TUTORÍA ELIANA CECILIA MADRID CORREA€¦ · Clic en la ficha Inicio. b. Clic en el grupo Celdas. c. Clic en Insertar, clic en Insertar columnas de hojas. POR: ELIANA CECILIA MADRID

POR: ELIANA CECILIA MADRID CORREA

UNIDAD 3

MICROSOFT EXCEL 2010

MOVERSE POR LA HOJA DE CÁLCULO

TUTORÍA

ELIANA CECILIA MADRID CORREA


MOVERSE POR LA HOJA DE CÁLCULO

1. INSERTAR COLUMNA. Después de crear una tabla de Microsoft Office Excel en la hoja de cálculo, agregar columnas y filas a la tabla es muy fácil. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas de la hoja de cálculo adyacentes a la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Existen dos pasos Primer Paso: a. Clic en la ficha Inicio. b. Clic en el grupo Celdas.

c. Clic en Insertar, clic en Insertar columnas de hojas.


Segundo Paso: a. Se ubica encima de la letra correspondiente a la columna, clic

derecho. Se despliega la siguiente ventana.

b. Le doy clic en Insertar.

1.1 ELIMINAR UNA COLUMNA.

a. Clic en la ficha Inicio. b. Clic en el grupo Celdas.

c. Clic en Eliminar.


d. Clic en Eliminar columnas de hoja.

Otra forma sería, me ubico en la letra de la columna clic derecho y clic en eliminar.

2. INSERTAR FILA. El proceso para insertar una fila en Excel es muy sencillo ya que debemos seleccionar una celda de la fila inferior a donde queremos realizar la inserción y hacer clic en el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.

Otra opción es hacer clic derecho sobre el encabezado de fila y seleccionar la opción Insertar. Por ejemplo, en la siguiente imagen estoy


por insertar una fila entre las filas 10 y 11 y por lo tanto debo hacer clic derecho sobre el número 11 y seleccionar la opción Insertar.

INSERTAR VARIAS FILAS EN EXCEL

El truco para insertar varias filas en Excel es que, antes de ejecutar el comando Insertar, debemos seleccionar la misma cantidad de filas que vamos a insertar. La primera fila seleccionada será la que quedará por debajo de las nuevas filas. Por ejemplo, si queremos insertar tres filas entre las filas 10 y 11 debemos seleccionar las filas 11, 12, y 13:


Otra forma sería clic derecho encima del encabezado de la fila y clic en insertar. Lo mismo se haría para las columnas. 2.2 ELIMINAR FILA.

a. Clic en la ficha Inicio. b. Clic en el grupo Celdas.

c. Clic en Eliminar, clic en Eliminar filas de hoja.


Otra forma seria ubicándose sobre el encabezado de la fila clic derecho y clic en eliminar.

3. DAR NOMBRE A LA HOJA DE CÁLCULO. Para cambiar el nombre a la hoja se hace los siguientes pasos:

a. Clic en la dicha inicio. b. Clic en el grupo celdas.

c. Clic en Formato.

d. Clic en Cambiar el nombre de la hoja. e. Y la etiqueta hoja1 debe quedar sombreada de otro color y puede

ingresar el nombre.

Otro paso: � Sitúate encima de las pestaña Hoja1. � Haz clic con el botón derecho del ratón.


� Elige Cambiar nombre en la ventana que se abre.

� Veras que en la pestaña Hoja1 la etiqueta se resalta para que escribas.

� � Escribe el nuevo nombre que le quieras dar por ejemplo año

2011, lista clientes, direcciones amigos,... 3.1. INSERTAR HOJA CÁLCULO

Existen cuatro pasos para insertar hoja de cálculo. Paso Uno (1): a. Clic en la ficha Inicio. b. Clic en el grupo de celdas.

c. Clic en Insertar.

d. Clic en Insertar hoja.


Paso Dos (2):

En la parte inferior se encuentra el botón insertar hoja de cálculo. Le da clic en este botón inmediatamente se insertar la hoja4.

Paso Tres (3):

Se ubica en la etiqueta Hoja1, clic derecho del mouse, y clic en insertar.


Paso cuatro (4):

Se presiona las teclas MAYUSCULAS + F11. Y se inserta la hoja4.

3.2. MOVER LA HOJA DE CÁLCULO. Se puede mover la hoja de cálculo presionando clic izquierdo del mouse sostenido encima de la etiqueta de la hoja seleccionada si soltar la ubican en el lugar deseado. Otra forma sería: a. Clic en la ficha inicio. b. Clic en el grupo celda. c. Clic en Formato. d. Mover o copiar la hoja y le doy clic.

e. Se despliega la siguiente ventana.


EXPLICACIÓN DE LA VENTANA MOVER O COPIAR. En la parte donde dice muevo la hoja selecciona a un Libro, en este caso nos muestra Libro1, si tenemos vario Libros solamente seleccionamos el Libro deseado. En cambio sí estamos en el libro actual solamente indicamos en qué posición lo movemos antes de la hoja o mover al final y clic en aceptar.

NOTA: Si la hoja la estamos moviendo a un Libro debemos marcar “crear una copia” y aceptar. 3.3. DARLE COLOR A LA ETIQUETA HOJA.

Se puede dar color a la etiqueta ubicándose en la hoja1, clic derecho del mouse, color de etiqueta y clic en el color deseado. Otra forma sería:

a. Clic en la ficha Inicio. b. Clic en el grupo Celda. c. Clic en Formato. d. Clic en color de etiqueta. e. Clic en color deseado.


Vista previa de las etiquetas.

3.4. ELIMINAR UNA HOJA DE CÁLCULO. Para eliminar una hoja de cálculo se hace lo siguiente: Se puede hacer dando clic derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja y clic en eliminar.


Otra formar es: a. Clic en la ficha inicio. b. Clic en el grupo Celda. c. Clic en Eliminar. d. Clic en eliminar hoja.

ACTIVIDAD: Crear una base de datos con filtro avanzado. Nota: Documento moverse entre hojas en Excel.

4. COMBINAR Y CENTRAR. Para combinar un grupo de celdas contiguas se debe seleccionar primeramente el rango que se unirá y posteriormente hacer clic en el botón Combinar y centrar que se encuentra dentro del grupo Alineación de la ficha Inicio.


Excel unirá las celdas y centrará el texto dentro de ellas.

El botón Combinar y centrar permanecerá resaltado indicando que dichas celdas han sido combinadas, así que para regresar las celdas a su estado normal deberás hacer clic de nuevo sobre el botón Combinar y centrar para dividir de nuevo las celdas. También puedes hacer clic en el menú desplegable del botón y seleccionar la opción Separar celdas.


Si desde un principio deseas combinar varias celdas sin que el texto sea centrado, debes seleccionar la opción Combinar celdas dentro del menú desplegable. Dentro del mismo menú, la opción Combinar horizontalmente ayuda a unir solamente las filas del rango seleccionado. Observa el resultado de seleccionar esta opción sobre el rango A1:C10:

La funcionalidad de combinar celdas es muy útil en Excel, solo recuerda que cuando se han combinado dos o más celdas se convierten en una sola celda de mayor tamaño que abarca varias columnas o varias filas. Una celda combinada se puede dividir de nuevo en celdas independientes.

5. CREAR UNA PLANTILLA BÁSICA DE FACTURA. En la elaboración de esta plantilla practicarán todo lo relacionado sobre combinar y centrar. Anexo: Video ejercicio.

6. OPERACIÓN CON ARCHIVO. 6.1. Guardar un libro:

Sea donde sea que desee guardar el libro (en el equipo o en la web, por ejemplo), todo el trabajo de guardar se realiza en la pestaña Archivo.

Mientras que usa Guardar o presiona Ctrl+G para guardar un libro existente en su ubicación actual, debe usar Guardar comopara guardar el libro por primera vez, en una ubicación diferente, o


para crear una copia del libro en la misma ubicación o una ubicación distinta. A continuación le mostramos cómo hacerlo:

a. Haga clic en Archivo > Guardar como.

b. Se despliega una ventana donde vamos a elegir la ubicación de la

unidad donde vamos a guardar el archivo, es decir si desea en la

memoria, documentos, escritorio, etc.

c. Se le da el nombre al archivo y el tipo de archivo lo deseo guardar,

sugerencia, para que le pueda abrir el archivo en otros aplicativos

anteriores lo debe de guardar con tipo de Libro de Excel 97, 2003.

c. Clic en guardar.


Tipo de Archivo en Excel: FORMATO EXTENSIÓN DESCRIPCIÓN


Actividad: Convertir minúsculas a mayúsculas y mayúsculas a

minúsculas.

6.2. Cerrar un libro de trabajo:

Para cerrar un libro se hace los siguientes pasos:

Se puede dar en botón Cerrar que se encuentra en la esquina superior derecha.

Clic en Archivo y clic en cerrar.

6.3. Empezar un nuevo libro de trabajo:

a. Se hace por Archivo Nuevo.

b. Selecciono libro en blanco y clic en crear.


.

6.4. Abrir un libro de trabajo ya existente. Cuando inicies una sesión de trabajo con Excel tienes dos opciones: comenzar a trabajar con un libro nuevo o seguir con un libro que hayas guardado previamente.

Para abrir un libro de trabajo ejecuta La ficha ARCHIVO; Excel te mostrará el cuadro de diálogo Abrir, que es muy parecido al cuadro de diálogo Guardar como.

Selecciono la ubicación del archivo existente, es decir en que unidad de disco se encuentra guardado el archivo, le doy clic encima del archivo y clic en abrir.

7. SELECCIÓN DE CELDAS. Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de


seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación:

� Selección de una Celda: Solo tienes que hacer clic sobre ella. � Selección de un rango de Celdas: Para seleccionar un conjunto

de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás cómo las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

� � También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir,

seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego pulsa la otra.

� � Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior

de la columna a seleccionar. � Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de

la fila.

� Selección de una hoja entera: Hacer clic sobre el botón superior

izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.


8. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES.

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos: En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar: Selecciona las celdas a copiar y pulsa CTRL + C. O bien selecciónalas y haz clic en el botón Copiar de la barra Inicio.

Observarás como aparece una línea punteada que la información que se ha copiado en el portapapeles. Además, en la versión Excel 2010 se ha incluido una pequeña flecha que permite seleccionar la forma en que queremos copiar los datos. Si


elegimos Copiar como imagen, aparecerá un pequeño cuadro que nos permite convertir los datos seleccionados en una única imagen.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja: Sitúate sobre la celda donde quieras insertar los datos copiados en el portapapeles. Y haz clic en la opción Pegar de la barra Inicio, o bien pulsa la combinación de teclas Ctrl + V.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado. Mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.


Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio. Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha. En nuestro caso puedes observar que hay 4 elementos, aunque indica que hay 18 de 24 objetos en el portapapeles. Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar. Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón.

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del panel o volver a pulsar el botón con el que lo mostramos.


8.1. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN. Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

a) Seleccionar las celdas a copiar. b) Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla

CTRL.

c) Observa como el puntero del ratón se transforma en d) Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y

manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

e) Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

f) Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

g) Soltar la tecla CTRL. 8.2. COPIAR CELDAS ADYACENTES.

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas. Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:


1. Seleccionar las celdas a copiar. 2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. 3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra. 4. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango. 5. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. 6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno opciones de autorrelleno. Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo

de copiado:


8.3. PEGADO ESPECIAL: En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar. Deberás elegir Pegado especial....

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:


Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda. Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes. Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas. Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.


9. BORRAR CELDAS.

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación... Ir a la pestaña Inicio. Escoger la opción Borrar que se encuentra en el grupo modificar, entonces aparecerá otro submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre: - Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.


Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato. - Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido. - Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €. - Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso. - Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato que excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá.


Para eliminar también el formato deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos y formatos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hipervínculos.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.


BIBLIOGRAFIA: Libro Excel 2010 Manual de usuario, Virginia Caccuri. Libro Microsoft Office Excel 2007, Matthew MacDonald. Support.office.com www.esceltotal.com www.aulaclic.com www.mailxmail.com

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