PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS -PINAR- - Red de Salud del ... · FORMULACIÓN DEL PINAR 2016-2019.....10 . Hospital Carlos Carmona Montoya Centro de Salud de Antonio Nariño Puesto

Hospital Carlos Carmona Montoya Centro de Salud de Antonio Nariño

Puesto de Salud de Unión de Vivienda Puesto de Salud de Mariano Ramos

M-GI-AR-001 V: 01 Noviembre 2016

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

-PINAR-

DRA. ALEXANDRA CORDOBA ESPINAL

GERENTE GENERAL

2016-2019




Contenido Introducción ....................................................................................................................................3

Contexto Estratégico.....................................................................................................................4

Líneas estratégicas y Objetivos Institucionales ......................................................................5

Objetivos de Calidad .....................................................................................................................5

ORGANIGRAMA .............................................................................................................................6

TIPO DE PROCESOS .....................................................................................................................7

IDENTIFICACION CORPORATIVA: .............................................................................................8

OBJETIVOS: ....................................................................................................................................9

FORMULACIÓN DEL PINAR 2016-2019 ................................................................................... 10




Introducción

La Empresa Social del estado RED DE SALUD DEL SUR ORIENTE E.S.E, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012, relacionado con la elaboración de “Instrumentos archivísticos”, ha desarrollado para la vigencia 2016 – 2019 como una de sus estrategias fundamentales, el Plan Institucional de Archivos de la entidad – PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos y los factores críticos identificados. Para tal efecto, se han contemplado objetivos y metas que con la apropiación debida de los recursos que minimicen los riesgos que actualmente tiene la entidad para la atención oportuna de los ciudadanos y las condiciones adecuadas orientadas a la preservación del patrimonio documental y al fortalecimiento de su memoria institucional.




Contexto Estratégico

El plan de desarrollo de la RED DE SALUD DEL SUR ORIENTE E.S.E 2016-2019 orienta y soporta el PINAR en su objetivo estratégico 2.1 “Diseñar e implementar el PINAR en la ESE”

Misión

“Somos una Empresa Social del Estado del municipio de Santiago de Cali, ubicados en la comuna 16,que presta servicios de salud de baja complejidad y complementarios, con enfoque en la promoción de la salud y prevención de la enfermedad; comprometidos con la seguridad del paciente, trabajando en equipo con calidad, calidez y humanización en la atención de nuestros usuarios. Contamos con personal idóneo que contribuye a mejorar las condiciones de salud de la población, mediante la gestión y uso eficiente de los recursos con el fin de alcanzar rentabilidad social y financiera.”

Visión

“Seremos reconocidos en el 2020 como una entidad pública, modelo en la prestación de servicios de salud, competitiva y eficiente; caracterizada por una estrategia de atención primaria en salud, enfocada hacia la acreditación para lograr satisfacción de nuestros usuarios y contribuir al mejoramiento de sus condiciones de salud”

Principios

Compromiso Respeto Actitud Liderazgo Trabajo en equipo Innovación




Líneas estratégicas y Objetivos Institucionales

Línea estratégica Objetivo

1.Modelo de prestación de servicios Apropiar el modelo de atención primaria en salud que permitan ampliar cobertura de los servicios ofertados en la ESE y cumplimiento de metas contractuales

2. Competitividad Generar estrategias que permitan que la ESE sea competitiva y contribuya al sostenimiento financiero de la entidad.

3. Eficiencia Desarrollar estrategias que permitan la sostenibilidad financiera de la ESE.

4. Acreditación Orientar la prestación de servicios de salud seguros y humanizados para el desarrollo del componente de Acreditación del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en la ESE.

Objetivos de Calidad Generar espacios de participación social, el mejoramiento de las

condiciones de salud de la población del área de influencia de la Red y la imagen corporativa, logrando la satisfacción de los usuarios y entes contratantes.

Asegurar la calidad y calidez de nuestros servicios, teniendo como base

el fortalecimiento del modelo de atención primaria en salud.

Promover el desarrollo de los recursos necesarios para el desempeño adecuado de La Red, alcanzando un buen nivel de competencias del talento humano, disponibilidad de la infraestructura y buen desarrollo tecnológico.

Alcanzar la sostenibilidad financiera con eficiente manejo administrativo

que redunde en beneficio para la empresa y en la salud de la comunidad.




ORGANIGRAMA

La estructura de la Red de Salud del Suroriente está constituida por tres áreas así:

Área de Dirección. Conformada por la Junta Directiva y el Gerente, cuya responsabilidad es, entre otras, la de mantener la unidad de objetivos e intereses de la organización en torno a la misión y objetivos empresariales.

Área Misional o de Atención al Usuario. Conformada por el conjunto de unidades orgánico – funcionales encargadas de todo el proceso de producción y prestación de servicios de salud preventivos y asistenciales. Estructuralmente, esta área la compone la Subgerencia Científica Asistencial.

Área de Apoyo Administrativo. Comprende las unidades funcionales encargadas de ejecutar, en coordinación con las demás área, los procesos de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y control de los recursos humanos, financieros, físicos y de información. Estructuralmente está representada por la Jefatura Administrativa y Financiera.

ESTRUCTURA ORGÁNICA (Acuerdo No. 106 de diciembre de 2003)

JUNTA DIRECTIVA

DE LA EMPRESA SOCIAL DEL

GERENCIA DE LA ENTIDAD

COMITÉ DE

GERENCIA

ÁREAS DE

ADMINISTRACIÓN

JEFE

ADMINISTRATIVO

SUBGERENTE CIENTÍFICO

ÁREA DE

ATENCIÓN

AL

USUARIO




TIPO DE PROCESOS

DIRECCION

NOMBRE DE LOS PROCESOS DE LA RED DE SALUD SURORIENTE ESE

Direccionamiento Control y mejora

MISIONALES

Promoción y prevención Atención ambulatoria Atención hospitalaria Apoyo diagnostico

APOYO

Gestión al usuario Gestión del talento Humano Gestión de Bienes y servicios Gestión del ambiente físico Gestión financiera Gestión jurídica




IDENTIFICACION CORPORATIVA:

NOMBRE DE LA EMPRESA

Red de Salud del Sur Oriente E.S.E Pública X Privada NIT 805 027 338-1

Departamento Valle

Ciudad / Municipio Cali

Categoría (Municipios)

Fecha de Creación de la entidad (acto legal) Acuerdo 106 de Enero de 2.003

Numero de Dependencias creadas 26

Dirección Calle 39A 43- 00

Teléfono – PBX 328 08 47

Fax 327 35 94

Nombre del Representante Legal Alexandra Córdoba Espinal

Correo Electrónico Institucional [email protected] Dependencia a la que pertenece el Archivo Gestión de la Información

Denominación de la Unidad De Archivo

1. Archivo Historia Clínicas. 2. Archivo Central 3. Área de Gestión Documental

Funcionario Responsable del Archivo Marino Santacruz Millan

Cargo Auxiliar Administrativo

Tiempo en el Cargo 26 años

Fecha de Diligenciamiento




Visión estratégica del Plan Institucional de Archivos – PINAR

La Red de Salud del Sur Oriente E.S.E garantizará, la confiabilidad, la trazabilidad y el acceso a la información a través de la administración de los Archivos de Gestión y el Archivo Central e Histórico, creando una cultura archivística, con el propósito de fortalecer la memoria institucional y preservar el patrimonio documental de la organización. Contando para ello con el mapa de procesos, listado maestro de registros, codificación de formatos y caracterización de los procesos.

OBJETIVOS: Los objetivos establecidos para dar cumplimiento a la visión estratégica del PINAR son:

1. Diagnosticar el estado de la Gestión Documental de LA RED DE SALUD DEL SURORIENTE E.S.E.

2. Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior de LA RED DE SALUD DEL SURORIENTE E.S.E., a través de lineamientos claros y precisos que garanticen la eficiencia de la Gestión y la conservación del patrimonio documental.

3. Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para

desarrollar el proceso de Gestión documental.

4. Fortalecer la seguridad en los sistemas de información de LA RED DE SALUD DEL SURORIENTE E.S.E. para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información.

5. Articular el sistema de gestión documental con el sistema de gestión de calidad NTGC ISO 9001: 2015.

6. Evaluar los procesos de mejora continua en la gestión documental.

7. Implementar los instrumentos archivísticos establecidos por las normas colombianas vigentes.

8. Capacitar a los funcionarios de la entidad de forma anual en temas referentes a la organización y transferencias documentales.




9. Realizar escaneo masivo de documentos como política de conservación y difusión de la información.

10. Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para alcanzar una información confiable.

11. Fomentar el uso de las nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel.

FORMULACIÓN DEL PINAR 2016-2019

De acuerdo a los objetivos planteados se describe a continuación el tiempo para su ejecución.

Objetivos Planes y Proyectos asociado

2016

2017

2018

2019

Observación

Revisar y diagnosticar el programa de gestión documental de la ESE

Contratación externa

x Acogerse a directrices del A.G.N

Realizar el PINAR de la ESE

Contratación externa

x Acogerse a directrices del A.G.N

Capacitar al personal Contratación externa

x Capacitación a colaboradores en temas de Gestión Documental

Mitigar riesgos puntuales del depósito destinado para el Archivo Central e Histórico

Proyecto Centro Único de Información

x x x Se hará seguimiento continuo y se implementaran correctivos necesarios

Articular el sistema de gestión documental con el sistema de gestión de calidad NTGC ISO 9001: 2015

x x x Siguiendo los lineamientos del A.G.N y NTGC ISO 9001: 2015




Revisar y Ajustar las Tablas de Retención Documental

Programa de Gestión Documental

x x x Según normatividad y necesidad de la empresa

Diseño, revisión y ajuste de los instrumentos Archivísticos.

Plan Institucional de Archivos (PINAR) Programa de Gestión Documental (PGD)

x x x Siguiendo los lineamientos del A.G.N

Formular políticas para la preservación de información


x x x Según normatividad y necesidad de la E.S.E.

Evaluar el impacto de la mala preservación de la información


x x x Se hará seguimiento continuo y se implementaran correctivos necesarios

Capacitar a los funcionarios de la E.S.E en temas de Gestión documental

Programa de capacitación

x x x Se realizara al menos una capacitación al año

Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo

Proyecto Centro Único de información

x x x Se llevara a cabo según disponibilidad presupuestal

Considerar nuevos desarrollos tecnológicos


x x x Se llevara a cabo según disponibilidad presupuestal

Implementar y contribuir a la política de responsabilidad social y ambiental de la empresa.

Proyecto de Aprovechamiento de Papel, Cartón y plegadizo.

x x x Se trabajara conjunta mente con el programa hospital verde

Verificar la implementación del sistema de Gestión Documental de la ESE

Plan de auditoria ESE

x x x x Se trabajara en conjunto con el proceso de control y mejora y comité de archivo




Los Colaboradores de Gestión Documental en la Red de salud del suroriente ESE:

Sede Cargo Tipo Vinculación

Cantidad Funciones

Hospital Carmona

Auxiliar Administrativo

Carrera Administrativa

1 Líder de programa de gestión Documental

Hospital Carmona

Auxiliar de Archivo

Agremiación 1 Responsable del Archivo de historias clínicas

Puesto Salud Mariano

Auxiliar de Archivo

Agremiación 1 Responsable de gestión Documental de la sede

Puesto Salud Unión*

Auxiliar de Archivo

Agremiación 1 Responsable de gestión Documental de la sede

*El Puesto de Salud Unión de Vivienda Popular a partir de Mato del 2016 está en reconstrucción, el colaborador esta reubicado en el HCCM.

Comité de Archivo: Diligencie la siguiente información marcando una x si el cargo mencionado integra el Comité de Archivo en caso de tener otros cargos, inclúyalos en la casilla otros.

No. INTEGRANTES DEL COMITÉ

1 Oficina Administrativa y Financiera X

2 Oficina Calidad X

3 Gestión de la Información X

4 Gestión Documental X

5 Invitados (sin voto) El Comité de Archivo de la Red de Salud Suroriente ESE cuenta con reglamento y




funciones definidas. Existe un cronograma de actividades del Comité de la Red de Salud Suroriente ESE Proyectos Archivísticos en la Entidad La ESE cuenta con un proyecto archivístico, que garantiza la adecuada organización y conservación de sus archivos El proyecto de archivística actualmente se basa en la formulación y planeación, orientado a crear conciencia acerca del valor de los archivos como elementos fundamentales para la construcción de la memoria (institucional), para la investigación básica y para la garantía de los derechos de la ciudadanía.

Capacitación del Personal (Artículo 18. Ley 594 de 2000) Los colaboradores recibieron capacitación (o actualización) en materia archivística de parte de un ente externo y la E.S.E realizara al menos una capacitación anual en todo lo relacionado con la normatividad e instrumentos archivísticos.

L a caracterización de procedimientos del PINAR se listan a continuación:

NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO S.G.C. Registro de comunicaciones oficiales ventanilla única F-GI-GD-001/2014 Eliminación de documentos F-GI-GD-002/2014 Registro único de inventario documental F-GI-AR-003/2014 Control de préstamo de documentos archivo central F-GI-AR-004/2014

Solicitud de cambio en la tabla de retención documental F-GI-GD-005/2014 Registro de comunicaciones oficiales F-GI-GD-006/2014 Solicitud de préstamo de documentos archivo central F-GI-GD-008/2016 Manual de historias clínicas P-GI-AR-003/2012 Proceso de consulta documental F-GI-AR-004/2014 Proceso de organización documental F-GI-GD-005/2014 Proceso de transferencia documental F-GI-GD-006/2014

RESOLUCION No. 1 00.1 6.1.277-1 6

(26 de d ic iem bre de 201 6 )

Por med¡o de la cual se adopta el PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR)2016 - 2019 de la Red de Salud del Suroriente E.S.E.

La Gerente de la Red de Salud del Suror¡ente E.S.E. en uso de sus facultadeslegales y reglamentarias, en especial en la conferida en el Art¡culo 31 numeral 23del Estatuto de la Empresa (Acuerdo No.002 de 2003 Junta Directiva), y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 2609 de 2O12 en su articulo B denominado "lnstrumentosarch¡vist¡cos para la gest¡ón documenbf , comp¡lado en el Artículo 2.8.2.5.8 delDecreto Unico Reglamentario 1080 de 2015 d¡spone que la gestión documental enlas entidades públicas se desarrollará a partir de entre otros. del Plan lnstituc¡onalde Archivos de la Entidad.

RESUELVE:

ARTICULO 1o: ADOPCION: Adoptar el PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS(PINAR) 2016 - 2019 de la Red de Salud del Suroriente E S.E, contenida en elDocumento "M-G|-AR-001 V: 01 Noviembre 2016", el cual hace parte de lapresente Resolución..

ARTíCULO 20: PUBLICAC|ÓN Y DIFUSIÓN: Et Ptan que se adoptó en el Artícutoanterior, deberá publicarse en la página Web de la Entidad y difundirse por losmed¡os de comunicación de la misma.

ARTÍCULO 30 VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de la fecha de suexpedición

Santiago de Cali, 26 de diciembre de 2016

PUBLíQUESE, DIFÚNDASE Y CÚMPLASE

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