TRD_2008

UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS Seccin de Correspondencia y Archivo

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Tabla de Retencin Documental Unillanos Versin 2008 Acuerdo No. 027/01 A.G.N. Resolucin No. 1758/01

30. Rectora

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final

Tradicin Documental Procedimiento

Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 05. 30. - 05.

CIRCULARES Informativas Normativas

2 aos

2 aos

X

X Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales. Los documentos sobrantes se eliminan.

19. 30. 19.1.

30. - 19.2. 30. - 19.3. 30. - 19.4.

INFORMES Informes C.G.R. Plan de mejoramiento Informes de ejecucin y seguimiento

sobre hallazgos Informes ICFES Informes a Ministerio de Educacin Informes a Ministerio de Hacienda Estadsticas Indicadores Informe de excepcin.

2 aos

8 aos

X

X

Por tratarse de documentos que constituyen la memoria de la evolucin administrativa, al finalizar su tiempo de retencin en el Archivo Central, se selecciona una muestra representativa para conservacin en Archivo Histrico, los documentos sobrantes de este proceso se eliminan.




30. Rectora

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 19. 30. - 19. 5.

30. - 19. 6.

INFORMES Informe de Gestin Anual Estadsticas Cuadros de seguimiento Cuadros de ejecucin Resumen de actividades Informe de excepcin.

Informe de Gestin Final Programa de gobierno Estadsticas Cuadros de seguimiento Cuadros de ejecucin Cuadro resumen de actividades Logros y alcances.

1 ao

2 aos

2 aos

8 aos

X

X

X

X

X

Luego del tiempo de retencin en archivo de gestin se enviar al Archivo Central donde se mantendr por el perodo determinado, luego se elimina por ser parte del documento Informe de Gestin Final que se elabora al finalizar el perodo de gobierno de cada rector.

Finalizado su tiempo de retencin en el Archivo Central se transfiere al Archivo Histrico para conservacin permanente, por tratarse de documentos que representan la memoria evolutiva de la gestin institucional.

30. Rectora

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 21. 30. 21.

LIBROS Libro Radicador de Resoluciones Rectorales

3 aos

2 aos

X

X La Serie se elimina al trmino de su retencin

en Archivo Central ya que pierde su valoracin primaria y no adquiere otra que amerite otra disposicin final. - Es un libro de control y manejo inmediato en gestin, de las resoluciones expedidas.

33. 30. 33.

PROGRAMAS Programa de Gobierno

3 aos

2 aos

X

X Transcurrido el tiempo de retencin en Archivo

Central la serie se enviar al Archivo Histrico para su conservacin permanente. ya que forma parte de la memoria evolutiva de la Universidad..




35. 30. 35.

RESOLUCIONES Resoluciones Rectorales

5 aos

10 aos

X

X

X Esta serie se transfiere en su totalidad al

Archivo Histrico para conservacin permanente, debido a que son actos administrativos originales a travs de los cuales la administracin de la Universidad expresa su voluntad. Esta serie se microfilma pero su soporte papel deber conservarse en su totalidad.

30.10. Control Interno

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 30.10. 01.

ACTAS Actas Comit de Control Interno Comunicacin explicativa del carcter

de la sesin, Citaciones Lista de asistentes Orden del da Notas y opiniones Correspondencia.

3 aos

2 aos

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona. Transfirindose al Archivo Histrico de la Universidad para la conservacin permanente nicamente las Actas originales, soporte de decisiones en materia de Control Interno de la Universidad. Los anexos se eliminan.

19. 30.10. - 19.1.

30.10. - 19.2.

INFORMES Informes a C.G.R. Y Organismos de Control Informes de ejecucin y seguimiento

sobre hallazgos Cuadros de seguimiento Indicadores. Informes de Austeridad del Gasto Cuadros de ejecucin y pago de

servicios personales, servicios pblicos, combustible y repuestos, material grfico e impresos.

3 aos

7aos

X

X

Finalizado su tiempo de retencin en el Archivo Central, se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, por tratarse de documentos que representan la memoria evolutiva en el proceso de Control Interno en la Universidad. Los documentos sobrantes de este proceso se eliminan.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




19. 30.10. - 19. 3.

30.10. 19. 4.

30.10. -19.5.

30.10. 19.6.

INFORMES Informes de Auditorias Internas Conceptos Recomendaciones Seguimiento a recomendaciones.

Informes de Evaluacin del Sistema de Control Interno (D.A.F.P.) Encuestas, Matriz de seguimiento

S.C.I.(suministrada por el D.A.F.P.) Informe final.

Informes de Gestin Cuadro resumen de actividades Logros y avances Informe de excepcin.

Informes Sobre Quejas y Reclamos

2 aos

2 aos

3aos

2 aos

8 aos

8 aos

2aos

2 aos

X

X

X

X

X

X

X

X

Finalizado su tiempo de retencin en el Archivo Central, se selecciona una muestra representativa para conservacin permanente de los informes de Auditorias, de los Informes de Evaluacin del S.C.I. y de los Informes de Gestin; por tratarse de documentos que representan la memoria evolutiva en el proceso de Control Interno en la Universidad. Los documentos que sobren de este proceso se eliminan.

Los informes sobre quejas y reclamos se eliminan al trmino de retencin en Archivo Central, ya que forman parte del informe de gestin de la oficina.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 21. 30.10. 21.

LIBROS Libro de Radicacin de Quejas y Reclamos

2 aos

1 ao

X

X La serie se elimina al agotar su retencin en la

fase de Archivo Central, ya que pierde su valoracin primaria y no adquiere otra que amerite otra disposicin final. -Es un libro de control y manejo inmediato en gestin, de los expedientes de quejas y reclamos.




23. 30.10. - 23.1 30.10. 23.2.

30.10. 23.3.

MANUALES Manual de Control Interno Manual de Etica Cdigo de valores

Manual de Procedimientos de Gestin Acadmico- administrativa Mapa de riesgos Encuestas Evaluacin de riesgos

5 aos

3 aos

X

X

Finalizado el tiempo de retencin en el Archivo Central, se eliminan los anexos y los manuales se transfieren para conservacin permanente, por tratarse de documentos que representan la memoria evolutiva del proceso de Control Interno de la Universidad.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 27. 30.10. - 27.1.

30.10. - 27.2.

30.10. - 27.3.

PLANES Plan de Accin (Planes Indicativos) Diagnstico, Cronograma, Cuadros e indicadores de seguimiento.

Plan de Mejoramiento - C.G.R.

Plan de Mejoramiento C.L.C. (Cmara de Representantes) Informe de Auditora C.G.R. Plan de mejoramiento, Cronograma de actividades

(definicin de responsables por rea e indicadores de seguimiento),

Informes de seguimiento, Informe final.

2 aos

3 aos

3aos

5 aos

X

X

X

X

Una vez elaborado el Plan para los fines requeridos, se mantendr el original en el archivo de gestin por dos aos, para determinar procedimientos y acciones de gestin administrativa. Transcurrido este perodo el original se enviar al Archivo Central, donde se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes de este proceso se van eliminando.

30.20. Oficina de Planeacin

Retencin

Disposicin Final

Tradicin Documental




Cdigo

Series

Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C Procedimiento

01. 30.20. 01.

ACTAS Actas Comit de Contratos Comunicacin explicativa del

carcter ordinario o extraordinario de la sesin,

Citaciones, Lista de asistentes, Orden del da, Solicitudes de compra, Cotizaciones y propuestas, Cuadros comparativos, Correspondencia.

2 aos

3 aos

X

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona transfirindose al Archivo Histrico de la Universidad nicamente las Actas originales para la conservacin permanente, soporte de decisiones en materia de adquisiciones en la Universidad. Los anexos se eliminan.

03. 30.20. - 03.

BOLETINES Boletn Estadstico Cuadros y Grficos Informes de desempeo y prestacin

de servicios de dependencias Estadsticas Institucionales

2 aos

3 aos

X

X

Al trmino de su retencin en el archivo de gestin, los soportes se eliminan, pues es informacin contenida en el Boletn mismo y pierden su valor; agotado el tiempo de retencin en Archivo Central se transfiere al Archivo Histrico para conservacin permanente.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 16. 30.20. 16.

ESTUDIOS Estudios de Factibilidad

3 aos

5 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central, se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes de este proceso se eliminan.

19. 30.20. 19.1. 30.20. - 19.2. 30.20. 19.3. 30.20. - 19.4. 30.20. - 19.5. 30.20. - 19.6.

INFORMES Informes C.G.R. Informes de Gestin Informes de Regalas Informes al ICFES Informes al Ministerio de Educacin Informes al Ministerio de Hacienda Cuadros resumen de actividades Estadsticas e Indicadores Informe de excepcin.

3 aos

7 aos

X

X

Una vez agotado el tiempo de retencin en Archivo Central se toma una muestra representativa por lapsos temporales y los dems documentos se eliminan por tratarse de documentos informativos sobre actividades especficas, cuya informacin se encuentra contenida en otros documentos (informes de gestin institucional, boletn estadstico, etc.)




23. 30.20. 23.

MANUALES Manual de Procedimientos de Gestin Cronograma y Plan de trabajo, Identificacin de procesos, Diagnstico por procesos, Encuestas y Diagramas de flujo, Estandarizacin de procesos.

2 aos

10 aos

X

X

X

Finalizado el tiempo de retencin en el Archivo Central, se eliminan los anexos y el manual se transfiere para conservacin permanente, por tratarse de un documento que contiene la memoria evolutiva del proceso de Control Interno de la Universidad.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 27. 30.20. - 27.1. 30.20. - 27.2.

30.20. - 27.3.

30.20. - 27.4.

30.20. 27.5.

PLANES Plan de Accin Plan de Desarrollo Administrativo (PASE) Diagnstico y Cronograma, Plan indicativo Plan Estratgico, Cuadros e indicadores de seguimiento. Plan de Desarrollo Institucional Diagnstico Situacional Plan Estratgico Plan Operativo Acuerdo de Aprobacin Seguimiento y Evaluacin del Plan. Plan de Inversin Acuerdo de Aprobacin, Cuadros, Presupuesto. Plan de Ordenamiento Fsico Estudios cartogrficos, Mapas.

2 aos

2 aos

2 aos

3 aos

5 aos

3 aos

5 aos

10 aos

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Al agotarse su tiempo de retencin en el Archivo Central las subseries Plan de Accin y PASE se eliminan, por cuanto su carcter es operativo y sirve de base para articularse con el plan de accin institucional de cada vigencia y orientar sus metas. El Plan de Desarrollo es un documento con tradicin histrica. Al trmino de su retencin en el archivo de gestin, se eliminan los documentos que sirvieron para su formulacin, ya que su informacin est contenida en el mismo; se transfiere al Archivo Central de donde se transfiere al Archivo Histrico para conservacin permanente. La subserie Planes de Inversin se elimina al trmino de retencin en archivo de gestin, por cuanto el documento que lo genera lo constituye un acto administrativo que conforma otra serie con tradicin histrica, la subserie Plan de Ordenamiento Fsico se transfiere al Archivo Histrico al agotarse su tiempo de retencin en el Archivo Central.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




29. 30.20. - 29.1. 30.20. - 29.2. 30.20. - 29.3.

PLANOS Planos Sede Urbana Planos Sede Barcelona Planos Fincas y Areas Rurales

5 aos

10 aos

X

X

X Al agotarse su tiempo de retencin en el

Archivo Central esta serie se transfiere al Archivo Histrico, por cuanto son documentos que constituyen la memoria de la evolucin fsica de la Universidad.

32. 30.20. 32.

PROCESOS Proceso de Autoevaluacin Institucional Indicadores de Resultados Indicadores de Gestin Indicadores de Desempeo

2 aos

8 aos

X


Archivo Central esta subserie se se selecciona y se transfiere al Archivo Histrico, por cuanto son documentos que constituyen la memoria de la evolucin administrativa de la Universidad. Los documentos sobrantes de este proceso se eliminan.

33. 30.20. - 33. .

PROGRAMAS Programa de Sistematizacin Institucional

2 aos

5 aos

X

X Al agotarse su tiempo de retencin en el Archivo Central esta subserie se elimina por cuanto su carcter es operativo y al perder vigencia no adquiere ningn otro valor que amerite otra disposicin final, adems constituye informacin que debe estar contenida en los informes de gestin.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




34. 30.20. 34.1.

30.20. - 34.2.

30.20. - 34.3.

PROYECTOS Proyecto Anual de Presupuesto Estudios Autorizaciones Anlisis de necesidades e inversin Comparativo presupuesto anterior Presupuesto general de la Nacin Anexos Actas de aprobacin.

Proyecto Educativo Institucional (P.E.I.)

Proyectos de Inversin Estudios y presupuesto Ficha E.B.I. Autorizaciones, Informes de estado y ejecucin, Informe final, Informe a Contralora, Anexos.

3 aos

5 aos

5 aos

8 aos

X

X

X

X

Al agotarse su tiempo de retencin en el Archivo Central el proyecto anual de presupuesto se selecciona y se transfiere al Archivo Histrico nicamente el proyecto consolidado. El P.E.I. se elimina al trmino de su tiempo de retencin en el Archivo Central, por cuanto el documento que lo genera lo constituye un acto administrativo que conforma otra serie con tradicin histrica. La subserie Proyectos de Inversin se selecciona al terminar su tiempo de retencin en Archivo Central. Se conserva una muestra que ser transferida al Archivo Histrico, como evidencia de la evolucin administrativa de la universidad. Los documentos sobrantes de este proceso se eliminan, ya que pierden su valoracin primaria.

30.30. Secretara General

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final

Tradicin Documental dimiento

Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




01. 30.30. - 01.1.

30.30. - 01.2.

ACTAS Actas del Comit Veedor de Admisiones Citacin explicativa del carcter

ordinario o extraordinario de la sesin,

Lista de asistentes, Lista de inscritos, Lista de admitidos, Correspondencia.

Actas del Consejo Acadmico Comunicacin explicativa de carcter

ordinario o extraordinario de la sesin Citaciones Lista de asistentes Orden del da Correspondencia

2 aos

3 aos

3 aos

2 aos

X

X

X

X

Corresponde a las Actas de un grupo de veedura y control, al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, la subserie se selecciona, y se trasfieren nicamente las Actas originales; los documentos sobrantes de este proceso se eliminan; ya que pierden todos sus valores primarios.

Las Actas del Consejo Acadmico son documentos con tradicin histrica. Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, se seleccionan transfirindose al Archivo Histrico de la Universidad para conservacin permanente nicamente las Actas Originales sin los soportes, los cuales se eliminarn por haber perdido sus valores para la administracin de la Universidad.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




01. 30.30. - 01.3.

30.30. 01.4.

ACTAS Actas del Consejo Electoral Resolucin de convocatoria a

elecciones Comunicacin y citacin explicativa

del carcter de la reunin Original Actas de Escrutinio Final, Copias de credenciales expedidas, Correspondencia.

Actas del Consejo Superior Comunicacin explicativa de carcter

ordinario o extraordinario de la sesin Citaciones Lista de asistentes Orden del da Correspondencia

3 aos

3 aos

2 aos

2 aos

X

X

X

X

X

X

Las Actas del Consejo Electoral son documentos con tradicin histrica y legal. Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, se selecciona transfirindose al Archivo Histrico de la Universidad para conservacin permanente nicamente las Actas Originales junto con las Actas de Escrutinio Final y las copias de las credenciales expedidas, los dems soportes se eliminan, por haber perdido sus valores primarios.

Documentos con tradicin histrica. Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona transfirindose al Archivo Histrico de la Universidad para conservacin permanente nicamente las Actas Originales sin los soportes, los cuales se eliminarn por haber perdido sus valores para la administracin de la Universidad.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 30.30. 01.5.

ACTAS Actas de Grado Consecutivo de Actas Poderes Acuerdos

5 aos

25 aos

X

X

X

Las Actas de Grado se constituyen en documentos con tradicin legal e histrica. El original se entrega al egresado y su copia se mantendr en la Secretara General por 5 aos, luego se transferir al Archivo Central nicamente el Acta de Grado, los tipos documentales se eliminan previo aviso al Jefe de Archivos o quien haga sus veces; agotado el tiempo de retencin se transferir al Archivo Histrico donde se conservar de manera permanente.




02. 30.30. 02.1. 30.30. 02.2.

ACUERDOS Acuerdos del Consejo Acadmico Acuerdos del Consejo Superior

5 aos

20 aos

X

X

X

Al trmino de retencin en el Archivo Central esta Serie se transfiere al Archivo Histrico para su conservacin permanente, debido a que son actos administrativos originales que guardan la evolucin acadmica y administrativa de la Universidad y se constituyen en documentos histricos. Cuando se realice el proceso de microfilmacin, el soporte papel deber conservarse en su totalidad.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 05. 30.30. 05.


3 aos

2 aos

X

X Al trmino de retencin en Archivo Central se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales. Los documentos sobrantes de este proceso se van eliminando.

09. 30.30. 09.

CONSTANCIAS Constancia de Grado o de Registro de Grado

Consecutivo de constancias

2 aos

X

X

Una vez firmado por el Secretario General, se entrega el documento original al interesado y la copia se mantendr en la oficina productora por dos aos, cumplido este trmino, se procede a su eliminacin en el Archivo de Gestin, junto con los soportes si los hubiere (recibos de pago), previa autorizacin del Archivo Central.





Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 14. 30.30. 14.1.

30.30. 14.2.

ELECCIONES Elecciones de Rector

Hojas de Vida de inscritos Los dems tipos documentales

relacionados a continuacin Elecciones de Representantes a Organos de Gobierno y Cuerpos Colegiados

Consejo Superior, Consejo Acadmico, Consejos de Facultad, Comits de Programa, Comit de Salud Ocupacional, Comisin de Personal, etc.

Copia Resolucin de Convocatoria, Copia Resolucin de Jurados, Documentos de inscripcin de

candidatos (con sus anexos) Lista de inscritos y de votantes, Actas de Escrutinio de Mesas y Votos, Copia credenciales expedidas C.E. Impugnaciones y reclamaciones, Correspondencia, Recursos.

1 ao

2 aos

X

X

X

La serie se selecciona al finalizar su tiempo de retencin en Archivo Central, dejando nicamente las hojas de vida de los candidatos preseleccionados, cuando se trate de elecciones de Rector, los dems soportes se eliminan, ya que el tiempo precautelativo con miras a una posible impugnacin del proceso electoral ya se ha agotado al momento de este procedimiento. Adems, tambin se encuentra informacin sobre estos procesos en la Serie Actas del Consejo Electoral, en donde se encuentran los originales de las Actas de Escrutinio Final, y copia de las credenciales expedidas, cuya custodia y conservacin corresponden a la Secretara General.





Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 19. 30.30. - 19.1. 30.30. - 19.2.

INFORMES Informes de Gestin Informes del Consejo Acadmico al Consejo Superior Cuadros comparativos Programas de dllo.de habilidades Situacin de capacitacin docente Situacin de programas Acadmicos Anlisis de cobertura Anlisis de Admisiones Situaciones Docentes Anexos.

3 aos

4 aos

X

X

Una vez agotado el tiempo de retencin en Archivo Central se toma una muestra representativa que se conservar de manera permanente y los dems documentos se eliminan por tratarse de documentos informativos sobre actividades especficas en una vigencia determinada.

Los informes del Consejo Acadmico se eliminan una vez agotado el tiempo de retencin en Archivo Central, pues forman parte de las Actas del Consejo Superior.

21. 30.30. - 21.1. 30.30. - 21.2.

30.30. - 20.3.

30.30. - 20.4.

LIBROS Libro de Registro de Grados Libro de Registro de Inscritos a Elecciones Libro Radicador de Resoluciones Acadmicas Libro Radicador de Resoluciones Superiores

3 aos

2 aos

X

X

Los Libros de Registro de Grados y de Registro de Inscritos a Elecciones, se transfieren al Archivo Histrico para su conservacin permanente. La subserie libros radicadores se elimina al trmino de retencin en Archivo Central ya que pierden su valoracin primaria y no adquieren otra que amerite otra disposicin. Son libros de control y manejo inmediato, que facilitan informacin en gestin.

30. 30. Secretara General

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 27. 30.30. 27.

PLANES Plan de Accin Diagnstico, Cronograma, Plan indicativo Cuadros e indicadores de seguimiento.

2 aos

2 aos

X

X Una vez elaborado el Plan para los fines requeridos, se mantendr el original en el archivo de gestin por dos aos, para determinar procedimientos y acciones de gestin administrativa. Transcurrido este perodo el original se enviar al Archivo Central, donde se elimina al trmino de su tiempo de retencin, por tratarse de un documento operativo.




32. 30.30. - 32.

PROCESOS Procesos Disciplinarios Quejas Preliminares Apertura de investigacin Notificaciones Indagatorias Cargos Descargos Autos Fallos Recursos Cierre de la investigacin o del

proceso.

3 aos

7 aos

X

X

Documento con tradicin legal y administrativa. Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central la subserie se selecciona y se conserva nicamente la queja, el auto de apertura y el fallo definitivo como testimonio del quehacer disciplinario en la Universidad; los dems documentos se eliminan por cuanto han perdido su valor para la administracin; adems el fallo definitivo o el cierre de la investigacin, corresponden a tipos documentales que deben reposar en la Historia Laboral del funcionario disciplinado.

30. 30. Secretara General

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 35. 30.30. - 35. 1. 30.30. - 35. 2.

RESOLUCIONES Resoluciones Acadmicas Resoluciones Superiores

5 aos

8 aos

X

X


Archivo Histrico para conservacin permanente, debido a que son actos administrativos originales a travs de los cuales el Consejo Superior y el Consejo Acadmico, mximos rganos de direccin de la Universidad expresan su voluntad. Al trmino de retencin en Archivo Central, puede aplicarse el proceso de microfilmacin, sin embargo el soporte papel se conservar en su totalidad.

37. 30.30. 37.

TITULOS Ttulos de Propiedad

Registros Escrituras.

10 aos

10 aos

X

X Documento con tradicin legal e histrica, al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se transfiriere al Archivo Histrico de la Universidad para su conservacin permanente.

30.30.20. Seccin de Correspondencia y Archivo

Retencin

Disposicin Final

Tradicin Documental




Cdigo

Series

Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C Procedimiento

01. 30.30.20. 01.

ACTAS Actas Comit de Archivo Comunicacin explicativa del carcter

de la sesin Citaciones Orden del da Actas de descarte Correspondencia.

2 aos

3 aos

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfieren nicamente las Actas originales al Archivo Histrico de la Universidad para la conservacin permanente como soporte de decisiones en materia de administracin de documentos en la Universidad, los anexos se eliminan.

08. 30.30.20. - 08.1.

30.30.20. - 08.2

CONSECUTIVO Consecutivo de Correspondencia Interna

Memorandos Circulares

Consecutivo de Correspondencia Externa

3 aos

3 aos

X

X Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central la serie se elimina, ya que ha perdido todos los valores para la administracin de la Universidad.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 20. 30.30.20. 20.

INVENTARIOS Inventario General de Documentos

2 aos

5 aos

X

X

X

La subserie se transfiere al Archivo Histrico al agotar su retencin en la fase de Archivo Central, para conservacin permanente.

21. 30.30.20. 21.

LIBROS Libro de Control de Prstamos

2 aos

3 aos

X

La subserie se elimina al agotar su retencin en la fase de Archivo Central, ya que pierde su valoracin primaria y no adquiere otra que amerite otra disposicin final. Es un libro de control y manejo inmediato en gestin de las consultas en archivo central.




27. 30.30.20. 27.

PLANES Planes de accin Diagnstico, Cronograma, Plan indicativo Cuadros e indicadores de seguimiento.

2 aos

3 aos

X

X

Una vez elaborado el Plan para los fines requeridos, se mantendr el original en el archivo de gestin, para determinar procedimientos y acciones de gestin administrativa. Transcurrido este perodo el original se enviar al Archivo Central, donde se elimina al trmino de su tiempo de retencin, por tratarse de un documento operativo.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 28. 30.30.20. 28.1. 30.30.20. 28.2.

PLANILLAS Planillas de Correspondencia Recibida Planillas Correspondencia Enviada

2 aos

3 aos

X

X Las subserie se elimina al agotar su retencin en

la fase de Archivo Central, ya que pierde su valoracin primaria y no adquiere otra que amerite otra disposicin final. Corresponde a un documento de control y manejo inmediato en gestin de la correspondencia recibida y despachada de la Universidad.

36. 30.30.20. 36.1.

30.30.20. 36.2.

TABLAS Tablas de Retencin Documental Estructura Orgnica de la Universidad Normas Acuerdos de creacin de

dependencias, Series y tipos documentales Flujogramas

Tablas de Valoracin Documental Antecedentes sobre Estructura

Orgnica de la Universidad Series y tipos documentales

2 aos

7 aos

X

X

Las Tablas de Retencin Documental y las TVD son instrumentos operativos de organizacin de documentos. La TRD deben actualizarse cada vez que surja una modificacin en la estructura orgnica de la Universidad. Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central, se seleccionan y se transfieren al Archivo Histrico, nicamente las TRD modificadas y las TVD, en su forma original, como testimonio de la evolucin institucional en cuanto a gestin y conservacin documental. Los documentos sobrantes se eliminan.

30.40. Oficina Jurdica

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final

Tradicin Documental rocedimiento

Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




01. 30.40. 01.

ACTAS Actas Comit de Conciliacin Comunicacin explicativa del carcter

de la sesin Citaciones Lista de asistentes Orden del da Notas y opiniones Correspondencia.

3 aos

2 aos

X

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfieren nicamente las Actas originales al Archivo Histrico de la Universidad para la conservacin permanente, los anexos se eliminan. Aunque posteriormente se aplique el proceso de microfilmacin al trmino de retencin en Archivo Central, el soporte papel debe conservarse. 10.

30.40. -10.1.

30.40. -10.2.

CONTRATOS Contratos de Adquisicin y Compra

Contrato de Suministros Trminos de referencia Convocatoria Autorizacin Disponibilidad presupuestal Plizas de garanta y cumplimiento Licencias Perfeccionamiento y legalizacin Publicacin Diario Oficial Informes de Interventora Acta de ingreso a Almacn

3 aos

3 aos

X

X Agotado el tiempo de retencin en el Archivo

Central, se eliminan los anexos y se transfiere al Archivo Histrico nicamente el original del Contrato para conservacin permanente, por tratarse de un documento de carcter legal e histrico. Slo si la subserie se microfilma al trmino de retencin en Archivo Central, podr eliminarse el soporte papel al trmino de retencin en Archivo Central.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




10. 30.40. - 10.3.

CONTRATOS Contrato de Obra Convocatoria Actas de estudio de ofertas y

adjudicacin Estudios, diseos Autorizacin (copia Acto Advo.) Perfeccionamiento y legalizacin Licencias Disponibilidad presupuestal Plizas Publicacin Diario Oficial Acta de iniciacin de obra Copia ordenes de pago Informes de Interventora Informes de seguimiento Cuadros comparativos (mximos y

mnimos) Acta de Liquidacin de obra Acta de liquidacin del contrato o

finalizacin.

5 aos

5 aos

X

X


Central, se eliminan los tipos documentales y se transfiere al Archivo Histrico nicamente el original del Contrato para conservacin permanente, por tratarse de un documento de carcter legal e histrico. Slo si la subserie se microfilma, podr eliminarse el soporte papel al trmino de retencin en Archivo Central.





Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 10. 30.40. -10.4. 30.40. -10.5.

CONTRATOS Contrato de Prestacin de Servicios Personal Docente y Administrativo

Solicitud del servicio Suscripcin y perfeccionamiento Publicacin Diario Oficial

2 aos

3 aos

X

X

X

Agotado el tiempo de retencin en el Archivo Central, se eliminan los tipos documentales y se transfiere al Archivo Histrico nicamente el original del Contrato para conservacin permanente, por tratarse de un documento de carcter legal e histrico; adems, es parte constitutiva de la Historia Laboral del funcionario. Slo si la subserie se microfilma, podr eliminarse el soporte papel al trmino de retencin en Archivo Central, de lo contrario se conservar la subserie en su soporte original..

11. 30.40. 11.1.

30.40. 11.2. 30.40. 11.3.

CONVENIOS Convenios de Cooperacin Interinstitucional Convenios de Extensin Convenios de Prcticas Acadmicas Oficios de solicitud Autorizacin (copia Acto Advo.) Suscripcin y formalizacin Acta de inicio Prrrogas Correspondencia Acta de Liquidacin.

3 aos

3 aos

X

X

X La Serie est conformada por los documentos

suscritos por la Universidad para uno de los tres eventos descritos; sin embargo, existir un solo consecutivo para los Convenios, el cual se asignar en la Oficina Productora. Agotado el tiempo de retencin en el Archivo Central, se eliminan los tipos documentales y se transfiere al Archivo Histrico nicamente el original del Convenio para conservacin permanente. Slo si se microfilma, podr eliminarse el soporte papel al trmino de retencin en Archivo Central, de lo contrario se conservar la subserie en su soporte original de manera permanente.





Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 13. 30.40. 13.

DERECHOS DE PETICIN /TUTELAS/DEMANDAS

Notificacin Respuesta Autos Fallo

2 aos

3 aos

X

X

Documentos con tradicin jurdica. Recibido el derecho de peticin se da traslado a la oficina competente para su respuesta. La solicitud junto con copia de la respuesta se conservar en el Archivo Central por 2 aos para finalmente proceder a su eliminacin. Proferido el fallo respectivo de las tutelas y demandas, se conservar por dos aos en archivo de gestin de donde se envan al A.C, donde se procede a su seleccin.

27. 30.40. 27.

PLANES Planes de Accin Diagnstico Plan indicativo Cronograma, Cuadros e indicadores de seguimiento.

2 aos

2 aos

X

X

Al agotarse su tiempo de retencin en el Archivo Central esta subserie se elimina por cuanto su carcter es operativo y sirve de base para articularse con el plan de accin institucional de cada vigencia y orientar sus metas.

32. 30.40. - 32.

PROCESOS Procesos Jurdicos Copia de demanda Notificaciones Impugnaciones y reclamaciones Autos Fallos Recursos.

3 aos

7 aos

X

X

La subserie se selecciona al finalizar su tiempo de retencin en Archivo Central, se deja nicamente la copia de la demanda y el fallo definitivo, los cuales se transfieren al Archivo Histrico, como testimonio de los casos jurdicos en los que hace parte la Universidad y la forma de resolverlos. Los dems soportes se eliminan.

40. Vicerrectora Acadmica

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40. 01.

ACTAS Actas Comit de Currculo Comunicacin explicativa del carcter

de la sesin y Citaciones Lista de asistentes y Orden del da Notas y opiniones Correspondencia.

3 aos

2 aos

X

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfieren nicamente las Actas originales al Archivo Histrico de la Universidad para la conservacin permanente, los anexos se eliminan.

05. 40. 05.


2 aos

2 aos

X

X Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales. Los documentos sobrantes se eliminan.




07. 40. 07.

CONCURSOS Concursos de Personal Docente Autorizacin Resolucin Convocatoria Publicacin Lista de inscritos Lista de admitidos Evaluacin hojas de vida Pruebas de evaluacin Resultados de entrevista Seleccin.

2 aos

5 aos

X

X

X

La subserie se selecciona al finalizar su tiempo de retencin en Archivo Central, dejando nicamente los originales de la convocatoria y la seleccin definitiva, las cuales se transferirn al Archivo Histrico como testimonio del proceso de vinculacin del personal docente; los dems soportes se eliminan, ya que el tiempo precautelativo con miras a una posible impugnacin del proceso ya se ha agotado al momento de este procedimiento. Cuando la serie se microfilme, el soporte papel puede eliminarse.





Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 16. 40. 16.

ESTUDIOS Estudios de Factibilidad de Programas Acadmicos Anlisis de costos Anlisis del entorno Propuesta.

3 aos

5 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central, se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes de este proceso se van eliminando.

19. 40. 19.

INFORMES Informes de Gestin Oficios Cuadro resumen de actividades Logros y avances Informe de excepcin

2 aos

3 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central la subserie se elimina, ya que es un documento de carcter informativo y operativo que pierde todos sus valores para la administracin, adems, forma parte de los informes de gestin de la administracin.

24. 40. 24.

MEMORIAS Memorias de Eventos Acadmicos

2 aos

3 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en el Archivo Central se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales y se conserva como testimonio de la actividad acadmica, investigativa y de proyeccin social. Los documentos sobrantes de este proceso se van eliminando.





Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 27. 40. 27.1.

40. - 27.2.

PLANES Plan de Accin Cronograma, Plan indicativo Cuadros e indicadores de seguimiento. Plan de Capacitacin Docente Evaluacin de necesidades Solicitudes Autorizaciones de Consejos de

Facultad.

3 aos

2 aos

X

X

Una vez elaborado el Plan para los fines requeridos, se mantiene el original en el archivo de gestin para determinar procedimientos y acciones de gestin administrativa. Transcurrido este perodo el original se enva al Archivo Central, donde se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes de este proceso se van eliminando.

27. 40. 27.3.

PLANES Planes de Trabajo Acadmico Definicin de lineamientos generales Diagnstico Situacional Formulacin del Plan Estratgico Formulacin del Plan Operativo Ajustes y Aprobacin del Plan Seguimiento y Evaluacin del Plan.

3 aos

2 aos

X

X


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 31. 40. 31.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS Portafolio de Servicios Acadmicos Lista de Servicios Tarifas Trmites Autorizaciones

2 aos

3 aos

X


Central se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales y se conserva en el Archivo Histrico como testimonio de la actividad acadmica y de proyeccin social ofrecida por la Universidad. Los documentos sobrantes se van eliminando.




33. 40. 33.1.

40. - 33.2.

PROGRAMAS Programas Curriculares

Fichas ICFES Planes de Estudio Registro y Actualizacin en el

S.N.I.E.S. Autoevaluacin

Programa de Prcticas Acadmicas Calendario Acadmico Solicitudes de prcticas Cuadros de prcticas.

5 aos

2 aos

10 aos

3 aos

X

X

X

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central, esta subserie se transfiere al Archivo Histrico, como testimonio de la evolucin acadmica de la Universidad.

La subserie programa de prcticas acadmicas se elimina al trmino de su tiempo de retencin en el Archivo Central por cuanto su carcter es operativo y pierde los valores para la administracin de la Universidad. 34.

40. 34. PROYECTOS Proyecto Educativo Institucional (P.E.I.)

3 aos

2 aos

X

X A pesar de ser un documento aprobado mediante Acto Administrativo, ste se conservar de manera independiente, al trmino de su tiempo de retencin en Archivo Central, se transferir al Archivo Histrico.




40.10. Facultad de Ciencias Humanas

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40.10. 01.1. 40.10. 01.2. 40.10.10. - 01.3.

ACTAS Actas Comit de Currculo Actas Comit de Proyeccin Social Actas Consejo de Facultad Invitacin explicativa del carcter de

la sesin y Citaciones Lista de asistentes y Orden del da Correspondencia.

3 aos

3 aos

X

X

X Al agotar su tiempo de retencin en Archivo

Central, esta serie se selecciona y se transfieren al Archivo Histrico de la Universidad nicamente las Actas originales, para su conservacin permanente, los documentos sobrantes se eliminan.

16. 40.10.10. 16.


3 aos

5 aos

X

X Agotada su retencin en Archivo Central, se

selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes de este proceso se eliminan.

19. 40.10. 19.1. 40.10. 19.2.

40.0. 19.3.

INFORMES Informes de Gestin de la Facultad Informes de Ejecucin Presupuestal Presupuesto aprobado para la

Facultad, Informe de excepcin. Informes de Secretara Acadmica Estudios e indicadores de rendimiento

acadmico Estadsticas y estudios de desercin Informe de excepcin al Decano y

Consejo de Facultad.

3 aos

2 aos

X

X

Los Informes de Gestin de la Facultad forman parte del informe de gestin de la Vicerrectora Acadmica, por lo tanto, al cumplir su tiempo de retencin en Archivo Central se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos que sobren de este proceso, se eliminan. Los dems informes se eliminan al trmino de su retencin en Archivo Central ya que son documentos de carcter informativo y operativo que pierden sus valores primarios, y forman parte de los informes de gestin de la Facultad.





Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 19. 40.10.30. 19.4. 40.10.40. 19.5.

40.10.50. 19. 6. 40.10.51. 19. 7.

INFORMES Informes de Deptos. de la Facultad Informes de Instituto de Idiomas Cuadro resumen de actividades Logros y avances Informe de excepcin.

Informes Centro de Investigaciones Informes Centro de Extensin Propuestas de investigacin y

Proyeccin Social Lista de Anteproyectos de trabajos de

Grado Lista de Trabajos de Grado en

proceso Relacin y estado de proyectos de

investigacin

3 aos

2 aos

X

X

Los informes de Departamentos e Institutos, y de los Centros de Extensin e Investigaciones se eliminan al agotarse su tiempo de retencin en Archivo Central ya que son documentos de carcter informativo y operativo que pierden sus valores primarios, pues forman parte integral de los informes de gestin de la Facultad.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




27. 40.10. 27.1.

40.10. 27.2.

40.10. 27.3.

PLANES Plan de Accin de la Facultad Plan de Trabajo Acadmico Diagnstico, Cronograma, Cuadros e indicadores de seguimiento.

Plan de Desarrollo de la Facultad Diagnstico Situacional Plan Estratgico Plan Operativo Seguimiento y evaluacin del Plan.

Planes y Proyectos de Investigacin Presupuesto Propuesta.

3 aos

3 aos

3 aos

2 aos

2 aos

3 aos

X

X

X

X

X

X

Al agotarse su tiempo de retencin en el Archivo Central los planes de accin se eliminan por cuanto su carcter es operativo y sirven de base para articularse con el plan de accin institucional de cada vigencia. El plan de Desarrollo de la Facultad se transfiere al Archivo Histrico al agotarse el tiempo de retencin en Archivo Central. Los proyectos de Investigacin se transfieren al Archivo Central, donde se seleccionan tomando una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes se van eliminando.

35. 40.10. - 35.

RESOLUCIONES Resoluciones de Facultad

5 aos

10 aos

X

X


Archivo Histrico para conservacin permanente, debido a que son actos administrativos originales a travs de los cuales la Facultad expresa su voluntad.




40.10. 20. Escuela de Ciencias Econmicas

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40.10.20. 01.

ACTAS Actas Comit de Escuela Comunicacin explicativa del carcter

de la sesin Citaciones y orden del da Lista de asistentes Correspondencia.

3 aos

2 aos

X

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfieren nicamente las Actas originales al Archivo Histrico de la Universidad para la conservacin permanente, los anexos se eliminan.

16. 40.10.20. 16.


3 aos

2 aos

X

X Agotado el tiempo de retencin en Archivo

Central, se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales. Los documentos sobrantes de este proceso se eliminan. La muestra conservada se eliminar previo concepto del Comit de Archivos.

17. 40.10.20. 17.

EVALUACIONES Evaluaciones de Desempeo Docente Evaluaciones de Estudiantes

(instrumentos) Autoevaluacin Evaluacin del jefe inmediato.

3 aos

3 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en el archivo de gestin, la subserie Evaluaciones de Desempeo Docente se selecciona, transfirindose al Archivo Central nicamente el informe final consolidado. Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central se elimina, por cuanto el informe final consolidado, corresponde a un tipo documental original que conforma la TRD de la Oficina de Asuntos Docentes, por cuanto la verificacin y uso de la informacin de estos documentos corresponde a dicha oficina.





Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 19. 40.10.20. 19.

INFORMES Informes de Gestin Cuadro resumen de actividades Logros y avances Informe de excepcin.

3 aos

2 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central las subseries se eliminan, ya que son documentos de carcter informativo y operativo que pierden los valores primarios, adems, hacen parte de los informes de gestin de la Facultad.

27. 40.10.20. 27.

PLANES Plan de Accin de la Escuela Diagnstico, Cronograma, Plan de trabajo acadmico Planes de Accin de Departamentos

adscritos Cuadros e indicadores de seguimiento.

3 aos

2 aos

X


Archivo Central esta subserie se elimina por cuanto su carcter es operativo y sirve de base para articularse con el plan de accin de la Facultad en cada vigencia y orientar sus metas.

28. 40.10.20. 28.

PLANILLAS Planillas de Calificaciones

5 aos

2 aos

X

X Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central la subserie se elimina, por cuanto corresponde a una copia cuyo original reposa en la Oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico, responsable directo de su custodia.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 33. 40.10.20. 33.

PROGRAMAS Programa de Prcticas Acadmicas

2 aos

X

X La subserie programa de prcticas acadmicas se elimina al trmino de su tiempo de retencin en el Archivo de gestin por cuanto su carcter es operativo y corresponde a una copia cuyo original se enva a la Vicerrectora Acadmica.




34. 40.10.20. - 34.

PROYECTOS Proyectos Acadmicos Presupuesto Cronograma Plan de Trabajo.

3 aos

5 aos

X


Central, se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes de este proceso se eliminan.

40.10.20.10. Administracin de Empresas

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40.10.20.10. 01.

ACTAS Actas Comit de Programa Comunicacin explicativa del carcter


3 aos

2 aos

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfieren al Archivo Histrico de la Universidad nicamente las Actas originales para su conservacin permanente, los anexos se eliminan.

12. 40.10.20.10. 12.

CURSOS INTERSEMESTRALES Norma de aprobacin Lista de inscritos Presupuesto del curso Lista de matriculados Copias recibos de pago Correspondencia Planilla de notas.

3 aos

2 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central, la Serie se elimina, ya que las notas definitivas del curso son remitidas a la Oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico, responsable final de su custodia y los dems documentos pierden todos los valores para la administracin

19. 40.10.20.10. 19.


3 aos

2 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central la subserie se elimina, ya que es un documento de carcter informativo y operativo que pierde todos sus valores para la administracin, adems, hace parte de los informes de gestin de la Escuela.

40.10. 20. 10. Administracin de Empresas




Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 27. 40.10.20.10. 27.1.

40.10.20.10. 27.2.

PLANES Plan de Estudios

Ficha ICFES

Plan de Accin Diagnstico, Cronograma, Plan indicativo Cuadros e indicadores de seguimiento.

5 aos

3 aos

10 aos

2 aos

X

X

X

X

El Plan de Estudios es un documento de consulta permanente, contenido en la ficha ICFES del programa acadmico respectivo, de la cual se conserva una copia en el archivo de gestin y otra copia se transfiere al Archivo Central donde se conservar mientras se recibe la ficha original por parte de la Vicerrectora Acadmica en la subserie Programas Curriculares; entonces se procede a la eliminacin de sta copia.

El Plan de Accin del programa se elimina al trmino de su retencin en Archivo Central por cuanto su carcter es operativo y sirve de base para articularse con el plan de accin de la Escuela en cada vigencia y orientar sus metas.

28. 40.10.20.10. 28.


5 aos

2 aos

X

X Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central la subserie se elimina, por cuanto corresponde a una copia que se conserva precautelativamente y cuyo original reposa en la Oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico, responsable directo de su custodia.

40.10. 20. 10. Administracin de Empresas

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 32. 40.10.20. 10. 32.

PROCESOS Proceso de Acreditacin y Estndares de Calidad del Programa Normas Cronograma Encuestas Plan de estudios Perfiles Competencias Indicadores Informe de Autoevaluacin, Informe de Evaluacin Externa, Informe Final.

5 aos

10 aos

X

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona transfirindose al Archivo Histrico de la Universidad nicamente la agenda prospectiva, el cronograma y los informes de Autoevaluacin, Evaluacin Externa y Evaluacin Final, como testimonio histrico del proceso de acreditacin y estndares de calidad de los programas de la Universidad. Los documentos sobrantes de este proceso se eliminan. Al trmino de su retencin en Archivo Central si se aplica el proceso de microfilmacin, el soporte papel puede eliminarse, previo concepto del Comit de Archivos.




33. 40.10.20.10. 33.


2 aos

2 aos

X

X La subserie programa de prcticas acadmicas se elimina al trmino de su tiempo de retencin en el Archivo Central por cuanto su carcter es operativo y corresponde a una copia cuyo original se enva a la Vicerrectora Acadmica.

40.10. 20. 11. Administracin Financiera

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40.10.20.11. 01.



3 aos

2 aos

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfieren al Archivo Histrico de la Universidad nicamente las Actas originales para su conservacin permanente, los anexos se eliminan.

19. 40.10.20.11. 19.


2 aos

3 aos

X

X


40.10. 20. 11. Administracin Financiera

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




27. 40.10.20.11. 27.


2 aos

3 aos

X

X

El Plan de Estudios es un documento de consulta permanente, su original reposa en la ficha del programa acadmico en la Universidad del Tolima, por cuanto corresponde a un programa en Convenio; por lo tanto la Universidad de los Llanos posee una copia se guarda en el archivo de gestin, la cual se transfiere al Archivo Histrico donde se conservar de manera permanente.

28. 40.10.20.11. 28.


5 aos

2 aos

X


33. 40.10.20.11. 33.

PROGRAMA Programa de Prcticas Acadmicas

2 aos

2 aos

X

X La subserie programa de prcticas acadmicas se elimina al trmino de su tiempo de retencin en el Archivo Central por cuanto su carcter es operativo y corresponde a una copia cuyo original se enva a la Vicerrectora Acadmica.

40.10. 20. 12. Economa

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40.10.20.12. 01.



2 aos

3 aos

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfieren al Archivo Histrico de la Universidad nicamente las Actas originales para su conservacin permanente, los anexos se eliminan

12. 40.10.20.12. 12.


3 aos

2 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central, la Serie se elimina por cuanto pierde todos los valores para la administracin, ya que las notas definitivas del curso son remitidas a la Oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico, responsable final de su custodia.




19. 40.10.20.12. 19.


3 aos

2 aos

X

X


40.10. 20. 12. Economa

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 27. 40.10.20.12. 27.1.

40.10.20.12. 27.2.


Ficha ICFES

Plan de Accin Diagnstico, Cronograma, Plan indicativo Cuadros e indicadores de seguimiento

5 aos

2 aos

10 aos

2 aos

X

X

X

X


El Plan de Accin del programa se elimina al trmino de su retencin en Archivo Central por cuanto su carcter es operativo y sirve de base para articularse con el plan de accin de la Escuela en cada vigencia y orientar sus metas.

40.10.20.12. 28. PLANILLAS Planillas de Calificaciones

5 aos

2 aos

X


40.10. 20. 12. Economa

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




32. 40.10.20.12. 32. .


5 aos

8 aos

X

X

X


33. 40.10.20.12. 33.


2 aos

2 aos

X

X La subserie se elimina al trmino de su tiempo de retencin en el Archivo Central por cuanto su carcter es operativo y corresponde a una copia cuyo original se enva a la Vicerrectora Acadmica.

40.10. 20. 13. Mercadeo Agropecuario

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40.10.20.13. 01.



3 aos

2 aos

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfieren al Archivo Histrico de la Universidad nicamente las Actas originales para su conservacin permanente, los anexos se eliminan

12. 40.10.20.13. 12.


3 aos

2 aos

X

X





19. 40.10.20.13. 19.

INFORMES Informes de Gestin Cuadro resumen de actividades Logros y avances

2 aos

2 aos

X

X


40.10.20.13. Mercadeo Agropecuario

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 27. 40.10.20.13. 27.1.

40.10.20.13. 27.2.

PLANES Plan de Estudios Ficha ICFES

Plan de Accin Diagnstico, Cronograma, Plan indicativo Cuadros e indicadores de seguimiento.

5 aos

3 aos

10 aos

2 aos

X

X

X

X


El Plan de Accin del programa se elimina al trmino de su retencin en Archivo Central por cuanto su carcter es operativo y sirve de base para articularse con el plan de accin de la Escuela en cada vigencia y orientar sus metas. 28.

40.10.20.13. 28. PLANILLAS Planillas de Calificaciones

5 aos

2 aos

X


40.10.20.13. Mercadeo Agropecuario

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




32. 40.10.20.13. 32. .


5 aos

10 aos

X

X

X

X


33. 40.10.20.13. 33.


2 aos

2 aos

X


40.10.21. Escuela de Pedagoga

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40.10.21. 01.

ACTAS Actas Comit de Escuela Comunicacin explicativa del carcter


2 aos

3 aos

X

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfiere al Archivo Histrico de la Universidad para la conservacin permanente nicamente las Actas originales, los anexos se eliminan. Durante su retencin en A.C. podr aplicarse el proceso de microfilmacin, sin embargo el soporte papel debe conservarse.

16. 40.10.21. 16.


3 aos

5 aos

X


Central, se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes de este proceso se van eliminando.




17. 40.10.21. 17.

EVALUACIONES Evaluaciones de Desempeo Docente Evaluaciones de Estudiantes

(instrumentos) Autoevaluacin Evaluacin del jefe inmediato.

2 aos

3 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en archivo de gestin, la subserie se selecciona, transfirindose al Archivo Central nicamente el informe final consolidado. Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central se elimina, ya que el informe final consolidado, corresponde a un tipo documental que conforma la TRD de la Oficina de Asuntos Docentes, por cuanto la verificacin y uso de la informacin de estos documentos corresponde a dicha oficina.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 19. 40.10.21. 19.


2 aos

3 aos

X

X

Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central la subserie se elimina, ya que es un documento de carcter informativo y operativo que pierde todos sus valores para la administracin, adems, hace parte de los informes de gestin de la Facultad.

27. 40.10.21. 27.

PLANES Plan de Accin de la Escuela Diagnstico, Cronograma, Plan indicativo Cuadros e indicadores de seguimiento.

3 aos

2 aos

X

X

Al agotarse su tiempo de retencin en el Archivo Central esta subserie se elimina por cuanto su carcter es operativo y sirve de base para articularse con el plan de accin de la Facultad en cada vigencia y orientar sus metas.

28. 40.10.21. 28.


5 aos

2 aos

X

X Agotado el tiempo de retencin en Archivo Central la subserie se elimina, por cuanto corresponde a una copia cuyo original reposa en la Oficina de Admisiones, Registro y Control Acadmico, responsable directo de su custodia.


Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C




33. 40.10.21. 33.


2 aos

2 aos

X


34. 40.10.21. 34.

PROYECTOS Proyectos Acadmicos

3 aos

5 aos

X


Central, se selecciona una muestra representativa por lapsos temporales, los documentos sobrantes de este proceso se eliminan.

40.10.21.10. Lic. Educacin Bsica nfasis en Artes

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 01. 40.10.21.10 01.



2 aos

3 aos

X

X

Al agotar su tiempo de retencin en Archivo Central, esta serie se selecciona y se transfiere al Archivo Histrico de la Universidad para la conservacin permanente nicamente las Actas originales, los anexos se eliminan.

12. 40.10.21.10. 12.


3 aos

2 aos

X

X





19. 40.10.21.10. 19.

INFORMES Informes de Gestin Cuadro resumen de actividades Logros y avances

2 aos

2 aos

X

X


40.10.21.10. Lic. Educacin Bsica nfasis en Artes

Cdigo

Series

Retencin

Disposicin Final


Archivo Gestin

Archivo Central

C

M

S

E

O

C 27. 40.10.21.10. 27.1.

40.10.21.10. 27.2.

Documents

TRD_2008