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TECNOLOGÍA DE LA INfOrmACIóN EN UNA SOCIEDAD GLOBALESTUDIO DE CASO: COmPAÑÍA DE TAXIS rED DrAGON

Para uso en mayo y noviembre de 2013

INSTRUCCIONES PARA LOS ALUMNOS

• Este cuaderno de estudio de caso es necesario para la prueba 3 de Nivel Superior de Tecnología de la Información en una Sociedad Global.

8 páginas© International Baccalaureate Organization 2012

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Prefacio

ElestudiodecasodeTISGCompañía de taxis Red Dragoneselmaterialdeestímuloparalainvestigaciónexigidapara la prueba3 deNivelSuperior demayoynoviembrede2013. Todos los trabajos que serealicen en base a este estudio de caso deberán reflejar el enfoque integrado que se explica en laspáginas15–17delaGuía de TISG.

LosalumnosdebenenfocarelestudiodecasoCompañía de taxis Red Dragondesdelossiguientespuntosdevista:• sistemasdeTIpertinentesenuncontextosocial• áreasdeinfluenciatantolocalescomoglobales• impactossocialesyéticosenlosindividuosylassociedades• problemasactualesysoluciones• desarrollosfuturos.

SeesperaquelosalumnosinvestiguensituacionesdelavidarealsimilaresaladelaCompañía de taxis Red Dragon y que vinculen sus investigaciones a experiencias de primeramano siempre que puedan.Es posible recabar información mediante una gama de actividades: investigación secundariay primaria, visitas de estudio, conferenciantes invitados, entrevistas personales y correspondencia porcorreoelectrónico.

Las respuestas a las preguntas de examen deben reflejar una síntesis de los conocimientos y lasexperiencias que los alumnos hayan adquirido en sus investigaciones. En algunos casos, es posibleque se provea información adicional en las preguntas de examen para permitir a los alumnos generarnuevasideas.

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Resumen

Dragon City es una ciudad de aproximadamente 200000 habitantes en Asia Oriental.Hay una empresa principal de taxis, la Compañía de taxis Red Dragon, que el abuelo delactualpropietario,YaoChu,empezóconunsolotaxi.Alolargodelosaños,laempresafamiliarhaidocreciendoyesahoralacompañíadetaxislíderenlaciudad,aunquehayotrosoperadoresenunmercadomuycompetitivo.Laempresatienediezempleadosquegestionanlasactividadesdeunnúmerocrecientedeconductores.

LademandadetaxisenDragonCityestáenalzaylaCompañía de taxis Red Dragonestáenrápidaexpansióncomoresultadodelcrecimientoeconómicodelazona. YaoChucreequeunmayorusodelaTIpodríafacilitarlaexpansiónplaneadadelacompañíayasegurarlequesigasiendolaempresadetaxislíderenDragonCity.YaoChuesconscientedeque,amenosqueactualicesuTI,laempresacorreelriesgodequelasuperenotrosoperadoresqueestánempezandoausarlastecnologíasdelainformaciónylacomunicación.

Sistema de TI actual

Actualmente la compañía controla unos 150 taxis desde una pequeña oficina en el centro delaciudad,peronotodosestándeservicioalavez.Laempresatieneunconjuntodecomputadoresen reden laoficinay realizasuscomunicacionespor teléfonosfijosymóviles. A losclientesquepidenuntaxi lesrespondeunodeloscontroladoresdelaoficina,quiendespuésllamaporteléfonomóvil a uno de los conductores que aparecen en una lista de taxis libres. A su vez,generalmente los conductores llamanparaque los registren comoocupados cuandoun clientelosparaenlacalle.Sielconductornollama,eltaxiseguiráregistradocomolibre,loquecausamuchosproblemas.

Los pedidos de taxi se registran en una hoja de cálculo compartida en la red de la oficina.Dichahojadecálculotieneunahojadetrabajoporcadaconductoryresultaengorrosadeutilizar.Al final de la jornada, cada conductor vuelve al garaje para cuadrar los viajes realizados yel dinero ingresado, y estos datos también se ingresan en la hoja de cálculo. Este sistema esmuy ineficiente. La empresa obtiene beneficios, pero mantener el control de los gastos,lasganancias,elmantenimientodeloscochesylossueldosdelosconductoresseestáhaciendomuydifícil,particularmenteenelcasodelosconductoresquetienensuspropiosvehículos.

Procesar la informaciónde las hojas de cálculopara analizar el desempeñode los taxis es unproblema y el hijo deYaoChu, que está estudiando Informática en la universidad, ha estadoexperimentando con un prototipo de aplicación de base de datos para importar los datosde las hojas de cálculo y producir informes semanales sobre el rendimiento de los taxis y losconductoresygenerarnóminasmásprecisas.Todavíanocompletadolatarea.

Elincrementodelasoperacionestambiénestáprovocandoproblemas,dadoqueelsistemaactualnopuedemanejareficientementelacargadetrabajo.Asuvez,estocausadescontentoentrelosclientesdebidoalosmayorestiemposderespuesta.

Estosproblemascreandificultadesdeadministración,amenazanconperjudicarlaexpansióndelaempresa,yponenenriesgosuposiciónenelmercado.

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Requisitos de la solución

YaoChuysufamiliabuscanadquirirunsistemadeTIintegradoquesirvaalossiguientesfines:

Gestión de reservas por InternetElsistemadereservasdebepoderofrecerunavariedaddeserviciosparalosclientesygestionarlas reservas. Esnecesarioque los clientespuedanacceder amuchasde las característicasdelsistema de reservas en el sitioweb de la empresa ymediante el uso de teléfonos inteligentes eInternet.

Elsistemadereservasdebepoder:• identificar clientes habituales y sus direcciones usuales de recogida y destino, y poder

mostrarlasdireccionesenunmapa• indicar la disponibilidad de taxis y su ubicación; organizar viajes con varias recogidas,

reservasnormales,delargoplazo,devariostramos,ydeidayvuelta;ytenerunacalculadoradepreciosdeviajes

• manejar requerimientos especiales como, por ejemplo, vehículos para un gran número declientes,conampliacapacidaddeequipaje,clientesconnecesidadesparticularesytaxisdelujo

• supervisarlasreservasparaevitarsuperposicionesylaposiblesobrecargadelsistemadetaxisdurantelosperíodosdemayorocupación

• manejar distintosmétodos para aceptar reservas como por teléfono,mediante el sitio de laempresa en Internet, por correo electrónico, por SMS, o utilizando una aplicación parateléfonosinteligentes.

Interfaz del sistemaEl sistema que se utilice en la oficina debe tener una interfaz gráfica que facilite y acelere lagestiónyelcontroldelostaxis.Dichainterfazgráficamostraráinformaciónsobrelaubicacióndelos coches, reservas, seguimiento de asignaciones, y estado del tráfico que también puedacomunicarsealosconductoresmientrasesténenlostaxis.

Página inicial Software Hardware Lista de precios Contacto

[Fuente:adaptadodehttp://www.taxi-track.com/,abrilde2012]

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Asignación de taxisSenecesitaunsistemaquepuedaasignartaxisautomáticaomanualmente.Elsistematambiéndebe poder mostrar la ubicación y la disponibilidad de cada taxi y el avance de cada viaje.Estopuedehacerse conunequipode localizaciónde taxisbasadoenGPSyotra informaciónenviadaalaoficinamediantesistemasdecomunicacionesysupervisión.

El sistema de asignación de taxis debe poder comunicar a los clientes cuándo pasaránarecogerlos,yavisarlessihubieracualquierdemora.

Optimización de trayectosDebehabertaxisdisponiblesentodalaciudadparaminimizareltiempodeespera.Elsistemadebepoderconocerlaubicacióndelostaxisenlaciudad.

LaCompañía de taxis Red Dragon tambiénbuscaunprogramadesoftwarequeleayudeaplanearlos trayectosde los taxis,enespecialunoqueayudea reduciralmínimoposibleel tiempodeesperaparalasrecogidas.

Comolaciudadestácreciendo,lacapacidaddeubicarpuntosderecogidaydedestinonuevosycambiantesseconvertiráenundesafíocadavezmayor.

Dentro del taxiAdemás del equipo para calcular el costo de los viajes, los taxis deben tener instaladosestossistemas:• unnavegadorGPSconguíavisualysonoraconmapasincorporadosyvisualizacióndetextos

informativos• unavariedaddesistemasdecomunicaciónentreelcentrodecontrolyelconductor• equipodeseguimientodelvehículoyderegistrodedatos• equipodeseguridadparaelconductorylosclientescomounsistemadetelevisióndecircuito

cerrado(CCTV,porsussiglaseninglés).

Administración del centro de controlElcentrodecontroltendráunadministradordecuentasdeclientes,responsablede:• gestióntarjetasdecréditoyotrosmétodosdepagodelosclientes• emisióndefacturasparaclienteshabituales• registroygestióndelmantenimientoyusodelostaxis• informessobrelaactividaddelosconductores.

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Desafíos

Dirección del proyecto y adquisición del sistemaLaempresaquierequeelsistemaestéinstaladoparajuliode2014.Lepreocupaquenoseaposibleque secumplacon todos los requisitosparaesa fechay tenerqueestablecerprioridadesen laimplementacióndelascaracterísticas.

El sistema deTI debe ser seguro, fácil de usar ymantener, y ser ampliable amedida que laempresa crezca. El costo del nuevo sistema debe justificarse por los beneficios que reporte.Tambiénhayotrasconsideraciones:• Yao Chu se ha estado informando sobre los diferentes tipos de sistemas disponibles,

tantoestándarcomoespecialmenteadaptados,deunavariedaddeproveedores,ydebetomaruna decisión sobre qué tipo de sistema o sistemas y qué proveedor o proveedores usar,particularmenteteniendoencuentalarápidaycontinuaexpansiónprevista.

• Algunos sistemas requieren que se los instale en la empresa,mientras que otros se puedensubcontratardediversasmaneras,loqueresultaatractivodadoquenadieenlacompañíatienemuchaexperienciaprácticaenTI.

Requisitos del sistemaGestión de datosElnuevo sistemade laCompañía de taxis Red Dragon debe ser capazde recopilaryguardarinformación sobre los clientes de la empresa. Esto le permitirá mantenerse en contactoconellosparaofrecerles incentivos, tarifasy servicios especiales. Laempresa tambiénpuedequerer compartir información de los clientes con otras empresas con fines de marketing.Estainformaciónpodríaincluirunalistanegradeclientes.

Muchosde lossistemasqueseestánconsiderando tienen lacapacidaddeanalizarycompartirlosdatosalmacenadossobrelosclientesylosconductores,asícomolashorasyloslugaresdelosviajesrealizados.LaCompañía de taxis Red Dragonestáconsiderandocomprarsoftwaredeinteligencia empresarialparamejorar esta capacidad,peronoestá segura sobrequébeneficioseimplicacionespuedetenerparalaempresa.

Gestión de las comunicaciones y las reservasLa empresa está investigando distintos métodos para las comunicaciones entre los taxis,elcentrodecontrolylosclientes.ElsistemaintegradodecomunicaciónyasignacióndetaxisdebesercompatibleconelsistemadegestióndedatosqueimplementarálaCompañía de taxis Red Dragon.

Elsistemadecomunicacionesdebepoderenfrentaracontecimientosimprevistoscomoaccidentes,atascosdetráficoysituacionespeligrosas.Debidoalaposibilidaddeestasyotrasperturbaciones,yporrazonesdedesempeño,laCompañía de taxis Red Dragonestáinvestigandosiaprovecharlossistemasdecomunicacionesdisponiblesoinstalarunsistemadedicado.Tambiénsetieneencuentalaimportantenecesidaddemantenerlascomunicacionescuandoelsistemadecomunicaciónhabitualfalleporcualquiermotivo.Enconsecuencia,debenestudiarsevariosprocedimientosysistemasdecomunicacionesalternativos.

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VigilanciaLos directivos de laCompañía de taxis Red Dragon han anunciado que se instalarán equiposde televisión por circuito cerrado (CCTV) para supervisar las actividades en los taxis para laseguridad de los conductores y de sus clientes. Asimismo, la ubicación de los vehículosse controlará mediante GPS y GPRS. No obstante, esto ha provocado inquietud entre losconductoresporsentirsevigilados.Seestánconsiderandodistintossistemasdesupervisión.

Además, laCompañía de taxis Red Dragon recibe consultas periódicas de la policía y otrasautoridadessobrelosclientesysustrayectos.Lainformacióndelsistemasedebeguardarhastadurantedosaños.

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Elementos específicos de Tecnología de la Información, adicionales a los presentes en la Guía de TISG, relacionados con el estudio de caso Compañía de taxis Red Dragon

Análisisdecosto-beneficioAplicaciones(apps)parateléfonosinteligentes(smartphones)CCTVEstimacióndecostosGPRSGPSMarketingconductualRegistrodedatosSMSSoftwarecomoservicio(SaaS)SoftwaredegestióndeclientesSoftwaredeinteligenciaempresarialSoftwaredeplanificación/optimizaciónderecorridosTeléfonointeligente(smartphone)

Las personas nombradas en este estudio de caso son ficticias y cualquier similitud con personas y entidades reales es pura coincidencia.