Procesos Direccion Proyectos

CV-GPY012: Curso Virtual de Gestin de Proyectos (Gua del PMBOK 5ta Edicin) Material del Curso: Procesos de la Direccin de Proyectos v3

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Dharma Consulting ha sido revisada y aprobada como un proveedor de entrenamiento en Project Management por el

Project Management Institute (PMI). Como un Registered Education Provider (R.E.P.) del PMI, Dharma Consulting ha

aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

Unidad: 3 Procesos de la Direccin de Proyectos

Introduccin

3.1 Interacciones Comunes entre Procesos de la Direccin de Proyectos

3.2 Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

3.3 Grupo de Procesos de Inicio

3.4 Grupo de Procesos de Planificacin

3.5 Grupo de Procesos de Ejecucin

3.6 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

3.7 Grupo de Procesos de Cierre

3.8 Informacin del Proyecto

3.9 El Rol de las reas de Conocimiento


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Introduccin

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y

tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Esta

aplicacin de conocimientos requiere de la gestin eficaz de los procesos de direccin de

proyectos.

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre s, que se realizan

para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus

entradas, por las herramientas y tcnicas que se pueden aplicar y por las salidas que se

obtienen. Como se explica en la Seccin 2, el director de proyecto ha de tener en cuenta los

activos de los procesos de la organizacin y los factores ambientales de la empresa. stos

deberan tenerse en cuenta para cada proceso, incluso si no estn enumerados de manera

explcita como entradas en las especificaciones del proceso. Los activos de los procesos de la

organizacin proporcionan guas y criterios para adaptar dichos procesos a las necesidades

especficas del proyecto. Los factores ambientales de la empresa pueden restringir las

opciones de la direccin de proyectos.

Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto con interaccin por parte

de los interesados y generalmente se enmarcan en una de las siguientes dos categoras

principales:

Procesos de la direccin de proyectos Estos procesos aseguran que el proyecto avanza

de manera eficaz a lo largo de su ciclo de vida. Estos procesos incluyen las

herramientas y tcnicas involucradas en la aplicacin de las habilidades y capacidades

que se describen en las reas de conocimiento.

Procesos orientados al producto Estos procesos especifican y generan el producto del

proyecto. Los procesos orientados al producto son tpicamente definidos por el ciclo

de vida del proyecto y varan segn el rea de aplicacin y la fase del ciclo de vida del

producto. El alcance del proyecto no puede definirse si no se cuenta con una

comprensin bsica acerca de cmo generar el producto especificado. Por ejemplo, al

determinar la complejidad global de la construccin de una casa es necesario tener en

cuenta diversas tcnicas y herramientas de construccin.



3.1 Interacciones Comunes entre los Procesos de la Direccin de

Proyectos

Los procesos de la direccin de proyectos se presentan como elementos diferenciados con

interfaces bien definidas. Sin embargo, en la prctica se superponen y actan unos sobre otros

de mltiples formas que no se detallan exhaustivamente en este documento. Los Grupos de

Procesos requeridos y los procesos que los constituyen sirven de gua para aplicar los

conocimientos y las habilidades adecuados en materia de direccin de proyectos durante el

desarrollo del proyecto. La aplicacin de los procesos de la direccin de proyectos es iterativa y

muchos procesos se repiten a lo largo del proyecto.

La naturaleza integradora de la direccin de proyectos requiere que el Grupo de Procesos de

Monitoreo y Control y el resto de Grupos de Procesos ejerzan acciones uno sobre los otros de

manera recproca. Los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos se vinculan entre s a

travs de las salidas que producen. Los Grupos de Procesos rara vez son eventos discretos o

nicos; son actividades superpuestas que tienen lugar a lo largo del proyecto.

Figura de Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos:

(Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 3-1, page number 50).

Para saber ms sobre el Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos, te

invitamos a visitar el siguiente enlace:

http://www.slideshare.net/AlvaLomeli/proceso-de-direccin-de-

proyectos#btnNext



3.2 Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Las siguientes secciones identifican y describen los cinco grupos de procesos de la direccin de

proyectos necesarios en todo proyecto. Estos cinco grupos de procesos cuentan con

dependencias bien definidas; normalmente se ejecutan en cada proyecto y tienen un elevado

grado de interaccin entre s. Estos cinco Grupos de Procesos son independientes de las reas

de aplicacin y del enfoque de las industrias. Los Grupos de Procesos individuales y los

procesos individuales a menudo se repiten antes de concluir el proyecto y pueden presentar

interacciones dentro de un Grupo de Procesos y entre Grupos de Procesos. Estas

interacciones, cuya naturaleza vara de un proyecto a otro, pueden realizarse o no en un orden

determinado.

Los procesos de la direccin de proyectos estn vinculados por entradas y salidas especficas,

de modo que el resultado de un proceso se convierte en la entrada de otro proceso, aunque

no necesariamente en el mismo Grupo de Procesos. Los Grupos de Procesos no son fases del

ciclo de vida del proyecto.

Grfico de Interacciones entre Procesos de la Direccin de Proyectos:



(Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 3-3, page number 53).


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Dharma Consulting ha sido revisada y aprobada como un proveedor de entrenamiento en Project Management por el

Project Management Institute (PMI). Como un Registered Education Provider (R.E.P.) del PMI, Dharma Consulting ha

aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

3.3 Grupo de Procesos de Inicio

El Grupo de Procesos de Inicio est compuesto por aquellos procesos realizados para definir un

nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorizacin para

iniciar el proyecto o fase. Dentro del mbito de los procesos de inicio es donde se define el

alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Adems, se identifican los

interesados internos y externos que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el

resultado global del proyecto. Finalmente, si an no hubiera sido nombrado, se selecciona el

director del proyecto. Esta informacin se registra en el acta de constitucin del proyecto y en

el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitucin del

proyecto, ste se considera oficialmente autorizado. Aunque el equipo de direccin del

proyecto puede colaborar en la redaccin de esta acta, este estndar supone que la

evaluacin, la aprobacin y el financiamiento del caso de negocio se manejan fuera de los

lmites del proyecto (Grfico 3-4).

Grfico: Lmites del Proyecto:

(Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 3-4, page number 54)

Para saber ms sobre la Fase de Iniciacin del Proyecto, te invitamos a visitar el

siguiente enlace:

http://www.ideassencillas.com/2012/11/iniciacion-de-un-proyecto.html



Para investigar ms sobre el tema, puedes adquirir Project Initiation Request

(PIR) Process and the Project Management Board (PMB):

http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00100846

900&iss=1



3.4 Grupo de Procesos de Planificacin

El Grupo de Procesos de Planificacin est compuesto por aquellos procesos realizados para

establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de

accin requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de Planificacin desarrollan el

plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarn para

llevarlo a cabo. La naturaleza compleja de la direccin de proyectos puede requerir el uso de

reiterados ciclos de retroalimentacin para un anlisis adicional. A medida que se va

recopilando y comprendiendo ms informacin o ms caractersticas del proyecto, es probable

que se requiera una planificacin adicional.

Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la

necesidad de reconsiderar uno o ms de los procesos de planificacin y posiblemente algunos

de los procesos de inicio. Esta incorporacin progresiva de detalles al plan para la direccin del

proyecto recibe el nombre de elaboracin progresiva, para indicar que la planificacin y la

documentacin son actividades iterativas y continuas.

Para saber ms sobre la Fase de Planificacin del Proyecto, te invitamos a

visitar el siguiente enlace:

http://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=309

Para investigar ms sobre el tema, puedes adquirir Project Planning

[electronic resource]: Timing Issues and Path of Progress:

http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=001007

10300&iss=1



3.5 Grupo de Procesos de Ejecucin

El Grupo de Procesos de Ejecucin est compuesto por aquellos procesos realizados para

completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las

especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica coordinar personas y recursos,

gestionar las expectativas de los interesados, as como integrar y realizar las actividades del

proyecto conforme al plan para la direccin del proyecto.

Durante la ejecucin del proyecto, en funcin de los resultados obtenidos, se puede requerir

una actualizacin de la planificacin y una revisin de la lnea base. Esto puede incluir cambios

en la duracin prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los

recursos, as como riesgos no previstos. Tales variaciones pueden afectar al plan para la

direccin del proyecto o a los documentos del proyecto, y pueden requerir un anlisis

detallado y el desarrollo de respuestas de direccin de proyectos adecuadas.

Para saber ms sobre La Fase de Ejecucin de un Proyecto, te invitamos a


http://lizzi2012.blogspot.com/2012/09/fase-de-ejecucion-de-un-

proyecto.html



3.6 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control est compuesto por aquellos procesos

requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el desempeo del proyecto, para

identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios

correspondientes. El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control tambin implica:

Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas.

Monitorear las actividades del proyecto, comparndolas con el plan para la direccin del proyecto y con la lnea base para la medicin del desempeo del proyecto0.

Influir en los factores que podran eludir el control integrado de cambios o la gestin de la configuracin de modo que nicamente se implementen cambios aprobados.

Este monitoreo continuo proporciona al equipo del proyecto conocimientos sobre la salud del

proyecto y permite identificar las reas que requieren ms atencin.

Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Monitoreo y Control, te

invitamos a visitar el siguiente enlace:

http://www.ecured.cu/index.php/Monitoreo_y_Control_de_Proyecto



3.7 Grupo de Procesos de Cierre

El Grupo de Procesos de Cierre est compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar

todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la direccin de proyectos, a

fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones

contractuales. Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos

se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una

fase del mismo, segn corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo

ha finalizado.

En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

Que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para cerrar formalmente el proyecto o fase.

Que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase.

Que se registren los impactos de la adaptacin a un proceso.

Que se documenten las lecciones aprendidas.

Que se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos de la organizacin.

Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para la direccin de proyectos para utilizarlos como datos histricos.

Que se cierren todas las actividades de adquisicin y se asegure la finalizacin de todos los acuerdos relevantes.

Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los recursos del proyecto.

Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Cierre, te invitamos a


http://deproyectoenproyecto.blogspot.com/2010/11/la-fase-de-cierre-

del-proyecto.html



3.8 Informacin del Proyecto

A lo largo del ciclo de vida del proyecto, se recopila, analiza, transforma y distribuye a los

miembros del equipo del proyecto y a otros interesados una cantidad significativa de datos e

informacin en diversos formatos. Los datos del proyecto se recopilan como resultado de

varios procesos de Ejecucin y se comparten en el mbito del equipo del proyecto. Los datos

recopilados se analizan en contexto, se agregan y se transforman para convertirse en

informacin del proyecto en el curso de varios procesos de Control. La informacin puede

entonces comunicarse verbalmente o almacenarse y distribuirse como informes en diversos

formatos.

Las siguientes pautas contribuyen a minimizar los errores en la comunicacin y ayudan al

equipo del proyecto a utilizar la terminologa adecuada:

Datos de Desempeo del Trabajo. Son las observaciones y mediciones directas

identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del

proyecto. Entre los ejemplos se incluyen el porcentaje de trabajo fsicamente

terminado, las medidas de desempeo tcnico y de calidad, las fechas de comienzo y

finalizacin de las actividades planificadas, el nmero de solicitudes de cambio, el

nmero de defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.

Informacin de Desempeo del Trabajo. Son los datos de desempeo recopilados de

varios procesos de control, analizado en contexto e integrados en base a las relaciones

entre las reas. Algunos ejemplos de informacin de desempeo del trabajo son el

estado de los entregables, el estado de implementacin de las solicitudes de cambio, y

las estimaciones hasta las conclusiones previstas.

Informe de desempeo del trabajo. Constituyen la representacin fsica o

electrnica de la informacin de desempeo del trabajo recogida en documentos del

proyecto para la toma de decisiones, el planteamiento de incidentes, el

emprendimiento de acciones y la generacin de conocimiento. Entre los ejemplos se

pueden citar los informes de estado, los memorandos, las justificaciones, las notas

informativas, los cuadros de mando electrnicos, las recomendaciones y las

actualizaciones.

Figura Flujo de Datos, Informacin e Informe del Proyecto:



(Fuente: PMBOK 5th Edition Figure 3-5, page number 59)



3.9 El Rol de las reas de Conocimiento

Los 47 procesos de la direccin del proyecto identificados en la Gua del PMBOK se agrupan

en diez reas de Conocimiento diferenciadas. Un rea de Conocimiento representa un

conjunto completo de conceptos, trminos y actividades que conforman un mbito

profesional, un mbito de la direccin de proyectos, o un rea de especializacin. Estas diez

reas de conocimiento se utilizan en la mayora de los proyectos, durante la mayor parte del

tiempo.

Grfica de Correspondencia entre Grupos de Procesos y reas de Conocimiento de la Direccin

de Proyectos:

reas de Conocimiento

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

4. Gestin de la Integracin del

Proyecto

4.1 Desarrollar el

Acta de

Constitucin del

Proyecto

4.2 Desarrollar el

Plan para la

Direccin del

Proyecto

4.3 Dirigir y

Gestionar el

Trabajo del

Proyecto

4.4 Monitorear y

Controlar el

Trabajo del

Proyecto

4.5 Realizar el

Control Integrado

de Cambios

4.6 Cerrar el

Proyecto o Fase

5. Gestin del Alcance del Proyecto

5.1 Planificar la

Gestin del Alcance

5.2 Recopilar

Requisitos

5.3 Definir el

Alcance

5.4 Crear la EDT

5.5 Validar el

Alcance

5.6 Controlar el

Alcance

6. Gestin del Tiempo del Proyecto

6.1 Planificar la

Gestin del

Cronograma

6.2 Definir las

Actividades

6.3 Secuenciar las

Actividades

6.4 Estimar los Recursos de las

Actividades

6.5 Estimar la

Duracin de las

Actividades

6.6 Desarrollar el

Cronograma

6.7 Controlar el

Cronograma

7. Gestin de los Costos del Proyecto

7.1 Planificar la

Gestin de los

Costos

7.2 Estimar los

Costos 7.3 Determinar el

Presupuesto

7.4 Controlar los

Costos

8. Gestin de la Calidad del Proyecto

8.1 Planificar la

Gestin de la

Calidad

8.2 Realizar el

Aseguramiento de

Calidad

8.3 Controlar la

Calidad

Grupo de

procesos

de Inicio

Grupo de

procesos de

Planificacin

Grupo de

procesos de

Ejecucin

Grupo de

procesos de

Monitoreo y

Control

Grupo de

procesos

de Cierre



9. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

9.1 Planificar la

Gestin de los

Recursos Humanos

9.2 Adquirir el

Equipo del

Proyecto

9.3 Desarrollar el Equipo del

Proyecto

9.4 Dirigir el

Equipo del

Proyecto

10. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

10.1 Planificar la Gestin de la

Comunicaciones

10.2 Gestionar las

Comunicaciones

10.3 Controlar las

Comunicaciones

11. Gestin de los Riesgos del proyecto

11.1 Planificar la

Gestin de Riesgos

11.2 Identificar los

Riesgos

11.3 Realizar el

Anlisis Cualitativo

de Riesgos

11.4 Realizar el Anlisis

Cuantitativo de

Riesgos

11.5 Planificar la

Respuesta a los

Riesgos

11.6 Controlar los

Riesgos

12. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

12.1 Planificar la

Gestin de las

Adquisiciones

12.2 Efectuar las

Adquisiciones

12.3 Controlar las

Adquisiciones

12.4 Cerrar las

Adquisiciones

13. Gestin de los Interesados del Proyecto

13.1 Identificar a

los Interesados

13.2 Planificar la

Gestin de los

Interesados

13.3 Gestionar la

participacin de

los Interesados

13.4 Controlar la

participacin de

los Interesados

(Fuente: PMBOK 5th Edition Table 3-1, page number 61).

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