Unidad 1: Introduccin a la Direccin de Proyectos

Administracin de Proyectos

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Proyectos

Profesores: Lic. Marisa GougetLic. Pablo Werner

Profesores adjuntos, jefes de TP y ayudantes:Lic. Claudia IaconisLic. Adriana MorandoLic. Cecilia CollazoLic. Horacio MedinaLic. Andrs Mumenthaler Ing. Ariel Astorino

Basado en PMBoK cuarta edicin- 2011 Versin 1.0 -

La Administracin de Proyectos

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Proyectos

Qu es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado nico.

Esfuerzo Temporal: todo proyecto tiene un comienzo y un fin determinado, un tiempo delimitado y una duracin cuantificable.

Producto, Servicio o Resultado nico: todo proyecto crea un Producto, Servicio o Resultado nico: todo proyecto crea un producto, servicio o resultado nico. Aunque puede haberelementos repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repeticin no altera la unicidad fundamental del trabajo del proyecto.

Elaboracin Progresiva: es una caracterstica de los proyectos que acompaa los conceptos de temporario y nico. Es el desarrollo en pasos, incrementando el detalle a medida que se avanza.

Debilidades de los proyectos

Aspectos vinculados a los usuarios: Bajo nivel de involucramiento de las reas usuarias Falta de comunicacin o ineficiente Conflictos entre los involucrados Poco apoyo de la alta gerencia

Aspectos relacionados con la Gestin del Proyecto: Aspectos relacionados con la Gestin del Proyecto: Planificacin insuficiente y/o poco realista Fallas en la definicin de objetivos y alcance Falta de seguimiento y control Estimacin desacertada de tiempos y costos

Aspectos vinculados al desarrollo de un proyecto: Requerimientos poco claros o insuficientes Falta de Aseguramiento de la Calidad Problemas en la integracin

Qu es la Direccin de Proyectos?

Es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a actividades de un proyecto para cumplir con los requerimientos de ste.

La administracin de proyectos se logra por medio de la aplicacin e integracin de los procesos de gestin de proyectos de iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento proyectos de iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre.

Contar con una metodologa para administrar los proyectos surge de la necesidad de: Identificar sus requerimientos Establecer objetivos claros y alcanzables Balancear las demandas competitivas de alcance, calidad,

tiempo, costo, recursos y riesgos Adaptar las especificaciones, planes y enfoque a los distintos

intereses y expectativas de los implicados en el proyecto

Programas y Direccin de Programas Programa: grupo de proyectos relacionados cuya

direccin se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control.

Direccin de Programas: es la direccin Direccin de Programas: es la direccin centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratgicos del programa.

Portafolios y Gestin del Portafolio

Portafolio: conjunto de Proyectos, Programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestin efectiva, para cumplir con objetivos estratgicos del negocio.

Gestin del Portafolio: se basa en metas especficas como maximizar el valor del portafolio, seleccionando los proyectos y programas que cumplan con los objetivos estratgicos del negocio y dejando de lado los que no.

Los proyectos y la planificacin estratgica

PROGRAMA Zeta

Planeamiento Estratgico del Negocio

PROYECTO A

PROYECTO C Actividad 1

PROYECTO de inversin

PROYECTO D

Sub proyecto 1Sub proyecto 1

Sub proyecto 2Sub proyecto 2

Sub proyecto 3

Actividad 1Actividad 1Actividad 1Actividad 1Actividades

Oficina de Direccin de Proyectos

Unidad de la organizacin para centralizar y coordinar la direccin de los Proyectos y/o Programas a su cargo

Pone nfasis en la planificacin coordinada, la priorizacin y la ejecucin de proyectospriorizacin y la ejecucin de proyectos

Respalda la Direccin de Proyectos, con formacin, software, polticas y procedimientos

Puede dirigir y ser responsable por lograr los objetivos de los proyectos

Puede tomar decisiones claves al inicio del proyecto, hacer recomendaciones, participar en la seleccin y ubicacin del personal del proyecto

Los proyectos versus el trabajo operativo

El trabajo que realizan las organizaciones puede categorizarse como proyectos o como operaciones, aunque a veces se superpongan.

Los proyectos y las operaciones comparten las Los proyectos y las operaciones comparten las siguientes caractersticas: Son desarrollados por personas

Estn restringidos por recursos limitados

Son planificados, ejecutados y controlados

Y difieren en que: Las operaciones son continuas y repetitivas Los proyectos son temporarios y nicos

El director del proyecto (Project Manager)

Es la persona designada por la organizacin para lograr los objetivos del proyecto

Caractersticas deseables:

Conocimientos de direccin de Conocimientos de direccin de proyectos

Rendimiento o capacidad de hacer y lograr objetivos

Comportamiento: actitud, personalidad y liderazgo

Los proyectos dentro de las organizaciones

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las organizaciones

Los proyectos y su contexto

Dado que los proyectos se desarrollan en el mbito de una organizacin, es importante tener en cuenta:

Los Factores Ambientales internos y externos Los Factores Ambientales internos y externos

Los actores o Involucrados Principales o Stakeholders

El Tipo de Organizacin en la que ste se lleva a cabo

De esta forma, la vinculacin del contexto con el proyecto puede ser clave para su xito.

Factores ambientales

Se refieren a elementos tangibles e intangibles, que rodean el xito de un proyecto o influyen en l

Pueden ser internos o externos

Provienen de cualquiera de las organizaciones que intervienen en el proyectointervienen en el proyecto

Pueden facilitar o restringir las opciones del proyecto

Pueden tener influencia negativa o positiva en los resultados del proyecto

Se deben considerar como entrada para la planificacin del proyecto

Factores Ambientales - Ejemplos

Cultura de la organizacin, estructura y procesos

Estndares de la industria, legislaciones, regulaciones, gobiernos

Infraestructura

Recursos humanos Recursos humanos

Sistemas de autorizacin

Condiciones del mercado

Tolerancia al riesgo de los interesados

Clima poltico

Canales de comunicacin

Sistemas de informacin de direccin de proyectos

Los involucrados principalesPatrocinador o Sponsor: Miembro de la alta gerencia a cargo del proyecto en la empresa que:

Asegura la toma de decisiones a tiempo

Asigna y da autoridad al Gerente de Proyecto

Supera conflictos y barreras organizacionales

Provee direccin estratgica al

Director del Proyecto o Project Manager (PM): Es el encargado del proyecto que:

Lidera al equipo de proyecto para alcanzar los objetivos

Asegura la comunicacin efectiva

Asegura que los problemas sean identificados y resueltos a tiempo y adecuadamente.

Provee direccin estratgica al Gerente del Proyecto

tiempo y adecuadamente.

Es tambin un miembro del equipo Miembros del equipo de

proyecto:Elaboran el Plan del Proyecto

Ejecutan y controlan siguiendo el Plan

Colaboran en la integracin para lograr los objetivos del proyecto

Responsables de determinar que es apropiado para el proyecto

Cliente: Es el contratante, propietario que:

Autoriza el proyecto

Define el alcance

Establece lineamientos y criterios de aceptacin

Los involucrados principalesOficina de Direccin de proyectos (PMO):Centraliza y coordina la gestin de proyectos de la organizacin,

Definen la metodologa de administracin de proyectos, mejores prcticas y estndares a utilizar por los distintos equipos de proyecto,

Coordina los estndares de Coordina los estndares de calidad

Dan soporte en la gestin de proyectos al PM y su equipo

Tipos de organizaciones Estructura funcional Estructura funcional: Organizadas de acuerdo a las

funciones o especialidades de los diferentes departamentos: Direccin, Ventas, Ingeniera, Sistemas, etc

La cadena de mando es jerrquica

Los empleados se especializan en un rea determinada

Los proyectos generalmente se realizan con un enfoque dividido

Tipos de organizaciones Estructura funcional

Organizadas de acuerdo a las funciones o

Coordinacin del proyecto

funciones o especialidades de los diferentes departamentos

La cadena de mando es jerrquica

Personal asignado a actividades del proyecto

Tipos de organizaciones Estructura funcionalVentajas La estructura organizacional es

slida y los canales de comunicacin verticales estn bien establecidos

Permite la especializacin

Los empleados tienen un nico

Desventajas El Gerente de Proyecto tiene

poca o ninguna autoridad

Varios proyectos compiten por recursos limitados y por prioridad

Los miembros del equipo de Los empleados tienen un nico supervisor en un esquema claro de cadena de mando

Se aprovecha mejor la curva de aprendizaje tcnico

Provee continuidad en las disciplinas funcionales (polticas, procedimientos, etc)

Los miembros del equipo de proyecto son leales a su gerente funcional

Los miembros del equipo tienen mucha carga laboral: trabajan para un departamento funcional y al mismo tiempo en un proyecto

Hay conflictos entre los Gerentes de Proyectos y los Gerentes Funcionales

Tipos de organizaciones Estructura proyectizada

Organizadas en base a proyectos

Los recursos estn dedicados al proyecto al que estn asignados

Coordinacin del proyecto

Las funciones de soporte como RRHH o Contabilidad pueden reportar directamente al Gerente de Proyecto

Tipos de organizaciones Estructura proyectizadaVentajas Los Gerentes de Proyecto

tienen la mxima autoridad sobre el proyecto

La lealtad de los empleados es hacia el proyecto; el

Desventajas La utilizacin de recursos es

ineficiente: algunos recursos se encuentran sin tareas cuando el proyecto termina y los recursos especializados es hacia el proyecto; el

compromiso es mayor

El equipo est asignado 100% al proyecto

y los recursos especializados pueden tener mucho tiempo ocioso

Los equipos se disuelven al final del proyecto, por lo que no se crea el sentido de pertenencia

Tipos de organizaciones Estructura matricial Es la combinacin de ambas

estructuras: se cumplen los objetivos de los proyectos y se utilizan buenas tcnicas de gestin de proyectos mientras se mantiene una estructura jerrquica

Coordinacin del Proyecto en estructura Matricial FUERTE

Coordinacin del proyecto en estructura Matricial DBIL

Coordinacin del Proyecto en estructura Matricial BALANCEADA

Tipos de organizaciones Estructura matricialVentajas Hay mayor control sobre los

recursos y se los administra con mayor eficiencia

Hay mejor coordinacin del proyecto con respecto a las

Desventajas Requiere administracin

adicional

Es ms complejo comunicar y controlar

Cada recurso reporta a dos proyecto con respecto a las estructuras funcionales

Hay mejor comunicacin horizontal y vertical

Al terminar el proyecto, los recursos mantienen su puesto funcional

Hay mayor sentido de pertenencia

Cada recurso reporta a dos jefes: el gerente funcional y el PM

Hay mayor probabilidad de conflictos, ya que las prioridades del gerente funcional pueden diferir de las del PM

La influencia de la organizacin: supuestos y restricciones La organizacin puede imponer condiciones sobre los

proyectos que afectan la libertad de actuacin del equipo de proyecto

Por este motivo, a la hora de planificar, el equipo debe tener en cuenta:en cuenta:

Los supuestos: son factores que se consideran verdaderos, reales o ciertos sin tener prueba o demostracin a efectos de la planificacin. El equipo de proyecto debe identificar, documentar y validar los supuestos con cierta frecuencia, como parte de su proceso de planificacin y el proceso de seguimiento y control. Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo

Las restricciones: es una limitacin, interna o externa al proyecto, que va a afectar la performance del proyecto o de un proceso. Limitan las opciones del equipo de proyecto

La influencia de la organizacin: supuestos y restricciones - Ejemplos Supuesto: a efectos de la planificacin, el equipo

de proyecto asume que para el momento del inicio del proyecto el cliente tendr listas las instalaciones donde se desarrollar el mismo. Riesgo asociado: el inicio del proyecto se puede ver afectado si las inicio del proyecto se puede ver afectado si las instalaciones no estn listas en ese momento

Supuesto: se asume que el proveedor contar con personal especializado en la nueva herramienta que gue su instalacin. Riesgo asociado: si la gente del proveedor no tiene conocimiento suficiente de la herramienta, su instalacin puede fracasar

La influencia de la organizacin: supuestos y restricciones - Ejemplos

Restriccin: la conversin del ao a cuatro dgitos en las fechas del sistema debe estar lista antes del 01/01/2000

Restriccin: solamente se cuenta con $100.000 para comprar el nuevo sistema de administracin de proyectos

La influencia de la organizacin: Variables claves del Proyecto Un proyecto se considera exitoso si logra cumplir sus objetivos,

con la calidad necesaria percibida por el cliente, en el plazo estipulado, dentro de los costos previstos , con el alcance requerido, utilizando los recursos eficientemente y gestionando los riesgos

Esta condicin para el xito define los siguientes aspectos como variables claves del proyecto:variables claves del proyecto: El Alcance del Proyecto La Calidad necesaria y suficiente El Tiempo asignado El Costo o presupuesto establecido Los Recursos (humanos, materiales) Los Riesgos del Proyecto

Por estar muy interrelacionadas, estas variables se representan como un tringulo, ya que cuando una de las variables se modifica, afecta necesariamente al menos a una de las otras

Es responsabilidad del Gerente de Proyecto mantener su equilibrio y balancearlas.

CostoRecursos Riesgos

Calidad

La influencia de la organizacin: Variables claves del Proyecto

La alta gerencia, directa o indirectamente, define la prioridad de cada uno de los componentes de las variables claves

Esta priorizacin es utilizada a lo largo del proyecto por el Gerente de Proyecto para planificarlo adecuadamente, Gerente de Proyecto para planificarlo adecuadamente, evaluar el impacto de los cambios y completarlo exitosamente

Los involucrados en el proyecto siempre intentarn cambiar o agregar algo al proyecto. Es la responsabilidad del Gerente de Proyecto analizar estas solicitudes de cambio e identificar los impactos a los componentes de las variables claves, a travs del Control Integrado de Cambios

La influencia de la organizacin: factores crticos del xito Ciertos aspectos pueden ser fundamentales para el

xito del proyecto: condiciones o hechos que si se dan, auguran un buen final, y si no se dan o surgen inconvenientes, pueden declararlo un fracaso

Los factores crticos del xito estn fuertemente ligados a la misin y objetivos estratgicos del proyecto

Identificar los factores crticos del xito ayuda al equipo a saber qu es lo ms importante

Ciclo de vida de los proyectos

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proyectos

Ciclo de vida de los proyectos

Los proyectos pueden dividirse en fases para permitir un mejor control en su administracin y sus vnculos con las operaciones continuas de la organizacin

Estas fases, en forma colectiva, se conocen como Estas fases, en forma colectiva, se conocen como ciclo de vida del proyecto

Estudio de Factibilidad

Desarrollo del productoPruebas y

revisin de calidadSalida al mercado

Ciclo de vida del Proyecto

Fases del proyecto

Ciclo de vida de los proyectos

Las fases son generalmente secuenciales y definidas por alguna forma de transferencia de informacin tcnica o entrega de un componente tcnico, denominado entregable

Los productos entregables de una fase son verificados para asegurar su completitud y exactitud y deben ser aprobados Los productos entregables de una fase son verificados para asegurar su completitud y exactitud y deben ser aprobados antes de iniciar la siguiente fase

El fin de cada fase marca la oportunidad para revisar el avance y la continuacin del proyecto, determinando si el proyecto debe comenzar con la fase siguiente y de ser as corrigiendo errores en forma temprana

Ciclo de vida de los proyectos

Caractersticas comunes de los ciclos de vida:

Los niveles de costos y dotacin son bajos al inicio, mximos en las fases intermedias y decrecen rpidamente a medida que el proyecto alcanza su fin

El riesgo y la incertidumbre es alta al principio y la probabilidad El riesgo y la incertidumbre es alta al principio y la probabilidad de terminar con xito se torna progresivamente mayor al avanzar

El poder de los interesados en el proyecto es alto al comienzo y decrece hacia el final, ya que los costos de correcciones o cambios, aumentan con el avance del proyecto

Los procesos del ciclo de vida del proyecto Los procesos de administracin de proyectos describen qu

hacer para administrar un proyecto

Siguen el modelo de Deming, basado en las actividades PLAN, DO, CHECK, ACT: DoPlan

El propsito es iniciar, planificar, ejecutar, seguir y controlar, y cerrar un proyecto

CheckAct

Procesos de Seguimiento y Control

Procesos de Iniciacin

Procesos de Cierre

Procesos de Ejecucin

Procesos de Planificacin

El ciclo de vida del proyecto y el desarrollo de su producto o resultado En los proyectos, encontraremos:

Procesos orientados al producto, que especifican y crean el producto del proyecto y son definidos por el ciclo de vida del proyecto y varan por rea de aplicacin

Procesos orientados al proyecto: que especifican las tareas de iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre del proyecto

El proyecto se dividir en fases directamente relacionadas con los procesos orientados al producto

CierreSeguimiento y Control

Ejecucin

Estudio de Factibilidad

Desarrollo del productoPruebas y

revisin de calidadSalida al mercado

Ciclo de vida y fases del proyecto

PlanificacinIniciacinProcesos de Administracin de Proyectos

El ciclo de vida del proyecto y el desarrollo de su producto o resultado En proyectos ms complejos cada fase puede tener la

extensin de un subproyecto. En estos casos el cierre de una fase genera la iniciacin del prximo subproyecto

Por ejemplo, la construccin de un edificio podra implicar las siguientes fases:

Adquisicindel terreno

Diseo deplanos

Disposicin Elctrica y servicios

Cimentacin y mampostera

Seguimiento y Control

Iniciacin Cierre

Ejecucin

Planificacin

Seguimiento y Control

Iniciacin Cierre

Ejecucin

Planificacin

Seguimiento y Control

Iniciacin Cierre

Ejecucin

Planificacin

Seguimiento y Control

Iniciacin Cierre

Ejecucin

Planificacin

Ciclo de vida