OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL - portoviejo.gob.ec Procedi… · (Acuerdo Ministerial No. 6987 del Ministerio del Interior, Art. 26) ESPACIO PÚBLICO: Se llama espacio público, al espacio

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Procedimiento para la Emisión del Permiso de Ocupación de Espacio Público PRO-DAOTGS-010

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO

GESTIÓN DE DESARROLLO

TERRITORIAL

GESTIÓN DE AVALÚOS,

ORDENAMIENTO

TERRITORIAL Y GESTIÓN DE

SUELO

GESTIÓN DEL SUELO

PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION DEL PERMISO DE OCUPACION DE ESPACIO PUBLICO

ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN DE AVALÚOS, ORDENAMIENTO

TERRITORIAL Y GESTIÓN DE SUELO

VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0

CÓDIGO PRO-DAOTGS-010

2. OBJETIVO

Normalizar el procedimiento para la emisión de permisos para ocupación de espacio público

y de permisos para eventos públicos y privados, con el fin de otorgarlos bajo un criterio

técnico para el Cantón Portoviejo.

3. ALCANCE

El presente procedimiento aplica a todas las solicitudes de ocupación del espacio público y de

eventos públicos y privados del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón

Portoviejo.

4. BASE LEGAL

Constitución de la República del Ecuador

Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD)

Ley Orgánica de Ordenamiento Territorial, Uso y Gestión de Suelo (LOOTUGS)

Ley Orgánica de Tierras Rurales y Territorios Ancestrales

Código Civil

Manual de Políticas de Catastro

Ordenanza reformatoria a la Ordenanza que regula la utilización u ocupación del espacio

público o la vía pública y el espacio aéreo municipal, suelo y subsuelo, por la colocación

de estructuras, postes y tendido de redes pertenecientes a personas naturales o

jurídicas privadas dentro del cantón Portoviejo.

Resolución No. SGR-151-2016: "Normativa de Gestión de Riesgos para la aplicación en

espectáculos o eventos de concentración masiva".

Ordenanza Municipal. Cantón Portoviejo: Para la reconstrucción de Portoviejo: medidas

emergentes.

Registro Oficial No. 524 17 de junio de 2015: Ordenanza que crea y regula la tasa de

recolección de basura, aseo público y saneamiento ambiental.

Leyes conexas

5. REGLAS INTERNAS

5.1. Las normas generales y procedimientos establecidos en este documento son de

aplicación obligatoria para todos los servidores involucrados del GAD Portoviejo y

Empresas Públicas Municipales.

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5.2. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución,

será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con

las leyes y normas vigentes.

5.3. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de

incluir los cambios que se produzcan con efecto de la actualización de las leyes, normas,

ordenanzas y políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en le GAD

Portoviejo.

5.4. Los Analistas, Inspectores, Supervisores, Comisario y Técnicos deberán portar

obligatoriamente, durante el cumplimiento de su trabajo, su credencial de identificación

en un lugar visible sobre el uniforme.

5.5. En todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo

dispuesto en las normativas inmersas vigentes.

6. POLÍTICAS

6.1. Conocer y entender este procedimiento antes de aplicarlo en el GAD Municipal de

Portoviejo.

6.2. Cuando se trate de emitir un permiso de ocupación de espacio público para proyectos

de infraestructura telefónica, digital, internet y afines, a la inspección debe acudir un

técnico de la Unidad de Redes de la Dirección de Control Territorial, para que pueda

emitir el informe correspondiente.

6.3. Cada uno de los informes de inspección al espacio público deben realizarse con el

análisis previo correspondiente a leyes y ordenanzas aplicables.

6.4. Expedir informes técnicos de riesgo y uso de suelo, es decir, documentos habilitantes

para proceder a la otorgación del informe de viabilidad para el uso y ocupación del

espacio público.

6.5. Brindar la seguridad integral a la ciudadanía antes, durante y después de la ejecución del

evento a desarrollar.

6.6. Vigilar que se cumplan las recomendaciones mencionadas en los informes técnicos de

las áreas involucradas.

6.7. Asegurar el buen uso del espacio público para la otorgación de permisos provisionales

para el desarrollo de eventos de concentración masiva.

7. DEFINICIONES

AFORO: Número máximo de asistentes autorizados por evento.

ESPECTÁCULO O EVENTO DE CONCENTRACIÓN MASIVA: Se considera espectáculo o evento

de concentración masiva todo acontecimiento organizado con o sin fines de lucro, a fin de

congregar a personas, producto de una convocatoria individual o colectiva, abierta, general e

indiferenciada, para presencia una actuación, representación, exhibición o proyección de

naturaleza artística, cultural o deportiva ofrecida por un empresario, por actores, por artistas

o cualesquiera otros ejecutantes. (Acuerdo Ministerial No. 6987 del Ministerio del Interior,

Art. 26)

ESPACIO PÚBLICO: Se llama espacio público, al espacio de propiedad pública (estatal),

dominio y uso público. Es el lugar donde cualquier persona tiene el derecho a circular en paz

y armonía, donde el paso no puede ser restringido por criterios de propiedad privada, y

excepcionalmente por reserva gubernamental. Abarca, por regla general, las vías de tránsito

o circulación abiertas: calles, plazas, carreteras; así como amplias zonas de los edificios

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públicos, como las bibliotecas, escuelas, hospitales, estaciones; o los jardines, parques y

espacios naturales, cuyo suelo es de propiedad pública.

ESPECTADOR: Asistente a los espectáculos o eventos de concentración masiva.

PLAN DE CONTINGENCIA: Aquella que, como consecuencia de una o más deficiencias físicas

como mentales, intelectuales o sensoriales, con independencia de la causa que la hubiera

originado, ve restringida permanentemente su capacidad biológica, psicológica y asociativa

para ejercer una o más actividades esenciales de la vida diaria, en la proporción que

establece el reglamento.

PUESTO DE MANDO UNIFICADO (PMU): Fase en la que se reúnen los delegados de las

entidades involucradas en la coordinación de la actividad. Normalmente se da inicio a esta

fase, una (1) hora antes de la apertura de puertas, aunque este horario puede varias de

acuerdo al tipo de evento y a las recomendaciones de los integrantes del PMU.

TITULAR: Personas naturales o jurídicas colectivas que obtengan el permiso o autorización de

la entidad municipal, metropolitana y/o de gobierno y las que presenten avisos para la

celebración de espectáculos o eventos de concentración masiva, en los términos de la

presente normativa; así como los que cuenten con la licencia de funcionamiento y aquellas

que con el carácter de dependiente, encargado, gerente, administrador, representante u

otro similar, sean responsables de la celebración de algún espectáculo o evento de

concentración masiva.

8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

a) Responsables de la ejecución: Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión

de Suelo, Dirección de Gestión de Ambiental y Riesgo, Coordinador de Gestión de Suelo,

Permiso y Control de Edificación, y Analistas de la Dirección, Empresa Pública Municipal

PORTOVIAL, Coordinación de Rentas.

b) Responsable del control: Director Cantonal de Desarrollo Territorial.

c) Distribución: La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución

mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la

Intranet del GAD Portoviejo.

9. PROCEDIMIENTO

9.1. PROCEDIMIENTO DE PERMISO PARA OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚBLICO PARA COMERCIO

No. Actividad Documento Responsable Tiempo proceso

1

Entrega requisitos a Secretaría de la Dirección: - Oficio dirigido al Director de Avalúos,

Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo. - Copia de cédula de identidad

Solicitante

2 Recibe y revisa que el solicitante presente todos los requisitos, y entrega trámite a Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo.

Secretaria de la Dirección de

Avalúos, Ordenamiento

Territorial y Gestión de

Suelo

10 minutos

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3

a) Sumilla oficio, asignando al Coordinador de Gestión de Suelo, Permiso y Control de Edificaciones como responsable de trámite.

b) Entrega oficio a Secretaria para que lo escanee, ingrese al sistema como gestión de trámite y lo envíe en físico y vía sistema.

Director de Avalúos,

Ordenamiento Territorial y Gestión de

Suelo

10 minutos

4 Recibe el trámite a través del sistema y en físico. Analista de

Gestión 5 minutos

5

Revisa que la información esté completa. ¿Falta algún documento? SI: Se comunica con el solicitante para que sea completada. Paso 1 NO: Paso 5

Analista de

Gestión

De 15 días a 30 días

(dependerá del

inspector de Control Territorial)

6 Coordina inspección de campo del espacio público objeto de la solicitud del requirente.

Analista de

Gestión

7

Emiten el Informe Técnico (PRO-DAOTGS-010-01) pertinente de la inspección realizada para revisión del Coordinador. ¿Los Informes son favorables? SI: Envían Informes a Coordinador de Gestión de Suelo, Permiso y Control de Edificaciones. NO: Se le comunica al solicitante para que ratifique o se da por finalizado el trámite.

Informe Técnico de Inspección de la Dirección de


Territorial y Gestión de Suelo (PRO-DAOTGS-

010-01)

Informe Técnico de Inspección de

Control Territorial (PRO-DAOTGS-010-01)

Analista de

Gestión

8 Recibe el Informe, tanto físicamente como en el sistema, para su validación y envió a la Jefatura de Rentas mediante un memorando.

Coordinador de Gestión de

Suelo, Permiso y Control de Edificaciones

10 minutos

9 Calcula el valor a cobrar al solicitante del trámite. Analista de

Rentas 10 minutos

10

Paga en ventanilla las tasas calculadas y presenta el comprobante de pago a la Secretaria de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo.

Solicitante 15 minutos

11

Con el pago de las respectivas tasas, emite el oficio de respuesta al permiso de ocupación de espacio público solicitado y le entrega al solicitante el “Permiso de ocupación de espacio público” (PRO-DAOTGS-010-02).

Permiso de ocupación de

espacio público (PRO-DAOTGS-

010-02)

Secretaria de la Dirección de


Territorial y Gestión de

Suelo

10 minutos

FIN PROCESO

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9.2. PROCEDIMIENTO DE PERMISO PARA EVENTOS PÚBLICOS O PRIVADOS

No. Actividad Documento Responsable Tiempo proceso

ETAPA 1: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES PARA LA AUTORIZACIÓN DEL USO Y OCUPACIÓN DEL ESPACIO PÚBLICO Y PRIVADO DE EVENTOS EN EL CANTÓN PORTOVIEJO

1

Presenta los requisitos para la autorización del uso del espacio público, adjuntado todos los documentos señalados en el ANEXO 1 (presentar con 15 días de anticipación.)

Solicitante

2

Verifica que el solicitante cumpla con los requisitos establecidos. ¿Los requisitos están completos? SI: Ingresa el trámite al sistema, generándose la solicitud, imprime solicitud, entrega al solicitante una copia con fecha y firma de recepción, y despacha la tarea a la Unidad de Gestión de Riesgo y PORTOVIAL (según requerimiento) NO: Informar los requisitos faltantes para que el solicitante los complete. Paso 1.

Atención al

usuario

3

Revisa el Plan de Contingencia y realiza Inspección en sitio para verificar el cumplimiento de la normativa. ¿Cumple con normativa? SI: Emite el Informe Técnico de Riesgo (PRO-DAOTGS-010-03). NO: Emite Informe Técnico de Negación.

Informe Técnico de Riesgo (PRO-

DAOTGS-010-03)

Unidad de Riesgo

4

¿Evento a realizar afecta la movilidad? SI: Revisa trámite, analiza factibilidad técnica de movilidad para el evento solicitado.

¿Procede la factibilidad técnica de movilidad? SI: Emite “Informe Técnico Favorable” (PRO-DAOTGS-010-03). NO: Emite Informe Técnico de Negación.

NO: Paso 5.

Informe Técnico de PORTOVIAL (PRO-DAOTGS-010-03)

Gerente de PORTOVIAL

5

Recepta el trámite con el Informe de riesgo y/o Informe PORTOVIAL, y verifica área y zona a ocupar. ¿Cumple disponibilidad y/o normativa? SI: Emite el “Informe Técnico de Uso de Suelo” (PRO-DAOTGS-010-03) para ocupación del espacio público y privado.

¿Evento es público? SI: Despacha trámite a Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo o su delegado para aprobación del Informe. Paso 6 NO: Despacha trámite a Director de Desarrollo Territorial. Paso 9

NO: Emite Informe técnico de negación y se lo entrega al solicitante. FIN

Informe Técnico de Uso del Suelo

(PRO-DAOTGS-010-03)

Analista de Gestión de

Suelo

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6 Aprueba Informe y despacha trámite a Rentas.

Director de Avalúos,

Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo o su delegado

7 Recibe el Informe de uso de suelo y emite título respectivo.

Coordinador de

Rentas

8 Cobra al solicitante el valor correspondiente, y emite el permiso.

Ventanilla de

rentas

9

Recibe y revisa Informes. ¿Está de acuerdo? SI: Emite de Informe de negación y se lo entrega al solicitante. NO: Genera “Factibilidad para realizar evento de concentración masiva”.

Dirección General

Desarrollo Territorial

ETAPA 2: CONTROL DE REALIZACIÓN DE EVENTO

1

Recibe notificación del evento a través del sistema, designa y designa responsable según zonificación y coordina con las áreas de apoyo (Riesgos, Policía Municipal. etc.) para el control del evento

Director de

Control Territorial

2

Inspecciona y verifica que se encuentra emitido el permiso de utilización de espacio público. ¿Hay permiso y no hay incumplimiento? SI: Responder a través del sistema que se cumple con el permiso y se adjunta la evidencia fotográfica. NO: Ejecutar el Procedimiento de Control Territorial, de Verificación y/o Sancionador.

Inspector técnico de

Control Territorial

FIN PROCESO

EVENTO ORGANIZADO POR OTROS PARTICULARES

1 Recibe notificación del evento a través del sistema, y designa responsable.

Director Gestión

Ambiental y Riesgos

2

Inspecciona y verifica que se encuentra emitido el permiso de utilización de espacio público y/o privad y se encuentra cumpliendo lo determinado en el plan de contingencias. ¿Hay permiso y no hay incumplimiento? SI: Responder a través del sistema que se cumple con el permiso y se adjunta la evidencia fotográfica. NO: Ejecutar el Procedimiento de Control Territorial, de Verificación y/o Sancionador.

Delegado del Director de

Gestión Ambiental y

Riesgos

FIN PROCESO

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10. DIAGRAMAS DE FLUJO

10.1. PROCEDIMIENTO DE PERMISO PARA OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚBLICO PARA COMERCIO

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10.2. PROCEDIMIENTO DE PERMISO PARA EVENTOS PÚBLICOS O PRIVADOS

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11. FORMATOS DE REGISTRO

FORMATO 1: PRO-DAOTGS010-01 Informe Técnico de Inspección de la Dirección de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión de Suelo, y de Control Territorial.

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FORMATO 2: PRO-DAOTGS-010-02 Permiso de ocupación de espacio público

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FORMATO 3: PRO-DAOTGS-010-03 Informe Técnico de Riesgo, de PORTOVIAL y de Uso del Suelo.

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FORMATO 4: PRO-DAOTGS-010-04 Solicitud de Aprobación del Plan de Contingencia para Eventos de Concentración Masiva.

……..………… (Ciudad),…….. (Día) de………….. (Mes) de…….. (Año).

Ing.

Agustín Casanova Cedeño

ALCALDE DEL CANTÓN PORTOVIEJO

Presente.-

Yo ………………………. (Nombre del organizador/promotor - persona natural o jurídica) con ……........................(Cédula de identidad o RUC), representante del evento / me permito presentar el plan de contingencia para eventos de concentración masiva, del evento ………………………………………………(Nombre del evento) ………………… fines de lucro (Con o Sin), mismo que se llevará a cabo en …………………………………………………...(lugar donde se realizará el evento), el ……………….…………..………(Fecha del evento) a partir de las ………………..(hora de inicio del evento), hasta las ………………..(hora de fin del evento), con un aforo aproximado de ……………..(Número de asistentes) personas, con el fin de precautelar la integridad de los asistentes y dar una respuesta inmediata frente a cualquier incidente o emergencia que se presente.

Por lo tanto declaro que la información consignada en el presente Plan de Contingencia de Eventos de concentración

masiva es verdadera y podrá ser verificada por la Secretaria de Gestión de Riesgos. En el caso de falsedad u

ocultamiento de información, nos sometemos a las penas que por estos hechos prevén las leyes de la República.

Para tal efecto se adjunta a la presente solicitud, la siguiente documentación:

1. Plan de contingencia., firmado por el organizador del evento y profesional que elaboro el plan de

contingencia.

2. Carta de Aviso al distrito de policía con copia al UPC más cercano;

3. Empresa de seguridad contratada: fotocopia del RUC de empresa, nombramiento del presente legal, copia del

permiso de operación anual otorgada por el Ministerio del Interior.

4. Organizador persona natural: fotocopia de la cedula de identidad.

5. Organizador persona jurídica: fotocopia del RUC de la empresa, nombramiento del representante legal y

cedula de identidad del representante legal.

6. Atención Pre-hospitalaria: carta de solicitud y gestión realizada que compruebe la presencia de los servicios

pre-hospitalarios (ambulancia, brigada pre hospitalaria y áreas de concentración de victimas), el día del

evento, de acuerdo a la cualificación y los requisitos establecidos.

7. Permiso del cuerpo de Bomberos.

8. Informe firmado por un profesional calificado o del colegio de ingenieros mecánicos (Instalaciones

desmontables y montables). En caso de solicitud para juegos mecánicos o circos.

Por lo expuesto, agradeceré se sirva revisar el plan de contingencia para eventos de concentración masiva y se conceda

la aprobación correspondiente.

Por su gentil atención anticipo mi agradecimiento.

Atentamente,

(f.)___________________________________

Nombre y apellido:……………………….……( Nombre del organizador/promotor - persona natural o jurídica/ empresa de

seguridad contratada)

C.I.: ...................................................................

Teléfono: ..........................................................

Correo electrónico: .........................................

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12. ANEXOS

ANEXO 1: Requisitos que deben presentar los usuarios para solicitar la autorización para el uso del espacio público en el desarrollo de eventos, la solicitud va inmersa en el trámite:

Oficio de Solicitud dirigida al Alcalde del cantón con 15 días de anticipación del evento.

Plan de Contingencia (Deberá contar con: Orientaciones para la determinación y categorización de los riesgos previsibles, criterios para la toma de decisiones y atención en caso que ocurran incidentes, criterios para la conformación del Puesto de Mando Unificado PMU, recursos disponible talento humanos y material con los que disponga para tomar decisiones en caso de un incidente o emergencia, contingente para la emergencia, protocolo y procedimientos de comunicación y seguridad). De acuerdo al formato establecido.

Copia de cédula de identidad del organizador del evento.

Copia de cédula de identidad de quien elabora el Plan de Contingencia: Aforo menor a 500 personas deberán presentar firma de responsabilidad de persona con experiencia en organismos de socorro. (Presentar certificaciones de pertenecer o haber pertenecido a organismos de socorro).

Aforo entre 501 y 3000 asistentes deberán presentar la firma de responsabilidad de personas con experiencia certificada en elaboración de planes de contingencia. (Presentar certificaciones de pertenecer o haber pertenecido a organismos de socorro).

Aforo que superen 3000 asistentes deberán presentar firma de responsabilidad de ingenieros en gestión d riesgos, administración de desastres o seguridad industrial con experiencia certificada. (Presentar certificaciones de profesional acreditado por la SENESCYT).

Copia de contrato de empresa de seguridad autorizada por el Ministerio del Interior, para eventos de concentración masiva superior aforo 500.

Carta de compromiso de presencia de servicios pre-hospitalarios (ambulancia, brigadas pre-hospitalaria y áreas de concentración de victimas), el día del evento, de acuerdo a la cuantificación y los requisitos establecidos; para eventos de concentración masiva superior aforo 300.

Para eventos que se realicen en locales privados, se deberá contar una copia del contrato de arriendo o carta de consentimiento del espacio para el día y hora del evento.

Para las instalaciones montables y desmontables como circos, rodeos, juegos mecánicos, gusanitos (revisión técnica vehicular), etc., deberán tener la inspección firmada y aprobada del montaje, por parte de un profesional calificado o del colegio de ingenieros mecánicos y eléctricos, adicional a los requisitos adscritos.

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