionar rápidamente todos los objetos gráficos de una hoja de cálculo. En la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, haga clic en Ir a. Haga clic en Especial y luego en Objetos.

2. En la pestaña Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo situado junto a Tamaño.

3. En la pestaña Propiedades, desactive la casilla Bloqueado y, si aparece, active la casilla Bloquear texto.

Nota  No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.

5. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger hoja.

6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

Más información sobre los elementos que puede seleccionar

Desactive esta casilla de verificación Para impedir a los usuarios

Seleccionar celdas bloqueadas

Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, se permite a los usuarios seleccionar las celdas bloqueadas.

Seleccionar celdas no bloqueadas

Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar las celdas no bloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas no bloqueadas de una hoja de cálculo protegida.

Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato sigue cambiando cuando un usuario especifica un valor que satisface una condición diferente.

Formato de columnas

Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna, incluidos los que cambian el ancho de columna u ocultan las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).

Formato de filas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila, incluidos los que cambian el alto de fila u ocultan las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).

Insertar columnas Insertar columnas.

Insertar filas Insertar filas.

Insertar hipervínculos

Insertar nuevos hipervínculos incluso en celdas desbloqueadas.

Eliminar columnas Eliminar columnas.  NOTA    Si Eliminar columnas está protegido e Insertar columnas no lo está, los usuarios pueden insertar columnas que no podrán eliminar.

Eliminar filas Eliminar filas.  NOTA    Si Eliminar filas está protegido e Insertar filas no lo está, los usuarios pueden insertar filas que no podrán eliminar.

Ordenar Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar).  NOTA    Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan celdas bloqueadas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Utilizar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango cuando se aplican autofiltros.  NOTA    Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Utilizar informes de tabla dinámica

Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar informes de tabla dinámica o crear nuevos informes.

Editar objetos Realizar cualquiera de las siguientes acciones:

Realizar cambios en objetos gráficos, como mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no desprotegió antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo contiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.

Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a un gráfico incrustado. El gráfico se continúa actualizando cuando se cambian sus datos de origen.

Agregar o editar comentarios.

Editar escenarios Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios en los que ha impedido realizar cambios y eliminar estos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores en las celdas que cambian, si no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

Active esta casilla Para impedir que los usuarios

Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen.

Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico.

En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Nota  La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña fácil de recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

 

Proteger elementos del libro

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger libro.

2. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos:

Para proteger la estructura de un libro, active la casilla Estructura.

Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla Ventanas.

Más información sobre los elementos que puede seleccionar

Active esta casilla Para impedir que los usuarios

Estructura Vean hojas de cálculo que haya ocultado.

Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de cálculo.

Inserten nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico.

Nota  Los usuarios podrán insertar un gráfico incrustado en una hoja de cálculo existente.

Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro.

En informes de tabla dinámica, muestren los datos de origen de una celda en el área de datos, o muestren páginas de campos de página en hojas de cálculo independientes.

En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.

En el complemento Herramientas para análisis, usen las herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva hoja de cálculo.

Ventanas Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre.

Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas.

Nota  Los usuarios podrán ocultar y mostrar las ventanas.

3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Nota  La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger el libro y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos del libro.

 

Proteger elementos de un libro compartido

1. Si el libro ya está compartido y desea asignar una contraseña para protegerlo, debe anular el uso compartido del libro mediante el procedimiento siguiente:

1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar que pierdan su libro.

2. Para conservar una copia de la información de historial de cambios que se pierde al anular el uso compartido de un libro, haga lo siguiente:

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y después en Resaltar cambios.

2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.

3. Desactive las casillas Quién y Dónde.

4. Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.

5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:

Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir .

Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuación, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por último, haga clic en Pegar en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles.

Nota  Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.

3. En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y compartir libro.

4. En la pestaña Edición, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.

5. Desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

Nota  Si esta casilla no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla. Siga este procedimiento:

1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.

2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger libro compartido.

3. Si se le pide, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.

4. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

5. En la pestaña Edición, desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

6. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en Sí.

2. Si es necesario, proporcione a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y modificar.

Sugerencia  Para obtener más información, vea el tema sobre cómo desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida o las secciones Proteger elementos de la hoja de cálculo y Proteger elementos del libro en este artículo.

3. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

4. Active la casilla Compartir con control de cambios.

5. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contraseña para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla.

6. Si se solicita, guarde el libro.

 

Quitar la protección de una hoja de cálculo

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger hoja.

Nota  La opción Proteger hoja cambia a Desproteger hoja si la hoja de cálculo está protegida.

2. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

Tipos de gráficos disponibles

Microsoft Excel admite muchos tipos de gráfico para ayudarlo a mostrar los datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, ya sea en Microsoft Excel o en otros programas de Microsoft Office como Microsoft Word, Microsoft PowerPoint o Microsoft Outlook, puede seleccionar uno de siguientes los tipos de gráficos.

Gráficos de columnas

En un gráfico de columnas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D  Los gráficos de columnas agrupadas comparan valores entre categorías. Un gráfico de columnas agrupadas muestra valores en rectángulos verticales en 2D. Un gráfico de columnas agrupadas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que representan:

Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos).

Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).

Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).

Nota  Para presentar datos en un formato 3D con tres ejes (un eje horizontal, uno vertical y uno de profundidad) que se puedan modificar, use en cambio el subtipo de gráfico de columnas 3D.

Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D  Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor con un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas muestra los valores en rectángulos apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Sugerencia  Cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total, puede usar un gráfico de columnas apiladas.

Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D  Los gráficos de columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D comparan el porcentaje con que contribuye cada valor a un total de categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectángulos verticales 100% apilados en 2D. Un gráfico de columnas 100% apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas cuando tenga dos o más series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categoría.

Columnas 3D  Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que se pueden modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes horizontal y de profundidad.

Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desee comparar del mismo modo datos entre categorías y entre series, ya que este tipo de gráfico muestra categorías a lo largo de los ejes horizontal y de profundidad, mientras que el eje vertical muestra los valores.

Cilindro, cono y pirámide  Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos de la misma manera. La única

diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos.

 

Gráficos de líneas

En un gráfico de líneas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de líneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son idóneos para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

Use un gráfico de líneas si las etiquetas de categorías son texto, y representan valores que están separados uniformemente entre sí, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de gráfico es válido especialmente si hay más de una serie: si sólo hay una, se recomienda utilizar un gráfico de dispersión. Utilice también un gráfico de líneas si tiene etiquetas numéricas con valores separados uniformemente entre sí, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.

Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Línea y línea con marcadores  Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas son útiles para mostrar tendencias en el tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, utilice un gráfico de líneas sin marcadores.

Línea apilada y línea apilada con marcadores  Tanto si se muestran con marcadores (para indicar valores de datos individuales) como sin ellos, los gráficos de líneas apiladas permiten mostrar la tendencia de la contribución que hace cada valor a lo largo del tiempo o categorías ordenadas.

Nota  Los gráficos de líneas apiladas suman los datos, lo que tal vez no sea el resultado deseado. Además, como no es fácil ver que las líneas están apiladas, considere la posibilidad de usar otro tipo de gráfico de líneas o un gráfico de áreas apiladas como alternativa.

Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores  Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas 100% apiladas son útiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, use un gráfico de líneas 100% apiladas sin marcadores.

Sugerencia  Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede utilizar en su lugar un gráfico de áreas 100% apiladas.

Líneas 3D  Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede modificar.

 

Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.

Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.

Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.

Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.

No tiene más de siete categorías.

Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Circular y circular en 3D  Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un gráfico circular para destacarlos.

Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras  Los gráficos circulares con subgráfico circular o subgráfico de barras son gráficos circulares con valores definidos por el usuario que se extraen del gráfico circular principal y se combinan en un gráfico secundario, circular o de barras apiladas. Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea que los sectores pequeños del gráfico circular principal se distingan más fácilmente.

Circular seccionado y circular seccionado en 3D  Los gráficos circulares seccionados muestran la contribución de cada valor a un total, al mismo

tiempo que destacan valores individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Puede cambiar la configuración de la división en secciones para todos los sectores por separado y en conjunto, pero no puede mover manualmente los sectores de un gráfico circular seccionado.

Sugerencia  Si desea extraer manualmente los sectores, considere la posibilidad de usar un gráfico circular o un gráfico circular 3D.

 

Gráficos de barras

En un gráfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.

Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Barra agrupada y barra agrupada en 3D  Los gráficos de barras agrupadas comparan valores entre categorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se suelen organizar a lo largo del eje vertical, mientras que los valores lo hacen a lo largo del horizontal. Un gráfico de barras agrupadas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

Barra apilada y barra apilada en 3D  Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D  Este tipo de gráfico compara el porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico de barras 100% apiladas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

Cilindro, cono y pirámide horizontales  Estos gráficos están disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados y 100% apilados que se proporcionan para los gráficos de barras rectangulares. Muestran y comparan los datos de la misma forma. La única diferencia es que estos tipos de gráfico muestran formas cilíndricas, cónicas y piramidales en lugar de rectángulos horizontales.

 

Gráficos de área

En un gráfico de área se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atención en el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Áreas en 2D y 3D  Independientemente de que se presenten en 2D o en 3D, los gráficos de áreas muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de categoría. Los gráficos de áreas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y profundidad) que se pueden modificar. Como norma, considere la posibilidad de usar un gráfico de líneas en lugar de un gráfico de áreas no apilado, ya que los datos de una serie pueden quedar ocultos por los de otra.

Áreas apiladas y áreas apiladas en 3D  Los gráficos de áreas apiladas muestran la tendencia de la contribución de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos de categoría. Un gráfico de áreas apiladas en 3D se presenta de la misma forma, aunque utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero gráfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Áreas 100% apiladas y áreas 100% apiladas en 3D  Los gráficos de áreas 100% apiladas muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye a lo largo del tiempo u otros datos de categoría. Un gráfico de áreas 100% apiladas en 3D se presenta de la misma forma, pero utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero gráfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de profundidad).

 

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

En un gráfico de tipo XY (dispersión) se pueden trazar datos organizados en columnas y filas de una hoja de cálculo. Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan por lo general para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

Desea cambiar la escala del eje horizontal.

Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.

Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.

Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.

Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados.

Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos.

Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo: cuantos más datos incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.

Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

Los gráficos de dispersión tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Dispersión con sólo marcadores  Este tipo de gráfico compara pares de valores. Use un gráfico de dispersión con marcadores de datos pero sin líneas cuando tenga muchos puntos de datos y las líneas de conexión dificulten la lectura de los datos. También puede usar este tipo de gráfico cuando no haya necesidad de mostrar la conexión entre los puntos de datos.

Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y marcadores  Este tipo de gráfico muestra una curva suavizada que conecta los puntos de datos. Las líneas suavizadas se pueden mostrar con

o sin marcadores. Use una línea suavizada sin marcadores si hay muchos puntos de datos.

Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores  Este tipo de gráfico muestra líneas de conexión rectas entre los puntos de datos. Las líneas rectas se pueden mostrar con o sin marcadores.

 

Gráficos de cotizaciones

En un gráfico de cotizaciones se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de cálculo. Como su nombre indica, un gráfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede utilizar con datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.

La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en la hoja de cálculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un gráfico sencillo de cotizaciones de máximos, mínimos y cierre, debería organizar los datos en columnas, con Máximos, Mínimos y Cierre como encabezados de columnas en ese orden.

Los gráficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Máximos, mínimos y cierre  Este tipo de gráfico se suele utilizar para ilustrar el precio de los valores. Necesita tres series de valores en el siguiente orden: máximos, mínimos y cierre.

Apertura, máximos, mínimos y cierre  Este tipo de gráfico de cotizaciones necesita cuatro series de valores en el orden correcto (apertura, máximos, mínimos y cierre).

Volumen, máximos, mínimos y cierre  Este tipo de gráfico de cotizaciones necesita cuatro series de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre). Mide el volumen mediante dos ejes de valores: uno para las columnas que miden el volumen y otro para el precio de los valores.

Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre  Este tipo de gráfico de cotizaciones necesita cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre).

 

Gráficos de superficie

En un gráfico de superficie se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores.

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos.

Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Superficie 3D  Los gráficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores a través de dos dimensiones en una curva continua. Las bandas de color de un gráfico de superficie no representan las series de datos, sino la diferencia entre los valores. Este gráfico muestra una vista en 3D de los datos, que se puede imaginar como una hoja de goma estirada sobre un gráfico de columnas 3D. Se suele utilizar para mostrar relaciones entre grandes cantidades de datos que, de otra forma, podrían resultar difíciles de ver.

Trama de superficie 3D  Cuando se representa sin color en la superficie, un gráfico de superficie 3D se denomina gráfico de trama de superficie 3D. Este gráfico sólo muestra las líneas.

Nota  Un gráfico de trama de superficie 3D no resulta fácil de leer, aunque es útil para representar con más rapidez grandes conjuntos de datos.

Contorno  Los gráficos de contorno son gráficos de superficie vistos desde arriba, algo parecido a los mapas topográficos 2D. En un gráfico de contorno, las bandas de color representan rangos concretos de valores. Las líneas de un gráfico de contorno conectan puntos interpolados de igual valor.

Contorno reticular  Los gráficos de contorno reticular también son gráficos de superficie vistos desde arriba. No tienen bandas de color en la superficie y sólo muestran las líneas.

Nota  Los gráficos de contorno reticular no resultan fáciles de leer. Se recomienda utilizar un gráfico de superficie 3D.

 

Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos.

Nota  Los gráficos de anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un gráfico de columnas apiladas o un gráfico de barras apiladas en su lugar.

Los gráficos de anillos tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Anillos  Los gráficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada anillo representa una serie de datos. Si se muestran porcentajes en etiquetas de datos, cada anillo totalizará el 100%.

Anillos seccionados  De manera muy similar a los gráficos circulares seccionados, los gráficos de anillos seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras se destacan los valores individuales, pero pueden contener más de una serie de datos.

 

Gráficos de burbujas

En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de cálculo en la que los valores x se muestran en la primera columna mientras que los valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyacentes.

Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.

Los gráficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Burbujas o burbujas con efecto 3D  Ambos tipos de gráficos de burbujas comparan conjuntos de tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina el tamaño del marcador de burbuja. Puede elegir mostrar las burbujas en formato 2D o con un efecto 3D.

Usar minigráficos para mostrar tendencias de datos

¿Qué son los minigráficos?

A diferencia de los gráficos en una hoja de cálculo de Excel, los minigráficos no son objetos,  un minigráfico en realidad es un pequeño gráfico en el fondo de una celda. La siguiente imagen muestra un minigráfico de columna en la celda F2 y un minigráfico de línea en F3. Ambos minigráficos obtienen sus datos de las celdas A2 a E2 y muestran un gráfico dentro de una celda con el rendimiento de una

cotización. Estos gráficos muestran los valores por trimestre, resaltan el valor alto (31/3/08) y el valor bajo (31/12/08), muestran todos los puntos de datos y la tendencia hacia abajo del año.

Un minigráfico en la celda F6 muestra el rendimiento de 5 años de la misma cotización, pero muestra un gráfico de barras de Pérdidas y ganancias que indica únicamente si en el año se produjo pérdida (como en los años 2004 a 2007) o ganancia (2008). Este minigráfico usa valores de las celdas A6 a E6.

Dado que un minigráfico es un pequeño gráfico incrustado en una celda, se puede escribir texto en una celda y usar un minigráfico como fondo, como se muestra en la siguiente imagen.

En este minigráfico, el marcador de valor alto es de color verde y el marcador de valor bajo es de color naranja. El resto de los marcadores es de color negro.

Para aplicar una combinación de colores a los minigráficos, elija un formato integrado de la Galería de estilos (pestaña Diseño, disponible cuando se selecciona una celda que contiene un minigráfico). Puede usar los comandos Color de minigráfico o Color de marcador para elegir un color para los valores alto, bajo, primero y último (como verde para alto y naranja para bajo).

 

Ventajas del uso de minigráficos

Los datos que se presentan en una fila o columna son útiles, pero los patrones pueden resultar difíciles de reconocer a simple vista. El contexto de estos números se puede proporcionar insertando minigráficos junto a los datos. Al ocupar una pequeña cantidad de espacio, un minigráfico puede mostrar una tendencia basándose en datos adyacentes en una representación gráfica clara y compacta. Aunque no es obligatorio que una celda de minigráfico esté directamente junto a los datos subyacentes, es muy recomendable.

Puede ver rápidamente la relación entre un minigráfico y los datos subyacentes y, cuando los datos cambian, puede ver el cambio en el minigráfico de inmediato. Además de crear un minigráfico único para una fila o columna de datos, puede crear varios minigráficos al mismo tiempo seleccionando varias celdas correspondientes a los datos subyacentes, como se muestra en la siguiente imagen.

También puede crear minigráficos para filas de datos que agregará más adelante usando el controlador de relleno sobre una celda adyacente que contenga un minigráfico.

Rango de datos usados por un grupo de minigráficos

Un grupo de minigráficos

Una ventaja de usar minigráficos es que, a diferencia de los gráficos, los minigráficos se imprimen cuando se imprime una hoja de cálculo que los contiene.

 

Crear un minigráfico

1. Seleccione una celda vacía o un grupo de celdas vacías en las que desee insertar uno o más minigráficos.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en el tipo de minigráfico que desea crear: Línea, Columna o Pérdida y ganancia.

3. En el cuadro Rango de datos, escriba el rango de celdas que contienen los datos en los cuales desea basar los minigráficos.

Nota  Puede hacer clic en para contraer el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccionar el rango de celdas que desea en la hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic en para restaurar el cuadro de diálogo a su tamaño normal.

Cuando se seleccionan uno o más minigráficos en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de minigráficos, que muestran la pestaña Diseño. En la pestaña Diseño, puede elegir uno o más comandos entre los siguientes grupos: Minigráfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo. Use estos comandos para crear un minigráfico nuevo, cambiar el tipo, darle formato, mostrar u ocultar puntos de datos en un minigráfico de línea o dar formato al eje vertical en un grupo de minigráficos. Estas opciones se describen detalladamente en la siguiente sección.

Si el rango de datos incluye fechas, puede seleccionar Tipo de eje de fecha en las opciones de Eje (Herramientas para minigráfico, pestaña Diseño, grupo Grupo, botón Eje) para organizar los puntos de datos en el minigráfico para que reflejen períodos irregulares. Por ejemplo, si los primeros tres puntos de fechas están separados cada uno exactamente por una semana y el cuarto punto de fecha es un mes más tarde, el espacio entre el tercer y el cuarto punto de fecha aumenta proporcionalmente para reflejar el período más grande.

También puede usar las opciones de Eje para establecer valores mínimos y máximos para el eje vertical de un minigráfico o grupo de minigráficos. Establecer estos valores lo ayuda explícitamente a controlar la escala de manera que la relación entre los valores se muestre de una forma más lógica. También puede usar la opción Representar datos de derecha a izquierda para cambiar la dirección en que se representan los datos en un minigráfico o grupo de minigráficos.

AGREGAR TEXTO A UN MINIGRÁFICO

Puede escribir el texto directamente en una celda que contenga un minigráfico y aplicar un formato a dicho texto (por ejemplo, cambiar el color, el tamaño o la alineación de la fuente), y también puede aplicar un color de relleno (fondo) a la celda.

En este minigráfico, el marcador de valor alto es de color verde y el marcador de valor bajo es de color naranja. El resto de los marcadores es de color negro. El texto descriptivo se ha escrito directamente en la celda.

 

Personalizar minigráficos

Después de crear minigráficos, puede controlar qué puntos de valor se muestran (como alto, bajo, primero, último o cualquier valor negativo), cambiar el tipo de minigráfico (Línea, Columna o Pérdida y ganancia), aplicar estilos de una galería o

establecer opciones de formato individuales, establecer opciones en el eje vertical y controlar cómo se muestran los valores vacíos o cero en el minigráfico.

CONTROLAR QUÉ PUNTOS DE VALOR SE MUESTRAN

Puede resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un minigráfico de línea haciendo que algunos o todos los marcadores queden visibles.

1. Seleccione el minigráfico o los minigráficos a los que desea aplicar formato.

2. En Herramientas para minigráfico, haga clic en la pestaña Diseño.

3. En el grupo Mostrar, active la casilla de verificación Marcadores para mostrar todos los marcadores de datos.

4. En el grupo Mostrar, active la casilla de verificación Puntos negativos para mostrar los valores negativos.

5. En el grupo Mostrar, active las casillas de verificación Punto alto o Punto bajo para mostrar los valores más altos o más bajos.

6. En el grupo Mostrar, active las casillas de verificación Primer punto o Último punto para mostrar los primeros o los últimos valores.

CAMBIAR EL ESTILO O EL FORMATO DE LOS MINIGRÁFICOS

Use la Galería de estilos en la pestaña Diseño, que está disponible cuando selecciona una celda que contiene un minigráfico.

1. Seleccione un minigráfico único o un grupo de minigráficos.

2. Para aplicar un estilo predefinido, en la pestaña Diseño, en el grupo Estilo, haga clic en un estilo o en el botón Más en la esquina inferior derecha del cuadro para ver estilos adicionales.

3. Para cambiar el color de un minigráfico o sus marcadores, haga clic en Color de minigráfico o en Color de marcador y, a continuación, elija la opción que desee.

MOSTRAR U OCULTAR MARCADORES DE DATOS

En un minigráfico con estilo de Línea, puede mostrar marcadores de datos de manera que pueda resaltar valores individuales.

1. En la hoja de cálculo, seleccione un minigráfico.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar, active cualquiera de las casillas de verificación para mostrar marcadores individuales (como alto, bajo, negativo, primero o último) o active la casilla de verificación Marcadores para mostrar todos los marcadores.

Al desactivar una casilla se oculta el marcador especificado.

CONTROLAR CELDAS VACÍAS O VALORES CERO

Puede controlar la manera en que un minigráfico trata celdas vacías en un rango (y por lo tanto cómo se muestra el minigráfico) mediante el cuadro de diálogo Configuración de celdas ocultas y vacías (Herramientas para minigráfico, pestaña Diseño, grupo Minigráfico, botón Editar datos).

Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico

Más información sobre informes de tabla dinámica y gráfico dinámico

Los informes de tabla dinámica son útiles para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Los informes de gráfico dinámico pueden ayudarlo a visualizar los datos de resumen de un informe de tabla dinámica para que pueda detectar fácilmente comparaciones, patrones y tendencias. Tanto los informes de tabla dinámica como los informes de gráfico dinámico permiten tomar decisiones bien fundamentadas sobre datos críticos para su empresa.

¿QUÉ ES UN INFORME DE TABLA DINÁMICA?

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Use un informe de tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y responder a preguntas no esperadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:

Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario.

Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.

Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.

Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.

Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder concentrarse en la información que le interesa.

Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

Los informes de tabla dinámica suelen usarse cuando se desea analizar totales relacionados, especialmente cuando se tiene una larga lista de cifras para sumar ya que los datos o subtotales agregados le permiten examinar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares. En el siguiente ejemplo de informe de tabla dinámica, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas totales del departamento de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de otro deporte, o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.

Datos de origen; en este caso, de una hoja de cálculo

Valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el informe de tabla dinámica

Informe de tabla dinámica completo

Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen

Ejemplo de datos de origen y el informe de tabla dinámica resultante

En un informe de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro (una colección de información sobre un campo) de Golf se resume en un solo elemento Golf.

Un campo de valor, como Suma de ventas, contiene los valores que van a resumirse. En el informe anterior, el resumen Golf Trim3 contiene la suma del valor de ventas de cada fila de los datos de origen para la que la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3. De forma predeterminada, los datos en el área de valores resumen los datos de origen subyacentes en el informe de gráfico dinámico de la forma siguiente: los valores numéricos usan la función SUMA para sumar valores y los valores de texto usan la función CONTAR para contar el número de valores.

Para crear un informe de tabla dinámica, debe definir el origen de datos, especificar una ubicación en el libro y organizar los campos.

¿QUÉ ES UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO?

Un informe de gráfico dinámico proporciona una representación gráfica de los datos de un informe de tabla dinámica, que en este caso se denomina informe de tabla dinámica asociado. Un informe de gráfico dinámico es interactivo, lo que significa que se puede ordenar y filtrar para mostrar subconjuntos de los datos de la tabla dinámica. Cuando se crea un informe de gráfico dinámico, se muestran filtros de informe de gráfico dinámico en el área del gráfico para poder ordenar y filtrar los datos subyacentes del informe de gráfico dinámico. Los cambios que realice en el diseño de campo y los datos en el informe de tabla dinámica asociado se reflejarán inmediatamente en el informe de gráfico dinámico.

Un informe de gráfico dinámico muestra series de datos, categorías, marcadores de datos y ejes al igual que los gráficos estándar. Puede cambiar asimismo el tipo de gráfico y otras opciones como los títulos, la ubicación de la leyenda, las etiquetas de datos y la ubicación del gráfico.

Informe de gráfico dinámico de las ventas deportivas por trimestre

Puede crear un informe de gráfico dinámico automáticamente al crear un informe de tabla dinámica, o bien a partir de un informe de tabla dinámica ya existente.

 

Crear una tabla dinámica a partir de datos de una hoja de cálculo

Al crear un informe de tabla dinámica a partir de datos de una hoja de cálculo, los datos se convierten en los datos de origen del informe de tabla dinámica.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para usar datos de una hoja de cálculo como origen de datos, haga clic en una celda del rango de celdas que contienen los datos.

Para usar datos de una tabla de Excel como origen de datos, haga clic en una celda dentro de la tabla de Excel.

Nota  Asegúrese de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran los encabezados en la tabla y que no hay ninguna fila en blanco en el rango o en la tabla.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Sugerencia  Para crear un informe de tabla dinámica y gráfico dinámico a la vez, en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en la flecha situada bajo Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico dinámico. Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.

3. En Elija los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un rango y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe que el rango de celdas que desea usar como datos subyacentes sea el rango correcto.

Excel determina automáticamente el rango para el informe de tabla dinámica, pero puede reemplazarlo escribiendo otro rango o el nombre que haya definido para dicho rango. Para obtener más información sobre cómo definir nombres, vea Definir y usar nombres en fórmulas.

Si los datos se encuentran en otra hoja de cálculo o en otro libro, incluya el nombre del libro y de la hoja de cálculo usando la sintaxis siguiente: [nombrelibro]nombrehoja!rango.

Sugerencia  También puede hacer clic en Contraer diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccionar el rango en la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en Expandir diálogo .

4. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, especifique el lugar siguiendo uno de estos procedimientos:

Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, en el cuadro Ubicación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea colocar el informe de tabla dinámica.

5. Haga clic en Aceptar.

Excel agrega un informe vacío de tabla dinámica en la ubicación especificada y muestra la Lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño o personalizar el informe de tabla dinámica.

Nota  Si crea un informe de gráfico dinámico al mismo tiempo que crea un informe de tabla dinámica, Excel muestra el gráfico al comienzo del informe de tabla dinámica asociado. Un informe de gráfico dinámico y su informe de tabla dinámica asociado deben estar siempre en el mismo libro.

6. Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:

Para colocar un campo en el área predeterminada de la sección de diseño, active la casilla que se encuentra junto al nombre del campo en la sección de campos.

De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de etiquetas de fila, los campos numéricos se agregan al área de valores y las jerarquías de procesamiento analítico en línea (OLAP) de fecha y hora se agregan al área de etiquetas de columna.

Para colocar un campo en un área específica de la sección de diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre de campo en la sección de campos y, a continuación, seleccione Agregar a filtro de

informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores.

Para arrastrar un campo al área que desee, haga clic y mantenga presionado el nombre del campo en la sección de campos y, a continuación, arrástrelo hasta un área de la sección de diseño.

SUGERENCIAS

Puede usar la lista de campos de tabla dinámica para reorganizar los campos en cualquier momento. Para ello, haga clic con el botón secundario en los campos de la sección de diseño y, a continuación, seleccione el área que desee, o bien, arrastre los campos entre las áreas de la sección de diseño. Para obtener más información acerca de la lista de campos y acerca de cómo reorganizar los campos, vea la sección de información general sobre informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico y el tema sobre datos dinámicos en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico en Office.com.

Si está trabajando sin conexión, conéctese a Office.com en la parte inferior de la ventana de la Ayuda o visite la página de ayuda y procedimientos en Office.com.

Los cambios que realice en los datos de origen después de crear el informe de tabla dinámica se reflejarán en el informe al actualizar el informe de tabla dinámica seleccionado (Herramientas de tabla dinámica, pestaña Opciones, grupo Datos, botón Actualizar).

Si agrega filas al rango de datos de origen, puede incluir dichas filas en el informe dinámico cambiando los datos de origen (Herramientas de tabla dinámica, pestaña Opciones, grupo Datos, botón Cambiar datos de origen). Si los datos de origen están en una tabla de Excel, las filas adicionales se mostrarán automáticamente al actualizar el informe de tabla dinámica.

 

Crear una tabla dinámica a partir de un origen de datos externo

Al crear un informe de tabla dinámica a partir de datos externos, se crea una conexión a datos de origen que se encuentran almacenados fuera de Excel, por ejemplo en un programa de base de datos (como Microsoft Access o Microsoft SQL Server) o en un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

1. Haga clic en una celda de la hoja de cálculo.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Sugerencia  Para crear un informe de tabla dinámica y de gráfico dinámico al mismo tiempo, en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en la flecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico dinámico. Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.

3. En Elija los datos que desea analizar, haga clic en Usar un origen de datos externos.

4. Haga clic en Elegir conexión.

5. En el cuadro Mostrar en la parte superior del cuadro de diálogo Conexiones existentes, seleccione la categoría de conexiones para la cual desee elegir una conexión, o bien seleccione Todas las conexiones (que es el valor predeterminado).

6. Seleccione una conexión en Seleccionar una conexión y, a continuación, haga clic en Abrir.

Nota  Si selecciona una conexión de la categoría Conexiones en este libro, volverá a usar o a compartir una conexión existente. Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, Excel copiará el archivo de conexión en el libro como una nueva conexión de libro y usará ese archivo (un archivo .odc) como la nueva conexión para el informe de tabla dinámica.

7. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, especifique el lugar siguiendo uno de estos procedimientos:

Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece en la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, en el cuadro Ubicación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desee colocar el informe de tabla dinámica.

8. Haga clic en Aceptar.

Excel agrega un informe de tabla dinámica vacío en la ubicación especificada y muestra la lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño o personalizar el informe de tabla dinámica.

Nota  Si crea un informe de gráfico dinámico al mismo tiempo que crea un informe de tabla dinámica, Excel muestra el gráfico al comienzo del informe de tabla dinámica asociado. Un informe de gráfico dinámico y su informe de tabla dinámica asociado deben estar siempre en el mismo libro.

9. Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:

Active la casilla situada junto a cada nombre de campo en la sección de campos. El campo se coloca en el área predeterminada de la

sección de diseño, pero puede organizar los campos de otra forma si lo desea.

De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de etiquetas de fila, los campos numéricos se agregan al área de valores y las jerarquías de procesamiento analítico en línea (OLAP) de fecha y hora se agregan al área de etiquetas de columna.

Haga clic con el botón secundario y seleccione el comando correspondiente, Agregar a filtro de informes, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila y Agregar a valores, para colocar el campo en un área específica de la sección de diseño.

Sugerencia  También puede hacer clic y mantener presionado el botón del mouse en un nombre de campo y después arrastrar el campo entre la sección de campos y un área de la sección de diseño.

Sugerencia  Puede usar la lista de campos de tabla dinámica para reorganizar los campos en cualquier momento haciendo clic con el botón secundario en los campos de la sección de diseño y, a continuación, seleccionando el área que desee, o arrastrando los campos entre las áreas de la sección de diseño. Para obtener más información acerca de la lista de campos y cómo reorganizar los campos, vea Información general sobre informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico y Datos dinámicos en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico en Office.com.

Si está trabajando sin conexión, conéctese a Office.com en la parte inferior de la ventana de la Ayuda o visite la página de ayuda y procedimientos en Office.com.

 

Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica existente

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinámica, agregando las pestañas Opciones y Diseño.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Gráfico dinámico.

3. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en el tipo y en el subtipo de gráfico que desee. Puede usar cualquier tipo de gráfico excepto los gráficos xy (dispersión), de burbujas o de cotizaciones.

Para obtener más información acerca de tipos de gráficos, vea Tipos de gráficos disponibles.

4. Haga clic en Aceptar.

El informe de gráfico dinámico que aparece tiene filtros de informe de gráfico dinámico que puede usar para cambiar los datos que se muestran en el gráfico.

Notas  

El informe de gráfico dinámico y el informe de tabla dinámica asociado siempre deben estar en el mismo libro.

Si inserta un gráfico estándar para los datos de tabla dinámica (pestaña Insertar, grupo Gráficos), el gráfico será un gráfico dinámico asociado con el informe de tabla dinámica.

 

Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estándar

Puede convertir un informe de gráfico dinámico a un gráfico estándar eliminando su informe de tabla dinámica asociado. Si tiene varios informes de tabla dinámica e informes de gráfico dinámico en el libro, es posible que primero deba encontrar el informe de tabla dinámica asociado que tiene el mismo nombre que el informe de gráfico dinámico.

1. Siga uno de estos procedimientos:

Si sabe qué informe de tabla dinámica está asociado con el informe de gráfico dinámico que desea cambiar, haga clic en ese informe de tabla dinámica.

Si no sabe qué informe de tabla dinámica está asociado con el informe de gráfico dinámico que desea cambiar, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico que desea modificar.

De esta manera se muestran las Herramientas de gráfico dinámico, agregando las pestañas Diseño, Diseño, Formato y Analizar.

2. Para encontrar el nombre del informe de tabla dinámica asociado, haga lo siguiente:

1. En la pestaña Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos.

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, en el cuadro Rango de datos del gráfico, anote el nombre de la tabla dinámica asociada, que es el texto situado a continuación del signo de exclamación (!) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Para buscar el informe de tabla dinámica asociado, haga lo siguiente:

1. Haga clic en un informe de tabla dinámica en el libro.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones y, a continuación, en Opciones.

3. En el cuadro Nombre, observe si el nombre coincide con el nombre del informe de tabla dinámica asociado.

4. Repita los pasos 1 a 3 de este procedimiento para cada informe de tabla dinámica del libro hasta que encuentre el mismo nombre en el cuadro Nombre.

5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, seleccione el informe de tabla dinámica asociado que tiene el mismo nombre que el informe de gráfico dinámico que desea cambiar.

De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinámica y se agregan las fichas Opciones y Diseño.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica.

3. Presione SUPR.

 

Crear un gráfico estándar a partir de algunos o todos los datos de un informe de tabla dinámica

1. Seleccione los datos del informe de tabla dinámica que desee usar en el gráfico.

Sugerencia  Para incluir botones de campo y datos en la primera fila y columna del informe, comience a arrastrar las celdas desde la esquina inferior derecha de los datos que seleccione.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

Método abreviado de teclado  También puede presionar CTRL+C.

3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinámica.

4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo Pegar y, a continuación, bajo Pegar valores, haga clic en Valores, Formato de valores y números o Formato de valores y origen.

5. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que desee y, a continuación, haga clic en un subtipo de gráfico.

Para obtener más información acerca de tipos de gráficos, vea Tipos de gráficos disponibles.

 

Eliminar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

ELIMINAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica que desee eliminar.

De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinámica y se agregan las fichas Opciones y Diseño.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica.

3. Presione SUPR.

Nota  Eliminar un informe de tabla dinámica asociado con un informe de gráfico dinámico convierte dicho informe de gráfico dinámico en un gráfico estándar que ya no se puede dinamizar ni actualizar.

ELIMINAR UN INFORME DE GRÁFICO DINÁMICO

1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico que desee eliminar.

2. Presione SUPR.

Nota  Eliminar un informe de gráfico dinámico no elimina el informe de tabla dinámica asociado.

PAGO (función PAGO)

Descripción

Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.

Sintaxis

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) NOTA    Para obtener una descripción más completa de los argumentos de

PAGO, vea la función VA.

La sintaxis de la función PAGO tiene los siguientes argumentos:

Tasa  Obligatorio. Es el tipo de interés del préstamo.

Nper  Obligatorio. Es el número total de pagos del préstamo.

Va  Obligatorio. Es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos. También se conoce como valor bursátil.

Vf  Opcional. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo  Opcional. Es el número 0 (cero) o 1 e indica cuándo vencen los pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen

0 u omitido Al final del período

1 Al inicio del período

Observaciones

El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa de interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

Sugerencia  Para conocer la cantidad total pagada durante la duración del préstamo, multiplique el valor devuelto por PAGO por el argumento nper.

SI (función SI)

Descripción

La función SI devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. Por ejemplo, la fórmula =SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos") devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10.

Sintaxis

SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])

La sintaxis de la función SI tiene los siguientes argumentos:

Prueba_lógica  Obligatorio. Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero  Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO. Por ejemplo, si

el valor de este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero se omite (es decir, después de prueba_lógica solamente hay un punto y coma), la función SI devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para el argumento valor_si_verdadero.

Valor_si_falso  Opcional. El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO. Por ejemplo, si el valor de este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI devuelve el texto "Presupuesto excedido". Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y el argumento valor_si_falso se omite (es decir, después del argumento valor_si_verdadero no hay un punto y coma), la función SI devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica se evalúa como FALSO y se omite el valor del argumento valor_si_falso (es decir, en la función SI no hay un punto y coma después del argumento valor_si_verdadero), la función SI devuelve el valor 0 (cero).

Observaciones

Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complicadas (vea el ejemplo 3 para ver una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar muchas condiciones, plantéese usar las funciones BUSCAR, CONSULTAV, CONSULTAH o ELEGIR (vea el ejemplo 4 para obtener una muestra de la función BUSCAR).

Si cualquiera de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.

Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos en función de una condición. Por ejemplo, para contar el

número de veces que una cadena de texto o un número aparecen dentro de un rango de celdas, utilice las funciones de hoja de cálculo CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI o SUMAR.SI.CONJUNTO.

Escenarios

Mostrar todoLos escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

Crear escenarios       Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $ y el de la celda B2 en 13.200 $.

Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $.

Informes de resumen de escenario       Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma página. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinámica.

Evaluando Escenarios

Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a un conjunto de celdas variables. Los escenarios en Excel permiten un máximo de 32 variables, pero podemos crear tantos escenarios como sea necesario.

Para este ejemplo utilizaré el caso de un préstamo personal en donde me interesa conocer la cantidad que debo pagar dependiendo el plazo elegido. Para ello utilizo la función PAGO y en las celdas superiores he colocado los argumentos de dicha función de la siguiente manera:

El Administrador de escenarios en Excel

Ahora me interesa saber cómo cambia la mensualidad si cambio el plazo de pago. Para iniciar con la creación de escenarios debo pulsar el botón Análisis Y si que se encuentra en la ficha Datos y dentro de las opciones mostradas seleccionar Administrador de escenarios.

Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de escenarios y lo primero que debemos hacer es pulsar el botón Agregar para mostrar el cuadro de diálogo Agregar escenario.

En este cuadro de diálogo comenzaré por asignar un nombre a mi escenario. Ya que solamente modificaré el plazo del préstamo le pondré como nombre 12 Meses. En el cuadro de texto Celdas cambiantes debo seleccionar aquellas celdas que afectan el resultado de la fórmula PAGO, que en este ejemplo es el rango $B$1:$B:$3.

Al oprimir el botón Aceptar se mostrará un nuevo cuadro de diálogo llamado Valores del escenario. Aquí podré especificar los valores específicos del escenario recién creado. Es posible cambiar todos los valores, pero para este ejemplo solamente modificaré el plazo el cual especificaré como 12:

Ya que voy a agregar escenarios adicionales oprimiré el botón Agregar y Excel me permitirá regresar al cuadro de diálogo Agregar escenario. De esta misma manera crearé diferentes escenarios para los plazos de 18, 36 y 48 meses. Una vez que he terminado de crear el último escenario y especificar sus argumentos pulsaré el botón Aceptar para regresar al Administrador de escenarios:

Probar los escenarios creados

Ya con los escenarios creados será suficiente seleccionar alguno de ellos y oprimir el botón Mostrar para aplicar los valores del escenario al resultado de la fórmula PAGO. Observa cómo va cambiando el resultado de la celda B4 de acuerdo al escenario elegido:

Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo para cada escenario, sin embargo se podrían crear escenarios donde cambie tanto el plazo como la tasa de interés. Las combinaciones posibles son muchas y solamente estarán restringidas a tus necesidades de análisis.

Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno de ellos y podría llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras que realizar un análisis de dos variables te recomiendo considerar la opción de Tablas de datos ya que evitará la creación manual de escenarios.