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DEFINICIONES, CONCEPTOS IMPORTANTES
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“AÑO DE LA INVERSION PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD
ALIMENTARIA”
INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACION
PÚBLICO
“HONORIO DELGADO ESPINOZA”
CONTABILIDAD
CURSO:
AUDITORIA
TEMA:
“PAPELES DE TRABAJO”
SEMESTRE: V “A”
PRESENTADO POR:
CHOQUE NEIRA , ROSARIO DEL PILAR FLORES SALAZAR , KATHERINE MARJORIE CARPIO HUACO , YAMY VIZA ALVIS , HELARD
DOCENTE:
MAG. CPCC FABIO REINOSO NINA
AREQUIPA, 2015
Contenido
1 POLITICAS GENERALES.............................................................................2
2 CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO.......................................................3
2.1 OBJETIVOS.........................................................................................4
2.2 IMPORTANCIA....................................................................................4
2.3 NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS....................................................5
2.4 PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD.....................................................7
3 CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.........................................8
3.1 POR SU USO.......................................................................................8
3.1.1 ARCHIVO DE LA AUDITORÍA.........................................................8
3.1.2 ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA............................................9
3.2 POR SU CONTENIDO..........................................................................9
3.2.1 HOJA DE TRABAJO........................................................................9
3.2.2 CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN............................12
3.2.3 CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS........................................................12
3.3 CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.................................13
3.3.1 Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría.........13
3.3.2 Papeles de Trabajo del Período.................................................14
4 FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO........................................17
5 CONTENIDO...........................................................................................18
5.1 LOS PAPELES DE NO DEBEN CONTENER:.........................................18
5.2 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA...............................19
6 REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA...............................21
7 ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA.........................................................23
8 MARCAS DE AUDITORIA.........................................................................24
9 MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO........................................................24
9.1 INDICES DE REFERENCIA.................................................................24
9.1.1 La letra o número: Para las cuentas de:....................................25
10 MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA...........................26
11 ÍNDICES DE AUDITORÍA.......................................................................28
11.1 ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE.................................29
11.2 CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS ANALÍTICAS..................30
PAPELES DE TRABAJO
11.3 CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS SUBANALÍTICAS...........30
12 PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)..............................30
12.1 COMPLEJIDAD TÉCNICA....................................................................30
12.2 GRADO DE USO...............................................................................31
12.3 EFECTO DEL PED SOBRE LAS ORGANIZACIONES.............................31
13 ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN.........................................................32
14 ASIENTOS DE AJUSTE..........................................................................32
15 EXPEDIENTES O ARCHIVOS PERMANENTES........................................33
15.1 Programa general de trabajo de la auditoria y su evolución............33
15.2 Evolución de las cuentas de activos capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización........................................34
16 PRUEBAS SUSTANTIVAS......................................................................34
17 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO..............................................................35
18 COMITÉ DE AUDITORIA.......................................................................35
19 CICLO DE AUDITORIA..........................................................................36
EJEMPLO PRÁCTICO......................................................................................37
CONCLUSIONES............................................................................................41
BIBLIOGRAFIA...............................................................................................42
WEBGRAFIA..................................................................................................42
ANEXOS......................................................................................................43
2
INTRODUCCION
A través de este trabajo, desarrollaremos una visión general sobre las
Técnicas y Procedimientos de Auditoria, así como de Papeles de
Trabajo, observaremos los objetivos y alcances de los Papeles de
Trabajo dentro de la Auditoria en las empresas.
Por medio de dicha visión crearemos las bases para un análisis y
estudio de la Auditoría como herramienta administrativa y financiera
para encontrar errores y fraudes en las empresas y diferentes entes
económicos donde en un futuro laboremos como Contadores Públicos
y Auditores.
1. Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el
auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus
opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio,
según las circunstancias.
Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica
acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las técnicas son
métodos accesibles para obtener material de evidencia.
PAPELES DE TRABAJO
1 POLITICAS GENERALES
1. Los auditores externos serán los responsables de controlar y
custodiar los papeles de trabajo durante la ejecución de
las auditorías y hasta su envío al archivo de la empresa en la firma de
auditores.
2. Por contener información de carácter confidencial, se restringe el
uso y consulta de los papeles de trabajo a personas ajenas a la
práctica y supervisión de las auditorías.
3. Los papeles de trabajo comprenderán las actividades realizadas en
cada una de las fases de auditoría y contendrán evidencia de
la planeación, así como de la naturaleza, oportunidad y alcance de
los procedimientos de auditoría aplicados y de las conclusiones a que
se llegó.
4. Los papeles de trabajo indicarán el personal que aplicó los
procedimientos de auditoría y su fecha de elaboración.
5. En todos los casos, en los papeles de trabajo se dejará constancia
de la supervisión de la auditoría mediante rúbrica del servidor público
a cargo.
6. Sin excepción, los papeles de trabajo deberán incluir índices
y marcas, así como cruces, cuando la información contenida en éstos
derive de otro papel de trabajo o documento, de acuerdo con lo
establecido en la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría.
Los índices no sólo facilitan la ubicación de los papeles de trabajo,
sino que describen la tipología de los papeles de trabajo más
frecuentes conforme a la materia a la que corresponden, la cual
forma parte de las bases de los documentos justificativos y
comprobatorios de la Cuenta que debe conservarse, o respaldarse
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PAPELES DE TRABAJO
en medios electrónicos de acuerdo con las necesidades derivadas de
las actividades de revisión.
7. Los papeles de trabajo estarán completos y suficientemente
detallados, con el fin de que reflejen en forma clara
los datos contenidos en los registros, los métodos de comprobación
utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una
opinión y la preparación del informe.
8. Los papeles de trabajo contendrán información clara y
comprensible para el lector.
9. Los papeles de trabajo se foliarán, a efecto de tener control de
ellos, considerando un folio continuo en cada legajo.
10. Los expedientes de los papeles de trabajo contendrán una
portada principal o carátula que incluya los datos generales de la
revisión, así como un índice para facilitar su manejo y consulta.
11. Cuando los papeles de trabajo sean demasiado voluminosos, se
dividirán en varios legajos para evitar su deterioro, hacerlos
manejables y facilitar su consulta.
12. Todas las cédulas de información o de contenido homogéneo se
enumerarán en forma consecutiva abajo del índice. Es decir, si
el análisis de cierto capítulo comprende "n" cédulas, éstas se
indicarán de la siguiente manera:
1/n, 2/n, 3/n,…, n/n
2 CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO
En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas
aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u
3
PAPELES DE TRABAJO
obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del
examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis,
comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se
fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios
sobre el sistema de información examinado.
Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los
registros de contabilidad de la empresa que se examina y los
informes que proporciona el Auditor
Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se
denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o
por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas,
confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de
comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al
conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de
trabajo.
El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la
"obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenado
en los papeles de trabajo del Auditor.
2.1 OBJETIVOS
Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes
objetivos:
Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los
procedimientos y actividades realizados por el auditor.
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PAPELES DE TRABAJO
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y
referencia.
Proporcionar la base para la rendición de informes.
Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del
trabajo de auditoría.
Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la
auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las
Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás
normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de
auditoría para próximas revisiones.
2.2 IMPORTANCIA
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el
contador público debe conceder importancia a la preparación de los
papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer
término, efectuar un trabajo completo y libre de información
superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite
la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras
personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en
forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los
métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional
necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe.
5
PAPELES DE TRABAJO
Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y
los elementos de juicio o criterio.
Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador
público deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A
medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar
los problemas que pueden presentarse en la preparación de su
informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los
comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios
comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado
durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa,
por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que
registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador
público, las razones que le asistieron para seguir ciertos
procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la
información examinada, lo razonable de los controles internos en
vigor y la competencia de las personas responsables de
las operaciones o registros sujetos a revisión.
Estos también deben ser revisados por los supervisores para
determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a
supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán
hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados
sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias
informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien
los preparó.
Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado
por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien
debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la
necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la
elaboración de los papeles de trabajo.
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PAPELES DE TRABAJO
2.3 NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS
Los papeles de trabajo deberán:
Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el
programa deberá relacionarse con los papeles de trabajo mediante
índices cruzados.
Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las
cédulas y resúmenes que sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y
alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados
y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.
Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no
requieran explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información
necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente
para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados
reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo
realizado).
En cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos
deberán cumplir los siguientes requisitos:
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PAPELES DE TRABAJO
A. Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y convincente
que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que
se presenten en el informe de auditoría.
B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá
ser válida y confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán
corresponder a la naturaleza y características de las materias
examinadas.
C. Importancia. La información será importante cuando guarde
una relación lógica y patente con el hecho que se desee
demostrar o refutar.
D. Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los
resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
2.4 PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo serán propiedad del Órgano de Control, por
contener la evidencia de trabajos de auditoría realizados por su
personal. Por tanto, su guarda y custodia serán responsabilidad de los
auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o sean utilizados
indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditoría
deberán archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de
preferencia bajo llave.
La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con
que deberán proceder los auditores del Órgano de Control. Por
contener información confidencial, el uso y consulta de los papeles de
trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas
a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad
competente.
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PAPELES DE TRABAJO
Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente
resguardados y archivados, se formarán tantos legajos como sean
necesarios, que se archivarán en compiladores tamaño carta.
Cada legajo incluirá un índice para facilitar la localización de las
cédulas y demás papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de auditorías terminadas deberán conservarse
por un período de cinco años, en el archivo general a cargo del Centro
de Informática, Documentación y Archivo con excepción de aquellos
que, por no haberse solventado alguna recomendación, permanezcan
en la oficina del Auditor Especial y/o en la Dirección de Auditoría
correspondiente, quienes serán responsables de custodiarlos.
3 1CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de
vista: Por su uso y su contenido.
3.1 POR SU USO
De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el
período examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la
Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de Auditoría
3.1.1 ARCHIVO DE LA AUDITORÍA
Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en
el transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a
1 Clasificación en http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse126.html
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PAPELES DE TRABAJO
las cuentas, a la fecha o por período a de que se trate. El contenido
del archivo de la auditoría puede ser:
Estados financieros del período sujeto a examen y el período
anterior
Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias
Resultados de las circularizaciones
Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría
3.1.2 ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA
Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente
siendo útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el
período en el que se preparan, sino también en ejercicios futuros; sus
datos se refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.
Este expediente debe considerarse como parte integrante del
conjunto de papeles de trabajo de todas y cada una de las auditorías
a las cuales se refieran los datos que contiene. También se conoce
como el archivo permanente. El contenido del Archivo Permanente
puede ser:
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PAPELES DE TRABAJO
Historia de la Compañía
Contratos y Convenios a largo plazo
Sistema y Políticas Contables
Estados Financieros de los últimos años
Estado Tributario
Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
Hojas de trabajo de la última auditoría
3.2 POR SU CONTENIDO
De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican
en Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas
3.2.1 HOJA DE TRABAJO
Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de
cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de
resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se refieran a
cada cuenta. Estos papeles representan los estados financieros en
conjunto. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a
descomponer el todo en unidades de estudio más pequeñas. El
método usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como
simple balance de comprobación, sin buscar orden alguno en las
cuentas; pero se encontrará muy conveniente hacerlo siguiendo el
ordenamiento del Balance General y del Estado de Resultados.
Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula
Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe
representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este
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PAPELES DE TRABAJO
puede agrupar dos o más si así se le facilita el examen. El criterio
para agrupar las cuentas en cédulas sumarias es la homogeneidad
de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las conclusiones del
examen del grupo sea aplicable a todas la cuentas examinadas.
Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el
fin de hacer comparaciones. También se anotarán en estas hojas de
trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para
obtener en ellas las cifras finales o de Auditoría que son las referidas
en el dictamen.
El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se
describió la estructura de las cédulas de auditoría. Es importante
destacar que la columna que contiene los saldos a examinar
representa el primer término de la ecuación de auditoría, es decir, la
evidencia primaria. Estos saldos son la primera evidencia que el
auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar, por
tanto él debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir
su opinión, en otras palabras debe obtener evidencia corroborativa de
esta evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y
competente que le exige la norma relativa a la ejecución del trabajo.
La obtención de evidencia corroborativa, constituye en sí el trabajo de
campo y es la labor más dispendiosa de la auditoría. Esta evidencia
corroborativa se obtiene por medio de técnicas y procedimientos de
auditoría, las cuales tienen el propósito de convencer al auditor y solo
al auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a examen.
Dado que estas técnicas y procedimientos de auditoría solo buscan
convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de determinar las
técnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia
en la aplicación de las técnicas y procedimientos que el auditor ha
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PAPELES DE TRABAJO
decidido se constituye en una limitación al alcance del examen y
amerita una salvedad en el informe, en el párrafo del alcance, la cual
puede tener trascendencia en el párrafo de la opinión si el auditor por
medio de otras técnicas y procedimientos alternativos no logra
obtener evidencia suficiente y competente.
En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a
examinar los cuales se encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31
año de examen", mediante el uso de técnicas y procedimientos de
auditoría, que ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la
evidencia corroborativa, la cual se plasma en las columnas "Ajustes y
Reclasificaciones" si existen discrepancias con la evidencia primaria.
A continuación se obtiene la evidencia suficiente y competente que es
el saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la columna
"Saldo a dic. según auditoría"
3.2.1.1Cédulas sumarias o de resumen
Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a
uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre
ésta y las cédulas de análisis o de comprobación.
Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o
comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las
conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y
de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.
Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros
correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de
manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la
Hoja de Trabajo.
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PAPELES DE TRABAJO
3.2.2 CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN
En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas
sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de
estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos con las
pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia
suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica lo
amerita, se deben elaborar sub-cédulas.
En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de
estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen
casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un
mejor examen de la cuenta. La analíticas deben obligatoriamente
describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de
auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas
cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son
las que sirven de prueba del trabajo realizado.
En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha
partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo
particular (la cédula analítica o subanalítica) . Ahora se debe iniciar el
método deductivo, es decir, partir de lo particular (la cédula analítica
o subanalítica) para llegar a lo general (los estados financieros) y de
esta manera emitir una opinión sobre estos estados tomados en
conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir registrando
los valores obtenidos en las subanalíticas con las analíticas, los de las
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PAPELES DE TRABAJO
analíticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En
otras palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente
las hojas de trabajo. Cuando se termina de llenar la última hoja de
trabajo se ha terminado el trabajo de campo de la auditoría y se
procede entonces a la labor de evaluación para emitir el dictamen.
Es necesario efectuar referencias cruzadas de los saldos que obtiene
el auditor a raíz de su examen, estas consisten el anotar frente al
valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se traslada
el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el
índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir
exactamente para que se considere referencia cruzada.
3.2.3 CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS
En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las
analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas
últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima
unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir
todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se
aplicaron en la cuenta. Las pruebas aplicadas originan documentos
que deben indexarse utilizando el índice de la sub-analítica
adicionándole números consecutivos separados por una barra
inclinada.
Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la cuenta
0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice
11100502-01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1
del mismo banco llevará el índice 111005-02/1, de igual manera la
cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como índice 111005-03/1. De
idéntica manera se procederá con los restantes documentos que se
desprendan del análisis de cada cuenta de este banco, el índice
variará en el número consecutivo que le corresponda.
15
PAPELES DE TRABAJO
3.3 2CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se
clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditoría
y papeles de trabajo actuales. A continuación, se señalan las
características de cada uno de ellos.
3.3.1 Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en
que se concentran los documentos relativos a los antecedentes,
constitución, organización, operación, normatividad jurídica y
contable e información financiera y programático-presupuestal, actas
y documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables. Esta
información, debidamente actualizada, servirá como instrumento de
referencia y consulta en varias auditorías.
La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de
planeación de la auditoría, cuando se obtenga información general
sobre el ente por auditar (organización, funciones, marco legal,
sistemas de información y control, etc.)
El archivo permanente se actualizará con la información que se
obtenga al ejecutar una auditoría o al dar seguimiento a las
recomendaciones correspondientes. Su integración deberá sujetarse
a lo dispuesto en el procedimiento para la Integración y Actualización
del Archivo Permanente, emitido por el Órgano de Control o de cada
una de las áreas correspondientes.
2 Clasificación de CPC. Julia Palomino Alca Lic. en Educación Docente en Contabilidad
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PAPELES DE TRABAJO
3.3.2 Papeles de Trabajo del Período
Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen
en el transcurso de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso
de planeación y del programa de auditoría; del estudio y evaluación
del control interno; del análisis de saldos, movimientos, operaciones,
tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza,
alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la
supervisión realizada; de la persona que aplicó los procedimientos y
de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones de la
revisión; y del informe de auditoría en que se incluyan las
recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría, se
clasifican de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Papeles de
Trabajo, en cédulas sumarias, analíticas, subanalíticas, de informe, de
observaciones y de seguimiento de recomendaciones.
1. Cédulas sumarias o de resumen
En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y
conclusiones del área, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a
examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones
presupuestales.
Es conveniente que estas cédulas contengan los principales
indicadores contables o estadísticos de la operación, así como su
comparación con los estándares del período anterior, con el propósito
de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes
que requieran explicación, aclaración o ampliación de algún
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PAPELES DE TRABAJO
procedimiento, antes de concluir con la revisión (véase la Guía para la
Elaboración de Papeles de Trabajo).
2. Cédula Analítica
Además de contener la desagregación o análisis de un saldo,
concepto, cifra, operación o movimiento del área por revisar, en las
cédulas analíticas se detallan la información obtenida, las pruebas
realizadas y los resultados obtenidos.
Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de
tal forma que permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos
sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los
comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretación.
Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se
refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos
establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y
datos asentados en la cédula sumaria.
En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas
o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el
resultado de las pruebas. Su aplicación parte de razonamientos de
tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir,
por ejemplo, a razones de rentabilidad o producción per cápita, la
determinación del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto
ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.
18
PAPELES DE TRABAJO
Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen los resultados finales,
representados por las observaciones.
3. Cédulas Subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con
detalle los datos contenidos en una cédula analítica. Si se examina,
por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cédula
subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales
de las cuentas de inversión.
4. Cédula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el
transcurso de la revisión, se resumirán en esta cédula de
observaciones, debidamente identificados con el número de cédula
correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión.
5. Cédula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las
cédulas en que se presenten las conclusiones, se integrará, al inicio
del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan
brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos de
auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de
trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.
6. Cédula de seguimiento de recomendaciones
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PAPELES DE TRABAJO
Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de
acciones legales, será necesario dejar constancia de ello,
primeramente en cédulas de discusión o de comentarios y después
en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de
Observaciones).
4 FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso
considerar las necesidades de la revisión en función de los objetivos
planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar,
con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la
información, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.
A continuación se describen las cualidades que debe reunir una
cédula para cumplir su cometido:
a) Objetiva: es decir, la información debe ser imparcial y lo
suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una
opinión.
b) De fácil lectura: para lo cual su contenido se integrará de
manera lógica, clara y sencilla.
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PAPELES DE TRABAJO
c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de
auditoría realizado, y sustentar debidamente los resultados,
conclusiones y recomendaciones.
d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cédulas
(sumarias, analíticas y subanalíticas, de tal manera que los índices y
marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.
e) Ser pertinente: por lo cual sólo deberá contener la información
necesaria para cumplir el objetivo propuesto.
5 CONTENIDO
La preparación adecuada de las cédulas acumuladas para
documentar las evidencias de auditoría, los resultados encontrados y
las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria.
El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cédula y el
diseño adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos.
Aunque el diseño depende de los objetivos involucrados los papeles
de trabajo deben poseer ciertas características:
• Cada papel de trabajo debe de estar identificado con información tal
como nombre del cliente, periodo cubierto, descripción del contenido,
la firma de quien lo preparó, la fecha de preparación y el código de
índice.
21
PAPELES DE TRABAJO
• Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias
cruzadas para ayudar el archivo y organización.
• Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de
auditoría realizado.
• Cada papel de trabajo incluye suficiente información para cumplir
los objetivos para los cuales fue diseñado.
• Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de
auditoría que se está considerando también se expresan en forma
clara.
5.1 LOS PAPELES DE NO DEBEN CONTENER:
- no ser copia de la contabilidad de la empresa
- no ser copia de los estados financieros
- no ser copia de la auditoria del año pasado.
5.2 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA
Las cédulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.
1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cédula y
debe contener los siguientes datos:
22
PAPELES DE TRABAJO
a) Clave o índice de la cédula, la cual permite clasificar y ordenar de
manera lógica los papeles de trabajo.
b) Siglas del Órgano de Fiscalización Superior y de la Dirección a
cargo de la auditoría; y nombre del ente fiscalizado.
c) Cuenta Pública revisada. (Periodo o ejercicio)
d) Tipo de cédula.
e) Procedimiento o técnica de auditoría aplicada, junto con una
descripción de su contenido y del alcance de la prueba.
f) Iníciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la
cédula, y sus firmas o rúbricas, a fin de deslindar responsabilidades y,
en su caso, evaluar al personal.
g) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar
responsabilidades en caso de que durante la auditoría se presenten
sucesos que modifiquen lo asentado en la cédula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la
información obtenida por el auditor y los resultados de la revisión.
Regularmente, se incluirá los siguientes elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.
23
PAPELES DE TRABAJO
b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control
establecidos en el ente fiscalizado.
c) Referencias.
d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias
detectadas.
e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones
pagadas.
f) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o
incumplimiento de los controles establecidos por el ente auditado.
g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y
determinación del monto de los hechos e irregularidades detectados.
h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas
realizadas y remitan a otras cédulas relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cédula; en
ella se asientan principalmente los siguientes datos:
24
PAPELES DE TRABAJO
a) Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en
el cuerpo de la cédula, para aclarar o ampliar información o para
señalar situaciones especiales.
b) Marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora
una cédula especial para ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.
d) Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y
enseguida la fuente de información (auxiliares, pólizas, cuentas por
liquidar certificadas, contratos, etc.)
6 REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA
A efecto de que las cédulas que integrarán los papeles de trabajo
reúnan los requisitos mencionados anteriormente, enseguida se
establecen de manera enunciativa, no limitativa, algunas reglas o
principios que servirán de guía general para su diseño y elaboración.
1. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y
procedimientos aplicados.
2. Efectuar un diseño previo a su elaboración.
25
PAPELES DE TRABAJO
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y
localizados en el ente sujeto a revisión.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.
5. Anotar los datos en forma de columna.
6. Tener cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y
suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al
mismo conocimiento de la información y a la misma conclusión que el
auditor que elaboró la cédula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar
los datos tanto con los contenidos en la misma cédula como con los
asentados en otras.
9. Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se
tacharán, y los correctos se escribirán en la parte inmediata superior.
10. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni
pasarse en limpio; por eso siempre es necesario trabajar con limpieza
y precisión.
26
PAPELES DE TRABAJO
11. Respetar el orden en que aparezca la información en los
documentos fuente.
12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se
deriven de las pruebas.
7 ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA
Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o
alfa-numérico, que permiten clasificar y ordenar los papales de
trabajo de manera lógica y directa para facilitar su identificación,
localización y consulta.
Para relacionar los papeles de trabajo entre sí, los índices de auditoría
se utilizan a manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera,
se podrá vincular la información contenida en dos o más cédulas.
Los índices persiguen los siguientes propósitos:
Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se
presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo
particular.
27
PAPELES DE TRABAJO
Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar
específico a cada cédula se elimina el riesgo de que ésta se
elabore nuevamente.
Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría.
Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en
cédulas específicas las irregularidades y deficiencias detectadas
en la revisión.
8 MARCAS DE AUDITORIA
SIMBOLO SIGNIFICADO
Ù Sumado (vertical y horizontal)
Cumple con atributo clave de control
£ Cotejado contra libro mayor
? Cotejado contra libro auxiliar
¥ Verificado físicamente
» Cálculos matemáticos verificados
W Comprobante de cheque examinado
@ Cotejado contra fuente externa
28
PAPELES DE TRABAJO
A-Z Nota explicativa
N/A Procedimiento no aplicable
H1-n Hallazgo de auditoria
C/I1-n Hallazgo de control interno
P/I Papel de trabajo proporcionado por la
Institución
9 MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO
9.1 INDICES DE REFERENCIA
Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con
índices que indiquen claramente la sección del expediente donde
deben ser archivados, y por consecuencia donde podrán localizarse
cuando se le necesite.
En términos generales el orden que se les da en el expediente es el
mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. Así los
relativos a caja estarán primero, los relativos a cuentas por cobrar
después, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de
gastos y cuentas de orden.
Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden
usarse para este objeto, números, letras o la combinación de ambos.
A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método
alfabético-numérico por ser el de uso más generalizado en la
práctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican
cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo
y capital y las decenas indican cuentas de resultados:
9.1.1 La letra o número: Para las cuentas de:
29
PAPELES DE TRABAJO
A Caja y bancos
B Cuentas por cobrar
C Inventarios
U Activo fijo
W Cargos diferidos y otros
AA Documentos por pagar
BB Cuentas por pagar
EE Impuestos por pagar
HH Pasivo a largo plazo
LL Reservas de pasivo
RR Créditos diferidos
SS Capital y reservas
10 Ventas
20 Costos de ventas
30 Gastos generales
40 Gastos y productos financieros
50 Otros gastos y productos.
10 MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA
30
PAPELES DE TRABAJO
Para la conservación de los papeles de trabajo se reconocerán tres
tipos de archivos: permanente, general y corriente. Las
características y usos de cada tipo son las siguientes:
1. PERMANENTE
ARCHIVOS
Contendrá información útil para el auditor en futuros trabajos de
auditoría por ser de interés continuo y cumplirá los siguientes
propósitos:
1. Recordar al auditor las operaciones y/o partidas que se aplican
por varios años.
2. Proporcionar a los nuevos miembros del personal un resumen
rápido de las políticas, organización y funciones de las
diferentes unidades de la Corte de Cuentas de la República y
leyes aplicables.
Entre la información que contendrá el archivo permanente está:
Leyes y normas
Organigramas
Políticas y manuales
Detalle de personal clave de la Corte
GENERAL
Contendrá los papeles acumulados durante el desarrollo de la
auditoria y que podrán ser utilizados para períodos subsecuentes.
Entre los que están:
Estados financieros
31
PAPELES DE TRABAJO
Planes anuales de trabajo
Programas de auditoria
Hojas de trabajo
Borrador e informe final de cada examen
CORRIENTE
Acumulará todas las cédulas relacionadas con las diferentes pruebas
realizadas a cada una de las cuentas o áreas específicas y
corresponden al período sujeto a examen. Constituyen el respaldo o
evidencia de cada examen y del cumplimiento a las normas de
auditoria.
RELACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO CON LAS TECNICAS
Y PROCEDIMIENTOS
La relación que hay entre papeles de trabajo
con técnicas y procedimientos, es que por medio de estas vamos a
obtener la información y evidencia necesaria para su correcta
elaboración, ya que dentro de las técnicas tenemos: Ocular, Verbal,
Escrita, Documental, Inspección Física. Y a la combinación de dos o
más de estas técnicas o conjugación de dos o más procedimientos de
Auditoria derivan los programas de auditoria y al conjunto de
programas de auditoria se le denomina Plan de Auditoria.
11 ÍNDICES DE AUDITORÍA
A manera de ejemplo, se mencionan los índices que se detallan a
continuación, con carácter enunciativo, más no limitativo; así, cuando
se requiera un índice que no esté incluido en este manual, se podrá
32
PAPELES DE TRABAJO
utilizar en el entendido de que su significado se explicará en el
documento correspondiente:
Los índices correspondientes al gasto se identificarán de acuerdo con
los capítulos de la clasificación presupuestal por objeto del gasto, de
manera que, siguiendo el mismo sistema de construcción, se pueden
elaborar índices para cédulas sumarias o cédulas analíticas que
muestren un contenido más detallado (9).
11.1 ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE
(A.P.) ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORÍA
33
PAPELES DE TRABAJO
100 Sumaria de conclusiones.
200 Sumaria de ingresos.
300 Sumaria de costo de ventas.
400 Sumaria de gastos.
500 Activo.
600 Pasivo.
700 Capital contable.
800 Cuenta de orden.
900 Otros papeles que surjan con motivo de la revisión.
HT Hoja de Trabajo
BC Balanza de Comprobación
CP Control Presupuestal
A continuación se desglosan algunos de los índices:
200 Sumaria de ingresos.
11.2 CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS ANALÍTICAS
201 Determinación de ingresos no contabilizados.
34
PAPELES DE TRABAJO
11.3 CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS SUBANALÍTICAS
201.1 Relación de documentos correspondientes a ingresos
que no se encuentran registrados en los libros autorizados.
201.2 Ingresos determinados mediante la confronta entre los
ingresos contabilizados en cantidades globales, ya sea por día, por
semana o por mes, en libros (registros económicos) y los que se
encuentran contabilizados en libros autorizados.
Así, la clave de todas las cédulas que se elaboran, con relación a la
auditoría de ingresos de la Dependencia, Entidad o área revisada,
quedarán dentro de la centena 200.
12 PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)
Con los avances de la tecnología, es necesario que el auditor conozca
los equipos electrónicos que utilice su cliente para aprovecharlos al
practicar su auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en
la programación, pero sí que conozca los programas de contabilidad
que utiliza el cliente.
12.1 COMPLEJIDAD TÉCNICA
Los sistemas PED se definen por su complejidad técnica y el grado en
que se utilizan en una organización. Una mejor medida de la
35
PAPELES DE TRABAJO
complejidad es la capacidad de un sistema en comparación con la
capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define
como complejo.
12.2 GRADO DE USO
Hay dos maneras de las cuales el auditor podría servirse de los
equipos electrónicos
a) Pera obtener estados, relaciones, análisis de cuentas, etc. que
podrá utilizar como cédulas cuyo contenido facilite la verificación de
ciertas partidas. Como medio para comprobar el funcionamiento del
control interno, en caso que se trate de una auditoria operacional.
El grado en que el PED se utiliza en un sistema también esta
relacionado con la complejidad. Por lo general, cuando
más funciones de negocios y contabilidad se realizan
mediante computadora, el sistema tiene que irse haciendo más
complejo para acomodar las necesidades de procesamiento. Una
forma en que un sistema puede hacerse más complejo es
incrementando el número de ciclos de transacciones que se basan en
la computadora.
La complejidad también se incrementa a medida que se incrementa
el número de funciones basadas en computadora en un ciclo dado.
12.3 EFECTO DEL PED SOBRE LAS ORGANIZACIONES
El PED tiene varios efectos importantes sobre las organizaciones. El
más importante desde la perspectiva de la auditoria se relaciona con
los cambios organizacionales, la visibilidad de la información y el
potencial de comisión de errores.
El cambio organizacional se refiere a las instalaciones, el personal,
la centralización de datos y separación de responsabilidades y a
36
PAPELES DE TRABAJO
los métodos de autorización de las organizaciones que usan el PED,
estos cambios dependerán de la complejidad del mismo.
En sistemas no complejos del PED, con frecuencia
existen documentos fuentes en apoyo de cada transacción, y la
mayor parte de los resultados de procesamiento se imprimen. De
manera que las entradas, salidas y también en gran parte del
procesamiento, son visibles para el usuario y el auditor del PED. Con
mayores volúmenes de datos y más complejidad la visibilidad de los
datos de entrada, la visibilidad del procesamiento y la visibilidad del
rastro de la transacción ya no será posible.
Otros factores que incrementan la probabilidad de cometer errores
importantes en los estados financieros son: reducción de la
participación humana, la uniformidad de procesamiento, el acceso no
autorizado y la pérdida de datos. Estos factores son de importancia
para el auditor.
13 ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN
Los asientos de reclasificación deben ser registrados únicamente en
los papeles de trabajo del auditor y corresponden a la debida
presentación de estados financieros de la agrupación correcta
de cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo
estén debidamente registradas.
Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el
auditor deberá asegurarse de la debida composición del saldo de la
cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de obligaciones en
circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año,
estas deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que
corresponde a este caso será cargo a obligaciones en circulación con
abono a porción vencida de obligaciones en circulación.
37
PAPELES DE TRABAJO
El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los
papeles de trabajo, codificarlos mediante una letra y explicarlos
al cliente si es necesario, pero no deberá regístralos; porque su
trabajo no es hacer la contabilidad.
Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben
estar debidamente agrupados.
14 ASIENTOS DE AJUSTE
Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de
contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si
el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a
materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para
reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de
ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor,
éstos deben ser aprobado por el cliente porque la
administración tiene la responsabilidad principal por la presentación
razonable de los estados financieros.
Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación
razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La
determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que
tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que se
trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que
no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se
combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos
que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como
medio para determinar su efecto acumulativo.
15 EXPEDIENTES O ARCHIVOS PERMANENTES
38
PAPELES DE TRABAJO
Como su nombre lo indica en el archivo permanente debe
conservarse información de interés continuo que se extiende más allá
de cualquier periodo de auditoría en particular.
En la parte introductoria de este archivo se debe incorporar una
cédula que hará las veces de índice o contenido que indicará las
distintas secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se
acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha de
recopilación. Por lo tanto resulta indispensable planear
adecuadamente la información que debe contener este archivo;
previendo así su crecimiento.
Es importante que al término del trabajo de auditoria se haga una
revisión final de la información que contiene el archivo permanente,
para cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor) se considere
conveniente mantener.
Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los datos
de naturaleza histórica o continua relativos a la presente auditoria.
Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información
sobre la auditoria que es de interés continuo de un año al otro. Los
archivos permanentes incluyen lo siguiente:
15.1 Programa general de trabajo de la auditoria y su evolución.
Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de
importancia continua como el acta constitutiva, los estatutos, los
convenios legales de emisión y compra de bonos y los contratos. Los
contratos son los planes de pensiones, los arrendamientos, las
opciones de acciones, etc. Cada uno de estos documentos es de
importancia para el auditor durante tantos años como está en vigor.
Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra sujeta la entidad.
Copia o extracto de los principales contratos con los que está
obligada la entidad.
39
PAPELES DE TRABAJO
Análisis de años anteriores de cuentas tales como deudas a largo
plazo, cuentas del capital de accionistas, crédito mercantil y activos
fijos. Al tener esta información en archivos permanentes el auditor la
concentra analizando sólo cambios del balance del presente año
mientras conserva para un estudio posterior los resultados de
las auditorias de años anteriores en forma accesible.
15.2 Evolución de las cuentas de activos capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización.
Información relacionada con el conocimiento de
la estructura de control interno y la evaluación del riesgo de control.
Incluye organigramas, flujogramas, cuestionarios y otra información
de control interno, incluyendo lista de controles y desventajas en el
sistema.
Los resultados de los procedimientos analíticos de auditorías de años
anteriores. Entre estos datos están razones y porcentajes calculados
por el auditor y el saldo total o el saldo por mes para cuentas
seleccionadas. Esta información es útil pues ayuda al auditor a decidir
si existen cambios inusuales en los saldos en cuenta del presente año
que deberían investigarse con mayor amplitud.
Sistemas de operación en uso, como es el caso de sistemas de
contabilidad general y del sistema de contabilidad de
costos (incluyendo en ambos, catálogo de cuentas, guía
contabilizadora e instructivo de contabilización).
16 PRUEBAS SUSTANTIVAS
Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el
valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que
afecten la presentación de los estados financieros. Dichos errores
(normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara
indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar
40
PAPELES DE TRABAJO
desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí
estos errores son suficientemente importantes como para requerir
ajuste o su divulgación en los estados financieros.
Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han
ocurrido realmente. En resumen ayudarán a comprobar si la
información ha sido corrompida comparándola con otra fuente o
revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones
que se han ejecutado.
Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen
conclusiones que serán comentadas y discutidas con los responsables
directos de las áreas afectadas con el fin de corroborar los resultados.
Por último, el auditor deberá emitir una serie de comentarios donde
se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a
solucionar, y en su caso, sugerirá la posible solución.
Esta será la técnica a utilizar para auditor el entorno general de un
sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la
explotación.
17 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de
auditoria diseñados para verificar si el sistema de control interno del
cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le
describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si,
después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar
operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza
en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de
los controles del cliente:
• La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios
fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los
41
PAPELES DE TRABAJO
procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose
consistentemente.
• La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los
procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La
calidad de su ejecución puede ser probada mediante discusiones
sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.
• La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable
de los procedimientos de control, debe ser independiente de
funciones incompatibles para que el control sea efectivo.
18 COMITÉ DE AUDITORIA
Un comité de auditoría es un grupo de individuos que se reúnen para
tratar asuntos que a todos competen o es de su interés, con el
propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a acuerdos o
conclusiones relacionados con el objetivo para el que fue creado el
comité. Se debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para
evitar imposiciones por autoridad, sus integrantes deben considerarse
en un mismo nivel jerárquico, lo cual nos lleva a la necesidad de un
alto grado de madurez profesional y administrativa de sus
componentes.
El objetivo estará delineado por el tipo y el fin de la organización, sin
embargo puede entenderse que el fin de un Comité de Auditoría será
"Coordinar los esfuerzos de auditoría de una organización bajo un
esquema que dicten políticas y lineamientos tendientes al apoyo y
cumplimiento de los objetivos de auditoría externa".
19 CICLO DE AUDITORIA
Periodo durante el cual se someten a auditoria todas las actividades
de un centro determinado.
42
PAPELES DE TRABAJO
Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones
y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u
opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoria
integral es el de los ciclos de auditoría:
Este enfoque se relaciona con la auditoria de los controles de las
transacciones económicas que originan los estados financieros, con
énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoria
mediante una revisión más analítica y profunda del control interno,
requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones
características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere
como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la
forma como pueden agruparse.
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según
sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de
acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los
siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los
negocios:
1. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a
terceros a cambio de dinero.
2. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital,
mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo.
3. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y
transacciones de los recursos humanos.
4. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la
empresa; comienza con el de los ingresos, incluye la distribución del
efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el
retorno de éste a los inversionistas y acreedores.
5. Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos
adquiridos en bienes y servicios para la venta.
43
PAPELES DE TRABAJO
6. Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de
estados financieros
EJEMPLO PRÁCTICO
AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS
LA INDUSTRI
A, S.A.
SUMARIO DE CAJA Y BANCOS PT: _______A
Periodo al 31 de Diciembre del
2004
Hecho
Por: Grupo Nueve
(en quetzales)
Fecha: 02-03-
2005
Saldo Contabilid
ad 31-12-04
Ajustes y/o
Reclasifaciones
Saldo
Anterior
31-12-04
REF
.
Debe Haber
Caja General Q10,000.00
Q2,500.
00
Q7,500.0
0 A/1
Caja Chica Q2,000.00 Q945.00 A/2
Q895.00 Q160.00
Banco
Promotor, S.A.
Monetarios Q25,000.00
Q6,000.
00
Q3,000.
00
Q28,000.
00 A/3
Banco de
Occidente,
S.A.
Ahorro Q3,000.00 Q900.00
Q3,900.0
0 A/4
44
PAPELES DE TRABAJO
Totales Q40,000.00
Q6,900.
00
Q7,340.
00
Q39,560.
00
De acuerdo con los procedimientos de Auditoria aplicaciones al rubro
de Caja y Bancos al 31-12-04
podemos concluir que el saldo es razonable de
conformidad con PCGA.
f) _____________________
AUDITOR
= Sumado
= Cotejado contra Mayor
EMPRESA: LA INDUSTRIA, S.A.
AREA DE AUDITORIA: CAJA Y
BANCOS PT: _______AA
PERIODO AUDITADO: al 31 de
Diciembre del 2004
Hecho Por: Grupo
Nueve
Fecha: 02-03-
2005
PROCEDIMIENTO DESCRIPCION HECHO POR REF. A P.T.
OBJETIVOS
1
Comprobar la autenticidad de los
fondos de efectivo y de
las cuentas bancarias propiedad d
e la empresa.
2 Determinar si dentro de este rubro
del balance, se presentan todos
los fondos y cuentas disponibles
45
PAPELES DE TRABAJO
propiedad de la empresa.
3
Verificar su adecuada
presentación en el Balance
General
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1 Arqueo
2 Confirmación Bancaria
3 Conciliación de saldos
4 Estudio y Análisis del movimiento
5 Corte de ingresos y egresos
6
Revisión de transferencias entre
bancos
7
Examen de hechos y
transacciones posteriores
8
Verificación de la valuación en
moneda nacional
9
Verificación de la valuación en
moneda extranjera
CUESTIONARIO
DE CONTROL INTERNO
EMPRESA: LA INDUSTRIA, S.A.
AREA DE AUDITORIA: CAJA Y
BANCOS PT: _______AAA
PERIODO AUDITADO: al 31 de
Diciembre del 2004
Hecho Por: Grupo
Nueve
46
PAPELES DE TRABAJO
Fecha: 02-03-
2005
DESCRIPCION SI NO N/A OBSERVACIONES
Segregación de funciones
(Separación de labores?)
Fianzas de fidelidad?
Firmas autorizadas -Fimas
mancomunadas?
Limites de pago?
Depósitos diarios?
Arqueo periódico y Conciliaciones
regulares?
Control sobre la recepción de
ingresos diarios?
Control efectivo de disponibilidad?
f)___________________________
AUDITOR
47
PAPELES DE TRABAJO
CONCLUSIONES
Hacemos énfasis en la importancia de la Auditoría como herramienta
gerencial para la toma de decisiones y para poder verificar los puntos
débiles de las organizaciones con el fin de tomar medidas y
precauciones a tiempo.
Observamos que el riesgo de los auditores se centra en concluir y
opinar que los estados financieros tomados en conjunto están
presentados razonablemente, cuando en realidad no lo están, esto
sucede si las bases que se toman (Papeles de Trabajo), para poder
fundamentar dichas conclusiones, carecen de técnicas y
procedimientos de Auditoria, los cuales le dan la confiabilidad
necesaria.
Un trabajo es reconocido cuando es de calidad, para que la auditoría
sea considerada por el administrador como actividad indispensable es
necesario que los informes de los auditores sean Útiles, relevantes y
confiables, lo cual se logra a través de aplicación adecuada de
48
PAPELES DE TRABAJO
Técnicas y Procedimientos de Auditoria en la recopilación de
información.
Por lo cual concluimos, que la base esencial para una Auditoria
confiable, es el conocimiento y aplicación adecuada de Técnicas y
Procedimientos de Auditoria, en la elaboración de Papeles de Trabajo.
BIBLIOGRAFIA
Impresora Rodelo, S.A., Edición 3ra., México, D.F., Auditoria Moderna,
Tomo I y II
WEBGRAFIA
http://www.gestiopolis.com/author/ederlyshernandezmelendrez/
fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse120.html
juliaenauditoria.blogspot.com/p/papeles-de-trabajo.html
49
PAPELES DE TRABAJO
50
PAPELES DE TRABAJO
ANEXOS
VIDEOS:
PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR
https://www.youtube.com/watch?v=aReHkr3x6Jc
De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 230, se ha definido el siguiente objetivo. El objetivo del auditor es preparar la documentación que proporcione: a) Un registro suficiente y apropiado de las bases para el dictamen del auditor; y b) Evidencia de que la auditoría se planeó y realizó de acuerdo con las NIA y con los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables
51
PAPELES DE TRABAJO
ELABORACIÓN DE CÉDULAS SUMARIAS Y DE DETALLE
https://www.youtube.com/watch?v=PZSHqDiU-Dg
Refleja los procedimientos que usted tendrá que llevar a cabo al momento de realizar cédulas sumarias
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