Planeación de Escenarios Futuros

1. ¿Para qué sirve? Cuando queremos plantearnos diversas estrategias para alcanzar futuros resultados exitosos para una organización, un proyecto e inclusive, una situación de índole mundial o nacional; podemos hacer uso de los Escenarios. Los Escenarios son instrumentos para ordenar nuestras percepciones acerca de entornos alternos en los cuales nuestras decisiones pueden ser llevadas a cabo. Es lo que podemos trabajar para interpretar una realidad. Las principales funciones de los Escenarios son:

• Enfocarnos en entornos específicos, para su monitoreo y análisis. • Identificar los aspectos críticos, presentes y futuros. • Comunicar percepciones clave. • Examinar los movimientos de actores clave. • Atraer al personal de línea y staff a la planeación. • Ayudar a que los ejecutivos cambien sus modelos mentales.

Los Escenarios son un medio para:

• Pensar paso a paso tanto en forma individual como colectivamente. • Hablar (acerca de lo impensable). • Ser incluyente (diversidad y lo inesperado) • Ver con nuevos ojos la realidad (re-percibir). • Actuar con mayor confianza y adaptabilidad.

2. ¿Cómo se elabora? La planeación de Escenarios Futuros consta de siete pasos metodológicos, tal y como se muestran en el siguiente diagrama:

1. Decidir el foco de los escenarios Iniciamos el proceso de creación de Escenarios siendo abiertos de mente y creativos, haciendo un esfuerzo por no caer en nuestros cotidianos y viejos esquemas mentales, así como en diversos paradigmas. Debemos establecer un ambiente cómodo y sin distracciones. Asimismo establecer un equipo con ejecutivos relevantes que nos permita un apoyo eficiente para la elaboración de los Escenarios Futuros, sugiriéndose que este compuesto por:

• Una Mezcla de áreas y divisiones. • Una Mezcla funcional. • Presencia de generalistas y especialistas. • Presencia de trabajadores de varios niveles. • El liderazgo de la Dirección. • Expertos externos.

De tal forma que se encuentren inmiscuídos: el que hará el proyecto o responsable, el que se opone o impide actualmente su realización y el que se beneficiará o será impactado con su implantación. Los Escenarios Futuros pueden tener una aplicación: Macro (Global, país o sector), organizacional o por proyecto. Es importante definir inicialmente, en forma precisa y concreta, el tema que deseamos analizar y sus consecuencias a largo plazo. 2. Identificar los factores clave de Micro-Entorno Es la identificación y recolección de información de los agentes influyentes externos que constituyen fuerzas impulsoras críticas y directas (dado su alto nivel de impacto e incertidumbre) en las operaciones de una organización, un proyecto, etc. Algunos ejemplos pueden ser: cliente, usuarios, competencia, sistema de distribución, productos o servicios, proveedores, servicio post-venta, talento humano, mano de obra, etc. En esta fase, es importante apoyarse en la técnica de la Tormenta de Ideas, donde cada miembro del equipo de planeación, en forma individual, propone alternativas que posteriormente se clasifican y votan en forma grupal; obteniéndose así las más relevantes. 3. Determinar las fuerzas impulsoras del Macro-Entorno Es la identificación de las variables que podrían afectar, en los próximos años y de manera substancial, las condiciones normales del proyecto, organización, etc. De estas variables predeterminadas e inciertas, habrá que conocer su estructura e interrelaciones para permitirnos experimentar con sus posibles causas-efectos. Algunas de estas fuerzas pueden ser: Economía, política, aspectos sociales, Internet, tecnología, eventos catastróficos, medio ambiente, aspectos internacionales, etc. Al igual que con el punto anterior, a través de la tormenta de ideas llegamos a las variables más relevantes. Tanto las variables Micro-Entorno obtenidas, como las Macro-Entorno, son tabuladas y clasificadas en una tabla para su votación grupal (ver apartado ”3. Formato”, el punto 1)

4. Analizar las variable predeterminadas e inciertas Dentro de nuestras variables del Micro-Entorno y Macro-Entorno, se tendrá que analizar cuáles son aquéllas variables que pueden influir crucialmente en nuestro proyecto, organización, etc. Para así poder clasificarlas en predeterminadas (o ciertas) e inciertas. Se debe analizar la historia de las variables, sus tendencias, etc. Es importante que el análisis sea relevante y que se recolecte información suficiente de cada variable, para evitar sorpresas. Este es un trabajo grupal, fomentándose el debate y las discusión de cada variable, hasta determinar aquéllas dos más importantes e inciertas (ver punto 1 del apartado “3.Formato”). 5. Definir la lógica de los escenarios. Enfocándonos exclusivamente en las dos variables más importantes e inciertas del punto anterior, procedemos a construir el marco para la definición de los Escenarios Futuros. Es importante considerar las variables más independientes entre sí, de tal forma que se puedan generar escenarios posibles. Tomando cada variable y graficándola como ejes, se determinarán cuatro cuadrantes, que conformarán cada uno de los Escenarios Futuros (AB, CD, E,F y GH).

6. Desarrollar los Escenarios Futuros Para describir cada uno de los cuatro (4) Escenarios Futuros establecidos anteriormente, se procederá a su definición claramente: Nombre de cada escenario.- El nombre se recomienda que sea corto, pueden usarse nombres de películas, de canciones, etc. Estos nombres deben dar la idea del desenlace que se espera en este Escenario por ejemplo: “México, lindo y querido”, “Nosotros, los pobres”, ”Paraíso perdido”, “Un paseo por las nubes”, etc. Trama.- A partir del desenlace, se debe describir detalladamente, cómo se fueron dando los hechos que nos llevaron hasta allí, involucrando actores. Esta narrativa nos va a permitir situarnos de manera más “real” en el Escenario que estamos describiendo, lo que nos permitirá familiarizarnos con todos los aspectos involucrados, actores, detonadores, etc., lo cuál incidirá en que se determine posteriormente una opción estratégica para este Escenario lo mejor posible. Desenlace.- Es describir brevemente la situación a la cuál se llegará en el futuro contemplado en el ejercicio de escenarios.

Para fines prácticos posteriores, es conveniente que se elabore un cuadro que resuma el desenlace y el desarrollo de la trama de cada escenario (ver apartado “3. Formato” el punto 2); así como otro cuadro que describa la evolución de los actores involucrados en cada escenario (ver apartado “3. Formato” el punto 3). Es importante combinar la lógica del Escenario con factores y tendencias. Así como ligarlo con modelos analíticos. 7. Establecer las implicaciones y los detonadores Es importante que para cada uno de los escenarios se establezcan las implicaciones:

• De los factores clave. • De las fuerzas impulsoras • Para el foco del ejercicio o la decisión. Para futura investigación.

Los detonadores son eventos que alteran el curso de alguna variable crítica y que desencadenan una serie de efectos directos e indirectos, que a su vez generan la conformación de alguno de los Escenarios Futuros. Finalmente, es importante elaborar una matriz que permita comparar las estrategias involucradas en cada uno de los cuatro Escenarios Futuros (ver apartado “3 Formato” el punto 4). Con esta matriz podremos estar en la posibilidad de tomar decisiones desde hoy conociendo clara y previamente cuales son los resultados que podremos esperar en el futuro. 3. Formato 1. Tabla para captura y clasificación de variables del Micro y del Macro-Entorno

2. Desenlace y desarrollo de la trama de cada escenario futuro

3. Evolución de actores en cada Escenario

4. Comparación de estrategias en cada Escenario

4. Ejemplo Establecemos el equipo de trabajo y definimos el tema que deseamos analizar mediante esta herramienta y que consiste en: “El futuro de la Salud en México y sus consecuencias a largo plazo”. Obtenemos las variables del Micro y del Macro- Entorno y las tabulamos según formato 1:

Enfocándonos en las dos variables más importantes e inciertas (Unificación del Sistema Nacional de Salud vs. Gratuidad del Servicio), definimos los cuatro Escenarios Futuros denominados: Mundo Feliz, Totalmente Palacio, Chupacabras y Aquí Nos Toco Vivir.

Con estos elementos nos es posible realizar una narrativa más amplia empleando los formatos, tanto de la trama de cada Escenario en el punto 2, como la participación de los principales actores por Escenario, en el punto 3. Definimos las estrategias y las podemos comparar para cada Escenario, usando el punto 4 del apartado “3.Formato” 5. Para mayor información / consulta Para obtener un ejemplo completo de la aplicación de esta herramienta para el tema: “El Futuro de la Sociedad Civil en México”, considere la siguiente dirección: http://www.gbn.com/ArticleDisplayServlet.srv?aid=9400