ROCEDIMIENTO PARA LA ESTIÓN DE UBCONTRATOS. gestión por... · Analista de Administración de Contratos Renson Mondragón Jefe de Administración de Contratos Carlos Alfaro ... 4

GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para la Gestión de Subcontratos

Código: PG-AC-05 Revisión: 4 Página: 1 de 18

CONTROL DE EMISIÓN Y CAMBIOS

Rev.Nº

Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

0 23/07/14 Emisión para difusión Giannina Molina

Analista de Administración de Contratos

Renson Mondragón Jefe de Administración de Contratos

Carlos Alfaro Gerente de Gestión

de Operaciones

1 23/09/14 Revisión Giannina Molina




de Operaciones

2 23/09/15 Revisión Paola Ramírez




de Operaciones

3 20/06/16 Revisión Marco Gálvez


Fernando Raygada Gerente de

Administración de Obra

Renson Mondragón Jefe de Administración

de Contratos


de Operaciones

4 08/09/17 Revisión general del documento, inc. anexos.

Renson Mondragón Jefe de Administración de

Contratos

Daniel Díaz Gerente de Procura


de Operaciones

Firmas de la revisión vigente

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN

DE SUBCONTRATOS




ÍNDICE

ÍNDICE ......................................................................................................................................................... 2 1. GENERALIDADES ....................................................................................................................... 3

1.1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................3

1.2. OBJETIVO .........................................................................................................................................3 1.3. ALCANCE ..........................................................................................................................................3 1.4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...........................................................................................................3

1.5. DEFINICIONES ...................................................................................................................................3 1.6. RESPONSABILIDADES .........................................................................................................................5 1.7. LINEAMIENTOS A CONSIDERAR ...........................................................................................................5 2. PLANIFICACIÓN Y FORMACIÓN ............................................................................................... 6

2.1. PLANIFICACIÓN ..................................................................................................................................6 2.2. FORMACIÓN ......................................................................................................................................6 3. ADMINISTRACIÓN..................................................................................................................... 11

3.1. CARPETA DEL SUBCONTRATO ......................................................................................................... 11

3.2. COMUNICACIONES .......................................................................................................................... 11 3.3. FIANZAS Y SEGUROS ...................................................................................................................... 12

3.4. REUNIONES .................................................................................................................................... 13

3.5. VALORIZACIONES Y PAGOS .............................................................................................................. 13

3.6. CARGOS ......................................................................................................................................... 14 3.7. CAMBIOS ....................................................................................................................................... 15 3.8. RECLAMOS ..................................................................................................................................... 15

3.9. RIESGOS ........................................................................................................................................ 16 4. CIERRE ....................................................................................................................................... 16

4.1. CHECK LIST DE CIERRE .................................................................................................................. 16 4.2. RECORRIDO DE OBRA Y PUNCH LIST ............................................................................................... 16 4.3. LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES Y RECEPCIÓN DE OBRA ......................................................... 17 4.4. GARANTÍAS .................................................................................................................................... 17

4.5. LIQUIDACIÓN .................................................................................................................................. 17

4.6. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS ........................................................................................................... 18

4.7. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES .................................................................................................. 18 5. ANEXOS ..................................................................................................................................... 18




1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

Este procedimiento se encuentra estrechamente asociado a la Política de Ética de Cosapi, el cual

sin limitaciones, se considera que la obligación de todos los empleados es guardar estricta

confidencialidad y reserva sobre toda la información y documentos producidos, proporcionados u

obtenidos en razón a las labores desempeñadas en la empresa, así como también que de algún

modo, circunstancial o no, hubieran tenido acceso a estos, ya sea esta información de la empresa o

de terceros.

Asimismo, el personal no divulgará información privilegiada y confidencial a personas ajenas al

negocio de Cosapi, salvo cuando dicha divulgación sea debidamente autorizada por un mandato

legal o cuando se realice dentro de un acuerdo de confidencialidad previamente establecido.

Mediante la subcontratación, Cosapi delegará a una persona distinta (natural o jurídica) el

cumplimiento de ciertas tareas que, frente a un tercero (llamado Cliente), corresponde que sean

ejecutadas por Cosapi. De este modo, Cosapi no solo trasladará la ejecución de determinados

trabajos, sino además deberá trasladar el riesgo que la ejecución de dichas tareas implica.

Este procedimiento comprende tres etapas:

Planificación y Formación: Se inicia desde la identificación de la necesidad de subcontratar,

la selección del proveedor y la emisión de la OSC que constituye el contrato con el postor

ganador que se convertirá en el subcontratista.

Administración: Aquí se analizan las tareas iniciales que se deben desarrollar para realizar

una buena gestión durante el desarrollo y se describen las actividades que se deben realizar

para gestionar los requerimientos.

Cierre: Se describen los pasos a seguir para un buen cierre del subcontrato, hasta concluir la

relación contractual.

1.2. OBJETIVO

Describir las tres etapas a seguir para alcanzar una adecuada gestión de los subcontratos que

celebra Cosapi en sus proyectos, permitiéndole minimizar los riesgos que implican la tercerización

del trabajo y aumentar la probabilidad de las bondades que ofrece la decisión de subcontratar.

1.3. ALCANCE

Rige para todos los proyectos que ejecuta Cosapi en el territorio nacional, y para aquellas obras en

asociación donde Cosapi lidere el área de Administración de Contratos.

1.4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

IT-COM-01 Instructivo de Ingreso de Solicitudes y Órdenes de Subcontratos

PG-ADM-14: Procedimiento Administrativo para la Recepción de Comprobantes de Pago

(ventanilla única).

1.5. DEFINICIONES

Bases de concurso: Documento que contiene las instrucciones a seguir e información que deben

emplear los proveedores para participar en el concurso y presentar sus propuestas.

Buena Pro: Es lo que se le otorga al postor ganador como sinónimo de haber ganado el concurso.

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Condiciones Generales: Documento que forma parte de la OSC y que regula la relación jurídica

contractual entre Cosapi y el subcontratista. Las Condiciones Generales son de dos tipos: Tipo 1:

aquellas que, como regla general, son invariables y por tanto no forman parte de la negociación con

el subcontratista; y Tipo 2: aquellas que podrán formar parte de la negociación con el subcontratista

y que para cualquier variación deberán formar parte de las Condiciones Particulares.

Condiciones Particulares: Documento que forma parte de la OSC donde se regulará y formalizará

toda condición específica de la obra a subcontratar.

Contrato Principal: Documento suscrito entre Cosapi y un Cliente (público o privado), el cual

contiene las obligaciones acordadas entre ambas partes.

Fianza: Garantía otorgada por una entidad financiera bancaria que se constituye a favor de Cosapi

con la finalidad de respaldar el cumplimiento de una obligación asumida por la persona garantizada

(el subcontratista).

Fianza de Adelanto: Tiene por finalidad asegurar la amortización total del adelanto dinerario que

Cosapi otorga al subcontratista.

Fianza de Calidad: Fianza requerida al subcontratista al finalizar los trabajos subcontratados. Tiene

por finalidad: (i) avalar la calidad y duración de los materiales que el subcontratista emplea en la

ejecución de la obra; (ii) la calidad de los servicios de diseño e ingeniería para la construcción, (iii) la

calidad de los equipos instalados, (iv) la calidad de la mano de obra empleada y, en general,

cualquier otra obligación directa e indirectamente vinculada con la calidad de la obra.

Fianza de Fiel Cumplimiento: Tiene por finalidad asegurar el fiel cumplimiento de todas y cada una

de las prestaciones estipuladas en el subcontrato y que se encuentran a cargo del subcontratista.

Fondo de Garantía: Monto que se retiene en cada valorización presentada por el subcontratista, y

que tiene por finalidad garantizar cualquier perjuicio imputable al subcontratista que afecte a Cosapi

y que ocurra durante la ejecución del subcontrato, así como cualquier otro incumplimiento no

cubierto por las otras fianzas y garantías otorgadas en virtud del presente subcontrato.

Gross Up: Consiste en incrementar el valor del servicio (costo/gasto), de tal manera que al

descontar la tasa del impuesto, da como resultado el importe pactado con el proveedor.

Orden de Subcontrato (OSC): Documento generado por el Responsable del Proceso, bajo la

supervisión y aprobación del Gerente de Proyecto, y comunicado por ellos mismos a los

subcontratistas. Mediante este documento nace la relación contractual entre Cosapi y el

subcontratista. Se encuentra conformado por las Condiciones Generales, Condiciones Particulares y

otros Anexos que se indican en la propia OSC, las cuales —en conjunto— constituyen el

subcontrato de obra que regula las obligaciones de Cosapi y el subcontratista.

Paquete de subcontrato (obra subcontratada): Se denomina así al alcance del proyecto

encomendado al subcontratista, cuyas condiciones específicas forman parte integrante del

subcontrato y se encuentran previstas en el alcance de trabajo, planos, especificaciones técnicas,

cronograma de trabajo y demás documentos que integran el subcontrato, los cuales forman parte

integrante del mismo.

Postor Ganador: Es el postor que, en mérito a la obtención más alta del puntaje conferido en la

evaluación de las Propuestas Económica y Técnica, resulte adjudicatario de la Buena Pro.

Solicitudes (S): Son los requerimientos de subcontratos que son emitidos por el Responsable del

Proceso en el Sistema Oracle, y que son aprobados por el Gerente de Proyecto.




Subcontrato: Contrato derivado y dependiente del contrato principal, en virtud del cual Cosapi

encarga a un tercero la ejecución de alguna de las prestaciones a las cuales se encuentra obligada

frente al Cliente. Este documento contiene las obligaciones acordadas entre Cosapi y el

subcontratista. Se materializa a través de la Orden de Subcontrato (OSC).

Subcontrato Recurrente: Son los subcontratos que debido a su naturaleza son requeridos

continuamente por diferentes proyectos, y que serán definidos así en coordinación entre el Jefe de

Subcontratos de Procura de Sede Central y el Gerente de Proyecto.

Subcontratista: Es la categoría que obtiene el postor ganador luego de que se le ha emitido y

notificado la OSC.

1.6. RESPONSABILIDADES

En el cuadro siguiente se indica quién es el Responsable del Proceso dependiendo de si es o no un

subcontrato recurrente, y en qué etapa de la gestión de subcontratos se encuentre.

RESPONSABLE DEL PROCESO

Formación Administración Cierre

Subcontratos recurrentes

Jefe de Subcontratos y Servicios de Procura de Sede

Central

Administrador de Contrato


Subcontratos no recurrentes

Administrador de Contrato Administrador de Contrato


Administrador de Contrato: responsable de llevar a cabo la gestión de los subcontratos en el

proyecto desde la etapa de Planificación y Formación hasta la etapa de Cierre, sin considerar la

etapa de Formación de los subcontratos recurrentes. Si el proyecto no contara con un Administrador

de Contrato, dicha función será desempeñada por el Jefe de Oficina Técnica, salvo que el gerente

de proyecto haya designado como responsable a otro integrante del equipo de proyecto.

Responsable de Control Documentario: responsable de recibir la documentación que los

subcontratistas envían a Cosapi, de hacer el seguimiento de las respuestas, y de hacerlas llegar a

cada subcontratista.

Gerente de Proyecto: responsable de hacer cumplir el procedimiento de gestión de subcontratos,

velando por el cumplimiento de las políticas de la empresa en materia de subcontratación.

Jefe de Subcontratos y Servicios de Procura de Sede Central: responsable de llevar a cabo la etapa

de Formación de los subcontratos recurrentes en coordinación con el Gerente de Proyecto. Para

ello se apoyará, de ser el caso, en el Comprador asignado al proyecto.

Procura: responsable de calificar a los nuevos proveedores en relación a su historial crediticio,

estados financieros, etc.; y de actualizar la base de datos de los proveedores ya existentes en el

sistema Oracle. Asimismo, serán los encargados de proveer al Responsable del Proceso los

permisos en el Oracle para solicitar y emitir la OSC.

1.7. LINEAMIENTOS A CONSIDERAR

a. Las Condiciones Generales contienen cláusulas de Tipo 1 y 2 y forman parte integrante de la

Orden de Subcontrato (OSC). La finalidad de las Condiciones Generales Tipo 1 es mitigar los

riesgos; y, como tales, no deben ser modificadas dado que forman parte de la Política de

Cosapi.

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b. El Responsable del Proceso solo podrá someter a negociación aquellas cláusulas de las

Condiciones Generales Tipo 2. De existir un nuevo acuerdo sobre las mismas, éstas deberán

ser expresadas en las Condiciones Particulares y no necesitan del visto bueno del Área Legal.

c. Los riesgos derivados del Contrato Principal que correspondan al paquete del subcontrato

deberán ser incluidos expresamente en las Condiciones Particulares y trasladadas al

subcontratista.

d. El subcontrato se entenderá formalizado con la constancia de notificación de la OSC.

e. El proceso de formación, administración y cierre de subcontratos no recurrentes deberá ser

liderado por el Administrador de Contrato. Para estos efectos se ha preparado una matriz que

condensa las tres etapas, y que permitirá a cualquier miembro del EDP conocer la situación de

los subcontratos en el Proyecto. Es necesaria la actualización permanente del formato PG-AC-

05-F01 (Matriz de control de Subcontratos).

f. Esta matriz deberá ser enviada con frecuencia mensual al área de Administración de

Contratos de Sede Central, para que sea consolidada junto a las matrices de todos los

proyectos de Cosapi. El empleo de esta matriz no sustituirá el control detallado que el

Administrador de Contrato deberá efectuar en cada etapa, sirviéndose de los formatos

referidos en el presente procedimiento.

2. PLANIFICACIÓN Y FORMACIÓN

2.1. PLANIFICACIÓN

La elaboración del Plan de Subcontratación debe ser liderada por el Administrador de Contrato en

coordinación con el Equipo de Proyecto, dentro de las primeras dos (2) semanas contadas a partir

de la fecha de inicio del proyecto.

Cuando se trate de subcontratos recurrentes, antes del inicio del proyecto, el Jefe de Subcontratos

de Procura de Sede Central en coordinación con la Gerencia del Proyecto deberá definir los

subcontratos recurrentes cuyas licitaciones serán realizadas desde Sede Central en coordinación.

El Plan de Subcontratación debe incluir la siguiente información:

Sistema de contratación (precios unitarios, suma alzada, etc.)

Fecha de inicio y de término del subcontrato.

Listado de subcontratistas sugeridos, entre otros.

El formato PG-AC-05-F2 (Plan de Subcontratación) permite la identificación de los paquetes a

subcontratar, la programación de cada una de las etapas del concurso, la identificación de los

postores a concursar, entre otros.

2.2. FORMACIÓN

Esta etapa se inicia al recibir las Solicitudes (S) y el expediente de licitación, aprobados por el

Gerente de Proyecto, o por quien este designe, mediante el sistema Oracle. Consultar el IT-COM-01

(Instructivo para el ingreso de solicitudes) definido por el área de Procura para este proceso.

Condiciones Generales

El Responsable del Proceso deberá adjuntar a las Bases de Licitación las Condiciones Generales

del Subcontrato; ello, con la finalidad de que el postor tenga conocimiento —desde un inicio— de

cuáles serían sus obligaciones como subcontratista, así como los derechos que le correspondería.

Condiciones Particulares

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En ella se regula y formaliza toda condición específica del subcontrato a ejecutar, tales como: el

plazo; forma de pago, seguros aplicables, penalidades, entre otros. El proyecto negociará

directamente las Condiciones Particulares (Anexo III de las Bases), siempre dentro de las políticas

de la empresa y del presente procedimiento.

Las Condiciones Particulares le permiten al Responsable del Proceso consignar otras obligaciones

del subcontratista no previstas en las Condiciones Generales; así como todos los acuerdos técnicos

y operativos que requieran ser acordados con el subcontratista.

Respecto de la cláusula Octava (Fianzas y Garantías), se debe especificar qué tipo de garantías se

le va a exigir al subcontratista, siempre cumpliendo la siguiente política:

Cuadro 1: Garantía por el objeto de Subcontrato

# CLASIFICACIÓN DE

GARANTÍAS

Sólo Mano de Obra y

Herramienta

Otros subcontratos que

no sólo implique Mano

de Obra y Herramientas

1 Fianza de Fiel

Cumplimiento Porcentaje negociable

Ver Cuadro 2 2 Fianza por Adelanto

Aplica siempre que se

otorgue un adelanto.

Máximo 20%

3 Fondo de Garantía Mismo porcentaje que nos

retiene el Cliente

4 Fianza de Calidad Porcentaje negociable

Cuadro 2: Garantía por Monto del Subcontrato

# CLASIFICACIÓN DE

GARANTÍAS

Subcontratos (monto <

a US$ 100,000)

Subcontratos (monto ≥ a

US$ 100,000)

1 Fianza de Fiel

Cumplimiento Mínimo 10% o retención Mínimo 10%

2 Fianza por Adelanto Aplica siempre que se otorgue un adelanto.

Máximo 20%.

3 Fondo de Garantía Mismo porcentaje que nos retiene el Cliente.

4 Fianza de Calidad Mismo porcentaje y tiempo que nos exige el Cliente.

Bases de Licitación

Contienen las instrucciones que deben seguir, y la información con la que deben contar aquellos

potenciales proveedores que deseen convertirse en postores presentando una oferta para Cosapi.

La elaboración de las Bases es un trabajo que involucra al Equipo de Proyecto y que es

liderado por el Responsable del Proceso. El formato PG-AC-05-F3 (Bases del Concurso)

puede adaptarse a cada proyecto según convenga, debiendo contener entre otros:




El plazo y costo del subcontrato.

Las actividades o acciones específicas a ser realizadas para la ejecución del subcontrato,

los que deben estar claramente definidas en el Alcance del trabajo.

Indicar los suministros a cargo de Cosapi, y los trabajos no incluidos.

Determinar qué seguros deberán exigirse como mínimo al subcontratista.

Determinar las penalidades que podrían resultar aplicables al subcontratista.

Especificar los reportes de seguimiento y control que deberán entregar los subcontratistas,

así como la frecuencia de presentación.

La penalidad a ser aplicada al subcontratista por cada día de atraso en el cumplimiento del plazo de

ejecución acordado, será como mínimo 0.2% del monto del subcontrato, con un tope máximo

acumulado del 10%.

Al momento de publicar las Bases, el Responsable del Proceso debe adjuntar:

Condiciones Generales, las cuales forman parte integrante de la OSC. (Anexo II de las

Bases)

Condiciones Particulares propias del proyecto (Anexo III de las Bases)

Alcance del trabajo a subcontratar (Anexo I de las Bases)

Lineamientos de Calidad (Ver Anexo VI de las Bases) y Seguridad (Ver Anexo VII de las

Bases).

Otra información que sea necesario incluir en el proceso de la licitación.

Requerimiento de Propuestas

El Responsable del Proceso procederá a elaborar un listado de mínimo tres (3) proveedores.

Previamente se contactará con cada proveedor con la finalidad de verificar su interés y

disponibilidad en participar en la licitación.

En caso de no contar con la cantidad mínima de proveedores, el Responsable del Proceso deberá

sustentar la excepción y obtener la autorización del Gerente de Proyecto.

El Proyecto se encuentra facultado a proponer al Responsable del Proceso a potenciales postores

para los subcontratos, con la finalidad de que sean evaluados, siempre y cuando estos sean nuevos

para Cosapi.

Se dará inicio con una carta de invitación según el formato PG-AC-05-F4 (Carta de Invitación al

Concurso). En caso deseen participar nos deberán enviar su confirmación mediante correo,

procediendo luego a enviarles a los proveedores que confirmaron su participación, vía correo

electrónico y en copia oculta, las Bases de Licitación correspondientes, debiendo acompañarse –sin

ser limitante- lo siguiente:

Fecha máxima de presentación de las propuestas.

Bases de Licitación (incluye el cronograma de la licitación)

Expediente Técnico (alcance del servicio, especificaciones técnicas, planos, requerimientos

de calidad, seguridad y medio ambiente, etc.)

Condiciones Generales

Contrato modelo (si aplica)




Asimismo se debe solicitar que los proveedores presenten por separado y en sobres cerrados la

propuesta técnica y económica, conteniendo un (1) original y una (1) copia en cada sobre, o la

versión electrónica de la Propuesta.

Consultas y Respuestas

En caso aplique, los postores pueden solicitar una inspección del sitio. Asimismo, podrán realizar las

consultas empleando el formato PG-AC-05-F5 (Consultas y Respuestas), tanto de la documentación

entregada en las Bases como de la inspección realizada.

El Responsable del Proceso se encargará de distribuir, de acuerdo a la naturaleza de las consultas,

al responsable del Equipo de Proyecto para que dentro del tiempo programado absuelvan dichas

consultas. Una vez absueltas, se encargará de consolidarlas en un mismo formato para luego

remitirlas a los postores en copia oculta, con la finalidad de que todos reciban las consultas y

respuestas aclaratorias al mismo tiempo y en la fecha indicada en las Bases.

Recepción y Evaluación de Propuestas

La presentación de propuestas por parte de los postores supone una formal aceptación de todos y

cada uno de los documentos referidos, entregados y generados en este concurso.

El Responsable del Proceso debe realizar la apertura de sobres con la participación del Equipo de

Proyecto; y en el caso de subcontratos recurrentes, puede participar también el Gerente de Procura.

El Responsable del Proceso recibirá las propuestas y junto con el Equipo de Proyecto procederán a

evaluarlas en el tiempo determinado. Cada miembro del Equipo de Proyecto evaluará las

propuestas en el área que le corresponde, siguiendo el formato PG-AC-05-F6 (Matriz para

evaluación de propuestas) y entregará al Responsable del Proceso sus calificaciones las cuales

recopilará y resumirá en el mismo formato.

Al no encontrarse observación alguna en las propuestas presentadas y teniendo una evaluación

positiva, el Responsable del Proceso entregará la Evaluación de Propuestas al Gerente de Proyecto

para que emita su aprobación. Luego, el Responsable del Proceso emitirá una lista corta de

postores con los más altos puntajes, para comunicarles que han pasado a la siguiente etapa del

concurso.

Cuando se reciba una (1) sola propuesta hasta la fecha máxima de entrega indicada a los

proveedores, el Responsable del Proceso deberá solicitar la autorización del Gerente de Proyecto

antes de proceder con la apertura de sobres y evaluación. Dicha aprobación deberá adjuntarse a los

documentos de sustentos de la licitación.

Las propuestas originales para los subcontratos recurrentes se custodian en el área de Procura

hasta que se realice la adjudicación y emisión de la OSC, y esta sea firmada en calidad de

aceptación por el subcontratista.

Negociación y Adjudicación

El Responsable del Proceso remitirá al postor ganador las Condiciones Particulares que se incluirán

en la OSC, para que el exprese su total conformidad.

Luego de ello, el Responsable del Proceso emitirá el formato PG-AC-05-F7 (Carta de adjudicación)

dando por concluida la etapa de concurso. En dicha carta se indicará la fecha de la reunión de inicio

de obra. La relación contractual se formará recién con la emisión de la OSC y sus anexos.

Emisión y Comunicación de la OSC




El Responsable del Proceso ingresará a través del sistema Oracle la Solicitud de la OSC. Se deberá

contar con los documentos listados a continuación:

1. Resumen de Subcontrato (PG-AC-05-F8)

2. Condiciones Particulares

3. Alcance del trabajo

4. Relación de planos

5. Especificaciones técnicas y memoria descriptiva

6. Propuesta técnica y económica

7. Cronograma de trabajo

8. Lineamiento de Seguridad para Subcontratistas y el Reglamento Interno de Seguridad de

Cosapi

9. Lineamientos de Calidad de Cosapi

10. Cuadro Comparativo de Oferta (resultado de la evaluación de las ofertas y selección del

postor ganador)

Las Condiciones Generales serán anexadas automáticamente por el sistema Oracle cuando el

Responsable del Proceso seleccione la categoría U durante el ingreso de la Solicitud de la OSC.

Por tanto, serán las Condiciones Particulares, previamente negociadas con el postor adjudicado, las

que deberá ingresar, copiando el texto del acuerdo y, a su vez, adjuntando el archivo en formato

Word y/o PDF en el sistema Oracle durante la generación de la OSC.

Los criterios de la adjudicación se registran en la zona de "Comentarios" en la pantalla de

Adjudicación de oferta de la “RFQ” en el sistema Oracle. Los documentos que sustentan la

selección de la mejor propuesta se adjuntan en los “Comentarios de Cabecera” en el sistema

Oracle, tales como: la solicitud de propuesta, las propuestas, el cuadro comparativo, la evaluación

técnica, y otros documentos de ser necesario.

El Responsable del Proceso debe verificar la presencia de los documentos antes mencionados,

salvo que alguno de ellos no resultase aplicable al subcontrato, y que ello se haya señalado

expresamente en las Condiciones Particulares. Posterior a ello, deberá emitir al Subcontratista la

OSC que contiene las Condiciones Particulares que han sido negociadas y aceptadas previamente

en todos sus términos. Se debe solicitar siempre el acuse de recibo y conformidad del mismo.

En este momento, el subcontrato ya se habría formado y por tanto sería totalmente válido y exigible

para las partes.

Firma de la OSC

El Responsable del Proceso deberá gestionar la obtención de la OSC y documentos Anexos

debidamente firmados por el subcontratista.

El subcontratista se encuentra obligado, según consta en las Condiciones Generales de la OSC, a

suscribir la referida OSC y todos los documentos que han dado origen a la misma en un plazo no

mayor a los siete (07) días de comunicada la OSC, bajo apercibimiento de que Cosapi retenga el

pago de las valorizaciones que presente el subcontratista y/o deje sin efecto, de pleno derecho la

OSC, de conformidad con lo previsto en el artículo 1430 del Código Civil.

Subcontratos con proveedores del Extranjero




Para la subcontratación de proveedores extranjeros, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Cuando se trate de un subcontrato que involucre tanto suministro e instalación, asesoría u

otros, se deberán emitir Órdenes por separado (OC por el suministro y OSC por la

instalación).

En caso se trate de servicios, se debe verificar si estos se encuentran sujetos a retención

del impuesto a la renta. Para tal efecto, se deberá confirmar si la propuesta del proveedor

incluye dicho impuesto, caso contrario, al emitir la OSC se deberá aplicar el Gross Up.

Para la aplicación de la retención del impuesto a la renta, es importante conocer el país de

procedencia del proveedor para verificar si está suscrito al “Convenio para evitar la doble

imposición”, en donde la tasa del impuesto a la renta puede verse reducida a 15%, 10%

incluso 0%, previa presentación del Certificado de Residencia, expedido por su país.

Antes de la emisión de la OSC, se deberá consultar con el área de contabilidad de Cosapi

cuál es la tasa aplicable.

3. ADMINISTRACIÓN

3.1. CARPETA DEL SUBCONTRATO

La carpeta es un archivador que contiene toda la información referida al subcontrato, es manejada

por el Administrador de Contrato y debe contener lo siguiente:

OSC emitida y firmada.

Constancia de Notificación de la OSC.

Resumen del subcontrato.

Copia de las cartas fianzas bancarias (Adelanto y Fiel Cumplimiento) y sus respectivas

renovaciones. Las originales se envían al área de Tesorería y Finanzas de Sede Central.

Copia de las pólizas de seguros.

Actas de Reunión.

Cartas enviadas y recibidas.

Estatus de las comunicaciones técnicas (transmittal, submittal, RFI’s)

Solicitudes de Cambio y Adendas: El Administrador de Contratos debe asegurarse de que

se anexen al contrato todos los cambios que se den a lo largo de su ejecución, estos

cambios se formalizarán a través de Adendas mediante el formato PG-AC-05-F9 (Adenda

Modificatoria) donde se indican los nuevos términos acordados.

Valorizaciones.

El Administrador de Contrato debe mantener actualizada la carpeta de cada subcontratista, y

facilitar el acceso a la información que requieran los demás miembros del Equipo de Proyecto.

Para tal efecto el Administrador de Contrato deberá proporcionar a todos los miembros del Equipo

de Proyecto el formato PG-AC-05-F8 (Resumen de Subcontrato) y poner a disposición las carpetas

de subcontratos para que puedan acceder a información particular que pudieran requerir durante su

labor de supervisión.

3.2. COMUNICACIONES




El Plan de Comunicaciones del proyecto es entregado a los Subcontratistas –en la parte que les

corresponde- durante la reunión de inicio como información complementaria. Es importante la

participación del Responsable del Control Documentario en este proceso, ya que es quien controla

la recepción y emisión de toda la correspondencia. Dentro de las comunicaciones más utilizadas

mencionamos:

Cartas

Comunicaciones Técnicas (submittal, transmittal, RFI’s)

Actas de Reunión

Para efectuar un adecuado seguimiento a las comunicaciones, se deben definir plazos de respuesta

para cada tipo de documento, asegurando que todas las comunicaciones sean resueltas

oportunamente.

Se debe realizar seguimiento y control de los documentos solicitados en las Bases y que fueron

pactados en el subcontrato. El control se realizará a través del formato PG-AC-05-F10 (Verificación

de Documentos) el mismo que deberá elaborarse en base al listado de documentos mencionados

en el numeral 4.2.3 de las Condiciones Particulares de la OSC, pudiendo modificarse de acuerdo a

las necesidades propias del proyecto y a lo pactado con el subcontratista.

El Responsable del Control Documentario debe recibir del subcontratista, conjuntamente con sus

valorizaciones mensuales, todos los documentos solicitados en las Bases y procederá a distribuirlas

a los interesados. Para la conformidad del control de documentos, el formato PG-AC-05-F10

(Verificación de Documentos) deberá contar con firmas del Responsable de Costos, del Jefe de

Oficina Técnica, del Jefe de Calidad, del Jefe de SSOMA, del Administrador de Contratos, y demás

interesados, quienes previamente verificarán que el subcontratista haya presentado todos los

documentos solicitados y que estos sean además correctos.

3.3. FIANZAS Y SEGUROS

El Administrador de Contrato debe exigir la entrega de las cartas fianzas bancarias y pólizas de

seguro que se indican en las Bases y que se hayan pactado en el Contrato. También debe verificar

que el contenido y la estructura de las fianzas estén de acuerdo al Procedimiento Administrativo

para cartas fianza de subcontratos de obras (PG-TES-04); asimismo, debe remitir las cartas fianzas

originales al área de tesorería de Sede Central para su custodia. Una copia de la misma se

mantendrá en el Proyecto.

El Administrador de Contrato podrá realizar la devolución de las fianzas en los siguientes casos:

Fianza de adelanto vencida: se debe devolver la fianza de adelanto original cuando se

encuentre vencida y haya sido renovada, o cuando se haya amortizado el total del adelanto.

Fianza de Fiel Cumplimiento: De acuerdo al modelo de subcontrato, se debe cubrir el plazo

contractual hasta que quede consentida la liquidación; por lo tanto, la devolución será

posterior a esto.

Respecto de las pólizas de seguro, estas son remitidas en copia a Cosapi y el Administrador de

Contratos debe verificar que cubran los riesgos que demanda la obra. El control de fianzas y

seguros es llevado por el Administrador de Contratos mediante el formato PG-AC-05-F11 (Log de

Fianzas y Seguros). Las cartas fianzas bancarias y pólizas de seguro deberán renovarse o

modificarse por vencimiento, ampliación del plazo, incremento del monto contractual o similar. En

cualquiera de los casos el Administrador de Contratos debe notificar a los Subcontratistas de

manera anticipada.




3.4. REUNIONES

Las reuniones se realizan para hacer un adecuado seguimiento a las obligaciones de los

subcontratistas. Las reuniones son convocadas y lideradas por el Administrador de Contrato, quien

debe realizar un cronograma de reuniones en coordinación con el Equipo de Proyecto. Se sugiere

realizar reuniones por cada subcontratista o con todos los subcontratistas a la vez, dependiendo del

momento y de la conveniencia del proyecto.

Todos los puntos tratados y los compromisos acordados, deben quedar registrados en actas,

indicando claramente a los responsables y las fechas de cada compromiso. Las actas permitirán

hacer un seguimiento al cumplimiento de los acuerdos.

3.5. VALORIZACIONES Y PAGOS

El formato PG-AC-05-F12 (Formato de Valorización) puede utilizarse para llevar a cabo las

valorizaciones con los subcontratistas, pudiendo sufrir modificaciones en el caso que así lo requiera

el proyecto.

La valorización es elaborada por el subcontratista y presentada a Cosapi para su revisión por las

áreas involucradas para su aprobación. En el caso que el subcontratista no haya elaborado la

valorización, esta será elaborada por el Jefe de Oficina Técnica.

El Administrador de Contrato debe verificar que el subcontratista haya cumplido con la presentación

de todos los documentos mencionados en el formato PG-AC-05-F10, previamente pactado en el

subcontrato, incluyendo los documentos mencionados en los lineamientos de Calidad y, SSOMA.

En el gráfico 1, se muestra el flujograma del proceso de valorización indicando a los responsables.

La aprobación de la valorización por parte del Gerente de proyecto se realizará en paralelo a la

obtención de las firmas en el Checklist de verificación de documentos (formato PG-AC-05-F10). El

Administrador de Contrato deberá poner en conocimiento del Responsable de Costos los

documentos mencionados previamente y del Administrador de Obra para que en su oportunidad los

adjunten al Sistema Oracle.

Luego de verificar que se hayan recabado las firmas en el Checklist y que se haya aprobado la

valorización, el Responsable de Costos recién procederá a generar la Nota de Recepción en el

sistema Oracle, luego de lo cual, le llegará un correo electrónico al Subcontratista con la Nota de

Recepción acompañado de su respectivo código de barras. Para mayor detalle verificar el PG-ADM-

14: Procedimiento Administrativo para la Recepción de Comprobantes de Pago (ventanilla única).

El subcontratista deberá imprimir la Nota de Recepción y su respectivo código de barras, y

adjuntarlos a su factura como requisito previo a su presentación, caso contrario dicha factura no

será recibida.

Al momento de recibir la factura, el encargado de recibirla, ya sea en el proyecto (Administrador de

Obra) o en Sede Central (Ventanilla Única de Recepción), deberá escanear y adjuntar en el Sistema

Oracle la valorización aprobada y el Checklist (formato PG-AC-05-F10) que cuenta con las firmas

respectivas en documento PDF. En caso se haya previsto que la factura sea presentada

directamente en Sede Central, el Administrador de Obra informará de ello a la Ventanilla Única de

Recepción de Sede Central mediante correo electrónico.




Gráfico 1

El Control de facturación y pagos deberá llevarlo el Administrador de Obra, quien retransmite la

información cuando es requerida por Control de Proyectos o Administración de Contratos.

3.6. CARGOS

Los cargos se pueden aplicar por cualquier monto que el subcontratista esté obligado a pagar por

los siguientes conceptos:

Penalidades.

Servicios, materiales, equipos, insumos que estén en el alcance del Subcontratista pero que

en obra sean proporcionados por Cosapi.

Estos cargos serán facturados por Cosapi y serán aplicados contra la facturación de la valorización

inmediata posterior del Subcontratista.

Cuando haya que aplicar un descuento o cargo al subcontratista, el Administrador de Contrato

coordina con el Responsable de Costos para generar una valorización que debe ser firmada por el

Subcontratista. Posteriormente el Administrador de Obra debe realizar las coordinaciones con Sede

Central para generar una factura de Cosapi a nombre del subcontratista con el monto valorizado; en

todos los casos se hace llegar el documento generado al subcontratista a través de una carta, y por

último el Administrador de Obra debe comunicar el área de contabilidad sobre qué factura por pagar

al subcontratista se aplicará el descuento y/o cargo.




3.7. CAMBIOS

Los cambios pueden ser generados por el subcontratista o Cosapi, siendo necesario formalizarlo

mediante una Solicitud de Cambio.

El cambio propuesto es analizado y revisado por Cosapi, el Administrador de Contrato solicita el

apoyo de los miembros del Equipo de Proyecto involucrados en la revisión. Podría existir una etapa

de negociación con el subcontratista y cuando finalmente la propuesta es aceptada, se envía

firmada al Subcontratista la Solicitud de Cambio.

La tarea más incidente de Cosapi en el manejo de cambios es la revisión de los impactos que

producen, el seguimiento y control; el Administrador de Contrato tiene la principal responsabilidad

en administrar los cambios, el seguimiento se hace a través del formato PG-AC-05-F13 (Log de

Cambios y Reclamos). Las Solicitudes de Cambio aprobadas se pueden agrupar para formalizarlas

con una Adenda.

3.8. RECLAMOS

En la administración de los subcontratos, Cosapi se encuentra en la condición de Cliente, por lo

tanto, debemos centrarnos en la prevención y resolución de los reclamos.

a) Prevención

El Administrador de Contrato debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Conocer al detalle las obligaciones del subcontratista y advertir por escrito posibles

incumplimientos y/o no conformidades (vía carta y/o actas de reunión)

Conocer al detalle la propuesta técnica y económica del subcontratista para:

Identificar partidas con precios bajos que pudieran exceder el presupuesto y

dificultarle al subcontratista el cumplimiento de sus obligaciones.

Hacer seguimiento al progreso de dichas partidas.

Mantener estrecha comunicación con el subcontratista para poder identificar

oportunamente restricciones que pudieran afectar el desarrollo de sus trabajos.

Informar sobre cambios en la secuencia constructiva, hitos y prioridades de

ejecución por parte del Cliente.

Solucionar interferencias con otros subcontratistas y proveer de frentes de trabajo

alternativos para minimizar impactos que pudieran ser reclamados por el mismo

Brindar oportunamente información y suministros que correspondan a Cosapi:

Responder oportunamente todas las cartas y consultas técnicas del subcontratista.

Aprobar las valorizaciones del subcontratista dentro de los plazos establecidos.

Cumplir con los compromisos de entrega de suministros.

b) Resolución

El modelo de subcontrato incluye la cláusula de solución de controversias que indica los pasos

a seguir para resolver los reclamos desde el primer nivel, aplicando estrategias de negociación

ganar – ganar, para mantener buenas relaciones con los subcontratistas.




Los reclamos se deben tratar de resolver mediante trato directo y amigable en Obra, en el

menor tiempo posible, ya que si dicho proceso se prolonga, se genera un mayor gasto

económico y un deterioro de las relaciones comerciales que perjudican a ambas partes.

Si se ha superado todos los niveles de negociación, el siguiente paso es el arbitraje de acuerdo

a lo especificado en el subcontrato. El monitoreo de los reclamos se hace en el formato PG-

AC-05-F13 (Log de Cambios y Reclamos).

3.9. RIESGOS

El Administrador de Contrato contribuirá advirtiendo los riesgos asociados a los subcontratos. Se

aplicará el Procedimiento de Gestión de Riesgos (PG-AC-03) de Cosapi. Por lo tanto, se aplican los

mismos procesos asociados a los subcontratos.

4. CIERRE

Se recomienda iniciar el proceso de cierre cuando los trabajos referidos a cada subcontrato se

encuentren al 75% de avance.

4.1. CHECK LIST DE CIERRE

Se usa para precisar los documentos técnicos y administrativos que deben ser entregados por el

subcontratista a manera de expediente técnico para el Cierre de Obra.

El formato PG-AC-05-F14 (Check List de Cierre) se entrega en la reunión de inicio a manera de pre-

aviso a los subcontratistas sobre el procedimiento de cierre; sin embargo, debe aclararse que dicho

listado no es limitativo.

El Check List de Cierre contiene documentos que el Administrador de Contrato debe personalizar de

acuerdo al tipo de subcontrato. Por ello, el cierre se inicia con una comunicación formal hacia el

subcontratista donde se confirma el listado de documentos que debe entregar. El listado de

documentos debe complementarse con los requerimientos contractuales del contrato principal.

4.2. RECORRIDO DE OBRA Y PUNCH LIST

El subcontratista debe notificar a Cosapi con siete (07) días mínimo de anticipación sobre la

culminación de sus trabajos, luego de ello, el Administrador de Contrato debe confirmar con el área

de Producción que los trabajos hayan sido culminados, para luego comunicar al subcontratista la

fecha en la que se llevará a cabo la recepción, es decir el inicio del recorrido por la Obra para

revisar exhaustivamente el estado de los trabajos realizados y verificar si cumplen con lo

establecido en el subcontrato y en especial con el alcance del proyecto.

En el recorrido debe participar el representante del subcontratista, y por Cosapi, las áreas de

Producción, Calidad y Oficina Técnica; opcionalmente participaría Administración de Contratos.

Puede resultar beneficioso anticipar observaciones antes de realizar la recepción del proyecto con el

Cliente, en la medida que la Supervisión colabore; por ello, queda a criterio del proyecto decidir su

participación en el recorrido de obra con los subcontratistas. Durante el recorrido, las observaciones

son registradas por el Ing. de Calidad en el formato que determine el área de Calidad.

De acuerdo a la magnitud del subcontrato el recorrido de Obra puede prolongarse por espacio de

varios días, por lo tanto debe registrarse la fecha en que fue listada la observación. En el caso que

el recorrido se prolongue, las observaciones deben ser notificadas al subcontratista al término de

cada día.

Una observación no afecta la operatividad, idoneidad o seguridad de la Obra. Si esto ocurriera,

quiere decir que la Obra aún no está concluida, por lo tanto, el Administrador de Contrato debe




notificar de ello al subcontratista. Es importante esta notificación, pues a partir de ella se puede

penalizar o manejar cualquier reclamo en relación con la fecha de culminación de los trabajos.

4.3. LEVANTAMIENTO DE OBSERVACIONES Y RECEPCIÓN DE OBRA

Se considera que los trabajos han culminado cuando:

Luego de realizado el recorrido de Obra no se hayan formulado observaciones, ó

De haberse presentado observaciones, estas han sido levantadas totalmente.

Asimismo, existe un plazo para levantar las observaciones listadas en el Punch List y el plazo corre

conforme se van notificando. El Administrador de Contrato controla el plazo contractual para

levantar observaciones, pues si se excede se deberá aplicar penalidades. En el caso de ítems

específicos que requieran de tiempos mayores, el subcontratista deberá comunicarlo a Cosapi. Por

ello decimos que el levantamiento de observaciones determina la culminación de la Obra.

El Administrador de Contrato deberá convocar a un segundo recorrido a fin de corroborar el

levantamiento de las observaciones notificadas al subcontratista. El orden de verificación de

observaciones es el mismo en que se anotaron. En el Punch List se registra la fecha en que se

levantó la observación. Deberán participar todos los que estuvieron presentes en el primer recorrido.

La recepción de Obra se materializa con el formato PG-AC-05-F15 (Acta de Recepción), y debe

emitirse firmada con la fecha del levantamiento de observaciones, y entregada cuando se haya

cumplido lo siguiente:

El subcontratista ha levantado todas las observaciones del Punch List.

El subcontratista ha entregado los documentos listados en el Check List de Cierre, con

excepción de aquellos que se entregan en la liquidación (Liquidación Contable, Certificado

de Liberalidad y/o Finiquito).

El subcontratista ha cumplido con todas sus obligaciones, incluyendo la culminación

operativa, desmovilización y limpieza final del sitio donde realizó su trabajo.

4.4. GARANTÍAS

El período de garantía del subcontrato se inicia con la emisión y firma del Acta de Recepción;

asimismo, si el subcontrato lo indica, este debe entregar las siguientes garantías:

Carta Fianza de Garantía de Calidad, por el monto y plazo establecidos en el subcontrato,

usualmente es entre 5% y 10%.

En el caso de subcontratos de equipamiento, se exigirán las cartas de garantía que emite el

fabricante del equipamiento y deben estar a nombre del Cliente Principal.

4.5. LIQUIDACIÓN

Es la última actividad administrativa que se debe realizar con el subcontratista, ya que se determina

cuánto fue lo realmente gastado en el subcontrato concluido. La liquidación se materializa con el

formato PG-AC-05-F16 (Liquidación Contable), el mismo debe ser llenado inicialmente por el

subcontratista y revisado por el Responsable de Costos y por el Jefe de Oficina Técnica, quienes

coordinan con el Administrador de Obra para validar la información contable de retenciones

mensuales; finalmente, el Responsable de Costos aprueba la liquidación contable con la validación

del Administrador de Obra.




En este formato se registran todos los pagos, descuentos, deductivos, adicionales, retenciones

aplicadas al subcontratista, para finalmente determinar cuánto es el monto total que se debe

devolver producto de las retenciones en las valorizaciones mensuales.

Pactada la liquidación, el subcontratista debe entregar el formato PG-AC-05-F17 (Liberación y

Certificación de Pago Final) que figura en el Check List de Cierre. Este documento acredita que se

ha pagado al subcontratista las cantidades adeudadas, y a futuro libera a Cosapi de cualquier

responsabilidad y/o reclamo por parte del subcontratista.

4.6. DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS

Se realiza cuando se cierra el proceso de liquidación; es decir, cuando se ha recibido los trabajos y

se ha suscrito la Liberación y Certificado de Pago Final.

El Administrador de Obra se encarga de realizar las gestiones ante Sede Central para devolver el

Fondo de Garantía a los subcontratistas.

4.7. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Es responsabilidad del Administrador de Contrato realizar la reevaluación de subcontratistas al

culminar cada subcontrato mediante el formato PG-COM-02-F5 (Registro y Evaluación de

desempeño de Subcontratistas), el cual forma parte de los procedimientos del área de Procura.

Luego de ello, se deberá enviar la información al área de Procura y mantener una copia de esta

información como parte del Legajo del Subcontrato.

5. ANEXOS

PG-AC-05-F1 Matriz de Control de Subcontratos

PG-AC-05-F2 Plan de Subcontratos

PG-AC-05-F3 Bases del Concurso

PG-AC-05-F4 Carta de Invitación al Concurso

PG-AC-05-F5 Consultas y Respuestas

PG-AC-05-F6 Matriz para evaluación de propuestas

PG-AC-05-F7 Carta de Adjudicación

PG-AC-05-F8 Resumen de Subcontrato

PG-AC-05-F9 Adenda Modificatoria

PG-AC-05-F10 Verificación de Documentos

PG-AC-05-F11 Log de Fianzas y Seguros

PG-AC-05-F12 Formato de Valorización

PG-AC-05-F13 Log de Cambios y Reclamos

PG-AC-05-F14 Check List de Cierre

PG-AC-05-F15 Acta de Recepción

PG-AC-05-F16 Liquidación Contable

PG-AC-05-F17 Liberación y Certificación de Pago Final

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