· Movimientos afiliatorios ante el IMSS del personal de la Dirección General de Población de Oaxaca. Con fundamento en el Artículo 15 Fracc. I de la Ley del Seguro Social. Clasificación:

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V. INSTRUCTIVO DE USO

CÉDULA DE VALORACIÓN DE SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES.

FECHA: (1)

Serie:

S

Subserie:

Función: (6)

Clasificación: (7)

Valores documentales de la serie, y/o subserie: (8)

Administrativo Legal Contable Fiscal

Vigencia documental de la serie, y/o subserie: (9)

¿La serie, y/o subserie tiene valor histórico? (10)

SI NO

Responsable(s) de la valoración: (11)

Nombre(s):

Oficina de Adscripción:

Observaciones: (12)

VI. CÉDULAS DE VALORACIÓN DE SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES

Nombre: (2) Código: (3)

Nombre: (4) Código: (5)

Pública Reservada Confidencial Plazo de la reserva:

Archivo de Trámite: años

Archivo de Concentración: años

Vigencia Total: años

Firma


FECHA: 02 DE MAYO DE 2018

Serie:

Subserie:

Función:

CONOCER Y RESOLVER LOS ASUNTOS DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y LABORAL RELACIONADOS CON LA DIRECCIÓN ÓPTIMA DE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES DE LA INSTITUCIÓN; ART. 7, FRACCIÓN VIII, DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Clasificación:

Valores documentales de la serie, y/o subserie:

Administrativo X Legal X Contable Fiscal

Vigencia documental de la serie, y/o subserie:

¿La serie, y/o subserie tiene valor histórico?

SI NO X

Responsable(s) de la valoración:

Nombre(s): MTRO. IGNACIO PAREJA AMADOR

Oficina de Adscripción: DIRECCIÓN GENERAL.

Observaciones:

Nombre: CONTROL DE CORRESPONDENCIA Código: 1C.1

Nombre: Código:

Pública X Reservada Confidencial Plazo de la reserva:

Archivo de Trámite: 1 años

Archivo de Concentración: 2 años

Vigencia Total: 3 años

Firma



Serie:

Subserie:

Función:

APLICAR DE LOS LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS QUE PROCEDAN, CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES; ART. 7, FRACCIÓN XVI DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: INFORMES INSTITUCIONALES Código: 1C.2

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función:

SUSCRIBIR O CELEBRAR CONVENIOS, CONTRATOS Y DEMÁS ACTOS JURÍDICOS, COMPETENCIA DE LA ENTIDAD, CON ISTITUCIONES DE LOS TRES NIVELES DE GOBIERNO, ASÍ COMO CON EL SECTOR PRIVADO Y SOCIAL, PARA LA EJECUCIÓN DE LA POLÍTICA DE POBLACIÓN. ART. 7, FRACCIÓN VII, DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: ACTAS Código: 1C.3

Nombre: Código:






FECHA: 22 de mayo de 2018.

Serie:

Subserie:

Función: Ejercicio de acciones y oponer excepciones que procedan para la defensa administrativa y judicial de los derechos de la Dirección, esto de conformidad al Capitulo III, articulo 10 del Reformado Decreto de Creación de la Dirección General de Población de Oaxaca.

Clasificación:





SI NO X


Nombre(s): Ayrton Adrian Fierro Reyes

Oficina de Adscripción: Dirección General

Observaciones:

Ninguna

Nombre: Juicios Código: 2C.1

Nombre: Código:





Firma


FECHA: 21 de mayo del 2018

Serie:

Subserie:

Función:

Informar permanentemente las actividades y productos generados por el departamento a través de la página web y diferentes medios de comunicación. Art. 11 Fracción XI. Reglamento interno de la DIGEPO

Clasificación:


Administrativo X Legal Contable Fiscal



SI NO X


Nombre(s): Raziel Ventura Cruz

Oficina de Adscripción: Departamento de Informática

Observaciones:

Nombre: Registro fotográfico Código: 3C.1

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función:

Generar indicadores sociodemográficos y georeferenciados con la finalidad de dar a conocer la situación actual del Estado, en coordinación con el Consejo Nacional de Población (CONAPO) y el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI). Art. 11 Fracción VII. Reglamento interno de la DIGEPO

Clasificación:





SI NO X


Nombre(s): Raziel Ventura Cruz

Oficina de Adscripción: Departamento de Informática

Observaciones:

Nombre: Prontuarios estadísticos y geográficos Código: 3C.2

Nombre: Código:





Firma


FECHA: 03 de mayo del 2018.

Serie:

Subserie:

Función: Actualización de los expedientes personales de los colaboradores que se encuentra en la Dirección General de Población de Oaxaca. Según el artículo

10 fracción II del Reglamento Interno de la DIGEPO.

Clasificación:





SI NO X


Nombre(s): C.P. MARICARMEN RAMIREZ CASTELLANOS

Oficina de Adscripción: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Observaciones:

ART. 56, 58 Y 62 LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA PARA EL ESTADO DE OAXACA.

Nombre: EXPEDIENTES PERSONALES Código: 4C.1

Nombre: Código:

Pública Reservada Confidencial X Plazo de la reserva:

Archivo de Trámite: 1 año



Firma



Serie:

Subserie:

Función: Llevar un control de las diversas incidencias del personal para cumplir con la Normatividad en Materia de Recursos Humanos. Con fundamento en el

artículo 10 fracc. V del Reglamento Interno de la DIGEPO.

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: CONTROL DE ASISTENCIA E INCIDENCIAS Código: 4C.2

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función: Soporte contable de la nómina de las diferentes modalidades de la Dirección General de Población de Oaxaca. Con fundamento en el artículo 29 del

Código Fiscal de la Federación.

Clasificación:


Administrativo X Legal X Contable Fiscal X



SI x NO




Observaciones:


Nombre: COMPROBANTES FISCALES DIGITALES E IMPRESOS DE

NÓMINA

Código: 4C.3

Nombre: Código:





Firma

IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES CON VALORES SECUNDARIOS (CÉDULA DE VALORACIÓN)

FECHA: 03 DE Mayo del 2018 Análisis de la Serie o Subserie Documental:

Circunstancias de Creación

Pregunta Respuesta

Ubicación de la unidad generadora

¿Dónde se ubica institucionalmente y jerárquicamente

la unidad generadora de la documentación?

Dirección General de Población de Oaxaca, del Departamento

Administrativo, en el área de Recursos Humanos.

¿Las funciones específicas de la unidad generadora son? Conservación de los recibos físicamente y en digital (XML).

¿Cuáles son sus características relacionadas con la

función, la documentación y la información?

Timbrar y conservar los recibos firmados del personal para

posibles aclaraciones fiscales.

Información

Pregunta Respuesta

Sí No

Relación generador - función

¿Existe una relación directa entre el generador de los archivos y la función? X

¿Son expedientes de series sustantivas? X

Carácter de la función

¿La información de los documentos responde a las siguientes preguntas?: ¿Cuál? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? X

Calidad de la información:

¿Esta información existe en otros documentos? X

Nivel de detalle:

¿La información que contiene la documentación es trascendente para la institución? X

¿La documentación es de comprobación administrativa inmediata (seis meses)? X

Por su soporte:

¿La información que se encuentra en otro soporte diferente al papel, puede reproducirse con los medios

existentes?

X

¿Es un documento o un objeto1 (moneda, placa, etcétera)? X 1 Si se tratara de un objeto, puede ser materia de otra disciplina, como la numismática, heráldica, diplomática, etcétera.

Nivel documental: expediente

Pregunta Respuesta

Sí No

Duplicidad

Ubicar si es que la documentación se encuentra duplicada en otro soporte:

¿Está completo? X

¿Existe otro archivo con la misma información? X

¿Existe resguardo en otro tipo de soporte? X

¿Se trata de un expediente original? X

Documentación siniestrada

En caso de que el o los expedientes sufrieran alguna contingencia

¿Se perdió el total de expedientes que conforman la serie documental? X

Firma

¿Se pueden rescatar en otro soporte o restaurar? X Si más de 50% de las preguntas son afirmativas, posiblemente es documentación con valor permanente.



Serie:

Subserie:

Función: (6) Movimientos afiliatorios ante el IMSS del personal de la Dirección General de Población de Oaxaca. Con fundamento en el Artículo 15 Fracc. I de la Ley

del Seguro Social.

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:


Nombre: EXPEDIENTES PATRONALES IMSS E INFONAVIT Código: 4C.4

Nombre: Código:







Serie:

Subserie:

Función: Promover la capacitación y desarrollo de los recursos humanos que integran la Dirección General de Población de Oaxaca. Fundamento en el Artículo

10 Fracción IV del Reglamento Interno de la DIGEPO.

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: CAPACITACIONES AL PERSONAL Código: 4C.5

Nombre: Código:





Firma


FECHA: 21 de mayo 2018

Serie:

Subserie:

Función: Elaborar con el director, la formulación del anteproyecto del presupuesto de egresos y del programa operativo anual. Según el art. 10 fracción VI del reglamento de control interno de la DIGEPO.

Clasificación:





SI NO x


Nombre(s): MARICARMEN RAMIREZ CASTELLANOS


Observaciones:

Nombre: PROGRAMA OPERATIVO ANUAL Código: 5C.1

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función: Elaborar con el director, la formulación del anteproyecto del presupuesto de egresos y del programa operativo anual. Según el art. 10 fracción VI del reglamento de control interno de la DIGEPO.

Clasificación:


Administrativo X Legal X Contable X Fiscal



SI NO X




Observaciones:

Nombre: PRESUPUESTO Código: 5C.2

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función: Se conserva la documentación de acuerdo al art. 1º. De la Ley General de Contabilidad Gubernamental y Art. 28 fracción I del Código Fiscal de la Federación

Clasificación:


Administrativo X Legal X Contable X Fiscal X



SI NO X




Observaciones:

Nombre: CONTABILIDAD Código: 5C.3

Nombre: POLIZAS DIARIO Código: 5C.3.1





Firma



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:


Nombre: POLIZAS INGRESOS Código: 5C.3.2





Firma



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:



Nombre: POLIZAS DE EGRESOS Código: 5C.3.3





Firma



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: ESTADOS FINANCIEROS Código: 5C.4

Nombre: MENSUALES Código: 5.4.1





Firma



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:


Nombre: TRIMESTRALES Código: 5C.4.2





Firma



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:


Nombre: ANUALES Código: 5C.4.3





Firma



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: ESTADOS FINANCIEROS Código: 5C.4.

Nombre: PUBLICACION OFICIAL DE ESTADOS FINANCIEROS Código: 5C.4.4





Firma



Serie:

Subserie:

Función: Se conserva la documentación en base al artículo 30 3er. Párrafo del Código Fiscal de la Federación

Clasificación:





SI X NO




Observaciones:

Nombre: EXPEDIENTE FISCAL Código: 5C.5

Nombre: Código:





Firma

IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES CON VALORES SECUNDARIOS

(CÉDULA DE VALORACIÓN)

FECHA: 01 DE JUNIO DE 2018

Análisis de la Serie o Subserie Documental: 5C.5 EXPEDIENTE FISCAL


Pregunta Respuesta

Ubicación de la unidad generadora ¿Dónde se ubica institucionalmente y jerárquicamente la unidad generadora de la documentación?

Dirección General de Población de Oaxaca, en el Departamento Administrativo

¿Las funciones específicas de la unidad generadora son? Autorizar administrativamente todas las actividades que realizan los diferentes departamentos que conforman la DIGEPO.

¿Cuáles son sus características relacionadas con la función, la documentación y la información?

Registrar y actualizar los registros de trabajo en el departamento administrativo.

Información

Pregunta Respuesta

Sí No

Relación generador - función ¿Existe una relación directa entre el generador de los archivos y la función? x

¿Son expedientes de series sustantivas? x

Carácter de la función ¿La información de los documentos responde a las siguientes preguntas?: ¿Cuál? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? x

Calidad de la información: ¿Esta información existe en otros documentos? x

Nivel de detalle: ¿La información que contiene la documentación es trascendente para la institución? x

¿La documentación es de comprobación administrativa inmediata (seis meses)? x

Por su soporte: ¿La información que se encuentra en otro soporte diferente al papel, puede reproducirse con los medios existentes?

x

¿Es un documento o un objeto1 (moneda, placa, etcétera)? x 1 Si se tratara de un objeto, puede ser materia de otra disciplina, como la numismática, heráldica, diplomática, etcétera.


Pregunta Respuesta

Sí No

Duplicidad

Ubicar si es que la documentación se encuentra duplicada en otro soporte: ¿Está completo? x


¿Existe resguardo en otro tipo de soporte? x

¿Se trata de un expediente original? x


Firma

En caso de que el o los expedientes sufrieran alguna contingencia ¿Se perdió el total de expedientes que conforman la serie documental? x

¿Se pueden rescatar en otro soporte o restaurar? x Si más de 50% de las preguntas son afirmativas, posiblemente es documentación con valor permanente



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: CUENTAS BANCARIAS Código: 5C.6

Nombre: Código:







Serie:

Subserie:

Función: Archivo de comprobantes fiscales Art. 29 primer párrafo del Código Fiscal de la Federación.

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: COMPROBANTES FISCALES DIGITALES Código: 5C.7

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función: Integrar el registro y controlar el inventario de bienes muebles e inmuebles de la DIGEPO. Art. 10 fracción XIV del reglamento interno de la DIGEPO

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: CONTROL DE LA PLANTILLA VEHÍCULAR Código: 6C.1

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función: Integrar el registro y controlar el inventario de bienes muebles e inmuebles de la DIGEPO. Art. 10 fracción XIV del reglamento interno de la DIGEPO

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: CONTROL DE INVENTARIOS Código: 6C.2

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función: Declaracion inicial de situación patrimonial en cumplimiento con lo dispuesto por el art 47 fracción XIV de la ley orgánica del poder ejecutivo del

estado.

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Capitulo único título lll de la ley de responsabilidades de los servidores públicos del estado y municipios de Oaxaca

Nombre: DECLARACIONES PATRIMONIALES Código: 6C.3

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función: Los servidores públicos deberán hacer la entrega-recepción de los recursos humanos, materiales, financieros, documentos en información que

tuvieran a su cargo, Art. 7 del reglamento para la entrega-recepción de la administración pública estatal.

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: EXPEDIENTES DE ENTREGA-RECEPCION Código: 6C.4

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función:

LA FINALIDAD ES DAR UN BUEN MANEJO A LOS EXPEDIENTES, EVITANDO SU ACUMULACIÓN EN LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS, IDENTIFICANDO QUE EXPEDIENTES HAN PASADO DE FASE ACTIVA A SEMIACTIVA. (APARTADO 6.4.6 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y LA CONSERVACIÓN DE EXPEDIENTES SEMIACTIVOS, DE LOS LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL).

Clasificación:





SI NO X


Nombre(s): DANIEL MIRANDA ESPINOSA

Oficina de Adscripción: OFICINA DEL DIRECTOR

Observaciones:

Nombre: TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y SECUNDARIAS Código: 7C.1

Nombre: Código:





Firma



Serie:

Subserie:

Función: A TRAVÉS DE ESTA SERIE SE TIENE EL CONTROL DE LOS EXPEDIENTES DE LA DIGEPO, YA QUE NOS PERMITE

SABER CUÁNTOS, CUÁL ES SU UBICACIÓN Y QUE ÁREA HA GENERADO LOS EXPEDIENTES (APARTADO

6.1.2.2 INCISO L), DE LOS LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL).

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: INVENTARIOS DOCUMENTALES Código: 7C.2

Nombre: Código: X





Firma



Serie:

Subserie:

Función:

ESTABLECER Y SUPERVISAR UN SISTEMA DE CONTROL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL (ARTÍCULO 8 FRACCIÓN IV DEL REGLAMENTO INTERNO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE POBLACIÓN DE OAXACA)

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: BAJA DOCUMENTAL Código: 7C.3

Nombre: Código: X





Firma



Serie:

Subserie:

Función:

TENER CONTROL SOBRE LOS EXPEDIENTES QUE SE SOLICITAN EN CALIDAD DE PRÉSTAMO AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, PARA EVITAR UN MAL USO DE ESTOS. (ARTÍCULO 49 FRACCIÓN V DE LA LEY GENERAL DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA).

Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: CONTROL DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES Código: 7C.4

Nombre: Código: X





Firma



Serie:

Subserie:

Función:

PROPICIAR LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y LOCALIZACIÓN EXPEDITA DE LOS ARCHIVOS DE LA DIGEPO. (APARTADO 6.3 DE LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO, DE LOS LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL).

Clasificación:





SI NO X




Nombre: INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL

ARCHIVISTICOS

Código: 7C.5

Nombre: Código: X





Firma

Observaciones:



Serie:

Subserie:

Función: Mecanismo de custodia, conservación y clasificación de la información, esto de conformidad al Título Cuarto, Capitulo Segundo, articulo 19 del Reglamento Interno de la Dirección General de Población de Oaxaca.

Clasificación:





SI NO X


Nombre(s): Ayrton Adrian Fierro Reyes


Observaciones:

Nombre: Solicitudes de Información Código: 8C.1

Nombre: No aplica Código: No aplica





Firma

Ninguna



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X


Nombre(s): Ayrton Adrián Fierro Reyes


Observaciones:

Nombre: Actas de Comité de Transparencia Código: 8C.2






Firma

Ninguna



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: Recursos de Revisión Código: 8C.3






Firma

Ninguna



Serie:

Subserie:


Clasificación:





SI NO X




Observaciones:

Nombre: Índice de Clasificación de Información Código: 8C.4






Firma

Ninguna


FECHA: 28 de mayo de 2018

Serie:

Subserie:

Función:

Organizar y/o participar en eventos socio-demográficos a nivel nacional, estatal y regional, en coordinación con instituciones y organizaciones civiles (reglamento interno de la DIGEPO, Artículo 12 fracción III)

Clasificación:





SI X NO


Nombre(s): Tania Luna Hernández

Oficina de Adscripción: Departamento de Educación y Comunicación en Población

Nombre: Conmemoración del Día Mundial de Población Código: 1S.1

Nombre: Código:





Firma

Observaciones:


FECHA: 28 de mayo de 2018

Serie:

Subserie:

Función:

Proponer programas y/o estrategias de sensibilización a la población, instituciones académicas y gubernamentales, sobre los principales temas y problemas demográficos en la entidad (reglamento interno de la DIGEPO, Artículo 12 fracción VI)

Clasificación:





SI X NO




Nombre: Concurso de Dibujo Infantil y Juvenil “Fase Estatal” Código: 1S.2

Nombre: Código:





Firma

Observaciones:



Serie:

Subserie:

Función:

Promover entre los diversos sectores de la población, programas de sensibilización para el ejercicio de una paternidad responsable, libre de estereotipos y violencia de género, informando de manera clara y laica sobre los fenómenos demográficos, de salud sexual y reproductiva (reglamento interno de la DIGEPO, Artículo 12 fracción IV).

Clasificación:





SI X NO



Nombre: Grupo Estatal para la Prevención del Embarazo

Adolescente

Código: 1S.3

Nombre: Código:





Firma


Observaciones:


FECHA: 14/05/2018

Serie:

Subserie:

Función: GENERAR INFORMACIÓN Y ESTADÍSTICAS QUE PERMITAN FORMULAR DIAGNÓSTICOS SOBRE LA SITUACIÓN DEL FENÓMENO MIGRATORIO EN EL ESTADO. TITULO TERCERO DE LAS FACULTADES DEL DEPARTAMENTO DE MIGRACIÓN Y MEDIO AMBIENTE, ARTÍCULO 13 FRACCIÓN I DEL REGLAMENTO INTERNO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE POBLACIÓN DE OAXACA.

Clasificación:


Administrativo x Legal x Contable Fiscal



SI x NO


Nombre(s): REBECA PÉREZ ESCÁRCEGA

N Nombre: INVESTIGACIÓN Y DIFUSIÓN DEL FENÓMENO MIGRATORIO

Código: 2 S.1

Nombre: Código:

Pública x Reservada Confidencial Plazo de la reserva:




Firma

Oficina de Adscripción: DEPARTAMENTO DE MIGRACIÓN Y MEDIO AMBIENTE

Observaciones:

IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES CON

VALORES SECUNDARIOS (CÉDULA DE VALORACIÓN)

FECHA: 14/05/2018

Análisis de la Serie o Subserie Documental: 2 S.1 Investigación y difusión del fenómeno migratorio


Pregunta Respuesta


Departamento de Migración y Medio Ambiente

¿Las funciones específicas de la unidad generadora son? Generar información y estadísticas que permitan formular diagnósticos sobre la situación del fenómeno migratorio en el estado


Registro de actividades de investigación y difusión en materia del impacto poblacional ambiental

Información

Pregunta Respuesta

Sí No








x



Pregunta Respuesta

Sí No

Duplicidad

Firma


¿Existe otro archivo con la misma información? x




En caso de que el o los expedientes sufrieran alguna contingencia ¿Se perdió el total de expedientes que conforman la serie documental?

¿Se pueden rescatar en otro soporte o restaurar? Si más de 50% de las preguntas son afirmativas, posiblemente es documentación con valor permanente.


FECHA: 14/05/2018

Serie:

Subserie:

Función: PROMOVER, PLANEAR Y DESARROLLAR PROYECTOS Y ESTUDIOS DE INVESTIGACIÓN EN COORDINACIÓN CON

INSTITUCIONES DE DIVERSOS SECTORES PÚBLICOS Y PRIVADOS, ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL E INSTITUCIONES ACADÉMICAS, CON EL FIN DE OBTENER INFORMACIÓN PARA LA GENERACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS QUE PERMITAN FORTALECER LA ATENCIÓN INTEGRAL DEL FENÓMENO MIGRATORIO. TITULO TERCERO DE LAS FACULTADES DEL DEPARTAMENTO DE MIGRACIÓN Y MEDIO AMBIENTE, ARTÍCULO 13 FRACCIÓN II DEL REGLAMENTO INTERNO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE POBLACIÓN DE OAXACA.

Clasificación:





SI x NO



Nombre: GRUPOS INTERINSTITUCIONALES DE TRABAJO Código: 2 S.2

Nombre: Código:






Observaciones:



FECHA: 14/05/2018

Análisis de la Serie o Subserie Documental: 2 S.2 Grupos Interinstitucionales de trabajo


Pregunta Respuesta



¿Las funciones específicas de la unidad generadora son? Promover, planear y desarrollar proyectos y estudios de investigación en coordinación con instituciones de diversos sectores públicos y privados, organizaciones de la sociedad civil e instituciones académicas con el fin de obtener información para la generación de políticas públicas que permitan fortalecer la atención integral del fenómeno migratorio.


Registro de actividades de los grupos interinstitucionales de trabajo.

Información

Pregunta Respuesta

Sí No








x



Pregunta Respuesta

Firma

Sí No

Duplicidad







¿Se pueden rescatar en otro soporte o restaurar? Si más de 50% de las preguntas son afirmativas, posiblemente es documentación con valor permanente


FECHA: 14/05/2018

Serie:

Subserie:

Función: ELABORAR Y DIFUNDIR PRODUCTOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN MATERIA MEDIOAMBIENTAL EN COORDINACIÓN CON EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN Y COMUNICACIÓN EN POBLACIÓN DE LA DIGEPO PARA CONTRIBUIR CON LA EDUCACIÓN AMBIENTAL DEL CUIDADO Y RESPETO AL ENTORNO. TITULO TERCERO DE LAS FACULTADES DEL DEPARTAMENTO DE MIGRACIÓN Y MEDIO AMBIENTE, ARTÍCULO 13, FRACCIÓN VII, DEL REGLAMENTO INTERNO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE POBLACIÓN DE OAXACA.

Clasificación:





SI x NO



Nombre: REVISTA OAXACA POBLACIÓN SIGLO XXI Código: 2 S.3

Nombre: Código:






Observaciones:



FECHA: 14/05/2018

Análisis de la Serie o Subserie Documental: 2 S.3 Revista Oaxaca población Siglo XXI


Pregunta Respuesta



¿Las funciones específicas de la unidad generadora son? Validar la edición de las publicaciones de la Dirección General de Población.


Registro de actividades realizadas para la elaboración de la revista Oaxaca población Siglo XXI.

Información

Pregunta Respuesta

Sí No








x



Pregunta Respuesta

Sí No

Firma

Duplicidad









FECHA: 13/05/2018

Serie:

Subserie:

Función: ELABORAR Y DIFUNDIR PRODUCTOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN MATERIA MEDIOAMBIENTAL EN COORDINACIÓN CON EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN Y COMUNICACIÓN EN POBLACIÓN DE LA DIGEPO PARA CONTRIBUIR CON LA EDUCACIÓN AMBIENTAL DEL CUIDADO Y RESPETO AL ENTORNO. TITULO TERCERO DE LAS FACULTADES DEL DEPARTAMENTO DE MIGRACIÓN Y MEDIO AMBIENTE, ARTÍCULO 13, FRACCIÓN VII, DEL REGLAMENTO INTERNO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE POBLACIÓN DE OAXACA.

Clasificación:





SI x NO



Nombre: INVESTIGACIÓN DIFUSIÓN EN MATERIA DEL IMPACTO

POBLACIONAL AMBIENTAL

Código: 3 S.1

Nombre: Código:






Observaciones:

IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES CON

VALORES SECUNDARIOS (CÉDULA DE VALORACIÓN)

FECHA: 14/05/2018 Análisis de la Serie o Subserie Documental: 3 S.1 Investigación y difusión en

materia del impacto poblacional ambiental.


Pregunta Respuesta



¿Las funciones específicas de la unidad generadora son? Elaborar y difundir productos de información y comunicación en materia medioambiental en coordinación con el Departamento de Educación y comunicación en población de la DIGEPO para contribuir con la educación ambiental del cuidado y respeto al entorno.


Registro de actividades de actividades realizadas para investigación y difusión en materia del impacto poblacional ambiental

Información

Pregunta Respuesta

Sí No








x



Pregunta Respuesta

Sí No

Duplicidad

Firma










Serie:

Subserie:

Función:

Ejecutar investigaciones socio demográficas que contribuyan a diseñar políticas públicas para la planeación del desarrollo estatal, regional y municipal (reglamento interno de la DIGEPO, Artículo 14 fracción I).

Clasificación:





SI X NO


Nombre(s): Lenin Alexis García Vargas

Oficina de Adscripción: Departamento de Investigación en Población

Hoja de datos demográfica Código: 4S.1

Nombre: Código:





Observaciones:



Serie:

Subserie:

Función:

Proponer los mecanismos necesarios para la custodia, conservación y clasificación de la información, de conformidad con la legislación aplicable en materia (reglamento interno de la DIGEPO, Artículo 19 fracción V).

Clasificación:





SI X NO




Nombre: Inventario del centro de documentación Código: 4S.2

Nombre: Código:





Firma

Observaciones:

IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y/O SUBSERIES DOCUMENTALES CON VALORES SECUNDARIOS (CÉDULA DE VALORACIÓN)


Análisis de la Serie o Subserie Documental: 4S.2 Inventario del centro de documentación


Pregunta Respuesta

Ubicación de la unidad generadora

¿Dónde se ubica institucionalmente y jerárquicamente

la unidad generadora de la documentación?

Dirección General de Población de Oaxaca, Departamento de

Investigación en Población, dependiente de la Dirección General

de la DIGEPO.

¿Las funciones específicas de la unidad generadora son? Generar Información Sociodemográfica sobre el Estado de

Oaxaca.

¿Cuáles son sus características relacionadas con la

función, la documentación y la información?

Generar datos estadísticos y mantener actualizada la

información sociodemográfica de Oaxaca.

Información

Pregunta Respuesta

Sí No

Relación generador - función

¿Existe una relación directa entre el generador de los archivos y la función? X

¿Son expedientes de series sustantivas? X

Carácter de la función

¿La información de los documentos responde a las siguientes preguntas?: ¿Cuál? ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? X

Calidad de la información:

¿Esta información existe en otros documentos? X

Nivel de detalle:

¿La información que contiene la documentación es trascendente para la institución? X

¿La documentación es de comprobación administrativa inmediata (seis meses)? X

Por su soporte:

¿La información que se encuentra en otro soporte diferente al papel, puede reproducirse con los medios

existentes?

X

¿Es un documento o un objeto1 (moneda, placa, etcétera)? X 1 Si se tratara de un objeto, puede ser materia de otra disciplina, como la numismática, heráldica, diplomática, etcétera.


Pregunta Respuesta

Sí No

Duplicidad

Ubicar si es que la documentación se encuentra duplicada en otro soporte:

¿Está completo? X

Firma


¿Existe resguardo en otro tipo de soporte? X

¿Se trata de un expediente original? X


En caso de que el o los expedientes sufrieran alguna contingencia

¿Se perdió el total de expedientes que conforman la serie documental? X

¿Se pueden rescatar en otro soporte o restaurar? X Si más de 50% de las preguntas son afirmativas, posiblemente es documentación con valor permanente.



Serie:

Subserie:

Función:

Implementar los mecanismos necesarios para mantener actualizado y detallado, el registro de las solicitudes de acceso a información (reglamento interno de la DIGEPO, Artículo 19 fracción IV).

Clasificación:





SI X NO




Observaciones:

Nombre: Servicio de consulta de información Código: 4S.3

Nombre: Código:





Firma

FONDO: DIRECCIÓN GENERAL DE POBLACIÓN DE OAXACA

SECCIÓN: 1C DIRECTIVA Y GESTIÓN

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL PLAZOS DE CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONE

S

INFORMACIÓN

C

ÓD

IGO

NOMBRE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIAS BAJA CONSERVACIÓN

TOTAL MUESTRA

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

A

CIÓ

N

TOTA

L

1C.1 CONTROL DE CORRESPONDENCIA

X X 1 2 3 X

1C.2 INFORMES

INTERINSTITUCIONALES X X 1 2 3 X

1C.3 ACTAS X X 1 2 3 X


SECCIÓN: 2C ASUNTOS JURÍDICOS


S

INFORMACIÓN

C

ÓD

IGO

NOMBRE

VALORES PRIMARIOS


TOTAL MUESTRA

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

A

CIÓ

N

TOTA

L

2C.1 JUICIOS X X 5 3 8 X

SECCIÓN: 3C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN


S

INFORMACIÓN

C

ÓD

IGO

NOMBRE

VALORES PRIMARIOS


TOTAL MUESTRA

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

3C.1 REGISTRO

FOTOGRAFICO X 1 1 2 X

3C.2 PRONTUARIOS

ESTADISTICOS Y GEOGRAFICOS

X 1 1 2 X

FONDO: DIRECCION GENERAL DE POBLACION DE OAXACA

SECCION: 4C RECURSOS HUMANOS


SECCIÓN: 5C RECURSOS FINANCIEROS

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL PLAZOS DE CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL OBSERVACIONES INFORMACIÓN

CÓDIGO NOMBRE

VALORES PRIMARIOS VIGENCIAS

BA

JA

CO

NSE

RV

AC

IÓN

TO

TAL

MU

ESTR

A

PER

IOD

O D

E R

ESER

VA

CO

NFI

DEN

CIA

L

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

4C.1 EXPEDIENTES PERSONALES X X 1 AÑOS 2 AÑOS 3 AÑOS X ART. 56, 58 Y 62 LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA PARA EL ESTADO DE OAXACA.

X

4C.2 CONTROL DE ASISTENCIA E INCIDENCIAS

X X 1 AÑO 2 AÑOS 3 AÑOS X

4C.3 COMPROBANTES FISCALES DIGITALES E IMPRESOS DE NOMINA

X X X 1 AÑO 5 AÑOS 6 AÑOS X ART. 56, 58 Y 62 LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA PARA EL ESTADO DE OAXACA.

X

4C.4 EXPEDIENTE PATRONAL IMSS E INFONAVIT X X 1 AÑOS 5 AÑOS 6 AÑOS X


X

4C.5 CAPACITACIONES AL PERSONAL X 1 AÑO 2 AÑOS 3 AÑOS X

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL PLAZOS DE CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

CÓDIGO NOMBRE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIAS

BAJA

CONSERVACIÓN TOTAL

MUESTRA

PERIODO DE

RESERVA

CONFI-DENCIAL

AD

MIN

IST

RA

TIV

O

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

5C.1 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL X X 1 AÑOS 5 AÑO 6 AÑOS X

5C.2 PRESUPUESTO X X 1 AÑOS 5 AÑO 6 AÑOS X

5C.3 CONTABILIDAD

5C.3.1 POLIZAS DE DIARIO X X X 2 AÑOS 5 AÑOS 7 AÑOS X

5C.3.2 POLIZAS DE INGRESOS X X X 2 AÑOS 5 AÑOS 7 AÑOS X

5C.3.3 POLIZAS DE EGRESOS X X X 2 AÑOS 5 AÑOS 7 AÑOS X

ART. 56, 58 Y 62 LEY DE TRANSPARENCIA Y

ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

PARA EL ESTADO DE OAXACA.

X

5C.4 ESTADOS FINANCIEROS

5C.4.1 MENSUALES X X X 2 AÑOS 5 AÑOS 7 AÑOS X

5C.4.2 TRIMESTRALES X X X 2 AÑOS 5 AÑOS 7 AÑOS X


SECCIÓN: 5C RECURSOS FINANCIEROS


OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

CÓDIGO NOMBRE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIAS

BAJA

CONSER-VACIÓN TOTAL

MUESTRA

PERIODO DE

RESERVA

CONFI-DENCIAL

AD

MIN

IST

RA

TIV

O

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

5C.4.3 ANUALES X X X 2 AÑOS 5 AÑOS 7 AÑOS X

5C.4.4 PUBLICACION DE OFICIAL DE ESTADOS FINANCIEROS

X X X 2 AÑOS 5 AÑOS 7 AÑOS X

5C.5 EXPEDIENTE FISCAL X X X 6 AÑOS 4 AÑOS 10

AÑOS X

5C.6 CUENTAS BANCARIAS

X X X 2 AÑOS 5 AÑOS 7 AÑOS X

5C.7 COMPROBANTES FISCALES

DIGITALES X X X 1 AÑOS 5 AÑOS 6 AÑOS X


SECCIÓN: 6C RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL

PLAZOS DE CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL

OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

CÓDIGO NOMBRE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIAS

BAJA CONSERVACIÓN

TOTAL MUESTRA

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

IST

RA

TIV

O

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IV

O D

E TR

ÁM

IT

E A

RC

HIV

O D

E

CO

NC

ENTR

AC

IÓ

N

TOTA

L

6C.1 CONTROL DE LA

PLANTILLA VEHICULAR

X X 1 5 6 X

6C.2 CONTROL DE INVENTARIOS

X X 1 5 6 X

6C.3 DECLARACIONES PATRIMONIALES

X X 1 5 6 X

6C.4 ENTREGA-

RECEPCION X X 1 5 6 X


SECCIÓN: 7C ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO


OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

CÓDIGO NOMBRE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIAS

BAJA

CONSERVACIÓN TOTAL

MUESTRA

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

7C.1 TRANSFERENCIAS

PRIMARIAS Y SECUNDARIAS

X X 1 3 4 X

7C.2 INVENTARIOS

DOCUMENTALES X X 1 3 4 X

7C.3 BAJA DOCUMENTAL X X 1 3 4 X

7C.4 CONTROL DE

PRESTAMO DE EXPEDIENTES

X X 1 3 4 X

7C.5

INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y

CONTROL ARCHIVISTICO

X X 1 3 4 X


SECCIÓN: 8C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN



OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

CÓDIGO NOMBRE

VALORES PRIMARIOS


TOTAL MUESTRA

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

8C.1 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN

X X 2 3 5 X

8C.2 ACTAS DEL COMITÉ DE

TRANSPARENCIA X X 2 3 5 X

8C.3 RECURSOS DE

REVISIÓN X X 2 3 5 X

8C.4 ÍNDICE DE

CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

X X 2 3 5 X


SECCIÓN: 1S EDUCACIÓN Y COMUNICACIÓN EN POBLACIÓN



OBSERVACIONES

INFORMACIÓN

CÓDIGO

NOMBRE

VALORES PRIMARIOS


TOTAL MUESTRA

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

A

CIÓ

N

TOTA

L

1S.1 CONMEMORACIÓN DEL DÍA MUNDIAL

DE POBLACIÓN

X 1 2 3 X

1S.2

CONCURSO DE DIBUJO INFANTIL Y

JUVENIL “FASE ESTATAL”

X 1 2 3 X

1S.3

GRUPO ESTATAL PARA LA

PREVENCIÓN DEL EMBARAZO

ADOLESCENTE

X 1 2 3 X


SECCIÓN: 2S INFORMACION DE LA POBLACION MIGRANTE ESTATAL



CÓDIGO

NOMBRE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIAS

B

C

M

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

2S.1 INVESTIGACION Y DIFUSION EN MATERIA MIGRATORIA ESTATAL

X X 1 2 3 X

2S.2 GRUPOS INTERINSTITUCIONALES DE TRABAJO X X 1 2 3 X

2S.3 REVISTA OAXACA POBLACIÓN SIGLO XXI X X 1 2 3 X


SECCIÓN: 3S INFORMACION DEL IMPACTO AMBIENTAL A LA POBLACION



CÓDIGO

NOMBRE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIAS

B

C

M

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

3S.1 INVESTIGACION Y DIFUSION EN MATERIA DEL IMPACTO POBLACIONAL AMBIENTAL

X X 1 2 3 X


SECCIÓN: 4S ESTUDIOS DE INVESTIGACIÓN EN POBLACIÓN



CÓDIGO

NOMBRE

VALORES PRIMARIOS

VIGENCIAS

B

C

M

PERIODO DE RESERVA

CONFIDENCIAL

AD

MIN

ISTR

ATI

VO

LEG

AL

FISC

AL

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

CO

NC

ENTR

AC

IÓN

TOTA

L

4S.1 HOJA DE DATOS DEMOGRAFICA X 1 2 3 X

4S.2 INVENTARIO DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN X X 1 1 2 X

4S.3 SERVICIO DE CONSULTA DE INFORMACIÓN X 1 1 2 X

Documents

· Movimientos afiliatorios ante el IMSS del personal de la Dirección General de Población de Oaxaca. Con fundamento en el Artículo 15 Fracc. I de la Ley del Seguro Social. Clasificación: