UNIDAD_IV-_SISTEMAS_ADMINISTRATIVOS_ORGANIZACIONALES.pdf

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UNIDAD IV

HERRAMIENTAS USUALES


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• Un analista administrativo/analista de latecnoestructura necesita ciertos

instrumentos específicos (HERRAMIENTAS)para realizar c/u de las tareas que leprescribe su metodología de trabajo.

• Definiremos las HERRAMIENTAS másusuales y su aplicación, para de estamanera definir un lenguaje común quefacilite la comprensión entre especialistas y

también con terceros (clientes o usuarios).


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• Estas HERRAMIENTAS serán útiles para:

- Programar el proyecto y controlar su

ejecución.- Recopilar información acerca del sistema

vigente (procedimientos, formularios,

archivos, etc.) así como los requerimientos delusuario.

- Detectar errores y fallas en el sistema en uso.

- Formular la propuesta de un nuevo sistema.

- Servir de apoyo a la implementación y a lacapacitación del usuario.


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• También es importante mencionar que c/u de lasHERRAMIENTAS pueden aplicarse a más de una etapa delprograma de ANALISISDE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

Por ej. Tomando como referencia el Enfoque Tradicionalde Análisis de Sistemas Administrativos, veremos que:- Los Diagramas de Programación de actividades pueden usarse

- en la elaboración del plan

pero también para una programación específica enel momento de la IMPLEMENTACION

- Los diagramas de interdependencia sectorial y los cursogramas pueden servir en el paso inicial de la etapa de ANALISIS

para integrar la información relevada

como para el DISEÑO detallado del nuevosistema

- Los Manuales de Procedimiento, que son el ppal. Producto delDISEÑO de detalle, son un elemento imprescindible para capacitar

al usuario durante la IMPLEMENTACION.


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CUESTIONARIOS• Es un formulario integrado por preguntas relacionadas con el

sistema o subsistema que se investiga cuando es necesario

relevar información acerca de la tarea específica deempleados o supervisores dentro de un procedimiento(suple a la entrevista personal, típica de aplicación en losniveles gerenciales y de jefatura)

Ventajas:- No requiere la presencia del analista.

- Se recopila gran cantidad de información en un tiempo breve.

Limitaciones:

- Existirá resistencia a responder cuestionarios largos y tediososque signifiquen pérdida de tiempo de trabajo.

- Los encuestados pueden tardar en responder comprometiendolos tiempos del proyecto.


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• Para que un Cuestionario cumpla con su función debeponerse especial cuidado en su elaboración:

- Las preguntas deben ser claras y concretas.

- La extensión del mismo no debe ser excesiva.

- El diseño debe ser apropiado y debe incluir un breve instructivo decómo debe ser completado.

• Estructuralmente un formulario de encuesta debecontener como mínimo:

1) Un Encabezamiento: donde se completarán los datos referencialesdel encuestado y del puesto.

2) Un cuerpo central: donde se especifican las preguntas o aspectosque deberán ser completados.

3) Un sector de observaciones: donde el encuestado pueda efectuarsus apreciaciones y comentarios, así como sus propuestas acerca del

sistema objeto de análisis.


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Para facilitar lasrespuestas, esconvenientearmar elcuestionario conpreguntas quepuedanresponderse porSI o por NO, omarcar con una Xen el lugar

correspondiente(ver figura 4.1)


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Otra forma de simplificación puede ser diseñar un formulario con casilleros acompletar (ver figura 4.2)


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DIAGRAMAS• El uso de técnicas de diagramación permite, mediante gráficos y

símbolos, la programación de actividades (diagrama de Gantt yCPM) y la modelización o representación de sistemasAdministrativos (diagramas de bloque, de interdependenciasectorial, cursogramas, etc.)

Ventajas:

- Proporciona una visión rápida y global del sistema o de los eventos

presentados.- Facilita la representación de relaciones complejas.

- Sistematiza, mediante el uso de símbolos, la información que seexhibirá.

- Permite una fácil comparación entre dos o más sistemas (actual y

propuesto; distintas alternativas de diseño, etc.)Limitaciones:

- Dificultad de representar gráficamente la multiplicidad de situaciones yrelaciones posibles.

- El riesgo de que, al simplificar, la información sea incompleta.


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DIAGRAMAS DE PROGRAMACION• Estas técnicas de diagramación permiten representar actividades y

requerimientos de tiempo (diagrama de Gantt, diagramas deredes(Pert - CPM)).

GANTTEl diagrama de Gantt tiene el objeto de programar en el tiempo las distintas

actividades o tareas necesarias para la concreción de un proyecto o de una etapadel mismo y, al mismo tiempo permitir el control de los plazos de ejecución.

Este diagrama se apoya en las coordenadas cartesianas, en cuyo eje horizontal serepresenta el tiempo y en el vertical las tareas o actividades por realizar.

Dentro del gráfico y a partir de cada actividad, se trazan líneas horizontales querepresentan el tiempo de duración de cada una de ellas.Si las líneas representativas de cada actividad se iniciaran todas desde el momento

cero, el diagrama solo nos mostrará la duración comparativa de las distintasactividades.

En cambio, si se trazan a partir del momento en que realmente se inician, el diagrama

nos brindará mayor información, ya que podemos observar la secuencia deactividades y la duración total del proyecto.Por último, si utilizamos un trazo para representar las tareas planeadas y otro distinto

para indicar los tiempos reales de ejecución, el gráfico permitirá efectuar elseguimiento de lo planeado, visualizar los desvíos, y determinar de que maneraestos afectan el desarrollo del proyecto.

(ver fig. 4.3) – Gráfico de Gantt aplicado a la programación del estudio de un sistema administrativo


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Figura 4.3


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DIAGRAMAS DE REDES (PERT y CPM)

Las técnicas de redes tales como CPM y PERT parten de relaciones deprecedencia entre tareas o actividades y proporcionan información valiosa

para mejorar el uso de los recursos, sobre todo cuando la trama derelaciones entre actividades es compleja.

Este modelo gráfico utiliza NODOS y FLECHAS.

Los NODOS representan momentos en el tiempo donde terminan unasactividades y deben comenzar otras.

Las FLECHAS relacionan a los nodos y representan actividades.

(ver fig. 4.4) –

Red de actividades necesarias para construir una planta(leer representación de red)


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Figura 4.4


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• Para aplicar el método CPM (camino crítico) además dedefinir las actividades del proyecto y construir la redmostrando la relación entre ellas, se requiere:

1) Realizar una estimación de los tiempos de cada actividad.2) Sumar los tiempos de cada actividad sobre sus respectivos

caminos (ver figura 4.5).

3) Determinar como camino crítico aquel con mayor duración(en el ejemplo es B).

4) Optimizar mediante la asignación de recursos el tiempototal del proyecto.


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Tanto el PERT como el CPM son herramientas de planeamiento y

control vinculadas con el tiempo.

La diferencia básica entre ambos métodos radica en que el PERT

incorpora probabilidades en la red utilizando tres tiempos

estimados (optimista, pesimista y más probable) para cada

actividad, en lugar de uno.


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DIAGRAMAS DE REPRESENTACION

Cuando representamos un sistema o procedimiento administrativomediante un diagrama estamos haciendo una abstracción de larealidad.

Describiremos los tres diagramas más usuales:

- Diagrama de bloque.

- Diagrama de interdependencia sectorial.

- Cursogramas.

Vale aclarar que para la confección de estos diagramas existen múltiples

softwares.


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DIAGRAMA DE BLOQUE

Mediante éste podemos tener una visión sintética de un sistema administrativo y desu funcionamiento, describiendo sus partes básicas:

• Soportes de información de ENTRADAS

• Soportes de información de SALIDAS

• ARCHIVOS en uso

• PROCESOS que vinculan las otras tres partes

Se utiliza (en la etapa de análisis) para representar a partir de la información relevada(etapa de relevamiento), los sistemas vigentes.

Pero su uso típico es como herramienta de diseño global (etapa de diseño)

El carácter eminentemente sintético del diagrama de bloque requiere agrupar loselementos mencionados en cuatro rectángulos, unidos entre sí por flechas queindican el flujo del proceso.

- En el rectángulo izquierdo se enumeran las Entradas

- En el rectángulo derecho se enumeran las Salidas- Entre los rectángulos de Entradas y Salidas se ubica el de los Procesos (en este se

mencionan las actividades necesarias para transformar la información de entrada yla disponible en archivo en información de Salida.

- El rectángulo representativo de Archivos se ubica debajo del de Procesos (en él se

indican los datos que se mantienen guardados)


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Ver figura 4.6 (se representa un subsistema de liquidación de sueldos)


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Así mismo si quisiéramos aumentar el grado de detalle del diagrama,podríamos descomponer el subsistema del ej. anterior en tantos diagramascomo actividades encontremos en el bloque de los PROCESOS.

Ver diagrama detallado (figura 4.7)


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DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL

Este es de utilidad cuando se requiere una visión global del sistema, sin entraren particularidades de ejecución del trabajo administrativo.

Si bien desde este punto de vista es similar al diagrama de bloque, sediferencia en que nos muestra los distintos sectores que intervienen en elproceso.

• Los elementos necesarios para su construcción son:

- Un cuadro con columnas, en donde cada una de ellas representa a unsector.

- Rectángulos representativos de las operaciones que se desarrollan en cadasector. Cuando las operaciones son heterogéneas podemos diferenciarlasusando más de un rectángulo por columna. Cada rectángulo puede incluir la

descripción de la operación.- Líneas de interconexión entre los rectángulos, que representan el traslado

de información y la secuencia en que se realizan las operaciones.

Ver ejemplo en figura 4.8 (subsistema de compras)


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CURSOGRAMAS

También denominado diagrama de procedimiento, circuito o flujograma.

Es sin duda una técnica analítica que permite describir sistemas

administrativos en forma clara y lógica, facilitando una impresiónvisual del movimiento o flujo de información.

Usado por los ANALISTAS como lenguaje universal tanto para estudiarlos sistemas vigentes, como para el sistema detallado de los sistemas

que se proponen.Estos diagramas son dibujados mediante convenciones preestablecidas.

Vamos a adherir a la normalización realizada por el IRAM (InstitutoArgentino de Racionalización de Materiales).

Este Instituto es una entidad civil a la cual el Estado le reconoció lafacultad de dictar normas. Originariamente se dedicó a lanormalización de materiales, pero a partir de 1972 incluyó lanormalización de técnicas y terminología administrativas.


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Los elementos necesarios para elaborar un CURSOGRAMA son:

- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama deinterdependencia sectorial (según las especificaciones de la norma

34.503).- Un conjunto de símbolos para la representación gráfica (establecidos

en la norma 34.501).

- Lineamientos que deben seguirse en el diseño (enunciados en la

norma 34.502).

Normas en apéndice I libro de Gilli.

Ver figura 4.9 como ej. de aplicación de las normas mencionadas(cursograma del subsistema de pago a proveedores)


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MANUALES


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MANUALES• Un manual es todo cuerpo sistemático que indique las

actividades que deben ser cumplidas por los miembros deuna empresa o institución, así como la forma en que lasmismas deben ser realizadas.

• En algunas empresas estos aspectos son difundidos mediantecirculares, memorándos o instrucciones internas, que ordenadascorrelativamente o cronológicamente van formando un cuerpo de

disposiciones. • Ambos métodos no son excluyentes, mas bien se complementan.

Mientras que las circulares y los instructivos pueden ser útilespara comunicar disposiciones transitorias, los manuales compilaninformación de carácter más estable, referida a los

procedimientos administrativos básicos.***Los manuales de procedimiento constituyen el producto por

excelencia del diseño detallado, pero además sirven de base parala capacitación y puesta en marcha durante la etapa de

implementación


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• Debe aclararse que el uso de los manuales se centrará enaquellos sistemas o subsistemas básicos desde el punto devista administrativo. Sus principales ventajas son:

- Proporciona información permanente sobre las prácticasadministrativas.

- Ayuda a institucionalizar y hacer efectivo los procedimientos.

- Facilita la normalización y la fijación de estándares.

- Asegura continuidad y coherencia a las prácticas a través deltiempo.

- Constituye un valioso elemento de consulta, de capacitación

y de resolución de conflictos.* Por último cabe mencionar que los manuales constituyen un

requisito indispensable para la acreditación de acuerdo conlas normas internacionales de calidad (ISO – Serie 9000)


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• Limitaciones:

- Su confección y actualización puede requerir esfuerzo ycosto significativo.

- Una redacción defectuosa o poco cuidada, o de unaextensión inadecuada, pueden dificultar su uso.

- En caso de ser muy detallado limita la discrecionalidad yconsecuentemente la iniciativa individual.

- Si no se lo actualiza periódicamente puede quedar obsoleto.


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• Pautas para la elaboración de una manual:

1 Estructura del manual:

La norma IRAM 34.551 establece con carácter enunciativo cual debe

ser el contenido de un manual:• Objetivos y alcance

• Instrucciones acerca de las codificaciones utilizadas o de laforma de actualización

• Cursogramas

• Descripción de los procedimientos

• Formularios (modelos e instructivos)

Por último podríamos incluir información adicional al manual como:- Glosario

- Indice temático

- Fecha de emisión y vigencia


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2 Presentación del manual

La norma IRAM 34.551 también establece especificaciones acercadel formato (sugiere los formatos IRAM A4 y A5) y del armado

del manual.Sobre este último aspecto debe tenerse en cuenta que la

diagramación permita su encuadernación y que la tipografía y elespaciado del texto faciliten la lectura.

El manual tiene que ser una herramienta dinámica susceptible deactualización permanente, por lo que es recomendable suarmado como carpeta de hojas móviles.


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3 Redacción

De ella depende la claridad y precisión del mensaje por lo que se proponen ciertaspremisas:

De forma:

- Las frases deben ser cortas- El lenguaje utilizado debe ser claro (no debe dejar lugar a dudas)

- El estilo debe ser formal pero no aburrido

Operativas:

- Las instrucciones indican en todos los casos una acción o decisión (por ej:

emitir, controlar, completar, archivar, etc)- Las acciones hacen referencia a objetos, formularios o archivos. Estos deben

identificarse con propiedad, indicando el número de copias (ver ej Gilli)

- El enunciado de la acción debe completarse con la enumeración de los datosque serán operados (ver ej Gilli)

- Cada instrucción debe indicar los soportes o sectores que proporcionan losdatos necesarios para producir la acción (ver ej Gilli)

- Debe determinarse la oportunidad o circunstancia que determina elcumplimiento de la acción (ver ej Gilli)

- Cuando la acción que debe ser desarrollada es compleja, la instrucción seseparará en pasos con las especificaciones necesarias (ver ej Gilli)

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