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UNIDAD DE GESTIÓN DE CRECIMIENTO EMPRESARIAL

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR QUE PRESTE LOS SERVICIOS DE CONTACT CENTER, MANTENIMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA CRM

REQUERIDOS POR LA UNIDAD

PARTE 1

UGCE 007

Bogotá D.C. Enero de 2016

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO DE LA INVITACIÓN..................................................................................................... 3

1.1 ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN ............................................................................................... 3

2. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA .......................................................... 5

3. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ......................................................................................... 6

4. FORMULACIÓN DE INQUIETUDES ........................................................................................... 6

5. CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTA .................................................................................... 7

6. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 7

7. PROPUESTA TÉCNICA ............................................................................................................. 8

7.1 PROPUESTA TÉCNICA DE CONTACT CENTER............................................................................ 8

7.2 PROPUESTA TÉCNICA DE SPLENDIDCRM O SU EQUIVALENTE. ............................................... 10

7.3 MANTENIMIENTO EVOLUTIVO DE LA PLATAFORMA CRM ..................................................... 13

7.4 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ........................................................................................ 15

8. PROPUESTA ECONÓMICA .................................................................................................... 16

9. EVALUACIÓN ....................................................................................................................... 18

9.1 CAPACIDAD FINANCIERA ..................................................................................................... 18

9.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE ......................................................................... 18

9.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO .............................................................. 19

9.4 ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN ................................................................................... 19

9.5 EVALUACIÓN PROPUESTA TÉCNICA DE CONTACT CENTER .................................................... 21

9.6 EVALUACIÓN PROPUESTA TÉCNICA DE SPLENDIDCRM O SU EQUIVALENTE........................... 21

10. CRITERIOS DE DESEMPATE ................................................................................................... 22

11. RECHAZO DE PROPUESTAS ................................................................................................... 22

12. DECLARATORIA DESIERTA .................................................................................................... 23

13. INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA .............................................................. 23

13.1 DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA .................................................................................. 23

14. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ....................................................................................... 24

15. PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA .............................................................................. 25

16. FORMA DE PAGO ................................................................................................................. 25

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1. OBJETO DE LA INVITACIÓN

Contratar los servicios de Contact Center, mercadeo relacional, desarrollo y mantenimiento evolutivo de la plataforma CRM de la UNIDAD, según se detalla en numerales 7.1, 7.2 y 7.3 de los presentes Términos de Referencia.

1.1 ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN Los servicios de mercadeo relacional pretendidos por la Unidad, incluye las siguientes actividades y componentes de apoyo: A. Servicios de Contact Center Este punto debe estar compuesto por el servicio integral de telefonía -entrada y salida de llamadas- y correo –entrada y salida de emails-, lo cual incluye la realización de las siguientes actividades: 1. Montaje de los espacios físicos con todos los elementos requeridos para la prestación del

servicio de contact-center a través de las estaciones de trabajo para poder atender llamadas de entrada, salida, recibir y contestar emails.

2. Generación y entrega de reportes de gestión de llamadas y campañas de email marketing elaboración y seguimiento de bases de datos, clientes etc.

3. Las líneas telefónicas que utilice el contratista para el desarrollo de la labor contratada son

de propiedad de la UNIDAD y deberán ser entregadas junto con las bases de datos una vez se termine el contrato.

4. Destinar un coordinador general para la ejecución del contrato.

5. Garantizar el correcto funcionamiento de la infraestructura tecnológica, instalaciones

físicas, procedimientos adecuados para la ejecución y gestión de los servicios de las labores generales y disponibilidad del recurso humano.

6. Asumir costos de operación y montaje de las estaciones de trabajo, la cuales deben incluir

como mínimo:

a) Turnos laborales de 8:00 am a 6:00 pm, hasta 48 horas semanales por cada asesor, según lo estipula la ley laboral Colombiana.

b) Contrato laboral con el personal asignado a la prestación de los servicios contratados. c) Buzón telefónico 7x24 exclusivo para esta operación. d) Mensajes de bienvenida grabados por el contratista según lineamientos de la

UNIDAD. e) Módulos o puestos de trabajo individuales y ergonómicos de trabajo. f) Tecnología hardware y software, acceso a internet y todas las licencias de software

necesarias para el óptimo desempeño de la operación.

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g) Equipos de cómputo y telefónicos con los requerimientos necesarios para poder soportar la ejecución de las actividades.

h) Contar con un sistema de grabación que permita grabar y recuperar fácil y rápidamente el cien por ciento (100 %) de las llamadas que se tramiten.

i) Contar con respaldos o backups de personal y tecnológicos para cubrir fallas e incidencias en el servicio, necesarios para cubrir vacaciones, incapacidades y ausentismos laborales.

B. Servicio y plataforma de CRM (Customer Relationship Management). El servicio y plataforma de CRM de soporte en la gestión de contact-center para ser utilizado conjuntamente con la Unidad debe cumplir con lo siguiente: 1. Ofrecer el servicio y plataforma de registro, organización y estructura de toda la información

de los clientes de LA UNIDAD proveniente de los diferentes canales: página web, eventos, tele marketing entre otros.

2. Ofrecer el servicio y plataforma integral para medir de forma individual y agregada

el comportamiento de los clientes y/o actores para entender el grado de satisfacción del portafolio que maneja LA UNIDAD y su contacto / relación con la UNIDAD.

3. Ofrecer el servicio de acceso remoto, irrestricto y garantizado al software CRM por parte de

los funcionarios LA UNIDAD. 4. Plantear, sugerir y aplicar técnicas de investigación de mercados para conocer las

necesidades de los clientes o grupos de interés de LA UNIDAD. 5. Proponer estrategias para incrementar los registros en las base de datos, las cuales deben

atender la normativa vigente en materia de protección de datos personales, derecho a la privacidad y correcto uso de la información.

6. Ofrecer servicios de gestión de comunicaciones por correo electrónico y/o telefónicamente

para seguimiento a campañas o confirmación de eventos. 7. Describir las herramientas para la presentación de informes e indicadores de gestión de

contacto con el cliente.

C. Administración integral y segura del suministro y tratamiento de la Base de Datos del CRM (usuarios, beneficiarios y grupos de interés de LA UNIDAD).

Administración integral y efectiva de la base de datos CRM de la UNIDAD, actualización y ampliación de la misma, segmentación según los perfiles y clientes que la UNIDAD necesita identificar, diferenciando grupos semejantes cuyas características, motivaciones y necesidades le hagan tener respuestas similares ante la misma acción de marketing. Es importante especificar las características funcionales y técnicas del software o plataforma digital que el proponente utilizará para la ejecución del contrato y soporte de la estrategia de CRM.

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Las plataformas y sistemas pueden ser propias o de terceros. D. Apoyo Técnico.

Prestar apoyo técnico con personal idóneo para administrar o soportar cualquier operación o proceso para prevenir fallas y recuperar la información en caso de pérdida total o parcial. Prestar apoyo técnico en la migración de información, para solventar cualquier caída y/o falla del sistema CRM, incluyendo las bases de datos, o en los casos en que la UNIDAD lo requiera. Establecer y ofertar un mínimo nivel de servicio (ANS, acuerdo de nivel de servicio) para garantizar el nivel de calidad del servicio, consignando aspectos tales como tiempos de respuesta los cuales para casos críticos deberán ser inferiores a una hora, los demás tiempos para casos de menor prioridad deberán ser presentados en la oferta, conocimiento y habilidad técnica, disponibilidad de la plataforma la cual deberá ser ofertada en un nivel superior al 99% al año, documentación disponible, personal asignado al servicio, entre otros.

2. REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA Los proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos:

i. Ser personas jurídicas nacionales o extranjeras, que cumplan con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia.

ii. El Proponente deberá contar con mínimo dos (2) años de existencia a la fecha de presentación de la propuesta.

iii. Tener la capacidad financiera exigida en el numeral 9.1.

iv. El Proponente deberá acreditar la experiencia específica establecida en los presentes términos de referencia, de acuerdo al numeral 9.2.

v. El equipo de trabajo que presente el Proponente deberá cumplir con los requisitos de experiencia establecidos en el numeral 9.3.

vi. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia y en sus documentos anexos.

Los proponentes podrán participar a través de la figura de consorcios o uniones temporales. En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras, tendrán aplicación las siguientes reglas:

- Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal según se trate, en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la

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presentación de la propuesta, de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria).

- No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato.

- La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima.

- Los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes.

- La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.

- El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes.

3. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por La UNIDAD, mediante adenda a los presentes términos de referencia.

EVENTO FECHA

Apertura y publicación de los Términos de Referencia

8 de Enero de 2016

Formulación y radicación o envío de inquietudes por parte de los Proponentes a La UNIDAD

14 de Enero 2016 – 27 de Enero 2016

Respuesta de inquietudes enviadas por los Proponentes a La UNIDAD

29 de Enero 2016

Cierre y entrega de la propuesta 5 de Febrero de 2016

4. FORMULACIÓN DE INQUIETUDES

Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes términos de referencia, que surjan por parte de los proponentes, deberán ser presentadas en la fecha relacionada en el numeral precedente, mediante comunicación escrita al correo electrónico info@innpulsacolombia.com, indicando en el asunto el número de la convocatoria.

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La UNIDAD, publicará en su página web las respuestas a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en estos Términos de Referencia.

5. CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTA Los proponentes deberán presentar las Propuestas de conformidad con el numeral , de los 13presentes Términos de Referencia, a más tardar en la fecha indicada en el numeral 3, antes de las 4:30:00 pm, en la Calle 28 No. 13 A – 15, piso 39, Bogotá D.C., Oficina de Correspondencia de Bancóldex, dirigidas a Daniel Quintero, Gerente de la UNIDAD. Se indica que la fecha de cierre no se modificará o aplazará salvo que la UNIDAD lo considere viable. La ampliación del plazo se dará a conocer mediante adenda que se publicará en www.innpulsacolombia.com antes de la Fecha de Cierre indicada en el numeral 3. Las propuestas presentadas después de la hora y fecha de cierre, se considerarán presentadas de forma extemporánea, por lo que serán rechazadas. No se admite la presentación de propuestas vía correo electrónico.

6. DEFINICIONES Para efectos de los presentes términos de referencia, se adoptan las siguientes definiciones:

a) Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial (LA UNIDAD): Programa especial que administra el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. –Bancóldex-, de conformidad el artículo 13 de la Ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018).

b) Propuesta: Es la oferta que presenta a esta convocatoria un proponente de conformidad

con los términos de referencia, la cual hará parte integral del contrato.

c) Proponente: Es toda persona jurídica privada nacional, que cuenta con las condiciones definidas en el numeral 2.

d) CRM: Software para la administración de la relación con los Beneficiarios o usuarios de la UNIDAD. Dicho software puede comprender varias funcionalidades para gestionar las ofertas y los usuarios de la UNIDAD: automatización y promoción de instrumentos, tecnologías data warehouse (almacén de datos) para agregar la información transaccional y proporcionar capa de reporting, dashboards e indicadores claves, funcionalidades para seguimiento de campañas de marketing y gestión de oportunidades difusión, capacidades predictivas y de proyección de instrumentos.

e) SplendidCRM: Es un software o plataforma CRM desarrollado en C# con el framework ASP.NET, está disponible en 2 versiones Open Source y Professional, para el objeto de esta convocatoria nos referimos siempre a la versión Professional. Mayor información en http://www.splendidcrm.com/

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f) Equivalente splendidCRM: Es cualquier software, plataforma o framework diferente a splendidCRM, que tenga las mismas o superiores características funcionales, técnicas y de desempeño que las encontradas en splendidCRM.

g) Mercadeo relacional: Es la actividad que tiene el fin de generar relaciones confiables con

los usuarios de LA UNIDAD. Esto parte del estudio de comportamiento de los usuarios con base en el diseño de estrategias y acciones destinadas a facilitar la interacción con los mismos y brindarles una experiencia memorable. Hace parte integral de esta actividad el uso de herramientas CRM enlazadas con servicios de contact center para gestionar las relaciones.

h) Apropiación del CRM: Es toda metodología que a través de actividades de gestión del cambio y cultura organizacional, tenga como objetivo principal que los funcionarios de la UNIDAD, adopten apropiadamente la plataforma CRM, haciendo de la herramienta parte integral de su trabajo y dejando una percepción clara que la herramienta facilita los procesos y la consecución de las metas de LA UNIDAD.

i) Mantenimiento Evolutivo: Desarrollos, mejoras y ampliaciones a componentes de la plataforma de CRM ya existentes para que estos se mantengan actualizados al ambiente en el que se usan.

7. PROPUESTA TÉCNICA

7.1 PROPUESTA TÉCNICA DE CONTACT CENTER El Proponente deberá presentar una propuesta técnica que cubra integralmente los servicios de la operación del contacto telefónico y virtual al público final, brindar servicios de manejo de correo electrónico tanto de entrada como de salida masiva. El proponente debe presentar su experiencia, equipo humano, métodos y sistemas para asegurar una operación efectiva de la gestión de clientes y actores relevantes por parte de La UNIDAD. La documentación presentada deberá contener como mínimo los siguientes componentes a ser evaluados en la presente convocatoria:

A. Empresa: - Presentación institucional, describir la experiencia del proponente y presentar por lo

menos tres (3) testimonios, casos de éxito o referencias documentadas de clientes de acuerdo al numeral 9.2.

B. Equipo humano: - Incluir el equipo de trabajo que será responsable de la ejecución del contrato, debe estar

compuesto por un mínimo de un (1) coordinador general de la cuenta y cinco (5) agentes encargados de responder las llamadas y correos. Se debe reflejar la experiencia de cada miembro relacionada con este punto de acuerdo con el formato establecido en el numeral 9.3. Para lo anterior deberá tener en cuenta que el equipo mínimo requerido deberá cumplir con lo siguiente:

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CARGO FUNCIONES MINIMAS Y

EXPERIENCIA

Coordinador general

de la cuenta

Funciones mínimas: •Coordinar los agentes durante la ejecución de los procesos de atención de usuarios vía llamas y correo electrónico de contacto de la UNIDAD. •Asegurarse que se sigan protocolos que garanticen una atención a los usuarios con alta calidad. •Ajusta las tareas y metas. •Crea planes y cronogramas. •Estima recursos y participación del equipo. •Delega tareas y responsabilidades para los miembros del equipo. •Asegurar el uso adecuado y continuo de la plataforma CRM, para apoyar las labores diarias del equipo. •Identifica riesgos, y tomar acciones para minimizarlos. •Mantener interlocución permanente con los actores involucrados. en el desarrollo del contrato. No se excluyen eventuales. conversaciones con terceros que contribuyan a un mejor servicio a los usuarios. •Reporta mensualmente, o bajo demanda los el estado de desarrollo o resultados de las campañas. Nivel de formación: Técnico o Tecnólogo en administración o áreas afines. Experiencia requerida: 2 años en la coordinación de equipos de contact center.

Agente contact center

Funciones mínimas: •Atender vía telefónica y correo electrónico a los usuarios de la unidad. •Seguir los protocolos de atención con calidad dados por su coordinador. •Capacitarse en los productos y servicios ofrecidos por la UNIDAD. •Asesorar a los usuarios que lo requieran en los productos y servicios ofrecidos por la UNIDAD. •Ofrecer o informar al público objetivo de la unidad los productos o servicios de la misma. •Hacer uso de la plataforma CRM para consulta y actualización de datos de los usuarios de la UNIDAD. •Reportar a su coordinador el estado de sus tareas. Nivel de formación: Técnico o Tecnólogo. Experiencia requerida: 2 años en atención al cliente vía contact center.

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C. Capacidad Tecnológica:

- Describir las plataformas utilizadas para el manejo de llamadas entrantes y salientes. - Describir las plataformas y el proceso utilizado para el manejo de las cuentas de correo

electrónico de contacto de la UNIDAD y la relación con el cliente. - Describir el software o servicio de email marketing de volumen ilimitado que permita la

correcta operación, gestión y análisis de campañas de correo electrónico. - Los costos deben estar incorporados en el fee mensual.

D. Procesos:

- Describir la metodología de recolección, actualización continua y análisis de datos. - Describir el protocolo de seguridad y backup de la información. - Comprometer tiempos de respuesta para la generación de reportes segmentados y/o

filtrados que faciliten el análisis de la información de las bases de datos. - Describir los procesos para modelar y diseñar procesos de atención al cliente por parte de

la unidad. - Describir los mecanismos de comunicación y contacto entre el equipo gestor del

proponente y el equipo de la UNIDAD. - Describir los procesos por los cuales se hace registro, reporte y análisis de indicadores de

gestión sobre la operación y los niveles de calidad esperados. - Describir el método de migración y entrega de bases de datos al finalizar el contrato entre

el proponente y LA UNIDAD. 7.2 PROPUESTA TÉCNICA DE SPLENDIDCRM O SU EQUIVALENTE.

Actualmente la UNIDAD cuenta con un sistema CRM desarrollado sobre la plataforma splendidCRM, el proponente deberá administrar esta, incluida la infraestructura requerida para su alojamiento o proponer una plataforma CRM equivalente a splendidCRM. En cualquier caso el proponente deberá administrar el software CRM de la UNIDAD incluyendo hosting y mantenimiento evolutivo del mismo. Como guía a los proponentes, se resumen las características actuales de la plataforma splendidCRM de la UNIDAD:

� Módulos:

i. Actores: Entidades o empresas relacionadas con la UNIDAD. ii. Contactos: Personas relacionadas con un actor. iii. Convocatorias: Instrumentos publicados por la UNIDAD. iv. Proponentes: Actores o contactos que se postulan para las convocatorias. v. Interacciones: Registros de relaciones entre la unidad y los demás módulos. vi. Mailing: Manejo y reportes de correo masivo.

vii. Reportes: Estadísticas y despliegue de datos cruzando variables de todos los módulos.

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� Especificaciones de software:

CRM Splendid professional

Versión 8.0.5729.20651

Versión .Net 4.0.30319.18408

Versión SQL Microsoft SQL Server 2008 R2 (SP1) - 10.50.2500.0 (X64) Enterprise Edition (64-

bit) on Windows NT 6.1 (Build 7601: Service Pack 1) (Hypervisor)

� Especificaciones del servidor:

Disco SO 60 GB

Disco Datos (actuales)

100 GB

RAM 8 GB

� Especificaciones de los datos:

Actores 60.732 registros

Contactos 62.914 registros

Proponentes 3.537 registros

Convocatorias 200 registros

� Objetos de la base de datos de producción de LA UNIDAD:

Tipo Objeto Cantidad de objetos

Tablas 683

Vistas 892

Procedimientos almacenados 1.259

Disparadores 756

Funciones 72

Campos de actors 40

Campos de contactos 42

Campos de convocatorias 31

Campos de interacciones 14

Campos de proponents 113

Todos los módulos están ampliamente divididos en múltiples tablas y campos estructurados y normalizados lo cual permite obtener reportes detallados tipo 360 y cruces de múltiples variables.

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Existen múltiples procesos de manejo de los datos que están desarrollados sobre la base de datos o sobre código escrito para SplendidCRM. La documentación presentada deberá contener como mínimo los siguientes componentes a ser evaluados en la presente convocatoria:

A. Experiencia en uso y desarrollo sobre el software splendidCRM o su equivalente: Para acreditar la experiencia exigida en el manejo y desarrollo del Software Splendid CRM o su equivalente, el proponente deberá adjuntar al menos tres (3) certificaciones expedidas por los clientes con las cuales se acredite el uso de la plataforma splendidCRM o su equivalente. Para tal fin adjuntar copia de la certificación del cliente donde se indique:

(i) Nombre o razón social del contratante (ii) Nombre o razón social del contratista (iii) Objeto del servicio o contrato (iv) Plataforma CRM utilizada (splendidCRM o su equivalente) (v) Certificación del cliente donde exprese la satisfacción del servicio prestado (vi) Valor del contrato (vii) Teléfono y dirección de contacto

El contratista tendrá acceso al splendidCRM actual de la unidad, y a su vez le será transferida la administración del servidor o hosting en la nube, con toda la plataforma operativa, los costos de infraestructura derivados de esto deberán ser asumidos por el contratista, pero este podrá trasladar la infraestructura posteriormente a otro proveedor si así lo considera. El costo actual de la infraestructura (servidor o hosting en la nube) para splendidCRM de la UNIDAD es de cinco millones de pesos ($5.000.000) por mes, más IVA. En caso de que la plataforma CRM utilizada sea una equivalente a splendidCRM, el contratista deberá garantizar que desarrollará y equiparará todas las funciones actuales del CRM splendid construido para LA UNIDAD, incluidos todos los datos a la fecha de inicio de operaciones del CRM ofertado, además el tiempo de desactivación del servicio para entrada en operación de la plataforma equivalente no podrá ser en ningún caso mayor a tres (3) días hábiles, todos los costos por desarrollos y por infraestructura que se generen mientras se equiparan las plataformas serán asumidos por el contratista.

B. Tecnología CRM (splendidCRM o su equivalente):

- Describir las características funcionales, técnicas, métodos de captura de información e interface de usuario, del software CRM ofertado.

- Especificar el alcance funcional del software CRM en todos los terminales requeridos por el equipo de la Unidad. Acceso PC/Web/Movil, etc.

- Describir la forma de licenciamiento, el número y la forma de uso de las licencias ofertadas, en cualquier caso es requerido el uso de la plataforma CRM al menos en 30 funcionarios.

- Describir la infraestructura sobre la cual correrá la plataforma CRM incluidos, servidores, memoria, capacidad de almacenamiento, etc.

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- Describir el proceso por el cual los agentes del contact center también tendrán acceso al CRM.

- Describir los acuerdos de servicio y disponibilidad del CRM. - Describir los acuerdos en los cuales datos, diseño de base de datos, y configuraciones o

desarrollos hechos en la plataforma, pertenecen y son de uso exclusivo para la unidad. - Descripción de la metodología que se utilizará para hacer apropiación del CRM al interior

de la unidad. - Describir un procedimiento el cual ayude a mantener actualizado de forma mensual el

CRM con toda la información producida en LA UNIDAD, principalmente la información que se genera fuera de los métodos normales de captura del CRM, como llamadas directas a los funcionarios por parte de usuarios, bases de datos en Excel producidas por convocatorias o eventos, contrataciones, etc.

- El costo debe estar incorporado en el fee mensual. 7.3 MANTENIMIENTO EVOLUTIVO DE LA PLATAFORMA CRM

Comprende la creación de nuevos desarrollos o funcionalidades complementarias a la plataforma CRM ofertada. Ejemplos de estos desarrollos que se señalan de manera enunciativa (lista parcial), pueden incluir:

- Corrección de error de lógica detectados. - Configuraciones para optimización de la plataforma. - Desarrollos que permitan mejoras funcionales en los módulos ya creados. - Desarrollo de nuevos módulos. - Integración del CRM con plataformas externas, tanto para crear nuevas funcionalidades,

como para exportar e importar información.

De acuerdo a sus necesidades y objetivos misionales, LA UNIDAD podrá solicitar al contratista, adelantar estos desarrollos de mantenimiento evolutivo relacionados con la plataforma CRM. El contratista que sea seleccionado debe garantizar la contratación del personal idóneo y calificado para la ejecución del mantenimiento evolutivo, garantizando como mínimo los siguientes perfiles: - El proponente deberá contar con un equipo de disponibilidad permanente conformado

por lo menos por un (1) un gerente de proyecto, un (1) ingeniero de base de datos y un (1) programador experto en el desarrollo de la plataforma CRM ofertada. Se debe reflejar la experiencia de cada miembro relacionada con este punto de acuerdo el formato establecido en el numeral 9.3. Para lo anterior deberá tener en cuenta que el equipo mínimo requerido deberá cumplir con lo siguiente:

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CARGO FUNCIONES MINIMAS Y

EXPERIENCIA

Gerente de proyecto

Funciones mínimas: •Gerencia el desarrollo de los mantenimientos evolutivos del comienzo hasta el final. •Ajusta el alcance, metas y entregables. •Crea planes y cronogramas. •Estima recursos y participación del equipo. •Delega tareas y responsabilidades para los miembros del equipo. •Identifica riesgos, dependencias y ruta crítica de ejecución •Mantiene interlocución permanente con los actores involucrados en el desarrollo del mantenimiento evolutivo con la UNIDAD. No se excluyen eventuales conversaciones con terceros que contribuyan al desarrollo de la plataforma CRM. •Reporta mensualmente, o bajo demanda los avances de trabajo del equipo a la UNIDAD. Nivel mínimo de formación: Profesional en ingeniería de sistemas o áreas afines. Experiencia mínimo requerida: 2 Años en gerencia de proyectos de desarrollo o mejoramiento de plataformas CRM.

Ingeniero de base de datos

Funciones mínimas: •Responsable por la integración, modelación y arquitectura de basases de datos para la plataforma CRM. •Acceso a bases de datos, tanto para inserción como para consulta. •Mantener y extender la funcionalidad de las bases de datos existentes. •Ejecutar pruebas unitarias y pruebas de sistema para asegurar calidad y disponibilidad de los datos. •Desarrollo con metodologías de codificación ágiles, asegurando calidad y eficiencia en el proceso. Nivel mínimo de formación: Tecnólogo en sistemas o administración de bases de datos o áreas afines. Experiencia mínimo requerida: 2 Años en desarrollo o mantenimiento de bases de datos para plataformas CRM.

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CARGO FUNCIONES MINIMAS Y

EXPERIENCIA

Programador experto en el

desarrollo de la plataforma CRM

ofertada

Funciones mínimas: • Responsable por la integración y desarrollo de aplicaciones y módulos en el lenguaje de programación de la plataforma del CRM ofertado. •Integración y mantenimiento con las bases de datos de la plataforma CRM. •Mantener y extender la funcionalidad de la plataforma CRM. •Ejecutar pruebas unitarias y pruebas de sistema para asegurar calidad en los desarrollos realizados. •Desarrollar interfaces para lograr servicios interactivos. •Desarrollo con metodologías de codificación ágiles, asegurando calidad y eficiencia en el proceso. Nivel mínimo de formación: Profesional en sistemas o áreas afines Experiencia mínimo requerida: 2 Años en desarrollo o mantenimiento de plataformas CRM

NOTA: En la propuesta se deberá incluir el valor ofertado por hora hombre de acuerdo con el literal c del numeral 8 y los perfiles del equipo de trabajo que se dispondrá para el mantenimiento evolutivo. Para adelantar estos mantenimientos evolutivos la UNIDAD solicitará de acuerdo a sus necesidades una oferta de servicio al contratista que deberá incluir cronograma de actividades, roles del equipo, horas hombres presupuestados y entregables esperados. Previo análisis de la oferta de servicio y antes de autorizar el desarrollo, la UNIDAD podrá realizar recomendaciones y ajustes a la oferta presentada, reservándose el derecho de adelantar o no dicho mantenimiento. El pago de mantenimientos evolutivos se debe facturar en forma independiente, una vez recibido a satisfacción los desarrollos, por parte del Supervisor del Contrato. La celebración de un contrato no genera obligación de exclusividad para la UNIDAD por lo que ésta tiene la facultad de contratar los mismos servicios con terceros.

7.4 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN • El proponente deberá describir claramente el esquema de seguridad que maneja la solución o servicio; dando a conocer las características de acceso, roles, perfiles, permisos y auditoría. • Para el manejo de información sobre personas naturales o jurídicas, el proponente debe cumplir con lo concerniente a la ley 1581 de octubre de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley

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1266 de 2008 y demás normas que las regulen, modifiquen o deroguen las normas vigentes para la protección de datos personales (Habeas Data), asegurándose especialmente de contar con las autorizaciones requeridas para la recolección, tratamiento y circulación de datos. • Describir el esquema que el proponente utilizará para la transmisión de información cifrada y protegida. • Toda la información que se maneje en virtud del desarrollo del contrato es de propiedad de la UNIDAD y el proponente debe describir claramente los mecanismos para la destrucción de la misma, cuando ya no sea necesaria, o cuando el contrato finalice, así como para devolverla a la UNIDAD en un formato estándar. • El proveedor debe contar con un plan de contingencia y continuidad del servicio contratado; debidamente probado, documentado y certificado a la UNIDAD por lo menos una (1) vez por año. • El proveedor debe contar con un sistema de registro de la información de la UNIDAD enviada y recibida. El registro se debe mantener al menos por un (1) año y entregar una copia por lo menos una (1) vez al mes. • El proveedor debe llevar un registro del mantenimiento que se realice a los equipos dedicados a la operación. • El proveedor debe impedir el ingreso de dispositivos que permitan almacenar o copiar cualquier tipo de información o medios de comunicación, diferentes de los entregados por el proveedor o por la UNIDAD y por los programas administrados por éste. • El proveedor debe garantizar el soporte de infraestructura (personal profesional y operativo, equipos y software) para la prestación del servicio del Contact Center y CRM, de acuerdo con las especificaciones establecidas por la UNIDAD. • La propuesta debe garantizar que el proponente será el responsable exclusivo de la calidad, oportunidad y cumplimiento de las diferentes componentes del proceso. • El proveedor debe documentar todas las actividades descritas y anexar los procedimientos operativos propuestos. • El proveedor debe cumplir con todos los elementos técnicos contenidos en el presente numeral para ser evaluado. 8. PROPUESTA ECONÓMICA

La oferta económica que se presente a la convocatoria deberá contemplar los siguientes conceptos:

a) VALOR OPERACIÓN COMPLETA CONTACT CENTER Y PLATAFORMA CRM: El proponente deberá indicar el valor total en pesos colombianos (incluido todos los costos, gastos, impuestos y tasas a que haya lugar) de los servicios propuestos para el cumplimiento de

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las actividades previstas en los numerales 7.1 y 7.2 de estos Términos de Referencia, durante un año. En ningún caso, esta propuesta económica podrá exceder la suma de los TRESCIENTOS DIEZ MILLONES DE PESOS ($310.000.000) IVA incluido. Éste concepto se pagará a modo de tarifa mensual fija vencida. Para el cálculo del valor mensual a pagar, se tomará el valor ofertado anual y se dividirá en 12.

b) PRECIO LLAMADAS: Precio de llamada internacional en servicio outbound - valor minuto (conceptos como llamadas locales, nacionales y a celular deberán estar incluidas en la mensualidad pagada por el servicio sin que la UNIDAD pague montos adicionales por este concepto).

c) PRECIO HORA HOMBRE DEL DESARROLLO EVOLUTIVO DEL CRM: Adicionalmente al valor indicado en el literal a) y ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia., se deberá ofertar una única tarifa a todo costo, en pesos colombianos, expresada en precio por hora hombre para cada perfil solicitado para adelantar los mantenimientos evolutivos definidos en el numeral 7.3. La tarifa deberá contemplar todos los costos, gastos, impuestos, tasas para llevar a cabo cada desarrollo. El servicio de mantenimiento evolutivo se desarrollara por demanda de acuerdo con las necesidades y objetivos misionales de la UNIDAD, el pago de estos se deberá facturar en forma independiente, una vez recibido a satisfacción por parte del Supervisor del Contrato. Para calcular su valor se usará el número de horas aprobadas por la UNIDAD multiplicado por el valor ofertado por hora hombre en este punto.

De no discriminarse, se presume que las tarifas y valores ofrecidos incluyen todos los costos, gastos, impuestos y tasas para llevar a cabo cada proyecto. En ningún caso la UNIDAD reembolsará o cubrirá gastos adicionales a los estipulados en los presentes términos de referencia o que estén por fuera del valor de la oferta. Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance y las condiciones previstas en estos Términos de Referencia, será responsabilidad del proponente y no se le permitirá ajustar sus precios. En ningún caso la UNIDAD reembolsará o cubrirá gastos adicionales a los estipulados en estos Términos de Referencia. En la Propuesta, el proponente deberá discriminar en su oferta económica el IVA de los servicios ofertados y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes. Si el proponente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) u otro impuesto y el bien y/o servicio causa dicho impuesto, la UNIDAD lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el proponente. La valoración de la Propuesta Económica se realizará a partir del valor total ofertado. Para realizar la evaluación se tendrá en cuenta el proponente que presente el menor precio en su oferta económica, al cual se le concederá el mayor puntaje y será tomado como base para la puntuación de los demás la cual se asignará de forma proporcional.

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9. EVALUACIÓN

9.1 CAPACIDAD FINANCIERA El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de evolución de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento. Para la validación de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato anexo de vinculación y deberá adjuntar la documentación solicitada.

Con base en los estados financieros entregados por el Proponente se calcularán los siguientes indicadores financieros.

- Capital de trabajo neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente - Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente - Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio

El análisis de la situación financiera y respaldo que ofrece cada uno de los proveedores se realiza con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente promediando el resultado de los periodos analizados. Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros:

- El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%) del valor de la propuesta de operación completa del contact center y la plataforma CRM.

- La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1). - La razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%).

9.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE

Para acreditar la experiencia exigida, el proponente deberá adjuntar al menos tres (3) certificaciones en servicios de CRM y tres (3) certificaciones en servicios de Contact Center, expedidas por clientes con las cuales se acredite la prestación de servicios similares al objeto de la presente convocatoria. Para tal fin adjuntar copia del contrato o certificación del cliente donde se indique:

(i) Nombre o razón social del contratante (ii) Nombre o razón social del contratista (iii) Objeto del servicio o contrato (iv) Certificación del cliente donde exprese la satisfacción del servicio prestado (v) Valor del contrato (vi) Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato

(indicar por lo menos el año) (vii) Estado de cumplimiento del contrato (viii) Teléfono y dirección de contacto

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La evaluación de la experiencia especifica del proponente, se realizará a partir del número total de certificaciones relacionadas con el objeto de la presente convocatoria. Al proponente que presente un mayor número de certificaciones se le concederá el mayor puntaje y será tomado como base para la puntuación de los demás proponentes, teniendo en cuenta que son requeridas al menos tres (3) certificaciones en cada componente del Servicio. Si en un contrato se han prestado los dos servicios, se validará la certificación de ese contrato para cada uno de los componentes.

9.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO El Proponente debe relacionar el equipo mínimo de trabajo que prestará los servicios en el siguiente formato (agregar filas si es requerido):

Nombres y

Apellidos

Cargo en el

proyecto

Formación Académica

Tiempo de experiencia profesional (Especifica)

Descripción de experiencia profesional especifica

Se deberán adjuntar las cartas de intención de cada uno de los integrantes del Equipo de Trabajo, mediante las cuales se manifieste el compromiso de trabajar en el objeto de la presente convocatoria, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato. Se deberán adjuntar Hojas de Vida del equipo de trabajo. Ver Anexos No 3 y 4. El contratista estará obligado a reportar cualquier cambio en el equipo de trabajo durante la ejecución del contrato y debe garantizar que mantiene las mismas o mejores características de los perfiles ofertados inicialmente.

9.4 ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN La presente convocatoria cuenta con un proceso de evaluación que se realiza en dos etapas, una de preselección y otra de selección, explicadas a continuación: Etapa 1 - Preselección: en un primer momento, se realiza una revisión del cumplimiento de los requisitos establecidos en los presentes términos, la totalidad de los documentos requeridos del proponente y el equipo de trabajo con el perfil mínimo requerido establecido en el numeral 9.3 Asimismo, se revisa que el proponente cumpla con la capacidad financiera estipulada en el numeral 9.1

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Esta etapa se califica CUMPLE o NO CUMPLE, de tal manera que las propuestas que no cumplan con la totalidad de requisitos no continúan en el proceso de evaluación. Como parte de esta etapa de preselección, LA UNIDAD realizará consultas en las listas LAFT y Centrales de Riesgo para el fin de analizar los riesgos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de todas las personas vinculadas a la propuesta. El proponente deberá cumplir con los requisitos indicados en los numerales 2 y 13 de los presentes términos de referencia. En caso de no cumplir con dichos requisitos mínimos y documentación correspondiente, la propuesta no se tendrá en cuenta para la siguiente etapa de evaluación. Etapa 2 - Selección: esta etapa corresponde a la evaluación integral de la propuesta presentada, durante la cual se analizarán los componentes técnicos, financieros de las propuestas que hubieren llegado hasta esta etapa. En esta fase, se realizará la evaluación técnica y económica de las propuestas considerando los criterios que se incluyen en el siguiente cuadro: El proceso de evaluación de la Propuesta en esta etapa tendrá en cuenta los siguientes criterios:

CRITERIOS EVALUACIÓN PUNTAJE MÁXIMO

Técnicos

Experiencia específica del proponente (Numeral 9.2) 20

Propuesta técnica Contact center (Numeral 7.1) 30

Propuesta técnica splendidCRM o su equivalente (Numeral 7.2 ) 30

Económicos Oferta económica (Numeral 8) 20

Total 100

En una primera etapa del proceso de evaluación, se evaluarán sólo los aspectos técnicos de las propuestas presentadas, seleccionándose aquellas propuestas que cumplan con al menos el setenta por ciento (70%) del puntaje en cada uno de los criterios correspondientes a aspectos técnicos. Sólo las propuestas que hayan cumplido con el puntaje mínimo requerido para los aspectos técnicos serán evaluadas en su aspecto económico. El mayor puntaje en el criterio de propuesta económica lo obtendrá aquella propuesta cuyo precio sea menor y por tanto más favorable para la UNIDAD y de forma proporcional a las demás propuestas. La propuesta ganadora será aquella que obtenga la mayor calificación sumados los puntajes de los criterios técnicos y del criterio económico.

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9.5 EVALUACIÓN PROPUESTA TÉCNICA DE CONTACT CENTER El proceso de evaluación de la Propuesta técnica de contact center tendrá en cuenta los siguientes criterios:

CRITERIO DESCRIPCIÓN PUNTAJE MÁXIMO

Equipo Humano

Experiencia específica del equipo de trabajo

Todos los miembros del equipo de trabajo tienen entre 2 a 4 años de experiencia específica

7

Todos los miembros del equipo de trabajo tienen 4 o más años de experiencia específica

10

Capacidad de operación ofertada

El equipo de trabajo está compuesto por 5 agentes y un coordinador

7

El equipo de trabajo está compuesto por un coordinador y más de 5 agentes

10

Capacidad Tecnológica

Plataforma y software para contact center

Plataformas y software con tecnologías modernas y robustos según lo requerido por LA UNIDAD

5

Procesos Definición de Procesos Claridad de los procesos ofertados según lo requerido por LA UNIDAD

5

Total 30

9.6 EVALUACIÓN PROPUESTA TÉCNICA DE SPLENDIDCRM O SU EQUIVALENTE

El proceso de evaluación de propuesta técnica de splendidCRM o su equivalente tendrá en cuenta los siguientes criterios: La evaluación de la Experiencia en uso y desarrollo sobre el software splendidCRM o su equivalente, se realizará a partir del número total de certificaciones relacionadas con el uso de la plataforma SPLENDIDCRM o su equivalente. Al proponente que presente un mayor número de certificaciones se le concederá el mayor puntaje 5 puntos y será tomado como base para la puntuación de los demás proponentes, teniendo en cuenta que son requeridas al menos tres (3) certificaciones.

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CRITERIO DESCRIPCIÓN PUNTAJE MÁXIMO

SplendidCRM o su equivalente

Experiencia en uso y desarrollo sobre el software splendidCRM o su equivalente

El proponente con mayor número de certificaciones

5

Capitulo Tecnología CRM

Si las descripciones ofertadas son coherente con los requerimientos de LA UNIDAD

Hasta 10

Plataforma CRM Ofertada Es equivalente a splendid CRM

7

Plataforma CRM Ofertada Es splendid CRM 15

Total Máximo 30

10. CRITERIOS DE DESEMPATE. Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de desempate en su orden:

1. Sumatoria de las propuestas técnicas de contact center y splendidCRM o equivalente. 2. Experiencia específica del proponente. 3. El proponente que acredite que por lo menos el 10% de su nómina la conforman

empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta. Si la propuesta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, el integrante del proponente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio o la Unión Temporal y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la propuesta. En todo caso; en el evento que la propuesta seleccionada sea aquella que acredite cumplir con esta condición, los empleados deberán mantenerse vinculados por un lapso igual al plazo del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente convocatoria.

4. La propuesta presentada por una Mipyme colombiana.

11. RECHAZO DE PROPUESTAS Se rechazarán de plano las Propuestas en las que:

(i) El Proponente no cumpliere con los requisitos mínimos establecidos en estos Términos de Referencia.

(ii) No se incluya en la propuesta toda la documentación exigida en los presentes Términos de Referencia y en sus anexos.

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(iii) Se hubiere presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.

(iv) No se incluya la garantía de seriedad junto con el recibido de pago de la prima, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia.

(v) Se incluya información que no sea veraz. (vi) Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. (vii) Un mismo proponente se presente más de una propuesta directa o indirectamente.

12. DECLARATORIA DESIERTA

1. Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los

términos de referencia. 2. Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados. 3. Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas. 4. Cuando no se presente ninguna propuesta. 5. Cuando ninguna de las propuesta presentadas obtenga la calificación mínima requerida.

13. INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA.

13.1 DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA La Propuesta deberá incluir los siguientes documentos:

(i) Carta de presentación de la propuesta, según Anexo No. 1. Carta de Presentación y Declaraciones Proponente que contenga:

a. Aceptación de condiciones de los presentes términos de referencia. b. Que toda la información consignada del oferente es verídica. c. Declaración del proponente en el sentido de no estar incurso en circunstancias que impliquen conflicto de intereses con Bancóldex y/o Bancóldex como administrador de la Unidad. d. Declaración del proponente en el sentido de no estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, según lo dispuesto en los artículos en los artículos 8,9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en el Decreto-Ley 128 de 1976 y en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011. e. Declaración del proponente en el sentido de no encontrarse incurso en proceso liquidatario. f. Garantiza que toda la información consignada del proponente y de su equipo de trabajo es verídica. g. Indica el nombre de la persona responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la Propuesta. h. Autorización para el tratamiento de sus datos personales atendiendo lo preceptuado en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Esta información será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de la Unidad, de forma directa o a través de terceros de conformidad con la política de tratamiento de datos y, de publicar sus datos en los resultados de la convocatoria.

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(ii) Garantía Bancaría o póliza de seriedad de la oferta, según lo descrito en la segunda parte de los Términos de Referencia (Términos jurídicos). En caso de pólizas de seguro, deberá anexar adicionalmente el respectivo recibo de pago.

(iii) Propuesta técnica según los numerales 7.1, 7.2 y 7.3

(iv) Propuesta económica, la cual deberá constar en pesos colombianos según lo

establecido en el numeral 8.

(v) Documentación correspondiente a la experiencia específica del proponente de acuerdo al numeral de 9.2.

(vi) Documentación correspondiente a la experiencia específica en uso y desarrollo sobre

el software splendidCRM o su equivalente del proponente de acuerdo al numeral 7.2 literal A

(vii) Documentación correspondiente a la experiencia específica del equipo de trabajo de

acuerdo al numeral de 9.3.

(viii) En el evento que aplique, para personas jurídicas nacionales acta del órgano social respectivo autorizando al representante legal de la persona jurídica para presentar la presente propuesta y celebrar el contrato en caso que resulte seleccionado.

(ix) Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario, cuando se

actúe por representación. Si el poder se otorga en el exterior deberá presentarse apostillado.

(x) Formato de vinculación para personas jurídicas nacionales (ver anexo), totalmente

diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con todos los documentos anexos.

(xi) Formato de vinculación para personas jurídicas extranjeras (ver anexo), totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con todos los documentos anexos.

14. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia y en sus documentos anexos, serán excluidas del proceso de evaluación.

El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español en dos ejemplares, uno en medio físico y otro en medio magnético en formato PDF o TIFF Grupo IV en blanco y negro, almacenadas en medios magnéticos no re grabables, tales como disco compacto – CD-R, disco versátil digital DVD-R u otros. En caso de diferencias entre los dos ejemplares, primará la propuesta presentada en medio físico.

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Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de convocatoria. Una vez radicada la Propuesta en la oficina de correspondencia, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que lo haya requerido expresamente de oficio la UNIDAD. La presentación de la Propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia. 15. PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA

La propuesta tendrá un periodo de validez de seis (6) meses, contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria señalada en el numeral 5 de estos Términos de Referencia.

16. FORMA DE PAGO Con base en las tarifas ofrecidas por el proponente seleccionado y los servicios efectivamente prestados en el período respectivo, el precio del contrato se pagará de forma mensual vencida, una vez haya sido aprobado el informe y todos los entregables correspondientes a las actividades del mes anterior. El servicio de mantenimiento evolutivo se desarrollara por demanda de acuerdo con las necesidades y objetivos misionales de LA UNIDAD, el pago de estos se deberá facturar en forma independiente, una vez recibido a satisfacción por parte del Supervisor del Contrato. Para calcular su valor se usará el número de horas aprobadas por la Unidad multiplicado por el valor ofertado por hora hombre.

AL PRESENTAR UNA PROPUESTA, TENGA EN CUENTA LOS REQUSITOS Y CONDICIONES CONTENIDOS EN LA SEGUNDA PARTE DE LOS PRESENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA.