REGISTRO DE TRAMITES LIMA EN EL SISTEMA WEB

KYODAI ESPAÑA

Ubicar la opción en Servicios Perú / Tramites Lima

El sistema muestra los registros, y se puede agregar una Nueva Solicitud

Para registrar una nueva solicitud se ingresa primero los datos del Solicitante.

Para esto se puede buscar al socio por nombre, apellidos, dar clic en Buscar, y luego de ubicar dar click en la flecha de selección con lo cual los datos pasan a los datos a registrar.

Luego se comienza a registrar uno a uno los Tramites (Documentos) que se van a procesar, para lo cual se da click en Nuevo Tramite

Aquí se registran los datos del tramite, si se requiere se busca la Ubicación geográfica.

Quedando registrado como sigue, si se desea se puede agregar máximo 5 items por Solicitud, o modificar en caso algún error, usando los botones Nuevo Tramite o Modificar Datos.

Finalmente se ingresa los Datos de Entrega, donde se puede indicar: • Fecha de Compromiso de Entrega, para cuando se “queda” con la

persona que esa fecha estará listos los documentos, para que Lima le haga seguimiento especial.

• Observaciones generales a toda la solicitud

• Forma de Entrega, en oficina BCN, Oficina LIMA, a Domicilio España, Domicilio Perú

Luego de ingresar alguna solicitud, la información esta clasificada de la siguiente forma. Datos de la Solicitud

Datos del Solicitante

Detalle

Datos de Entrega

Incidencias / Comunicaciones / Cambios de Estado del Tramite

Registro de Cambios de Estados En la pestaña de Incidencias de los Tramites, se va a poder registrar presionando click sobre Nueva Incidencia, lo siguiente:

• Datos de Envios de email al socio o destinatario referentes al tramite.

• Envios de mensajes de texto al socio o destinatario referentes al trámite.

• Llamadas realizadas o recibidas referentes al trámite. • Observaciones Internas en General • Cambios de Estado del Tramite

Para esto el sistema solicita, la Fecha, Hora, Tipo de Evento a registrar. En caso de llamadas, se puede seleccionar eventos específicos de llamadas (Llamo, No contesta, Comunicación Personal, etc.) En el caso de Cambios de estados, esto se explica a continuación.

Cambios de Estados de los Trámites Con el siguiente cuadro se explica el uso de la sección ESTADO DE TRAMITE.

OFICINA QUE

MARCA EL ESTADO

ESTADO

BCN LIMA

DESCRIPCION

EMITIDO X Al registrar la solicitud, los trámites por defecto se colocan en este Estado.

ACTIVADO X

Para el caso de Tramites, en los que NO se envía documentos a Lima, Barcelona ACTIVA el item para que Lima lo pueda ir trabajando, si no se activa, Lima no toma acción alguna (no lo procesa).

TRANSITO BCN-LIM

X

En caso sean tramites, en que los documentos deben ser enviados a Lima, se activa la orden marcando como Transito Barcelona-Lima.

RECEPCION LIMA

X

En caso los documentos necesarios para realizar el tramite estén en TRANSITO BCN-LIM, Lima marca la llegada con este estado cuando los recepciona.

SOLICITADO AL

PROVEEDOR

X

RENIEC Y RREE

X

RELACIONES

EXTERIORES

X

UGEL LIMA X MINISTERI

O EDUCACIO

N

X

CONSULADO DHL

X

Etc., etc. X

Lima, va a marcar estos estados y otros mas de acuerdo a como vaya avanzando el proceso del tramite.

TRANSITO LIM-BCN

X Cuando el documento este listo, y se debe enviar a Barcelona, se marca la salida de la oficina Lima con este estado.

LLEGADA BCN

X Cuando el documento llega a la oficina Barcelona, se marca este estado.

ENTREGA BCN

X Cuando se entrega finalmente el documento al Solicitante en España, se marca este estado.

ENTREGA LIMA

X En caso la entrega sea en Lima se marca este estado.

1. Es importante entonces, que en Barcelona, se Activen los

tramites para que Lima comience a trabajar con ellos. 2. Igualmente importante es registrar la Llegada y Entrega de los

mismos para que no sigan marcados En Proceso aun cuando ya se haya finalizado el trámite.