INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA JOS ANTONIO ANZOTEGUI ANACO- EDO.- ANZOTEGUI DEPARTAMENTO DE PASANTIA Y SEGUIMIENTO DE EGRESADOS

PROGRAMA PARA EL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE INVENTARIO DEL ALMACN DE LA FERRETERA Y MISCELANEAS COLNInforme de Pasantas para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad Administracin mencin Contadura.

Autor: Cumana Judetsy C.I: 17.786.842 Tutor Acadmico: Oscar Aponte Tutor Industrial: Oswaldo Lanza

Anaco, Octubre de 2011.

PROGRAMA PARA EL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE INVENTARIO DEL ALMACN DE LA FERRETERA Y MISCELANEOS COLN

Informe de Pasantas para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad Administracin mencin Contadura.

Autor: Cumana Judetsy C.I: 17.786.842 Tutor Acadmico: Oscar Aponte Tutor Industrial: Oswaldo Lanza

PERODO: Agosto- Octubre 2011.

Anaco, Octubre de 2011.

APROBACIN DEL JURADO

PROGRAMA PARA EL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE INVENTARIO DEL ALMACN DE LA FERRETERA Y MISCELANEOS COLN

Elaborado por: Cumana Judetsy

Trabajo de Pasanta aprobado en nombre del Instituto Universitario de Tecnologa Jos Antonio Anzotegui por el siguiente jurado, en el mes de Octubre.

_______________________ Oscar Aponte Tutor Acadmico

________________________ Jurado

_______________________ Jurado

V

DEDICATORIA A Dios Todopoderoso, por alumbrarme el camino a seguir diariamente.

A mis padres, Isabel Chaurant y Arquimedes Cumana por ser el apoyo fundamental en mi vida y a lo largo de mi carrera. A mis hermanas, Sandy, Norvielys, Joxana, por ayudarme da a da y no dejarme caer dndome los nimos necesarios para continuar luchando. A mis sobrinos, Yunaiker y Jess, para que tomen como ejemplo este logro y decidan un buen porvenir en su futuro. A mi abuela, Carmen Cumana por estar siempre all apoyndome. A mi esposo, Oswaldo Lanza por comprenderme y ayudarme en todo momento de mi carrera. A mis cuados, Leonardo Pulgar y Narciso Torres. Y por ltimo a mis tos Mariela Chaurant y Manuel Cumana.

A todos les dedico mi logro por aportar su granito de arena!!... Judetsy CumanaAGRADECIMIENTOVI

Primeramente a Dios Todopoderoso, por iluminar y proteger cada paso de mi vida. A la Ferretera y Miscelneos Coln, por permitirme realizar mis pasantas en tan prestigiosa empresa. A mi Tutor Acadmico, Oscar Aponte, por ayudarme durante la realizacin del presente informe y aportar los conocimientos necesarios para su elaboracin. A mi Tutor Industrial, Oswaldo Lanza por transferirme los conocimientos ms importantes para la realizacin de dicho informe. A mis profesores, Dora Gonzlez, Dulce Mara vila, Anselmo Reyes, por prestarme toda su disponibilidad y conocimientos en el transcurso de mi carrera universitaria. Al IUTJAA, por ser una de las ms grandes casas de estudios donde me realic como profesional.

A todos mil gracias!!...

NDICE GENERALPGINA DE TTULO.... II

RESUMEN DE EVALUACIONES... III APROBACIN DE JURADOS..... IV DEDICATORIA. V AGRADECIMIENTO VI NDICE GENERAL... VII NDICE DE ANEXOS VIII RESUMEN.. INTRODUCCIN.. CAPTULO I DESCRIPCIN DE LA EMPRESA. Nombre de la Empresa.. Resea Histrica Objetivos de la Empresa Funciones de la Empresa....... Organigrama o Estructura Organizativa de la Empresa Misin de la Empresa Visin de la Empresa. Departamento donde se Efectu la Pasanta. Descripcin y Funciones que Realiza IX 1 3 3 3 3 5 7 7 8 8 9

CAPTULO II DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA EMPRESA Actividades Desarrolladas en la Empresa.. 10 Bases Tericas... 12 Justificacin del Estudio 13 CAPTULO III DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES PROPUESTAS Actividades y Procedimiento Sugeridos 14 Factibilidad para su Cumplimiento 15 Beneficios.. 21 CAPTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones 23 Recomendaciones 24

BIBLIOGRAFA 25 DEFINICIN DE TRMINOS. 26 ANEXOS. 28

VIII

NDICE DE ANEXOS ANEXO Pg.

A B C

Organigrama del departamento donde se efectu la pasanta 29 Cronograma de actividades semanales.. 30 Ubicacin geogrfica de la empresa.. 31

IX

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

JOS ANTONIO ANZOTEGUI ANACO- EDO.- ANZOTEGUI DEPARTAMENTO DE PASANTIA Y SEGUIMIENTO DE EGRESADOS

PROGRAMA PARA EL CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE INVENTARIO DEL ALMACN DE LA FERRETERA Y MISCELANEAS COLNInforme de Pasantas para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad Administracin mencin Contadura.

Autor: Cumana Judetsy C.I: 17.786.842 Tutor Acadmico: Oscar Aponte Tutor Industrial: Oswaldo Lanza Ao: Octubre- 2011. RESUMENEl informe se baso Programa para el control interno del proceso de inventario del almacn de la Ferretera y Miscelneas Coln, orientndose hacia el desarrollo eficiente de la misma, permitiendo la optimizacin de los procesos administrativos correspondientes al rea. El fin que persigue el informe es el de servir como herramienta informativa que contribuya al mejoramiento de las actividades relacionadas con la administracin del rea de almacn de la Empresa. Se utiliz una metodologa de campo, basada en la utilizacin de las tcnicas de recoleccin de datos tales como la observacin directa y la entrevista, y como instrumentos la gua de entrevista para as obtener la informacin necesaria para la elaboracin del mismo. Se concluy que la importancia de un programa para el control interno del proceso de inventario en la Ferretera y Miscelneas Coln, radica de la necesidad de canalizar efectivamente los procesos para el registro de productos y materiales. Para el un programa que cubra las necesidades actuales y futuras de la empresa se requiere analizar previamente los procedimientos establecidos y que se manejan antes de realizar las propuestas. Cabe destacar, que cada una de las actividades realizadas en la ejecucin del proyecto se hicieron bajo la supervisin de personal profesional. Se recomend, capacitar al personal encargado de llevar el manejo del programa de control interno de inventario del almacn de la empresa.

INTRODUCCINSe define como inventario al registro documental de los bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin.[ ]Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes

para valuar sus existencias de mercancas con el fin de fijar su posible volumen de produccin y ventas. Tal como lo seala Chiavenato (2002) el inventario es el asiento ordenado de los bienes y pertenencias de una empresa (p.23). La FERRETERA Y MISCELNEAS COLN, es un establecimiento mediano que est conformado por un equipo de personas que se emplean en su labor como: gerente dueo que est encargado de dirigir al personal y autorizar todas las operaciones dentro de la misma un asistente administrativo contador. Departamento de finanzas departamento de produccin, departamento de recursos humanos, Esta ferretera existe el rol organizacional, porque tienes secretaria y empleados.

unos objetivos claros como lo es la comodidad y satisfaccin del cliente, se tiene proyectos concisos para aumentar las ventas con mrgenes muy superiores a los presentes. Cabe destacar, que la empresa tiene una organizacin frmales ciertos con pocas divisiones ya que es una es una mediana empresa que est debidamente estructurada. Luego los contribuyentes no formales en este caso con las personas naturales que ejercen como comprador: quien compra la mercanca a los proveedores el otro vendra siendo los vendedores que son las personas encargadas de las ventas. Crear un sistema automatizado que logre agilizar el cobro a los clientes y eliminar la abundante papelera que maneja la empresa. El propsito general de este informe final de Pasanta de Grado que se basa en la un programa para el control interno del proceso de inventario de almacn de la Ferretera y Miscelneas Coln, el cual tiene como objetivo cumplir con el requisito parcial para optar al Titulo de Tcnico Superior Universitario en la especialidad de Administracin mencin Contadura del Instituto Universitario de Tecnologa Jos Antonio Anzotegui. Es el de la optimizacin de actividades inherentes al control de inventario de productos y mercancas en la empresa. A objeto de suministrar un mejor control de dichas actividades, de forma que permita el desarrollo ptimo y eficiente de las mismas.

Actualmente no existen informes descriptivos de actividades de este tipo en la empresa, lo cual facilitara al administrador una herramienta importante para el desarrollo de sus funciones. De forma inicial, se procedi a captar toda la informacin pertinente al tema en cuestin, la cual se realiz a lo largo de las ocho (08) semanas de estada en la empresa, con un perodo de Agosto- Octubre del ao en curso. El informe se encuentra estructurado por cuatro captulos: Captulo I: Describe el contexto organizacional y funcional de la empresa, identificacin (misin y visin), organigrama y funciones de los cargos, objetivos, entre otros. Captulo II: Se refiere a las actividades ejecutadas dentro de la empresa, as como las bases tericas y la justificacin del estudio. Tambin los objetivos a cumplir por parte del pasante, y las necesidades detectadas en el rea de trabajo. Captulo III: Puntualiza las actividades propuestas por el pasante procedimientos sugeridos, factibilidad para su cumplimiento y beneficios que aportan. Captulo IV: Incluye las conclusiones y recomendaciones obtenidas

mediante el estudio realizado. Y por ltimo se presenta la bibliografa consultada durante la realizacin del informe, seguido de la definicin de trminos y los anexos.

CAPTULO IDESCRIPCIN DE LA EMPRESA:NOMBRE CONTRIBUYENTE O RAZON SOCIAL:

Lanza Oswaldo Jos Ferretera Y Miscelneas Colon, RIF: V-03688869-1 Telfono: 04248233566 Direccin: Calle Anzotegui cruce con colon

RESEA HISTRICA:Fue creada por el venezolano Oswaldo Jos Lanza Aparicio de cedula

3.688.869 lo cual crea un fondo de comercio es decir, una firma personal en el ao 2007 el 14 de agosto con la finalidad de emprender y servir a la comunidad. A pesar que es una empresa joven dispone de talento y experiencia un fruto de trabajo durante estos aos para mejorara tanto diseos como calidad en cada uno de sus productos. Es una empresa dedicada a casi responsabilidad, pasin y respeto. todos los artculos del hogar, construccin, y ferretera en general y sus ventas son al delta. Nuestros valores son: honestidad,

OBJETIVO DE LA EMPRESAOBJETIVO GENERAL El objetivo general de la Ferretera y Miscelneas Colon consiste en la

compra y venta al mayor y detal distribucin, representacin y comercializacin de artculos de ferretera en general, tambin todo lo referente a la compra y venta de mercanca, bisuteras, cosmticos y quincallera en general. Siempre ofreciendo una optima calidad y que la respuesta del cliente sea satisfactoria frente al desempeo realizado. OBJETIVOS ESPECFICOS Son objetivos concretos necesarios para lograr el objetivo general. Aumentar las ventas mensuales 3

Dar una mejor atencin a los clientes Lograr una participacin del mercado Crear y manejar cuidadosamente una bases de datos que especifique el inventario de mercanca de entrada y salida disponible para la venta ya que con esto se facilitara un rendimiento de seguridad al patrono Llevar un control de la mercanca con su referencia y cdigos para el control de las entradas y salidas de las mercancas que al igual que sus costos. para el vendedor y comprador Manejar los libros contables que controle los ingresos y egresos para obtener una rentabilidad econmica La relacin con los clientes y proveedores buscar la manera que no afecte la relacin y el propsito de todas las estrategias competitivas debido que los proveedores pueden hacer fuerza sobre la rentabilidad de una actividad si el cliente no tiene no tiene la posibilidad de repercutir en sus propios precios la subidas de costos aplicados. Tener en cuenta los servicios bsicos para un empleado. Realizar el cobro de cuentas por cobrar de forma rpida Ayudar a la empresa a ser ms efectiva.

FUNCIONES DE LA FERRETERA Y MISCELNEAS COLNConsiste en facilitar lo ms posible las ventas de materiales de construccin, para ayudar a los clientes a obtener un bien y un servicio. Es decir se convierte en una actividad para el desarrollo individual y organizacional, en forma integrada a nuestros colaboradores concretando acciones de capacitacin, desarrollo y promocin en diferentes reas.es decir, es satisfacer a nuestros clientes ayudar a facilitar su trabajo. Con nuestros asesores de ventas. con una excelente asesora, atencin acorde a sus exigencias y una extensa gama de servicios para

GERENTE El gerente de la empresa es la mxima autoridad inmediata. Se encuentra ubicado entre los niveles ms altos de la organizacin y sus funciones son: Dirigir y controlar el funcionamiento de la compaa, representarla en todos los negocios y contratos con terceros en relacin con el objeto de la misma. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Depende directamente del gerente, y su principal responsabilidad es la de controlar y dirigir las actividades pertinentes al rea, como la revisin de facturas y notas de crdito, realizar retenciones del I.S.L.R., Revisin diaria del inventario realizado por el almacn, Chequeo y revisin de las cuentas bancarias y cheques devueltos y actualizacin de precios en el sistema. ASISTENTE ADMINISTRATIVO Depende directamente del Departamento de Administracin y el Gerente, y su principal responsabilidad es la de brindar apoyo a sus superiores presentndoles informacin consolidada y pertinente al rea desde un punto de vista que permita el anlisis gerencial de la empresa. ALMACN Su funcin principal es supervisar los despachos de mercanca en funcin de las rutas de los vendedores para optimizar el ruto de la unidad, adems de ser responsable por la custodia de la mercanca en el almacn y supervisar el inventario fsico de los productos. DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN Est directamente relacionado con al rea de ventas, tambin mantiene comunicacin directa con el departamento de administracin, en cuanto a informacin sobre cuentas por cobrar, notas de crdito y dedito. Su funcin principal es la de dirigir, supervisar y controlar las actividades relacionadas con el rea, contratos promocinales, reconocimiento de descuentos financieros, anlisis de la cartera de clientes de la empresa, etc. VENTAS

Depende directamente del departamento de produccin de la divisin, y su funcin principal es la de controlar, dirigir y supervisar todas las actividades relacionadas con el rea. Tambin maneja informacin acerca de planes de accin a ser establecidos en el trade, control de precios y eventos a realizarse en la zona. Tambin se encarga de ubicar los productos que se comercializan en la zona en todos los clientes de la cartera. Adems realizan labores de cobranza y brindan asesoramiento especializado a los clientes para el desarrollo de cada uno de sus locales.

ORGANIGRAMA O ESTRUCTURAS ORGANIZATIVA

Fuente: el autor 2011.

MISINOfrecer dar la mejor opcin servicio a nuestros clientes en surtidos, en el mercado de construccin decoracin y remodelacin del hogar plomera, material elctrico, herramienta en general. Mediante el asesoramiento especializado en las compras de productos de ferretera, jardn, materiales de construccin. Materiales de electricidad, y suministro industrial entre otros.se adapta a todas las necesidades en cuanto a precios. Superamos da a da en cuanto a calidad y los servicios de nuestro producto junto a las exigencias del mercado nos obligan a adaptarnos a nuestras instalaciones equipos y estructuras de organizacin con miras a un mercado futuro ms exigente. Es competir en el ramo ferretero proporcionando al cliente calidad.

VISINSer en un futuro una de las principales importadoras del municipio para as obtener productos de muy buena calidad y excelentes marcas para llenar las expectativas de nuestros clientes as mismo la ferretera y miscelneas colon se adapta a los tiempos, en un mercado donde cada vez se dan cita a los clientes ms exigentes, tiene en la mente nuevas tecnologas con el objetivo de dar una manera ms confiable para que nuestros clientes sigan contando con una gran variedad y calidad de sus productos. Es por eso que nos sentimos orgullosos de ser proveedor que nos encargamos directamente atender a nuestros clientes, ofreciendo los mejores precios y una atencin personalizada. El patrono y obrero y rpido constituir una unin entre vendedor cliente y proveedores. As el retorno de una inversin en crecimiento den escalas a las importaciones de los materiales de construccin dentro

de la localidad as fundamentar que se puede trabajar mutuamente con las otras empresas relacionadas con la produccin y servicios de materiales. Mantendremos una estructura administrativa eficaz y con una fuerte vocacin y espritu de servicio a un largo y corto plazo en la bsqueda de soluciones que fortalezcan el desarrollo y la competitividad del sector.

DEPARTAMENTOS DONDE SE EFECTU LA PASANTALas pasantas realizadas en fueron ejecutadas en Aragua de Barcelona municipio Aragua estado Anzotegui, en el Departamento de Administracin, siendo esta rea la adecuada para lograr mi alcance profesional, cumpliendo con una metodologa a la hora de llevar los libros diarios y las entradas y salidas de los ingresos y egresos de la mercancas vendidas al cliente. DESCRIPCIN Y FUNCIONES QUE REALIZA:

Llevar los libros contables. Manejar cuidadosamente el rea de la caja. Manejar la maquina fiscal. Organizar cada factura de la compras tanto al proveedor y al cliente. Realizar las hojas de presupuesto. Cierres contables. Organizar las facturas de ventas y compras para luego sacar el clculo y proceder a presentar la declaracin de la ferretera IVA.

DESCRIPCIN DEL NEGOCIO Cuenta con 5 aos de experiencias en el mercado ferretero distinguidos para ofrecer a sus clientes donde sean de

un suministro serio, gil y eficaz

mercanca en lo concerniente a ferretera y entre otras cosas de bisutera, y quincallera en general. Dentro del ramo de la tornillera, herramientas pinturas,

cerrajera, construccin, remodelacin, decoracin entre otros. Este negocio ofrece las facilidades crediticias para el desarrollo de la comunidad, ofertndole todo tipo de material, y herramientas necesarias para incentivar tan importante sector, el personal con el que se cuenta est capacitado para un servir y ofrecer un trato de calidad en sentido de la compra de mercanca para efecto de su reventa.

CAPTULO IIDESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA EMPRESAACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA EMPRESA Para la creacin del cronograma de actividades se tomaran en cuenta las semanas en la que se realizaron las pasantas que comprendieron un periodo desde Agosto- Octubre del presente ao en curso, adems de las actividades que dieron origen a las estrategias a utilizar, y el recurso utilizado. BASES TERICAS

Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los sistemas de valoracin de inventarios pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la informacin pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestin empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones TIPOS DE MATERIAL O PRODUCTOS EN INVENTARIOS Materias primas y partes compradas. Bienes parcialmente terminados, llamados: inventario en proceso. Inventario de bienes terminados (empresas de manufactura,

comercializadoras). Partes de reemplazo, herramientas y consumibles. Bienes en trnsito a empresas o clientes. Bienes de la empresa

RAZONES POR LAS CUALES SE REQUIERE MANTENER INVENTARIO * Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepcin de la compra en almacn. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrn mayores inventarios, sin embargo se harn menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirn los costos anuales de pedir. (Gaither 2000) Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para continuar con la produccin o satisfacer la demanda del

cliente, se incurren en costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar produccin. Para poder tener una proteccin para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad Reducir costos de adquisicinEn la compra de materiales, la adquisicin de lotes ms grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaos de lote ms grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnologa se distribuyen sobre lotes ms grandes. Reducir costos de calidad por arranque. Seala Gaither:

Cuando iniciamos la produccin de un lote, el riesgo que resulten muchas piezas defectuosas es grande. Los operarios podrn estar aprendiendo, quizs no se alimenten los materiales correctamente, las mquinas necesitan ajuste y deber producirse una cierta cantidad de producto antes que la situacin se estabilice. Lotes de mayor tamao, menos cambios por ao y menos desperdicio.

JUSTIFICACIN DEL ESTUDIOLos inventarios representan la compra y bienes de servicios. Constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que poseen las empresas en el almacn valoradas al costo de adquisicin, para la venta o actividad productivas de servicios. El inventario es por lo general, el activo mayor en sus balances generales. De igual manera, en el proceso de manejo y funcionamiento del inventario se pueden presentar irregularidades, situacin que la afecta diariamente, en el sentido que si no se conoce la cantidad real existente de bienes, se puede llegar a adquirir o comprar mercanca que ya existe producindose un descontrol en el manejo de los inventarios existentes.

Los programas para el control interno de inventario vienen hacer pertinentes para evaluar las existencias de mercancas que hay en la empresa con el fin de fijar un posible volumen de produccin y ventas o servicios. Por esta razn es necesario que el manejo de los mismos en cualesquiera de las empresas se lleve a cabo de manera efectiva, ya que sta les va a permitir mantener el control oportunos y as cumplir con los objetivos y funciones de la misma. Evidentemente muchas empresas y otros organismos como la Ferretera y Miscelneas Coln, no cuenta con un sistema de control de inventario el cual a su vez le ocasiona consecuencias que provocaran prdidas ya sea de tiempo o de productos. Es de especial conveniencia que se efectan preparativos previos adecuados elaborando hojas de inventario antes de iniciar el recuento con el fin de facilitarlo. El mtodo que se siga para establecer el valor del inventario deber ser cuidadosamente elegido, de modo que el resultado final sea lo ms exacto posible. Se puede afirmar que para la ferretera la proposicin de contar con un programa para el control interno del proceso de inventario es de suma necesidad, ya que la realizacin de los mismos facilitar el manejo de cada uno de los productos y bienes, equipos materiales, logrando obtener un mejor control en la distribucin de mercancas, materiales y equipos a utilizar por el personal encargado. Cabe destacar que la implementacin de este programa de inventario a la Ferretera y Miscelneas Coln, siendo esta iniciativa para la puesta en marcha de proyectos futuros que lleven a crear la valoracin de la organizacin, haciendo saber la importancia que tiene este para la comunidad. Finalmente el diseo de un programa para el control interno del proceso de inventario a la Ferretera y Miscelneas Coln, aportar la informacin necesaria que requieren para un mejor control y funcionamiento que tendr el mismo con su aplicacin, a su vez contar con muchos beneficios debido al ahorro de tiempo de espera para atender a los clientes y de dinero por gastos extras.

CAPTULO IIIDESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES PROPUESTASSe proponen una serie de actividades para llevar a cabo y obtener un control eficaz en el proceso de inventario del almacn de la empresa FERRETERA Y MISCELNEAS COLN, las cuales son: Asegurarse que toda la informacin en el sistema de inventario se encuentre correcta y actualizada. Adaptar un programa para el control interno de inventario en el rea de almacn de la empresa, para llevar el clculo exacto de las existencias de los productos. Consolidad toda la informacin referente a las existencias de los materiales en el almacn.

Impresin de listado de clientes por vendedor, reporte de ventas, reporte de cobranza, reporte de inventario de mercanca.

Auditar la informacin referente a: pedidos, visitas efectuadas, cobranza, visitas efectivas, activacin de marcas, activacin de clientes.

Monitorear el desempeo diario del vendedor.

FACTIBILIDAD PARA SU CUMPLIMIENTO El desarrollo del programa propuesto enfoca diversos aspectos que hace posible que este sea factible, por ello se considera lo siguiente: Factibilidad Econmica: Para el desarrollo de un programa de control interno del proceso de inventario del almacn de la ferretera, se deben tomar en cuenta los gastos que este pueda generar. Es factible debido a que la empresa para cual se desarrollo el mismo, tiene las herramientas necesarias y las posibilidades de costear y mantener dicho programa. Factibilidad Tcnica: De acuerdo al anlisis tcnico es factible porque la empresa FERRETERA Y MISCELNEAS COLN cuenta con el equipo necesario, es decir con las herramientas necesarias para el desarrollo del programa. Factibilidad Operativa: En lo que a la parte operativa se refiere es totalmente factible, ya que la empresa FERRETERAS Y MISCELNEAS COLN cuenta con un personal que tiene los conocimientos necesarios, para el manejo del nuevo programa de control interno de inventario del almacn, adems se le dar adiestramiento del manejo del mismo. Factibilidad psicosocial: El proyecto es aceptado por el personal de la empresa FERRETERA Y MISCELNEAS COLN, debido a que el programa de control interno del proceso

de inventario del almacn, cubre las necesidades del usuario, y as, poder corregir los contratiempos que el proceso anterior generaba, y as brindar una gran seguridad del trabajo realizado. ANLISIS DE COSTO Y BENEFICIOS. Para el desarrollo de este programa se requieren una serie de factores que intervienen en forma decisiva en este proceso de tal manera se debe determinar los costos desarrollo, operacin y los beneficios que se pueden ofrecer a la empresa. La empresa FERRETERA Y MISCELNEAS COLN, cuenta con el equipo y mano de obra necesaria para el desarrollo del programa. Costo de Desarrollo Costo de equipos y accesorios en Bs.F. Computadora Programa de inventario 550,00 120,00

Total costo de equipos y accesorios Costo de Personal Contratacin de un pasante Adiestramiento Total costo de personal Costo de Suministro Descripcin Resma de papel (facturacin, presupuestos) Tinta (para realizar impresiones) Horas mquinas Horas mquinas elctricas Total Costo de Suministro

670,00 Bs.F

0,00 0,00 0,00 Bs.F

Monto Bs.F 50,00 40,00 17,00 10,00 117,00

Costo de desarrollo= costo Acc y equipo+costo personal+suministro

Costo de Desarrollo = 787,00 Bs. F Recursos Disponibles = 670,00 Bs. F 117,00 Bs. F Costo de Operaciones (Mensual) Costo de Mantenimiento Contratacin de un especialista Costo de Funcionamiento Descripcin Gasto de suministro (resma de papel) Depreciacin del equipo equipo/vida til/12 meses 550,00 Bs. F/3/12 Total costo de Operaciones Monto Bs.F 50,00 valor del 15,27 65,27 Bs.F 0,00 Bs. F

Costo de operacin = Costo de Mantenimiento 0,00 Bs. F + Gasto de Suministro Depreciacin Beneficio = 50,00 Bs. F 15,27 Bs. F 65, 27 Bs. F

Relacin Operativa del Programa de Control de Inventario Valor de la Mano de Obra. Usuario Supervisor Tcnico Total Porcentaje (%) 80 20 100 % Relacin Horas-Hombre Mensuales Promedio Actividad Programa Anterior Programa Propuesto Bs. F Horas 15,30 30,00 45,30

Facturacin Presupuestos Bsqueda de materiales Total

57 57 56 170 Horas/Hombre

45 19 10 74 Horas al mes H/H

Relacin Horas Hombres Invertidos. Programa Anterior Usuario Supervisor Tcnico Total Clculo Estimado 80%*170*15,30 20%*170*30,00 Monto en Bs. F 208,08 102,00 310,08

Programa Propuesto Usuario Supervisor Tcnico Total Clculo Estimado 80%*74*15,30 20%*74*30,00 Monto en Bs. F 90,57 44,40 134,97

Beneficios Programa Anterior Programa Propuesto

310,08 Bs. F Total

134,97 Bs. F 175,10 Bs. F

Beneficios = 310,08 134,97 = 175,10 Bs. F Cuadro Comparativo Costo- Beneficio Costo de Desarrollo: 117,00 Costo de Operacin: 65,27 Beneficios: Mes 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 175,10 Costo x Mes 117,00 65,27 65,27 65,27 65,27 65,27 65,27 65,27 65,27 65,27 65,27 65,27 65,27 Costo Acumulado 117,00 182,27 247,54 312,81 378,08 443,35 508,62 573,89 639,16 704,43 769,70 834,97 900,24 Fuente: El Autor 2011. Nota: El retorno de la inversin se presenta en el segundo mes, tal como se muestra en el siguiente grfico. Grfica Retorno de la Inversin Beneficio x Mes 0 175,10 175,10 175,10 175,10 175,10 175,10 175,10 175,10 175,10 175,10 175,10 175,10 Beneficio Acumulado 0 175,10 350,20 525,30 700,40 875,50 1.050,60 1.225,70 1.400,80 1.575,90 1.751,00 1.926,10 2.101,20

Bs. F

Meses

Fuente: El Autor 2011. BENEFICIOS Beneficios Tangibles: Los beneficios tangibles del proyecto comprenden especficamente el ahorro que tendr la empresa en cuanto a gastos por prdidas de materiales, prdida de tiempo en bsquedas, que luego de ser implantado el programa propuesto se reducirn considerablemente, pues no ser necesario el uso de tcnicos especialistas para dichas operaciones. Beneficios Intangibles: Son aquellos que no se pueden percibir de manera precisa, su importancia radica en enfocar desde otro punto de vista, que tan beneficioso es contar con un programa de control interno del proceso de inventario de almacn en la empresa FERRETERA Y MISCELNEAS COLN, que controle y minimice la paralizacin de sus procesos de compra- venta. Entre los beneficios ms importantes que arroja esta implantacin son: Al personal permitir agilizar todo el trabajo y mejorar el rendimiento del tiempo que le restaba el programa antiguo, al paralizarse por la lentitud del proceso de bsqueda manual de los materiales.

A la empresa, disminucin de los gastos y el tiempo que implica la paralizacin de todos los procesos tanto de compra como venta.

CAPTULO IVCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESCONCLUSIONES

Una vez realizado este informe y descritos los resultados obtenidos, se dedujeron las siguientes conclusiones: La importancia de un programa para el control interno del proceso de inventario en la Ferretera y Miscelneas Coln, radica de la necesidad de canalizar efectivamente los procesos para el registro de productos y materiales. Para un programa que cubra las necesidades actuales y futuras de la empresa se requiere analizar previamente los procedimientos establecidos y que se manejan antes de realizar las propuestas. Cabe destacar, que cada una de las actividades realizadas en la ejecucin del proyecto se hicieron bajo la supervisin de personal profesional. Esta investigacin constituye un marco de referencia para la ejecucin del proyecto, es necesario realizar un conjunto de estudios previos. Sin embargo, mediante la observacin en campo se not que no existen mayores impedimentos que dificulten la ejecucin siguiendo la metodologa planteada. La misma, tendr un alcance de todos los trabajadores tanto directa como indirecta ya que este avance en respuesta en la atencin de clientes tanto lugareos como forneos se beneficiaran de una atencin de mejor calidad.

RECOMENDACIONES

Entre las recomendaciones que pueden hacerse, luego de culminado este informe final de pasantas, pueden enumerarse las siguientes:

Capacitar al personal encargado de llevar el manejo del programa de

control interno de inventario del almacn de la empresa.

Realizar manuales o instructivos correspondientes al manejo del programa

de control interno de inventario de almacn de la empresa. Actualizar los manuales o instructivos anualmente.

BIBLIOGRAFA Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994.Administracin. Editorial MC Graw Hill Interamericana de Mxico. Norman Gaither, Greg Fraizar (2000), Administracin de Produccin y Operaciones. Pg 355. Editorial Thomsom. Arias, Fidias (2006). El Proyecto de Investigacin. Caracas. Editorial: Episteme. Chiavenato (2002). La Administracin. Caracas. Editorial MC Graw Hill Interamericana de Mxico.

Instituto Universitario de Tecnologa Jose Antonio Anzotegui (2.005). Normas para la Elaboracin y presentacin del Informe de Pasantas. Anaco. Venezuela Material de Internet: www.google.com/maps

DEFINICIN DE TRMINOS ADIESTRAMIENTO DE PERSONAL: Es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemtica y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en funcin de objetivos definidos. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) ADMINISTRACIN: Proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajen juntas para lograr propsitos eficientemente seleccionados. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994)

ADMINISTRADOR: Persona que lleva a cabo la tarea y las funciones de administrar, en cualquier nivel y en cualquier tipo de empresa. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) AUDITORIA: Derecho que se delega en una persona o departamento para controlar procesos, practicas, polticas u otros asuntos especficos, relacionados con actividades que lleva a cabo el personal. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) CAPACITACION ADMINISTRATIVA: Creacin de oportunidades mediante varios enfoques y programas para mejorar los conocimientos y la destreza de una persona en la tarea administrativa. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) CONTROL: Funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempao individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) CUENTAS POR COBRAR: cobros a terceras personas. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) DEPARTAMENTO: rea, Divisin o Sucursal, definidos de una empresa sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeo de actividades y el logro de resultados. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) EFICACIA: Implica consecucin de objetivos; logro de los efectos deseados, obtencin de metas. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) EFICIENCIA: Logro de los fines con a menor cantidad de recursos; el logro de objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) EFECTIVIDAD: Es el Nro. De visitas que realiza el vendedor durante el da o el mes vs. Los pedidos tomados. (Def. Op)

ESTRATEGIA: Determinacin del propsito y los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y adopcin de cursos de accin y asignacin de los recursos necesarios para lograr estos propsitos. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) FRECUENCIA DE COMPRAS: Es la periodicidad con que el cliente realiza sus compras durante el mes. (Def. Op) INVENTARIOS: Traslados, entradas de mercanca, salidas de mercanca. Tipo de informacin de los inventarios; planillas de control de ingresos y egresos de la entrada y salida de la mercanca. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994) VENTAS: pagos, facturas pagadas, cotizacin. (Harold Koontz Heinz Weihrich, 1994)

ANEXOS

ANEXO A

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZ LA PASANTA

Fuente: realizado por el autor (2011).

ANEXO B

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEMANALES SEMANA 1 ACTIVIDADES Recorrido por la empresa. Charla la de induccin Presentacin del tutor industrial y dems compaeros de labores. Charla sobre elaboracin de informes con el tutor industrial. Facturacin Cuentas por cobrar Inspeccin al almacn Atencin a los proveedores Pagos de Impuesto sobre el IVA Elaboracin de presupuestos Llenado manual del libro de inventario Llevado de los libros diarios el mayor y menor Trabajo con Excel con formatos para el registro de productos Trabajo con la mquina fiscal Realizacin de cartelera sobre informacin fiscal Declaracin del IVA

2 3 4 5 6 7 8

Revisin de existencias de materiales y productos. Inspeccin en rea de almacn Recolectar informacin para la elaboracin del informe Elaboracin del informe final de pasantas. Fuente: realizado por el autor (2011).

ANEXO C

FERRETERIA Y MISCELNEAS

Fuente: obtenido en www.google.com/maps (2011)