Sistema de automatización de procesos academicos de la escuela primaria Benito Juarez

“Sistema de automatización de procesos

académicos de la Escuela Primaria

Benito Juárez García”

TESIS

Para obtener el título de:

Licenciado en Ingeniería en Sistemas Computacionales

Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios

de la Secretaría de Educación Pública con

Acuerdo No. 20081282

de Fecha 10 de Junio de 2008

Presentan:

Mayolo Cerezo Martínez Cornelio

Adelfo de Jesús Barahona López

H. Cárdenas, Tabasco. Enero 2011

OFICIO DE IMPRESIÓN

AGRADECIMIENTOS

DEDICATORIA

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 1

I. LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN QUE SE EMPLEARÁN EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA 5

1.1 SISTEMA INFORMÁTICO 5

1.2 PROGRAMA INFORMÁTICO 5

1.3 SOFTWARE 6

1.4 LA WEB 7

1.5 LENGUAJE HTML 7

1.6 HOJAS DE ESTILO CSS 9

1.7 LENGUAJE PHP 9

1.8 MySQL 10

II. ESTUDIO DE CAMPO 13

2.1 ASPECTOS GENERALES 13

2.2 DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD DEL SISTEMA 14

2.2.1 Factibilidad técnica 14

2.2.2 Factibilidad operativa 15

2.2.2 Factibilidad económica 15

2.3 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS 17

2.3.1 Descripción de los procesos académicos que efectúa la escuela 17

2.4 ESTRUCTURA DE DATOS 19

2.4.1 Elementos que constituyen la información de los formatos de registro 19

2.5 DISEÑO DEL SISTEMA 21

2.5.1 Diccionario de datos 21

2.5.2 Base de datos 41

2.5.3 Interfaz de usuario 44

III. CONSIDERACIONES FINALES 53

CONCLUSIONES 55

BIBLIOGRAFÍA 57

ANEXOS

1

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, se ha hecho importante la implementación de sistemas

informáticos que simplifiquen y automaticen ciertos procesos, tanto en las grandes

industrias como en cualquier otro tipo de empresa o institución, y es gracias a los

nuevos avances tecnológicos en el campo de la informática y la robótica que esto

ya es posible de realizar. La automatización de procesos no solo ayuda en las

tareas industriales y de producción, también es benéfica para la toma de

decisiones, control de inventarios, procesos administrativos, entre otros.

Por lo anterior, este tipo de sistemas se ha expandido a las pequeñas y

medianas empresas e inclusive a las instituciones gubernamentales, de salud y las

educativas, por mencionar algunas. Es por ello, que una escuela primaria del

estado de Tabasco, ha tenido la necesidad de implementar un sistema que le

ayude a llevar a cabo en menos tiempo las actividades de su departamento de

servicios escolares. Es importante señalar que las escuelas públicas de educación

básica como tales, no cuentan con muchos departamentos en los que se pueda

implementar un sistema de automatización de procesos, como puede ser el caso

de las instituciones de nivel medio y superior, en las cuales podemos encontrar

otros departamentos como administrativos, de cobranzas e inclusive bibliotecas.

Ahora bien, la institución educativa a la que nos referimos, es la escuela

primaria Benito Juárez García del municipio de Cárdenas, Tabasco, la cual quiere

innovar la forma en que lleva a cabo sus procesos en el departamento de servicios

escolares, el cual es el único en que puede implementarse un sistema de

2

automatización. Por ello, dicha institución requirió nuestros servicios para

solventar las necesidades de ese departamento, lo cual nos ha permitido conocer

las actividades que realiza, como los procesos de inscripción y reinscripción, con

la finalidad de detectar sus fortalezas y sus debilidades, sin embargo a través de

esta investigación hemos obtenido mayor información, la cual nos permitió estar

en posibilidades de ofrecer una solución óptima al departamento antes

mencionado, todo esto utilizando lo aprendido durante nuestra carreta en materia

de programación de software, diseño web y aplicaciones móviles, así como los

conocimientos adquiridos mediante investigaciones efectuadas por nuestra propia

cuenta.

De igual manera, al efectuar el mejoramiento de los procesos repetitivos a

través de la automatización por medio de un programa de cómputo, no solo el

departamento de servicios escolares sino también el profesorado de la escuela

primaria, se ha visto beneficiado mediante este sistema, debido a que la dirección

le encarga muchas veces que ellos sean los que llenen los extensos formatos con

la información de todos los alumnos, por tanto con esto ahorran tiempo y esfuerzo,

y así, toda la información está disponible para el departamento en comento y la

dirección en tiempo real.

Un hecho que consideramos importante mencionar, es que el sistema

desarrollado fue donado por nosotros a la escuela primaria, lo cual ha beneficiado

a 763 alumnos e igual número de padres de familia, los cuales no han tenido que

sufragar los gastos que bajo otras circunstancias hubiesen tenido que hacer,

tomando en cuenta que un sistema como el que nos ocupa en este documento,

tiene un valor en el mercado que ronda los 20 mil pesos mexicanos. Cabe

mencionar que como es una escuela pública, las adecuaciones y mejoras que se

le hagan en beneficio del alumnado, corren por parte de la sociedad de padres de

familia. A diferencia de una escuela particular o una institución de educación

superior, que cuenta con recursos propios para solventar este tipo de eventos.

3

Este documento se divide en tres capítulos, en el primero damos los

conceptos y una breve descripción de los lenguajes de programación que fueron

utilizados; el segundo capítulo, es el estudio de campo, detallaremos el análisis y

diseño del sistema, pasando por los análisis de factibilidad hasta el desarrollo del

software como tal; por último en el tercer capítulo, señalamos algunas

consideraciones que debemos tener en cuenta acerca del tema de investigación.

Capítulo I Lenguajes de programación que se

emplearán en el desarrollo del sistema

5

I. LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN QUE SE

EMPLEARÁN EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA.

1.1 SISTEMA INFORMÁTICO

Un sistema informático puede ser definido como el conjunto de software y

hardware que trabajan entre sí, es decir, está integrado por una computadora que

emplea software para capturar, almacenar y procesar datos.

1.2 PROGRAMA INFORMÁTICO

Un programa informático es una serie de comandos ejecutados por una

computadora. Sin embargo, la computadora sólo es capaz de procesar elementos

binarios, es decir, una serie de 0s y 1s. Por lo tanto, es necesario un lenguaje de

programación para escribir de manera legible, es decir, con comandos que el ser

humano pueda comprender (por ser similares a su propio lenguaje) los comandos

que el equipo deberá ejecutar.

6

1.3 SOFTWARE

El software es el soporte lógico e intangible que permite que la computadora

pueda desempeñar tareas inteligentes, dirigiendo a los componentes físicos o

hardware con instrucciones y datos a través de diferentes tipos de programas, sin

embargo se puede decir que el software no sólo son los programas, sino también

“todos los documentos asociados y la configuración de los datos que se necesitan

para hacer que estos programas operen de manera correcta”1.

De acuerdo a las funciones que realiza un software, pueden ser clasificados en

tres tipos:

Software de sistema.- conjunto de programas que nos permiten interactuar con

el sistema, tales como: controladores de dispositivos y los sistemas operativos

Windows, Linux y Mac Os.

Software de aplicación.- son los programas diseñados para facilitar las tareas a

los usuarios, como es el caso de Office (hoja de cálculo, procesador de texto,

programa de presentación), sistemas de gestión de bases de datos y cualquier

tipo de software especializado en medicina, educación, música, etc.

Software de programación.- es el conjunto de herramientas que permiten a los

desarrolladores informáticos escribir y crear programas, como es el caso de los

compiladores, intérpretes, ensambladores, editores de texto, entornos de

desarrollo entre otros.

1 Ingeniería de Software, Pearson Educación, S.A., Madrid, Ian Somerville, 2005, p. 5.

7

1.4 LA WEB

La web se encuadra dentro de internet, no es más que un servicio de los

muchos que presta la red de redes, entre los que podemos encontrar: correo

electrónico, IRC o chat, FTP, la propia web. “Este término nació en 1989, como

parte de un proyecto con el objetivo de mejorar el intercambio de información

dentro del internet, su nombre completo es World Wide Web”2.

El sistema con el que está construida la web se llama hipertexto y es un

entramado de páginas conectadas con enlaces.

Los sistemas de hipertexto se utilizan en otros contextos aparte del web, como

el menú ayuda del sistema operativo Windows. Son muy fáciles de utilizar y

también es muy fácil encontrar lo que buscamos rápidamente, gracias a que

pulsando enlaces vamos accediendo a la información que más nos interesa.

La web no solo se limita a presentar textos y enlaces, sino que también puede

ofrecernos imágenes, videos, sonido y todo tipo de presentaciones, llegando a ser

el servicio más rico en medios que tiene Internet. Por esta razón, para referirnos al

sistema que implementa la web (hipertexto), se ha acuñado un nuevo término que

es hipermedia, haciendo referencia a que la web permite contenidos multimedia.

1.5 HTML, EL LENGUAJE DE LA WEB

Una página web la vemos en nuestro navegador y parece una sola entidad,

pero no es así, está compuesta por diferentes archivos, como son las imágenes,

los posibles vídeos y lo más importante: el código fuente. Dicho código está escrito

2 Diseñar su propia página web, Marcombo, S.A., Barcelona, Lilian Hobbs, 1999, p. 13.

8

en un lenguaje llamado HTML, que indica básicamente donde colocar cada texto,

imagen o video y la forma que tendrán estos al ser colocados en la página. Por

tanto podemos decir que “HTML es el lenguaje universal de todas las páginas

web” (Luc Van Lancker, 2009).

Cuando se creó el HTML, no se pensó que la web llegara a ser un área con

carácter multimedia, de modo que, el HTML se creó sin dar respuesta a todos los

posibles usos que se le iba a dar y a todos los colectivos de gente que lo

utilizarían en un futuro.

El lenguaje consta de etiquetas que tienen esta forma o . Cada

etiqueta significa una cosa, por ejemplo significa que se escriba en negrita

(bold) o significa un párrafo, <A> es un enlace, etc. Casi todas las etiquetas

tienen su correspondiente etiqueta de cierre, que indica que a partir de ese punto

no debe de afectar la etiqueta. Por ejemplo se utiliza para indicar que se deje

de escribir en negrita.

Un documento HTML ha de estar delimitado por la etiqueta <html> y

</html>. Dentro de este documento, podemos asimismo distinguir dos partes

principales:

El encabezado, delimitado por <head> y </head> donde colocaremos

etiquetas de índole informativo como por ejemplo el titulo de nuestra página. El

cuerpo, flanqueado por las etiquetas <body> y </body>, que será donde

colocaremos nuestro texto e imágenes delimitados a su vez por otras etiquetas

como las que hemos visto.

9

1.6 HOJAS DE ESTILO CSS

CSS, “es una tecnología que nos permite crear páginas web de una manera

más exacta”3. Gracias a las CSS somos mucho más dueños de los resultados

finales de la página o programa, pudiendo hacer muchas cosas que no se podía

hacer utilizando solamente HTML, como incluir márgenes, tipos de letra, etc. CSS

son las siglas de Cascading Style Sheets, en español hojas de estilo en cascada.

Estas hojas se escriben dentro del código HTML de la página web, solo en casos

avanzados se pueden escribir en un archivo aparte y enlazar la página con ese

archivo.

1.7 LENGUAJE PHP

PHP es el acrónimo de Hipertext Preprocesor, en español Procesador de

Hipertexto. Siendo “un lenguaje interpretado del lado del servidor que se

caracteriza por su potencia, versatilidad, robustez y modularidad”4. Cabe

mencionar que un lenguaje del lado del servidor es aquel que se ejecuta en el

servidor web, justo antes de que se envíe la página a través de internet al cliente.

Las páginas que se ejecutan en el servidor pueden realizar accesos a bases de

datos, conexiones en red, y otras tareas para crear la página final que verá el

cliente, tal como se muestra en la ilustración 1. El cliente solamente recibe una

página con el código HTML resultante de la ejecución de la PHP. Como la página

resultante contiene únicamente código HTML, es compatible con todos los

navegadores (Firefox, Opera, Internet Explorer).

3 Hojas de estilo CSS, Ediciones ENI, Barcelona, Michel Dreyfus, 2001.

4 PHP y MySQL, domine el desarrollo de un sitio web dinámico e interactivo, Ediciones ENI, Barcelona, Oliver

Heurtel, 2009, p. 223.

10

Ilustración 1. Como trabaja un archivo PHP

Fuente: Realizado durante la investigación.

PHP se escribe dentro del código HTML, lo que lo hace realmente fácil de

utilizar, al igual que ocurre con el popular ASP de Microsoft, pero con algunas

ventajas como que es gratuito, independencia de plataforma, rapidez y seguridad.

Es independiente de una plataforma, puesto que existe un módulo de PHP

para casi cualquier servidor web. Esto hace que cualquier sistema pueda ser

compatible con el lenguaje y significa una ventaja importante, ya que permite

portar el sitio desarrollado en PHP de un sistema operativo a otro sin

prácticamente ningún trabajo.

1.8 MySQL

MySQL “es un sistema de administración de base de datos relacionales

rápido, sólido y flexible”5. Es ideal para que podamos construir bases de datos que

5 PHP y MySQL tecnologías para el desarrollo de aplicaciones web, Ediciones Díaz de Santos, España, Ángel

Cobo, Patricia Gómez, Daniel Pérez y Rocío Rocha, 2005, p. 339.

11

puedan ser accesibles desde páginas web, ideas para la creación de sistemas de

operaciones en línea, así como para cualquier otra solución profesional que

implique almacenar datos.

Su continuo desarrollo y su creciente popularidad está haciendo de MySQL

un competidor cada vez más directo de gigantes en la materia de las bases de

datos como Oracle MySQL.

Existen muchos tipos de bases de datos, desde un simple archivo en una

hoja de cálculo hasta sistemas relacionales orientados a objetos. MySQL, como

base de datos relacional, utiliza múltiples tablas para almacenar y organizar la

información. MySQL destaca por su gran adaptación a diferentes entornos de

desarrollo, permitiendo su interactuación con los lenguajes de programación más

utilizados como PHP, HTML, Java y su integración en distintos sistemas

operativos.

También es muy destacable, la condición de código abierto de MySQL,

hace que su utilización sea gratuita e incluso se pueda modificar con total libertad,

pudiendo descargar su código fuente. Esto ha favorecido muy positivamente en su

desarrollo y continuas actualizaciones, para hacer de MySQL una de las

herramientas más utilizadas por los programadores orientados a internet.

Capítulo II Estudio de Campo

13

II. ESTUDIO DE CAMPO

2.1 ASPECTOS GENERALES

El sistema de automatización que se desarrollará para el departamento de

servicios escolares de la Escuela Primaria Benito Juárez García, debe cumplir con

las siguientes características requeridas por los académicos y encargados del

departamento:

Los niveles generales que este sistema debe tener orden jerárquico son:

1. Escuela

2. Grado

3. Grupo

Así también, se deberá contemplar una cédula de inscripción con registros

más profundos y específicos de cada uno de los alumnos con los que cuente la

escuela, es decir, una especie de investigación socioeconómica que contenga

datos de sus padres y/o tutores, ocupación de los mismos, dirección, teléfonos,

entre otros datos de la misma naturaleza. A diferencia del apartado de inscripción,

el cual contendrá datos de tipo académicos. Todo lo anterior, alojado en una base

de datos empleando MySql.

14

Así como el sistema permite el ingreso de información, éste también debe

que generar reportes, como:

1. Cédula de inscripción en blanco para llenado de los padres de familia.

2. Cédula de inscripción con datos impresos por el mismo sistema.

3. Sábana resumen por grado y grupo.

2.2 DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD DEL SISTEMA

2.2.1 Factibilidad técnica

Los equipos de cómputo con los que cuenta la escuela prima, se describen

a continuación en la Tabla 1, indicando las características que tiene cada uno de

ellos:

Tabla 1. Equipos de cómputo con los que cuenta la primaria

Cant. Tipo Marca Descripción Sistema operativo

17 Computadoras de Escritorio

Ensambladas Pentium 4 a 2.0 GHZ

Disco Duro de 80 GB

512 de RAM

Monitor de 15”

Windows XP

1 Computadora de Escritorio

Ensamblada Pentium 4 a 2.0 GHZ

Disco Duro de 120 GB

1Gb de RAM

Monitor de 17”

Windows XP


En base a la relación de equipos con los que cuenta la escuela primaria,

podemos determinar que es viable implementar un sistema como el que nos

ocupa, debido a que éste consume mínimos recursos en su desempeño, por tanto,

15

no se requieren equipos con grandes capacidades para ejecutarlo, así que

tampoco hay la necesidad de adquirir equipos nuevos.

2.2.2 Factibilidad operativa

El segundo aspecto que se tomó en cuenta en el estudio de factibilidad, es

el operativo, el cual nos permitió determinar si el personal cuenta con la

capacitación adecuada para el manejo de sistemas informáticos, para tal efecto,

se les preguntó a los encargados de la dirección, servicios escolares y también a

los maestros si sabían usar la computadora, respondiendo que ya habían llevado

un curso de programas multimedia cuando les instalaron los equipos enciclomedia

que les da la Secretaría de Educación, por lo que no se resisten al cambio y al uso

de las computadoras.

Por lo anterior, también es factible la implementación del sistema de

automatización de procesos. Cabe mencionar, que independientemente de los

conocimientos que mostró el personal, nosotros también les brindaremos una

capacitación para el correcto manejo del sistema que se desarrollado, así como

también, éste cuenta con una interfaz amigable e intuitiva que puede llegar a guiar

por sí sola a quien vaya a trabajar con él.

2.2.3 Factibilidad económica

La forma en que actualmente se llevan a cabo los trámites académicos en

la escuela Benito Juárez García, más que ocasionar una pérdida de tipo

económica, lo que se pierde es tiempo, ya que todos los procesos se realizan

manualmente y de forma repetitiva en lugar de que sea de manera automatizada.

16

Por lo tanto, la implementación de este sistema, beneficiara en gran medida

el control y la fluidez de la información que se maneja, así como contribuirá en la

reducción de los tiempos dedicados a dichos trámites.

Debemos señalar también, que este sistema de automatización, es donado

por nosotros a la escuela primaria en comento, por tanto, la sociedad de padres de

familia y la escuela no tienen que realizar ningún tipo de gasto o aportación

económica.

17

2.3 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

2.3.1 Descripción de los procesos académicos que efectúa la escuela.

En este apartado, vamos a describir la manera en que se realizan los

procesos académicos que se pretenden automatizar con el sistema que

desarrollaremos.

Los principales procesos a automatizar son los de inscripción y

reinscripción, los cuales se llevan a cabo de una forma diferente a la que

comúnmente se realiza en una preparatoria o universidad, dado que aquí los datos

personales y socioeconómicos de los alumnos son registrados una vez que inician

las clases, y mayormente este proceso no es efectuado por el departamento de

servicios escolares, ya que prefieren darle esa tarea a los maestros que están al

frente de cada uno de los grupos, siendo ellos los que transcriben toda la

información a un extenso formato que concentra la información del grupo que le

corresponda. Estos procedimientos aplican para ambos procesos (inscripción y

reinscripción), como nos daremos cuenta más adelante.

A continuación se muestra más claramente los pasos que se siguen para

realizar los procesos de inscripción y reinscripción, en las tablas 2 y 3,

respectivamente.

18

Tabla 2. Procedimiento de registro (inscripción)

Paso No. Encargado Actividad

1 Servicios Escolares Proporciona a los maestros el formato de

registro de inscripción para los alumnos.

2 Profesores

Entrega a los alumnos el formato de

registro a cada uno de los alumnos para

que sus padres o tutores lo llenen.

3 Alumnos Entregan a los profesores el formato de

registro debidamente llenado.

4 Profesores

Transcriben el contenido de los formatos de

cada uno de los alumnos a un formato

general que concentra la información de

todo un grupo.


Tabla 3. Procedimiento de actualización de datos (reinscripción)

Paso No. Encargado Actividad

1 Servicios Escolares Proporciona a los maestros el formato de

registro de inscripción para los alumnos.

2 Profesores

Entrega a los alumnos el formato de

registro a cada uno de los alumnos para

que sus padres o tutores lo llenen.

3 Alumnos Entregan a los profesores el formato de

registro debidamente llenado.

4 Profesores

Transcriben el contenido de los formatos de

cada uno de los alumnos a un formato

general que concentra la información de

todo un grupo.


19

También, hay otros procedimientos un poco más sencillos que efectúan los

profesores pero que se incluyen en dos módulos adicionales del sistema en

cuestión, la misma escuela los llama movimientos y promovidos, el primero

consiste en las bajas de alumnos o bien alumnos que ingresen una vez ya iniciado

el periodo escolar; el segundo consiste en señalar que alumnos han sido

aprobados para pasar al grado escolar siguiente. A pesar de su sencillez son

datos importantes que los profesores deben tener en cuenta para un manejo

adecuado de sus alumnos.

2.4 ESTRUCTURA DE DATOS

2.4.1 Elementos que constituyen la información de los formatos de registro

A continuación, se da una breve descripción de los campos que integran el

formato de inscripción/reinscripción, que posteriormente llamaremos cédula.

Grado: Grado que esté cursando el alumno, de 1 a 6.

Grupo: Grupo al que fue asignado, a o b.

Turno: Turno asignado, matutino o vespertino.

Nombre: Nombre(s) del alumno, apellidos paterno y materno.

Fecha de Nacimiento: Fecha de nacimiento del alumno.

Edad: Edad del alumno.

CURP: CURP completa del alumno.

Sexo: Sexo del alumno.

Domicilio: Contempla calle, número, colonia, código postal, municipio y

estado.

Teléfono: Número telefónico del padre o tutor.

Email: Correo electrónico del padre o tutor, en caso de contar con él.

20

Situación:

Preescolar: Nombre de la escuela preescolar en la que estudió.

Nombre del padre y ocupación:

Nombre de la madre y ocupación:

Tutor y ocupación: En caso de tener tutor se anota el nombre del mismo y

su ocupación.

Domicilio: Dirección del tutor.

Viven juntos los padres: Especificar si los padres viven juntos o separados.

Madre soltera: Especificar si es madre soltera.

Hermanos: Se anota el número de hermanos.

¿Trabajas?: Indicar si el alumno trabaja.

¿Viajas de tu casa a la escuela?: Se indica si el alumno tiene que viajar de

su domicilio a la escuela.

¿Rentas?: Indicar con un sí o un no si la casa donde habitan es rentada.

¿Tienes Beca?: Se señala si el alumno cuenta con alguna beca.

El segundo formato que manejan es el que concentra de forma general la

información de los alumnos de cada grupo obtenida del formato anterior, los

profesores le llaman “sabana” y este nombre se le dio para el sistema. Este

formato aparte de contener los campos del anterior, también contempla tres

campos adicionales, los cuales son: movimientos, el cual tiene dos opciones alta o

baja del alumnos, según sea el caso; el segundo es promovido, se marca con una

“X” si el alumno ha aprobado el ciclo escolar; por último el campo de

observaciones, para señalar alguna en caso de haberlas y queda a criterio del

profesor asentarla.

21

Como podemos observar, los formatos son prácticamente idénticos, y

pueden llegar a generar un doble trabajo y un tratamiento de la información poco

apropiado, aspecto que se trata de solventar con la implementación del sistema

que nos ocupa.

2.5 DISEÑO DEL SISTEMA

2.5.1 Diccionario de datos

Recordemos que el tema de este documento es el análisis y diseño de un

sistema, ahora bien, en los subcapítulos anteriores, hemos descrito la forma en

que se realizan los procesos actualmente, los equipos con los que cuenta la

escuela primaria, determinamos la viabilidad de implementar un sistema de esta

naturaleza, así como los campos que integran los formatos utilizados, todo esto

constituye lo que sería la parte del análisis del sistema, ahora toca el turno de lo

que en informática se conoce como diseño del sistema, que es la parte donde

empezamos a dar forma a lo que será el sistema de automatización. Aquí,

elaboraremos el diccionario de datos, diseñaremos la base de datos y la interfaz

de usuario.

Empezamos con lo que se denomina diccionario de datos, que es el

conjunto de metadatos que contiene la características lógicas de los datos que

utilizaremos en el sistema que se programa, es decir, describiremos cada uno de

los campos utilizados en las tres tablas de la base de datos, elaborando una

pequeña ficha técnica de ellos, donde veremos valores como: el nombre del

elemento, descripción, tipo de dato, longitud, rango, valor por defecto, lista de

prefijos y otros detalles.

22

La importancia de elaborar algo como esto, es que al momento de empezar

la creación de la base de datos y sus campos en MySQL, ya tengamos definidas

las características de cada uno de los elementos que la constituirá, lo cual reduce

significativamente el riesgo a errores y por tanto modificaciones. Empezaremos

con la tabla de cédula la cual está compuesta por los componentes que se

mostraran a continuación:

Tabla 4. Campo de nombre de la escuela

Elemento: nombreescuela

Descripción: Nombre de la escuela

Tipo de dato text

Longitud 70

Rango N/A

Valor por defecto El nombre de la primaria a la que se está adscrito.

Otros detalles No hay que escribir el nombre, se selecciona de una lista.


Tabla 5. Campo de grado

Elemento: grado

Descripción: Grado en el que está inscrito, de 1ro a 6to.

Tipo de dato int

Longitud 1

Rango N/A

Valor por defecto 1

Otros detalles No hay que escribir, se selecciona de una lista.


23

Tabla 6. Campo de grupo

Elemento: grupo

Descripción: Grupo al que fue asignado el alumno, A o B.

Tipo de dato text

Longitud 1

Rango N/A

Valor por defecto 1



Tabla 7. Campo de turno

Elemento: turno

Descripción: Turno al que fue asignado el alumno, matutino o vespertino.

Tipo de dato text

Longitud 10

Rango N/A

Valor por defecto 1



Tabla 8. Campo de nombre

Elemento: nombre

Descripción: Nombre del alumno.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A

Valor por defecto En blanco

Otros detalles Anotar el o los nombres completos sin abreviaturas.


24

Tabla 09. Campo de apellido paterno

Elemento: apellidop

Descripción: Apellido paterno del alumno

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles Sin abreviaturas


Tabla 10. Campo de apellido materno

Elemento: apellidom

Descripción: Apellido paterno del alumno

Tipo de dato text

Longitud 1 caracter

Rango N/A

Valor por defecto 1

Otros detalles Sin abreviaturas


Tabla 11. Campo de fecha de nacimiento

Elemento: ferchanac

Descripción: Fecha de nacimiento del alumno

Tipo de dato date

Longitud 8

Rango N/A


Otros detalles Formato DD/MM/AA


25

Tabla 12. Campo de edad

Elemento: edad

Descripción: Edad del alumno

Tipo de dato int

Longitud 2

Rango N/A


Otros detalles


Tabla 13. Campo de CURP

Elemento: curp

Descripción: CURP del alumno

Tipo de dato text

Longitud 18

Rango N/A


Otros detalles


Tabla 14. Campo de sexo

Elemento: sexo

Descripción: Sexo del alumno. M para masculino y F para femenino

Tipo de dato text

Longitud 10

Rango N/A

Valor por defecto Masculino

Otros detalles Seleccionar de una lista


26

Tabla 15. Campo de calle

Elemento: calle

Descripción: Nombre de la calle únicamente.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles Pertenece al área de domicilio.


Tabla 16. Campo de número

Elemento: numero

Descripción: número de casa.

Tipo de dato text

Longitud 10

Rango N/A




Tabla 17. Campo de colonia

Elemento: colonia

Descripción: Nombre de la colonia.

Tipo de dato text

Longitud 50

Rango N/A




27

Tabla 18. Campo de código postal

Elemento: cp

Descripción: Código postal al que pertenece la dirección.

Tipo de dato text

Longitud 5

Rango N/A




Tabla 19. Campo de municipio

Elemento: municipio

Descripción: Nombre del municipio donde se localiza el domicilio.

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A


Otros detalles Pertenece al área de domicilio. Es una lista de selección.


Tabla 20. Campo de estado

Elemento: estado

Descripción: Estado de la republica donde está el domicilio

Tipo de dato text

Longitud 10

Rango N/A

Valor por defecto Tabasco



28

Tabla 21. Campo de teléfono

Elemento: telefono

Descripción: Número telefónico fijo de los padres o tutores

Tipo de dato int

Longitud 12

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 22. Campo de móvil

Elemento: movil

Descripción: Número telefónico móvil de los padres o tutores

Tipo de dato int

Longitud 12

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 23. Campo de email

Elemento: email

Descripción: Dirección de correo electrónico del padre o tutor. Opcional.

Tipo de dato text

Longitud 50

Rango N/A


Otros detalles -


29

Tabla 24. Campo de situación

Elemento: situacion

Descripción: Situación académica del alumno

Tipo de dato text

Longitud 15

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 25. Campo de preescolar

Elemento: preescolar

Descripción: Nombre de la institución donde estudió el preescolar.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 26. Campo de nombre del padre

Elemento: nombrepadre

Descripción: Nombre del padre del alumno

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles Se escribirá el nombre completo sin abreviaturas.


30

Tabla 27. Campo de nombre de la madre

Elemento: nombremadre

Descripción: Nombre de la madre del alumno.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A




Tabla 28. Campo de ocupación del padre

Elemento: ocupacionpadre

Descripción: Trabajo u ocupación del padre del alumno

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 29. Campo de ocupación de la madre

Elemento: ocupacionmadre

Descripción: Trabajo u ocupación de la madre del alumno.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles -


31

Tabla 30. Campo de nombre del tutor

Elemento: tutor

Descripción: Nombre del tutor del alumno.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A




Tabla 31. Campo de ocupación del tutor

Elemento: ocupacion3

Descripción: Trabajo u ocupación del alumno.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 32. Campo de domicilio del tutor

Elemento: domicilio

Descripción: Dirección completa del tutor del alumno

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A


Otros detalles -


32

Tabla 33. Campo de: ¿vive la madre?

Elemento: vive1

Descripción: Se contesta con un Sí o un No.

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A

Valor por defecto Sí

Otros detalles Lista de selección.

Fuente: Realizado durante la investigación

Tabla 34. Campo de: ¿vive el padre?

Elemento: vive2


Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A

Valor por defecto Sí



Tabla 35. Campo donde se indica si los padres viven separados.

Elemento: separados


Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A

Valor por defecto No



33

Tabla 36. Campo donde se señala si la madre del alumno es soltera.

Elemento: soltera

Descripción: Se contesta con un Sí o un No

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A




Tabla 37. Campo de número de hermanos del alumno

Elemento: hermanos

Descripción: Número de hermanos que tiene el alumno.

Tipo de dato int

Longitud 2

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 38. Campo de: ¿trabajas?

Elemento: trabajas

Descripción: Se indica si el alumno trabaja o no. (Sí o No)

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A




34

Tabla 39. Campo de ¿viajas de tu casa a la escuela?

Elemento: viaja

Descripción: Se indica con un Sí o No si el alumno tiene que viajar.

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A




Tabla 40. Campo de ¿rentas?

Elemento: rentas

Descripción: Se indica con un Sí o un No, si el alumno vive en casa de renta

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A




Tabla 41. Campo de ¿tienes beca?

Elemento: beca

Descripción: Se indica con si el alumno tiene o no beca.

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A




35

Tabla 42. Campo de movimientos

Elemento: movimientos

Descripción: Se indica si se trata de un alta o una baja. A o B.

Tipo de dato text

Longitud 5

Rango N/A




Tabla 43. Campo de promovido.

Elemento: promovido

Descripción: Se indica si el alumno pasó al grado siguiente. P o NP.

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A

Valor por defecto P

Otros detalles Casilla de verificación.


Tabla 44. Campo de observaciones

Elemento: observaciones

Descripción: Cualquier anotación que el profesor considera relevante.

Tipo de dato text

Longitud -

Rango N/A


Otros detalles -


36

Cabe mencionar que para la segunda tabla llamada inscripción, se repiten

algunos de los componentes de la primera, los cuales son: grado, grupo, año,

curp, apellidop (apellido paterno), apellidom (apellido materno), nombre, sexo,

ingreso, repetidores, preescolar, edad, tutor, profesión y domicilio, conservando

las mismas características.

Se integró un módulo para capturar los datos de la escuela primaria, datos

que una vez cargados al sistema pueden ser impresos en una ficha en formato

PDF para que se anexe a la carpeta que manejan los profesores, donde también

se integra el formato llamado sabana, conteniendo toda la información de un grupo

en particular.

Para dicho módulo se empleó una tabla más en la base de datos a la cual

llamamos “escuela”, conteniendo campos como: nombre de la escuela, director en

curso, periodo, dirección, tipo de organización, ya sea completa o mediana, turno

matutino o vespertino, según sea el caso, número de sector y zona a la que

pertenece, así como la clave de registro de escuela. El diccionario de datos de

esta tabla, tiene las características descritas en las tablas 45 a la 58.

Tabla 45. Campo de nombre de la escuela

Elemento: escuela

Descripción: Nombre de la escuela primaria.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles Capturar nombre completo sin abreviaturas.


37

Tabla 46. Campo de director

Elemento: director

Descripción: Nombre completo del director en curso.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles Capturar nombre completo sin abreviaturas.


Tabla 47. Campo de periodo

Elemento: periodo

Descripción: Periodo escolar en curso.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 48. Campo de calle

Elemento: calle

Descripción: Nombre de la calle donde se ubica la primaria.

Tipo de dato text

Longitud 100

Rango N/A


Otros detalles Pertenece a la sección de dirección


38

Tabla 49. Campo de número

Elemento: numero

Descripción: Número donde se ubica la primaria.

Tipo de dato text

Longitud 5

Rango N/A


Otros detalles No se manejará en formato int.


Tabla 50. Campo de código postal

Elemento: cp

Descripción: Código postal donde se ubica la primaria.

Tipo de dato int

Longitud 6

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 51. Campo de colonia

Elemento: colonia

Descripción: Colonia donde se ubica la primaria.

Tipo de dato text

Longitud 50

Rango N/A


Otros detalles


39

Tabla 52. Campo de municipio

Elemento: municipio

Descripción: Municipio donde se ubica la primaria.

Tipo de dato text

Longitud 50

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 53. Campo de estado

Elemento: estado

Descripción: Estado donde se ubica la primaria.

Tipo de dato text

Longitud 50

Rango N/A


Otros detalles -


Tabla 54. Campo de tipo de organización

Elemento: organizacion

Descripción: Tipo de organización de la escuela. Completa o incompleta

Tipo de dato text

Longitud 10

Rango N/A


Otros detalles Se selecciona de una lista.


40

Tabla 55. Campo de turno

Elemento: turno

Descripción: Turno por el que recibe la escuela su nombre.

Tipo de dato text

Longitud 10

Rango N/A


Otros detalles Se selecciona de una lista. Matutino o Vespertino.


Tabla 56. Campo de sector

Elemento: sector

Descripción: Sector al que pertenece la escuela.

Tipo de dato text

Longitud 50

Rango N/A


Otros detalles


Tabla 57. Campo de zona

Elemento: zona

Descripción: Número de zona a la que pertenece la escuela.

Tipo de dato text

Longitud 50

Rango N/A


Otros detalles


41

Tabla 58. Campo de clave

Elemento: clave

Descripción: Clave asignada a la escuela.

Tipo de dato text

Longitud 50

Rango N/A


Otros detalles


2.5.2 Base de datos.

Posteriormente, elaboramos la base de datos, fundamental para el

alojamiento de toda la información que será ingresada al sistema. Señalaremos

los nombres de las tablas que contiene la misma, así como los nombres que

recibieron los campos en cada una de ellas, ya que son diferentes a los nombres

que reciben en la interfaz de usuario o en los formatos generados, debido a que

deben ser más cortos para un manejo más cómodo de todos los datos. La base de

datos está compuesta por tres tablas, las cuales se llaman cédula, escuela e

inscripción, tal como se muestra en la ilustración 2.

Ilustración 2. Tablas que componen la base de datos.


42

A su vez, cada una de esas tablas está compuesta por diferentes campos,

los cuales mostraremos en las ilustraciones 3, 4 y 5, cabe recordar que dichos

campos ya fueron descritos con anterioridad en el diccionario de datos, eh ahí la

importancia de éste, para la implementación de una base de datos.

Ilustración 3. Estructura de la tabla “cédula” de la base de datos.


43

Ilustración 4. Estructura de la tabla “escuela” de la base de datos.


Ilustración 5. Estructura de la tabla “inscripción” de la base de datos.


44

2.5.3 Interfaz de usuario.

Así como el diccionario de datos ayuda en la elaboración de la base de

datos para nuestro sistema, éste también contribuye para el diseño de la interfaz,

ya que nos guía en la forma que deberán llevar los campos para el ingreso de los

datos, indicando si serán campos de texto, de fechas, de números enteros, o bien

listas de selección.

Ahora veamos la forma en que se diseñó la interfaz de usuario, la cual

tratamos de hacer lo más amigable posible para el usuario final, mediante el

empleo de íconos descriptivos, como botones para acceder a los módulos y para

efectuar las operaciones requeridas.

Por lo anterior y a su vez, para tener una idea más clara del funcionamiento

del sistema, no sólo describiremos la interfaz, también daremos una breve

explicación de la manera en que se interactúa con los módulos del mismo.

En la pantalla principal, podemos ver y tener acceso a los tres módulos del

sistema (escuelas primarias, alumnado de las escuelas y formatos), tal como se

muestra en la ilustración 6. El primero es para registrar a la escuela primaria

correspondiente, ya que como mencionamos anteriormente es necesario registrar

esos datos para posteriormente incluirlos en los reportes que generará el sistema.

El segundo módulo (ilustración 7), corresponde al registro de datos de los

alumnos, tanto en su inscripción como reinscripción, así como movimientos y

promociones, esto a través de cuatro botones para acceder a cada una de esas

instancias, al primero lo nombramos inscripción, que nos envía a lo que es la

pantalla de la cédula de registro de los alumnos (ilustración 8), donde los

profesores efectuarán la captura de la información concerniente a cada uno de sus

alumnos.

45

Ilustración 6. Pantalla principal del sistema, con sus 3 módulos.


Ilustración 7. Módulo para registrar y actualizar los datos.


46

Ilustración 8. Pantalla de cédula de registro de los alumnos.


El segundo botón es llamado actualización de datos que nos envía a una

variante de la cédula de registro de alumnos (ilustración 9), que es lo que será la

reinscripción, solo que para efectos del sistema se le nombró de esta manera, ya

que lo que se pretende es que sea solamente eso, una actualización de los datos

de los alumnos inscritos previamente, ahorrando el trabajo de registrar

nuevamente a todo el alumnado de la escuela primaria. El tercer botón es el de

movimientos, este nos remite a una pantalla en la que los profesores introducirán

la CURP del alumno al que vayan a efectuar el movimiento correspondiente y el

sistema le desplegará los resultados (ilustración 10).

Para terminar con el módulo de registro de alumnos, tenemos el botón de

promovidos, el cual nos lleva a una pantalla donde filtramos el grado y grupo de

alumnos con los que deseamos trabajar (ilustración 11), mostrándonos una lista

de ellos y solamente hay que seleccionar los promovidos y quedarán marcados en

el concentrado general que posteriormente se genera en formato PDF.

47

Ilustración 9. Módulo para registrar y actualizar los datos.


Ilustración 10. Módulo para registrar los movimientos de alumnos.


48

Ilustración 11. Módulo para registrar los alumnos promovidos.


En la parte inferior de la pantalla principal, tenemos el apartado de

formatos, aquí se tiene acceso al formato de cédula y a la sábana resumen a

través de dos botones con íconos de impresora. Éste apartado funciona de la

siguiente manera: en primera tenemos lo que es la cédula, la cual es la ficha de

inscripción de los alumnos, donde registran sus datos y un pequeño estudio

socioeconómico como se mencionó en subcapítulos anteriores, para imprimir

dicha cédula y proporcionársela a los alumnos, el profesor selecciona la escuela,

el grado, el grupo y el turno y oprime el ícono de impresión para que el sistema

generé en formato PDF dicha cédula e imprima la cantidad que necesite, de

acuerdo al número de alumnos en su grupo (ilustración 12). El segundo botón, nos

lleva a una pantalla donde tenemos un menú con listas de selección (ilustración

13), donde se indican los campos de escuela, grado, grupo y turno, para

posteriormente nos sea presentado en PDF la sábana resumen conteniendo todos

los datos que describimos en el subcapítulo 2.4.1. Como podemos ver

pertenecen a un grado y grupo de una escuela en especial, así de esta manera,

49

no sólo la información es visible para los profesores y la dirección de la escuela,

sino también para la supervisión de zona escolar.

Ilustración 12. Menú de listas de selección para imprimir la sábana.


Ilustración 13. Menú de listas de selección para imprimir la sábana.


50

Para concluir con lo que respecta la interfaz de usuario de nuestro sistema

de automatización, en cada uno de los tres módulos del sistema, el de escuelas

primarias, el de alumnado y el de formatos, tenemos un menú de ayuda

(ilustración 14), en el cual se explica de manera simple y con capturas de pantalla

la forma en que se debe trabajar con el sistema (ilustración 15), esto para que los

maestros puedan consultar cuando tengan alguna duda.

Ilustración 14. Iconos para acceder al menú ayuda.


51

Ilustración 15. Menú ayuda del apartado de inscripción.


Después de haber concluido con la elaboración de todos los elementos que

mencionamos durante este subcapítulo, estamos en condiciones para hacer las

pruebas preliminares y poner en funcionamiento el sistema de automatización de

procesos en la escuela primaria Benito Juárez García.

Capítulo III

Consideraciones Finales

53

III. CONSIDERACIONES FINALES

La presente investigación, no pretende concluir con el tema de la

automatización de procesos en una Escuela Primaria ni solamente enfocarse a

ello, sino mostrar una de las tantas aplicaciones de las tecnologías de la

información con las cuales contamos en la actualidad y que día a día van

avanzando y son adoptadas por todo tipo de organizaciones o empresas del

sector público y privado en el mundo.

El hecho de que una escuela de educación básica de nuestro estado y en

particular del municipio de Cárdenas, haya visto en la tecnología la oportunidad de

ser una escuela de primer nivel y líder en la implementación de sistemas de

automatización, afirma que la tecnología de la información ya no es algo distante,

sino que está al alcance de todos.

La hipótesis de nuestra tesis ha sido que: A mayor automatización de los

procesos en el departamento de servicios escolares, menor será el tiempo que

tomará realizar las tareas correspondientes y se evitarán errores en dicho proceso.

Para aprobar dicha hipótesis, se establece que con la realización

automática de procesos que realice un departamento o una empresa en general,

se obtendrán siempre beneficios en el ahorro de tiempo, dinero, esfuerzo y

ayudará a la toma de decisiones oportuna, ya que el software diseñado para la

Escuela Primaria, mantendrá siempre la información actualizada a la vista de

todos los interesados en la misma, desde las personas que capturan dicha

54

información, pasando por los jefes inmediatos de los departamentos hasta la

directiva de la empresa o institución según sea el caso, brindando un mejor

servicio a sus clientes, ya que estos, no tendrán que pasar por largos trámites.

Es interesante hacer notar que la visión que tuvo una sola persona, ha

evolucionado para siempre la forma en que se llevaban a cabo las actividades en

la escuela señalada, y que ha servido de influencia para muchas otras que se

encuentran en nuestro municipio, por lo que no dudamos que este proyecto sea

adoptado por otros municipios o estados en un futuro cercano.

55

CONCLUSIONES

Durante el transcurso de esta investigación tuvimos la oportunidad de

contribuir a solventar las dificultades que tenía la Escuela Primaria Benito Juárez

García en sus trámites académicos, conociendo sus debilidades y haciendo uso

de sus fortalezas para poder implementar de manera exitosa un sistema

informático de automatización de procesos.

Con esto, nos queda claro que un sistema de esta naturaleza ya no es

solamente de las grandes industrias o del sector privado, sino que también es

conveniente su implementación en instituciones educativas de cualquier nivel, ya

que siempre tendrán un departamento o algún proceso que requiera algo como

esto, siendo el caso de esta escuela primaria que a pesar de no contar con

muchos departamentos o procesos, los pocos que tiene los quiso realizar de una

manera más adecuada y ahorrar tiempo mientras los efectúan.

Es importante mencionar, que nada de esto hubiese sido posible, sin la

visión que tuvo la Profesora Ana María Triana, que sin ser directora de la escuela

mencionada, se dio cuenta de las necesidades que tenían y que perdían tiempo

registrando a los alumnos y empezó a buscar la manera de que estas actividades

fueran más simples, por lo que se puso en contacto con nosotros para encontrar

una solución que se ajustará a la medida de las necesidades planteadas y

posteriormente convocó a una junta de profesores para presentarles tanto a ellos

como a la dirección nuestra novedosa propuesta, haciéndoles ver las carencias

que tiene el hacer las cosas manualmente y los beneficios de la implementación

de un sistema como el que nos ocupa en esta investigación, motivando a sus

56

compañeros a adoptar las nuevas tecnologías para ayudarse en esas tareas, así

como lo han hecho con los equipos enciclomedia para el proceso de enseñanza-

aprendizaje. Esto nos ha enseñado que no se necesita ser el generante de una

empresa para poder darnos cuenta de las necesidades de la misma, y sobre todo

para proponer soluciones o innovaciones a las tareas que en ella se realizan.

Para concluir, podemos decir que nuestra hipótesis planteada al inicio de

este documento, ha sido comprobada satisfactoriamente, ya que cumplimos con el

objetivo de todo sistema de automatización de procesos, el cual es simplificar las

actividades que realice el usuario, en este caso la Escuela Primaria Benito Juárez

García, haciendo más ameno el trabajo de los profesores y del Departamento de

Servicios Escolares.

57

BIBLIOGRAFÍA

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Van Lancker, L., (2009). HTML, Dominar el Código Fuente. Barcelona: Ediciones

ENI.

ANEXOS

Anexo 1. Cédula del alumno, para el registro de los datos personales y el

estudio socioeconómico del alumno.

Anexo 2. Sábana resumen, donde se muestran los datos de todos los

alumnos de un grado, grupo y turno en específico.

Anexo 3. Manual de calidad (M-CCA-01), manual de calidad de la escuela

primaria que contiene misión, visión, objetivos y antecedentes.

Documents

Sistema de automatización de procesos academicos de la escuela primaria Benito Juarez