SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS TRABAJOS DE MEJORA DEL SGC 2º SEMESTRE 2007

SECRETARÍASY

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

TRABAJOS DE MEJORA DEL SGC 2º SEMESTRE 2007

Instrucciones

SUB-COMISIÓN TÉCNICA

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Orden del día

SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Bienvenida

Acuerdos de la Comisión Técnica

Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia

Mantenimiento y mejora del SGC

Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica

Programa de trabajo de Secretarías y Unidades Administrativas

Comentarios


SEGUIMIENTO A ESTUDIOS DE CASO

MEJORA DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

FOROS DE INTERCAMBIO DE MEJORES PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS

MEJORAR EL CONTROL DE PROCESOS EXTERNOS

IMPLEMENTACIÓN DEL SIIE

GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL EQUIPO DE COMPUTO



Objetivo: Mejorar el SGC mediante los estudios de caso desarrolladosen el diplomado en Sistemas de Gestión de la Calidad de la

Administración Universitaria

Mejorar los formatos de servicios generales

Mejorar la aplicación de acciones correctivas, preventivas y

seguimiento del servicio no conforme

Implementar mejoras en el método de la revisión por la dirección específica

Fortalecimiento de la comunicación con el usuario,

incluyendo sus quejas

Implementar mejoras para el fortalecimiento

del ambiente laboralMejorar la integración de expedientes

SEGUIMIENTO A ESTUDIOS DE CASO



Objetivo: Mejorar los servicios Administrativos

DECLARAR LOS SERVICIOS QUE SE OTORGAN EN CADA UNA DE LAS 132 SECRETARÍAS

Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNAM Y DETERMINAR REQUISITOS; TOMANDO COMO

REFERENCIA LA NORMATIVIDAD UNAM,NECESIDADES DE USUARIOS Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS DE LA ENTIDAD O DEPENDENCIA

MEJORA DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS



Objetivo: Actualización de procedimientos de acuerdo a lo definido en los

documentos del SGC.

Se trabajará en equipos constituidos por personal responsable de los procesos básicos, tomando en consideración los comentarios que hagan

llegar al Representante de la Dirección

ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS



Objetivo: Intercambiar las mejores prácticas administrativas de las 132

Secretarías y Unidades Administrativas

Se realizarán foros de los temas en los que la administración de las 132 Secretarías y Unidades

Administrativas tienen mayor oportunidad de mejora

FOROS DE INTERCAMBIO DE MEJORES PRACTICAS ADMINISTRATIVAS



Objetivo: Fortalecer al SGC con la ayuda de los procesos externos

Se están realizando diagnósticos a las centralizadoras, con el propósito de conocer cuales son los vínculos

directos con el SGC y establecer acuerdos de operación, tomando como referencia la

normatividad UNAM

MEJORAR EL CONTROL DE PROCESOS EXTERNOS



Objetivo: Implementar el Sistema Integral de Ingresos Extraordinarios

en las Entidades y Dependencias que lo requieren pero que carecen del mismo.

Por medio del levantamiento de inventario de Hardware y Software en las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM, se podrá

conocer que Entidades y Dependencias no tienen el SIIE y se establecerá un programa de

Implementación del sistema

IMPLEMENTACIÓN DEL SIIE



Objetivo: Gestionar por parte de las Secretarías y Unidades Administrativas el equipo de computo necesario para satisfacer a los Usuarios tomando

como herramienta el SGC.

Por medio del levantamiento de inventario de Hardware y Software en las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM se podrá conocer que equipo de computo requieren las

Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM, estableciendo un programa de gestión de los equipos

GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL EQUIPO DE COMPUTO



Oportunidades de Mejora

1. Control de circulares2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna4. Forma de evidenciar la competencia del personal5. Evidencia del impacto de la capacitación6. Medidas de seguridad en almacenes7. Percepción del cliente8. Aplicación de formatos9. Analizar indicador de SG10. Determinación de no conformidades

DIRECCIÓN DE TEATRO

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURÍA

CENTRO DE CIENCIAS APLICADAS Y DESARROLLO TECNOLÓGICO (CCADET)

INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ANTROPOLÓGICAS

Cero No Conformidades





FACULTAD DE CIENCIAS

INSTITUTO DE INVESTIGACIONES JURIDICAS

DGDC

ENP 9 “PEDRO DE ALBA”

INSTITUTO DE INVESTIGACIONES BIOMEDICAS






DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS

ENAP

ENP 6 “ANTONIO CASO”

ENP 8 “MIGUEL E. SCHULTZ”

SECRETARIA DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD






CENTRO DE CIENCIAS DE LA ATMOSFERA

ENP 1 “GABINO BARREDA”

DGAPA

DEFENSORÍA DE LOS DERECHOS UNIVERSITARIOS

FACULTAD DE INGENIERÍA






INSTITUTO DE BIOLOGÍA

INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS

INSTITUTO DE MÁTEMÁTICAS

INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ESTÉTICAS



MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC

Acuerdos con la Comisión Técnica




Propuestas del RD




Propuestas del RD

Trabajos deSub-Comisión

Técnica




Propuestas del RD

Trabajos deSub-Comisión

Técnica

Aportaciónde todo el

Personal del SGC

Aportaciónde todo el

Personal del SGC



CONFORMACIÓN DE EQUIPOS

1.Coordinación de equipos de trabajo para actualización de Procedimientos Operativos

1

2.Revisión de casos de estudio2

2.Revisión de casos de estudio3.Revisión del MC-01 y otros asuntos del SGC

3

4.Análisis de mejoras propuestas por Secretarías y Unidades Administrativas auditadas en 3ª vigilancia

4

8 integrantes

15 integrantes

3 integrantes

10 integrantes


ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1.- Solicitud de comentarios de los procedimientos operativos2.- Revisión de los comentarios por el proceso de Gestión de la Calidad3.- Agrupación de comentarios por tipo de asunto4.- Conformación de equipos de trabajo

Preparación de información



Fase I



1.- Sesionar los comentarios2.- Analizar comentarios3.- Adecuar comentarios4.- Enviar adecuaciones a las 132 Secretarías y Unidades Administrativas 5.- Recibo de comentarios de adecuaciones6.- Sesionar nuevamente los comentarios

Inicio de actualización



Fase I Fase II



1.- Aprobación de adecuaciones

2.- Entrega de adecuaciones al Representante de la Dirección

Aprobación de actualizaciones



Fase I Fase II Fase III


1.- Establecimiento de equipos2.- Definición de caso de estudio3.- Recolección de datos4.- Utilización de técnicas estadísticas5.- Análisis de la información6.- Entrega de resultados del caso de estudio

Equipos de trabajo

Revisión de casos de estudio



Generación del Caso de estudio




Adecuación y pilotaje del

Caso de estudio


Caso de estudio

de estudio




Caso de estudio

Aprobación Sub-Comisión

Técnica



Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc

1.- Propuestas de modificación del personal de Proceso de Gestión de la Calidad2.- Propuestas de personal de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas3.- Agrupación de propuestas4.- Entrega a la Sub-Comisión Técnica las propuestas.



1.- Revisión y análisis de las propuestas de modificación2.- Modificaciones a los documentos3.- Envío de modificación a los documentos a las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM4.- Recepción de comentarios de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas5.- Elaboración de cambios en documentos6.- Entrega al Representante de la Dirección los documentos realizados.

Fase I



Fase I Fase II


Análisis de mejoras

1.- Recepción de la información generada por las Secretarías y Unidades Administrativas que propusieron mejoras.

2.- Análisis de las propuestas

3.- Adecuaciones, si es necesario

4.- Visto bueno y entrega de propuestas al Representante de la Dirección para ser implementadas



1

2

3

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J VSEMANA 3 SEMANA 4

SEPTIEMBRESEMANA 1 SEMANA 2

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J VSEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4

OCTUBRE

1

34

2007

1 2 3 4


Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas

2007

1

2

3




OCTUBRE

1

34

1 2 3 4


Mejora de Identificación de requisitos.Actualización de procedimientos operativos.Comentarios de MC-01 y procedimientos normativos y generales.


2007

1

2

3




OCTUBRE

1

34

1 2 3 4


Implementación del SIIEGestión de la renovación de equipo de computo

Foros

Foros

Declaración de requisitos de servicios 1.- Declarar el servicio otorgado.2.- Desglosar los requisitos para prestar el servicio siempre y cuando ya estén determinados por la Normatividad UNAM.3.- Desglosar los requisitos para prestar el servicio declarando los tiempos y forma, de acuerdo a la capacidad de cumplimiento de la Secretaría o Unidad Administrativa.4.- Sugerir la forma en que deberían estar declarados con la intención de que sean manejables para los usuarios y para quienes prestan los servicios.


Declaración de requisitos de servicios

5.- Para los servicios en los que el usuario establezca los requisitos, como es el caso de servicios generales y bienes y suministros; se debe ser claro con el usuario y declarar cuales son las capacidades de prestación de los servicios.

6.- Cada Secretaría y Unidad Administrativa debe entregar su listado de servicios y requisitos de los mismos al Representante de la Dirección.



2007



2007



2007


4ªAuditoría

deVigilancia

CUARTA DE VIGILANCIACentro de Investigaciones sobre América del Norte

Instituto de Investigaciones FilológicasInstituto de Ingeniería

Facultad de Contaduría y AdministraciónDirección General de Servicios Médicos

Dirección General de PersonalCCH Plantel “Naucalpan”

Centro Universitario de Estudios CinematográficosDirección General de Atención a la Comunidad

UniversitariaInstituto de Investigaciones Sociales


2007


4ªAuditoría

deVigilancia

CUARTA DE VIGILANCIACoordinación del Consejo Académico del

BachilleratoENP Plantel 2 “Erasmo Castellanos Quinto”

Oficina del Secretario GeneralInstituto de Investigaciones Históricas

Instituto de AstronomíaInstituto de Ciencias del Mar y Limnología

Facultad de QuímicaCentro de Enseñanza de Lenguas Extranjeras


2007


4ªAuditoría

deVigilancia

CUARTA DE VIGILANCIA

Dirección General de Actividades CinematográficasDirección General de la Escuela Nacional

Preparatoria Instituto de Geofísica

Instituto de Fisiología CelularCentro Universitario de Teatro

Oficina del Secretario Administrativo

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