Nagu 360

ESCUELA NACIONAL DE CONTROLESCUELA NACIONAL DE CONTROL

COMUNICACIÓN DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOSHALLAZGOS

CPC. NÉSTOR RAFAEL CPC. NÉSTOR RAFAEL ARÉVALO MORÁNARÉVALO MORÁN

LIMA JULIO 2007LIMA JULIO 2007

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOSCOMUNICACIÓN DE HALLAZGOSCONTENIDOCONTENIDO

1.1. IntroducciónIntroducción2.2. Base LegalBase Legal3.3. ¿Qué es un hallazgo?¿Qué es un hallazgo?4.4. Origen del hallazgoOrigen del hallazgo5.5. Características del hallazgoCaracterísticas del hallazgo6.6. Proceso de comunicación de hallazgosProceso de comunicación de hallazgos7.7. Documentación utilizada para Comunicación de Documentación utilizada para Comunicación de

hallazgoshallazgos8.8. Plazos en la comunicación de hallazgosPlazos en la comunicación de hallazgos9.9. Excepción a la comunicación de hallazgos.Excepción a la comunicación de hallazgos.10.10. Evaluación de Comentarios y AclaracionesEvaluación de Comentarios y Aclaraciones11.11. Comentarios del AuditorComentarios del Auditor12.12. Identificación de Responsables y de Responsabilidad Identificación de Responsables y de Responsabilidad

AsignadaAsignada13.13. Material de lecturaMaterial de lectura14.14. Modelos y Casos PrácticosModelos y Casos Prácticos

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOSCOMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

1.1. IntroducciónIntroducción– Proceso que permite el derecho a Proceso que permite el derecho a

la defensa de las personas.la defensa de las personas.– Proceso de suma importancia, Proceso de suma importancia,

cuyo incumplimiento anula el cuyo incumplimiento anula el proceso de la auditoria.proceso de la auditoria.

– El incumplimiento de alguna de El incumplimiento de alguna de sus fases acarrea responsabilidad sus fases acarrea responsabilidad en el auditor gubernamental y en el auditor gubernamental y vicia el proceso de la auditoria.vicia el proceso de la auditoria.


2.2. Base LegalBase Legal– Resolución de Contraloría N° 259-Resolución de Contraloría N° 259-

2000-CG, publicada el 2000-CG, publicada el 13.Dic.2000.13.Dic.2000.

– Resolución de Contraloría N° 141-Resolución de Contraloría N° 141-99-CG, publicada el 29.Dic.1999.99-CG, publicada el 29.Dic.1999.

– Resolución de Contraloría N° 112-Resolución de Contraloría N° 112-97-CG, publicada el 22.Jun.1997.97-CG, publicada el 22.Jun.1997.

– Resolución de Contraloría N° 162-Resolución de Contraloría N° 162-95-CG, publicada el 26.Set.1995.95-CG, publicada el 26.Set.1995.


3.3. Qué es un Hallazgo?Qué es un Hallazgo?Según las NAGU 3.60:Según las NAGU 3.60:

– ““Para los efectos de esta Para los efectos de esta norma, los hallazgos se norma, los hallazgos se refieren a refieren a presuntaspresuntas deficiencias o deficiencias o irregularidades identificadas irregularidades identificadas como resultado de la como resultado de la aplicación de procedimientos aplicación de procedimientos de control gubernamental de control gubernamental empleadosempleados”.”.


3.3. Qué es un HallazgoQué es un Hallazgo??Según el MAGU:Según el MAGU:

– ““Son asuntos que llaman la atención del Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión, deben auditor y que en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa, que podrían afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información resumir y reportar información financiera, de acuerdo con las financiera, de acuerdo con las aseveraciones efectuadas por la aseveraciones efectuadas por la gerencia en los estados financieros. gerencia en los estados financieros. Pueden referirse a diversos aspectos de Pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, tales la estructura de control interno, tales como ambiente de control, sistema de como ambiente de control, sistema de contabilidad y procedimientos de contabilidad y procedimientos de controcontrol”.l”.


3.3. Qué es un HallazgoQué es un Hallazgo??– Presunta deficiencia o Presunta deficiencia o

irregularidad de índole irregularidad de índole administrativo u operativo, administrativo u operativo, debido al incumplimiento de debido al incumplimiento de procesos, funciones, procesos, funciones, responsabilidades, deberes, responsabilidades, deberes, atribuciones, tareas, encargos.atribuciones, tareas, encargos.

– Presunto incumplimiento de Presunto incumplimiento de normativa interna o externa.normativa interna o externa.

– Presunto incumplimiento de Presunto incumplimiento de documentos administrativos.documentos administrativos.

– Presunto incumplimiento de Presunto incumplimiento de cláusulas contractuales, cláusulas contractuales, laborales, comerciales.laborales, comerciales.


4.4. Origen del HallazgoOrigen del Hallazgo– En cualquier etapa de la En cualquier etapa de la

acción de control.acción de control.– Producto de la aplicación de Producto de la aplicación de

procedimientos de auditoria.procedimientos de auditoria.– Por denuncias.Por denuncias.– Solicitud expresa de la Alta Solicitud expresa de la Alta

Dirección.Dirección.


5.5. Características del Características del HallazgoHallazgo

– Formulación y Comunicación Formulación y Comunicación en función a los en función a los principiosprincipios del control gubernamental.del control gubernamental.

ART. 9° PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL

a) Universalidad, k) La materialidad,b) El carácter integral, l) El carácter selectivo del control,c) La autonomía funcional, ll) La presunción de licitud,d) El carácter permanente, m) El acceso a la información,e) El carácter técnico y n) La reserva,

especialidad del control, o) La continuidad,f) La legalidad, p) La publicidad,g) El debido proceso de control, q) la participación ciudadana, y,h) La eficiencia, eficacia y economía, r) La flexibilidad.i) La oportunidad,j) La objetividad,

SON DE OBSERVANCIA OBLIGATORIAPOR LOS ÓRGANOS DE CONTROL.



– Revelarán necesariamenteRevelarán necesariamente::• Sumilla.Sumilla.• Situación o hecho detectado Situación o hecho detectado

((condicióncondición).).• La norma, disposición o La norma, disposición o

parámetro de medición parámetro de medición transgredido (transgredido (criteriocriterio).).

• El resultado adverso o riesgo El resultado adverso o riesgo potencial identificado (potencial identificado (efectoefecto).).



– Revelarán necesariamenteRevelarán necesariamente::• Razón que motivó el hecho o Razón que motivó el hecho o

incumplimiento establecido incumplimiento establecido ((causacausa) ) cuando haya sido cuando haya sido identificadaidentificada

• Identificación de los Identificación de los Responsables, precisando su Responsables, precisando su participación (Directa o participación (Directa o indirecta), y la norma indirecta), y la norma presuntamente incumplida.presuntamente incumplida.



– MaterialidadMaterialidad o importancia o importancia relativa.relativa.

– La La vinculaciónvinculación a la a la participación participación y y competenciacompetencia personal del destinatario.personal del destinatario.



– Redacción: Lenguaje Redacción: Lenguaje sencillo, Fácilmente sencillo, Fácilmente entendible.entendible.

– Que refiera a su contenido Que refiera a su contenido en forma objetiva, concreta en forma objetiva, concreta y concisa.y concisa.


6.6. Proceso de Comunicación de Proceso de Comunicación de HallazgosHallazgos

– Proceso de comunicación de Proceso de comunicación de presuntaspresuntas deficiencias o deficiencias o irregularidades a las personas irregularidades a las personas comprendidas en los mismos, con comprendidas en los mismos, con el objeto de brindarles la el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios aclaraciones o comentarios debidamente documentados.debidamente documentados.


6.6. Proceso de Comunicación Proceso de Comunicación de Hallazgosde Hallazgos

– En la fase de En la fase de ejecuciónejecución la la Comisión Auditora comunica Comisión Auditora comunica oportunamenteoportunamente los los Hallazgos a las personas Hallazgos a las personas comprendidas en los comprendidas en los mismos.mismos.



– El Hallazgo se comunicará a El Hallazgo se comunicará a las personas comprendidas las personas comprendidas en el mismo: en el mismo: • Funcionarios o servidores.Funcionarios o servidores.

• Ex Funcionarios o servidores.Ex Funcionarios o servidores.



– Se efectúa por escrito.Se efectúa por escrito.– La entrega al destinatario es La entrega al destinatario es

directa y reservada.directa y reservada.– Debe acreditarse la Debe acreditarse la

recepción correspondiente.recepción correspondiente.



– De no encontrarse la De no encontrarse la persona a quien se le está persona a quien se le está comunicando un hallazgo se comunicando un hallazgo se le dejará una notificación le dejará una notificación para que se apersone a para que se apersone a recabar el hallazgo en un recabar el hallazgo en un plazo de dos (2) días hábiles.plazo de dos (2) días hábiles.


6.6. Proceso de comunicación de Proceso de comunicación de hallazgoshallazgos

– En caso de no apersonarse, o, no En caso de no apersonarse, o, no ser ubicada la persona ser ubicada la persona comprendida en el hallazgo:comprendida en el hallazgo:• Serán citados para recabarlo en igual Serán citados para recabarlo en igual

plazo: dos (2) días.plazo: dos (2) días.• Mediante publicación en el Diario Mediante publicación en el Diario

Oficial El Peruano, por una sola vez.Oficial El Peruano, por una sola vez.• O diario de mayor circulación en la O diario de mayor circulación en la

localidad donde se halle la entidad localidad donde se halle la entidad auditada.auditada.



– Los hallazgos podrán ser Los hallazgos podrán ser recabados personalmente o a recabados personalmente o a través de representante través de representante debidamente acreditado debidamente acreditado mediante carta poder con firma mediante carta poder con firma legalizada.legalizada.

– Vencido el plazo otorgado para Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos se tendrá recabar los hallazgos se tendrá por agotado el procedimiento de por agotado el procedimiento de comunicación de los mismos.comunicación de los mismos.



– El inicio del proceso de comunicación de El inicio del proceso de comunicación de hallazgo será puesto oportunamente en hallazgo será puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el propósito que este auditada, con el propósito que este disponga que por las áreas disponga que por las áreas correspondientes se presten las correspondientes se presten las facilidades pertinentes que pudieran facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios aclaraciones o comentarios documentados.documentados.

– La comunicación cursada por la La comunicación cursada por la Comisión Auditora servirá como Comisión Auditora servirá como acreditación.acreditación.


7.7. Documento utilizado para Documento utilizado para comunicar hallazgoscomunicar hallazgos

– OficioOficio, cuando la comunicación de , cuando la comunicación de hallazgos está dirigida a personas que hallazgos está dirigida a personas que no laboran en la entidad auditada no laboran en la entidad auditada (auditores OCI y de la CGR).(auditores OCI y de la CGR).

– MemorandosMemorandos, cuando la comunicación , cuando la comunicación de hallazgos está dirigida a personas de hallazgos está dirigida a personas que laboran en la entidad auditada que laboran en la entidad auditada (auditores OCI y de la CGR).(auditores OCI y de la CGR).

– CartasCartas, cuando la comunicación de , cuando la comunicación de hallazgos es efectuada por una hallazgos es efectuada por una Sociedad de Auditoria.Sociedad de Auditoria.

– Suscritos por Jefe de Comisión o Suscritos por Jefe de Comisión o Supervisor.Supervisor.


8.8. Plazos en la comunicación de Plazos en la comunicación de hallazgoshallazgos

– En los documentos utilizados para En los documentos utilizados para cursar hallazgos se señalará el plazo cursar hallazgos se señalará el plazo perentorio para la recepción de las perentorio para la recepción de las aclaraciones o comentarios que deberán aclaraciones o comentarios que deberán formular individualmente las personas formular individualmente las personas comprendidas.comprendidas.

– El plazo será establecido por la Comisión El plazo será establecido por la Comisión Auditora, teniendo en cuenta:Auditora, teniendo en cuenta:

• La naturaleza del hallazgo.La naturaleza del hallazgo.• El alcance de la acción de control.El alcance de la acción de control.• Si la persona labora o no en la entidad Si la persona labora o no en la entidad

auditada.auditada.



– El plazo que debería asignar la Comisión El plazo que debería asignar la Comisión Auditora no debe ser menor de dos (2) Auditora no debe ser menor de dos (2) años ni mayor de cinco (5) días hábiles, años ni mayor de cinco (5) días hábiles, más el término de la distancia.más el término de la distancia.

– Excepcionalmente el citado plazo se Excepcionalmente el citado plazo se prorrogará por única vez y hasta por prorrogará por única vez y hasta por tres (3) días hábiles, en casos tres (3) días hábiles, en casos debidamente justificados por el debidamente justificados por el solicitante.solicitante.

– Se entenderá que el pedido ha sido Se entenderá que el pedido ha sido aceptado a la recepción de la solicitud, aceptado a la recepción de la solicitud, salvo expresa denegación.salvo expresa denegación.



– Debe precisarse que de no recibir Debe precisarse que de no recibir respuesta dentro de los plazos o respuesta dentro de los plazos o fuera de ellos, este hecho será fuera de ellos, este hecho será revelado en el informe respectivo.revelado en el informe respectivo.

– El auditor no está en la obligación El auditor no está en la obligación de evaluar los comentarios de evaluar los comentarios recibidos fuera del plazo recibidos fuera del plazo establecido.establecido.


9.9. Excepción a la Excepción a la comunicación de hallazgoscomunicación de hallazgos

– Únicamente bajo Únicamente bajo responsabilidad de la responsabilidad de la Comisión Auditora y previa Comisión Auditora y previa autorización del nivel autorización del nivel gerencial correspondiente, gerencial correspondiente, podrá exceptuarse la podrá exceptuarse la comunicación de hallazgos.comunicación de hallazgos.


9.9. Excepción a la comunicación Excepción a la comunicación de hallazgosde hallazgos

– Se dará en los casos que:Se dará en los casos que:• Exista absoluta certeza en cuanto a Exista absoluta certeza en cuanto a

la comisión, tipicidad, sustento e la comisión, tipicidad, sustento e identificación de los presuntos identificación de los presuntos responsables, que la citada responsables, que la citada comunicación resultaría irrelevante.comunicación resultaría irrelevante.

• En dicho caso debe emitirse de En dicho caso debe emitirse de inmediatoinmediato el informe Especial para su el informe Especial para su remisión a las autoridades remisión a las autoridades competentes. competentes.


10. 10. Evaluación de Comentarios y Evaluación de Comentarios y AclaracionesAclaracionesTodos los comentarios y Todos los comentarios y aclaraciones (sin excepción) aclaraciones (sin excepción) recibidos por el Auditor dentro recibidos por el Auditor dentro de los plazos establecidos de los plazos establecidos serán evaluados técnica, serán evaluados técnica, objetiva e imparcialmente en objetiva e imparcialmente en función a los hechos función a los hechos observados y a la evidencia observados y a la evidencia alcanzada.alcanzada.


10. 10. Evaluación de Comentarios y AclaracionesEvaluación de Comentarios y AclaracionesLos comentarios y aclaraciones “son las respuestas brindadas a la comunicación de los hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observación, las mismas que en lo esencial y sucintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicandose, en su caso, si se acompaño documentación sustentatoria pertinente”.

Ref. extraído de la NAGU 4.40, Numeral 3 de II Observaciones.


10. 10. Evaluación de Comentarios y Evaluación de Comentarios y AclaracionesAclaraciones

“De no haberse dado respuesta a la comunicación de hallazgos o de haber sido ésta extemporánea, se referenciará tal circunstacia”.”.

Ref. extraído de la NAGU 4.40, Numeral 3 de II Observaciones


10. 10. Evaluación de Comentarios y Evaluación de Comentarios y AclaracionesAclaracionesLas evaluaciones de los Las evaluaciones de los comentarios y aclaraciones comentarios y aclaraciones serán llevadas a cabo por los serán llevadas a cabo por los Auditores que determinaron el Auditores que determinaron el hallazgo de Auditoría.hallazgo de Auditoría.

La supervisión de los La supervisión de los comentarios y aclaraciones es comentarios y aclaraciones es responsabilidad del Jefe de responsabilidad del Jefe de Comisión.Comisión.


10. 10. Evaluación de Comentarios y Evaluación de Comentarios y AclaracionesAclaracionesLa evaluación de comentarios La evaluación de comentarios y aclaraciones debe constar en y aclaraciones debe constar en Cédulas de Trabajo.Cédulas de Trabajo.

La Cédula de Trabajo (según La Cédula de Trabajo (según modelo adjunto) será manual o modelo adjunto) será manual o mecanizada (word, excel, etc)mecanizada (word, excel, etc)


10. 10. Evaluación de Evaluación de Comentarios y Comentarios y AclaracionesAclaraciones

El Auditor debe incluir los El Auditor debe incluir los comentarios y aclaraciones comentarios y aclaraciones verbales (uso de la verbales (uso de la palabra), siempre y cuando palabra), siempre y cuando se acompañen de se acompañen de evidencias.evidencias.


10. 10. Evaluación de Evaluación de Comentarios y Comentarios y AclaracionesAclaracionesDe existir indicios De existir indicios razonables de comisión de razonables de comisión de delito, la evaluación de delito, la evaluación de aclaraciones y comentarios aclaraciones y comentarios debe ser asumida por el debe ser asumida por el Abogado asignado a la Abogado asignado a la comisión de Auditoría.comisión de Auditoría.


11. 11. Comentarios del AuditorComentarios del AuditorEs el resultado del análisis Es el resultado del análisis realizado por la comisión realizado por la comisión auditora sobre los comentarios auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y y/o aclaraciones y documentación presentada por documentación presentada por el personal comprendido en los el personal comprendido en los hallazgos.hallazgos.

Debe sustentarse los Debe sustentarse los argumentos invocados y argumentos invocados y consignarse la opinión consignarse la opinión resultante de dicha evaluaciónresultante de dicha evaluación..


11. 11. Comentarios del AuditorComentarios del AuditorEl Auditor Gubernamental al El Auditor Gubernamental al momento de llevar a cabo esta momento de llevar a cabo esta labor no debe olvidarse de la labor no debe olvidarse de la objetividad e imparcialidad de objetividad e imparcialidad de los argumentos esgrimidos por los argumentos esgrimidos por los presuntos responsables del los presuntos responsables del hallazgo.hallazgo.

Debe abstenerse de emitir Debe abstenerse de emitir opiniones de cualquier índole o opiniones de cualquier índole o juicios de valor.juicios de valor.


11. 11. Comentarios del AuditorComentarios del AuditorLa opinión del Auditor se La opinión del Auditor se incluirá después de la incluirá después de la evaluación de los comentarios y evaluación de los comentarios y aclaraciones presentadas.aclaraciones presentadas.

Inmediatamente se identificará Inmediatamente se identificará a los responsables y las a los responsables y las responsabilidades asignadas a responsabilidades asignadas a cada uno de ellos. cada uno de ellos.


12. 12. Identificación de responsables y de Identificación de responsables y de responsabilidadresponsabilidad

Según la Ley N° 27785, artículo 11, Según la Ley N° 27785, artículo 11, responsabilidades y sanciones derivadas del responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control, señala lo siguiente: “Cuando proceso de control, señala lo siguiente: “Cuando en el informe respectivo se identifiquen en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean éstas de naturaleza responsabilidades, sean éstas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquellas autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a ley, adoptarán competentes de acuerdo a ley, adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción, e iniciarán, aplicación de la respectiva sanción, e iniciarán, ante el fuero respectivo, aquellas de orden legal ante el fuero respectivo, aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada”.responsabilidad señalada”.

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