PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE PAGO ANTICIPOS DE CAJA FIJA … · 2019-07-10 · A continuación detallamos los puntos más importantes del procedimiento de Anticipo de caja fija: 1º.-

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA UNIDAD DE ASUNTOS ECONÓMICOS Y PRESUPUESTARIOS

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PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE PAGO

ANTICIPOS DE CAJA FIJA (ACF)

ÍNDICE

Introducción: Diagrama

1.- Cajero Pagador………………………………………………………………………………………… Pág. 4

2.- Consulta de Acuerdo de Caja Fija ACF………………………………………………………. Pág. 6

3.- Consulta de saldos e informes de cuentas de las Cajas Pagadoras….………… Pág. 6

4.- Dotar de fondos a la Caja de Efectivo. Operación RI…………………………………. Pág. 7

5.- Registro de los justificantes del Acuerdo de Caja Fija ACF ………………………. Pág. 8

6.- Registro de los Adelantos de Cajero de Caja Fija ACF……………………………….. Pág. 13

7.- Pago de justificantes mediante Relación de Transferencia/Cheque………….

- Asignación de Datos………………………………….… pág 19

- Generación de Documentos de pago………….. pág 22

- Generación de Fichero de transferencias……. pág 27

- Pago de los justificantes/adelantos……………. pág 30

8.- Conciliación…………………………………………………………………………………………….

Pág. 19

Pág. 31

9.- Rendición de la Cuenta Justificativa…………………………………………………………. Pág. 32

10.- Realización del Documento contable de reposición de fondos (ADO)..…. Pág. 35

11.- Libramiento y operación de Reposición de fondos……………………………….. Pág. 36

12.- Pago de Retenciones (PD). Anulación y Borrado de Operaciones…………. Pág. 38

13.- Anulación de cuenta justificativa ACF no aprobada………………………………. Pág. 41

14.- Modificar o borrar el justificantes del gasto………………………...………………… Pág. 43

15.- Informes Estado de Situación de Tesorería…………………………………………… Pág. 45


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Introducción El procedimiento de Anticipos de Caja Fija viene regulado en las Normas de Ejecución del Presupuesto del ejercicio en curso, y se definen como: “Las provisiones de fondos de carácter permanente y extrapresupuestarios que se realicen a las distintas oficinas gestoras o pagadurías… Será competencia de la Gerencia el establecimiento y regulación de las cajas fijas necesarias en la Universidad, de conformidad con lo establecido en las normas estatales y autonómicas aplicables y lo dispuesto en este artículo, con especial atención al Decreto Legislativo 1/1999 de 2 de diciembre, que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Hacienda de la Región de Murcia y las Órdenes dictadas por la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia al respecto.” Podéis consultar las citadas Normas en el siguiente enlace de los Presupuestos UPCT, en la página web de la Unidad de Asuntos Económicos. A continuación detallamos los puntos más importantes del procedimiento de Anticipo de caja fija: 1º.- Se establece una caja fija con su correspondiente cuenta corriente en cada uno de los Departamentos y Centros de la Universidad, así como en el Servicio General de Economía y Finanzas, en el Consejo de Estudiantes y en la Finca Tomás Ferro. 2º.- Son cuentadantes de las mismas los responsables de las correspondientes Unidades de Gasto. Dichos responsables, al objeto de agilizar los pagos, podrán autorizar la disposición de una caja de efectivo. 3º.- Los Anticipos de Caja Fija se consideran fondos de la Tesorería de la UPCT. 4º.- La Caja Fija ACF, atenderá los gastos que se determinen en las normas de ejecución del ejercicio económico. 5º.- Obligación de presentar Informes Trimestrales de los Estados de Situación de Tesorería, en caso de incumplimiento no se realizarán reposiciones de fondos a dichas cuentas. En el Diagrama siguiente se concreta a modo de esquema el procedimiento a seguir en UXXI-EC, para la gestión mediante el sistema de Anticipos de Caja Fija

http://www.upct.es/~uae/secciones.php?id_categoria=1


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CAJERO PAGADOR

AC

UE

RD

O A

CF

ACUERDO DE CAJA FIJA ACF

- Se identifica con el CIF UPCT + DELEGACIÓN (Nº Caja Fija + Nombre Dpto.-Escuela + Nombre Apellidos del Director)

- Se asigna número cuenta IBAN (ordinal) al Cajero Pagador - Acceso On-line con Tarjeta Secundaria

- Consulta Acuerdo de Caja Fija - Consulta Cuentas habilitadas:

Cuenta bancaria (ordinal) y Caja efectivo (si procede)

JUST

IFIC

AN

TE

S G

AST

O

CONSULTA DIARIA EN EL MÓDULO JUSTIFICANTES

DEL GASTO, PARA ATENDER LOS

JUSTIFICANTES QUE SE VAYAN GENERANDO POR

FACe O POR RAF

- FACe, Punto general de entrada de facturas electrónicas - RAF, Registro Administrativo de Facturas. Recibe vía web las

facturas en papel a través del Punto de Recepción de Facturas

- Se marcará con el tipo de pago ACF - Será necesario indicar el Acuerdo al que pertenece - Se habilita la Ficha de Pago - Registro manual del Justificante del Gasto o Adelanto (si procede

comisiones de servicio etc.)

PRO

CE

SO D

E E

LA

BOR

AC

IÓN

¿HAY ADELANTO DE CAJERO?

CREACIÓN ADELANTO

CAJERO

REGISTRO MANUAL DEL

JUSTIFICANTE DE GASTO

SI

NO

- Tercero/Acuerdo - Cuenta IBAN o Caja efectivo - Importe

- Seleccionar en ficha de pago “Pagado con adelanto cajero “

REGULARIZAR ADELANTO

CREACIÓN DE CUENTA

JUSTIFICATIVAS

GENERACIÓN DOCUMENTO REPOSICIÓN DE FONDOS

REPOSICIÓN DE FONDOS

- Libramiento - Operación CA: Cobro

Reposición ACF. - Pago Retenciones: PD

(en su caso)

- Forma pago: ACF - Indicar Acuerdo - Se habilita opción

de pago

CONSULTA DEL JUSTIFICANTE DEL GASTO GENERADO, O REGISTRO

MANUAL EN SU CASO

- Desde ficha de pago - Desde documentos

de pago

PAGO JUSTIFICANTE

CONCILIACIÓN BANCARIA - Conciliar por

Punteo

INFO

RM

ES

-Estado Situación Tesorería -Arqueo de Caja (en su caso) -Conciliación bancaria, por punteo

-Trimestrales -Carácter obligatorio

RECEPCIÓN DE FACTURA:

-Electrónica: por FACe -En Papel: Envío al RAF

a través del PRF


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Gestión de Anticipos de Caja Fija

1.- Cajero Pagador Como hemos mencionado el cuentadante de la Caja Fija o Cajero Pagador se identificará en UXXI-EC, con el CIF de la Universidad, Q8050013E y debe elegir del desplegable del mismo, la DELEGACIÓN correspondiente a la Caja Fija de su Centro o Departamento. ES IMPRESCINDIBLE SELECCIONAR LA DELEGACIÓN para quedar correctamente identificado en los trámites que se realicen con el programa económico.

Adjuntamos como ejemplo, pantallas del proceso:

Interesado Pulsar y escribir el CIF: Q8050013E y siempre seleccionar la Delegación que corresponda del desplegable:

Por ejemplo la Delegación 1, corresponde al: 001 Servicio Gral. Economía y Finanzas. Gloria Sánchez Coll. En cada Delegación se ha habilitado el número de cuenta IBAN de cada Caja Fija ACF (Ordinal).

Acceso ON-LINE a cuenta IBAN web: Sabadell-CAM

El Cajero Pagador para el acceso On-line a su cuenta IBAN de Caja Fija (ACF) en la entidad bancaria SabadellCAM, tiene que disponer de una Tarjeta Secundaria de clave.

El acceso es desde: https://www.bancsabadell.com Ficha BS Online

Acceso empresas seleccionar T.secundaria.

https://www.bancsabadell.com/


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Cada cuenta IBAN de Caja Fija puede tener las siguientes autorizaciones, Tarjetas Secundarias de Clave (T.secundaria), diferenciando entre Cajero Pagador: Directores de Centros/Departamentos y Profesores autorizados por el Cajero y los Auxiliares Administrativos que necesiten operar en cada Caja Fija (ACF). El detalle es el siguiente:

TARJETA SECUNDARIA ACCESO WEB PERMISOS Cajero Pagador (ACF). Profesor autorizado por él.

- Número de tarjeta: 9 dígitos numéricos. - Clave de acceso: 4 dígitos numéricos.

Todos los permisos y Obligatorio la FIRMA, mediante una coordenada de su tarjeta secundaria, de las operaciones y ficheros de transferencias de UXXI EC.

Auxiliares Administrativos (ACF). No tienen operativas las claves

- Número de tarjeta: 9 dígitos numéricos. - Clave de acceso: 4 dígitos numéricos.

Consultar e iniciar operaciones, que no se ejecutarán hasta que no sean firmadas posteriormente por el Cajero Pagador.

Estas tarjetas, son personales e intransferibles y cada autorizado, es responsable de la custodia y el uso de la misma.

Alta y Baja de Tarjetas Secundarias de clave, para los Usuarios de Cajas Fijas (ACF)

El proceso para la solicitud, será la remisión a la Sección de Tesorería y Gestión Presupuestaria, por correo ordinario o e-mail dirigido a [email protected], o [email protected] de la siguiente documentación:

- Escrito del nuevo Director informando de la fecha a partir de la cual está en vigor el nuevo nombramiento y solicitando su Tarjeta Secundaria de acceso a la cuenta IBAN de la Caja Fija de su Departamento/Escuela y solicitando la baja del anterior titular y adjuntando

- Copia del D.N.I.

- Copia de la Resolución Rectoral de nombramiento como Director.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


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Igualmente el Director (Cajero Pagador), deberá solicitar por el mismo procedimiento el alta o la baja de la Tarjeta Secundaria, para el nuevo Auxiliar Administrativo u otra persona al que desee autorizar o dar de baja.

2.- Consulta del Acuerdo de Caja Fija (ACF) Al inicio de cada ejercicio presupuestario, debemos consultar el saldo del Acuerdo de Caja Fija (ACF) que nos han habilitado en el programa de gestión económica UXXI-EC y que deberá coincidir con el saldo de nuestra cuenta IBAN en la entidad financiera.

Para consultar el ACF siga los siguientes pasos desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO

Consultas Anticipos de Caja Fija Situación Actual del Acuerdo/Saldo del Acuerdo de ACF

Indicar en “Acuerdo ACF” los cuatro últimos dígitos de la orgánica y Aceptar

O bien pulsar el botón de búsqueda para para localizarlo. 3.- Consulta de Saldos e Informes de Cuentas de las Cajas pagadoras El saldo de la cuenta habilitada y de la caja de efectivo puede consultarse, desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO:

Tesorería

Gestión de Cuentas.


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Los movimientos de la Caja de efectivo o de la cuenta pueden ser consultados mediante:

• Menú Informes

• Opción “Listados oficiales” • Opción “Registro de Caja” (si se trata de la Caja de efectivo) • Opción “Libro de Entidades de Crédito” (si se trata de cuenta)

4. Dotar de fondos a la Caja de Efectivo. Operación (RI) Consiste en el traspaso de fondos desde la cuenta IBAN del Departamento/Escuela, a su Caja de Efectivo, para agilizar la tramitación de los pagos. Para ello se hace una operación RI (Remesa interna)

La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: • Diario

• Operaciones

• Nueva Operación


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Los datos a cumplimentar son:

• Fecha operación: Fecha operación del banco. • Clase de operación: Introduzca RI (Remesa Interna). • Tipo: ACF • Importe: Importe de la remesa. • Cuenta Origen: Cuenta de donde quiere sacar los fondos: IBAN Sabadell-CAM • Cuenta Destino: Cuenta donde quiere llevar los fondos: Caja de efectivo

5.- Registro de los justificantes del Acuerdo de Caja Fija (ACF)

La elaboración del justificante del gasto de ACF, es similar a la del Pago Directo excepto las siguientes salvedades:

• El justificante se marcará con el tipo ACF. • Será necesario indicar el Acuerdo al que pertenece. • En cuanto se haya seleccionado el tipo ACF se habilitará una ficha desde donde se

puede realizar el pago.

El Departamento o Escuela que haya solicitado los bienes o servicios, puede recibir las facturas de dos modos, como

- Factura Electrónica proveniente de FACe. El procedimiento se explica en otro manual

que podéis consultar en la web de la Unidad de Asuntos Económicos. - Factura en papel.

Recibida por la Unidad Tramitadora la factura en papel se enviará al RAF (Registro Auxiliar de

Facturas) a través del Punto de Recepción de Facturas (PRF). En el Registro se digitaliza la factura y se genera el correspondiente Justificante del Gasto.


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Módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO: Los usuarios deberán realizar consultas diarias a través del módulo Justificantes del Gasto, para

atender estos justificantes a medida que se vayan generando. Se puede filtrar por estado del Justificante, indicando que estén en estado de Registrados, de esta

forma nos aparecen en la consulta, todos los justificantes de gasto que están pendientes de conformidad y de imputación.

Una vez seleccionamos el justificante del gasto generado automáticamente, comprobamos los datos que se han volcado y completamos los que falten en las distintas Fichas que detallamos a continuación: Ficha General

• Descripción: Sustituir el texto por la descripción que corresponda • Fecha emisión: Fecha en la que se emite la factura, documento de liquidación, ticket, etc.

• RECC el Régimen Especial de Criterio de Caja. En el caso de que algún proveedor de la universidad esté adherido a este sistema debe especificarlo claramente en la factura que presente para su pago a la universidad. Este marcaje es incompatible con las Adquisiciones Intracomunitarias, la Inversión de Sujeto Pasivo y las Importaciones. El programa hará las validaciones cuando grabéis el JG para asegurarlo.

• NIF/CIF: NIF/CIF del proveedor o interesado. • Nº Justificante/Factura

• Carácter del justificante: Por defecto original.

• Detallar por líneas: Seleccione esta casilla cuando el justificante de gasto posea diversos

porcentajes de IVA, o cuando el justificante tenga distintos tipos de IRPF (clave o porcentaje).

• Asociado a factura: El programa permite distinguir entre tres tipos de factura: - Normal - Simplificada sin NIF de la Universidad; para tickets sin el NIF de la UPCT - Simplificada con NIF de la Universidad; para tickets con el NIF de UPCT


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Ficha Administrativo • Tipo de pago: Por defecto se genera el Justificante de gasto por Pago Directo, hay que cambiarlo a

Anticipo de Caja Fija, ACF • Fecha de entrada en el Registro administrativo. Volcará la fecha sea registrada la factura en

RAF o la del día en el caso de justificantes del gasto no asociados a factura. • Fecha de entrada en el Registro contable. Volcará la fecha en que se ha generado

automáticamente el justificante del gasto en el caso de facturas, o la de creación del justificante en el caso de gastos no asociados a factura.

• Fecha de conformidad. Fecha en la que el responsable del gasto da su conformidad al mismo • Fecha de rechazo y motivo de rechazo. Ver procedimiento de rechazo de facturas • Fecha inicio plazo pago: La determinada por el sistema • Plazo legal de pago: El determinado por el sistema • Plazo legal de pago: • Número de asiento registral: En el caso de facturas, el número de Registro asignado en RAF o en

FACe. • Acuerdo de ACF: Lo vuelca el sistema, corresponde con la Caja del Departamento/Escuela del

usuario. • Unidad administrativa que solicita la compra/servicio. • Unidad administrativa que conforma la factura.


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Ficha Económico

• Importe Neto: Es la base imponible de la factura del proveedor. • Importe Total: Se corresponde con el total de la factura del proveedor con el IVA soportado por esta. • Importe IVA: El % de IVA que lleva soportado el bien. • Imp. Rtn. IRPF: Se introduce este dato si la factura corresponde a un pago por trabajos realizados por profesionales a los que se les tiene que hacer la correspondiente retención IRPF. • Imp. Rtn. IVA Intrac.: Cumplimentar en caso de factura procedente de un País intracomunitario. • % prorrata: Parte de IVA soportado que se considera deducible. • Introducir líneas: Se utiliza esta opción si en la ficha de general hemos pinchado introducir líneas. Detallamos en estas los distintos tipos de IVA, retenciones, etc.

Ficha de Datos Fiscales Podéis consultar el, Manual Básico Fiscalidad UPCT, en web de la Unidad de Asuntos Económicos, el cuadro de claves que contiene, os servirá de guía para cumplimentar esta ficha de Datos Fiscales: • Intracomunitarios: cuando se adquiere un bien en cualquier país de la Comunidad Europea, introducimos los datos en esta casilla. • Otros modelos:

Modelo 347: es el más utilizado desplegar y seleccionar A: Adquisiciones de bienes y servicios superiores a 3005,06 euros cuando se trata del pago a un proveedor nacional. Modelo 190: lo utilizamos cuando por ejemplo: Pagamos una Comisión de Servicio desplegar seleccionar clave L: Rentas exentas y dietas exceptuadas de gravamen y subclave 01. Pagamos los servicios realizados por un profesional seleccionar clave G: Actividades económicas. subclave 01.

http://www.upct.es/~uae/docs/manuales/11710.MANUAL_BASICO_DE_FISCALIDAD_DE_LA_UPCT.pdf


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Ficha imputación: Se introduce la partida o aplicación presupuestaria a la que se imputará el gasto que se compone de la clasificación orgánica, funcional y económica, siendo ésta última la que determina la naturaleza del gasto.

• Fecha de imputación: este campo no tiene trascendencia jurídica por lo que es suficiente con mantener la fecha volcada por defecto, salvo que el programa indique otra cosa.

• Aplicaciones: Se introduce la partida o aplicación presupuestaria a la que se imputará el gasto que se compone de la clasificación orgánica, funcional y económica, siendo ésta última la que determina la naturaleza del gasto.

• IVA deducible: Cumplimentar cuando proceda. Columna Descuento: 390.001 H.P. IVA deducible/soportado. Columna Importe: Importe el que proceda • Retenciones: Cumplimentar cuando proceda: Columna Descuento: IRPF 320.001 I.R.P.F. A cuenta de profesionales, o Columna Descuento: IVA INTRACOMUNITARIO: 391.001 H.P. IVA repercutido Columna Importe: el que proceda


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Ficha Pago:

Existen tres opciones para registrar el pago del justificante. 1º) Pagado con adelanto de cajero: Se utiliza si previamente se ha registrado un adelanto de cajero para el pago del suministro o servicio de la factura que se está registrando. 2º) Pago del justificante: Si ya se ha efectuado el pago de la factura mediante transferencia manual, cheque o Caja de efectivo.

• Seleccionar “Pago del justificante”

• Fecha de pago: fecha en que se realizó el pago del justificante (la del banco)

• Cuenta: Caja Efectivo (si el pago ha sido en efectivo) o Cuenta bancaria del Centro o Departamento • Cheque/Transferencia: Escribir el número del cheque o el número de transferencia.

3º) No pagar en este momento: Se utiliza si se va a pagar posteriormente mediante la generación de una Relación de Transferencias y su correspondiente fichero. Es el procedimiento normal de pago.

Ficha Documentación: El archivo de la factura digitalizada o la factura electrónica, se podrá consultar en la pestaña documentación del justificante del gasto.

6. Registro de los Adelantos de Cajero de Caja Fija ACF Se entiende por Adelantos de Cajero aquellos fondos que se hayan anticipado para la agilización de pagos, como por ejemplo comisiones de servicio de personal de la Universidad, que justificarán con las facturas correspondientes “a posteriori”. La forma de acceso es a través del módulo Justificantes del gasto: Diario

Adelanto de Cajero


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Ficha Datos Generales • Descripción: Texto libre. • Tercero de carácter interno: Persona a quien se le hace la entrega del adelanto. Pulse el botón y aparecerá la pantalla de búsqueda Si no está registrado solicite su alta por "ExtraEco" • Tipo de pago: Anticipo de caja Fija • Acuerdo de ACF: Código del ACF del Centro o Departamento. Ficha Otros Datos: Se introduce la aplicación presupuestaria a la que se imputa el gasto.

Ficha Datos Económicos:

http://www.upct.es/~uae/secciones.php?id_categoria=10


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Seleccionamos la opción “Pago” y desactivamos “Pagar ahora la entrada del adelanto” y en la casilla

“Importe” reflejamos el que vamos a adelantar. Este importe se vuelca en la línea de abajo. Al Guardar , el programa nos dará un número de adelanto y lo imprimimos.

6.1. Pago del Adelanto por Transferencia/Cheque. Se procede de la misma manera que en el siguiente punto 7.Pago de los Justificantes del Gasto mediante relación de transferencia/cheque. Con la salvedad de que al pulsar el botón “Incluir Adelanto de Cajero”

En la siguiente pantalla seleccione “sólo adelantos“ y Aceptar:


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y vuelve a la primera pantalla y de nuevo Aceptar.

6.2. Regularización del Adelanto Cuando el perceptor del adelanto lo justifique se procede a Regularizar el importe total del adelanto, devolviendo el dinero sobrante a la caja del Centro o Departamento (cobro) o bien entregando el Cajero Pagador, al interesado la cantidad que le falte (pago), si el importe del justificante hubiera sido mayor que el importe anticipado.

Para regularizar el adelanto en el programa económico recuperamos el mismo desde el módulo Justificantes del gasto Consultas

Adelantos de Cajero En la pantalla, ponemos el número de cajero en las casillas “desde” y “hasta” y pinchamos en los prismáticos para realizar la búsqueda.


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Pulsamos dos veces encima de los datos del adelanto y lo recuperamos. Si hay que pagar al interesado más dinero del adelantado accedemos a la pestaña económico, seleccionamos “Pago” y pulsamos el icono para añadir una nueva línea e introducir el importe restante siguiendo los mismos pasos del apartado 6.1 Pago del Adelanto por transferencia/cheque.

Si el interesado debe devolver a la caja del Centro o Departamento el importe sobrante por justificar menos importe de lo adelantado, debe abonar a la cuenta IBAN del Centro o Departamento el importe sobrante. En el adelanto, accedemos a la pestaña económico y pulsamos el icono para añadir una nueva línea seleccionamos Cobro y añadiendo una nueva línea con el importe cobrado.

6.3 Pago del Adelanto por la Caja de Efectivo Si el Cajero Pagador ha habilitado la Caja de Efectivo, podemos cumplimentar el adelanto en el momento de la entrega del efectivo al Tercero.


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Se selecciona la opción “Pago” y “Pagar ahora la entrada del adelanto” y en la casilla “Importe“ reflejamos el importe que se va a adelantar y en Cuenta, seleccionamos la Caja de Efectivo y se cumplimenta la fecha del pago.

Una vez regularizado el adelanto, tanto realizado por transferencia/cheque como por efectivo, se procede a la tramitación del justificante de gasto en el programa económico, siguiendo los mismos pasos que en el apartado 5.Registro de los Justificantes del Acuerdo de Caja Fija (ACF) teniendo en cuenta: El Pago hay que indicar como tipo de pago “Pagado con adelanto de cajero”, La Fecha del pago: La fecha de pago del Adelanto, poner la última fecha en el caso de que tenga más de una. El Número de adelanto de cajero: Seleccionamos el adelanto que corresponda al justificante de gasto del Tercero que estamos realizando.

Una vez seleccionado el Número de adelanto cajero, la opción de “Cuenta…” quedará bloqueada.


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7.- Pago de Justificantes mediante Relación de Transferencias o Cheque. Este procedimiento se seguirá, cuando se efectúe el pago al Tercero. En el programa económico UXXI-EC, permite 2 formas de pago desde la cuenta IBAN del Centro o Departamento: Por Transferencia o por Cheque

Se pueden seleccionar las mencionadas formas de pago, según proceda en cada caso y los pasos a seguir serán los siguientes:

7.1. Asignación de los datos de pago: Por Transferencia/Cheque. Borrar o Modificar los datos. 7.2. Generación de documento de pago mediante Transferencia/Cheque. Impresión. Anulación. 7.3. Generación de fichero de transferencias (envío fichero a través Web SabadellCAM, BS Online). 7.4. Pago de los Justificantes/Adelantos.

7.1.) Asignación de los datos de pago de aquellos justificantes del gasto que previamente se han registrado y que se encuentran imputados. Con este paso estamos indicando las cuentas IBAN a las que hay que realizar la transferencia o si queremos pagar mediante cheque. La forma de acceso es la siguiente: Módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO: • Diario Documentos de Pago

Asignar datos de pago Se seleccionan los siguientes criterios de búsqueda: • Estado: Seleccione “Imputados” • Tipo de Pago: Seleccione “ACF” • Incluir Adelanto de Cajero: En el caso de pagar un adelanto de cajero marcaremos “incluir adelantos de cajero” y seleccionamos el adelanto correspondiente.


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En la siguiente pantalla seleccionamos los justificantes de gasto y/o adelantos de cajero que queremos pagar y pulsamos “Seleccionar Datos de Pago”, y Aceptar:

En esta pantalla cumplimentamos los datos según la forma de pago elegida, ejemplo por Transferencia:

• Fecha de asignación de datos de pago. Por defecto se vuelca la del sistema. • Cuenta del cajero. Cuenta del Centro o Departamento.


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En la siguiente pantalla tenemos que comprobar que la cuenta IBAN, ordinal del acreedor, de los justificantes a pagar, corresponde con la indicada en la factura

Si la forma de pago elegida es mediante Cheque:

Al seleccionarlo, se registra del modo que se ve en esta pantalla


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Borrar o Modificar los Datos del Pago: si necesitamos modificar o borrar algún dato del pago: Seleccionamos Módulo Justificantes del Gasto: Diario: Documentos de Pago Modificar datos del pago o Borrar datos del pago

7.2.) Generación de documentos de pago mediante Transferencia/Cheque:

Transferencia Bancaria

Generamos una relación de transferencias cuando el tipo de pago sea mediante transferencia bancaria. Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: Diario

Documentos de pago Generar documentos de pago

Seleccionamos el tipo de pago (ACF) y forma de pago (Transferencia) y opcionalmente los restantes criterios de búsqueda que convengan. Aceptar.


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En la siguiente pantalla cumplimentamos la Fecha de creación y Texto libre. En Agrupación por Proveedor, si se desea que los pagos a un mismo proveedor aparezcan individualizados, desactivar la casilla, es conveniente hacerlo para que pueda comprobar las facturas que se le han pagado.

Aceptamos y la siguiente pantalla indica el número de relación de transferencias que se ha generado:


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Aceptamos e imprimimos la relación que, una vez firmada y pagada se adjuntará a la cuenta justificativa de reposición de fondos. Generación de Documentos de Pago mediante Cheque: Una vez que hemos asignado la Forma de pago, cheque, al justificante de gasto o al adelanto de cajero:

Procedemos a generar el documento de pago, seleccionando la opción Cheque y seleccionamos Aceptar


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Vamos cumplimentando los datos que solicitan en cada una de las pantallas que se muestran, y seleccionando Aceptar


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Tenemos que indicar el número de cheque en la casilla correspondiente:

Seleccionamos Aceptar,


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El Cajero Pagador firmará la relación de cheques emitidos y lo adjuntará a la correspondiente cuenta justificativa. Si necesitamos volver a imprimir una relación o transferencias/cheques, la recuperamos en el Módulo Justificantes del Gasto Informes Relación de Transferencias

o Relación de Cheques.

Anular Relación de Transferencias/Cheques. Si necesitamos anular una relación de transferencias, o una relación de cheques, accedemos al: Módulo Justificantes del Gasto Diario

Documentos de Pago Anular Relación de Transferencias o Anular Relación Cheques

seleccionando el número de relación que queremos anular. Si tenemos hecho el fichero de relación de transferencias, tenemos que anularlo primero y después podremos anular la relación. 7.3.) Generación del fichero de transferencias.

Se trata de generar un fichero con la relación de transferencias correspondientes para enviarlo posteriormente al banco y proceder al pago de los justificantes. Habrá que indicar la Caja y la Cuenta del Cajero.

Módulo

Justificantes del Gasto Diario Documentos de Pago - Generar fichero de transferencia. En la siguiente pantalla que tendremos que indicar el nº relación transferencias o la fecha de creación de la misma, la Caja del Centro o Departamento y la Cuenta del Cajero:


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Aquellas facturas que sean del mismo proveedor y que además se paguen a la misma cuenta bancaria aparecerán sumadas. Si desea que los pagos aparezcan en la relación individualmente, desactive la casilla “Agrupada”. Aceptar y en la siguiente pantalla se registran los siguientes datos:

• Fecha de generación. • Fecha de ejecución solicitada. • Domicilio del ordenante: Grupo de Gasto Centro o Departamento.

• Marcar las órdenes de transferencias que se deseen incluir en el fichero

Una vez que aceptamos se genera un número de fichero con formato SEPA, extensión XML (ejemplo TR000233.xml) que guardaremos en una carpeta a la que podemos nombrar Ficheros de Relaciones de Transferencias y en la cual podremos consultar los ficheros generados en caso necesario.


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Guardar y en la siguiente pantalla:

Es importante que tengamos en cuenta lo que nos dice ya que como observamos en el ejemplo, el nombre del fichero (TR000233.xml) no coincide con el número que guarda el programa económico (2015/0000211). Este número lo debemos anotar ya que en caso de anular el fichero (Justificantes del gasto Diario Documentos de Pago Anular Ficheros de Transferencias) estará guardado con este último número:


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Los ficheros generados y los datos en ellos contenidos, se envían a la entidad bancaria SabadellCAM, a través de la web, https://www.bancsabadell.com.

Para materializar el pago de las transferencias que contiene el “Fichero de Relación de Transferencias” generado, tenéis que seguir las instrucciones contenidas en el manual, que podéis consultar también en la Web de la Unidad de Asuntos Económicos: BS Online Ficheros Transferencias Sepa.

7.4.) Pago de los Justificantes/Adelantos:

Una vez comprobado el cargo en la cuenta IBAN del Centro o Departamento, procedemos al pago de los justificantes o adelantos en el programa UXXI-EC. Módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO:

Diario Documentos de pago

Pagar justificantes/Adelantos Las casillas obligatorias a cumplimentar son:

• Caja: ACF del Centro o Departamento. • Tipo de pago: ACF • Forma de pago: Transferencia o cheque • Cuenta Cajero: Cuenta del ACF del Centro o Departamento

Aceptar y en la siguiente pantalla marcamos “Seleccionar Fecha de Pago”, introducimos la fecha que tiene que coincidir siempre con la fecha de cargo del banco.

https://www.bancsabadell.com/

http://www.upct.es/~uae/docs/manuales/11715.BS-ONLINE%20SABADELLCAM%20FICHEROS%20DE%20TRANSFERENCIAS%20SEPA.pdf


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8. CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria permite a los usuarios de las Cajas Fijas, verificar que los apuntes introducidos en UXXI-EC coinciden con las anotaciones realizadas por el banco detalladas en los extractos bancarios.

Es conveniente realizar la conciliación de los movimientos, antes de proceder a la creación de la Cuenta Justificativa.

La opción que utilizaremos para realizar la conciliación bancaria, será la de:

Conciliación por punteo.

La comprobación de que los datos recogidos en UXXI-EC, han sido registrados por el banco se realizará punteando uno por uno los apuntes existentes. La forma de acceso será:

Módulo: Justificantes del Gasto:

Tesorería Conciliar por Punteo

Marcar,

donde el usuario realizará la búsqueda de los apuntes que desee conciliar a través de los siguientes campos: Caja. Cuenta perteneciente a la Caja. Rango de fechas. Estado.


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El sistema facilita una serie de datos para poder conciliar las operaciones, son los siguientes:

• Número de operación. • Clase: tipo de operación que se va a conciliar. Existen diferentes tipos:

• CA: Cobro reposición de ACF. • CC: Cobro ACF. • CJ: Cobro Pago a Justificar. • CO: Cobro de Otros. • PD: Pago de Retenciones. • PO: Pago de Otros. • RA: Reintegro de ACF. • RI: Remesa Interna. • RJ: Reintegro de Pago a Justificar. • SI: Saldo Inicial. • RP: Rectificación de Saldo inicial positiva. • RN: Rectificación de Saldo inicial negativa.

• Tipo: ACF. • Fecha de operación. • Importe. • Cuenta a la que pertenecen los apuntes obtenidos. • Identificador Bancario: número de cheque o transferencia introducido en el sistema. • Conciliado: donde se deberá marcar aquellos que se desee conciliar. • NIF Acreedor.

Una vez marcados en la columna de “Conciliado”, todos los apuntes deseados, se guardarán los datos a través de la opción: Diario Guardar

9.- Rendición de la Cuenta Justificativa Se elabora la Cuenta Justificativa correspondiente a todos los justificantes de gasto que se encuentren imputados y pagados y se remite a la Unidad de Asuntos Económicos, Sección de Tesorería y Gestión Presupuestaria, para su comprobación, aprobación y reposición de fondos. El trámite se realiza desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO seleccionamos:


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Diario Cuenta Justificativa

Anticipo de Caja Fija Justificación

Pulse el botón “Buscar” le aparecerán los justificantes según los criterios de búsqueda introducidos.

Marque aquellos justificantes que quiera incluir en la cuenta justificativa. Si desea incluirlos todos, pulse “Seleccionar Todos”. En la siguiente pantalla:


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Pulse el botón “Aceptar”. La pantalla siguiente le permite obtener los informes necesarios para rendir la cuenta justificativa y le ofrece la posibilidad de generar el documento contable de reposición:

• Carátula oficial en la que se menciona expresamente que es una rendición de cuentas de caja fija y se enumera, ejemplo: 2015/78.

• Relaciones de justificantes del gasto de los que se compone la cuenta justificativa separada por

subconceptos presupuestarios.

• Retenciones: En caso de cuenta justificativa que incluya retenciones de IRPF se imprimirá el informe correspondiente y se adjuntará a la cuenta justificativa.

• Documento contable ADO de reposición.

Marcar todos los informes, excepto “Relación de Justificantes por aplicación”. En el caso de que necesite un duplicado de los informes de la cuenta justificativa, realice los siguientes pasos desde el Módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO: • Menú Informes

Listados Oficiales Cuenta Justificativa de ACF La aplicación mostrará la siguiente pantalla:


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Indicar en “Acuerdo de ACF” los cuatro últimos dígitos de la orgánica, o bien pulsar el botón de búsqueda para localizarlo. A continuación elija el nº de cuenta justificativa que desee imprimir. 10. Realización del Documento contable de reposición de fondos (ADO) El documento contable de reposición de fondos se puede registrar directamente desde la cuenta justificativa. El sistema cuando abre el documento contable Código 240 ADO, vuelca los datos de la cuenta justificativa:

Tendrá que cumplimentar los siguientes datos: Ficha General: Fecha Gasto y Fecha Reconocimiento Obligación (la del día en que se está tramitando la cuenta justificativa). Ficha Interesado:

- Interesado: Introduzca el CIF de la Universidad Q8050013E y MUY IMPORTANTE,

debe elegir del desplegable del mismo, la DELEGACIÓN correspondiente a la Caja


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Fija de su Departamento/Centro. Es imprescindible selecciona la Delegación para quedar correctamente identificado el Cajero Pagador.

- Ordinal Perceptor: Introduzca el número IBAN que corresponda a la caja fija del Centro o Departamento.

- Tipo de Pago: Introduzca siempre el código 21 (Reposición ACF-Cta. Justificativa) - Forma de Pago: 03 (Transferencia). - Área del Origen del gasto: Por defecto, la vuelca el sistema. 30 - Ordinal Pagador: 00000 Cuenta Central de Tesorería

Ficha firmas: firma propuesto y autorizado: la firma del Director del Centro o Departamento correspondiente. Seleccionar Guardar, e Imprimir el mencionado documento contable y firmar por el Director del Centro o Departamento. Se remite a la Unidad de Asuntos Económicos, Sección de Tesorería y Gestión Presupuestaria, el documento contable de reposición de fondos, la cuenta justificativa con justificantes del gasto, facturas, relaciones de transferencia/cheque, extractos bancarios de pago etc., para que una vez sea revisado y aprobada la cuenta justificativa, se incluya en propuesta de pago y se tramite el pago, desde la Tesorería, a la Caja Fija correspondiente.

11. Libramiento y Operación de Cobro Reposición ACF Comprobado el abono en nuestra cuenta IBAN del Sabadell-CAM, se procede a contabilizarlo en el programa de gestión económica: El proceso a seguir desde el módulo de Justificantes del Gasto es el siguiente: Opción Diario Opción Libramientos Se cumplimentan las distintas casillas: Descripción: texto libre


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Nº de Libramiento y Nº de Docuconta: poner el nº del Documento Contable de la reposición de fondos. Ejercicio + Nº documento contable precedido de número de ceros necesario para completar el campo. Tipo de Libramiento: CA-Cobro Reposición ACF. Fecha de Contabilización y Fecha de Recepción: debéis comprobar en el extracto del banco cuando se abona y poner la fecha de abono en ambas casillas. Nº de cuenta justificativa ACF: Seleccionar número de cuenta justificativa ACF de la que se está efectuando el libramiento. El importe total lo vuelva por defecto el programa.

Al guardar el libramiento se genera automáticamente la Operación de Cobro del libramiento: Tras guardar un libramiento de cobro de reposición de ACF, debe generarse la operación de cobro del mismo para reflejar el ingreso en la cuenta de la Caja Fija. La operación de cobro debe generarse en el mismo momento de guardar el libramiento, en cuyo caso los datos a rellenar son:

- Descripción: texto libre. - Fecha operación: Fecha valor del banco. Tiene que coincidir con las fechas del libramiento. - Cuenta: nº de cuenta IBAN de la caja fija del Centro o Departamento. - Cheque/transferencia: transferencia - El resto de datos los vuelca el programa por defecto. Nº de Libramiento


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12. Pago de Retenciones (PD) En la gestión de Caja Fija pueden registrarse pagos sujetos a retención. Para trasladar las retenciones de la Caja Fija a la Tesorería Central (UAE), se realiza una operación de pago de retenciones (PD) que una vez registrado se imprimirá y remitirá junto con la cuenta justificativa. La forma de acceso en el módulo Justificantes del Gasto

Diario -Operación Nueva operación

• Descripción: Pago de Retenciones • Fecha operación: Fecha de abono de la cuenta en el banco. • Clase de operación: “PD” (Pago de retenciones) • Tipo: ACF • Caja: la Caja del Centro, Departamento. • Importe: Importe de las retenciones que se refleja en el ADO de la cuenta justificativa. Si no coincide con el de la cuenta justificativa poner de forma manual. • Cuenta: Cuenta IBAN de la Caja fija del Centro, Departamento. • Cheque/Transferencia: Transferencia • Retenciones: marcamos y nos aparece el código correspondiente al tipo de retención: - 320001: I.R.P.F. a cuenta de profesionales - 391.001 H.P. IVA Repercutido Seleccionamos el descuento pinchando encima y aceptar. Ejemplo:


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El importe que el sistema vuelva en la pantalla puede que no coincida con el importe de retenciones que aparece en el Documento Contable de Reposición de la cuenta justificativa, es debido a que se han imputado en el programa justificantes de gasto a los que se aplica retención y aún no se han incluido en cuenta justificativa de reposición. En este caso, el importe debemos ponerlo de forma manual, para que coincida con el mencionado documento contable.

Anulación y borrado de operaciones Si el usuario detecta algún tipo de error en una operación, tendrá que anularla y borrarla para realizar la correcta, ya que el sistema no permite la modificación de las mismas. Para la eliminación de estas operaciones habrá que proceder, desde el módulo Justificantes del Gasto:

Primero Anular Operación: • Menú Diario • Opción Operaciones • Opción Anular Operación


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La aplicación mostrará la siguiente pantalla de búsqueda:

En la casilla “Clase de Operación” seleccione el tipo de operación que desea anular. La búsqueda puede ser restringida usando los criterios que muestra la pantalla, si no los utiliza, el sistema le mostrará todas las operaciones del tipo elegido realizadas por el usuario. Pulse dos veces sobre la que desee anular. El sistema le mostrará la operación elegida. Despliegue, en el menú Diario y pulse la opción Confirmar Anulación de Operaciones:

Segundo Borrar Operación: • Menú Diario • Opción Operaciones • Opción Borrar Operación


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Para seleccionar las operaciones siga las instrucciones de la operación anterior (anulación de operaciones). El sistema mostrará todas las operaciones anuladas, del tipo elegido, pulse dos veces sobre la que desee borrar. Aparecerá una pantalla similar a la anterior. Despliegue el menú “Diario” y pulse la opción “Borrar” 13. Anulación de Cuenta Justificativa ACF no aprobada Si por cualquier motivo hubiera que anular la cuenta justificativa debemos empezar de atrás hacia delante, es decir, desasentamos primero y borramos el documento contable ya que la cuenta está asociada al mismo y luego la cuenta justificativa.

Borrado del Documento Contable de Reposición: Para poder anular la cuenta justificativa, previamente habrá que borrar el Documento Contable de Reposición de Fondos. MUY IMPORTANTE tenemos que BORRAR el Documento NO ANULAR.

Localice el documento en el Módulo Docuconta Opción Consultas -> Por número de documento, o por el CIF del Cajero Pagador:


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Seleccione el documento a borrar y una vez abierto marcamos en la opción: General – Desasentar documento activo, (para borrar el documento previamente hay que desasentarlo).

Y se activa la opción de borrar el documento contable en la pestaña General – Borrar documento

Anulación de la cuenta justificativa: una vez borrado el documento contable procedemos a borrar la cuenta justificativa desde el


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Módulo Justificantes del Gasto

Diario Cuenta Justificativa

Anticipos de Caja Fija Opción Anulación Justificación

Indique su Acuerdo de Caja Fija y el Nº de la Cuenta Justificativa, y Aceptar.

El programa le mostrará la cuenta, si desea anularla pulse “Aceptar”. 14. Modificar o Borrar el justificante del gasto Si el usuario detecta algún tipo de error en la grabación del justificante del gasto (aplicación, importe, proveedor), puede modificarlo a EXCEPCIÓN de que la factura se encuentre incluida en Declaración Fiscal, si es así no podrá modificarlo ni borrarlo.


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En el caso de que no estén incluidos en declaración fiscal, se procederá del siguiente modo: Consultar el justificante en módulo Justificantes del Gasto Consultas

Justificantes de Gasto Paramétrica con Selección de Campos o Paramétrica con Selección de Campos Extendida

Podemos modificar los errores en:

a) La Aplicación Presupuestaria: Pulse el botón "Anular" en Ficha Imputación y proceda a modificar. b) En el Nº de factura o el Tercero, si no hemos pagado y según el tipo de justificante de gasto (Las facturas procedentes de FACe contiene datos que no pueden modificarse).

Podemos borrar los justificantes de Gasto No Pagados y no Asociados a Factura El proceso de Borrado, además de seguir los trámites de:

- "Anular" en Ficha Imputación y borrar datos en las Fichas de Datos Fiscales y Económico,


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- Tenemos que quitar la Fecha de Conformidad de la Ficha de Administrativo, para que se habilite la opción de Borrar el justificante de gasto.

15. Informes Estado de Situación de Tesorería Caja Fija ACF Según establecen las Normas de Ejecución del Presupuesto, trimestralmente los cajeros pagadores presentarán los Estados de Situación de la Tesorería de las cuentas corrientes de caja fija. La fecha límite para la presentación de estos estados serán respectivamente el 15 de abril, 15 de julio, 15 de octubre y día que la Instrucción de Cierre del Ejercicio acuerde para el cierre del ejercicio. En caso de incumplimiento de dichos plazos no se realizaran reposiciones de fondos a dichas cuentas hasta que se hayan presentado debidamente. En la Instrucción de Cierre se fijara la fecha límite de entrega de las cuentas justificativas de los fondos percibidos. Aquellos gastos que por cualquier motivo no hayan podido ser justificados en dicha fecha, deberán ser tramitados con cargo al presupuesto del ejercicio siguiente y no más tarde del 31 de enero. Los informes firmados, a remitir a la Unidad de Asuntos Económicos, Sección de Tesorería y Gestión Presupuestaria son los siguientes:


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- Informe de Estado de Situación de Tesorería, debéis adjuntar al mismo relación con los movimientos bancarios del trimestre. Si hubiera diferencias entre el dinero que indica el extracto bancario y UXXI-EC, deben motivarse mediante escrito que acompañará a dicho Estado.

- Arqueo de Caja, en el caso que esté operativa la caja de efectivo.

- Informe de Conciliación Bancaria, por Punteo esto es Importante, debe enviarse con la

conciliación de las cuentas realizada. La obtención de los mencionados informes se realizará desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO

Informes Listados Oficiales Seleccionando los distintos informes que debemos imprimir

Los informes con la documentación que contengan, se firmarán por el Cajero Pagador y se enviarán en las fechas indicadas a la Unidad de Asuntos Económicos, Sección de Tesorería y Gestión Presupuestaria.

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PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE PAGO ANTICIPOS DE CAJA FIJA … · 2019-07-10 · A continuación detallamos los puntos más importantes del procedimiento de Anticipo de caja fija: 1º.-