TALLER IDEA

AUDISIS LTDA. Auditores Consultores Gerenciales.

Capacitacin para el uso del software IDEA - Taller No 1

TALLER No.1

AUDITORA A CUENTAS POR COBRAR DE MORRAOS DE COLOMBIA UTILIZANDO SOFTWARE DE AUDITORA

INTRODUCCIN

Como parte de la visita final de auditora a la empresa Morraos de Colombia el Gerente de Auditora de R&H decidi utilizar IDEA para la auditora a Cuentas por cobrar por las siguientes razones:

Mejorar la calidad del trabajo de auditora,

Ser ms eficientes en el desarrollo de la auditora,

Dar valor agregado a los servicios de auditora.

Este taller cubre los tipos de pruebas que se pueden realizar con el uso de IDEA, con algunos ejemplos prcticos de cmo obtener los datos, cmo importarlos a IDEA y cmo desarrollar las pruebas.

Cuando se auditan Cuentas por Cobrar, el objetivo principal es formarse una opinin sobre la validez de las deudas. tems de inters especial son las facturas antiguas, las partidas que no cruzan con el balance general. Todas ellas pueden ser identificadas mediante la aplicacin de pruebas de excepcin.

Una de las pruebas clave es realizar confirmaciones seleccionando los correspondientes estados de cuenta y envindolos con una carta. Esto requiere informacin del maestro de clientes como: direccin y condiciones del crdito, junto con las transacciones realizadas.

Los datos de las Cuentas por cobrar se obtienen con frecuencia consultando los reportes de los estados de cuenta y llevndolos a IDEA. Se debe tener cuidado de verificar que se hayan producido estados para todas las cuentas, totalizando todos los items y comprobando que el total concuerda con la cuenta del control del Balance General.

En este taller se sugieren algunas pruebas para auditar un sistema de Cuentas por Cobrar. Las pruebas precisas que deban ser desarrolladas para un caso especfico dependern del sistema empleado y la disponibilidad de los datos.

OBJETIVO DEL TALLER.Al finalizar el taller, los participantes estarn en capacidad de:

a) Crear una carpeta de trabajo del cliente

b) Cargar los datos del cliente en IDEA.c) Conciliar datos con informacin externa

d) Establecer Estadsticas del Campo que otorgan un valioso anlisis inicial del archivo.

e) Creacin de Campos Virtuales.

f) Hacer Extraccin de Datos (sencillas y mltiples).

g) Hallar registros con omisiones y duplicados.

h) Realizar Anlisis por edades (por factura, fecha, valores).

i) Realizar sumarizacin de datos por campos clave.j) Realizar cruces de informacin con diferentes archivos.

k) Realizar muestreos aleatorios. l) Asegurar que las Cuentas por Cobrar, estn libres de errores significativos.

PARTE 1 Crear la carpeta de trabajo del cliente.

Especificar las propiedades del cliente.

Funcionalidades de IDEA a utilizar Establecer carpeta de trabajo Propiedades del proyecto (Nombre del proyecto, Periodo)

Desarrollo:

1.1. Crear una carpeta de trabajo por el explorador de windows, donde se ubicarn los archivos entregados por el cliente y se guardarn los archivos que se generen del procesamiento de los datos del cliente.

Nombre de la Carpeta de Trabajo: Cuentas por cobrar Nombre de los archivos que se cargarn en la carpeta: Transacccionesporcobrar y Clientes.1.2. Del men principal de IDEA, seleccionar la opcin Archivo. 1.3. Seguidamente seleccionar la opcin Establecer carpeta de trabajo, esta opcin muestra el directorio del computador, seleccionar la carpeta correspondiente y Abrir.

1.4. En pantalla se muestra una ventana de dialogo, donde solicita la informacin del nombre del Proyecto y el perodo que se va a procesar, ingresar esta informacin.

Proyecto: Cuentas Por Cobrar Periodo: Hasta 31 de Marzo de 2008 PARTE 2Importacin del Archivo Transacciones por Cobrar

Importar a IDEA el archivo de Datos Transaccionesporcobrar.xls para las pruebas.

Funcionalidades de IDEA a utilizar Importacin del archivo en formato Excel.

Uso de la ventana Base de Datos.

Determinar el nmero o cantidad de registros de la base de datos importada.

Seleccionar un campo de total de control para la Base de Datos.

Desarrollo:

2.1. Del men principal de IDEA, seleccionar la opcin Archivo. 2.2. Seleccionar la opcin Asistente de importacin/importar IDEA2.3. Seleccionar el formato del archivo a importar, Microsoft Excel

2.4. En la pantalla se muestra una ventana de dialogo. Hacer click en los tres puntos , se despliegan los archivos disponible para importar.2.5. Seleccionar el archivo correspondiente. Aqu debemos buscar la ruta de donde se cre nuestra carpeta de trabajo y seleccionar el archivo con el cual vamos a trabajar transacciones por cobrar.2.6. Seleccionado el archivo, retornar a la pantalla inicial, hacer clic en el botn Siguiente.2.7. Luego nos muestra una pantalla en donde nos pregunta si queremos importar mltiples Hojas, seleccionamos solo la hoja1 y hacemos click en el botn "siguiente".

2.8. En caso que el archivo tenga varias hojas (hoja electrnica), muestra los nombres de las hojas, para que se seleccione la hoja que se quiere importar. Seleccionar la hoja. 2.9. La pantalla despliega una ventana de dialogo, donde solicita un nombre para el archivo que se est importando, escribir Transacciones por cobrar. Marque la opcin - Primera fila son nombres de campos. Hacer click en el botn Aceptar.

PARTE 3Seleccionar un campo de total de Control, para verificar que los datos fueron importados correctamente. Hacer conciliacin con totales externos (de contabilidad por ejemplo).Funcionalidades de IDEA a utilizar

Aprender a especificar un campo total de control Examinar el archivo de cuentas por cobrar y familiarizarnos con los datos y con la pantalla de IDEA Determinar el nmero de registros de la base de datos. Confrontar la informacin para determinar que los datos son reales y verdicos.Desarrollo:

3.1. IDEA muestra el nmero de registros importados, en la parte inferior derecha de la pantalla.3.2 El espacio libre del disco para la carpeta de trabajo, en la parte inferior derecha de la pantalla.3.3 Hacer click en el botn Total de control y calcularlo para el campo VALORTOTAL.

3.4.El total de control debe coincidir con el total generado por el sistema de Cuentas por pagar. ($2.311.144,40).3.5.Ahora estamos listos para verificar que los datos han sido importados correctamente, y comenzar las pruebas de auditora.

PARTE 4Estadsticas de Campo. Verificar que los datos suministrados a la auditoria son los correctos y que han sido importados correctamente, antes de empezar las pruebas de auditoria. Conocer las Estadsticas para campos numricos que provee IDEA.

Conocer las Estadsticas para campos fecha.

Conocer las Estadsticas para campos hora.

Examinar el campo VALORTOTAL, para verificar si existen saldos crditos en las cuentas por cobrar.

Obtener una comprensin general de los rangos de valores de la Base de datos.

Destacar errores potenciales y reas de debilidad, para enfocar posibles investigaciones.

Examinar que los datos corresponden al periodo auditado.

Ver ayuda para conocer ms informacin de las estadsticas de campo.

4.1.Calcular el Valor Neto de Transacciones de cuentas por cobrar

Comprobacin de Clculos.

Calcular el valor neto de cada una de las cuentas por cobrar Funcionalidades de IDEA a utilizar.

Manejo de campos (campos virtuales)

Agregar campos virtuales

Vista de campo creado en la Base de Datos

Imprimir/ desplegar el formato de la base de datos

Cambiar nombres de campos en la Base de Datos

Desarrollo.

4.2. Active el archivo TransaccionesporCobrar

4.3. Para calcular el valor neto, la ecuacin es:

VALORTOTAL IMPUESTO1 IMPUESTO2

4.4. Para almacenar el valor neto, se debe crear una columna adicional. Para este fin seleccionamos del men de Datos, la opcin Manejo de campos.

4.5. Hacer click en el botn Agregar y digitar la siguiente informacin:

Nombre:NETO

Tipo

:Numrico Virtual

Longitud:No requiere

Decimales:2

Parmetro:

Descripcin:Valor Neto

4.6. Hacer click en el campo parmetro para cargar el editor de ecuaciones.

4.7. Construya la siguiente ecuacin:

VALORTOTAL IMPUESTO1 IMPUESTO2

4.8. Hacer click en Aceptar, para que se adicione este campo a la base de datos.

4.9. Observe que el campo NETO que s adiciono a la base de datos, tiene un color diferente a los campos originalmente importados, esto indica que es un campo virtual.

4.10. Estudie el log histrico que presenta la base de datos, para la adicin de este campo virtual.

PARTE 5PRUEBAS DE EXCEPCIN y LOG DE ACCIONES EJECUTADAS POR LA AUDITORIAFuncionalidades de IDEA a utilizar

Cmo realizar Extracciones de datos del archivo segn criterios de prueba especificados por el auditor - (Extraccin).

Reglas para ingresar criterios , clculos. (Editor de Ecuaciones)

Cmo ver y leer el registro historial (log histrico)

Desarrollo Pruebas de Excepcin.

El Archivo transaccionesporcobrar que se import a IDEA, puede estar presentando las siguientes situaciones:

5.1. El campo indicador de pago INDPAGO, puede contener una P, lo que significa que la cuenta ya fue pagada.

5.2. Es posible que la informacin que contiene el campo fecha de pago FECHAPAGO, sea posterior a la fecha de corte 31 de marzo de 2008.

5.3. Por lo anterior se requiere extraer nicamente los registros que no tengan en el indicador de pago una letra P, y aquellos en los que la fecha de pago no sea superior a marzo 31 de 2008. La ecuacin que satisface estas condiciones es:

INDPAGO P .AND. FECHAFACTURA < 20080401

5.4. Para que en el men principal se encuentren las opciones activadas debemos ubicarnos siempre sobre la solapa Base de datos.

5.5. Del men principal seleccionar la opcin Datos, de las opciones que presenta este men seleccionar la opcin Extraer Directa.

5.6. Borre el nombre de Archivo que trae por default, y cmbielo por cuentasmarzo31de2008.

5.7. Haga click en el botn de Editor de ecuaciones. Digite la ecuacin requerida.

5.8. Verifique que la sintaxis de la ecuacin sea correcta, con el icono A+ y luego haga click en el botn de validacin.

5.9. Hacer click en el botn Aceptar, para dar inicio a la extraccin.

5.10. El resultado de este proceso es la base de datos cuentasmarzo31de2008.

5.11. El log histrico de Acciones Ejecutadas por la Auditoria en IDEA.5.11.1. IDEA para Windows mantiene un log histrico de operaciones para cada base de datos. Estas operaciones no pueden ser modificadas, es recomendable imprimirlo al final de la auditora y conservarlo como soporte para los papeles de trabajo.

5.11.2. Alternativamente usted puede copiar este histrico y pegarlo en su informe de auditora.

5.11.3. Haga click en la pestaa Historial de la ventana de la Base de Datos. Note los detalles de la importacin del archivo, seleccione el total de control y de la extraccin que se realiz.

5.11.4. Despliegue cada uno de los nodos (utilice Vista Desplegar todo), muestre el cdigo IDEAScript e indique que este puede ser utilizado en una auditora posterior.

- Imprima el log histrico

- Incluya el log histrico en sus papeles de trabajo.

- Retorne a la Base de Datos haciendo click en DatosPARTE 6Extraer los 10 tems con cuentas ms altas por cobrar.

Funcionalidades de IDEA a utilizar Extraer datos de la Base de Datos.

Realizacin de extracciones mltiples.

Entender los beneficios de las extracciones mltiples

Desarrollo:6.1. Active la base de datos Cuentasmarzo31de2008

6.2. Del men Datos, seleccione la opcin Extracciones Extraccin de Registros Top.

6.3. En el campo habilitado para ingresar la cantidad de registros, digite 10.

6.4. Seleccin Tipo de extraccin: Registros Superiores

6.5. En la siguiente pestaa, selecciones registros superiores del campo VALOR TOTAL

6.6. Finalmente cambie el nombre del archivo de salida a Top 10 cuentas por cobrar y de clic en aceptar. PARTE 7Extraer las cuentas por cobrar con fecha de vencimiento antes del 31 de Diciembre de 2007.

Desarrollo:7.1. Active la base de datos Cuentasmarzo31de2008

7.2. Del men Datos, seleccione la opcin Extracciones Extraccin Indexada.

7.3. En la pestaa CAMPO, seleccione el campo FECHA VENCIMIENTO

7.4. Seleccione el operador menor 0

8.8. Hacer click en Borra criterio, para retornar a la base de datos completa.

8.9. Nota Tcnica:

8.9.1. Diferencias entre extracciones y criterios de presentacin8.9.2. La opcin de Criterio es similar a la funcin de Extraccin. La opcin de criterio no genera una base de datos, simplemente muestra por pantalla los registros que satisfacen el criterio.

PARTE 9DETECTAR OMISIONES O DUPLICADOS

Objetivo de la Prueba:Verificar si existen facturas duplicadas (repetidas)

Funcionalidades de IDEA a utilizar

Seleccionar campos para probar duplicados(repetidas)

Especificar un ndice

Ejecutar prueba para duplicados (repetidos)

Desarrollo:

9.1. Activar la base de datos Transacciones por Cobrar.

9.2. Del men principal de IDEA, seleccionar la opcin Anlisis, seleccionar la opcin Clave Duplicada, seleccionar Deteccin.

9.3. Aparece una ventana donde nos pide el nombre de archivo escribimos Facturas duplicadas.

9.4. Hacer click en el botn Clave e ingresar la siguiente informacin en la ventana Definir Clave:

Campo

Direccin

CLIENTE

Ascendente

FACTURA

Ascendente

9.5 Hacer click en el botn Aceptar. Analizar la informacin que presenta la nueva base de datos Facturas duplicadas. Escribir la conclusin.

PARTE 10.

ANLISIS DE CARTERA POR EDADES Objetivo de la Prueba:Producir el anlisis por edades, de las facturas pendientes de ser canceladas al final del ao, con el propsito de identificar el nmero de factura y el valor de las deudas ms antiguas y hacer las provisiones necesarias para posibles cuentas irrecuperables.

Funcionalidades de IDEA a utilizar

Realizar el anlisis por edades.

Vista de resultados, producto del anlisis por edades.

Ver y entender las opciones de la barra de herramientas de la vista de resultados.

Exportar los resultados a un reporte.

Imprimir el reporte

Desarrollo:

10.1. Active la base de datos Cuentasmarzo31de2008

10.2. Seleccione del men Anlisis, la opcin Antigedad.

10.3. En la pantalla, se despliega una ventana de dialogo, en la opcin Fecha de antigedad, hacer click en el botn , se despliega un calendario automtico, marcar con ms facilidad la fecha 2008/04/01.

10.4. En campo de antigedad, seleccionar FECHAFACTURA.

10.5. En campo para totalizar, seleccionar VALORTOTAL.

10.6. En intervalos de antigedad, mediante el uso de los botones establecer rangos de das de 31,60, 91 y 122. Para los intervalos 5 y 6, colocar cero (0).

10.7. No marcar la opcin Generar base de datos de antigedad detallada.

10.8. No marcar la opcin Generar base de datos totalizada por clave

10.9. Hacer click en el botn Aceptar

10.10. La pantalla muestra el resultado del anlisis por antigedad. Note que una nueva tabla se adiciona en la parte inferior de la pantalla, Antigedad.

10.11. El reporte de Antigedad, produce la siguiente informacin por cada intervalo:

a) Nmero de registros y porcentaje del total de nmero de registros

b) Valor dbito y porcentaje del total del valor dbito

c) Valor crdito y porcentaje del total del valor crdito

10.12. Es posible que una transaccin no est localizada en estos intervalos. Adicional a la informacin anterior, produce los siguientes datos:

a) Registros que estn por debajo del intervalo cero (0)

b) Registros que estn por encima del intervalo 122+

c) Totales por cada intervalo

10.13. Marque el botn ver el grfico de resultados. Hacer click en el botn Imprimir vista preliminar, para ver la pgina de impresin.

10.14. Retorne a la base de datos.

Nota Tcnica:

Cada vez que se abre una base de datos en IDEA, esta se hace en forma separada. Las vistas o tablas que puede incluir cada base de datos son:

a) Vista base de datos

b) Vista historia

c) Vista estadsticas de campo

d) Vista resultados

En el literal d) Vista resultados, se pueden tener las siguientes vistas:

a) Deteccin de Omisiones

b) Estratificacin

c) Sumarizacin

d) Antigedad

e) Generar Nmeros Aleatorios

f) Tabla Pivot

g) Muestreo por Unidad Monetaria

h) Muestreo Variables Clsicas

i) Ley de Benford

j) Graficar Datos

Se tiene acceso a estos resultados, haciendo click en cada vista. Estos resultados se pueden imprimir en cualquier momento.

PARTE 11.Analizar el Balance e Impuestos por cuenta.

Objetivo de la Prueba:

Calcular Valor total, Valor Neto e Impuestos por cliente, para verificar saldos por cliente

Funcionalidades de IDEA a utilizar.

Cmo sumarizar datos por una clave

Tipos de sumarizacin (rpida y normal)

Cmo crear una lista de tems nicos de una Base de Datos.Desarrollo.1.1 Active la base de datos Cuentasmarzo31de2008

1.2 Del men Anlisis, seleccionar la opcin Sumarizacin de campo, seleccionar la opcin Rpida.

1.3 Ingresar la siguiente informacin:Campo de Sumarizacin:CLIENTECampos para totalizar:VALORTOTAL, IMPUESTO1, IMPUESTO2 y

NETO

(Seleccionelos con shift)

Nombre del Archivo:Balance por cliente

1.4 Observe la base de datos resultado y analice los siguientes campos:

CLIENTE:

Lista el nmero de la cuenta del cliente

NUM_DE_REGS:

Nmero de registros por cliente

VALORTOTAL:Acumula los valores de VALORTOTAL por cuenta.

IMPUESTO1:

Acumula los valores de IMPUESTO1

Por cuenta.

IMPUESTO2:

Acumula los valores de IMPUESTO2

por cuenta.

NETO:

Acumula los valores resultantes por cuenta.

11.5. Ordenar la base de datos en forma secuencial descendente, crear un ndice utilizando el campo VALORTOTAL.

11.6. Hacer click en el botn ndice de la barra de operaciones, en el men principal por Datos- ndices.

11.7.Hacer click en la fila de Campo, y seleccionar el campo VALORTOTAL.

11.8.Hacer click en la fila de Direccin, y seleccionar la forma descendente.

11.9.Hacer click en el botn Aceptar. Analice la informacin que despliega.

11.10.Observe en la barra de herramientas, la informacin del ndice VALORTOTAL/D.

PARTE 12PRUEBAS DE COINCIDENCIA

Comparar los saldos con lmite de crdito

Objetivo de la Prueba:

Comparar los saldos por cliente con los lmites de crdito e informar excepciones.

Funcionalidades de IDEA a utilizar.

Cmo cruzar informacin de diferentes archivos.

Extraccin de datos segn reglas del negocio.

Desarrollo.

12.1. Activar la Base de datos Balance por cliente. Por el Men Archivo Unir Base de Datos

12.2. Seleccione de la tabla primaria los campos requeridos.

12.3. En la base de datos secundaria seleccione Clientes

12.4. Seleccione de la tabla secundaria el campo LIM_CREDITO.

12.5. En nombre de Archivo digite el nombre Clientes y limite de crdito

12.6. Presione el botn de Coincidencia y seleccione el campo cuenta de ambas tablas.

12.7. Acepte todos los registros en archivo primario, de clic en aceptar y revise el archivo de resultado

12.8. Ahora Extraer los registros de clientes donde el valor de su deuda es superior al lmite de crdito.

12.9. Active el archivo Clientes y limite de crdito. En el men Datos, Extraccin directa.

12.10. Cambie el nombre que trae por default y escriba Saldos superiores a lmite crdito.

12.11. Hacer click en el botn Editor de ecuaciones

12.12. Digite la expresin: VALORTOTAL_SUM > LIM_CREDITO12.13. Use el botn de Validar ecuacin, y verifique la sintaxis de la ecuacin.

12.14. Hacer click en el botn de Aceptar, para que se generen las extracciones.

PARTE 13.Muestreo ALEATORIO de Registros. Objetivo de la Prueba:Seleccionar una muestra de tems para confirmacin de saldos y otras pruebas que conduzcan a comprobar la validez de los datos. Funcionalidades de IDEA a utilizar.

Extraccin de una muestra de tems seleccionados al azar.

Cerrar una Base de Datos activa.

Utilizar el muestreo Aleatorio, tcnica de muestreo utilizada para cuentas dinmicas.

Desarrollo:

Estar seguros de que la base de datos activa es cuentasmarzo31de2008.

13.1. Del men principal seleccionar la opcin Muestreo, de las opciones que presenta este men, seleccionar la opcin Aleatorio.13.2. En la pantalla aparece una ventana de dialogo, donde solicita el nmero de registros a seleccionar, digite 20. Para las otras preguntas acepte el default que muestra la pantalla.13.3. Entre el nombre del Archivo: Cuentas a verificar13.4. Hacer click en el botn Aceptar13.5. Observe que en la nueva base de datos Cuentas a verificar, adicion un campo al final MUEST_NUMREG, este campo contiene la ubicacin del registro en el archivo original.13.6. Cierre la base de datos activa.13.7. Realizar el mismo ejercicio pero haciendo uso de la opcin MUESTREO SISTEMATICO. Utilizar como nombre del archivo Cuentas a verificar.13.8. Comparar los resultados entre las dos bases de datos resultados de los muestreos y analizar las diferencias.12 AUDITORIA INTEGRAL Y SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIN AUDISISServicios Especializados en Gestin de Riesgos, Seguridad y Auditoria de Sistemas

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