SECRETARÍA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE … informe.pdf · del clima organizacional. 6.1 Reunión con el Director de la DAF, para definir el cuestionario. (18/2/2015) Se envió

SECRETARÍA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

EN EXTINCIÓN DE DOMINIO

-SENABED-

PRIMER INFORME CUATRIMESTRAL DE LA EVALUACIÓN

AL PLAN OPERATIVO ANUAL 2015

(ENERO – ABRIL)

Administración

Licenciado Luis Gilberto Coronado Tobar

ÍNDICE

Contenido Página

Presentación ................................................................................................................... i

Dirección Administrativa Financiera............................................................................ 1

Departamento de Recursos Humanos ..................................................................... 1

Departamento Financiero ..................................................................................... 12

Departamento Administrativo .............................................................................. 17

Dirección de Control y Registro de Bienes ................................................................ 27

Dirección de Administración de Bienes ..................................................................... 32

Dirección de Asuntos Jurídicos .................................................................................. 39

Dirección de Informática y Estadística ....................................................................... 51

Departamento de Informática .............................................................................. 51

Departamento de Planificación y Estadística ...................................................... 57

Unidad de Registro de Contratistas ............................................................................ 64

Unidad de Inversiones ................................................................................................ 67

i

PRESENTACIÓN

La Dirección de Informática y Estadística, a través de la Sección de Planificación llevó a cabo

la evaluación y ponderación de los resultados alcanzados por las distintas dependencias de la

Secretaría al cierre del primer cuatrimestre 2015, con base a la metodología descrita en el

Capítulo IV del Plan Estratégico Institucional 2015-2017 y a los respectivos Planes de Acción

2015 los cuales fueron diseñados y validados por cada uno de los Directores y Jefes, a fin de

alcanzar cada una de las metas contempladas en el Plan Operativo Anual 2015.

Forman parte del presente informe, las fichas técnicas de captura de información trasladadas a

cada dependencia para su respectivo vaciado, mismas que se encuentran debidamente firmadas

y selladas por la persona que brindó la información, así como aquel que la valida en su calidad

de jefe inmediato. Los papeles de trabajo se complementan con la documentación que fue

presentada y/o requerida como respaldo para evidenciar lo actuado.

Es oportuno y relevante mencionar que la implementación de la metodología de Seguimiento

y Evaluación incluida en el Plan Estratégico Institucional 2015-2017, responde a los

lineamientos de la Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados, así como a

las directrices emanadas de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia

SEGEPLAN.

La evaluación se llevó a cabo al finalizar la ejecución de las intervenciones (productos), y

consiste en verificar si éstas contribuyeron efectivamente al logro de los resultados previstos y

al cambio esperado en el ciudadano/cliente, y permite medir el grado de avance y el de

ejecución para cada una de las metas, así como la ponderación correspondiente para cada

dependencia.

Por último, se presentan a manera de resumen dos fichas que contemplan el resumen de las

calificaciones por cada uno de los ejes estratégicos de gestión y apoyo, a fin de observar los

resultados de manera institucional.

Lic. Edgar E. González Castillo

Jefe de la Sección de Planificación

Ing. Alfredo E. Ochoa Reyes

Director de Informática y Estadística

1

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Administrativa Financiera, es la responsable de planificar, organizar, ejecutar, dirigir y

controlar los sistemas administrativos, financieros y de recursos humanos del CONABED, que

permitan la operatividad, seguimiento y evaluación de las funciones inherentes a su naturaleza.

Director: Lic. Florencio Vinicio Arango Custodio

Conforman esta Dirección, los Departamentos de Recursos Humanos, Financiero y

Administrativo, quienes por intermedio de sus respectivas Jefaturas presentan el avance de sus

actividades, mismas que a continuación se describen.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Jefe: Lic. Walter Omar Molina Castellanos

Eje Estratégico de Apoyo No.2

Ficha Técnica de Captura de Información

Metas Acciones Previstas Informe de lo actuado e identificación de la evidencia

1. Identificar

los puestos

de trabajo a

cubrir, de

acuerdo a las

necesidades

inherentes de

cada área.

1.1. Se solicitará por

medio de oficio a la

DAF el aval

financiero para la

contratación del

personal.

(Del 5 al 9/1/2015)

Se envió oficio SENABED-030-2015/DAF/DRH/WOMC-

mlea, con fecha 6 de enero de 2015, .dirigido al Director

Administrativo Financiero para solicitar aval financiero, para

poder cubrir necesidades de contratación de personal para el

año 2015.

1.2 Oficio de

convocatoria a

Directores sobre el

tema de contratación

de personal.

(13/1/2015)

Se convocó a Directores según Circular 09-2015, de fecha 9 de

enero de 2015, a una reunión para tratar asuntos relacionados con

necesidades de contratación de personal en su área laboral.

1.3 Llevar a cabo

reunión.

(16/1/2015)

Se llevó a cabo la reunión según listado de participantes el día

16/1/2015.

1.4 Requerimiento.

(20/1/2015)

Se obtuvo mediante oficio el requerimiento de contratación de

personal.

1.5 Análisis.

(22/1/2015)

De parte del Departamento de Recursos Humanos se llevó a cabo

el análisis.

2. Contratación

de personal con

las

competencias

idóneas para

cada puesto de

trabajo.

De acuerdo al “Plan

de Acción” este

proceso que consta

de 6 acciones, se

atiende en 16 días

calendario promedio.

Se cumple para el primer cuatrimestre con las necesidades de

contratación de personal, cumpliéndose con todo el proceso y

obteniéndose los expedientes físicamente y completos,

conjuntamente con la aprobación del Secretario General.

2


3. Goce de

vacaciones

dentro del plazo

estipulado en la

ley.

3.1 Se solicita

mediante circular a

los Directores y

Jefes, informen

sobre la

calendarización de

vacaciones de su

personal.

(5/3/2015)

Se solicitó mediante Circular No. 18-2015, con fecha 5 marzo de

2015, a los Directores la calendarización de vacaciones para el

periodo 2015.

Directores informan mediante oficio de fecha 9 de marzo de

2015, sobre la calendarización de vacaciones de su personal.

3.2 Recepción de las

respectivas

planificaciones.

(12/3/2015)

Recepción de todas las planificaciones del personal que saldrá de

vacaciones, mediante oficio con fecha 12 de marzo 2015.

3.3 Revisión de las

planificaciones

presentadas.

(16/3/2015)

El día 16 de marzo de 2015, se revisan todas las solicitudes.

3.4 Aprobación de

las planificaciones

de vacaciones.

(17/3/2015)

Departe del Departamento de Recursos Humanos, se aprueban la

planificación de vacaciones.

3.5 Notificación de

la autorización del

plan de vacaciones.

(24/3/2015)

Con fecha 24 de marzo de 2015, se notifica la autorización del

plan de vacaciones.

4. Pago

oportuno de

salarios y/o

honorarios

técnicos

profesionales.

4.1 Revisión de altas

y bajas

(2 de c/mes)

Se revisaron las altas y bajas del personal durante el mes.

4.2 Elaboración,

revisión y

aprobación de la

nómina.

(Del 5 al 17/cada

mes)

Se elaboró la nómina, se revisó y se aprobó.

4.3 Emisión de

orden de pago y

traslado a Compras

(18 de cada mes)

Se emitió la orden de pago y se trasladó a la Sección de Compras.

5. Realizar la

evaluación del

desempeño.

5.1 Se enviará a

todos los Directores

el formato

respectivo.

Se tenía considerado llevar a cabo la Evaluación del Desempeño

con recursos propios pero se presentó de parte de la Facultad de

Ciencias Económicas de la Universidad de San Carlos de

Guatemala, que los estudiantes del último año de dicha facultad

3


(3/4/2015) como parte de su práctica apoyarían a esta Secretaria para el

diseño de la elaboración del Manual de Evaluación del

Desempeño, por la que se firmó un convenio entre la USAC y

SENABED.

5.2 Recepción del

formato.

(8/4/2015)

5.3 Discusión y

validación del

formato.

(10/4/2015)

5.4 Criterio de

calificación.

5.5 Informe final.

(14/4/2015)

5.6 Entrega de

informe a Directores

y Jefes.

(16/4/2015)

6. Llevar a cabo

el diagnóstico

del clima

organizacional.

6.1 Reunión con el

Director de la DAF,

para definir el

cuestionario.

(18/2/2015)

Se envió una Circular No. 14-2015, con fecha 24 de febrero de

2015, al Director de la Dirección Administrativa Financiera para

poder definir el cuestionario de Clima Organizacional.

6.2 Reunión con los

Directores y Jefes

para socializar el

formato del

cuestionario.

(24/2/2015)

Se socializo el cuestionario de Clima Organizacional con los

Directores, el día 24 de febrero de 2015.

6.3 Se define el

consenso del clima

organizacional.

(27/2/2015)

El día 27 de febrero se define en consenso el cuestionario de

Clima Organizacional, listado de participantes.

7. Concretar las

capacitaciones

y/o

adiestramientos.

7.1 Se solicitará a

Directores y Jefes

mediante oficio,

indiquen sobre las

necesidades de

capacitación del

personal a su cargo.

(27/1/2015)

Se envió Circular No.11-2015 de fecha 27 de enero de 2015, a

los Directores solicitando las necesidades de capacitación de su

personal.

7.2 Recepción de los

oficios de parte de

los Directores y

Jefes.

Se recibieron los oficios el día 3 de febrero de 2015, de respuesta

de los Directores.

4


(3/2/2015)

7.3 Se elaborará una

planificación y un

diagnóstico de

necesidades de

capacitación para

que se puedan llevar

a cabo las

capacitaciones.

(13/2/2015)

Se elaboró un programa de capacitación para que se pudieran

ejecutar los cursos solicitados.

8. Proporcionar

a todo personal

de nuevo

ingreso la

inducción

respectiva.

8.1 RRHH envía

oficio al personal de

nuevo ingreso para

que se presenten el

último día hábil del

mes a la sala de

reuniones para la

inducción respectiva.

(15 de cada mes).

Se ejecutó al Inducción a la personal de nuevo ingreso por mes,

firmando su asistencia de recibir inducción cada persona.

8.2 RRHH coordina

la logística para

presentar la

inducción al

personal de nuevo

ingreso.

(20 de cada mes)

Se coordinó la logística, listado de asistencia.

Fuente: Departamento de Recursos Humanos

EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN DE LOS RESULTADOS

Meta 1 Identificar los puestos de trabajo a cubrir, de acuerdo a las necesidades

inherentes de cada área.

Evaluación:

Se tuvo a la vista y obra como evidencia, los oficios y circular girada por la Jefatura del

Departamento de Recursos Humanos, a través de los cuales solicita a la Dirección

Administrativa Financiera, el pronunciarse con relación al techo presupuestario para la

contratación de personal, así como la convocatoria a los respectivos Directores (omitiéndose

los Jefes de Unidades), para tratar el tema sobre la necesidades de la contratación de personal

para sus respectivas áreas.

Consta la respuesta del Director Administrativo Financiero, en relación al techo presupuestario

contemplado para la contratación del personal, así como los oficios de las Direcciones de

Asuntos Jurídicos y Administrativa Financiera, mediante los cuales dejan constancia del

personal que demandan.

5

No se pronunciaron planeando las necesidades de personal, las Direcciones de Informática y

Estadística, Administración de Bienes, y Control y Registro de Bienes.

Recomendaciones:

El requerimiento por parte del Departamento de Recursos Humanos con relación a

identificar las necesidades de personal, debe abarcar las Unidades de Inversiones, Registro

de Contratistas y Control Interno.

Las dependencias que no estimen necesario el demandar recurso humano para sus

respectivas áreas, deberán de igual manera dejar constancia mediante el oficio respectivo

dirigido al Departamento de RRHH.

Que con base al análisis efectuado el 21 de enero por parte del Departamento de Recursos

Humanos (del cual no se entregó evidencia), y con base al Manual de Puestos y Funciones

aprobado para el efecto, se establezca la disponibilidad de los puestos o la creación de los

que correspondan.

Las solicitudes del personal que se presenten, deberán estar ajustadas a las competencias

descritas en el Manual de Puestos y Funciones aprobado para el efecto; caso contrario, se

deberá adjuntar por parte de las dependencias los respectivos términos de referencia para

considerar la creación de dichas plazas.

Ponderación:

Grado de Avance: 3 puntos (acción ejecutada parcialmente < al 75%) = Efectividad 60%

Grado de Ejecución: Meta en Proceso

Meta 2 Contratación de personal con las competencias idóneas para cada puesto de

trabajo.

Evaluación:

Se optó por evaluar el 50% del personal que recibió la inducción durante el primer

cuatrimestre, ésta tiene como objetivo establecer si obra en los expedientes la documentación

debida, y si se cumplió con el proceso de selección de conformidad a lo normado en el Manual

de Puestos y Funciones y Reglamento Interno de Trabajo.

1. Marta Paola Ruiz Cifuentes.

- No obra en el expediente la solicitud de empleo.

- El check list no indica quien reviso la papelería, el cargo, firma y fecha de lectura.

- La “ficha de datos de personal” no tiene la fotografía, ni indica al final el cargo que

desempeña el empleado, Departamento al que pertenece, fecha de ingreso, código y

firma respectiva.

- No obran los originales de los antecedentes penales ni policiacos.

- No obra carné del IGSS.

- No obra constancia de haber presentado la declaración jurada patrimonial ante la

Contraloría General de Cuentas.

- No obra el acta de toma de posesión.

- De conformidad con el Manual de Puestos y Funciones, para esta plaza se requiere

título de Secretaria Comercial o Bilingüe, con un año de experiencia en puestos

similares.

6

2. Lisbeth Odily Gutiérrez Ceballos



- El currículo vitae no describe sobre la experiencia laboral.

- La fotocopia del título de Perito Contador no cuenta en el anverso con los sellos de las

instituciones que corresponden.

- Obra documentación duplicada, tal el caso de DPI y las cartas de recomendación.




- De conformidad con el Manual de Puestos y Funciones, esta plaza requiere título a

nivel diversificado y un año de experiencia en puestos similares.

3. Juanita Aurelina López López



- No se adjunta título respectivo, en su defecto una carta del Liceo Preuniversitario de

Computación dando fe de que concluyó los estudios de la carrera, no se acompaña el

respectivo cierre de pensum.

- De las cinco cartas de recomendación, tres de ellas corresponden al año 2011.




4. Raymundo Donaldo Argueta


- No obra en el expediente la hoja de check list.

- El valor del boleto de ornato 2015 que se cancelo es por la suma de Q.75.00

correspondiéndole de acuerdo a los ingresos de la plaza que ocupa Q.150.00

- De las tres cartas de recomendación, una corresponde al año 2011 y las dos restantes al

año 2013.

- Varias constancias de trabajo están duplicadas, al igual que el DPI.


- No obra la constancia de colegiado activo.

- De conformidad al Manual de Puestos y Funciones, esta plaza requiere título

universitario en cualquiera de las carreras de las Ciencias Económicas y estar como

colegiado activo, así como tres años de experiencia en puestos similares

preferentemente en el sector público.

5. Nancy Guadalupe Portillo Pinto


- No obra en el expediente el check list.

- El valor del boleto de ornato 2015 que se cancelo es por la suma de Q,50.00

correspondiéndole de acuerdo a los ingresos de la plaza que ocupa Q.150.00


7

- De conformidad al Manual de Puestos y Funciones, esta plaza requiere acreditar

pensum cerrado de la licenciatura en Informática o Ingeniería en Sistemas y dos años

de experiencia en puestos similares.

6. Karla Georgina De León Figueroa


- No obra en el expediente el check list.

- De las tres cartas de recomendación, una carece de fecha, y las dos restantes

corresponden a los años 2013 y 2014.

- El valor del boleto de ornato cancelado asciende a Q.10.00, cantidad que no

corresponde a los ingresos que tiene asignada dicha plaza.


- No obra la constancia de haber presentado la declaración jurada patrimonial ante la


- De conformidad con el Manual de Puestos y Funciones, debe acreditar título o diploma

a nivel diversificado y un año de experiencia en puestos similares preferentemente en

el sector público.

7. Hugo Rolando Calderón Rosales


- La hoja de check list no indica quien reviso, el cargo, firma y fecha.

- Los sellos correspondientes al título universitario están ilegibles.

- No obra en el expediente las tres cartas de recomendación.

- No obra en el expediente la constancia de los tres últimos empleos.

- No obra la constancia de haber presentado la declaración jurada patrimonial ante la


- No obra el acta de toma de posesión por lo cual no se pudo establecer qué cargo ocupa.

Recomendaciones:

Se instruya a la persona responsable de la conformación y resguardo de los expedientes, a

que en éstos obren todos los documentos que en su momento permitan contar el historial

laboral de cada uno de los empleados.

La conformación de los expedientes y por lo tanto su hoja de lista de chequeo variará

según la modalidad de la contratación, pudiendo ser éstas bajo el renglón 011, 022 y 029.

La recepción de la documentación presentada por cada prospecto que aplica a

determinado puesto de trabajo, no debe limitarse únicamente a darse por recibida ésta,

sino además debe ser revisada cuidadosamente, a fin de evitar inconsistencias en la

misma.

La forma prevista para llevar a cabo la recepción y revisión de la papelería, debe estar

debidamente firmada y sellada por la persona responsable, así como indicar la fecha

respectiva.

Tener presente que se cuenta con un Manual de Puestos y Funciones debidamente

aprobado por el CONABED, el cual entre otros contempla las competencias que debe

tener cada prospecto para optar a determinado puesto, así como el nombre funcional del

mismo, el cual debe ser coherente con el denominado en el acta de toma de posesión,

sellos y otros documentos afines.

8

Velar porque las certificaciones de colegiado activo estén debidamente vigentes, de lo

contrario proceder a su requerimiento inmediato.

Velar porque las constancias del pago de boleto de ornato correspondan en al valor según

los ingresos para cada puesto de trabajo.

Estimar el foliar cada documento que conforma el expediente del personal.

Evitar la duplicidad de documentos dentro de los expedientes del personal.

Ponderación:



Meta 3 Goce de vacaciones dentro del plazo estipulado en la ley.

Evaluación:

Mediante Circular No.18-2015 de fecha 5 de marzo 2015, la Jefatura del Departamento de

Recursos Humanos, solicito a todos los Directores (exceptuando Jefes de Unidades), el

facilitar la calendarización de vacaciones del personal a cargo de éstos.

En respuesta a dicha circular se pronunciaron las Direcciones de Control y Registro de Bienes,

Administración de Bienes, Asuntos Jurídicos y Administrativa Financiera; no así, la Dirección

de Informática y Estadística.

No se tuvo a la vista los documentos como evidencia a través de los cuales el Departamento de

Recursos Humanos, atendió las acciones 3.4 y 3.5 contempladas en su respectivo Plan de

Acción 2015, las cuales responde a la elaboración de la programa general de vacaciones con

base a las propuestas y su socialización.

Recomendaciones:

El requerimiento por parte del Departamento de Recursos Humanos con relación a

identificar las necesidades de personal, debe abarcar las Unidades de Inversiones, Registro

de Contratistas y Control Interno.

Recursos Humanos debe velar que el personal no acumule en exceso períodos de

vacaciones, con el fin en primera instancia de cumplir con lo que para el efecto norma el

Código de Trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo.

Velar por el cumplimiento del programa general de vacaciones, a efecto de que se

notifique a cada empleado mediante oficio el período que gozará, y los días de éste si

estuviese fraccionado.

Solicitar a las Direcciones y Unidades a más tardar en el mes de noviembre de cada año,

la calendarización del goce de vacaciones de personal, con el propósito de que el

programa de vacaciones esté discutido, aprobado y socializado previo al inicio del

siguiente año calendario.

Ponderación:



9

Meta 4 Pago oportuno de salarios y/o honorarios técnicos profesionales.

Evaluación:

Con base a los tiempos previstos en el Plan de Acción por parte de la Jefatura del

Departamento de Recursos Humanos, el proceso de revisión de altas y bajas, la elaboración y

aprobación de ésta, hasta su traslado a la Sección de Compras para su registro, abarca hasta el

día 18 de cada mes.

De acuerdo a los datos proporcionados por el Departamento, las fechas de traslado de las

nóminas a la Sección de Compras para cada uno de los meses del cuatrimestre son las

siguientes: 27 de enero, 18 de febrero, 20 de marzo y 21 de abril.

Recomendaciones:

Se entregue mensualmente al personal dentro de los primeros cinco días hábiles del mes

siguiente, la boleta de pago a través de la cual se registran los ingresos que se perciben y los

descuentos a que ésta afecto el empleado.

Se traslade al personal que corresponda la constancia de retención mensual del Impuesto

sobre la Renta, así como cualquier otra a la que estuviere sujeto el empleado.

Ponderación:

Grado de Avance: 4 puntos (acción ejecutada parcialmente ≥ al 75%) = Efectividad 80%

Grado de Ejecución: Meta Ejecutada

Meta 5 Llevar a cabo la evaluación de desempeño

Evaluación:

Prácticas Estudiantiles en la Comunidad.

Es de hacer resaltar la cláusula SEGUNDA de dicho acuerdo, a través de la cual se indica que

el estudio consistirá en un análisis financiero y administrativo, con énfasis en las necesidades

más urgentes de la SENABED.

Recomendaciones:

Revisar y validar la propuesta presentada por parte de los estudiantes de la USAC, a

efecto de establecer si la misma cumple con las expectativas que se tienen contempladas

para alcanzar los resultados deseados.

En caso el manual que contempla la metodología para la evaluación del desempeño

presentado no cuente con su respectivo Reglamento, éste deberá elaborarse por parte del

Departamento de Recursos Humanos, a efecto que norme todo lo conducente al caso.

Ponderación:

Grado de Avance: 2 puntos (acción iniciada) = Efectividad 40%


10

Meta 6 Llevar a cabo el diagnóstico del clima organizacional.

Evaluación:

Se tuvo a la vista y obra como evidencia, la documentación a través de la cual el

Departamento traslada al Director Administrativo Financiero el proyecto del “cuestionario”

para su aprobación, y socialización de éste a los Directores más no a los Jefes de Unidades.

No se tiene evidencia del proyecto del cuestionario que en su momento fuera aprobado por la

Dirección Administrativa Financiera, y socializado posteriormente; desconociéndose además,

si el mismo fue hecho del conocimiento del despacho superior para tener de éste sus

comentarios y autorización final.

Recomendaciones:

Que se tenga presente que este tipo de instrumentos debe socializarse como mínimo a

nivel de Directores y Jefes de Unidades, dado que estas últimas formar parte de la

estructura formal descrita en la Ley de Extinción de Dominio.

Trasladar al despacho superior en caso no se hubiere hecho, el respetivo cuestionario con

una breve metodología que permita establecer sus alcances y limitantes.

Que previo a la puesta en marcha del cuestionario, éste sea validado debidamente a

manera de garantizar los resultados deseados.

Ponderación:



Meta 7 Concretar las capacitaciones y/o adiestramientos.

Evaluación:

Mediante Circular No.11-2015 de fecha 27 de enero la Jefatura del Departamento de Recursos

Humanos, solicito a los Directores (exceptuando los Jefes de Unidades), se pronunciaran en

relación a las necesidades de capacitación para el personal a su cargo.

A excepción de la Dirección de Informática y Estadística, el resto de Direcciones dieron

respuesta al requerimiento y se manifestaron en relación a diferentes temas que consideran

necesarios ser reforzado.

El programa de capacitaciones que se presenta como evidencia, no cuenta con la fecha de

elaboración, ni las firmas y sellos de la persona responsable de su diseño y aprobación final.

Recomendaciones:

Que no se omita en este tipo de requerimientos a los Jefes de Unidades de la Secretaría

dado que éstas adicionales a que forman parte de la estructura de la institución, también

están necesitadas de fortalecer sus competencias.

Corroborar en obtener de parte de todas las Direcciones y Jefes de Unidades cuando éstas

sean incluidas, la información requerida aun la dependencia no manifieste ningún interés

al respecto.

11

Incluir dentro del programa de capacitación las instituciones y/o instancias que tendrán a

su cargo dar las capacitaciones, así como el costo en aquellas que lo ameritan, a efecto de

estimar el gasto anual que se tendrá por este rubro.

Ponderación:



Meta 8 Proporcionar a todo personal de nuevo ingreso la inducción respectiva.

Evaluación:

La evidencia presentada por el Departamento de RRHH, consiste en el listado del personal a

quien se le dio la inducción por cada uno de los meses del 1er cuatrimestre.

De acuerdo a lo descrito en el POA 2015, la inducción como mínimo debe contemplar el

presentar la Misión, Visión, Valores y estructura administrativa de la Secretaría, en el mejor

de los casos orientar la inducción al quehacer en términos generales de la SENABED, y el de

las dependencias donde se integrarán las personas de nuevo ingreso.

Con base al Plan de Acción, elaborado por el Departamento de RRHH, éste hará la

convocatoria al personal de nuevo ingreso para la respectiva inducción, mediante un oficio, el

cual no fue presentado como evidencia.

No fue posible establecer el contenido de la inducción y de esa cuenta evaluar el alcance del

mismo, toda vez que no se presentó evidencia alguna al respecto; de igual manera, se

desconoce el nombre y puesto de la (s) persona (s) que tuvo a bien brindar la inducción.

Por último, se desconoce que material impreso o digital se está entregando al personal de

nuevo ingreso, a fin de que adicional a la información verbal que se les comparte, cuenten con

alguna documentada de interés, como por ejemplo el Reglamento Interno de Trabajo y el

Manual Administrativo de Higiene y Seguridad entre otros.

Recomendaciones:

Que se elaboren como está previsto en el Plan de Acción, las respectivas cartas de

convocatorio o cualquier otro medio que lo facilite, a efecto de evidenciar dicha acción.

Contar con un “programa” en Power Point que permita conocer el contenido de la

inducción, con los temas de carácter obligatorio y aquellos que en su momento se

consideren trasladar. Dicho programa deberá contar con el aval del Director Administrativo

Financiero.

Considerar el diseño de un boleta que al final de cada inducción permita medir el grado de

satisfacción de la información proporcionada.

Considerar dentro del listado del Registro de Asistentes, no únicamente al personal de

nuevo ingreso, sino a todo aquel que tuvo participación en el mismo.

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Ponderación:



Calificación del Departamento de Recursos Humanos

Grado de Avance: 3 puntos (acciones ejecutada parcialmente < 75%)

Efectividad 60%

Grado de Ejecución: Metas en Proceso

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Jefe: Lic. Erick Jacobo Meléndez Guillén



Metas Cantidades Totales por Metas

ENE FEB MAR ABR Total Muestra

1. Reposición de Fondo

Rotativo Interno Compras

0 1 4 2 7 7

2. Conciliaciones

Bancarias.

5 5 5 5 20 20

3. Entregas y liquidaciones

de anticipo de viáticos.

0 16 0 0 16 16

Totales Registros 5 22 9 7 43 43

Fuente: Departamento Financiero.


Meta 1 Reposición de Fondo Rotativo Interno –Compras-

Evaluación:

Con base a las nueve acciones descritas en el Plan de Acción 2015, el reintegro del Fondo

Rotativo Interno de la Sección Compras, será atendido en el término de diecisiete días hábiles

promedio a partir de la fecha de recepción de la solicitud; de las seis liquidaciones presentadas

durante el cuatrimestre, tres de ellas fueron atendidas con más de los diecisiete días hábiles

estimados en el Plan. A continuación se muestra tabla que contempla dicha información.

Liquidación No. Fecha de Entrega Fecha de

Reintegro

Días Hábiles

Ocupados

DA-001-2015 20 de Feb 2015 04 de marzo 2015 8 de 17

DA-002-2015 04 de marzo 2015 06 de marzo 2015 2 de 17

DA-003-2015 17 de marzo 2015 13 de abril 2015 15 de 17



DA-006-2015 06 de abril 2015 08 de mayo 2015 23 de 17

DA-007-2015 29 de abril 2015 08 de mayo 2015 06 de 17

13

Recomendaciones:

Instruir a la persona responsable de las liquidaciones para el reintegro del Fondo Rotativo

Interno de la Sección de Compras, a efecto de que se evite la presentación de varias

liquidaciones conjuntamente, situación que puede corregirse de manera a priori, con el

establecimiento de fijar determinado porcentaje en el uso de los recursos del Fondo.

Que se proceda a diseñar por parte de la Jefatura de Compras del Departamento

Administrativo el proyecto del Reglamento de “Liquidación y Reintegro del Fondo

Rotativo Interno de la Sección de Compras”, el cual permitirá normar todo lo relativo a

dicho aspecto, a la vez que evitará el señalamiento por falta de control interno de parte de

la Auditoria Interna y/o Contraloría General de Cuentas.

Ponderación:


Grado de Ejecución: En Proceso

Meta 2 Conciliaciones Bancarias.

Evaluación:

Se tuvieron a la vista y obran como evidencia las respectivas conciliaciones bancarias,

excluyendo de las mismas la relativa a la cuenta DM 3309077338 constituida en Banrural,

S.A., a nombre de Fondo Rotativo Interno –Compras-, dado que está bajo la responsabilidad

de la Sección de Compras del Departamento Administrativo su elaboración, trasladándola al

analista de contabilidad para su revisión y aprobación.

Las cuatro cuentas restantes que están bajo la responsabilidad directa del Departamento

Financiero y constituidas en Banrural, S.A., son las siguientes:

1. Cuenta Depósitos Monetarios No.3309075019 a/n de Fondo Rotativo SENABED.

2. Cuenta Depósitos Monetarios No.3445269286 a/n de Aporte Institucional SENABED.

3. Cuenta Depósitos Monetarios No.3445269337 a/n de Fondo Extinguidos SENABED.

4. Cuenta Depósitos Monetarios No.3445348019 a/n de Fondo Rotativo Interno Compras

–Extinguidos-

A continuación se describen las inconsistencias detectadas con base a la evidencia presentada

por la Jefatura del Departamento Financiera, las cuales son comunes para cada uno de los

meses del cuatrimestre.

Ninguna conciliación cuenta con la fecha de elaboración de la misma, lo cual no

permitió establecer si las mismas se elaboraron dentro de los primeros cinco días

hábiles del mes siguiente al vencimiento, previstos en el Plan de Acción 2015 para

esta meta.

Si bien todas las conciliaciones indican el nombre y puesto de la persona que las

elaboró y de quien revisa y aprueba las mismas, ninguna está debidamente firmada ni

sellada.

14

Tanto el estado de cuenta obtenido del Banrural, S.A., así como la impresión del

movimiento diario de la cuenta corriente del SICOIN Web, tienen fecha 21 de mayo

2015, no así una fecha que demuestre que dichas conciliaciones se llevaron a cabo

dentro de los cinco días hábiles previstos.

La inconsistencia anterior, se aplica al reporte que traslada mensualmente el señor

Erhlich Corrales de la Sección de Tesorería, para efecto de las conciliaciones

correspondientes a las cuentas identificadas en los numerales 1 y 4.

No se cuenta con la impresión de las conciliaciones bancarias en sus respectivas hojas

autorizadas por parte de la Contraloría General de Cuentas.

Recomendaciones:

Que a partir del segundo cuatrimestre 2015, las evidencias que se presenten para su

evaluación demuestren que las mismas fueron elaboradas dentro de los primeros cinco

días hábiles del mes siguiente a su vencimiento.

Que se agregue a los documentos que correspondan, la fecha de elaboración de los

mismos con el fin poder estimar el tiempo de atención para cada uno.

Que las personas responsables de la elaboración y revisión de las conciliaciones bancarias,

firmen y sellen oportunamente las mismas.

Una vez firmada y sellada la conciliación en hoja simple por parte de la Jefatura del

Departamento Financiero, el Analista de Contabilidad o quien corresponda, proceda a

registrarlas en las hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, y obtener las

firmas y sellos respectivo dentro de los cinco días hábiles estipulados.

Que se traslade mensualmente una copia simple de cada conciliación bancaria al Director

Administrativo Financiero para su conocimiento, una vez esté debidamente firmada y

sellada en las hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

Ponderación:



Meta 3 Entregas y liquidaciones de anticipo de viáticos.

Evaluación:

Se tuvo a la vista los documentos que respaldan las reposiciones de las rendiciones Nos. 1, 6 y

11 del Departamento Financiero, dentro de los cuales se encuentran las liquidaciones del

Fondo Rotativo Interno de Compras identificadas con los número DA-001, 002 Y 005 de

fechas 20 de febrero, 4 y 17 de marzo respectivamente.

Las liquidaciones del Fondo no cuentan con el sello de la persona que las elabora, ni con el

nombre, firma y sello de quien valida la información, que dado el actual proceso recae en el

Jefe de la Sección de Compras y/o Jefe del Departamento Administrativo.

En aquellos casos en donde se efectuó retención del Impuesto sobre la Renta, no se encontró

adjunta la constancia respectiva, mucho menos evidencia de que la misma fuera entregada a

sujeto objeto de la retención.

15

En los cheques voucher se observa la inconsistencia de que en ninguno de ellos se detallan las

iniciales de la persona que los elabora, revisa y autoriza, siendo una constante que dicha

información se anota indistintamente en uno u otro.

Dentro de la documentación relacionada con los viáticos en la reposición de rendición No.1, se

observó entre otros los siguientes aspectos:

La forma V-L 310 a nombre de Jorge V. Avila, no se indicó en el recuadro de

liquidación, la cantidad recibida por medio de la forma V-A, así como el nombre del

cargo de la persona que aprueba la misma.

La forma V-L 306 a nombre de Jorge V. Avila, no se indicó en el recuadro de

liquidación, la cantidad recibida por medio de la forma V-A, así como el nombre del

cargo de la persona que aprueba la misma.

Situación similar se detectó en la forma V-L 308 a nombre de Edgar Martínez.

En el caso de la forma V-L 304 a nombre del licenciado Arkady Rodas, éste no firma

ni indica el sueldo que devenga.

En el caso de la documentación relacionada con los viáticos en la reposición de rendición

No.11, se observó entre otros los siguientes aspectos:

La forma V-L 320 a nombre de Herber Herrera no tiene la firma y sello de la persona que

tiene la responsabilidad de validad la información presentada.

La forma V-L 318 a nombre de Francisco Quintana no tiene la firma y sello de la persona

que tiene la responsabilidad de validad la información presentada.

Llama la atención, que del Fondo Rotativo Interno de Compras se obtienen recursos para

manejar la caja chica del Departamento Administrativo, razón por la cual dentro de las

liquidaciones que elabora el responsable del Fondo, incluye eventualmente la liquidación de la

caja chica.

La tabla que se muestra a continuación, contempla las 16 personas a quienes durante el mes de

febrero se les giro cheque por concepto de viáticos, las dos líneas sombreadas identifican los

casos en que dichas personas utilizaron la forma V-A, la cual de acuerdo a las fechas de la

comisión y entrega de cheques no eran necesarias llenarlas.

Dado que no se cuenta con un Reglamento que norme el uso, liquidación y reposición del

Fondo, los días ocupados para su reintegro varían tal y como se muestra en la última columna.

Rendi

ción # Nombre del

Empleado

Formulario

No.

Fecha del

Cheque

Fecha de

Comisión

Fecha de

Liquidación

Fecha de

Reposición

Días Hábiles

Ocupados

1 Jorge V. Avila Gil V-ACL310 09/2/15 Del 10 al 17/2/15 20/2/15 4/3/15 9 días

1 Jorge V. Avila Gil V-ACL306 09/2/15 Del 21 al 23/1/15 20/2/15 4/3/15 9 días 1 Edgar Martínez V-ACL308 10/2/15 Del 21 al 23/1/15 20/2/15 4/3/15 9 días 1 Edi Leonel Madrid V-CL 302 12/2/15 Del 21 al 23/1/15 20/2/15 4/3/15 9 días 1 Luis A. Sactic E. V-CL 303 12/2/15 Del 21 al 23/1/15 20/2/15 4/3/15 9 días 1 Arkady B. Rodas R. V-CL 304 12/2/15 Del 21 al 23/1/15 20/2/15 4/3/15 9 días 1 Manuel Monterroso V-CL 301 12/2/15 Del 21 al 23/1/15 20/2/15 4/3/15 9 días 6 Francisco J. Quintana V-CL 307 24/2/15 Del 21 al 23/1/15 4/3/15 6/3/15 2 días

6 Carlos R. Pérez L. V-CL 309 24/2/15 Del 21 al 23/1/15 4/3/15 6/3/15 2 días

16

Rendi

ción # Nombre del

Empleado

Formulario

No.

Fecha del

Cheque

Fecha de

Comisión

Fecha de

Liquidación

Fecha de

Reposición

Días Hábiles

Ocupados

6 Keny W. Pérez C. V-ACL316 20/2/15 Del 23 al 25/2/15 4/3/15 6/3/15 2 días 6 Edgar M. Barrera M. V-ACL317 20/2/15 Del 23 al 25/2/15 4/3/15 6/3/15 2 días 6 Cristian J. Pérez C. V-ACL315 20/2/15 Del 23 al 25/2/15 4/3/15 6/3/15 2 días 6 Jorge V. Avíla Gil V-ACL314 20/2/15 Del 23 al 25/2/15 4/3/15 6/3/15 2 días 6 Héctor N. Hernández V-CL 300 17/2/15 Del 21 al 23/1/15 4/3/15 6/3/15 2 días 11 Herber A. Herrera V. V-ACL320 20/2/15 Del 23 al 25/2/15 17/3/15 27/4/15 26 días

11 Francisco J. Quintana V-ACL318 20/2/15 Del 23 al 25/2/15 17/3/15 27/4/15 26 días

Recomendaciones:

Dada la naturaleza del otorgamiento de los anticipos de viáticos, se sugiere considerar el

habilitar un Fondo exclusivo para dicho fin, cuyo responsable este dentro del

Departamento Financiero, teniendo éste entre otras funciones: el resguardo, custodia y

manejo de los formularios de anticipo de viáticos, así como de la chequera del Fondo, la

recepción, revisión y validación de los formularios presentados por las personas

comisionadas, y, la elaboración de la liquidación respectiva y posterior solicitud de la

reposición de los recursos.

Paralelamente y de carácter imperativo, se debe considerar la elaboración del Reglamento

del Uso, Liquidación y Reposición del Fondo Rotativo de Viáticos por parte del

Departamento Financiero.

Se genere oportunamente la constancia de la retención del Impuesto sobre la Renta para

aquellos casos que procedan, entregando al interesado un ejemplar de la misma, así como

dejarla documentada en la liquidación.

Indicar las iniciales de quien elabora, revisa y autoriza en los respectivos cheques voucher

que se adjuntan a la liquidación.

Firmar y sellar en el mejor de los casos cada una de las hojas que conforman la

liquidación, por parte de la persona que la elabora y quien da su aval. Mientras se atienden

las primeras dos recomendaciones, el aval debe darlo el Jefe de la Sección de Compras o

en su defecto el Jefe del Departamento Administrativo.

Ponderación:



Calificación Promedio del Departamento Financiero

Grado de Avance: 3 puntos (acciones ejecutada parcialmente < 75%)

Efectividad 60%


17

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Jefe : Walter Rodolfo Poroj Abrego



Metas Acciones Previstas Informe de lo actuado e identificación de la

evidencia

1. Mantener la flotilla de

vehículos al servicio

de la SENABED en

óptimas condiciones.

1.1 Realizar un inventario

de los vehículos, así como el

status del mantenimiento de

los mismos.

(Del 19 al 23/1/2015)

Se tuvo a la vista y obra como evidencia de la

evaluación, el listado de vehículos que

conforman el inventario de los mismos,

separados por aquellos de uso propio de la

Secretaría (7 vehículos), y los catalogados en

uso provisional (7 vehículos), para un total de

13 automotores y 1 motocicleta.

NO se pudo establecer si el inventario se

levantó en la fecha prevista en el Plan de

Acción, dado que el mismo no indica la fecha

en que fue elaborado, dicho listado cuenta con

la firma y sello del Auxiliar Admirativo,

Encargado de Transportes y Jefe del

Departamento Administrativo en funciones.

Recomendaciones:

Que se adicione la fecha en que se lleva a cabo

el inventario.

Que se adicione una columna adicional para

indicar a cargo de quien está el vehículo,

extremo que debe actualizarse cuando éste se

reasignado a otra persona o entidad.

Que se adicione una columna a efecto de llevar

el registro y control del consumo de

combustible por cada uno de los vehículos.

1.2 Revisión de la póliza de

seguro y sus condiciones.

(Del 16 al 20/2/2015)

Se tuvo a la vista y obra como evidencia,

listado donde se describen los 14 vehículos con

su respetivo número de póliza, emitida ésta por

la Seguros El Roble, S.A., pero de igual manera

se desconoce cuándo se generó el mismo ya que

NO indica la fecha respectiva.

De los 14 vehículos inventariados, 3 de ellos

cuentan con cobertura hasta septiembre 2015,

mientras que para los restantes 10 la cobertura

venció entre el 10 de enero al 28 de abril, dando

lugar a que durante dicho tiempo se ha corrido

el RIESGO de un siniestro cuya monto de

reposición hubiese sido asumido por el

responsable de conducir el vehículo, o bien por

18


evidencia

la Secretaría.

El día viernes 15 de mayo, personal de la

Aseguradora de El Crédito Hipotecario

Nacional, inspecciono 7 de los 13 vehículos

para efectos de incluirlos dentro de la cobertura

del resguardo provisional.

Dentro de los 7 vehículos, está incluida la

motocicleta, la cual aún tiene cobertura hasta el

15 de junio 2015 con Seguros El Roble, S.A.,

razón por la cual, se recomendó solicitar al

CHN excluirla del resguardo y darle de alta una

vez finalice la vigencia con el Roble.

Recomendaciones

Se continúe y el mejor de los casos de concrete

con la Aseguradora del CHN la contratación de

la póliza de vehículos automotores, ya que la

Ley de Contrataciones, permite entre entidades

del Estado la contratación directa de la

cobertura, sin necesidad de llevar a cabo un

proceso de cotización o licitación.

Incluir en el listado de vehículos a asegurar,

TODOS aquellos que estén en uso propio o

provisional, y que se encuentren en buenas

condiciones.

Evaluar y ajustar el precio de mercado de cada

vehículo, de acuerdo entre otras características

al modelo de éste y su estado físico.

Requerir oportunamente a la Aseguradora del

CHN, la exclusión (baja) o inclusión (alta) del

vehículo, a efecto de que ésta proceda al

prorrateo de la prima respectiva.

Al término de la vigencia de la póliza, y para

efectos de la renovación debe procederse a

ajustar el precio de mercado de los vehículos

con el fin de que la prima se cotice sobre dichos

valores.

Culminar la revisión y aprobación del

Reglamento que regula el uso de vehículos al

servicio de la SENABED, y la asignación del

combustible.

1.3 Cronograma de fechas

de servicios y gastos de

cada vehículo.

NO indica la fecha de elaboración del mismo,

su diseño cumple PARCIALMENTE la

finalidad del cronograma, ya que éste lo que

19


evidencia

(Del 19 al 23/1/2015) pretende es llevar un control y registro de los

servicios básicos del vehículo, cambio de

neumáticos, servicio mayor, pago de impuesto

de circulación, batería, etc., por todo el año

calendario.

Recomendaciones:

Cambiar el nombre de cronograma por

“Programa”, el cual debe diseñarse para todo un

año calendario, de esa cuenta el área de

transportes para cada mes sabrá a qué vehículo

le corresponde hacerle servicio, el tipo de

servicio, y el costo estimado de éste.

El conocer con antelación los gastos que

generarán los vehículos, permitirá el hacer las

gestiones necesarias ante el Departamento

Financiero, a efecto de contar con los recursos

oportunamente.

De acuerdo al listado que se tuvo a la vista y

que obra como evidencia, para el presente mes

(mayo 2015), varios vehículos están para

servicio, desconociéndose si éste es menor o

mayor, cambio de neumáticos, u otro servicio.

1.4 Gestión de compra de

cupones de combustible.

(Del 25 al 27/3/2015)

A la fecha de la visita (18 de mayo), se informó

que el proceso de la compra por valor de Q.260,

000.00, se encuentra en la fase de la revisión de

la minuta del contrato respectivo. Se estima que

la adquisición y uso del combustible está

cubierta hasta el mes de marzo del 2016.

Recomendaciones:

Que se inicie el proceso de compra

oportunamente para cubrir las necesidades de

combustible a partir de abril 2016.

2. Mantener en los

niveles adecuados, el

stock de bienes y

suministros del almacén.

2.1 Realizar inventario

físico de suministros y

bienes.

(1) Del 28/1 al 4/2/2015

(2) Del 25/3 al 1/4/2015

Se tuvieron a la vista los inventarios

debidamente firmados y sellados levantados al

cierre de febrero, marzo y abril, los cuales NO

muestran la fecha de elaboración.

Recomendaciones:

Indicar en el formato la fecha de elaboración de

los respectivos inventarios.

Se comparte la recomendación de la Unidad de

Auditoria Interna, en el sentido de adicionar las

20


evidencia

columnas de “existencia física” y “diferencia

+/- a fin de dejar constancia de la misma, una

vez se compare el saldo del kardex con la

existencia física.

Dotar a la Encargada de las respectivas normas

de control interno que están vinculadas al

manejo de las formas impresas y autorizadas

por parte de la CGC.

Diseñar el manual de procedimiento para la

recepción de solicitudes y su despacho, a efecto

de regular los días y horas para cada actividad y

evitar los pedidos que se realizan a última hora.

3. Abastecer el almacén

con los bienes y

suministros identificados.

3.1 Elaborar solicitud de

compra.

(1) Del 5 al 9/2/2015

(2) Del 2 al 6/4/2015

Se presentaron las tres solicitudes de compra

generadas durante el cuatrimestre, la primera de

ellas se generó el 6 de marzo (solicitud-058-

2015), mientras las dos restantes (solicitudes-

115 y 116-2015) el 8 de abril

Recomendaciones:

A mediano plazo, considerar el implementar un

control a efecto de llevar registro del consumo

de determinados insumos por dependencia, con

el fin de que los requerimientos estén más

apegados al consumo real de los mismos.

5. Mantenimiento

oportuno de la planta

telefónica y

fotocopiadora.

5.1 Programación de

mantenimiento mensual de

la planta telefónica.

(1) Del 26/1 al 30/1/2015

(2) Del 23/2 al 27/2/2015

(3) Del 23/3 al 27/3/2015

(4) Del 20/4 al 24/4/2015

Se tuvo a la vista y obra como evidencia, el

OFICIO-382-

2015/DAF/DAO/SSG/ACS/ELGR-elgr de

fecha 30 abril 2015, mediante el cual el señor

Eric García Auxiliar de Comunicaciones,

informa al licenciado Walter Poroj Jefe del

Departamento Administrativo a.i, sobre el

mantenimiento llevado a cabo a la planta

telefónica en los meses de enero, febrero y

marzo.

Recomendaciones:

Que se define el período dentro del cual se

llevará a cabo el mantenimiento para cada mes,

con el fin de que éste se realice con la

periodicidad del caso, ya que el efectuado en el

mes de febrero se realizó días antes a los de

enero y marzo.

21


evidencia

Que derivado de cada mantenimiento mensual,

se genere un oficio al Jefe del Departamento

indicando el resultado del mismo.

5.2 Mantenimiento general

(Del 13/4 al 17/4/2015) Se tuvo a la vista y obra como evidencia, el

OFICIO-382-

2015/DAF/DAO/SSG/ACS/ELGR-elgr de

fecha 30 abril 2015, mediante el cual el señor

Eric García Auxiliar de Comunicaciones,

informa al licenciado Walter Poroj Jefe del

Departamento Administrativo a.i, sobre el

mantenimiento preventivo realizado a la plante

telefónica, el cual se ejecutó dentro del mes

previsto en el Plan de Acción.

Recomendaciones:

Que al final de la descripción de lo actuado, se

cierre el informe indicando que NO se encontró

ningún problema técnico en el equipo.

5.3 Fotocopiadora: Existe

contrato con el proveedor

donde se describe el servicio

de mantenimiento

Se tuvo a la vista el Acta Administrativa 004-

2015 de fecha 27 de febrero 2015, a través del

cual se formaliza el contrato de arrendamiento

de dos equipos de fotocopiado, con vigencia del

01 de marzo al 31 de diciembre 2015.

Dentro del punto CUARTO literal d), se indica

que el servicio, mantenimiento y repuestos

entre otros, estará a cargo de la arrendadora,

PERO no especifica la periodicidad con que los

mismos se llevarán a cabo.

Recomendaciones:

Estimar para la renovación del contrato, el dejar

constancia en los términos de referencia del

mismo y específicamente en lo relativo al

servicio, la posibilidad de que la arrendadora

deje previsto el período dentro del cual hará el

mantenimiento.

5.4 Conteo mensual de

fotocopias por parte del

proveedor.

(Del 1 al 10 de cada mes)


informe que genera el Auxiliar de

Comunicaciones, con relación al número de

fotocopias registradas en el contador de ambas

máquinas, con base al reporte que proporciona

la Empresa Canela, en el cual se establece por

empleado, el número de fotocopias NO

registradas en el formato previsto para el efecto.

22


evidencia

Recomendaciones:

Que se indique la fecha en que el informe es

elaborado.

Que se estime el enviar una circular por parte

de la Dirección Administrativa Financiera,

requiriendo a TODO el personal que hace uso

del equipo de fotocopiado del primer nivel, el

anotarse en el formato previsto para el efecto.

Establecer el número de colaboradores que

reinciden en NO anotar las fotocopias, y cuyas

diferencias sean significativas, a efecto de

solicitarles por escrito el atender lo normado.

Tener presente que el contrato de

arrendamiento tiene previsto un máximo de

9,000 fotocopias por ambas máquinas, y que

cada hoja adicional será cobrada en Q.0.15

centavos.

5.5. Mantenimiento mensual

de la fotocopiadora por

parte del proveedor.


Se tuvo a la vista y obra como evidencia el

reporte de servicio de la Empresa Canela del

mes de abril 2015, dentro del cual consta entre

otros el número de fotocopias utilizadas al

corte, adjuntando al mismo la cantidad de

fotocopias utilizadas por cada usuario

computado de acuerdo a la clave de cada uno

de éstos.

6. Funcionamiento

óptimo de los servicios

básicos.

6.1 Elaborar un cronograma

de supervisión de servicios

básicos.

Se presentó como evidencia la bitácora 001-

2015 de pagos de servicios básicos primer

cuatrimestre; sin embargo, la información

contenida en la misma satisface el

cumplimiento de la meta 7, razón por la cual se

concluye que NO se cuenta con el cronograma

respectivo.

Recomendaciones:

Se elabore el documento al cual habrá que

denominar “Programa de Revisión y

Mantenimiento de las Instalaciones”, dentro del

cual se deberá indicar la fecha estimada para

realizar las revisiones dentro del mes del

cuatrimestre que corresponda.

Se elabore de forma cuatrimestral a efecto que

dicha planificación sea coherente con las

evaluación al avance del POA 2015.

23


evidencia

6.2 Supervisiones

semanales, quincenales y

mensuales para garantizar el

óptimo funcionamiento de

los servicios.


formato denominado “Programa de Revisiones

y Mantenimiento de las Instalaciones de

SENABED”, a través del cual se observan los

diferentes aspectos a considerar en dicha

revisión, indicando para cada uno su estatus.

Recomendaciones:

Indicar en el mismo la fecha en que éste fue

elaborado.

Estimar el agregar para cada aspecto una

columna que permita dejar constancia de los

resultados y acciones a considerar.

Llevar un control y registro por separado para

cada uno de los aspectos objeto de revisión, con

el fin de que para cada cual conste su propia

bitácora.

Fuente: Departamento Administrativo

Metas Cantidad de Eventos Total de

Eventos/Muestra


4. Tramitar las

compras de

cualquier

naturaleza en

los tiempos

previstos en la

ley de

contrataciones

del Estado.

2 26 19 16 63 No se

tomo

7. Pago en

tiempo de los

servicios

básicos.

11 8 12 13 44

8.

Conciliaciones

bancarias.

1 1 1 1 4 4

Totales por Mes 14 35 32 30 11

Fuente: Departamento Administrativo.

24


Meta 1 Mantener la flotilla de vehículos al servicio de la SENABED en óptimas

condiciones.

Evaluación:

Descrita en la ficha técnica de captura de información.

Recomendaciones:

Descritas en la ficha técnica de captura de información.

Ponderación:



Meta 2 Mantener en los niveles adecuados, el stock de bienes y suministros del almacén.

Evaluación:


Recomendaciones:


Ponderación:



Meta 3 Abastecer el almacén con los bienes y suministros identificados.

Evaluación:


Recomendaciones:


Ponderación:



Meta 4 Tramitar las compras de cualquier naturaleza en los tiempos previstos en la ley

de contrataciones del Estado.

Evaluación:

Se reportaron 63 eventos de órdenes de compra bajo la modalidad de “compras directas”, en

atención a igual número de solicitudes de compras presentadas por las diferentes dependencias

de la Secretaría, el total del gasto asciende a la suma de Q.869, 214.88, las cuales se han

tramitado en atención a los tiempos previstos en la Ley de Contrataciones del Estado,

25

considerando adicionalmente la importancia relativa de la misma.

De acuerdo a las conversaciones sostenidas con el personal que tiene a su cargo la recepción

de las solicitudes de compra, se estableció que aún existen casos de parte de algunas

dependencias de la Secretaría, en los cuales las solicitudes no cumplen con los lineamientos

que para el efecto norma la Ley de Contrataciones y la circular No.001-2015 de fecha 15 de

enero 2015, mediante la cual la Dirección Administrativa Financiera.

No se tuvo a la vista el Plan Anual de Adquisiciones y Compras del 2015 razón por la cual no

se pudo levantar una muestra de los 63 eventos, a fin de establecer si las solicitudes de compra

presentadas, están contenidas dentro del Plan y si se cumplió con las fechas estipuladas para el

efecto.

Recomendaciones:

Que la Jefatura del Departamento Administrativo, a través de la Jefatura de la Sección de

Compras, haga valer y supervise el contenido de la circular No.001-2015 de fecha 15 de

enero 2015, mediante la cual la Dirección Administrativa Financiera instruyo sobre los

lineamientos y requisitos que deben de prevalecer en la elaboración e información y

documentación de soporte para la generación de las solicitudes de compra.

Reiterar oportunamente a todas las dependencias sobre la necesidad de contar en tiempo

con el listado de los requerimientos de insumos, materiales y/o bienes muebles, a ser

incluidos dentro del Plan Anual de Adquisiciones y Compras, con el fin de minimizar las

compras extraordinarias.

Que la Jefatura del Departamento Administrativo, vele de que el proceso de trámite de

cada una de las solicitudes presentadas, se acoplen al debido proceso, con el objeto de

evitar hallazgos por parte de los entes fiscalizadores.

Dado que el trámite de las solicitudes de compra, se sujetan a los tiempos previstos en la Ley

de Contrataciones del Estado, se da por sentado que éstas se atienden dentro de dichos

parámetros, salvo aquellos casos esporádicos en donde ha sido necesario revertir algún paso

del proceso, como resultado de la inconsistencia en la información manejada por los

responsables, lo cual incide en los tiempos de compra, recepción y entrega de lo solicitado a la

parte requirente.

Ponderación:

Grado de Avance: 4 puntos, (acción ejecutada parcialmente ≥ al 75%) = Efectividad 80%

Grado de Ejecución: Meta Ejecutada.

Meta 5 Mantenimiento oportuno de la planta telefónica y fotocopiadora.

Evaluación:


Recomendaciones:


26

Ponderación:



Meta 6 Funcionamiento óptimo de los servicios básicos.

Evaluación:


Recomendaciones:


Ponderación:

Grado de Avance: 3 puntos, (acción ejecutada parcialmente < al 75%) = Efectividad 60%.

Grado de Ejecución: Meta en Proceso.

Meta 7 Pago en tiempo de los servicios básicos.

Evaluación:

De acuerdo a la información proporcionada, se generaron durante el primer cuatrimestre, 44

órdenes de compra dentro de las cuales están las correspondientes al pago de los diversos

servicios básicos, entre otros el pago de arrendamientos, servicio de telefonía fija PBX de

oficinas centrales y bodega zona 1, servicio de internet, telefonía celular, empresa eléctrica.

Se tuvo a la vista y obra como evidencia, la bitácora 001-2015 sin fecha de elaboración, a

través de la cual se detalla para cada mes del cuatrimestre el número de factura, fecha y monto

del servicio, documento que previamente validado permite iniciar el proceso de pago del

mismo.

Recomendaciones

Implementar un control que permita establecer el tiempo de trámite para cada una de las

obligaciones, considerando para el efecto como parámetros, la fecha de entrega de la

solicitud de compra para su debido trámite, y la fecha de pago del servicio.

Ponderación:

Grado de Avance: 4 puntos, (acción ejecutada parcialmente ≥ al 75%) = Efectividad 80%.


Meta 8 Conciliaciones bancarias.

Evaluación:

Si bien las conciliaciones están debidamente firmada y sellada por la persona responsable en el

área administrativa, por parte del área financiera, únicamente se registra la firma NO así el

sello respectivo. No se pudo establecer si las conciliaciones se elaboraron dentro del tiempo

previsto (5 días hábiles) del mes siguiente, según Plan de Acción, ya que NO cuentan con la

fecha respectiva.

27

Llama la atención que los cuatro estados de cuenta del Banrural, S.A. tienen fecha de

impresión 6 de mayo 2015, lo que evidencia que los mismos no fueron impresos

oportunamente dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente, más aun deja el

margen a pensar de que las conciliaciones pudieron haberse elaborado fuera de tiempo.

Recomendaciones:

Que se indique la fecha de elaboración de las mismas y se selle por parte del área

financiera cada una de ellas.

Se adjunte a la conciliación el estado de cuenta respectivo, cuya fecha de impresión debe

evidenciar que el mismo se consultó dentro de los primeros 5 días hábiles del mes

siguiente.

Una vez firmada y sellada la conciliación en hoja simple por quien corresponda, el

responsable de su elaboración deberá proceder a registrarlas en las hojas autorizadas por

la Contraloría General de Cuentas, y obtener las firmas y sellos respectivos dentro de los

cinco días hábiles estipulados.

Que se traslade mensualmente una copia simple de cada conciliación bancaria al Director

Administrativo Financiero para su conocimiento, una vez esté debidamente firmada y

sellada en las hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

Ponderación:



Calificación del Departamento Administrativo

Grado de Avance: 3 puntos (acciones ejecutada parcialmente < del 75%)

Efectividad 60%


CALIFICACIÓN GENERAL DE LA DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA FINANCIERA Grado de Avance: 3 puntos (acción ejecutada parcialmente < del 75%)

Efectividad 60%


DIRECCIÓN DE CONTROL Y REGISTRO DE BIENES

Es la encargada de planificar, organizar, ejecutar, dirigir y controlar todos los procesos

relativos a la recepción, así como registrar, inventariar, almacenar y preservar los bienes

sujetos a la acción de extinción de dominio, que permita su administración y custodia, así

como proponer la contratación de los expertos para realizar la tasación de los mismos.

Director: Lic. Nelson Oswaldo Cambara Flores

28

Eje Estratégico de Gestión No.1

Administración de los Bienes Extinguidos y en Proceso de Extinción de Dominio


Meta Cantidad de Recepciones Totales

ENE FEB MAR ABR Recepciones Muestra

1. Debida conformación de

los expedientes de índole

administrativo y legal,

para su trámite interno

y/o externo.

9 5 11 5 30

Total de Notificaciones

9 5 11 5 30

Fuente: Dirección de Control y Registro de Bienes.

EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN DE RESULTADOS

Meta 1 Debida conformación de los expedientes de índole administrativo y legal, para su

trámite interno y/o externo.

Evaluación:

No se pudo llevar a cabo, dado que el Asesor en Recursos Financieros y el Director de

Control y Registro de Bienes, licenciados Marco Antonio Ovando y Arkady Borobiev Rodas

Recinos respectivamente, quienes firman la Ficha Técnica de Captura de Información fueron

cesados de sus cargos.

Recomendaciones:

Ninguna

Ponderación:

No aplica.


Fortalecimiento de la Coordinación Interinstitucional


evidencia

1. Acuerdos y/o

convenios orientados

a favorecer la

gestión de

administración de

los bienes

extinguidos y en

proceso de extinción

de dominio.

1.1 Propiciar reunión con

Directores para

establecer las

necesidades de Apoyo.

(Del 5 al 23/1/2015)

Uno de los temas prioritarios para favorecer la

gestión de la Dirección de Control y Registro de

Bienes de SENABED, es la distribución de recursos

entre las entidades que integran CONABED.

1. Con ese propósito, se hizo los contactos

necesarios con funcionarios representantes de las

distintas entidades que integran CONABED, para

elaborar el proyecto de Manual para Distribución

29


evidencia

de Dineros Extinguidos, que permitirá actualizar

el Manual en vigencia desde el año 2013. Véase

numeral 1.5 de esta Ficha Técnica.

2. Esos contactos fueron logrados, algunas veces,

durante la celebración de mesas técnicas con los

funcionarios que representaron a sus respectivas

entidades durante el cuatrimestre que se informa.

3. Otras veces, los contactos y consultas se lograron

mediante comunicación telefónica o personal con

los funcionarios técnicos de entidades que

integran CONABED, hasta lograr la elaboración

del Proyecto de Manual de Normas y

Procedimientos mencionado.

4. Al aplicarse las normas y los procedimientos del

Manual mencionado, se logrará coordinar en

mejor forma la interactividad entre todas las

entidades que integran CONABED, la Secretaría

General de SENABED y la Dirección de Control

y Registro de Bienes de esta Secretaría.

1.2 Llevar a cabo los

contactos respectivos a

manera de establecer el

interés de los diferentes

actores.

(Del 26/1 al 27/2/2015)

1.3 Establecer las metas

multidisciplinarias de

trabajo, con los actores

que han aceptado.

(Del 2 al 13/3/2015)

1.4 Redacción del

proyecto de convenio y/o

acuerdo respectivo.

(Del 16 al 27/3/2015)

1.5 Presentación,

discusión y/o aprobación

del proyecto del

convenio y/o acuerdo

entre las entidades

involucradas.

(Del 1 al 8/4/2015)

El 16 de febrero de 2015, mediante Oficio

SENABED/DCRB/54-2015-ABRR-lase, la

Dirección de Control y Registro de Bienes remitió al

Señor Director de Informática y Estadística y al

Señor Jefe de Organización y Métodos, ambos de

SENABED, el proyecto del nuevo Manual de

Normas y Procedimientos “Distribución de Dineros

30


evidencia

Extinguidos”, para su revisión y discusión finales.

1.6 Traslado del acuerdo

y/o convenio a las

autoridades superiores de

las instituciones

participantes para ser

refrendados.

(Del 9 al 17/4/2015)

1.7 Socialización del

contenido del acuerdo

y/o convenio entre las

partes interesadas.

(Del 20 al 30/4/2015)

2. Capacitaciones en

temas inherentes al

rol de la SENABED

2.1 Propiciar reunión con

Directores para

establecer las

necesidades de

capacitación.

(Del 5 al 16/1/2015)

Durante el cuatrimestre enero/abril 2015 se participó

en capacitaciones sobre aspectos administrativos

propiamente.

2.2 Gestionar ante las

instituciones que

correspondan, nos

proporcionen y se

programen las

capacitaciones

respectivas.

(Del 19/1 al 6/2/2015)

2.3 Notificación por

escrito al Departamento

de RRHH, sobre las

capacitaciones, para el

control y logística de

cada evento.

(Del 9 al 13/2/2015)

2.4 Cronograma de

fechas, personal idóneo y

temas a presentar.

(Del 16 al 27/2/2015)

Fuente: Dirección de Control y Registro de Bienes.


Meta 1 Acuerdos y/o convenios orientados a favorecer la gestión de administración de los

bienes extinguidos y en proceso de extinción de dominio

31

Evaluación:

Con base a la información descrita en la Ficha Técnica por parte de la Dirección de Control y

Registro de Bienes, se concluye y establece para esta meta, que efectivamente se inició un

proyecto de un Manual que permita mejorar los procesos y tiempos para la distribución del

Fondo de los Dineros Extinguidos.

Para lo anterior, se indica que se llevaron a cabo los contactos vía telefónica o a título personal

con los representantes de las instituciones que conforman el CONABED, a efecto de obtener

de ellos sus respectivos puntos de vista; sin embargo, de esas acciones NO se presentan las

minutas respectivas que las evidencien.

Mediante oficio SENABED/DCRB/54-2015-ABRR-lase de fecha 16 de febrero, el Director de

Control y Registro de Bienes, traslado a la Dirección de Informática y Estadística el proyecto

denominado “Manual de Distribución de Dineros Extinguidos”, para que a través de la

Sección de Organización y Métodos se llevará a cabo la revisión y comentarios respectivos.

En dicho oficio, en ningún momento se argumenta que dicho proyecto sea el resultado de

haber sido consensuado con las entidades que conforman el CONABED, tal y como se indicó

en la Ficha Técnica. Habiéndose por parte de la Sección de O.&M vertido las observaciones

del caso, se determinó y obra como evidencia el envio de correos internos por parte de ésta

Sección a la Dirección de Control y Registro de Bienes, de fechas 28 de abril y 7 de mayo,

mediante los cuales se solicitó concertar la reunión para darle continuidad al proyecto, no

habiéndose recibido respuesta alguna.

El último requerimiento por parte de la Sección de Organización y Métodos, se hizo mediante

el OFICIO-095-2015/DIE/DEP/SOM/LEEC-leec, de fecha 29 de mayo el cual no ha sido

atendido.

Recomendaciones:

Que la Dirección de Control y Registro de Bienes de continuidad al proyecto del Manual, a

efecto de poder concretarlo preferentemente dentro del segundo cuatrimestre 2015, ya que

el mismo deriva en beneficios para los miembros del CONABED.

Tomar en cuenta el levantar las minutas respectivas en caso se lleven a cabo reuniones de

trabajo conjuntamente con los representantes de las instituciones del CONABED, sea para

darle continuidad a este proyecto, o bien para cualquier otro que se iniciare.

Ponderación:

Grado de Avance: 2 punto (acción iniciada) = Efectividad 40%


Meta 2 Capacitaciones en temas inherentes al rol de la SENABED

Evaluación:

De acuerdo a la información proporcionada a través de la Ficha Técnica, se menciona que

durante el cuatrimestre objeto de evaluación, únicamente se participó en capacitaciones de

índole administrativas, sin indicar los temas ni el nombre de las personas participantes.

32

Dichas capacitaciones no son congruentes con la definición de la meta, la cual lo que pretende

es que la Dirección de manera consensuada con todo el personal, delimite los temas inherentes

a la ley de extinción de dominio, que sean necesarios fortalecer para mejorar las competencias

de quienes están inmersos en esas responsabilidades.

Recomendaciones:

Se tenga presente para el segundo cuatrimestre, el tomar en consideración esta meta, a

manera de lograr preferentemente con las Direcciones de Administración de Bienes y

Asuntos Jurídicos, el establecimiento de los temas que permitan mejorar las

competencias del personal en el rol propia de la Secretaría.

Ponderación:

Grado de Avance: 0 puntos (acción no iniciada) = Efectividad 0%

Grado de Ejecución: No Aplica

Calificación del Eje Estratégico de Gestión No.2

Grado de Avance: 1 punto (acción en fase de análisis)

Efectividad 20%


CALIFICACIÓN GENERAL DE LA DIRECCIÓN DE

CONTROL Y REGISTRO DE BIENES


Efectividad 20%


DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

La Dirección de Administración de Bienes, es la responsable de la ejecución de la política de

administración de los bienes, ya sea por sí misma o por cuenta de terceros, a fin de garantizar

la productividad de los mismos, así como proponer las mejores opciones de inversión de los

fondos dinerarios conforme los lineamientos establecidos en la política de inversiones.

Director: Lic. Carlos Roberto Pérez Lemus




33

Metas Cantidad de Expedientes

(Registros Gestionados)

Total de

Expedientes/Muestra


1. Arrendamientos.

3 0 0 1 4 ---

2. Comodatos.

0 0 0 0 0

3. Fideicomisos de

Administración.

0 0 0 0 0

4. Subastas Públicas. 0 0 0 0 0

5. Venta de bienes fungibles

y perecederos.

0 0 0 0 0

6. Venta directa.

0 0 0 0 0

7. Donaciones de bienes.

1 0 0 0 1 ---

Total de Expedientes

4 0 0 1 5

Fuente: Dirección de Administración de Bienes.


Meta 1 Arrendamientos

Evaluación:

No se pudo llevar a cabo, dado que los expedientes que se reportan dentro del 1er

cuatrimestre, no fueron proporcionados para su respectiva evaluación, de conformidad con los

tiempos previstos en el Plan de Acción presentado por la Dirección de Administración de

Bienes.

Recomendaciones:

Proporcionar la documentación necesaria para realizar la evaluación, o en su defecto oficio

a través del cual se informe sobre las razones del porque no se presentan, a fin de evitar que

la calificación incida en el resultado institucional.

Ponderación:



Meta 2 Comodatos

Evaluación:

No reporta movimientos para el presente cuatrimestre.

34

Recomendaciones:

Ninguna

Ponderación:

Grado de Avance: No Aplica


Meta 3 Fideicomisos de Administración

Evaluación:

No reporta movimiento para el presente cuatrimestre, sin embargo está contemplado dentro

del POA 2015 la constitución de un fideicomiso de administración, desconociéndose las

razones por las cuales no se alcanzó la meta.

Recomendaciones:

Evaluar la constitución técnica legal de este producto, el cual está previsto en la Ley de

Extinción de Dominio, a efecto de evitar el dejarlo plasmado como una meta sobre la cual

al final no se realiza ninguna acción.

Ponderación:



Meta 4 Subastas Públicas

Evaluación:

No reporta movimientos para el presente cuatrimestre, adicionalmente la única subasta

conocida por el CONABED en sesión llevada a cabo el 19 de febrero 2015, aún se encuentra

la cierre del cuatrimestre, pendiente de ser ratificada para su respectiva certificación.

Recomendaciones:

Ninguna.

Ponderación:



Meta 5 Venta de Bienes Fungibles y Perecederos

Evaluación:


Recomendaciones:

Ninguna

35

Ponderación:



Meta 6 Ventas Directas

Evaluación:


Recomendaciones:

Ninguna

Ponderación:



Meta 7 Donaciones de Bienes

Evaluación:

No se pudo llevar a cabo, dado que el expediente que se reporta dentro del 1er cuatrimestre, no

fue proporcionado para su respectiva evaluación, de conformidad con los tiempos previstos en

el Plan de Acción presentado por la Dirección de Administración de Bienes.

Recomendaciones:

Proporcionar la documentación necesaria para realizar la evaluación, o en su defecto oficio

a través del cual se informe sobre las razones del porque no se presenta, a fin de evitar que

la calificación incida en el resultado institucional.

Ponderación:




Grado de Avance: 0 puntos (acciones no iniciadas) Efectividad 0%





Metas Acciones Previstas Avance

1. Acuerdos y/o

convenios orientados

a favorecer la gestión

de administración de

los bienes extinguidos

1.1 Reunión de trabajo

para identificar las

necesidades de mejoras en

la gestión

interinstitucional.

Se determinó la necesidad de mejorar las gestiones

con la Superintendencia de Administración Tributaria

– SAT-, cuando fue necesario realizar los traspasos

de un listado de treinta y tres vehículos, no se tiene

documento de respaldo de esta reunión de trabajo

36


y en proceso de

extinción de dominio.

(Del 19 al 23/1/2015) donde se acuerda realizar el acercamiento a dicha

institución, pero fue necesario para iniciar acciones al

respecto.

1.2 Iniciar contacto con las

instituciones donde se

tenga que mejorar la

gestión interinstitucional.

(Del 9 al 13/2/2015)

Se inició contacto con operadores de la

Superintendencia de Administración Tributaria –

SAT- con el fin de gestionar problemáticas

relacionada con trámite de distintivos de los

vehículos contemplados para una futra pública

subasta. (09/02/2015).

Además la Dirección ha llevado a cabo reuniones con

el Ministerio Público, Ministerio de Gobernación,

Organismo Judicial y Ministerio de la Defensa con el

fin de mejorar la seguridad en la administración de

los bienes y optimizar los procesos que conllevan las

donaciones.

1.3 Realizar acuerdos o

convenios donde se

establezca los parámetros

para ambas instituciones.

(Del 2 al 6/3/2015)

Se recurrió a realizar contacto con el Quinto

Viceministerio de Gobernación debido a que era

necesario el apoyo para determinar soluciones

prontas a los diferentes escenarios de trámites

rechazados. (02/03/2015)

Se llevó acabo la reunión para realizar Gestiones en

el Registro Fiscal de Vehículos a favor de la

Secretaría Nacional de Administración de Bienes en

Extinción de Dominio, confirmando los

compromisos y acuerdos para los traspasos de

vehículos. (13/03/2014)

2. Capacitaciones en

temas inherentes al

rol de la SENABED

2.1 Reunión con el

Departamento de RRHH

para establecer las

necesidades de

capacitación.

(Del 26 al 30/1/2015)

Se entabló comunicación con el departamento de

Recursos Humanos sobre las necesidades de

capacitación en la Dirección de Administración de

Bienes al inicio del año en curso, únicamente no se

tiene documentación de respaldo de la misma ya que

se realizó por medio de conversación.

Posterior a esto el Departamento previamente

mencionado, optó por coordinar capacitaciones

generales y específicas para toda la secretaría, por lo

cual se detuvo las acciones de esta meta. No obstante

sigue en pie la investigación y coordinación de

capacitaciones internas o externas necesarias para

cada puesto que conforma la dirección.

2.2 Investigación de las

capacitaciones disponibles

37


y fechas de realización.

(Del 2 al 6/2/2015)

2.3 Seleccionar

capacitaciones y realizar

una propuesta de

cronograma para la

ejecución de la misma.

(Del 9 al 13/3/2015)

2.4 Solicitar a RRHH la

capacitación específica

según las necesidades

específicas.

(Del 23 al 27/3/2015)

2.5 Ejecución de las

capacitaciones.

(Mes de abril)

Fuente: Dirección de Administración de Bienes.




Evaluación:

La meta se planificó con el objeto de que la Dirección en relación a las funciones inherentes a

ésta, propiciara ante las diferentes dependencias con quienes tiene relación directa, la

generación de acuerdos y/o convenios interinstitucionales, que favorezcan la gestión de la

administración de los bienes incautados y extinguidos.

Lo expuesto en la ficha técnica de captura de información vinculada a esta meta, hace

referencia y evidencia la comunicación sostenida con la Superintendencia de Administración

Tributaria, en relación al registro de unos vehículos.

Adicionalmente, informa que se llevaron a cabo una serie de reuniones con los Ministerios

Público, Gobernación y Defensa, a fin de mejorar la seguridad y mejorar los procesos que

conllevan las donaciones. De lo actuado, no se presenta evidencia alguna que permita

establecer el grado de avance de dicho acercamiento.

Recomendaciones:

Tener presente la estrategia prevista para esta meta en el Eje Estratégico de Gestión No.2

“Fortalecimiento de la Coordinación Interinstitucional”, contemplada en el Plan Estratégico

Institucional 2015-2017, y los resultados esperados.

Contemplar que en toda reunión de trabajo interinstitucional promovida o no por la

Dirección, deberá elaborar la minuta respectiva, a efecto de dejar evidencia de lo actuado y

los compromisos adquiridos en ese sentido.

38

Ponderación:




Evaluación:

Con base a la información vaciada en la ficha técnica de captura de información por parte de la

Dirección, se menciona que se tuvieron conversaciones al respecto con el Departamento de

Recursos Humanos, argumentando al final que dicha coordinación quedó a cargo de ese

Departamento.

Es de indicar, que la finalidad de esta meta es que la Dirección estableciera las necesidades de

capacitación para el personal a su cargo, de acuerdo a las funciones de éstos, pero

encaminadas a fortalecer los conocimientos inherentes a la aplicación de la Ley de Extinción

de Dominio y su Reglamento; no así, capacitaciones de carácter general.

Recomendaciones:


“Fortalecimiento de la Coordinación Interinstitucional”, contemplada en el Plan Estratégico

Institucional 2015-2017, y los resultados esperados.

Considerar para el segundo cuatrimestre, el logro de la meta dejando para el efecto la

documentación de respaldo correspondiente, o en su defecto informar por escrito las

razones que han limitado atender dicha meta, con el fin de evaluar su reemplazo o

continuidad dentro del Plan Operativo.

Ponderación:




Grado de Avance: 2 puntos (acciones iniciadas) Efectividad 40%



ADMINISTRACIÓN DE BIENES


Efectividad 20%


39

DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS

Esta Dirección es la responsable de coordinar y ejecutar los procesos de asesoría y procuración

en materia legal, emitiendo en forma escrita o verbal opiniones o dictámenes sobre aquellos

asuntos que le sean requeridos, extremo que también podrá hacerlo por iniciativo propia.

Director: Lic. Marvin Leonel Duarte Ortíz




Metas Cantidad de Expedientes

Recibidos

Total de

Expedientes/Muestra


1. Debida conformación

de los expedientes de

índole administrativo y

legal, para su trámite

interno y/o externo.

8 9 10 13 40 12

2. Contratos por concepto

de arrendamiento de

bienes.

4 0 1 4 9 ---

3. Contratos por concepto

de comodatos. 0 0 0 0 0

4. Constitución de

fideicomisos de

administración.

0 0 0 0 0

5. Pública subasta de

bienes. 0 0 0 0 0

6. Venta directa. 0 0 0 0 0

7. Donaciones de bienes

fungibles y/o

perecederos.

0 0 0 0 0

Total de Expedientes 12 9 11 17 49 12

Fuente: Dirección de Asuntos Jurídicos


Meta 1 Debida conformación de los expedientes de índole administrativo y legal, para su

trámite interno y/o externo.

Evaluación:

Expedientes a cargo de la licenciada Karla Paola Escobar Morales

40

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas

Acciones Encaminadas

por el Asesor Legal

Observaciones producto de la

Evaluación

06-2013

01175-

2013-

00010

El 15/5/13 se

recibió

notificación del

Juez de 1er

instancia de

extinción de

dominio, a través

de la cual indica

sobre la sentencia

dictada de fecha

25/4/13

declarando con

lugar la Extinción

de Dominio de

los bienes,

indicando al final

se proceda a

tomar posesión de

dichos bienes.

Con oficio de fecha

26/3/15, dirigida al

licenciado Ronal Tello

Analista del MP, el

Asesor Legal solicita se

programe las fechas para

la entrega de los

vehículos.

Mediante oficio de fecha

14/4/15 el Asesor Legal

solicita al licenciado

Byron Morales Jefe de

Almacén de Evidencias

del MP, señale día y hora

para la entrega y

recepción del dinero

extinguido.

El expediente fue asignado al

Asesor Legal el 10/3/15,

desconociéndose lo actuado sobre

el mismo a partir del 15/5/13,

fecha en que se recibió la

notificación del Juez competente.

No se encontró evidencia de

respuesta por parte del MP con

relación a los oficios dirigidos el

26/3 y 14/4/15.

De acuerdo a la documentación

que obra en el expediente, la

última procuración por parte del

Asesor Legal se llevó a cabo el

14/4/15.

Tiempo Estimado: 4 meses

Tiempo Ocupado: 1 año 11

meses en proceso (15/5/13 al

30/4/15)

69-2014

01175-

2014-

00060

El 27/11/14 se

recibe

notificación de la

UED del MP,

indicando que se

puede proceder al

reclamo de los

bienes

identificados, con

base a la

resolución del

Juzgado de 1er

instancia de

Extinción de

Dominio de fecha

19/11/14.

El 26/3/15 el

Juzgado de 1er

instancia de

El 10/2/15 se concretó

reunión con el Jefe de


del MP, quien argumento

ser él quien programa la

fecha de entrega de los

bienes extinguidos, de

oficio o a requerimiento

de la SENABED.

Con fecha 19/2/15 se

dirige oficio al Jefe de la

Sección de Lavado de

Dinero y ED, del MP,

solicitándole instruya a

manera de que se

programe la fecha de

entrega de los bienes.

De nuevo y mediante

Consta en la boleta de asignación

de expedientes, que fue asignado

el 2/2/15.

No se evidencia dentro del

expediente, el medio y la fecha en

que el mismo fue recibido por la

Dirección de Asuntos Jurídicos.

Al cierre del resultado del

informe de procuración, se indica

que se informara al Director de

Asuntos Jurídicos, extremo que

no se pudo evidenciar de acuerdo

a la documentación que obra en el

expediente.

En de observar que el 10 y 19 de

febrero, se requirió a diferentes

instancia del MP, la

41

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas


por el Asesor Legal


Evaluación

Extinción de

Dominio,

informa que el

19/11/14 se dictó

sentencia firme

sobre los bienes,

instruyendo se

proceda a realizar

los trámites para

su recepción y

administración.

oficio de fecha 23/2/15

dirigida al licenciado

Byron Morales Jefe del

almacén de Evidencias del

MP, se le solicita

programar la entrega y

recepción de los bienes.

La última acción llevada a

cabo, se realizó el 6/3/15,

haciendo constar el asesor

legal, que conversó con el

licenciado Gonzalo Rafael

Chilel, de la Agencia 7 de

Lavado de Dinero, con el

objeto de solicitarle se

realice el conteo del

dinero, mismo que quedo

fijado para el miércoles

11/3/14 (ha de leerse

2015). Cierra el informe

manifestando que se

presentará solicitud al

licenciado Byron Morales

para concretar la entrega

del mismo una vez se

compruebe que se llevó a

cabo e conteo.

programación de la entrega de los

bienes.

El oficio del 19/2/15 cuenta con

la firma del Secretario General,

más NO con la firma del Director

de Asuntos Jurídicos.

Es de observar que la Secretaría,

procuro sobre el mismo tema y a

diferentes instancias, en las fechas

del 10, 19 y 23/2/15, sin que

conste evidencia de las

respuestas.

Ahora, la procuración del caso se

encamino a otra persona distinta a

las anteriores, de cuya acción de

igual manera no obra evidencia

alguna.

No se pudo establecer si se llevó a

cabo el conteo del dinero previsto

para el 11/3/15, ya que no hay

informe al respecto por parte del

asesor legal.

Se desconoce el avance del

proceso, debido a que el último

informe del Asesor Legal

corresponde al 6/3/15, habiendo

transcurrido al cierre del 1er

cuatrimestre dos meses sin

evidencia de la respectiva

procuración del caso.

Obra en el expediente en la boleta

de asignación de expedientes, un

post-it que indica “recepcionado

20/5/15, falta incorporar acta de

recepción”.


Tiempo Ocupado: 6 meses

42

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas


por el Asesor Legal


Evaluación

(27/11/14 al 20/5/15)

01-2015

01175-

2015-

00001

Notificación de

fecha 6/1/15 de

parte de la Jueza

de 1er instancia

de ED Ana Isabel

Guerra Jordán,

indicando que a

partir de dicha

fecha queda a

disposición de la

Secretaria el

tomar posesión

de las cuentas

embargadas en

distintos bancos

del sistema.

Notificación de

fecha 4/2/15

mediante la cual

el licenciado

Marco Villeda

Juez de 1er

instancia de ED,

notifica sobre la

medida cautelar

de cuentas en una

Cooperativa para

tomar posesión

del bien.

Con fecha 12/2/15 el

Asesor Legal se presenta

al MP con la licenciada

Teresa Sosa, quien le

informa que no es

necesario se oficie nota a

las instituciones para que

entreguen el dinero, tan

solo deben presentar copia

de la sentencia. De lo

actuado lo hará del

conocimiento del Director

de Control y Registro de

Bienes.

El 4/3/15 se procuró ante

el Juzgado de Extinción

de Dominio, a fin de

solicitar los oficios

dirigidos a los bancos en

donde se ordenan los

embargos.

El 9/3/15 se entrega

oficios en Banrural, S.A. y

Banco Inmobiliario a

efecto se proceda a

coordinar la entrega del

dinero embargado.

Mediante oficios de

fechas 11/3, 26/3, 10/4 y

21/4/15 se informó al

Director de Control y

Registro sobre la fechas

programadas para la


embargado, en el CHN,

Agro mercantil, Banrural,

y Cooperativa de Ahorro

y Crédito Integral.

El caso fue asignado el 11/2/15.

No se encontró evidencia sobre lo

actuado por el Asesor Legal, con

relación a las cuentas embargadas

del Banco Industrial, S.A. e

Inmobiliario, S.A.

Obra en el expediente las Actas

de Recepción Nos. 2015-27 y 28

de la Dirección de Control y

Registro, relacionada con

Banrural, S.A., y la Cooperativa

de Ahorro Integral

respectivamente.

Obra en folder separados dentro

de la misma carpeta, las Actas de

Recepción de la Nos.15 y 23 de la

Dirección de Control y Registro,

relacionada con el CHN y Agro

mercantil respectivamente.



(6/1/15 al 21/4/15)

43

Evaluación:

Expedientes a cargo del licenciado Héctor Leonel Morales Juárez

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas


por el Asesor Legal


Evaluación

15-2015

01175-

2013-

00067

Con fecha

26/3/14 se recibió

del Organismo

Judicial oficio a

través del cual se

indicaba sobre la

medida cautelar

de inmovilización

sobre los bienes

descritos en la

misma. Al final

de la misma, la

Jueza del Juzgado

de 1er instancia

de ED, Ana Isabel

Guerra, instruye a

la Secretaría a

que tome

posesión de los

bienes.

La única evidencia de lo

procurado por el Asesor

Legal, obra en una hoja

denominada “Hoja de

Ruta de Expedientes”, que

tan solo muestra los datos

generales de caso, sin

fecha que permita evaluar

la procuración realizada.

A pesar que dicha forma

contempla una columna

que indica “fechas

diligencias”, la misma no

tiene ninguna anotación.

Fecha de asignación del caso

30/1/15.

Este expediente consta de dos

folders, uno de los cuales está

conformado por una serie de

documentación que respaldan las

fichas técnicas que identifican

tres bienes inmuebles descritos en

el proceso.

No se pudo establecer el avance

en la gestión de la procuración

para el período del 1er

cuatrimestre 2015.

La única evidencia que puede

considerarse como parte de la

procuración para el presente caso,

es el nombramiento emitido por

la Dirección de Asuntos Jurídicos

No.01-2015 de fecha 20/1/15 a/f

del licenciado Morales Juárez, del

cual se asume ya no se ejecutó,

dado que obra en el expediente

los originales de los formularios

de anticipo, constancia y

liquidación de viáticos No.305,

sin el uso respectivo.

Dichos formularios deben ser

devueltos al responsable de su

custodia, toda vez que son

documentos que están

debidamente numerados y

autorizados por la Contraloría

General de Cuentas.


Tiempo Ocupado: No pudo

44

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas


por el Asesor Legal


Evaluación

establecerse

05-2015

01175-

2014-

00002

Mediante oficio

de la Juez del

Juzgado de 1er

instancia de ED

de fecha 25/2/15,

recibida en la

Secretaría el

26/2/15, se

notifica sobre la

declaración con

lugar de cierta

cantidad de UU$

dólares,

instruyendo para

que se proceda a

los trámites ante

el MP para la

recepción del

dinero.

Mediante oficio fechado

19/3/15, dirigido al

licenciado Byron Morales

Jefe de Almacén de

Evidencias del MP, el

Asesor Legal requiere se

coordine la entrega del

dinero respectivo.

Hace constar el Asesor

Legal que con fecha

24/3/15 se apersono al


del MP, según indica en la

boleta de procuración, a

entregar el oficio antes

referido, en cuya

fotocopia que obra en el

expediente se observa que

fue recibido el 23/3/15.

Caso asignado el 19/3/15

Se desconoce la procuración

realizada posterior al 24/3/15 para

el presente caso por parte del

Asesor Legal designado, dado

que no se localizó evidencia de lo

actuado posteriormente.


Tiempo Ocupado: No pudo

establecerse.

04-2014

01175-

2014-

00004

El 23/1/14 la

Secretaría recibió

oficio de la

licenciada Ana

Isabel Guerra

Jordan, mediante

el cual informa

sobre el embargo

de una cuenta de

ahorro en el

Banco Agro

mercantil, S.A. e

instruye a que se

tome posesión

del saldo.

Obra en el expediente

oficio de fecha 10/4/15

dirigido al licenciado

Arkady Rodas por parte

del Asesor Legal, a través

del cual le solicita

nombrar una persona para

la recepción del dinero

prevista para el 14/4/15 en

las oficinas centrales del

Banco.

Caso asignado el 28/1/15

No obra dentro del expediente, lo

actuado por el Asesor Legal

durante los meses de febrero y

marzo 2015, siendo hasta el

10/4/15 que traslada el oficio a la

Dirección de Control y Registro

de Bienes.

Nuevamente la “hoja de ruta de

expedientes” adjunta al caso, no

refleja nada de la procuración

realizada por el Asesor Legal.

Obra en el expediente el Acta

No.2015-26 de fecha 14/4/15 a

través de la cual se hace constar la

entrega del dinero de la cuenta

embargada por parte del Banco

Agro mercantil, S.A.

45

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas


por el Asesor Legal


Evaluación


Tiempo Ocupado: 2 meses 20

días

Evaluación:

Expedientes a cargo del licenciado César Arturo López Girón

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas


por el Asesor Legal


Evaluación

01-2014

01175-

2015-

00053

Mediante

notificación de

fecha 23/9/13 de

parte del Juez

Marco Antonio

Villeda Sandoval,

del Juzgado de

1er instancia de

ED, y recibida

por la Secretaria

el 25/9/13, ase

dio aviso sobre la

acción de

extinción de

dominio y medida

cautelar de

embargo sobre los

bienes descritos,

instruyendo a que

los mismos sean

recepcionado para

su administración.

Con fecha 3/1/14

y fecha de

recibido en la

Secretaría 8/1/14,

el Juez Marco

Antonio Villeda

Sandoval,

comunica que se

Oficio dirigido al

licenciado Arkady Rodas


Registro de Bienes, de

fecha 5/2/15 solicitando se

indique de acuerdo a

listado que adjunta, que

bienes han sido ya

recepcionado. Se obtuvo

respuesta el 10/2/15.

Oficio dirigido al




fecha 27/5/15 solicitando

se indique si e vehículo

descrito en dicho oficio ya

fue recepcionado. Se

obtuvo respuesta el

28/5/15.

No se pudo establecer cuando fue

asignado el caso, ya que no

consta en el expediente el formato

respectivo.

No obra en el expediente el

formato a través del cual se pueda

evidenciar la procuración llevada

a cabo por el Asesor Legal.

Los bienes descritos en la

sentencia, corresponden a cierta

cantidad de US$ y un vehículo,

de los cuales se evidencia que el

dinero fue recepcionado según

Acta No.5990 correlativo

almacén AL-130406-13 de fecha

9/10/13, signada por el licenciado

Byron Morales del MP y el señor

Manuel Monterroso de la

SENABED.

El vehículo de marca Mazda

color negro protege LX placas de

circulación P0088DMM, aún no

ha sido recepcionado, de acuerdo

a lo informado por el Director de

Control y Registro de Bienes en

su oficio de respuesta al Asesor

Legal de fecha 27/5/15.

46

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas


por el Asesor Legal


Evaluación

dictó sentencia

firme por lo que

deberá los bienes

ponerse a

disposición del

CONABED.



meses

02-2014

01175-

2014-

00002

Con fecha

16/1/14 el Juez

Marco Antonio

Villeda Sandoval,

notifica a la

Secretaría sobre

la medida

cautelar de

inmovilización de

determinado

número de

vehículos,

indicando al final

se proceda a

tomar posesión

de los mismos.

Con fecha

20/1/14 el Juez

Marco Antonio

Villeda Sandoval,

notifica a la

Secretaría sobre

la medida

cautelar de

inmovilización de

determinados

bienes inmuebles,

indicando al final

se proceda a

tomar posesión

de los mismos.

Oficio dirigido al





se indique si los vehículos

descritos en listado que se

adjunta, fueron ya

recepcionado, ya que

consta en Acta 2014-03 de

fecha 24/1/14 que los

mismos no fueron

entregados por contener

productos químicos. Se

obtuvo respuesta el

28/5/15, de parte de la

Dicción de Control y

Registro de Bienes,

informando que solo un

vehículo de la siete ha

sido recepcionado.




respectivo.







meses

06-2014

01175-

2014-

00008

Con fecha 6/2/14

se recibe

notificación de la

medida cautelar

Oficio dirigido al







respectivo.

47

No.

Interno/

No.

Causa

Notificaciones

Recibidas


por el Asesor Legal


Evaluación

de embargo

decretada sobre

cierta cantidad de

dinero en dólares

americanos, y un

vehículo

automotor, por

parte del Juez

Marco Antonio

Villeda Sandoval,

indicando al final

se proceda a

solicitar a las

instancias

respectivas la

entrega de los

bienes para su

administración.


se indique si la suma de

$1, 379,860.00 fueron ya

distribuidos. Respuesta

recibida el 28/5/15.

Oficio dirigido al





se indique si la suma de

$209,340.00 fueron ya

distribuidos. Respuesta

recibida el 28/5/15.





Con relación a la recepción de los

dólares americanos, se deduce en

las Actas Nos.8, 12 y 13 de

fechas 7/3. 18/3 y 12/3

respectivamente de la Secretaria,

consta la recepción del dinero.

Con relación al vehículo con

medida cautelar de secuestro,

identificado en la notificación

recibida el 6/2/14, no se puedo

establecer si el mismo ya fue

recepcionado, ni lo procurado por

el Asesor Legal, dado la

documentación que obra en el

expediente.

31-2014

01175-

2014-

00039

Con fecha 7/7/14

se recibe

notificación del

Juez Ana Isabel

Guerra Roldan de

la medida

cautelar de

inmovilización

decreta sobre la

cuenta de ahorro

constituida en el

Banco Agro

Mercantil, S.A.,

indicándose al

final que a partir

de dicha fecha, la

suma de dinero

en la cuenta esta

disposición para

su

Administración.

Con fecha 26/3/15 el

Asesor Legal (Licda.

Karla Escobar), no así el

licenciado César López

dirige oficio al licenciado

Arkady Rodas notificando

las fechas de entrega y


embargado para dos

casos, entre ellos el

vinculado al presente

expediente.




respectivo.





Obra en el expediente el Acta

No.2015-23 de fecha 31/3/15, a

través de la cual consta la

recepción del dinero de la cuenta

de ahorro constituida en el Banco

Agro Mercantil, S.A., indicada en

la notificación del OJ.



(7/7/14 al 31/3/15)

48

Recomendaciones:

Dejar evidencia dentro de los expedientes de la fecha en que éste es recibido de parte de la

Secretaria General, y su posterior asignación al Asesor Legal, el primer paso le compete

según el Plan de Acción a la Auxiliar de Asuntos Jurídicos, mientras el segundo a la

Secretaría de la Dirección.

Estandarizar el diseño del formato que permita a los Asesores Legales el dejar clara

evidencia de lo procurado, dado que cada cual presenta un diseño diferente y en hojas por

separado, lo cual no permite llevar una secuencia lógica de lo actuado.

Considerar el foliar cada uno de los documentos que conforman el expediente en el orden

en que éstos se incorporan al mismo.

Velar porque el expediente contenga toda la documentación que el caso demanda.

Estandarizar la designación del status de los casos por parte de los Asesores Legales, dado

que indistintamente se refieren a “en procuración”, “diligenciado” y “en investigación”.

Que se revise el formado que aparece al inicio de cada caso denominado “boleta de

asignación de expedientes”, a manera de establecer los campos que sean necesarios y que

los mismos sean llenados debidamente.

Los oficios que elaboren los Asesores Legales y estén dirigidos al Ministerio Público o

cualquier otra institución, requiriendo información del caso, debe previo a solicitarse la

firma del Secretario General, el visto bueno del Director de Asuntos Jurídicos con el fin de

que éste quede enterado de lo actuado.

Evitar la duplicidad de documentos dentro de los expedientes, lo cual en algún momento

determinado, no permite obtener una revisión y/o análisis más práctico.

Velar porque los documentos que conforman el expediente, estén debidamente firmados y

sellados (Ej: folio 3 del expediente 01-2014, causa 01175-2015-00053), el cual carece de

firmas y sellos.

Todo expediente debe contener el formato a través del cual se muestren las generales del

caso, y en particular la fecha de recibido para su trámite y fecha de asignación al Asesor

Legal; así como, el formato estandarizado de la denominada “boleta de procuración”.

Ponderación:



Meta 2 Contratos por concepto de arrendamiento de bienes.

Evaluación:

No se llevó a cabo dado que la Dirección no presentó comentarios y/o evidencia alguna al

respecto, el último requerimiento se realizó a través del correo interno con fecha 5 de junio,

del cual no se obtuvo respuesta.

Recomendaciones:


“Administración de los Bienes Extinguidos y en Proceso de Extinción de Dominio”,

contemplada en el Plan Estratégico Institucional 2015-2017, y los resultados esperados.

49

Considerar para el segundo cuatrimestre, el logro de la meta dejando para el efecto la

documentación de respaldo correspondiente, o en su defecto informar por escrito las

razones que han limitado atender dicha meta, con el fin de evaluar su reemplazo o

continuidad dentro del Plan Operativo.

Ponderación:




Grado de Avance: 2 puntos (acción iniciada)

Efectividad 40%






1. Acuerdos y/o

convenios

orientados a

favorecer la

gestión de

administración de

los bienes

extinguidos y en

proceso de

extinción de

dominio.


Directores para establecer

las necesidades y

solicitudes de cada

Dirección en cuanto a los

convenios y/o Acuerdos.

(Fecha estimada: del 5 al

23 de enero 2015)

1.2 Coordinar con las

instituciones públicas

pertinentes para

intercambiar opiniones y

puntos a integrar en el

convenio.

(Fecha estimada: del 26 de

enero al 24 de abril 2015)

2. Capacitaciones

en temas

inherentes al rol

de la SENABED


Directores para establecer

las necesidades y

solicitudes de cada

Dirección en cuanto a los

convenios y/o Acuerdos.

(Fecha estimada: del 5 al

23 de enero 2015)

50


2.2 Coordinar con las

instituciones públicas

pertinentes para

intercambiar opiniones y

puntos a integrar en el

convenio.

(Fecha estimada: del 26 de

enero al 24 de abril 2015)

Fuente: Dirección de Asuntos Jurídicos.




Evaluación:

No se pudo llevar a cabo, dado que no se presentó información y evidencia al respecto por

parte de la Dirección.

Recomendaciones:

Considerar para la evaluación del 2do cuatrimestre, la información y evidencia de lo

actuado para esta meta, de acuerdo a las acciones, tiempos y responsables descritos en el

Plan de Acción.

Ponderación:

Grado de Avance: 0 puntos, (acción no iniciada) = Efectividad 0%.

Grado de Ejecución: No aplica


Evaluación:

No se pudo llevar a cabo, dado que no se presentó información y evidencia al respecto por

parte de la Dirección.

Recomendaciones:

Considerar para la evaluación del 2do cuatrimestre, la información y evidencia de lo

actuado para esta meta, de acuerdo a las acciones, tiempos y responsables descritos en el

Plan de Acción.

Ponderación:

Grado de Avance: 0 puntos, (acción no iniciada) = Efectividad 0%.


51


Grado de Avance: 0 puntos (accione no iniciada)

Efectividad 0%



ASUNTOS JURÍDICOS


Efectividad 20%


DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA

Responsable de coordinar y desarrollar los sistemas de informática y comunicación, mediante

la integración de todas las iniciativas y requerimiento de las distintas unidades administrativas

y técnicas que integran la institución; así como de organizar, concentrar, validar la

información estadística que sea requerida debidamente analizada.

De acuerdo con el organigrama de la institución, esta Dirección tiene bajo su supervisión una

Jefatura de Departamento, quien a su vez, supervisa a dos (2) Jefaturas de Sección; siendo

éstas: la Jefatura de Planificación y Organización y Métodos.

Director: Ing. Alfredo E. Ochoa Reyes


Informática y Estadística


Departamento de Informática Jefe de la Sección de Desarrollo de Sistemas: Ingeniera Nancy G. Portillo Pinto


evidencia

1. Programa de

redes y

telecomunicacione

s.

1.1 Mantenimiento y

administración al equipo de red.

(Del 23/3 al 27/3/2015)

Durante la semana del 14 al 18 de Abril se dio el

mantenimiento y migración de los servidores que

prestan los servicios de redes, Antivirus,

conectividad y servicios de Internet.

1.2 Ampliación del mapa de

red.

(Del 12/1 al 16/1/2015)

Se agregaron los nuevos puntos de RED, los

cuales fueron requeridos por las direcciones que

así lo necesitaban. Además de realizar el

acoplamiento necesario para el buen

funcionamiento de la RED.

52


evidencia

1.3 Limpieza del equipo de

cómputo.

(Del 16/2 al 13/3/2015)

Se llevó a cabo la limpieza del equipo de

cómputo.

1.4 Administración y

mantenimiento a los servicios

de red e internet.

(Del 26/1 al 30/1/2015)

Se realiza el monitoreo del servicio de internet de

la institución, generando la información mensual

de la utilización y la disponibilidad de dicho

servicio.

2. Programa de

análisis y desarrollo

informático.

2.1 Implementación del

programa debidamente validado

por los usuarios.

Habiéndose recibido los requerimientos de las

Direcciones involucradas en la Administración

de los Bienes, se llevó a cabo el diseño de la base

de datos y del sistema SISAB.

3. Programa de

soporte técnico.

3.1 Levantado de requerimiento

del programa.

(Del 5/1 al 16/1/2015)

Se cumplió con el levantado del requerimiento,

para el sistema de soporte técnico.

3.2 Análisis de los

requerimientos.

(Del 19/1 al 30/1/2015)

Se cumplió con realizar el análisis y diseño de la

aplicación, así como de la creación de la base de

datos.

3.3 Diseño de aplicación.

(Del 2/2 al 11/2/2015)

Diseño realizado, y desarrollado en lenguaje de

programación web PHP

3.4 Implementación de la

aplicación.

(Del 23/2 al 10/4/2015)

Aplicación implementada en un Servidor Apache

virtual.

3.5 Pruebas de depuración del

programa.

(Del 13/4 al 30/4/2015)

Pruebas realizadas, demostración de

funcionamiento y alcance del programa en

reunión de Dirección de Informática y Estadística

de fecha 20/04/2015.

4. Mantenimiento y

aplicación de

enlaces

informáticos.

4.1 Administración de los

servicios de internet.


Se realiza el monitoreo del servicio de internet de

la institución, generando la información mensual

de la utilización y la disponibilidad de dicho

servicio.

4.2 Administración de los

servicios de correo electrónico.


Se llevó a cabo la administración de los servicios

de correo electrónico, así como de la creación de

los correos institucionales que son solicitados

para dar trámite al personal de nuevo ingreso.

5. Actualización de

la página Web y de

información

pública.

5.1 Mantenimiento y

administración del contenido de

la página Web.

(1er semana de cada mes)

Se gestionó el mantenimiento y administración

de la página WEB, de acuerdo a los lineamientos

internos y externos solicitados para dicha tarea.

5.2 Actualización de la

información pública.

(1er semana de cada mes)

Se da el acompañamiento tecnológico a la

Unidad de Control Interno, quien a través de la

Sección de Acceso a la Información Pública es

responsable de colgar la información al portal..

Fuente: Departamento de Informática

53


Meta 1 Programa de redes y telecomunicaciones.

Evaluación:

De acuerdo a la información proporcionada por la Dirección, la acción 1.1 relativa al

mantenimiento y administración del equipo se llevó a cabo del 14 al 18 de abril, no

presentándose las evidencias correspondientes.

Recomendaciones:

Se considere la elaboración de un “Manual de Procedimiento para el Mantenimiento y

Administración del Equipo de Red”, en la cual se describa como mínimo el objetivo del

mismo, y el procedimiento a seguir el cual debe identificar por cada paso el responsable de

la acción y el tiempo que necesita para su ejecución.

Con relación a la acción 1.2, se indica que se agregaron nuevos puntos de red, los cuales

fueron requeridos por diferentes dependencias de la Secretaría; sin embargo, no se evidencian

las correspondientes solicitudes, ni informe que indique la ubicación donde éstos fueron

instalados.

Recomendaciones:

Se presente para los próximos cuatrimestres, la evidencia respectiva y la ficha técnica que

identifica entre otros, el nombre de la dependencia que solicito el servicio, la validación por

parte del Departamento de Informática, la cantidad de los puntos de red instalados, la

verificación del funcionamiento de los mismos, y la firma y sello de quien efectuó el

trabajo y superviso el mismo.

La acción 1.3 se refiere a la limpieza del equipo de cómputo, la información proporcionada

por la Dirección indica que la misma se llevó a cabo, presentando como evidencia un formato

identificado como “mantenimiento de equipo del mes de febrero y marzo 2015”, el cual carece

de fecha de elaboración del informe, firma, cargo y sello de la persona responsable de atender

la tarea, así como de quien superviso la misma.

Dentro del informe se describen los nombres de los siete empleados a quienes se les

proporciono el servicio de mantenimiento y/o limpieza, sin especificar el equipo que en su

momento fue objeto de la atención, ni la constancia de que éste haya sido recibido a

satisfacción por parte del usuario.

Con base a la información y evidencia presentada, no se pudo establecer las razones por las

cuales durante el presente cuatrimestre, únicamente se llevó a cabo el servicio de limpieza al

equipo asignado a siete colaboradores.

Recomendaciones:

De contarse con una programación general por cuatrimestre que contemple la limpieza del

equipo, se deberá presentar para los próximos cuatrimestres, con el fin de evaluar que el

servicio se realizó de acuerdo a lo programado.

54

El informe debe indicar la fecha de su elaboración, firma y sello de quien llevo a cabo el

servicio y superviso el mismo; así como, la firma y sello de haberlo recibido a satisfacción

por parte del usuario. Adicionalmente, considerar dentro del informe a qué tipo de equipo

se dio el servicio y en qué consistió éste.

En caso como resultado del servicio se establezca la necesidad de retirar el equipo para su

reparación, deberá dejarse constancia en el campo de “observaciones” del informe, dicha

situación.

Se estima el rediseño de un formato que permita y contemple la información necesaria para

llevar un registro detallado de la prestación del servicio, tomando en consideración los

hallazgos descritos en la evaluación a la luz de la información y evidencia presentada.

Por último, la acción 1.4 que se refiere a la administración y mantenimiento a los servicios de

red, se presenta para su validación un reporte correspondiente al mes de enero que muestra el

uso del internet por cada uno de los usuarios, con el objetivo de establecer su consumo y

disponibilidad.

Dicho reporte, no fue presentado para evidenciar su supervisión para los meses de febrero a

abril 2015; de igual manera, carece de firma y sello de quien lo genera y valida,

desconociéndose el destino y uso que el mismo tiene para efectos de la toma de decisiones que

pudiesen derivarse de su contenido.

Recomendaciones:

Se firme y selle el reporte por parte de la persona responsable de generarlo y validarlo,

presentando para el próximo cuatrimestre, los cuatro que corresponden al mismo.

Estimar el trasladar dicho reporte mensualmente al despacho del Secretario General para su

debido conocimiento, con el fin de tomar las acciones que sean pertinentes en aquellos

casos en que el usuario ha hecho un uso excesivo del servicio en sitios no oficiales.

Ponderación:



Meta 2 Programa de análisis y desarrollo informático.

Evaluación:

Esta meta contempla básicamente el desarrollo del “Sistema de Administración de Bienes”

SISAB, para el efecto la Dirección como evidencia presenta hoja que muestra la estructura

general del sistema, así como el contenido del Módulo denominado “Distribución de Dinero”

el cual consta de cuatro páginas cada una de las cuales, contiene su respectiva descripción de

acciones.

Información verbal obtenida del Departamento de Informática, indica que el SISAB dentro de

su estructura consta de cuatro módulos, identificados éstos de la siguiente manera: 1) Registro

de Expedientes; 2) Control de Inventarios; 3) Administración de Bienes; y 4) Registro de

Contratistas.

55

La documentación del módulo que se presentó como evidencia de lo actuado, forma parte del

módulo de Control de Inventarios, lo cual vendría a constituirse en un sub módulo de éste.

Recomendaciones:

Tomando en consideración que la única acción prevista para esta meta indica que la

implementación del programa estará validado por los usuarios, se sugiere que para los

próximos cuatrimestres la documentación que se presente permita evidenciar el avance en

el desarrollo de cada uno de los módulos en términos absolutos o porcentuales, así como la

validación por parte de los usuarios.

Ponderación:



Meta 3 Programa de soporte técnico.

Evaluación:

Esta meta consta de cinco acciones independientes pero que integradas conforman un proceso,

desde el levantado del requerimiento, su análisis, diseño, implementación y pruebas; cada uno

de éstos pasos fueron evidenciados, aunque los documentos respectivos carecen de firma y

sello de quien los elabora y valido.

Se indica en la información proporcionada por la Dirección a este respecto, que las pruebas y

demostración del funcionamiento del programa se llevó a cabo el 20 de abril; sin embargo, se

desconoce si el mismo fue validado sin restricciones y puesto en marcha.

Recomendaciones:

Que todo documentación que ampare el desarrollo de un programa y/o sistema esté

debidamente firmado y sellado por quien lo elaboró y valido, así como mostrar la línea de

tiempo que permita establecer si el mismo se llevó a cabo oportunamente.

Evidenciar para el próximo cuatrimestre, la implementación, uso y beneficios del programa

de soporte técnico.

Ponderación:



Meta 4 Mantenimiento y aplicación de enlaces informáticos.

Evaluación:

La acción 4.1 descrita para esta meta, es la misma que se indicó para la acción 1.4, la cual fue

evaluada con base a la evidencia que se presentó para la meta 1.

56

Con relación a la acción 4.2 definida como “administración de los servicios de correo

electrónico”, se informó que se llevó a cabo la administración de los servicios y la creación de

los correos institucionales, con base a las respectivas solicitudes.

Dentro de la evidencia que ampara la creación de nuevos correos, se cuentan con cuatro

solicitudes todas del mes de enero 2015, de las cuales la de fecha 7 corresponde a un

requerimiento de instalación de impresora, se desconoce si durante los meses de febrero a abril

se recibieron y atendieron otras solicitudes.

El formato denominado “nota de entrega de credenciales de red”, no identifica el nombre

completo de la persona a quien se le está creando el correo, dependencia a la que pertenece y

cargo que ocupa dentro de la Secretaría, información que en caso de estar vedadas por

políticas de seguridad del Departamento de Informática, debiesen de aparecer al igual que el

nombre, firma, cargo y sello de la persona que genera la nota y es responsable de la creación

de la cuenta, ya que únicamente se muestra una firma ilegible del usuario.

La última solicitud atendida a nombre de Renata Gabriela Paredes Paíz, Asistente del

despacho superior, no cuenta con su respectiva “nota de entrega de credenciales de red”.

Recomendaciones:

Se considere el rediseño de la “nota” a efecto de contemplar la información sugerida

siempre y cuando ésta dentro de la política de seguridad del Departamento de Informática

estuviese vedada.

Se reporten para los próximos cuatrimestres, el movimiento completo de los meses y si en

caso en alguno de ellos no se atendió ninguna solicitud, indicarlos como “sin movimiento”.

Ponderación:



Meta 5 Actualización de la página Web y de información pública.

Evaluación:

La acción 5.1 que se refiere al mantenimiento y administración del contenido de la página

Web, prevista para la 1er semana de cada mes, es de comentar que la administración de dicha

página no la tiene el Departamento de Informática de la Secretaría, ésta es administrada por la

dependencia de Informática de la Vice presidencia de la República; razón, por la cual toda

cambio y/o modificación a la misma debe de plantearse ante esa instancia.

Obra como evidencia de ese tipo de requerimientos para mantener actualizada la página,

cuatro correos electrónicos remitidos por el Director de Informática y Estadística de fechas 29

de enero, 20 de marzo, 30 de abril y 6 de mayo; de los cuales, éste último no se considera para

la presente evaluación, dado que por la fecha corresponde al segundo cuatrimestre 2015.

No se pudo establecer la recepción y atención de los requerimientos por parte del área de

Informática de la Vice Presidencia de la República.

57

Se presentan adicionalmente como evidencias para esta acción, oficios del Jefe del

Departamento de Acreditación de Contratistas, a través de los cuales remite listado actualizado

al cierre del mes calendario de los contratistas, situación que no tiene ninguna relación con la

presente meta.

Recomendaciones:

Evaluar y considerar el gestionar ante las instancias respectivas, el obtener la

administración de la página Web, con el fin de actuar con la independencia debida y de

acuerdo a las políticas de comunicación que en su momento gire el despacho superior de la

Secretaría.

Crear un archivo manual o digital, que permita llevar un registro cronológico mensual de

todos los requerimientos que se hacen al área de Informática de la Vice Presidencia, a fin

de contar con una bitácora que respalde lo actuado.

Instruir al Jefe del Departamento de Acreditación de Contratistas, que los oficios mensuales

correspondientes a informar sobre la actualización de los listados respectivos, al amparo de

lo que para el efecto norma la Ley de Acceso a la Información Pública, sean dirigidos al

Jefe de la Unidad de Control Interno.

Respecto a la acción 5.2 que corresponde a la “actualización de la información pública”, la

responsabilidad de la Dirección de Informática se limita a dar el apoyo y acompañamiento

técnico al personal de la Sección de Acceso a la Información Pública, en el momento en que

ésta lo requiera.

Recomendaciones:

Contemplar el llevar un registro mensual de los requerimientos de apoyo y

acompañamiento técnico presentados por la Sección de Acceso a la Información Pública,

con el fin de evitar la recurrencia periódica de los mismos.

Ponderación:



Calificación del Departamento de Informática

Grado de Avance: 3 puntos (acciones ejecutadas parcialmente < al 75%)

Efectividad 60%


Departamento de Planificación y Estadística Jefe del Departamento de Planificación y Estadística: Lic. Raymundo Donaldo Argueta

Jefe de la Sección de Planificación: Lic. Edgar E. González Castillo

58


evidencia

6. Actualización

del diagnóstico

institucional.

6.1 Coordinar la realización del

análisis FODA 2016.

Mediante MEMORANDUM-002-

2015/DIE/DPE/SPN/EEGC-eegc de fecha 15 de

enero 2015, se trasladó a los Directores y Jefes de

Unidad la matriz FODA, con el propósito de que

la misma fuese revisada y actualizada para su

posterior discusión y aprobación, previo a la

actualización del Plan Estratégico Institucional.

Habiéndose recibido las matrices FODA

debidamente actualizadas por los Directores y

Jefes de Unidades, se procedió a vaciar la

información con el fin de generar su

actualización, actividad que se llevó a cabo el 30

de enero 2015.

Mediante MEMORANDUM-009-


febrero 2015, se convocó a los Directores y Jefes

de Unidad a efecto de hacer la presentación,

discusión y aprobación en conjunto de la Matriz

FODA 2016.

El día miércoles 18 de febrero 2015 se realizó la

reunión de trabajo con los Directores y Jefes de

Unidad a efecto de presentar, discutir y aprobar la

Matriz FODA 2016, sesión que se desarrolló con

base a los puntos de agenda previamente

socializados. Consta la aprobación de la misma,

con las respectivas firmas de quienes participaron

en la reunión.

Recomendaciones: Obtener de parte del despacho superior, los

lineamientos institucionales que éste considere

necesarios tener en cuenta de acuerdo al mandato

y quehacer de la Secretaría.

Propiciar la participación de los demás

colaboradores, mediante la convocatoria de sus

respectivos Directores y Jefes, a efecto de que las

modificaciones planeadas a la Matriz FODA sean

más representativas.

7. Elaboración

del POA 2016

7.1 Coordinar las reuniones de

trabajo necesarias para el efecto.

Para efecto de la actualización del PEI y POA fue

requerido mediante el OFICIO-019-

59


evidencia


febrero 2015, al licenciado Rovelio Gómez

Auditor Interno de la Secretaría, la información

necesaria para construir el Eje Estratégico de

Apoyo 4 y su correspondiente matriz operativa

2016.

De igual manera, a través del correo institucional

de fechas 6, 11 y 16 de febrero, fue solicitado a la

Unidad de Inversiones, Dirección de

Administración de Bienes y Sección de

Organización y Métodos respectivamente, la

actualización de sus respectivas metas para el

2016.

Asimismo, por intermedio del MEMORANDUM-

007-2015/DIE/DPE/SPN/EEGC-eegc de fecha 9

de febrero, también dicha información le fue

solicitada al Director Administrativo Financiero.

Se procedió a requerir a la Dirección de Asuntos

Jurídicos la actualización del análisis de

mandatos, punto contemplado dentro del

contenido del PIE y POA, a través del OFICIO-

028-2015/DIE/DPE/SPN/EEGC-eegc de fecha 23

de febrero 2015, cuya respuesta se obtuvo

mediante el OFICIO-039-2015/DAJ/MLDO-mldo

de fecha 27 de febrero 2015, signado por el

Director de Asuntos Jurídicos de la Secretaría.

7.2 Redactar el proyecto el POA

2016

Dentro del período comprendido del 23 de febrero

al 6 de marzo 2015, se llevó a cabo la

actualización del PEI 2016-2018 y POA 2016,

convocándose a los Directores y Jefes para el día

lunes 9 de marzo para su respectiva presentación,

discusión y aprobación de ambas herramientas de

planificación, mediante el MEMORANDUM-

013-2015/DIE/DPE/SPN/EEGC-eegc.

7.3 Presentación y discusión del

POA 2016 a Directores y Jefes

Obra en lista de asistencia del día jueves 12 de

marzo, la participación de los Directores y Jefes

de Unidades, quienes tuvieron a bien discutir y

aprobar el contenido del PEI 2016-2018 y POA

2016.

7.4 Entrega del POA 2016 a la

SEGEPLAN.

Mediante OFICIO-043-


marzo, se trasladan las herramientas de

60


evidencia

planificación al despacho superior, para que por

intermedio de éste se remitan oficialmente a la

SEGEPLAN para su revisión y aprobación.

Con OFICIO-0174-2015/SG/LGCT-rgpp de fecha

19 de marzo fueron trasladadas las herramientas

de planificación, las cuales fueron recibidas el 24

del mismo mes según consta en sello respectivo.

Luego de varias reuniones sostenidas con la

licenciada Diana Sagastume, Especialista de

Planificación de la SEGEPLAN a cargo de la

revisión de las herramientas, se pronunció

mediante correo electrónico fechado 13 de abril, a

través del cual oficializa las observaciones que

deben atenderse sobre dichos documentos.

El lunes 27 de abril con el OFICIO-064-

2015/DIE/DPE/SPN/EEGC-eegc, se trasladan las

herramientas de planificación al despacho

superior, para que éste con las incorporaciones de

las observaciones dadas, las remita nuevamente a

la SEGEPLAN para los efectos correspondientes.

Por intermedio del OFICIO-0223-

2015/SG/LGCT-rgpp de fecha 28 de abril, el

Secretario General traslada oficialmente los

documentos a la SEGEPLAN para su debido

curso, los cuales fueron recibidos esa misma

fecha según consta en sello de recepción.

Verbalmente por parte de la licenciada Diana

Sagastume, se ofreció el oficio de aprobación por

parte de la SEGEPLAN, en caso no existir en

última instancia alguna otra observación para el

día viernes 15 de mayo 2015.

Recomendaciones: Incluir para la actualización del PEI 2017-2019 y

elaboración del POA 2017, el Eje Estratégico de

Apoyo No.5 “Unidad de Control Interno”, y su

respectiva Matriz Operacional.

8. Seguimiento y

evaluación

8.1 Monitorear y evaluar el

cumplimiento de las metas

No fue posible llevar a cabo el monitoreo

(seguimientos) a las acciones previstas en los

61


evidencia

cuatrimestral del

POA 2015

previstas. Planes de Acción 2015 de cada dependencia, a

pesar de que estaba previsto.

Con relación a la evaluación, mediante

MEMORANDUM-017 y 018-

2015/DIE/DPE/SPN/EEGC-eegc de fechas 29 de

abril, se solicitó a las dependencias responsables

de alcanzar las metas previstas de gestión y

apoyo, vaciar la información requerida en formato

que para el efecto se les traslado vía electrónica.

Fecha estipulada para la recepción de las fichas

técnicas de captura de información por parte de

Planificación, jueves 7 de mayo.

Del 11 al 15 de mayo se tiene previsto llevar a

cabo el trabajo de campo para la validación de la

información y evidencias indicadas.

Del 18 al 22 elaboración en presentación del

informe cuatrimestral al despacho superior.

Recomendaciones: Concretar aleatoriamente el seguimiento del

avance de las metas del POA para el segundo

cuatrimestre.

Dosificar los recursos y el tiempo previsto para la

evaluación del avance del POA del segundo

cuatrimestre, a manera de concretar el informe del

mismo dentro de los 15 días calendario del mes

siguiente a su vencimiento.

9. Elaboración

de la memoria

de labores.

9.1 Realizar el requerimiento de

la información correspondiente.

Esta tarea fue delegada por parte de la Dirección

al licenciado Donaldo Argueta, para el efecto

mediante correo interno de fecha 16 de abril se le

trasladaron los archivos que contienen las

memorias de labores 2014 del CONABED y la

SENABED.

Dichos archivos fueron remitidos nuevamente a

requerimiento del licenciado Donaldo Argueta el

día martes 5 de mayo 2015.

Recomendaciones: Se inicia la acción para la captura de la

información cuatrimestral, con el objeto de

62


evidencia

proceder a su análisis y elaboración de la

Memoria de Labores 2015.

10. Elaboración

del boletín

estadístico

10.1 Recopilación, tabulación, y

análisis de la información

cualitativa y cuantitativa

respectiva.

Adicionalmente al boletín estadístico, se elabora

el informe estadístico de gestión, cuya

información la proporcionan las Direcciones de

Control y Registro de Bienes, Administración de

Bienes, Asuntos Jurídicos; así como, las Unidades

de Inversiones y Registro de Contratistas el cual

se tiene contemplado llevar a cabo al cierre de

cada cuatrimestre.

Para el efecto, también le fue delegado al

licenciado el atender esta tarea, trasladándole los

archivos respectivos mediante correo interno el

día viernes 10 de abril 2015, brindándosele una

breve explicación al respecto del mismo, y del

que corresponde hacer para el Congreso de la

República y el CONABED.

Recomendaciones:

Se considere y evalué dentro del POA 2017, el

mantener y distinguir por separado la meta de la

elaboración del boletín estadístico y del informe

estadístico, a manera de que el contenido de los

mismos no se duplique.

Fuente: Sección de Planificación


Meta 6 Actualización del diagnóstico institucional.

Evaluación:


Recomendaciones:


Ponderación:



63

Meta 7 Elaboración del POA 2016

Evaluación:


Recomendaciones:

Descrita en la ficha técnica de captura de información

Ponderación:



Meta 8 Seguimiento y evaluación cuatrimestral del POA 2015

Evaluación:


Recomendaciones:


Ponderación:



Meta 9 Elaboración de la memoria de labores.

Evaluación:


Recomendaciones:


Ponderación:



Meta 10 Elaboración del boletín estadístico

Evaluación:


Recomendaciones:


Ponderación:



64

Calificación del Departamento de Planificación y Estadística

Grado de Avance: 2 puntos (acciones iniciadas)

Efectividad 40%



INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA Grado de Avance: 2 puntos (acciones iniciadas)

Efectividad 40%


UNIDAD DE REGISTRO DE CONTRATISTAS

Responsable de elaborar los listados en donde consten las personas individuales o jurídicas,

nacionales, extranjeras y entidades de cualquier naturaleza que pudieren ser contratistas,

beneficiarias o que tengan interés en participar en todas las operaciones contractuales.

Para el efecto, el Jefe de la Unidad deberá efectuar dentro de su competencia los análisis y

estudios de la capacidad técnica, financiera, experiencia y organización de los solicitantes, así

como requerir toda la información que conste en los registros públicos con el fin de contar con

el perfil de cada una de las personas.

Jefe del Departamento: Ingeniero Héctor Nery Hernández Ventura




Meta Cantidad de Solicitudes para su

Trámite

Total de Solicitudes

y Actualizaciones


1. Calificación y

selección de las

personas individuales

o jurídicas,

nacionales, extranjeras

y entidades de

cualquier naturaleza

que pudieran ser

contratistas.

3 6 7 6 22 8

2. Actualización de

contratistas. 5 4 1 3 13 --

Totales 8 10 8 9 35 --

Fuente: Departamento de Acreditación de Contratistas.

65


Meta 1 Calificación y selección de las personas individuales o jurídicas, nacionales,

extranjeras y entidades de cualquier naturaleza que pudieran ser contratistas.

Evaluación:

Dentro del POA 2015, únicamente está contemplada la meta uno, siendo la misma objeto de la

evaluación y ponderación para el presente cuatrimestre. Se llevó a cabo la revisión de ocho

expedientes, los cuales se tomaron al azar en un número de dos por cada mes del cuatrimestre.

A continuación la descripción de los ocho expedientes objeto de revisión, a fin de establecer

que el trámite de los mismos se haya llevado a cabo dentro del tiempo estipulado en el Plan

de Acción del Departamento de Acreditación de Contratistas.

Nombre Categoría Fecha

Recibido

Fecha

Requerimiento de

Antecedentes

Número y Fecha

Resolución

Días

Ocupados

Días

Estimado

s

Héctor

Orlando

Godínez

Orozco.

Valuador 20 enero

2015

20 enero 2015

mediante oficios

Nos. 3,4 y 5.

URC-003-2015

del 20 de

febrero 2015

30 días 36 días

(sin

previos)

Jorge

Alejandro

Arévalo

Valdés

Valuador 23 enero

2015

26 enero 2015

mediante oficios

Nos. 6,7 y 8.

URC-001-2015

del 19 de

febrero 2015

28 días 36 días

(sin

previos)

Ronal

Mardoqueo

Ramos

Barrientos

Persona

Individual

24 febrero

2015

24 febrero 2015

mediante oficios

Nos. 32 y 33

URC-005-2015

del 10 de marzo

2015

15 días 36 días

(sin

previos)

Identidad

Produccion

es S. A.

Sociedad

Mercantil

04 febrero

2015

05 febrero 2015

mediante oficios

Nos.17, 18 y 19.

Previo-003-

2015 del 26 de

febrero 2015

URC-002-2015

del 8 de abril

2015

64 días 73 días

(con

previos)

David

Roberto

Ruano

Téllez

Comercian

te

Individual

11 marzo

2015

11 marzo 2015

mediante oficios

Nos.48, 49 y 50.

Previo-008-

2015 de fecha 6

de abril 2015, el

cual NO ha sido

retirado por el

interesado.

27 días

(trámite

en

proceso)

73 días

(con

previos)

Edgar

Antonio

Ochoa

Jerónimo

Persona

Individual

4 marzo

2015

5 marzo 2015

mediante oficios

Nos. 44 y 45.

URC-006-2015

del 26 de marzo

2015

23 días 36 días

(sin

previos)

TECH SYS

GRESCO,

S.A.

Sociedad

Mercantil

16 abril

2015

17 de abril 2015

mediante oficios

Nos. 77, 78 y 79.

URC-004-2015

del 29 de abril

2015

14 días 36 días

(sin

previos)

66

Nombre Categoría Fecha

Recibido

Fecha

Requerimiento de

Antecedentes

Número y Fecha

Resolución

Días

Ocupados

Días

Estimado

s

Gonzalo

Guillermo

Bámaca

Vásquez

Persona

Individual

10 abril

2015

10 abril 2015

mediante oficios

Nos. 72 y 73.

Previo-012-

2015 del 24 de

abril, atendido

el 12 de mayo

2015

33 días

(pendient

e

elaboraci

ón de la

resolució

n)

73 días

(con

previos)

Los resultado alcanzados en los ocho expedientes evaluados, muestran que el tiempo de

trámite está por debajo del tiempo estimado en la ruta crítica descrita en el Plan de Acción,

tanto para aquellos casos que se atienden sin ningún previo, como para los que sí lo implican.

La Jefatura del Departamento de Acreditación de Contratistas, ha implementado una serie de

controles internos que permiten llevar un seguimiento más a detalle del trámite que conllevan

los expedientes, entre otros la ficha denominada “seguimiento de expedientes”, la cual se

adhiere a cada carpeta a fin de proveer los tiempos de atención por cada una de las partes

involucradas.

Recomendaciones:

Se sugirió el archivar en cada expediente los respectivos oficios que se giran al Ministerio

Público, Organismo Judicial, Ministerio de Finanzas Públicas y/o Registro Mercantil, según

sea el caso, a efecto de dejar evidencia de lo actuado dentro de los mismos.

Que toda resolución, sea ésta por concepto de un previo o inscripción, sea trasladada en

fotocopia al despacho del Secretario General para conocimiento de éste.

Se estableció que en los casos que contemplan previos, las notificaciones no se remiten de

oficio a los interesados, lo cual genera atraso en la notificación, siendo el caso del

expediente a nombre de David Roberto Ruano Téllez, cuyo previo está redactado desde el 6 de

abril 2015 y a la fecha de evaluación 13 de mayo, no había sido entregado. Se recomienda evaluar

la posibilidad de remitirlos de oficio a los interesados.

Ponderación



CALIFICACIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE REGISTRO

DE CONTRATISTAS Grado de Avance: 4 puntos (acción ejecutada parcialmente ≥ al 75%)

Efectividad 80%


67

UNIDAD DE INVERSIONES

La Unidad de Inversiones elaborará los lineamientos en la política de inversiones, la cual

deberá formular anualmente, misma que será sometida a la CONABED para su aprobación;

así también, desarrollará la función de asesor en materia de inversiones con el objeto de que

éstas se lleven a cabo bajo las mejores condiciones de seguridad, rendimiento y liquidez.

En el caso de los bienes sujetos a medidas cautelares, constituyendo fideicomisos de

administración en entidades financieras sujetas a la supervisión de la Superintendencia de

Bancos, o en su defecto, arrendar o celebrar otros contratos a precio justo.

Jefe: Licda. Sonia Lizbeth Alegría Méndez




Meta Cantidad de Inversiones

Realizadas

Total de Inversiones


Inversión de los dineros

incautados en moneda

nacional y/o extranjera.

-- -- 1 1 2 --

Total de Inversiones

-- -- 1 1 2 --

Fuente: Unidad de Inversiones.


Meta 1 Inversión de los dineros incautados en moneda nacional y/o extranjera.

Evaluación:

Las dos operaciones reportadas corresponden a las reinversiones llevadas a cabo los días 20 de

marzo y 21 de abril 2015, por un monto de Q.9, 546,435.01 y Q.6, 022,301.67,

respectivamente, mismas que se pactaron a un plazo de 365 días y una tasa del 6.50% anual.

Dentro del Plan Operativo Anual, se contempló para el presente cuatrimestre un total de dos

inversiones, no así la cantidad de reinversiones que estaban previstas realizar.

Para el caso de establecer si existe recursos disponibles en el Fondo de Dineros Incautados

para su inversión, mensualmente la Unidad de Inversiones solicita a las Dirección de Control y

Registro de Bienes y Administración de Bienes, informen sobre la disponibilidad del Fondo, a

fin de requerir en caso proceda la autorización parcial o total de los recursos por parte del

despacho superior para proceder a su inversión, esta acción se evidencia mediante los

OFICIOS-037 y 038-2015/SG/UIS/SLAMDER-slamder de fecha 6 de febrero 2015, cuyas

respuestas no indican claramente si el dinero disponible en las respectivas cuentas monetarias

68

pueden invertirse, razón por la cual ya no procedió el atender el siguiente paso previsto en el

Plan de Acción de esta Unidad.

Recomendaciones:

Considerar el número de inversiones a realizar dentro del año calendario con base al monto

contemplado dentro del Fondo de Dineros Incautados disponible, descrito en el

correspondiente Plan de Inversiones 2015, independientemente a las reinversiones previstas

para dicho año.

Tener presente lo contemplado dentro del Manual de Inversiones debidamente aprobado

por el CONABED en el año 2012.

Gestionar la autorización ante quien corresponda, a efecto de contar con el acceso a

consultar las cuentas constituidas a favor del fondos de dineros incautados a nombre de la

Secretaría en el Banrural, S.A., con el fin de propiciar los planteamientos que correspondan.

Ponderación:

Grado de Avance: 2 punto (acción iniciada) = Efectividad 40%


CALIFICACIÓN GENERAL DE LA UNIDAD DE

INVERSIONES Grado de Avance: 2 puntos (acción iniciada)

Efectividad 40%


Documents

SECRETARÍA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE … informe.pdf · del clima organizacional. 6.1 Reunión con el Director de la DAF, para definir el cuestionario. (18/2/2015) Se envió