República de Honduras Secretaría de Agricultura y ... · Ganadería (UCP-SAG) / la Unidad Administradora de Proyectos de la Secretaría de Finanzas (UAP-SEFIN), las Unidades Coordinadoras

República de Honduras

Secretaría de Agricultura y Ganadería

Proyecto de Competitividad Rural en Honduras (COMRURAL)

“Estableciendo Alianzas Productivas en el Marco de las Cadenas de Valor”

Manual de Operaciones

Junio de 2012

Banco Mundial

2

Sigla Significado

AFPs

Aliados Financieros Privados

AIF Asociación Internacional de Fomento (Banco Mundial)

BANHPROVI Banco Hondureño para la Producción y la Vivienda

BCIE Banco Centroamericano de Integración Económica

BID Banco Interamericano de Desarrollo

BPA Buenas Prácticas Agrícolas

BPM Buenas Prácticas de Manufactura

CAFTA Tratado de libre comercio entre Estados Unidos y Centro América – República Dominicana

CANATURH Cámara Nacional de Turismo de Honduras

CE Consejo de Evaluación

CRDV Comités Regionales de las Cadenas de Valor

CNBS Comisión Nacional de Banca y Seguros

COMRURAL Proyecto de Competitividad Rural en Honduras

CONIMCH Consejo Nacional Indígena Maya – Chortí de Honduras

COP Consejo Orientador del Proyecto

DAC Diagnóstico Ambiental Cualitativo

DECA Dirección de Evaluación y Control Ambiental (SERNA)

EIA Evaluación de Impacto Ambiental

ERP Estrategia para la reducción de la pobreza

FACACH Federación de Cooperativas de Ahorro y Crédito de Honduras

FDA

Oficina de los Estados Unidos para la Administración de Alimentos y Fármacos

FIDA Fondo Internacional para el Desarrollo Agrícola

FONGAC Fondo de Garantía Complementaria

IFP Instituciones Financieras Privadas (Bancos privados y Cooperativas de Ahorro y Crédito, OPDF)

IHCAFE Instituto Hondureño del Café

IHDECOOP Instituto Hondureño de Cooperativas

IHT Instituto Hondureño de Turismo – Secretaría de Turismo

INA Instituto Nacional Agrario

MIP Manejo Integrado de Plagas

OMS Organización Mundial de la Salud

ONGs Organismos no Gubernamentales

ONILH Organización Nacional Indígena Lenca de Honduras

OPDF Organización Privada de Desarrollo Financiero

OPDs Organizaciones Privadas de Desarrollo

OPR Organización de Productores Rurales

PACTA Programa de Acceso a la Tierra

PMA Plan de Manejo Ambiental

PN Plan de Negocios

POA Plan Operativo Anual

PRONAGRO Programa Nacional Agroalimentario

PSDE Proveedor de Servicios para el Desarrollo Empresarial

PSDEs Proveedores de Servicios para el Desarrollo Empresarial

3

SAG Secretaría de Agricultura y Ganadería

SDP Secretaría de la Presidencia

SDR Derechos Especiales de Giro

SEFIN Secretaría de Finanzas

SENASA Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria

SEPA Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones

SERNA Secretaría de Recursos Naturales y Ambiente

SIAFI Sistema Integrado de Administración Financiera

SIG Sistema de Información Gerencial

SINEIA Sistema Nacional de Evaluación e Impacto Ambiental

TIR Tasa Interna de Retorno

TNR Transferencia no Reembolsable

UAP Unidad Administradora de Proyectos

UCP Unidad Coordinadora del Proyecto

UCR Unidad Coordinadora Regional del Proyecto.

UMA Unidad de Manejo Ambiental

UPEG

Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión de la Secretaría de Agricultura y Ganadería.

USDA Departamento de Agricultura de los Estados Unidos

VAN Valor Actual Neto

4

Contenido No.Pag

Capítulo I. Marco Conceptual del Proyecto .................................................. 7 1.1Definición ...................................................................................................................................... 7 1.2 Objetivo ........................................................................................................................................ 7

1.3 Tipo de Préstamo ........................................................................................................................ 8 1.4 Principios ..................................................................................................................................... 8

1.5 Área de Focalización ................................................................................................................... 9 1.6 Población Meta ............................................................................................................................ 9 1.7 COMPONENTES. ....................................................................................................................... 9

1.7.1 Componente 1. Apoyo a las Alianzas Productivas (USD 8.25 millones) .......................... 9 1.7.2 Componente 2. Inversiones productivas. (USD 26.02 millones) ..................................... 10 1.7.3 Componente 3. Coordinación, Monitoreo y Evaluación (US $ 3.10 millones) ................ 11

1.8 Costo Total del Proyecto por Componente .............................................................................. 11 Capítulo II. ESTRATEGIA Y MARCO INSTITUCIONAL DE IMPLEMENTACION 13 2.1 El Marco Institucional. ............................................................................................................... 13

2.1.1 Consejo Orientador del Proyecto (COP) .......................................................................... 13

2.1.2 Unidad Coordinadora del Proyecto UCP-SAG ................................................................. 14 2.1.3 Unidad Administradora de Proyectos (UAP)/SEFIN ........................................................ 16 2.1.4 Los Comités Regionales de las Cadenas de Valor ......................................................... 17

2.1.5 Las Organizaciones de Productores/as Rurales (OPRs) ................................................ 17 2.1.6 Los Aliados Comerciales .................................................................................................. 18 2.1.7 El Consejo de Evaluación (CE) ......................................................................................... 18

2.1.8. Los Proveedores de Servicios para el Desarrollo Empresarial (PSDE) ........................ 21 2.1.9. Los Aliados Financieros Privados ................................................................................... 21

Capítulo III. MECANISMOS DE MONITOREO Y EVALUACION ...................... 22 Capítulo IV. Flujo de Procedimientos ........................................................ 24 4.1 El ciclo de la formulación y aprobación de los perfiles y los planes de negocios ................. 24 4.2 Fase de Inversión ...................................................................................................................... 38

Capítulo V. Procedimientos de administración financiera ........................... 47 CAPÍTULO VI. ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE OBRAS Y

SERVICIOS ............................................................................................... 69 Capítulo VII. Administración de Recursos Humanos ................................ 102

ANEXOS.................................................................................................:..................... ........... 111

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Tabla de Anexos

Página

Anexo 1. Marco de Resultados 111 Anexo 2. Estructura del Sistema de Información Gerencial

114

Anexo 3. Cadenas de Valor

139

Anexo 4. Reglamento Financiero

164

Anexo 5. Normas Operativas del FONGAC-COMRURAL

178

Anexo 6. Metodología de Calificación de PSDEs

190

Anexo 7. Pago por Servicios de Asesoría Técnica

233

Anexo 8. Guía para la Convocatoria de Presentación de Perfiles de Negocios

260

Anexo 9. Guía para la Formulación de Perfiles de Negocios

277

Anexo 10. Criterios para la Calificación y Selección de Perfiles

307

Anexo 11. Guía para la Formulación y Evaluación de Planes de Negocios

325

Anexo 12. Plan de Participación Social

358

Anexo 13. Plan de Manejo Ambiental

370

Anexo 14. Procedimientos para Contratos entre OPRs y Aliados Comerciales

388

Anexo 15. Plan de Comunicación

397

Anexo 16. Acuerdo Ministerial del COP

411

Anexo 17. Reglamento del COP

415

Anexo 18. Reglamento del Consejo de Evaluación

418

Anexo 19. Modelo de Contrato de transferencia no reembolsable COMRURAL – OPR

435

Anexo 20. Formato de Informe Trimestral de los PSDEs

443

Anexo 21. Guía de Adquisiciones y Contrataciones de las OPRs

450

Anexo 22. Reglamento de Procedimientos Administrativos y Control Interno del Anticipo de Fondos a la UCP /COMRURAL.

477

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Introducción El presente Manual de Operaciones sirve como guía para la implementación del Proyecto de Competitividad Rural en Honduras (COMRURAL). La intención del mismo es proporcionar la plataforma para que la Unidad Coordinadora del Proyecto de la Secretaría de Agricultura y Ganadería (UCP-SAG) / la Unidad Administradora de Proyectos de la Secretaría de Finanzas (UAP-SEFIN), las Unidades Coordinadoras Regionales, las Organizaciones de Productores Rurales (OPRs), los Proveedores de Servicios para el Desarrollo Empresarial (PSDE), Aliados Financieros Privados (AFPs), Aliados Comerciales y otros, puedan facilitar y operativizar el proceso de establecimiento de alianzas productivas en el marco de las cadenas de valor. El manual se ha estructurado en Seis Capítulos y 21 Anexos de soporte a la ejecución técnica, administrativa y financiera del mismo. En el Capítulo I, se describe el marco conceptual del Proyecto, incluyendo la definición de conceptos, la justificación y los principios orientadores que servirán para ubicar a los actores en una visión sectorial amplia hasta llegar a los componentes del proyecto. En el Capítulo II, se presenta el marco institucional de implementación del Proyecto con una descripción de los actores y los roles que tendrán para establecer las alianzas productivas. El Capítulo III, detalla los mecanismos de monitoreo y evaluación como un eje central para el aprendizaje social – empresarial a generar en el COMRURAL y, en el Capítulo IV, la modalidad de intervención en función del flujo de procedimientos. El Capítulo V se refiere al manejo de los recursos financieros y el VI a la administración de recursos humanos que se fundamenta en las Normas de Selección y Contratación de Consultores de Prestatarios del Banco Mundial. En los anexos se detallan las cadenas de valor seleccionadas con un enfoque conceptual del tema y un abordaje en las cadenas focalizadas por el Proyecto lo cual permitirá centrar al ejecutor en el quehacer del COMRURAL e integra la visión de las cadenas de valor. Luego se incluyen los instrumentos financieros del Proyecto para facilitar las relaciones con las instituciones financieras privadas y el manejo de los recursos del Componente de inversiones productivas con las organizaciones de productores rurales. Además se incluyen las guías de perfiles y planes de negocios para ser usados por los formuladores de estos y los procedimientos de manejo de los fondos de capital semilla. Los demás anexos se refieren a las salvaguardas sociales y ambientales en su contenido integro por la importancia que ambos revisten en la implementación del Proyecto. Se incluye además los procedimientos para el establecimiento de contratos entre organizaciones de productores y socios comerciales, entre OPRs y la Unidad Coordinadora del Proyecto y los procedimientos para el análisis de los planes de negocios. Asimismo, el manual contiene el plan de comunicación y el Reglamento del funcionamiento del Consejo Orientador del Proyecto (COP). En la medida que la dinámica de ejecución del COMRURAL genere lecciones y aprendizaje, el presente Manual deberá ajustarse y/o mejorarse.

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Uso y Modificaciones del Manual de Operaciones El manual es para el uso de todos los funcionarios, directivos, técnicos, personal de las diferentes instituciones involucradas y responsables del cumplimiento de los objetivos de COMRURAL. La primera edición del Manual y de sus Anexos deberá ser aprobada por SEFIN y ratificado por el COP, para lo cual, y previo a la emisión de una resolución de la SEFIN, contará con la No-Objeción de la AIFy de la Cooperación Suiza. Es probable que el contenido del manual se modifique cada cierto tiempo en función de las nuevas necesidades y procedimientos que COMRURAL requiera. La UCP de COMRURAL puede modificar el Manual sin la no-objeción de la AIF y de la Cooperación Suiza con excepción del documento principal y de los siguientes anexos: (i) Marco de Resultados; (ii) Reglamento Financiero; (iii) Acuerdo Ministerial del COP; y (iv) Guía de Adquisiciones para las OPRs. Las modificaciones al documento principal y de los anexos: (i) Marco de Resultados; (ii) Reglamento Financiero; (iii) Acuerdo Ministerial del COP del MOP y (iv) Guía de Adquisiciones para las OPRsserán a propuesta de la UCP de COMRURAL,producto de la ejecución operativa y de los resultados de las evaluaciones que se realicen, en especial por las misiones de evaluación conjuntas del COMRURAL; las mismas deberán ser aprobadas por la SEFIN, y deberán ser ratificadas por el COP y contar con la No-Objeción de la AIF y la Cooperación Suiza para entrar en vigencia.

Capítulo I. Marco Conceptual del Proyecto

1.1Definición

El COMRURAL se orienta al mejoramiento de la competitividad del sector rural. Además del principio de la competitividad, el COMRURAL considerará otros principios: riesgo compartido, beneficio mutuo, inversiones por demanda, asociatividad, sostenibilidad social, ambiental, económica e institucional.

1.2 Objetivo

Contribuir a incrementar la productividad y competitividad de pequeños productores/as rurales organizados o en vías de organización mediante su participación en alianzas productivas (en el marco de las cadenas de valor). El objetivo se logrará por medio de tres figuras: (i) Establecimiento dealianzas productivas estratégicas con arreglos de beneficio

mutuo entre organizaciones de productores/as con uno o varios socios comerciales. Es decir, se propone el establecimiento de vínculos formales entre productores/as y los siguientes eslabones en la cadena de valor;

(ii) Prestadores de servicios (financieros y no financieros) y fomento de sus capacidades para desarrollar las alianzas y plasmar su relación comercial; y

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(iii) Planes de negocios que, entre otros aspectos, incluyen las inversiones, el mercado, resultados esperados y contrapartidas de los socios, fundamentados en un esquema donde “todos ponemos – todos arriesgamos – todos ganamos”. Bajo este esquema

parte de las inversiones del plan de negocios calificaría para co-financiación por medio de recursos de COMRURAL.

El Proyecto se enfocará en operativizar procesos y mecanismos para facilitar las alianzas productivas, así como en la promoción de la organización, capacitación, información, estudios y acompañamiento técnico, infraestructura e inversiones productivas en apoyo a la participación para propiciar un ambiente de inversión de pequeños y medianos productores/as en alianzas productivas. El COMRURAL cofinanciará planes de negocio viables orientados por la demanda y definidos en base a mecanismos de mercado (criterio de rentabilidad). Además, el Proyecto contribuirá al fortalecimiento de capacidades locales para la prestación de servicios a las alianzas productivas.

Los indicadores claves para medir el impacto del Proyecto son:

Se logra un incremento del 10% en el valor de las ventas brutas de las organizaciones de productores rurales a partir de la implementación del plan de negocio.

Al menos un 80% de los productores que han recibido apoyo del proyecto para implementar un PN están satisfechos con el proyecto.

Los AFPs realizan préstamos por el equivalente de un 50% de los fondos públicos para el co financiamiento de los planes de negocios.

Se incrementa en un 20% la productividad de la tierra y del trabajo para los productores apoyados por el proyecto.

1.3 Tipo de Préstamo El costo total del COMRURAL es de US$ 39.4 millones. El Banco Mundial financia un monto

de SDR 14.4 millones. Los fondos de contrapartida provienen de las siguientes fuentes: aliados financieros privados (US $ 7.8 millones), Gobierno de Honduras (US$ 1.2 millones), organizaciones de productores/as rurales (US$ 3.6 millones). Además, la Cooperación Suiza contribuye con una donación de US $ 4.0 millones.

1.4 Principios

Las alianzas productivas estratégicas del sector agroalimentario que apoya el COMRURAL deben estar inscritas dentro de los siguientes principios:

Visión de cadena de valor

Sostenibilidad ambiental, social, económica y financiera.

Riesgos compartidos y beneficios mutuos inherentes al desarrollo de la alianza, tanto de los eslabones de producción y transformación, como de comercialización. En las alianzas todos los miembros aportan, todos arriesgan y todos ganan.

Sistemas productivos complementarios que diversifiquen los riesgos ambientales y económicos.

Articulación al valor agregado que se realice en los predios o en las zonas de producción.

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La alianza productiva debe enfocarse en el aumento de los ingresos en las OPR participantes.

Se promueve la asociatividad para mejorar la productividad y competitividad del sector rural.

Las inversiones productivas se otorgan en función de las demandas del mercado.

Los planes de negocio son financiados por el sector privado, productores y fondos del COMRURAL.

1.5 Área de Focalización

El Proyecto se focaliza en siete departamentos del centro-occidente de Honduras: Comayagua, La Paz, Intibucá, Santa Bárbara, Lempira, Copán y Ocotepeque. La focalización se realizó en base a los siguientes criterios: (i) potencial productivo, (ii) acceso a infraestructura vial y mercados potenciales, (iii) presencia de una red de cadenas de valor que pueden ser apalancadas hacia las metas de competitividad del Proyecto, (iv) capital social existente que puede ser aprovechado para esquemas participativos de toma de decisiones y monitoreo – evaluación, (v) iniciativas en marcha que complementan la operación propuesta. Adicionalmente, la región intervenida es consistente con las áreas prioritarias definidas por el Gobierno de Honduras en su estrategia del sector agroalimentario y el medio rural.

1.6 Población Meta

El COMRURAL apoyará a Organizaciones de Productores Rurales (OPRs) formadas por productores/as o emprendedores organizados en empresas privadas, empresas asociativas campesinas, asociaciones de productores, cooperativas o cualquier otra modalidad organizativa reconocida por las leyes del país, que cuenten con personalidad jurídica o que la adquieran durante el proceso de incorporación al Proyecto. El COMRURAL beneficiará al menos a 5,280 productores (as) o emprendedores rurales en la zona de intervención. Para participar en COMRURAL las OPR deberán estar insertas en las siguientes cadenas: café especial, hortalizas, frutales, apícola, acuícola, turismo rural, bovina, porcina, avícola, frijol, maíz, arroz, y productos culturales.

1.7 COMPONENTES.

1.7.1 Componente 1. Apoyo a las Alianzas Productivas (USD 8.25 millones)

Incluye la provisión de asesoría técnica para la formulación de planes de negocios viables y ambientalmente sostenibles en base a alianzas entre OPRs y aliados comerciales en el marco de la cadena de valor. Las actividades a financiar por este componente incluyen el plan de comunicación, divulgación e inducción con los diferentes actores participantes en COMRURAL para socializar los elementos del mismo en varios niveles y públicos, por ejemplo grupos de productores/as, asociaciones, sector privado y funcionarios públicos a nivel municipal, departamental y gobierno central para facilitar el mercadeo social del Proyecto. También este componente se enfoca a facilitar la estrategia de comunicación con el sector financiero privado para despertar su interés en participar en el Proyecto e integrar en el mismo su inteligencia comercial enfocada a la competitividad rural. La capacitación para las organizaciones de

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productores/as para elaborar su plan de negocios se basa en una estrategia de formación de capital social, apoyándose en experiencias existentes y cooperando con iniciativas de desarrollo en marcha, sistemas y procesos informativos para poder captar información comercial, exportación, a fin de identificar oportunidades de negocios. El componente puede financiar estudios e investigaciones relevantes para la definición de las alianzas productivas, para identificar oportunidades de inversión prioritarias para las cadenas priorizadas por el Proyecto y facilitar la formulación de los planes de negocios. Los resultados esperados de este componente son: (i) 175OPRs han producido un perfil que es aprobado para volverse en un plan de negocio, y (ii) Al menos de 15 PSDE aprobados durante la vigencia del Proyecto.

1.7.2 Componente 2. Inversiones productivas. (USD 26.02 millones)

Se proveerán recursos no reembolsables con el objetivo de cofinanciar los planes de negocios viables que se fundamentan en alianzas productivas en el marco de cadenas de valor y son formulados bajo el componente 1. Los recursos de este componente permitirán la implementación de los planes de negocios viables por parte de las OPRs, complementando el financiamiento otorgado previamente por el sector financiero privado, socios comerciales y el aporte de las OPRs mismas. Específicamente se proveerán recursos financieros para inversiones: infraestructura en las fincas1, bienes, materiales e insumos,,, asistencia técnica y capacitación de las OPRs participantes. La infraestructura y capital de trabajo pueden cubrir aspectos productivos, procesamiento y comercialización a nivel de las OPRs. Las inversiones productivas a financiar se orientan en base a la demanda del mercado y al establecimiento de alianzas productivas que permitan la incorporación de OPRs a las cadenas de valor. Los resultados esperados de este componente son: (i) Al menos 120 planes de negocios implementados con fondos del proyecto, (ii) OPRs cumplen con al menos un 80% de las inversiones previstas en el PN en el tiempo previsto, (iii) Al menos 5,280 productores rurales beneficiados con los fondos de inversiones productivas, (iv) 85% de las OPR califican favorablemente la asistencia técnica de los PSDE aprobados, (v) Al menos 70% de los PN participantes en el Proyecto implementan buenas prácticas ambientales como se propone en su PN, y (vi) Al menos 70% de los PN participantes en el proyecto implementan con éxito las medidas de género, de juventud y pueblos indígenas cuando se aplica, como en su plan de desarrollo de capacidades. Solamente las OPRs que reciban créditos de aliados financieros privados para cofinanciar los planes de negocio serán elegibles para recibir transferencias no reembolsables para financiamiento de las inversiones productivas. Los recursos serán desembolsados de manera tal que funcionen como incentivo en la medida en que las OPRs cumplan con sus obligaciones con los Aliados Financieros Privados (AFP) que cofinancien sus planes de negocios, contribuyendo de esta forma a crear una cultura de pago y capitalización, de tal forma que dichos recursos contribuyan a apalancar financiamiento privado al sector rural.

1 La infraestructura en fincas incluye entre otros sistemas de riego, facilidades para almacenamiento, centros de

acopio, instalaciones para cosecha de agua, beneficios y cuartos fríos.

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1.7.2.1 Fondo de Garantía Complementaria (FONGAC - COMRURAL)

El FONGAC–Competitividad Rural se constituirá en el Banco Hondureño para la Producción y la Vivienda (BANHPROVI), mediante procedimiento de la UAP/SEFIN, con recursos del Gobierno de Honduras y por un monto de hasta US $ 2 millones, que será solicitado conforme a las necesidades. Este fondo es exclusivo para garantías complementarias de préstamos en el marco del Proyecto. Solamente pueden recibir este beneficio Instituciones Financieras Privadas (IFPs) que otorgan préstamos a OPRs participantes en el COMRURAL y estén calificadas por BANHPROVI. El FONGAC–COMRURAL podrá respaldar hasta el 50% de los préstamos nuevos otorgados en el marco del Proyecto, debiendo el porcentaje de la garantía del fondo ser determinado en base al déficit de garantías que la OPR tiene para acceder al préstamo. Es decir, además de las garantías presentadas por los prestatarios, en los casos que corresponda, las IFPs que otorgan préstamos en el marco del Proyecto recibirán un certificado de garantía complementaria lo cual constituye un elemento adicional de manejo de riesgos e incentivo para el financiamiento privado a las OPRs participantes

1.7.3 Componente 3. Coordinación, Monitoreo y Evaluación (US $ 3.10 millones)

Este componente apoya la administración, monitoreo y evaluación eficiente del Proyecto, así como la difusión de la información, y asegura que se establezcan acuerdos apropiados durante su ejecución. Con fondos de este componente se financiarán los servicios administrativos, equipos de oficina, y los gastos administrativos y operacionales necesarios para asegurar una ejecución eficiente de las actividades del COMRURAL y del manejo de recursos. Los resultados de este componente serán: (i) datos de línea de base en el SIG para cada plan de negocio aprobado, (ii) auditorias financieras satisfactorias, (iii) sistema de información gerencial en funcionamiento, (iv) informes semestrales elaborados oportunamente y (v) operaciones bajo los procedimientos del presente manual de operaciones, incluyendo las políticas de salvaguardas y anti-corrupción.

1.8 Costo Total del Proyecto por Componente

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Costo Total del Proyecto por Componentes (en Millones de US$)

AIF GDH Cooperación

Suiza

Aliados Finan.

Privados Beneficiarios TOTAL

COMPONENTE US$ % USD % USD % USD % USD % USD %

1. Apoyo a las Alianzas Productivas 7.15 86.7 0.9 10.9 0.2 2.4 8.25 22.08

2. Inversiones Productivas 11.97 46.0 0.0 3.64 14.0 7.80 30.0 2.60 10.0 26.02 69.62

3. Coordinación, Monitoreo & Evaluación 2.64 85.16 0.3 9.67 0.16 5.16 3.10 8.30

COSTO Total del Proyecto 21.76 58.2 1.2 3.2 4.0 10.7 7.80 20.9 2.60 6.9 37.37 100.0

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Capítulo II. ESTRATEGIA Y MARCO INSTITUCIONAL DE IMPLEMENTACION

2.1 El Marco Institucional.

El prestatario del Proyecto es la República de Honduras representada por la Secretaría de Finanzas (SEFIN). La SEFIN delega la implementación técnica del Proyecto a la Secretaría de Agricultura y Ganadería (SAG), por medio de la Unidad Coordinadora de Proyecto (UCP). La administración fiduciaria de COMRURAL se mantiene en la SEFIN, por medio de la Unidad Administradora de Proyectos (UAP/SEFIN). La alianza productiva estratégica es el instrumento principal de implementación en la estrategia del Proyecto. Las alianzas se forman por una o varias OPRs, al menos un aliado comercial, técnico, financiero privado. La alianza productiva identifica una oportunidad de mercado que genera beneficios mutuos y que se expresa en un plan de negocios, que incluye un análisis de su factibilidad. El COMRURAL incluye en su marco institucional de implementación las siguientes figuras: El Consejo Orientador del Proyecto (COP), , los Comités Regionales de las Cadenas de Valor, las Organizaciones de Productores/as Rurales (OPRs), los socios comerciales, la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), los Proveedores de Servicios de Desarrollo Empresarial (PSDE) y los Aliados Financieros Privados (AFPs).

2.1.1 Consejo Orientador del Proyecto (COP)

El COMRURAL cuenta con un Consejo Orientador del Proyecto (COP) de carácter multisectorial y representado por un balance de intereses propios para facilitar una relación ágil y de confianza con el sector privado. El COP asegura la coherencia de las estrategias y actividades del Proyecto con respecto a las políticas y programas del Gobierno y los intereses propios de los actores productivos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos. Las funciones del COP son:

i) Establecer las normas y políticas que se requiera para el funcionamiento del Proyecto,

ii) Aprobar el plan operativo anual- presupuesto, plan de adquisiciones y ratificar la aprobación del manual operativo de COMRURAL y sus reformas.

iii) Aprobar el Reglamento de Funcionamiento del Consejo y las reformas propuestas al mismo por sus integrantes.

iv) Apoyar a la UCP en el ejercicio de sus funciones, v) Asegurar la coordinación con otros programas y proyectos relacionados con la

competitividad rural.

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vi) Supervisar el cumplimiento del objetivo y resultados del Proyecto. vii) Ratificar las decisiones del Consejo de Evaluación de los planes de negocios. viii) Ratificar los estados financieros auditados del Proyecto.

El COP está integrado por los siguientes miembros:

El Secretario de Agricultura y Ganadería o su representante, quien lo preside;

El Secretario de la Presidencia o su representante;

El Secretario de Finanzas o su representante;

El Director del Instituto Nacional Agrario o su representante;

3 representantes de las OPRs ; y

El Coordinador de la UCP, quien fungirá como secretario técnico. Todos los miembros del COP podrán delegar su representación en el funcionario de la dependencia que representan bajo los criterios de confiabilidad e idoneidad que consideren conducentes. El COP se reúne dos (2) veces al año durante la implementación del COMRURAL. A solicitud del Presidente del COP, y en consulta con los demás miembros, podrán celebrarse reuniones extraordinarias. Las funciones y demás actividades del COP están ratificadas por Acuerdo Ejecutivo Ministerial y su Reglamento Operativo ha sido aprobado en la primera reunión del COP.

2.1.2 Unidad Coordinadora del Proyecto UCP-SAG

La UCP-SAG, será responsable de la ejecución técnica del Proyecto, las cuales se basarán en los planes operativos anuales y resoluciones aprobadas por el COP. Consecuentemente, coordinará con la Unidad Administradora de Proyectos (UAP/SEFIN), lo relacionado con la programación, asignación y administración de los recursos financieros del proyecto, teniendo las siguientes funciones:

i) En coordinación con la UAP/SEFIN, preparar los Planes Operativos Anuales (POA), Presupuesto, Plan de Adquisiciones, e informes del Proyecto de acuerdo con las demandas del Banco Mundial y COSUDE.

ii) Desarrollar un plan de comunicación del Proyecto para lo cual se podrá contratar una firma especializada, bajo los procedimientos de contrataciones establecidos por el Banco Mundial.

iii) Realizar la supervisión técnica de todas las actividades del COMRURAL, incluyendo el cumplimiento con las salvaguardas ambientales y sociales del Banco Mundial.

iv) Diseñar e implementar el Sistema de Monitoreo y Evaluación del Proyecto. v) Elaborar términos de referencia para contratación de consultores, conformar lista corta,

seleccionar a los consultores, supervisar el trabajo y aprobar el pago respectivo. vi) Recibir y evaluar los perfiles y planes de negocios con el Consejo de Evaluación y

dictaminar sobre los mismos.

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vii) En coordinación con la UAP-SEFIN, elaborar y suscribir contratos con las OPRs para la ejecución de planes de negocios, y dar seguimiento al cumplimiento de los mismos.

viii) Establecer y mantener el Sistema de Información Gerencial (SIG) compatible con el SIAFI y demás instrumentos de programación financiera y presupuestaria del Gobierno y los organismos cooperantes.

ix) Calificar a Proveedores de Servicios de Desarrollo Empresarial (PSDE) para la prestación de servicios demandados por las OPRs participantes en el Proyecto.

x) Solicitar y apoyar la adquisición de bienes, obras y servicios, conforme el plan de adquisiciones, asegurándose que éstos reúnen la mejor calidad, condiciones de precio favorable y entrega oportuna.

xi) Remitir a la UAP-SEFIN la documentación soporte para pagar los gastos del Proyecto incluyendo las liquidaciones del fondo de anticipo y la documentación para el desembolso de transferencias no reembolsables a las OPRs.

xii) Presentar a la UAP-SEFIN y al COP, en forma semestral y anual, reportes detallados sobre el avance físico de las actividades del Proyecto.

xiii) Ejercer la representación del Proyecto ante instituciones gubernamentales, sistema financiero privado, empresas privadas comerciales, autoridades locales, organizaciones de productores, y en general ante cualquier instancia o instituciones en los actos relacionados con la implementación del Proyecto.

El presente Manual de Operaciones será el instrumento guía de las acciones de la UCP. La sede de la UCP será la ciudad de Tegucigalpa y contará con dos (2) Unidades Coordinadoras Regionales (UCRs) iniciales ubicadas en Santa Rosa de Copán (para facilitar actividades en los departamentos de Ocotepeque, Copán, Santa Bárbara y norte de Lempira) y La Esperanza–Intibucá (con actividad en los departamentos de Intibucá, Comayagua, La Paz y sur de Lempira). Otras oficinas regionales se abrirán en función de las necesidades identificadas y bajo acuerdo con el Banco Mundial y la Cooperación Suiza. El personal de la UCP-SAG estará constituido de la siguiente forma:

1 Coordinador Nacional

1 especialista de seguimiento y evaluación participativa

1 técnico en seguimiento y evaluación

1 especialista en comunicación

1 especialista en cadenas–mercado-alianzas

1 especialista en asistencia técnica empresarial

1 técnico en asistencia técnica e innovación tecnológica empresarial

1 especialista en financiamiento rural

1 analista financiero

1 especialista en salvaguardas sociales

1 especialista en salvaguardas ambientales l

1 coordinador para cada unidad coordinadora regional

6 técnicos de alianzas productivas

Personal de apoyo: sistemas de información geográfica, sistemas de información de mercados, gestión del conocimiento, administrativo y logístico.

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El desempeño del personal de la UCP-SAG y la UAP-SEFIN se verificará mediante evaluaciones anuales efectuadas por un ente externo contratado bajo términos de referencia acordados con el Banco Mundial y la Cooperación Suiza.

2.1.3 Unidad Administradora de Proyectos (UAP)/SEFIN

La Secretaría de Finanzas designa a la Unidad Administradora de Proyectos (UAP-SEFIN) para la administración fiduciaria del Proyecto de Competitividad Rural (COMRURAL). Las funciones específicas de la UAP-SEFIN son las siguientes:

i) Elaborar en conjunto con la UCP-SAG el Plan de Adquisiciones del Proyecto tomando como referencia en plan operativo anual.

ii) Solicitar a los organismos financiadores la aprobación de Plan Operativo Anual y del Plan de Adquisiciones del COMRURAL.

iii) Ingresar y administrar el Plan de Adquisiciones del COMRURAL en el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones del Banco Mundial (SEPA).

iv) Preparar y presentar las solicitudes del desembolso a los Organismos financiadores del Proyecto.

v) Preparar informes financieros del proyecto para ser presentados al COP, organismos financiadores y demás entes con competencias en este campo.

vi) Monitorear el Plan de Adquisiciones y Presupuesto del Proyecto. vii) Negociar, emitir y gestionar la firma de la SEFIN y los consultores para los contratos de

las consultorías a contratar. viii) Efectuar los pagos a cargo del Proyecto.

ix) Efectuar los pagos a los consultores contratados. x) Registrar el presupuesto y realizar la ejecución financiera del COMRURAL en el

Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAFI). xi) Gestionar la apertura de la libreta del COMRURAL para efectos de solicitar y

recepcionar desembolsos del Banco Mundial y la Cooperación Suiza. xii) En coordinación con la UCP-SAG suscribir contratos con las Organizaciones de

Productores Rurales (OPRs) y efectuar los desembolsos de las transferencias no reembolsables a las mismas.

xiii) Coordinar con la UCP para que los reportes del Sistema de Información Gerencial (SIG) sean compatibles con el SIAFI y demás instrumentos de programación financiera y presupuestaria del Gobierno.

xiv) Preparar estados financieros anuales de la utilización de los fondos del préstamo, así como la contratación de la auditoría externa anual.

xv) Preparar los términos de referencia de la auditoría concurrente y brindar el control de calidad a la misma.

xvi) Preparar y presentar a los organismos financiadores copia de la documentación soporte de las justificaciones correspondientes a los respectivos desembolsos.

xvii) Mantener los expedientes de todos los procesos de adquisiciones a la disposición de la auditoria y de las misiones del Banco Mundial, para la revisión de adquisiciones de bienes y servicios y del manejo financiero del préstamo.

17

2.1.4 Los Comités Regionales de las Cadenas de Valor 2

Los Comités Regionales de las Cadenas de Valor se forman a partir del capital social existente en la zona de focalización del proyecto y funcionan como plataforma para movilizar actores locales y otras iniciativas ya existentes en estas comunidades, así como apoyo incremental para las alianzas productivas propuestas en COMRURAL. Los Comités Regionales de las Cadenas de Valor consolidan la transparencia del Proyecto y apoyan en el desempeño e implementación del sistema de monitoreo y evaluación. La UCP-SAG diseminará la información sobre el Proyecto en los Comités Regionales de las Cadenas de Valor y compartirá con los mismos los avances y retroalimentación de la implementación del COMRURAL. La figura institucional de base del Proyecto debe partir de las alianzas público-privadas que se proponen como eje central de los planes de negocios. Las operaciones del Proyecto dependen de la confianza mutua entre las OPRs, socios comerciales, aliados financieros privados, PSDE, otros actores de las cadenas de valor y la UCP. Estos actores cooperan en el marco de un esquema de incentivos financieros transparente. Todos los actores que participan y se benefician directa e indirectamente en la gestión del Proyecto convergen en los respectivos Comités Regionales de las Cadenas de Valor. La figura del Comités Regionales de las Cadenas de Valor es representativa del capital social existente en las zonas de influencia del Proyecto. La base institucional del Proyecto en cada región estaría dada por el Comités Regionales de las Cadenas de Valor.ya que es la plataforma que sirve para concertar alianzas intersectoriales e interinstitucionales en función de las oportunidades identificadas en las cadenas de valor.

2.1.5 Las Organizaciones de Productores/as Rurales (OPRs)

La tipología de productores a atender por el COMRURAL se dimensiona bajo el principio de focalización y masificación de la intervención con un abordaje integral del desarrollo empresarial rural en función de las demandas del mercado. El Proyecto será promocionado en la zona de influencia por parte del equipo técnico de las Unidades Coordinadoras Regionales (UCR) en coordinación con los PSDE, generando las condiciones para que los/as productores/as organizados o en vías de organización realicen una autoselección de los productores/as elegibles para participar en el COMRURAL. En este sentido, desde el inicio se estarán creando las condiciones para promover un proceso eminentemente participativo que potencia la toma de decisiones desde la base. Los grupos organizados identificados durante la preparación son cooperativas de productores/as de café y hortalizas; asociaciones de productores/as de miel; comunidades indígenas Lenca y Maya–Chortí con emprendimientos de alfarería, artesanía y productores organizados en empresas campesinas con potencial para la acuicultura. Los requisitos de elegibilidad de los productores/as rurales son los siguientes:

18

Ser Hondureño (a)

Ser mayor de 18 años;

Tener como ocupación principal las actividades agroforestales o trabajos rurales afines;

Residir en el área rural;

Aceptar formalmente la capacitación, asistencia técnica y la supervisión financiera prevista en el Proyecto.

Estar organizado en empresa, asociación u otra figura organizativa..

La verificación de estos requisitos de elegibilidad se efectuará mediante cada OPR participante de COMRURAL y constatado en un acta, que formará parte de su solicitud de financiamiento. En cuanto a las OPRs aplican los siguientes requisitos de elegibilidad:

Deberá estar localizada en el área de influencia del Proyecto.

Deberá estar constituida legalmente o en proceso de constituirse durante la incorporación al Proyecto.

Contar como mínimo con 12 miembros participantes.

Contar como mínimo con un año de experiencia organizativa.

Con capacidad administrativa y financiera para la ejecución del plan de negocios o estar en la disponibilidad de fortalecerse para este propósito.

Contar con capacidad para aportar como mínimo el 10% del total de inversiones requeridas en el plan de negocios.

Las OPRs de segundo grado (las que están integradas por asociaciones de productores o empresas, cajas rurales, o cualquier otra figura organizativa), son elegibles para participar en el Proyecto a condición de contar con los requisitos anteriores y adicionalmente que cuenten con estados financieros auditados.

2.1.6 Los Aliados Comerciales

Son entes comerciales: agroindustrias, exportadores, comercializadores, distribuidores especializados, procesadores, supermercados, cadenas de restaurantes y otros con reconocida solidez y con una fuerte vinculación al mercado, que establecen alianzas con una o más OPRs en busca de beneficios mutuos en una relación de cadena de valor. Los mecanismos para establecer las alianzas con las OPRs son los contratos que definen entre otros aspectos el producto o servicio, precio, calidad, cantidad y tiempo de entrega de acuerdo a la demanda.

2.1.7 El Consejo de Evaluación (CE)

Los perfiles y planes de negocios son calificados y evaluados, respectivamente por un Consejo de Evaluación (CE) que estará formado por: (i) el especialista en cadenas-mercado, (ii) los

19

especialistas en salvaguardas ambiental y social, (iii) 3 - 4 expertos externos ad hoc seleccionados de acuerdo al tipo de alianzas productivas propuestas y sus respectivas cadenas de valor. Los expertos externos serán seleccionados en base a su perfil profesional, trayectoria intachable e independencia en su relación con los actores participantes en COMRURAL. La selección de los expertos externos la hará la UCP, y la contratación correrá por cuenta de la UAP/SEFIN a solicitud de la UCP (ver reglamento del Consejo de Evaluación en anexo 19).

Las funciones del Consejo de Evaluación son:

Dictaminar sobre la calificación de los perfiles de negocios que entran a concurso para seleccionar los de mayor puntuación de acuerdo a la metodología contenida en este manual (Anexo 10), concretamente calificará:

o La caracterización de la OPR postulante o El planteamiento del negocio a emprender por la OPR o Las condiciones de la alianza o La viabilidad social y ambiental preliminar o La estructura financiera propuesta para el negocio.

.

Dictaminar sobre la viabilidad de los planes de negocios presentados al COMRURAL de acuerdo a la metodología contenida en este manual (anexo 11); determinando: o Viabilidad comercial o Viabilidad técnica o Viabilidad social o Viabilidad ambiental o Viabilidad financiera o Gestión de riesgos

Las decisiones del CE serán publicadas en el sitio de internet de COMRURAL, brindando transparencia al proceso de evaluación y aprobación final de los planes de negocios.

20

Estructura funcional del Proyecto

SAG

CONSEJO

ORIENTADOR

UAP/SEFIN

OFICINAS REGIONALES

STA. ROSA DE

COPAN

Copán

Ocotepeque

Norte de

Lempira

Santa

Bárbara

LA ESPERANZA,

INTIBUCA

Intibucá

La Paz

Comayagua

Sur de

Lempira

ALIANZAS PRODUCTIVAS

Comites

Regionales de las

Cadenas de Valor

NIVELES E

S

T

R

A

T

É

G

I

C O

O

P

E

R

A

T

I

V

O

ESPECIALISTAS

OFICINAL

CENTRAL

SEFIN

UCP

SIAFI

21

Estructura funcional de las Unidades Coordinadoras Regionales

2.1.8. Los Proveedores de Servicios para el Desarrollo Empresarial (PSDE)

Los Proveedores de Servicios de Desarrollo Empresarial (PSDE) son empresas privadas, ONGs, OPDs, fundaciones y otros no tradicionales con presencia en la zona de influencia del proyecto, que mediante vínculos contractuales proveen servicios de asesoría técnica a las OPRs para la formulación e implementación de los planes de negocios. Los PSDE son calificados por la Unidad Coordinadora del Proyecto con base en los siguientes criterios básicos: (i) experiencia y fortalezas en áreas técnicas claves para el proyecto, (ii) experiencia de trabajos desarrollados en el país, (iii) organización, capacidad operativa y administrativa, (iv) capacidad instalada y (v) indicadores financieros. Los términos de referencia de los PSDE y los criterios para su calificación se adjuntan en el anexo 6. La UCP, podrá brindar inducciones con apertura para todas las organizaciones interesadas en cada región, de manera que la participación de las mismas en las convocatorias para la presentación de perfiles institucionales se realice de acuerdo al alcance de los servicios que ofrecen.

2.1.9. Los Aliados Financieros Privados

Los Aliados Financieros Privados (AFPs) participantes en el COMRURAL pueden ser bancos comerciales privados, asociaciones financieras e Instituciones Privadas de Desarrollo Financiero (OPDFs) reguladas por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros (CNBS) y cooperativas de ahorro y crédito afiliadas a la Federación de Cooperativas de Ahorro y Crédito de Honduras (FACACH); también pueden ser instituciones financieras no reguladas como cajas rurales, cooperativas no afiliadas a FACACH y otras microfinancieras; los aliados comerciales,proveedores de insumos, maquinaria o equipo también se consideran Aliados Financieros Privados si proveen financiamiento para el plan de negocios. Los criterios de elegibilidad de los AFP y los procedimientos de financiamiento a las OPRs se detallan en Reglamento Financiero (anexo 4).

Coordinación

Nacional

Coordinador Regional

Comité Regional de la

Cadena de Valor

Técnicos en

Alianzas productivas

Alianzas productivas

22

Capítulo III. MECANISMOS DE MONITOREO Y EVALUACION El Proyecto se orienta por su marco de resultados (anexo 1) al cual la UCP-SAG brindará monitoreo y evaluación. Adicionalmente a través de la UAP-SEFIN se manejará un sistema de administración financiera aceptado por el Banco Mundial y la Cooperación Suiza para generar los reportes y estados financieros. El sistema deberá tener la capacidad de clasificar la información por componentes, categorías de desembolsos, fuentes de financiamiento y producir reportes financieros de utilidad. Las actividades de M&E del Proyecto incluyen: (i) mantener el sistema de información gerencial con base a los datos de los planes de negocio y de los informes de los PSDEs; (ii) medir el cambio de productividad de una muestra de productores que reciben el apoyo del Proyecto; (iii) medir el grado de satisfacción de los productores a medio término y al final del Proyecto; y (iv) realizar las evaluaciones de medio-término y final del Proyecto. La evaluación final del proyecto incluirá una evaluación de impacto, utilizando la metodología de “roll-out“ (doble diferencia), lo cual requiere que datos relevantes sean recogidos durante la implementación del Proyecto, e incluidos en el Sistema de Información Gerencial (SIG). Ver estructura del SIG en el anexo 2. Las actividades de monitoreo y evaluación son las siguientes:

I. El sistema de información gerencial (SIG). Este constituye el instrumento

base para el seguimiento técnico del Proyecto (ver detalle en el anexo 2). Está basado en los datos del Plan de Negocios (PN) y en los informes de los PSDE. Dentro del SIG, hay 5 módulos:

(a) Variables fijas: información general/datos de las OPRs que el PN provee.

(b) Variables dependientes: datos recopilados por PN, son datos que la UCP monitorea y que cambian con la implementación del PN, como las ventas.

(c) Las metas que las OPRs se proponen lograr con la implementación del PN por ejemplo el aumento del precio al productor de X% o el aumento de los rendimientos de Y%. Los indicadores vienen de los PN mientras que el desempeño de cada OPR en cuanto a estos indicadores vienen de los informes de los PSDE;

(d) Un archivo de los indicadores del Proyecto; y, (e) Un archivo del control de calidad de cartera que monitorea el rembolso

del financiamiento obtenido del sector privado. (f) Un archivo del índice de capacidad organizacional de las OPRs.

II. Las encuestas para medir el cambio de la productividad al nivel de

productor. Se contratará una empresa de consultores especializada o

universidad para seguir el cambio de la productividad (medida en términos monetarios para tomar en cuenta el cambio de precios al productor y los insumos). Se tomará una muestra de productores por cadena, representativa

23

del total del Proyecto. Para los productores de la muestra se medirá “antes y después” del proyecto, el valor de la producción por unidad de producción (área, colmena, etc.), el valor de los insumos mayores: capital, tierra y trabajo utilizados para producir. La muestra de hogares se levantará cada vez que se apruebe un grupo de PNs (después de una convocatoria).

III. La encuesta de satisfacción de los participantes. Esta encuesta se hará dos veces, con una muestra de participantes durante la vida del Proyecto: para la evaluación de medio-termino y al final del mismo.

IV. La evaluación de medio término y la evaluación final. Los datos del SIG

proveen la información para el análisis que se hará para estas evaluaciones. Se hará la encuesta de la satisfacción de los participantes, y además una evaluación de la gestión del Proyecto por los diferentes actores (UAP, UCP, SAG, SEFIN, Casa Presidencial, Banco Mundial y Cooperación Suiza). Adicionalmente, la evaluación final del proyecto incluirá una evaluación de impacto, para lo cual se usará una metodología de “doble diferencia”: (sin/con proyecto y antes/después del proyecto)”la metodología de ‘roll out”.

24

Capítulo IV. Flujo de Procedimientos

4.1 El ciclo de la formulación y aprobación de los perfiles y los planes de negocios

Actividad Descripción Actores

PPPrrrooommmoooccciiióóónnn///

DDDiiivvvuuulllgggaaaccciiióóónnn

Se requiere un proceso de facilitación de información, o “promoción” del Proyecto que será diseñado por la UCP y ejecutado a nivel local en coordinación con los PSDE y con instancias locales que pueden jugar el papel de Comités Regionales de las Cadenas de Valor.

La promoción incluye, además del diseño y ejecución de un plan de comunicación, la participación del personal técnico de la UCR y de los PSDE en talleres y jornadas de información con organizaciones de productores, autoridades locales y ONGs. La promoción hará énfasis en el plan de participación social que promueve la inclusión social de mujeres, jóvenes e indígenas en el Proyecto y también de salvaguardas ambientales del Banco Mundial.

La UCP también desarrollará un trabajo de promoción y socialización del Proyecto con AFPs presentes en la zona de influencia del mismo con el propósito de despertar el interés de éstos para participar en el esquema de co financiamiento de los planes de negocios.

De igual manera con los posibles aliados comerciales, la estrategia incluirá visitas, ruedas de negocios y reuniones puntuales para informarles del Proyecto y de las oportunidades que representa para establecer negocios con las OPR potenciales.

UUUCCCPPP

PPPSSSDDDEEE

CCCOOOMMMIIITTTEEESSS

RRREEEGGGIIIOOONNNAAALLLEEESSS DDDEEE

LLLAAASSS CCCAAADDDEEENNNAAASSS

DDDEEE VVVAAALLLOOORRR

UUUCCCRRR

EEEllleeegggiiibbbiii lll iiidddaaaddd dddeee

AAAccctttooorrreeesss

pppooottteeennnccciiiaaallleeesss

Los PSDE que proveen los servicios de asesoría técnica a las OPRs para la formulación y ejecución de los planes de negocios son calificados por la UCP con base en la metodología contenida en este

UUUCCCPPP---


25


manual (Anexo 6), para lo cual, la UCP realizará llamados para la presentación de perfiles institucionales, en base a los que se hace la calificación y los que califiquen son ingresados en una lista positiva que estará a la disposición de los interesados, especialmente de las OPR potenciales.

El cofinanciamiento privado para inversiones productivas en los planes de negocios provendrá de AFP que en el marco de COMRURAL pueden ser: i) bancos privados, ii) asociaciones financieras e Instituciones Privadas de Desarrollo Financiero (OPDFs) reguladas por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros (CNBS) iii) cooperativas de ahorro y crédito afiliadas a la Federación de Cooperativas de Ahorro y Crédito de Honduras (FACACH) iv) instituciones financieras no reguladas; como cajas rurales, cooperativas no afiliadas a FACACH y otras micro-financieras. v) actores privados (como aliados comerciales, proveedores de insumos, maquinaria o equipo o financieras no reguladas), estos actores tienen que ser empresas privadas legalmente constituidas y nacionales. Cada plan de negocios tiene que tener co financiamiento privado de por lo menos un 30% del costo total del plan de negocios proveniente de las AFP arriba mencionados. Por lo menos 50% del co financiamiento privado tiene que provenir de los AFP i), ii) y iii) mencionadas en el párrafo anterior, el resto puede provenir de las entidades iv) y v) mencionadas en el párrafo anterior. Para participar en COMRURAL las AFP mencionadas bajo los incisos i), ii) y iii) deben cumplir con las siguientes condiciones:

1. Que cuenten con fondos para el otorgamiento de préstamos a las OPRs y que tomen los riesgos de las operaciones crediticias.

2. Que cuenten, o estén dispuestos a desarrollar, productos crediticios que respondan a las necesidades de los planes de




26


negocios de las OPRs. 3. Que tenga presencia en la zona de

COMRURAL 4. Que tenga experiencia en crédito rural

Las instituciones financieras en las cuales se depositarán los recursos financieros de las transferencias deberán cumplir los siguientes criterios:

1. Estar autorizada legalmente para captar depósitos del público

2. Estar libre de cualquier proceso de intervención de entes reguladores en los últimos doce meses

3. Que cuente con agencias en el departamento donde se ubica la OPR.

CCCaaapppaaaccciii tttaaaccciiióóónnn yyy

tttaaalll llleeerrreeesss aaa aaaccctttooorrreeesss

pppooottteeennnccciiiaaallleeesss

Las Unidades Coordinadoras Regionales (UCR) llevarán a cabo eventos de capacitación para los actores potenciales. Los eventos se enfocarán a los siguientes aspectos:

Marco conceptual y operativo del COMRURAL incluyendo, metodología y procedimientos.

Proceso para la formulación y presentación de perfiles y planes de negocios.

Mecanismos de calificación de perfiles y evaluación de planes de negocios.

Salvaguardas sociales y ambientales

Desarrollo empresarial rural

Cadenas de valor y alianzas productivas

Mecanismos para el establecimientos de alianzas público- privadas

Otros de acuerdo a la demanda de los actores regionales.

UUUCCCPPP--- SSSAAAGGG

PPPSSSDDDEEEsss

UUUCCCRRR

27


EEEssstttuuudddiiiooosss

tttééécccnnniiicccooosss

cccooommmpppllleeemmmeeennntttaaarrriiiooosss

La UCP-SAGcon el apoyo de los participantes en las alianzas productivas potenciales identificará los estudios técnicos indispensables y complementarios para facilitar la formulación de planes de negocios (incluyendo identificación de mercados, oportunidades de negocios, mercado de servicios financieros y no financieros). Los estudios técnicos se orientarán a aspectos estratégicos de las cadenas de valor y no sobre aspectos específicos de mercado que deben ser realizados en el marco de la preparación de los perfiles y planes de negocios.

UUUCCCPPP---SSSAAAGGG





CCCooonnnvvvooocccaaatttooorrriiiaaa aaa

ppprrreeessseeennntttaaaccciiióóónnn dddeee

pppeeerrrfff iii llleeesss dddeee

NNNeeegggoooccciiiooosss

COMRURAL realizará convocatorias públicas para la presentación de perfiles de negocios, el número de convocatorias por año se programarán en los Planes Operativos Anuales (POAs) de cada año, en función de la evolución del Proyecto. Las OPRs y PSDE tendrán un plazo determinado en cada convocatoria para la presentación de los perfiles; durante el cual deberán interactuar con las UCR para el control de calidad en la formulación del perfil.

Durante la vigencia de las convocatorias, las oficinas regionales del Proyectoorganizan talleres y reuniones de trabajo con el propósito de facilitar la formulación de perfiles viables en el marco del Proyecto, haciendo énfasis en el tipo de alianzas que prioriza COMRURAL, el proceso para la formulación de los perfiles y el procedimiento para la calificación de los mismos. Las UUUCCCRRRsss, podrán atender requerimientos de información y capacitación de las OPRs postulantes, particularmente de pueblos indígenas, juventud rural y organizaciones de mujeres. En todos los casos, la información y capacitación que se brinde será de manera general y en ningún caso podrá asesorar directamente la formulación de ningún perfil.

Durante el período de formulación la UCR asegurará el cumplimiento de los requisitos de corte o de cumplimiento obligatorio que se detallan en el anexo 9.

Las OPRs presentan los perfiles de negocios en las oficinas regionales. En la fecha definida para el cierre de la convocatoria, la UUUCCCRRR, levanta un acta donde se

UUUCCCPPP---

UUUCCCRRR

28


consignan los perfiles recibidos antes de la hora y fecha de cierre, verifica los criterios de cumplimiento obligatorio y los remite a la oficina central en Tegucigalpa. Posteriormente el coordinador nacional de la UCP los remite al Consejo de Evaluación. En los siguientes 15 días hábiles, el Consejo de Evaluación del COMRURAL deberá revisar y calificar los perfiles presentados de acuerdo a los criterios establecidos en el anexo 10. Los perfiles se revisan por parte del Consejo de Evaluación que selecciona los de mayor puntuación de acuerdo con los criterios del presente manual y envía dictamen de su decisión al coordinador nacional de la UUUCCCPPP...

Se busca una participación amplia de interesados a nivel local con el fin de obtener propuestas de diversas regiones y con sistemas de producción variados con la orientación de mercado que propone el Proyecto.

SSSeeellleeecccccciiióóónnn dddeee

mmmiiieeemmmbbbrrrooosss dddeee lllaaa

ooorrrgggaaannniiizzzaaaccciiióóónnn dddeee

ppprrroooddduuuccctttooorrreeesss///aaasss

Las OPR que serán apoyadas por COMRURAL serán identificadas sobre la base de la demanda, siempre y cuando cumplan con los requisitos mínimos establecidos en el presente Manual de Operaciones y tomando en cuenta el Plan de Participación Social.

Los Comités Regionales de las Cadenas de Valor podrán facilitar la identificación de posibles candidatos/as pero no la selección de productores/as de una OPR.

Los PSDE verifican la elegibilidad de los productores/as y de las OPRs pero sin influir en la constitución de la mismas y la UCP realiza el control de calidad.

OOOPPPRRRsss





TTTaaalll llleeerrr

PPPrrreeepppaaarrraaatttooorrriiiooo

El PSDE realiza un taller con la OPR para socializar los pasos de elaboración de los perfiles y planes de negocios.

Los productores/as inicialmente identificados deben participar en este taller en el cual el PSDE imparte en mayor detalle la metodología del Proyecto y responsabilidades para participar en el mismo,

PPPSSSDDDEEE

OOOPPPRRRsss

29


incluyendo: las obligaciones financieras, los riesgos del préstamo, los techos financieros, las opciones legales para asociarse, las opciones para definir la titularidad de los activos, las responsabilidades ambientales, entre otros aspectos. Los pasos específicos a seguir dependerán de las experiencias de los productores/as y el tipo de organización que poseen o que quieren establecer.

En este momento se identifican los servicios que la OPR necesita en materia de asistencia técnica y asesoría legal para elaborar el perfil y el plan de negocios así como los procedimientos para la solicitud de financiamiento al AFP

La OPR y el PSDE se ponen de acuerdo sobre la programación del proceso participativo para la formulación del perfil (ver anexo 12).

AAAssseeesssooorrríííaaa llleeegggaaalll :::

OOOrrrgggaaannniiizzzaaaccciiióóónnn

eeemmmppprrreeesssaaarrriiiaaalll

Los PSDE facilitan asesoría legal sobre:

a. Cuando no tenga personalidad jurídica, las opciones para legalizar la OPR;

b. mecanismos contractuales con los socios comerciales;

c. trámites de adquisición y derechos de propiedad de activos;

d. contrato de crédito y obligaciones financieras.

El PSDE facilitará servicios de asesoría jurídica a la OPR para lograr la personalidad jurídica de la organización como empresa privada, cooperativa, empresa asociativa campesina, empresa del sector social de la economía o sociedad civil de productores, todas estas reconocidas por las leyes de Honduras. El PSDE solo facilita el proceso, la selección de la figura organizativa corresponde a la OPR.

OOOPPPRRRsss

PPPSSSDDDEEE

30


PPPeeerrrfff iii lll dddeee

nnneeegggoooccciiiooosss

La OPR por cuenta propia o con la asesoría de un PSDE formula el perfil de negocios en el formato contenido en el anexo 9 de este manual.

Durante la formulación del perfil, la OPR con la asesoría del PSDE sigue los siguientes pasos::

a) identificación y planteamiento del negocio a emprender por la OPR

b) Definir los objetivos y metas del plan de negocios que deben ser consistentes con los indicadores de COMRURAL

c) Identificación y establecimiento de contactos con el aliado comercial.

d) Identificación y establecimiento de contactos con el aliado financiero.

e) En la sección de participación e inclusión social la descripción de la participación de la mujer y los jóvenes miembros de la OPR, en los componentes técnico y administrativo del negocio propuesto en el perfil; y la participación de indígenas detallando si la OPR está constituida total o parcialmente por población indígena.

f) En materia ambiental: i) identificar los riesgos y las oportunidades ambientales potenciales de la propuesta de negocio; ii) identificar y proponer medidas para prevenir o mitigar los impactos ambientales negativos potenciales; iii) identificar y proponer buenas prácticas agrícolas y de manufactura; iv) realizar la categorización ambiental preliminar del perfil de negocios, de acuerdo a los procedimientos establecidos en los anexos 9 y 13 de este manual.

g) Estimación de la inversión requerida para el financiamiento del plan de negocios por fuente y destino la cual debe estar orientada al logro de los objetivos y metas del plan de negocios.

OOOPPPRRRsss

PPPSSSDDDEEE

AAAlll iiiaaadddooosss

cccooommmeeerrrccciiiaaallleeesss

31


CCCaaalll iii fff iiicccaaaccciiióóónnn dddeeelll

pppeeerrrfff iii lll dddeee


Los perfiles de negocios son calificados por un

Consejo de Evaluación (CE) en base a la

metodología incluida en el anexo 10. El CE tendrá un

plazo de tiempo estimado de 15 días hábiles

contados a partir del recibo de los perfiles de

negocios para la revisión, análisis y calificación de los

mismos..

El resultado de la calificación es un dictamen para

cada perfil de negocios de acuerdo a la siguiente

escala:

a) Los perfiles que obtengan por los menos 70

puntos de 100 pasan a la etapa de

formulación de plan de negocios

b) Los perfiles que obtengan una puntuación

de entre 60 y 69 puntos de 100 serán

devueltos a las OPRs proponentes con las

observaciones del CE y tendrán un tiempo

adicional de 25 días calendario contados a

partir de la fecha de la comunicación de la

UCP para la incorporación de las mismas.

Si en la segunda calificación el perfil no

obtiene los 70 puntos requeridos se

descarta para la convocatoria

correspondiente.

c) Los perfiles que obtengan menos de 60

puntos no son aprobados.

Concluido el proceso de calificación de los perfiles

por el Consejo de Evaluación, el coordinador nacional

de la UCP comunica oficialmente el resultado a

todas las OPRs proponentes en la siguiente forma: i)

en el caso de los perfiles aprobados la comunicación

incluye observaciones para facilitar la formulación del

plan de negocios; ii) en el caso de los perfiles que

van a revisión la comunicación incluye

observaciones de ajustes que deben incorporarse

para lograr un perfil de negocios que cumpla con los

requisitos de COMRURAL; y iii) en el caso de perfiles

OOOPPPRRRsss

PPPSSSDDDEEE


AAAlll iiiaaadddooosss

cccooommmeeerrrccciiiaaallleeesss

32


no aprobados se incluye la justificación o motivos por

las cuales el perfil no fue aprobado.

Las OPRs con perfiles que no son aprobados, tienen

la opción de presentar otro perfil en las convocatorias

siguientes que incluya las observaciones y

recomendaciones o plantear una nueva propuesta;

en estos casos, la OPR deberá presentar de nuevo la

documentación completa y el nuevo perfil seguirá el

mismo proceso de presentación y calificación descrito

anteriormente. .

PPPlllaaannn dddeee


Posterior a la aprobación del perfil por parte de COMRURAL, la OPR selecciona un PSDE incluido en la lista positiva del Proyecto para que le asesore en la formulación del plan de negocios. Con el PSDE seleccionado por la OPR establece un contrato de servicios profesionales para formular el plan de negocios, el cual es firmado entre el PSDE y la SEFIN. .

El Plan de negocios debe ser presentado en el formato y con la documentación solicitada contenida en el Anexo 11.

Para la formulación del plan de negocios, la OPR cuenta con un plazo de 60 días calendario contados a partir de la firma del contrato de servicios profesionales entre el PSDE y la UAP/SEFIN; no obstante, podrá remitirlo a la UCP antes del vencimiento de este plazo, en estos casos el plan de negocios es revisado por personal técnico de la UCP y de no cumplir con los criterios de viabilidad serán devueltos a la OPR/PSDE para rectificación o ampliación de acuerdo a las observaciones de la UCP. La UCP revisará las propuestas de planes de negocios y hará sugerencias y observaciones a las OPR proponentes, siempre y cuando éstas remitan las propuestas de planes de negocios antes del plazo de los 60 días, al término de los cuales la OPR deberá remitir oficialmente la versión final del plan de negocios a la UCP.

OOOPPPRRRsss

PPPSSSDDDEEE

33


Durante el período para la formulación de los planes de negocios, las OPRs y PSDEs interactúan con los técnicos de las oficinas regionales de COMRURAL, y tendrán el control de calidad de parte de la UCP.

El componente de mercados debe describir con

claridad el o los aliados comerciales y los arreglos

contractuales establecidos en los que se fundamenta

la alianza comercial: (i) definir el producto, que debe

incluir formas y cantidades calendarizadas de

entrega; condiciones o normas de calidad e inocuidad

de los productos a entregar y que la OPR se

compromete a cumplir; (ii) precios de compra por

unidad de entrega (quintales, libras, kilos, bolsas,

presentaciones de empaque con se respectiva unidad

de medida, etc.); y (iii) formas, medios y

calendarización de pagos, demanda, políticas de

pago, tipo de acuerdo entre otros aspectos.

El componente técnico describe el flujo de procesos para la producción y/o procesamiento de productos, incluyendo: i) descripción de la actividad productiva, producción y productividad esperadas y estimación de costos totales y unitarios por unidad de area y año; ii) descripción y justificación de las inversiones requeridas; iii) la innovación o incorporación tecnológica para lograr las metas del plan de negocios y para lograr productos de calidad para competir en el mercado; iv) como la tecnología propuesta contribuye a la reducción de costos unitarios y al incremento de la rentabilidad; v) descripción de BPA y BPM a introducir, y vi) la calidad final de los productos. (ver detalle en el anexo 11)

El componente ambiental tiene por objetivo asegurarse que las actividades productivas que podrían incidir en el deterioro de los recursos naturales y ambiente cuentan con sus medidas de prevención, mitigación y/o compensación con su respectivo presupuesto; además los planes de negocios deben promover la incorporación de Buenas Prácticas Agrícolas incluyendo manejo integrado de plagas y Buenas Prácticas de Manufactura.

34


Si la licencia ambiental está en trámite al momento

de la presentación oficial del Plan de Negocios por

parte de la OPR, COMRURAL puede aprobar el Plan

de Negocios; sin embargo, no se realizarán

desembolsos de la cuenta principal a la cuenta

secundaria, sin que la OPR haya presentado al

Proyecto la licencia ambiental.

En caso que haya ajustes en las actividades de

mitigación al obtener la licencia, se realizará una

enmienda al plan de negocios y se revaluara su

viabilidad para financiar esas actividades o

inversiones no previstas. La enmienda al plan de

negocios se hará después que la OPR presente al

COMRURAL la licencia ambiental emitida por la

autoridad ambiental.

El plan de participación social está orientado a fortalecer a los productores y productoras miembros de la OPR y de su organización para que puedan reforzar o crear capacidades humanas para superar lo mayores retos de la OPR y que se identifican como debilidades de las mismas para la ejecución del plan de negocios conforme a los lineamientos de COMRURAL. El fortalecimiento de capacidades incluye fundamentalmente capacitaciones en el área técnica, organizacional, administrativa y financiera de los actores participantes; y además promover y potenciar la inclusión, empoderamiento y participación de todos los miembros de la OPR, especialmente mujeres, jóvenes e indígenas. El Plan de negocios debe incluir indicadores sociales medibles y el presupuesto para el logro de las metas sociales (ver anexos 11 y 12).

El PN debe especificar las actividades de comunicación para socializar su contenido y avances en la ejecución del mismo entre la junta directiva y demás miembros de la OPR.

El análisis financiero tiene como propósito comprobar la rentabilidad financiera de la inversión proyectada en el plan de negocios de la siguiente manera: i) a

35


nivel de productor flujos de caja con y sin proyectos e incremental, ganancias con y sin proyecto y productividad del trabajo y de la tierra con y sin proyecto; ii) a nivel de OPR flujos de caja con y sin proyecto e incremental, indicadores de rentabilidad, estados financieros proyectados y calendarios de desembolso de los fondos; y iii) a nivel de proyecto flujo de caja financiero para un período mínimo de 5 años, cálculo de indicadores financieros y análisis de sensibilidad sobre costos e ingresos (ver detalle en el anexo 11).

Si durante la formulación de plan de negocios, alguna

OPR renuncia a continuar el proceso, ésta deberá

comunicar tal decisión por escrito al Coordinador

Nacional de la UCP; en estos casos, el PSDE no

incurre en responsabilidades ni está obligado a

reintegrar al COMRURAL los pagos recibidos por el

trabajo realizado.

Presentados los planes de negocios por la OPR/PSDE, el Coordinador Nacional de la UCP los remite al CE que analiza y dictamina sobre la viabilidad de los mismos de acuerdo a la metodología contenida en el Anexo 11; para esto, el CE se reunirá conforme se reciban los planes de negocios. En el caso que el plan de negocios no cumpla con todos los criterios de viabilidad que apliquen serán devueltos a las OPRs/PSDEs con comentarios y observaciones y tendrán un plazo de 20 días calendario, contados a partir de la comunicación de la UCP, para la incorporación de las observaciones del CE. Si en la segunda presentación el plan de negocios no cumple con todos los criterios de viabilidad finalmente no es aprobado.

Después de la evaluación del plan de negocios, el CE remite el dictamen correspondiente al coordinador nacional de la UCP.

RRRaaattt iiifff iiicccaaaccciiióóónnn dddeee

lllooosss ppplllaaannneeesss dddeee

nnneeegggoooccciiiooosss pppooorrr eeelll

CCCOOOPPP

El coordinador nacional de la UCP remite al COP para ratificación el dictamen de los planes de negocios aprobados por el CE.Para esto, el COP en reuniones ordinarias o extraordinarias tiene un plazo de 5 días calendario, contados a partir de la fecha de

UUUCCCPPP

CCCOOOPPP

36


remisión. Posterior a la ratificación por el COP, el coordinador nacional de la UCP notificará a la OPR la resolución.

EEElllaaabbbooorrraaaccciiióóónnn yyy

ppprrreeessseeennntttaaaccciiióóónnn dddeee

lllaaa sssooolll iiiccciii tttuuuddd dddeee

ppprrréééssstttaaammmooo

Posterior a la ratificación por parte del COP de los planes de negocios aprobados por el CE, la OPR presenta la solicitud de préstamo al AFP; aunque la gestión y negociación de las condiciones de los préstamos inicia desde la formulación del perfil de negocios.

En los casos en que el AFP apruebe la solicitud de préstamo por un monto menor al establecido en el plan de negocios aprobado por COMRURAL, se reducirá la transferencia de COMRURAL a efecto de mantener la proporcionalidad en el financiamiento del plan de negocios, siempre y cuando el PN sea viable bajo las nuevas condiciones. Se exceptúan los casos en que el financiamiento del AFP se mantiene en por lo menos el 30% del costo total del plan de negocios (ver reglamento financiero).

En los casos en que la OPR obtenga la aprobación del préstamo privado antes de la aprobación del plan de negocios por COMRURAL, no impone al Proyecto la obligación de aprobar el plan de negocios. La presentación de la solicitud de préstamo antes de la aprobación del plan de negocios por COMRURAL, corre por riesgo exclusivamente de la OPR.

El AFP podrá asesorar la preparación de la solicitud de préstamo si las partes lo consideran conveniente.

A la solicitud de préstamo al AFP, la OPR adjuntará el plan de negocios, además de otra información solicitada por éste.

.

OOOPPPRRR

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UUUCCCPPP

SSSooolll iiiccciii tttuuuddd dddeee


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aaappprrrooobbbaaadddaaa

EL AFP emite una resolución de aprobación donde se detalla el monto del préstamo y condiciones de pago.

Esta resolución se envía directamente a la OPR con copia a la UUUCCCPPP.

AAAFFFPPP

VVVaaalll iiidddaaaccciiióóónnn dddeee


aaappprrrooobbbaaadddooo

La UUUCCCPPP, analiza y valida las condiciones del préstamo del AFP para asegurarse de la consistencia con lo aprobado por el Consejo de Evaluación y


OOOPPPRRR

37


ratificado por el COP. En el caso que la resolución del préstamo no se ajuste a las condiciones de la solicitud, la OPR /PSDE replantean el plan de negocios con las condiciones ofrecidas por el AFP y se presenta nuevamente al COMRURAL.

PPPSSSDDDEEE

AAAFFFPPP



dddeeennneeegggaaadddaaa

Si el AFP rechaza la solicitud de préstamo, la OPR analizarán la conveniencia de la presentación de una segunda solicitud con otro AFP.

AAAFFFPPP

PPPaaagggooo pppooorrr

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aaassseeesssooorrríííaaa tttééécccnnniiicccaaa

pppaaarrraaa lllaaa

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ppplllaaannn dddeee nnneeegggoooccciiiooosss

Los pagos por servicios de asesoría técnica a los PSDE para la formulación del plan de negocios se harán efectivos de la siguiente forma:

a) Un 25% después de la firma del contrato

entre el PSDE y la Secretaría de

Finanzas, para hacer efectivo el pago el

PSDE deberá presentar un cronograma

de trabajo para la formulación del plan el

cual deberá aprobado por el coordinador

de la UCP de COMRURAL

b) Un 25% después de la presentación de un

borrador del plan de negocios. Para hacer

efectivo el pago el PSDE deberá presentar

un borrador del plan de negocios con

todos el formato lleno que contenga: i)

planteamiento del negocio, ii) descripción

de la alianza, iii) análisis técnico,

comercial, ambiental, social , de riesgos y

financieros, el cual deberá aprobado por el

coordinador nacional de la UCP de

COMRURAL.

c) Un 25% después de la aprobación del

plan de negocios por parte de la UCP de

COMRURAL; no obstante, si de acuerdo

al dictamen del Consejo de Evaluación de

COMRURAL, el plan de negocios es de

buena calidad pero no se aprueba por

razones de inviabilidad técnica, financiera,

ambiental u otra, igualmente se cancelará

UUUCCCPPP

PPPSSSDDDEEE

38


este 25%.

En este caso, el Consejo de Evaluación deberá emitir, además del dictamen respectivo, una nota o constancia firmada por todos sus miembros comunicando esta situación al coordinador nacional de la UCP, y con base en esta nota o constancia se hará efectivo el pago respectivo.

d) El 25% restante después de la aprobación

a la OPR del préstamo del aliado

financiero privado para el co

financiamiento del plan de negocios, en

los casos en que haya varios aliados

financieros privados se requiere la

aprobación del préstamo de todos estos.

Para hacer efectivo el pago, el PSDE o la

OPR deberá remitir al coordinador

nacional de la UCP copia de una

constancia del o los aliados financieros

privados en la que comunican a la OPR la

aprobación del o los préstamos.

Los detalles del mecanismo de pago se presentan en el anexo 7

4.2 Fase de Inversión

DDDeeessseeemmmbbbooolllsssooo dddeee

lllaaa tttrrraaannnsssfffeeerrreeennnccciiiaaa

yyy fff iiirrrmmmaaa dddeee

cccooonnntttrrraaatttooo dddeee

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rrreeeeeemmmbbbooolllsssaaabbbllleee

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CCCOOOMMMRRRUUURRRAAALLL yyy

lllaaasss OOOPPPRRRsss

Después de la ratificación del plan de negocios por parte del Consejo Orientador y de la aprobación del o los préstamo (s) por parte del o los AFP (s), COMRURAL efectúa el desembolso de la totalidad de la transferencia a la OPR. Para hacer efectivo el desembolso de la transferencia, el Coordinador Nacional de la UCP y la Secretaria de Finanzas en representación de COMRURAL y la OPR firman un Contrato de

39


transferencia no reembolsable para la ejecución del plan de negocios, en el cual se establecen las responsabilidades de la OPR para la ejecución del plan de negocios y manejo de los fondos y de COMRURAL para el desembolso de los mismos y para el seguimiento a las actividades desarrolladas por la OPR, ver modelo del Contrato de transferencia no reembolsable en el anexo 19. Con la firma del Contrato de transferencia no reembolsable de ejecución del plan de negocios, la Secretaría de Finanzas por medio del SIAFI transfiere el total de los fondos aportados por COMRURAL al plan de negocios de la OPR a una cuenta de ahorro principal denominada OPR – COMRURAL con tres firmas autorizadas, la del Coordinador Nacional y la del Enlace UCP- UAP SEFIN por parte de COMRURAL y la del Representante legal de la OPR, en este momento los fondos públicos se convierten en fondos privados como propiedad de la OPR. Esta cuenta de ahorro se abrirá preferiblemente en la institución financiera que otorgó el préstamo privado para el co financiamiento del plan de negocios, a condición de que la misma esté legalmente autorizada para captar depósitos del público, supervisada por la Comisión Nacional de Bancos y Seguros (CNBS) o FACACH y a la vez elegibles para participar en COMRURAL.

Al mismo tiempo la OPR abre una cuenta de ahorro secundaria en la misma institución financiera privada en que se abre la cuenta de ahorro OPR- COMRURAL, con firmas mancomunadas del representante legal de la OPR y otro miembro designado por la misma. Esta cuenta es exclusiva para recibir los desembolsos de la cuenta OPR- COMRURAL y no puede ser utilizada para manejar dinero proveniente de otras fuentes o actividades económicas de la OPR. (ver detalles en el anexo 4) En el caso de préstamos otorgados por cooperativas, sociedades financieras y organizaciones privadas de desarrollo financiero, siempre y cuando cumplan con lo establecido en el Reglamento Financiero (Anexo 4) para las instituciones financieras en donde se realizarán los depósitos y de acuerdo al análisis realizado por la UCP de COMRURAL las transferencias se podrán realizar a una cuenta de ahorro transitoria abierta en un banco privado

40


denominada OPR-COMRURAL, en vista de que el SIAFI solamente opera con la banca comercial. Luego la totalidad de la transferencia será trasladada a través de cheque de caja a una cuenta de ahorro principal denominada OPR-COMRURAL, cuenta que aperturarán las OPRs y COMRURAL en la institución que les otorgó el financiamiento en el caso que aplique de acuerdo a este reglamento. Ambas cuentas principales tendrán firmas autorizadas de la UCP de COMRURAL y el representante legal de la OPR

SSSeeellleeecccccciiióóónnn yyy

cccooonnntttrrraaatttaaaccciiióóónnn dddeee

PPPSSSDDDEEE

En forma paralela, la OPR, selecciona el Proveedor de Servicios de Desarrollo Empresarial (PSDE) que le brindará los servicios de asesoría técnica para la ejecución del plan de negocios. El PSDE seleccionado puede ser el mismo que le asesoró en la formulación del plan de negocios o cualquier otro que esté incluido en la lista positiva de PSDE calificados por COMRURAL.

Posterior a la selección del PSDE por la OPR, se firma un contrato tripartito de servicios profesionales entre COMRURAL, la OPR y el PSDE; en el mismo se establecen claramente las responsabilidades y funciones que asume el PSDE, el monto y las condiciones de pago por parte de la OPR, las acciones de seguimiento que ejecutará la UCP de COMRURAL para el cumplimiento de las obligaciones tanto del PSDE como de la OPR, y las situaciones bajo las cuales puede ser rescindido a solicitud de las partes (ver modelo de contrato el Anexo 7). El contrato tendrá un término de tiempo máximo de 1 año, después de pasado este tiempo, la OPR y la UCP harán una evaluación conjunta del desempeño del PSDE y en base a los resultados de la misma, la OPR tomará la decisión de continuar con el mismo o seleccionar otro PSDE, siempre de la lista positiva de COMRURAL.

OOOPPPRRR,,,UUUCCCPPP PPPSSSDDDEEE

PPPlllaaannn dddeee

eeejjjeeecccuuuccciiióóónnn dddeeelll

nnneeegggoooccciiiooosss yyy ppplllaaannn

dddeee aaadddqqquuuiiisssiiiccciiiooonnneeesss

El PSDE, conjuntamente con la OPR, preparan un plan de ejecución del negocio derivado de plan de negocios, el cual deberá contener como mínimo, lo siguiente: i) las actividades y acciones concretas de asesoría técnica a desarrollar por el PSDE para el

PPPSSSDDDEEE yyy

OOOPPPRRR

41


logro de los objetivos y metas de la OPR; ii) planificación del proceso de producción en todas sus etapas y fases; iii) Buenas Prácticas Agrícolas (BPA) y Buenas Prácticas de Manufactura (BPM); iv) acciones de asesoría, seguimiento y verificación para el cumplimiento de las regulaciones, salvaguardas ambientales e implementación de buenas prácticas ambientales; v) acciones de seguimiento y supervisión del cumplimiento del repago de los préstamos a los AFP por las OPRs; vii) seguimiento y supervisión del cumplimiento de los compromisos contraídos por la OPR con el aliado comercial; viii) acciones de capacitación a las OPR en la implementación de mecanismos contables y administrativos que evidencien la aplicación o uso de los recursos financieros de la OPR; ix) plan de desarrollo de capacidades de las OPRs y de sus miembros a nivel técnico, organizacional y gerencial; x) acciones y mecanismos de comunicación entre la junta directiva y los demás miembros de la OPR para socializar el contenido y avances en la ejecución del plan de negocios, y xi) Mecanismos y proceso acordados para la participación efectiva de jóvenes, mujeres e indígenas (si aplica) en la ejecución del plan de negocios y en la toma de decisiones al interior de las OPRs,

Al mismo tiempo la OPR formula el Plan de adquisiciones y contrataciones en el formato que aparece en la guía de adquisiciones del Anexo 21. El plan de adquisiciones tiene que ser aprobado por el coordinador nacional de la UCP COMRURAL como paso previo al inicio de la ejecución del plan de negocios por parte de la OPR. La OPR podrá hacer cambios o modificaciones al plan de adquisiciones en función de cambios aprobados por la UCP al plan de negocios.

42



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CCCOOOMMMRRRUUURRRAAALLL aaa

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Con la aprobación del plan de adquisiciones por parte de COMRURAL, la OPR solicita el primer desembolso de la cuenta principal a la cuenta secundaria para iniciar la ejecución del plan de negocios, adjuntando el comprobante de desembolso del préstamo o los préstamos de los AFPs y la copia de la licencia ambiental cuando aplique. La solicitud es dirigida al Coordinador Nacional de la UCP y es presentada en las oficinas regionales. El monto solicitado tiene que ser consistente con lo establecido en el Contrato de transferencia no reembolsable de ejecución del plan de negocios, la UCP otorga el visto bueno para el desembolso y luego se realiza el traslado de la cuenta OPR- COMRURAL a la cuenta secundaria. Para el retiro de fondos de la cuenta OPR-COMRURAL se requerirá la firma del coordinador de la UCP y cualquiera de las otras firmas, la del enlace administrativo UCP-UAP COMRURAL o la del representante de la OPR (ver anexo 4 reglamento financiero).

OOOPPPRRR

PPPSSSDDDEEE

UUUCCCPPP

IIInnniiiccciiiooo dddeee



Con el primer traslado de la cuenta OPR-COMRURAL a la cuenta secundaria, la OPR, con la asesoría del PSDE, inicia la ejecución del plan de negocios.

Para la adquisición y contratación de obras, bienes, servicios de no consultoría y servicios de consultoría, la OPR aplicará los métodos y procedimientos contenidos en la guía de adquisiciones (Anexo 21), la UCP de COMRURAL revisará y asesorará los procesos de adquisiciones y contrataciones de las OPRs para asegurarse que cumplen con lo establecido en este manual.

Para el retiro de fondos de la cuenta secundaria, la OPR necesitará la aprobación o visto bueno del PSDE quién aprobará el retiro sólo si es consistente con lo establecido en el plan de negocios y en el contrato de transferencia no reembolsable para la ejecución del plan de negocios.

A partir de la segunda solicitud de desembolso de la cuenta OPR-COMRURAL a la secundaria, la OPR presentará: i) la liquidación del desembolso anterior que incluye resumen de inversiones realizadas, copia de facturas o recibos; ii) estado de cuenta del préstamo del AFP ( en caso que aplique); y iii), si a la fecha de presentación de la liquidación hubiere fondos no ejecutados, se deberá presentar una

OOOPPPRRR

PPPSSSDDDEEE

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constancia de la IFP que corresponda en cada caso, con el saldo de la cuenta de ahorro secundaria; la sumatoria de las compras, las inversiones realizadas y el saldo de la cuenta de ahorro secundaria tiene que coincidir con el monto del desembolso que se está liquidando. La OPR podrá solicitar desembolsos subsiguientes posterior a la ejecución de al menos un 70% del desembolso anterior, en determinados casos al UCP de COMRURAL podrá autorizar desembolsos cuando sea necesario de acuerdo a las necesidades para la ejecución del plan de negocios.

AAAssseeesssooorrriiiaaa dddeee dddeee

lllooosss PPPSSSDDDEEE pppaaarrraaa lllaaa



Durante la ejecución del plan de negocios, el PSDE, asesora y verifica, entre otros :

a) Que la OPR cumple con el cronograma de inversiones proyectado en el plan de negocios.

b) La OPR cumple con los estándares de calidad, volúmenes y tiempos de entrega, entre otros compromisos negociados con el aliado comercial.

c) Implementación de los proceso de producción primaria, de valor agregado y de trasformación agroindustrial.

d) Cumplimiento e implementación de las medidas de mitigación y regulaciones de tipo ambiental e implementación de Buenas Prácticas ambientales.

e) Cumplimiento de los métodos y procedimientos para las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios con recursos provistos con COMRURAL.

f) Cumplimiento de mecanismos y procesos acordados para la participación efectiva de jóvenes, mujeres e indígenas (si aplica) en la ejecución del negocio y en la toma de decisiones al interior de la OPR.

g) Implementación de Buenas Prácticas Agrícolas (BPA) y Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) por parte de la OPR

h) Capacitación en la OPR en la implementación de prácticas administrativas y contables que les permitan tener información actualizada del ritmo de ejecución del plan de negocios, y

i) Desarrollo de capacidades de las OPRs y de

OOOPPPRRR ,,, PPPSSSDDDEEE

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sus miembros en procesos técnicos, estructura organizacional y en gerencia del plan de negocios de las mismas.

j) Actividades o mecanismos de comunicación para socializar el contenido y los avances en la ejecución del plan de negocios entre la junta directiva y los demás miembros de la OPR.

Durante la ejecución del plan de negocios la OPRs podrá solicitar cambios debidamente justificados en la partidas de inversión de la transferencia no reembolsable. Los cambios son aprobados por el Coordinador Nacional de la UCP de COMRURAL. El cambio en las partidas de inversión también implicará cambios en el plan de adquisiones que también tendrán que ser aprobados por COMRURAL.

CCCooonnntttrrrooolll dddeee

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ssseeerrrvvviiiccciiiooosss lllooosss

PPPSSSDDDEEE

La UCP realiza el seguimiento y control de calidad permanente de los servicios de asesoría provistos por los PSDE. En los informes trimestrales de los PSDE (Anexo 20) se incluirá un acta de la aceptación y satisfacción de los mismos por parte de la OPR. Al final de cada año contractual, la UCP y las OPR, harán una evaluación conjunta para verificar la efectividad de los servicios prestados por los PSDE que servirá de base para la continuidad de la relación contractual entre la OPR, el PSDE y COMRURAL

UUUCCCPPP,,, OOOPPPRRR

PPPSSSDDDEEE

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AAAuuudddiii tttooorrríííaaasss

COMRURAL efectuará auditorías a las OPRs para determinar si los recursos provistos por el Proyecto han sido invertidos conforme al plan de negocios y a lo establecido en el Contrato de transferencia no reembolsable de ejecución del plan de negocios; y además para determinar si la OPR ha aplicado correctamente los métodos y procedimientos para las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios de no consultoría y los de consultoría. Para esta auditoría, el COMRURAL contratará una firma auditora externa al Proyecto.

Si la auditoría encuentra faltas administrativas leves o que pueden considerarse de forma, la UCP notificará a la OPR la obligatoriedad de establecer un mecanismo para enmendar las mismas, y el PSDE brindará el seguimiento a su cumplimiento.

Si la auditoría encuentra, que la OPR ha destinado los fondos provistos por COMRURAL para otros fines no contemplados en el plan de negocios o se ha descubierto malversación o mal uso de los mismos dará lugar a la suspensión definitiva de los desembolsos y a la cancelación del apoyo de COMRURAL a la OPR. Si este fuere el caso, se procederá conforme a lo establecido en el Contrato de transferencia no reembolsable de ejecución del plan de negocios.

Como parte del seguimiento y control de calidad a la ejecución de los planes de negocios, las oficinas regionales de COMRURAL efectuarán el seguimiento a la ejecución del plan de negocios para verificar el cumplimiento y los objetivos y metas de las OPRs.

UUUCCCPPP ... fff iiirrrmmmaaa

aaauuudddiii tttooorrraaa ,,,

PPPSSSDDDEEE ,,, OOOPPPRRR

46


PPPaaagggooo aaa lllooosss

PPPSSSDDDEEE

AAAsssiiisssttteeennnccciiiaaa

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Los pagos por servicios de asesoría técnica de seguimiento se efectuarán de acuerdo al contrato tripartito entre COMRURAL, la OPR y el PSDE. Los pagos se harán en forma trimestral en base a la presentación de informes también trimestrales presentados por el PSDE,con el visto bueno de la OPR, a la UCP en el formato establecido por COMRURAL (ver anexo 20).

La UCP revisará el informe y, si lo considera pertinente, hará supervisiones de campo para verificar el contenido de dicho informe. Después de la aprobación del informe del PSDE por la UCP, la misma aprobará el desembolso de la cuenta de ahorro OPR-COMRURAL a la cuenta secundaria para que la OPR proceda con el pago respectivo al PSDE. Si el informe no es aprobado por la UCP, ésta comunicará al PSDE y a la OPR las observaciones y ajustes que tendrán que ser enmendados, incluyendo acciones de campo para proceder al pago.

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FFFiiinnniiiqqquuuiii tttooo

CCCOOOMMMRRRUUURRRAAALLL

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Cuando COMRURAL haya desembolsado la totalidad de los fondos de la cuenta de ahorro OPR-COMRURAL a la cuenta secundaria y estos fondos hayan sido liquidados por la OPR, se dará por finalizada la relación contractual entre la OPR y COMRURAL; para este efecto COMRURAL levantará y autenticará un acta de finiquito indicando el cumplimiento de las obligaciones por ambas partes.

En casos de fracaso o disolución de una OPR se actuará conforme a lo establecido en el Contrato de transferencia no reembolsable de ejecución del plan de negocios; además, en estos casos COMRURAL levantará un acta de finiquito en la cual se establecerán las causas de la disolución de la OPR y el monto de los fondos devueltos a COMRURAL.


OOOPPPRRR

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Capítulo V. Procedimientos de administración financiera La Secretaría de Agricultura y Ganadería (SAG) será la Agencia Implementadora del Proyecto de Competitividad Rural (COMRURAL) y contará con una Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) para dirigir y ejecutar las actividades programadas. Los objetivos, metas y resultados esperados de COMRURAL están descritos en el Marco de Resultados del Proyecto siendo congruentes con el ámbito de competencia funcional de la SAG; además, factor clave para el logro de los grandes objetivos trazados en el Plan de Nación. Los fondos del Proyecto estarán incorporados en el Presupuesto General de la República. La relación entre la SAG, como Entidad Ejecutora, y la UCP como coordinadora del Proyecto, se visualiza en la ejecución de las actividades afines o complementarias que desarrollarán ciertas dependencias de la SAG, aparte de los servicios administrativos y logísticos. En cuanto a los servicios técnicos la SAG asistirá al COMRURAL a través del Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria (SENASA), Servicio de Educación y Capacitación Agropecuaria (SEDUCA), Programa Nacional de Desarrollo Agroalimentario (PRONAGRO) y la Dirección de Ciencia y Tecnología Agropecuaria (DICTA), principalmente. La UAP/SEFIN, tal como se establece en las funciones descritas anteriormente, es el ente fiduciario de COMRURAL, realizando, entre otras funciones, los trámites para la incorporación presupuestaria, ejecución del gasto, realizar los desembolsos a las OPR relacionados con los Planes de Negocios y acciones para el retiro de fondos del Proyecto, tanto del Banco Mundial y COSUDE como de la Cuenta Especial constituida en el Banco Central de Honduras a nombre de la Secretaria de Finanzas/COMRURAL.Los recursos de COSUDE se mantendrán separados de los del Banco Mundial, serán sujetos a una auditoría externa independiente, y los informes financieros también serán independientes. La Unidad Coordinadora del Proyecto (SAG-UCP) y para cumplir con las funciones descritas anteriormente, será integrada, por el Coordinador Nacional y Coordinadores Técnicos de cada uno de los Componentes del Proyecto. El área fiduciaria, adquisiciones y contrataciones será coordinada por la Unidad Administradora de Proyectos (UAP/SEFIN), la cual incorporará el personal de apoyo requerido. Todo el equipo será seleccionado por su idoneidad con los perfiles profesionales en un proceso competitivo según las normas del Banco Mundial. Planificación y Control Presupuestario. Corresponde a los coordinadores técnicos de los componentes y coordinador nacional, las funciones de planificación y control presupuestario con la asistencia de la unidad de monitoreo, seguimiento y evaluación. La Unidad Administradora de Proyectos (UAP/SEFIN) proveerá la información histórica de la ejecución financiera del gasto en forma comparativa con el presupuesto del corriente ejercicio fiscal. La información anterior servirá de insumo a la unidad de monitoreo y evaluación para compararla con la ejecución física real y estimada. Durante los meses de mayo y junio de cada año la UCP-SAG, preparará su anteproyecto de POA-Presupuesto para el siguiente período (incluyendo, para fines de comparación, el programa de inversión estimado originalmente en el documento del proyecto) y lo someterá a la revisión y aprobación de la Secretaría de Agricultura y Ganadería, quien lo remitirá a la Secretaría de Finanzas, para la incorporación en el Presupuesto UAP-SEFIN.

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De conformidad con la Constitución de la República la Secretaría de Finanzas debe presentar al Congreso Nacional a más tardar el 15 de septiembre el proyecto de presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal. Con base al Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República la UCP-SAG, ajustará su POA y plan de adquisiciones el cual será revisado por el Banco Mundial y la UAP/SEFIN. Cualesquier modificación que incida, o pudiese incidir, en los objetivos y metas programados será tratado entre los titulares de SEFIN y la SAG para ser discutido y resuelto con el Banco Mundial. Reportes Contables y Financieros. Políticas y procedimientos contables. El principal marco regulatorio en materia contable y presupuestaria del proyecto será: (a) Ley Orgánica de Presupuesto, (b) Manuales operativos de la Dirección General de Presupuesto, (c) Manual Operativo del Proyecto, el cual incluye los aspectos relativos a los controles internos, formatos de los reportes financieros, los arreglos de auditoría y los reglamentos relacionados con el fondo de garantía complementaria y demás instrumentos financieros que se manejen con la UAP-SEFIN como agente fiduciario y (d) los principios contables y normas de información financiera generalmente aceptados por la profesión y aprobados por las autoridades competentes en el país. Sistemas de Información Financiera

El Proyecto usará los sistemas de contabilidad y de información financiera aprobados en Honduras. El presupuesto, la ejecución presupuestaria y los pagos a las OPR serán realizados en el SIAFI (Sistema Integrado de Administración Financiera)

Sistema de Tesorería

El SIAFI implica el uso de una Cuenta Única de la Tesorería de la cual se canalizan a las cuentas (libretas) pagadoras del Proyecto para hacer los pagos a las OPR, proveedores, consultores y contratistas. Sistema Contable/Reportes Financieros Sobre la base de informes anuales, la UAP/SEFIN preparará y someterá al BM reportes financieros conteniendo por lo menos: (a) un estado de fuentes y usos de fondos (con gastos clasificados por subcomponentes), y saldo en bancos y (b) un estado de ejecución presupuestaria por subcomponente (con gastos registrados por cuenta de mayor). Los estados financieros incluirán notas a los estados financieros. Estos estados financieros, una vez auditados, serán sometidos al BM no más tarde de seis meses después de finalizado el ejercicio fiscal.

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Flujo de Fondos/Cuenta Especial en BCH

La UAP/SEFIN, gestionará ante la Dirección General de Crédito Público (DGCP) la apertura de una Cuenta Especial en el Banco Central de Honduras (BCH) en US dólares americanos para ser usada exclusivamente para desembolsos, en forma separada para el financiamiento del Banco Mundial y para el financiamiento de COSUDE, conforme a las normas presupuestarias y la fuente de los fondos. Después de que hayan sido cumplidas las condiciones de efectividad, y se haya abierto la Cuenta Especial, la UAP/SEFIN someterá la primera solicitud a cada fuente financiera, en lo que a cada una corresponde conforme a la programación, junto a la estimación de gastos por los próximos seis meses, observando el monto o asignación autorizada según Convenio. Para los siguientes retiros, para ambas fuentes, la UAP/SEFIN someterá las solicitudes de desembolsos acompañada de la documentación correspondiente. Para realizar pagos a proveedores y consultores se necesitarán las siguientes libretas operativas en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI): Fondos del Banco Mundial:

Cuenta Única del Tesoro (CUT) en moneda nacional, para pagos en Lempiras Fuente 21 (Fondos Externos).

Cuenta Única del Tesoro (CUT) en dólares, para pagos en dólares Fuente 21.

Cuenta Única del Tesoro (CUT) en Moneda Nacional, para pagos en Lempiras Fuente 11 (Fondos Nacionales).

Cuenta Única del Tesoro (CUT) en Dólares para pagos en Dólares Fuente 11. Fondos COSUDE:

Cuenta Única del Tesoro (CUT) en moneda nacional, para pagos en Lempiras Fuente 21 (Fondos Externos).

AIF Cuenta Especial

AIF

UAP-SEFIN

COSUDE

Libretas de Fondos AIF

Libretas de Fondos COSUDE

Libretas de Contrapartida Nacional

Consultores

Cuenta Especial COSUDE

Proveedores

Contratistas

GOH

Organización de Productores

Rurales

50

Cuenta Única del Tesoro (CUT) en dólares, para pagos en dólares Fuente 21.

Cuenta Única del Tesoro (CUT) en Moneda Nacional, para pagos en Lempiras Fuente 11 (Fondos Nacionales).

Cuenta Única del Tesoro (CUT) en Dólares para pagos en Dólares Fuente 11.

La administración de los fondos del Proyecto estará a cargo de la UAP/SEFIN. Para efectos de la aprobación, transferencia y manejo de los créditos se delegarán estas funciones mediante un contrato de administración privada de créditos. En virtud de ello, los funcionarios designados para el manejo de las cuentas serán aquellos que la SEFIN acredite con delegación de firmas, como parte del cumplimiento de las condiciones previas al primer desembolso. Las modificaciones de registro de firmas se inician con la designación de nuevos funcionarios responsables por parte de la SEFIN. Procedimientos para Solicitar Fondos de las Cuentas Designadas

En las primeras etapas de operación del Proyecto, las solicitudes de fondos a la AIF y a COSUDEpara reconstitución de las Cuentas Designadas, se realizará mediante la elaboración de Solicitudes de Desembolso, acompañadas según corresponda del Certificado de Gastos (SOE) (de bienes o consultoría) o Resumen de Gastos. Posteriormente, al estar operando en pleno el Proyecto registrándose una mayor ejecución, se implementará el mecanismo de anticipos mediante Informes Gerenciales o Informes Financieros. Bajo este esquema, la reconstitución de las Cuentas Designadas se efectuará en base al Informe de Administración del Proyecto para cubrir los gastos presupuestados para los próximos seis meses a la fecha del informe. La UAP/SEFIN, hará los pagos, tanto de fondos externos como nacionales, directamente desde las libretas operativas para cada uno, habilitadas en el SIAFI y alimentadas con los desembolsos que realice la AIF y COSUDE a las Cuentas Designadas y de la asignación presupuestaria en moneda nacional en lo correspondiente a la contrapartida local. Los pagos a las Organizaciones de Productores Rurales (OPR´s), Consultores, Proveedores y Contratistas contratados para ejecutar las actividades, estudios, obras y proyectos de los componentes del Proyecto, deberán corresponder a gastos elegibles conforme a las normas del Crédito. Mecanismo de Desembolsos a las Cuentas Designadas

El mecanismo de desembolsos que será utilizado en la implementación del Proyecto estará basado en transacciones individuales (desembolsos tradicionales en base a certificados de gastos, pagos directos, reembolsos, compromiso especial). Inicialmente los Informes Financieros (en adelante, IF) serán utilizados para fines de reporte y monitoreo y no para fines de desembolso, pero el gobierno hondureño podrá acordar con la AIF y/o COSUDE la implementación de los IF como mecanismo de desembolso en cualquier momento posterior al primer año de ejecución del Proyecto. El Departamento de Desembolso de la AIF emitirá una Carta de Desembolsos al gobierno hondureño, en la cual se describen los procedimientos de desembolso y, además, se da instrucciones sobre lo siguiente: autorización de signatarios que firmarán las solicitudes de retiro de fondos; condiciones para el desembolso; si aplicara, requisitos para la auditoría; plazo

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para presentar las solicitudes de retiro de fondos; requisitos específicos para el funcionamiento de la Cuenta Designada. Método de desembolso en función de estados de gastos (SOE)

En el Contrato de Crédito se dispone que el gobierno hondureño deba llevar registros separados de los retiros efectuados sobre la base de estados de gastos. En la carta de desembolso que envía la AIF al gobierno hondureño, se explica los procedimientos de desembolso que debe utilizar. Los formularios específicos de estados de gastos se adjuntan con la carta de desembolso. Se podrá solicitar desembolsos de acuerdo con lo establecido en la carta de desembolso, que se resume en los siguientes puntos:

La UAP/SEFIN enviará a la AIF la primera solicitud de desembolso por asignación autorizada por el Convenio Financiero. Esta solicitud de retiro de fondos será enviada al departamento de créditos de la AIF por la UAP/SEFIN.

Los intervalos de reposición de fondos a la Cuenta Designada deberán realizarse como especifique la carta de desembolso. Cada solicitud de reposición a la Cuenta Designada deberá estar sustentada por la documentación de cada gasto, más los gastos solicitados, según categorías definidas en la carta de desembolso.

Los desembolsos que pueden ser solicitados sobre la base de estados de gastos (SOE), según la carta de desembolso.

Con cada solicitud de desembolso (formulario 2380), se debe presentar al Banco Mundial un estado de gastos (SOEs) para los contratos que no necesitan documentación justificativa (según la carta de desembolso), una hoja de resumen para los contratos que necesitan documentación justificativa y una conciliación de la Cuenta Designada.

Si la AIF determinara en algún momento que los pagos realizados desde la Cuenta Designada fueron usados para gastos no elegibles en el Contrato, el gobierno hondureño será notificado inmediatamente por la AIF para que deposite en la Cuenta Designada, una cantidad igual a la usada o la porción de ésta especificada como no elegible.

Para presentar los gastos al Banco Mundial, el tipo de cambio que deberá usarse para los pagos en moneda local es el del día de la monetización de la Cuenta Designada respectiva.

Para el desembolso de los fondos COSUDE, la UAP/SEFIN enviará a la COSUDE la

primera solicitud de desembolso por el monto previsto en la programación de desembolsos y posteriormente se harán las reposiciones correspondientes sustentada por la documentación de cada gasto, más los gastos solicitados, según categorías establecidas. Si COSUDE determinara en algún momento que los pagos realizados desde la Cuenta Designada fueron usados para gastos no elegibles en el financiamiento, el gobierno hondureño será notificado inmediatamente por COSUDE para que deposite en la Cuenta Designada, una cantidad igual a la usada o la porción de ésta especificada como no elegible. Para presentar los gastos a COSUDE, el tipo de cambio que deberá usarse para

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los pagos en moneda local es el del día de la monetización de la Cuenta Designada respectiva.

Fecha de Cierre de los Desembolsos

Cuatro meses después de la fecha de cierre especificado en el Convenio de Crédito de la AIF y de la vigencia del Convenio de Financiamiento con COSUDE. Arreglos de Auditoria a) Auditoría Externa

Los estados financieros anuales del Proyecto serán auditados por una firma de contadores públicos independientes siguiendo las Normas Internacionales de Auditoria y de conformidad a los Términos de Referencia (TDR) aprobados por la AIF y COSUDE. Las cuentas del Proyecto, incluyendo contratos y sus modificaciones y enmiendas, así como los depósitos y retiros de la Cuenta Designada y el uso de los SOE, serán auditados cada año por una firma auditora independiente aceptable para la AIF y COSUDE, y bajo los términos y condiciones satisfactorias para éste, lo que incluirá un informe administrativo sobre la estructura de control interno. El mecanismo de selección de la firma auditora financiera y concurrente externa que revisará y emitirá opinión sobre los estados financieros y la gestión de los pagos a las Organizaciones de Productores Rurales (OPR´s) del Proyecto, se establecerá en las bases, conforme a las normas vigentes de la República de Honduras y las normas de auditoría y control de la AIF. La UAP/SEFIN, es responsable de preparar los términos de referencia (TDR) en los que se señalará los alcances, normas que se observarán, y resultados/productos de la Auditoría Externa.La UAP/SEFIN, llevará a cabo el proceso de selección de firma auditora y deberá explicitar los mecanismos que exigen el Contrato de Crédito y las guías de auditoría de la AIF para el proceso. Los estados financieros del Proyecto, así como los IF del Proyecto serán auditados anualmente por auditores independientes aceptados por la AIF, quienes verificarán el cumplimiento de las condiciones contractuales y de desembolsos. Los recursos que serán utilizados como Transferencias No Reembolsables (TNR) a las Organizaciones de Productores Rurales (OPR´s), para cofinanciar para capital de semilla los Planes de Negocios, serán auditados concurrentemente de acuerdo a las solicitudes de desembolsos planteados en los Planes de Negocios. Las guías de auditoría de la AIF serán usadas por el Prestatario para determinar el formato y contenido de los estados de cuenta financieros anuales y para preparar los TDR de la auditoria. La Coordinación General de la UAP/SEFIN, informará a la AIF sobre el proceso seguido para la contratación de los auditores externos. b) Informes de auditoría

Los informes anuales de auditoría financiera con los estados de cuenta relacionados serán presentados a la AIF y COSUDE dentro de los seis meses posteriores al cierre del año fiscal

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del Gobierno de Honduras. Todos los registros de soporte serán mantenidos en el lugar del Proyecto durante, al menos, un año después de su término. Los informes de auditoría para la AIF y COSUDE deberán incluir los estados financieros, fuentes y usos, uso de fondos, los estados de gastos, el cumplimiento de cláusulas contractuales, la Cuenta Designada, los procedimientos y controles internos del Proyecto y, el avance físico contrastado con los avances financieros, y los informes de las auditorías concurrentes de acuerdo a las solicitudes de Transferencias No Reembolsables. Los informes auditados de acuerdo con las normas de la República de Honduras comprenden el informe corto, que incluye las opiniones solicitadas por la AIF y COSUDE; el informe largo, que incluye comentarios, observaciones y recomendaciones del sistema de control interno e información relevante que afecte o pudiera afectar la veracidad de los estados financieros; y el informe presupuestal que da cuenta de los procedimientos y prácticas presupuestarias seguidas por el Proyecto. Estos informes serán enviados a la AIF y COSUDE. El informe deberá presentar:

El informe y opinión del auditor con respecto a los estados financieros del Proyecto y los resultados de las auditorias concurrentes realizadas en el periodo, sus correspondientes notas e información complementaria. También, una opinión sobre la elegibilidad de los gastos reportados y el uso correcto de los fondos del crédito. Si existen, se identificarán los costos que no estén respaldados con registros adecuados o que no sean elegibles bajo los términos del convenio de crédito (costos cuestionados).

El informe del auditor con respecto a su comprensión de la estructura de control interno relacionada con el Proyecto. El informe debe revelar, entre otra información discutida en las Guías, las condiciones reportables (aquellas que tienen un impacto sobre los estados financieros) y las debilidades materiales en la estructura de control interno de la Unidad Ejecutora. También debe incluir los comentarios de la entidad ejecutora.

Este informe debe incluir una sección referente al seguimiento de las recomendaciones hechas en auditorías anteriores, indicando el estado actual de tales recomendaciones bajo las categorías de corregido, corregido parcialmente y no corregido. Las deficiencias que todavía no han sido corregidas deberán ser reportadas nuevamente en el informe de auditoría actual conjuntamente con los correspondientes comentarios de la administración del Proyecto.

Un resumen de los principales procedimientos de auditoría ejecutados para planear la auditoría, evaluar la estructura de control interno, verificar las cifras incluidas en los estados financieros y otras áreas sujetas a auditoría, y para evaluar el cumplimiento con los términos de los convenios, y las leyes y regulaciones aplicables.

c) Responsabilidad de las entidades coejecutoras

En materia del control, las entidades ejecutoras y coejecutoras tendrán las siguientes responsabilidades: (i) proporcionar la información requerida por los entes contralores, auditorías internas y externas; (ii) emitir los informes que le sean demandados por los entes contralores; (iii) implantar los mecanismos de control interno necesarios; (iv) respaldar todas sus operaciones con información y documentación; y (v) organizar un sistema de archivo de documentos que facilite la verificación y control.

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Sin perjuicio de los mecanismos de control externo aplicables a estudios, talleres o proyectos de esta naturaleza, la UAP/SEFIN se reserva el derecho de ejercer el control posterior de los procesos que se encuentren a cargo del PSDE. Los gastos de auditoría serán financiados con fondos del Crédito. Los arreglos para la auditoría externa serán efectuados seis meses después de la fecha de efectividad del Crédito. Presupuesto del Proyecto (Hoja Resumen)

Como parte integrante del Convenio de Crédito, usualmente identificado como Anexo I, se incluye la hoja resumen del total estimado del presupuesto del Proyecto segregado por fuente financiera para indicar el paripasu establecido (Fondos del Crédito y Fondos Nacionales). En ese anexo también se menciona las contribuciones de otras fuentes, tales como, los aportes de los beneficiarios para expresar el costo total del Proyecto. Sin embargo el presupuesto total del proyecto fue restructurado a solicitud del Gobierno de Honduras, por lo que a continuación se presentan los cuadros correspondientes al presupuesto original y restructurado del proyecto.

Presupuesto Original del Proyecto por Componentes (millones de US$)

IDA GDH COSUDE Inst. Finan. Privadas Beneficiarios TOTAL


1. Apoyo a las Alianzas Productivas 7.9 87.7 0.9 10.0 0.2 2.3 - - - - 9.0 17.6

2. Inversiones Productivas 19.8 50.0 0.0 - 3.64 9.6 12.1 30.6 3.9 9.9 39.6 77.3 3. Coordinación, Monitoreo & Evaluación 2.3 87.6 0.3 12.4 0.16 - - - - - 2.6 5.1


Presupuesto Reestructurado del Proyecto por Componentes (millones de US$)

AIF GDH Cooperación

Suiza

Aliados Finan.

Privados Beneficiarios TOTAL


1. Apoyo a las Alianzas Productivas 7.15 86.7 0.9 10.9 0.2 2.4 8.25 22.08

2. Inversiones Productivas 11.97 46.0 0.0 3.64 14.0 7.80 30.0 2.60 10.0 26.02 69.62

3. Coordinación, Monitoreo & Evaluación 2.64 85.16 0.3 9.67 0.16 5.16 3.10 8.30

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Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI)

La Secretaría de Finanzas, como órgano rector del sistema de administración financiera del sector público, ha dictado las normas generales para el registro de los ingresos y la ejecución de los gastos, así como el seguimiento y evaluación física y financiera del presupuesto. Para este efecto, ha elaborado normas técnicas y manuales de procedimientos de los sub-sistemas de presupuesto, tesorería, contabilidad, crédito público e inversión pública, aplicándolos mediante el SIAFI.

El diseño de este sistema permite fortalecer el control interno facilitando la toma de decisiones

en las instituciones del sector público, incluyendo proyectos, a partir de la producción de

reportes confiables resultantes de un proceso basado en el registro único pero con propósitos

diversos.Área Financiera, Administrativa y Contable de la UAP/SEFIN

La UAP/SEFIN es la responsable de la administración de los fondos del Proyecto, controla los ingresos por cada fuente de financiamiento y efectúa los desembolsos para los gastos autorizados del Proyecto. Además, es responsable de llevar las cuentas bancarias siguiendo las normas de la AIF y COSUDE aplicables al Proyecto. Ningún pago puede procesarse si no cuenta con su aprobación. El Analista Financiero designado al por la UAP/SEFIN mantendrá el archivo de la documentación soporte de los desembolsos efectuados, por fuente de financiamiento y por componente del Proyecto; así como de la documentación de los IF. Esta información estará disponible para el Coordinador General del Proyecto para efectos del proceso de la Auditoria Anual de las cuentas del Proyecto o cuando lo requieran los representantes de la AIF y COSUDE. a) Información procesada en el área administrativo-financiera

Los documentos e información a cargo del Analista Financiero son: (i) recibos de ingreso y comprobantes de pago; (ii) proceso de información externa de gastos; (iii) preparación del libro de bancos para la conciliación bancaria; (iv) reporte de ingresos por fuente de financiamiento; y (v) custodia y control de cartas fianza de proveedores. b) Cancelación de obligaciones

Los recursos del Proyecto sólo podrán utilizarse para financiar gastos elegibles, de acuerdo con lo establecido en el Contrato de Crédito y dentro del presupuesto del Proyecto. La ejecución del gasto pasa por las siguientes etapas:

i. Compromiso

Se refiere a la afectación parcial o total de las asignaciones presupuestarias autorizadas mediante el documento que corresponde a cada operación (orden de compra, orden de servicio, planilla de viáticos, liquidaciones de pago, entre otros).


56

ii. Devengado

Es la etapa en la que se asegura la disponibilidad financiera y se sustenta con los siguientes documentos: (i) factura original de adquisición de bienes y/o servicios; (ii) valorización de estudios; (iii) rendición de cuenta documentada, con comprobantes de gasto debidamente justificados y firmados por personas autorizadas; y, (iv) recibo de honorarios por los servicios prestados.

iii. Pago

Es la etapa de emisión de transferencias bancarias, con el fin de cancelar la obligación adquirida.

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Coordinación General

Flujograma de Pagos

Inicio

Recibe de las Unidades

Ejecutoras

* Solicitud de pago * Acompañada de losproductos de laconsultoría y aceptación de la

UnidadEjecutora .

Jefe de Monitoreo :

* Solicitud de pago de la Unidad Ejecutora

* Acompañada de losproductos de laconsultoría y

aceptación .

Revisaque los productosestén deacuerdo a los

Términos de Referencia

* Solicitud de pago .

* Aceptación de losproductos

* No Objeción a la c ontratación .

* No objeción de losproductos ( en

loscasosque aplique )

¿Se necesita No Objeción ?

Solicita No Objeción

Recibedel Técnico

especialista en Adquisicionesuna

copia del Contrato .

Verificaque la aceptación de los

productosesté conforme a

contrato en tiempo y forma .

Elabora el F - 0 I en el SIAFI de

acuerdo al monto d elcontrato ,

considerandolas deducciones .

* Impresióndel F - 01 para

aprobación documentos

soporte . * Contrato

* Solicitud de pago .

* Aceptación de losproductos .

¿Escorrecto ?

* F - 01 para aprobación .

* Documentación soporte

¿Escorrecto ?

F - 01 firmado y documentación

soporte .

¿Fondos Nacionales ?

Elabora el TEC según F - 01 para aprobación de la

DGCP .

El F - 01 automáticamente

entrapara aprobación , y

tendrá un plazo máximo de 15

díasparaefectuar latransferencia

electrónica .

Unavezaprobado sesolicita

priorización de pago .

Seguimiento en SIAFI de la

transferencia . De norealizarse ,

tomaacciones .

Si

Si

Si

Si No

No

No

Analista de Monitoreo AnalistaFinanciero JefeÁreaFinanciera y Administrativa

Tesorería General República

No

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c) Cancelación de pagos a personas jurídicas y consultores individuales

El pago de obligaciones a personas jurídicas nacionales se efectuará mediante transferencia bancaria a través del SIAFI. El pago será realizado si se ha presentado: (i) la realización de lo establecido para su respectiva etapa; (ii) la conformidad con el producto recibido o con el servicio prestado; (iii) el recibo de honorarios para consultores individuales; y (iv) la Guía de Entrega de bienes o los Informes de avance/final de consultorías. Respecto del proceso de pago, el mismo se realizará de la siguiente manera: En primer lugar, el analista financiero del subproyecto en curso o actividad de inversión realiza las siguientes actividades:

c.1 En el caso de consultores individuales con pagos mensuales Recibe del Técnico Especialista en Adquisiciones copia del contrato firmado. Solicita al Área de Monitoreo y Evaluación, copia de la No-Objeción a la contratación. Incluye al consultor dentro de la programación del pago de planilla mensual correspondiente

a ese subproyecto, considerando el monto establecido en el contrato, las deducciones correspondientes y la(s) fuente(s) de financiamiento.

En los casos que aplique, recibe del Área de Monitoreo y Evaluación informes periódicos y

aceptación de la entidad coejecutora, requisitos para efectuar el pago, establecidos en el contrato.

De acuerdo a la programación de planilla, elabora electrónicamente el F-01 “Formulación de

Ejecución del Gasto” en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI) de acuerdo al monto indicado en la planilla y lo verifica.

Remite impresión del F-01 verificado al Jefe del Área Financiera y Administrativa para

aprobación junto con el contrato cuando se trata del primer pago o la planilla para los pagos posteriores. Además copia del informe periódico en aquellos casos que se requiera.

Al ser posteriormente autorizado para pago el F-01, en el caso de Fondos Externos, elabora

electrónicamente, el TEC “Formulario de Transferencia entre Cuentas” con el monto establecido en la planilla haciendo referencia al número de los F-01 que correspondan, para aprobación de la Dirección General de Crédito Público.

En el caso de Fondos Nacionales, el F-01 automáticamente entra para aprobación de la

Tesorería General de la República.

c.2 En el caso de consultores individuales y firmas consultoras con pagos por producto

Recibe del Técnico Especialista en Adquisiciones copia del contrato. Solicita al Área de Monitoreo y Evaluación, copia de la No Objeción a la contratación.

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Recibe del Analista de Monitoreo la solicitud de pago, aceptación a los productos por parte de la entidad coejecutora y No-Objeción del Organismo Financiador, en los casos que aplique.

Verifica que la aceptación de los productos esté conforme a contrato en tiempo y forma. Elabora electrónicamente el F-01 “Formulación de Ejecución del Gasto” en el Sistema de

Administración Financiera Integrado (SIAFI) de acuerdo al monto establecido para ese producto en el contrato, considerando las deducciones pertinentes, y lo verifica electrónicamente.


aprobación junto con el contrato, solicitud de pago y aceptación de los productos. Al ser posteriormente autorizado para pago el F-01, en el caso de Fondos Externos, elabora




c.3 En el caso de bienes, obras y servicios de no consultoría

Recibe del Técnico Especialista en Adquisiciones copia del contrato.

Recibe del Analista de Monitoreo la solicitud de pago, aceptación a los productos por parte de la entidad coejecutora y No-Objeción del Organismo Financiador, en los casos que aplique.








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c.4 En el caso de adquisiciones menores

Solicitudes de cotización, cotizaciones, evaluación técnica y económica, acta de recepción,

factura y recibo.







Tesorería General de la República. c.5 En el caso de licitaciones

Documentos requeridos para cada pago según lo establecido en el contrato, No-Objeción a la adjudicación, factura y recibo.

Verifica que los documentos requeridos para cada pago estén conforme a contrato, en

tiempo y forma. Elabora electrónicamente el F-01 “Formulación de Ejecución del Gasto” en el Sistema de

Administración Financiera Integrado (SIAFI) de acuerdo al monto establecido en el contrato para ese producto o servicio, considerando las deducciones pertinentes, y lo verifica electrónicamente.


aprobación junto con el contrato y los demás documentos de soporte. Al ser posteriormente autorizado para pago el F-01, en el caso de Fondos Externos, elabora




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Seguidamente, el Jefe del Área Financiera y Administrativa realiza las siguientes actividades para pago: Recibe del Analista Financiero F-01 y documentos de soporte. Verifica que la información del F-01 esté de acuerdo a los documentos de soporte y aprueba

el F-01electrónico. Remite el F-01 y la documentación de soporte a la Coordinación General de la Unidad

Administradora de Proyectos. Una vez que el pago sea firmado por la Coordinación General de la UAP, éste Prioriza el

documento de pago para que se realice la transferencia electrónica. Finalmente, la Coordinación General realiza las siguientes: Recibe del Jefe del Área Financiera y Administrativa F-01 y documentos de soporte. Verifica que la información del F-01 esté de acuerdo a los documentos de soporte y firma el

F-01electrónico. Remite el F-01 y la documentación de soporte a la secretaria de la Unidad Administradora

de Proyectos para devolución al Analista Financiero correspondiente.

Una vez que el documento de pago haya sido priorizado por el Jefe del Área Financiera y Administrativa, firma la priorización para que se haga efectiva la transferencia electrónica.

Contabilidad

Para llevar los registros contables se utilizará el Módulo de Contabilidad del Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI). El modulo de contabilidad de SIAFI enlazará el presupuesto de la República con las categorías de inversión del convenio, mediante el modulo de ejecución de proyectos externos UEPEX. El modulo de contabilidad deberá reunir los requisitos necesarios para producir los informes exigidos por la AIF, como el catalogo de cuentas aprobado, además de los requisitos exigidos jurídica y reglamentariamente en Honduras. a) Método del Sistema de Contabilidad

Para los reportes nacionales, el método que se utilizará será el de devengados. Para los estados financieros que se presentarán a la AIF, también se usará este método, pues mediante él se registra lo efectivamente gastado o desembolsado por el Proyecto. b) Plan de cuentas del Proyecto El plan de cuentas deberá ser revisado y aprobado antes de iniciarse el Proyecto. El plan de cuentas que se empleará será el utilizado en el SIAFI, el cual cumplirá con los requerimientos de la AIF. c) Sistema de Códigos

Los códigos sirven para identificar el plan de cuentas del Proyecto y son esenciales en el sistema informático. Se definirán los códigos de clasificación por componentes,

62

subcomponentes y actividades del Proyecto, debido a que serán de utilidad para elaborar el IF sobre la base del SIAFI. d) Presentación de Estados Financieros Los estados financieros exigidos por la AIF son: (i) estado de origen y aplicación de fondos; (ii) desembolsos de la Cuenta Designada; (iii) estado de la Cuenta Designada; y (iv) estado de desembolsos (SOE). Los estados financieros nacionales están comprendidos por: (i) Balance General; (ii) Balance de Comprobación; (iii) Estado de Gestión; (iv) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto; y (v) Estado de Flujo de Efectivo y las Notas a los Estados Financieros. El Balance General se basa en información de Adquisiciones de Bienes y Servicios, y de Desembolsos de Tesorería. Se registra la información proveniente de ingresos por acreditación del desembolso respectivo; y la de egresos, por el registro de transferencias a beneficiarios. El balance presupuestal se basa en información del Área Financiera, Administrativa y Contable de la UAP/SEFIN. Se debe preparar y mantener actualizados los sistemas contables y el registro de activos fijos. Los procedimientos contables y administrativos en los que se detalla los instrumentos de gestión, responsables de los registros de control e inventario de activo y registros contables, deberán ser preparados por la UAP/SEFIN e incorporados en este Manual de Operaciones. Categorías de gastos elegibles

Categoría Monto del Financiamiento Asignado

(expresado en DEG)

Porcentaje de Gastos a ser Financiados

(1) Bienes, Servicios De Consultoría, Capacitación Y Costos De Operación Para La Parte1 del Proyecto

4,600,000 100%

(2) Bienes, trabajos y servicios para Subproyectos Productivos conforme a la Parte 2.A del proyecto

7,400,000 100% excepto por los costos cubiertos por la contribución de contraparte RPO y los costos cubiertos por el co-financiamiento PFI conforme a las disposiciones establecidas en el Manual de Operaciones

(3) cuota administrativa para el pago del agente referido en la Sección I.F.1 del Programa 2 de este Convenio

300,000 100%

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Categoría Monto del Financiamiento Asignado

(expresado en DEG)

Porcentaje de Gastos a ser Financiados

(4) Bienes, servicios de consultaría, capacitaciones y Costos de Operación para la Parte 3 del Proyecto

1,400,000 100%

(5) No asignado

300,000

MONTO TOTAL 14,000,000

Calendario de Desembolsos

Los desembolsos se calendarizarán de acuerdo con el POA-PAC que se apruebe cada año. El primer desembolso lo solicitará la SEFIN a la AIF y COSUDE, en su caso, una vez que se notifique la elegibilidad del Crédito para desembolsos. Informes Financieros para la AIF y COSUDE.

a) Reportes semestrales de los Informes Financieros para la AIF

El IF tiene por objeto ayudar a los prestatarios en el seguimiento de sus proyectos. El IF deberá ser consolidado por la UAP/SEFIN sobre la información que reporta el SIAFI y deberá comprender un informe básico. Inicialmente, los IF se utilizarán solamente para monitorear las actividades del proyecto, pero el Prestatario podrá acordar con la AIF la implementación de los IF como mecanismo de desembolso en cualquier momento posterior al primer año de ejecución del proyecto. Si se utilizaran los IF para efecto de desembolso, los IF deberán incluir (adicionalmente al informe básico) la información siguiente: (i) un estado de movimiento della Cuenta Designada, y (ii) un estado de gasto a cargo de la Cuenta Designada. Informes financieros Deben incluir, como mínimo, el estado de las entradas de efectivo por fuentes y el uso de fondos por principales categorías de gastos con los saldos de apertura en efectivo y los saldos en efectivo al cierre del PASAP (estado de fuente y uso de fondos), un estado de uso de fondos por componente y subcomponente, el cual presentará los gastos efectuados contra los previstos para el periodo y de forma acumulativa; y los anexos justificatorios los cuales serán la información producida del sistema de información. Informes sobre progreso físico Contienen una descripción e indicadores de resultados de las principales actividades del Proyecto, que vinculan la información financiera con el progreso físico y resaltan los aspectos que deben ser atendidos. Este informe debe ser elaborado y remitido a la UAP/SEFIN, en forma trimestral por la UCP-SAG. Informes sobre las adquisiciones Deben incluir información sobre las adquisiciones de bienes, servicios, obras y selección de los consultores, respecto al cumplimiento de los métodos de adquisición concertados. En los informes se debe comparar el desempeño de las adquisiciones con el plan concertado en las negociaciones o actualizado posteriormente. Además del progreso de las adquisiciones, los

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informes deberán contener información sobre todas las modificaciones autorizadas del Contrato. También, se puede incluir información sobre las quejas de los licitantes, el incumplimiento de las firmas consultoras y cualquier controversia contractual importante. El Plan de Adquisiciones de COMRURAL deberá ser elaborado en forma conjunta por la UCP-SAG y la UAP/SEFIN, procediendo esta última a su registro y envío para aprobación de la AIF en el Sistema de Seguimiento de Planes de Adquisiciones (SEPA). La UAP/SEFIN, será responsable de la actualización del Plan de Adquisiciones en este sistema y será la contraparte principal para las revisiones que realicen los organismos financieros en este campo. Los formatos que serán utilizados en los IF, de acuerdo con las directrices de los IF de proyectos financiados con recursos de la AIF, deberán ser preparados por la UAP/SEFIN. b) Preparación de los IF

El SIAFI contará con los módulos adecuados para el registro y la obtención de información del Programa, los cuales serán utilizados en la preparación de los IF. En este sentido, para facilitar la preparación del IF financiero a partir del SIAFI, se clasificará cada registro de ingreso según su fuente y por gasto de cada componente, actividad, categoría o cualquiera sea el gasto. En los informes sobre la marcha o progreso del Programa, el IF de administración de contratos se podrá obtener también del SIAFI, si en este sistema se ingresan todos los datos de la opción de contratos. El IF de seguimiento dependerá de que se haya establecido claramente los indicadores de medición física, sin los cuales la elaboración de este reporte no es posible. Con relación a los reportes sobre adquisiciones, se desarrollará, desde el inicio del Proyecto, una base de datos que actualizada diariamente evite retrasos, detecte omisiones y facilite la preparación del reporte. c) Alcance del IF

El IF abarca todo el Proyecto y no exclusivamente el uso de los fondos de la AIF. Debe reflejar todos los gastos, incluidos aquellos que puedan realizarse fuera de la UAP/SEFIN. Estos reportes son estados financieros especiales preparados en un formato acordado con la AIF y, por lo tanto, no siempre se ajustan a las Normas Internacionales de Contabilidad. d) Moneda del IF

Los IF serán preparados en dólares. Los saldos de apertura y de cierre de la Cuenta Designada tendrán como referencia el tipo de cambio vigente en la fechas de apertura y de cierre, respectivamente. El tipo de cambio correspondiente se incluirá en una nota agregada en el formato del IF. e) Declaración de gastos en el IF

Los gastos que se declaran en el IF son gastos efectivos correspondientes al semestre, desde el inicio del Proyecto hasta la fecha y acumulados a la fecha; gastos previstos o presupuestados para los periodos antes indicados; y variaciones entre los gastos previstos y los gastos efectivos.

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PROYECTO DE COMPETITIVDAD RURAL

COMRURAL

Período:

FUENTES Y USOS DE FONDOS

(Expresado en Lempiras)

CIFRAS PREVISTAS:

TRIMESTRE

ACUMULAT

IVO

SIGUIENTE 6

MESES

Entradas de Efectivo

Fondos Públicos

Fondos COSUDE

Fondos IDA

Financiamiento Total

Menos: uso de los fondos por componente

1.

Proyecto Competitividad Rural

PROYECTO BANCO MUNIDAL No.

USO DE FONDOS DEL PROYECTO POR ACTIVIDAD

En lempiras

Trimestre Acumulativo PAD: duraci

on del proyec

to PAD revisado

Componente/Actividad del proyecto

Cifras previst

as

Cifras efectiv

as variaci

ón

Cifras previst

as

Cifras efectiv

as variaci

ón

Componente 1:

Subtotal

Componente 2:

Subtotal

Componente 3:

Grand Total

66

2.

3.

Total de Gastos

Entradas menos gastos por componentes

Mas: diferencial cambiario

Variación neta de efectivo

Saldo de Inicio en efectivo:

Cuenta especial del proyecto Fondos COSUDE

Cuenta especial del proyecto Fondos IDA

Libreta Fondos COSUDE

Libreta Fondos IDA

Libreta Fondos Públicos

Total

Mas: variación neta de efectivo

Efectivo neto disponible

Saldos en efectivo al cierre:

Cuenta especial del proyecto Fondos COSUDE

Cuenta especial del proyecto Fondos IDA

Libreta Fondos COSUDE

Libreta Fondos IDA

Libreta Fondos Públicos

TOTAL

Elaborado

Revisado

Autorizado

Nota: /i

Para la conversión se han

utilizado los siguientes tipos

de cambio:

a) Saldo de inicio de la

cuenta especial en el

trimestre 1 USD = L.

b) Los fondos recibidos por el BIRF y los gastos efectuados

en divisas se convierten al tipo de cambio vigente a la fecha

de la transacción. El promedio ponderado de esos tipos de

cambio desde el inicio del proyecto es 1 USD = L.

c) Saldo al cierre de la

cuenta especial en el

trimestre 1 USD = L.

67

ESTADO DE MOVIMIENTO DE LA CUENTA ESPECIAL

CORRESPONDIENTE AL PERIODO DE DECLARACION:

Nombre del Proyecto:

No.

Banco de depósito:

Cuenta No.

Moneda de la Cuenta Especial:

PARTE I Lempiras

Dólares

1. Anticipos acumulados hasta el cierre del periodo de declaración en curso:

2. Gastos acumulados hasta el cierre del último periodo de declaración

3. Anticipo pendiente que debe ser imputado (línea 1 menos línea 2)

PARTE II

4. Saldo inicial de la Cuenta Especial al comienzo del periodo de declaración (al XXX)

5. Sumar/restar: Ajustes acumulados (si hubiera) (1)

6. Anticipo durante el periodo de declaración

7. Sumar las líneas 5 y 6

8. Anticipos pendientes que deben ser imputados (sumar líneas 4 a 7)

9. Saldo al cierre de la Cuenta Especial al final del periodo de declaración en curso (al XXX)

10. Sumar/restar: Ajustes acumulados (si hubiera) (1)

11. Gastos del periodo de declaración en curso

12. Sumar líneas 10 y 11

13. Sumar líneas 9 y 12

14. Diferencia (si hubiera)(línea 8 menos 13)

PARTE III

15. Monto total previsto que debe ser pagado (por los 6 meses siguientes)

16. Menos: Saldo al cierre de la Cuenta Especial después de efectuar los ajustes

17. Pagos directos/pagos con cargo a la Cuenta Especial

18. Sumar las líneas 16 y 17

19. Financiamiento necesario para los dos periodos de declaración siguientes (líneas 15 menos 18)

Notas: (1) Ingrese los ajustes que inciden en la Cuenta Especial, como los intereses percibidos, los cargos bancarios y los gastos no admisibles que deben ser reembolsados a la Cuenta Especial

68

MANEJO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO DEL PROYECTO

El Project Appraisal Document (PAD) es el documento que resume los aspectos relevantes para la ejecución del Proyecto. Incluye los objetivos, el plan y el presupuesto para la vida del Proyecto desagregado por componentes, subcomponentes y actividades; así como los indicadores de avance físico, límites y modalidades de adquisición y mecanismo de desembolso, entre otros. Es una guía para elaborar los Planes Operativos Anuales (POA) que comprenderán la programación de actividades y los presupuestos para cada año. Planificación y Programación de Actividades

a) Plan Operativo Anual

El Coordinador General de la UAP/SEFIN, y su personal, en conjunto con el Coordinador General del Proyecto, conjuntamente con las entidades participantes del Proyecto prepararán y mantendrán un POA que detalle todas las actividades que se realizarán y los recursos necesarios para su ejecución, por toda fuente. De acuerdo con lo establecido en el Contrato de Crédito, el POA será presentado a la AIF a más tardar el 30 días después de notificada la elegibilidad para desembolsos y posteriormente en el mes de noviembre de cada año para el siguiente período, para su revisión y No-Objeción. El POA deberá contener información que se incorporará como parte de los compromisos dentro del presupuesto formulado por la UAP/SEFIN. Este plan debe contener los siguientes documentos: (i) resumen ejecutivo del Proyecto; (ii) plan de actividades para todo el año; (iii) definición de indicadores físicos que permitan medir el avance del Proyecto; (iv) presupuesto mensualizado por componentes, subcomponentes, actividades, categorías de gasto y fuentes de financiamiento; y (v) plan de adquisiciones. El POA deberá ser aprobado por el Coordinador General del Proyecto y la Coordinación General de la UAP/SEFIN y, posteriormente, por la AIF. Servirá de base de comparación con la ejecución de las actividades del Proyecto que se reportan en los IF y que se preparan periódicamente para la UCP-SAG y UAP/SEFIN, como para la AIF y COSUDE. b) Evaluación del Plan Operativo Anual Las actividades ejecutadas se informarán en el Reporte de Ejecución del Programa (semestral), el que será remitido a la AIF y COSUDE por la UCP-SAG, y la UAP/SEFIN, luego de 30 días de concluido el semestre que se informa. Este informe incluirá: (i) el progreso logrado con relación a los indicadores definidos; (ii) una evaluación de los problemas y asuntos derivados de la implementación del Proyecto; (iii) implementación actualizada y proyección de desembolsos para el próximo semestre y; (iv) estado de cumplimiento con el Contrato de Crédito. La UAP/SEFIN, antes del primer año de declarada la efectividad de Contrato de Crédito, efectuará con la AIF una revisión del progreso logrado durante dicho lapso, basado en los reportes mencionados en el párrafo anterior.

69

CAPÍTULO VI. ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS

ASPECTOS GENERALES

En los procesos de selección y contratación de bienes, obras, servicios de consultoría y servicios de no consultoría que sean necesarios para ejecutar las actividades previstas en el Plan Operativo Anual (POA) del Proyecto, se aplicarán las normas y procedimientos de la AIF que se describen en el presente capítulo. En este capítulo se presentan las normas y procedimientos de cumplimiento obligatorio en las contrataciones y adquisiciones referentes al Proyecto a cargo de la Secretaría de Finanzas, a través de la Unidad Administradora de Proyectos (UAP) y las realizadas a traves de la UCP-SAG. No son aplicables estas normas a las adquisiciones realizadas en el marco de los proyectos de inversión incluidas en los planes de negocios. (Ver métodos de Adquisiciones de la Organizaciones de Productores Rurales (OPR)). Estas normas se aplicarán para la contratación de los servicios de consultorías individuales, de firmas consultoras, estudios, capacitaciones, servicios de no consultoría y adquisición de bienes, conforme a las previsiones del Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) del proyecto, el que deberá ser ingresado, aporbado y administrado en el Sistema de Seguimiento de Planes de Adquisiciones (SEPA) del Banco y revisado de forma trimestral. Marco Legal

Para todas las adquisiciones previstas en el Proyecto, la UAP/SEFIN y la UCP-SAG aplicarán los procedimientos establecidos en el presente manual, y lo establecido en el Contrato de Crédito. Asimismo, se aplicarán las siguientes normas:

Para la adquisición de bienes y obras: “Las Normas para Adquisiciones con Créditos de la AIF y Créditos de la AIF”, publicadas en mayo de 2004 y revisadas en octubre de 2006 (las “Normas de Adquisición”).

Para la contratación de servicios: “Las Normas para la Selección y Empleo de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial”, mayo de 2004 y revisadas en Octubre el 2006 (las “Normas de Consultores”).

Participación de la AIF

La AIF realizará dos tipos de revisión a los procesos de adquisiciones y contrataciones que se realicen en el Proyecto con el propósito de asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual y demás disposiciones aplicables en esta materia. La primera denominada Examen Previo de todo el proceso de adquisición efectuado, en los procesos que le corresponda según el Plan de Adquisiciones. La segunda, tambien definida en el Plan de Adquisicones, denominada Examen Posterior de los procesos, mediante un mecanismo de muestreo. Asimismo, la AIF podrá realizar una supervisión permanente a los procesos de adquisiciones, mediante los informes periódicos que remita la UAP/SEFIN.

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A continuación se explica los alcances de cada uno de los mecanismos de revisión aplicables: a) Examen previo Será aplicable para aquellas contrataciones que realizará la UAP/SEFIN según lo establecido por el contrato de crédito y los métodos de adquisición que se muestran en el cuadro incluido en el cuadro Procedimientos para la Adquisición de Bienes y utilización de Consultores para el Proyecto de este manual

En estos procesos la AIF deberá realizar el Examen Previo y otorgar su No-Objeción para los siguientes aspectos: (i) del expediente técnico en el caso de obras; (ii) de las especificaciones técnicas en el caso de bienes; (iii) de las bases que regirán el proceso, incluyendo el modelo de contrato (bases estándar del banco para LPI y bases armonizadas para LPN o LP); (iv) del resultado de la evaluación o calificación final de los postores (acta de Evaluación); y, (v) de la recomendación de adjudicación (Informe estándar de evaluación) de acuerdo al Plan de adquisiciones aprobado anualmente para el Proyecto b) Examen Posterior

El Examen Posterior se realiza en cualquier momento, a solicitud de la AIF, a los procesos que realice la UAP/SEFIN. Este examen puede ser por muestreo y es aplicable a cualquier proceso de contratación realizado. Para el Examen Posterior la UAP/SEFIN, deberán poner a disposición de la AIF la siguiente documentación principal, la que no es limitativa:

El PAC vigente durante el período de revisión posterior, en el que figuren las adquisiciones o contrataciones.

Documento de designación del Comité de Evaluación y sus suplentes.

Copia de las publicaciones efectuadas en caso de licitación pública nacional (en los sucesivo (LPN) o de las constancias de recepción de invitación.

Relación de adquirientes de bases o invitados.

Consultas formuladas.

Documento de absolución de consultas, con la constancia de recepción de todos los adquirientes de bases o invitados.

Acta de recepción y apertura de propuestas.

Informe de evaluación con la recomendación de adjudicación.

Todas las propuestas presentadas evaluadas tecnicamente, del adjudicatario y demás participantes.

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Constancia de recepción de la notificación del resultado del proceso al adjudicatario y a todos los participantes.

Currículum de las empresas consultoras contratadas por calificación de consultores.

Currículum de los consultores individuales contratados.

Contrato firmado.

Pagos ejecutados La UAP/SEFIN guardará toda la documentación de los procesos de selección y los contratos suscritos durante la ejecución del Proyecto hasta dos años despues de la fecha del cierre del Contrato de Crédito. Si la AIF determina que el contrato no fue adjudicado de conformidad con los procedimientos acordados en el presente manual, éste comunicará a la UAP/SEFIN la decisión de abstenenerse de financiar la contratación con las razones que así lo justifiquen. Plan de Adquisiciones y Contrataciones

El PAC es un documento de orden legal que tiene la función de contener y planificar todas las actividades de un proyecto que necesiten de un contrato o una orden de compra para ser llevadas a cabo; es el instrumento que permitirá proyectar y ejecutar todas las actividades del Proyecto. El PAC incluye las adquisiciones que serán ejecutadas por la UAP/SEFIN y la UCP-SAG. La información contenida en el PAC (y sus sucesivas actualizaciones) deberán ser comunicadas oportunamente a la AIFy publicitadas mediante los mecanismos disponibles, en todo caso la UAP/SEFIN deberá asegurarse que este sea incluido en la Página WEB de la UAP/SEFIN, u otro mecanismo disponible en las zonas de intervención del Proyecto. A continuación, se presentan los principales lineamientos y criterios que deben ser aplicados en la formulación y aplicación del PAC:

Al elaborar el PAC se buscará agrupar los procesos toda vez que se trate de rubros afines y con posibilidad de desarrollarse simultáneamente.

No se podrá fraccionar una contratación para eludir la aplicación de los montos máximos fijados para los procedimientos de contratación establecidos en el presente Manual y en el Contrato de Crédito.

El contenido del Plan de adquisiciones se deriba del Plan Operativo de Actividades, por lo tanto debe incluir las compras y contrataciones necesarias para el cumplimiento de las actividades descritas en dicho plan (POA). La UAP-SEFIN asi como la UCP-SAG son los responsables de su preparación y deben asegurarse de que concuerden sus montos totales. (Total POA = Total PAC, del período de ejecución).

Al incluir capacitaciones en el PAC, se deberá contar con un plan de capacitación aprobado previamente por la AIF. De manera similar, el gasto operativo debe contar con un detalle de

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las compras y contrataciones destinadas a este rubro y deberá contar con la aprobación de la AIF. Para este último, la UAP- SAG deberá datallar y clasificar las compras y contrataciones que debido a las limitaciones en la oferta en el área de influencia del proyecto (área rural) se justifican compras directas.

No podrá iniciarse ningún proceso de adquisición o contratación sea cual fuere su monto si previamente no se encuentra consignado en el PAC. En caso que el Proyecto requiera una adquisición o contratación no prevista en el PAC, deberá comunicarlo así a la AIF de manera que se proceda a la actualización y aprobación del PAC para su inclusión, siempre que se encuentre acorde con los objetivos del Proyecto y en el período establecido para su actualización cada trimestre de cada año como máximo (marzo, junio, septiembre y diciembre). Si la compra o contratación que se requiere se realice dentro de los períodos establecidos, se solicitará la correspondiente no objeción a la AIF y se incluirá posterirmente en la proxima revisisón del PAC. En el mes de diciembre deberá contarse con el PAC aprobado para el siguiente período de ejecución.

La AIF no estarán obligada a financiar o reconocer gastos de actividades que no se encuentren contempladas en el PAC.

Para las compras realizadas por las OPR y fuera del PAC, la UAP y la SAG debera contar con una lista de bienes de menos de USD 1,000 que las OPR puedan comprar directamente en las tiendas de la zona de ejecución del negocio, previamente identificados en el Plan de Negocios.

a) Formularios para la elaboración del PAC y tipos de examen por la AIF

El formulario para consignar las adquisiciones y contrataciones es el establecido en el SEPA. En el SEPA se consignará qué adquisiciones estarán sujetas a Examen Posterior y cuáles estarán sujetas a Examen Previo. Luego de las dos primeras contrataciones por cada tipo de proceso, se aplicará el siguiente criterio para su ubicación en el PAC: Bienes y servicios: Requerirán examen posterior todas las Licitaciones Públicas (LPN) para bienes y servicios de no consultoría, cuyo monto estimado sea igual o mayor a US$ 10,000 y menor a US$ 150,000, para comparaciones de precios, para bienes y servicios de no consultoría, cuyo monto estimado sea menor a US$ 10,000. Siempre de requerirán examen previo de la AIF todas las Licitaciones Públicas Internacionales (LPI) para bienes y servicios de no consultoría, cuyo monto estimado sea igual o mayor a US$ 150,000 y Consultorías: Requerirán Examen Previo de la AIF todas las contrataciones de firmas consultoras por monto igual o superior a US$ 50,000 y para consultores individuales por encima de US$35,000. De igual forma siempre se requerirá examen previo para compras directas indistintamente del monto presupuestado.

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Contenido del PAC

Número de Proceso

Es el número sucesivo que se asigna automáticamente al proceso por el SEPA.

Descripción

Es la precisión de la materia de contratación o adquisición.

Costo Estimado

Es esencial una preparación cuidadosa de la estimación de costos para que los recursos presupuestarios asignados guarden relación con la realidad. La estimación de costos se debe fundamentar en el diagnóstico que haga el contratante de los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo (tiempo del personal, apoyo logístico, actividades a desarrollar, disponibilidad de materiales y equipo, etc.).

Costo Actual

Se consignará el monto real del contrato o adquisición cuando estos se hayan realizado.

Calendario de Proceso

El PAC debe estimar las fechas de los diferentes hitos del proceso: (i) entrega de documentos de contratación a la AIF, (ii) No-Objeción a los documentos de contratación, (iii) convocatoria a licitación, (iv) entrega de documentos a los participantes, (v) apertura de propuestas, (vi) No-Objeción de la AIF y COSUDE, en su caso, a la evaluación; (vii) firma de contrato; y (vii) término de contrato y entrega de producto.

Nombre del proveedor

Nombre del contratista, consultor o proveedor. Esta información debe ser consignada a medida que vaya avanzando el Proceso.

Responsabilidad en las Adquisiciones y Contrataciones del Proyecto

La SEFIN, a través de la UAP/SEFIN, es responsable de todas las actividades del PAC, es decir de todos los procesos de adquisiciones y contrataciones, excepto las detalladas como gasto operativo que requieran su inmediata adquisición debido a las limitaciones en la oferta en el área de influencia del proyecto (área rural).Estas compras podran ser realizadas por la UCP-SAG. La UAP/SEFIN es la encargada de revisar y consolidar el PAC del Proyecto, asi como de su envío a la AIF para su aprobación.

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La UAP-SEFIN tramitará las solicitudes de compra y contratación remitidas por la UCP-SAG dando cumplimiento a los tiempos establecidos en el PAC aprobado. La OPR sera responsable de realizar las compras y contrataciones deribados de los Planes de Negocios. Dichos Planes de Negocios deberá incluir, para cada rubro principal de adquisiciones, los metodos y procedimientos que las OPR deben de seguir.

Responsabilidad de la SAG

La UAP/SEFIN, será la responsable de realizar los procesos de adquisiciones y contrataciones, excepto en el caso descrito en el apartado anterior No obstante, la UCP-SAG también participará en los comités de evaluación, la supervisión de los contratos y productos, e informes finales. Asimismo, brindarán apoyo técnico para la elaboración de los términos de referencia y especificaciones técnicas. La UAP-SEFIN preparará junto con la UCP-SAG el Plan de Adquisiciones velando por que se incluyan todas las compras y contrataciones que contribuyen al cumplimiento de las actividades del POA y considerando los tiempos necesarios para que se cumplan los procesos de compra y contratación así como los de ejecución. La UCP-SAG preparará las solicitudes de compra y contratación a la UAP-SEFIN, conforme a los tiempos acordados en el PAC aprobado. Toda solicitud debe ser dirigida por escrito a la UAP-SEFIN asegurándose que se incluya por lo menos la información siguiente:

1. Nombre del proceso (tal como fue escrito en el PAC) 2. Monto presupuestado descrito en el PAC 3. Identificador del PAC 4. Identificador del POA 5. Identificador del Plan de capacitación (cuando aplique) 6. Identificador del detalle del gasto operativo (cuando aplique) 7. Términos de referencia, especificaciones técnicas, criterios de evaluación, diseños,

planos, etc. METODOS DE ADUISICIONES PREVISTOS PARA LAS OPR

En términos generales la Organizaciones de Productores Rurales, deberán utilizar prácticas comerciales para sus adquisiciones, acordadas en el Plan de Negocios. Las OPR podrán aplicar el método de comparación de precios para todo monto encima de USD 1,000, salvo en casos que no es posible o no apropiado para comparar precios (tal como proveedor único, distancia larga de los proveedores de la zona de la alianza) – En este caso, la lista de proveedor(es) único(s) deberán figurar en su respectivo Plan de Negocios.

MÉTODOS DE ADQUISICIÓN PREVISTOS EN EL PROYECTO

A continuación se presenta los métodos de adquisición para bienes y utilización de consultores para el Proyecto, y en las siguientes secciones se describe cada una de estas.

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Procedimientos para la Adquisición de Bienes y utilización de Consultores para el Proyecto

Costo BIENES Y SERVICIOS DE

NO CONSULTORIA

Procedimiento de Contratación Contratos Sujetos a Revisión Previa por la AIF

Menos de US$ 10,000 Compras nacionales y servicios de no consultoría - Shopping

Primeros dos contratos

mayor o igual a US$ 10,000 y menos de

US$ 150,000

Licitación pública nacional (LPN)

Primeros dos contratos

US$ 150,000 o más Licitación pública internacional (LPI)

Todos

CONSULTORIAS FIRMAS Mayor o Igual que $50,000

Todos los métodos

Revisión de todo el

proceso

Menor de US$ 50.000 Todos los métodos TdR (Task manager)

CONSULTORIAS

INDIVIDUALES

Normas del Banco – SECCION V.

TdR (Task manager)

Igual o Mayor a US$35,000 Comparación of 3 CVs Todo el proceso

Menor de US$35,000 Comparación de 3 CVs TdR (Task Manager)

Proveedores de Servicios

Calificados

Lista

Todas las contrataciones directas/una sola fuente, están sujetas a revisión previa de la AIF. La justificación de la contratación directa se envía a la AIF junto con la solicitud oficial. Contratación de Servicios de Consultoría

El objetivo del proceso de contratación de servicios de consultoría es contratar de manera competitiva y transparente aquellos profesionales del medio y firmas que sean requeridos para desarrollar las actividades previstas en el Proyecto. Las consultorías, en general, serán procesadas y administradas por la UAP/SEFIN. Las consultorías de UCP-SAG, y otras previstas en el PAC fuera del ámbito de administración del Proyecto, serán supervisadas y sus productos recibidos y aceptados a satisfacción por la UCP-SAG. Las contrataciones de consultores se realizarán de acuerdo a las Normas de Selección de Consultores de la AIF.

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a) Generalidades para la selección y contratación de consultores

Para iniciar un proceso de selección de consultores debe verificarse que la contratación esté prevista en el PAC, que se encuentren elaborados los términos de referencia (en adelante, TDR) criterios de evaluación, Lista de Corta de Firmas o Terna de Consultores Individuales, en su caso, y se hayan estimado los costos respectivos.

El responsable de llevar a cabo lo procesos será la UAP/SEFIN. La UCP-SAG, estará encargada de apoyar en la preparación de la documentación técnica respectiva, a través de su equipo técnico u personal designado. Deberá participar en los comités de evaluación de propuestas y supervisar y aprobar los productos de las consultorías.

Los documentos para la selección y contratación de las firmas consultoras (PP) serán preparadas en base a los documentos estándar de la AIF.

No se financiará gastos de consultoría si los consultores no hubieran sido seleccionados o los servicios no hubieran sido contratados de conformidad con los procedimientos señalados.

Los contratos de consultores y firmas consultoras se regirán por el modelo de contrato establecido en el Pedido de Propuestas o las Bases de Selección y no se reconocerá ninguna relación de dependencia laboral entre el contratante y el consultor.

Si surgieran controversias sobre los servicios, entre la entidad contratante y el consultor o firma consultora nacional que no pudieran resolverse de mutuo y voluntario acuerdo, las partes acudirán a un conciliador o árbitro, conforme con lo dispuesto por las leyes nacionales.

Incluir Párrafo en caso de contrataciones con extranjeros. “El proceso arbitral se regirá por las reglas y procedimientos para arbitrajes de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI) vigentes en la fecha de este contrato”.

A continuación, se presenta un cuadro con las principales responsabilidades de las diferentes instancias que participan en el proceso de selección y contratación de firmas consultoras:

Responsabilidades en la Contratación de Servicios de Consultoría de Firmas

Actividad Función / Tarea Aprueba/Autoriza

Designación del Comité de Evaluación

Acto administrativo.

UAP/SEFIN con la participación de la UCP-SAG.

Términos de Referencia

Documento técnico con obligaciones que asumirá el consultor, Presupuesto estimado y sistema de pago.

UAP/SEFIN/UCP-SAG.

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Actividad Función / Tarea Aprueba/Autoriza

Lista corta

Aviso solicitando expresiones de interés de empresas

UCP-SAG.

Evaluación de expresiones de interés

Comité de Evaluación UAP/SEFIN/UCP-SAG.

Elaboración del Pedido de Propuestas

Pedido de Propuestas a las firmas que conforman la lista corta.

UAP/SEFIN

Metodología de Evaluación y Selección.

Comité de Evaluación UAP/SEFIN/UCP-SAG

Evaluación de las propuestas

Informe de evaluación.

Comité de Evaluación UAP/SEFIN/UCP-SAG.

Evaluación y conformidad al proceso.

Revisión de la documentación.

AIF (revisión previa).

Negociación del contrato.

Aprobación de la negociación de las cláusulas particulares del contrato con el adjudicatario.

Comité de evaluación y equipo técnico-legal.

Firma de contrato

Acto administrativo.

Autoridad de la UAP/SEFIN.

Ejecución del contrato

Cumplimiento de contrato.

UCP/SAG/UAP/SEFIN

Administración de contrato

Aprobación de los Informes de Avance y Finales vinculados con la ejecución técnica del contrato.

UCP-SAG

b) Modalidades de selección

A continuación se describe el alcance de cada una de estas modalidades: Selección Basada en la Calidad y el Costo (SBCC) La Selección Basada en la Calidad y el Costo es un proceso competitivo entre firmas incluidas en una lista corta de consultores en la cual el criterio para seleccionar a la firma ganadora es la calidad de la propuesta y el costo de los servicios.

Para servicios de consultorías iguales o superiores a US$ 100,000 la invitación a presentar

expresiones de interés se realiza a nivel internacional, a través de una publicación en el United Nations Development Business (UNDB) realizada por la UAP/SEFIN.

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En caso de consultorías comprendidas entre US$ 50.000 a US$ 100,000 o su equivalente, la selección se realiza por Lista Corta, la invitación a presentar expresiones de interés se publica por una vez en al menos dos diarios locales, la lista corta puede confeccionarse con consultores locales, sin embargo si expresaran interes consultores extranjeros, también pueden conformar la Lista Corta.

La contratación de empresas consultoras mediante SBCC se formula en base a una Lista Corta.

Para formular listas cortas, la UAP/SEFIN publicará en un diario de mayor circulación nacional y en la página web de Honducompras un aviso de invitación a presentar expresiones de interés. El aviso comunicará al público que la entidad requiere servicios de consultoría de empresas con experiencia en la especialidad requerida, indicando los lugares donde se requiere prestar el servicio y plazo aproximado de la prestación, con la finalidad de que las empresas vean la magnitud de servicios a brindar. Se invita a las empresas interesadas que cuenten con la experiencia requerida a presentar su expresión de interés, el plazo no podrá ser inferior a quince (15) días calendario contados desde la fecha de publicación del aviso.

La expresión de interés es una carta donde la empresa se presenta manifestando su interés en brindar servicios de consultoría precisando su especialidad y acompañará copia del documento de constitución de la empresa y la relación de trabajos similares desarrollados, así como la relación de personal profesional de planta con que cuenta la empresa.

La UAP/SEFIN, tendrá como resultado del llamado una cartera de firmas consultoras, debiendo de ellas seleccionar a seis empresas para invitarlas a presentar propuestas, de acuerdo al formato establecido para este efecto. No existe lugar a reclamo por parte de las empresas que no calificaron para la Lista Corta, pero se puede solicitar informacion a la UAP/SEFIN

Para confeccionar la Lista Corta se considerará en primer lugar a aquellas firmas que expresen interés y que tengan las calificaciones apropiadas. Se comunicará a las empresas seleccionadas que conforman la Lista Corta, indicándoseles el lugar donde de prestarán los servicios y el costo estimado, a fin que ratifique su interés de participar, dándoles un plazo de cinco días para responder, de no obtener respuesta o ésta haya sido negativa, se incluirá a otra firma para completar el listado de seis empresas. La AIF podría aceptar Listas Cortas que incluyan un menor número de firmas, en condiciones especiales, por ejemplo, cuando sólo unas cuantas firmas calificadas hayan expresado interés para un trabajo especifico o cuando el tamaño del contrato no justifique una mayor competencia.

Conformada la Lista Corta, la UAP/SEFIN la pondrá a consideración de la AIF para su No-Objeción, en caso de requerirse revisión previa, el que puede acordar ampliar o reducir la Lista Corta; sin embargo, una vez que la AIF ha emitido la “No-Objeción” a la lista corta, no se podrá agregar ni suprimir nombres sin la anuencia de la AIF. La UAP/SEFIN debe proporcionar la Lista Corta definitiva a las firmas que hayan expresado interés, así como a cualquiera otra firma que lo solicite.

Si hay firmas extranjeras que han expresado interés, éstas deben ser consideradas.

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De preferencia la Lista Corta será elaborada con consultores de la misma categoría, con capacidad y objetivos empresariales similares. Por consiguiente, la lista corta normalmente estará compuesta por firmas que presten sus servicios en el mismo campo de experiencia. La lista corta no debe incluir consultores individuales.

PROCEDIMIENTOS RESPONSABILIDADES (Unidades Involucradas)

1 Verificación de que esta actividad ha sido prevista en el PAC, aprobado en SEPA para el año.

UCP/COMRURAL-Adquisiciones

2 Que se cuente con Disponibilidad Presupuestaria.

Área financiera

3 Elaboración de Términos de Referencia y estimación de presupuesto en base a precios de mercado.

UCP/COMRURAL

4 Inicio del Proceso con la solicitud por parte de la instancia encargada (UCP/COMRURAL)

Unidad de Adquisiciones

5 Revisión de los TDR (Revisión, adecuación y pertinencia)


6 Publicación del Aviso de Expresión de Interés en el portal de HONDUCOMPRAS y en dos diarios de amplia circulación Nacional. 1


7 Elaboración de Lista Corta UCP/COMRURAL 8 Definición de los criterios de evaluación y del

puntaje mínimo de las calificaciones requeridas para las firmas.

UCP/COMRURAL

9 Elaboración del documento de pedido de propuesta (PP) el que debe incluir: a) Carta de Invitación, b) las Instrucciones a los Consultores) los TDR y d) el borrador de contrato.


10 Solicitud de No Objeción a la AIF, al documento de Pedido de Propuesta (PP) y a la Lista Corta.


11 PROCESO DE SELECCIÓN DE CONSULTORES

11.1 Envió del PP a las Empresas de la Lista Corta Unidad de Adquisiciones 11.2 Recibo (recepción) de las Propuestas Técnicas

y Financieras y Apertura de las ofertas Técnicas.


11.3 Análisis de las Propuestas Técnicas Unidad de Adquisiciones/UCP COMRURAL

11.4 Elaboración del Informe Técnico. Unidad de Adquisiciones/UCP COMRURAL

11.5 Solicitud a la AIF, la No Objeción al Informe de Evaluación de las Propuestas Técnicas.


11.6 Análisis de las Propuestas Financieras y realización de la Evaluación Combinada.

Unidad de Adquisiciones/UCP COMRURAL

11.7 Envió a la AIF, para la No Objeción del Informe Final de Evaluación junto con el nombre de la


80

Firma Propuesta como Ganadora 11.8 Notificación a la Firma, que ha recibido la

puntuación más alta en la evaluación final, la intención de adjudicación de contrato e invitación a negociar.


11.9 Negociación del Contrato con la Empresa a la se le asignó el puntaje más alto en la evaluación final.


11.10 Solicitar la No Objeción a la AIF, al contrato negociado, (Esto en el caso que la firma inicial no culmina en contrato aceptable, se invita a la segunda firma mejor calificada.)


11.11 Una vez emitida la No Objeción del Banco, notificar a las Empresa Ganadora la Adjudicación del Contrato.


12 CONTRATACION 12.1 Preparación de la versión final del Contrato Unidad de Adquisiciones 12.2 Firma del Contrato Ministro SEFIN/Proveedor 12.3 Publicación del resultado en el Portal de

HONDUCOMPRAS. 2 Unidad de Adquisiciones

12.4 Enviar el formulario 384 con una copia del contrato a la AIF.


12.5 Solicitud de Pago Unidad de Adquisiciones Selección basada en las Calificaciones de los Consultores En tales casos, la UAP/SEFIN o la UCP-SAG en su caso, prepararán los TDR; solicitará expresiones de interés e información sobre la experiencia y la competencia de los consultores en lo que respecta al trabajo; de existir ya una cartera de consultores de la UAP/SEFIN o de la UCP-SAG no se requiere publicación. Seguidamente se confeccionará una lista corta de al menos tres firmas consultoras competentes y seleccionará a la firma que tenga las calificaciones y las referencias más apropiadas. Se invitará a la firma seleccionada adjuntando los TDR y modelo de contrato para que presente una propuesta técnica conjuntamente con una propuesta financiera y se la invitará luego a negociar el contrato. Para este método, se aplicarán las siguientes pautas:





Área financiera


UCP/COMRURAL

81





6 Solicitar Expresión de Interés Unidad de Adquisiciones 7 Elaboración de Lista Corta, seleccionar a la

Empresa con calificaciones y referencias más adecuadas a lo descrito en los Términos de Referencia.


8 Se seleccionara a la Firma que tenga las calificaciones y referencias más apropiadas.


9 Se pedirá a la Firma seleccionada que presente una Propuesta Técnica conjuntamente con una propuesta Financiara.


10 Recibo (recepción de la Propuesta Técnica y Financiera).


11 Elaboración del Informe Final de Evaluación. Unidad de Adquisiciones/UCP COMRURAL

12 Se invitara luego a negociar el contrato con la Firma seleccionada.


13 Solicitud de No Objeción a la AIF, a todo el proceso.


14 Emitida la No Objeción por la AIF, se procederá a la firma del contrato.


15 CONTRATACION 15.1 Preparación de la versión final del Contrato Unidad de Adquisiciones 15.2 Firma del Contrato Ministro SEFIN/Empresa 15.3 Publicación del resultado en el Portal de

Honducompras y en el UNDB online y dgMarket



15.5 Solicitud de Pago Unidad de Adquisiciones Contratación de Consultores Individuales Para los servicios de asistencia técnica y capacitación en los cuales no se requieran equipos de personas o apoyo profesional adicional para llevar adelante el servicio de consultoría de manera satisfactoria; y la experiencia y calificaciones de la persona se constituyen en el requisito primordial para el servicio. La capacidad de los consultores se juzgará sobre la base de sus antecedentes académicos, su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema administrativo y la organización del gobierno. La contratación debe figurar en el PAC y los TDR deben recibir la No-Objeción de la AIF (para contratos menores de US$35,000, están sujetos a revisión previa solamente los TDRs, el resto de la documentación está sujeto a revisión posterior, para contratos mayores de US$35,000 están sujetos a revisión previa todo el proceso. En regla general se publicará un anuncio, sin embargo, el mismo no será necesario si existe en la UAP/SEFIN o en la UCP-SAG una base de hojas de vida de profesionales en el área solicitada, en cuyo caso deberá invitárseles y recibirse su interés de participar en el proceso. Los consultores no necesitan entregar propuestas.

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Los consultores individuales serán seleccionados mediante la comparación de las calificaciones de quienes expresen interés en el trabajo. Se recomienda evaluar al menos tres candidatos calificados. Los consultores individuales pueden ser seleccionados directamente siempre que se justifique en casos excepcionales como: (i) servicios que son una continuación de un trabajo previo que el consultor ha desempeñado y para el cual el consultor fue seleccionado competitivamente; (ii) servicios cuya duración total estimada es menor de seis meses; (iii) en situaciones de emergencia como resultado de desastres naturales; y (iv) cuando la persona es la única calificada para la tarea. Las opciones contractuales para este tipo de contratación serán:

Contrato por períodos fijos, que establecerá una remuneración a suma global pagadera en una o varias cuotas contra productos establecidos.

Contrato por tiempo de dedicación del consultor, que se aplicará cuando sea difícil definir el alcance y duración de los servicios, a sea porque éstos están relacionados con actividades de terceros, respecto de los cuales los plazos de ejecución pueden variar, o porque el aporte requerido de los consultores para alcanzar los objetivos del trabajo es difícil determinar.

En este caso, el tiempo de cada contrato no debe exceder de un año calendario, aunque se prevea su renovación por los alcances del trabajo, y los pagos tendrán una periodicidad mínima mensual. Estos contratos serán cuidadosamente monitoreados y administrados por la UAP/SEFIN o la UCP-SAG, a fin de asegurar que la asignación progresa adecuadamente y que los pagos al consultor son apropiados y por productos entregados.



UCP/COMRURAL-Adquisiciones-UAP


Área financiera


UCP/COMRURAL





6 Solicitar expresión de Interés a los Candidatos. UCP COMRURAL 7 Comparación de calificaciones de los

candidatos que expresen interés en el trabajo (Hojas de Vida)

UCP COMRURAL

8 Elaboración de la Lista Corta, clasifican los candidatos que mejor se adapten a los TDR.

UCP COMRURAL

9 Elaboración de Informe Final (Evaluación Curricular)

UCP COMRURAL

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10 Solicitud de No Objeción a la AIF, a todo el proceso.




12 CONTRATACION 12.1 Preparación de la versión final del Contrato Unidad de Adquisiciones 12.2 Firma del Contrato Ministro SEFIN/Empresa 12.3 Enviar el formulario 384 con una copia del

contrato a la AIF. Unidad de Adquisiciones

12.4 Solicitud de Pago Unidad de Adquisiciones * Sin embargo, en algunos casos los prestatarios pueden considerar la ventaja de publicar un anuncio por opción propia.

Adquisición de Bienes

a) Responsabilidades en la Adquisición de Bienes

A continuación, se presenta un cuadro con las principales responsabilidades de las diferentes instancias que participan en el proceso de selección y contratación de bienes. Los bienes, en general, serán licitados por la UAP/SEFIN.

Responsabilidades en la Adquisición de Bienes

Actividad Función / Tarea Aprueba / Autoriza

Especificaciones Técnicas

Aspectos técnicos y las características globales y de detalle de los bienes a adquirir, lugar y plazo de entrega.

UCP-SAG y/o UAP/SEFIN, en su caso.

Disponibilidad Presupuestaría

Oportunidad de la provisión, el presupuesto económico y su curva de desembolsos.

UAP/SEFIN

Convocatoria o invitación

Determinación de medios y plazos de publicación. Aprobación listas cortas de postores (en caso de comparación de precios).

UAP/SEFIN

Designación del Comité de Evaluación

Conformación del Comité de evaluación (UCP-SAG y UAP-SEFIN)

UAP/SEFIN

Recomendación de Adjudicación

Adjudicación. Comité de Evaluación

Suscripción del contrato.

Contrato. UAP/SEFIN

Seguimiento del cumplimiento de contrato

Control de la entrega de bienes, de acuerdo a las especificaciones técnicas de los documentos. Aprobación para liberación de pagos.

UCP-SAG y/o UAP-SEFIN, en su caso.

b) Modalidades de adquisición de bienes La adquisición de bienes se realizará en alguna de las siguientes modalidades, en función de las cuantías de la compra:

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Licitación Pública Internacional (LPI), cuando el costo estimado sea de US$ 150,000 o más.

Licitación Pública Nacional (LPN), adquisiciones cuyo costo estimado es igual o mayor de US$ 10,000 y menor de US$ 150,000

Comparación de precios (CP), adquisiciones cuyo Costo Estimado es menor a US$ 10,000

Contratación Directa. A continuación, se describe los alcances de cada una de estas modalidades de compra. Comparación de precios cuando el costo estimado es inferior a US$ 10,000

La comparación de precios es un método competitivo para la adquisición de bienes del COMRURAL que se basa en la invitación a un mínimo de tres proveedores para presentar cotizaciones de precios. Esta modalidad será empleada cuando el monto de la adquisición sea inferior a los US$ 10.000.

La Comparación de Precios a nivel nacional se puede emplear cuando los bienes que se deseen adquirir puedan ser ofertados por más de un proveedor a nivel nacional, con precios competitivos. Cuando esta condición no se cumpla, se empleará la modalidad de Licitación Pública Nacional.

El Comité debe revisar los antecedentes de los proveedores a ser invitados, que deben dedicarse a la provisión de bienes similares a los que son materia de adquisición. Se envía la carta de invitación a más de tres proveedores, según el modelo de la AIF, conjuntamente se remiten las especificaciones técnicas y se señala la fecha, hora y lugar donde tendrá lugar la apertura de propuestas.

Se realizará la apertura de propuestas guardando las formalidades precisadas para tal efecto. De no obtener por lo menos tres propuestas formales, no se adjudicará el contrato por falta de competencia.

La revisión de propuesta del Comité consiste en la verificación de las operaciones aritméticas, realizando las correcciones de existir error y efectuará la comparación de precios con los montos corregidos; así seleccionará a la propuesta de menor costo, luego emitirá el informe de evaluación y recomendación de adjudicación, procediendo la UAP/SEFIN a la notificación de la adjudicación a los participantes.

Los contratos serán suscritos por la UAP/SEFIN y el proveedor, y se enviará una copia a la AIF.



Unidad de Adquisiciones UAP/SEFIN, UCP/COMRURAL

2 Que se cuente con Disponibilidad Área financiera UAP-SEFIN

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Presupuestaria. 3 Elaboración de las Especificaciones

Técnicas y confirmación del costo. UCP/COMRURAL



5 PROCESO DE COMPARACIÓN DE PRECIOS

5.1 Elaboración de la Solicitud de Cotización de Precios (Carta de Invitación a Presentar Ofertas) y lista de proveedores a los que se le solicitara ofertas.


5.2 Envío de la solicitud a las empresas seleccionadas (Carta de Invitación)


5.3 Recibo de las Ofertas vía correo Electrónico sobre cerrado o fax.


5.4 Evaluación y elaboración de Informe de Resultados de la comparación de precios.


5.5 Solicitud de no objeción a la AIF, de los resultados y recomendación de Adjudicación del Contrato u/o Orden de Compra (Solamente los dos primeros Procesos)

Unidad de Adquisiciones/AIF

5.6 Adjudicación del Contrato u Orden de Compra

Coordinación UAP/Ministro SEFIN

6 CONTRATACION 6.1 Preparación del Contrato u/o Orden de

Compra Unidad de Adquisiciones

6.2 Firma del Contrato u/o Orden de Compra Coordinación UAP/Ministro SEFIN 6.3 Solicitud de Pago Unidad de Adquisiciones Licitación Pública Nacional (LPN) cuando el costo estimado de la contratación sea igual o mayor a US$ 10,000 y menor a US$ 150,000

La modalidad de Licitación Pública Nacional (LPN) se basa en la obtención de ofertas para la provisión de bienes de un número indeterminado de proponentes, a través de una convocatoria pública a nivel nacional, realizada mediante la publicación de un aviso en por lo menos dos diarios de mayor circulación nacional y la página web de Honducompras.

Los documentos pueden ser vendidos, el valor debe ser aproximadamente el costo de su reproducción, al momento de producirse la compra de documentos deberá registrarse fecha, el nombre y dirección física, electrónica, teléfonos y/o fax de la persona natural o jurídica que realiza la compra, el nombre y número de documento de identidad de la persona que lo adquiere.

El plazo entre la fecha de venta de documentos y la fecha de presentación de propuestas no podrá ser inferior a 30 días calendario; en este plazo está comprendido el período de

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presentación y absolución de consultas; y entre la fecha de entrega de absolución de consultas y presentación de propuestas debe existir por lo menos siete días calendario.

El Comité realizará la evaluación con la verificación de las operaciones aritméticas, realizando las correcciones de existir error y efectuará la comparación de precios con los montos corregidos; así seleccionará a la propuesta de menor costo y la documentación contenida en esta propuesta será revisada para verificar que cumple sustancialmente con lo requerido en las bases.

En caso de duda, el Comité puede dirigirse por escrito al postor a fin de que realice la aclaración, la cual de ningún modo servirá para completar o modificar su oferta; sin

embargo, puede subsanar alguna deficiencia formal3.

El Comité de Evaluación elaborará el informe con la recomendación de adjudicación a la propuesta más baja que cumpla sustancialmente con lo requerido en las Bases.





Área financiera UAP

3 Elaboración de las Especificaciones Técnicas y estimación de presupuesto en base a precios de mercado.

UCP/COMRURAL



5 Elaboración de Bases de Licitación (Documento estándar de Licitación) y el llamado a Licitación (Aviso)


6 Solicitud de no objeción a la AIF, a los Documentos de Licitación (para los dos primeros procesos)


7 PROCESO DE LICITACION 7.1 Publicación del Aviso en dos diarios de

amplia circulación Nacional y en el portal de HONDUCOMPRAS.


7.2 Apertura de las Ofertas y envió del acta de Apertura (vía Correo electrónico) al AIF (a los dos primeros procesos)


7.3 Evaluación de las Ofertas Unidad de Adquisiciones/UCP COMRURAL

3 Debe evitarse eliminar la participación de empresas por aspectos formales que no alteran el resultado, por ejemplo, si la

empresa no ha presentado el testimonio de constitución de empresa, pero sí su constancia de registro como persona jurídica, es un documento histórico que puede ser subsanado y presentado en respuesta a una comunicación. Asimismo si no ha presentado el número de copias solicitadas, el Comité puede si lo requiere obtener las copias necesarias, la falta de un sello o

firma en alguna página del contenido del sobre, o cualquier otro aspecto formal.

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7.4 Solicitud de no objeción a la AIF a los documentos de la Evaluación Final de las ofertas y adjudicación al contrato (para los dos primeros procesos)


7.5 Adjudicación del Contrato Ministro SEFIN 8 CONTRATACION 8.1 Preparación de la versión final del

Contrato Unidad de Adquisiciones

8.2 Firma del Contrato Ministro SEFIN/Proveedor 8.3 Publicación del resultado en el Portal de

HONDUCOMPRAS y en el UNDB online y dgMarket




8.5 Solicitud de Pago Unidad de Adquisiciones c) Recepción de los bienes

La recepción provisional y la recepción definitiva de los bienes adquiridos estarán a cargo de un Comité de Recepción integrado por representantes de la UAP/SEFIN y la UCP-SAG, el que levantará la respectiva Acta de Recepción a Satisfacción. A tiempo de efectuarse la recepción de los bienes, la UAP/SEFIN tendrá la responsabilidad de levantar un inventario pormenorizado de cada ítem recibido que servirá de base para la contabilización de los bienes en el Proyecto. d) Registro de bienes adquiridos Todos los bienes adquiridos formarán parte del activo de la institución beneficiaria de los mismos y serán registrados en el Balance General e inventarios de la institución beneficiaria. Las instituciones beneficiarias tendrán a su cargo la recepción, uso, conservación, mantenimiento y custodia de los bienes que se adquieran con recursos del Proyecto, haciéndose responsables por los daños causados, que no sean objeto del deterioro normal del bien. Licitación Pública Internacional (LPI), cuando el costo estimado sea de US$

150,000 o más El objetivo de la licitación pública internacional, tal como se describe en las Normas, es proporcionar a todos los posibles licitantes elegibles notificación oportuna y adecuada de las necesidades de un Prestatario, y proporcionar a tales licitantes una oportunidad igual para presentar ofertas, con respecto a los bienes y obras necesarios.

Los documentos de licitación deben especificar claramente el tipo de contrato que ha de celebrarse y las estipulaciones contractuales adecuadas propuestas al efecto. Los tipos más comunes de contratos estipulan pagos sobre la base de una suma alzada, precios unitarios,

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reembolso de costos más comisión fija, o combinaciones de estas modalidades. Los contratos sobre la base de costos reembolsables son aceptables para el Banco solamente en circunstancias excepcionales, tales como situaciones de gran riesgo, o cuando los costos no pueden determinarse anticipadamente con exactitud suficiente. Tales contratos deben incluir incentivos para limitar los costos.

La modalidad de Licitación Pública Internacional (LPI) se basa en la obtención de ofertas para la provisión de bienes de un número indeterminado de proponentes, a través de una convocatoria pública a nivel Inernacional, realizada mediante la publicación de un aviso en por lo menos dos diarios de mayor circulación nacional, la página web de Honducompras y en el Portal del UNDB online.

Los documentos pueden ser vendidos, el valor debe ser aproximadamente el costo de su reproducción, al momento de producirse la compra de documentos deberá registrarse fecha, el nombre y dirección física, electrónica, teléfonos y/o fax de la persona natural o jurídica que realiza la compra, el nombre y número de documento de identidad de la persona que lo adquiere.

El plazo entre la fecha de venta de documentos y la fecha de presentación de propuestas no podrá ser inferior a 45 días calendario; en este plazo está comprendido el período de presentación y absolución de consultas; siempre que dichas solicitudes las reciba el comprador por lo menos veintiún (21) días antes de la fecha límite para la presentación de ofertas.

El Comité realizará la evaluación con la verificación de las operaciones aritméticas, realizando las correcciones de existir error y efectuará la comparación de precios con los montos corregidos; así seleccionará a la propuesta de menor costo y la documentación contenida en esta propuesta será revisada para verificar que cumple sustancialmente con lo requerido en las bases.

En caso de duda, el Comité puede dirigirse por escrito al postor a fin de que realice la aclaración, la cual de ningún modo servirá para completar o modificar su oferta; sin

embargo, puede subsanar alguna deficiencia formal4.

El Comité de Evaluación elaborará el informe con la recomendación de adjudicación a la propuesta más baja que cumpla sustancialmente con lo requerido en las Bases.



UCP/COMRURAL Unidad de Adquisiciones


Área Financiera UAP

3 Elaboración de las Especificaciones UCP/COMRURAL

4 Debe evitarse eliminar la participación de empresas por aspectos formales que no alteran el resultado, por ejemplo, si la

empresa no ha presentado el testimonio de constitución de empresa, pero sí su constancia de registro como persona jurídica, es un documento histórico que puede ser subsanado y presentado en respuesta a una comunicación. Asimismo si no ha presentado el número de copias solicitadas, el Comité puede si lo requiere obtener las copias necesarias, la falta de un sello o

firma en alguna página del contenido del sobre, o cualquier otro aspecto formal.

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Técnicas y estimación de presupuesto en base a precios de mercado.



5 Elaboración de Bases de Licitación (Documento estándar de Licitación) y el llamado a Licitación (Aviso)


6 Solicitud de no objeción a la AIF, a los Documentos de Licitación (para todos los procesos)


7 PROCESO DE LICITACION 7.1 Publicación del Aviso en dos diarios de

amplia circulación Nacional, en el portal de HONDUCOMPRAS y el portal del UNDB de Naciones Unidas.


7.2 Apertura de las Ofertas y envió del acta de Apertura (vía Correo electrónico) al AIF.


7.3 Evaluación de las Ofertas Unidad de Adquisiciones/UCP COMRURAL

7.4 Solicitud de no objeción a la AIF a los documentos de la Evaluación Final de las ofertas y adjudicación al contrato.


7.5 Adjudicación del Contrato Ministro SEFIN 8 CONTRATACION 8.1 Preparación de la versión final del

Contrato Unidad de Adquisiciones

8.2 Firma del Contrato Ministro SEFIN/Proveedor 8.3 Publicación del resultado en el Portal de

HONDUCOMPRAS y en el UNDB online y dgMarket.




8.5 Solicitud de Pago Unidad de Adquisiciones

Contratacion Directa.

La contratación directa es una contratación sin competencia (una sola fuente) y puede ser un método adecuado en las siguientes circunstancias:

a) Un contrato existente para la ejecución de obras o el suministro de bienes, adjudicado de conformidad con procedimientos aceptables para el Banco, puede ampliarse para incluir bienes u obras adicionales de carácter similar. En tales casos se debe justificar, a satisfacción del Banco, que no se puede obtener ventaja alguna con un nuevo proceso competitivo y que los precios del contrato ampliado son razonables. Cuando se prevea la posibilidad de una ampliación, se deben incluir estipulaciones al respecto en el contrato original.

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b) La estandarización de equipo o de repuestos, con fines de compatibilidad con el equipo existente, puede justificar compras adicionales al proveedor original. Para que se justifiquen tales compras, el equipo original debe ser apropiado, el número de elementos nuevos por lo general debe ser menor que el número de elementos en existencia, el precio debe ser razonable y deben haberse considerado y rechazado las ventajas de instalar equipo de otra marca o fuente con fundamentos aceptables para el Banco.

c) El equipo requerido es patentado o de marca registrada y sólo puede obtenerse de una fuente.

d) El contratista responsable del diseño de un proceso exige la compra de elementos críticos de un proveedor determinado como condición de mantener su garantía de cumplimiento.

e) En casos excepcionales, tales como cuando se requiera tomar medidas rápidas después de una catástrofe natural.

Posterior a la firma del contrato, el Prestatario debe publicar en el UNDB online y en el dgMarketel nombre del contratista, el precio, la duración y un resumen del alcance del contrato. Esta publicación puede realizarse trimestralmente en forma de cuadro sumario que incluya los contratos realizados en el periodo anterior.





Área financiera UAP

3 Elaboración de Especificaciones Técnicas, estimación de presupuesto y Justificación.

UCP/COMRURAL



5 Revisión de las Especificaciones Técnicas. Unidad de Adquisiciones 6 Se solicitara a la Empresa una Oferta. Unidad de Adquisiciones 7 Solicitud de No Objeción a la AIF, a las

Especificaciones Técnicas y la Justificación de la Contratación Directa, Evaluación de la Oferta y Adjudicación.

Unidad de Adquisiciones/COMRURAL








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OTROS METODOS DE ADQUSICIONES (Prodecimientos y Responsabilidades)

Selección con Base a una Sola Fuente (SSF)





Área financiera UAP-SEFIN


UCP/COMRURAL





6 Solicitud de No Objeción a la AIF, a los TDR y la Justificación de la Contratación.

Unidad de Adquisiciones/COMRURAL







8.5 Solicitud de Pago Unidad de Adquisiciones El Monto limite en Dólares de los EE.UU. que define que un contrato sea de “Muy pequeño” valor se determinaran en cada

caso, tomando en consideración el tipo y complejidad de servicios, pero no debe exceder de US$100.000.

Selección Basada en Calidad (SBC)





Área financiera

3 Elaboración de Términos de Referencia y estimación de presupuesto en base a precios de

UCP/COMRURAL

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mercado. 4 Inicio del Proceso con la solicitud por parte de la

instancia encargada (UCP/COMRURAL) Unidad de Adquisiciones



6 Elaboración de Lista Corta Unidad de Adquisiciones 7 Definición de los criterios de evaluación y del


UCP/COMRURAL






10.1 Envío del PP a las Empresas de la Lista Corta Unidad de Adquisiciones 11.2 Recibo (recepción) de las Propuestas Técnicas

y Financieras (Sobres Separados). Unidad de Adquisiciones



11.5 Solicitud a la AIF, la No Objeción al Informe de Evaluación de las Propuestas Técnicas.


11.6 Se solicitara al Consultor cuya propuesta técnica se clasifique en primer lugar que presente una propuesta financiera detallada.


Se llamara al consultor a Negociar la Propuesta Financiera y el Contrato.


11.7 Envió a la AIF, para la No Objeción del Informe Final de Evaluación junto con el nombre del Consultor propuesto como Ganador.


11.8 Una vez emitida la No Objeción del Banco, notificar al Ganador la Adjudicación del Contrato.



HONDUCOMPRAS y en el UNDB online y en el dgMarket.





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Selección Basada en Presupuesto Fijo (SBPF)



UCP/COMRURAL-Adquisiciones UAP-SEFIN


Área financiera UAP-SEFIN


UCP/COMRURAL





6 Solicitar Expresión de Interés * Unidad de Adquisiciones 7 Elaboración de Lista Corta Unidad de Adquisiciones 8 Definición de los criterios de evaluación y del


UCP/COMRURAL







y Financieras y Apertura de las ofertas Técnicas.




11.5 Apertura en público de las Propuestas Financieras.


11.6 La Propuesta Técnica Mejor clasificada de todas se invita a negociar el contrato.

11.7 Envió a la AIF, para la No Objeción del Informe Final de Evaluación junto con el nombre de la Firma Propuesta como Ganadora


11.8 Una vez emitida la No Objeción del Banco, notificar a las Empresa Ganadora la Adjudicación del Contrato.


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Selección Basada en Menor Costo (SBMC)





Área financiera


UCP/COMRURAL





6 Elaboración de Lista Corta UCP/COMRURAL 7 Definición de los criterios de evaluación y del


UCP/COMRURAL







y Financieras y Apertura de las ofertas Técnicas y en custodia las propuestas Financieras.



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11.5 Apertura Publica de las Propuestas Financieras Unidad de Adquisiciones/UCP COMRURAL

10.6 Negociación del Contrato con la Empresa que presento la propuesta con el precio más bajo.


11 CONTRATACION 11.1 Preparación de la versión final del Contrato Unidad de Adquisiciones 11.2 Firma del Contrato Ministro SEFIN/Proveedor 11.3 Publicación de la Adjudicación del Contrato en

el UNDB online y en el dg Market, y el Portal de HONDUCOMPRAS.




11.5 Solicitud de Pago Unidad de Adquisiciones En caso que no se cuente con una base de datos de firmas consultoras o consultores, que puedan realizar la consultoría

propuesta, entonces se debe hacer Publicación del Aviso de Expresión de Interés en el Portal de Honducompras y en dos diarios

de amplia circulación Nacional.

CONDICIONES PARA EL INICIO DE PROCESOS

Los procesos de selección se inician con la solicitud escrita por parte de la UCP-SAG a la UAP-SEFIN, posteriormente con la convocatoria o invitación según sea el caso y culminan cuando se suscribe el respectivo contrato o se emite la respectiva orden de compra. Son condiciones para dar inicio a un proceso de selección:

Que la adquisición esté prevista en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones.

Que sea solicitado correctamente por la UCP-SAG conforme a lo descrito en la sección responsabilidades de la SAG de este documento.

Que cuente con la disponibilidad presupuestal.

Que cuente con los documentos a entregar a los participantes emitidos por la entidad responsable, vale decir TDR para servicios, especificaciones técnicas para bienes o expediente técnico de obra según sea el caso, con la No-Objeción de la AIF, en su caso.

Que se cuente con un Comité de Evaluación. Términos de Referencia, Especificaciones

a) Términos de Referencia Deben precisar con la mayor claridad el alcance de los servicios y ajustarse al presupuesto que se dispone. Se consignan antecedentes generales que permitan al consultor ubicarse en la materia de la contratación. A continuación deben definir claramente los objetivos, las metas y la extensión del trabajo encomendado, plazo total y plazos parciales de entrega de los productos que recibirá el contratante, la forma en que los recibirá (CD y ejemplares impresos) así como

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el número de copias de ser el caso. El contratante suministrará la información disponible, información básica (incluso una lista de los estudios y datos básicos pertinentes que ya existan) con objeto de facilitar a los consultores la preparación de sus propuestas. En los TDR se debe enumerar los servicios y los estudios necesarios para llevar a cabo el servicio y los resultados previstos. Sin embargo, no deben ser demasiado detallados ni inflexibles, a fin de que los consultores que compitan puedan proponer su propia metodología y el personal asignado. Se debe definir claramente las responsabilidades respectivas del contratante y el consultor. b) Especificaciones técnicas

Deben precisar los bienes que suministrarán, el lugar de entrega o instalación, el calendario de entrega o terminación, los requisitos mínimos de funcionamiento, y los requisitos en cuanto a garantías y mantenimiento, así como cualesquiera otras condiciones pertinentes; si fuere el caso, deben definirse las pruebas, normas y métodos de constatación del bien a adquirir.Las especificaciones técnicas deben basarse en características aplicables y/o requisitos de funcionamiento relevantes. Debe evitarse mencionar marcas comerciales, números de catálogos o clasificaciones similares.

Comité de Evaluación

Los miembros de los Comités de Evaluación serán designados por la UAP/SEFIN y la UCP-SAG, según sea el caso. Un mismo comité puede ser designado para llevar a cabo uno o varios procesos, el documento de designación deberá precisarlo. En los procesos que se realicen, el Comité de Evaluación estará integrado por tres o cinco miembros con voz y voto. En el comité de evaluacion se deberia de integrar por lo menos 2 tecnicos expertos en el tema de la consultoria. De estos, por lo menos uno de ellos debe ser especialista en la materia de la adquisición. La UAP/SEFIN integrará a un miembro sin derecho a voto, para efectos de facilitar el proceso, apoyar al comité en cuanto a las normas del proceso de adquisiciones y el levantamiento de los informes y actas que se requieran. A continuación, se presentan las pautas principales para el funcionamiento del Comité:

El comité estará constituido por miembros titulares y suplentes. En el mismo documento de encargo, deberá designarse a los suplentes.

La UAP/SEFIN brindará la orientación y capacitación respecto de las normas y procedimientos de contratación, así como todas las facilidades que se requieran para el cabal cumplimiento de las funciones del Comité de Evaluación.

El Comité de Evaluación es la instancia designada por la UAP/SEFIN y UCP-SAG, en su caso, para llevar a cabo los procesos de selección en materia de licitación y contratación, y emitir la recomendación de adjudicación del contrato al postor ganador.

El Comité de Evaluación iniciará sus funciones tan pronto sea notificado de su designación. La UAP/SEFIN deberá disponer una reunión de constitución y toma de conocimiento de las actividades a desarrollar, así como de todos los documentos del proceso.

El Comité de Evaluación, debe guardar el principio de confidencialidad de las propuestas.

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Desde su designación y hasta el cese de sus funciones, el Comité de Evaluación recibe y genera diversos documentos los mismos que sustentan los actos y decisiones que adopte. La documentación se indica a continuación: Recibe

Bases del proceso con los TDR o especificaciones técnicas.

Documento de convocatoria/invitación.

Consultas de los adquirientes de Bases.

Respuesta a las consultas.

Constancias de recibo del pliego de absolución de consultas por parte de los adquirientes de Bases, así como de cualquier otra información que haya decidido comunicar a los adquirientes.

Propuestas de los postores hasta la hora y fecha límite para tal actividad.

Cualquier otra documentación relacionada con el proceso.

Recursos impugnativos (de ser el caso). Genera

Comunicaciones a las diferentes oficinas técnicas y de asesoría solicitando aclaración a documentos técnicos o administrativos.

Acta del Acto Público de apertura de propuestas.

Actas de aclaraciones de propuestas.

Informe de calificación de las propuestas técnicas.

Informe de calificación de las propuestas económicas, en su caso.

Acta de negociación, en su caso.

Informe Final del Comité de Evaluación con recomendación de la adjudicación. Se tomará en cuenta la documentación que corresponda según las políticas y consideraciones contenidas en el Contrato de Crédito. Publicaciones y Distribución de Documentos del Proceso

Los procesos cuya convocatoria requiera ser publicada, deben contar con la No-Objeción de la AIF cuando corresponda. Se publicarán por al menos una vez en un diario o dos de mayor circulación nacional, las convocatorias serán publicadas además en la página web de la UAP y la de Honducompras. En el caso de convocatoria pública, los documentos pueden ser vendidos, el valor de los documentos debe ser aproximadamente el costo que demande su reproducción, al momento de producirse la compra de documentos, deberá registrarse fecha, el nombre y dirección física, electrónica, teléfonos y/o fax de la persona natural o jurídica que los adquiere, así como el nombre y número de documento de identidad de la persona que lo recibe. En el caso de invitación, la entrega de documentos se hace mediante comunicación escrita5 a todos los integrantes de la Lista Corta.

5 Se entenderá por comunicación escrita la que se envía o recibe por oficio en forma física, por correo electrónico o vía fax, con su

respectivo acuse de recibo.

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El documento de convocatoria o invitación se ceñirá al modelo estándar, allí se consignará el lugar, la fecha límite para la presentación de consultas y la fecha, hora y lugar en que se presentarán las ofertas y la de su correspondiente apertura. Consultas

El Comité de Evaluación consolidará las consultas de manera textual e idéntica a lo formulado por el consultante, excluyendo los saludos protocolares. Las absoluciones de consultas no deben modificar las bases, sino aclararlas. De ser necesario realizar modificaciones a las bases, deberá solicitarse la No-Objeción a la AIF para los dos primeros procesos. Presentación y Apertura de Propuestas

La UAP/SEFIN se encargará de la recepción de propuestas, del registro de la fecha y hora de recepción, de su entrega al Comité de Evaluación y de su custodia durante todo el proceso. No será materia de evaluación las propuestas que no hayan sido recibidas oportunamente para su apertura en el Acto Público. Sin embargo se anunciará que dicha oferta se recibió tardía

Evaluación de Propuestas

La evaluación se realiza por el Comité de Evaluación en forma confidencial. Finalización de Funciones del Comité de Evaluación

El comité de Evaluación culmina sus funciones cuando es notificada la adjudicación y evacuadas las consultas o reclamos que realicen los proponentes sobre la evaluación. PROCEDIMIENTOS DETALLADOS PARA EL REGISTRO, MANEJO Y ARCHIVO DE LA

DOCUMENTACIÓN DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO

La UAP/SEFIN será responsable de mantener el registro y archivo y de los procesos de adquisiciones y contrataciones a su cargo. Adicionalmente, la UAP/SEFIN deberá mantener registro y archivo de todas las comunicaciones intercambiadas con la UCP-SAG y la AIF. El acceso a los archivos estará restringido al personal específicamente autorizado, y el retiro de documentación de las oficinas asignadas se efectuará contra comprobante firmado. Para garantizar un adecuado ordenamiento de la documentación recibida y emitida por el Proyecto, deberá seguirse los lineamientos que a continuación se detallan: a) Servicios de consultoría (firmas consultoras) La UAP/SEFIN deberá contar con archivos físicos y registros informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se financie en el marco del Proyecto. En cada una de ellas, se ubicará cronológicamente la totalidad de la documentación correspondiente al proceso de selección y contratación, específicamente:

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Solicitudes de No-Objeción y No-Objeciones de la AIF.

Antecedentes vinculados con la solicitud de manifestaciones de interés (lista larga de firmas interesadas en participar).

Detalle, evaluación de antecedentes y conformación de la lista corta de firmas a invitar.

Términos de referencia.

Carta de Invitación (CDI) y Pedido de Propuestas emitidos.

Circulares emitidas en el proceso.

Actas de evaluación y adjudicación.

Contrato firmado.

Informes de Avance y Finales.

Ofertas recibidas

Cualquiera otra documentación que apoye la selección y descalificación de las firmas c) Consultores individuales La UAP/SEFIN deberá contar con archivos físicos y registros informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se se financie en el marco del Proyecto. En cada uno de ellos, se ubicará cronológicamente la totalidad de la documentación de los sucesivos contratos de cada consultor, específicamente:

Invitaciones enviadas.

Currículum vitae del consultor contratado.

Currículum de la terna, cuando corresponda.

Planilla de evaluación de propuestas, cuando corresponda.

Título/s.

Fotocopia del documento de identidad.

Solicitudes de No-Objeción y No-Objeciones de la AIF, cuando corresponda.

Términos de referencia.

Contrato firmado por ambas partes.

Renuncia o acta de rescisión, cuando correspondiere.

Informes de avance y finales de acuerdo a lo estipulado en el contrato.

Aprobación de los informes por la entidad beneficiaria.

Evaluación del desempeño del consultor en su caso.

Otras comunicaciones entre el consultor y el contratante. d) Adquisición de bienes

La UAP/SEFIN, deberá contar con archivos físicos y registros informatizados que permitan identificar cada proceso de este tipo que se financie en el marco del Proyecto. En cada una de ellas, se ubicará cronológicamente la totalidad de la documentación correspondiente al proceso de selección y contratación, específicamente:

Solicitudes de No-Objeción y No-Objeciones de la AIF.

Especificaciones técnicas.

Publicaciones o invitaciones según corresponda.

Pliego utilizado, aclaraciones y adendas.

Circulares emitidas.

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Acta de apertura de ofertas.

Ofertas recibidas.

Actas de evaluación y actas de adjudicación.

Orden de Compra emitida con su correspondiente conformidad.

Actas de recepción de los bienes emitidas por la entidad beneficiaria de la adquisición. Arreglos Institucionales Internos e Interinstitucionales El Gobierno de Honduras, representado por la Secretaría de Finanzas, será el Prestatario del Crédito. Se considera que una sólida UCP, a nivel central y regional, integrada con el personal mínimo y calificado requerido, será una pieza clave para potenciar la efectiva gestión del Proyecto, contando, por supuesto, con la participación activa de los aliados institucionales con quienes habrá de establecer estrechos mecanismos de comunicación y de coordinación para aprovechar las competencias y capacidades instaladas. Prueba de ello son los trámites administrativos de la UCP-SAG, que deberán pasar por las Unidades de Administración de las instituciones involucradas en dichos procesos. En el marco de las funciones descritas anteriormente, la UAP/SEFIN, será responsable de ejecutar las siguientes tareas especificas al COMRURAL: (a) Consolidación y elaboración del Plan Anual de Adquisiciones (PAC), (b) monitoreo de los tiempos, control de techos presupuestario por método de adquisición de bienes y servicios (c) recopilación, integración y registro del presupuesto anual del proyecto elaborado por la UCP en los formatos establecidos y siguiendo los lineamientos del instructivo de la Dirección General de Presupuesto (DGP), (d) flujos de caja históricos y proyectados, (e) trámite y registro de pagos, (f) solicitud inicial de retiro de fondos para el establecimiento de la Cuenta Especial SEFIN/BCH, (g) preparación de solicitudes de gastos (SOE´s), (h) solicitud de reposición de fondos de la Cuenta Especial, (i) registros contables y preparación de los estados financieros principales y sus anexos, en forma mensual y anual, (j) equipamiento y mantenimiento del equipo soporte del sistema financiero en al UAP-SEFIN, (k) arreglos para la auditoría interna y externa. La Auditoría Interna de la SAG efectuará las evaluaciones periódicas de control interno y examen a posteriori de las transacciones, pudiendo efectuar de oficio revisión de ciertas operaciones en forma concurrente. La Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión (UPEG) de la SAG colaborará con la UCP-SAG y la UAP/SEFIN, en el proceso de formulación de los planes operativos y presupuestos anuales con el fin de asegurar la pertinencia y consistencia de la planificación del Proyecto con el POA de la SAG y el Plan Estratégico Operativo (PEO) del Sector Agropecuario 2006-2010. La UCP-SAG, llevará a cabo sus funciones con el personal más adelante indicado y se obliga a mantenerlo en número y con las calificaciones y experiencia aceptables al Banco Mundial de Acuerdo a este Manual Operativo. La UCP-SAG, y la UAP/SEFIN, elaborarán en forma participativa el POA y presupuesto desde las UCRs-SAG y supervisarán su adecuada ejecución operativa.

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Gobernabilidad y Transparencia.

El Proyecto promoverá los acuerdos de gobernanza social y responsabilidad (rendición de cuentas), entre todos los actores del mismo, a efecto de garantizar que los fondos asignados sean usados de manera efectiva y eficiente y que las partes interesadas puedan proveer su información a tiempo para que se tramiten sus quejas de manera rápida y responsable. Toda la información del Proyecto estará disponible en el sitio de la web de la SAG-UCP-COMRURAL, para que se pueda acceder a la misma a través de la Internet, en el tiempo y momento que se necesite por los actores y usuarios del COMRURAL.

Asimismo, el Proyecto ha establecido un mecanismo de quejas habilitado en la pagina web de la SEFIN y vinculado a la página web del proyecto COMRURAL como una plataforma para que los actores participantes como OPRs, AFPs, Aliados Comerciales y público en general puedan expresar sugerencias, comentarios o reclamos relacionados con los mecanismos operativos del proyecto en particular y con la estrategia de intervención en general, o con información relacionada a: a) obstáculos que confrontan las asociaciones de productores beneficiarias de éste; b) riesgos actuales y potenciales del Proyecto relacionados con poca participación de las mujeres y jóvenes en el mismo, c) ausencia de auditorías sociales planificadas, d) no funcionamiento de las instancias de coordinación vigentes. Todo ello en el marco de la legislación existente, en especial la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento y las normas establecidas por las agencias cooperantes.

Para tales propósitos la UCP COMRURAL y la UAP-SEFIN revisan y procesan la información recibida en el buzón de quejas con el propósito de dar respuesta a las mismas y en los casos que corresponda, tomar las medidas y acciones pertinentes, además la SAG formulará un Plan de Acción de Gobernabilidad y Transparencia sustentado en dos aspectos: actividades de reforma en materia de gobernabilidad a ser emprendidas, resultado de la Estrategia Fiduciaria y de Gobernabilidad de SAG, y acciones específicas del Proyecto relacionadas con los riesgos potenciales que pueden obstaculizar el cumplimiento efectivo de los objetivos y metas, particularmente aspectos relacionados con la equidad social, la participación ciudadana, rendición de cuentas, genero, acceso a información, otras. La UCP-SAG, debe abordar estos temas mediante una mejor planificación de las actividades del Proyecto y por medio del fortalecimiento de los controles internos y mecanismos de transparencia y responsabilidad (rendición de cuentas). Como primer paso, la UCP-SAG, adoptará las salvaguardas generales del Banco en materia de adquisiciones y gestión financiera. Además, medidas específicas a ser emprendidas incluyen: disposiciones para mejorar la divulgación, armonización de procesos y documentos de adquisiciones y gestión financiera, desarrollo de normas de control de servicios, supervisión independiente y retroalimentación, un eficiente mecanismo de quejas, rendición de cuentas financieras mediante controles internos fortalecidos. Finalmente se elaborará una Agenda de Gobernanza Social, donde se establezca las acciones que debe ejecutar la SAG a través de la UCP para garantizar que los riesgos actuales y potenciales del COMRURAL (identificados por los beneficiarios durante los talleres de gobernabilidad realizados en el área de influencia del Proyecto), se minimicen con la participación activa de los beneficiarios del mismo y los demás actores.

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Capítulo VII. Administración de Recursos Humanos Los procesos de selección de consultores de la UCP-SAG, se realizarán en estricto cumplimiento de las Normas de Selección y Contratación de Consultores de Prestatarios del Banco Mundial. Los procesos de contratación serán realizados por la UAP/SEFIN en consulta con la UCP-SAG, para la selección del Coordinador del Proyecto, quien a su vez participará en los procesos de selección del resto del personal de la UCP-SAG. La administración de los contratos será realizada por la UAP/SEFIN, y la coordinación y supervisión del desempeño del personal y los consultores contratados, así como la recepción y aceptación a satisfacción de informes y productos, en su caso, corresponderá a la UCP-SAG. En el caso de los contratos del personal de la UCP-SAG, los pagos serán mensuales y automáticos, excepto el pago final de cada período de contratación, el cual requerirá la nota de aceptación a satisfacción de la UCP (emitida por la máxima autoridad de la SAG o el funcionario delegado para este efecto, en el caso del Coordinador de la UCP), acompañada de su respectivo informe de actividades y hoja de evaluación del desempeño. La carencia de cualquiera de estos documentos será impedimento para el pago final y la continuidad de los servicios. En el caso de los contratos de consultores por producto, ningún pago procederá sin la respectiva nota de recepción y aceptación emitida por la UCP. Los cargos a selección y términos de referencia son los siguientes: El Coordinador del Proyecto

El Coordinador del Proyecto será el responsable de coordinar, planificar y dirigir todas las actividades previstas en cada componente del Proyecto, de acuerdo al Convenio de Préstamo; para lo cual deberá asignar tareas a las diferentes áreas del Proyecto. Además será el nexo con la SAG, Banco Mundial y UAP/SEFIN en lo referente a la ejecución y administración del Proyecto. Trabajará a tiempo completo y dedicación exclusiva, seleccionado mediante concurso abierto y contará con la no-objeción del Banco Mundial. La Coordinación del Proyecto contará con autonomía técnica, administrativa y funcional, para la ejecución del Proyecto sobre la base de las directrices del Convenio de Préstamo entre el Gobierno de Honduras y el Banco Mundial; El Coordinador del Proyecto depende directamente del Despacho del Ministro de Agricultura y Ganadería; será seleccionado mediante concurso abierto y contará con la no-objeción del Banco Mundial, tendrá su sede en la Cuidad de Comayagua, sus funciones principales son las siguientes:

i) Dirigir y facilitar los procesos de promoción y difusión del COMRURAL con actores clave. ii) Coordinar y garantizar el cumplimiento del Plan Operativo y presupuesto. Validar y ajustar

el Manual de Operaciones y sus instrumentos operativos. iii) Establecer en forma sistemática alianzas de cooperación y coordinación interinstitucional,

con los ejecutores del COMRURAL, gobiernos locales, instituciones públicas,

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organizaciones no gubernamentales, con acciones operativas en el área de influencia del Proyecto.

iv) Aplicar los lineamientos establecidos en los documentos del Proyecto: Convenio de Financiamiento del Banco Mundial, Convenio de Donación de COSUDE y el texto principal del Informe de la Misión Ex Ante y sus respectivos anexos.

v) Promover la vinculación al COMRURAL de los programas y servicios de la SAG, entidades públicas, organizaciones no gubernamentales (ONGs), e identificar mecanismos que fomenten su participación.

vi) Coordinar, planificar y dirigir las actividades y metas programadas en el COMRURAL, de acuerdo con el Convenio de Financiamiento del Banco Mundial, Convenio de Donación de COSUDE, el POA, el Manual de Operaciones del proyecto y las directrices del Consejo Orientador del Proyecto (COP).

vii) Velar por el logro de los objetivos, metas y obligaciones del proyecto en sus componentes técnicos, presupuestarios, financieros y legales y el cumplimiento de las regulaciones establecidas en el Manual de Operaciones del Proyecto y sus Reglamentos.

viii) Solicitar a la UAP/SEFIN la gestión ante el Banco Mundial para la emisión de “no objeción” cuando las contrataciones y/o adquisiciones a realizarse así lo requieran.

ix) Coordinar acciones con otros proyectos financiados por Banco Mundial y COSUDE, a fin de intercambiar experiencias.

x) Actuar como Secretario Técnico del COP del COMRURAL. xi) Presentar al COP (i) el Plan Operativo; (ii) el Presupuesto Anual; (iii) el Plan de

Adquisiciones y Compras (PAC); y (iii) el plan de implementación, que correspondan al año fiscal en transcurso, en los tiempos y formas que defina la SEFIN y la SAG para su discusión y aprobación.

xii) Presentar al COP, al Banco Mundial y COSUDE los informes semestrales y anuales de avance de la ejecución del Proyecto, a más tardar 1 mes después de finalizado cada semestre.

xiii) Autorizar el pago de bienes y servicios del Proyecto, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la UAP/SEFIN.

xiv) Coordinar con la UAP/SEFIN, las gestiones pertinentes para la contratación de la firma auditora, conforme el convenio de financiamiento del Banco Mundial, para que realice la auditoría externa dentro de los primeros seis meses después del cierre de cada año fiscal.

xv) Velar por la aplicación de las normas de anti-corrupción, tal como establecido en el convenio de financiamiento del Banco Mundial, y, en sí, la gobernabilidad de COMRURAL.

xvi) Presentar para ratificación del COP, los estados financieros auditados. xvii) Asegurar la aplicación de las recomendaciones hechas por el Gobierno de Honduras y

Banco Mundial, con base en la auditoría externa. xviii) Coordinar con el Banco Mundial la ejecución del COMRURAL y la preparación de

misiones de supervisión. xix) Supervisar el desempeño o cumplimiento de las obligaciones encomendadas al personal

contratado. xx) Mantener una estrecha comunicación con la SAG. xxi) Velar por la contratación anual de un ente externo para llevar a cabo una evaluación de

desempeño del personal de la Unidad Coordinadora de COMRURAL. xxii) Tramitar en coordinación con la UAP/SEFIN las solicitudes de reposición de fondos para

las Cuentas Especiales y de aportes de contrapartida nacional, para las cuentas del Proyecto.

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xxiii) Garantizar que las actividades que ejecute COMRURAL se ajusten o enmarquen en las políticas del Programa de Competitividad rural y en consonancia con los otros proyectos de competitividad.

Especialista Seguimiento y Evaluación Participativa (SEP)

El SEP estará bajo la responsabilidad en un Especialista en Sistemas de Seguimiento y Evaluación Participativa-SEP. (E-SEP) El Equipo del SEP tendrá su sede en Comayagua, dependerá de la Coordinación del Proyecto y será responsable de la ejecución del diseño y administración del SEP del Sistema de Información Dirección (SIG) y del proceso de evaluación del Proyecto. Para organizar y supervisar la evaluación inicial de los beneficiarios y miembros del grupo de control, la Coordinación del Proyecto se basará en un grupo de técnicos contratados y capacitados por el Proyecto para ejecutar esta tarea. Las principales funciones del E-SEP son:

i) Diseñar e implementar el sistema de seguimiento y evaluación participativa de COMRURAL ii) Generar un sistema continuo de reportes, mediante un proceso permanente de análisis y calificación de las actividades, procesos y productos por componente y actores del Proyecto. iii) Fortalecer la capacidad de gestión de los componentes del Proyecto (Instancia de toma de decisiones), mediante el establecimiento de los mecanismos para la periódica revisión y replanteamiento de estrategias, técnicas, financieras y administrativas. iv) Organizar la información (o sea, en base de datos) que permita evaluar periódicamente el alcance de los objetivos del Proyecto y los componentes planteados en el marco de resultados y la línea base, así como el cumplimiento del Plan Operativo Anual. v) El sistema de seguimiento y evaluación del COMRURAL, deberá completar la línea base y actualizarla periódicamente según los procedimientos recomendados y acordados. Identificar oportunamente los problemas que se presenten en la ejecución del mismo y sugerir correctivos. vi) Llevar una base de datos de cuales han sido los productos, efectos e impactos para cada componente del Proyecto que permita las evaluaciones periódicas (es decir, anuales, de medio término, finales y ex post del Proyecto); para la sistematización de experiencias de la ejecución y la extracción de lecciones que permitan la formulación de futuros proyectos de desarrollo rural sostenibles; ello tomando en cuenta el marco de resultados del Proyecto vii) Generar y sistematizar los procedimientos para la recopilación, procesamiento análisis de información sobre los productos, efectos e impactos de los componentes del Proyecto. viii) Proveer oportuna y eficientemente la información pertinente a los decisores de acción, para apoyar la administración eficiente y eficaz de la unidad, de manera que incida en la toma de decisiones en forma correcta, oportuna y significativa, para el logro de los objetivos del Proyecto. ix) Facilitar la integración, coordinación y complementariedad entre los indicadores y reportes de información generada por el sistema con diferentes programas y servicios de la SAG, y de las instituciones aliadas, mediante un análisis integral del avance de las acciones y sus efectos en la población. x) Realizar otras tareas asignadas por la Coordinación del Proyecto. El Equipo del SEP estará compuesto por el siguiente personal:

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Un especialista SEP

Oficial Técnico SEP

Oficial Diagramador

Otros consultores que se requieran (ocasionales). El personal contratado por el Proyecto trabajará a tiempo completo y será seleccionado mediante concurso abierto y contará con la no-objeción del Banco Mundial. Especialista en Comunicaciones

La Unidad de Comunicación estará a cargo de un especialista en el tema, tendrá su sede en Comayagua, dependerá de la Coordinación del Proyecto y será responsable diseñar y ejecutar una estrategia de comunicación e información que facilite la promoción y difusión de las acciones para el desarrollo exitoso del COMRURAL, estableciendo y manteniendo relaciones estrechas con los distintos actores: organizaciones de productores, proveedores de servicios (técnicos y financieros), comercializadores, transformadores, Banco Mundial, COSUDE, los sectores ppúblico/ privado y otros. Las principales funciones del Especialista en Comunicaciones son:

i) Diseñar y ejecutar un plan de comunicación, promoción y divulgación del Proyecto, a través del uso de los canales adecuados principalmente los medios masivos de comunicación de preferencia, las radios emisoras.

ii) Coordinar el diseño, producción y divulgación de materiales promociónales audiovisual requeridos para el lanzamiento, campañas y operatividad del Proyecto.

iii) Participar y/o desarrollar presentaciones del Proyecto dirigidas a los sectores y actores involucrados en el mismo: organizaciones de productores, instituciones financieras, aliados comerciales, autoridades civiles, instituciones del sector público y privado presentes en las regiones de trabajo.

iv) Participar en el proceso de validación institucional y metodológica del Manual de Operaciones del COMRURAL y de sus instrumentos operativos, en lo referente a la comunicación, divulgación y promoción del Proyecto.

v) Coordinar y apoyar la programación y ejecución de los eventos y jornadas de socialización de los resultados y hallazgos de los distintos trabajos e investigaciones de COMRURAL.

vi) Apoyar al Coordinador del Proyecto en la ejecución de sus funciones. vii) Planificar y desarrollar giras de campo en el ámbito geográfico del área de influencia del

Proyecto, para el reconocimiento del territorio y el abordaje/acercamientos de los actores sociales.

viii) Participar y apoyar los procesos y mecanismos de seguimiento y evaluación participativa de las acciones de COMRURAL.

ix) Coordinar la edición de manuales, guías metodológicas, etc. que den cuenta de la operatividad de COMRURAL, sus acciones y sus logros.

x) Apoyar a los técnicos de las firmas que realizaran las consultorías para la documentación y sistematización de sus labores.

xi) Establecer una fluida y eficiente comunicación y coordinación con la Unidad de Comunicaciones de la SAG.

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xii) Establecer en forma sistemática alianzas de cooperación y coordinación interinstitucional en el marco de un trabajo colaborativo con las mancomunidades, gobiernos locales, instituciones públicas, organizaciones no gubernamentales presentes en el área de influencia del Proyecto.

xiii) Desarrollar jornadas de capacitación dirigidas a los técnicos de la Unidad Coordinadora del Proyecto, proveedores de servicios técnicos-financieros y las asociaciones de productores.

xiv) Coordinar la preparación y edición de libros, folletos y guías metodologías que den cuenta de las intervenciones y logros del Proyecto, conjuntamente con los demás actores.

xv) Coordinar con el asistente de informática todos los contenidos que se presentarán en la web del COMRURAL y la actualización de los mismos.

xvi) Elaboración y presentación de informes de avance a la coordinación del COMRURAL.

xvii) Las demás funciones inherentes a su cargo y asignadas por la Coordinación de COMRURAL.

Unidad de Administración del Proyecto (UAP/SEFIN)6

La UAP/SEFIN apoya en todos los aspectos relacionados con contabilidad, flujos financieros, transacciones, adquisiciones, contrataciones y auditoría. Se trata de una Unidad, junto con el SEP, de carácter eminentemente estratégico; la Unidad responde bajo un marco de eficiencia y seguridad en cuanto al manejo de los fondos operativos. Está conformada por:

Un técnico financiero

Un Oficial de Contrataciones y Adquisiciones

Un Especialista en Adquisiciones

Un Especialista en Monitoreo y Seguimiento El personal a ser contratado será seleccionado mediante concurso abierto y contará con la no-objeción del Banco Mundial. Del personal listado, el incremento de carga por la administración del proyecto, con recursos de la AIF se financiará un técnico financiero y un especialista en adquisiciones.

Técnico financiero

El Técnico Financiero llevará a cabo las actividades financieras y contables del COMRURAL en función al Sistema de Administración Financiero (SIAFI) y acorde con las normas y políticas de la AIF.

Realizará las siguientes tareas:

i) Dirigir y desarrollar las actividades de ejecución financiera de acuerdo al Manual Operativo y el convenio de financiamiento de COMURAL.

6La Unidad Administradora de Proyectos de la SEFIN (UAP/SEFIN) cumplirá estas funciones para la implementación del

COMRURAL

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ii) Ejecutar las acciones de control, seguimiento y evaluación financiera y velar por su adecuada y oportuna ejecución.

iii) Tramitar los desembolsos con el organismo financiero, realizar descargo correspondiente a los gastos realizados, el registro contable y ejecución presupuestaria y los procedimientos de control interno.

iv) Realizar las acciones necesarias para el establecimiento y validación de normas y procedimientos, generales y especiales, de control, seguimiento y evaluación financiera.

v) Aplicar los instrumentos de control, seguimiento y evaluación financiera, así como de matrices y formatos de recolección de información, y coordinar el apoyo técnico para la implementación de herramientas informáticas para ese fin.

vi) Participar en la elaboración de los POA/PAC en coordinación con la UCP-SAG. vii) Coordinar el registro oportuno de las operaciones de los componentes de COMRURAL, el

Sistema de Información Financiera Integrada del Estado. viii) Elaborar los informes financieros periódicos, así como informes financieros finales en base

al manual operativo de COMRURAL. ix) Servir de enlace y apoyo para la realización de las auditorías externas.

Oficial de Contrataciones y Adquisiciones Apoyará y orientará a la Secretaría de Finanzas en el diseño, coordinación, facilitación e implementación de las actividades institucionales relacionadas con las adquisiciones y contrataciones de COMRURAL, así como analizar y aplicar las normas, políticas, procedimientos y metodologías relativas a este campo.

El Consultor deberá mantener el enfoque integral de todos los procesos que implican apoyo a las demás áreas operativas de la Unidad Administradora de Proyectos (UAP).

Realizará las siguientes tareas: i) Dirigir, en Coordinación con las otras áreas de la Unidad, la aplicación de las Políticas

Básicas y Procedimientos de los organismos financieros y normas nacionales, en su caso, para: a. La Precalificación de Servicios de Consultoría Nacionales e Internacionales necesarias

para la ejecución de las actividades del Programa. b. Los procesos públicos y privados de contratación de consultores nacionales e

internacionales c. La adquisición de Bienes y Servicios para licitaciones Públicas o Privadas Nacionales e

Internacionales d. Las Contrataciones de Obras mediante el procedimiento de Licitación Pública o Privada

Nacional o Internacional e. Las adquisiciones de obras, bienes y servicios menores.

ii) Elaboración de Términos de Referencia.

iii) Revisión del Plan General de Adquisiciones junto con personal de la UAP. iv) Seguimiento y elaboración de los Documentos de Licitación, para los concursos

mencionados anteriormente, a ser elaborados por personal de la UAP, que se pueden ir elaborando de manera simultánea, para tenerlos listos para cuando los organismos internacionales otorgue su no objeción al Informe de Precalificación.

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v) Llevar a cabo el control de calidad de los procesos y documentos de adquisiciones. vi) Promover y supervisar el cumplimiento de la programación de las adquisiciones.

vii) Velar por el registro y archivo adecuado de la información del Área de Adquisiciones, para efectos de auditoría y evaluación.

viii) Dirigir al personal del Área de Adquisiciones, distribuir las responsabilidades de los procesos, y tomar, en consulta con la Coordinación General, las medidas que sean pertinentes para mejorar el funcionamiento y capacidad del Área de Adquisiciones.

ix) Consolidar los informes periódicos y los que requiera la Coordinación General y participar en las reuniones de seguimiento que sean necesarias.

Especialista en Adquisiciones Apoyará y orientará a la Secretaría de Finanzas en el diseño, coordinación, facilitación e implementación de las actividades institucionales relacionadas con las adquisiciones y contrataciones de COMRURAL, así como analizar y aplicar las normas, políticas, procedimientos y metodologías relativas a este campo.

El Consultor deberá mantener el enfoque integral de todos los procesos que implican apoyo a las demás áreas operativas de la Unidad Administradora de Proyectos (UAP).

Realizará las siguientes tareas: i) Revisión de los Planes Generales de Adquisiciones junto con personal técnico de las

unidades ejecutoras de COMRURAL. ii) Recibir y revisar las solicitudes de adquisiciones presentadas por las unidades ejecutoras

de COMRURAL. iii) Asesorar técnicamente a las unidades ejecutoras respecto a la documentación soporte que

debe ser presentada en las solicitudes de adquisiciones. iv) Establecer un cronograma de actividades para el seguimiento de los procesos de

adquisición de COMRURAL. v) Participar en calidad de miembro o de observador, según sea el caso, en las reuniones de

comisiones para las evaluaciones de propuestas técnicas y económicas de bienes y firmas consultoras en los procesos de adjudicación de COMRURAL.

vi) Dirigir la adquisición de Bienes, Servicios y Obras mediante Licitaciones Públicas Internacionales, Licitación Pública Nacional y Licitación Privada.

vii) Promover las acciones internas que sean necesarias relacionadas con los procesos de adquisiciones, contrataciones y solicitudes de pago para asegurar su ejecución conforme a la programación.

viii) Velar porque los procesos de adquisiciones a su cargo logren su objetivo en el menor tiempo posible.

ix) Elaborar los contratos, resoluciones y acuerdos correspondientes a las adquisiciones y contrataciones realizadas en el marco de COMRURAL.

x) Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en los Contratos generados por las adquisiciones y contrataciones de COMRURAL.

xi) Organizar la información de los procesos a su cargo conforme a los requerimientos de información de auditorías y evaluaciones que sean pertinentes en el marco de COMRURAL.

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xii) Manejar y custodiar el archivo de contrataciones y adquisiciones realizadas en el marco de COMRURAL.

xiii) Realizar y analizar propuestas que sean requeridas para el mejor desempeño de los procesos aplicados a COMRURAL.

xiv) Coordinar con el área de Monitoreo la proyección de los procesos de adquisiciones a ser desarrollados en el marco de COMRURAL.

xv) Participar, cuando sea necesario, en las reuniones de seguimiento a la ejecución física de los proyectos cuyos procesos se encuentren a su cargo.

xvi) Elaborar y presentar los informes que en el área de su competencia le sean solicitados.

Especialista en Monitoreo y Seguimiento: Apoyará a la Secretaría de Finanzas por medio de la Unidad Administradora de Proyectos en las actividades institucionales de Seguimiento y Monitoreo de la gestión administrativa del convenio financiero del Proyecto de Competitividad Rural (COMRURAL), para el cumplimiento de las condiciones contractuales específicamente las actividades de las áreas financiera y de adquisiciones. La consultoría es de naturaleza administrativa y financiera. Sin embargo, el consultor desarrollará sus actividades en estrecha relación con el enlace administrativo UCP-UAP y con la unidad de de seguimiento y evaluación de la UCP del Área de Seguimiento y Monitoreo de la UAP. Realizará las siguientes actividades: i) Dar seguimiento a las programaciones (financieras, adquisiciones) que requiera el proyecto

y brindar los insumos o formatos que puedan requerirse para las mismas. ii) Apoyar la coordinación de la UAP, a desarrollar diseños metodológicos para la

implementación de las actividades de monitoreo, seguimiento y evaluación de la parte administrativa y financiera y velar por Proyecto de Competitividad Rural (COMRURAL).

iii) Coordinar con la UCP en la planificación de las acciones de monitoreo, seguimiento y evaluación de la parte administrativa y financiera y velar por su adecuada y oportuna ejecución de conformidad al convenio financiero.

iv) Promover y coordinar el análisis y actualización de la o las metodologías de monitoreo, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de naturaleza y finalidad similar al COMRURAL.

v) Promover el establecimiento y validación de normas y procedimientos, generales y especiales, de monitoreo, seguimiento y evaluación de la gestión administrativa del proyecto.

vi) Velar porque la UCP del proyecto incorpore las herramientas de monitoreo, seguimiento y evaluación de gestión administrativa del proyecto que sean aprobadas.

vii) Promover la elaboración y validación de instrumentos de monitoreo, seguimiento y evaluación de la parte administrativa y financiera, así como de matrices y formatos de recolección de información, y coordinar la implementación de herramientas informáticas para ese fin con la UCP.

viii) Elaboración y emisión de informes periódicos de monitoreo, seguimiento y evaluación del área administrativa y financiera, así como informes de evaluación en esa área, proceder con su revisión y gestionar su aprobación según el caso. Estos informes serán integrados por la UCP en el informe semestral global del proyecto.

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ix) Analizar y proponer, en forma conjunta con el enlace administrativo UCP-UAP, alternativas para la superación de obstáculos detectados en la evaluación del mismo, así como para el mejoramiento del impacto de los productos esperados en los mismos.

x) Proporcionar asistencia técnica en el área de su competencia a la SEFIN, en caso de serle solicitada.

xi) Velar por el cumplimiento de las obligaciones de la generación de reportes e informes previstos en los instrumentos normativos del proyecto.

xii) Participar en las giras de supervisión del proyecto, elaborar y presentar los respectivos informes de supervisión.

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República de Honduras Secretaría de Agricultura y ... · Ganadería (UCP-SAG) / la Unidad Administradora de Proyectos de la Secretaría de Finanzas (UAP-SEFIN), las Unidades Coordinadoras