POR QUE ESTUDIAR ADMINISTRACION

Todos los días interactuamos con las organizaciones, todos tenemos el interés permanente en el mejoramiento de la forma en que se administran las organizaciones ¿a quién no le molesta tener que pasar tres horas en la oficina d licencia de tránsito para renovar su licencia de conducir? De igual forma impacienta cuando ninguno de los vendedores parece interesarse por atendernos, molesta que telefónica nos deje esperando cuando queremos hacer algún reclamo y más aun cuando el reclamo es vía teléfono. Las organizaciones bien administradas reflejan este comportamiento a través de sus seguidores fieles, crecen y prosperan. Las mal administradas enfrentan una lista de clientes cada vez menos ingresos reducidos

inclusive ven amenazadas su supervivencia.

La segunda razón del porque estudiar administración, es que una vez que ingrese a trabajar en

una organización usted administrara o será administrado y necesita saber el comportamiento a

ambos lados.

Y tercero quizás lo más importante y de aplicación universal es que para tener éxito primero

debemos saber administrar nuestra vida.

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

EL mundo en que vivimos es una sociedad institucionalizada compuesta de organizaciones,

realizan actividades de producción de bienes y con la prestación de servicios, los planean,

coordina, dirigen y controlan las organizaciones.

Estas constituyen personas y recursos físicos, materiales, financieros, tecnológicos,

mercadológicos.

Las organizaciones son heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, características, estructuras y

objetivos son diferentes. Existen organizaciones lucrativas llamadas empresas y otras no

lucrativas como el ejército, la iglesia, los servicios públicos, las organizaciones no

gubernamentales (ONG)

Las organizaciones necesitan que las administre un conjunto de personas ubicadas en los

diversos niveles jerárquicos que se ocupan de asuntos diferentes.

“administración es la dirección racional de las actividades de una organización, ello implica

planeación, organización (estructura) dirección y control de las actividades de una organización,

diferenciadas por la división del trabajo”.

Por lo tanto, la administración es imprescindible para la existencia, supervivencia y el éxito de

las organizaciones.

Sin la administración, las organizaciones jamás tendrían condiciones que les permitan existir y

crecer.

El administrador define estrategias, diagnostica situaciones, mide los recursos, planea su

integración, soluciona problemas, genera innovaciones y competitividad.

Según Katz, el éxito de un administrador depende más de su desempeño y de cómo trata a las

personas y las situaciones.

Este desempeño es el resultado de las habilidades que el administrador tiene y utiliza. Una

habilidad es la capacidad de transformar conocimiento en acción, que resulta en un desempeño

esperado.

Según kazt, existen tres habilidades importantes para el desempeño administrativo exitoso:

técnicos, humanos y conceptual.

HABILIDADES TECNICAS: incluye el uso de conocimientos especializados y la facilidad para

aplicar técnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos.

Ej, habilidades en contabilidad, programación de computadoras.

Las habilidades técnicas se relacionan con el que hacer es decir con el trabajo con “objetos” ya

sea físicos, concretos o procesos materiales.

HABILIDADES HUMANAS: se relacionan con el trato con las personas y se refieren a la facilidad

de relación interpersonal y grupal. Incluye la capacidad de comunicarse, de motivar, coordinar,

dirigir y resolver conflictos personales o grupales, debe desarrollar el trabajo en equipo, el

estímulo a la participación sin temores ni recelos.

HABILIDADES CONCEPTUALES: implican la visión de la organización, la facilidad de trabajar con

ideas, conceptos, teorías.

Un administrador con habilidades conceptuales es apto para comprender las diversas funciones

de la organización, para entender cómo se relaciona la organización con el ambiente y como

afectan los cambios en una parte de ella a las demás.

Las habilidades conceptuales se relaciona con él, pensamiento, razonamiento, el diagnostico de

situaciones, formulación de alternativas de solución que nos permite planear el futuro,

interpretar la misión, percibir oportunidades donde aparentemente no hay.

Sin embargo, estas tres habilidades (técnicas, humanas y conceptuales) exigen otras competencias personales para tener éxito en la práctica. Las competencias (cualidades de quien es capaz de analizar una situación, presentar soluciones y resolver problemas) El administrador para tiene éxito profesionalmente debe desarrollar tres competencias durables: EL CONOCIMIENTO, LA PERSPECTIVA Y LA ACTITUD. CONOCIMIENTO; es todo el acervo de informaciones, conceptos, ideas, experiencias y aprendizajes que el administrador tiene sobre su especialidad. Dado que el conocimiento camba a cada instante el administrador debe actualizarlo y renovarlo constantemente. Esto implica aprender a aprender, a leer, a establecer contacto con otras personas y profesionales y en especial a actualizarse constantemente para no volverse obsoleto en sus conocimientos. El conocimiento es necesario y fundamental, pero no es suficiente para el éxito profesional, para

alcanzar este es necesario añadirle perspectiva y actitud, otras dos competencias durables.

PERSPECTIVA; es la capacidad de poner el conocimiento en acción, de saber transformar la

teoría en acción, aplicar el conocimiento al análisis de situaciones y a la solución de problemas

y la dirección del negocio.

La perspectiva es la capacidad de poner e n práctica las ideas y conceptos que están en la mente

del administrador, así como de ver las oportunidades y transformarlas en productos nuevos,

servicios o acciones personales.

La perspectiva le da la autonomía e independencia al administrador, quien no precisa preguntar

a su jefe lo que debe hacer y cómo hacer sus actividades.

ACTITUD, significa el comportamiento personal del administrador frente a las situaciones de

trabajo, representa el estilo personal de hacer que las cosas sucedan, la manera de dirigir,

motivar, comunicar y sacar adelante las cosas.

Incluye la determinación de innovar, convicción de mejorar continuamente, espíritu

emprendedor, inconformidad frente a los problemas actuales y en especial, la capacidad de

trabajar con otras personas y confiar en ellas.

Esta competencia permite que el administrador sea no solo un agente de conservación, sino

también un agente de cambio en las empresas y organización.

ESTADO ACTUAL DE LA TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION

La teoría general de la administración muestra el efecto acumulativo de diversas teorías, cada

teoría con su enfoque surgió como respuesta a los problemas empresariales más importantes

de su época, en ese sentido todas tuvieron éxito al presentar soluciones específicas para tales

problemas.

Todas las teorías administrativas son aplicables a la situación actual y el administrador necesita

conocerlas para tener más alternativas adecuadas en c da situación.

La teoría general de la administración estudia las seis variables (tareas, estructura, personas,

tecnologías, ambiente y competitividad) y su interacción, interdependencia, siendo estas

variables los principales componentes en el estudio de las organizaciones y empresa.

El comportamiento de esos componentes es sistemático ya que cada uno influye en los otros y

experimenta la influencia de estos.

LA ADMINISTRACION EN LA SOCIEDAD MODERNA

La administración actualmente es un fenómeno universal en el mundo moderno, cada

organización debe alcanzar objetivos en un ambiente de competencia, donde debe tomar

decisiones, coordinar múltiples actividades, dirigir personas, evaluar el desempeño con base a

los objetivos determinados, conseguir recursos y asignarlos.

En la organización se realizan diversas actividades administrativas, realizadas por varios

administradores orientadas hacia áreas y problemas específicos, estas actividades deben

realizarse y coordinarse de manera integrada.

El administrador no es el ejecutor, sino el responsable del trabajo de otros subordinados a él, no

puede cometer errores ni ensayos, esto llevaría a sus subordinados por el camino menos

indicado.

El administrador es un profesional cuya formación es amplia y variable, necesita conocer

disciplinas como matemáticas, derecho, psicología, sociología, estadística y trata con personas

que ejecutan tareas y planean, organizan y controlan, asesoran e investigan y están en

posiciones subordinas, iguales o superiores a la suya, necesita están atentos a eventos del

pasado, presente, así como la previsiones futuras ya que él es el responsable de la dirección de

otras personas que siguen sus órdenes y orientaciones, maneja eventos internos y externos.

El administrador es un agente de cambio y transformación de las empresas, que las conducen

por nuevos rumbos, procesos, objetivos, tecnologías y horizontes.

El administrador, es un agente educador y orientador que modifica los comportamientos y

actitudes de las personas de acuerdo al estilo de administración.

PERSPECTIVAS FUTURAS DE LA ADMINISTRACION

En los próximos años la tarea administrativa será incierta, pues deberá enfrentar cambios y

transformaciones llenas de ambigüedad e incertidumbre. El administrador deberá enfrentar

problemas más diversos y complejos que los anteriores, deberá estar atento a eventos dentro y

fuera de la empresa que le proporcionaran información contradictoria que dificultara

diagnosticar y comprender problemas que debe resolver, enfrentar las exigencias de la sociedad,

de los clientes, de los proveedores, desafíos de los competidores, expectativas de la alta

administración, subordinados, de los accionistas.

El futuro parece complicar la realidad, pues la existencia de varios factores producirán impactos

profundos en la empresa como:

1.- LA COMPETENCIA ES CADA VEZ MAS AGUDA, a medida que aumentan los mercados y los

negocios, también crecen los riesgos en la actividad empresarial. El producto o servicio que

demuestre ser superior, más avanzado, más seguro, más deseable, será el más requerido.

Será urgente desarrollar productos y servicios, realizar mayores inversiones en investigación y

desarrollo, perfeccionamiento de tecnología, mejorar las actividades de ventas.

Esto originara desaparición de departamentos, divisiones y centralización de actividades para

evitar el esfuerzo y el costo de duplicar actividades y operaciones.

2. MAYOR VISIBILIDAD DE LAS ORGANIZACIONES, a medida que crecen las organizaciones se

vuelven competitivas, se internacionalizan, llaman la atención del entorno, y del público siendo

perceptibles a la opinión pública, puede ser positiva o negativa, jamás serán ignoradas por

consumidores, proveedores, prensa, sindicato, gobierno.

Si los productos son de mala calidad, estará en la mira de los consumidores, que reclamaran, si

la empresa despide gran número de empleados, estará en la mira de la prensa, los sindicatos y

el gobierno.

3.- SOFISTICACION DE LA TECNOLOGIA, con el progreso de las telecomunicaciones, de la

computadora y del transporte, las organizaciones y las empresas, han hecho internacionales sus

operaciones y actividades.

La tecnología proporciona más eficiencia y precisión, permite dedicar más tiempo a tareas más

complejas que exigían planeación y creatividad.

4.- GLOBALIZACION DE LA ECONOMIA E INTERNACIONALIZACION DE LOS NEGOCIOS, las

actividades y la creación de nuevas subsidiarias en territorios extranjeros son un fenómeno que

influirá en las organizaciones del futuro y en su administración.

5.- TASAS DE INFLACION ELEVADAS, loa costos de la energía, de materias primas, de la fuerza

La inflación exigirá mayor eficiencia en la administración de las organizaciones y empresas para

que estas puedan obtener mejores resultados con menos recursos y programas de reducción de

costos de operaciones.

6.- CRECIMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES, las organizaciones exitosas tienden al crecimiento

y a la ampliación de sus actividades, sean en términos de tamaño y recursos, expansión de sus

mercados o volumen de operaciones.

A medida que una organización crece, ocurre una subdivisión interna (división del trabajo) y una

especialización de los órganos, en consecuencia un mayor coordinación e integración delas

partes involucradas para garantizar la eficiencia y eficacia.

TEORIAS DE LA ADMINISTRACION

ENFOQUE CLASICO DE LA ADMINISTRACION

ADMINISTRACION CIENTIFICA (Frederick winslow Taylor 1856 – 1915)

Taylor realizo la mayor parte de su trabajo en las compañías siderúrgicas Midvale y Bethlehem

en Pensylvania.

En 1978 inicio su vida profesional como operario. En esa época imperaba el sistema de pago por

pieza o por tarea. Los patrones buscaban ganar el máximo al fijar el precio de la trae, mientras

que los operarios reducían el ritmo de producción para equilibrar el pago por pieza determinado

por los primeros.

Taylor estudio este problema de la producción para encontrar una solución que satisficiera a

patrones y a empleados.

El enfoque de la escuela de la administración científica se basa en el énfasis puesto en las tareas.

El nombre de la escuela obedece al intento de aplicar los métodos de la ciencia la solución de

los problemas de la administración y son la observación y la medición.

La obra de Taylor se divide en dos periodos.

1.- EL PRIMER PERIODO DE TAYLOR, corresponde a la época de publicación de su libro Shop

Management (administración de talleres) en 1903, comprende técnicas de racionalización del

trabajo del operario mediante el estudio de tiempos y movimientos, analizando el trabajo de

cada operario descomponiendo sus movimientos y procesos de trabajo para perfeccionarlos y

racionalizarlos.

Taylor concluyo que el operario más productivo percibe que obtiene la misma remuneración

que su colega menos productivo, acaba por acomodarse, pierde el interés y deja de producir

según su capacidad.

Taylor expresa en su libro Shop Management que hay que generar condiciones para pagar más

al operario que produzca más:

1.- el objetivo de la administración es pagar salarios altos y tener bajos costos unitarios de

producción.

2.- para lograr este objetivo, la administración debe aplicar métodos científicos de investigación

y experimentación, debe formular principios y establecer procesos estandarizados que permitan

el control de las operaciones de producción.

3.- los empleados deben ser seleccionados científicamente y llevados a puestos de trabajo

donde las condiciones laborales sean adecuadas, para cumplir las normas.

4.- los empleados deben ser entrenados científicamente en la ejecución de la tarea para

perfeccionar sus aptitudes de modo que cumplan la producción normal.

5.- la administración debe establecer una atmosfera de íntima y cordial cooperación con los

trabajadores.

2.- EL SEGUNDO PERIODO DE TAYLOR, corresponde a la época de la publicación de su libro

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION CIENTIFICA (1911) concluyo que la racionalización del trabajo

operativo debe estar apoyada por una estructura general de la empresa.

Donde dice que la administración científica es una combinación de “Ciencia en lugar de

empirismo, armonía en lugar de discordia, cooperación en lugar de individualismo, rendimiento

máximo en lugar de producción reducida, desarrollo de cada hombre para alcanzar mayor

eficiencia y prosperidad.”

La sustitución de métodos empíricos por métodos científicos recibió el nombre de:

ORGANIZACIÓN RACIONAL DEL TRABAJO, que se fundamenta en los siguientes aspectos:

1.- ANALISIS DEL TRABAJO Y ESTUDIOS DE TIEMPOS Y MOVIMIENTO

Consiste en descomponer cada tarea y operación en una serie ordenada de movimientos más

sencillos.

Elimino los tiempos inútiles y simplifico o fusiono con otros movimientos los inútiles, para que

el operario economizara tiempo y esfuerzo.

2.- ESTUDIO DE LA FATIGA HUMANA

Se comprobó que la fatiga lleva al trabajador a disminuir la productividad, la calidad del trabajo

y a la pérdida de tiempo.

Que también contribuye al aumento de la rotación de personal, de enfermedades y accidentes.

En resumen, la fatiga reduce la eficiencia.

3.- DIVISION DEL TRABAJO Y ESPECIALIZACION

Una consecuencia el estudio de tiempos y movimientos fue la división del trabajo y la

especialización del operario con el fin de elevar su productividad. Así cada operario se

especializo en la ejecución de una sola tarea para ajustarse a los estándares y a las normas d

desempeño establecidas por el método.

4.- DISEÑO DE CARGOS Y TAREAS

Diseñar un cargo, es el proceso de crearlos, especificar sus tareas, el método que deben

emplearse en la ejecución de las tareas y relacionarlo con los demás cargos, cual es la ventaja

del diseño e cargos:

1. Admite empleados con calificación mínima y salarios menores, lo cual reduce costos de

producción.

2. Minimiza los costos de entrenamiento.

3. Reducción de errores en la ejecución del trabajo, lo que disminuye desperdicios y

devoluciones.

4. Facilidad de supervisión, permite que cada superior controle un número mayor de

subordinados.

5. Aumento de la eficiencia el trabajador y de su productividad.

5.- INCENTIVOS SALARIALES Y PREMIOS POR PRODUCCION

Para lograr la colaboración del operario Taylor desarrollo planes de incentivos salariales y de

premios por producción.

Quien produce poco gana poco y quien produce mucho gana en proporción a su producción.

El estímulo salarial necesario para que los operarios superen el tiempo estándar es el premio

por producción.

6.- CONCEPTO DE HOMO ECONOMICUS

Con la administración científica se implanto el concepto de homo economicus, esto es, el

hombre económico, según se cree que a toda persona está motivada a trabajar por recompensas

salariales. En otras palabras, el hombre busca el trabajo no porque le guste, sino como medio

para ganarse la vida, lo motiva a trabajar por el miedo al hambre y por la necesidad de dinero

para vivir.

Por lo tanto las recompensas salariales influyen en el esfuerzo el trabajador logrando que llegue

al máximo de su capacidad productiva.

7.- CONDICIONES DE TRABAJO

Se comprobó que la eficiencia no solo depende del método de trabajo y del incentivo salarial,

sino también de las condiciones laborales que garanticen el bienestar físico del trabajador y

disminuyen la fatiga:

1. Adecuación de instrumentos y herramientas de trabajo y equipos de producción para

minimizar el esfuerzo y pérdida de tiempo en la ejecución de la tarea.

2. Distribución física de las máquinas y equipos para racionalizar el flujo de producción.

3. Mejoramiento del ambiente físico de trabajo, de manera que el ruido la falta de

ventilación, iluminación y comodidad general en el trabajo no reduzcan la eficiencia del

trabajador.

4. Diseño de instrumentos y equipos especiales (transportadores, clasificadores,

contadores y otros elementos) para reducir movimientos innecesarios.

8.-ESTANDARIZACION

Se preocuparon por estandarizar los métodos y procesos de trabajo, estandarización de

maquinarias y equipos, herramientas e instrumentos de trabajo con el fin de reducir la

variabilidad, para eliminar el desperdicio y aumentar la eficiencia.

9.- SUPERVISION FUNCIONAL

Taylor no estaba de acuerdo con la centralización de autoridad y defendía la supervisión

funcional, que es la existencia de diversos supervisores especializados en determinada área, con

cierta autoridad relativa, es decir en lo que concierne a su especialidad.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

1.- PRINCIPIO DE PLANEACION, sustituir el criterio individual, la improvisación y la actuación

empírico práctico del operario en el trabajo por los métodos basados en procedimientos

científicos, cambiar la improvisación por la ciencia mediante la planeación del método de

trabajo.

2.- PRINCIPIO DE PREPARACION, seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo con

sus aptitudes y prepararlos y entrenarlos para producir más y mejor, en concordancia con el

método planeado.

3.- PRINCIPO DE CONTROL, controlar el trabajo para cerciorarse de que se está ejecutando de

acuerdo con la norma establecida y según el plan previsto. La gerencia debe cooperar con los

empleados para que la ejecución sea la mejor posible.

4.- PRINCIPO DE EJECUCION, asignar atribuciones y responsabilidades para que le trabajo se

realice con disciplina.

TEORIA CLASICA ( HENRI FAYOL ) 1841 – 1925

HENRI FAYOL creador de la teoría clásica el que describió la administración como un conjunto

universal de funciones, donde los diferentes órganos que componen la estructura orgánica, sus

relaciones y funciones.

LAS SEIS FUNCIONES BASICAS DE LA EMPRESA

FAYOL destaca que toda empresa cumple seis funciones:

1. FUCIONES TECNICAS, relacionadas con la producción de bienes y servicios de la

empresa.

2. FUNCIONES COMERCIALES, relacionadas con la compra y venta.

3. FUNCIONES FINANCIERAS, relacionadas con la búsqueda y gestión de capitales.

4. FUNCIONDE SEGURIDAD, relacionadas con la protección y preservación de los bienes y

las personas.

5. FUNCIONES CONTABLES, relacionadas con los inventarios, registros, los balances, los

costos, las estadísticas.

6. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, relacionadas con la integración de las otras cinco

funciones en la dirección.

Las funciones administrativas coordinan, sincronizan las demás funciones de la

empresa y están siempre por encima de ellas

Ninguna de las primeras cinco funciones tiene la tarea de formular el programa de acción

general de la empresa, constituir el cuerpo social, coordinar los esfuerzos, ni armonizar sus

acciones, esta atribuciones corresponde a la administración.

CONCEPTO DE ADMINISTRACION

Fayol define, el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Las funciones administrativas abarcan los elementos de la administración, es decir, las funciones

del administrador.

Estos elementos de la administración, que constituyen el llamado proceso administrativo, se le

haya presente en cualquier actividad del administrador y en cualquier nivel o área de actividad

de la empresa. En otras palabras, el director, el gerente, el jefe, el superior, el capataz o el

encargado (cada quien en su nivel) desempeñan actividades de planeación, organización,

dirección, coordinación y control, son actividades administrativas fundamentales.

1.- PLANEACION: avizorar el futuro y trazar el programa de acción.

2.- ORGANIZACIÓN: construir las estructuras, material y social de la empresa.

3.- DIRECCION: guiar, orientar al personal.

4.- COORDINACION: enlazar, unir, armonizar todos los actos, esfuerzos colectivos.

5.- CONTROL: verificar que todo suceda d acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes

dadas.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION

Según Fayol, como toda ciencia, la administración se debe basar en leyes o principios.

Los principios son universales, maleables y se adaptan a cualquier tiempo, lugar o circunstancia.

Según Fayol, los 14 principios generales de la administración son:

1.- DIVISION DEL TRABAJO, especialización de las tareas y de las personas para aumentar la

eficiencia y la producción.

2.- AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD, autoridad es el derecho de dar órdenes y esperar

obediencia.

La responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir

cuentas, etc.

3.- DISCIPLINA, obediencia, dedicación, comportamiento.

Los empleados deben obedecer y respetar las reglas que gobiernan la organización. La buena

disciplina es el resultado de un liderazgo eficaz, un claro entendimiento entre la gerencia y los

trabajadores en relación con las reglas de la organización y la aplicación prudente de sanciones

a quienes infrinjan las reglas.

4.- UNIDAD DE MANDO, todo empleado debe recibir órdenes solamente de un superior

(autoridad única)

5.- UNIDAD DE DIRECCION, asignación de un jefe, un gerente y un plan a cada grupo de

actividades que tengan el mismo objetivo.

6.- SUBORDINACION DE LOS INTERESES DEL IINDIVIDUO AL INTERES GENERAL, los intereses de

cualquier empleado o grupo de empleados no deben tener preferencias sobre los intereses de

la organización.

7.- REMUNERACION, los trabajadores deben recibir un salario justo por sus servicios.

8.- CENTRALIZACION, concentración de la autoridad en la cúpula jerárquica de la organización.

Este término se refiere al grado en que los subordinados están involucrados en la toma de

decisiones. El hecho es que la toma de decisiones está centralizada (en la gerencia) o

descentralizada (en los subordinados) es cuestión de elegir las proporciones adecuadas.

9.- CADENA ESCALAR, la línea de autoridad que va desde la alta gerencia hasta los rangos más

bajos, las líneas de comunicación deben ajustarse a esta cadena.

10.- ORDEN, debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar y en el momento

oportuno. Es el orden material y humano.

11.- EQUIDAD, los gerentes deben ser amables y justos con sus subordinados para conseguir la

lealtad del personal.

12.- ESTABILIDAD DEL PERSONAL EN SU PUESTO, la rotación tiene un impacto negativo en la

eficiencia de la organización.

Cuanto más tiempo permanezca una persona en un cargo, tanto mejor para la empresa.

La empresa debe proveer la planificación ordenada del personal y asegurase de que haya

sustitutos disponibles para llenar las vacantes.

13.- INICIATIVA, los empleados a quienes se permite crear y ejecutar planes, podrán asegurar

personalmente su éxito.

14.- ESPIRITU DE EQUIPO, fomentar la armonía y la unión entre las personas constituyen grandes

fortalezas para la organización.

TEORIA DE LA BUROCRACIA

MAX WEBWER (1864 – 1920), sociólogo alemán, considerado el fundador de la teoría de la

Burocracia, que describió el tipo ideal de organización al cual llamo una Burocracia, que es un

sistema caracterizado por la división del trabajo, una jerarquía claramente definida, reglas y

reglamentos detallados y relaciones impersonales.

El tipo ideal de burocracia, según weber, presenta siete dimensiones:

1. FORMALIZACION, todas las actividades de la organización se definen por escrito

(procedimientos) y la organización opera de acuerdo con un conjunto de leyes o reglas

(normas y reglamentos), estatutos) que se aplican a todos los casos individuales sin

excepción.

2. DIVISION DEL TRABAJO, cada participante tiene un cargo con posición definidos con

esfera especifica de competencia, con deberes oficiales y atribuciones estrictamente

específicas y delimitadas.

3. PRINCIPIO DE LA JERARQUIA, la burocracia se fundamenta en una jerarquía bien

definida de autoridad, cada empleado está sometido a órdenes impersonales que guían

sus acciones para asegurar la obediencia.

Cada función inferior está bajo el control y supervisión de un puesto superior.

4. IMPERSONALIDAD, el empleado ideal establece relaciones impersonales con otros

ocupantes de cargos.

La burocracia enfatiza en los cargos y no en las personas que los ocupan pues aquellas

entran y salen de la organización, pero los cargos permanecen, para garantizar su

continuidad y perpetuidad.

5. COMPETENCIA TECNICA, la selección y elección de los empleados se basa en la

competencia técnica y las calificaciones profesionales de los candidatos, no en

preferencias de orden personal.

De ahí que se utilicen pruebas y concursos para llenar las vacantes o conceder ascensos.

La burocracia es eminentemente meritocrática. El sistema también prevé el desarrollo

de la carrera y las promociones se realizan de acuerdo con el mérito funcional,

dependiendo siempre del juicio del superior.

6. SEPARACION ENTRE PROPIEDAD Y ADMINISTRACION, los recursos utilizados por la

organización burocrática para ejecutar sus tareas no son propiedad de los burócratas.

La administración está separada de la propiedad de los medos de producción, pues el

dirigente o el burócrata no es necesariamente dueño de la organización de sus medios

de producción, sino un profesional especializado en administración.

De ahí el alejamiento gradual del capitalista de la administración de su propio negocio y

la diseminación del capital en las sociedades anónimas.

7. PROFESIONALIZACION DEL EMPLEADO, los empleados de la burocracia son

profesionales, pues son especialistas, gracias a la división del trabajo.

Son asalariados de acuerdo con sus funciones o posición jerárquica, sus cargos

constituyen su principal actividad dentro de la organización, son nombrados por el

superior inmediato, sus contratos firman a tiempo indefinido, siguen carrera en la

organización y no son propietarios de los medios de producción de la organización.

La burocracia es un ejemplo típico de modelo de organización humana donde la

racionalidad, capaz de aplicarse a todas las clases de organizaciones y empresas, sin

importar su naturaleza, operaciones, tamaño.

El comportamiento de las personas no siempre ocurre dentro de la previsibilidad de

Weber.

Las consecuencias imprevistas (o indeseadas) que conducen a la ineficiencia e

imperfección, a estas consecuencias imprevistas se da el nombre de disfunciones de la

burocracia de donde proviene el sentido peyorativo que se le da a la burocracia.

Las principales disfunciones de la burocracia son:

1. IMPERSONALIDAD, las relaciones establecidas entre los miembros de la empresa,

porque se tratan como ocupantes de cargos, no como personas.

2. DIRECTRICES CONVERTIDAS EN FINES, las normas y reglamentos elaborados son

medios para alcanzar los objetivos organizacionales.

Adquieren valor propio y dejan de ser medios para convertirse en objetivos

absolutos.

El empleado se preocupa más por las reglas y los reglamentos de la organización

que por su propio trabajo en ésta.

3. TOMA DE DECISONES A CARGO DE LA JERARQUIA, es decir la toma de decisiones se

convierte en una prerrogativa del empleado que tiene la categoría jerárquica más

elevada sin importar su conocimiento sobre el tema que va a decidirse.

4. EXCESO DE FORMALISMO Y PAPELEO, pues la tendencia documentar y formalizar

todas las comunicaciones llega un punto en que puede perjudicar el funcionamiento

de la organización.

5. SIGNOS DE AUTORIDAD, puesto que la burocracia enfatiza en la jerarquía como

medio de control del desempeño de los participantes, surge la necesidad de utilizar

indicadores, símbolos o signos que destaquen la autoridad y el poder, por ejemplo,

uniformes, tipos de oficinas o de escritorios utilizados, sitios reservados en el

comedor o en el estacionamiento para automóviles.

6. CONFORMIDAD EXTREMA CON LAS REGLAS Y REGLAMENTOS DE LA

ORGANIZACIÓN, la cuales adquieren importancia fundamental, pues el empleado

siente verdadera obsesión por las normas y reglamentos que condicionan su

desempeño, en consecuencia, deja de cumplir los deberes inherentes al cargo.

7. PROPENSION DE LOS PARTICIPANTES A DEFENDERSE DE PRESIONES EXTERNAS,

PROVENIENTES DE CAMBIOS, el empleado percibe como amenaza a la posición que

disfruta dentro de la organización y como un peligro para su seguridad personal.

De ahí a la tendencia a defenderse contra cualquier tipo de influencia externa, lo

cual conduce inevitablemente a dificultades en la atención a los clientes y usuarios

que se toman como figuras extrañas y portadoras de amenazas y presiones.

8. RESISTENCIA AL CAMBIO, pues este representa amenazas para la posición del

empleado con la rutina que domina, pues la conoce bien y no le impone amenazas.

Para preservar y garantizar su esquema actual se opone a cualquier cambio o

modificación de la situación.