Embed Size (px)
Citation preview
Sistema Integrado de
Conservación E.S.E Hospital San Rafael
Gestión Documental
1
SISTEMA INTEGRADO DE
CONSERVACIÓN
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL
SAN RAFAEL DE GIRARDOTA
Realizado por: Alexandra Valencia Flórez
Técnica Administrativa Gestión Documental
E.S.E Hospital San Rafael
Girardota, Antioquia
2020
2
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................3
OBJETIVO GENERAL ...........................................................................................................5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..............................................................................................5
ALCANCE ..........................................................................................................................5
GLOSARIO ............................................................................................................................6
PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL .......................................................................9
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ............................................................................9
PROGRAMAS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN ........................... 13
1. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ........................................ 13
2. PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE
ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICAS. ...................................................... 15
3. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN,
DESRATIZACIÓN Y DESINSECTACIÓN DE LOS DEPÓSITOS Y DOCUMENTOS. .... 17
4. PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES ...... 19
5. PROGRAMA PREVENCION DE EMERGENCIAS Y ATENCION DE DESASTRES . 21
6. PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN ................................................................................................................ 23
ACTUALIZACIÓN ................................................................................................................ 25
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 26
3
INTRODUCCIÓN
La Empresa Social del Estado Hospital San Rafael del municipio de Girardota,
Antioquia es una entidad creada hace más de 100 años con el fin de prestar los
servicios de salud a la comunidad en general que requiera atención médica o de
algunos de los servicios de primer nivel de complejidad que se pueden prestar dentro
de sus instalaciones.
Es por este motivo que el hospital conformó su archivo de historias clínicas con el fin
de resguardar la información de los usuarios como resultado de las atenciones que se
le prestaron a cada uno de ellos y disponerlas para una posterior consulta tanto de los
usuarios como de las entidades a las cuales están asegurados para posteriores
trámites. Dentro del archivo de historias clínicas encontramos una información muy
importante las cuales son llamadas “informes técnicos de necropsias” documentación
de vital importancia para la investigación, la ciencia y la cultura y es necesario la
creación de pautas que garanticen su conservación a lo largo del tiempo.
La conservación documental se define como el conjunto de estrategias y técnicas
específicas para garantizar la integridad física de los documentos que almacena un
archivo, esta puede ser preventiva o directa. Para la disciplina Archivística la
conservación es muy esencial ya que al aplicar estas medidas se garantiza la
durabilidad de la información por el tiempo que sea necesario resguardarlo dentro de
los depósitos de archivo. .
El siguiente trabajo presenta el desarrollo de un Diagnóstico Integral de Archivos, el
cual se aplicó a los depósitos de archivo en los cuales se encuentran almacenados
todos los documentos que se encuentran en el archivo central y las historias clínicas
en sus diferentes fases del ciclo vital de los documentos; se analizaron aspectos como
las unidades de conservación y el entorno que lo rodea con el fin de verificar agentes
que incrementan el deterioro de los documentos y que pueden llegar a presentar un
peligro para la documentación y su conservación a largo plazo, después de esto y con
los resultados encontrados, se procede a elaborar un Sistema Integrado de
Conservación Documental que está constituido por medio del acuerdo 006 de 2014,
definido como un Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación,
acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de
Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos,
independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional
de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su período de
vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa del ciclo vital.
4
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN RAFAEL DE GIRARDOTA
El sistema integrado de conservación funciona como un instrumento archivístico de
planeación que contiene un conjunto de actividades y procesos de preservación y
conservación preventiva, diseñados de manera estratégica de acuerdo con los
requerimientos establecidos por la institución., con el objetivo de garantizar la
integridad física y funcional de los soportes. De acuerdo son su definición , Un Sistema
Integrado de Conservación es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos
y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto
de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo
de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,
conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o
recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa
de su ciclo vital. (Acuerdo AGN 006 del 15 de Octubre de 2014)
De acuerdo con lo anterior, el Sistema Integrado de Conservación de la Empresa
Social del Estado Hospital San Rafael de Girardota, está conformado por los
siguientes programas:
Programa de capacitación y sensibilización
Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e
instalaciones físicas.
Programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización y
desinsectación de los depósitos y documentos.
Programa de monitoreo y control de factores ambientales
Programa de almacenamiento y realmacenamiento de la información.
Programa de digitalización de los documentos
5
OBJETIVO GENERAL
Elaborar un sistema integrado de conservación para el archivo de la Empresa Social
del Estado Hospital San Rafael del municipio de Girardota, Antioquia con el fin de
formular estrategias que permitan mejorar las condiciones de almacenamiento de los
documentos, garantizando su perdurabilidad en el tiempo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Identificar los principales factores y agentes de deterioro que se estén
presentando en los documentos del archivo.
● Analizar los posibles factores de riesgo que provocan el mal estado de la
documentación, como también el espacio, las instalaciones donde está ubicado
el archivo.
● Establecer estrategias, medidas de prevención y conservación documental
para evitar el deterioro de los documentos del Archivo e igualmente garantizar
la adecuada conservación de los documentos en el lugar de almacenamiento.
ALCANCE
Inicia con la elaboración de un diagnóstico que nos permita determinar el estado actual
de los documentos que se encuentran almacenados en el archivo de la Empresa
Social del Estado Hospital San Rafael de Girardota y termina con la formulación de
estrategias que permitan garantizar la adecuada conservación de los documentos a
lo largo del tiempo.
Aplica para los documentos que se encuentran almacenados en el archivo del hospital
y demás documentos que se producen diariamente en la prestación de servicios de
salud.
6
GLOSARIO
Administración de Archivos: son operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.
Biodeterioro: cambio no deseado en las propiedades de los materiales de
archivo B por la acción de organismos tales como hongos y bacterias.
Carga de Polvo: peso de material particulado que se deposita en una unidad
de área y unidad de tiempo. Carga Microbiana: Número de unidades
Formadoras de Colonias (U.F.C.) de microorganismos (Hongos y bacterias)
presentes en un volumen (m³) de aire analizado.
Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales
directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como
la humedad, la luz, la temperatura y la polución.
Conservación Documental: conjunto de medidas de conservación preventiva
y conservación - restauraciones adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos análogos de archivo.
Conservación Preventiva: se refiere al conjunto de políticas, estrategias y
medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral,
dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes
y, en lo posible, las intervenciones de conservación - restauración. Comprende
actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio
documental.
Desinfección: eliminación de gérmenes que infectan o pueden provocar una
D infección en un lugar.
Desinsectación: Eliminación de insectos que afectan los soportes
documentales, especialmente el papel y cartón.
Desratización: Eliminación de roedores.
Depósito de Archivo: espacio destinado al almacenamiento ordenado y
conservación de los fondos documentales que se custodian en el archivo de
una entidad. La capacidad, dotación y muebles, deben corresponder al
volumen y las características físicas de los documentos, así como a su servicio.
7
Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la
conservación de los documentos de archivo.
Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación.
Factores de Deterioro: sistemas con capacidad de inducir cambios en las
características propias a la naturaleza de los materiales, son denominados
también causas de deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales.
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Humedad Relativa: Es la relación porcentual entre la cantidad de vapor de
agua real que contiene el aire en un volumen determinado y la que necesitaría
contener para saturarse a una misma temperatura.
Indicadores de Deterioro: Todas aquellas manifestaciones mediante las
cuales se puede determinar o deducir los procesos deteriorantes.
Limpieza Documental: Eliminación mecánica de todo material particulado
(polvo, L hollín, entre otros.) que se deposita sobre la superficie de la unidad
documental.
Mantenimiento Preventivo: Conjunto de medidas para mitigar las causas de
un M problema potencial u otra situación no deseable.
Monitoreo ambiental: Realizar mediciones periódicas de parámetros físicos y
microbiológicos en un área determinada.
Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a
los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el
tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico
de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.
Saneamiento ambiental: Proceso establecido para reducir la carga
microbiana ambiental, garantizar un espacio salubre y evitar procesos
8
posteriores de biodeterioro en la documentación mediante la aplicación de
sustancias activas, aplicadas por medio de diferentes métodos con el objeto de
destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un control sobre
organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de la
documentación y de enfermedades al personal que labora en la entidad.
Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas,
estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y
preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de
gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar
el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del
medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales
como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su
gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
9
PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO
El Informe diagnóstico documental es el resultado de la aplicación de una serie de
preguntas propuesta por el Archivo General de la Nación, con el fin de verificar el
estado actual no sólo de los documentos que hacen parte del archivo sino también de
los depósitos en general, a continuación se relacionan los resultados obtenidos:
Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo, Administración del
archivo y Servicios que presta el archivo.
El presente diagnóstico se realiza en la Empresa Social del Estado Hospital San
Rafael, ubicado en el Municipio de Girardota Antioquia, institución pública de primer
nivel de complejidad, encargada de prestar servicios de salud con calidad a la
población del municipio y demás usuarios que los requieran
La institución posee un organigrama que representa por un lado los servicios que se
prestan a la comunidad (Servicio de Información, Atención Ambulatoria, Apoyo
Diagnóstico e Internación) y por el otro las oficinas que sirven de apoyo al desarrollo
de la misión (Financiera, Logística, Sistemas de Información y Talento Humano).
Actualmente, la representante legal o gerente de la E.S.E. es la señora Martha María
Vásquez Correa, odontóloga que asumió la dirección de ésta entidad desde hace seis
(6) meses, con el fin de convertirla en la mejor opción en la atención en salud del
municipio y acreditarla en estándares superiores de Calidad. Hablando propiamente
del Archivo, en el Hospital se encuentra dividido por dos características: Archivo de
Historias Clínicas y Archivo Administrativo que conjuntamente crean el área de
Gestión Documental. El archivo se puede categorizar como centralizado y toda la
producción documental se encuentra regulada por las políticas impartidas por la
persona responsable del archivo, de acuerdo con las políticas institucionales dictadas
por la alta gerencia.
La persona encargada del archivo, tecnóloga en Gestión Documental egresada del
Sena en el año 2013 y quien actualmente se encuentra en octavo semestre de
pregrado en Archivística. Tiene a su cargo siete (2) personas, una auxiliar
administrativa de planta quien se encarga de prestar sus servicios en el archivo clínico
y la segunda apoya en la ventanilla única la radicación de comunicaciones. Las
funciones generales que se deben realizar, según el manual de funciones son:
10
Continuar con la implementación de las Tablas de Retención Documental.
Actualizar las Tablas de Retención Documental-TRD cada que sea necesario.
Capacitar a todas las áreas de la institución en el adecuado funcionamiento de
las Tablas de Retención Documental-TRD.
Elaboración de la propuesta de Programa de Gestión Documental- PGD, para
presentarlo al Comité Interno de Archivo para su aprobación.
Cumplir con el Programa de Gestión Documental para la organización,
seguimiento, conservación y consulta de los documentos en el archivo central.
Dar continuidad a la elaboración del Inventario Único Documental en el Archivo
Central.
Atender todas las solicitudes, requerimientos de consulta y préstamos de
documentos.
Elaborar las guías, manuales, e instructivos que sean necesarios para el manejo
de los documentos.
Programar y realizar el Comité Interno de Archivo.
Determinar la radicación para los documentos.
Coordinar los depósitos de archivo.
El Archivo depende directamente de la Subdirección Administrativa y Financiera
según lo muestra el organigrama y es dirigida por la señora Verónica Bustamante, de
profesión odontóloga quien ocupa el cargo en la institución desde hace seis (6)
meses. En cuanto al presupuesto que la entidad determina anualmente para el área
no es muy claro, se presume que son aproximadamente $3.000.000 el cual está sujeto
a cambios debido a que se va invirtiendo según las necesidades que se presentan día
a día. Según el área de Bienes y Suministros, estos recursos se destinan
principalmente para la compra de insumos como cajas X200, carpetas desacificadas,
ganchos legajadores, perforadoras, lápices, lapiceros, marcadores, etc.
Existe un manual de Gestión Documental que se implementa en la institución
desde hace más de cuatro (4) años, en donde se establece y regula la producción
documental, especifica las características del papel y brinda modelos de documentos
para su elaboración. Además de esto se cuenta con un Reglamento Interno de Archivo
aprobado por el Comité Interno de Archivo y la gerencia con el fin de poder regular y
estandarizar el proceso. La E.S.E Hospital San Rafael de Girardota cuenta con Tablas
de Retención Documental-TRD aprobadas e implementadas desde el año 2011, pero
no cuentan con un instrumento que dé cuenta de la información de años anteriores ni
se ha realizado ningún tipo de Valoración Documental. El archivo presta servicios de:
Consulta a usuarios interno y externos.
Reprografía a usuarios interno y externos.
Asesorías a usuarios internos que necesiten acompañamiento en la
implementación de las Tablas de Retención Documental y elaboración de
inventarios documentales según lo establece la ley.
Digitalización de información a usuarios internos.
11
Condiciones del edificio, Nivel del archivo dentro del edificio, Instalaciones del
depósito, Prevención de desastres y mantenimiento.
En el hospital existen actualmente cuatro (4) depósitos que se han acondicionado
para el almacenamiento de los documentos, tres (3) de ellos se encuentran en la
planta baja y uno en el segundo piso en el área administrativa, tiene aproximadamente
un área de 200m2; sus instalaciones están en condiciones inadecuadas para el
almacenamiento de los documentos ya que presenta agrietamientos en el techo,
humedades, la electricidad está cerca de las tuberías.
Se observó en la estructura física y condición de los depósitos los siguientes
aspectos:
Las paredes presentan cerramiento en adobes y cemento, drywall y acrílico.
Las paredes están pintadas a base de agua.
El piso es plano, con baldosa.
No existe señalización dentro de los depósitos.
Poca presencia de extintores dentro del archivo. (Sólo en uno de los depósitos
hay cuatro (4), en los otros tres (3) no hay)
Poca ventilación natural y artificial: Se cuenta en dos depósitos con un
ventilador, el cual permanece prendido en sólo en horario laboral, en un depósito
hay tres ventanas, pero se encuentran selladas para prevenir el ingreso de
roedores.
La iluminación natural es baja y aunque se cuenta con lámparas, no son las
indicadas para garantizar la conservación de los documentos.
No hay detectores de incendios ni instrumentos que permitan realizar las
mediciones básicas en un depósito de archivo.
El cerramiento de las puertas no es el indicado, pueden ser abiertas con facilidad
y debido a que son en madera presentan un nivel grave de deterioro.
Los distintos soportes se encuentran almacenados bajo las mismas condiciones
de seguridad y nivel de conservación, lo que ha contribuido a que haya
documentos con presencia de hongos y múltiples condiciones que han afectado
su integridad.
El espacio es reducido para el gran volumen de documentación que existe en el
hospital, hay grandes riesgos debido a que las cajas se encuentran en el piso y en
estantería de madera convencional. Las condiciones de seguridad críticas y
cualquiera pueden acceder a los documentos si así lo quisieran. Es por esto que
diariamente se realiza un seguimiento a los depósitos con el fin de que se pueda
mitigar este riesgo. El gráfico que se muestra a continuación, ilustra las condiciones
de prevención y mantenimiento en el archivo:
12
Los diferentes soportes almacenados no están conservados adecuadamente de
acuerdo a sus características por lo que puede haber pérdida de información, sin
contar con los documentos ya deteriorados por deficiencia tanto en la estructura como
el almacenaje, debido al desbordamiento de soportes. Existe documentación en
contacto con el techo haciendo que estos tomen un color amarillento e incluso
se adhieran unos a otros, cajas saturadas, humedad en las paredes debido a que en
estos depósitos antes se encontraban duchas, lo que posibilita también la presencia
de otros agentes de deterioro de la información. .
La limpieza se realiza de forma mensual tanto al depósito como a la documentación,
este proceso se realiza en seco, usando una aspiradora con el fin que se realice de
manera eficaz, garantizando la limpieza de los documentos para que estos sean
conservados de la manera más apropiada retirando los agentes contaminantes que
causan el deterioro físico, ambiental y químico a los documentos, y a las instalaciones.
Para la prevención de desastres, el archivo se apoya en el comité de emergencia, el
cual es el encargado de diseñar planes y programas que garanticen la seguridad de
las personas y de la información en caso de presentarse posibles catástrofes.
13
PROGRAMAS PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
Para que el sistema funcione, es necesario plantear actividades que materialicen la
realización del mismo. Por este motivo se realiza a continuación la descripción de cada
uno de ellos:
1. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
OBJETIVO
Establecer los mecanismos y acciones que el personal debe implementar para el
correcto manejo, almacenamiento y preservación de los documentos que hacen parte
del archivo clínico del hospital.
ALCANCE
Directivos, auxiliares administrativos, personal asistencial, contratistas y usuarios del
archivo.
ACTIVIDADES
● Realización de jornadas de capacitación de forma trimestral, las cuales se
encuentran establecidas en el Plan Institucional de Capacitación-PIC, de
acuerdo enseñando al púbico objeto los siguientes temas en el campo
archivístico: Gestión Documental, Características de los soportes de archivo,
sistemas de depósito y almacenamiento de la documentación, manipulación de
la documentación, gestión del riesgo y salud ocupacional en los archivos,
servicios de archivo: préstamo, consulta y reprografía.
● Creación de campañas relativa a la conservación de los documentos en los
medios de comunicación existentes en el hospital: pantallas de los
computadores, intranet, televisores, boletín mensual virtual.
● Diseño y aplicación de encuesta que permita medir el impacto de las
capacitaciones realizadas para la programación de nuevas jornadas de
aprendizaje (aleatorias)
14
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD MES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Realización de jornadas de capacitación
de forma trimestral, las cuales se
encuentran establecidas en el Plan
Institucional de Capacitación-PIC
Creación y publicación de campañas
relativa a la conservación de los
documentos en los medios de
comunicación existentes en el hospital:
pantallas de los computadores, intranet,
televisores, boletín mensual virtual
Diseño y aplicación de encuesta que
permita medir el impacto de las
capacitaciones realizadas para la
programación de nuevas jornadas de
aprendizaje (aleatorias)
RECURSOS
RECURSOS DESCRIPCION CANTIDAD
HUMANOS Funcionario de archivo 1
TECNOLOGICOS
Equipo de cómputo con acceso a
internet 1
Televisores institucionales 4
RESPONSABLE: Funcionario de archivo
15
EVIDENCIA:
Diligenciamiento de formato de asistencia a capacitación en donde se
especifiquen los temas tratados. Ver anexo 1
Tabulación de encuestas
2. PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE
ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICAS.
OBJETIVO:
Determinar las condiciones adecuadas de las instalaciones físicas en las cuales se
encuentran almacenados los documentos con el fin de disminuir los riesgos asociados
a la conservación de la información independiente de su soporte.
ALCANCE
Aplica para todas las áreas en donde se encuentran ubicados los depósitos de archivo
de los documentos.
ACTIVIDADES
Revisión de los depósitos de archivo para verificar si cumple con las
condiciones de sismo resistencia, pisos, acabados y pintura.
Revisión de condiciones de humedades y entrada de luz al depósito de archivo.
Análisis del sistema de seguridad instalado en el archivo, es decir, verificar si
están funcionando correctamente: cámaras, detectores de humo y extintores.
Establecimiento de medidas correctivas como resultado del análisis realizado.
Lo anterior debe ser consignado en el formato de inspección de mantenimiento de
sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas para ser analizado.
ACTIVIDAD MES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Revisión de los depósitos de archivo
para verificar si cumple con las
condiciones de sismo resistencia, pisos,
acabados y pintura.
Revisión de condiciones de humedades
16
y entrada de luz al depósito de archivo.
Análisis del sistema de seguridad
instalado en el archivo, es decir, verificar
si están funcionando correctamente:
cámaras, detectores de humo y
extintores.
Establecimiento de medidas correctivas
como resultado del análisis realizado
RECURSOS
RECURSOS DESCRIPCION CANTIDAD
HUMANOS
Funcionario de archivo 2
Personal de mantenimiento 1
TECNOLOGICOS
Equipo de cómputo con acceso a
internet 1
Cámaras de seguridad 4
Detector de humo 4
Extintores 4
RESPONSABLE: Archivista y personal de mantenimiento del hospital
EVIDENCIA:
Diligenciamiento de formato de inspección de mantenimiento de sistemas de
almacenamiento e instalaciones físicas con su respectiva calificación y análisis. Ver
anexo 2
17
3. PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN,
DESRATIZACIÓN Y DESINSECTACIÓN DE LOS DEPÓSITOS Y
DOCUMENTOS.
OBJETIVO
Definir tareas que permitan mantener los elementos del medio ambiente, tanto las
condiciones naturales como los generados por el hombre, estableciendo condiciones
apropiadas para la conservación de los documentos y la mitigación de riesgo de
enfermedades en el personal.
ALCANCE:
Todas las áreas de archivo
ACTIVIDADES
● Identificar las fuentes de generación de polvo y suciedad en los espacios de
almacenamiento.
● Dotación al personal de los elementos básicos para la realización técnica de la
limpieza y desinfección: guantes de látex o plásticos de buen calibre adecuados
para la limpieza de espacios y estantería, una vez se presenten roturas en estos
deberán cambiarse; tapabocas o respiradores contra material particulado
desechables, preferiblemente los tipo bozal; bata u overol de manga larga,
cierre completo y puño ajustado para minimizar la exposición del cuerpo al
material particulado que se mueve durante las acciones de limpieza.
● Realización de limpieza de las estanterías de acuerdo con los parámetros
establecidos por el Archivo General de la Nación.
● Realización de limpieza de cada uno de los expedientes de archivo
● Fumigación de los depósitos de archivo
● Desratización de los depósitos
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD MES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Dotación al personal de los elementos
básicos para la realización técnica de la
limpieza y desinfección.
18
Identificar las fuentes de generación de
polvo y suciedad en los espacios de
almacenamiento.
Realización de limpieza de las
estanterías de acuerdo con los
parámetros establecidos por el Archivo
General de la Nación
Realización de limpieza de cada uno de
los expedientes de archivo
Fumigación de los depósitos de archivo
Desratización de los depósitos
RECURSOS:
RECURSOS DESCRIPCION CANTIDAD
HUMANOS
Funcionario de archivo 2
Personal de mantenimiento 1
Los demás asignados en el rubro de manteniendo para la fumigación y desratización
hospitalaria.
RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera, archivista, personal de
mantenimiento.
EVIDENCIA:
Formato de desinfección de depósitos y áreas de archivo. Ver anexo 3
Formato de saneamiento ambiental. Ver anexo 3.1
19
4. PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE FACTORES
AMBIENTALES
OBJETIVO:
Realizar un control de la temperatura y la humedad relativa de la documentación que
se tiene almacenada en el depósito del archivo central de la Empresa Social del
Estado Hospital San Rafael de Girardota, con el fin de evitar el deterioro que puedan
continuar teniendo los documentos por su poco control.
ALCANCE
Aplica para las áreas de archivo en las cuales se conserva, custodia y consulta la
información.
ACTIVIDADES
● Realizar la medición y registro diario de la temperatura y la humedad
● Medición de contaminantes atmosféricos
● Mejoramiento de las luminarias del archivo
● Mejoramiento de la ventilación en las áreas de archivo
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD MES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Realizar la medición y registro diario de
la temperatura y la humedad.
Medición de contaminantes
atmosféricos.
Mejoramiento de las luminarias del
archivo.
Mejoramiento de la ventilación en las
áreas de archivo
20
RECURSOS
RECURSOS DESCRIPCION CANTIDAD
HUMANOS
Funcionario de archivo 2
Personal de mantenimiento 1
TECNOLOGICOS
Equipo de cómputo con acceso a
internet 1
Instrumento de medición de
temperatura y humedad 2
RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera, archivista, personal de
mantenimiento.
EVIDENCIA:
Diligenciamiento formato y control de condiciones ambientales. Ver anexo 4
21
5. PROGRAMA PREVENCION DE EMERGENCIAS Y ATENCION DE
DESASTRES
OBJETIVO:
Orientar las acciones para prevención y mitigación de amenazas y los preparativos
para la atención de emergencias con el fin de reducir el riesgo así como una estrategia
de sostenibilidad de los archivos ante amenazas de origen animal o antrópicos.
ALCANCE:
Todas las áreas de archivo del hospital en donde se custodian y almacenan los
documentos del hospital.
ACTIVIDADES
● Establecer el mapa de riesgos para los archivos, es decir identificación de las
acciones encaminadas a prevenir emergencias y mitigar daños enmarcadas en
el Acuerdo 50/2000 proferido por el AGN. 2.
● Demarcar las rutas de evacuación de las diferentes áreas; así mismo, identificar
los sistemas de extinción de fuego, camilla, botiquín y silla de ruedas que serán
utilizados en caso de emergencias.
● Identificar los sistemas de extinción de fuego, camilla, botiquín y silla de ruedas
que serán utilizados en caso de emergencias
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD MES
1 2 3 4 5 6
Establecer el mapa de riesgos para los
archivos
Demarcar las rutas de evacuación de las
diferentes áreas de archivo
Identificar los sistemas de extinción de
fuego, camilla, botiquín y silla de ruedas
que serán utilizados en caso de
emergencias
22
RECURSOS
RECURSOS DESCRIPCION CANTIDAD
HUMANOS Funcionario de archivo 2
TECNOLOGICOS
Equipo de cómputo con acceso a
internet 1
Impresora 1
RESPONSABLE: Comité de emergencias, Grupo de Brigada de emergencias,
Funcionarios encargados de gestión documental.
EVIDENCIA:
Mapa de riesgo con énfasis en conservación documental. Ver anexo 5
23
6. PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
OBJETIVO:
Establecer las unidades de almacenamiento y conservación para los documentos de
acuerdo con las características de los soportes documentales de forma que se
garantice la protección y durabilidad de los documentos que se encuentran en el
archivo largo tiempo.
ALCANCE:
Todos los documentos que hacen parte de los expedientes de informes técnicos de
necropsia que se almacenan en el hospital.
ACTIVIDADES
● Identificar los documentos objeto de nuevo almacenamiento
● Gestionar la compra de los insumos necesarios para el almacenamiento de los
documentos
● Separación de los documentos respetando el principio de procedencia
● Retiro de material metálico que puedan tener los documentos
● Ubicación de los documentos en carpetas libre de ácido
● Asignación de signatura topográfica de los documentos
● Reubicación de las unidades de almacenamiento
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD MES
1 2 3 4 5 6
Identificar los documentos objeto de
nuevo almacenamiento
Gestionar la compra de los insumos
necesarios para el almacenamiento de
los documentos
Separación de los documentos
respetando el principio de procedencia
Retiro de material metálico que puedan
tener los documentos
Ubicación de los documentos en
carpetas libre de ácido
Asignación de signatura topográfica de
los documentos
24
Reubicación de las unidades de
almacenamiento
RECURSOS
RECURSOS DESCRIPCION CANTIDAD
HUMANOS Funcionario de archivo 2
TECNOLOGICOS
Equipo de cómputo con acceso a
internet 1
Impresora 1
RESPONSABLE: archivista, personal auxiliar de archivo
EVIDENCIA:
Evidencia fotográfica de cambio de unidades de conservación y almacenamiento
Inventario documental actualizado
25
ACTUALIZACIÓN
La actualización del Plan de Conservación de la Empresa Social del Estado Hospital
San Rafael del municipio de Girardota se realizará una vez se hayan cumplido las
fases de diseño e implementación, al finalizar la vigencia.
En esta fase, se debe verificar que los programas y las condiciones establecidas, se
hayan cumplido de acuerdo a lo planeado y en concordancia con el Plan Estratégico
Institucional, Plan de Acción, Plan Anual de Compras y en especial el Programa de
Gestión Documental, de lo contrario, se debe actualizar de acuerdo a las necesidades
detectadas.
26
BIBLIOGRAFÍA
Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2000.
Ley 1712. (6, marzo, 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se
dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2014.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. Acuerdo No. 006 de 2014.
Bogotá D.C., 2014.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. Acuerdo No. 008 de 2014.
Bogotá D.C., 2014.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000.
Bogotá D.C., 2000.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. Acuerdo No. 049 de 2000.
Bogotá D.C., 2000.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. Acuerdo No. 050 de 2000.
Bogotá D.C., 2000.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Norma técnica de
medición de archivos. Bogotá: ICONTEC, 2001.
NTC 5029 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Materiales
para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad.
Bogotá: ICONTEC, 2008.
NTC 5397 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Información
y documentación requisitos para el almacenamiento de material documental.
Bogotá: ICONTEC, 2012. NTC 5921
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. COLOMBIA. Guía para la elaboración
e implementación del Sistema Integrado de Conservación. Bogotá D.C., 2017.
