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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ESTUDIO, ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
MODELO DE PROCEDIMIENTOS A LA GESTIÓN CONTABLE EN LA
MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO DE LA CIUDAD DE CAYAMBE CON
LA FINALIDAD DE DETERMINAR LA SITUACIÓN ACTUAL Y MEJORAR
LA FUNCIONALIDAD FUTURA.
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
AUTOR: JOSÉ FERNANDO QUISHPE PEÑA
TUTOR: Mgts. EDGAR RODRIGO MACHADO BASANTES
QUITO, D. M., ENERO DEL 2018
REFERENCIAS DEL AUTOR: José Fernando Quishpe Peña,
REFERENCIAS DEL TUTOR: Mgts. Edgar Rodrigo Machado Basantes,
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: La línea de investigación hace referencia a la
Gestión de la Contabilidad por medio de procedimientos técnico - estructurados de la
dirección financiera – contable. Tomado de algunos actores como Tomás Escobar
Rodríguez; Virginia Cortijo Gallego (2012) Fundamentos de Contabilidad de Gestión y
William Darío Gómez Cordona (2012) Prácticas empresariales.
Quishpe Peña, José Fernando (2017). Estudio, análisis, desarrollo e
implementación de un modelo de procedimientos a la gestión
contable en la Maternidad Mitad del Mundo de la Ciudad de
Cayambe con la finalidad de determinar la situación actual y
mejorar la funcionalidad futura. Trabajo de Titulación, modalidad
proyecto de investigación para la obtención del Título de Ingeniero
en Contabilidad y Auditoría. Contador Público Autorizado. Carrera
de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 126p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, José Fernando Quishpe Peña, en calidad de autor y titular de los derechos morales y
patrimoniales del trabajo de titulación ESTUDIO, ANÁLISIS, DESARROLLO E
IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO DE PROCEDIMIENTOS A LA GESTIÓN
CONTABLE EN LA MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO DE LA CIUDAD DE
CAYAMBE CON LA FINALIDAD DE DETERMINAR LA SITUACIÓN ACTUAL
Y MEJORAR LA FUNCIONALIDAD FUTURA, modalidad a distancia de
conformidad con el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL
DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedo a favor de
la Universidad Central del Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva
para el uso no comercial de la obra, con fines estrictamente académicos. Conservo a mi
favor todos los derechos de autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma de
expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 14 días del mes de Octubre de 2017
José Fernando Quishpe Peña
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Mgts. Edgar Rodrigo Machado Basantes, en calidad de tutor del trabajo de
titulación, ESTUDIO, ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
MODELO DE PROCEDIMIENTOS A LA GESTIÓN CONTABLE EN LA
MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO DE LA CIUDAD DE CAYAMBE CON LA
FINALIDAD DE DETERMINAR LA SITUACIÓN ACTUAL Y MEJORAR LA
FUNCIONALIDAD FUTURA, elaborado por el estudiante José Fernando Quishpe
Peña, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas
de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de
titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y
epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe en virtud de
continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del
Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 14 días del mes de Octubre de 2017
Mgts. Edgar Rodrigo Machado Basantes
C.C. 060161292-2
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, Mgts. Edgar Rodrigo Machado Basantes, en calidad de tutor del trabajo de
titulación, ESTUDIO, ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
MODELO DE PROCEDIMIENTOS A LA GESTIÓN CONTABLE EN LA
MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO DE LA CIUDAD DE CAYAMBE CON LA
FINALIDAD DE DETERMINAR LA SITUACIÓN ACTUAL Y MEJORAR LA
FUNCIONALIDAD FUTURA, elaborado por el estudiante José Fernando Quishpe
Peña, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas
de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de similitud en
correspondencias con los parámetros establecidos considerando el resultado del
programa especializado para tal efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 04 días del mes de Abril de 2018
Mgts. Edgar Rodrigo Machado Basantes
C.C. 060161292-2
vi
ANALISIS URKUND
vii
AUTORIZACION DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
Esta tesis está dedicada a toda mi familia que con su ejemplo impulsaron para que
continúe y termine mi carrera profesional; en especial a mi esposa que, con su amor,
ayuda y comprensión día a día me apoyo y engrandeció mi espíritu sobre mi carrera
universitaria y a mis tres hijos que con su ternura son los motores que hacen que mi vida
sea llena de regalos especiales.
José Fernando Quishpe Peña,
ix
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi Dios por la vida que me regalo y que cada día bendice mi camino y me
permite compartir todas mis alegrías y tristezas junto con las personas que más amo,
gracias señor Jesús por poner sus ojos en mí y permitirme vivir bajo su bendición,
gracias a la virgen María que ha intercedido por mí y es guía en mi camino profesional.
Agradezco también a toda mi familia por ese apoyo incondicional que me dan cada
momento y en cada instante, los quiero mucho y por ustedes he alcanzado este logro tan
importante, gracias por ese ejemplo de unión, esfuerzo, sacrificio y sobre todo de cariño
sincero.
Gracias a la Universidad Central del Ecuador, a todos sus docentes y a mi tutor que con
sus grandes conocimientos compartidos me han ayudado y han sembrado en mí el
espíritu de la sabiduría que será compartida y puesta al servicio de la comunidad con
toda la ética profesional que en esta institución mater de la educación he aprendido.
José Fernando Quishpe Peña,
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ..............................iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................. v
ANALISIS URKUND ......................................................................................................vi
AUTORIZACION DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................ix
CONTENIDO .................................................................................................................... x
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiii
LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................xiv
ANEXOS ......................................................................................................................... xv
RESUMEN .....................................................................................................................xvi
ABSTRACT ................................................................................................................. xvii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
1. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN ....................................................... 3
1.1. Reseña Histórica de la Maternidad Mitad del Mundo ......................................... 3
1.2. Misión y Visión Institucional .............................................................................. 5
1.3. Valores y Objetivos ............................................................................................. 5
1.4. Marco Referencial ............................................................................................... 6
1.5. Leyes, Normas y Reglamentos ............................................................................ 9
1.6. Contexto Institucional ....................................................................................... 13
1.7. Administración por Obras ................................................................................. 13
1.8. Estructura Organizacional. ................................................................................ 14
1.9. Tecnologías de la Información y Comunicación. .............................................. 17
1.10. Estructura Organizacional Maternidad Mitad del Mundo. ................................ 19
1.11. Estudio y observación sobre la Gestión Institucional. ...................................... 20
1.12. Propuesta ........................................................................................................... 21
1.13. Objetivos ........................................................................................................... 22
1.13.1. Objetivo General ............................................................................................... 22
1.13.2. Objetivos Específicos ........................................................................................ 22
xi
1.14. Metodología....................................................................................................... 23
1.14.1. Método de la observación científica. ................................................................. 23
1.14.2. El Método Delphi .............................................................................................. 23
2. ESTUDIO INSTITUCIONAL ............................................................................. 24
2.1. Enunciaciones .................................................................................................... 24
2.2. Principios Generales de Regulación Contable. ................................................. 27
2.3. El Proceso Contable .......................................................................................... 27
2.4. Ciclo Contable.-................................................................................................. 28
2.5. Enfoque de Sistemas ......................................................................................... 29
2.6. Comportamiento Ético en Contabilidad de Gestión .......................................... 34
2.7. Elementos del Sistema de Información Contable.............................................. 35
2.8. Procedimiento .................................................................................................... 37
2.9. Modelo de gestión. ............................................................................................ 37
2.10. Estructura de los Procedimientos. ..................................................................... 38
2.11. Cadena de Valor ................................................................................................ 39
2.12. Reuniones de Trabajo. ....................................................................................... 39
3. ANÁLISIS SITUACIONAL ............................................................................... 42
3.1. Presentación....................................................................................................... 42
3.2. Análisis de Gestión Interna ............................................................................... 42
3.3. Análisis de Capacidades Internas. ..................................................................... 43
3.4. Administración – Gestión .................................................................................. 46
3.5. Sección Funcional Contable .............................................................................. 48
3.6. Análisis descriptivo de la Gestión Contable...................................................... 49
3.7. Cadena de Valor de la empresa Maternidad Mitad del Mundo ......................... 53
3.8. Análisis FODA Maternidad Mitad del Mundo.................................................. 54
3.9. Matriz de Estrategias FODA ............................................................................. 55
3.10. Perfiles para cargos Administrativos - Contables ............................................. 56
4. DESARROLLO DEL PROYECTO .................................................................... 71
4.1. Modelo de procedimientos relevantes a la Gestión Contable ........................... 71
4.2. Objetivos ........................................................................................................... 72
4.3. Justificación ....................................................................................................... 72
4.4. Implementación de Procedimientos referentes en la Gestión Contable ............ 73
xii
4.5. Esquema de Organización Operativa Contable en el Sistema Centralizado
de Maternidad Mitad del Mundo ....................................................................... 74
4.6. Diagrama etapas para el desarrollo de procedimientos de la Gestión
Contable............................................................................................................. 75
4.7. Aplicación de Procedimientos referentes a la Gestión Contable ...................... 76
4.7.1. Procedimiento para el Registro de Ingresos. ..................................................... 76
4.7.2. Procedimiento para el Registro de Egresos ....................................................... 80
4.7.3. Procedimiento para Cuentas por Cobrar ........................................................... 86
4.7.4. Procedimiento para la Conciliación bancaria. ................................................... 91
4.7.5. Procedimiento para la Elaboración, Emisión y Reporte de los Estados
Financieros. ....................................................................................................... 94
4.7.6. Procedimiento Control y Validación del Levantamiento de Inventario
Físico. .............................................................................................................. 100
4.7.7. Procedimiento para la depuración y conciliación de registros Contables ....... 105
5. IMPLEMENTACIÓN ....................................................................................... 110
5.1. Seguimiento y Control..................................................................................... 110
5.1.1. Normas de Contabilidad .................................................................................. 110
5.1.2. Control Previo Contable .................................................................................. 111
5.1.3. Actualización Permanente ............................................................................... 111
5.1.4. Oportunidad en la Contabilización .................................................................. 111
5.1.5. Trabajo Profesional ........................................................................................ 112
5.1.6. Criterio Profesional ......................................................................................... 112
5.1.7. Cuidado Profesional ........................................................................................ 113
5.1.8. Documentación y Archivo............................................................................... 113
5.2. Bases para Generar el Control Interno Institucional ....................................... 115
5.2.1. Normas de Control Interno .............................................................................. 116
5.3. Indicadores de gestión ..................................................................................... 118
5.4. Cronograma para acciones de implementación y seguimiento ....................... 120
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES ................................................................. 121
Conclusión ..................................................................................................................... 121
Recomendaciones .......................................................................................................... 122
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 124
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Principios de los profesionales de la contabilidad. ............................................ 35
Tabla 2 Matriz de estrategias FODA .............................................................................. 55
Tabla 3 Procedimiento registro de ingresos ................................................................... 77
Tabla 4 Procedimiento para el registro de egresos. ........................................................ 83
Tabla 5 Procedimiento cuentas por cobrar clientes. ....................................................... 88
Tabla 6 Procedimiento para la conciliación bancaria. .................................................... 92
Tabla 7 Procedimiento para la elaboración, emisión y reporte de Estados
Financieros. ......................................................................................................... 96
Tabla 8 Procedimiento control y validación del levantamiento del inventario
físico. ................................................................................................................ 102
Tabla 9 Procedimiento Depuración y conciliación de registros contables. .................. 107
Tabla 10 Normas de Contabilidad para el control interno ........................................... 116
Tabla 11 Cuadro de indicadores de Eficacia y Gestión. ............................................... 119
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Organigrama estructural Maternidad Mitad del Mundo .................................. 19
Figura 2 Ciclo Contable .................................................................................................. 29
Figura 3 Sistema de Información Contable .................................................................... 35
Figura 4 La Comunicación Contable Interna ................................................................. 37
Figura 5 Cadena de valor Maternidad Mitad del Mundo ............................................... 53
Figura 6 Sistema Contable centralizado Maternidad Mitad del Mundo ......................... 74
Figura 7 Diagrama para acciones de ejecución de procedimientos a la Gestión
Contable .............................................................................................................. 75
Figura 8 Flujograma para el registro de ingresos. .......................................................... 78
Figura 9 Flujograma procedimiento registro de egresos. ............................................... 84
Figura 10 Cronograma de implementación .................................................................. 120
xv
ANEXOS
Anexo A RUC Maternidad Mitad del Mundo .............................................................. 128
Anexo B Nombramiento Oficial Director General (Representante Legal de
Maternidad Mitad del Mundo ........................................................................... 130
Anexo C Permiso de funcionamiento institucional de la Maternidad Mitad del
Mundo ............................................................................................................... 131
Anexo D Formato de facturas utilizadas en la Maternidad Mitad del Mundo para
el proceso de venta de servicios ........................................................................ 132
Anexo E Formato de retenciones utilizadas en la Maternidad Mitad del Mundo ........ 133
Anexo F Formato de notas de crédito utilizadas en la Maternidad Mitad del
Mundo ............................................................................................................... 134
Anexo G Formato del recibo para los cierres de caja en la Maternidad Mitad del
Mundo ............................................................................................................... 135
xvi
ESTUDIO, ANÁLISIS, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
MODELO DE PROCEDIMIENTOS A LA GESTIÓN CONTABLE EN LA
MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO DE LA CIUDAD DE CAYAMBE CON
LA FINALIDAD DE DETERMINAR LA SITUACIÓN ACTUAL Y MEJORAR
LA FUNCIONALIDAD FUTURA
RESUMEN
En la Maternidad Mitad del Mundo, se hace necesario desarrollar y colocar en práctica
un conjunto de instrumentos que sirvan como herramienta para realizar el seguimiento y
control por parte de las jerarquías superiores, control interno, auditoria externa, revisoría
fiscal u órganos de dirección, sobre el cumplimiento de las responsabilidades y tramites
inherentes al giro normal de las actividades contables de la institución.
Con la construcción, implantación y ejecución de procedimientos contables claros y
concisos se ayudará a establecer una correlación con las funciones y responsabilidades
de las operaciones financieras que lleva a cabo la institución, lo que, indudablemente,
permitirá fortalecer el equipo de trabajo y el desarrollo de la interdependencia de
distintos servicios, de las áreas y empleados de la empresa.
Es importante manifestar que no se trata de construir y establecer gran cantidad de
trámites, procesos y procedimientos que entorpezcan la ejecución de las labores, sino de
que se presente un grupo de modelos claros y concisos sobre actividades estratégicas
que identifiquen y apliquen procedimientos agiles, simples y eficientes que conlleven al
fortalecimiento y crecimiento institucional con proyección a la funcionalidad futura; por
lo que se instituye un interés para el análisis, implantación, implementación y
seguimiento de los procedimientos contables perfilados.
PALABRAS CLAVE: MODELO DE PROCEDIMIENTOS / REGISTROS
CONTABLES / CONTROL INTERNO / DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS /
PERFIL DE CARGO.
xvii
STUDY, ANALYSIS, DEVELOPMENT AND IMPLEMENTATION OF A
MODEL OF PROCEDURES FOR ACCOUNTING MANAGEMENT IN THE
MIDDLE MATERNITY OF THE CAYAMBE CITY WORLD WITH THE
PURPOSE OF DETERMINING THE CURRENT SITUATION AND
IMPROVING FUTURE FUNCTIONALITY
ABSTRACT
Maternity leave in the middle of the world, it is necessary to develop and put into
practice a set of tools that will serve as a tool to track and control on the part of the
upper hierarchies, internal control, external audit, external auditor or management
bodies, on the implementation of responsibilities and procedures inherent in the
ordinary course of accounting activities of the institution.
With With the construction, implementation and execution of clear and concise
accounting procedures will help establish a correlation with the roles and
responsibilities of the financial perations carried out the institution, which, undoubtedly,
it will strengthen the team and the development of theinter dependence of different
services, áreas and employees of the Company.
It is important to state that it is not a question of constructing and establishing a large
number of procedures, processes and procedures that hinder the implementation of the
work, but that they present a group of models clear and concise on strategic activities to
identify and implement procedures, simple and efficient that will lead to the
strengthening and institutional growth with projection to the future functionality;
establishing an interest for the analysis, implementation, follow-up and implementation
of the accounting procedures outlined.
KEYWORDS: MODEL OF PROCEDURES / ACCOUNTING RECORDS /
INTERNAL CONTROL / CONTROL STANDARDS / PROFILE OF CHARGE.
1
INTRODUCCIÓN
Esta tesis con el título: Estudio, análisis, desarrollo e implementación de
procedimientos a la gestión contable en la Maternidad Mitad del Mundo de la
ciudad de Cayambe con la finalidad de determinar la situación actual y mejorar la
funcionalidad futura; está compuesta por seis capítulos en los cuales se puntualiza
varios factores relacionados sobre la gestión contable.
En el primer capítulo describo las generalidades de La Maternidad Mitad del Mundo
como una institución que presta servicios de salud, la reseña histórica; la misión, visión,
valores y objetivos institucionales, bases legales sobre las cuales la institución
fundamenta las acciones administrativas, financieras y contables además de las
instituciones de control externo que son las encargadas de la vigilancia y que rigen el
manejo funcional de la Gestión Contable.
También detallo la estructura organizacional de La Maternidad Mitad del Mundo que se
encuentra reglamentada en las normas de La Sociedad Salesiana del Ecuador como ente
director, el contexto institucional con el cual funciona y se ejecuta la gestión, el
organigrama funcional actual y las funciones que ejerce el personal administrativo
contable. El plan estratégico con el que se basa el desarrollo del presente estudio, su
alcance, formulación técnica, justificación, objetivos y propuesta de metodología para el
mejoramiento funcional en la Gestión Contable.
En el segundo capítulo hago referencia al estudio institucional tomando en cuenta todos
los componentes preestablecidos que intervienen en el plan operativo, la normalización
contable guía, las dinámicas de las NIIF para gestión, se presenta un enfoque contable
centralizado que detalla el manejo actual, el sistema contable; transmisión de la
información y comunicación elementos clave en todo tipo de procedimiento. Se
presenta la referencia del Modelo para la excelencia y calidad de la gestión EFQM, la
cadena de valor y la matriz FODA para el análisis interno de la empresa.
2
En el tercer capítulo presentó un análisis situacional de la Maternidad Mitad del Mundo
que fue desarrollado mediante el análisis descriptivo y la observación directa de las
acciones actuales con la que se trabaja, un análisis de capacidades a las áreas y procesos
claves como: registro de ingresos, registro de egresos, impuestos, inventarios, archivos.
Se presenta una matriz de Estrategias de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas.
En el cuarto capítulo presentó como resultado de todo el proceso el desarrollo de un
modelo de procedimientos relevantes a la gestión contable de Maternidad Mitad del
Mundo de los registros referentes: ingresos, egresos, impuestos y aportaciones de
seguridad social; conciliación y depuración de registros contables, elaboración, registro
y emisión de Estados Financieros; control, levantamiento y validación de los
inventarios; conciliación y depuración de registros contables; y, la guarda y custodia del
archivo contable. Para su entendimiento se presentan la descripción del procedimiento,
adjunto el flujograma del mismo.
En el quinto capítulo puntualizo la implementación, seguimiento y control que realizaré
al funcionamiento de los procedimientos planteados, mediante la ejecución de un
manual de control interno que ha sido elaborado justamente para este tipo de funciones
y acciones, los puntos claves de este control se concentran en: el cuidado y
profesionalismo de quien los realiza, las disposiciones tributarias y contables
establecidas, formularios pre numerados, documentación de respaldo, sistemas
técnicamente ordenados y las bases de las normas de control interno. Además, se detalla
el perfil para los cargos administrativos contables que darán la calidad al
funcionamiento en todos los procedimientos elaborados.
Finalmente, hago hincapié a las conclusiones y recomendaciones que son necesarias
tomarlos en cuenta para que todo el trabajo desarrollado sea realizado con
responsabilidad, eficiencia y calidad para que el futuro de la Maternidad Mitad del
Mundo cuente con la funcionalidad que ayude al mejoramiento de todas las actividades
desempeñadas por cada uno de los usuarios y lograr los objetivos planteados.
3
1. GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN
Reseña Histórica de la Maternidad Mitad del Mundo 1.1.
La Casa Campesina Cayambe inicia su quehacer institucional en el año 1986, con la
reconstrucción de las viviendas que habían sido destruidas por el terremoto y con la
atención médico – odontológica dirigida a los niños y niñas indígenas que asistían a los
wawacunapac wuasi o Centros Infantiles Comunitarios.
Año tras año se fue incrementando las coberturas de Atención de Salud, en este
recorrido por las diferentes comunidades se conoció a mujeres líderes, trabajadoras de la
salud, las Parteras Tradicionales, quienes, con su sabiduría, sus conocimientos, sus
valores atienden a las mujeres embarazadas, curan el espanto, mal aire a los niños de su
comunidad; Comienza así una propuesta de atención de Salud con un Enfoque de
Interculturalidad.
El trabajo con las comunidades requiere además de personal comunitario que permita
estar más cerca de la población y se propone que cada comunidad elija en asamblea una
persona que apoye el trabajo de salud institucional, las delegadas de salud.
Dos personas visionarias y comprometidas con la población más vulnerable el Padre
Javier Herrán director en esa época de la Casa Campesina Cayambe y el Economista
Flavio Tamayo director Nacional de Ayuda en Acción Ecuador, gestionan ante el
Ayuntamiento de Madrid la construcción, equipamiento y funcionamiento de la
Maternidad Mitad del Mundo.
En abril del año 2000 inicia el funcionamiento de la Maternidad Mitad del Mundo, nace
como respuesta a una necesidad sentida de la población: asegurar la atención materno –
infantil de la población indígena de los cantones Cayambe y Pedro Moncayo. Se
requería una institución de salud de segundo nivel a donde se puedan transferir desde las
comunidades a pacientes graves. Comenzó con un equipo de 9 funcionarios:
4
Dr. Rodrigo Maldonado (Medico general), Dr. Byron Hernández, Dr. Eduardo Cadena
(odontólogos), Lic. Cristina Quinatoa (Enfermera), Sra. Mercedes Constante (auxiliar
de enfermera); Ing. Mayra Cevallos (administradora), Dra. Carmen Cadena (directora
técnica). Iniciaron con los servicios de Pediatría, Gineco – Obstetricia, Medicina
general, Emergencia, Odontología.
A la par la Casa Campesina Cayambe empieza a participar en el Consejo Cantonal de
Salud, y a realizar un trabajo de coordinación interinstitucional con: Hospital Raúl
Maldonado Mejía, Departamento de Salud Intercultural, Cuerpo de Bomberos, Junta
Cantonal de Protección de Derechos de la niñez y adolescencia entre otras.
A nivel comunitario se empieza a fortalecer los espacios de participación ciudadana con
el Apoyo de las Juntas Parroquiales, se conforman y fortalecen los Comités de Salud
Parroquiales, en este trabajo se identifican necesidades de las Parroquias en especial la
de Juan Montalvo para contar con un Subcentro de Salud Público, con el Apoyo de
Organismos Internacionales como Ayuda en Acción y Enfermeras para el Mundo, se
construye, equipa y se entrega al MSP el Subcentro de Salud de la Parroquia Juan
Montalvo y se dota de algún equipamiento para todos los Subcentros de Salud.
LINEA DE TIEMPO MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
2000
2002
2008
2010
2011
2013
2017
La
Maternidad
Mitad del
Mundo inicia
sus
actividades
Construcción
y
equipamiento
del Subcentro
de salud de
Juan
Montalvo
Renovación
de los
quirófanos,
área de
recuperación,
hospitalización
y
emergencia.
La
Maternidad
Mitad del
Mundo sigue
brindando
servicios de
salud con
calidad y
calidez.
Construcción
de edificio
para los
servicios de
Psicología.
Oftalmología
y Terapias.
Se adquieren
dos
ambulancias
para el
servicio de
emergencias
y
transferencias
.
Instalación
del
laboratorio
clínico en la
Maternidad
Mitad del
Mundo
Durante estos 17 años la Maternidad Mitad del Mundo va incrementando nuevos
servicios de acuerdo con la demanda de la población de los cantones Cayambe y Pedro
Moncayo: Actualmente se atiende con los siguientes servicios: Oftalmología,
Psicología, Cirugía General, Laboratorio, Pediatría, Gineco –Obstetricia, Emergencia,
Farmacia.
5
Misión y Visión Institucional 1.2.
La Maternidad Mitad del Mundo es una institución particular de servicios de salud,
perteneciente y dirigida bajo cánones de la Sociedad Salesiana del Ecuador.
Misión
Contribuir para el mejoramiento de la calidad de vida de la población, mediante la
prestación de servicios de salud integrales, con calidad, calidez, eficiencia, tecnología
apropiada con talento humano comprometido capacitado.
Visión
Ser una Institución que presta servicios de salud a la población guiados por los
principios de solidaridad, calidad, ética, compromiso con la comunidad y
responsabilidad profesional.
Valores y Objetivos 1.3.
Valores
• Eficacia en la prestación de los servicios
• Solvencia y Ética profesional con disciplina en el cumplimiento del trabajo
• Deseos de cambio y desarrollo individual e institucional
• Equipo de trabajo con calidad humana
• Priorizar la atención de excelencia al usuario
• Fraternidad y solidaridad de los empleados
• Compromiso con la comunidad
• Conciencia ecológica.
6
Objetivos
• Mejorar y mantener la calidad de atención
• Aumentar la cobertura de atención en sus actividades específicas
• Definir y llevar a la práctica un sistema de eficiencia continua de sus recursos
• Operatividad en el sistema de atención de referencia bidireccional
• Captar y atender a los pacientes de emergencia y parto que corresponda a su área
en forma prioritaria.
• Brindar atención en salud.
Marco Referencial 1.4.
ENTIDADES DE CONTROL
Ministerio de Inclusión Económica y Social
CAPITULO I DE LAS FUNDACIONES Y CORPORACIONES Art. 1.- Las
persona Las personas naturales y jurídicas con capacidad civil para contratar se
encuentran facultadas para constituir corporaciones y fundaciones con finalidad
social y sin fines de lucro, en ejercicio del derecho constitucional de libre
asociación con fines pacíficos. (Ministerio de Inlusión Económica y Social,
2002)
Superintendencia de Compañías
La Superintendencia de Compañías es un organismo autónomo que controla, fortalece y
supervisa la actividad societaria propiciando su estabilidad y desarrollo contando con
mecanismos eficaces, eficientes, dinámicos y modernos de control, supervisión y de
apoyo tanto al sector empresarial como el de mercado de valores.
Servicio de Rentas Internas
El Servicio de Rentas Internas (SRI) es una entidad técnica y autónoma que tiene la
responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos en la Ley mediante la
aplicación de normativas vigentes. Su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria
en el país a efectos de incrementar sostenidamente el cumplimiento voluntario de las
obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes.
7
El Servicio de Rentas internas tiene a su cargo la ejecución de la política tributaria del
país en lo que se refiere a los impuestos internos. Para ello cuenta con las siguientes
facultades:
• Capacitar y difundir al contribuyente respecta de sus obligaciones tributarias;
• Determinar, recaudar y controlar los tributos internos;
• Analizar y preparar los estudios e reforma a la legislación tributaria; y
• Aplicar sanciones.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad social (IESS) es una entidad pública
descentralizada creada dentro de los estatutos de la Constitución Política de la
Republica, dotada de autonomía normativa, técnica, administrativa, financiera y
presupuestaria, con personería jurídica y patrimonio propio, que tiene por objeto
indelegable la prestación del Seguro general Obligatorio en todo el territorio nacional.
(Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2016)
Ministerio de Trabajo y Empleo
El Ministerio de Trabajo y empleo es la institución rectora en el diseño y ejecución de
las políticas laborales, de empleo y desarrollo de los recursos humanos.
El ministerio de trabajo posee las siguientes funciones:
Ejercer la rectoría y normalización de los sectores de trabajo y empleo a nivel nacional
con representación internacional.
Promover políticas laborales y de empleo tendientes al desarrollo de los recursos
humanos, regulando las relaciones laborales.
Desarrollar una gestión desconcentrada, transparente y efectiva, en un marco de equidad
y armonía que goce de la confianza y credibilidad social.
Ministerio de Salud Pública
El ministerio de Salud Pública tiene como misión el ejercer la Rectoría del Sistema
nacional de Salud a fin de garantizar el derecho a la salud del pueblo ecuatoriano, por
8
medio de la promoción y protección de la salud, de la salud alimentaria, de la salud
ambiental y del acceso permanente e ininterrumpido a servicios de salud, conforme a los
principios de equidad, universalidad, solidaridad, calidad y eficiencia. (Ministerio de
Salud Pública, 2016)
(Formato escaneado adjunto en el Anexo C)
Contraloría General del Estado
La Contraloría General del Estado es un organismo técnico Superior de control. Con
autonomía administrativa, presupuestaria y financiera para vigilar y verificar la
legalidad, transparencia y eficacia de los resultados institucionales, en el manejo de los
recursos públicos, estableciendo las responsabilidades a que hubiere lugar.
Promoviendo el mejoramiento de la gestión de las entidades sujetas a su ámbito, a
través de la auditoria gubernamental, la asesoría y la lucha contra la corrupción y la
impunidad, con el propósito de mejorar la calidad de vida de los ecuatorianos.
(Contraloría General del Estado, 2016)
Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria (ARCSA).
Misión: Contribuir a la protección de la salud de la población, a través de la
gestión del riesgo de los productos de uso y consumo humano, así como de los
establecimientos sujetos a vigilancia y control sanitario, facilitando a la vez el
desarrollo del sector productivo nacional, entregando una atención ágil y
expedita a los usuarios individuales e institucionales. (ARCSA, s/f)
Servicio Nacional de Contratación Pública.
Organización que lidera y regula la gestión transparente y efectiva del servicio de
contratación pública, constituyéndose en un instrumento de política pública,
dinamizando el desarrollo económico y social del país.
Gobierno Autónomo, Descentralizado, Intercultural y Plurinacional del Municipio
de Cayambe.
Al igual que las demás ciudades ecuatorianas, se rige por una municipalidad según lo
previsto en la Constitución Ecuatoriana artículos 253 y 264 y en la Ley de Régimen
Municipal en sus artículos 1 y 16, que establece la autonomía funcional, económica y
administrativa, es una entidad de gobierno seccional que administra el cantón de forma
autónoma al gobierno central.
9
La Sociedad Salesiana del Ecuador
Utilizando como instrumentos técnicos el presupuesto, el balance y el inventario, realiza
por sí o por asesores técnicos, una vez al año, el scrutinium paupertatis y/o la auditoria
de la Maternidad Mitad del Mundo.
La Comunidad analiza la eficiencia con que se utilizan las infraestructuras, los bienes y
servicios de las obras a favor de los destinatarios. No es testimonio de pobreza ni de
solidaridad si se utilizan infraestructuras, equipos y bienes en forma ineficiente y hasta
descuidada. Considera como se realiza el mantenimiento de los bienes y activos de cada
obra, Especial atención se dé al uso y mantenimiento de vehículos.
A partir del balance de la obra, y calificando las fuentes de ingresos y egresos, estudia la
capacidad de sostenibilidad de cada una de las obras. Realiza el ejercicio contable para
establecer los costos reales de los bienes y servicios que ofrece cada obra, y aplica
indicadores de gestión económica de manera que se cree la “historia económica” de la
institución.
Todos los bienes inmuebles de la Maternidad Mitad del mundo estarán a nombre de
“Sociedad salesiana en el ecuador”. El Directorio de este ente jurídico es el consejo
Inspectorial. Serán registrados en la Sociedad Salesiana y en la Casa u Obra respectiva.
Los bienes muebles: maquinas, vehículos, equipos de cómputo, muebles, siguiendo las
nuevas disposiciones financieras, serán registradas a nombre de la Maternidad Mitad del
Mundo
Leyes, Normas y Reglamentos 1.5.
Constitución de la República Del Ecuador.
La Constitución de la República del Ecuador en el Titulo II, Derechos; Capitulo
Segundo; Sección Séptima; Salud; Art. 32 manifiesta la salud es un derecho que
garantiza el estado, cuya realización se vincula al ejercicio de otros derechos, entre ellos
el derecho al agua, la alimentación, la educación, la cultura física, el trabajo, la
seguridad social, los ambientes sanos y otros que sustentan el buen vivir. (Asamblea
Nacional, 2008).
La prestación de los servicios de salud se regirá por los principios de equidad,
10
universidad, solidaridad, interculturalidad, calidad, eficiencia, eficacia, precaución y
ética, con enfoque de género y generalización.
Ley De Modernización Del Estado
Ley de Modernización del Estado, Privatizaciones y Prestación de Servicios Públicos
por parte de la iniciativa privada manifiesta en él;
Capitulo I. Disposiciones y Principios Generales;
Art. 1 OBJETO. - establecer los principios y normas generales para regular:
• La racionalización y eficiencia administrativa;
• La descentralización, la desconcentración y la simplificación;
• La prestación de servicios públicos y las actividades económicas por parte de la
iniciativa privada mediante la desmonopolización, la libre competencia y la
delegación de los servicios o actividades previstos en el numeral uno del artículo
46 de la Constitución Política de la República (Congreso Nacional, 1993).
Ley Orgánica De Régimen Tributario Interno Y Reglamento.
LORTI Registro Oficial Suplemento 463 de 17 de noviembre del 2004. Incluye
reformas hasta el 28 de diciembre de 2015. Por Decreto Ejecutivo 1494, publicado en
Registro Oficial 500 de 6 de enero del 2009 se dicta el Reglamento para la Sanción de
Clausura de Locales, probablemente aplicable a la sanción de clausura por infracciones
tributarias. (Congreso Nacional, 2011)
• Impuesto a la Renta
• Impuesto al valor Agregado
• Impuesto a los Consumos Especiales
• Régimen Tributario de las Empresas Petroleras, Mineras y Turísticas
• Disposiciones Generales
Ley de Seguridad Social
Principios Rectores. - El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema nacional
de seguridad social y, como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan en
los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia,
11
subsidiariedad y suficiencia. Para efectos de la aplicación de esta Ley. (Fiel Web, 2016)
Código Tributario
DISPOSICIONES FUNDMENTALES Art. 1.- Ámbito de Aplicación. - Los preceptos
de este Código regulan las relaciones jurídicas provenientes de los tributos, entre los
sujetos activos y los contribuyentes o responsables de aquellos. Se aplicarán a todos los
tributos: nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de
los mismos, así como a las situaciones que se deriven o se relaciones con ellos.
Dirección nacional Jurídica Departamento de Normativa para estos efectos,
entendiéndose por tributos los impuestos, las tasas y las contribuciones especiales o de
mejora. (Servicio de Rentas Internas, 2016)
Código del Trabajo
Los preceptos de este Código regulan las relaciones entre empleadores y trabajadores y
se aplican a las diversas modalidades y condiciones de trabajo.
Las normas relativas al trabajo contenidas en las leyes especiales o en convenios
internacionales ratificados por el Ecuador, serán aplicadas en los casos específicos a las
que ellas se refieren.
El trabajo es un derecho y un deber social.
El trabajo es obligatorio, en la forma y en las limitaciones prescritas en la Constitución
y las leyes.
Libertad de trabajo y contratación. - el trabajador es libre para dedicar su esfuerzo a la
labor licita que ha bien tenga.
Ninguna persona podrá ser obligada a realizar trabajos gratuitos, ni remunerados que no
sean impuestos por la ley; salvo los casos de urgencia extraordinaria o de necesidad de
inmediato auxilio.
Fuera de esos casos, nadie estará obligado a trabajar sino mediante un contrato y la
remuneración correspondiente.
En general, todo trabajo debe ser remunerado.
12
Normas Internacionales de Información Financiera
Adopción de las NIIF y derogación de la NEC; mediante Resolución de la
Superintendencia de Compañías N° 06.Q.ICI.004 del 21 de agosto del 2016, publicada
en el RO N° 348 del 4 de septiembre del 2006, se resolvió “Adoptar las Normas
Internacionales de Información Financiera, NIFF”, y que sean de aplicación obligatoria
por parte de las entidades sujetas al control y vigilancia de SC, para el registro,
preparación y presentación de estados financieros, a partir del 1 de enero del 2009,
fecha a partir de la cual quedarán derogadas las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
La Fundación de Estándares Internacionales de Reportes Financieros (International
Financial Reporting Standards; en inglés, o simplemente IFRS Foundation), es una
organización privada en el área de contabilidad basada en información financiera. Sus
objetivos principales incluyen desarrollar y promover el uso y aplicación de Estándares
Internacionales de Información Financiera IFRS – NIIF a través de la Junta de
Estándares Internacionales de Contabilidad IASB, la cual supervisa. (Superintendencia
de Compañías, 2008)
Reglamento de Comprobantes de Venta
DE LOS COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS
COMPLEMENTARIOS Art 1.- Comprobantes de Venta. - Son comprobantes de venta
los documentos que acreditan la transferencia de bienes o prestación de servicios o la
realización de otras transacciones gravadas con tributos:
Facturas;
Notas de venta RISE; Dirección Nacional Jurídica Departamento de Normativa.
Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios;
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
(Formato escaneado adjunto en el Anexo D)
Otros documentos autorizados en el presente reglamento. Art. 2.- Documentos
complementarios. - Son documentos complementarios a los comprobantes de venta, los
siguientes: a) Notas de crédito; b) Notas de débito; y, c) Guías de remisión. Art. 3.-
Comprobantes de retención. - Son comprobantes de retención los documentos que
acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en
cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento
y las resoluciones que para el efecto emita el director general del servicio de Rentas
Internas.
13
(Formato escaneado adjunto en el Anexo E)
(Formato escaneado adjunto en el Anexo F)
Art. 4.- Otros documentos autorizados.- Son documentos autorizados, siempre que se
identifique, por parte, al emisor con su razón social o denominación, completa o
abreviada, o con su nombres y apellidos y número de Registro Único de
Contribuyentes; por otra, al adquirente o al sujeto al que se le efectué la retención de
impuestos mediante su número de Registro Único de Contribuyentes o cedula de
identidad o pasaporte, razón social, denominación; y, además se haga constar la fecha
de emisión y por separado el valor de los tributos que correspondan. (Servicio de Rentas
Internas, 2016)
Contexto Institucional 1.6.
El contexto institucional es el modelo en el que se desenvuelve la empresa y en el cual
tiene vasado su funcionalidad. Desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la
estructura formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la
estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y
con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización.
Sociedad Salesiana Del Ecuador
Los Salesianos de Don Bosco son una congregación de clérigos y laicos que trabajan en
sinergia en beneficio de los jóvenes, en especial de los más necesitados y vulnerables.
En el Ecuador actualmente existen 23 casas salesianas, 5 novicios y 157 hermanos
salesianos.
El director de la Maternidad Mitad del Mundo es designado por la Inspectoría General
de los hermanos salesianos por lo cual la función se encamina mediante los
lineamientos y principios de autoridad, liderazgo efectivo, comunicación, motivación
adecuada y supervisión establecidos para la planeación y organización institucional de
las obras y casas salesianas.
Administración por Obras 1.7.
Organización de la administración por obras. - Se entiende por OBRA, un sector de la
actividad pastoral de la Comunidad Salesiana local o Inspectorial que por sus
características tiene un perfil definido y una finalidad precisa. Las OBRAS más
comunes de nuestras comunidades locales son: instituciones educativas, parroquias
14
eclesiásticas, fundaciones, taller-empresa de producción, granjas agropecuarias, casas de
espiritualidad, empresas de comunicación, y proyectos de cooperación, etc.
La Comunidad Salesiana Cayambe define a la Maternidad Mitad del Mundo como
“Obra” y precisa el alcance; determina la institucionalización, su personería jurídica o,
de hecho, y establece con claridad sus fuentes de ingreso y sus obligaciones tributarias
según se explica en el Anexo A.
La Maternidad Mitad del Mundo se rige por las Constituciones y Reglamentos
Salesianos que señalan el camino para vivir la pobreza, tanto a nivel personal de cada
salesiano como a nivel de la Comunidad y Obras Salesianas.
Todo lo que nos dicen nuestros documentos salesianos y las leyes civiles pertinentes, se
traducen en normas de actuar y vivir en el Directorio Económico Inspectorial: “El
directorio Económico es un instrumento legislativo de la Sociedad Salesiana en el
Ecuador. Tiene por fin normar la práctica personal, en las distintas situaciones de la
Inspectoría”, El Directorio Económico tiene como marco de referencia:
• Las Constituciones
• Los Reglamentos
• Las Leyes y Normas civiles pertinentes.
Estructura Organizacional. 1.8.
De acuerdo con las tareas que son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para
el logro de objetivos.
Departamento Financiero
Administración / Dirección.
Es la encargada de manejar los aspectos operacionales y estratégicos, así como definir el
rumbo y las estrategias de la organización.
15
Director General.
FUNCIONES:
• Representar legalmente a la Maternidad Mitad del Mundo en el área de su
jurisdicción.
• Negociar y suscribir convenios y contratos que sean necesarios para la ejecución
de actividades.
• Liderar los procesos de planificación de la Maternidad Mitad del Mundo.
• Controlar la ejecución administrativa y presupuestaria de la Maternidad.
• Supervisar, monitorear y evaluar el avance de las actividades de la Maternidad
Mitad del Mundo.
(Formato escaneado adjunto en el Anexo B)
Departamento Administrativo - Contable.
Dirección Técnica
FUNCIONES
• Administrar y garantizar el funcionamiento de la Maternidad.
• Conducir y apoyar la implementación y manejo adecuado de normas,
procedimientos e instrumentos técnicos y administrativos para la organización y
funcionamiento de los servicios.
• Ser nexo de comunicación con la Dirección del Área para los fines técnicos y
administrativos con otras áreas de salud.
• Administrar los recursos humanos, materiales y financieros asegurando su
aplicación racional para la adecuada operación y mantenimiento de la
Maternidad Mitad del Mundo.
• Evaluar y supervisar el funcionamiento e impacto de la acción de los servicios
de salud del área.
• Elaborar el plan operativo de la Maternidad Mitad del Mundo que incluya la
definición de estrategias para lograr el cumplimiento de las actividades propias
de las funciones descritas y el presupuesto respectivo.
16
Finanzas y Contabilidad.
Es la responsable de la Gestión de los recursos económicos necesarios en el momento
oportuno, así como los otros recursos en la cantidad, la calidad y el costo requeridos
para que la organización pueda operar de manera sostenida.
Contador (a)
FUNCIONES
• Registro y control de las transacciones contables de acuerdo con los reglamentos
contables de la Institución.
• Elaborar y presentar los Balances Financieros Contables
• Cumplir con las obligaciones con las Instituciones del estado, declaraciones de
impuestos SRI, obligaciones con el IESS, Ministerio de Trabajo
• Elaborar y presentar los anexos transaccionales
• Supervisar y actualizar el sistema contable que maneja la empresa.
Asistente Contable
FUNCIONES
• Control de bancos.
• Elaborar los roles de pago de los empleados
• Mantener los archivos, documentos, diseños, catálogos, manual y de más de
información requerida para la planificación y control de los servicios de la
Maternidad Mitad del Mundo.
• Colaborar en el estudio del presupuesto y programar los gastos los gastos que
deberán ser efectuados
• Revisar, evaluar los trabajos realizados por contratistas y autorizar el pago de los
mismos.
• Elaborar el inventario anual existente de equipos y activos de la institución
17
Asistente Administrativo
FUNCIONES
• Facturación y atención a clientes.
• Gestiones administrativas
• Digitación de certificados, copias HCL.
• Recepción de pedidos.
• Apoyo en sistemas informáticos y administrativos
• Apoyo gestión uso de vehículos
• Apoyo en servicios generales
Recurso Humano.
El término recurso humano hace referencia a todas las personas que trabajan en la
institución por lo que la correcta Gestión de los mismos afecta a todos los niveles de la
empresa. Atraer y retener el talento, es decir, personas necesarias y vitales no solo se
consigue con políticas salariales, sino también a través de contratos, nóminas adecuadas,
pagos a la seguridad social, vacaciones y otro tipo de incentivos o beneficios que
influyen directamente en el grado de satisfacción de los empleados con su puesto.
Saber dónde buscar profesionales, como reclutar y seleccionar a los mejores candidatos
para ocupar un puesto requiere de pasos y uso de herramientas concretas como:
definición del puesto a cubrir, uso de canales adecuados y herramientas idóneas. El
Recurso Humano constituye el activo más valioso de la institución, además de ser el
menos predecible y de mayor volatilidad, impactando en la motivación y las relaciones
de grupo al interior de la organización.
Tecnologías de la Información y Comunicación. 1.9.
Sistemas de información y comunicaciones.
Brindan el soporte para la toma de decisiones gerenciales, la ejecución de los
procedimientos, el cumplimiento de metas, asignación de recursos, integración clientes
y proveedores, entre otros.
18
Tecnología.
Orienta sus esfuerzos a la innovación en donde dichas características se convierten en
una importante fuente y ventaja competitiva sostenible en el tiempo.
Almacén y servicios generales.
El área de operaciones es la encargada de ejecutar los procesos tanto para bienes como
de servicios. Involucra las funciones de logística, mantenimiento, reestructuración
estructural física.
19
Estructura Organizacional Maternidad Mitad del Mundo. 1.10.
DIRECTOR
GENERAL
D. GESTIÓN DE
TALENTO
HUMANO
D. SEGURIDAD Y
SALUD EN EL
TRABAJO
DIRECTOR TÉCNICO
CONSEJO
ECONÓMICO
PASTORAL
ADMINISTRACIÓN
MANTENIMIENTO
SERVICIOS
GENERALES
PED
IATR
ÍA
GIN
ECO
LO
GÍA
PSIC
OLO
GÍA
OFT
ALM
OL
OG
ÍA
CIR
UG
ÍA
MED
ICIN
A G
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TOLO
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GEN
CIA
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S. A
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ULA
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IMA
GEN
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AS
Figura 1 Organigrama estructural Maternidad Mitad del Mundo
20
Estudio y observación sobre la Gestión Institucional. 1.11.
Alcance
Exploratorio. - la Gestión por procedimientos Contables no ha sido uno de los puntos
más tratados en la institución, lo que despierta el interés de la dirección y de los
usuarios participantes en el departamento contable por tal motivo lo realizaré en las
áreas involucradas con técnicas prácticas para la recolección de los datos pertinentes
logrando obtener información correcta y sincera con el objetivo único de elaborar el
manual de procedimientos contables claves bien descritos y diagramados.
Descriptivo. - en el área o departamento contable se concentra la información tema de
nuestro estudio, por tal motivo es donde centraré el mayor tiempo, indagando a sus
participantes y las actividades que correlacionan entre ellos, forma, contexto, tramites,
documentos y forma de comunicación utilizados. Esto me permitirá primeramente
entender sus funciones y conocer sus factores positivos y negativos que encaminan los
procesos y como mejorar los mismos.
Formulación técnica
¿La Maternidad Mitad del Mundo necesita de una Gestión Contable por
procedimientos? Una Gestión de procedimientos ayudará a determinar la forma
ordenada y sistemática, proporcionará las instrucciones de cómo manejar la acción,
como registrarla, a quien comunicarla y la ejecución operativo - administrativa de la
organización.
Es importante que en nuestra institución exista una Gestión de procedimientos, con el
propósito de crear atribuciones y delimitar responsabilidades, implementando normas
de protección y utilización de recursos, con el fin de garantizar logros ecuánimes.
¿Cómo beneficiará a la institución? - la existencia de una Gestión de procedimientos
bien elaborado, permitirá que todas las áreas trabajen en sinergia, con un mejor sistema
de comunicación y una mejor información para la toma de decisiones.
21
Estos procedimientos deben incluir actividades de control, que involucren la forma
correcta de cumplir diariamente las actividades asignadas y asegurando el resultado de
los objetivos. Estarán diseñados para lograr integridad y confiabilidad del desarrollo de
trabajos, mediante la autorización, validación y tarea para ejecutarlos de una manera
correcta.
¿Tipos de procedimientos? - existen buenos procedimientos y malos procedimientos;
solo existe una cosa que hace a un procedimiento bueno y malo, lo bien que desempeñe
la tarea de comunicar la información para trabajar. El procedimiento es el segundo
dispositivo de sistemas que más se usa en un organismo o institución. El análisis de
procedimiento empezará, desde el hecho inicial, en que comienza un proceso, hasta el
paso final que lo termina. Es evidente que en el estudio de un procedimiento pueden
intervenir varios departamentos o divisiones.
Justificación
Económicamente esta propuesta se sustenta en la debilidad que tiene la Maternidad
Mitad del Mundo para gestionar sus registros en forma ordenada, sistemática, técnica y
tecnológica de forma ordenada; para promover cambios y participación de todo el
equipo de trabajo y el control de sus acciones, mediante la capacidad de análisis, la
disponibilidad de recursos y la implementación de estrategias necesarias.
Para el progreso eficiente de este proyecto es necesario la colaboración activa de todos
los participantes y actores que de una u otra manera influyen en el normal desarrollo de
las actividades operativas de la institución; es de esta manera como el proyecto contó
con cada uno de ellos quienes brindaron información fundamental acerca de sus puestos
de trabajo, para así complementar el proceso de direccionamiento estratégico que venía
buscando la organización, con el fin de adaptarla a las nuevas necesidades operativas,
administrativas, y de control en el marco de un nuevo modelo organizacional.
Propuesta 1.12.
La Maternidad Mitad del Mundo es una institución privada sin fines de lucro, funciona
en la ciudad de Cayambe hace 17 años, esta organización cuenta con procedimientos
22
contables no claros, por lo que el propósito central de este trabajo es fortalecer dicha
gestión mediante el Estudio, Análisis, Desarrollo e Implementación de un modelo de
procedimientos a la Gestión Contable; lo que facilitará la sostenibilidad económica de la
institución. Estos instrumentos permitirán al personal de la institución contar con
procedimientos claros y precisos para que puedan realizar con eficiencia y eficacia sus
tareas, obligaciones y responsabilidades. Además, esto facilitará, al Departamento de
Gestión de Talento Humano realizar una adecuada selección de personal que
corresponda a los perfiles requeridos para desempeñar cada puesto de trabajo. Todo esto
servirá como un punto de partida para iniciar el proceso de cambio y fortalecimiento de
la organización.
La función culminará al instruir al equipo técnico sobre los aspectos antes mencionados,
procurando minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la
duplicación o superposición de funciones, la optimización de recursos con el objetivo de
mejorar la eficiencia y productividad; se describirá detalladamente los objetivos,
funciones, línea de mando y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que
componen la estructura de la organización.
Objetivos 1.13.
1.13.1. Objetivo General
Realizar un estudio, análisis, desarrollo e implementación de un modelo de
procedimientos para fortalecer la Gestión Contable de la Maternidad Mitad del Mundo,
de acuerdo con la normativa de los organismos de control del Ecuador, con la finalidad
de garantizar la sostenibilidad económica de la Institución.
1.13.2. Objetivos Específicos
• Estudiar y analizar la información actual sobre los procedimientos de la Gestión
Contable.
• Desarrollar e implementar en forma participativa un modelo de procedimientos
Contables referentes que se consideran estratégicos para el funcionamiento
adecuado de la institución.
23
• Determinar una conclusión y realizar recomendaciones de la gestión contable
conjuntamente crear un perfil de cargos para los puestos del área administrativa.
Metodología 1.14.
1.14.1. Método de la observación científica.
La observación, cómo método científico, nos permite obtener conocimiento acerca del
comportamiento del objeto de la investigación tal y como este se da en la realidad, es
una manera de acceder a la información directa e inmediata sobre el proceso u objeto
que está siendo investigado.
“Los dos aspectos que enmarcan el mejoramiento de los procesos administrativos son:
primero, reconocer que el trabajo en la empresa está realmente compuesto por una serie
de actividades, todas están enmarcadas dentro de alguno de ellos y cada persona está
involucrada en varios a la vez. En segundo lugar, es necesario también entender que los
productos fluyen dentro de la empresa transversalmente y no verticalmente”
En el primer paso identificaré los diferentes procesos que se realizan en la empresa. En
este caso específico, pueden ser, por ejemplo: plataforma de servicios, créditos,
inversiones, recursos humanos, entre otros. Luego definiré cuáles de ellos son los más
críticos o los que presentan mayores quejas tanto internas como externas. En el tercer
paso integraré los grupos de trabajo para cada uno de los procesos por mejorar.
1.14.2. El Método Delphi
Este método lo aplicare para lograr el entendimiento lógico por parte de los
participantes en la Gestión Contable, garantizando el anonimato, la retroalimentación
controlada y la respuesta a las actividades que se realizan en el procedimiento y los
“documentos” que fluyen de cada puesto de trabajo.
24
2. ESTUDIO INSTITUCIONAL
Enunciaciones 2.1.
La Administración en Maternidad Mitad del Mundo
La Comunidad Salesiana Cayambe debe asegurarse de que en la constitución jurídica de
una Obra estén precautelados los derechos de propiedad de la Sociedad Salesiana en el
Ecuador.
La Comunidad Salesiana Cayambe aplica la centralización desconcentrada
Administrativa y Contable, conocida como “administración por obras”; es conveniente
considerar a la Obra como una “empresa” que aplica conceptos contables comúnmente
aceptados. La obra/empresa tiene propio RUC, número patronal y cuenta bancaria.
Aplicará un mismo Sistema Contable. Al seleccionar el programa informático contable
se tendrá en cuenta el Plan de Cuentas del Economato Inspectorial conocido como
Rendiconto.
Toda Obra debe trabajar con presupuesto, registros, producción de informes de corto
plazo y emisión de balances de medio y final del año. A todos los informes producidos
se podrá aplicar auditoría, sea esta solicitada por la autoridad salesiana, por instituciones
financieras de la obra o por orden judicial.
La Comunidad Salesiana Cayambe debe asegurarse que la dirección de la oficina de
Contabilidad esté bajo la responsabilidad de una persona profesional, registrada en el
Colegio de Contadores Públicos, y con caución de Ley. Las cuentas bancarias de cada
Obra estarán a nombre de la obra y tendrán dos firmas conjuntas y una alterna.
Gestión Administrativa
Los procesos y procedimientos en la dirección estratégica.
25
(Ruiz Blanco, Paz Couso, & Fernandez Pereira, 2005) Manifiestan “una empresa es un
sistema organizativo complejo que combina una serie de elementos”:
• Técnico (infraestructura)
• De procedimientos y sistemas
• Humano
• De dirección
• Cultural
• De poder
Los principios directivos son de aplicación general y, por tanto, útiles para cualquier
actuación de la empresa. Sin objetivos no sabemos a dónde nos dirigimos.
• Principio de los Objetivos.
• Principio de la Planificación y la Viabilidad.
• Principio del Control.
• Principio de la División De Trabajo.
• Principio de la Autoridad y la Responsabilidad.
• Principio de la Unidad de Dirección.
• Principio de la Delegación.
• Principio de la Continuidad de la Organización.
• Principio de las Relaciones Humanas.
(Ruiz Blanco, Paz Couso, & Fernandez Pereira, 2005)
Estos principios se complementan con una serie de funciones directivas:
• Solucionar problemas
• Establecer directrices
• Comunicar
• Implicar
• Motivar.
26
Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA).
La Matriz FODA permite desarrollar estrategias para la organización a partir de la
interrelación entre fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que se presentan
en cuatro grupos:
Estrategias FO: Estrategias para utilizar nuestras fortalezas en aprovechar las
oportunidades.
Estrategias FA: Estrategias para utilizar nuestras fortalezas en evitar las amenazas.
Estrategias DO: Estrategias para superar las debilidades aprovechando las
oportunidades.
Estrategias DA: Estrategias para reducir las debilidades y evitar las amenazas.
La Contabilidad en la Maternidad Mitad del Mundo
Regulación Contable
El adelanto en todas las técnicas de registros tiene un factor común: la normalización
que supone establecer unas pautas de trabajo, claramente definidas, con objeto de
facilitar el desarrollo de la actividad humana productiva.
La organización científica del trabajo y los modernos estudios de productividad se basan
en la racionalización y normalización del trabajo, mediante normas científicamente
estudiadas que hagan el trabajo más fácil, más ameno, más cómodo y más productivo
con lineamientos a conseguir:
• Disminuir los costos administrativos en la gestión de contabilidad.
• Facilitar la capacitación de los profesionales de la contabilidad, aumentando la
eficacia de su trabajo.
• Revisión a los trabajos que habitualmente desarrollan los contables, y aplicando
los principios generales de la normalización.
27
Los mejores técnicos internacionales en contabilidad y organización administrativa han
elaborado principios fundamentales de los siguientes aspectos:
• Organización de los métodos y procedimientos de contabilidad.
• Unificación, en sus líneas básicas, de los planes de cuentas.
• Coordinación de la documentación justificada.
• Métodos de valoración.
• Formulación y análisis de balances
• Métodos de censura y de revisión de cuentas.
Principios Generales de Regulación Contable. 2.2.
Regular. - es la forma de reglamentar el procedimiento para resolver un problema
que se repite con frecuencia, estableciendo sus datos con un criterio unificado y
lógico, y garantizando la solución.
• La regularización es el fundamento de toda actividad humana, organizada
racionalmente.
• Los criterios deben responder a una necesidad real.
• Los criterios deben constituir un conjunto perfectamente homogéneo.
• La regulación ha de emplear la mejor técnica existente, pero teniendo en cuenta,
a la vez, los condicionantes económicos del momento.
• Los criterios más eficaces se consiguen con la colaboración de todos los
interesados.
• Los criterios deben revisarse periódicamente, de acuerdo con los progresos
técnicos, científicos y económicos. (Goxens & Goxens, 2010)
El Proceso Contable 2.3.
Dinámica básica de los Ifrs (NIIF)
Los sistemas tradicionales de contabilidad, a causa de que principalmente han estado
basados en reglas (legales), han privilegiado el registro de las transacciones (entradas –
salidas = saldo).
28
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son las normas contables
emitidas con el propósito de uniformizar la aplicación en el mundo, de manera que sean
aceptadas, comprensibles y de alta calidad, las NIIF permiten que la información de los
Estados Financieros sea comparable y transparente.
En la práctica ello significa que ya no existen sistemas de contabilidad diferentes según
las personas (naturales, jurídicas; sociedades anónimas, limitadas, cooperativas, etc.;
sector real, financiero, comercialización, etc.), sino que el sistema de contabilidad es el
mismo para todos. Ya no se contabilizan únicamente las transacciones, sino que además
de ellas es necesario incluir los eventos (riesgos) y las condiciones (contratos).
El énfasis no está en el registro. - por consiguiente, el proceso contable no es únicamente
un proceso de registro documental, sino que adquiere una dinámica nueva: reconocimiento
medición, presentación y revelación. Ciertamente, ello se debe a que los negocios
modernos dependen en gran medida de las nuevas tecnologías de la información y las
comunicaciones las cuales hacen que el registro no necesite ser una actividad humana
realizada mensualmente, sino que está a cargo del mismo sistema. (Mantilla B., 2012).
Ciclo Contable.- 2.4.
La vida de un negocio se divide en ciclos o normalmente en un año contable
determinado del primero de enero al último día del mes de diciembre del año de análisis
y este, a su vez, se dividen en tres etapas:
• Apertura. Al comenzar la actividad, la empresa abre su año contable y comienza
a realizar transacciones económicas que van siendo recogidas en sus libros
contables, tanto en los obligatorios como en los auxiliares.
• Movimiento. Registro de las transacciones.
• Cierre. Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las cuentas para
determinar el resultado económico del ejercicio.
29
Figura 2 Ciclo Contable
Elaborado por: Fernando Quishpe
Enfoque de Sistemas 2.5.
Un sistema es una asociación de partes interrelacionadas e interdependientes que tiene
empleados, equipos y departamentos, a efecto de alcanzar las metas.
“Los análisis de sistemas se han empleado sobre todo para administrar procesos de
transformación y para los aspectos técnicos de planeación y toma de decisiones”.
(Hellriegel, Jackson, & Slocum, Jr., 2009)
Componentes del Sistema Contable:
Registros
Los registros deben ser realizados en base a sistemas y procedimientos técnicos
adoptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado usuario.
Se lo conoce como el registro cronológico de las operaciones contables que muestra los
nombres de las cuentas, los cargos y valores que en ellas se realizan, así como cualquier
información complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación
contable de las operaciones realizadas. También es conocido como “libro de primera
anotación”.
30
Ingresos
Un ingreso es un incremento de los recursos económicos. Éste debe entenderse en el
contexto de activos y pasivos, puesto que es la recuperación de un activo.
Los ingresos suponen incrementos en el patrimonio neto de la empresa. Puede tratarse
del aumento del valor de los activos o la disminución de un pasivo.
Sin embargo, no se contemplan las aportaciones de socios o propietarios, puesto que se
entienden que es algo que la empresa debe devolver con el tiempo.
La empresa en su actividad comercial recibe dinero por prestar sus servicios o vender
sus productos. De esta manera, se incrementa el patrimonio empresarial.
Por ello, los ingresos, ya sean monetarios o no, se enmarcan en la ecuación de consumo
y ganancia.
Es importante diferenciar los ingresos por su procedencia para poder contabilizarlos.
Por un lado, se encuentran aquellos procedentes por venta de bienes y, por el otro, por
prestación de servicios.
Para contabilizar los ingresos por venta de bienes:
• La propiedad del bien debe haberse transferido
• La empresa no puede seguir gestionando ese bien vendido
• El importe debe valorarse con fiabilidad
• La empresa debe recibir beneficio de la venta
• Los costes de la operación deben valorarse con sensatez.
Para contabilizar los ingresos por prestación de servicios:
• El servicio debe valorarse con sensatez.
• La empresa debe recibir beneficios de la operación
• El grado de realización del servicio debe valorarse.
• Los costes presentes y futuros consecuencia de la prestación deben valorarse.
31
Egresos
Son los desembolsos de efectivo Costos y Gastos normales de operación que debe hacer
la empresa para cumplir con sus actividades normales de operación, es decir, para poder
funcionar necesita comprar mercancías, pagar a empleados, pagar servicios públicos,
etc., todo ello representa salida de dinero necesaria para generar ingresos. También los
costos son desembolsos que rinden sus beneficios en lo posterior y se convertirán en
gastos en el futuro, no se han consumido todavía, los gastos son desembolsos que se
consumen corrientemente, son costos que ya han rendido su beneficio.
Tributación
Impuestos
Un impuesto es un tributo que se paga al estado para soportar los gastos públicos. Estos
pagos obligatorios son exigidos tantos a personas físicas, como a personas jurídicas.
La colecta de impuestos es la forma que tiene el estado (como lo conocemos hoy en
día), para financiarse y obtener recursos para realizar sus funciones.
Tipos de impuestos
• Impuesto directo. Grava directamente la obtención de renta de las personas
físicas y jurídicas. Grava la riqueza, conociendo quién es el sujeto pasivo
• Impuesto indirecto: Grava el consumo de la renta de la persona. En este caso, la
persona que reporta el dinero en la Administración Pública no es el sujeto pasivo
del impuesto.
• Impuesto progresivo: El tipo impositivo (el porcentaje que se aplica sobre la
base gravada por el impuesto) crece si la renta es mayor.
• Impuesto regresivo: El tipo impositivo se reduce al aumentar la base sobre se
aplica el impuesto.
32
Cuentas por cobrar
Para la realización del seguimiento sobre las ventas a crédito, es necesario que la
institución programe los usuarios que autoricen la emisión, seguimiento y control de los
pagos o sus aportes. Toda venta de servicios diferida a personal, institución o terceros,
debe contar con una autorización previa o convenio suscrito para dicho trámite. La falta
de esta conlleva a que el usuario o facturador se responsabilice de dicha acción.
APORTES, los aportes parciales a cuentas y los seguimeintos para su cancelación total
se realizarán cada fin de mes, mediante la emisión de reportes e informes pertinentes.
Reporte de Estados Financieros
La función de la contabilidad es suministrar, en momentos precisos o determinados,
información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un
usuario o responsable del manejo contable.
Control y Validación de Inventarios
Las mejores decisiones que toma una empresa se deben plasmar en procesos repetitivos
modelando una y otra vez hasta que el nivel de fallas baja a un nivel aceptable y se
obtengan los resultados deseados. Sin embargo, el rubro de inventarios de una empresa
implica inversiones considerables con un gran nivel de incertidumbre para determinar el
nivel óptimo de existencias y con el riesgo de pérdidas por robo, fallas en su
administración o catástrofes externas. A continuación, se presenta una sintaxis del
contexto referente a inventarios que se deben tomar en cuenta para su óptimo proceso:
• El desorden de la bodega en la rentabilidad y los controles.
• Las áreas de bodegas y su organización
• Métodos de clasificación de inventarios
• Sistemas de almacenamiento de productos
Sistemas de movimiento para identificar la ruta del inventario
33
• Las ventajas del cambio para el control de inventarios
• Riesgos de control relacionados con el flujo de procedimientos
• Cómo aplicar la metodología de controles para el rubro de inventarios
Sistemas de validación del inventario
• La necesidad de la validación física para el control de inventarios
• Procedimientos de validación periódica de inventarios
• Errores y fraudes comunes en relación con los inventarios
Depuraciones y Conciliaciones
Como todos sabemos, las cuentas colectivas o de control por su contenido, agrupan una
gran cantidad de cuentas simples de características homogéneas. Como lo son los
bancos, los clientes, los deudores, los documentos por cobrar, los documentos por
pagar, los proveedores y los acreedores.
Al cierre de cada mes del ejercicio se deben de elaborar las depuraciones contables de
estas cuentas colectivas o de control, para saber con certeza cuánto nos deben los
clientes o deudores y cuánto le debemos a los proveedores o acreedores.
Se resalta la importancia de estas depuraciones, ya que gracias a ellas podemos corregir
los errores que se nos pudieron haber pasado por alto al momento de la captura de
pólizas. También es importante al cierre del ejercicio, porque si no hacemos estas
depuraciones mes a mes, nos tardaríamos más tiempo en hacerlas de todo el ejercicio
cuando en menos tiempo se pueden realizar mensualmente. (Todoconta, 2015).
Conciliaciones bancarias
El procedimiento consiste en comparar el estado de cuenta remitido por el banco y los
registros realizados en el libro mayor de la cuenta bancos del sistema informatico
contable, para proceder a cotegar y o ajustar las diferencias hasta determinar que los dos
saldos sean iguales, para lo cual se establecerá normas de presentación y componentes
del reporte e informe.
Luego de dichas revisiones todas las diferencias y/o equivocaciones se procederá a
elaborar el documento que avale la elaboración independientemente del método que se
34
utilice para dicho procedimiento, al final deben tener las rúbricas de la persona que
realiza la conciliación, la rúbrica de la persona que revisa y la rúbrica de la persona que
aprueba para mantener un eficiente control interno institucional.
Elementos del Sistema Contable
Según la Asociación Americana de la Contabilidad de los Estados Unidos, contabilidad
es el "proceso de identificar, medir y comunicar la información económica para
permitir el conocimiento de la causa y las decisiones de los usuarios de la
información". Los tres elementos básicos de todos los sistemas de contabilidad
establecen un marco estandarizado en cuanto a la finalidad para la información que se
identifica, se mide (analiza) y se comunica.
Comportamiento Ético en Contabilidad de Gestión 2.6.
La gestión de las organizaciones requiere de cierto comportamiento ético al objeto de
generar la confianza necesaria para el desarrollo de la actividad económica.
En lo que a la figura contable de gestión respecta, algunas organizaciones han creado
códigos de conducta específico. Así, el IMA, Institute of Mangement Accountants
(www.imanet.org), ha publicado un código ético que incluye entre sus principios la
honestidad, equidad, objetividad y responsabilidad. (Escobar Rodriguez & Cortijo Gallego,
2012)
Entre las líneas generales de actuación para que el contable en la gestión tenga un
comportamiento ético se encuentran las siguientes:
Competencia
Mantener un nivel adecuado de experiencia profesional a través
del desarrollo continuo de los conocimientos, habilidades y
destrezas técnicas.
Desarrollar su actividad profesional según lo establecido en las
normas, regulaciones y estándares técnicos aplicables que sean
relevantes.
Proporcionar información y recomendaciones claras, precisas,
concisas y oportunas para apoyar el proceso de toma de
decisiones.
Reconocer y comunicar las limitaciones profesionales, o de
cualquier otro tipo de restricción, que hayan podido afectar al
juicio responsable o al correcto desarrollo de su actividad.
Confidencialidad
Mantener en secreto la información confidencial, excepto cuando
la divulgación es autorizada o legalmente exigida
Informar a todas las partes interesadas y relevantes sobre el uso
35
apropiado de la información confidencial. Controlar las
actividades de los subordinados para garantizar el cumplimiento
de las directrices establecidas.
Abstenerse de usar información confidencial para fines poco
éticos o para obtener una ventaja competitiva de forma ilegal.
Integridad
Mitigar los conflictos de interés. Comunicarse regularmente con
sus socios para evitar conflictos de interés que puedan surgir.
Aconsejar a las partes implicadas en caso de que produzca un
conflicto de interés.
Renunciar a llevar a cabo cualquier actividad que pueda
desembocar en comportamientos no éticos.
Abstenerse de realizar o apoyar cualquier actividad que pueda
desprestigiar la profesión contable.
Credibilidad
Comunicar la información con imparcialidad y objetividad.
Divulgar la información relevante que pueda influir en la opinión
que se forme el usuario final sobre los informes, análisis y
recomendaciones elaboradas por el contable.
Revelar los retrasos o deficiencias que se hayan producido en la
información, oportunidad, procesamiento o controles internos
según lo establecido por las políticas de la empresa y/o por la
normativa aplicable.
Tabla 1 Principios de los profesionales de la contabilidad.
Principios que deben guiar el comportamiento de los profesionales de la Contabilidad.
(En: IMA, www.imanet.org, diciembre de 2010)
Elementos del Sistema de Información Contable 2.7.
Figura 3 Sistema de Información Contable
36
Información
El sistema de información contable es un segmento de la empresa que agrupa personas,
recursos y conocimientos con la finalidad de recolectar, organizar y analizar la
información que generan las transacciones, hechos económicos y actividades realizadas
por el ente económico. Este segmento de la empresa desarrolla una actividad concreta y
especial en la organización y también puede ser denominada área, sección,
departamento, división o gerencia de Contabilidad.
El fin último del trabajo realizado por el sistema de información contable es producir
información confiable y útil que pueda ser también comparable y que permita la
oportuna evaluación de la condición de la empresa por parte de la administración para la
correcta toma de decisiones al respecto del manejo de las operaciones y los recursos
financieros del ente económico.
Análisis de la información
El componente de medición en la Contabilidad se basa en un análisis estandarizado del
desempeño histórico de una organización. La información relevante es identificada y
analizada antes de ser comunicada a los tomadores de decisiones con las declaraciones
de renta, flujo de caja, ganancias y pérdidas.
Comunicación en la Organización
Para verificar la efectividad de la comunicación, la persona debe tener realimentación.
Nunca podemos estar seguros si un mensaje se ha codificado, transmitido, decodificado
y entendido bien, hasta que es confirmado mediante realimentación. De igual modo,
esta indica si ha habido algún cambio individual u organizacional como consecuencia de
la comunicación. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2012)
37
Figura 4 La Comunicación Contable Interna
Procedimiento 2.8.
Nos indica cómo hacemos el trabajo, que proceso usamos respecto al trabajo. El
procedimiento está orientado hacia las tareas; lo recomendable es que debe estar por
escrito en un documento formal dividiendo las tareas que deben ser realizadas. El
propósito principal del procedimiento es el de medio de instrucción. Se lo diseña para
presentar el flujo de trabajo, excepto con la tarea cubierta. Se espera que el
procedimiento relacione la tarea del momento con aquellas que la preceden o la siguen
Procedimientos Contables
El sistema contable es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a
las transacciones de una organización, relacionados entre sí por una serie de principios
generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer contabilidad. Entiéndase para
ello “método” como la normal o regla, es decir, como un enunciado breve y concreto
que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un propósito. El
“procedimiento” contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas se
complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se construye un
procedimiento concreto. (GestioPolis, 2010)
Modelo de gestión. 2.9.
Cuando hablamos de EFQM solemos referirnos al modelo de calidad definido por la
fundación que lleva dicho nombre. Precisamente es la Fundación Europea para la
Gestión de la Calidad, EFQM en inglés, una fundación sin ánimo de lucro y con sede en
Bruselas. (EFQM, 2016)
Esta fundación define el modelo EFQM de Calidad y Excelencia como vía para la
autoevaluación y la determinación de los procesos de mejora continua en entornos
empresariales tanto privados como públicos. (EFQM, 2016)
38
A través de la autoevaluación el modelo EFQM pretende una gestión más eficaz y
eficiente. La identificación de los puntos fuertes y débiles aplicados a diferentes ámbitos
de la organización es el punto de partida para el proceso de mejora continua.
Los principales conceptos que conforman el modelo EFQM serían los siguientes:
• Orientación hacia los resultados
• Orientación al cliente
• Liderazgo y coherencia
• Gestión por procesos y hechos
• Desarrollo e implicación de las personas
• Proceso continuo de aprendizaje, innovación y mejora
• Desarrollo de alianzas
• Responsabilidad social de la organización. (EFQM, 2016)
Estructura de los Procedimientos. 2.10.
El autor Louis A. Allen nos hace el siguiente comentario:
“Los procedimientos que se refieren a la actividad general de la empresa deben estar a
cargo de la dirección superior, que es la que está en condiciones de conocer las
necesidades totales, como tales procedimientos determinan la forma de trabajar de toda
empresa”.
“En este contexto, la Maternidad Mitad del Mundo, ha impulsado un proyecto de
mejoramiento continuo para enfrentar con éxito los desafíos institucionales en los
siguientes aspectos: direccionamiento estratégico, estructura organizacional y
procedimientos estratégicos de Gestión Contable.”
Elementos utilizados en el Desarrollo de Procedimientos
Diagramas de Flujo de Procedimientos
Se presenta en esta parte una valiosa herramienta que complementa y permite visualizar
el conjunto de cada proceso a través de su respectivo diagrama de flujo. Esto es que, al
tener ya consolidado y tabulado cada proceso, podemos construir la secuencia lógica de
su flujo, utilizando para el efecto la simbología universalmente aceptada, teniendo en
cuenta que un diagrama de flujo no es más que un dibujo en que se muestran las
relaciones lógicas entre las diferentes partes de un conjunto o sistema (proceso),
mediante la representación gráfica de una sucesión de hechos u operaciones
(procedimientos). (Gomez Cardona, 2012)
39
Cadena de Valor 2.11.
La cadena de valor se usa para la optimización de todas las actividades inmersas en la
“creación de valor” en la empresa y los recursos utilizados, con el objetivo principal de
generar amplias ganancias y mejorar la calidad de los procedimientos y de la eficacia de
estos.
Reuniones de Trabajo. 2.12.
Para el desarrollo del presente trabajo determine entre sus prioridades el conocimiento
apropiado de las actividades o acciones que realiza los usuarios del departamento
administrativo contable, para lo cual se utilizara previo al consentimiento de los
directivos y personal involucrado reuniones de trabajo que nos provean de la
información que sea necesaria para realizar un diagnóstico situacional, un análisis de
composición, y una perspectiva de lo que la institución requiere desarrollar para el
mejoramiento en su funcionalidad respecto a la gestión contable.
Para obtener información sobre los procesos contables existentes se debe mantener
conversaciones con los usuarios, visitar las áreas participantes, revisar informes y otros
documentos, y comprender los factores internos y externos que pueden afectar los
procedimientos ejecutados y las transacciones realizadas que se exponen en el ciclo
contable, así como se visualizan los procedimientos para controlar la gestión contable
institucional.
Estas reuniones las realizare dentro de las instalaciones de la empresa con la
participación explicita del personal administrativo – contable (directora, contadora,
Asistentes); y responsables de áreas relevantes como bodega, servicios generales y
archivo).
Objetivos de las reuniones promovidas.
• Realizar un diagnóstico de la situación actual de los procedimientos de la
gestión contable realizados por los usuarios.
• Definir variables que incidan en los procedimientos de la gestión contable de la
empresa.
40
• Identificar las fortalezas y debilidades que presentan los procedimientos de la
gestión contable.
• Establecer las propuestas de mejoras para los procedimientos.
• Desarrollo de propuestas de orden, gestión, y control aplicando la metodología.
• Elaborar un modelo de mejora en los procedimientos relevantes de la gestión
contable.
Estos talleres fueron diseñados con el propósito de obtener información de los auxiliares
y asistentes contables, financieros y tributarios, además de las funciones específicas,
llegar a conocer las disposiciones básicas que igualmente son de su conocimiento, como
lo deben ser igualmente para el resto de las funciones administrativas, que están
íntimamente ligados al desarrollo de las actividades de gestión contable.
Con estas personas se analizó los siguientes temas y asuntos relacionados con los
procedimientos contables:
• Conocimiento de las leyes, normas y reglamentos que rigen a la institución.
• Como se realiza la aplicación obligatoria de las NIFF para presentar los estados
financieros.
• Problemática que se presenta al aplicar las NIFF
• Conoce el marco conceptual para la preparación y presentación de los estados
financieros
• Cuáles son los asientos contables de ajuste y reclasificación para la preparación
de los estados financieros resultantes.
• Como se gestionan los errores típicos a evitar y su ocurrencia
• Conoce sobre los cambios en las políticas contables, estimaciones y errores
• Como se realiza el proceso de reconocimiento diferimiento de ingresos y gastos
actualmente
• Como se realiza el proceso de valuación de inventarios, normatividad existente.
• Como se realiza el proceso de determinación y el tratamiento contable de los
impuestos estatales que tiene la institución.
• Cuál es la forma de reportar la información relativa al trabajador, contabilización
de beneficios sociales.
• Cuáles son las formas de registro de las ventas.
41
• Formas de reportar la información en el módulo de ventas del ATS.
• Tratamiento y gestión de inventarios
• Forma y manejo de la documentación contable
• Responsables de las áreas administrativas – contables
42
3. ANÁLISIS SITUACIONAL
Presentación 3.1.
Los Centros de Atención Médica del Ecuador, son instituciones que concentran los más
variados recursos tanto humanos, físicos y materiales, existe aún desconocimiento sobre
la gestión contable y la optimización de los recursos. Hoy en día es preciso que el
personal Médico, de Enfermería, Tecnólogos, Auxiliares, Administrativos y
Financieros, en equipos de trabajo desarrollen procesos y procedimientos de gestión
financiera hacia la optimización de los recursos, hacia la minimización de los precios,
logrando que el costo de los productos o servicios sean los más justos. Sincerar las
operaciones y gestión financiera hospitalaria requiere de compromiso, de identificarse
con la Institución, entonces mejoraremos nuestras actitudes, cambiaremos nuestra
cultura organizacional en cuanto al manejo de recursos.
Análisis de Gestión Interna 3.2.
El análisis interno, me permite identificar con exactitud las fortalezas y debilidades de la
organización. Tal análisis comprende la identificación de la cantidad y calidad de
acciones, procesos, procedimientos y de los recursos disponibles.
La Maternidad Mitad del Mundo es un proyecto que responde a la capacidad
organizativa y a la calidad de respuesta dada por los grupos gestores de salud médica,
tiene como objetivo diseñar, ejecutar y coejecutar acciones de ayuda con costos
accesibles, conjuntamente interactuando con instituciones a fines u organizaciones de
desarrollo social, orientados a mejorar las condiciones de vida de los sectores populares
urbanos y rurales; mediante acciones participativas e integrales para alcanzar
sustentabilidad en un esquema de explotación racional y preservación de los recursos
disponibles.
La sostenibilidad es un proceso progresivo, para lo cual la Maternidad Mitad del Mundo
estableció las tarifas para las principales actividades clínicas y de consulta externa para
los usuarios, fruto de este trabajo se cuenta con un fondo rotativo de salud que proviene
del pago de los servicios de salud.
43
La Maternidad Mitad del Mundo actualmente tiene un grado aceptable de capacidad
financiera para cubrir sus costos de operación. Para cubrir ciertos costos de personal, la
renovación de equipos, mantenimientos a futuro; se cuenta con un comité de Gestión
que es el encargado de buscar apoyo financiero que financien estas actividades.
Esta revisión de todo lo que está dentro de las fronteras de la institución, se la realiza
tomando en cuenta el servicio médico – profesional al que se dedica y como actividades
primarias las áreas:
• Ventas
• Inventarios
• Adquisiciones
• Logística.
Y como actividades secundarias:
• Administración - Gestión
• Financiera y Contabilidad
• Operativa
• Documental: Información, control de gestión, archivo, etc.
• Recursos Humanos: Liderazgo, Motivación, Conflictos,
• Tecnología: Registros contables, Comunicaciones, toma de decisiones.
Análisis de Capacidades Internas. 3.3.
Clientes
La evaluación de los deseos y necesidades de los clientes se han analizado al inicio de
cada aspiración para poder orientar los servicios de la salud para determinado tipo de
clientes.
Venta de servicios
Para la venta de servicios se realizado actividades de promoción institucional y se lo
hace durante las veinte y cuatro horas, esto se la hace mediante la aplicación de la
cualidad de tarto al cliente con calidad y en forma personalizada, con hojas pre impresas
con logos institucionales.
44
No existe una planeación explicita sobre los valores o precios en la mayoría de nuestros
servicios lo que produce un desconcierto en los usuarios.
En la investigación de nuevos mercados a los que se podría llegar con el propósito de
expandir la cobertura y garantizar el conocimiento para futuros nuevos clientes.
El análisis de nuevas oportunidades se lo realiza de manera conservadora por parte de la
dirección, dado que influye mucho el riesgo asociado.
Inventarios
La gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costes y se
define como la administración adecuada del registro, compra y salida de inventario
dentro de la empresa.
Proveedores
Son aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios
para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos
afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o
servicio. Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser
préstamos monetarios, equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que
instalaciones funcionen adecuadamente.
Los principales proveedores de la empresa METERNIDAD MITAD DEL MUNDO
son:
Farmanor
Wilfersa
Ferragui
Supemercados AKI
Frixonex
Farmaenlace
Netlab S.A.
Medical Equipment
45
Consumed
Provelder
Fire Ivit
Ecuacopia
Torres Paul Fernando
Ingelab
Sumiplast
Logística
La institución suele mantener un número mínimo de stock para hacer frente a aumentos
de demanda, de la misma forma que también tiene que disponer del material necesario
para continuar con las atenciones y que no se produzca ninguna pausa en la actividad.
Análisis descriptivo sobre las capacidades internas:
FACTORES POSITIVOS
• Se realiza un análisis básico a los clientes
• Nuevas perspectivas de acuerdo con requerimientos de clientes
• Fijaciones de precios en base al análisis final de las atenciones.
• Planificación en mercaderías.
• La atención es profesional con experiencia.
• Precios conformes a los del mercado.
• Existencia de recursos necesarios para cumplir con las actividades
administrativas y operativas de la empresa.
FACTORES NEGATIVOS
• No existen perspectivas documentales y archivos sobre los deseos y necesidades
de los clientes para elaborar matices de mejora en la atención.
• Deficiencia en la carencia de una publicidad planificada.
• Administración y delegación de funciones en una sola área.
• La dirección carece de una planificación para reuniones sobre temas de Gestión.
• La empresa no cuenta con una formación planificada para las ventas.
• Deficiente manejo y actualización de inventarios.
46
• Deficiente inducción y capacitación nuevos proveedores
• Deficiente control de actividades de logística.
Actividades Secundarias
Administración – Gestión 3.4.
Planificación
LA MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO utiliza el proceso de planeación
prospectiva que contempla cuatro etapas dentro de su marco Metodológico que son:
Normativa. La empresa tiene una postura de fortalecer su funcionamiento que permita
la sostenibilidad de la institución.
Definicional. - por su estructura y componentes la empresa esta direccionada a seguir
manteniéndose como la pionera en el cantón en prestar servicios de calidad.
Confrontación estratégica y factibilidad. – Uno de los principales objetivos de la
dirección, es fortalecer el compromiso de todo el personal y evitar la desinformación de
los y hacia los clientes que desarrollan los diferentes equipos de trabajo médico, como
un mecanismo indispensable para lograr una participación más efectiva.
Convergencia. – transmitir a los funcionarios la visión de la maternidad Mitad del
Mundo para poder aprovechar las fortalezas existentes.
La empresa MATERNIDAD MITAD EL MUNDO, actualmente cuenta con una
estructura administrativa deficiente incompleta por el escaso número de personal:
Análisis descriptivo de la Administración - Gestión:
FACTORES POSITIVOS
• Estructura organizacional incompleta
• Falta de direccionamiento estratégico
• Delegación de atribuciones inexistente
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FACTORES NEGATIVOS
• Liderazgo en la Dirección
• Toma de decisiones oportunas
• Control de la administración
Análisis área Administrativa - Contable
En el área Administrativa MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO se encuentra
actualmente en un proceso de reestructuración lógica de funciones por procedimientos
claros y técnicos que se apoyará en la planificación, que le permita organizar y evaluar
sus actividades; así como la participación dinámica del Directorio y su interacción con
el equipo de trabajo. De esta manera se pretende mejorar la gestión administrativa,
financiera y la calidad de la gestión, así como también la falta de comunicación entre
esos niveles y áreas.
En la institución la administración cuenta con el aporte profesional de cuatro usuarios o
personas con cargos referenciales:
Directora:
• Presupuesto
• Informe de ejecución presupuestaria.
• Informe de ingresos y gastos por fuentes de financiamiento.
• Plan anual de caja.
Contadora:
• Contabilidad:
• Control concurrente.
• Registros contables.
• Estados financieros periódicos.
• Conciliaciones bancarias.
• Comprobantes de pago y emisión de cheques.
48
Auxiliar Contable:
• Roles de pago.
• Liquidaciones de haberes por cesación de funciones.
• Informes financieros.
• Informe para el pago de servicios básicos.
• Informe de administración de pólizas
• Retenciones y declaraciones del SRI.
Asistente Administrativo:
• Flujo de caja.
• Inventarios de bienes muebles valorados.
• Ventas
Sección Funcional Contable 3.5.
Esta sección referencia la información actual que toma en cuenta la parte sobre la
Gestión Contable que utilizaré para una mejor ilustración y explicación, entre los
elementos del sistema de la tarea administrativa, los de mayor relevancia son los
siguientes:
• Estructura de la organización.
• Sus procesos
• Sus documentos
• Sus recursos
Dentro de esta área se debe analizar los siguientes parámetros:
Procedimientos.
Los procedimientos de Registros Contables, de Reporte de Informes, de Gestión y
Control, de Manejo documental NO existentes en la institución.
49
Análisis descriptivo de la Gestión Contable. 3.6.
FACTORES POSITIVOS
• Ambiente laboral sano y abierto
• La discusión y manejo de temas de criterios técnicos administrativos claros.
• Asignación apropiada de recursos (humanos, financieros, materiales)
• Determinación de actividades con responsabilidades
• División parcial del trabajo (comercialización, compras, personal)
• Asignación de funciones arbitraria a espacios de control.
• Capacidad indebida de liderazgo en temas de Gestión Contable.
• Conocimiento de legislación interna y externa en asuntos tributarios.
• Trabajo en conjunto a través de alianzas entre sus usuarios.
• Reconocimiento a la calidad de las acciones
FACTORES NEGATIVOS
• NO existe políticas y procedimientos para labores de gestión contable.
• Incompleta planificación estratégica y organizacional.
• Deficiente gestión Financiera – Contable.
• Escasa planificación de actividades estratégicas, tácticas y operativas para
alcanzar los objetivos planteados.
• Poco manejo de indicadores de gestión
• Tiempos de ejecución poco definidos, estables y existentes para la mayoría de
acciones de labor contable.
• La supervisión y el control no se cumplen adecuadamente.
• No hay seguimiento y en casos hay ausencia de participación de la organización
en grupos de trabajo o en foros de discusión.
• Falta de acciones permanentes para afianzar las relaciones internas entre
usuarios sobre manejo de documentación.
• No se cuenta con un manual de procedimientos que guíen la gestión
administrativa, la gestión financiera, la gestión contable y prestación de
servicios por parte de la institución.
• Ausencia de sostenibilidad financiera a largo plazo.
• Poca capacidad de consulta y de incidencia sobre la gestión contable.
• Existe un alto nivel de autocomplacencia en la mayor parte de integrantes del de
50
las áreas de trabajo en la institución.
• Existe una comunicación deficiente dentro del staff (sensación de que ciertas
funciones no están bien delimitadas); también existe una comunicación
deficiente entre staff y directorio, y viceversa.
Manejo Documental
El registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión documental
será el canal para la recepción y el despacho de los documentos oficiales que maneja la
institución interiormente y la que se envíen hacia el exterior, cualquiera que sea su
destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia.
La numeración de los documentos creados, sean internos o externos, será consecutiva
anual, conforme el manejo optimo y adecuado y la importancia dada.
Organización
Según (Fred, 2008) el propósito de la organización es lograr un esfuerzo coordinado al
definir tareas y relaciones de autoridad, organizar significa quien hace que y quien le
reporta a quien.
Control
Comprende todas aquellas actividades emprendidas para asegurar que las operaciones
reales se ajusten a las planeadas. Todos los directivos de una organización tienen
responsabilidades de control como realizar evaluaciones de desempeño y tomar las
acciones necesarias para minimizar las deficiencias. El control consta de cuatro pasos
fundamentales:
Señalar niveles medios de cumplimiento; por la naturaleza de trabajo la
MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO no cumple adecuadamente este paso.
Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes). No cumple
Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los
establecidos. No cumple.
51
Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento o
mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad. Se
cumple de manera parcial.
Recursos Humanos
La MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO cuenta con profesionales de alto nivel
preparados en universidades a cargo de la parte técnica - médica, y una administración
conformado por profesionales con excelente perfil, comprometidos en el tema de la
Conservación y el Desarrollo Sustentable de la institución.
Análisis descriptivo sobre recursos humanos:
FACTORES POSITIVOS
• Participación e involucramiento mutuo en temas de interés institucional
• Los grupos de trabajo son pocos lo que permite identificar con claridad los
niveles jerárquicos.
• Profesionales con experiencia en temas laborales, administrativos, contables,
tributarios, etc.
• Compromiso personal hacia los beneficios institucionales.
FACTORES NEGATIVOS
• Falta de coordinación y de espacios de comunicación entre los equipos de
trabajo y la dirección que les permita una mejora.
• Falta de actividades de integración.
• No se cumple con reuniones de trabajo especialmente en el tema de elaboración
de políticas y de guías para los procedimientos internos.
• Existe desmotivación del personal porque no hay una retribución económica
suficiente o un reconocimiento de su trabajo.
• No existe un programa de capacitación interno para todo el personal.
Capacidad Tecnológica
La Dirección administrativa dispone de una unidad informática actualizada pero
restringido de acuerdo con las exigencias actuales, Intranet, correo electrónico, la
52
infraestructura tecnológica está acorde a las exigencias actuales y de seguridad.
FLUJOS CONTABLES
• En este módulo se tiene acceso a las principales acciones del plan de cuentas.
• Asientos contables como son Diarios, Ingresos, Egresos, Notas de Débito, notas
de Crédito, Ajustes NIIF, etc.
• En los reportes de contabilidad tenemos la impresión de diarios generales,
Mayores, Balance de comprobación, Balance General, Balance de Resultados,
etc.
• Dentro del menú de transacción se tiene las siguientes opciones Reportes de
Retenciones, Generación de Anexos Transaccionales (ATS), y Formularios
mensuales del SRI 103 y 104.
• En la opción estado de cuenta tiene acceso a la conciliación bancaria de cada una
de las cuentas corrientes o de ahorros, esta conciliación puede será automática o
manual.
• El Presupuesto permite el ingreso de un presupuesto anual o mensual y sus
comparaciones con la parte contable.
• La opción cuentas permite el ingreso de cuentas corrientes o de ahorros con los
cuales se pueden hacer pagos y cobros.
• Información digital y física. (Elixir Sotware, 2016)
Análisis descriptivo sobre la capacidad tecnológica:
FACTORES POSITIVOS
• Plan informático.
• Administración del sistema tecnológico institucional.
• Administración de las páginas web institucional.
• Mantenimiento preventivo de software y hardware institucional
• Control concurrente.
FACTORES NEGATIVOS
• Utilización de software y hardware múltiple para otras áreas y departamentos
externos a la Maternidad Mitad del Mundo.
• Respuesta lenta en la atención sobre problemáticas en el sistema por parte del
técnico pues es el único que conoce el funcionamiento.
53
Cadena de Valor de la empresa Maternidad Mitad del Mundo 3.7.
Para examinar todas las actividades que desempeña la institución y entender la
interacción entre los procedimientos se analiza la cadena de valor de la empresa
MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO.
Dentro de la cadena de valor se distinguen las actividades Técnicas y las de Gestión.
La empresa tiene como actividades técnicas las siguientes:
• Admisión
• Urgencias
• Servicios complementarios
• Servicios médicos
• Servicios Quirúrgicos
• Y como actividades de Gestión:
• Dirección
• Recursos Humanos
• Servicios generales
• Gestión Económica
• Tecnologías de la información y comunicación
Figura 5 Cadena de valor Maternidad Mitad del Mundo
Elaborado por: Fernando Quishpe
54
Análisis FODA Maternidad Mitad del Mundo 3.8.
Hoja De Trabajo FODA
La hoja de trabajo FODA se la realiza en base al análisis descriptivo del impacto interna
y externa, por lo tanto, se presentan los resultados en resumen de lo que existe como
derivación del desarrollo de todas estas secciones que interactúan en la Maternidad
Mitad del Mundo.
Análisis Foda
HOJA DE TRABAJO ANÁLISIS Y CONTROL INTERNO
ANÁLISIS INTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES
Se conoce y aplica los principios y valores de
Gestión Contable
Desconocimiento del plan operativo y sus
objetivos
Se conoce la misión, objetivos y metas Falta de una planificación participativa
Efectividad del Sistema de Gestión Contable Capacitación esporádica al personal
Las funciones guardan relación con la
denominación del puesto
Desconocimiento del portafolio de servicios
Sistema automatizado apropiado de control No se evidencia documentalmente los
procedimientos contables
Se realiza con frecuencia reuniones de trabajo Control manual no permite hacer correcciones a
tiempo
Buen ambiente laboral Delegación de funciones y actividades
centralizada
La remuneración acorde a las actividades y
funciones
Carga de trabajo excesiva
ANÁLISIS EXTERNO
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Control frecuente a las áreas de gestión Conocimiento y manejo parcial de los
procedimientos
Previa y efectiva comunicación Dirección no concientiza la misión institucional
Adecuada difusión de políticas y normas Los análisis técnicos no tienen un impacto
positivo.
Control técnico en el manejo de la documentación Servicio no mejora la gestión de la
documentación
Buen tiempo de respuesta a las solicitudes e
informes
Preguntas y consultas no cubren necesidades
Adecuada socialización y comunicación de la
información
Documentación mal manejada
Control Técnico si evalúa y controla políticas,
normas y procedimientos.
Mala atención brindada al usuario
Elaborado por: Fernando Quishpe Peña Fecha:
55
Matriz de Estrategias FODA 3.9.
En esta matriz se crearán las estrategias, las cuales se obtienen relacionando todos los
elementos del FODA entre sí: de cada relación se origina un tipo o grupo especial de
estrategias para cada elemento del FODA en forma individual, y al final se juntan todas
para la acción del Plan Estratégico.
Estrategias DO o de reorientación.
Estrategias DA o de supervivencia.
Estrategias FO u ofensiva.
Estrategias FA o defensivas.
Matriz de estrategias FODA
Tabla 2 Matriz de estrategias FODA
ESTRATEGIAS F.O.
U OFENSIVAS
ESTRATEGIAS F.A.
O DEFENSIVAS
Enfatizar al personal sobre los principios y valores
que mantiene la institución para mejorar la Gestión
de los procedimientos contables.
Capacitar constantemente a todo el personal sobre
los procedimientos, actividades y funciones
enfocadas en la misión, visión y objetivos
institucionales.
Capacitar constantemente al personal para
mantener y mejorar los tiempos y respuestas a los
tramites ingresados
Determinar un formato estándar de presentación de
la documentación para evitar repeticiones y
desperdicio de tiempo y suministros
Fortalecer el control de los trámites ingresados,
despachados, así como su destino a los usuarios,
dando especificaciones claras de asignación.
Determinar controles manuales y automatizados de
la documentación ingresada y despachada que sirva
como filtros para eliminar la mala calidad de los
mismos y así eliminar tiempos ociosos y respuestas
incorrectas.
Difundir a todo el personal por medio físico y
magnético las políticas, normas y procedimientos.
Coordinar con las autoridades mediante reuniones,
los estudios a realizarse como los resultados
obtenidos y las propuestas de mejoramiento a
implementarse.
ESTRATEGIAS D.O.
O DE REORIENTACIÓN
ESTRATEGIAS D.A.
O DE SUPERVIVENCIA
Diseñar un plan de evaluación, control y
mejoramiento de los procedimientos.
Direccionar las funciones y las actividades con un
enfoque en la misión y objetivos que posee la
institución.
Desarrollar sistemas técnicos y consecuentes a las
actividades y tratar de eliminar los sistemas
vigentes con el fin de mantener un mejor control
Impulsar capacitaciones de los procedimientos,
procesos y actividades de la institución.
Implementar un modelo sistemático de procesos y
procedimientos que sirva de respaldo en las
actividades de la institución.
Fomentar al personal su participación en todos los
procedimientos y colaboración entre ellos con un
enfoque en el buen servicio al usuario.
Impulsar la participación de todo el personal y
delegar funciones y actividades equitativamente.
56
Resultados de Falencias Detectadas y a solucionar con un modelo de
procedimientos a la Gestión Contables de procesos referentes.
• Falta de personal capacitado en Gestión organizacional
• Falta de procedimientos normalizados
• Cuantificación y programación inadecuada
• Marcado desabastecimiento y logística
• Falta de sistemas de información al día
• Problemas manejo de inventarios
• Unidades de información y comunicación deficientes
• Pobre Gestión para detectar y controlar problemas de calidad
• Manejo en la variedad y volumen de documentos
• Falta de personal motivado y delineado a los objetivos institucionales.
• Tiempos ajustados sin prospección a la generación apropiada de informes.
• Carencia de manuales y normas establecidas sobre Gestión Contable.
Perfiles para cargos Administrativos - Contables 3.10.
Estructuras Funcional
Funciones Cargos Administrativos
57
a) PUESTO: DIRECTOR (A)
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL
MUNDO
NOMBRE DEL CARGO Director Técnico
DEPARTAMENTO /
AREA Maternidad Mitad del Mundo
LUGAR DE DESEMPEÑO Cayambe
NIVEL DE GESTIÓN N3 Profesional Técnico
REPORTA A Director Ejecutivo
SUPERVISA A
Médicos Residentes, Médicos Tratantes,
Administración, Laboratorio, Imagen, Coordinadora
de enfermeras, Odontólogo, Medico Comunitario,
Comunitario, Terapistas
COORDINACIÓN
DIRECTA Administración
CONTACTOS INTERNOS
CONTACTOS EXTERNOS
OCUPANTE (S)
Gestión y funcionamiento de la Maternidad Mitad del Mundo
RESPONSABILIDADES
1. Administrar y velar por el adecuado funcionamiento de la Maternidad Mitad
del Mundo
2. Conducir e implementar las normativas técnicas, administrativas y
procedimientos de acuerdo a lo establecido por Órgano Rector, el Ministerio de Salud
Pública, para garantizar el adecuado funcionamiento de los servicios de la institución:
Normativa sobre el manejo adecuado de desechos hospitalarios
Protocolos de manejo de pacientes
Normativa de seguridad Institucional
Normativa sobre la gestión del talento humano
Normativa sobre el uso de registros, formularios y aspectos legales
Normativa sobre información a pacientes y familiares
3. Cumplir y hacer cumplir lo previsto en los estatutos, reglamento interno,
normativas, protocolos, procedimientos y disposiciones que fueren impartidas por sus
superiores.
4. Ejercer su profesión aplicando principios morales, éticos y respetando los
derechos de los/las pacientes y de sus compañeros de trabajo
5. Actuar con absoluta responsabilidad a fin de que se garantice la atención
oportuna, eficiente y eficaz de todos los usuarios de la institución durante toda la
jornada de trabajo.
6. Mantener buenas relaciones humanas con el equipo de trabajo
58
7. Fomentar el trabajo en equipo basado en: el respeto, participación y
cordialidad.
8. Gestionar anualmente los requerimientos para el funcionamiento legal de la
Institución:
• Permiso de Funcionamiento
• Permiso del Instituto Nacional de Higiene Izquieta Pérez para el manejo de
Psicotrópicos y estupefacientes.
• Patente Municipal
• Permiso de la Comisión de Energía Atómica para el Funcionamiento del
Servicio de Rayos X y Ecografía
9. Administrar los recursos: materiales y financieros asegurando su uso racional y
adecuado
10. Apoyar la elaboración de la programación de actividades institucionales
11. Planificar y organizar actividades para prevenir accidentes de trabajo
12. Evaluar y supervisar el funcionamiento de los servicios de la institución
13. Gestionar la apertura de nuevos servicios, tomando en cuenta las necesidades
de la población del cantón Cayambe
14. Elaborar el plan operativo de la Institución, en coordinación con el personal
Administrativo
15. Definir estrategias para cumplir las actividades propuestas en el POA
Codificar los gastos en el presupuesto anual (Carmen y Cristina, el que pide el
gasto hacer hoja Excel y realizar seguimiento de presupuesto)
16. Realizar seguimiento del presupuesto institucional
14. Control del personal en coordinación con el Departamento de Talento Humano.
Recepción y archivo de permisos.
Recepción y archivo de solicitud de vacaciones.
Recepción y archivo de cambio de turnos.
Actualización de documentos de carpetas de los trabajadores.
Cálculo de vacaciones.
17. Entrega de formulario de solicitud de vacaciones. CRIS
18. Velar permanentemente por el cumplimiento de la misión y visión
institucionales
19. Coordinar con el sector público
20. Actuar con absoluta responsabilidad a fin de que se garantice la atención
oportuna, eficiente y eficaz de todos los usuarios de la institución
21. Cuidar y controlar el uso apropiado y necesario de los insumos, medicamentos,
material quirúrgico, equipos e instrumental que les fueren asignados para el ejercicio
de su trabajo.
22. Planificar las reuniones con el equipo multidisciplinario de la Institución para
capacitación, análisis, planificación, ejecución y evaluación del trabajo.
23. Manejar con ética, reserva y profesionalismo la información de cada paciente
24. Manejar adecuadamente el sistema de información
59
25. Responsabilizarse con firma, nombre y código de todos los documentos que
constan como responsabilidad del cargo
26. Cumplir puntualmente las jornadas de trabajo establecidas por la institución de
lunes a viernes de 7:30 horas - 12:30 horas y de 2:30 horas a 17:30 horas
27. No abandonar la institución durante la jornada de trabajo.
28. Reporte inmediato al Director Ejecutivo las anomalías que se presenten
durante el trabajo.
REQUERIMIENTOS DEL CARGO
FORMACIÓN ACADÉMICA Y
ESPECIALIZACIÓN:
Título de cuarto nivel: Salud Pública o
Gerencia en Gestión de Servicios de Salud
CONOCIMIENTOS
ESPECIFICOS:
Gestión de proyectos.
Gestión de Servicios de Salud
Administración de Servicios de Salud
Gestión de Talento Humano
CONOCIMIENTOS GENERALES: Manejo de equipos de trabajo.
IDIOMAS: Español
PROGRAMAS INFORMÁTICOS:
EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares.
ASPECTOS RELACIONADOS AL CARGO
RELACION LABORAL
DEDICACIÓN
LABORAL Tiempo completo
NIVEL SALARIAL
TIPO DE CONTRATO Indefinido
NOMBRAMIENTO
RECURSOS ESPECIFICOS REQUERIDOS
FÍSICOS Oficina, escritorio,
TECNOLÓGICOS Equipo informático
FINANCIEROS -
60
b) PUESTO: CONTADOR (A)
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL
MUNDO
NOMBRE DEL CARGO Contadora
DEPARTAMENTO /
AREA Maternidad Mitad del Mundo
LUGAR DE
DESEMPEÑO Cayambe
NIVEL DE GESTIÓN N3 Profesional Técnico
REPORTA A Dirección
SUPERVISA A
COORDINACIÓN
DIRECTA
Dirección, Administración y el personal de la
Maternidad, auditoría interna institucional
CONTACTOS
INTERNOS
CONTACTOS
EXTERNOS Proveedores, pacientes
OCUPANTE (S)
OBJETIVO DEL CARGO
Llevar la contabilidad de la Clínica Maternidad Mitad del Mundo Velar por su
sostenibilidad
RESPONSABILIDADES
1. Ejercer su profesión aplicando principios morales, éticos y respetando los
derechos de los/las pacientes y de sus compañeros de trabajo.
2. Actuar con absoluta responsabilidad a fin de que garantice la atención
oportuna, eficiente y eficaz de todos los usuarios de la institución.
3. Cumplir y hacer cumplir lo previsto en los estatutos, reglamento interno,
normativas, protocolos, procedimientos y disposiciones que fueren impartidas por sus
superiores.
4. Cuidar y controlar el uso apropiado y necesario de los insumos, medicamentos,
material quirúrgico, equipos e instrumental que les fueren asignados para el ejercicio
de su trabajo.
5. Participar en las reuniones con el equipo multidisciplinario de la Institución
para capacitación, analizar, planificar, ejecutar y evaluar el trabajo.
6. Manejar con ética, reserva y profesionalismo la información de cada paciente.
61
7. Manejar adecuadamente el sistema de información.
8. Mantener buenas relaciones humanas con el equipo.
9. Fomentar el trabajo en equipo basado en: el respeto, participación y
cordialidad.
10. Cumplir puntualmente las jornadas de trabajo establecidas por la institución de
7:30 hasta las 12:30 horas y de 14:30 a 17:30 horas de lunes a viernes.
11. Elaborar el presupuesto anual con la Dirección Técnica, Equipo Administrativo
y Equipo de ejecución de actividades (Proyectos)
12. Ejecución contable.
Registro de transacciones: recibe factura, verifica códigos, registra la
transacción, (ingresos, egresos), emisión de comprobantes, impuestos, elaboración de
cheque, registrar en el Sistema Contable las facturas de compras (medicinas, insumos,
artículos de limpieza, honorarios profesionales, servicios de laboratorio, servicios de
imagen), actualizar precios de compras y ventas. Realizar notas contables de saldos
negativos notificados por Asistente Administrativa (Mayra Cevallos).
Contabilización: Ingreso y asiento de notas de crédito
Asientos de egresos, asientos de roles de pago, de IESS, del SRI.
Elaboración de retenciones.
Elaboración de provisiones del personal y contabilización.
Verificación de planillas de décimos fondos de reserva.
Emisión informe y de estados financieros: mensual (balance general, estado de
resultados)
Verificar saldos.
13. Descargo de inventario de insumos que van al gasto: egreso y asiento contable
(guantes de manejo, virkon, esparadrapo, fundas, mascarillas)
15. Registrar y actualizar el inventario de activos fijos.
16. Elaboración y declaración de impuestos y anexos:
I.V.A. (mensual)
Anexo transaccional (ATS mensual)
Retenciones en la fuente. (mensual)
Relación de dependencia. (anual)
Impuesto a la renta. (anual)
17. Asistir a una reunión de análisis financiero de la Institución mensual y realizar
un acta de acuerdos y compromisos con el equipo administrativo (tercer viernes de
cada mes).
18. Revisión de balances trimestralmente
19. Archivo de documentación contables.
REQUERIMIENTOS DEL CARGO
FORMACIÓN
ACADÉMICA Y
ESPECIALIZACIÓN:
Título de tercer nivel: Contador/ Administrador
62
CONOCIMIENTOS
ESPECIFICOS: Conocimientos en contabilidad, inventarios,
CONOCIMIENTOS
GENERALES: Manejo de sistemas de contabilidad
IDIOMAS: Español
PROGRAMAS
INFORMÁTICOS: Informática, Excel, Word
EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares.
ASPECTOS RELACIONADOS AL CARGO
RELACION LABORAL
DEDICACIÓN
LABORAL Tiempo completo
NIVEL SALARIAL
FUNCIONAL
TIPO DE CONTRATO Indefinido
NOMBRAMIENTO
OTROS ASPECTOS
FÍSICOS Oficina, equipo informático, teléfono,
LEGALES Ninguna
FINANCIEROS Ninguna
OTROS
RECURSOS ESPECIFICOS REQUERIDOS
FÍSICOS
TECNOLÓGICOS
FINANCIEROS
63
c) PUESTO: ASISTENTE CONTABLE
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL
MUNDO
NOMBRE DEL CARGO Asistente Contable
DEPARTAMENTO /
AREA Maternidad Mitad del Mundo /ADMINISTRACIÓN
LUGAR DE DESEMPEÑO Cayambe
NIVEL DE GESTIÓN N3 Profesional Técnico
REPORTA A Dirección Técnica
SUPERVISA A
COORDINACIÓN
DIRECTA Contador (a)
CONTACTOS INTERNOS
CONTACTOS
EXTERNOS
OCUPANTE (S)
OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
Realizar los procesos administrativos y velar por la sostenibilidad de la Clínica
Maternidad Mitad del Mundo
RESPONSABILIDADES
1. Ejercer su profesión aplicando principios morales, éticos y respetando los
derechos de los/las pacientes y de sus compañeros de trabajo.
2. Actuar con absoluta responsabilidad a fin de que se garantice la atención
oportuna, eficiente y eficaz de todos los usuarios de la institución.
3. Cumplir y hacer cumplir lo previsto en los estatutos, reglamento interno,
normativas, protocolos, procedimientos y disposiciones que fueren impartidas por sus
superiores.
4. Cuidar y controlar el uso apropiado y necesario de los equipos asignados para
el ejercicio de su trabajo.
5. Participar en las reuniones con el equipo multidisciplinario de la Institución
para capacitación, analizar, planificar, ejecutar y evaluar el trabajo.
6. Manejar con ética, reserva y profesionalismo la información del personal y de
la institución.
7. Manejar adecuadamente el sistema de información.
8. Fomentar el trabajo en equipo basado en: el respeto, participación y
cordialidad.
9. Cumplir puntualmente las jornadas de trabajo establecidas por la institución de
24 horas cada cuarto día: 8:00 horas - 12:30 horas y 14:00 a 17:30 de lunes a
viernes.
64
10. Verificación, cierre y recepción diaria de cajas de:
Emergencia y Hospitalización 8:00 horas.
Consulta Externa y Odontología 17:00 horas.
11. Elaboración de depósitos, entrega a contabilidad para el ingreso:
Emergencia y Hospitalización.
Consulta Externa y Odontología.
12. Entrega de depósitos de la Institución al personal del banco los días lunes
miércoles y viernes y retiro de papeletas de depósito del banco para verificar
cantidades
13. Control de: egresos de bodega y facturación de emergencia
14. Elaborar y enviar reporte de descuentos de créditos y medicinas del personal de
la maternidad al Departamento de Talento Humano.
Revisar en el rol de pagos los descuentos al personal.
Elaborar en Excel el Rol de pagos de la Maternidad
15. Conciliaciones bancarias de la Maternidad
16. Elaboración de informe y recetas de Izquieta Pérez de psicotrópicos y
estupefacientes.
17. Trámite de pacientes SOAT o FONSAT en coordinación con jefe de
enfermeras: Solicitar todos los documentos requeridos en caso de pacientes SOAT.
Recopilación de copias de registros: historia clínica, formulario 08, formulario
102, facturas de gastos, etc.
Envió de documentación al SOAT o FONSAT.
Recuperación de Gastos.
18. Envió mensual de informe al INEC.
20. Análisis financiero de la institución:
Índice de Solvencia, Índice de Liquidez o prueba ácida, Razón Corriente, Razón de
Endeudamiento, Apalancamiento Financiero, Rotación de Activos Totales, Capital de
trabajo. Realizar informe mensual y entregar a la dirección.
19. Elaboración semanal de reportes de cuentas por cobrar y pasar el reporte a
Auxiliar contable.
20. Revisión periódica de inventario:
Generar y revisar reportes de inventario.
Cruzar estos reportes con la contabilidad.
Toma física del inventario al azar.
21. Responsable de llamar al personal de mantenimiento del sistema y equipo
informático de la institución.
65
22. Verificación de orden secuencial de facturas.
Revisión y firma de reportes de cajas.
Revisión y firma de recibos de caja y facturas por utilizar.
Verificación de reportes, facturas de emergencia
Verificación descargos diarios de ventas del inventario de emergencia (saldos
negativos y notificar a Contadora).
Verificación de egresos de hospitalización por paciente revisando la HCL
(exámenes de laboratorio, medicinas insumos y honorarios)
Revisión de hojas 08
23. Solicitud de registros al INEC, y recepción a enfermería y envío de reporte al
INEC mensual.
24. Revisión de documentos para pago de servicios profesionales:
Historias Clínicas completas.
Firmas de Responsabilidad.
Consentimiento informado de pacientes ingresados al servicio de
hospitalización.
Recepción y Revisión de facturas a pacientes hospitalizados para pago de
servicios profesionales (enfermería, Auxiliarles, Médicos Residentes, Médicos
Tratantes).
Aprobación de facturas para pago de servicios profesionales.
Pago de Servicios Profesionales
25. Ingreso mensual en el Sistema de Información del MSP de los Pacientes SOAT
y FONSAT atendidos en la institución (página dañada)
26. Asistir a una reunión de análisis financiero de la Institución mensual y realizar
un acta de acuerdos y compromisos con el equipo administrativo (tercer viernes de
cada mes).
REQUERIMIENTOS DEL CARGO
FORMACIÓN
ACADÉMICA Y
ESPECIALIZACIÓN:
Título de tercer nivel – bachiller contable
CONOCIMIENTOS
ESPECIFICOS:
Contabilidad – computación – Talento Humano –
análisis Financiero
CONOCIMIENTOS
GENERALES:
Manejo de equipos de trabajo (computador-copiadora-
teléfono-calculadora)
IDIOMAS: Español
PROGRAMAS
INFORMÁTICOS: WORD –EXEL – SISTEMAS CONTABLES
EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares.
66
ASPECTOS RELACIONADOS AL CARGO
RELACION LABORAL
DEDICACIÓN LABORAL Tiempo completo
NIVEL SALARIAL
FUNCIONAL No aplica
TIPO DE CONTRATO Indefinido
NOMBRAMIENTO No aplica
OTROS ASPECTOS
FÍSICOS Oficina, equipo informático, teléfono
LEGALES Ninguna
FINANCIEROS Ninguna
OTROS
RECURSOS ESPECIFICOS REQUERIDOS
FÍSICOS Escritorio – útiles de oficina
TECNOLÓGICOS Computador –Copiadora -útiles
FINANCIEROS Ninguno
67
d) PUESTO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (A).
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL
MUNDO
NOMBRE DEL CARGO Asistente Administrativo.
DEPARTAMENTO /
AREA Maternidad Mitad del Mundo
LUGAR DE DESEMPEÑO Cayambe
NIVEL DE GESTIÓN N3 Profesional Técnico
REPORTA A Administración
SUPERVISA A ----
COORDINACIÓN
DIRECTA Asistente Contable,
CONTACTOS INTERNOS
CONTACTOS
EXTERNOS
OCUPANTE (S)
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar en los procesos administrativos de la Clínica Maternidad Mitad del
Mundo
RESPONSABILIDADES
1. Ejercer su profesión aplicando principios morales, éticos y respetando los
derechos de los/las clientes y de sus compañeros/as de trabajo.
2. Actuar con absoluta responsabilidad a fin de que se garantice la atención
oportuna, eficiente y eficaz de todos los clientes de la institución.
3. Cumplir y hacer cumplir lo previsto en los estatutos, reglamento interno,
normativas, protocolos, procedimientos y disposiciones que fueren impartidas por sus
superiores.
4. Cuidar y controlar el uso apropiado y necesario de los insumos, medicamentos,
material quirúrgico, equipos e instrumental que están asignados para la institución.
5. Participar en las reuniones con el equipo multidisciplinario de la Institución
para capacitación, analizar, planificar, ejecutar y evaluar el trabajo.
6. Manejar con ética, reserva y profesionalismo la información de cada paciente.
7. Manejar adecuadamente la información del sistema contable.
8. Cumplir puntualmente las jornadas de trabajo establecidas por la institución de
8 horas diarias: 8H00 - 12:30 horas y en la tarde de 14:00 horas – 17:30 horas.
9. No abandonar la institución durante el tiempo de trabajo sin autorización.
68
10. Informar inmediatamente a su inmediato superior sobre cualquier anomalía que
se presente en su trabajo.
11. Mantener buenas relaciones humanas con el equipo de trabajo.
12. Buen trato a las/los pacientes que acuden a la institución.
Comunicación adecuada.
Información adecuada.
13. Fomentar el trabajo en equipo basado en: el respeto, participación y
cordialidad.
14. Facturación de Hospitalización:
Alta de pacientes: cirugías, internaciones, honorarios por servicios
profesionales, alimentación, uso de quirófanos. Previa revisión de Asistente
Administrativa (Mayra Cevallos)
15. Facturación de Laboratorio
Impresión y entrega de resultados de laboratorio (si es de consulta externa
verificar el pago, si es de hospitalización verificar que conste en el egreso)
Revisión diaria de la numeración de los equipos de laboratorio (biometría y
química sanguínea)
16. Facturación Odontología:
Facturar servicios y medicación
17. Elaboración y entrega de certificados médicos de pacientes del servicio de
hospitalización previa revisión de la información en la historia clínica y firma de
médicos tratantes y/o residentes.
Entrega de copias de HCL para tramite en seguro, previa presentación de
solicitud y aprobación de la dirección.
18. Elaboración de reportes (cuentas por cobrar, cancelación de abonos a cuentas y
saldos) de:
Fincas, plantaciones.
Seguros privados.
Sindicato de Choferes.
Entregar y registrar con firmas de responsabilidad los reportes y facturas de
cuentas por cobrar.
19. Recuperación de cartera (cuentas por cobrar)
20. Apoyo en:
Trámites bancarios.
Compras varias.
Envío de paquetes, encomiendas y documentos por transporte.
21. Responsable de trámite de histopatológicos y Pap test:
Recepción de las muestras y pedidos.
Elaboración de listado de exámenes.
Archivo de resultados de histopatológicos y pap test.
Entrega de resultados.
Verificación y solicitud de resultados pendientes.
22. Elaboración de comunicados para el personal de la institución.
69
23. Entrega de reporte de costos y/o saldos de pacientes hospitalizados (viernes)
24. Ingresar en el sistema contable para descargar de inventario los medicamentos
e insumos donados en las comunidades:
Verificación de actas de entrega recepción de Unidad Móvil.
25. Formularios INEC: Nacido Vivo y Defunción.
Llenado y entrega de formulario a familiares.
26. Archivo de documentos contables.
27. Apoyo en recuperación de cartera en coordinación
28. Pago a proveedores en horario establecido (lunes).
Pago de cheques a proveedores.
Caja chica.
29. Venta de medicamentos de odontología.
30. Pago de:
Servicios básicos: agua, luz, teléfono.
Proveedores: insumos, medicinas, artículos limpieza.
REQUERIMIENTOS DEL CARGO
FORMACIÓN
ACADÉMICA Y
ESPECIALIZACIÓN:
Secundaria: Contabilidad/ Administración
CONOCIMIENTOS
ESPECIFICOS:
Contabilidad
Administración.
CONOCIMIENTOS
GENERALES:
Informática
Conducción de vehículos
IDIOMAS: Español
PROGRAMAS
INFORMÁTICOS:
Word
Excel
Internet
EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares.
ASPECTOS RELACIONADOS AL CARGO
RELACION LABORAL
DEDICACIÓN LABORAL Tiempo completo
NIVEL SALARIAL
FUNCIONAL
TIPO DE CONTRATO Indefinido
NOMBRAMIENTO
70
OTROS ASPECTOS
FÍSICOS Oficina, equipo informático, teléfono, vehículo
LEGALES Ninguna
FINANCIEROS Ninguna
OTROS
RECURSOS ESPECIFICOS REQUERIDOS
FÍSICOS Teodolito.
TECNOLÓGICOS GPS, Cámara fotográfica, Computador Portátil,
proyector
FINANCIEROS Ninguno
71
4. DESARROLLO DEL PROYECTO
Modelo de procedimientos relevantes a la Gestión Contable 4.1.
Introducción
El presente modelo de procedimientos se creó con la intención de dar un impulso a una
gestión que conduzca a la consecución de la excelencia institucional, medida como la
capacidad de alcanzar resultados extraordinarios o sobresalientes a partir de su capital
intelectual y de las competencias que posee su Talento Humano, lo cual se puede
facilitar a través del establecimiento, divulgación a los colaboradores y afianzamiento
del perfil que la empresa requiera de cada uno de ellos en el cargo, así como los
procesos y razones que sustentan el diseño y elaboración del Manual de Procedimientos
referentes a la gestión contable, manual de control interno y Perfiles de cargos.
¿Qué pasa cuando no existen guías en la organización? - la institución es un caos, la
mayoría de las empresas altamente exitosas necesita un manual por área, por puesto,
que les permita orientar a sus trabajadores y líderes, tanto en metodología como en
objetivos.
Es parte de la disciplina que debe tener cualquier institución que está organizada, es el
instrumento que permite ordenar y alinear los objetivos y la operatividad.
¿Por qué necesitamos de un manual? - existen grandes ventajas organizativas como, por
ejemplo:
Grandes guías en el ingreso. - estos documentos ayudan al auxilio y capacitación
de las personas cuando recién ingresan. Detallan las funciones a desempeñar, así
como las expectativas y obligaciones de los puestos de trabajo.
Auxiliares en la rutina. - suelen ser grandes instrumentos operativos para el
desempeño rutinario de los usuarios. Son guías del día a día.
72
Delimita la relación entre áreas. - es un gran impulsador de capacidades, suelen
delimitar la operatividad y relación profesional con las áreas que componen a las
empresas. Pueden especificar como ayudar, cuándo acudir y con quien hacerlo.
Especifica desempeño y personalidad. – formaliza responsabilidades, funciones,
actividades y exigencias para cada cargo.
La mejora organizacional, se plantea como una necesidad a la situación actual de la
empresa MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO, lo cual es una opción de alternativa
al cambio, sin embargo, esta propuesta debe constantemente mejorarse y variarse si es
necesario para prevenir errores y seguir creciendo de acuerdo con el entorno que le
rodea.
Objetivos 4.2.
• Instituir un Modelo de Procedimientos relevantes a la Gestión Contable en
Maternidad Mitad del Mundo desarrollado bajo normas que integren la
información, comunicación y resultados efectivos sobre actividades y tareas
propuestas.
• Asistir, recomendar y apoyar el proceso de implementación, así como hacer el
seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes.
• Contribuir a la Gestión mediante los procedimientos contables normalizados
para realizar las operaciones, presentar informes y detectar riesgos que afecten el
buen funcionamiento del área como tal.
Justificación 4.3.
Mejoramiento de la Institución en Gestión Administrativa – Contable
La actividad contable en Maternidad Mitad del Mundo exige contar con un modelo de
procedimientos bien definidos que permitan lograr objetivos y metas, así como la
responsabilidad en cada uno de sus pasos o registros.
• Facilitar al logro y cumplimiento de responsabilidades
• Optimizar los procesos del sistema de Gestión Contable de calidad
• Racionalizar los procesos y economizar esfuerzos a través de la disminución de
73
errores y de evasión de responsabilidades.
• Definir roles y agilizar procesos de comunicación.
• Reducir la sobrecarga y superposición de tareas en algunos puestos frente a la
descarga en otros.
• Ubicar las áreas de la organización.
• Suplir vacíos en la información mínima requerida para desempeñarse
efectivamente en el cargo.
• Incrementar la competitividad.
• Dar identidad al cargo y pertenencia al funcionario.
Componentes
Indicador: medida que señala el desempeño de una actividad o proceso
Procedimiento: conjunto de actividades secuenciales que transforman los recursos en
productos con valor agregado.
Enfoque de aplicación
Enfoque de principios
Enfoque de procedimientos
Enfoque de participación del Personal
Enfoque Sistémico de la Gestión
Mejora Continua
Enfoque documental
Toma de Decisiones Objetiva
Implementación de Procedimientos referentes en la Gestión Contable 4.4.
Funciones del Departamento Contable
Dada la importancia que tiene el registro y control de los recursos de la institución, el
presente análisis integra los procedimientos referentes que describen las actividades de
mayor relevancia que desarrolla el departamento de Contabilidad para el desempeño de
las funciones asignadas a esta área, la cual integra los departamentos administrativos
74
junto con los departamentos Financiero y de Presupuesto.
El Departamento de Contabilidad tiene como propósito fundamental realizar el registro
contable de las operaciones económicas y financieras en estricto apego a la normativa y
legislación aplicable con la finalidad de integrar información contable actualizada y
confiable para la elaboración de los estados financieros de la institución.
Así es responsabilidad del departamento realizar el registro contable derivado de los
ingresos propios y estatales, los egresos, y otras operaciones que implican un
movimiento de efectivo, manteniendo saldos reales y confiables, así como cumplir con
las obligaciones fiscales y aportaciones de seguridad social.
Esquema de Organización Operativa Contable en el Sistema Centralizado de 4.5.
Maternidad Mitad del Mundo
DIRECCIÓN TÉCNICA
INFORMACIÓN ARCHIVO
CONTABILIDAD
FACTURACIÓN
COMPRAS
CAJAALMACÉN
CARTERA
VENTAS
REGISTROS CONTABLES
Operativa
COMUNICACIÓN
Figura 6 Sistema Contable centralizado Maternidad Mitad del Mundo
75
Elaborado por: Fernando Quishpe
Un control de los procedimientos dentro de una organización permite evaluar los
resultados de manera más clara y dinámica identificando causas que ocasionan demoras,
incumplimientos en entregas etc. Errores que pueden ser eliminados en base a un buen
análisis de las necesidades y la implantación de medidas correctivas que coloquen a la
organización en un adecuado camino de cumplimiento de metas y objetivos.
Diagrama etapas para el desarrollo de procedimientos de la Gestión 4.6.
Contable.
Cuando un procedimiento tiene un diseño explícito del principio al fin, la gente puede
realizarlo de manera coherente y los gerentes están en condiciones de mejorarlo en
forma disciplinada.
Figura 7 Diagrama para acciones de ejecución de procedimientos a la Gestión Contable
Elaborado por: Fernando Quishpe
76
Aplicación de Procedimientos referentes a la Gestión Contable 4.7.
4.7.1. Procedimiento para el Registro de Ingresos.
a) Normativa
Se conceptúan como rentas a toda clase de ingresos monetarios o devengados que
significan utilidades para la empresa en cada período contable, en cuanto incrementan
los activos y el patrimonio o disminuyen los pasivos diferidos de las entidades, de
acuerdo con el principio contable de REALIZACIÓN, todo ingreso, renta o utilidad,
debe hallarse devengada como requisito primordial para su contabilización. Los
Incrementos se originan en mayor proporción en las transacciones de intercambio o
venta de los bienes o servicios materia del negocio; sin embargo, también provienen de
operaciones financieras de otorgamiento de créditos o de otras actividades
complementarias de diversa índole al giro empresarial.
PROPÓSITO
Establecer los mecanismos y lineamientos para el registro contable de los ingresos
monetarios.
ALCANCE
A nivel interno el procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad y en lo
conducente a los demás departamentos que conforman el área financiera institucional.
A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
La institución para esta operación cuenta con un plan de cuentas y una guía
contabilizadora, en el primero se definirán las cuentas, subcuentas y subsubcuentas a
utilizar para el registro contable de sus operaciones; y en el segundo, se definirán la
naturaleza y el tipo de movimientos que originan los cargos y abonos de las cuentas
definidas en el plan de cuentas.
Todas las operaciones que generen ingresos a la Institución deben contabilizarse para
que puedan ser reflejadas en sus estados financieros.
El departamento de Contabilidad deberá identificar y cuantificar los ingresos.
77
b) Descripción del procedimiento
Tabla 3 Procedimiento registro de ingresos
Responsable N° de
Actividad Descripción de Actividades
Documento o
Anexo
ASISTENTE
CONTABLE
CONTADOR
ASISTENTE
CONTABLE
CONTADOR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe el asistente contable del departamento de cajas el reporte de ingresos a través de un
formato de corte de caja y distribución de ingresos por concepto, y corrobora que se anexe
toda la documentación de soporte.
Revisa que el formato muestre el desglose de los conceptos que lo integran, que las cifras y
sumas sean correctas, y que los ingresos descritos coincidan con la documentación que los
soporta.
Elabora y codifica el documento de ingresos, afectando las cuentas contables que
correspondan y turna al Contador para su autorización.
Recibe del asistente el documento y verifica que los datos del asiento contable, la
codificación y la documentación soporte sean correctos.
PROCEDE:
NO: Devuelve la documentación para las correcciones que se requieran. Regresa a la
actividad N° 3.
SI: Entrega el Contador al asistente el documento autorizado, para su registro en el sistema
contable.
Recibe el asistente el documento, lo registra y lo rubrica. Al finalizar el día imprime el
reporte de los movimientos registrados y los remite junto con los soportes al contador.
Recibe del asistente documento registrado, verifica y valida, pasándolo al responsable del
archivo para que lo integre al expediente que corresponda.
PROCEDE:
NO: Devuelve los documentos para las correcciones pertinentes.
Regresa a la actividad N° 3
SI: Recibe el responsable del archivo, los pliegos de ingresos, firma el recibido en el
control interno de pliegos del mes y las integra al expediente que corresponda.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Corte de caja
Documento de
ingreso
Documento de
ingreso
78
c) Diagrama De Flujo Procedimiento Registro De Ingresos
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
Procedimiento: REGISTRO DE INGRESOS
RESPONSABLE
INICIO
Recibe el asistente contable el reporte
de ingresos a través del formato de
Corte de Caja y Distribución de
ingresos
Revisa que el formato muestre el
desglose de los conceptos que lo
integran y que los ingresos coincidan
con la documentación que los soporte
Elabora y codifica el documento de
ingresos, afectando las cuentas
contables que corresponda y turna el
documento al Contador para su
revisión
Formulario
de ingreso
Recibe del asistente el
documento de ingresos, verifica
el asiento contable, la
codificación y documentación
soporte sean correctos
Procede
Devuelve la
documentación para las
correcciones pertinentes
3
Entrega el Contador al asistente el
documento autorizado, para su registro
en el sistema contable
Formulario de
ingresos
NO
Recibe el Asistente contable el
documento, lo registra y lo rubrica. Al
finalizar el día imprime el reporte de
los movimientos registrados y los
remite junto con los soportes al
asistente
Recibe el asistente documento
registrado, verifica y valida,
pasándolo al responsable del
archivo para que lo integre al
expediente que corresponda
Procede
Devuelve los documentos para
las correcciones que se
requieran
3
Recibe el responsable del
archivo, los pliegos de ingresos,
firma el recibido en el control
interno de pliegos del mes y los
integra al expediente que
corresponda
Documento de
ingreso
TERMINO
NO
SI
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ASISTENTE CONTABLE
Corte de caja
CONTADOR ARCHIVO
SI
Figura 8 Flujograma para el registro de ingresos.
Elaborado por: Fernando Quishpe Revisado por: Fecha:
79
d) Políticas para el procedimiento de Ingresos.
Ingresos a Cuentas de Resultados Acreedoras
Documentación de Respaldo
Todos ingresos de valores serán respaldados con la documentación suficiente y
competente, los que deberán reunir la información necesaria, que permita verificar y
analizar su autenticidad y legalidad.
COMENTARIO
Los documentos de soporte deberán ser archivados en orden cronológico para facilitar
su comprobación y respaldo a la transacción, siempre observando las disposiciones
reglamentarias y políticas internas.
Control Periódico de Intereses Ganados
En forma permanente, se realizarán pruebas de exactitud de los valores ganados por
concepto de intereses en inversiones, depósitos y otros.
COMENTARIO
Las pruebas serán realizadas por personas independientes a su registro.
Control Periódico de Ingresos por Servicios
En forma periódica, se realizarán pruebas de exactitud de los valores ingresados por
servicios.
COMENTARIO
Las pruebas serán realizadas por personas independientes a su registro. El control debe
ser mínimo de manera semestral.
Cierre y Cuadre Inmediato de Caja
La recibidora - pagadora, al término de su jornada de trabajo realizará el cierre y cuadre
de la caja. Será su obligación que en forma diaria reporte al fin del día, efectivo y
documentos de soporte, debidamente cuadrados y sin diferencias.
80
(Formato escaneado adjunto en el Anexo G)
COMENTARIO
Las operaciones de caja deben ser cerradas y cuadradas diariamente.
Depósitos Inmediatos E Intactos.
El dinero en efectivo y cheques, producto de las operaciones de caja y otros ingresos,
serán debidamente revisados, registrados y depositados en forma intacta, hasta dentro de
las veinticuatro horas siguientes a su recepción.
COMENTARIO
• Queda prohibido el uso de dinero en efectivo antes de su depósito, para cambio
de cheques personales o de terceros, anticipos u otros desembolsos.
• El dinero que no se deposita en forma inmediata NO puede ser utilizado con
fines lucrativos para sus custodios.
• Manejo De Cobranzas
• Los valores recaudados por cobranzas externas serán respaldados por
formularios que permitan en lo posterior verificar su exactitud y legalidad.
Ningún valor será cobrado sin la entrega de un documento autorizado.
• Los valores recibidos serán entregados para su contabilización dentro de las 24
horas siguientes a su recepción.
COMENTARIO
La contabilización de los ingresos por cobranzas en forma oportuna garantiza la
confiabilidad de las informaciones que sobre el disponible se obtengan.
Los valores en efectivo deber ser ingresados en forma inmediata e intacta.
4.7.2. Procedimiento para el Registro de Egresos
a) Normativa
El término egreso, proveniente del latín egressus, alude a las salidas o expulsiones de
81
algún bien, valor o entidad. Este término tiene varias aplicaciones prácticas y está sujeto
a múltiples clasificaciones. Por un lado, los egresos se encuentran ligados a la
contabilidad, bajo la rama contable implica la salida de dinero por concepto de gastos.
Es todo lo contrario a los ingresos, los cuales corresponden a las entradas de dinero. Los
mismos se adquieren por diversos medios dentro de una organización. Suelen estar
incluidos dentro de los egresos los gastos y las inversiones. Los pagos de servicios,
impuestos, locales comerciales y muchos otros, son considerados gastos habituales.
EGRESOS OPERACIONALES
Puede definirse como la partida contable que aumenta las pérdidas o minimiza los
beneficios. Esto se debe a que es un desembolso económico, el cual proviene de un
movimiento de banco o caja. Se deben a todos los egresos en que incurre una
organización al cancelar salarios de empleados, uniformes, papelería, mobiliario.
También al pago de suministros de diversa índole, fletes, traslados y transporte de
bienes. Por otro lado, se toman en cuenta igualmente amortizaciones de plusvalía,
depreciación de maquinaria, pago de impuestos, publicidad, etc. Son todos los egresos
correspondientes a las compras realizadas por la institución, pueden ser: compras,
devoluciones, descuentos y rebajas en compras entre otros.
EGRESOS NO OPERACIONALES
Este tipo de egresos se caracteriza por la perdida en la facultad para disponer de activos.
Se genera por cambios en la moneda, inflación y aumento de intereses.
PROPOSITO
Establecer los mecanismos y lineamientos necesarios para que los registros contables de
los egresos de la Maternidad Mitad del Mundo se realicen de acuerdo con la normativa
vigente en la materia.
ALCANCE
A nivel interno el procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad y en lo
conducente a los demás departamentos que conforman el área financiera institucional.
A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
82
OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
Todos los egresos de la Institución deberán contabilizarse para quedar reflejados en los
estados financieros del mismo.
El departamento o la persona encargada de los pagos deberán remitir diariamente al
Departamento de Contabilidad los documentos o cheques de pago realizados para su
revisión e integración a la contabilidad de la Institución.
La persona encargada de caja chica remitirá semanalmente al departamento de
Contabilidad los reembolsos de caja autorizados, anexando los comprobantes originales
de los gastos realizados.
Todos los documentos de egresos deberán elaborarse con un número consecutivo e
incluir como respaldo los instrumentos que amparen el egreso.
La documentación soporte de egresos deberá cumplir con los requisitos fiscales
vigentes, detallando en su caso, el importe que se retenga por concepto de IVA,
impuesto a la renta e impuestos vigentes.
Por cada cheque emitido, el departamento de Contabilidad deberá elaborar un
documento de egreso.
Todos los documentos de egresos deberán contar con las firmas de quienes las
elaboraran, revisan, autorizan y el recibo conforme.
El departamento de contabilidad será el responsable de verificar la fecha, conceptos,
sumas, codificación y firmas de la documentación que respalde los egresos.
El departamento o la persona encargada proporcionarán para su custodia los cheques
cancelados al Departamento de Contabilidad; quien deberá verificar si dicha
cancelación origina la reversión de un asiento contable ya registrado, y en su caso,
realizar la baja contable del documento que corresponda.
83
b) Descripción del Procedimiento
Tabla 4 Procedimiento para el registro de egresos.
Responsable N° de
Actividad Descripción de Actividades
Documento o
anexo
ASISTENTE
CONTABLE
CONTADOR
ASISTENTE
CONTABLE
CONTADOR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Recibe el asistente contable del asistente administrativo los documentos debidamente soportados que
respalden los pagos realizados con cada una cuenta bancaria de la Institución.
Revisa el respaldo de los cheques y firma de recibido en el control interno de los pagos.
Revisa que la documentación soporte se apegue a los lineamientos establecidos y reúna los requisitos
fiscales para su registro contable. Elabora y codifica el documento de egreso definiendo la cuenta
contable que se va a afectar. Entrega el documento al Contador para su autorización.
Recibe el contador, el documento egreso, verifica el asiento contable, la codificación y la
documentación soporte.
PROCEDE:
No: Devuelve la documentación para las correcciones pertinentes; regresa a la actividad N° 2.
Si: Autoriza y remite al usuario la documentación autorizada, para su registro en el sistema contable.
Recibe la documentación, la recibe y la firma; al finalizar la jornada imprime el reporte de
movimientos registrados durante el día y junto con los documentos lo entrega al contador para su
revisión.
Recibe el contador el documento registrado, verifica que la información registrada sea correcta.
PROCEDE:
No: Devuelve los documentos para las correcciones que se requieran. Regresa a la actividad N° 2.
Formulario de
cheques
Formulario de
egreso
ASISTENTE
CONTABLE
10
Si: Turna directamente al Contador oficio con comprobantes originales de gastos por reembolsos de
caja chica.
Oficio
Comprobantes
CONTADOR
ASISTENTE
CONTABLE
11
12
13
Valida que los comprobantes estén autorizados por el asistente contable y cumpla requisitos fiscales y
sello de autorización.
Elabora, codifica y sumilla los documentos de egresos afectando a la cuenta contable que
corresponda y entrega al asistente para la autorización.
Valida la información y entrega al responsable del archivo, los documentos de egreso y el reporte de
movimientos, quien firma el recibido para el control interno del mes e integra los documentos en el
expediente que corresponda.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Formulario de
egresos
84
c) Flujograma procedimiento para el registro de egresos
RESPONSABLE
INICIO
Recibe el asistente contable del
asistente administrativo los
documentos debidamente soportados
que respalden los pagos realizados
con cada cuenta bancaria
Revisa el respaldo de los cheques y
firma de recibido en el Control
Interno de los pagos
Revisa que la documentación soporte
se apegue a los lineamientos
establecidos y reúna requisitos
fiscales para su registro. Elabora y
codifica el documento de egreso
definiendo la cuenta contable.
Entrega al contador para su
autorización
Formulario de egreso
Recibe el contador el formulario de
egresos, verifica el asiento
contable, la codificación y
documentación soporte.
Procede
Devuelve la
documentación para
las correcciones
pertinentes
2
Autoriza y remite al usuario la
documentación autorizada para su
registro en el sistema contable
Formulario de
egresos
NO
Recibe la documentación , y la firma; al
finalizar la jornada imprime el reporte de
movimientos registrados durante el día y
junto con los documentos lo entrega al
contador para su revisión
Recibe el Contador el documento
registrado, verifica que la
información registrada sea
correcta
Procede
Devuelve los documentos
para las correcciones que se
requieran
2
Valida que los comprobantes estén
autorizados por el asistente
contable y cumplan requisitos
fiscales y sello de autorización.
Elabora y codifica los
documentos de egresos
afectando a la cuenta contable
que corresponda y entregue al
asistente para la autorización.Formulario de
egresosTERMINO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
13
Turna directamente al departamento
contable oficio con comprobantes
originales de gastos por reembolsos de
caja chica.
Oficio,
comprobantes
11
ASISTENTE CONTABLE ARCHIVO
Valida la información y entrega al
responsable del archivo los documentos
para su integración a los expedientes
correspondientes
CONTADOR
SI
NO
SI
Figura 9 Flujograma procedimiento registro de egresos.
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
Procedimiento: REGISTRO DE EGRESOS
Elaborado por: Fernando Quishpe Revisado por: Fecha:
85
d) Políticas para el procedimiento de egresos
Egresos o Cuentas de Resultados Deudoras
Documentos de Respaldo
Todo desembolso por gastos será respaldado con la documentación suficiente y
competente, los que deberán reunir la información necesaria, que permita verificar y
analizar su autenticidad y legalidad.
COMENTARIO
La documentación de respaldo a las operaciones administrativas y financieras, servirán
de base para análisis de la transacción y respaldarán la naturaleza, finalidad,
justificación y sus resultados.
Niveles de Autorización del Gasto
Todo gasto estará sujeto a la verificación de su propiedad, legalidad, veracidad y
conformidad con el presupuesto aprobado por el director y su consejo de obra.
El responsable del cumplimiento de los procedimientos de compra de bienes o servicios
y de la autorización de los gastos es el Ecónomo Salesiano o Ecónomo seglar de la
Casa, a falta de estas autoridades será el responsable de la obra.
COMENTARIO
Cada una de las personas que intervienen en los procesos de adquisición o cancelación
de obligaciones serán las encargadas de establecer y verificar la propiedad, legalidad,
veracidad y conformidad con el presupuesto, permitiendo el normal desenvolvimiento
de las funciones de cada entidad para comprobar el grado de eficiencia, efectividad y
economía con las que se efectuaron las mismas.
86
Disposiciones Tributarias
Toda operación de egresos deberá considerar las disposiciones señaladas en la Ley de
Régimen Tributario y su Reglamento.
COMENTARIO
Los diferentes egresos de valores son sujetos a la retención y declaración del Impuesto
al Valor Agregado; IVA; impuesto a los consumos especiales, ICE y Retención en la
fuente, otros impuestos y obligaciones legales.
4.7.3. Procedimiento para Cuentas por Cobrar
a) Normativa
PROPOSITO
Establecer el procedimiento que garantice el adecuado transcurso de la operación que
abarca los créditos comerciales a favor de la empresa, ocasionados por la venta de
servicios e insumos garantizados por la documentación legal como facturas, notas de
entrega o similares, y; que se realicen en apego a la normatividad vigente en la materia.
ALCANCE
A nivel interno el procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad y en lo
conducente a los demás departamentos que conforman la Subdirección Financiera.
A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
El Departamento de Contabilidad será responsable de la guarda y custodia de la
documentación contable de la Institución, para lo cual deberá apegarse a las
disposiciones aplicables.
Todo aspecto que caracterice las cuentas por cobrar, determina que el cobro o servicio
87
diferido a clientes debe tener un plazo para su cancelación a partir de la entrega del
mismo, este aspecto departamento de Contabilidad será recibida y registrada en un
archivo existente en el departamento, esto debe trabajarse con cuidado tanto en las
mayores o menores cantidades pendientes de cobro pues podría ocasionar riesgos
financieros por cuentas que pasan a ser incobrables.
Los documentos diferidos de pago serán ordenados y archivados por título del
documento, tipo, fecha y número consecutivo.
Los documentos contables deberán ser archivados por un período de treinta días en el
archivo del departamento de Contabilidad, por otro período de cuarenta y cinco días en
el archivo conjunto con el seguimiento y control sobre las cuentas pendientes.
Lo esencial para el cumplimiento adecuado que asegure la óptima gestión de las cuentas
por cobrar, de manera que la institución pueda disponer de la liquidez necesaria para
cumplir obligaciones de corto plazo sin verse afectada su solvencia y capacidad de
pago.
88
b) Descripción del procedimiento Cuentas por cobrar
Tabla 5 Procedimiento cuentas por cobrar clientes.
Responsable N° de
Actividad Descripción de Actividades
Documento o
anexo
REPRESENTANTE
LEGAL
1 Establecer convenios escritos y notariados con empresas que solicitan servicios de
salud para sus clientes internos y que los servicios serán cancelados de acuerdo a lo
establecido en dicho convenio
Convenios
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
2
Generación e impresión de facturas a crédito de acuerdo los requerimientos de cada
empresa sumilladas y debidamente autorizadas.
Documento
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
3
4
Entrega de facturas por cobrar en las oficinas administrativas y/o al personal asignado
de las empresas en convenio, firmados por los pacientes y corte mensual.
Realizar seguimiento de las cuentas por cobrar generadas, impresión y revisión de
proyectos, convenios, clientes particulares en forma mensual elaborar un informe
sobre el mismo.
Reporte
créditos
Informe
CONTADORA 5 Elaborar planilla de cobro el día 20 de cada mes de colaboradores que tengan cuentas
por pagar a la institución.
Planilla de
cobros
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
6 Entrega de planillas de cobro a los responsables de contabilidad y gestión de talento
humano, para los respectivos descuentos en planilla el día 22 de cada mes.
Planilla de
cobros
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
7 Recepción del cheque y firma del comprobante de pago Cheque y
cobro
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
8 Registro de los pagos, por factura en el módulo de cobros del Sistema Contable de la
Institución
Vale de cobro
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
9 Entrega de facturas originales de los créditos que se cancelan, a los responsables
beneficiarios o clientes.
Facturas
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
10 Entrega de cheque en el cierre de caja correspondiente Cheque
CONTADORA 11 Reporte e impresión de abonos de cuentas, recepción de valores y depósito bancario Reporte y
deposito
89
c) Flujograma Procedimiento cuentas por cobrar
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
Procedimiento: CUENTAS POR COBRAR CLIENTES.
RESPONSABLE
INICIO
Establecer convenios escritos y
notarizados con empresas que
solicitan servicios de salud para
sus clientes internos y que los
servicios serán cancelados de
acuerdo a lo establecido en dicho
convenio
Entrega de facturas por cobrar
en las oficinas administrativas
y/o al personal asignado de las
empresas en convenio, firmados
por los pacientes y corte
mensual.
Elaborar planilla de cobro el
día 20 de cada mes de
colaboradores que tengan
cuentas por pagar a la
institución.
Recepción del cheque y firma
del comprobante de pago
Registro de los pagos, por
factura en el módulo de cobros
del Sistema Contable de la
Institución
1
Reporte e impresión de abonos
de cuentas, recepción de valores
y deposito bancario
Realizar seguimiento de las
cuentas por cobrar generadas,
impresión y revisión de
proyectos, convenios, clientes
particulares en forma mensual
elaborar un informe sobre el
mismo.Planilla
Entrega de planillas de cobro a
los responsables de contabilidad
y gestión de talento humano,
para los respectivos descuentos
en planilla el día 22 de cada
mes.
Entrega de facturas originales
de los créditos que se cancelan,
a los responsables beneficiarios
o clientes.
TERMINO
Generación e impresión de
facturas a crédito de acuerdo los
requerimientos de cada empresa
firmadas y debidamente
autorizadas.
Convenios
2
3
4
5
5
6
7
9
10
REPRESENTANTE LEGAL CONTADORA ASISTENTE CONTABLE
Facturas
Entrega de cheque en el cierre
de caja correspondiente
Documnetos
Reporte
Planilla cobro
Cheque
8
11
Elaborado por: Fernando Quishpe Revisado por: Fecha:
Figura 8 Flujograma procedimiento cuentas por cobrar clientes
90
d) Políticas para el procedimiento cuentas por cobrar
Conciliaciones periódicas de cuentas por cobrar
Se efectuarán en forma periódica conciliaciones de: Otras Cuentas por Cobrar, con las
cuentas de control del mayor general, por personas independientes a las del registro y
manejo.
COMENTARIO
La conciliación tendrá como objetivo verificar que los valores del mayor auxiliar se
encuentren debidamente respaldados, justificados y sus saldos se presenten en forma
razonable.
Confirmación de saldos
Al menos una vez al año y siempre antes del cierre del ejercicio económico, se
confirmarán los valores registrados como cuentas por cobrar.
COMENTARIO
Auditoría Interna o personas independientes al manejo de estas cuentas, realizarán la
confirmación de saldos verificando la autenticidad y veracidad de sus registros.
Anticipos al personal
Previo la otorgación de un anticipo de sueldos o beneficios adicionales, los funcionarios
y empleados será sujetos a una verificación de la capacidad de pago.
COMENTARIO
La verificación de la capacidad permitirá al contador, establecer los montos residuales
del sueldo después de descontados: aportes legales (IESS, IR, Retenciones Judiciales) y
otros descuentos con el carácter de permanentes. Su autorización dependerá de la
capacidad de pago que le permita estabilidad económica.
91
4.7.4. Procedimiento para la Conciliación bancaria.
a) Normativa
PROPOSITO
Establecer los lineamientos para realizar oportuna y correctamente los registros
correspondientes al manejo de la cuenta caja - bancos y la participación financiera en la
institución, determinar los pasos a seguir por cada uno de los usuarios y responsables
que manejan los recursos financieros de la empresa en cada cuenta y las formas con la
finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones de control interno y gestión financiera.
ALCANCE
A nivel interno el procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad y en lo
conducente a los demás departamentos que conforman la gestión Financiera.
A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
Al inicio de cada mes el Contador revisará la cuenta bancos, la miscelánea de emisión,
el detalle de pagos, con la finalidad de identificar los débitos bancarios que serán
aplicables en el ejercicio.
El Departamento de Contabilidad elaborará el calendario de actividades para cumplir en
tiempo y forma las conciliaciones bancarias y con los compromisos aplicables en el
ejercicio, consensando con la Administrativa y Gestión de chequeras en los ámbitos de
competencia y compromisos asumidos por cada uno de ellos.
El departamento contable gestionará las directrices para la generación de estados
financieros y demás reportes para controlar cuenta caja – bancos (cheques, bouchers,
billetes, monedas).
El departamento contable será responsable de las actividades de control vinculadas, de
las obligaciones y prohibiciones que garantizan la buena administración, proporcionar
los mecanismos de cobros, pagos y operaciones en efectivo y bancos que describan las
entradas y salidas, de manera que en cualquier momento se pueda realizar operaciones
de controles internos sorpresivos y sistemáticos.
El departamento de contabilidad será el responsable de verificar la fecha, conceptos,
sumas, codificación y firmas de la documentación que respalde los registros.
92
b) Descripción del Procedimiento conciliación bancaria.
Tabla 6 Procedimiento para la conciliación bancaria.
Responsable N° de
Actividad Descripción de Actividades Documento o anexo
ASISTENTE
CONTABLE
1
CONCILIACION BANCARIA
Recibe de estado de cuenta original del Banco entregado hasta el día 10 de cada mes
Estado de cuenta ASISTENTE
CONTABLE
2 Registro de notas de débito (IESS, Telefonía Móvil, Servicios Bancarios, SRI), y créditos
(tarjetas de crédito, transferencias, depósitos) emitida por el banco del estado de cuenta
Notas de debito
CONTADORA 3
Impresión del mayor de la cuenta de banco del sistema contable
Verificar que el estado de cuenta y el extracto de cuenta de la contabilidad correspondan al
mes que se realiza la conciliación.
Estado mayor de
cuenta bancos
ASISTENTE
CONTABLE
4 Dentro del módulo informático de conciliación bancaria se procede a cotejar los valores
registrados de depósitos, cheques, notas de débito y notas de crédito con el Estado de
Cuenta emitido por el Banco.
ASISTENTE
CONTABLE
5 Revisar los cheques girados y cobrados y los ingresos depositados en la cuenta del periodo
con la conciliación del mes anterior y el extracto de cuenta contable.
Registro cheques
ASISTENTE
CONTABLE
6 Verificar si el saldo contable es igual al valor del estado de cuenta menos los cheques
girados no cobrados.
ASISTENTE
CONTABLE
7 Impresión de la conciliación bancaria (resumen, cheques girados no cobrados y notas
débito y sumilla primera firma de elaboración conciliación bancaria.
Conciliación
bancaria CONTADORA 8 Entrega de conciliación bancaria a persona que revisa 1er control interno y segunda firma Conciliación banc. DIRECTORA
TECNICO
9 Entrega de conciliación bancaria a dirección técnica 2do control interno y tercera firma. Conciliación
bancaria ASISTENTE
CONTABLE
10 Realiza seguimiento de cheques girados y no cobrados mensualmente e informa
oportunamente a la Contadora sobre cheque que están por caducar para que se realice el
procedimiento correspondiente.
CONTADORA 11 Realizar el asiento contable de regulación de cheque caducado
Archivo de conciliaciones bancarias por mes en carpeta de Estados de Cuentas y carpeta de
conciliaciones.
Conciliación
bancaria
93
c) Flujograma Procedimiento Conciliación Bancaria.
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
Procedimiento: CONCILIACIÓN BANCARIA
RESPONSABLE
INICIO
CONCILIACION BANCARIA
Recibe de estado de cuenta original
del Banco entregado hasta el día 10
de cada mes
Verificar si el saldo contable es igual
al valor del estado de cuenta menos
los cheques girados no cobrados.
Impresión del mayor de la cuenta de
banco del sistema contable
Verificar que el estado de cuenta y el
extracto de cuenta de la contabilidad
correspondan al mes que se realiza la
conciliación.
1
2
Impresión de la conciliación
bancaria (resumen, cheques
girados no cobrados y notas
débito y sumilla primera firma de
elaboración conciliación bancaria.
3
5
4
Notas de debito
CONTADORA ASISTENTE CONTABLEDIRECTOR (A)
Registro de
cheques
Registro de notas de debito (IESS,
Telefonía Móvil, Servicios
Bancarios, SRI), y créditos (tarjetas
de crédito, transferencias, depósitos)
emitida por el banco del estado de
cuenta
Estado mayor de
cuenta
Estado de
cuenta
Dentro del módulo informático de
conciliación bancaria se procede a
cotejar los valores registrados de
depósitos, cheques, notas de débito y
notas de crédito con el Estado de
Cuenta emitido por el Banco.
Revisar los cheques girados y
cobrados y los ingresos depositados
en la cuenta del periodo con la
conciliación del mes anterior y el
extracto de cuenta contable.
Realiza seguimiento de cheques
girados y no cobrados mensualmente
e informa oportunamente a la
Contadora sobre cheque que están
por caducar para que se realice el
procedimiento correspondiente.
Realizar el asiento contable de regulación
de cheque caducado
Archivo de conciliaciones bancarias por
mes en carpeta de Estados de Cuentas y
carpeta de conciliaciones.
Entrega de conciliación bancaria a
dirección técnica 2do control interno
y tercera firma.
6
7
Entrega de conciliación bancaria a
persona que revisa 1er control interno y
segunda firma
89
11
10
TERMINO
Conciliación
bancaria
Conciliación
bancaria
Conciliación
bancaria
Conciliación
bancaria
Elaborado por: Fernando Quishpe Revisado por: Fecha:
Figura 9 Flujograma procedimiento conciliaciones bancarias
94
d) Políticas para el procedimiento de conciliaciones bancarias
Conciliaciones Bancarias
Las conciliaciones bancarias deben ser oportunas y se elaborarán hasta quince días
después del fin de mes en forma clara y lógica, sus datos facilitarán realizar revisiones y
seguimientos de hechos relevantes, que nos permitan tomar medidas correctivas
inmediatas.
Las conciliaciones bancarias serán elaboradas en lo posible por una persona
independiente a la que prepara, registra y/o firma los cheques, además debe ser revisada
y aprobada por el Ecónomo local.
Los formatos de conciliación tendrán las firmas de responsabilidad de elaborado,
revisado y aprobado.
COMENTARIO
Una conciliación bancaria es parte del control contable sobre las cuentas de bancos y
otras entidades financieras. Se deben confrontar los saldos que arrojan los estados
bancarios con nuestros registros contables. La preparación por una persona
independiente otorgará mayor confiabilidad a sus resultados.
4.7.5. Procedimiento para la Elaboración, Emisión y Reporte de los Estados
Financieros.
a) Normativa
PROPOSITO
Elaborar y emitir en apego a la normatividad vigente, los estados financieros, los
auxiliares contables y los reportes que muestren la situación financiera de la institución,
con la finalidad de informar a las autoridades el estado que guardan las finanzas de la
Institución y apoyar la toma de decisiones.
ALCANCE
A nivel interno el procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad y en lo
conducente a los demás departamentos que conforman la Subdirección Financiera.
95
A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
El Departamento de Contabilidad será responsable de elaborar y emitir mensualmente
los Estados Financieros, los auxiliares contables y los reportes que se requieran para
conocer, analizar y evaluar el estado que guardan las finanzas de la Institución,
debiendo generar como mínimo:
• El estado de Situación Financiera
• El estado de Resultados
• El Estado de Flujos de Efectivo
• El Estado de Cambios en la Situación Financiera
• El Balance de Comprobación
• Los Auxiliares Contables (Analíticos)
• Los reportes que le sean solicitados por las autoridades de la Institución.
El Departamento de Contabilidad, deberá presentar los Estados Financieros mensuales a
más tardar los días quince (15) de cada mes y los anuales al concluir la revisión anual.
El cierre contable solo podrá ser autorizado por el jefe del departamento de
Contabilidad.
El Departamento de Contabilidad solicitará para el cierre mensual de la contabilidad de
la Institución, los siguientes documentos:
a) Al Departamento de Tesorería, el corte de formas de cheques, inversiones,
créditos, cortes de caja de los ingresos generados por servicios propios y
estatales.
b) Al Departamento de Bodega, el corte de formas de notas de entrada, consumos,
devoluciones y transferencias.
c) A la Subdirección Administrativa, el corte de formas de finiquitos y sueldos
cancelados y el documento automático de sueldos.
d) Para la presentación de los Estados Financieros al director, el jefe del
Departamento de Contabilidad anexara los documentos preestablecidos para la
revisión y análisis de variaciones.
96
b) Descripción del Procedimiento elaboración, emisión, reporte de estados financieros
Tabla 7 Procedimiento para la elaboración, emisión y reporte de Estados Financieros.
Responsable N° de
Actividad
Descripción de Actividades Documento o
anexo
CONTADOR 1
Solicita información a las áreas involucradas para el cierre contable mensual.
ASISTENTE
CONTABLE
2
3
4
Recibe solicitud y envía el corte de los informes en el que se señala el primer y último número
de las notas de entrada, consumos, devoluciones y transferencias del mes, y lo entrega para su
verificación.
Envía el corte de formas en el que se señala el último número de follo de los finiquitos y
cancelación de sueldos al personal realizados durante el mes, y lo entrega.
Envía corte de formas, en el que se señala el número del primer y último cheque girados
durante el mes de las distintas cuentas bancarias, cartas de crédito, y facturas, los entrega al
contador para su verificación.
CONTADOR 5 Envía el registro de movimientos de inversiones para determinar los intereses que deberán
enterarse a la dirección y lo registra en el sistema contable de la Institución.
ASISTENTE
CONTABLE
6 Recibe solicitud y envía la documentación de consolidación de movimientos y el balance de
comprobación de los recursos externos.
CONTABILIDAD 7
8
9
10
Verifica el Contador, que se hayan contabilizado todos los movimientos reportados en los
cortes de formas y la captura del registro de consolidación de los recursos externos, que se
haya contabilizado la depreciación de activos.
Verifica que estén contabilizadas las provisiones para el pago de impuestos y la cancelación
anual, así como las amortizaciones de los gastos anticipados.
Revisa con el auxiliar contable el importe de la reserva para cuentas incobrables.
Estudia que se haya realizado la conciliación de saldos y movimientos con el resto de las áreas
y que el Departamento de Contabilidad haya corregido los errores de registro que en su caso se
hubiera detectado.
DIRECCION 11 Verifica que los pasivos contables coincidan con los que reportan los departamentos de
presupuesto y pagaduría y, en su caso se hubiera detectado.
CONTINUA
97
CONTADOR 12
13
14
15
16
17
Genera el contador, los estados financieros previos, los revisa y realiza las aclaraciones
pertinentes.
PROCEDE:
NO: En caso de detectarse algún error realiza las correcciones que procedan y entrega la
versión modificada para su presentación. Regresa al paso 12
SI: El contador recibe, los estados financieros y los presenta al director y le explica los
movimientos que originaron variaciones significativas respecto del mes anterior. En caso de
detectarse algún error.
PROCEDE:
NO: Solicita al auxiliar contable que realice las correcciones que procedan y le solicita la
versión definitiva. Regresa al paso 13.
SI: Genera el contador, los estados financieros definitivos y solicita al auxiliar contable que
elabore los reportes de antigüedad de saldos y demás reportes anexos.
Recibe los reportes de saldos y demás reportes anexos, verificando que las cifras coincidan
con las reportadas en los estados financieros. La entrega al contador.
ASISTENTE
CONTABLE
18
19
Remite las cifras en los formatos del Sistema Integral de Información y los dirige para su
registro.
Recibe y autoriza los estados financieros y sus anexos; da las instrucciones para que se
recaben las firmas del contador y del director.
ARCHIVO 20 Integra con los estados financieros y sus anexos para ser entregados a las áreas e instancias que
los requieran a más tardar el día 20 del mes siguiente al del cierre y conserva un juego
completo para su uso y archivo.
TERMINA PROCEDIMIENTO
98
c) Flujograma procedimiento para la elaboración, emisión y reporte de
Estados Financieros
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
Procedimiento: ELABORACIÓN, EMISIÓN Y REPORTE DE
ESTADOS FINANCIEROS.
RESPONSABLE
INICIO
Solicita la información a las áreas involucradas para
el cierre contable mensual
Recibe solicitud y envía el corte de
los informes con notas de entrada,
consumos, devoluciones,
transferencias para su verificación
Verifica se hayan contabilizado los movimientos
reportados, captura el registro de consolidación de
la depreciación de activos
Verifica se contabilicen las provisiones para el
pago de impuestos y la cancelación anual, la
amortización de gastos.
Procede
Genera estados financieros previos los revisa y
realiza las notas aclaraciones pertinentes.
12
Realiza las correcciones y entrega
la versión modificada para su
presentación.
1
2
4
Envía corte de formas con número de
cheques girados, cartas de crédito y
facturas para su verificación.
Envía el corte de formas donde se
señala ultimo libro de finiquitos y
cancelación de sueldos al personal
del presente mes
Verifica que los Activos, Pasivos Y
patrimonios contables coincidan con
reportes de presupuestos y los de la
situación financiera
Revisa con asistente el importe de la reserva para
cuentas incobrables
1/2
7
8
9
10
11
12
13
CONTADORASSITENTE
CONTABLEDIRECCIÓN ARCHIVO
Envía registro de movimientos sobre inversiones
para determinar intereses y registros contables.
Recibe solicitud y envía la
documentación de consolidación de
movimientos y el balance de
comprobación
Estudia que se haya realizado la conciliación de
saldos y movimientos y que se haya corregido los
errores de registro.
NO
SI
6
5
3
99
RESPONSABLE
Recibe estados financieros y presenta a
la Dirección, y explica variaciones
significativas con el mes anterior.
Detecta error, solicita se corrige y
entrega revisión definitiva
Genera estados financieros
definitivos y generan reportes de
antiguedad
Recibe reportes de antigüedad de
saldos, verifica que las cifras
coincidan, entrega.
14
Remite las cifras en formatos de
sistemas integral de Informática
Recibe y autoriza los estados
financieros y sus anexos para
registrar firmas.
17
18
19
20
1
Procede
13
TERMINO
16
15NO
SI
CONTADORASISTENTE
CONTABLE DIRECCIÓN ARCHIVO
Integra carpeta de estados
financieros y entrega copias a las
áreas que requieran la información y
conserva un juego completo para el
archivo.
Figura 10 Flujograma procedimiento elaboración, emisión y reporte de estados
financieros.
Elaborado por: Fernando Quishpe Revisado por: Fecha:
100
d) Políticas para el procedimiento elaboración, emisión y reporte de estados
financieros.
Control previo contable
El control previo al compromiso y al desembolso de los recursos financieros es parte del
sistema de contabilidad y se establecerá como norma y función de las unidades de
contabilidad, como también en las demás áreas que realizan transacciones y registros
contables.
COMENTARIO
El proceso de control previo, debe integrarse dentro del flujo normal de las operaciones y
transacciones de las casas u obras salesianas, de tal manera que funcione sin demoras ni
obstáculos, debe efectuarse como parte de las funciones del personal y de su cumplimiento.
Se dejará constancia en los documentos fuente.
Comunicación de resultados oportunos
De acuerdo al principio de Importancia Relativa, los resultados que se obtengan durante la
ejecución de los procedimientos contables deben ser presentados con la debida
oportunidad, serán puestos a consideración de las instancias respectivas para la toma de
acciones correctivas o preventivas.
COMENTARIO
Como resultado de una evaluación por parte del contador, se determinarán hechos que por
su importancia será necesario considerarlos en forma oportuna para realizar mejoras,
modificaciones o cambios en los diferentes sistemas administrativos o financieros.
4.7.6. Procedimiento Control y Validación del Levantamiento de Inventario
Físico.
a) Normativa
PROPOSITO
Participar en la cuantificación y determinación del valor real de la mercancía existente
101
en los almacenes de la Institución, a través del levantamiento del inventario físico, con
la finalidad de actualizar los registros contables.
ALCANCE
A nivel interno el procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad y en lo
conducente a los demás departamentos que conforman la Subdirección Financiera.
A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
Los inventarios físicos del Almacén General y del botiquín se realizarán en estricto
apego a la normatividad vigente y por lo menos dos veces al año.
El levantamiento del inventario de los almacenes será responsabilidad del área
Administrativa y Contable.
El Departamento de almacén general comunicará por escrito a las áreas involucradas, la
fecha y el procedimiento a seguir para la toma del inventario físico.
El Departamento de Contabilidad colaborará en el levantamiento del inventario físico.
El Órgano de Control Interno de la Institución, será responsable de vigilar y supervisar
que el levantamiento del inventario se realice conforme a la normatividad vigente.
Al finalizar el levantamiento del inventario del Departamento de almacén general
deberá elaborar el acta correspondiente y entregar copia al Departamento de
Contabilidad y al órgano interno de control, en su caso.
Cuando se detecte diferencias en el conteo de la mercancía, los departamentos de
Contabilidad y de almacén general cotejarán sus registros para identificar el origen de
las diferencias; en el caso de faltantes su aplicación a resultados se pondrá a
consideración del órgano interno de Control.
El Departamento de Contabilidad elaborará los documentos de diario que se requieran
para contabilizar las diferencias netas.Una vez aclaradas las diferencias, el
Departamento de almacén general realizará la corrección en sus sistemas de inventarios.
102
b) Descripción del Procedimiento control y validación del levantamiento del inventario físico.
Tabla 8 Procedimiento control y validación del levantamiento del inventario físico.
Responsable N° de
Actividad
Descripción de Actividades Documento o
anexo
CONTADOR (A) 1
2
Define la fecha e integra el procedimiento para la realización del inventario del almacén.
Comunica la fecha a los equipos participantes y al órgano de control.
ASISTENTE
CONTABLE
3 Recibe oficio, revisa el procedimiento establecido, calendariza la fecha propuesta e instruye al
personal asignado que participará en el levantamiento del inventario físico.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
4
5
Prepara instructivos y listas para la ejecución del inventario e informa a las áreas y usuarios la
fecha en que permanecerán cerradas la bodega y botiquín institucional.
Realiza el levantamiento del inventario en la fecha programada, juntamente con el personal
designado por el Departamento de Contabilidad y con el responsable del órgano de control.
ASISTENTE
CONTABLE
6 Concentra y analiza la información obtenida del inventario y cuantifica en número e importe las
existencias, determinado en su caso las diferencias existentes contra los registros del Kardex.
CONTADOR 7
8
Verifica, junto con el órgano de control que el conteo haya cubierto tanto el alcance
predeterminado como los requisitos establecidos, y que la valuación de las mercancías se haya
realizado conforme el método preseleccionado.
PROCEDE:
NO: Regresa a la actividad N°5 o 7 según corresponda.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
9 SI: Levanta el acta en la que la que se asientan los resultados obtenidos y recaba las firmas de los
participantes. La entrega al jefe del Departamento de Contabilidad.
Acta
ASISTENTE
CONTABLE
10
11
12
Recibe y revisa el jefe del Departamento los resultados del inventario, turna al asistente contable.
Contabilizar, las diferencias netas e informa a la Dirección para que emita oficio dirigido al
encargado del almacén y una copia al órgano de control interno.
Solicita, analizadas las diferencias el visto bueno del jefe del Departamento de Contabilidad y
corrige sus registros de existencias en el sistema informático.
CONTADOR (A) 13 Supervisa la elaboración, codificación, registro y archivo de las pólizas de diario en las que se
registraron las diferencias existentes en los inventarios.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Formulario de
diario
103
c) Flujograma procedimiento control y validación del levantamiento del
inventario físico.
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
Procedimiento: CONTROL, LEVANTAMIENTO Y
VALIDACIÓN DEL INVENTARIO.
RESPONSABLE
INICIO
Define fecha e integra
procedimiento para realización de
inventario de almacenes
Comunica a usuarios o
participantes, y al órgano de
control.
Prepara formularios, listas y
membretes para inventario,
informa a áreas usuarias la fecha
en que permanecerán cerradas el
almacén y botiquín
Levanta el acta en que se asientan
resultados obtenidos y recaba
firmas de participantes, entrega al
Contador.
Acta
TERMINO
1
Recibe oficio, revisa
procedimiento, calendariza
fecha e instruye al personal a
su cargo que participara en el
inventario físico.
Realiza levantamiento de
Inventario en fecha programada,
con personal, departamentos
asignados.
Concentra y analiza la
información obtenida del
inventario y cuantifica
existencias, compara contra
registros.Verifica junto con el Contador
que el conteo se realice acorde a
lo establecido, asi como las
valuaciones de mercaderia
Procede
Regresa a
actividad 5 o 7
según
corresponda
2
3 4
5
6
7
8
9
Recibe y revisa los resultados
del inventario y turna al
asistente contable
Contabiliza el asistente las
diferencias netas e informa al
contador para que emita un
oficio al almacén general con
copia al O.I.C. sobre las
mismas
Solicita, analizadas las
diferencias, el visto bueno del
Contador y corrige registros
en el sistema informático.
Supervisa el Contador la elaboración,
codificación, registros y archivo de
los documentos de diario donde se
registraron las diferencias existentes
en inventario.
Registro de
diario
10
11
12
13
CONTADOR (A) ASISTENTE CONTABLEASISTENTE
ADMINISTRATIVO
N0
SI
Elaborado por: Fernando Quishpe Revisado por: Fecha:
Figura 11 Flujograma procedimiento control y validación del levantamientode
inventario físico.
104
d) Políticas para el procedimiento control y validación del levantamiento de
inventario físico.
Sistema de Registro de los Inventarios
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable de las existencias de
inventarios en almacenes y proveeduría, con registros por unidades de iguales
características, siempre cuadrados con los saldos contables.
COMENTARIO
Los inventarios son los insumos y medicamentos. Su registro deberá permitir un control
de las entradas, salidas y saldos. Este último es importante para la orden de adquisición
antes de su completo consumo.
Control de Adquisiciones
Todo pago por adquisiciones de bienes en almacenes y proveeduría deberá ser
respaldado por la respectiva firma de responsabilidad en la entrega y recepción de lo
adquirido. Quien recibe vigilará la calidad y cantidad de lo entregado. La diferencia en
cantidades o disminución de la calidad suspenderá los procedimientos de adquisición.
COMENTARIO
Todas las adquisiciones deberán ser consignadas a la custodia de la persona designada
para el efecto. Ninguna adquisición será custodiada o distribuida por persona diferente a
la responsable.
Cualquier diferencia en calidad o cantidad será de responsabilidad de quien las recibió y
registró.
Constataciones Físicas
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias en almacén, proveeduría y
bodegas de insumos, medicamentos y materiales, al menos una vez al año, verificando
la razonabilidad y veracidad de los saldos en las cuentas contables.
105
COMENTARIO
Las constataciones físicas serán realizadas por personas independientes a su custodia y
registro.
4.7.7. Procedimiento para la depuración y conciliación de registros Contables
a) Normativa
PROPOSITO
Mantener un registro contable confiable de los saldos que se reportan en los Estados
Financieros, vigilando que los saldos reportados en las cuentas coincidan con los
importes que reportan las áreas administrativas que generan o procesan la información
fuente.
ALCANCE
A nivel interno el procedimiento es aplicable al Departamento de Contabilidad y en lo
conducente a los demás departamentos que conforman la gestión Financiera.
A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
El Departamento de Contabilidad elaborará en el mes de diciembre el calendario de
conciliaciones del siguiente ejercicio y lo hará del conocimiento de las áreas
involucradas, especificando las atribuciones y responsabilidades de cada una de ellas.
El Departamento de Contabilidad coordinará la realización mensual de las
conciliaciones con los departamentos de:
• Asistente contable: conciliaciones bancarias, cuentas y documentos por cobrar y
por pagar.
• Presupuesto: conciliaciones de ingresos y de ejercicio presupuestal
• Asistente administrativo: conciliaciones de inventario y de activos fijos.
• Subdirección Administrativa: conciliaciones de nómina, impuestos y
106
aportaciones de seguridad social;
• Contador (a): conciliaciones de donativos y su ejercicio.
Todas las conciliaciones deberán realizarse de manera conjunta entre el departamento
de Contabilidad y cada una de las áreas involucradas.
Si llegase a existir diferencias y estas fuesen atribuibles al Departamento de
Contabilidad, dicho departamento elaborará los documentos de diario que se requieran
para realizar las correcciones en sus registros, y cuando estas sean imputables a las otras
áreas, el área responsable realizará la corrección de sus registros.
Al realizar la conciliación, el Departamento de Contabilidad verificará que el área
involucrada haya realizado la corrección solicitada mediante acta compromiso escrito
para conciliar las cifras del mes inmediato anterior.
107
b) Descripción del Procedimiento depuración y conciliación de registros Contables.
Tabla 9 Procedimiento Depuración y conciliación de registros contables.
Responsable N° de
Actividad Descripción de Actividades Documento o anexo
CONTADOR (A) 1 Entrega la documentación para la revisión. Reportes de mayor
general
ASISTENTE
CONTABLE
2
3
Recibe la documentación y verifica que los datos sean correctos en el asiento contable y
la documentación soporte.
PROCEDE:
NO: Avisa al área usuaria que los datos no son correctos y regresa a la actividad 1.
Documentos
CONTADOR (A) 4 SI: Autoriza la documentación y la entrega al personal capturista.
ASISTENTE
CONTABLE
5
6
7
Recibe el usuario la documentación, registra en el sistema contable.
Coteja los saldos y movimientos que se concilian, entrega la documentación soporte al
responsable de validación.
Recibe el usuario designado la documentación soporte y verifica que la información sea
correcta.
CONTADOR
8
PROCEDE:
NO: Indica al usuario que no coincide la información y regresa a la actividad N° 5.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
9 SI: Recaba firmas de quien elaboró, revisó y autorizo los registros de la información y
archiva la documentación.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Documentación soporte
108
c) Flujograma Procedimiento depuración y conciliación de registros contables
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
Procedimiento: DEPURACIÓN y CONCILIACIÓN DE
REGISTROS CONTABLES.
RESPONSABLE
INICIO
Elabora la documentación anual de
conciliaciones remite a la Dirección para
su autorización.
TERMINO
1
Revisa la documentación,
consensa que los datos sean
correctas en el asiento
contable y la documentación
soporte.
3
2
Autoriza la documentación y
Integra la información requerida y
la entrega al personal capturista.
Recibe del usuario los
documentos y los registra en el
sistema contable.
Reportes de mayor general
Coteja los saldos y movimientos
de cuentas que se concilian,
entrega la documentación soporte
al responsable de validación.
Recibe el usuario designado la
documentación soporte y verifica
que la información sea correcta.
Recaba firmas de quien laboró,
revisó y autorizó los registros de
la información y archiva la
documentación.
4
5
6
7
8
9
CONTADOR (A)
PROCEDE
NO
Avisa al usuario que los datos no
son correctos y regresa a la
actividad 1
ProcedeIndica al usuario que no coincide la
información, regresa a la actividad 5
SI
ASISTENTE CONTABLE ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SI
NO
Figura 12 Flujograma procedimiento depuración y conciliación de registros contables
Elaborado por: Fernando Quishpe Revisado por: Fecha:
109
d) Políticas para el procedimiento depuración y conciliación de registros
contables
Corrección de Errores
Se efectuará la corrección de errores en los registros, documentos y formularios
contables detectados antes, inmediatamente o después del cierre del período mensual,
con la debida autorización de los niveles inmediatos superiores y de acuerdo con la
importancia relativa.
COMENTARIO
Los errores que se produzcan por digitación errada de valores durante el mes y antes del
cierre de balance mensual, serán corregidos mediante la anulación del comprobante
contable y la emisión de un ejemplar en forma correcta. Se archivarán los comprobantes
anulados conservando la secuencia numérica. Los errores que se produzcan por cambios
de códigos contables serán reclasificados y corregidos en el mismo documento.
Los errores que se reconozcan, después del cierre mensual, serán corregidos mediante la
formulación de asientos de ajuste o notas de crédito debidamente respaldados y con la
revelación suficiente.
Revelación suficiente a través de notas
Como parte de los estados financieros mensuales, semestrales y anuales, los
responsables de las oficinas de contabilidad tendrán la obligación de revelar hechos de
importancia que aseguren la interpretación o comprensión del usuario mediante las
notas aclaratorias.
COMENTARIO
La presentación de notas aclaratorias a los estados financieros obedece al principio de
contabilidad de general aceptación: “Revelación Suficiente” y en base a las NIIF. Las
notas deberán incluirse obligatoriamente y su presentación será en hojas adicionales,
haciendo referencia a la cuenta de mayor señalada en los balances, mediante el uso de
un código numérico o alfabético que identifique la nota y la cuenta.
110
5. IMPLEMENTACIÓN
Seguimiento y Control 5.1.
Políticas para el control interno sobre los procedimientos contables.
Esta guía es presentada como:
“La herramienta de consulta y dirección que contiene un conjunto de normas, políticas y
disposiciones, que rigen las actividades para el proceso administrativo y contable,
comprometiendo acciones orientadas al cumplimiento de metas y objetivos previstos,
mediante la eficiente asignación y utilización de los recursos humanos, materiales y
financieros disponibles en procura de objetivos institucionales”
También catalogado, como instrumento de evaluación del comportamiento del talento
humano frente a los objetivos institucionales, basados sobre disposiciones legales,
reglamentarias y políticas internas será una herramienta que permita al directivo,
funcionario y empleado de las casas y obras salesianas, mantener una posición
intencionada de observancia y cumplimiento de ciertas regulaciones obligatorias en el
cumplimiento de sus funciones y labores.
5.1.1. Normas de Contabilidad
LAS OPERACIONES CONTABLES
Las casas u obras salesianas mantendrán un sistema único y completo de contabilidad
que comprende el registro e informe de todas las actividades financieras, sin excepción
alguna, bajo la responsabilidad y autoridad del Ecónomo Inspectorial.
COMENTARIO
El sistema único y completo de contabilidad, será planificado, dirigido y supervisado
bajo una sola responsabilidad y autoridad. Este sistema de contabilidad comprende los
111
formularios, registros de entrada original, balances, estados financieros y demás
documentos relacionados con las operaciones del Economato Inspectorial y Casas u
Obras, consolidando en forma permanente y emitiendo informes para la toma de
decisiones y conocimiento del Inspector y su Consejo o director y su consejo de obra.
5.1.2. Control Previo Contable
El control previo al compromiso y al desembolso de los recursos financieros es parte del
sistema de contabilidad y se establecerá como norma y función de las unidades de
contabilidad, como también en las demás áreas que realizan transacciones y registros
contables.
COMENTARIO
El proceso de control previo debe integrarse dentro del flujo normal de las operaciones
y transacciones de las casas u obras salesianas, de tal manera que funcione sin demoras
ni obstáculos, debe efectuarse como parte de las funciones del personal y de su
cumplimiento. Se dejará constancia en los documentos fuente.
5.1.3. Actualización Permanente
El funcionamiento del sistema de contabilidad será revisado y evaluado en forma
permanente, mejorando y actualizando sus procedimientos y sobre la base de
disposiciones de los organismos reguladores y de control.
COMENTARIO
Es necesario mantener un proceso constante de renovación de políticas y
procedimientos contables para asegurar que el sistema no se vuelva obsoleto. Para ello
es obligación de las personas involucradas en los sistemas de autorización, registro y
control, realizar las evaluaciones.
5.1.4. Oportunidad en la Contabilización
La contabilización de las transacciones de los registros o formularios de entrada original
se ejecutará diariamente, de igual manera aquellas operaciones extracontables deben ser
112
inmediatas de manera que la información sea veraz y oportuna para la toma de
decisiones.
COMENTARIO
Es necesario asentar diariamente en los registros de entrada original todas las
transacciones efectuadas en base de los documentos fuente, para evitar la acumulación
de las transacciones no registradas que pueden atrasar el sistema contable.
5.1.5. Trabajo Profesional
Todo el personal que realiza registros contables debe tener una adecuada preparación
técnica y suficiente experiencia profesional.
COMENTARIO
Los contadores y en general el personal relacionado con el sistema financiero deben
poseer cualidades de carácter, educación, experiencia y ética profesional, de acuerdo
con los niveles de responsabilidad de cada cargo. El contador debe tener madurez de
juicio y habilidades técnicas en base de su formación en la práctica contable.
5.1.6. Criterio Profesional
El personal que realiza registros contables mantendrá y demostrará un criterio objetivo
con uniformidad y prudencia profesional en todos los asuntos relacionados con los
registros contables e informes financieros.
COMENTARIO
Al realizar el registro de las transacciones, el contador o asistente contable determinará
objetiva y profesionalmente como registrarlas, es responsable del registro, de acuerdo
con las Normas Ecuatorianas de contabilidad, Normas Internacionales de Contabilidad y
Principios de Contabilidad de general Aceptación, hasta la adopción y aplicación de
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Al aplicar su juicio técnico,
debe considerar el impacto en la presentación de los estados financieros.
113
5.1.7. Cuidado Profesional
Quienes realizan transacciones contables ejercerán sus funciones con el debido cuidado
profesional y diligencia, en la elaboración, presentación de informes y estados
financieros.
COMENTARIO
Los contadores deben ser prudentes en el cumplimiento de sus actividades. El esmero
profesional consiste en la habilidad del profesional contable para desempeñar sus
funciones con minuciosidad, orden y responsabilidad.
Las personas que intervienen en una operación administrativa o financiera establecerán
mecanismos y procedimientos para analizar las operaciones, antes de su autorización,
determinando la propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con los documentos de
respaldo, presupuesto y planes operativos anuales.
5.1.8. Documentación y Archivo
FORMULARIOS PRENUMERADOS
Los formularios que respaldan la ejecución de operaciones financieras, utilización y
manejo de recursos materiales y de valores monetarios, tendrán obligatoriamente a su
impresión una numeración en forma cronológica y secuencial para su control
permanente.
COMENTARIO
Es necesario mantener un control sobre la secuencia de formularios y cualquier otro
comprobante utilizados en las operaciones financieras o materiales. Los documentos
productos de fallas de impresión, o de gestión serán anulados y archivados
secuencialmente con sus similares. De ninguna manera se perderá el orden cronológico.
En caso de documentos dados de baja se deberá archivar la resolución impresa del SRI.
La custodia y dotación de formularios no utilizados no deben estar al alcance de
personas no autorizadas.
114
DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
Toda operación o transacción financiera o administrativa, será respaldada y justificada
con documentación suficiente y competente.
COMENTARIO
Los documentos de soporte deberán ser archivados en orden cronológico para facilitar
su comprobación y respaldo a la transacción, siempre observando las disposiciones
reglamentarias y políticas internas.
a) Archivo de documentación contable
Las casas u obras salesianas mantendrán sus archivos contables, incluyendo los
respaldos respectivos, en estado pasivo, por un período no menor a los siete años
contados a partir del cierre del ejercicio.
COMENTARIO
Los archivos serán a base de CD´s, discos externos u otro tipo de respaldo con sus
respectivos Back up.
b) Documentos Extracontables
Ningún registro, formulario o documento que demuestre transacciones o resultados
financieros será considerado extracontable.
COMENTARIO
Todo registro, formulario, libro, resumen, mayor, auxiliares o cualquier otro documento
que contenga cifras expresadas en unidades monetarias que respalden transacciones u
operaciones financieras, serán consideradas parte del sistema de contabilidad. No se
consideran documentos contables los presupuestos, planes operativos y demás
programas que tengan relación con el flujo de recursos financieros que no hayan sido
comprometidos o ejecutados. Al momento de su compromiso y obligación con fines de
ejecución será parte del sistema contable.
115
c) Documentos Fuente
Cada Casa u Obra Salesiana mantendrá un archivo de todos los documentos fuente que
respalden las operaciones y transacciones asentadas en el módulo del sistema contable.
Ningún asiento contable puede efectuarse sin el respaldo del documento fuente.
COMENTARIO
Un documento fuente o comprobante contable respalda una transacción financiera y
permite o fundamenta un registro contable. Por su importancia sirven como medio de
prueba de la veracidad, legalidad, exactitud, aprobación y autorización de una operación
contable.
El archivo de los comprobantes contables será en orden cronológico y según la fecha de
la transacción. La anulación de un documento fuente no impide su archivo manteniendo
el orden secuencial.
Bases para Generar el Control Interno Institucional 5.2.
El control interno debe ser el sostén en la administración de las instituciones, debido a
que un problema o deficiencia determinada tiene sus raíces y, por lo mismo, las
consecuencias, que si no se corrigen a tiempo pueden convertirse en el origen de nuevas
deficiencias o desfases económicos, financieros o contables.
Finalmente, para que el control interno de una Casa u Obra sea óptimo, es necesaria la
elaboración de un manual de procedimientos para cada una de las políticas enunciadas
en este documento de acuerdo con la realidad de cada Casa u Obra Salesiana.
116
5.2.1. Normas de Control Interno
Tabla 10 Normas de Contabilidad para el control interno
Empresa: MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO
Normas de Contabilidad para el control interno.
CODIGO ENUNCIADOS
A. GENERALES ADMINISTRATIVAS
A.01. Delegación de funciones.
A.02. Segregación de funciones.
A.03. Autorización y registro de las autorizaciones.
A.04. Líneas de Comunicación.
A.05. Formación del Consejo Económico.
A.06. Supervisión continúa.
A.07. Cumplimento de disposiciones.
A.08. Autorizadores del gasto.
A.09. Actualización de Reglamentos.
A.10. Elaboración y control presupuestario.
B. DOCUMENTACION Y ARCHIVO
B.01. Formulación pre numerados.
B.02. Documentación de respaldo.
B.03. Archivo de documentación y respaldo magnético.
C. SISTEMA AUTOMATICO DE DATOS
C.01. Acceso a módulos de operación.
C.02. Vigencia de licencias de uso del software.
C.03. Mantenimiento del Hardware.
C.04. Supervisión continúa a los operadores y usuarios de equipos.
C.05. Control de claves de acceso.
D. ACTIVOS FIJOS
D.01. Sistema de registro.
D.02. Adquisición.
D.03. Contratación física.
D.04. Uso de vehículos.
D.05. Identificación de activos fijos.
D.06. Enajenación de bienes.
D.07. Custodia.
E. OTROS ACTIVOS
E.01. Sistema de registro de los inventarios.
E.02. Control de adquisidores.
E.03. Adquisiciones de materia prima, suministro y materiales.
E.04. Constataciones físicas.
E.05. Enajenación de inventarios.
E.06. Control de pagos anticipados.
E.07. Actualización de dividendos ganados.
CONTINUA
117
F. EGRESOS O CUENTAS DE RESULTADOS
DEUDORES.
F.01. Documentos de respaldo.
F.02. Niveles de autorización de gastos.
F.03. Control presupuestario del gasto.
F.04. Limitación de gasto extrapresupuestario.
F.05. Compromisos del gasto.
F.06. Obligación del gasto.
F.07. Trabajos eventuales.
F.08. Gastos en capacitación.
F.09. Gastos suntuarios e innecesarios.
F.10. Control gasto de publicidad y propaganda.
F.11. Donación en general.
F.12. Obligación de suscribir contratos escritos.
F.13. Disposiciones tributarias.
G. INGRESOS O CUENTAS DE RESULTADOS.
ACREEDORES.
G.01. Documentación de respaldo.
G.02. Control periódico de intereses ganados.
G.03. Control periódico de ingresos por servicios.
G.04. Manejo de cobranzas.
NC NORMAS DE CONTABILIDAD.
NC.01. Las operaciones contables.
NC.02. Controles previos contables.
NC.03. Actualización permanente.
NC.04. Oportunidad de contabilización.
NC.05. Experiencia profesional.
NC.06. Criterio profesional.
NC.07. Cuidado profesional.
NC.08. Manual de contabilidad.
NC.09. Actualización de catálogo de cuentas.
NC.10. Aprobación de procedimientos contables.
NC.11. Actualización de procedimientos contables.
NC.12. Archivo de documentación contable.
NC.13. Documentos extracontables.
NC.14. Documentos, fuente.
NC.15. Contabilización de vienes en dación de pagos.
NC.16. Probación para cuentas de dudoso cobro.
NC.17. Corrección de errores.
NC.18. Revelación suficiente atravesó de notas.
118
Indicadores de gestión 5.3.
Un indicador sirve para determinar el seguimiento permanente a todo lo planeado y
hacer los correctivos necesarios sobre la marcha de la empresa. Un indicador pretende
caracterizar el éxito o la eficiencia de un sistema, programa u organización pues sirve
como una medida aproximada de algún componente o de la relación entre los
componentes.
119
a) Cuadro de indicadores utilizados para el análisis de Eficacia y Gestión.
Tabla 11 Cuadro de indicadores de Eficacia y Gestión.
FACTOR INDICADOR FÓRMULA VALORACIÓN DE GESTIÓN
OBJETIVO RESPONSABLE FRECUENCIA INTERPRETACIÓN NEGATIVA ADECUADA EXCELENTE
Liquidez Liquidez corriente
Capital de trabajo=
Activo Corriente
1
Pasivo Corriente
MENOR
A 0.5 0.5 - 1
MAYOR A
1
Determinar la
capacidad de
trabajo
Contadora Anual
Color rojo menor a 0.5 atención urgente en la gestión, de 0.5 a 1
color amarillo gestión adecuada con
correctivos leves, color verde mayor
a 1 gestión con excelentes
resultados.
Liquidez Prueba Acida
Prueba acida =
activo corriente -
inventarios
pasivos
pasivos corrientes
MENOR
A 1 1
MAYOR A
1
Determinar la
capacidad para
cancelar sus
obligaciones
corrientes
Contadora Trimestral
Este índice determina la capacidad de pago a corto plazo, color rojo
valor menor a 1 negativa, adecuada
color amarillo igual a 1, color verde mayor a 1 ideal u buena.
Gestión Rotación de
Cartera Cartera= ventas /
Cuentas por cobrar
MAYOR
A 30
DÍAS
30 DIAS MENOR A
30 DÍAS
Medir la
eficiencia con la
cual se utiliza
los recursos
Contadora /
administración Trimestral
Promedio que las cuentas por cobrar
retornan, color rojo negativo mayor a
30 días, adecuado igual a 30 días, excelente rapidez de cobranza menor
a 30 días.
Gestión Rotación de
Ventas
Rotación ventas=
Ventas / Activo
total
MENOR
A 0.5 0.5 - 1
MAYOR A
1
Medir el
coeficiente de
eficiencia
directiva
Dirección /
Contadora /
Administración
Semestral
Coeficiente de eficiencia directiva,
negativa o mala menor a 0.5
incrementar ventas, 0.5 a 1 amarillo buena pero no eficiente, mayor a 1
efectiva administración en ventas.
Gestión
Gasto
Administración y
Ventas
Impacto G.A. y
V= Gastos
administrativos y
ventas /
Ventas
MAYOR
A 1 0.5 - 1
MENOR A
0.5
Medir las
actividades de
gestión y los
relacionados con
comercialización
Dirección /
Contadora /
Administración
Semestral
Menor a 0.5 color verde gastos
controlados, entre 0.5 y 1 gastos mínimos de operación, mayor a 1
color rojo alerta y toma de acciones
inmediata.
Gestión Período medio de
pago
Período M. de P.=
(Ctas y Dctos por
pagar * 365)
2
Compras
MENOR
A 30
DÍAS
30 DÍAS MAYOR A
30 DÍAS
Medir el tiempo
que tarda en
cubrir sus
obligaciones
Contadora Semestral
Color rojo menor a 30 días alerta en
manejo de pagos, 30 días tiempo normal de pago color amarillo, color
verde mayor a 30 días tiempo
excelente de pago.
120
Cronograma para acciones de implementación y seguimiento 5.4.
ACTIVIDAD USUARIOS DIAS LABORABLES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Socialización de
procedimientos y
normas contables
Dirección,
Contabilidad,
Administración, Personal
Presentación de
informes obtenidos
con resultados del
trabajo realizado
Dirección,
Contadora,
Administración
Gestión contable y
de las políticas de control
Dirección,
Contadora, Administración
Ejecución Sistemas
de Información y Comunicación
Personal en
general
Elaboración base de
impuestos
(noviembre 2017)
Asistente
contable
Revisión y
aprobación de
impuestos
Contadora
Ejecución
procedimiento
elaboración de
impuestos mensuales
Contadora
Elaboración y
ejecución de anexo transaccional
(octubre)
Contadora
Ejecución de
gestión documental
Pasante
ejecutor
Análisis y
presentación de
resultados
Dirección,
Contadora,
administración, pasante ejecutor
Figura 10 Cronograma de implementación
Elaborado por: Fernando Quishpe
121
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES
Conclusión
La innovación de la gestión contable en la institución la consideró como una meta vital
para el perfeccionamiento de sus tareas habituales en nuevos y mejores
procedimientos que formulen una información veraz, oportuna y completa respaldada
con documentos y registros que afirmen y reflejen resultados reales de la situación
financiera.
El proceso de la implementación de las nuevas reformas al desarrollo de la gestión
contable no debe entenderse como simples cambios sino como instrumentos de apoyo a
la reorganización de labores que permitan generar mecanismos donde se permita medir
y valorar los intangibles de la empresa así como la forma de revelar información que
ayude a tomar una buena decisión.
Toda institución que ejecuta tareas permanentes u ocasionales de fondo contable
necesita implementar una estructura de procesos para el funcionamiento, pues precisa
controlar las operaciones que se realizan, los cambios en activos, pasivos o en su
patrimonio, afín de que se pueda informar e interpretar los resultados de la gestión
administrativa y financiera, a pesar de que No se trata únicamente de informar a los
diferentes órganos de control acerca de la correcta utilización de los recursos, sino que
se trata cada vez mas de utilizar los patrimonios de la mejor manera posible en
beneficio de la institucionalidad; la reforma al manejo y la importancia del sistema
contable como instrumento valioso de gestión predispone alcanzar los objetivos y, en
consecuencia el ajuste del mismo plantea las nuevas realidades para que se desarrolle un
direccionamiento adecuado y cumplir a cabalidad con los fines de la contabilidad que
es el de generar informes útiles y oportunos a los usuarios internos y externos.
122
Recomendaciones
Para una eficiente Gestión Contable por procedimientos se debe elaborar un
diagnóstico, aplicar la metodología de planificación estratégica y participativa para
priorizar las necesidades, fijar las políticas, líneas de dirección y objetivos; formular los
planes de desarrollo a corto, mediano y largo plazo acorde a la realidad, para la
programación de las actividades, proyectos de inversión y asignación de las
responsabilidades.
Se sugiere mejorar el proceso de Gestión Contable mediante la planificación y
programación estratégica para identificar las necesidades y problemas reales, que debe
contener planes operativos. La elaboración debe ser realizada con participación de
todas las áreas y departamentos, la aprobación debe ser consensuada y formalizada
con los actos administrativos de los niveles competentes, la ejecución debe estar a cargo
de todas las unidades, quienes deben hacerlo en estricto respeto a lo desarrollado, el
monitoreo, control y evaluación de las actividades debe realizarse antes, durante y
posterior a la ejecución.
La Institución de consolidar la propuesta planteada sobre las estructuras de los
procedimientos contables desarrollados fortalecerá las acciones internas y externas que
son el soporte en la nueva visión de la MATERNIDAD MITAD DEL MUNDO en el
campo de gestión Administrativo – Contable, apoyará y aumentará la implicación y el
compromiso de todos los empleados de la institución en las tareas y acciones, así como
de sistemas especializados de comunicaciones, identificará y asignará responsabilidades
respecto a las funciones indispensables con una forma organizacional fácilmente
entendida o comprendida, conseguirá utilidad respecto del tiempo y eficacia del usuario
(o promotor) que se limita al manejo de un grupo de procedimientos con características
similares; además de proporcionar un buen entrenamiento para los usuarios en potencia;
permitirá el empleo adecuado y la manera óptima de transmitir la información entre
usuarios, y ; sobre todo proporcionar informes efectivos en tiempos exigidos.
123
Índice temático
Gestión
Procedimientos
Economato
Sociedad Salesiana
Casa u obra salesiana
Información
Comunicación
Ingresos
Egresos
Impuestos
Aportaciones Sociales
Emisión de Reportes
Archivo contable
Validación de Inventarios
Control Interno
Normas Contables
Perfiles de Cargo
Director General
Director
Indicadores
Eficacia
124
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127
ANEXOS
128
Anexo A RUC Maternidad Mitad del Mundo
129
130
Anexo B Nombramiento Oficial Director General (Representante Legal de Maternidad
Mitad del Mundo
131
Anexo C Permiso de funcionamiento institucional de la Maternidad Mitad del Mundo
132
Anexo D Formato de facturas utilizadas en la Maternidad Mitad del Mundo para el
proceso de venta de servicios
133
Anexo E Formato de retenciones utilizadas en la Maternidad Mitad del Mundo
134
Anexo F Formato de notas de crédito utilizadas en la Maternidad Mitad del Mundo
135
Anexo G Formato del recibo para los cierres de caja en la Maternidad Mitad del
Mundo
