TrujilloToma de Decisiones1 Prof. Ana Delia Trujillo-Jiménez Univ. Interamericana de PR Recinto de Fajardo Comportamiento Humano en las Organizaciones

Trujillo Toma de Decisiones 1

Toma de Decisiones

Prof. Ana Delia Trujillo-JiménezUniv. Interamericana de PR

Recinto de FajardoComportamiento Humano en las Organizaciones


Toma de decisiones

Desarrollo de alternativas y selección de un curso de acción para atender problemas u oportunidades.


Proceso de Toma de Decisiones

• Proceso que provee una forma de ver las decisiones de forma analítica y racional.

• Proceso para encontrar y elegir un curso de acción para resolver un problema concreto.


Problema

• Situación que se presenta cuando el estado real de las cosas no es igual al estado deseado de las cosas o el personal necesita respuesta a una pregunta.

• Síntomas - problemas


Problema

• ¿Qué causa un problema?– El cambio.

• El problema existe cuando hay una diferencia entre lo que se esperaba que sucediera y lo que sucede en realidad.

• ¿Cómo se resuelven los problemas?– Eliminando la causa que los provocó, o la diferencia

entre la condición deseada y la condición real.


Problema vs. Toma de Decisiones

• Se relacionan estrechamente.

• Siempre hay que tomar decisiones para solucionar un problema.


Tipos de decisiones en la Gerencia



• De rutina

• De emergencia

• Estratégicas

• Operativas



• De rutina – las mismas circunstancias recurrentes llevan

a seleccionar un curso de acción ya conocido.

• De emergencia – ante situaciones sin precedentes, se toman

decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.



• Estratégicas– decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos

en planes específicos. Es el tipo de decisión mas exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.


• Operativas– son necesarias para la operación de la

organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible.


TIPOS DE DECISIONES

• INDIVIDUALES– Este tipo de decisiones se dan cuando existe

un problema que es fácil de resolver. – Quien realiza el esfuerzo es una sola persona.

• GERENCIALES– Son aquellas decisiones que toma el alto nivel

gerencial. – Son importantes y se buscará orientación,

asesoría y evaluación en cada paso del proceso.


TIPOS DE DECISIONES (cont.)

• EN CONDICIONES DE CERTIDUMBRE– Son aquellas que se toman con certeza acerca de lo

que sucederá, ya que se cuenta con información exacta, medible, confiable y se conocen las relaciones de causa-efecto.

• EN CONDICIONES DE INCERTIDUMBRE– Cuando existe falta de información, escasez de

datos, falta confiabilidad de los datos y se ignoran las probabilidades de los datos.


TIPOS DE DECISIONES (cont.)

• PROGRAMABLES– Son tomadas como un hábito, regla o

procedimiento.– Este tipo de decisiones se aplican a

problemas estructurados, rutinarios y repetitivos.

• NO PROGRAMABLES– Se usan en situaciones no estructuradas,

novedosas y mal definidas de una naturaleza no recurrente.


Tipos de Decisiones

• Programadas– Soluciones para problemas

rutinarios (situaciones familiares) de acuerdo con diversas reglas, procedimientos o costumbres.

– El supervisor no toma la decisión, sino evalúa la situación y aplica el programa.

• No programadas– Soluciones específicas

producidas por medio de un proceso no estructurado para enfrentar problemas no rutinarios (situaciones nuevas o ambiguas) para las cuales no existen reglas o procedimientos claros.

– Necesitan más tiempo y análisis.


Decisiones Programadas

• Formas para tomar decisiones programadas– Reglas

• Establece con precisión lo que un supervisor debe o no debe hacer en una situación particular.

– Procedimientos• Establece un enfoque o secuencia de pasos definidos para

resolver un problema.

– Política• Proporciona guías para influir en el pensamiento y a

diferencia de una regla, requiere el uso de cierto juicio.– Más calificadas (hay que interpretar que significa el concepto).


Decisiones NO Programadas

• El supervisor o la gerencia no han presentado una regla, procedimiento o política estándar para tomar una decisión.

• Se trata la situación como única.

• El supervisor participa activamente en tomar las decisiones.


Elementos en la Toma de Decisiones



• AGENTE DECISORIO– Es aquella persona que selecciona la opción entre

varias alternativas o ideas de acción.

• OBJETIVOS– Son las metas que el agente decisorio pretende

alcanzar con sus acciones.

• GUSTOS Y/O PREFERENCIAS– Son los criterios que el agente decisorio utiliza para

poder escoger.



• ESTRATEGIAS– Es el curso de acción que el agente decisorio escoge

para alcanzar mejor sus metas y/o objetivos. – Toda estrategia depende de los recursos que se

disponga.

• SITUACION– Son los aspectos del entorno que rodean al agente

decisorio, muchos de los cuales, están fuera de su control.

• LOGROS Y RESULTADOS– Es la secuencia o resultante de una estrategia.


Requisitos para la Toma de Decisiones


• Hay que definir bien cuales son las restricciones y las limitaciones.

• Establecer una relación costo-beneficio, especificando los rendimientos que se esperan hasta los mas mínimos implícitas, hábitos, experiencia, etc.)


• Se deben conocer los factores internos formales de la organización (cultura, organizaciones, manuales, políticas, estructura, recursos disponibles, etc.) y los informales (políticas)


• Se deben conocer los factores externos de la organización (clientes, proveedores, economía, competencia, etc.)


Componentes del Proceso


Componentes del Proceso

• El tomar decisiones considera aspectos externos y propios a la persona que debe decidir.


Información

• Estas se recogen tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones. – Si la información no puede obtenerse, la decisión

entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categoría de información general.

– La información es externa a la persona y por lo tanto debe ser recolectada de algún lugar.

– Es el componente que puede tener elementos objetivos como subjetivo.

– Para que sea relevante dependerá de las cualidades cognitivas del decidor.


Conocimientos

• Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable. – En caso de carecer de conocimientos, es

necesario buscar consejo en quienes están informados.


Experiencia

• Cuando un individuo soluciona un problema en forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución de un próximo problema similar. – Si ha encontrado una solución aceptable, con mayor razón

tenderá a repetirla cuando surja un problema parecido. – Si carecemos de experiencia entonces tendremos que

experimentar; pero sólo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas.

– Los problemas de la administración no pueden solucionarse con experimentos.


Juicio

• El juicio o criterio es necesario para combinar la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado.

• No existen substitutos para el buen juicio, es propio del individuo y lo hace distintivo.


Análisis

• Es la forma de unir los componentes anteriores. – No puede hablarse de un método en particular para

analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes.

– En ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes.

• Si estos otros métodos también fallan, entonces debe confiarse en la intuición.


Pasos del Proceso de Toma de Decisiones


Modelo del proceso de toma de decisiones de Simón.


Modelo del proceso de toma de decisiones de Slade.


Pasos en la Toma de Decisiones

• Estar alerta a Indicaciones y Síntomas • Identificar el problema u oportunidad• Recolectar información relevante• Desarrollar alternativas• Evaluar cada alternativa• Seleccionar la mejor alternativa• Implantar la decisión• Evaluar y darle seguimiento


Identificar el Problema

• Discrepancia entre el estado existente y el estado que se desea.

• No confundir problema con síntomas.• Identificar y solucionar el problema

equivocado puede ser peligroso.• Los problemas no siempre se anuncian.


Identificar el Problema

• Información se necesita– todos los hechos relevantes de la situación– información de calidad– por qué el problema ocurrió– cómo afecta la productividad– qué políticas son relevantes– restricciones en tiempo y costo


Recolectar Información

• Contestar preguntas que impacten al problema.– ¿Por qué sucedió ahora– ¿Cómo afecta la productividad del

departamento?– ¿Qué políticas de la compañía son relevantes

para manejar el problema?– ¿Cuáles son las limitaciones.


Desarrollar Alternativas

• Ahora es cuando se tiene que demostrar la creatividad.

• Solamente es desarrollar alternativas.– No hay que evaluar las alternativas.


Desarrollar Alternativas

• Creatividad– ¿Qué suelen tener en común las personas

creativas?• Confianza en sí mismo • Fineza de percepción • Capacidad intuitiva • Capacidad crítica • Curiosidad intelectual • Características afectivas de sentirse querido y protegido • Soltura y libertad• Entusiasmo • Profundidad • Tenacidad


Evaluar las alternativas

• Fortalezas y debilidades• ¿Cuál es el costo?• ¿Cuánto tiempo lleva el implantarla?• ¿Cuál es el resultado más favorable que

se espera de cada una?• ¿Cuál es la menos favorable?


Evaluación de Alternativas

Alternativa Costo Estimado

Ventajas Desventajas


Selección de la Alternativa


Implantación de la Alternativa


Seguimiento y Evaluación

• ¿La alternativa consiguió los resultados esperados?

• ¿Corrigió el problema existente?


Herramientas de Decisión

• Condiciones que los supervisores encuentran cuando se toma una decisión.– Certeza

• Cuando se conoce el resultado de cada alternativa.

– Riesgo• Cuando deben estimar la probabilidad de ciertos resultados.

– Los supervisores recurren a su experiencia.

– Incertidumbre• Cuando no se tiene la certeza de los resultados y ni siquiera

pueden hacer un estimado de su probabilidad.


Estilos de Toma de Decisiones


Estilos de Toma de Decisiones

• Directivo• Analítico• Conceptual• Conductual


Estilo Directivo

• Bajo nivel de tolerancia por ambigüedades, pero muy eficientes y racionales.

• Algunas veces toman decisiones basados en poca información sin evaluar las alternativas.

• Toman decisiones rápidas.• Tendencia a enfocarse a carreras cortas.• Eficiente y lógico.


Estilo Analítico

• Lógicos y alto nivel de tolerancia para las ambigüedades.

• No toman decisiones de forma instantánea, necesitan mucha información.

• Consideran las alternativas.• Toman decisiones cuidadosamente con la

habilidad de adaptación o enfrentarse a nuevas situaciones.


Estilo Conceptual

• Alto nivel de tolerancia para situaciones ambiguas y más intuitivos que racionales.

• Consideran muchas alternativas.• Su enfoque es a largo plazo y son muy

buenos encontrando soluciones creativas a los problemas.


Estilo Conductual

• Nivel bajo de tolerancia a las ambigüedades, pero muy intuitivos.

• Buenas destrezas interpersonales, trabajan muy bien con otros.

• Interesados en las hazañas de sus subordinados.

• Evitan los conflictos.


MISSistemas de Información Gerencial


MIS

• Data– nombres, números o cantidades sin analizar.

• Información– Datos que se han organizado o analizado de

acuerdo con alguna lógica. Datos analizados y procesados.

• Usuarios finales– son los responsables de controlar y tomar

decisiones de los sistemas.


Decision Support Systems (DSS)



• Las características que deben de tener este tipo de sistemas son: – Interactividad– Variabilidad en el tipo de decisiones– Frecuencia de uso – Variedad de usuarios – Flexibilidad– Posibilidad de desarrollo– Interacción ambiental– Comunicación inter-organizacional. – Acceso a base de datos. – Simplicidad.



• Interactividad.– sistemas computacionales que puedan

interactuar en forma amigable y con respuestas en tiempo real.

• Variabilidad en el tipo de decisiones.– apoyo al proceso de decisiones estructuradas

y no estructuradas.



• Frecuencia de uso – Utilización frecuente.

• Variedad de usuarios – puede ser usado por diferentes usuarios de

diversas áreas.



• Flexibilidad– permite adaptarse a una variedad

determinada de estilos administrativos.

• Posibilidad de desarrollo – Permite que el usuario desarrolle de manera

directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.



• Interacción ambiental– Permite interactuar con información externa.

• Comunicación inter-organizacional.– Facilita la comunicación de información

relevante d e los niveles altos hacia los operativos y viceversa.



• Acceso a base de datos.– Tiene capacidad de almacenar información

de las bases de datos corporativas.

• Simplicidad. – Debe ser simple de manejar y fácil de

aprender por el usuario final.


Executive Information Systems (EIS)


Executive Information Systems (EIS)

• Se define como un sistema de computadora que provee al ejecutivo acceso fácil a la información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del negocio.

• Con esta definición se puede decir que los EIS se basan en la información presente dejando a un lado los escenarios futuros.


Principales Características

• Diseñados para cubrir las necesidades específicas de la alta administración.

• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a la información crítica del negocio.

• Los ejecutivos interactúan de forma directa con el sistema sin intermediarios.

• Sistema caracterizado por manejo de gráficos de alta calidad, información tabular y en forma de texto.


Group Decision Support Systems (GDSS)


Group Decision Support Systems (GDSS)

• Es un sistema interactivo basado en computadora, que facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan en equipo. – Estos sistemas deben de estar integrados por

un líder o facilitador, un solicitante y los participantes.


Sus características

• Sistemas diseñados para apoyar decisiones en grupos.

• Accesibles para usuarios con diferente nivel de conocimiento computacional y de soporte a la decisión.

• Los GDSS pueden ser específicos o generales. • Deben contener mecanismos para evitar el

desarrollo de conductas negativas en el grupo. • Deben motivar a los miembros del grupo a

participar de manera activa.


Expert Decision Support Systems (EDSS)



• Un sistema experto se puede definir como – un sistema de computadora interactivo que

permite la creación de bases de conocimiento, los cuales una vez cargadas responden a preguntas, y sugieren cursos de acción emulando el proceso de razonamiento de un experto para resolver problemas en un área específica del conocimiento humano.



• Este tipo de sistemas se ha logrado desarrollar gracias al uso de la inteligencia artificial, – la cual podemos definir como

• la ciencia que estudia de manera sistemática el comportamiento inteligente, con el fin de imitar o simular las habilidades humanas mediante la creación y utilización de computadoras.

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