REGLAMENTO OPERATIVO PARA EL MANEJO … OPERATIVO... · 8.2 manual para el manejo y control de cajas menores ... educativos fse. 1.1 definiciÓn de los fondos de servicios educativos

Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos

educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 1

2013

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE BOLIVAR

01/03/2013

REGLAMENTO OPERATIVO PARA EL MANEJO PRESUPUESTAL, CONTABLE, FINANCIERO Y CONTRACTUAL DE LOS FONDOS DE

SERVICIOS EDUCATIVOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE BOLVAR.



Señor rector, tenga en cuenta que este es un

reglamento que le guiará en su gestión

presupuestal, financiera y contractual. Toda

persona que lo asesore, lo apoye, guie o ayude,

deberá estudiar todo lo aquí escrito. De todas

maneras existen leyes de contratación que no se

mencionan y todo lo que haga amparado en la

ley que no esté contemplado en este reglamento

en búsqueda de economía y trasparencia que

determine benéfico con credibilidad de su

comunidad educativa, es bienvenido para su

óptima gestión.

Todas las revisiones, capacitaciones, asistencia técnica, auditorias y seguimientos se basarán en las líneas escritas de este reglamento. Solo queda que

aprovechen este texto que les servirá de gran ayuda. "La motivación nos impulsa a comenzar y el hábito nos permite continuar." Peter

Drucker.



SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE BOLIVAR

JUAN CARLOS GOSSAIN ROGNINI

GOBERNADOR

CLAUDIA MARIA JIMENEZ CUARTAS

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL

MANUEL FERNANDEZ ALVAREZ

LIDER UNIDAD DE PLANEAMIENTO EDUCATIVO

ELABORADO:

ALEXANDER ROMERO HERNANDEZ

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

EQUIPO DE APOYO

ALEXIS CARRILLO ARIAS

PORFESIONAL ESPECIALIZADO FSE

JORGE HERRAN LOGREIRA

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

WILLIAN ALVAREZ OSORIO

P.U ASESOR DE PROYECTOS Y COMUNICACIONES

UNIDAD DE COMUNICACIONES Y PRENSA



Tabla de contenido Tabla de contenido ........................................................................................................................... 4

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE BOLIVAR ................................................... 9

1 PRIMERA PARTE: .................................................................................................................... 13

ASPECTOS GENERALES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE. ............................. 13

1.1 DEFINICIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE). .................................. 13

1.1.1 ORDENADOR DEL GASTO ....................................................................................... 13

1.1.2 HECHOS CUMPLIDOS .............................................................................................. 13

1.1.3 PRESUPUESTO: ....................................................................................................... 15

1.1.4 APROPIACIONES: .................................................................................................... 15

1.1.5 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): ..................................... 15

1.1.6 COMPROMISO: ....................................................................................................... 15

1.1.7 REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO (CRP): ........................................... 16

1.1.8 OBLIGACIÓN: .......................................................................................................... 16

1.1.9 REGISTRO DE LA OBLIGACIÓN: ............................................................................... 16

1.1.10 PAGO: ..................................................................................................................... 16

1.1.11 TRASLADO PRESUPUESTAL: .................................................................................... 16

1.1.12 CUENTAS POR PAGAR: ........................................................................................... 16

1.1.13 EXCEDENTES FINANCIEROS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: ........... 16

1.2 UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS..................................................................................... 17

1.3 SISTEMA PRESUPUESTAL ................................................................................................ 18

1.3.1 ETAPAS DEL PRESUPUESTO: ................................................................................... 19

1.3.2 PLAN FINANCIERO: ................................................................................................. 19

1.3.3 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): ............................................... 19

1.3.4 PRESUPUESTO GENERAL: ....................................................................................... 20

1.3.5 DISPOSICIONES GENERALES: .................................................................................. 21

1.3.6 DE LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL ................................................. 21

1.3.7 APROPIACIONES DE INGRESOS Y GASTOS DEL PRESUPUESTO DEL FONDO DE

SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE) ................................................................................................ 23

1.4 PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO. ............................................................ 27

2 SEGUNDA PARTE .................................................................................................................... 28

CONTRATACIÓN Y RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 28



2.1 Procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos. ..................... 28

2.2 ASPECTOS DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS. .............................................................................................................................. 30

2.3 FORMA DE APROBAR LA CONTRATACIÓN MENOR A 20SMLMV POR EL CONSEJO

DIRECTIVO: ................................................................................................................................. 30

2.4 DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

CUANDO LA CUANTÍA SEA INFERIOR A LOS 20 SMLMV. ............................................................ 30

2.4.1 EXCEPCIÓN A LA REGLA GENERAL: ......................................................................... 30

2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS ........................................................................................................................... 30

2.4.3 INDICACIONES FINALES A LOS CONSEJOS DIRECTIVOS Y A LOS ORDENADORES DEL

GASTO……………………………………………………………………………………………………………………………...34

2.4.4 DOCUMENTACIÓN MINIMA REQUERIDA EN LA CONTRATACIÓN GENERAL,

CUANDO LOS CONTRATOS NO EXCEDAN LOS 20SMLMV ...................................................... 53

3 SISTEMA ELECTRONICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP): .................................. 59

3.1 SOBRE EL PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN: ............................................................. 59

3.1.1 ¿Cuáles son los antecedentes del Portal Único de Contratación? ......................... 60

3.1.2 ¿Qué información se puede encontrar en el SECOP Informativo? ........................ 60

3.1.3 ¿Cómo me inscribo en el SECOP Informativo? ....................................................... 60

3.1.4 ¿Cómo puedo consultar la información publicada en el Portal Único de

Contratación? ......................................................................................................................... 60

3.1.5 ¿Puedo recibir soporte sobre algunos temas relacionados con la contratación

pública? 61

3.1.6 ¿Cuál es la codificación utilizada para identificación de bienes y servicios? ......... 61

3.1.7 ¿Quién o quienes son los responsables de las información publicada en el SECOP

Informativo? ........................................................................................................................... 62

Según los Términos de Uso del Portal: ................................................................................... 62

4 DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. ................................................................. 62

4.1 Servidores públicos. ....................................................................................................... 62

4.2 Peculado por apropiación. ............................................................................................. 62

4.2.1 Peculado por extensión. ......................................................................................... 63

4.2.2 Concusión. .............................................................................................................. 63

4.2.3 Cohecho propio. ..................................................................................................... 63

4.2.4 Cohecho impropio. ................................................................................................. 63



4.2.5 Cohecho por dar u ofrecer. .................................................................................... 64

4.2.6 Prevaricato por acción............................................................................................ 65

4.2.7 Prevaricato por omisión. ........................................................................................ 65

4.2.8 Prevaricato por asesoramiento ilegal. ................................................................... 65

4.2.9 Responsabilidad fiscal y disciplinaria. ................................................................... 65

5 RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O DIRECTORES RURALES: ...................................... 65

5.1 RESPONSABILIDADES DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS: .................................................. 66

5.2 DE LAS PÓLIZAS: ............................................................................................................. 67

6 TERCERA PARTE. ..................................................................................................................... 68

6.1 ASPECTOS CONTABLES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS. .......................... 68

6.1.1 Características cualitativas. .................................................................................... 68

6.1.2 Principios de contabilidad pública.......................................................................... 68

6.1.3 ESTADOS CONTABLES. ............................................................................................ 69

6.1.4 LIBROS DE CONTABILIDAD. .................................................................................... 70

6.1.5 SOPORTES Y COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. ............................................... 71

7 CUARTA PARTE. ...................................................................................................................... 72

7.1 RENDICIÓN DE CUENTA, INFORMES, FECHAS, PLAZOS Y PUBLICIDAD. ......................... 72

7.1.1 Copia de documentos: ........................................................................................... 72

7.1.2 Informes obligatorios a entregar a la Secretaría de Educación Departamental de

Bolívar de manera trimestral: ................................................................................................ 72

7.1.3 INFORME DE INGRESOS DETALLADO: .................................................................... 74

8 QUINTA PARTE. ...................................................................................................................... 74

8.1 CONSTITUCION, MANEJO Y CONTROL DE LA CAJA MENOR........................................... 74

8.2 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJAS MENORES. ...................................... 75

8.3 OBJETIVOS. ..................................................................................................................... 75

8.3.1 GENERAL. ................................................................................................................ 75

8.3.2 ESPECÍFICOS. .......................................................................................................... 76

8.3.3 Descripción general del procedimiento. ................................................................ 76

8.3.4 FORMALIDADES. ..................................................................................................... 76

8.3.5 Funcionamiento y manejo de la caja menor. ......................................................... 77

8.3.6 Destinación. ............................................................................................................ 78

8.3.7 Procedimientos. ..................................................................................................... 79



8.3.8 Comprobantes. ....................................................................................................... 79

8.3.9 Prohibiciones. ......................................................................................................... 79

8.3.10 Solicitud de reembolso. .......................................................................................... 80

8.3.11 Funciones del responsable. .................................................................................... 80

8.3.12 Giro del reembolso. ................................................................................................ 82

8.3.13 Cancelación de una caja menor. ............................................................................ 82

8.3.14 Control administrativo. .......................................................................................... 82

9 SEXTA PARTE .......................................................................................................................... 83

9.1 DOCUMENTOS MINIMOS REQUERIDOS: ....................................................................... 83

9.2 REGLAMENTOS INTERNOS ............................................................................................. 84

10 SEPTIMA PARTE. ................................................................................................................. 85

10.1 PROCEDIMIENTO PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO ...................................................... 85

10.1.1 BIENES MUEBLES .................................................................................................... 85

10.1.2 BIENES DE CONSUMO ............................................................................................ 86

10.1.3 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL ................................................................... 87

10.1.4 BIENES DEVOLUTIVOS ............................................................................................ 87

10.1.5 BIENES INTANGIBLES .............................................................................................. 88

10.1.6 SOFTWARE Y LICENCIAS ......................................................................................... 88

10.2 BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN ............................................................................ 90

10.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN:................................................................................ 90

10.2.2 INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN ......................................................................... 90

10.2.3 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES: ................................................................ 90

10.3 DAÑO O DESTRUCCIÓN DE BIENES EN SERVICIO ........................................................... 91

10.4 PÉRDIDA O HURTO DE BIENES EN SERVICIO .................................................................. 92

10.5 PROCEDIMIENTO DE LA BAJA BIENES DEVOLUTIVOS- GENERAL ................................... 94

10.6 LEVANTANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS ............................................................. 95

10.7 DEPRECIACIONES Y PROVISIONES: ................................................................................. 97

11 INDICADORES: .................................................................................................................... 97

11.1 GESTIÓN PRESUPUESTAL: .............................................................................................. 97

11.1.1 Indicador de inversión: ........................................................................................... 97

11.1.2 Indicador de suministros: ...................................................................................... 97



11.1.3 Indicador de mantenimiento:................................................................................ 98

11.2 GESTION FINANCIERA: ................................................................................................... 98

11.2.1 Indicador distribución del flujo de caja: ................................................................. 98

11.2.2 OTROS INDICADORES ............................................................................................. 99

12 REGIMEN TRIBUTARIO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS: ......................................... 102

12.1 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA: ........................................................................ 102

12.2 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS:.................................................. 102

12.3 RETENCIONES EN LA FUENTE EN RENTA E IVA: ........................................................... 102

12.4 ESTAMPILLAS, ICA Y OTRAS RETENCIONES: ................................................................. 103

13 MODELOS DE DOCUMENTOS: .......................................................................................... 104

13.1 MODELO 1. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS ................................................. 105

13.2 MODELO 2. RESOLUCIÓN DE LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO: ................................ 113

13.3 MODELO 4. ACUERDO DE ADICIÓN ................................................... 116_Toc349919512

13.4 MODELO 5. ACUERDO DE TRASLADO .......................................................................... 117

13.5 MODELO 6. RESOLUCIÓN CAJA MENOR ...................................................................... 118

13.6 MODELO 7. RESOLUCIÓN LEGALIZACIÓN GASTOS MENORES ..................................... 121

13.7 MODELO 8. FLUJO DE CAJA (PAC) APROBADO............................................................. 122

13.8 MODELO 9. PLAN DE COMPRAS ................................................................................... 123

13.9 MODELO 10. LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL (libro de presupuestos) ................ 124

13.10 MODELO 11.INVENTARIO BIENES DEVOLUTIVOS .................................................... 125

13.11 MODELO 13. ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA FINANCIERA, SOCIAL Y

AMBIENTAL .............................................................................................................................. 128

.................................................................................................................................................. 128

13.12 MODELO 14. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO ......................................... 129

13.13 MODELO 15. LIBRO DE CAJA MENOR ....................................................................... 130

13.14 MODELO 16. RELACIÓN DE CONTRATOS ................................................................. 131

13.15 MODELO 17.- EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS ....................................... 132

13.16 MODELO 18. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EGRESOS ........................................... 133

13.17 MODELO 19. REGLAMENTO DE TESORERÍA ................................... 134_Toc349919529

13.18 MODELO 20. RELACIÓN DE GASTOS DETALLADO .................................................... 138

13.19 PROCEDIMIENTO PARA UTILIZACIÓN DE BIENES ..................................................... 139

14 ANEXOS. ........................................................................................................................... 141



14.1 ANEXO 1. CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS....................................................... 142

14.2 ANEXO 2. CONTRATO DE SUMINISTROS ...................................................................... 144

14.3 ANEXO 3. CONTRATO DE OBRA O CONSTRUCCION CON SUMINISTRO DE

MATERIALES. ............................................................................................................................ 146

14.4 ANEXO 4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ..................................... 149

14.5 ANEXO 5. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP). ..................................... 150

14.6 ANEXO 6. ORDEN DE PAGO .......................................................................................... 151

14.7 ANEXO 7. ORDEN DE COMPRAS ................................................................................... 152

14.8 ANEXO 8.ENTRADA ALMACEN ..................................................................................... 153

14.9 ANEXO 9. CUENTA DE COBRO ..................................................................................... 154

14.10 ANEXO 10. FACTURA DE VENTA ............................................................................... 155

14.11 ANEXO 11. COMPROBANTE DE INGRESOS ............................................................... 156

15 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 157









1 PRIMERA PARTE:

ASPECTOS GENERALES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS FSE.

1.1 DEFINICIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

(FSE).

“Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables creadas por la ley como un

mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los

establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y

para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal”1.

Las instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios Educativos

en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de

personal, que faciliten el funcionamiento de la institución. Las instituciones que manejan

fondos de servicios educativos son determinadas por la SECRETARIA DE EDUCACIÓN

DE LA GOBERNACIÓN DE BOLÍVAR.

1.1.1 ORDENADOR DEL GASTO

El concepto de Ordenador del Gasto se refiere a la capacidad de ejecución del presupuesto. Ejecutar el gasto, significa que, a partir del programa de gastos aprobado limitado por los recursos aprobados en la ley de presupuesto, en el decreto del respectivo ministerio, en la ordenanza y en el acuerdo de ejecución de ingresos y gastos que aprueba el Consejo Directivo del Establecimiento Educativo, se decide la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto, funciones que atañen al ordenador del gasto (Rector o Director Rural).

El concepto de ordenador del gasto hace referencia a la capacidad de ejecución del

presupuesto. Es decir, que en los establecimientos educativos oficiales de los municipios

no certificados, el Rector o Director Rural, como ordenador del gasto2, es el que tiene la

capacidad de ejecutar el presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos.

1.1.2 HECHOS CUMPLIDOS Por lo general, a través de las Disposiciones Generales que rigen para el presupuesto de

la vigencia de los Fondos de Servicios Educativos durante el año, se reglamenta lo

siguiente: “no se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que

1 Definición determinada por el decreto 4791 de 2008, articulo 2( reglamentario ley 715 de 2001, artículos

11, 12, 13 y 14) 2 Decreto 4791 de 2008, artículo 4, fondo de servicios educativos



afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se

configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán

disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma”3.

Los hechos cumplidos son una irregularidad presupuestal, están prohibidos y se

producen cuando el ordenador del gasto de la entidad pública adquiere obligaciones

ante terceros sin consultar previamente la existencia real de los recursos en el

presupuesto o sin tenerlos en el mismo, condición ésta que es indispensable y que

requiere materializarse mediante la expedición previa del respectivo Certificado de

Disponibilidad Presupuestal, toda vez que se fundamenta en la Constitución Nacional y

en la normatividad presupuestal, a saber:

Constitución Nacional: Principio de legalidad del gasto: “…no se pueden hacer

erogaciones con cargo al tesoro que no se encuentren previstas en el presupuesto de

gastos y que no hayan sido aprobadas previamente por el órgano competente...”

4Estatuto Orgánico del Presupuesto: “Todos los actos administrativos que afecten

las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad

previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente estos compromisos deberán contar con registro presupuestal, para que los

recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se

deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sin recursos en

tesorería.

Por tanto, se incurre en hechos cumplidos cuando un acto (contrato o compra) no ha

contado previamente con Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal. En

consecuencia, para comprar cualquier bien o servicio o abrir un proceso contractual, con

cargo a los Fondos de Servicios Educativos, es necesario que existan recursos en el

presupuesto destinados para ello, que éstos sean suficientes y que se expida

previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el Compromiso y el Registro

Presupuestal.

En este orden de ideas, la existencia de hechos cumplidos en el manejo de los Fondos

de Servicios Educativos, obedecería a un manejo inadecuado del proceso de

administración de los mismos, definido en el parágrafo del artículo 3 del Decreto 4791

3 Es falta disciplinaria como lo establece el artículo 23 de la Ley 734 de 2002; el decreto 111 de 1996,

articulo 71,…no se podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes…



de 2008, y a una mala planeación del proceso contractual mediante el cual debe

ejecutarse el presupuesto.

La prohibición tanto de incurrir como de legalizar hechos cumplidos, se dirige al

ordenador del gasto de las entidades públicas y por ende a los Rectores o Directores de

los establecimientos educativos oficiales, toda vez que son ellos los que responden

disciplinaria, fiscal y penalmente cuando incurren en una falta de este tipo.

A continuación se enuncian algunas situaciones que deben evitarse debido a que

ocasionan hechos cumplidos:

a) Celebrar contratos e iniciar actividades contractuales (cualquier compra u orden

de servicio) sin contar con recursos en el presupuesto o sin haber obtenido

previamente el certificado de disponibilidad presupuestal.

b) Ordenar, sin contar con recursos en el presupuesto o sin haber obtenido

previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la realización de

actividades, que están contempladas o no dentro del objeto contractual, pero

que no alcanzan a ser financiadas por el valor del contrato.

1.1.3 PRESUPUESTO: Es la herramienta que le permite a los establecimientos educativos del sector público,

cumplir con la producción de bienes y servicios para la satisfacción de las necesidades

de la población estudiantil, organizar la información financiera en los fondos, de acuerdo

con las competencias que le han sido asignadas legalmente.

1.1.4 APROPIACIONES: Las apropiaciones incluidas en el presupuesto de los establecimientos educativos son

autorizaciones máximas de gasto que el consejo directivo aprueba para ser

comprometido durante la vigencia fiscal respectiva.

1.1.5 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, donde

garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para

asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este

documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el

compromiso.

1.1.6 COMPROMISO: Son compromisos los actos y contratos expedidos o celebrados por los Establecimientos

Educativos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el

presupuesto. Estos contratos son realizados en cumplimiento de las funciones públicas

otorgadas por la ley. La entidad debe contar con el respectivo certificado de

disponibilidad presupuestal.



1.1.7 REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO (CRP): Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la

apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el

valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

1.1.8 OBLIGACIÓN: Monto adeudado por la entidad como consecuencia del perfeccionamiento y

cumplimiento de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes

recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades, en desarrollo de las normas

presupuestales y de contratación administrativa.

1.1.9 REGISTRO DE LA OBLIGACIÓN: Es la imputación mediante la cual se afecta el compromiso que le dio origen.

1.1.10 PAGO: Es el desembolso que se efectúa al Proveedor, prestador de bienes y servicios, técnicos

profesionales por el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por

transferencia electrónica. El pago se efectúa después de verificar los Requisitos previstos

en el acto administrativo.

1.1.11 TRASLADO PRESUPUESTAL: Los traslados presupuestales se realizan cuando se establecen ciertos recursos a un

determinado rubro presupuestal para la vigencia respectiva, y estos no van a ser

ejecutados, teniendo en cuenta la priorización del gasto se puede trasladar hacia otro

rubro, estas modificaciones al presupuesto son aprobadas por el consejo directivo.

1.1.12 CUENTAS POR PAGAR: Son aquellos compromisos que quedan pendiente de pago para la siguiente vigencia

fiscal, y se presentan en los siguientes casos:

1) Cuando el bien y/o servicio se ha recibido a satisfacción a 31 de Diciembre.

2) Cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no fueron

cancelados en su totalidad.

1.1.13 EXCEDENTES FINANCIEROS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS:

Los excedentes financieros generados con los recursos de los Fondos de Servicios

Educativos (Decreto 4791 de 2008, artículo 6 numeral 8), deben determinarse teniendo

en cuenta el concepto de excedentes que se le aplica al resto de los establecimientos

públicos municipales:

“Para los establecimientos públicos el excedente financiero corresponde al monto de los

recursos que resulte del valor que arrojen a 31 de diciembre las cuentas de caja y

bancos y títulos valores disponibles a corto plazo, menos el valor de los pasivos exigibles

inmediatos a la misma fecha”



Para determinar los excedentes es necesario que los Estados Financieros del Fondo de

Servicios Educativos estén debidamente aprobados por las autoridades competentes

(Consejo Directivo).

1.2 UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS.

Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que

guarden estricta relación con el plan de desarrollo del departamento de Bolívar y

Proyecto Educativo Institucional(PEI):

1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario,

textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos

informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual.

2. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los

bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo, y adquisición de

repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificación de la

infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio

técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.

3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén

destinados a la producción de otros bienes y servicios como muebles,

herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y

automotor.

4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como

papel y útiles de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales

desechables de laboratorio, gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario

para el establecimiento educativo.

5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento

del establecimiento educativo.

6. Adquisición de impresos y publicaciones.

7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e internet, en las

condiciones fijadas por la entidad territorial.

8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del

establecimiento educativo cuando no estén amparadas por la entidad territorial

certificada respectiva, así como las primas por la expedición de las pólizas de

manejo que sean obligatorias.

9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y

manutención, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad

con el reglamento interno de la institución. Los costos que deban asumirse por

tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante, siempre y

cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago

de viáticos.

10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos

pedagógicos productivos.



11. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión

específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas,

cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirán la

autorización del consejo directivo del establecimiento educativo y se rigen por las

normas y principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse

contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones

laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de

salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán

destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.

12. Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales para

los educandos en cuantías autorizadas por el consejo directivo.

13. Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas,

culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o

internacional, previa aprobación del consejo directivo.

14. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcada en los

planes de mejoramiento institucional.

15. Contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada

entre transición y undécimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la

reglamentación expedida por el Ministerio de Transporte.

16. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población

matriculada entre transición y undécimo grado, incluyendo alimentación,

transporte y materiales.

17. Costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.

18. Costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los

estudiantes, boletines, agenda y manual de convivencia, carné escolar.

Nota: a) las adquisiciones a que hacen referencia los puntos 1, 3,4 y 5 se harán con

sujeción al programa general de compras debidamente aprobadas por el consejo

directivo y de conformidad con las normas que rigen la materia. b) En las escuelas

normales superiores, los gastos que ocasione el pago de hora cátedra para docentes del

ciclo complementario deben sufragarse única y exclusivamente con los ingresos

percibidos por derechos académicos del ciclo complementario.

1.3 SISTEMA PRESUPUESTAL

El Presupuesto es el instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada vigencia fiscal se programan el presupuesto de ingresos y de gastos. El de ingreso se desagrega a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gasto se desagrega en funcionamiento e inversión, el funcionamiento por rubros y la inversión por proyectos (Artículo 7 Decreto 4791 de 2008).



1.3.1 ETAPAS DEL PRESUPUESTO:

El sistema presupuestal está constituido por el Plan Financiero, por el Plan Operativo

Anual de Inversiones y por el Presupuesto General o Anual de la Entidad.

1.3.2 PLAN FINANCIERO: Es un instrumento de planificación y gestión financiera, coordinador de la política del

gasto con los objetivos económicos del ordenador del gasto; toma en consideración las

previsiones de ingreso, gasto, déficit y su financiación compatibles con el programa

anual de caja, el Plan de Desarrollo y PEI.

El Plan Financiero permite a todos los niveles de la administración pública, proyectar la

necesidad de recursos durante el período del gobernante para atender la realización de

obras, que sin esto no es factible obtener durante una sola vigencia fiscal; por

consiguiente el Plan Financiero crea expectativa de recursos financieros que se van

cristalizando vigencia tras vigencia en el Plan Operativo Anual de Inversiones.

Éste define las metas máximas de pago a efectuarse durante el año, que servirán de

base para elaborar el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC), el cual tiene como base

las proyecciones efectivas de caja.

En el plan financiero se deben establecer metas cuantificables de recaudo, gastos de

funcionamiento, manejo de la deuda e inversión, los mecanismos necesarios para su

cumplimiento y los indicadores para su control, de tal forma que se garantice la

financiación del Plan de Desarrollo y/o plan educativo institucional.

1.3.3 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES (POAI): Es el instrumento de priorización de las inversiones contempladas y la materialización en

la vigencia fiscal respectiva en el plan plurianual de inversiones del plan de desarrollo

institucional El POAI, es un instrumento de planeación de corto plazo para el manejo de

la inversión en los Establecimientos Educativos. Señalará los proyectos de inversión

a ejecutar financiados o cofinanciados con recursos del presupuesto, clasificados por

sectores, órganos y programas, además precisará las fuentes de financiación de la

PROGRAMACIÓN(DURANTE LOS MESES JUNIO - A OCTUBRE DEL AÑO ANTERIOR)

EJECUCIÓN (CDP Y CRP), MODIFICACIONES

LIQUIDACION Y CIERRE



inversión y los indicadores de resultado de que trata la Ley 715 de 2001. Este plan

guardará concordancia con el plan plurianual de inversiones contemplado en el artículo

31 de la Ley 152 de 1994 y contenido en el Plan Educativo Institucional.

1.3.4 PRESUPUESTO GENERAL: Es un acto administrativo por el cual se prevén o se computan anticipadamente las rentas e ingresos de la institución educativa, que esperan recibir en una determinada vigencia fiscal, lo mismo que los gastos y apropiaciones en que incurrirán todos los órganos que lo integran y refleja las proyecciones del Plan Financiero. El presupuesto general sirve como instrumento político, económico, financiero y administrativo, para la toma de decisiones, determinar la categorización y cuantías para contratar entre otros. El acuerdo anual sobre el Presupuesto General de la Entidad es el instrumento mediante

el cual se da aplicación al Plan Educativo Institucional del establecimiento educativo.

En materia financiera, el presupuesto es el instrumento operativo básico. De su

ejecución anual depende el cumplimiento de las metas fijadas por la administración. Por

tal motivo su proceso de preparación debe ser abordado técnicamente para evitar la

sobre estimación de ingresos, la subvaloración de los gastos, o viceversa.

En la preparación del presupuesto anual y en su ejecución se debe partir del principio de

planificación, según el cual “El presupuesto de un establecimiento educativo, que se

expide anualmente, deberá reflejar los planes a corto plazo”. En consecuencia, para su

elaboración se tomarán en cuenta los objetivos de los PEI, el proceso de planeación

financiera, y la evaluación que de éstos se lleve a cabo conforme a las disposiciones

consagradas en las respectivas normas.

El presupuesto está regido por el principio de planificación, que permite la integración

del sistema presupuestal con el de planeación, con el propósito de alcanzar el desarrollo

a corto plazo.

El presupuesto se expide en el contexto de un sistema que permite optimizar la

asignación de los recursos públicos. Primero, se observan y analizan las fuentes y

recursos disponibles. Luego, se programa la inversión, conforme a prioridades.

Posteriormente, se conjugan los resultados anteriores, mediante el instrumento de

ejecución de los ingresos y gastos anuales.



1.3.5 DISPOSICIONES GENERALES: Corresponde a las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución del Presupuesto,

los reglamentos adoptados por el consejo directivo, las cuales regirán únicamente para

el año fiscal para el cual se expidan.

1.3.6 DE LOS PRINCIPIOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL

Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de orientación para la

formulación, elaboración, aprobación y ejecución de los elementos del sistema

presupuestal.

Si bien estos principios constituyen los ideales hacia los cuales debe orientarse una

buena gestión presupuestal, algunos autores han sostenido que su aplicación en la

práctica es apenas parcial. Sin embargo, en virtud de la consagración constitucional del

sistema presupuestal, su no aplicación puede afectar la validez del proceso presupuestal.

En este sentido vale la pena mencionar la Sentencia C- 357 de agosto 11 de 1994, que

dice: “…, los principios consagrados en el Estatuto Orgánico de Presupuesto, son

precedentes que condicionan la validez del proceso presupuestal, de manera que al no

ser tenidos en cuenta, vician la legitimidad del mismo. No son simples requisitos, sino

pautas determinadas por la Ley orgánica del presupuesto decreto 111 de 1996 y

determinantes de la Ley anual de presupuesto” (el establecimiento educativo lo adopta a

través de un proyecto de acuerdo que lo aprueba el consejo directivo de la institución o

centro educativo).

Los principios que se aplican al Sistema Presupuestal son: la planificación, la anualidad,

la universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, la

inembargabilidad, la coherencia macroeconómica y la homeóstasis presupuestal:

CONFORMACIÓN DEL

PRESUPUESTO.

Presupuesto de ingresos o rentas y recursos de capital

Presupuesto de gastos o acuerdo de apropiaciones

Disposiciones generales



1.3.6.1 PLANIFICACIÓN:

Este principio establece que el presupuesto general debe guardar concordancia con los

contenidos del Plan Educativo Institucional, el Plan Plurianual de Inversiones y el

proceso de planeación financiera (Plan Financiero) y el POAI.

Entre el presupuesto y el plan Educativo Institucional, debe haber una estricta armonía,

tal como lo dispone el artículo 346 de la Constitución Política, ya que el primero debe ser

un fiel reflejo de lo que para plazos mayores a un año, prevea el segundo.

1.3.6.2 ANUALIDAD:

El principio de anualidad circunscribe la vigencia del presupuesto al año fiscal,

comprendido entre 1 de enero y el 31 de diciembre. Por consiguiente, se autoriza el

Presupuesto sólo para dicha vigencia.

1.3.6.3 UNIVERSALIDAD:

El principio de universalidad considera que el presupuesto contendrá todos los gastos

públicos que se espera realizar durante la vigencia fiscal respectiva. Por lo tanto,

ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al tesoro

público o transferir crédito alguno que no figuren en el presupuesto.

1.3.6.4 UNIDAD DE CAJA:

Este principio consagra que con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital, se

atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto

general del establecimiento educativo. Quiere decir que todos los ingresos, sin importar

su origen, se incluyen en una sola bolsa (la cuenta única), con la cual se pueden pagar

todos los gastos autorizados en el presupuesto. La razón de ser de este principio radica

en la facultad que tiene la autoridad presupuestal para orientar el gasto público hacia las

áreas que estime prioritarias, sin que encuentre ingresos predestinados a la financiación

de determinados gastos.

1.3.6.5 PROGRAMACIÓN INTEGRAL:

La programación integral implica que “todo programa presupuestal deberá contemplar

simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias

técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de

conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes”.

1.3.6.6 ESPECIALIZACIÓN.

Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y

funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron

programadas.



1.3.6.7 INEMBARGABILIDAD:

Está consagrado en el artículo 19 del decreto 111 de 1996 y consiste en que las rentas

incorporadas en el presupuesto, así como los bienes y derechos de los órganos que lo

conforman, son inembargables.

Con este principio se busca proteger los dineros de la Nación y de los Entes Territoriales,

para garantizar su aplicación a los fines de beneficio general que les corresponden. El

objetivo primordial es evitar la imposibilidad de ejecutar el presupuesto, ya que no sería

posible asumir gastos cuando las rentas que se apropian para este fin no se encuentran

disponibles.

1.3.6.8 COHERENCIA MACROECONÓMICA.

El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el

gobierno nacional en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República.

1.3.6.9 HOMEOSTASIS PRESUPUESTAL:

El crecimiento real del presupuesto de rentas, incluida la totalidad de los créditos

adicionales de cualquier naturaleza, deberán guardar congruencia con el crecimiento de

la economía, de tal manera que no genere desequilibrio económico.

1.3.7 APROPIACIONES DE INGRESOS Y GASTOS DEL PRESUPUESTO DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS (FSE)

1.3.7.1 DE LOS INGRESOS.

El presupuesto de rentas contiene la estimación de los ingresos corrientes,

transferencias y recursos de capital que espera sean recaudados para la vigencia fiscal.

Los ingresos que perciba la institución educativa por los diferentes conceptos deberán

ser asignados por parte de los responsables de estos en las fechas y plazos que se

generen los recursos, en los depósitos bancarios de la entidad financiera vigilada por la

superintendencia bancaria donde la institución educativa posee la cuenta bancaria, la

cual garantiza adecuados niveles de servicios, eficacia y rentabilidad.

Los ingresos recibidos por gratuidad que transfiere el ministerio de educación nacional

deben ser manejados en cuentas separadas5

1.3.7.2 Ingresos operacionales:

Son las rentas o recursos públicos o privados de que dispone o puede disponer

regularmente el Fondo de Servicios Educativos del establecimiento, los cuales se

5 Reglamentado por el artículo 8, decreto 4807 de 2011, último párrafo.



obtienen por utilización de los recursos del establecimiento en la prestación del servicio

educativo, o por la explotación de bienes y servicios.

1.3.7.3 TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PÚBLICOS:

Son los recursos financieros que las entidades públicas de cualquier orden y sin

contraprestación alguna deciden girar directamente al establecimiento educativo a

través del Fondo de Servicios Educativos.

1.3.7.4 RECURSOS DE CAPITAL:

Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por concepto de recursos de

balance, rendimientos financieros, entre otros.

1.3.7.5 DE LOS GASTOS:

Todos los actos administrativos que expida el rector y afecte el presupuesto, tendrán

que contar con el certificado de la disponibilidad presupuestal, la disponibilidad en

efectivo y el registro presupuestal, en los términos de la ley orgánica del presupuesto.

En consecuencia no podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en

exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito adicional

correspondiente, con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no se encuentren

perfeccionados.

1.3.7.6 UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS:

Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden

estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional:

1.3.7.6.1 HONORARIOS-SERVICIOS TÉCNICOS:

Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica

y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean

atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo

directivo del establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la

contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni

estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales como subordinación,

cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del

Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de

ningún orden.

1.3.7.6.2 COMPRA DE EQUIPOS:

Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén

destinados a la producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y

enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.



1.3.7.6.3 MATERIALES Y SUMINISTROS:

Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y

útiles de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de

laboratorio, gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento

educativo.

1.3.7.6.4 DOTACIONES PEDAGÓGICAS:

Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos,

libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y

adquisición de derechos de propiedad intelectual.

1.3.7.6.5 MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA:

Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes

inmuebles del establecimiento educativo. Las obras que impliquen modificación de la

infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y

aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.

1.3.7.6.6 MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO:

Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes

muebles del establecimiento educativo, y adquisición de repuestos y accesorios.

1.3.7.6.7 SERVICIO PÚBLICOS:

Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones

fijadas por la entidad territorial.

1.3.7.6.8 ARRENDAMIENTO:

Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del

establecimiento educativo.

1.3.7.6.9 IMPRESOS Y PUBLICACIONES:

Edición de formas, escritos, publicaciones, libros, trabajos tipográficos, sellos,

suscripciones, adquisición de libros, elaboración y caligrafía de diplomas, pago de avisos

y formularios de impuestos, impresión de carné, manual de convivencia o agenda en

caso de estar contemplados en los servicios suministrados por el establecimiento, entre

otros.

1.3.7.6.10 COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE:

Apropiación destinada a cubrir los gastos por concepto de empaques y acarreos, télex,

fax y telégrafo. Gastos de transporte del desplazamiento de los estudiantes del

establecimiento educativo estatal a los diferentes sitios, establecidos en el proyecto

educativo institucional o cuando la entidad trasfiera recursos para el efecto, y

ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte, del rector, director

rural o administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades



netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones

financieras del establecimiento).

1.3.7.6.11 SEGUROS:

Apropiación destinada a cubrir el costo de primas de seguros que se adquieran para

amparar los bienes del establecimiento, cuando no sean amparados por la entidad

territorial, así como las primas por la expedición de pólizas de manejo que requieran los

funcionarios de los establecimiento educativo estatal.

1.3.7.6.12 IMPUESTOS:

Apropiación destinada al pago de tributos, tasas y multas que se ocasionen por el

normal funcionamiento del establecimiento educativo estatal, cualquiera que sea el año

de su causación.

1.3.7.6.13 SALIDAS PEDAGÓGICAS:

Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención,

cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento

interno de la institución. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir

los gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la

entidad territorial no haya generado el pago de viáticos.

1.3.7.6.14 PARTICIPACIÓN E INSCRIPCIÓN ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS,

CIENTÍFICAS, DEPORTIVAS Y CULTURALES:

Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas les para los educandos,

en las cuantías autorizadas por el consejo directivo. Inscripción y participación de los

educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden

local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo.

1.3.7.6.15 OTROS GASTOS GENERALES:

Gastos no identificables o que clasifiquen en las anteriores apropiaciones de gastos.

1.3.7.6.16 ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y

ACADÉMICA ENMARCADA EN LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

INSTITUCIONAL:

Los gastos de inversión en general son aquellos que incrementan la capacidad de

producción y la productividad física, económica y social. En los establecimientos

educativos estos gastos están orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido,

mediante la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión escolar y

académica, enmarcados en los planes de mejoramiento institucional, el proyecto

educativo institucional y las orientaciones de la Secretaria de Educación certificada

respectiva. Estos gastos deben organizarse por proyectos y debe contar con metas tanto

físicas como financieras definidas para facilitar su seguimiento. Los costos del proyecto

deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto público.



1.3.7.6.17 ADICIONES Y TRASLADOS PRESUPUESTALES:

Todo nuevo ingreso que se perciba y que no esté previsto en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, será objeto de una adición presupuestal mediante acuerdo del consejo directivo y deberá ser enviada con sus detalles a la entidad territorial, en las mismas fechas que se disponen para la presentación de los informes trimestrales. En este acuerdo se deberá especificar el origen de los recursos y la distribución del nuevo ingreso en el presupuesto de gastos o apropiaciones.

Las adiciones que superen el 20% del presupuesto total de la institución educativa, siempre y cuando no sean transferencias del gobierno nacional o de la entidad territorial, deberán ser enviadas previamente a Planeamiento Educativo de la Secretaria de Educación de Bolívar para su visto bueno y posterior aprobación del consejo directivo.

Cuando se requiera efectuar algún gasto cuyo rubro no tenga apropiación suficiente, de

existir disponibilidad presupuestal se efectuaran los traslados presupuestales a que haya

lugar, previa autorización del consejo directivo, sin afectar recursos de destinación

específica.

1.4 PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO.

El ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos no puede:

1. Otorgar donaciones y subsidios con cargos a los recursos del Fondo de

Servicios Educativos.

2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de personal, tales

como viáticos, pasajes, gastos de viaje, desplazamiento y demás,

independientemente de la denominación que se le dé, sin perjuicio de los

dispuesto en el numeral 9º del artículo 11 de presente decreto.

3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo.

4. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo

de las jornadas extendidas y complementarias señalada en el artículo anterior del

presente decreto.

5. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el

Ministerio de Educación Nacional.

6. Financiar la capacitación de funcionarios.

7. Financiar el pago de gastos suntuarios.

Las entidades estatales que tengan a su cargo establecimientos educativos deben abrir

en su contabilidad una cuenta para cada uno de ellos, con el propósito de dar

certidumbre a los Consejos Directivos acerca de los ingresos que pueden esperar, y

facilitarles que ejerzan, con los rectores o directores, la capacidad de orientar el gasto

en la forma que mejor cumpla los propósitos del servicio educativo dentro de las



circunstancias propias de cada establecimiento. Esa cuenta se denomina “Fondo de

Servicios Educativos”.

Los reglamentos, teniendo en cuenta las diferencias entre los establecimientos urbanos

y entre estos y los rurales, dirán qué tipo de ingresos, gastos y bienes pueden

manejarse a través de tal cuenta; y en dónde y cómo se mantendrán los bienes que se

registren en ella, ciñéndose a la Ley Orgánica del Presupuesto.

Los reglamentos aludidos atrás distinguirán entre los ingresos que las entidades

estatales destinen al servicio educativo en cada establecimiento, que los particulares

vinculen por la percepción de servicios, y los que vinculen con el propósito principal o

exclusivo de beneficiar a la comunidad. Todos esos ingresos pueden registrarse en las

cuentas de los Fondos, en las condiciones que determine el reglamento.

2 SEGUNDA PARTE

CONTRATACIÓN Y RESPONSABILIDADES

2.1 Procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios

Educativos.

Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de

registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativos, se harán respetando

los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma

razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el

propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los jóvenes, y de

conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso

de los recursos públicos.

Los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se

regirán por las reglas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor y

naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren. El Gobierno Nacional podrá

indicar los casos en los cuales la cuantía señalada en el presente inciso será menor.

El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los

recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen

los reglamentos.

Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer inciso de este

artículo, y a los reglamentos de esta ley, el Consejo Directivo de cada establecimiento

podrá señalar, con base en la experiencia y en el análisis concreto de las necesidades

del establecimiento, los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que

el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique

obligaciones, siempre y cuando no supere los (20) SMMLV. El consejo puede exigir,

además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización expresa.



Habrá siempre información pública sobre las cuentas del Fondo en las condiciones que

determine el reglamento. La omisión en los deberes de información será falta grave

disciplinaria para quien incurra en ella.

En ningún caso el municipio propietario del establecimiento responderá por actos o

contratos celebrados en contravención de los límites enunciados en las normas que se

refieren al fondo; las obligaciones resultantes serán de cargo del rector o director, o de

los miembros del consejo directivo si las hubieren autorizado.

Ninguna otra norma de la ley general de contratación será aplicable a los actos y

contratos de cuantía inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales que hayan de

vincularse a las cuentas de los fondos.

Manejo presupuestal de los fondos de servicios educativos. Las entidades territoriales

incluirán en sus respectivos presupuestos, apropiaciones para cada fondo de servicios

educativos en los establecimientos educativos a su cargo, tanto de la participación para

educación como de recursos propios.

En los ingresos sometidos a aforo presupuestal no se incluirán los que sean obtenidos

por convenios con particulares, premios, donaciones u otros, cuyo principal propósito

sea el de beneficiar a la comunidad educativa. Los reglamentos incluirán las

disposiciones necesarias para que los particulares que quieran vincular bienes o servicios

para provecho de la comunidad en los establecimientos educativos estatales, puedan

hacerlo previo contrato autorizado por el consejo directivo y celebrado por el rector

donde la entidad a cargo del establecimiento se comprometa a que esos bienes se

usarán en la forma pactada, sin transferencia de propiedad cuando el contrato no la

haya previsto, y de acuerdo con las reglas del Código Civil. Si la entidad encargada del

establecimiento adquiere obligaciones pecuniarias en virtud de tales contratos, éstas

deben ser de tal clase que se puedan cumplir en todo dentro de las reglas propias de los

gastos de los Fondos.

Las entidades propietarias de establecimientos educativos podrán incluir en sus

presupuestos apropiaciones relacionadas con ellos, que no hayan de manejarse a través

de los fondos de servicios educativos.

Este reglamento determinará cómo y a quién se harán los giros destinados a atender los

gastos de los fondos de servicios educativos; y cómo se rendirán cuentas de los recursos

respectivos.

El consejo directivo en cada establecimiento elaborará un presupuesto de ingresos y

gastos para el Fondo, en absoluto equilibrio. El consejo directivo no podrá aumentar el

presupuesto de ingresos sin autorización del distrito o municipio al que pertenece el

establecimiento.



La Ley orgánica de presupuesto se aplicará a los presupuestos que elaboren los consejos

directivos para los fondos de servicios educativos, y a su ejecución.

2.2 ASPECTOS DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.

La contratación con recursos de los fondos de servicios educativos se rige por el

Estatuto General de la Contratación Pública siempre y cuando excedan los 20 SMMLV.

En consecuencia, la contratación con recursos de los fondos de servicios educativos se

realizará conforme con una de las modalidades de selección que indica la normatividad

vigente en materia de contratación.

2.3 FORMA DE APROBAR LA CONTRATACIÓN MENOR A 20SMLMV POR

EL CONSEJO DIRECTIVO:

Las Instituciones Educativas del Departamento de Bolívar deberán implementar un

reglamento que contendrá como mínimo los siguientes artículos que garanticen la

trasparencia, imparcialidad y economía:

2.4 DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA EN LOS FONDOS DE

SERVICIOS EDUCATIVOS CUANDO LA CUANTÍA SEA INFERIOR A

LOS 20 SMLMV.

2.4.1 EXCEPCIÓN A LA REGLA GENERAL: Especial para los FSE: Cuando la cuantía del bien o servicio a contratar sea inferior a

veinte (20) SMLMV, el contratista será seleccionado de acuerdo con lo que disponga

el reglamento que para tal fin expida el consejo directivo de la institución o centro

educativo, reglamento que en todo caso acogerá y garantizará la vigencia de los

principios de la transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad para una

selección objetiva, de conformidad con los postulados de la función administrativa.

El procedimiento particular que deberán reglamentar los consejos directivos para

contratar las cuantías inferiores a los 20 SMLMV, no podrá desconocer los principios

antes referidos, tal como lo precisa la normativa especial que a continuación se

relaciona:

Artículo 13 de la Ley 715 de 2001:

2.4.2 PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de

registrarse en la contabilidad de los fondos de servicios educativos a los que se refiere el



artículo anterior, se harán respetando los principios de igualdad, moralidad,

imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias

concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el propósito fundamental de

proteger los derechos de los niños y de los jóvenes, y de conseguir eficacia y celeridad

en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos.

(Negrillas y Subrayas no son del texto).

Los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) SMLMV se regirán por

las reglas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza,

y las circunstancias en las que se celebren. El Gobierno Nacional podrá indicar

los casos en los cuales la cuantía señalada en el presente inciso será menor.

(Negrillas no son del texto original)

Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer

inciso de este artículo, y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo Directivo

de cada establecimiento podrá señalar, con base en la experiencia y en el

análisis concreto de las necesidades del establecimiento, los trámites,

garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director

celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones

que deban registrarse en el fondo, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20)

SMLMV. El consejo directivo puede exigir, además, que ciertos actos o

contratos requieran una autorización suya específica. (Negrillas no son del texto

original).

(…)

Decreto 4791 de 2008, Reglamentario de los Artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de

2001:

Artículo 17. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN. La celebración de contratos a que haya

lugar con recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta

sujeción a lo dispuesto en el estatuto contractual de la administración pública, cuando

supere la cuantía de veinte (20) SMLMV.

Si la cuantía es inferior a los veinte (20) SMLMV se deben seguir los procedimientos

establecidos en el reglamento expedido por el consejo directivo, de conformidad con lo

dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, y en todo caso siguiendo los

principios de transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad

con los postulados de la función administrativa.

(…)

-Artículo 5. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. En relación con el Fondo de

Servicios Educativos el consejo directivo cumple las siguientes funciones:



(…)

6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para

toda contratación que no supere los veinte (20) SMLMV.

La contratación de los Fondos de Servicios Educativos (FSE) cuyas cuantías sean

inferiores a los 20 SMLMV, también estará sujeta a los principios y las normas del

presupuesto. En consecuencia, en todo proceso contractual los Rectores, Directores y

Consejos Directivos deberán tener en cuenta las siguientes reglas, sin perjuicio de las

demás que en cada modalidad contractual deban observarse:

a) El rector o director rural en la ejecución de los Fondos de Servicios Educativos

(FSE), por la vía contractual, incluyendo los de mínima cuantía que reglamenten

los Consejos Directivos, deberán dar cumplimiento a los principios del

presupuesto, y al principio de la legalidad del gasto (Artículos 345 y 346 de la

C.P.).

b) Todas las adquisiciones de los Fondos de Servicios Educativos (FSE), incluyendo

las de cuantía inferior a 20 SMLMV, deben estar previstas en el presupuesto y el

plan de compras y estar sujeta a la respectiva programación del “PAC”.

c) El Rector o Director Rural no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos

por encima del flujo de caja o sin contar con la disponibilidad de recursos en

tesorería; ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos

del fondo de servicios educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan

el saldo disponible.

d) Todos los actos administrativos y contratos que afecten el presupuesto de los

Fondos de Servicios Educativos (FSE), deberán contar con certificados de

disponibilidad previa que garanticen la existencia de recursos disponibles en

tesorería. Igualmente estos compromisos deberán contar con registro

presupuestal, para que los recursos con él financiados no sean desviados a

ningún otro fin.

e) Independientemente de que el Reglamento para la Contratación Inferior a los

veinte (20) SMLMV, lo diga o no, deben aplicarse los anteriores principios y

fundamentos en los procesos y procedimientos contractuales

y en la escogencia del contratista.

Conforme con lo anterior, para comprar cualquier bien o servicio o abrir un proceso

contractual, con cargo a los Fondos de Servicios Educativos, es necesario:

Primero: que existan los recursos en el presupuesto y estén destinados para cubrir

el bien o servicio requerido.

Segundo: que se expida previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal

que garantice la existencia en la cuantía requerida para luego obtener el respectivo

Registro Presupuestal.



La actuación en contrario a la anterior previsión de tipo presupuestal, implicaría para los

ordenadores del gasto responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal, por infracción, entre

otras, a las siguientes normas y principios:

A): El Principio de legalidad del gasto: “…no se pueden hacer erogaciones con cargo al

tesoro que no se encuentren previstas en el presupuesto de gastos y que no hayan sido

aprobadas previamente por el órgano competente...” 6

B): Estatuto Orgánico de Presupuesto: “Todos los actos administrativos que afecten las

apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos

que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

“Igualmente estos compromisos deberán contar con registro presupuestal, para que los

recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se

deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos. En

consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones

inexistentes o en exceso del saldo disponible…”

C): Decreto 4791 de 2008: Los hechos cumplidos implicarían una irregularidad en el

manejo y administración de los Fondos de Servicios Educativos, lo que atentaría

contra los Artículos 3, 4, 5 y 6, entre otros, del citado decreto, y contra el deber de la

planeación del proceso contractual para una debida ejecución del presupuesto.

Hasta tanto los Consejos Directivos expidan el respectivo Reglamento de Contratación

que les autoriza el Decreto 4791 de 2008, o si fuere del caso ajusten los actuales a los

principios y normas referidas en este reglamento, la contratación con recursos de los

fondos de servicios educativos cuya cuantía sea inferior a los 20 SMLMV se tramitará de

acuerdo a los procedimiento determinados en la ley 734 de 2012, dictados por el

Gobierno Nacional para la selección del contratista cuando el valor de los bienes y

servicios no excedan el 10% de la menor cuantía del presupuesto anual de la respectiva

entidad estatal. Para el caso concreto, entiéndase el 10% de la menor cuantía del

presupuesto anual de cada fondo de servicios educativos.

La menor cuantía para la mayoría de los fondos de servicios educativos de los

municipios no certificados del departamento, va hasta los 280 SMLMV, debido a que la

casi totalidad de dichos fondos tienen un presupuesto anual inferior a 120.000 SMLMV.,

lo que les permite una selección de acuerdo a la ley 734 de 2012, procedimiento que, se

insiste, será el que rija también para la contratación cuyas cuantías sean inferiores a los

20 SMLMV hasta tanto los consejos directivos expidan el respectivo reglamento, o

adecuen los ya expedidos con los principios indicados en los Artículo 13 de la Ley 715 y

el Artículo 17 del Decreto 4791 de 2008.

6 Jurisprudencia de la Corte Constitucional; artículos 345 y 346 de la Constitución Nacional.



Conforme con lo antes precisado, y en atención a los fines de la Ley 996 de 2005, o Ley

de Garantías Electorales, se entiende que también está restringida la contratación

directa que establezcan los reglamentos de los consejos directivos de los fondos de

servicios educativos para los contratos cuya cuantía sea inferior a los 20 SMLMV.

El Reglamento que expidan los consejos directivos dispondrán que en varios lugares

visibles y de fácil acceso del público en general, sin perjuicio de otros medios de difusión

que indique, se publique mensualmente una relación de “los contratos y convenios

celebrados durante el período transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se

indique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del

contrato”. (Numeral 3 del artículo 19 del Decreto 4791 de 2008). De igual forma se hará

en página Web, si la hubiere y dispondrá lo necesario para la rendición anual de

cuentas a la comunidad conforme con lo dispuesto en el Decreto 4791 de 2008.

En la redacción y estructuración de todos los reglamentos que deban expedir los

consejos directivos en cumplimiento del decreto 4791 de 2008 y demás normas que lo

complementen y las futuras que lo modifiquen, la Secretaría de Educación para la

Cultura del Departamento prestará la asesoría y orientación necesaria.

2.4.3 INDICACIONES FINALES A LOS CONSEJOS DIRECTIVOS Y A LOS ORDENADORES DEL GASTO.

Los Consejos Directivos ejercerán con razonable libertad la facultad reglamentaria que

les otorga la ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008, decreto 4807 de 2011, siempre y

cuando garanticen en los procesos que se adopten en los reglamentos de contratación la

vigencia de los principios de la transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad,

de conformidad con los postulados de la función administrativa.”, amén de los

postulados de la Ley Orgánica del Presupuesto.

Armonizando la normativa existente sobre el particular, en especial los Artículos 10º y

13º de la Ley 715, el Artículo 17º y el 5º numeral 6 del Decreto 4791 de 2008, con el

Estatuto de General de la Contratación Pública, el Estatuto Orgánico del Presupuesto y

las leyes 678 y 734, entre otras, se concluye lo siguiente:

2.4.3.1 En cuanto al Régimen de Inhabilidades e Incompatibilidades:

Al rector y al director rural, a los miembros de los consejos directivos y a los

participantes en los procesos contractuales de los FSE, incluso aquellos cuya cuantía

sea inferior a los veinte (20) SMLMV, también se les aplica el régimen de

incompatibilidades, inhabilidades o conflictos de interés, razón por la cual el Reglamento

deberá adoptar las medidas necesarias para impedir la participación de oferentes y

subcontratistas, incursos en alguna de estas causales.



2.4.3.2 En cuanto a la Responsabilidad Contractual:

Consecuentes con lo dicho en precedencia, responderán penal, fiscal y/o

disciplinariamente, los ordenadores del gasto y demás intervinientes en los procesos

contractuales, que tramiten actos administrativos, contratos (inclusive contratos

inferiores a veinte (20) SMLMV u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos,

cuando aquellos no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos

cumplidos.

Igual responsabilidad que la anterior puede predicarse de la inobservancia de los

principios de la contratación estatal, entre otros, el de la “transparencia, economía,

publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función

administrativa.”, lo anterior, independientemente de que dichos principios sean

recogidos o no en los Reglamentos que dicten los Consejos Directivos, puesto que su

quebrantamiento es inexcusable conforme con la normativa vigente.

2.4.3.3 Niveles de la responsabilidad:

1) De la entidad estatal: responderá por las actuaciones, abstenciones, hechos y

omisiones antijurídicos que le sean imputables y que causen perjuicios a sus

contratistas y a terceros.

2) De los Servidores públicos: El servidor público responderá disciplinaria, fiscal, civil y

penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos

de la Constitución y de la ley.

3) De los Contratistas: Los contratistas responderán civil y penalmente por sus acciones

y omisiones en la actuación contractual en los términos de la ley.

2.4.3.4 De la Asesoría, el Seguimiento a la Administración del Recurso y el Control Interno.

Estas tres responsabilidades las asume el Departamento de Bolívar a través de sus

grupos de trabajo de la Secretaria de Educación, con el apoyo de la Oficina de Control

Interno y las demás que correspondan.

2.4.3.5 CONTENIDOS MINIMOS DE REGLAMENTACIÓN EN LOS

CONTRATOS DE CUANTIAS HASTA DE 20SMMLV

Las instituciones educativas del Departamento de Bolívar, deberán contener este

reglamento, de los cuales se presenta un articulado que puede ser adaptado a

las necesidades de cada institución y exigencias de los consejos directivos, y se

deberá fundamentar de la siguiente manera:

“POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA LOS PROCEDIMIENTOS,

FORMALIDADES Y GARANTÍAS PARA LA CONTRATACIÓN CON LOS RECURSOS

DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS CUYA CUANTÍA SEA MENOR O

IGUAL A LOS VEINTE (20) SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES



VIGENTES, EN FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVO DE LA INSTITUCION

EDUCATIVA

El Consejo Directivo de la INSTITUCION EDUCATIVA ……., en uso de sus

atribuciones legales, en especial las conferidas por el artículo 13 de la Ley 715 de

2001, numeral 6 del artículo 5 y el artículo 17 del decreto 4791 de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, estableció que: “Artículo

13. Procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos.

Todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que

hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativos a

los que se refiere el artículo anterior, se harán respetando los principios de

igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable

a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el

propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los jóvenes,

y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y

economía en el uso de los recursos públicos. (…) El Rector o director

celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos

vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen

los reglamentos.

Con estricta sujeción a los principios y propósitos enunciados en el primer inciso

del artículo 13 de la ley 715, y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo

Directivo de cada establecimiento podrá señalar, con base en la experiencia

y en el análisis concreto de las necesidades del establecimiento, los

trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el Rector o

director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique

obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuantía sea inferior

a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El Consejo puede exigir,

además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización suya

específica. (Subraya, negrilla y cursiva fuera de texto).

• Que el Decreto 4791 de 2008, en el numeral 6 del artículo 5, ratificó

como función del Consejo Directivo de la Institución, la reglamentación

mediante acuerdo de los procedimientos, formalidades y garantías para

toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos

legales mensuales vigentes, de los recursos de los Fondos de Servicios



Educativos. Conforme a los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y

publicidad.

• Que el Articulo 17 del Decreto 4791 de 2008, ordenó que la

celebración de contratos a que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios

Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto

contractual de la administración pública (ley 80 de 1993, ley 150 de 2007),

cuando dichos contratos superen la cuantía de veinte (20) salarios mínimos

legales mensuales vigentes.

• Que el decreto 0734 de abril de 2012, reglamenta el estatuto general de

contratación de la administración pública, lo cual implica la existencia de

regímenes contractuales especiales que se derivan del mandato legal, siendo

el caso de la contratación de los recursos de los fondos de servicios educativos

una excepción a la aplicación del estatuto contractual aplicable a los fondos

de servicios educativos, cuando el monto no supere los veinte (20) salarios

mínimos legales, que se sustenta en la ley Orgánica 715 de2001; que para los

efectos no ha sido demandada, suspendida ni declarada nula, sucediendo lo

propio con su Decreto Reglamentario 4791 de 2008, lo que conlleva a que le

está permitido por mandato legal a los Consejos Directivos de las Instituciones

Educativas, reglamentar los procedimientos, formalidades y garantías

para la contratación de los recursos de los fondos de servicios educativos,

que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales.

• Que la reglamentación de la contratación excepcional debe sujetarse a los

principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la

Constitución Política y estará sometida al régimen de inhabilidades e

incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

• Que en mérito de lo anteriormente expuesto:

ACUERDA:

CAPITULO I

DE LAS DISPOSICIONES GENERALES OBJETO-FINES-PRINCIPIOS

ARTICULO 1º. OBJETO Y ALCANCE: Reglamentar los procedimientos,

formalidades y garantías para la contratación de los recursos de los fondos

de servicios educativos, QUE NO SUPERE LOS VEINTE (20) SALARIOS



MÍNIMOS LEGALES MENSUALES, en el FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

DE LA INSTITUCION EDUCATIVA , para la adquisición de obras, bienes y

servicios que se requieran dentro del cumplimiento de la misión institucional

ARTÍCULO 2º. NORMAS APLICABLES. Para la contratación y ejecución de

los recursos de los fondos de servicios educativos, que no supere los veinte

(20) salarios mínimos legales, en la INSTITUCION EDUCATIVA se ajustarán a las

normas legales, la ley 715 de 2001, normas expedidas por la Contraloría General

de la República, normas de control fiscal, el código de comercio y código civil, las

del presente Acuerdo y las disposiciones contenidas en la Ley 80 de

1993 con sus normas complementarias en los aspectos que le sean aplicables,

así mismo las del decreto 4791 de 2008.

ARTICULO 3º. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN. En

cumplimiento de los mandatos Constitucionales y legales, la contratación

en la INSTITUCION EDUCATIVA, se adelantará con fundamento en los

principios de honestidad, moralidad, transparencia, igualdad, eficacia,

economía, celeridad, e imparcialidad. En consecuencia, quienes participen en

el proceso de contratación, deben tener en cuenta que:

1. Los procesos contractuales son públicos.

2. Los trámites deben adelantarse con austeridad de tiempo, medios y gastos y

no se exigirán sellos, autenticaciones, reconocimiento de firmas, ni cualquier

otra clase de formalidad o requisito que no esté señalado en la Ley o en el

presente Acuerdo.

3. Antes de iniciar el proceso de contratación, deben analizarse en

forma integral los proyectos, estudios y diseños que definen y caracterizan

su objeto y obtenerse las autorizaciones pertinentes, acorde con las políticas

determinadas por el Consejo Directivo acordes con el Proyecto Educativo

Institucional PEI.

4. Para la contratación se debe seleccionar objetivamente la propuesta

más favorable para la INSTITUCION EDUCATIVA. Se evaluarán las diferentes

propuestas, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, las

características particulares de los bienes o servicios, los precios y las

condiciones del mercado así como los estudios o análisis efectuados

por la INSTITUCION EDUCATIVA.



ARTICULO 4. FINES DE LA CONTRATACIÓN Y DEL EJERCICIO

ADMINISTRATIVO DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Al celebrar y

ejecutar los contratos, así mismo al administrar el Fondo de Servicios

educativos, la institución buscará el cumplimiento de los fines estatales a su

cargo, es decir, la continuidad y la eficiencia en la prestación del servicio público

educativo.

CAPITULO II

DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

ARTÍCULO 5º: DEFINICIÓN: Los fondos de servicios educativos son

cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión

presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos públicos

estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender

sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.

ARTÍCULO 6º: ADMINISTRACIÓN DEL FONDO: El Rector en coordinación

con el Consejo Directivo, administra el fondo de servicios educativos, de

acuerdo con las funciones otorgadas en la ley 715 de 2001 y en el decreto

4791 de 2008. La administración del Fondo de Servicios educativos

supone acciones de: Presupuesto: Elaboración y ejecución del presupuesto de

ingresos y gastos. Contratación: Aplicación de normas y procesos

contractuales. Tesorería: Recaudo y pago, Contable: Registro e informe de

operaciones y Rendición de cuentas ante los entes de control, entidad territorial

y Secretaria De Educación Departamental.

ARTÍCULO 7º: ORDENADOR DEL GASTO: El RECTOR es el ordenador

del gasto del FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION

EDUCATIVA, y su ejercicio no implica representación legal, es responsabilidad

del RECTOR de acuerdo al Artículo 6 del Decreto 4791 de 2008, Celebrar los

contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a

los recursos del FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION

EDUCATIVA ,de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la

respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal expedida por

tesorería. Por lo tanto tiene la competencia para contratar las

adquisiciones de los bienes y/o servicios de acuerdo a las necesidades

que fueron reportadas oportunamente para la conformación del programa

general de compras, plan operativo anual de inversiones (POAI), el Plan

de mantenimiento y que fueron debidamente aprobado por el Consejo



Directivo de la INSTITUCION EDUCATIVA como parte integrante del

presupuesto Institucional.

ARTÍCULO 8º: COMPROMISO CON TRANSFERENCIAS: Las

transferencias que las entidades efectúen al FONDO DE SERVICIOS

EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, no pueden ser comprometido

por el rector, hasta tanto se reciban los recursos en las cuentas del respectivo

fondo.

ARTÍCULO 9º INGRESOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA: Los ingresos

con destinación específica, que ingresen al FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, deben destinarse únicamente para lo que

fueron aprobados por quien asignó el recurso.

ARTICULO 10º. UTILIZACIÓN DE RECURSOS, los recursos solo podrán

ser utilizados en lo establecido por el reglamento operativo de los FSE, que

establece el Departamento de Bolívar, Secretaria de Educación.

ARTÍCULO 11: PROHIBICIONES: las prohibiciones están determinadas en el

reglamento operativo de los FSE, que establece el Departamento de Bolívar-

Secretaria de Educación.

ARTICULO 12º. AFECTACIÓN AL PRESUPUESTO GENERAL. La

contratación de los recursos de FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA

INSTITUCION EDUCATIVA, se hará teniendo en cuenta la prestación de un

servicio o el cubrimiento de una necesidad primordial originada en los

compromisos que se adquieran en el desarrollo del PEI y los programas

inherentes a este y con cargo a los rubros específicos definidos

presupuestalmente de acuerdo al programa general de compras, plan

operativo anual de inversiones (POAI), el Plan de mantenimiento, plan de

acción y lo establecido en este reglamento y la normatividad vigente en la

materia. Estos deberán cubrir los costos necesarios y suficientes inherentes a

la gestión específica del gasto o inversión pertinente. Incluyendo todas las

apropiaciones para la INSTITUCION EDUCATIVA y la totalidad de sus

dependencias.

Parágrafo 1º: CONTRATACIÓN FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE

LA INSTITUCION EDUCATIVA: La contratación de bienes y servicios en el

FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, debe

realizarse con sujeción a lo determinado en la ley 715 de 2001, Decreto 4791

de 2008 y las demás disposiciones expedidas en materia presupuestal. El



RECTOR, no puede asumir compromisos o pagos por encima del flujo de

caja o sin contar con la disponibilidad de recursos en tesorería, ni puede contraer

obligaciones imputables al presupuesto sobre apropiaciones inexistentes o que

excedan el saldo disponible.

ARTICULO 13º: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA

CONTRATAR: Las inhabilidades e incompatibilidades recogen una relación

de circunstancias vinculadas con la persona misma del contratista y que

impide la celebración del contrato, so pena de verse afectado de nulidad

y sin prejuicio de las sanciones administrativas y penales a que haya lugar.

Para efecto de la celebración de contratos, el establecimiento educativo

dará aplicación escrita al régimen de inhabilidades e incompatibilidades

consagrado en la legislación vigente, en especial a lo dispuesto en los

artículos 8º, 9º y 10º de la ley 80 de 1993, así será inhabilidad para las

personas naturales, la declaración judicial de responsabilidad de frente a

los delitos peculados, concusión, cohecho, que extiende a la persona

jurídica: sociedades de que sean socios tales personas, con excepción de

las sociedades anónimas abiertas.

Las causales de inhabilidad derivada de matrimonio o parentesco,

desaparecen por muerte o disolución del matrimonio.

En todo contrato, orden de compra o de servicio se debe incluir una cláusula

en la que el contratista manifiesta expresamente que no se haya incurso

en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previas en la

normas vigentes, en virtud de la cual se procede de conformidad con la

presunción de veracidad fundado sobre el principio de buena fe.

Causales: son inhábiles para participar en procesos de selección

objetiva, por cualquiera de las modalidades dispuestas en la contratación

estatal pública.

1. Las personas que se haya inhabilitadas para contratar de acuerdo a lo

dispuesto por la constitución y las leyes. (como disposiciones legales

vigentes están la ley 11 de 1973, en su artículo 47 y el decreto 590 de

1993. Igualmente el artículo 127, inciso 1º concordante con el articulo 180 Núm.

4º de la constitución política y el artículo 10 de la ley 80 de 1993, ley 734/02).

2. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron

contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados. La inhabilidad



para contratar por este hecho, se extenderá por un término de cinco (5) años

contados a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la

licitación o concurso, o de la celebración del contrato.

3. Quienes dieron lugar a la declaración de caducidad. Se hace extensiva

por un lapso de cinco (5) años, contados a partir de la fecha de ejecutoria del

acto administrativo que la declaró.

4. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenado a la pena

accesoria de la interdicción de derechos y funciones públicas y quienes

hayan sido por la ocurrencia de causas justificativas de fuerzas mayores o

caso fortuito. La presente inhabilidad tendrá una duración de cinco (5) años

contados a partir de la fecha de la sentencia que impulso la pena.

5. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal

adjudicado, salvo por la ocurrencia de causas justificadas de fuerza mayor o

caso fortuito. La presente inhabilidad tendrá una duración de cinco (5) años

contados a partir de la fecha de expiración del plazo para la firma del

contrato.

6. Los servidores públicos. Si por la naturaleza de las funciones de los

servidores públicos, estos no tienen facultad decisoria, al dejar su cargo por

retiro del servicio voluntario o retiro no sancionatorio desaparece

incompatibilidad, pues al contrato de las causales, esta no se prolonga por

determinado tiempo.

7. Para los congresistas y demás funcionarios de la administración pública,

con cargos de directivo, asesor o ejecutivo de las entidades contratantes, la

incompatibilidad para contratar se extiende por el término de un año a partir de

la desvinculación o retiro.

8. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se

encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad

con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para

una misma licitación o concurso.

9. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el

representante legal o cualquiera de sus socios tengan parentesco en segundo

grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o

con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya

presentado propuesta, para una misma licitación o concurso.



10. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la

caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen

parte con posterioridad a dicha declaratoria. La presente inhabilidad se

extenderá por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de

ejecutoria del acto que declaro la caducidad.

11. Quienes fueron servidores públicos del establecimiento educativo.

Solo comprenderá a quienes desempeñaron cargos del nivel directivo.

12. Las personas que tengan vinculados de parentesco, hasta el segundo

grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad o primero civil con los

servidores públicos de los niveles directivo o con los miembros del consejo

directivo o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal del ente

educativo.

13. El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en

el nivel directivo o de un miembro del consejo directivo o de quien ejerza

funciones públicas de control interno o fiscal.

14. Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas

que tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades responsabilidad

limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público

en el nivel directivo o el miembro del consejo directivo, o el cónyuge,

compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo

grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tenga

participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.

15. Los miembros del consejo directivo.

16. Personas naturales declaradas judicialmente responsables de los delitos

de peculado, concusión, cohecho, prevaricato, soborno transnacional.

Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes:

Esta inhabilidad tiene origen en el artículo 90 del reciente estatuto

anticorrupción, ley 1474 de 2011. La inhabilidad para el contratista se configura

por cualquier de las siguientes conductas:

A. Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la

ejecución de uno o varios contratos, durante una misma vigencia fiscal con una

o varias entidades estatales.



B. Haber sido objeto de declaración de incumplimiento contractual en por lo

menos dos (2) contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias

entidades estatales.

C. Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1)

incumplimiento durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades

estatales.

La inhabilidad se extenderá por un término de tres (3) años, contados a partir

de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el registro único

de proponentes, de acuerdo con la información remitida por las entidades

públicas. La inhabilidad pertinente se hará explicita en el texto del respectivo

certificado.

Esta inhabilidad es extensiva a los socios de sociedades de personas a las cuales

se haya declarado la indebida conducta de incumplimiento reiterado, así

como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con

posterioridad a dicha declaratoria.

CAPITULO III

MODALIDADES DE CONTRATACION EN EL FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

ARTICULO 13º: MODALIDADES DE SELECCIÓN: De conformidad con

la ley 715 de 2001 y su decreto reglamentario 4791 de 2008, la escogencia

del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de Contratación

igual o inferior a 20 SMLMV, de acuerdo al mejor precio y calidad y lo

determinado en el reglamento.

ARTICULO 14º: ALCANCE, GARANTIAS Y FACTORES DE CUMPLIMIENTO

EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL: La contratación de bienes y servicios

en el FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

cuya cuantía no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales,

deberá ceñirse a los siguientes parámetros que garanticen el cumplimiento de

los principios de la contratación estatal y la selección objetiva del contratista.

1. Publicidad. Se procederá a convocar a los interesados en presentar propuesta

para un determinado proceso de selección mediante aviso que se publicara en

cartelera institucional, al menos por unos días hábiles, señalando en el mismo:

descripción de los bienes requeridos, presupuesto oficial del que se dispone,



plazo y forma de presentación de la oferta, requisitos de aceptación del

proponente (se consideraran los habilitantes).

2. Criterio de escogencia: El menor precio presentado para los bienes o

servicios descritos, será el criterio de selección. Si no se presentare propuesta

que facilite la selección bien porque no se ajuste al menor precio o porque los

interesados no acreditan la totalidad de requisitos habilitantes, se procederá

a las reglas de subsanabilidad, a saber solicitud de presentación de documentos

faltantes en el plazo que establezca la institución educativa. Si se refiere a

una situación de precio, se procederá a una consulta de actualización en

mercado para una nueva apertura del proceso, caso en el cual la institución

ajustara el presupuesto oficial al referente de precio consultado.

3. Propuesta única: Luego de un proceso de invitación para una selección,

en el que solo se reciba una propuesta, podrá ser aceptada siempre que se

ajuste a las condiciones técnicas económicas y requisitos habilitantes, definidos

en el aviso de invitación.

4. Bienes exclusivos o propios de distribución: Cuando se trate de la

adquisición de bienes exclusivos o propios de distribución de un proveedor, la

certificación de tal condición suscrita por el representante legal y sobre la que

se presume existencia de buena fe, será el documento que evidencie la

ausencia de la publicación y criterios de selección.

5. Forma contractual. La forma contractual aplicable será según la clasificación

establecida en el reglamento de contratación.

6. Garantías contractuales. De conformidad con el artículo 7º de la ley 1150

de 2007, no serán exigibles las pólizas en los contratos inferiores al 10%

de la menor cuantía (28 SMLMV); no obstante la institución educativa

hará exigible esta garantía cuando por el requerimiento especifico, de

cumplimiento o funcionalidad de los bienes o servicios adquiridos se

requiera de esta cobertura de riesgo. Ante la ausencia de oficinas jurídicas

en las instituciones educativas la aprobación de la (s) garantía(s) son

responsabilidad del directivo institucional mediante Resolución rectoral.

Observación: cuando se pacte anticipos, se deberá solicitar una garantía que

salvaguarde el recurso entregado.

7. Contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. La

selección de estos perfiles se hará por parte del rector o director institucional,



con fundamento en el requerimiento del servicio y tomando como soporte de

la escogencia los documentos de idoneidad presentados.

8. Actos, contratos y convenios que requieren autorización expresa del

consejo directivo.

Requerirán autorización expresa del consejo directivo, voluntad que constara en

acta, aquellos actos contractuales que superen los 20 SMLMV.

9. Publicación de la relación de contratos. Mensualmente y en cartelera

institucional, con un máximo de 10 días calendario siguiente al corte

comercial (30 de cada mes) se publicara la relación de contratos suscritos en

el respectivo período. Se indicará: fecha del contrato, valor, nombre e

identificación del contratista, objeto contractual, duración.

ARTICULO 15º: FORMALIDADES CONTRACTUALES DE BIENES Y

SERVICIOS CUYA CUANTÍA NO SUPERE LOS VEINTE (20) SALARIOS

MÍNIMOS LEGALES MENSUALES CON RECURSOS DEL FONDO DE

SERVICIOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Para el inicio de todo

proceso de selección la institución deberá verificar la existencia de la

necesidad en la planeación financiera, igualmente la disponibilidad de

fondos. Serán documentos del proceso de selección y posterior

contratación lo relacionado a continuación:



INFERIOR A 5 ENTRE 5 Y 10 ENTRE 10 Y 15 ENTRE 15 Y 20

SMMLV SMMLV SMMMLV SMMMLV

Verificación de

Requisitos habilitantes SI SI SI SI

Precios y calidad

bienes y servicios

Mercado/mejor

calidad

Mercado/mejor

calidad

Mercado/mejor

calidad

Mercado/mejor

calidad

Anticipo NO NO hasta 50%, si se

requiere

hasta 50%, si se

requiere

Supervisión o

Interventoría

Liquidación del acto o

contratoNO NO

SI, atendiendo a la

naturaleza del objeto

del contrato y a la

forma de pago

ASPECTOS

CONTRACTUALES

SI SI SI SI

SI

Garantía NO NO

Depende, atendiendo

a la naturaleza del

objeto del contrato y

a la forma de pago

Recibido a Satisfacción SI SI SI SI

1 2 2 3

Oferta a seleccionar

Modalidades del acto o

contratoContrato

El Rector o su

delegado

SI, atendiendo a la

naturaleza del objeto

del contrato y a la

forma de pago

Debe estar incluido en

el plan de compra

aprobado

Debe estar incluido

en el plan de compra

aprobado


el plan de compra

aprobado


el plan de compra

aprobado

NO NO SI SI

Actas de inicio y

finalización (Ordenes

de Servicios)

Depende, atendiendo

a la naturaleza del

objeto del contrato y

a la forma de pago

El Rector o su delegadoEl Rector o su

delegado

El Rector o su

delegado

Solo finalización o

recibido

Solo finalización o

recibido SI

La más favorable La más favorable La más favorable La más favorable

ORDEN ORDEN Contrato

CDP y Recursos en

tesorería

Mínimo de ofertas

recibidas o cotizaciones

Plan de compras y

mantenimiento de la

planta física

Estudios Previos

Simplificados e

Invitación Publica a

presentar oferta



ARTICULO 16º. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE

BIENES Y SERVICIOS CUYA CUANTÍA NO SUPERE LOS VEINTE

(20) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES. La selección de

contratistas para los procesos contractuales de bienes y servicios cuya

cuantía NO supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales se

llevará a cabo a través Estudios Previos Simplificados y de invitación pública a

presentar ofertas. Siempre y cuando estén dentro de los rangos de SMMLV que

establece el artículo 15.

Los estudios previos Simplificadores contendrán:

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la

contratación.

2. La descripción del objeto a contratar.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de

ejecución del mismo.

5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la

contratación.

6. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección

7. Análisis de riesgos del contrato

8. Condiciones esenciales del posible contrato

9. Previsión de requisitos de publicación del contrato

10. Firma del funcionario

La INSTITUCION EDUCATIVA , formulará una invitación pública a

participar a cualquier interesado, la cual se publicará en la cartelera y/o

página web principal de la INSTITUCION EDUCATIVA o alcaldía municipal,

teniendo en cuenta:

1. El objeto

2. Plazo de ejecución

3. Forma de pago

4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de

desierto del proceso.

5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas

que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir,

incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las

etapas previstas.



6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las

ofertas.

7. Requisitos habilitantes: Se indicará la manera en que se acreditará

la capacidad jurídica.

Adicionalmente, se requerirá de experiencia mínima en los casos de

contratación de obra, de consultoría y de servicios diferentes a aquellos a

que se refiere la ley exclusivamente.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de

acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como

su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la

oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se

verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago

establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.

Parágrafo 1°. En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el

numeral 7° del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el

proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las

reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del Decreto 0734

de 2012.

Parágrafo 2°. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a

quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de

entrega de las mismas.

Parágrafo 3°. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente,

se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se

requerirá de acto adicional alguno.

En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del

proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la

habilitación, se declarará desierto el proceso.

Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en el artículo

2.2.10 del Decreto 0734 de 2012., con relación a la propuesta de menor precio

cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición. En caso de que se

rechace la oferta, la entidad podrá optar por adjudicar el contrato a quien

haya ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente o por declarar

desierto el proceso.



Parágrafo 4°.Oferta con valor artificialmente bajo. Cuando de conformidad con

la información a su alcance la INSTITUCION EDUCATIVA estime que el valor de

una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique

las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones,

el o los funcionarios designados para la verificación y la evaluación de

las ofertas, recomendarán el rechazo o la continuidad de la oferta en el

proceso, explicando sus razones.

ARTICULO 17º. CRONOGRAMA PARA LOS PROCESOS CONTRATACION

CON LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

CUYA CUANTÍA SEA MENOR O IGUAL A LOS VEINTE (20) SALARIOS

MÍNIMOS MENSUALES LEGALES.

La INSTITUCION EDUCATIVA, Se establece para los procesos de adquisiciones

de bienes, servicios y obras cuya cuantía sea menor o igual a los veinte (20)

salarios mínimos mensuales legales, establece dos tipos de cronogramas, los

cuales son de obligatorio cumplimiento así:

1. Cronograma Interno: Contiene todas las actividades que internamente

debe realizar la Institución, es para cumplir con las normas Presupuestales y

Contractuales.

2. Cronograma Externo: Contiene las actividades, que los proponentes deben

conocer, a fin de acatar los tiempos para el cumplimiento en cuanto a

entregables y visitas.

ARTICULO 18º. EVALUACIÓN DE OFERTAS: La INSTITUCION

EDUCATIVA realizará evaluación de la (s) ofertas recibidas, para lo cual,

dependiendo de lo establecido en los criterios de selección, se escogerá:

1. Los documentos exigibles se evalúan en cumple o no cumple, el

proponente que no anexe algún documento puede solicitar la

subsanabilidad del mismo, después de ese espacio de tiempo si no

cumple quedara por fuera del proceso de selección

2. Para la compra y/o suministro de bienes la oferta con el precio más bajo

tendrá 80 puntos.

3. Para los servicios el precio más bajo tendrá 70 puntos, experiencia 30

puntos, los datos se ponderaran dependiendo del que más experiencia

tenga al momento de presentar la oferta.

4. Para la adquisición de servicios la que haya obtenido el mayor puntaje

de acuerdo a la ponderación de los factores técnicos y económicos.



En todo caso, se escogerá la oferta y/o cotización que satisfaga las

necesidades de la INSTITUCION EDUCATIVA y cuyos precios se

encuentren dentro de los de mercado.

ARTICULO 19º. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES: Para todo

contrato de bienes u órdenes de servicios en el FONDO DE SERVICIOS

EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, se establecen los siguientes

requisitos habilitantes:

PERSONA

ÍTEM NATURAL

Carta de presentación de la oferta o cotización suscrita por el representante legal (o por el oferente) ,

debidamente suscrita por el oferente, de lo contrario dará lugar al rechazo de la propuesta. En dicha carta,

bajo la gravedad del juramento se deberá declarar que el oferente no se encuentra incurso en causales

de inhabilidad o incompatibilidad conforme a las leyes vigentes.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y/ o persona natural según el caso.

Certificado Vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría general de la Nación para

la persona jurídica y su representante legal o de la persona Natural según el caso.

Certificado Vigente de antecedentes penales expedido por la policía del representante legal o de la

persona Natural según el caso.

Certificado Vigente de Antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría General de la República para la

persona jurídica y su representante legal o de Persona Natural según el caso.

xx

xx

PERSONA

JURÍDICA

Registro Único Tributario expedido por la Dirección Nacional de impuestos y Aduanas Nacionales.

xx

xx

x x

x x



Observación: toda persona jurídica deberá adjuntar la cámara de comercio con expedición no mayor de 3 meses.

PERSONA NATURAL

CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Carta de presentación de la oferta debidamente suscrita por todos los integrantes y el representante legal

del Consorcio o Unión Temporal según, de lo contrario dará lugar al rechazo de la propuesta. En dicha

carta, bajo la gravedad del juramento se deberá declarar que el oferente no se encuentra incurso en causales

de inhabilidad o incompatibilidad conforme a las leyes vigentes.

Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, El cual debe contener como mínimo los

requisitos establecidos en esta Invitación.

Deberán acreditar además todos los requisitos señalados anteriormente según corresponda para sus

integrantes si son personas naturales o jurídicas.

Propuesta Técnica de conformidad a los requerimientos de esta invitación.

Para el efecto el oferente deberá adjuntar documento donde se comprometa a cumplir con los

requerimientos técnicos exigidos y las obligaciones de la invitación.

Propuesta Económica de conformidad a los requerimientos de la invitación publica según Anexo No 1.

Certificado pago de seguridad social y pensiones o copia de la PILA, artículo 50 de la Ley 789/2002,

del último mes anterior a la fecha de cierre del presente proceso.

Propuesta Financiera: de conformidad a los requerimientos de esta invitación. Para el efecto el

oferente deberá adjuntar documento donde se comprometa a cumplir con los requerimientos técnicos

exigidos y las obligaciones de la invitación.

Propuesta Económica de conformidad a los requerimientos de esta invitación.

x

PERSONA

JURÍDICA ÍTEM

x

x x

x x

x x



2.4.4 DOCUMENTACION MINIMA REQUERIDA EN LA CONTRATACIÓN GENERAL, CUANDO LOS CONTRATOS NO EXCEDAN LOS 20SMLMV

DOCUMENTO REQUERIDO PARA TIPO DE PROVEEDOR

NORMA

1 Existencia y representación legal – expedido por cámara de comercio o por organismo que reconoce su personería jurídica (caso de corporaciones y entes no obligados a la inscripción en cámara de comercio.

Contrato, orden de compra, orden de servicio

Persona jurídica y naturales obligadas a la inscripción en la cámara de comercio

ART. 5 L.1150/08 y art. 11 decreto 066/08. Decreto 0427 de 1996

2 Fotocopia del documento de identidad del contratista o representante legal de la persona jurídica.

Contrato, orden de compra, orden de servicio

Persona jurídica y Natural.

Artículo 5º ley 1150 de 2007,

3 Certificación de pagos al sistema de seguridad social y aportes parafiscales (EMPRESAS).

(No será necesario en contratos u órdenes de prestación de servicio inferiores a 1 mes)

Contrato, orden de servicio

Personas jurídica: Lo presentarán con respecto al personal que se ocupe para el cumplimiento del acuerdo. Contractual. Personas naturales.

Artículo 23 ley 1150 de 2007.

Artículo 114 decreto 2150 de 1995

4 Verificación de la situación militar del contratista persona natural para varones de 18 a 50 años.

contrato Persona natural, varón entre 18 y 50 años

Artículo 111 decreto 2150 de 1985

5 RUT Registro único tributario- Contrato, orden de compra, orden de servicio

Personas naturales y jurídicas.

artículo 20° del Decreto 2788 de 2004

6 Certificado de antecedentes disciplinarios. (Procuraduría General de la República)-Generado internamente

Contrato, ordenes de servicios

Persona natural Ley 190 de 1995

7 Certificado de antecedentes penales(POLICIA) Generado internamente

Contrato Persona natural Ley 190 de 1995

8 Paz y salvo fiscal (contraloría general de la república)- Generado internamente

Contrato, ordenes de servicios

Personas naturales y jurídicas

Artículo 60 ley 610 de 2000. Artículo 6º ley 962 de 2005

9 Formato único hoja de vida Contrato y ordenes de servicio


Artículo 8º Decreto 1049 de 2001

10 Registro único de proponentes (RUP) No será requerido para actos contractuales objeto de contratación directa, prestación de servicios de

Contratos mayores a la menor cuantía


Artículo 6º ley 1150 de 2007



salud, enajenación de bienes del estado, adquisición de productos agropecuarios en bolsa de productos, concesión, contratos inferiores al 10% de la menor cuantía.

11 PUBLICACION EN SECOP Contratos mayores a 20SMLV o no exista reglamento de contratación

Personas jurídicas

Art. 6º decreto 2170 de 2005; ley 598 de 2000; decreto 3512 de 2003. Acuerdo 005 SICE.

Acreditación de Experiencia mínima: Para el presente proceso contractual, el proponente debe anexar mínimo (1) una certificación de EXPERIENCIA, CUMPLIMIENTO Y DESEMPEÑO, en contratos similares con Entidades Públicas, privadas o Personas naturales, o en su defecto las que se requieran en la invitación . En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7° del

presente artículo se hará exclusivamente en relación con el proponente con el

precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de

subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del decreto 0734 de 2012.

En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del

proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la

habilitación, se declarará desierto el proceso.

Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en el

artículo 2.2.10 del decreto 0734 de 2012, con relación a la propuesta de menor

precio cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición. En caso de

que se rechace la oferta, la entidad podrá optar por adjudicar el contrato a

quien haya ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente o por declarar

desierto el proceso.

La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una

oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la

oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

ARTICULO 20º ADJUDICACION DEL PROCESO: Comunicación de

aceptación de la oferta o de declaratoria de desierta. Mediante la

comunicación de aceptación de la oferta, la INSTITUCION EDUCATIVA

manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de

contacto de la entidad y del supervisor o interventor designado, Con

la publicación de la comunicación de aceptación en la CARTELERA



PRINCIPAL DE LA INSTITUCION EDUCATIVA - PAGINA WEB INSTITUCIONAL el

proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.

En caso de no lograrse la adjudicación, la INSTITUCION EDUCATIVA

declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se

publicará en el CARTELERA PRINCIPAL DE LA INSTITUCION EDUCATIVA -

PAGINA WEB INSTITUCIONAL. Si hubiere proponentes, el término para

presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto

correspondiente.

CAPITULO IV

TIPOS DE CONTRATOS EN LA CONTRATACION EN LOS FONDOS DE

SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

ARTICULO 21º EL CONTRATO: Se le denomina contrato a todo acto

jurídico o acuerdo de voluntades que celebre el FONDO DE

SERVICIOS EDUCATIVO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, que sea generador

de obligaciones, sin importar que este previsto en el derecho público o

privado, que sea típico o atípico, o que se derive del ejercicio de la

autonomía de la voluntad. Los contratos que celebre el fondo de servicio

educativo son intuito personae y en consecuencia, una vez celebrados no

podrán cederse sin previa autorización escrita del Rector (a) de la institución

(art. 41 de la ley 80/93). Los contratos que celebre la Institución Educativa

deben constar siempre por escrito y no requieren ser elevados a escritura

pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o

imposición de gravámenes y servidumbre sobre bienes inmuebles, y en general

aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha

formalidad.

ARTICULO 22º. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Son

contratos de prestación de servicios los que celebre la institución para

desarrollar su objeto misional y Social y los cuales no puedan prestarse con

personal de planta de la institución, o requieran conocimientos especializados.

ARTICULO 23º CONTRATOS DE SUMINISTRO: El contrato de

suministro tiene por objeto la adquisición de elementos, dotaciones

pedagógicas, bienes de consumo, software, materiales, repuestos,

papelería, equipos, elementos de aseo y de oficina, accesorios que se

ofrezcan en el mercado en forma sucesiva y a precios unitarios. En todo

contrato de suministro se debe precisar en forma clara su valor y cantidad.



Siempre se tendrán en cuenta los precios del mercado y la oferta más favorable

para la entidad.

ARTICULO 25º CONTRATOS DE OBRA: Son contratos de obra los

que se celebren para la construcción, mantenimiento, adecuación,

refacciones, instalación y en general, para la realización de cualquier otro

trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de

ejecución y pago.

ARTICULO 26º. CONTENIDO DEL CONTRATO: los contratos contendrán

como mínimo lo establecido en el modelo de contratos del reglamento operativo

de los FSE.

ARTICULO 27º. DOCUMENTOS ADICIONALES: Para todo contrato de

bienes y servicios cuya cuantía no supere los Veinte (20) salarios mínimos

legales mensuales se deberán adjuntar a la cuenta los siguientes

documentos:

1. Cumplido de rectoría de recibido a satisfacción previo recibo del supervisor

designado.

2. Para todo contrato de suministro se deberá adjuntar a la cuenta copia de la

entrada de almacén.

3. Para todo contrato de prestación de servicios técnicos y/o profesionales

el contratista deberá adjuntar para el cobro a la factura o documento

equivalente y un informe de las actividades realizadas.

4. Para todo contrato, bien sea de suministro o prestación de servicios,

superior a 10 smmlv se deberá efectuar acta de inicio y acta de liquidación del

contrato.

5. Para todo contrato de servicios que incluya personal a cargo, se solicitará

garantía (póliza) de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones

laborales

6. Para todo contrato donde se pacte el pago de un anticipo se solicitará

garantía (póliza) de buen manejo del anticipo.

7. Para todo contrato que requiera póliza, la institución realizará el

documento de aprobación de la póliza de garantía, previa verificación de la

legalidad de la misma.



8. Los contratos deberán reposar en carpeta independiente y de él harán

parte los documentos y estudios previos y autorizaciones, el acto de

apertura y la invitación pública, la propuesta, las disponibilidades y

registros presupuestales, las pólizas originales del contrato si se solicitan,

las facturas y demás documentos del proceso adelantado. La carpeta del

contrato deberá archivarse en lugar seguro.

ARTICULO 28º. CONDICIONES COMUNES A LA CONTRATACIÓN

REGIDA POR EL PRESENTE ACUERDO.

La contratación de que trata el presente acuerdo se ceñirá de manera general

por las siguientes reglas:

1. Los Contratos deben constar por escrito. La Minuta debe contener como

mínimo: Objeto, Precio y forma de pago y garantías si se solicitan. El contrato

deberá reposar en carpeta independiente y de él harán parte los documentos y

estudios previos y autorizaciones, el acto de apertura y la invitación pública, la

propuesta, las disponibilidades y registros presupuestales.

2. La necesidad que satisfagan debe estar articulada o contemplada en el PEI.

3. Los bienes o servicios, deben estar previstos en el presupuesto y el plan

de compras a excepción de los contratos que resulten de la declaratoria de

Urgencia Manifiesta.

4. Antes de iniciar el proceso de selección se debe contar con las

disponibilidades presupuestales.

5. Todo contrato debe estar precedido de los estudios previos o de justificación

del contrato.

6. Los Contratos tendrán una numeración consecutiva que iniciara en Uno (1),

en cada vigencia fiscal.

7. En caso de no exigirse garantías de cumplimiento del contrato, se

dispondrán las medidas conducentes a vigilar de manera especial el

cumplimiento y la calidad del objeto del bien o servicio.

8. Los vacíos que se presenten en el proceso de selección podrán ser

subsanados con las normas de contratación estatal.

ARTICULO 29º. EXCEPCIONES LEGALES APLICABLES A LOS

PROCEDIMIENTOS Y CONTRATOS PARA CUANTÍAS INFERIORES A LOS



VEINTE (20) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES Son excepciones

legales aplicables a los procesos de selección de qué trata el presente

acuerdo las siguientes:

1. No se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP (Artículo 6 de la Ley

1150 de 2007). Pero sí se deben verificar por parte del Rector (a) o del

Comité evaluador, según el caso, las condiciones habilitantes y de idoneidad

del contratante para contratar.

2. No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al 10% de la

menor cuantía. Lo anterior, sin perjuicio de la publicación que debe hacerse del

contrato conforme con el numeral 3 del artículo 19 del Decreto 4791 de 2008.

3. No se requiere de pliego de condiciones. Lo anterior, no obsta para que la

invitación contenga los requerimientos y condiciones de calidad, precio, plazo y

forma de pago.

ARTICULO 30º. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y

PROFESIONALES PRESTADOS PARA UNA GESTIÓN ESPECÍFICA

Y TEMPORAL EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES

DIFERENTES A LAS EDUCATIVAS. Cuando la INSTITUCION EDUCATIVA

requiera la contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para

una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las

educativas, siempre y cuando estas no sean atendidas por personal de

planta, estos contratos requerirán la autorización del Consejo

Directivo de la INSTITUCION EDUCATIVA y se rigen por las normas y

principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse

contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones

laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago

de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos

no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.

La contratación de servicios profesionales, de gestión o artísticos prestados por

personas de alta calidad y reconocida trayectoria, procederá siempre que se

sustente su capacidad, experiencia e idoneidad, soportados en los documentos

que conforman e integran su hoja de vida.

ARTÍCULO 31º. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN. Los contratos se

perfeccionan con la firma de las partes. Requieren: certificado de registro

presupuestal, para su ejecución requerirán la constitución y aprobación de



las garantías exigidas cuando sea del caso conforme a lo establecido en el

presente Reglamento, Acta de Inicio u Orden de Pedido.

ARTICULO 32º. La celebración de contratos a que haya lugar con

recursos del FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVO DE LA INSTITUCION

EDUCATIVA , debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto

contractual de la administración pública, cuando dichos contratos superen la

cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

ARTÍCULO 33º. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente Acuerdo rige a

partir de la fecha de su expedición y publicación y deroga todas las normas y

acuerdos que le sean contrarias, con fecha del 0 de 0 de 20

3 SISTEMA ELECTRONICO PARA LA CONTRATACIÓN

PÚBLICA (SECOP):

El portal único de contratación seria la herramienta a utilizar por las instituciones

educativas que no cuenten con reglamento operativo de contratación o en su defecto la

contratación supere los 20 SMMLV.

3.1 SOBRE EL PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN7:

El Portal Único de Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema

Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el

artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

Se trata de un sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los

procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al régimen

de contratación establecido en el Estatuto General de Contratación, como las que

voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual. El principal objetivo

del portal es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación

por internet de las adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos

públicos y de la ciudadanía en general, así como mejorar las formas de acceso a la

información respecto de lo que compra y contrata el Estado, con el consiguiente impacto

económico que ello genera en la pequeña, mediana y grande empresa, en los niveles

locales e internacionales.

7 Información general del sistema electrónico para la contratación publica

https://www.contratos.gov.co/puc/informacionPortal.html



3.1.1 ¿Cuáles son los antecedentes del Portal Único de Contratación?

El programa de Gobierno de la actual administración contempla entre sus prioridades

proporcionar la mayor eficiencia posible a las actuaciones del Estado en procura de

alcanzar dos objetivos: pulcritud en la selección de los contratistas y condiciones de

contratación más favorables para el Estado. En desarrollo de este cometido se expidió,

el Documento CONPES 3249 aprobado por el Consejo Nacional de Política Económica y

Social en octubre del 2003, que establece la política de contratación para un Estado

Gerencial, en la que se recomendó la creación de un sistema electrónico que permita

hacer seguimiento a todas las etapas inherentes al proceso de contratación, desde la

fase de formación del contrato y selección del proponente hasta la ejecución total del

mismo.

3.1.2 ¿Qué información se puede encontrar en el SECOP Informativo?

A través del SECOP Informativo, cualquier persona, empresa u organismo, dentro o

fuera del territorio nacional, puede acceder a la información sobre la demanda de bienes

y servicios por parte del Estado y obtener los documentos básicos de estos procesos de

contratación, de las etapas precontractual, contractual y poscontractual para las

modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de

Méritos, Contratación directa , Mínima Cuantía y Regímenes Especiales de Contratación.

Adicionalmente, están disponibles al público a través del SECOP Informativo, algunos

procesos de contratación realizados con recursos de Organismos Multilaterales.

Adicionalmente, están disponibles para consulta Información de interés como el Manual

de Buenas Prácticas para la Gestión Contractual Pública y documentos estandarizados de

contratación. Así como, normatividad relacionada con la Contratación Pública y el SECOP

y una reseña sobre la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra

Eficiente- Información de la Agencia.

3.1.3 ¿Cómo me inscribo en el SECOP Informativo?

Si es representante de una entidad pública. La persona que representa a una entidad

pública debe realizar el Procedimiento para obtener permisos de publicación en el Portal

Único de Contratación, del cual podrá tener mayor información en la sección obtener

permisos de publicación de la página principal.

Si desea consultar o participar en procesos contractuales. No es necesario estar

previamente inscrito en el portal para consultar o participar en los procesos de

contratación publicados, toda vez que las consultas están totalmente abiertas al público.

3.1.4 ¿Cómo puedo consultar la información publicada en el Portal Único de Contratación?



Existen tres opciones de búsqueda, a las cuales usted puede acceder a través de la

página principal del Portal.

>> Buscador de información por diferentes criterios de búsqueda

Permite a los usuarios realizar consultas de los procesos publicados en el portal, filtrando

dichas consultas por los siguientes criterios:

> Entidad

> Objeto del Proceso

> Departamento de Ejecución del Contrato

> Municipio de Ejecución del Contrato

> Fecha

> Tipo de Proceso

> Estado del Proceso

> Cuantía

> Número de Proceso

>> Buscador de convocatorias abiertas en los últimos siete días

Esta consulta muestra los procesos en estado convocado (Abiertos), cuya fecha de

apertura se encuentra en los 7 últimos días.

>> Buscador de texto

Permite la consulta de la base de datos del Portal Único de Contratación, utilizando la

opción de texto libre. Digite en el campo de texto y haga clic en Búsqueda.

>> Procesos financiados con fondos de Organismos Multilaterales

Permite la consulta de algunos procesos realizados con recursos de Organismos

Multilaterales

3.1.5 ¿Puedo recibir soporte sobre algunos temas relacionados con la contratación pública?

En el Portal Único de Contratación se puede acceder a normatividad relacionada con la

contratación administrativa. Asimismo, a través del buzón

[email protected], se resuelven inquietudes sobre el portal, y temas

especializados en contratación pública.

3.1.6 ¿Cuál es la codificación utilizada para identificación de bienes y servicios?

El Portal Único de Contratación tomó como base la Codificación Estandarizada

Internacional de Bienes y Servicios para el Comercio Electrónico (UNSPSC de Naciones

Unidas), dicha codificación permite una clasificación estandarizada necesaria para

racionalizar la contratación pública y el comercio privado y hacer posibles las

operaciones comerciales electrónicas, adicionalmente, facilita la compatibilidad de

catálogos, web sites, órdenes de compra, facturas, inventarios y otras operaciones de la



cadena contractual (compradores, vendedores, distribuidores, almacenistas, usuarios,

etc.). Ver detalle codificación

3.1.7 ¿Quién o quiénes son los responsables de las información

publicada en el SECOP Informativo?

Según los Términos de Uso del Portal:

“La responsabilidad por los contenidos de la información relacionada con los contratos y

los procesos de selección de contratistas contenidos en éste portal, particularmente –

pero no exclusivamente- en cuanto a su actualidad, oportunidad, exactitud y coherencia

con la información relacionada publicada en otros medios, es de la entidad estatal

correspondiente y sus funcionarios, únicamente, y por consiguiente, a ellos corresponde

el derecho de agregar, de enmendar o de suprimir información de este sitio en cualquier

momento. Es necesario entrar en contacto con la persona responsable por la

administración e impulso de los proceso de contratación de cada una de las entidades

que publican información en este portal, en caso de querer verificar su contenido".

Queda claro así que son las entidades públicas las responsables por las publicaciones

que cada una de ellas realice.

4 DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

4.1 Servidores públicos.

Para todos los efectos de la ley penal, son: servidores públicos los miembros de las

Corporaciones Públicas, los empleados y Trabajadores del Estado y de sus entidades

descentralizadas territorialmente y por servicios.

Para los mismos efectos se considerarán servidores públicos, los miembros de la Fuerza

Pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente

o Transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la República, los integrantes

de la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción y las personas

que administren los recursos de que trata el artículo 338 de la Constitución Política.

Parágrafo. La expresión "empleado oficial'' se sustituye por la expresión "servidor

público", Siempre que aquélla sea utilizada en el Código Penal o en el Código de

Procedimiento Penal.

4.2 Peculado por apropiación.

El servidor público que se apropie en provecho suyo o de un tercero de bienes del

Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte o de bienes o fondos

parafiscales, o de bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le



hayan confiado por razón o con ocasión de sus funciones, incurrirá en prisión de seis (6)

a quince (15) años, multa equivalente al valor de lo apropiado e interdicción de

derechos y funciones públicas de seis (6) a quince (15) años.

Si lo apropiado no supera un valor de cincuenta (50) salarios mínimos legales Mensuales

vigentes, dicha pena se disminuirá de la mitad (1/2) a las tres cuartas (3/4) partes.

Si lo apropiado supera un valor de doscientos (200) salarios mínimos legales Mensuales

vigentes, dicha pena se aumentara hasta en la mitad (1/2).

4.2.1 Peculado por extensión. También incurrirá en las penas previstas en los artículos anteriores, el particular que

realice cualquiera de las conductas en ellos descritas sobre bienes:

Que administre o tenga bajo su custodia perteneciente a empresas o instituciones en

que el Estado tenga la mayor parte o recibida a cualquier titulo de éste.

Que recaude, administre o tenga bajo su custodia perteneciente a asociaciones

Profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéfic23345as o de

utilidad común no gubernamentales.

4.2.2 Concusión. El servidor público que abusando de su cargo o de sus funciones constriña o induzca a

alguien a dar o prometer al mismo servidor o a un tercero, dinero o cualquier otra

utilidad indebidos, o los solicite, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años, multa

de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e

interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal.

4.2.3 Cohecho propio. El servidor público que reciba para si o para otro dinero u otra utilidad, o acepte

promesa remuneratoria, directa o indirectamente, para retardar u omitir un acto propio

de su cargo, o para ejecutar uno contrario a sus deberes oficiales, incurrirá en prisión de

cuatro (4) a ocho (8) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos

legales mensuales vigentes, e interdicción de derechos y funciones públicas por el

mismo término de la pena principal.

4.2.4 Cohecho impropio. El servidor público que acepte para si o para otro, dinero u otra utilidad o promesa

remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus

funciones, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años, multa de cincuenta (50) a cien

(100) salarios mínimos legales mensuales vigentes e interdicción de derechos y

funciones públicas por el mismo término de la pena principal.

El servidor público que reciba dinero u otra utilidad de persona que tenga interés en

asunto sometido a su conocimiento, incurrirá en prisión de uno (1) a cinco (5) años,



multa de treinta (30) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes e

interdicción de derechos y funciones públicas hasta por el mismo termino.

4.2.5 Cohecho por dar u ofrecer. El que de u ofrezca dinero u otra utilidad a servidor público, en los casos previstos en los

dos artículo anteriores, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años, multa de

cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, interdicción de

derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal y prohibición de

celebrar contratos con la administración por el mismo término.

Parágrafo. Si la investigación se iniciare por denuncia del autor o participe particular,

efectuada dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del hecho punible,

acompañado de prueba que amerite la apertura de la investigación en contra del

servidor que recibió o aceptó el ofrecimiento, la acción penal respecto del denunciante

se extinguirá. A este beneficio se hará acreedor el servidor público si denunciare

primero el delito.

En todo caso, si el funcionario judicial no estimare suficiente la prueba aportada para

iniciar la investigación, la denuncia correspondiente no constituirá prueba en su contra.

Tráfico de influencias para obtener favor de servidor público.

El que invocando influencias reales o simuladas reciba, haga dar o prometer para sí o

para un tercero dinero o dádiva, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de

servidor público en asunto que éste se encuentre conociendo o haya de conocer,

incurrirá en prisión de cuatro (4) a seis (6) años, multa de cincuenta (50) a cien (100)

salarios mínimos legales mensuales vigentes, e interdicción de derechos y funciones

públicas por el mismo término de la pena principal.

ARTICULO 26. La pena de que trata el delito previsto en el artículo 148 del Código

Penal, será de dos (2) a ocho (8) años de prisión, multa equivalente al valor del

enriquecimiento e interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de

la pena principal.

ARTICULO 27. El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente

tenor: Utilización indebida de información privilegiada.

El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una

junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso

indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones,

con el fin de obtener provecho para si o para un tercero, sea este persona natural o

jurídica, incurrirá en prisión de dos (2) a seis (6) años e interdicción de funciones por el

mismo término de la pena principal.



4.2.6 Prevaricato por acción. El servidor público que profiera resolución o dictamen manifiestamente contrario a la

ley, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años, multa de cincuenta (50) a cien (100)

salarios mínimos legales mensuales vigentes e interdicción de derechos y funciones

públicas hasta por el mismo tiempo de la pena impuesta.

4.2.7 Prevaricato por omisión. El servidor público que omita, retarde, rehúse o deniegue un acto propio de sus

funciones, incurrirá en las penas previstas en el artículo anterior.

4.2.8 Prevaricato por asesoramiento ilegal. El servidor público que asesore, aconseje o patrocine de manera ilícita a persona que

gestione cualquier asunto público de su competencia, incurrirá en prisión de tres (3) a

seis (6) años, multa de cincuenta (50) a cien (100) salarios mínimos legales mensuales

vigentes e interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la

pena principal.

4.2.9 Responsabilidad fiscal y disciplinaria. Siempre que el estado sea condenado con ocasión de obligaciones contraídas en

contravención de lo dispuesto en la ley y el presente decreto, la entidad territorial

certificada procederá a iniciar los procesos de responsabilidad disciplinaria y fiscal a que

haya lugar, y a ejercer la acción de repetición de conformidad con la ley contra los

servidores públicos que resultaren responsables de dicha contravención o contra los

miembros del consejo directivo, cuando estos últimos no fueren servidores públicos,

(Art. 20, Decreto 4791 de 2008).

Es importante precisar que existen los delitos contemplados en la ley 1474 de

2011(ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN)

5 RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O DIRECTORES

RURALES8:

En relación con el Fondo de Servicios Educativos los rectores o directores rurales son

responsables de:

1) Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y

presentarlo para aprobación al consejo directivo.

8 Determinadas por el artículo 6 del decreto 4791 de 2008



2) Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a

mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo

menos trimestralmente al consejo directivo.

3) Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y

los de traslados presupuestales, para aprobación del consejo directivo.

4) Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con

cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de

caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad

presupuestal y de tesorería.

5) Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de

Servicios Educativos.

6) Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con

los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la

Contaduría General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la

periodicidad establecida en las normas.

7) Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera

requerida y entregada en los formatos y fechas fijadas para tal fin.

8) Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva

entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el

excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la

entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.

9) El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los

municipios no certificados, deberá presentar al alcalde respectivo, en la periodicidad

que éste determine, un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere

recibido por parte de esta entidad territorial.

5.1 RESPONSABILIDADES DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS9:

1) Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar me-diante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural.

2) Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos.

3) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así como los traslados presupuéstales que afecten el mismo.

4) Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de control.

9 Determinadas por el artículo 5 del decreto 4791 de 2008.



5) Determinar los actos o contratos que requieran su autorización expresa. 6) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para

toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).

7) Aprobar la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.

8) Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994.

9) Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la reali-zación de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto.

10) Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del

informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.

5.2 DE LAS PÓLIZAS:

En las instituciones educativas deben existir las siguientes pólizas, expedida por una

aseguradora legalmente constituida en Colombia:

1. Póliza del ordenador del gasto-manejo(Rector)

2. Póliza de la segunda firma-manejo(administrativo)

3. Póliza que ampare los bienes de la institución educativa

4. Póliza para el manejo de caja menor por el 100% de la misma



6 TERCERA PARTE.

6.1 ASPECTOS CONTABLES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS.

CONTABILIDAD.

Los establecimientos educativos de los municipios no certificados del Departamento de

Bolívar, deberán llevar contabilidad de acuerdo con el plan general de contabilidad

pública y sus características y principios expedidos por la Contaduría General de la

Nación.

Características y principios de la información contable.

6.1.1 Características cualitativas.

Son los atributos que debe poseer la información contable de los establecimientos

educativos que la identifican como contabilidad pública.

Confiabilidad: Debe infundir confianza

Razonabilidad: La información se ajusta a la realidad de la institución.

Objetividad: Aplica los procedimientos, normas y principios que rigen las entidades

públicas.

Verificabilidad: Permite comprobar la veracidad de los datos.

Relevancia: Aporta las bases necesarias y suficientes a los usuarios para la toma de

decisiones razonables.

Oportunidad: Es oportuna cuando cuan es capaz de influir a tiempo sobre las

acciones, objetivos y decisiones de los usuarios.

Materialidad: La información revelada en los informes, reportes y estados

contables debe ser carácter importante y por lo tanto sea relevante y confiable

para la toma de decisiones.

Universalidad: La información contable es universal. Este debe comprender la

totalidad de los hechos económicos, sociales y ambientales del ente económico.

Compresibilidad: La información contable es comprensible si los usuarios de esta

pueden entenderla y hacer un juicio objetivo sobre esta.

Racionalidad: La información contable es producto de un proceso racional y

sistemático, regulado por un conjunto de principios, normas y procedimientos.

Consistencia: La información contable en consistente cuando el conjunto de normas,

principios y procedimientos se aplican de forma coherente y uniforme para su

elaboración.

6.1.2 Principios de contabilidad pública.

Son el conjunto pautas y macro reglas que dirigen el proceso para la generación de la

información contable en los establecimientos educativos.



Gestión continuada: Se prevé que la actividad del ente público es indefinida.

Registro: Los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales

se contabilizan en orden cronológico.

Devengo o causación: Los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales se

registran en el momento en que ocurren, no en el momento en que se paguen.

Asociación: El reconocimiento de los ingresos debe estar asociado con los gastos

necesarios para el cumplimiento del objeto social establecido por la ley.

Medición: Los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales se deben medir

de manera cuantitativa y cualitativa. La manera cuantitativa se hará en términos

monetarios, en pesos colombianos y la forma cualitativa se hará de acuerdo a lo que

establezca la norma técnica al respecto.

Prudencia: Con respecto a los ingresos: Deben reconocerse los realizados en el

periodo contable, no los potenciales o condicionados.

Con respecto a los gastos: Deben reconocerse los realizados en el periodo

contable junto con los potenciales, en el momento en que se tenga conocimiento, no

importa que hayan generado en periodos contables anteriores.

Período contable: Corresponde al tiempo máximo en que los

establecimientos educativos debe medir su resultado económico, financiero, social y

ambiental y el patrimonio público bajo su control. El período es el transcurrido entre el

1 de enero al 31 de diciembre, no obstante se podrán solicitar informes intermedios.

Revelación: La situación económica, financiera, social y ambiental se expresará en los

reportes, informes y estados contables. La información que no se pueda revelar en

estos, se mencionarán en las notas a los estados financieros.

No compensación: Los estados financieros no revelarán cifras

que compensen partidas de activos y pasivos o de ingresos y gastos.

Hechos posteriores al cierre: La información conocida entre la fecha de cierre

contable y la de la emisión de los estados contables, que afecte el resultado del

ejercicio, deben revelarse en el cuerpo de los estados financieros o en las notas a los

mismos.

6.1.3 ESTADOS CONTABLES.

Estos representan la situación financiera, económica, social y ambiental de los

establecimientos educativos. Estos deben certificarse por parte del representante legal

de la entidad y el contador público responsable de su elaboración.

Los establecimientos educativos deberán elaborar los siguientes estados contables

básicos:

Balance General: Muestra la situación económica, financiera, social y ambiental, en

forma clasificada y resumida, expresada en la moneda nacional y revela los bienes,

derechos, obligaciones y patrimonio de la entidad pública a corte de un período



determinado. Este debe ser firmado por el rector u ordenador del gasto y contador,

anexando la tarjeta profesional y este estado financiero al finalizar la vigencia fiscal

deberá ser aprobado por el consejo directivo a más tardar el 28 de febrero de la

siguiente vigencia. Observación: el estado financiero aprobado por el consejo directivo

es el definitivo al cierre de la vigencia fiscal y no excluye la obligación de presentación

de los estados financieros de manera trimestral solo firmados por el contador rector u

ordenador del gasto con sus respectivas notas a los estados financieros.

Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental: Revela

el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad

contable, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de

las funciones de cometido estatal, expresado en la moneda nacional, durante un período

determinado. Este debe ser firmado por el rector y contador, anexando la tarjeta

profesional y este estado financiero al finalizar la vigencia fiscal deberá ser aprobado por

el consejo directivo a más tardar el 28 de febrero de la siguiente vigencia.

Observación: el estado financiero aprobado por el consejo directivo es el definitivo al

cierre de la vigencia fiscal y no excluye la obligación de presentación de los estados

financieros de manera trimestral solo firmados por el contador rector u ordenador del

gasto con sus respectivas notas a los estados financieros.

Estado de Cambios en el Patrimonio: Revela en forma detallada y clasificada las

variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable, de un período

determinado a otro.

Estado de Flujos de efectivos: Revela los fondos provistos y utilizados por los

establecimientos educativos en desarrollo de sus actividades de operación, inversión y

financiación.

Notas a los Estados Contables: Proporcionan información adicional de

carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman

parte integral de los mismos.

6.1.4 LIBROS DE CONTABILIDAD. Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales registrados en los comprobantes contables de los establecimientos educativos.

Los establecimientos deben llevar los siguientes libros de contabilidad de acuerdo a las

normas de contabilidad pública emitidas por la Contaduría General de la Nación.

Libro Diario: Presenta los movimientos débito y crédito de las cuentas, el

registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los

comprobantes de contabilidad

Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior,

clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas;



las sumas de los movimientos Débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo

mes, que han sido tomadas del Libro Diario.

Libros Auxiliares: Contienen los registros contables indispensables para el control

detallado de las transacciones y operaciones de los Establecimientos Educativos, como

son los libros de bancos, caja menor entro otros.

Los libros de contabilidad principales como son el de Diario y Mayor deben registrarse

mediante acta de apertura suscrita por el representante legal del establecimiento

educativo. Esta debe contener el nombre del Establecimiento Educativo Público, el

nombre del libro, la fecha de oficialización y el número de folios a utilizar con

numeración sucesiva y continua. Los libros auxiliares no deben registrarse.

Para el manejo de los libros contables ya sea en forma manual y virtual está prohibido:

1. Alterar la fecha u orden de los registros contables

2. Hacer interlineaciones

3. Borrar o eliminar información

4. Efectuar correcciones sobre los registros

5. Hacer raspaduras, tachar, mutilar, arrancar o cambiar el orden de las hojas.

La conservación, tenencia y custodia de los libros de contabilidad es responsabilidad

rector del establecimiento educativo, este a su vez puede delegar esta responsabilidad

mediante acto administrativo. El represéntate legal del establecimiento educativo puede

elegir la forma de conservación de estos libros, ya sea en forma física, magnética o

electrónica, siempre y cuando se garantice la reproducción exacta de estos documentos.

El término de conservación será de Diez (10) años contados a partir del 31 de

Diciembre del periodo contable el cual correspondan el libro de contabilidad.

6.1.5 SOPORTES Y COMPROBANTES DE CONTABILIDAD.

Son los documentos por medio del cual se resumen y registran los hechos económicos, sociales, financieros y ambientales en los libros contables del establecimiento educativo público. Los registros en los libros de contabilidad de los establecimientos Educativos, por lo menos deben estar soportados con los siguientes comprobantes:

Comprobante de Ingreso: Resume las operaciones referentes a los recaudos

efectuados por el establecimiento educativo.

Comprobante de Egreso: Resume las operaciones referentes a los pagos efectuados

por el establecimiento educativo.

Comprobante general: Resume las operaciones globales tales como estimaciones,

ajustes, correcciones, depreciaciones y amortizaciones.



Los Comprobantes de contabilidad deben estar soportados con documentos internos,

que son los producidos por el establecimiento educativo y documentos externos que son

aquellos que provienen de terceros, como son proveedores, contratistas y docentes.

Los establecimientos educativos públicos deben elaborar los comprobantes de

contabilidad en idioma castellano con base en los documentos soporte, indicando la

Fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas

que los elaboran y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su

codificación se hará de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas público.

Estos deben elaborarse en forma manual o electrónica, y conservarse por Diez (10) años

en la forma que permita su reproducción en forma posterior y de manera fidedigna.

7 CUARTA PARTE.

7.1 RENDICIÓN DE CUENTA, INFORMES, FECHAS, PLAZOS Y

PUBLICIDAD.

Con el fin de garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y

transparencia en el manejo de los recursos del fondo de servicios educativos el rector o

director rural debe garantizar el cumplimiento de lo siguiente:

7.1.1 Copia de documentos:

Deberán remitir las instituciones educativas del departamento

independientemente de los informes trimestrales, los siguientes documentos:

i) Presupuesto de ingresos y gastos(Firmado, foliado y aprobado)

ii) Plan de compras de bienes y servicios(Aprobado por el consejo directivo)

iii) Flujo de caja (PAC)- Aprobado por el consejo directivo

iv) Copia de la póliza de manejo vigente (rector y segunda firma)

Los anteriores documentos serán entregados a más tardar el 24 de enero de

cada año o su día hábil próximo.

Los mismos documentos podrán ser enviados en físico o en manera de

escáner a los correos que se determinen para tal fin los correos serán

publicados en la página web de la Secretaría.

7.1.2 Informes obligatorios a entregar a la Secretaría de Educación Departamental de Bolívar de manera trimestral:



i) Ejecución presupuestal de ingresos ii) Ejecución presupuestal de egresos iii) PAC ejecutado iv) Plan de compras ejecutado v) Balance general vi) Estado de la situación económica financiera y social vii) Copia de los acuerdos de traslados y adición viii) Modificación al PAC ix) Modificaciones al plan de compra aprobado por el consejo directivo x) Copia de extractos xi) Relación detallada de gastos, con copia de soportes xii) Conciliaciones bancarias xiii) Notas a los estados financieros

OBSERVACIÓN: Todos los informes deben ser entregados en medios magnéticos.

1. Publicar en el sitio Web del establecimiento educativo, así como en lugar visible y de fácil acceso del mismo, el informe de ejecución de los recursos, PAC, presupuesto y los estados contables del fondo de servicios educativos.(Art. 19, Decreto 4791 de 2008).

2. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los contratos y convenios celebrados durante el periodo transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se indique el nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución del contrato. En un lugar visible, el cual deberá conservar registro fotográfico como prueba de publicación.

3. A más tardar el último día de febrero de cada año y previa convocatoria a la comunidad educativa, celebrar audiencia pública para presentar informe de la gestión realizada con explicación de la información correspondiente, incluyendo los ingresos obtenidos por convenios con particulares, premios, donaciones u otros, cuyo principal propósito sea el de beneficiar a la comunidad educativa.

4. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al alcalde respectivo, en la periodicidad que éste determine, un informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial.



5. Entregar a la Secretaria de Educación de Bolívar los “..informes trimestrales…”10 como fecha máxima en el siguiente cronograma:

Trimestre Corresponde Fecha de entrega limite

I ENERO-FEBRERO-MARZO ABRIL-viernes de la tercera semana

II ABRIL-MAYO-JUNIO JULIO-Viernes de la tercera semana

III JULIO-AGOSTO-SEPTIEMBRE

OCTUBRE- Viernes de la tercera semana

IV OCTUBRE-NOVIEMBRE-DICIEMBRE

ENERO- Ultimo día hábil del mes de enero

7.1.3 INFORME DE INGRESOS DETALLADO:

El rector de la institución educativa deberá informar los ingresos por recursos propios

certificados por el contador de la institución de la siguiente manera

1. Valor del contrato de tienda escolar, indicando número de contrato, tiempo y

periodicidad de pago

2. Relación de los recaudos por tienda escolar

3. Cartas si es el caso, del cobro de los valores que no se recaudaron y están en mora

por concepto de tiendas escolares

4. Relación de ingresos por otros conceptos, convenios, proyectos productivos. Deben

colocar el nombre e identificación del tercero que paga las sumas de ingreso y la fecha

en que se recibe.

8 QUINTA PARTE.

8.1 CONSTITUCION, MANEJO Y CONTROL DE LA CAJA MENOR.

El tesorero o quien administre la caja menor, deberán estar amparados por póliza de

manejo de recursos, teniendo en cuenta la Ley 42 del 26 de enero de 1993, Artículos

101 y 107 y la Ley 734 de 2002, Artículo 48, numeral 63.

La constitución y manejo de Caja Menor se da por necesidad identificada y se acoge a la

resolución del Ministerio de Hacienda que aplica al principio de cada vigencia fiscal. El

funcionario que maneje la Caja Menor deberá ser diferente de quien cumple funciones

de tesorería, con el fin de mantener independencia de funciones. Deberá manejarse un

libro auxiliar, con el fin de registrar todos los ingresos por reembolso y reintegros, lo

10

Reportes obligatorios de manera trimestral establecido en el articulo 11 del decreto 4807 de 2011, literal c.



mismo que los gastos y deberá; relacionar cada factura con (fecha, proveedor,

concepto), valor, igualmente, se actualizará el saldo que resulte de cada operación

efectuada.

En el ejercicio de las funciones públicas se presentan necesidades urgentes, imprevistas,

inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuantía no pueden ser atendidas

por los canales normales de contratación, por lo que es preciso disponer de mecanismos

ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades concretas y prioritarias, tales

como el uso de recursos a través de cajas menores.

Para este efecto, la creación y el adecuado uso de las cajas menores apuntan al

cumplimiento de esa meta con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de las

Instituciones Educativas Oficiales del Departamento.

El presente documento define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para la

creación, operación, control y cancelación de la caja menor en las diferentes

Instituciones Educativas, de acuerdo con la normatividad que para ese fin se ha

expedido.

La elaboración del presente documento, se enmarca dentro de la normatividad vigente

sobre la materia,, las Resoluciones No. 354 de 2007, expedidas por la Contaduría

General de la Nación “Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se

establece su conformación y se define el ámbito de aplicación”; y 355 de 2007, “Por la

cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública”, como herramienta indispensable

para la uniformidad de los registros contables, de tal forma, que toda institución que

maneje fondos públicos debe establecer sus propios sistemas contables de acuerdo con

las directrices trazadas en las resoluciones antes mencionadas.

8.2 MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJAS MENORES.

8.3 OBJETIVOS.

8.3.1 GENERAL.

Dotar a los funcionarios responsables del manejo de la caja menor de una herramienta

adecuada para el ejercicio de sus funciones, que les permita conocer y aplicar los

procedimientos relacionados con el manejo de estos fondos, así como sus

responsabilidades en el desarrollo de su labor, los que podrán ser complementados y

ajustados a las necesidades específicas de cada Entidad.



8.3.2 ESPECÍFICOS. Reglamentar en forma clara y precisa los métodos y procedimientos para el manejo

contable de las cajas menores en las instituciones educativas que conforman el

presupuesto anual del departamento de Bolívar.

Unificar criterios básicos en torno al manejo de las cajas menores, de forma que los

funcionarios encargados apliquen los procedimientos establecidos obteniendo una mayor

eficiencia en su labor.

Propender porque la gestión de los establecimientos educativos oficiales se ajuste a los

principios de eficiencia, economía y eficacia, consagrados en la Constitución y la Ley.

8.3.3 Descripción general del procedimiento. DEFINICIÓN.

Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto

de gastos de los entes públicos, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía

que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o

inaplazables necesarios para la buena marcha de la administración de la institución

educativa oficial.

8.3.4 FORMALIDADES. Las cajas menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante

resolución suscrita por el rector de cada establecimiento educativo, pero antes se adopta

y se aprueba por el consejo directivo y se inserta en el reglamento interno, en la cual se

indicarán claramente los siguientes aspectos:

1. Cuantía

2. Finalidad

3. Unidad ejecutora

4. Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor

5. Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la

normatividad vigente

6. Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía

7. Cargo y nombre del funcionario asignado como responsable de su manejo

8. Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor

En el evento en que una caja menor quede inoperante no se podrá constituir otra o

remplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Requisitos para el primer giro de la caja menor.

El primer giro constituye el inicio operativo de la caja menor, para el cual se requiere:

1) Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual

debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la



proyección del número de rembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año,

respetando los límites en las cuantías establecidas anteriormente.

2) Que exista acto administrativo de constitución de las cajas menores, expedido por el

Consejo directivo y el ordenador del gasto, por un lado el acuerdo de monto y por

otro la resolución respectivamente.

3) Que se haya producido el acto administrativo mediante el cual se nombre al

responsable del manejo y administración de la caja menor. Este requisito puede ser

incluido en el mismo acto administrativo de constitución.

4) Que el responsable de su manejo y administración tenga póliza de manejo vigente,

aprobada con anterioridad al primer giro, amparando el monto total de la caja

menor.

8.3.5 Funcionamiento y manejo de la caja menor. Responsable del manejo.

De acuerdo con la normatividad vigente, se designará a un funcionario responsable de

la caja menor, el cual estará debidamente autorizado mediante acto administrativo y

deberá ser amparado mediante póliza de manejo ante una entidad aseguradora

debidamente reconocida por el Estado, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo

de caja menor establecido. Esta póliza puede ser individual o global según las

necesidades concretas de la Entidad y el criterio que se establezca al respecto.

El funcionario designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su

adecuado manejo.

Tanto los ordenadores del gasto como los responsables del manejo de las cajas menores

responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente por las acciones y omisiones,

resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.

Funciones del responsable.

Son funciones del responsable del manejo de las cajas menores las siguientes:

1) Llevar y mantener al día los libros de Caja y demás auxiliares que se requieran para

los registros contables y control de los fondos.

2) Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los fondos, manteniendo

la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes o servicios.

3) Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados.

4) Efectuar las deducciones (Retención en la fuente, retención de IVA, entre otros) a

que hubiere lugar, por cada compra o servicio que se solicite de acuerdo con las

normas tributarias vigentes del orden Nacional y Departamental, y elaborar una

relación detallando los sujetos de retención, el NIT, concepto del servicio o compras

realizadas.



Es importante precisar que la relación mencionada en el párrafo anterior puede diferir

en cada entidad del departamento, todo depende de la forma como internamente hayan

definido sus propios métodos y los aplicativos o sistemas que hayan desarrollado o

adquirido para manejar, controlar, verificar, registrar y pagar estos descuentos, en

cumplimiento a la autonomía de que gozan de acuerdo con las normas, las cuales deben

adoptar para garantizar el cumplimiento y desarrollo de sus funciones. (Ver cuadro

manejo de caja menor).

Funcionamiento y manejo de dineros.

Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su

movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su

cancelación definitiva.

El manejo de los dineros se hará de la siguiente manera:

Su apertura será a través de cheque, y las legalizaciones se deberán realizar antes de

cada reembolso.

El manejo del dinero de caja menor se efectuará a través de una caja de seguridad

metálica con sistema de clave que reposará en el área de tesorería. No obstante, podrá

manejar en efectivo hasta una cuantía no superior al 10% del valor de su presupuesto

anual aprobado por la entidad territorial, debidamente autorizado en el reglamento

interno por el consejo directivo de cada institución. Estos recursos serán administrados

por el funcionario facultado, debidamente asegurado.

Esta forma de manejo deberá quedar autorizada en la resolución de constitución del

fondo de caja menor. La reposición de los fondos manejados en efectivo se realizará en

la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro

presupuestal. Para este fin, el responsable solicitará autorización al ordenador de la caja

menor para girar el cheque respectivo, justificando los gastos mediante los documentos

que soporten las operaciones o gastos efectuados.

El valor del reintegro a la tesorería por este concepto, debe ir acompañado de un

formato de reembolso autorizado, en el cual se explique el concepto del origen de

dichos fondos. Igualmente se deben efectuar los registros en los libros auxiliares tanto

de ingreso como de egreso utilizando como soporte copia del respectivo extracto, estos

valores no se deben incluir al momento de solicitar reembolso.

8.3.6 Destinación. Los fondos que constituyen las cajas menores solamente pueden utilizarse para sufragar

gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos

generales que tengan el carácter de urgente, imprescindibles, inaplazables, necesarios e

imprevistos y definidos en la resolución de constitución respectiva.



8.3.7 Procedimientos. Los procedimientos para realizar gastos por caja menor deben ajustarse a lo normado

en cada entidad para la adquisición de bienes y servicios.

8.3.8 Comprobantes. Para efectos de la comprobación de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y demás

documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio deberán cumplir los

siguientes requisitos:

Las facturas, recibos y demás comprobantes en la medida de las posibilidades, deberán

estar elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos:

Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o

cédula de ciudadanía.

1. Nombre, apellidos e identificación del adquirente de los bienes o servicios.

2. Lugar y fecha de expedición.

3. Llevar un número que corresponda a un sistema

de numeración consecutiva.

4. Detalle y especificación del gasto

5. Valor del servicio o bien

Nota 1: Los recibos expedidos por registradoras de los establecimientos comerciales

debidamente autorizados, se aceptarán de acuerdo a su diseño particular, siempre y

cuando cumplan con lo exigido en el Estatuto Tributario para estos eventos.

Nota 2: Cuando una dependencia o entidad en desarrollo de sus funciones tenga que

realizar actividades en zonas en las cuales no existan establecimientos de comercio que

expidan facturas y que por extrema necesidad tengan que adquirir elementos con

fondos de caja menor, dicho gasto se podrá legalizar mediante la elaboración de un

documento equivalente a factura.

Los documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones.

En aquellas entidades donde no exista almacén, la comprobación de ingreso y recibido a

satisfacción de bienes y servicios se llevará a cabo a través del funcionario encargado de

controlar las propiedades, planta y equipo en servicio.

8.3.9 Prohibiciones. a) No se podrán realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones:

b) Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén y depósitos

de la entidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja

menor.

c) Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.



d) Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley,

transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones

sociales y demás gastos similares.

e) Efectuar préstamos

f) Realizar cualquier pago por concepto de contratos

g) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas

h) Contratar obligaciones a crédito

i) Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el

acto administrativo de creación

j) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el

acto de creación

k) Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su

legalización

l) Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición

del certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la caja

menor, por cuanto resultan imposibles de asumir con los recursos a ella

asignados

m) Legalización parcial y solicitud de reembolso.

8.3.10 Solicitud de reembolso. La solicitud de reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos

realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal ni del 70%

del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales

afectados. Se hará a través del formato diseñado para el efecto, el cual llevará anexo las

facturas, recibos, comprobantes de ingreso al almacén y demás soportes con la firma del

responsable de la caja, que justifiquen el gasto.

La Tesorería o Pagaduría girará al responsable del manejo de la caja menor el valor neto

resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período,

disminuido en el valor de las deducciones realizadas, las que deberán ir relacionadas en

el formato de reembolso y en los anexos para efectos que la Tesorería gire el valor de

los mismos.

8.3.11 Funciones del responsable. Los documentos soportes del reembolso se foliarán o numerarán en orden ascendente y

cronológico, teniendo en cuenta que la expedición de ellos debe corresponder al período

del reembolso solicitado, teniendo presente lo siguiente:

Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la entidad y se ejecuten

estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones

de los rubros presupuestales.



Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el

comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los

autorizados en la resolución de constitución.

Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre y razón

social, el número del documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se

encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten.

Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se

está legalizando.

Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la

caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales.

El formato de solicitud del reembolso deberá incluir como mínimo:

a) Identificación de la caja menor para la cual se efectúa el reembolso.

b) Cargo del funcionario responsable.

c) Período que cubre el reembolso.

Relación consecutiva de los comprobantes de egreso indicando:

a) Número del comprobante

b) Nombre del proveedor

c) Número del documento soporte (Factura, Recibo, Tiquete de Registradora, entre

otros.)

d) Imputación presupuestal

e) Valor bruto de la compra o servicio

f) Valor de los descuentos discriminando su naturaleza y porcentaje aplicado

(retención en la fuente a título de renta, y retención en la fuente sobre el valor

agregado IVA, entre otros)

g) Valor neto (valor bruto de la compra o servicio menos el valor de los

descuentos)

h) El valor total de las columnas: Valor bruto, descuentos, valor neto.

i) Valor a reembolsar en letras y números (Corresponde al valor neto)

j) Resumen presupuestal y contable de acuerdo con la imputación individual de

cada compra.

k) Firma del ordenador y del responsable de la caja menor.

La cuenta de reembolso, con todos sus soportes originales, la presentará el funcionario

responsable del manejo ante el ordenador del gasto, quien con su firma autorizará el

reembolso correspondiente.

La solicitud de reembolso se hará en original y las copias necesarias para efectos de

archivo, distribución y control según los procedimientos internos establecidos por cada

órgano, dependencia o entidad.



8.3.12 Giro del reembolso. Una vez surtidas las etapas para la aprobación del reembolso, el Tesorero, Pagador o

quien haga sus veces, con base en la Orden de Pago o documento equivalente, girará su

valor a nombre del funcionario responsable de la caja menor con paliza de manejo

vigente, para que este se a cobrado y depositado en la caja metálica ubicada en el área

de tesorería.

Legalización definitiva. Dado que la caja menor opera únicamente durante una vigencia

fiscal (Anual), su legalización definitiva se hará en las fechas que establezca la Dirección

Departamental de Tesorería y en todo caso antes del 28 de Diciembre del año fiscal

respectivo.

Para el efecto, el funcionario responsable de la caja menor presentará una relación de

los gastos diligenciando los formatos establecidos por la administración, anexando los

comprobantes de pago hasta la fecha de cierre, los recibos de consignación expedidos

por la entidad bancaria autorizada para tal fin, en donde conste el reintegro de los

dineros no utilizados.

En la legalización de la caja menor en la fecha de cierre se deben tener en cuenta las

formalidades establecidas para gestionar un reembolso corriente, su diferencia consiste

en indicar mediante una nota resaltante que se trata de la LEGALIZACIÓN DEFINITIVA

SIN SITUACIÓN DE FONDOS, por lo tanto no habrá lugar a reembolso de dinero.

El cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la

oportuna legalización de la caja menor, y por el manejo del dinero que se encuentre a

su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

8.3.13 Cancelación de una caja menor. Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario e

inconveniente, ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que

ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente.

La cancelación se ordenará mediante resolución después de haberse legalizado todos los

gastos que se hubieren realizado, de acuerdo con los procedimientos descritos en el

presente manual.

El Control Fiscal del manejo de las cajas menores es responsabilidad de la Contraloría

Departamental, la cual ejercerá esta función de acuerdo con los métodos que establezca

para tal efecto.

8.3.14 Control administrativo. La Oficina de Control Interno de la Gobernación de Bolívar o quien haga sus veces

velará por el cumplimiento de las disposiciones administrativas, sin que por ello se diluya

la responsabilidad que compete al responsable del manejo y al ordenador del gasto de la



caja menor, para adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y

manejo de los Recursos.

9 SEXTA PARTE

9.1 DOCUMENTOS MINIMOS REQUERIDOS:

Toda institución educativa en el departamento debe tener los siguientes documentos:

Código Documento

0001 PRESUPUESTO ANUAL(VER MODELO 1)

0002 RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO (VER MODELO 2)

0003 RESOLUCIÓN DE CIERRE PRESUPUESTA(VER MODELO 3)

0004 ACUERDOS DE ADICION(VER MODELO 4)

0005 ACUERDOS DE TRASLADOS (VER MODELO 5)

0006 RESOLUCIONES DE CAJA MENOR (VER MODELO 6)

0007 RESOLUCIONES DE LEGALIZACIÓN GASTOS DE CAJA MENOR (VER MODELO 7)

0008 FLUJO DE CAJA PAC- APROBADO (VER MODELO 8)

0009 FLUJO DE CAJA PAC- EJECUTADO POR TRIMESTRES- MODELO 8 TITULO EJECUTADO

0010 PLAN DE COMPRAS- APROBADO- (VER MODELO 9)

0011 PLAN DE COMPRAS- EJECUTADO POR TRIMESTRES(MODELO 9 TITULO EJECUTADO)

0012 LIBRO DE PRESUPUESTOS (VER MODELO 10)

0013 INVENTARIOS ACTUALIZADOS (VER MODELO 11)

0014 BALANCE GENERAL (MODELO 12)-SEGÚN PLANTILLA CHIP, PUBLICADA EN PAGINA WEB, O SOLICITADA DIRECTAMENTE EN LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

0015 ESTADO DE LA SITUACIÓN ECONÓMICA, FINANCIERA Y SOCIAL (MODELO 13), SEGÚN PLANTILLA CHIP, PUBLICADA EN PAGINA WEB, O SOLICITADA DIRECTAMENTE EN LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

0016 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO (MODELO 14)

0017 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

0018 ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO

0019 LIBRO DE CAJA MENOR (MODELO 15)

0020 COMPROBANTES CON SUS DOCUMENTOS ACTUALIZADOS

0021 SOPORTES CAJA MENOR

0022 PÓLIZA DE MANEJO RECTOR

0023 PÓLIZA DE MANEJO SEGUNDA FIRMA O TESORERO

0024 PÓLIZA AMPARO DE BIENES

0025 PÓLIZA DE MANEJO CAJA MENOR

0026 ESTADOS FINANCIEROS APROBADOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO

0027 PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES Y RELACIÓN DE CONTRATOS(VER MODELO 16)

0028 PRESENTACIÓN MENSUAL DE LAS EJECUCIONES PRESUPUESTALES(MODELO 17-



18)

0029 INFORME DE GESTIÓN ANTES DEL 28 DE FEBRERO DE CADA AÑO

0030 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS

0031 INFORMES TRIMESTRALES SECRETARIA DE EDUCACIÓN

DOCUMENTOS SOPORTES

0032 COMPROBANTE DE EGRESOS

0033 ORDEN DE SERVICIOS

0034 ORDEN DE COMPRA

0035 RECIBIDO A SATISFACIÓN

0036 ACTA DE LIQUIDACION DE CONTRATO

0037 FACTURA

0038 DOCUMENTO EQUIVALENTE

0039 CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS

0040 CONTRATO DE OBRA

0041 CONTRATO DE SUMINISTRO

0042 RUT

0043 RECIBIDO A SATISFACCIÓN

0044 ENTRADA ALMACEN

0045 ORDEN DE PAGO

0046 Y DEMAS DEPENDIENDO LA CONTRACIÓN DERMINADOS EN ESTE REGLAMENTO.

9.2 REGLAMENTOS INTERNOS

Código Documento

0046 REGLAMENTO DE TESORERÍA(MODELO 19)

0047 REGLAMENTO CONTRATACIÓN HASTA LOS 20 SALARIOS MINIMOS

0048 REGLAMENTO RECONOCIMIENTOS DE GASTOS DE VIAJE

0049 PROCEDIMIENTO UTILIZACIÓN DE BIENES(MODELO 21)



10 SEPTIMA PARTE.

10.1 PROCEDIMIENTO PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

10.1.1 BIENES MUEBLES

Bienes muebles son aquellos que se pueden transportar de un lugar a otro. Los bienes

muebles según su destino final se clasifican en bienes de consumo, consumo con control

y bienes devolutivos, y según su ubicación, en bodega y en servicio.

La reclasificación de bienes devolutivos a consumo, o consumo con control o viceversa,

se realizará mediante acto administrativo, proyectado por el rector y suscrito por el

responsable de la administración de los recursos físicos de la institución educativa.

Los bienes muebles que ingresen a la Entidad a cualquier título se registrarán

directamente al servicio de las dependencias o al almacén cuando así se determine.

Cuando la entrega de bienes muebles se efectúe en los almacenes de la institución, se

seguirán los procedimientos de ingresos y egresos de almacén establecidos en el

capítulo de manejo administrativo de bienes.

El registro y movimiento de los bienes muebles en bodega (devolutivos nuevos o

recientemente adquiridos) y cargos diferidos (de consumo), lo llevará el almacenista a

través de un programa de manejo de inventarios, en donde se contemplen como mínimo

los siguientes datos:

• Descripción y detalle de cada bien agrupación y sub-agrupación

• Unidad de medida

• Código

• Localización

• Fecha del movimiento

• Concepto del movimiento (Entrada o Salida)

• Cantidad

• Valor unitario y total

• Saldo: cantidad y valor

El registro y control de los bienes devolutivos en servicio estará a cargo del Área de

Inventarios o quien haga sus veces en la institución educativa.



10.1.2 BIENES DE CONSUMO

Son los que se consumen con el uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o

aplicarlos a otros bienes, se extinguen o desaparecen como unidad o materia

independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de nuevos productos.

La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes de consumo, las cuales

se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control:

1-1 Aceites, grasas y lubricantes.

1-2 Combustibles.

1-3 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad, elementos y

accesorios de vidrio para laboratorio.

1-4 Elementos para construcción.

1-5 Explosivos, municiones.

1-6 Forrajes y alimentos para animales.

1-7 Insecticidas, fungicidas, herbicidas.

1-8 Materiales o materias primas.

1-9 Semillas y abonos.

1-10 Útiles de escritorio, oficina, dibujo, papelería, tóner, copias de videos, disquetes,

casetes, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, cintas magnéticas,

datacartridge y mini datacartridge.

1-11 Víveres y rancho.

1-12 Repuestos para máquinas y equipos, baterías, llantas y neumáticos.

1-13 Dotación a trabajadores, chalecos para operativos y chalecos salvavidas.

1-14 Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribución gratuita.

1-15 Utensilios de aseo y lavandería.

1-16 Loza, cristalería y menaje de cocina (baldes, ollas, bandejas, olletas, cubiertos

etc.)

1-17 Elementos de lencería.

1-18 Materiales audiovisuales diferidos (originales)

1-19 Ropa hospitalaria, quirúrgica y de laboratorio.

1-20 Elementos para capacitación, bienestar social y estímulos.

1-21 Estampillas de control aduanero

1-22 Armas (este se incorpora)

1-25 Otros elementos de consumo.



Contabilización:

La contabilización de los bienes de consumo, se realizará de acuerdo con lo

establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.

10.1.3 BIENES DE CONSUMO CON CONTROL El jefe del área de inventarios o quien haga sus veces en los demás niveles deberá llevar

el registro y control de los siguientes bienes de consumo en servicio, tales como menaje

de cocina, cosedoras, perforadoras, sacaganchos, tijeras, reglas, antenas para televisor,

candados, los originales de los materiales audiovisuales diferidos, elementos de dotación

con identificación institucional y aquellos bienes devolutivos cuyo valor individual sea

inferior a medio SMMLV, de conformidad con las normas expedidas por la Contaduría

General de la Nación y por la reglamentación expedida por la institución educativa.

Cuando un funcionario sea ubicado en otra dependencia o se retire de la entidad

devolverá estos bienes al jefe inmediato o a quien él designe.

Para la contabilización de los bienes de consumo con control se tendrán en cuenta los

mismos códigos establecidos para los bienes de consumo.

10.1.4 BIENES DEVOLUTIVOS Son aquellos que no se consumen con el uso que se hace de ellos, aunque con el

tiempo, por razón de su naturaleza, se deterioren.

La Entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes devolutivos en bodega o

en servicio, de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pública.

Estas agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración

y control:

2-1 Armas, accesorios, repuestos y chalecos antibalas. (se cambia por: accesorios y

repuestos para armas)

2-2 Discotecas y musicotecas.

2-3 Elementos de culto.

2-4 Elementos de museo.

2-5 Elementos y equipos para arneses, arreos, atalaje y sus accesorios.

2-6 Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus accesorios.

2-7 Equipos y máquinas para comunicación, detección, teléfono celular, radio, televisión,

señales, sonido, radar, fotografía, proyección y sus accesorios.

2-8 Equipos y máquinas para instalación (se suprime esta parte), construcción,

campo, industria, taller, labores y accesorios.



2-9 Equipos y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios.

2-10 Equipos y máquinas para laboratorio, profesiones científicas, enseñanza y sus

accesorios.

2-11 Equipos y máquinas para medicina, odontología, veterinaria, rayos X, sanidad y

sus accesorios.

2-12 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios.

2-13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios.

2-14 Herramientas y sus accesorios.

2-15 Instrumentos musicales y sus accesorios.

2-16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas, hemerotecas y

revistas.

2-17 Líneas Telefónicas (se debe suprimir por que fueron reclasificadas a intangibles)

2-18 Mobiliario y enseres. 2-19 Semovientes.

2-21 Material rodante, máquinas, equipos y accesorios.

2-22 Material fijo, ascensores, máquinas, equipo y sus accesorios.(cuando no sean

instalados en los inmuebles).

2-23 Materiales, equipos de vías, redes, instalaciones, cables, puertos y sus

accesorios.

2-24 Equipos y máquinas de procesamiento de datos y sus accesorios. 2-25 Oficina

abierta.

2-26 Plantas eléctricas, transformadores, bombas, motobombas y sus accesorios

(cuando no se instalen directamente en el Inmueble)

2-30 Otros elementos devolutivos.

Estos bienes se registrarán por el costo histórico y se utilizarán las cuentas del

PGCP(Plan General de Contabilidad Pública)

10.1.5 BIENES INTANGIBLES

Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la entidad con el fin de

facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos bienes son susceptibles de valorarse

en términos económicos.

La contabilización de los bienes intangibles se realizará de acuerdo con lo establecido en

el Plan General de Contabilidad Pública.

10.1.6 SOFTWARE Y LICENCIAS

De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública, el software se registrará

dentro del área de Otros Activos en la cuenta Intangibles y comprende los bienes

inmateriales adquiridos o desarrollados por la entidad, con el fin de facilitar, mejorar o

tecnificar sus operaciones.



El manejo administrativo será el siguiente:

1. El encargado de inventarios y el jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o su

delegado o quienes hagan sus veces en los demás niveles, una vez recibido el software,

diligenciarán el Acta de Recibo del Software, el cual contendrá la descripción detallada y

la cantidad recibida.

2. El Acta de Recibo del Software será firmada, por el jefe de la Oficina de Servicios

Informáticos o su delegado, el contratista o proveedor y el encargado de Inventarios o

en su defecto el rector de la institución educativa con las personas encargadas del área

de sistemas.

3.El encargado de inventarios, teniendo en cuenta el acta de recibo, elaborará la

constancia de recibo de bienes a nombre del jefe de la Oficina de Servicios Informáticos

o su delegado y a nombre del jefe del área de Servicio Informático o quien haga

sus veces. Estos serán responsables de la custodia, administración, instalación y control

de los soportes documentales y magnéticos del software con sus correspondientes

licencias. Las licencias de tipo OEM y las Licencias Cliente quedarán a cargo del

cuentadante del computador, por cuanto éstas vienen incorporadas en el respectivo

equipo. Cuando el computador sea dado de baja o trasladado a otro cuentadante, se

hará con su respectiva licencia.

4. Una vez registrado el software o licencia, el encargado de inventarios enviará copia

del acta de recibo y Constancia de Recibo de Bienes a contabilidad para que se efectúen

los correspondientes registros.

5. El encargado de inventarios, con ayuda del contador calculará mensualmente el valor

de las amortizaciones de cada uno de los intangibles, y los remitirá en la cuenta mensual

a contabilidad para que se efectúe el correspondiente registro.

6. Cuando un equipo informático sea retirado del servicio por inservible, el software que

tenga instalado será desmontado o borrado y la licencia quedará a disposición de la

rectoría.

7. Cuando el software sea obsoleto o ya no lo requiera la entidad, la oficina de servicios

informáticos en el nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles emitirá

concepto técnico para darlo de baja y se destruirán sus soportes magnéticos y

documentales siguiendo los procedimientos establecidos.



8. Cuando se den de baja software o licencias el encargado de inventarios reportará a

contabilidad los valores del software dado de baja (costo histórico, amortización) para

realizar los correspondientes registros contables.

La entidad adoptará las siguientes agrupaciones para los bienes intangibles de acuerdo

con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pública. Estas agrupaciones se

mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control:

6-25 Líneas Telefónicas

7-25 Licencias

8-25 Software

10.2 BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN

Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancías en

existencia que ingresan físicamente a los almacenes del establecimiento educativo,

siempre y cuando así se establezca en las condiciones del contrato, convenio o acto

administrativo.

Ingresan al Almacén igualmente aquellos elementos usados que estén en buen estado y

que el establecimiento educativo no los requiera para su servicio, ni los comercialice en

el momento, pero que son susceptibles de ser utilizados posteriormente.

10.2.1 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN:

Los movimientos de almacén se presentan por:

• Ingreso de bienes al almacén

• Salida de bienes del almacén

10.2.2 INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN

El ingreso de bienes al almacén es la entrada de bienes de consumo, consumo con

control, devolutivos y de mercancías en existencia para comercializar, los cuales estarán

a cargo del almacenista.

10.2.3 MODALIDADES DE INGRESO DE BIENES:

El ingreso de bienes al almacén se produce según su origen por las siguientes

modalidades:



a) Compra de bienes

c) Donación

d) Producción o transformación

e) Remesa de bienes.

f) Reposición de bienes por daño, pérdida o hurto

g) Sobrantes de inventario

h) Reposición Tecnológica

i) Traspaso

1. Los bienes que a cualquier título adquiera la Entidad, ingresarán física y

documentalmente al Almacén con excepción de aquellos que de acuerdo con las

condiciones contractuales deban ser entregados o instalados directamente en las

dependencias.

2. El ingreso físico se dará cuando el bien ingresa materialmente a las bodegas del

Almacén.

3. Solo se aceptarán entregas parciales cuando así se estipule en el respectivo

contrato.

4. Una vez recibido físicamente el bien en el Almacén, el Almacenista procederá a

su clasificación como elemento de consumo, consumo con control, devolutivo, reintegro

o mercancías en existencia, y a su respectiva ubicación en depósito, teniendo en cuenta

que los bienes destinados para la comercialización se ubicarán en forma separada.

5. La entrada de bienes al almacén se diligenciará, previa verificación y

confrontación de las especificaciones, cantidades, calidad, factura y, si fuere del caso, el

cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia competente, de acuerdo con

las condiciones del contrato o documento soporte que acredite la llegada de los bienes

al almacén.

6. La entrada de bienes al almacén, será el documento que acredita el ingreso real

del bien al establecimiento educativo, siendo el único soporte para el movimiento de

registro de almacén, el cual se diligenciará con numeración ascendente y continua;

relacionando en formatos separados bienes de consumo, consumo con control,

devolutivos, mercancías en existencia para comercializar.

7. La entrada de bienes al almacén no tendrá tachones ni enmendaduras y se

cancelarán las casillas no utilizadas.

8. El almacenista elaborará el registro contable teniendo como soporte el formato

de ingreso de bienes al almacén o documento equivalente, cuando haya lugar.

10.3 DAÑO O DESTRUCCIÓN DE BIENES EN SERVICIO

Este movimiento de inventarios se genera cuando se produce un daño de los bienes en

servicio por desastre natural o siniestro, para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente.



Procedimiento:

1. El funcionario responsable elaborará un informe en donde se especifique

puntualmente cuál fue el factor determinante del daño o destrucción, la descripción de

los bienes dañados o destruidos de conformidad con el registro de inventarios. Dicho

informe debe ser firmado además por el jefe inmediato y enviarlo al área de inventarios

o quien haga sus veces, para darlos de baja, la cual será proyectada por el área de

servicios generales o quien haga sus veces en el nivel regional, de acuerdo con las

facultades establecidas mediante resolución de delegación.

2. El encargado de inventarios descargará de sus registros los valores de los bienes,

teniendo como soporte el informe y la resolución de baja por destrucción y los enviará a

contabilidad para su respectivo registro contable.

3. El encargado de inventarios enviará al área de seguros, copia del informe y de la

resolución de baja por destrucción, para que adelante ante la compañía de seguros la

reclamación correspondiente.

4. Para el caso de daños de bienes en depósito como consecuencia de desastre natural y

siniestro, el almacenista seguirá el procedimiento anteriormente descrito.

10.4 PÉRDIDA O HURTO DE BIENES EN SERVICIO

Sucede cuando en las dependencias de los establecimientos educativos se produce

pérdida o hurto de un bien.

Procedimiento:

1. El responsable a cuyo cargo figure el bien, una vez ocurrido o detectado el hecho,

deberá presentar la correspondiente denuncia ante autoridad competente e informará al

jefe inmediato para que procedan a levantar un acta donde se relacionen los hechos

ocurridos. Copia de la denuncia y del acta se enviarán al encargado de inventarios. Si el

bien perdido o hurtado corresponde a equipos informáticos, vehículos o armamento,

radios de comunicación informará además a la Secretaría de Educación Departamental

2. El encargado de inventarios con base en la denuncia, registrará el egreso por pérdida

o hurtado a nombre del responsable, junto con la depreciación acumulada y lo reportará

al área de Contabilidad o quien haga sus veces en los demás niveles para que se efectúe

el correspondiente registro contable.



3. El encargado de inventarios comunicará al jefe del área o quien haga sus veces en los

demás niveles, para que realice el trámite de reclamo ante la compañía de seguros o

ante la empresa de vigilancia y seguridad de las instalaciones físicas de los

establecimientos educativos.

4. El encargado de inventarios comunicará por escrito la pérdida o hurto del bien a la

oficina de investigaciones disciplinarias de la Secretaría de Educación Departamental o

quien haga sus veces en los demás niveles para que se adelante la investigación

respectiva.

5. El funcionario responsable podrá reponer el bien por otro de las mismas o superiores

características del bien extraviado, previa autorización del consejo directivo

6. El encargado de inventarios diligenciará el acta de reposición del bien, indicando las

características y el valor. El acta será firmada por el rector, el encargado de inventarios

y el responsable del bien.

7. El encargado de inventarios con base en el acta de reposición, diligenciará

simultáneamente la constancia de recibo de bienes en servicio, con cargo al funcionario

y dependencia que reciba el bien.

8. El encargado de inventarios, una vez efectuado el registro, enviará la constancia de

recibo de bienes en servicio, al área de contabilidad o quien haga sus veces en los

demás niveles para que descargue de la cuenta de responsabilidades en proceso el valor

del bien extraviado e incorpore el bien en los activos de los establecimientos educativos.

9. Si el responsable desea cubrir el valor comercial del bien objeto de pérdida,

consignará la suma establecida, en la cuenta bancaria de la institución determinada para

el manejo de recursos propios.

10. El encargado de inventarios enviará a la oficina de investigaciones disciplinarias del

nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles, un informe sobre la

reposición del bien extraviado, adjuntando copia del acta de reposición del bien y/o de la

indemnización en dinero. Igualmente cuando la reposición la efectúa la compañía de

seguros o de vigilancia.

11. La reposición del bien, surtirá únicamente efectos contables, sin perjuicio de las

acciones disciplinarias y penales a que haya lugar.

12. El valor de la cuenta “Responsabilidades en Proceso” se descargará únicamente

mediante reposición del bien o a través de fallo sin responsabilidad fiscal proferido por

la Contraloría departamental.



13. Se deberá adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar respecto de las

responsabilidades en proceso, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad fiscal que

en cualquier momento asuma la Contraloría departamental.

10.5 PROCEDIMIENTO DE LA BAJA BIENES DEVOLUTIVOS- GENERAL

a) Se debe enviar relación exacta al consejo directivo de los bienes susceptibles de

dar de baja, con su posible valor de salvamento, cantidad, estado y ubicación

b) El consejo directivo con el rector enviarán una comisión, que puede estar

conformado por docentes y/o administrativos que sean garantes de la operación

de baja que se va efectuar. La comisión debe estar conformada, mínimo por un

representante del consejo directivo el rector y 2 funcionarios (docentes y/o

administrativos), un veedor del municipio o funcionario de ente de control o

autoridad municipal donde se encuentre la Institución Educativa.

c) Si como consecuencia de la baja de los bienes devolutivos, se subastan o venden

directamente, debe existir: una oferta del comprador o compradores y valor

ofrecido.

d) El valor de la venta debe ser obligatoriamente consignado en la cuenta de la

institución y el consejo directivo debe aprobar la adición presupuestal

especificando la destinación de ese nuevo recurso.

7.3 RECLASIFICACIÓN DE BIENES PARA COMERCIALIZAR O

DESTRUIR

Procedimiento:

Además de los procedimientos generales, se tendrán en cuenta los siguientes:

1. El almacenista o quien haga sus veces relacionará los bienes en depósito, que serán

reclasificados para su comercialización o destrucción, indicando su descripción, código

de identificación de inventarios, cantidad, valor unitario, valor total.

2. Con la relación y el informe de inspección, se expedirá el acta de inservibilidad o de

no Requerimiento por parte del jefe de servicios generales o quien haga sus veces en

los demás niveles, detallando los bienes con el valor que figure en los registros

contables: Costo Histórico, depreciación, valor en libros y valor por el cual se registrará

en las cuentas de orden que para cada bien será de un peso ($1.00). Esta información

deberá ser enviada para la reunión de consejo directivo que se destine para tal fin.



3. El área de almacén o quien haga sus veces descargará de las respectiva cuenta

contable e ingresará a la cuenta señalada en el Plan General de la Contabilidad Pública

el valor de los bienes reclasificados, los cuales quedarán bajo la custodia del almacén

hasta su entrega al comprador.

4. Una vez realizada la venta de los bienes reclasificados, el almacenista, jefe se

servicios generales o quien haga sus veces informará al área a cargo, para que sean

retirados de la Póliza de Seguro que los ampara.

5. El rector, elaborará la resolución de baja por destrucción, tanto para los bienes no

contabilizados en mercancías en existencia, como para éstos cuando se agoten los

procedimientos y no se logre su comercialización teniendo como soporte el acta de

inservible. La resolución será firmada por el rector.

6. Con la resolución de baja y el acta de inservible se descargarán los valores de los

bienes de las respectivas cuentas, se elaborará la salida de bienes del almacén y se

cargarán a la cuenta de orden deudoras; si se desechan o venden se bajaran totalmente

de la contabilidad. Los bienes dados de baja quedarán bajo la custodia del almacén

hasta su destrucción.

10. Copias de la resolución de baja y acta de destrucción se enviarán al área financiera

de la Secretaría de Educación Departamental.

10.6 LEVANTANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS

La institución educativa realizará por lo menos una vez al año el levantamiento

físico del inventario de elementos que los funcionarios tienen bajo su responsabilidad.

Procedimiento.

Llevarán a cabo el siguiente procedimiento:

1. Imprimir los inventarios

2. Verificar que los funcionarios con inventario a cargo se encuentren ubicados en dicha

dependencia.

3. Establecer un cronograma de visita a cada dependencia, para la verificación de los

bienes a cargo de cada funcionario. El jefe de cada dependencia designará un

funcionario para que en coordinación con el funcionario encargado de inventarios

realicen la toma física de los bienes al servicio de dicha dependencia.

4. Clasificar los inventarios uno a uno por funcionario.



5. Constatar los elementos físicos con el inventario documental, revisando número de

placa, descripción, marca y demás características descritas en el mismo.

6. En el evento que se encuentren inconsistencias en la descripción o seriales, el

funcionario de inventarios procederá a hacer la modificación de los registros e imprimirá

el nuevo listado para firma del responsable.

7. De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el funcionario

responsable deberá firmar de conformidad.

8. Requerir a los funcionarios reubicados en otra dependencia que no hayan legalizado

los traslados de inventarios respectivos, para que procedan a legalizarlo.

9. De presentarse faltantes en los inventarios de un funcionario, se dejará constancia en

el documento impreso suscrito por el funcionario responsable de los elementos, el

funcionario encargado de inventarios y el jefe de la dependencia.

10. Realizados los cruces con otros inventarios y de no encontrarse el bien, se elaborará

acta de faltantes suscrita por el encargado de inventarios y por el jefe de la división de

recursos físicos y financieros o por quien haga sus veces.

11. Elaborar registro de baja del inventario con fundamento en el acta de faltantes e

informar en la cuenta del respectivo mes al área de contabilidad para el registro de

responsabilidades en proceso y a investigaciones disciplinarias o quien haga sus veces

para lo pertinente.

12. De presentarse sobrantes en la dependencia, se diligenciará acta de sobrantes y la

orden de traslado de bienes en servicio para registrarlo a nombre del funcionario que

está utilizando el bien; dicha solicitud de traslado debe ser firmada por el funcionario

que tiene el bien en servicio, por el encargado de inventarios y por el jefe de la

dependencia. Para el valor del bien sobrante se tomará como referencia el valor de

elementos similares en los inventarios.

13. Si al efectuar el levantamiento físico del inventario se clasificó un elemento como

sobrante que posteriormente se encontró registrado en el inventario de otro funcionario

como faltante, se habilitará como un traslado de bienes el acta de sobrantes suscrita.

14. Si el funcionario que tiene en servicio un bien se niega a firmar el inventario

individual, se informará tal situación al jefe inmediato para que asigne el elemento a

otro funcionario, de requerirlo la dependencia o para que indique si se traslada el

elemento al almacén para su reclasificación. Cuando se asigne el elemento a un nuevo

responsable será necesario diligenciar el formato de traslado de bienes suscrito por éste

y por el jefe de la dependencia.

15. Culminados los pasos anteriores, si resultare un sobrante real se suscribirá el acta de

sobrantes por los funcionarios que intervinieron en el levantamiento de inventarios; con

dicha acta se ingresará el elemento a los inventarios del establecimiento educativo..

16. Para los bienes que estén en mal estado se diligenciará el reintegro con destino al

almacén para su reclasificación.

17. Archivar en las carpetas individuales de inventarios por funcionario, los listados de

inventarios actualizados y demás documentos legalizados.



18. El encargado del almacén en el nivel central o quien haga sus veces en los demás

niveles, efectuará una vez al año un inventario físico a los bienes en depósito almacén,

verificará con los registros de Kardex y elaborará las actas de faltantes y sobrantes, si

fuere del caso.

19. Cuando se practiquen inventarios físicos de bienes en depósito y devolutivos en

servicio, y se encuentren simultáneamente bienes faltantes y sobrantes, se podrán hacer

compensaciones de faltantes con sobrantes, siempre que su similitud en cuanto

apariencia, clase, y naturaleza puedan haber dado lugar a confusión en el recibo o

entrega de bienes.

10.7 DEPRECIACIONES Y PROVISIONES:

Las depreciaciones y provisiones se deben efectuar de acuerdo al Plan General de

Contabilidad Pública y las resoluciones o directrices que emite la Contaduría General de

la Republica.

11 INDICADORES:

Los indicadores para las instituciones educativas tendrán una aplicación especial y

deberán tener un estricto cumplimiento por las necesidades verificadas en el

departamento de Bolívar y los mismos deben contribuir para la medición del

mejoramiento educativo y se establecen de la siguiente manera:

11.1 GESTIÓN PRESUPUESTAL:

11.1.1 Indicador de inversión: El rector con su consejo directivo deberá apropiar como indicador de inversión en

compra de equipos y dotaciones pedagógicas un 30% del presupuesto efectivamente

aprobado y ejecutado en este concepto. Cada grado por debajo de este indicador

disminuirá la calificación de la gestión presupuestal.

Medidor: Rubro ejecutado (compra de equipos + dotaciones pedagógicas)/ ejecución

total= 30%.

11.1.2 Indicador de suministros: El rector con su consejo directivo deberá apropiar como indicador de suministros un

20% del presupuesto efectivamente apropiado y ejecutado en este concepto. Cada

grado por encima de este indicador disminuirá la calificación de la gestión presupuestal.

Medidor: Rubro ejecutado (Materiales y suministros)/ejecución total=20%



11.1.3 Indicador de mantenimiento: El rector con su consejo directivo deberá apropiar como indicador de mantenimiento un

25% del presupuesto efectivamente apropiado y ejecutado en este concepto. Cada

grado por debajo de este indicador disminuirá la calificación de la gestión presupuestal.

Medidor: Rubro ejecutado (mantenimiento infraestructura + mantenimiento de

mobiliario)/ejecución total=25%

El resto de rubros presupuestales no se medirán por porcentaje de ejecución y su

indicador será libre de establecerlos los consejos directivos.

11.2 GESTION FINANCIERA:

11.2.1 Indicador distribución del flujo de caja: Este indicador mide el tiempo en que la institución educativa permanece y distribuye

adecuadamente su efectivo en la vigencia fiscal.

Tiempo del flujo de caja:

MEDIDOR:

1. DEL MES 10 AL 12: PE% ENTRE 80%-100%= GESTION SATISFACTORIA

2. DEL MES 7 AL 9: PE% ENTRE 80%-100%= GESTION MEDIANAMENTE

SATISFACTORIA

3. DEL MES 5 AL 7: PE% ENTRE 80%-100%= GESTION REGULAR

4. DEL MES 1 AL 5: PE% ENTRE 80%- 100%= GESTION INSATISFATORIA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12INGRESO ACUMULADO

EJECUTADO ACUMULADO

PE%(EJECUTADO

ACUMULADO/INGRESO

ACUMULADO *100)

MESES



11.2.2 OTROS INDICADORES

ANALISIS

El resultado de este indicador,

muestra que la gestión de

pagos en la institucion

educativa

TIPO DE INDICADORDESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR

ECONOMÍA

Controlar que los

compromisos con

proveedores o

contratistas se paguen

con celeridad y se

garantice la ejecución

eficiente las

Vr. Total Pagado

Vr. Comprometido

*100

ANALISISTIPO DE INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR

FINANCIERO

Monitorear el manejo de los recursos

presupuestales, para garantizar una

ejecución adecuada y completa de los

recursos apropiados al inicio de la

vigencia. Vr. Presupuesto ejecutado *100

El indicador muestra el nivel de

ejecucion de los recursos

presupuestados

Vr. Presupuesto aprobado

ANALISIS

EFICIENCIA

Establece si el proceso de atención de

solicitudes de soporte se realiza

eficientemente

Cantidad de solicitudes

atendidas

Total de solicitudes

recibidas

*100

El resultado de este indicador

muestra el nivel de cumplimiento

frente a solicitudes recibidas.

TIPO DE INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR

ANALISISTIPO DE INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR INDICADOR

CULTURAL

Determinar el cumplimiento en la

ejecución de los eventos academicos,

deportivos, culturales, artisticos

programadosNº eventos realizados *100

El resultado de este indicador

muestra el nivel de cumplimiento

frente a los eventos programados

Nº eventos programados



ENFASIS DE POLITICA

EDUCATIVA

NOMBRE DEL

INDICADORDESCRIPTORES DE INDICADORES

FORMA DE CALCULO O

PREGUNTA A RESPONDER

PERIODICIDAD

PARA MEDIR

INDICADORES

Porcentaje de

alumnos con

necesidades

educativas

especiales

escolarizados

Mide la

participación

porcentual de

estudiantes con

necesidades

especiales

matriculados en

el

establecimiento

educativo oficial.

(Número total de

alumnos con

necesidades

especiales

escolarizados/

total de niños en

edad escolar con

necesidades

especiales) x 100

Semestral

Tasa de

deserción intra

anual en

preescolar

básica y media

Mide el número

de alumnos que

una vez se han

matriculado en

un grado escolar

de la Básica o

Media,

abandonan el

estudio antes de

finalizar el año

lectivo.

(Alumnos que

desertan antes de

finalizar el año

lectivo n / Alumnos

matriculados en el

año lectivo n)X100

Anual

Porcentaje de

educadores

participando en el

plan de formacion.

Mide el porcentaje de educadores

que

participan en el

plan de

formación de

docentes que

busca mejorar

sus

competencias.

(Número de educadores que

participa en

prácticas en el

plan de formación

de docentes para

el desarrollo de

competencias

básicas/ número

total de

educadores de

EE oficial) X100

Semestral

Porcentaje de

padres de

familia que

participan en

actividades

programadas

por el

establecimiento

educativo.

Mide el

porcentaje de

padres de familia

que participan

en las

actividades

programadas por

el

establecimiento

educativo.

(Número total de

padres de familia

que participan en

actividades

programadas /

número total de

padres de familia

de la Institución) x

100

Semestral

Cierre de brechas

Calidad



ENFASIS DE POLITICA

EDUCATIVA

NOMBRE DEL

INDICADORDESCRIPTORES DE INDICADORES

FORMA DE CALCULO O

PREGUNTA A RESPONDER

PERIODICIDAD

PARA MEDIR

INDICADORES

Número de

estudiantes

promedio por

computador en

el

establecimiento

educativo

Mide el total de

PC, reportados

por el

establecimiento

educativo en

relación con la

matrícula total

por

establecimiento

validada por el

Ministerio de

Educación

Nacional a

través del

sistema de

información de la

Resolución 166.

Número de

estudiantes

matriculados en el

EE / Total de

computadores

educativos en

funcionamiento en

el EE

Semestral

Porcentaje de

matrícula con

acceso a

internet

Mide el

porcentaje de la

matrícula

conectada a

internet en

relación con la

matrícula total

del EE validada

por el Ministerio

de educación

Nacional.

(Número total de

alumnos del

establecimiento

que se benefician

con acceso a

internet / Número

total de alumnos

matriculados en el

EE) x 100

Semestral

Porcentaje de

ejecución de

los recursos de

los Fondos de

Servicios

educativos por

concepto de gasto.

(Pagos

ejecutados /

recursos totales )

x 100

Trimestral

Porcentaje de

cumplimiento

del Plan de

mejoramiento

institucional

(Número de

acciones de

mejoramiento

cumplidas/

números de

acciones de

mejoramiento

programadas)

x100

Semestral

Innovacion y pertinencia

Modelo de gestión



12 REGIMEN TRIBUTARIO DE LAS INSTITUCIONES

EDUCATIVAS:

12.1 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA:

Las instituciones educativas del departamento de Bolívar, no son responsables de

Impuesto al valor agregado IVA siempre y cuando no presten otros servicios o vendan

productos gravados, diferentes a la prestación del servicio educativo.

Es importante aclarar que las instituciones educativas prestan un servicio educativo

público y el mismo no está gravado con el Impuesto al valor agregado, igual que la

alimentación escolar y servicios de comedor. Los otros servicios o productos que no

estén clasificados como excluidos o no gravados con el IVA, convertirán

automáticamente responsables de IVA, aquellas instituciones que enajenen, arrienden o

presten servicios exentos o gravados. (Libro Tercero, Estatuto Tributario Nacional).

12.2 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS:

Las instituciones educativas públicas, no son contribuyentes del impuesto sobre la renta

y complementarios (Art.22 Estatuto Tributario) y por ende no están obligadas a

presentar este tipo de declaraciones o pagar impuestos mínimos u otros que están

contemplados en la nueva reforma tributaria Ley 1607 de 2012.

12.3 RETENCIONES EN LA FUENTE EN RENTA E IVA:

Las instituciones educativas están obligadas a aplicar retención en la fuente, de acuerdo

a las directrices que establece el gobierno nacional en su margen normativo y presentar

en las fechas estrictas estipuladas.

Los dineros deben ser consignados y declarados en los formularios que establece la

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Los obligados a presentar retención en la fuente, deben diligenciar y solicitar su firma

digital ante la DIAN.

Los agentes retenedores deben presentar los respectivos medios magnéticos o

información exógena en las fechas que estipula anualmente la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales (DIAN).

Las instituciones educativas estarán obligadas a elaborar y entregar los certificados de

retenciones a los terceros que le hubiesen practicado.

Fundamento legal, ver artículos 368, 375, 376, 377, 379, 437 del estatuto tributario

nacional (Decreto 624 de 1989) y demás normas complementarias.



La retención en la fuente para honorarios, comisiones y servicios deberá tenerse en

cuenta lo contemplado en la ley 1607 de 2011 y el decreto 0099 del 25 de enero de

2013.

12.4 ESTAMPILLAS, ICA Y OTRAS RETENCIONES:

Las instituciones educativas deben descontar y pagar las retenciones que estén

obligadas aplicar de las estampillas y otras que establezcan en la gobernación y/o

municipios donde estas estén ubicadas. Tener en cuenta en sus pagos el descuento de

la retención por estampilla Universidad de Cartagena y consignarla en forma oportuna.

COMENTARIO FINAL

El giro directo a las instituciones educativas por parte del Ministerio de Educación

Nacional han mejorado de una forma visible los recursos, esta forma de giro también ha

traído consigo muchos más compromisos por parte de las entidades territoriales y las

instituciones educativas.

Los informes que se deben presentar buscando el principio de publicidad, permiten a

toda la comunidad educativa verificar la debida ejecución de los recursos y en que se

están invirtiendo.

Un reglamento operativo permite que los ordenadores del gasto de los recursos del

fondo de Servicios Educativos, tengan a mano una carta de navegación y directrices que

garanticen la transparencia en la inversión; de igual forma la adecuada ejecución de los

ingresos permite una dinámica positiva, que ambienta la buena formación de los

educandos.

En cuanto al marco legal que rige la materia, se hace necesario crear dentro de las

instituciones educativas no certificadas del departamento, la cultura de la legalidad,

haciendo las exigencias del caso a quienes les brinden un servicio o les suministren un

bien, dándole cumplimiento a la Constitución Política, a la ley 715 de 2001, al decreto

4791 de 2008, 4807 de 2011 y demás normas concordantes.

La Secretaría de Educación de Bolívar, brindará a todas las instituciones educativas no

certificadas del departamento, la asistencia técnica necesaria, capacitación, el

acompañamiento, asesoría presupuestal, contable y financiera en el manejo de los

Fondos de Servicios Educativos.



13 MODELOS DE DOCUMENTOS:

Los modelos sugeridos por este reglamento en formas y de presentación no son de

estricto cumplimiento, pero las instituciones educativas deben tomarlos como directriz

desde el punto de vista de fondo y deben garantizar que contengan cada uno de los

elementos y utilizarlos a la luz de las normas vigentes para la debida ejecución de sus

recursos.



13.1 MODELO 1. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS

INSTITUCIÓN EDUCATIVA “XXXXXXXXXX.”

(Día- mes-año)

Por el cual se aprueba el Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia de 201X, el

PAC de ingresos y gastos, y el Flujo de Caja respectivo del año 2.01X

ACUERDO No.XXXX

EL CONSEJO DIRECTIVO

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 715 de 2001, el decreto 4791 de 2008, 4807 de 2011,

CONSIDERANDO

Que los Fondos de Servicios Educativos (FSE) fueron creados por la Ley 715 de

2001, para la ejecución de los recursos de los establecimientos educativos

estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus

gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.

Que el Decreto Nacional 4791 del 19 de diciembre de 2008 reglamentó

parcialmente los Artículos 11, 12, 13 y 14 de Ley 715 de 2001, definió la

administración de los Fondos de Servicios Educativos (FSE) y estableció las

funciones del consejo directivo y los rectores o directores de los establecimientos

educativos en relación con el Fondo.

Que la Ley 715 del 21 de Diciembre de 2001, estableció los Fondos de

Servicios Educativos como mecanismo presupuestal para la adecuación,

administración de los recursos de las instituciones educativas.

Que le decreto 4807 de 2011 determina la gratuidad para las instituciones

educativas e introduce otras disposiciones en gastos y prohibiciones

Que en reunión del consejo directivo, la Lic.___________________, en su

calidad de rector de la institución, presentó para su aprobación el proyecto de

Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia de 2013, de acuerdo a lo

establecido por el Decreto 4791 de diciembre de 2008,

Que el Decreto 4791 de diciembre de 2008, define el Presupuesto Anual del

Fondo de Servicios Educativos de la Institución XXXXXX., es el instrumento

financiero mediante el cual se programa el Presupuesto de Ingresos,



desagregado a nivel de grupos y fuentes de Ingresos y el Presupuesto de

Gastos, desagregado en: funcionamiento a nivel de rubros, e inversión a nivel de

proyectos, para la vigencia fiscal 2012, como corresponde a las instituciones

educativas oficiales.

Que en cumplimiento de sus funciones de “Analizar, introducir ajustes

pertinentes y aprobar mediante Acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos a

partir del proyecto presentado por el rector” y teniendo en cuenta el Plan

Operativo y el Proyecto Educativo Institucional, el consejo directivo en acta No.

xxx del (día) de (mes) de (año),

En mérito de lo anterior,

ACUERDA

ARTÍCULO 1º.- El presupuesto de ingresos de la Institución para la vigencia

201X se fija en la suma de ______________________________________ el

cual estará constituido por los siguientes rubros:

ARTÍCULO 2º.- El presupuesto de gastos e Inversión de la Institución para la vigencia 2013 se fija en la suma de ______________________________ el cual estará constituido por los siguientes rubros:

CUENTA CONCEPTO INGRESOS

PROYECTADOS

TOTAL

INGRESOS

1 INGRESOS -

1,1 DERECHOS ACADEMICOS -

1.2 COBROS COMPLEMENTARIOS -

1.2.1 Certificaciones -

1.2.2 Derechos de grado y copias -

1.3 COBROS PERIODICOS -

1.3.1 xxxxxxxxxxxxx -

1.4 INGRESO POR VENTA DE PRODUCTOS -

1.4.1 Venta de huevos -

1.4.2 Venta de hortalizas -

1.4.3 Venta de gallinas -

1.4.4 Venta de pollos

1.5 INGRESOS POR EXPLOTACION DE BIENES -

1.5.1 Arriendo de cafeteria -

1.5.2 Arriendo de espacios -

2 TRANSFERENCIAS -

2.1.1 Transferencias nacionales gratuidad -

2.1.2 Transferencias municipales calidad -

2.2 Transferencias municipales funcionamiento -

2.3 Otras transferencias distritales -

3 RECURSOS DE CAPITAL -

3.1 Recursos del balance -

3.2 Cancelación de reservas -

3.3 Rendimientos financieros -

-

Total presupuesto de ingresos - -



ARTICULO 3º.- Apruébese el flujo de caja de ingresos y gastos y PAC para la

vigencia fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del año 201X, según el detalle

anexo.

La ejecución del presupuesto de ingresos y gastos se hará a través del flujo de

caja, aprobado mediante este acuerdo por el consejo directivo. El flujo de caja es

el instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada del

presupuesto de fondos, definiendo mes a mes los recaudos y los pagos que se

pueden efectuar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los

requerimientos del plan operativo. No se podrán adquirir compromisos que no

cuenten con la disponibilidad de recursos de tesorería.

CUENTA

PPTALGuia Men CONCEPTO

EGRESOS

PROYECTADOS TOTAL EGRESOS

2 Gastos

2.1 1 Funcionamiento

2.1.1 Gastos de Personal

2.1.1.1 Servicios Personales Indirectos -

2.1.1.1.1 B. Honorarios -

2.1.1.1.2 C. Servicios Tecnicos -

GASTOS GENERALES

2.1.2 ADQUISICION DE BIENES

2.1.2.1 A. Compra de equipos -

2.1.2.2 B. Materiales y suministros -

2.1.2.3 C. Dotaciones Pedagogicas -

2.1.3 Adquisicion de Servicios

2.1.3.1 A. Mantenimiento de infraestructura -

2.1.3.2 B. Mantenimiento de mobiliario -

2.1.3.3 C. Servicios publicos -

2.1.3.4 D. Arrendamientos -

2.1.3.5 E. Impresos y publicaciones -

2.1.3.6 F. Comunicación y transportes -

2.1.3.7 G. Seguros -

2.1.3.8 H. Impuestos -

2.1.3.9 I. Salidas pedagogicas -

2.1.3.10 J.

Participación e inscripción

Actividades pedagógicas, cientificas,

deportivas y culturales -

2.1.3.11 K. Otros Gastos generales -

3 2. INVERSIÓN

A.1

Acciones de mejoramiento de la

gestion escolar y academica

enmarcadas en los planes de

mejoramiento institucional -

Total Presupuesto de Gastos - -



ARTICULO 4º.- PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL: En sus actuaciones quienes intervengan directa o indirectamente en la actividad contractual en la Institución , darán cumplimiento a los principios de la contratación estatal, y en especial lo dispuesto en el artículo 13 de la ley 715 de 2001 y el inciso 2 del artículo 17 del decreto 4791 de 2008. ARTICULO 4º. DISPOSICIONES GENERALES. Las disposiciones generales

del presente acuerdo son complementarias a la ley 715 de 2001, el decreto

reglamentario 4791 de diciembre 2008, 4807 de 2011 y la ley orgánica del

presupuesto y deben aplicarse con armonía a este. Las disposiciones generales

del presente acuerdo rigen para la institución educativa.

ARTICULO 5. DE LOS INGRESOS. El presupuesto de rentas contiene la

estimación de los ingresos corrientes. Transferencias y recursos de capital que

espera sean recaudados para la vigencia fiscal del 01 de enero al 31 de

diciembre de 201X.

Los ingresos que perciba la institución educativa por los diferentes conceptos

deberán ser asignados por parte de los responsables de estos en las fechas y

plazos que se generen los recursos, en los depósitos bancarios de la entidad

financiera vigilada por la superintendencia bancaria donde la institución

educativa posee la cuenta bancaria, la cual garantiza adecuados niveles de

servicios, eficacia y rentabilidad.

Ingresos operacionales: Son las rentas o recursos públicos o privados de que

dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del

establecimiento, los cuales se obtienen por utilización de los recursos del

establecimiento en la prestación del servicio educativo, o por la explotación de

bienes y servicios.

Transferencias de recursos públicos: Son los recursos financieros que las

entidades públicas de cualquier orden y sin contraprestación alguna deciden

girar directamente al establecimiento educativo a través del Fondo de Servicios

Educativos.

Recursos de capital: Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por

concepto de recursos de balance, rendimientos financieros, entre otros.

ARTICULO 6. DE LOS GASTOS. Todos los actos administrativos que expida el

rector y afecte el presupuesto, tendrán que contar con el certificado de la

disponibilidad presupuestal, la disponibilidad en efectivo y el registro

presupuestal, en los términos de la ley orgánica del presupuesto. En



consecuencia no podrán contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes,

o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura del crédito

adicional correspondiente, con cargo a recursos del crédito cuyos contratos no

se encuentren perfeccionados.

6.1. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos sólo pueden utilizarse en

los siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relación con el Proyecto

Educativo Institucional:

1. HONORARIOS - SERVICIOS TÉCNICOS: Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo directivo del establecimiento educativo y se rigen por las normas y principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.

2. COMPRA DE EQUIPOS: Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén destinados a la producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.

3. MATERIALES Y SUMINISTROS: Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y útiles de escritorio, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio, gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento educativo.

4. DOTACIONES PEDAGÓGICAS: dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual.

5. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA: Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes inmuebles del establecimiento educativo. Las obras que impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación previa de la entidad territorial certificada respectiva.

6. MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO: Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles del establecimiento educativo, y adquisición de repuestos y accesorios.

7. SERVICIO PÚBLICOS: Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet, en las condiciones fijadas por la entidad territorial.

8. ARRENDAMIENTO: Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el funcionamiento del establecimiento educativo.



9. IMPRESOS Y PUBLICACIONES: Edición de formas, escritos, publicaciones, libros, trabajos tipográficos, sellos, suscripciones, adquisición de libros, elaboración y caligrafía de diplomas, pago de avisos y formularios de impuestos, impresión de carné, manual de convivencia o agenda en caso de estar contemplados en los servicios suministrados por el establecimiento, entre otros.

10. COMUNICACIÓN Y TRANSPORTES: Apropiación destinada a cubrir los gastos por concepto de empaques y acarreos, télex, fax y telégrafo. Gastos de transporte del desplazamiento de los estudiantes del establecimiento educativo estatal a los diferentes sitios, establecidos en el proyecto educativo institucional o cuando la entidad trasfiera recursos para el efecto, y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte, del rector, director rural o administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento).

11. SEGUROS: Apropiación destinada a cubrir el costo de primas de seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento, cuando no sean amparados por la entidad territorial, así como las primas por la expedición de pólizas de manejo que requieran los funcionarios de los establecimiento educativo estatal.

12. IMPUESTOS: Apropiación destinada al pago de tributos, tasas y multas que se ocasionen por el normal funcionamiento del establecimiento educativo estatal, cualquiera que sea el año de su causación.

13. SALIDAS PEDAGÓGICAS: Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de viáticos.

14. PARTICIPACIÓN E INSCRIPCIÓN ACTIVIDADES PEDAGÓGICAS, CIENTIFICAS, DEPORTIVAS LES: Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas les para los educandos, en las cuantías autorizadas por el consejo directivo. Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo.

15. OTROS GASTOS GENERALES: Gastos no identificables o que clasifiquen en las anteriores apropiaciones de gastos.

16. ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA ENMARCADA EN LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Los gastos de inversión en general son aquellos que incrementan la capacidad de producción y la productividad física, económica y social. En los establecimientos educativos estos gastos están orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido, mediante la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión escolar y



académica, enmarcados en los planes de mejoramiento institucional, el proyecto educativo institucional y las orientaciones de la Secretaría de Educación certificada respectiva. Estos gastos deben organizarse por proyectos y debe contar con metas tanto físicas como financieras definidas para facilitar su seguimiento. Los costos del proyecto deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto público.

ARTICULO 7. El consejo directivo podrá mediante acto administrativo adicionar

recursos de cualquiera clase de convenios, contratos y transferencias

provenientes de entidades públicas, privadas y comerciales, cuando estos sean

de destinación específica y podrán efectuar apertura de los rubros

correspondientes.

ARTICULO 8. DE LOS REGISTROS PRESUPUESTALES. Son las

imputaciones que se hacen a las apropiaciones del presupuesto una vez se han

cumplido los requisitos esenciales y de forma, necesarios para el

perfeccionamiento de los compromisos.

Las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 201X que amparen compromisos

que se hayan derivado de la entrega a satisfacción de los bienes y servicios y de

anticipos pactados en los contratos se cancelaran con cargo a los saldos

disponibles sin operación presupuestal alguna.

ARTICULO 9. El consejo directivo podrá efectuar traslados presupuestales entre

los componentes de los diferentes rubros de gastos, los acuerdos podrán ser

firmados por el presidente y secretario del consejo directivo

ARTICULO 10. La institución educativa podrá pactar anticipos únicamente

cuando cuente con el flujo de caja y/o programa anual mensualizado de caja

PAC.

ARTICULO 11. El rector de la institución educativa presentará al consejo

directivo informes trimestrales sobre la ejecución presupuestal y la ejecución del

flujo de caja PAC y se publicará en la cartelera principal de la institución,

visiblemente y de fácil acceso, el informe de ejecución de los recursos del fondo

de servicios educativos será cada seis meses.

ARTICULO 12. DE LAS CAJAS MENORES. La caja menor deberá ser

legalizada a más tardar el día 28 de diciembre del año 201X, A partir de esta

fecha, ningún responsable de la caja menor podrá tener facturas sin legalizar, ni

dineros en caja. El manejo de la misma deberá ser de acuerdo a lo establecido

en la resolución que expida el ministerio de hacienda y crédito público, y en

acuerdo de creación y reglamento. Y su monto será establecido en

_________________

ARTICULO 13. DE LAS CUENTAS POR PAGAR. Las cuentas por pagar a 31

de diciembre del 201X se constituirán por las obligaciones correspondientes a la



entrega de bienes y servicios, se hará antes del 10 de enero del 201X por parte

de la tesorería, con la aprobación del rector a través de la resolución.

Constituidas las cuentas por pagar los dineros sobrantes constituirán recursos

del balance.

Las cuentas por pagar correspondientes la vigencia fiscal del 201X, que no se

hayan ejecutado a 31 de diciembre del 201X expiran sin excepción.

ARTICULO 14. El presente acuerdo rige a partir de su sanción y deroga todas

las disposiciones que le sean contrarias y surte efectos fiscales a partir del 01 de

enero del 201X al 31 de diciembre de 2.01X.

COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en _________ a los ____ días del mes de _______ del 201X

Aprobado por el Consejo Directivo



13.2 MODELO 2. RESOLUCIÓN DE LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO:

RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXX

RESOLUCION Nº XXXXX

FECHA XXXX

Por medio de la cual se liquida el presupuesto de ingresos y gastos de la institución

educativa XXXXX, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de

diciembre de 201x.

El rector (a) de la institución educativa en ejercicio de sus facultades legales y

considerando que:

1. Mediante acuerdo acta del consejo directivo_ del día___mes_____año_____, se

aprobó el presupuesto del ente educativo, para la citada vigencia.

2. Siendo la Institución educativa un ente de educación pública, debe acogerse a las

normas del sector, específicamente las de presupuesto.

3. El decreto 4791 de 2008, reglamenta el funcionamiento del Fondo de Servicios

Educativos FSE, a través del presupuesto institucional.

RESUELVE

ARTICULO 1º Liquidar el presupuesto de ingresos y gastos de la institución educativa

para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 201X, en la

suma de _____________________, valores que conservan el principio de equilibrio por

el cual se garantiza la equivalencia de ingresos y gastos; según detalle descrito en el

acuerdo de presupuesto y que se detalla a continuación;

(Pegar el presupuesto de ingresos y gastos solo valores)

ARTICULO 2º La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Cartagena de Indias a los xx días del mes xxxxx de 201X

Rector



13.2.1.1 MODELO 3. RESOLUCIÓN DE CIERRE PRESUPUESTAL DEL AÑO

En el municipio de XXXXXXX a los (X) días del mes de XXXX de 201X se reunieron en

la rectoría el ser rector XXXXXXX y el tesorero pagador XXXXXX

El objeto de la precitada reunión, con la presencia de dichos funcionarios fue proceder

a

realizar el cierre presupuestal de la vigencia Fiscal del año 201X.

Después de analizados los documentos se determinaron las siguientes cifras.

CIERRE DE LOS INGRESOS DEL AÑO 201X:

El Presupuesto de Ingresos para la vigencia del año 201X, alcanzó un monto de

XXXXXXX m/cte. ($ XXXX), valor del cual dispuso el Consejo Directivo para atender los

compromisos adquiridos durante la vigencia, el cual se detalla en el siguiente cuadro:

CÓDIGO

RUBRO PRESUPUESTO

INICIAL

ADICIONES (+) /

REDUCCIONES

(-)

PRESUPUESTO

DEFINITIVO

TOTALES

CIERRE DE LOS EGRESOS O GASTOS:

El presupuesto de egresos durante la vigencia fiscal del año 201X alcanzó un monto de

XXXXXX m/cte.($ XXXXXX), así:

DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO

INICIAL

ADICIONES Y

CRÉDITOS (+) /

CONTRACRED(-).

Y REDUCC. (-)

PRESUPUESTO

DEFINITIVO



TOTAL

Quedando un saldo no apropiado en el presupuesto a Diciembre 31 de 201X en la suma

de (valor en letras) ($xxxxxxxx).

Las obligaciones contraídas durante la vigencia fiscal del año 201X, alcanzaron la suma

de (valor en letras) ($ xxxxxxx), así:

RUBRO PRESUPUESTAL VALOR

Las cuentas por pagar de la vigencia fiscal del año 201x, alcanzaron la suma de (valor

en letras) ($xxxxxxx), así:

RUBRO PRESUPUESTAL VALOR

RELACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

VIGENCIA 201X

APELLIDOS Y NOMBRES CÉDULA O NIT VALOR DE LA

CUENTA

TOTAL CUENTAS POR PAGAR

$ xxxxxxx

Para constancia se firma a los xx días del mes de xxxx de 201X.

Rector Tesorero



13.3 MODELO 4. ACUERDO DE ADICIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXXXX

ACUERDO No XXXX (FECHA XXXXXXX 201X)

Por medio del cual se realiza una adición al presupuesto del fondo de servicios educativo de la Institución Educativa para la vigencia fiscal de 201X EL CONSEJO DIRECTIVO, en el uso de las facultades legales, especial las conferidas la ley 715 de 2001 y el decreto 4791 de 2.008, 4807 De 2011 y,

CONSIDERANDO

Que el consejo directivo Institución Educativa XXXXXXX está facultado para efectuar traslados presupuestales, adiciones y modificaciones del flujo de caja, y PAC.

Que la institución educativa recibió un recurso no presupuestado por concepto de _________ por valor de (xxxxxxxxxxxxx m/cte). Que en reunión del consejo directivo celebrada mediante acta No __ del día XX de ____ de 201X, se dejó constancia de la aprobación de la adición al presupuesto del fondo de servicios educativo vigencia 201X. Que con base a las anteriores consideraciones,

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO: Adiciónese en las partidas de INGRESOS, la suma de (valor en letras)( $ XXXXXXX )

de la siguiente forma:

CODIGO PPTAL RUBRO VALOR

1.2.2.2 Otras Transferencias xxxxxx

TOTAL ADICIÓN

ARTICULO SEGUNDO: Distribúyase en las apropiaciones de gastos la suma de (valor en letras) $ (xxxxx),

según el siguiente detalle;


2.1.1.3.1 Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas les.

xxxxxx

TOTAL ADICIÓN

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Cartagena de Indias, a los XX días del mes xxxx de 2.01x

Firmas:

Presidente Secretario



13.4 MODELO 5. ACUERDO DE TRASLADO

ACUERDO No XX

(día- mes - año)

Por medio del cual se realiza un traslado en el presupuesto del fondo de servicios

educativo de la Institución Educativa xxxxxxxxx para la vigencia fiscal de 2.01x.

El Consejo Directivo, en el uso de las facultades legales, especial las conferidas la ley

715 de 2001 y el decreto 4791 de 2.008, 4807 de 2012 y

CONSIDERANDO

Que el consejo directivo de la Institución Educativa XXXXXXXX está facultado para

efectuar traslados presupuestales, adiciones y modificaciones del flujo de caja, y PAC.

Que es indispensable acreditar algunas cuentas para solucionar necesidades urgentes de

La institución educativa xxxxxx.

Que existen apropiaciones con saldo disponible y susceptible de ser contra- acreditadas

Que existen apropiaciones que acusan déficit presupuestal, y necesitan ser acreditadas

Que en reunión del consejo directivo celebrada mediante acta No xx del día xx de

xxxxxx de 201x, se dejó constancia de la aprobación del traslado en el presupuesto del

fondo de servicios educativos vigencia 201x.

Que con base a las anteriores consideraciones,

ACUERDA:

Articulo 1º: Realizar los siguientes contra créditos dentro del presupuesto de egresos

según la siguiente especificación;


2.1.1.1.2 Servicios Técnicos $xxxxxxx

Articulo 2º: realizar los siguientes créditos dentro del presupuesto de egresos según la

siguiente especificación;


2.1.1.1.1 Honorarios $xxxxxxx


Dado en Cartagena de indias, a los xx días del mes noviembre de 2.012

Presidente Secretario(a)



13.5 MODELO 6. RESOLUCIÓN CAJA MENOR

INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXXXX

EL RECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

En ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas por la ley 715 y el decreto 4791de 2008, y la resolución xxx del x de enero de 201x del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. y,

CONSIDERANDO: Que se hace necesaria la creación y reglamentación de las cajas menores de la Institución Educativa XXXXXX, para la Vigencia fiscal 201x. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Constituir las cajas menores en la Institución Educativa, para la vigencia de 201X, en las dependencias que a continuación se mencionan, en cuantía según el rubro presupuestal que se detalla:

A. RECTORÍA GENERAL, Constituir la caja menor, por la suma de (valor en letras) ($XXXXX) , para la atención de los gastos generales con carácter urgente, imprescindible, necesario e inaplazables de la institución educativa en general:

CODIGO Rubro Presupuestal Cuantía Autorizada $

2.1.2.2 Materiales y suministros

2.1.3.6 Comunicación y Transporte

2.1.3.9 Salidas pedagógicas

2.1.3.5 Impresos y Publicaciones

2.1.3.1 Mantenimiento mobiliario

2.1.3.6 Mantenimiento planta física

TOTAL

El ordenador del Gasto será rector de la institución. El manejo de esta caja menor será responsabilidad de un funcionario administrativo. ARTÍCULO SEGUNDO. DESTINACIÓN: Los recursos que se entreguen a los responsables del manejo de las cajas menores constituidas en esta resolución deberán ejecutarse según los conceptos de gastos generales y únicamente para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarias para la buena marcha de la administración. Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo. ARTÍCULO TERCERO. PRIMER GIRO: Se efectuará con base en los siguientes requisitos:



1. Copia de resolución de constitución, expedida de conformidad con las normas presupuestales vigentes.

2. Póliza de manejo que ampare a la entidad por las defraudaciones que pueda sufrir

como consecuencia de las actuaciones del funcionario encargado del manejo de la caja menor.

ARTÍCULO CUARTO. MANEJO DE DINERO: El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente oficial, debidamente autorizada por la Tesorería Departamental . No obstante se podrá manejar en efectivo hasta monto equivalente a cinco (5) salarios mínimos legales vigentes. ARTÍCULO QUINTO. APERTURA DE LOS LIBROS: La dependencia de la Institución Educativa a la que se asigne el manejo de una caja menor, procederá a la apertura de los libros (caja y bancos), donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, con los respectivos comprobantes. ARTÍCULO SEXTO: AVANCES: Previo a que se giren los valores a los servidores públicos viáticos y gastos de viaje, se requiere la ordenación mediante acto administrativo y del registro presupuestal correspondiente. ARTÍCULO SÉPTIMO. LEGALIZACIÓN DE LOS AVANCES: Los avances concedidos, deberán ser legalizados durante los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los dineros o terminación de la comisión cuando se trate de viáticos. La legalización deberá hacerse antes del 28 de diciembre de cada año, o pasará a responsabilidad fiscal. Requisititos para la legalización: 1. Factura y/o cuenta de cobro 2. Certificado de permanencia y/o constancia de cumplimiento de comisión suscrita por el

funcionario o autoridad competente. 3. Desprendible del pasaje aéreo o certificación de la empresa que lo expidió. 4. Recibo de pago de transporte terrestre si fuere el caso. PARÁGRAFO: No podrá concederse un nuevo avance a un funcionario que no haya legalizado el anterior, salvo que no hubiere transcurrido el tiempo de legalización de que se trata el inciso anterior. ARTÍCULO OCTAVO. MEDIDAS DE AUTOCONTROL: Los funcionarios a quienes se les entregue dinero de la Institución Educativa para la constitución de cajas menores o se les concedan avances, deberán adoptar las medidas de control necesarias que garanticen la adecuada aplicación de los recursos del debido uso y manejo. Por lo tanto, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y el manejo de este dinero ARTÍCULO NOVENO. PROHIBICIONES: No se podrán realizar con los fondos de las cajas menores las siguientes operaciones: 1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén de la Institución

Educativa. 2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio. 3. Efectuar compras de la misma naturaleza por diferentes rubros.



4. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

5. Efectuar pagos de contratos. 6. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones

establecidas por la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones. 7. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor autorizada quede inoperante, no se podrá constituir otra ni reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizado en su totalidad. ARTÍCULO DÉCIMO. REQUISITOS PARA EL REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES: En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la Institución Educativa y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

2. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

3. Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre o razón social, el número de documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en caso que ameriten.

4. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

5. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la Caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.

6. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 87 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.

7. Los responsables de las cajas menores, deben efectuar los descuentos y retenciones (retefuente, reteiva, etc.) a que hubiere lugar, con relación detallada de los proveedores que fueron objeto de la retención. Deben consignar los valores sobrantes y retenidos en la cuenta de ahorros de la Institución Educativa definida para el efecto por el Tesorero General de la Entidad.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los reembolsos se harán en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en respectivo rubro presupuestal, ni del setenta por ciento (70%) del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. PARÁGRAFO SEGUNDO: La legalización definitiva de las cajas menores, se hará antes del 28 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal; los responsables de cada caja menor deberán consignar en la tesorería respectiva el dinero disponible en caja y bancos. El incumplimiento de este requisito al cierre de la vigencia fiscal, dará lugar a que el Contador de la Institución Educativa registre el valor no legalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole tratamiento de faltantes de fondos e informe para que se continúe con las investigaciones respectivas. ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Cartagena de Indias D.C., a los (X) mes (XX) de 201X

Rector



13.6 MODELO 7. RESOLUCIÓN LEGALIZACIÓN GASTOS MENORES RESOLUCION Nº. XXXXXX

De XXXX de 201X

“Por medio de la cual se reconocen y legalizan los gastos de la Caja Menor para la Institución

Educativa XXXXX vigencia fiscal 201X”

EL RECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA XXXXX

En uso de sus facultades constitucionales, legales, en especial las conferidas por en la ley

715 de 2001 y el Decreto No. 4791 de 2008, 4807 DE 2011 y,

13.6.1 CONSIDERANDO Que la Institución Educativa requiere legalizar y reconocer los gastos de caja menor del período

comprendido desde:

AÑO MES DIA

201X XXXX XX

HASTA:

AÑO MES DIA

201X XXXX XX

Que durante este periodo se efectuaron los siguientes gastos:

Rubro Valor

MATERIALES Y SUMINISTROS

MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO

COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE

IMPRESOS Y PUBLICACIONES

OTROS GASTOS GENERALES

Total

Que se hace necesario reconocer el gasto y legalizarlo para efectuar el reembolso, teniendo en

cuenta las anteriores consideraciones,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: reconocer el gasto por la suma de (valor en letras ) ($XXXXXXXX).

ARTÍCULO SEGUNDO: ordenar el respectivo registro presupuestal para el reembolso de caja

menor.

ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.


13.6.1.1 Dada en Cartagena de Indias D. T. y C., a los (XX) días del mes de (XXX) de 201X.

XXXXXXXXXXX

RECTOR

Reglamento operativo para el manejo presupuestal, contable, financiero y contractual de los fondos de servicios educativos en los establecimientos educativos de los municipios no certificados del Departamento de Bolívar. Página 122

13.7 MODELO 8. FLUJO DE CAJA (PAC) APROBADO


13.8 MODELO 9. PLAN DE COMPRAS

DETALLE UND MEDIDCantidad V. Unitario V. Total Rubro

Periodo de

Adquisicion(Mes)

Adecuacion de la bodega 1 1 8.000.000,00 8.000.000,00 Mantenimiento de infraestructura XXXX

candados de 50 gato UND 4 17.000,00 68.000,00 Mantenimiento de infraestructura XXXX

TOTAL 8.017.000,00 8.068.000,00

DETALLE UND MEDID Cantidad V. Unitario V. Total RubroPeriodo de

Adquisicion(Mes)

Cja de seguridad. UND 1 75.000,00 75.000,00 Materiales y suministros XXXX

clip metalico mariposa CAJA 5 1.552,00 7.760,00 Materiales y suministros XXXX

Folder celuguia oficio UND 100 300,00 30.000,00 Materiales y suministros XXXX

Boligrafo big cristal UND 24 517,00 12.408,00 Materiales y suministros XXXX

Libro acta 100 folios UND 5 8.620,00 43.100,00 Materiales y suministros XXXX

TOTAL 85.989,00 168.268,00

DETALLE UND MEDID Cantidad V. Unitario V. Total RubroPeriodo de

Adquisicion(Mes)

Escritorios para docentes en las aulasUND 6 130.000,00 780.000,00 Compra de equipos Abril

aires acondicionado para los salones del primer bloqueUND 4 1.060.000,00 4.240.000,00 Compra de equipos Abril

TOTAL 1.190.000,00 5.020.000,00

16% IVA xxxxxxxxx

TOTALES xxxxxxxxxxxx

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXX

PLAN DE COMPRAS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 201X

SEDE PRINCIPAL RECURSOS A INVERTIR $XXXXXXX

SECRETARIA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DE BOLIVAR


13.9 MODELO 10. LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL (libro de presupuestos)

INSTITUCION EDUCATIVA ANTONIA SANTOS LIBRO DE CONTROL PRESUPUESTAL MATERIALES Y SUMINISTROSCODIGO 2.1.2.2

PRESUPUESTO PRESUPUESTO SALDO

FECHA DIS. FECHA REG.FECHA PAGO BENEFICIARIO CONCEPTO DISPO No. REGIST No. RESOL. PAGO INICIAL ADICIONESREDUCCIONESCREDITOS CONTRACRED DEFINITIVO VALOR ACUMULADO APROPIACION VALOR ACUMULADOS POR PAGAR % POR EJECUTAR

Presupuesto inicial

01/01/2013 01/01/2013 PRESUPUESTO INICIAL PRESUPUESTO INICIAL 23.952.998 23.952.998,00 23.952.998,00 - - 100%

RUB. PRESUPUESTAL

MODIFICACIONES TRASLADOS COMPROMISOS PAGOS


13.10 MODELO 11.INVENTARIO BIENES DEVOLUTIVOS


MODELO 12. BALANCE GENERAL

Período Actual Período Anterior Período Actual Período Anterior

Código ACTIVO

JUNIO 30 DE

2012

MARZO 31 DE

2012 Código PASIVO

JUNIO 30 DE

2012

MARZO 31 DE

2012

CORRIENTE 2.560 135.968 CORRIENTE 9.628 7.096

11 Efectivo 1.798 135.206 22 Opercaciones de Crédito Público 0 0

1105 Caja 650 650 2203 Oper. De cred.pub. Internas de corto plazo 0 0

1110 Bancos y corporaciones 1.148 134.556 2212 Oper. De cred.pub. Externas de corto plazo 0 0

12 Inversiones 0 0 23 Obligaciones financieras 0 0

1201 INVERSIONES ADMON. DE LIQUIDEZ EN TÍTULOS DE DEUDA 0 0 2307 Oper. De financ. Internas de largo plazo 0 0

1204 INVERS. ADMON. DE LIQUIDEZ EN INSTR. DERIVADOS 0 0 24 Cuentas por pagar 9.628 7.096

2401 Adquisición de Bienes y Servicios Nal. 10 10

13 Rentas por cobrar 0 0 2403 Transferencias 0 0

1305 Vigencia actual 0 0 2422 Intereses por pagar 0 0

2423 Comisiones por pagar 0 0

14 Deudores 762 762 2425 Acreedores 863 863

1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 0 0 2430 Subsidios Asignados 0 0

1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 0 0 2436 Retención en la fuente e impuesto de timbre 2.297 1.7561424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION 0 0 2440 Impuestos. contribuciones y tasas por pagar 6.458 4.4671425 Depositos Entregados 0 0 2455 Depósitos recibidos de terceros 0 01470 Otros Deudores 762 762 2460 Créditos Judiciales 0 0

ACTIVO 2490 Administración y prest. de Serv.de Salud 0 0NO CORRIENTE 236.286 190.691

12 Inversiones 0 0 25 Obligaciones laborales 0 01207 Inv.Patrimoniales no Controlantes 0 0 2505 Salarios y prestaciones sociales 0 01208 Inv.Patrimoniales Controlantes 0 0 2510 Pensiones por pagar 0 01280 Provisión para Proteccion de Inversiones 0 0

26 Otros bonos y tìtulos emitidos 0 013 Rentas por cobrar 0 0 2625 Bonos pensionales 0 0

1310 Vigencia anterior 0 0

27 Pasivos estimados 0 0

14 Deudores 0 0 2710 Provisión para contingencias 0 0

1401 Ingresos no Tributarios 0 0 2715 Provisión para prestaciones sociales 0 0

1409 Servicios de Salud 0 0 2790 provision para pensiones 0 0

1413 Transferencias por Cobrar 0 0

1480 PROVISION PARA DEUDORES 29 Otros pasivos 0 0

2905 Recaudos a favor de terceros 0 0

2915 Créditos Diferidos 0 0

16 Propiedades. planta y equipo 225.353 179.758

1605 Terrenos - 0

1615 Construcciones en Curso - 0 PASIVO

1635 Bienes muebles en bodega - 0

1640 Edificaciones - 0 NO CORRIENTE 0 0

1645 Plantas y ductos - 0

1650 Redes. Lineas y Cables - 0 22 Operaciones de Crédito Público 0 0

1655 Maquinaria y equipo 43.879 43.811 2208 Deuda Pública Interna de Largo Plazo 0 0

1660 Equipo médico y científico 5.155 5.155 2213 Oper. De cred Púb.Ext. de Largo Plazo 0 0

1665 Muebles. enseres y equipos de oficina 319.078 276.551

1670 Equipos de comunicación y computación 164.719 161.719

1675 Equipo de transporte. tracción y elevac. - 0 24 Cuentas por Pagar 0 0

1685 Depreciación acumulada -303.167 -303.167 2403 TRANSFERENCIAS POR PAGAR 0 0

1695 Prov. para Protección Prop.Planta y Equi. -4.312 -4.312

(Cifras en miles de pesos)

ANEXO No.1

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXX

BALANCE GENERAL

A JUNIO 30 DE 2012


Este modelo lo puede descargar en Excel de la página de la Secretaria de Educación

27 Pasivos Estimados 0 0

17 Bienes de beneficio y uso público 0 0 2720 Provisiones para Pensiones 0 0

1705 Bienes de Beneficio y Uso Pun. En Const. 0 0 2790 Provisiones Diversas 0 0

1706 Bienes de uso público en conceción 0 0

1710 Bienes de uso público 0 0 29 Otros pasivos 0 0

1715 Bienes históricos y culturales 0 0 2915 Créditos Diferidos 0 0

1785 Amort. acum. de bienes de uso público 0 0

TOTAL PASIVO 9.628 7.096

19 Otros activos 10.933 10.933

1905 Gastos pagados por anticipado 0 0

1960 Bienes de Arte y Cultura 0 0 PATRIMONIO 229.217 319.562

1970 Intangibles 10.956 10.956

1975 Amortización Acum.Intangibles (cr) -23 -23 31 Hacienda pública 229.217 319.562

1999 Valorizaciones 0 0 3105 Capital fiscal 0 0

3110 Resultados del ejercicio 45.177 135.522

TOTAL ACTIVO 238.845 326.658 3115 Superávit por valorización 0,00 0

3125 PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO 128.155,00 128.155

3128 PROVISIONES. AGOTAMIENTO. DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES (DB)-71.329 -71.329

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 0 0 3225 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 127.214,00 127.214

81 Derechos contingentes 0

83 Deudoras de control 0 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 238.845 326.658

89 Deudoras por contra (cr) 0

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 0 0

91 Responsabilidades contingentes 0

99 Acreedoras por contra (db)

0

0

FIRMA DEL CONTADOR FIRMA RECTOR

NOMBRE:

TP. # T



13.11 MODELO 13. ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA

FINANCIERA, SOCIAL Y AMBIENTAL

Este modelo lo puede descargar en Excel de la página de la Secretaria de

Educación

Código Concepto Período Actual Período Anterior

JUNIO 30 DE 2012 MARZO 31 DE 2012

$ $

INGRESOS OPERACIONALES 153.593 153.407

41 Ingresos Fiscales 0 0

4105 Tributarios 0 0

43 Venta de Servicios 617 431

4330 SERVICIOS EDUCATIVOS 617 431

4360 SERVICIOS DE DOCUMENTACIÓN E IDENTIFICACIÓN 0 0

4395 DEVOLUCIONES, REBAJAS Y DESCUENTOS EN VENTA DE SERVICIOS (DB) 0 0

44 Transferencias 152.976 152.976

4408 Sistema General de Participaciones 131.888 131.888

4421 Del Sistema General de Participaciones 0 0

4428 Otras Transferencias 21.088 21.088

47 Operaciones Interinstitucional 0 0

4705 Aportes y Traspaso de Fondos Recibidos 0 0

GASTOS OPERACIONALES 111.373 17.849

51 De administración 111.373 17.849

5101 Sueldos y Salarios 0 0

5104 Aportes sobre la Nómina 0 0

5111 Generales 111.373 17.849

5120 Impuestos, Contribuciones y Tasas 0 0

52 DE OPERACIÓN 0 0

5211 GENERALES

53 Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones 0 0

5307 Provisión para Prot.Prop.Planta y Equipos 0 0

5314 Provision Para Contingencias 0 0

5330 Depreciación de Propiedades, Planta y Equipos 0 0

54 Transferencias 0 05401 Transferencias all Sector Privado 0 05408 Sistema general de Participaciones 0 05423 De Capital al Gobierno General 0 0

55 Gastos Social 0 0

5501 Educación 0 0

57 Operaciones Interinstitucional 0 0

5705 Aportes y Traspasos de Fondos Girados 0 0

EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL 42.220 135.558

48 Otros Ingresos 3.520 0

4805 Financieros 0 0

4806 Ajuste por Diferencia en Cambio 0 0

4808 Otros Ingresos Ordinarios 2.620 0

4810 Extraordinario 900 0

4815 Ajustes de Ejercicios Anteriores 0 0

58 OTROS GASTOS 563 36

5801 Intereses 0 0

5802 Comisiones 5 5

5803 Ajustes por Diferencia de Cambio 0 0

5805 Financieros 558 31

5808 Otros Gastos Ordinarios 0 0

5810 Extraordinarios 0 0

EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO 45.177 135.522

FIRMA DEL CONTADOR FIRMA RECTOR

NOMBRE: LIC.

TP.

(Cifras en miles de pesos)

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXX

DE ENERO 1 A JUNIO 30 DE 2012

ANEXO No.2

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL


13.12 MODELO 14. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

Evento HACIENDA PUBLICA Reservas Resultados Resultados de Total

Patrimonio publico

incorporado de Capital

Provisiones-

depreciacione

sdel Ejercicio Ejercicios anteriores

Saldo al inicio del periodo $0 $0

Reclasificación en enero de 20XX del resultado $0

del ejercicio 20XX hacia la

cuenta "resultados de Ejercicios anteriores" $0 $0 $0 $0$0

Cambios $0

$0 $0 $0 $0

$0 $0 $0 $0 $0 $0

Excedente o deficit obtenida en el ejericicio 20XX(31 de diciembre) $0

Saldo al Final del periodo $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0

RECTOR Contador

TP

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXNIT-

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

los periodos Enero 1 a 31 diciembre de 20XX


13.13 MODELO 15. LIBRO DE CAJA MENOR

FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO DEBE HABER SALDO DE EFECTIVOLIMITE POR RUBROS SALDO

Saldo que viene

-

RUBRO : MANTENIMIENTO- 0,00

- 0,00

- 0,00

- 0,00

RUBRO MATERIALES Y SUMINISTROS - 0,00

- 0,00

- 0,00

- 0,00

- 0,00

RUBRO :TRANSPORTES Y COMUNICACIONES

- 0,00

- 0,00

- 0,00

- 0,00

- 0,00

RUBRO :IMPRESOS Y PUBLICACIONES - 0,00

TOTALES - - -

% DE GASTOS DE LA CAJA MENOR

VALOR A REEMBOLSAR - RESUMEN DE GASTOS MENORES

MANTENIMIENTO -

ADQUISICION DE BIENES DE CONSUMO -

TRANSPORTES/COMUNICACIÓN -

IMPRESOS Y PUBLICACIONES -

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXX XXXXXXXXXXX

LIBRO CAJA MENOR

FECHA: DE JUNIO XXX A JULIO XXXXMANEJO EFECTIVO MANEJO PRESUPUESTAL



13.14 MODELO 16. RELACIÓN DE

CONTRATOS

AÑO

DEL DIA 01 MES: AL 30(1) DEL MES DE:

Nombre del contratista Objeto del contrato-Orden de

servicio

Valor Plazo Estado de

ejecución del

contrato

Relación de convenios y contratos

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX


13.15 MODELO 17.- EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS

CODIGO

PRESUP

.

DESCRIPCION PRESUPUEST

O INICIAL

1

ADICIONES

2

REDUCCION

ES

3

PREUPUESTO

DEFINITIVO

4 = 1 + 2 - 3

ENERO FEBRERO MARZO RECAUDOS

5

SALDO POR

RECAUDAR

6 = 4 - 5

% POR

RECAUDAR

1 INGRESOS

1,1 DERECHOS ACADEMICOS - - -

1,2 COBROS COMPLEMENTARIOS - - -

1,2,1 Carnet -

1,2,2 Sistematizacion de boletines -

1,2,3 Agenda -

1,2,4 Derecho de grado -

1,2,5 Certificaciones 500.000 335.000 835.000 144.000 175.000 835.000 - 0%

1,3 COBROS PERIODICOS - -

1,3,1 Transporte de alumnos - -

1,4 INGRESO POR VENTA DE PRODUCTOS - -

1,4,1 Venta de huevos - -

1,4,2 Venta de hortalizas - -

1,4,3 Venta de gallinas - -

1,5 INGRESOS POR EXPLOTACIÓN DE BIENES - -

1,5,1 Arriendo de cafeteria 5.600.000 5.600.000 930.000 506.000 1.606.000 3.994.000 71%

1,5,2 Arriendo de espacios 13.500.000 13.500.000 7.650.000 10.100.000 3.400.000 25%

- -

2 TRANSFERENCIAS - - -

2,1,1 Transferencias gratuidad 131.888.000 131.888.000 131.888.000 - 0%

2,1,2 Transferencias municipales calidad - - - -

2,2 Transferencia municipales funcionamiento - - - -

2,3 Otras transferencias distritales 3.000.000 900.000 3.900.000 3.900.000 - 0%

3 RECURSOS DE CAPITAL - - -

3,1 Recursos del balance - - -

3,2 Cancelacion de reservas - - -

3,3 Rendimientos financieros - - -

3,4 Transferencias por recibir 2011 18.088.000 18.088.000 18.088.000 - 0%

- - -

TOTALES 172.576.000 1.235.000 - 173.811.000 8.724.000 681.000 - 166.417.000 7.394.000

Rector

SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DE BOLIVAR

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

PRIMER TRIMESTRE DE 2012

Al 31 de Marzo De 2013

MODIFICACIONES


13.16 MODELO 18. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EGRESOS

PRESUPUESTO PRESUPUESTO SALDO

CODIGO IDENTIFICACIÓN INICIAL ADICIONES REDUCCIONESCREDITOSCONTRACRED DEFINITIVO ENERO FEBRERO MARZO

TOTAL

ACUMULA

TOTAL COMPR. APROPIACION

ENERO FEBRERO MARZO ACUMULADOSPOR PAGAR % EJECU

2.1.1.1.1 Honorarios

2.1.1.1.2 Servicios Tecnicos

2.1.2.1 Compra de equipos

2.1.2.2 Materiales y suministros

2.1.2.3Dotaciones Pedagogicas

2.1.3.1Mantenimiento de

infraestructura

2.1.3.2Mantenimiento de

mobiliario

2.1.3.3 Servicios publicos

2.1.3.4 Arrendamientos

2.1.3.5 Impresos y publicaciones

2.1.3.6Comunicación y

transportes

2.1.3.7 Seguros

2.1.3.8 Impuestos

2.1.3.9 Salidas pedagogicas

2.1.3.10

Participación e inscripción

Actividades pedagógicas,

cientificas, deportivas y

culturales

2.1.3.11 Otros Gastos generales

3.1

Proyecto ambiental -

PRAES

3.2Proyecto educación

sexual

3.3

Proyecto recreación y

tiempo libre

TOTALES - - - - - - - - - - - 0 - - -

RUB. PRESUPUESTAL MODIFICACIONES TRASLADOS DISPONIBILIDADES COMPROMISOS PAGOS

SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA DE BOLIVAR

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXXCARTAGENA - COLOMBIA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE EGRESOSINFORME TRIMESTRAL- PRIMER TRIMESTRE

A MARZO 31 DE 2013



13.17 MODELO 19. REGLAMENTO DE TESORERÍA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERÍA

Acuerdo No __XXXXX__

Definición de operaciones de tesorería

Las operaciones de tesorería son aquellas que se originan en la administración de fondos y garantizan la liquidez y correcta destinación de recursos financieros.

En el presente reglamento, se determinará la forma y procedimiento para:

1. Realización de los recaudos 2. Realización de Pagos 3. Seguimiento y control permanente del flujo de caja 4. Responsables en la autorización de los pagos 5. Otros aspectos generales

1.1 Realización de los recaudos

Procedimiento

1. Administración de recursos en cuenta bancaria

De conformidad con el artículo 15 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, los recursos financieros del fondo de servicios educativos se manejarán en cuenta bancaria número___________ a nombre del mismo, en la entidad financiera Banco xxxx que dispone de la respetiva vigilancia de la superintendencia financiera. A la entidad territorial certificada (Cartagena-Bolívar), se enviará con oficio motivado constancia de existencia de (los) productos bancarios para su respectivo registro en tesorería.

2. Apertura de nuevas cuentas

Cuando con ocasión de nuevos recursos se precise de la apertura de nuevos productos bancarios, se procederá a su apertura. De tal hecho se enviará notificación a la entidad territorial certificada, dentro del mes calendario siguiente al hecho, en todo caso se procederá de conformidad a las directrices que para este fin señale el ente territorial.

3. Recepción de efectivo

Todos los ingresos percibidos por la institución educativa se administrarán desde la cuenta(s) bancaria registrada.

4. Comprobantes de ingresos

Recibido el extracto bancario se procederá a la consolidación de la información para el registro contable del comprobante de ingreso, clasificando según corresponda contable y presupuestalmente los valores relacionados en el extracto bancario.

5. Constitución de títulos

Siempre que se garantice la atención a compromisos adquiridos según la programación financiera anual: proyectos, POIA y flujo de caja, la institución educativa podrá favorecer la obtención de mayor rendimiento financiero a través de



la constitución de certificados de depósito a término fijo en entidades vigiladas por la superintendencia financiera.

6. Nuevos ingresos

La institución educativa propenderá la eficiente gestión financiera a través de la consecución de nuevos recursos en fuentes lícitas propias, relacionadas o complementarias del objeto social del ente educativo. Estos nuevos ingresos se adicionarán al presupuesto y administrarán en la cuenta del fondo de servicios educativos si su fin es general o en cuenta independiente si su fin es particular. Toda actividad susceptible de generar recursos para la institución educativa será sometida a consideración del consejo directivo, su aprobación y destinación constarán en la respectiva acta de la sesión donde se trate el asunto.

7. Acciones de cobro

Para el cobro de otros conceptos como la contraprestación mensual por la concesión de la cafetería escolar, se exigirá comprobante de consignación mensual al adjudicatario, en caso de incumplimiento por más de dos meses se iniciará trámite de realización cobro coactivo o el que señale el respectivo contrato de concesión.

Para cada caso de incumplimiento de pago, en otros servicios o convenios se procederá de conformidad con las cláusulas que señale el respectivo documento suscrito por las partes.

1.2 Realización de pagos

1.2.1 Programación del pago

Todo pago se efectuara con sujeción a la disponibilidad de fondos. No podrá adquirirse compromiso sin la verificación de saldo líquido para su atención. Cumplido esta verificación se adelantara la comprobación de los requisitos rutinarios de presupuesto: disponibilidad, compromiso, recibido a satisfacción; los contables: causación y existencia de la factura o documento equivalente; los contractuales: orden de compra, prestación o servicio según corresponda en reglamento interno; realizada esta confrontación se procederá a la elaboración de la respectiva orden de pago.

1.2.2 Disponibilidad de fondos y presupuesto De conformidad con el artículo 10 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, todo pago que se programe deberá contar con la previa disponibilidad de recursos presupuestales y de fondos.

2 Pagos en cheque o transferencia En la institución educativa, no se generan pagos en efectivo. La modalidad de pago será de contado, por la incapacidad jurídica frente a las condiciones que permite el endeudamiento público; el instrumento de pago será el cheque o transferencia electrónica según convenio suscrito con la entidad bancaria. 3 Autorización del pago El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien además firmara la orden de pago, no obstante la firma del soporte de pago para el caso de gerencia electrónica, o cheque cuando se trate de titulo valor, deberá estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorería.



5 Requisitos del beneficiario Para todo pago el beneficiario, con sujeción al régimen tributario al que pertenezca, deberá presentar factura o documento equivalente con el pleno de los requisitos tributarios. Adicionalmente anexar la documentación que corresponda, de conformidad con el capítulo 2: reglamento interno de contratación. 6 Pagos no contemplados Los pagos resultantes que no estuviesen en la planeación financiera anual de la institución educativa, deberán cumplir previamente el requisito de la modificación al presupuesto a fin de garantizar la disponibilidad que los ampare. Se harán con sujeción al procedimiento definido para tal fin en el presente reglamento. 7 Cheques anulados o no cobrados Los cheques anulados, se anexaran a la respectiva colilla de chequera, en donde podrá verificarse el consecutivo de los girados y los anulados. Contablemente, se efectuara un registro de devolución de la compra, presupuestalmente, se ajustará adicionando el rubro de reintegros. 8 Seguimiento y control permanente del flujo de caja

El flujo de caja anual se elaborara con base en las necesidades de las áreas incluida la administrativa, reportadas oportunamente en la planeación financiera por la metodología de proyectos educativos. Según las nuevas necesidades de la vigencia y no contempladas previamente se harán los respectivos ajustes mensuales. Estas modificaciones serán reflejadas en la ejecución presupuestal y se comunicaran con la periodicidad requerida de este informe, al consejo directivo.

1.3 Responsables en la autorización de los pagos

El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien además firmara la orden de pago. El cheque o autorización de giro por gerencia electrónica deberá estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorería. Para la debida garantía de protección de los recursos, ambos firmantes contaran con una póliza de manejo constituida de conformidad con las normas del sector público y con cargo a los recursos del fondo de servicios educativos, aún si el tesorero es contratista, en razón de que la póliza de manejo no es un costo de legalización del contrato sino derivado del cumplimiento de funciones del mismo.

1.4 Fondo de caja menor

La institución educativa podrá contar con un fondo fijo de caja menor, constituido de conformidad a la resolución del ministerio de hacienda y crédito público, de acuerdo a la citada norma se faculta al ordenador del gasto, con aprobación del monto por el consejo directivo, para que se cree el fondo mediante resolución en la que además constará su reglamento. Otros aspectos generales

1.4.1 Costo del servicio bancario.

La comisión bancaria por el recaudo y consultas, así como el costo de chequeras o transferencias será convenido con la respectiva entidad bancaria, garantizando la favorabilidad en la selección de conformidad con el decreto 2474 de 2008. Este costo, dentro del presupuesto se atenderá con cargo al concepto acciones de mejoramiento de la gestión escolar.



1.4.2 Funciones y perfil del asesor para la gestión financiera

El asesor contables quien debe ser contador público titulado con tarjeta profesional, y con experiencia cumplirá funciones de contabilidad, tesorería y administrativas según se detalla a continuación:

Funciones de tesorería:

- Participar en la elaboración del Presupuesto de ingresos y gastos por vigencia conforme a decreto 111 y demás reglamentarios y concordantes.

- Establecer métodos de recaudo y distinción del ingreso. - Orientar y elaborar pagos a proveedores de bienes y servicios - Participar en la presentación de proyectos de adquisición de recursos, inversión y

asignación de los mismos. - Colaborar en el diseño de políticas para asignación de recursos de todo tipo, entre

ellos por el Sistema General de Participación - Rendir un informe anual sobre gestión. - Elaborar las conciliaciones bancarias - Facilitar y proveer oportunamente la información para la elaboración de estados

financieros y demás reportes financieros - Elaborar los informes presupuestales y de tesorería que requieran los órganos de

control y los demás que soliciten las entidades del estado.

Funciones contable:

- Orientar la elaboración de comprobantes de ingreso y gastos - Realizar registros contables en libros reglamentarios - Preparar y presentar ante el Consejo directivo, los estados financieros

reglamentarios - Elaborar los informes contables que requieran los órganos de control y los demás

que soliciten las entidades del estado - Elaborar las respectivas declaraciones tributarias. - Atender solicitudes de información contable y presupuestal. - Asesorar trámites ante la DIAN, cámara de comercio y otros organismos - Proporcionar informes contables y administrativos oportunos. - Asesorar financieramente la institución. - Asesorar la institución educativa en aspectos contractuales.

Firmas del consejo directivo

Para constancia se firma en la ciudad de Cartagena el día____de____, según acta______ de sesión del consejo directivo.

Firmas


_________________________ ______________________________

Presidente Secretario


13.18 MODELO 20. RELACIÓN DE GASTOS DETALLADO

ESTE FORMATO DEBE SER ENTREGADO EN MEDIO MAGNETICO

Fech Dis. N° Dis. Fech Ord. No O.Comp O.P.S. ContratNº dias Fech Reg. N° Reg. Recibido Reso pago Fec. Comp. N° Comp N° cheq Beneficiario Nit Concepto Valor Dis. Valor compr. Codigo Pres.Rubro



13.19 PROCEDIMIENTO PARA UTILIZACIÓN DE BIENES

Los bienes y espacios de la institución educativa son de beneficio público, en tal sentido precisan la definición de medidas para el debido cuidado, custodia y garantía de correcto uso. El siguiente procedimiento determinará las condiciones de préstamo de los bienes devolutivos y espacios para la tenencia de los mismos en condiciones de permanente servicio, dicta directrices para las personas a las que se asigne o soliciten en préstamo bienes cargados al inventario institucional. Toda persona que disponga en calidad de préstamo para el uso propio o particular de un bien institucional, adquiere responsabilidad sobre el mismo.

La institución educativa debe ejercer el control directo sobre los bienes de su propiedad, por tal razón es necesario tener un procedimiento confiable y oportuno, que permita la localización de bienes e identificación de quienes hacen uso de los espacios.

Propiedad sobre los bienes y espacios. Los bienes en inventarios y los espacios e instalaciones de la institución educativa son propiedad del ente territorial certificado. El ordenador del gasto tiene la responsabilidad en la administración y custodia de ellos, la comunidad educativa, contratistas, administrativos, autoridades educativas, en general tienen el derecho al uso pero responsabilidad sobre las consecuencias del mismo, consecuentemente, deberán propender por el cuidado de los bienes y espacios asignados para evitar el daño y deterioro, no exceder el uso normal objetivo y racional y asegurar el conocimiento necesario para el adecuado manejo de bienes o uso de espacios.

Obligaciones de quienes solicitan en préstamo espacios o bienes.

Los tenedores de bienes o espacios en calidad de préstamo, tendrán las siguientes obligaciones:

a. Pagar anticipadamente el valor pactado (si esto es convenido) b. Garantizar la reposición del espacio o bien en las mismas condiciones en

que fue recibido y con el límite del tiempo pactado. c. Emplear el espacio o bien en acciones de legalidad. d. Propender el buen uso y evitar el deterioro o daño del espacio o bien. e. Reponer el bien en caso de pérdida, hurto, deterioro o daño.

Competencia en el préstamo de bienes y espacios.

El consejo directivo faculta al ordenador del gasto para el trámite de autorización de uso bienes y espacios con sujeción al procedimiento establecido en este capítulo.

Valor de los espacios o bienes conferidos en calidad de préstamo.

El uso de los bienes y espacios de la institución educativa, tiene como premisa el beneficio de la comunidad educativa, así cuando se trate de actividades



institucionales o particulares en pro de la comunidad educativa, el uso no tendrá algún valor. Cuando el objeto del uso de los bienes o espacios tenga un carácter de beneficio económico para quien lo solicita, se convendrá un pago equivalente a los referentes de mercado para el mismo bien o espacio.

Trámite de préstamo de bienes o espacios

1. Diligenciamiento de formulario que se debe determinar para tal fin 2. Consignación en la cuenta del fondo de servicios educativos y entrega a

tesorería (si esto aplica) 3. Recepción del bien y suscripción de compromiso de responsabilidad sobre

el bien o espacio (en el mismo formulario de solicitud) 4. Devolución, verificación de condiciones iníciales de uso del bien o espacio.

En los casos requeridos trámites de reposición del bien.



14 ANEXOS.

Los siguientes anexos son los formatos soportes para la legalización de todos los contratos

y ordenes que se elaboran en la institución educativa



14.1 ANEXO 1. CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CONTRATO No. _ de 201X

INSTITUCION EDUCATIVA xxxxxxxx

CONTRATISTA:

OBJETO: servicios de xxxxx

VALOR: Valor en letras ($xxxxx)

Entre los suscritos a saber: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx , mayor de edad, identificado con la

cédula de ciudadanía Nº xxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxxxxxxxxx, quien obra en este

acto en nombre y representación de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA xxxxxxx, NIT.

xxxxxxx, con domicilio en el municipio de xxxxxx Bolívar, en su carácter de Rector, que

en adelante se denominará EL CONTRATANTE, por una parte, y por otra parte

xxxxxxxxxxxxx identificado(a) con la cédula de ciudadanía Nº xxxxxxxx Expedida en

xxxxxx(Dpto), quien actúa en su propia representación con Nit. xxxxxxx , la cual se

llamará EL CONTRATISTA, por el cual hemos convenido celebrar el presente contrato de

servicios de xxxxxxxxxxxx que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA:

OBJETO; El presente contrato tiene por objeto: prestar los servicios de

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx con las siguientes características: 1. xxxx 2. xxxx 3.xxxxxx

4.xxxxxxx SEGUNDA: VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: El valor total del

presente contrato para todos los efectos legales y fiscales asciende a la suma de

xxxxxxxxxxxxx.oo (xxxxxxxxxxxx M/CTE), pagaderos xxxxxxxxxxxxxxxxx y el saldo a la

entrega total y recibido a satisfacción TERCERA: DURACIÓN: El término de duración

del presente contrato de prestación de servicio será de xxxxx (días o meses). Fecha de

iniciación: rige a partir de la legalización del mismo CUARTA: OBLIGACIONES DEL

CONTRATISTA: a). Prestar el servicio según lo estipulado en el objeto de este contrato.

QUINTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: a). Informar al contratista cualquier

irregularidad que se presente por razón del servicio. SEXTA: SANCIONES POR

INCUMPLIMIENTO: El incumplimiento parcial o total de cualquiera de las obligaciones

del contratista acarrearán un pago a favor del contratante por la suma equivalente al cero

punto dos (0.2 %) por ciento del valor total del contrato, por cada día de incumplimiento,

sin que el valor total exceda del diez (10%) por ciento del valor total del contrato. Si el

incumplimiento se presenta por parte del contratante habrá lugar al cobro de intereses

moratorios, de acuerdo a las tasas vigentes para el momento del incumplimiento.

SEPTIMA: CESIÓN DE DERECHOS; El contratista no podrá ceder los derechos y

obligaciones del presente contrato, sin la autorización expresa del representante legal de

la entidad contratante. OCTAVA: TERMINACIÓN: Este contrato se vence por el término

estipulado en la cláusula tercera, o por el incumplimiento de una o más de las obligaciones

por parte del contratista. NOVENA: RENUNCIA Y REQUERIMIENTOS: El contratista

renuncia de manera expresa a cualquier tipo de requerimiento judicial o extrajudicial, para

efectos del cumplimiento de lo pactado en el presente contrato. DÉCIMA:

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. El contratista declara bajo la gravedad

de juramento no encontrarse incluido dentro de las inhabilidades e incompatibilidades



contempladas en la ley general de contratación, y demás normas legales vigentes.

DÉCIMA PRIMERA: SUPERVISIÓN: El control y vigilancia acerca del cabal

cumplimiento y ejecución de este contrato será ejercido por el contratante a través del

rector de la institución educativa. DÉCIMA SEGUNDA: SUJECIÓN A LAS

APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Las erogaciones correspondientes al pago e se

harán con cargo al rubro de xxxxxxxxxxxx y contenido en el presupuesto para el

presente año 201X, para lo cual se expidió la correspondiente disponibilidad presupuestal

No_____. DÉCIMA TERCERA: DISPOSICIONES APLICABLES: Forman parte del

presente contrato todas las disposiciones legales vigentes que le sean aplicables, la ley

general de contratación y demás normas concordantes las cuales se consideran como

cláusulas incorporadas a su texto. DÉCIMA CUARTA: PERFECCIONAMIENTO: El

presente contrato requiere para su perfeccionamiento la firma de las partes, y el registro

presupuestal correspondiente por parte del contratante. DÉCIMA QUINTA:

AFILIACIÓN A LOS SISTEMAS DE SALUD Y PENSIÓN Y APORTES

PARAFISCALES. El contratista está obligado a certificar su afiliación a los sistemas de

salud DÉCIMA SEXTA: DE LA RELACION JURÍDICA: El contratista suscribirá bajo su

propia responsabilidad y autonomía los contratos individuales de trabajo necesarios para la

prestación del servicio objeto de este contrato. DÉCIMA SÉPTIMA: PÓLIZAS, El

contratista constituirá una póliza del 100% del anticipo, expedida por una aseguradora

legalmente constituida en Colombia.

DÉCIMA OCTAVA: DOMICILIO: Las partes acuerdan tener como domicilio para efectos

del presente contrato el municipio de xxxxxx (Bolívar).

Para constancia se firma en el municipio de xxxxxx (Bolívar)por las partes intervinientes a

los XX días del mes de xxxxxx del año 201X.

CONTRATANTE CONTRATISTA



14.2 ANEXO 2. CONTRATO DE SUMINISTROS

CONTRATO No._ de 201X

INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXX

CONTRATISTA:

OBJETO: Adquisición de

VALOR: Valor en letras (xxxxxxxx m/cte).

Entre los suscritos a saber: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx , mayor de edad, identificado con la

cédula de ciudadanía Nº xxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxxxxxxxxx, quien obra en este

acto en nombre y representación de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA xxxxxxx, NIT.

xxxxxxx, con domicilio en el municipio de xxxxxx Bolívar, en su carácter de Rector, que

en adelante se denominará EL CONTRATANTE, por una parte, y por otra parte

xxxxxxxxxx identificado(a) con la cédula de ciudadanía Nº xxxxxxxx Expedida en

xxxxxx(Dpto), quien actúa en su propia representación con Nit. xxxxxxx , la cual se

llamará EL CONTRATISTA, por el cual hemos convenido celebrar el presente contrato de

servicios de xxxxxxxxxx que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO;

El presente contrato tiene por objeto: adquisición de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx con las

siguientes características: 1. xxxx 2. Xxxxx 3.xxxxxx

4.xxxxxxx SEGUNDA: VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: El valor total del

presente contrato para todos los efectos legales y fiscales asciende a la suma de (valor en

letras) ($ xxxxxxxxx), pagaderos xxxxxxxxxxxx y el saldo a la entrega total y recibido a

satisfacción TERCERA: DURACIÓN: El término de duración del presente contrato de

prestación de servicio será de XXX (días o meses). Fecha de iniciación: rige a partir de

la legalización del mismo CUARTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: a). Prestar el

servicio según lo estipulado en el objeto de este contrato. QUINTA: OBLIGACIONES

DEL CONTRATANTE: a). Informar al contratista cualquier irregularidad que se presente

por razón del servicio. SEXTA: SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO: El

incumplimiento parcial o total de cualquiera de las obligaciones del contratista acarrearan

un pago a favor del contratante por la suma equivalente al cero punto dos (0.2 %) por

ciento del valor total del contrato, por cada día de incumplimiento, sin que el valor total

exceda del diez (10%) por ciento del valor total del contrato. Si el incumplimiento se

presenta por parte del contratante habrá lugar al cobro de intereses moratorios, de

acuerdo a las tasas vigentes para el momento del incumplimiento. SÉPTIMA: CESIÓN

DE DERECHOS; El contratista no podrá ceder los derechos y obligaciones del presente

contrato, sin la autorización expresa del representante legal de la entidad contratante.

OCTAVA: TERMINACIÓN: Este contrato se vence por el término estipulado en la

cláusula tercera, o por el incumplimiento de una o más de las obligaciones por parte del

contratista. NOVENA: RENUNCIA Y REQUERIMIENTOS: El contratista renuncia de

manera expresa a cualquier tipo de requerimiento judicial o extrajudicial, para efectos del

cumplimiento de lo pactado en el presente contrato. DÉCIMA: INHABILIDADES E

INCOMPATIBILIDADES. El contratista declara bajo la gravedad de juramento no



encontrarse incluido dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la

ley general de contratación, y demás normas legales vigentes. DÉCIMA PRIMERA:

SUPERVISIÓN: El control y vigilancia acerca del cabal cumplimiento y ejecución de este

contrato será ejercido por el contratante a través del Rector de la Institución Educativa

xxxxxxx. DÉCIMA SEGUNDA: SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES

PRESUPUESTALES: Las erogaciones correspondientes al pago e se harán con cargo al

rubro de xxxxxxxxxxxx y

contenido en el presupuesto para el presente año 201X, para lo cual se expidió la

correspondiente disponibilidad presupuestal No_____. DÉCIMA TERCERA:

DISPOSICIONES APLICABLES: Forman parte del presente contrato todas las

disposiciones legales vigentes que le sean aplicables, la ley general de contratación y

demás normas concordantes las cuales se consideran como cláusulas incorporadas a su

texto. DÉCIMA CUARTA: PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato requiere para

su perfeccionamiento la firma de las partes, y el registro presupuestal correspondiente por

parte del contratante. DÉCIMA QUINTA: AFILIACIÓN A LOS SISTEMAS DE SALUD

Y PENSIÓN Y APORTES PARAFISCALES. El contratista está obligado a certificar su

afiliación a los sistemas de salud DÉCIMA SEXTA: DE LA RELACIÓN JURÍDICA: El

contratista suscribirá bajo su propia responsabilidad y autonomía los contratos individuales

de trabajo necesarios para la prestación del servicio objeto de este contrato. DÉCIMA

SÉPTIMA: PÓLIZAS, El contratista constituirá una póliza del 100% del anticipo, expedida

por una aseguradora legalmente constituida en Colombia.

DÉCIMA OCTAVA: DOMICILIO: Las partes acuerdan tener como domicilio para efectos

del presente contrato el municipio de xxxxxx (Bolívar).

Para constancia se firma en el municipio de xxxxxx (Bolívar) por las partes intervinientes a

los XX días del mes de xxxxxx del año 201X.

CONTRATANTE CONTRATISTA



14.3 ANEXO 3. CONTRATO DE OBRA O CONSTRUCCION CON

SUMINISTRO DE MATERIALES.

En el municipio de ............ a los.......... días del mes de............ del año.........., entre

los suscritos.............. y ............... personas mayores y vecinos de

.....................domiciliados en ..............., identificados con las cédulas de

ciudadanía números ............ y ..............., expedidas en ..................y ...............

respectivamente, llamados CONTRATANTE y CONTRATISTA, en su orden, acordamos

un contrato de obra o construcción, regido por las siguientes cláusulas: Primera. EL

CONTRATANTE entrega a EL CONTRATISTA y éste acepta la obra o construcción de:

................ en.............. (Lugar de ubicación del terreno, y dentro del mismo el sitio

exacto donde se realizara la construcción)......................... propiedad de...................

dicha obra se realizará conforme al plano realizado por.............. y el correspondiente

pliego de condiciones aprobado, que firmado por las partes, se adjunta y forma parte

integrante del presente contrato. Segunda. Los materiales serán suministrados

por................. Conforme a las cantidades, calidades, formas de entrega, oportunidad

e entrega y demás especificaciones contenidas en el pliego de condiciones

mencionado. Tercera. El precio total de la obra se estipula en la suma de.............

peso ($..............), pagaderos de la siguiente forma: a) El...............% para proceder al

acopio de materiales destinados a la construcción aludida. b) Un...............%

el............... c) Un................% el............. d) Y el saldo, o sea el.........% restante se

abonará a la recepción final de las obras debidamente aprobada. Cuarta. Sobre las

sumas correspondientes a los porcentajes consignados en los incisos b), c) y d), EL

CONTRATANTE retendrá el....................% como fondo de garantía, el que se le

reintegrará al CONTRATISTA una vez transcurridos.................... Meses desde la

aprobación definitiva de la obra y siempre que no sobrevenga ningún vicio o defecto de

construcción imputable al CONTRATISTA. Quinta. EL CONTRATISTA se obliga a iniciar

la obra dentro de un plazo de............... días a partir de la fecha del presente contrato,

y a entregarla en las debidas condiciones, completamente terminada a satisfacción del

CONTRATANTE en un plazo de................. Días de iniciada , salvo caso de fuerza

mayor no imputable al CONTRATISTA, considerándose tal, con exclusión de cualquier



otro: La huelga o paralización total o parcial de actividades en el gremio de la

construcción, faltas de materiales en plaza que deban emplearse en la construcción

según el pliego de condiciones acompañado; y condiciones meteorológicas adversas,

cualquiera de ellas en forma indistinta correspondiendo la prueba de ellas al

CONTRATISTA. Sexta. En el caso de que EL CONTRATISTA no finalizara la obra en le

plazo y condiciones estipulados, sin que haya presentado ninguno de los hechos

considerados como caso fortuito, el mismo será deudor del CONTRATANTE de una

multa diaria de................ pesos ($...............) por cada día de retardo en la entrega

de la obra a satisfacción del CONTRATANTE. Séptima. El locador responde del

cumplimiento de todas las leyes,. Reglamentos demás disposiciones nacionales,

departamentales, municipales y de orden administrativo respecto de la construcción de

la obra. Octava. Todas las obligaciones relacionadas con el personal que trabaja en

la obra, como sueldos, seguros, jubilaciones, cargas sociales, etc., son exclusivamente

a cargo del CONTRATISTA. Novena. Todo trabajo que no se encuentre estipulado en el

presente contrato, será liquidado como extra y pagado aparte por EL CONTRATANTE.

Décima. EL CONTRATANTE podrá inspeccionar las obras, personalmente o por medio

de representante, todas las veces que lo desee y siempre en fecha y hora laborable,

a los efectos de constatar el cumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA.

Décima primera. Ante el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de cualquiera de

las obligaciones a su cargo, EL CONTRATANTE podrá optar por la pena pactada en la

cláusula sexta o accionar por daños y perjuicios, además de la acción por cumplimiento

de contrato que ejercerá independientemente. Así mismo EL CONTRATANTE se

reserva la facultad de rescindir el presente contrato comunicando tal decisión al

CONTRATISTA en forma fehaciente y sin ninguna otra formalidad por lo que para este

evento en el caso de que EL CONTRATISTA no diera comienzo a la construcción en el

plazo fijado, cuando no diera cumplimiento estricto a cualquiera de las cláusulas del

presente contrato, no utilizará la calidad o cantidad de los materiales a que se

comprometió en el pliego de condiciones adjunto en caso de fallecimiento,

incapacidad, falencia e irresponsabilidad manifiesta a juicio del propietario en caso de

no haber entregado la obra totalmente finalizada en las condiciones estipuladas

habiendo transcurrido ................ días desde el vencimiento de dicho plazo y en



general ante cualquier incumplimiento del contrato que pudiera afectar los intereses

del CONTRATANTE. En caso de que EL CONTRATANTE hiciera uso de la facultad de

rescisión, no estará obligado a indemnizar de ninguna forma al CONTRATISTA quien

perderá en beneficio del CONTRATANTE, el deposito de garantía fijado en la cláusula

cuarta además de responder conforme a derecho por los daños y perjuicios de acuerdo

a lo pactado en la primera parte de la presente cláusula. Décima segunda. Para el

cobro de toda suma liquida derivada del presente, las partes pactan expresamente la

vía ejecutiva, que procederá acompañando ese contrato y constancia del

incumplimiento. Décima tercera. Todo trabajo que no se encuentre estipulado en el

presente contrato y pliego adjunto y cuya realización haya sido expresamente

autorizada por escrito por EL CONTRATANTE, será liquidado como extra y abonado en

la etapa que corresponda conforme a lo estipulado en la cláusula tercera

aplicándose así mismo lo pertinente a la cláusula cuarta. Décima cuarta. Todo gasto

que pudiera corresponder al presente contrato será solventado en partes iguales

por ambos contratantes. Décima quinta. Para todos los efectos judiciales o

extrajudiciales, las partes constituyen los siguientes domicilios; EL CONTRATANTE

en............. y el CONTRATISTA en..............., donde se tendrán

por efectuadas todas las notificaciones. Así mismo las partes se someten para toda

cuestión judicial derivada del presente contrato a la jurisdicción ordinaria de los

tribunales de............., con renuncia a todo otro fuero o jurisdicción.

EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA



14.4 ANEXO 4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL



14.5 ANEXO 5. CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP).



14.6 ANEXO 6. ORDEN DE PAGO



14.7 ANEXO 7. ORDEN DE COMPRAS



14.8 ANEXO 8.ENTRADA ALMACEN

PROVEEDOR:

NIT O RUT

DIRECCIÓN

TELEFONOS

CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO TOTAL

SUBTOTAL

DESCUENTO

NETO

IVA 16%

TOTAL

Recibe

Almacenista-

INSTITUCION EDUCATIVA xxxxxxxxxxx

NIT.xxxxxxxx

ENTRADA A ALMACEN

Municipio(Bolívar)

Todos los elementos anteriormente descritos se recibieron a entera satisfaccion

Dada en municipio(Bolívar) de Indias a los___ dias del mes de ______de 2013



14.9 ANEXO 9. CUENTA DE COBRO



14.10 ANEXO 10. FACTURA DE VENTA



14.11 ANEXO 11. COMPROBANTE DE INGRESOS



15 BIBLIOGRAFÍA

LEY 115 DE FEBRERO 8 DE 1994 Por la cual se expide la Ley General de la Educación.

LEY 715 DE DICIEMBRE 21 DE 2001, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia

de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151,288,356,357 de la

Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los

servicios de educación y salud.

LEY 819 DE JULIO 9 DE 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de

presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.

LEY 1049 DE JUNIO 12 DE 2006, Por la cual se modifica el artículo 14 de la Ley 115 de

1994

LEY 1474 DE JULIO DE 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la

efectividad del control de la gestión pública.

DECRETO 111 DE ENERO 15 DE 1996, Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.

DECRETO 4791 DE DICIEMBRE 19 DE 2008, por el cual se reglamenta parcialmente los

artículos 11,12,13,14 de la Ley 715 de 200, en relación con el fondo de servicios

educativos de los establecimientos educativos estatales.

DECRETO 1860 DE 1994Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 115 de 1994 en

los aspectos pedagógicos y organizativos generales.

DECRETO 1290 DE ABRIL 16 DE 2009. Por el cual se reglamenta la evaluación del

aprendizaje y promoción de los estudiantes de los niveles de educación básica y media.

DECRETO 4807 DE DICIEMBRE 20 DE 2011, Por el cual se establecen las condiciones de

aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar,

primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras

disposiciones para su implementación.

DECRETO 0734 DE ABRIL 2012, "Por el cual se reglamenta el Estatuto General de

Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.

GIL OSPINA, María Isabel. REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS para la administración

de fondos de SERVICIOS EDUCATIVOS. Litoimpresos y servicios Ltda. Medellín 2008.



GUIA PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS FONDOS DE

SERVICIOS EDUCATIVOS.

M.E.N. Ministerio de Educación Nacional. Serie publicaciones. Guía 34. RESOLUCIÓN 01

DE ENERO 4 DE 2010 DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO.

PLAN GENERAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA, adoptado mediante la Resolución 355

de 2007, contiene las pautas conceptuales que deben observarse para la construcción

del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), y está integrado por el Marco

Conceptual y la estructura y descripciones de las clases.

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REGLAMENTO OPERATIVO PARA EL MANEJO … OPERATIVO... · 8.2 manual para el manejo y control de cajas menores ... educativos fse. 1.1 definiciÓn de los fondos de servicios educativos