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Revista empresarial donde se habla sobre presupuestos.
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Revista
EMPRESARIAL
¿Porqué son importantes?
Antecedentes, ¿Dónde y cómo nace el término Presupuesto?
¿Qué son?, ¿Porqué son importantes?
¿Cuáles son sus objetivos?, ¿Qué ventajas me proporciona?,
¿Tienen limitaciones?
Clasificación.
Presupuesto de Efectivo (Cash Flow).
Presupuesto de Venta (Ingresos).
Presupuesto de Personal (¿Como manejar mi liquidez?)
Pág. 13
Pág. 4
Pág. 8
Pág. 18
Pág. 29
Pág. 33
Pág. 38
En una época de cambios en la gerencia moderna, la toma de decisiones exige presión y rapidez, y por lo tanto el factor de predicción y control de los presupuestos es de vital importancia como una eficiente herramienta administrativa, es por este propósito que nace este trabajo de investigación que persigue el objetivo de orientar más específicamente sobre la elaboración y el manejo de diferentes tipos de presupuestos dentro del entorno empresarial, esto como herramienta que ayude a enfrentar los futuros retos de la administración actual.
Los presupuestos nacen de esta etapa del proceso administrativo, y ayudan a formular estrategias y políticas asociadas con los diferentes pronósticos de la actualidad empresarial, ya que un presupuesto puede ser aplicado a una entidad tanto pública como privada.
Esperamos que este proyecto sea de suma utilidad para todo aquel estudiante o docente que le dé el uso más conveniente a sus necesidades.
Los Autores
3
Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta
de planificación y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a
finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Británico los
planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y
control. [1]
Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo
bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en
el sistema inglés con el término budget de conocimiento común y que
recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto. En 1820
Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados
Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y
como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era
presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades
gubernamentales.
4 [1] Para mayor información se recomienda consultar la sección de referencias.
Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera
Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que
podía generar la utilización del presupuesto en materia de
control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos
necesarios para obtener márgenes de rendimiento
adecuados durante un ciclo de operación determinado. En
este período las industrias crecen con rapidez y se piensa
en el empleo de métodos de planeación empresarial
apropiados.
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En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector
público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto Nacional La técnica siguió su
continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos.
Como ejemplo de lo anterior, tenemos que en n 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad particular del sistema “presupuesto flexible”.
Lo que genera un periodo de análisis y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al estudio y la evaluación amplios de los costos.
En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.
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En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades.
En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de planificación por programas y
presupuestos.
En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como “planeación por programas y presupuestos”.
El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos [2] quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo de efectivo.
7 [2] Para mayor información se recomienda consultar la sección de referencias.
1.- La estimación programada, en forma sistemática de las condiciones de la operación y de los resultados a obtener por un organismo o empresa en un período determinado.
"No es un pronóstico elaborado, es una meta para un periodo".
2.- Pueden definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aun cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).
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Si bien por costumbre los presupuestos se elaboran por
meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo,
referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a
propósito, esta definición no implica que el presupuesto
deba establecerse en términos financieros, a pesar de
que esa es la costumbre. En este sentido cabe
mencionar que los sistemas presupuestales completos
pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la
mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.
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Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
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Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
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Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la
incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el
mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán
los riesgos por asumir.
Cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de
acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre
la influencia que ejercerá los factores no controlables por la
gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se
constata en los países latinoamericanos que por razones de
manejo macroeconómico en la década de los años ochenta
experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de inflación
y devaluación y en las tasas de interés.
El presupuesto surge como herramienta moderna del
planteamiento y control al reflejar el comportamiento de
indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus
relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables
y financieros de la empresa.
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Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe
desarrollar en un periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades
en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las
metas previstas.
Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la
empresa en forma integral.
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Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.
La dirección de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción.
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Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados
recursos de al empresa, dado el costo de los mismos.
Es el sistema más adecuado para establecer "costos promedios" y permite su
comparación con los costos reales, mide le eficiencia de la administración en el
análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.
Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la
empresa.
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Así como poseen muchas ventajas, también poseen las siguientes desventajas:
Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los
determinaron.
Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se diseña para que
sirva de guía a la administración y no para que la suplante".
Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se
tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y
el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las
necesidades del mismo.
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Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su
importancia.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una
herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para
entrar en competencia con ella.
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Según la Flexibilidad:
Según el período que cubran:
Según el campo de aplicabilidad
en la empresa:
Según el sector en que se utilicen:
18
Pre
supu
esto
s
- Rígidos, estáticos, fijos o asignado.
- Flexibles o variables.
- A corto plazo.
- A largo plazo.
- De operación o Económicos.
- Financieros (Tesorería y Capital).
- Sector privado.
- Sector público.
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Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no
se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se
efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural,
político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de
control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector
público.
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Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden
adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos,
costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales.
Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos
indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
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Los presupuestos a corto plazo se
planifican para cumplir el ciclo de
operaciones de un año.
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En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes
empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta
el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los
lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones
económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la
inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro,
fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como
ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.
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Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre éstos podrían incluirse:
• Ventas. • Producción. • Compras. • Uso de Materiales. • Mano de Obra. • Gastos Operacionales.
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Incluyen él cálculo de partidas y/o rubros que inciden
fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso
destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido
como de erogaciones capitalizables.
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• Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas
de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización.
También se denomina presupuesto de caja o efectivo porque
consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de
fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por
la congelación de deudas, amortización u otros.
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• Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes
inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones
particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de
edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar
alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos
requeridos y su disponibilidad de tiempo.
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Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la
operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y
las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan
variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del
gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de
proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y
la amortización de compromisos ante la banca internacional.
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Los utilizan las empresas particulares como base de
planificación de las actividades empresariales.
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Conocido también como: flujo de caja, es el presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de dinero (efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado.
• Importancia:
- Permite prever la futura disponibilidad del efectivo: saber si vamos a tener un déficit o una falta de efectivo, o si vamos a tener un excedente; y, de acuerdo a ello, tomar decisiones, por ejemplo:
- Además, posibilita conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos sean mayores que los futuros egresos); o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.
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Si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos, por ejemplo:
• Solicitar oportunamente un financiamiento.
• Solicitar el refinanciamiento de una deuda.
• Solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.
• Cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor crédito.
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Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:
• Invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o equipos.
• Invertirlo en adquirir mayor mercadería.
• Invertirlo en la expansión del negocio.
• Usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en
acciones.
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enero febrero marzo abril
INGRESOS
Cuentas por cobrar 3600 6360 6996 7695.6
Préstamos 2100
TOTAL INGRESOS 5700 6360 6996 7695.6
EGRESOS
Cuentas por pagar 2325 4882.5 5370.75 5907.83
Gastos administrativos 250 250 250 250
Gastos de ventas 230 230 230 230
Pago de impuestos 16.4 9.02 15.35 21.98
TOTAL EGRESOS 2821.4 5371.52 5866.1 6409.8
FLUJO DE CAJA
ECONÓMICO 2878.6 988.48 1129.9 1285.8
Amortización 700 700 700
Intereses 504 336 168
FLUJO DE CAJA
FINANCIERO 2878.6 -215.52 93.9 417.8
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Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación
programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una
organización.
Normalmente indican, para cada producto, 1) la cantidad de ventas estimada
y 2) el precio de venta unitario esperado. Esta información es reportada
frecuentemente por regiones y por representantes de ventas.
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El presupuesto de ventas de una empresa es la base de casi todas sus decisiones comerciales. Todos los empresarios -hasta los más pequeños- emplean alguna clase de pronóstico de ventas, aunque sea de modo inconsciente o intuitivo, como punto de partida para todos los planes de una empresa.
En el corto plazo, el presupuesto sirve para determinar el programa de producción. Para cumplir con los pedidos de los clientes, se requiere un programa de producción mínimo. Esto a su vez obliga a disponer de cierta cantidad mínima de materias primas, insumos, maquinarias y partes, y cierta dotación de personal. Si se subestiman las ventas futuras, no se podrá cumplir con los pedidos de los clientes. Si se las sobreestima se incurrirá en diversos sobrecostos por stock, exceso de personal, etcétera.
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A continuación se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las características del negocio y de las habilidades de la administración. Por stock, exceso de personal, etcétera.
Un pronóstico es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explícitos. Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. éste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administración.
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Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las
empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real.
Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el
mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación
deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de
la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de
marketing que puedan implementarse.
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Accesorios Vista, S.A.
Presupuesto de Ventas
Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2008
Producto y Region Volumen en
Unidades
Precio de Venta
Unitario Ventas Totales
Cartera:
Este 287,000 $12.00 $3,444,000
Oeste 241,000 12.00 2,892,000
Total 528,000 $6,336,000
Bolsa de Mano:
Este 156,400 $25.00 $3,910,000
Oeste 123,600 25.00 3,090,000
Total 280,000 $7,000,000
Total Ingresos por
Ventas $13,336,000
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Un presupuesto personal es un documento en donde se cuantifican ingresos y
egresos de dinero que una persona espera tener para un periodo de tiempo
determinado.
En general, contar con un presupuesto personal nos permite planificar un mejor
uso de nuestro dinero (especialmente en lo que a nuestros gastos se refiere), y
nos sirve de ayuda para adquirir la disciplina necesaria para cumplir con lo
planificado.
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En términos más específicos, un presupuesto personal nos permite:
• Evaluar si necesitamos contar con mayores fuentes de ingresos.
• Identificar partidas en donde estemos gastando mucho dinero de
forma innecesaria.
• Identificar partidas en donde podríamos reducir gastos.
• Evaluar si necesitamos limitar la adquisición de deudas.
• Planificar la creación de una bolsa de ahorro.
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1. Identificar ingresos y egresos habituales.
• En primer lugar debemos identificar los ingresos y egresos de dinero que
solemos tener o realizar para un periodo de tiempo determinado (de
preferencia para un mes).
•
Estos ingresos o egresos debemos clasificarlos en partidas generales tales
como empleo, inversiones, alimentación, educación, servicios, etc.
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INGRESOS
Partida 1
Partida 2
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
Partida 1
Partida 2
Partida 3
TOTAL EGRESOS
SALDO (Ingresos – Egresos)
El formato de nuestra lista de ingresos y egresos habituales sería el siguiente:
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Una vez que hemos estimado cuánto solemos tener como ingresos y egresos al
mes, pasamos a elaborar el borrador de nuestro presupuesto personal.
Para ello, simplemente elaboramos un cuadro (de preferencia en una hoja de
Excel) en donde incluyamos todas las partidas que nos generen ingresos y
egresos, así como los montos que esperamos tener en cada una de estas
partidas para los siguientes meses del año.
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Mes 1 Mes 2 Mes 3
INGRESOS
Partida 1
Partida 2
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
Partida 1
Partida 2
Partida 3
TOTAL EGRESOS
SALDO (Ingresos –
Egresos)
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Una vez que hemos elaborado el borrador de nuestro presupuesto personal, pasamos a analizarlo en profundidad, y a hacer los ajustes o cambios que sean necesarios.
Lo primero que debemos hacer es fijarnos en el saldo que aparece al final del presupuesto, que es el monto resultante de la diferencia entre el total de los ingresos y el total de los egresos presupuestados; debemos asegurarnos de que éste sea positivo, y que sea un monto adecuado (lo recomendable es que corresponda como mínimo al 10% del total de los ingresos).
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Una vez elaborado nuestro presupuesto personal, debemos planificar un buen destino al saldo resultante, el cual, tal como habíamos mencionado, debemos procurar que corresponda como mínimo al 10% del total de nuestros ingresos, aunque lo ideal es que corresponda a un 20% o hasta un 30%.
El siguiente paso, una vez que hemos elaborado nuestro presupuesto personal y haber planificado un buen destino del saldo resultante, consiste en simplemente seguir lo planificado.
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Nuestro presupuesto personal debe ser revisado constantemente; aún
cuando no lo sigamos al pie de la letra, siempre debemos revisarlo y
tenerlo como guía o referencia.
Un formato básico de un ejemplo de presupuesto personal, el cual
podemos tomar como modelo para elaborar el nuestro es el siguiente:
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Enero Febrero Marzo…
INGRESOS
Sueldo
Negocios
Inversiones
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
Alimentación
Educación
Salud
Transporte
Vestimenta
Cuidado personal
Agua
Electricidad
Gas
Teléfono fijo
Teléfono celular
Cable
Internet
Combustible
Mantenimientos
Reparaciones
Seguros
Recreación
Hipoteca
Cuota automóvil
Tarjetas de créditos
Préstamos / créditos
TOTAL EGRESOS
SALDO (Ingresos –
Egresos)
Un formato básico de un ejemplo
de presupuesto personal, el cual
podemos tomar como modelo para
elaborar el nuestro es el siguiente:
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[1] El profesor Joseph Vlaemminck en su obra Historia y
Doctrinas de la contabilidad menciona que en los registros de los
Massari de Génova (1340) llevados a la veneciana, aparecen
cuentas de presupuesto. Luego cita al monje benedictino Angelo
Pietra como el primer autor que se preocupa de la previsión de
ingresos y gastos (siglo XVI) y a Ludovico Flori como el autor que
habla de la utilidad de los presupuestos (1963). Volver.
[2] Luis Fernando Gutiérrez Marulanda, las Finanzas prácticas
para países en desarrollo. Norma, 1993.
Volver.
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