REDACCION DE CARTASLa forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta. Una carta comercial mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.

• Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologías: internet, intranet, videoconferencias, etc. ha desplazado a determinados documentos que tradicionalmente se soportan en papel, no podemos olvidar ni obviar la importancia que tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relaciones comerciales.

• Un profesional que conozca las alternativas para redactar cartas o documentos tiene una valor agregado en su desempeño laboral.

• A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas, por ello, cuanto nos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la carta corporativa. Ésta, representa un documento que sirve de medio de comunicación para la empresa con su entorno: clientes, proveedores, etc.

• La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad de comunicar algo con solemnidad, sino que además, representa la imagen corporativa y ofrece información a su destinatario: logo, direcciones, webs, etc. En cierta forma, publicita.

RECUERDE

• Hay reglas de etiqueta -así como detalles de redacción- que son propias de cada tipo.

• Y más allá de la redacción de cartas comerciales, tenemos que tener en cuenta: la calidad del papel -si es con membrete usar adecuadamente la primera y segunda página-, asegurarnos la correcta ortografía del nombre de la persona a quién va dirigida y la empresa -un llamado a la secretaria de la persona puede ahorrarnos un papelón institucional - y el sistema de envío que utilicemos -tal vez una solicitud de confirmación de recepción nos ahorre un dolor de cabeza si la carta no llega a su destinatario-.

REGLAS DE ORO

1. - De ser posible utilice encabezados y/o membretes. Así, su lector podrá entender más rápida y fácilmente el motivo de su carta, fax o memorándum.

2.- Piense y decida que es lo quiere comunicar antes de escribir su carta. De no ser así, probablemente sus frases redundarán hasta que pueda pensar en alguna forma para terminarlas. En otras palabras, siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir.

3.- Cuando sea posible (casi siempre lo es), use frases cortas.4.- Ponga ideas diferentes en párrafos separados. En algunos casos se

recomienda numerar los diferentes párrafos para facilitar la lectura y comprensión de la carta.

5.- Use palabras que todo mundo pueda entender; siempre acorde al tono, estilo y nivel de formalidad de la carta.

LAS 5C´S DE LA BUENA REDACCION Las cinco “C”s que debemos tener en cuenta para una

buena redacción:- Su carta debe ser CLARA - Su lector debe entender exactamente el mensaje.- Su carta debe estar COMPLETA - Su lector debe recibir toda la información necesaria.- Su carta debe ser CONCISA - Su lector probablemente es una persona ocupada.- Su carta debe ser CORTES - Escriba siempre con un tono sincero y cortés.- Su ortografía, gramática y puntuación deben de

ser CORRECTAS - No haga que su lector se distraiga por este tipo de

 errores.

PLANEANDO SU CARTA

1.- Escriba cual es el objetivo/motivo de su carta: ¿Cuál es la meta de esta carta?

2.- Reúna toda la información relevante: correspondencia previa, reportes, números etc.

3.- Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Decida que puntos son irrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo más conciso posible.

4.- Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. Al hacerlo hágase las siguientes preguntas:

¿Dejé fuera algún punto importante a tratar? ¿Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara? ¿Incluí algún punto irrelevante?

PLANEANDO SU CARTA

5.- Escriba un primer borrador. Deje espacio suficiente para notas y correcciones. Los procesadores de palabras son particularmente útiles para esto, puesto que nos permiten borrar, insertar, cortar, copiar etc.

6.- Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas: INFORMACION: ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar? ¿Es la información RELEVANTE, CORRECTA Y COMPLETA? INGLES/ESPAÑOL: ¿Son la estructura, gramática, ortografía y puntuación

correctas? ESTILO: ¿La apariencia de la carta es atractiva? ¿Suena natural y sincera? ¿Es CLARA, CONCISA y CORTES? ¿Su lector recibirá la impresión deseada? ¿Es el tipo de carta que le gustaría recibir?

OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL ELABORAR UNA CARTA

1. Márgenes: 3 cm para los márgenes laterales y 2,5 para el superior y el inferior.

2. Debe existir una correcta separación entre párrafos (espaciado).

3. Seleccionar un tipo de letra sobria, por ejemplo, Arial o Time New Román en un tamaño de entre 11 y 12. En la misma carta no se deberían usar dos o más estilos.

4. Es recomendable justificar siempre los textos.5. Debemos revisar siempre la ortografía6. Se revisará que aquello que deseamos comunicar

es lo que realmente comunica la carta. A veces, esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismo mensaje que el que pretende portar la carta, produciéndose malos entendidos.

7. El contenido de una carta comercial deberá ser directo, objetivo, con una redacción clara y concisa, manteniéndose el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida.

• Algunas cartas usan fórmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestra referencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata.

• -Algunas cartas comerciales, deben de adaptarse al formato del sobre que las porta, por ejemplo, los sobres con ventanilla usados normalmente para cartas comerciales de tipo publicitarias o informativas.

ESTRUCTURA DE UNA CARTA