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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORA DEL ÁREA
CONTABLE EN CHILEMP S.A
AUTORES:
PEDRO ANDRÉS SÀNCHEZ OLEAS
JOSELYN GABRIELA SAÑAY NARANJO
TUTORA: ING. WENDY BRAVO ROSS, Msc
GUAYAQUIL-ECUADOR
ENERO 2018
I
Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: Diseño de manual de procedimientos para mejora del área contable en
Chilemp S.A
AUTORES:
Sánchez Oleas Pedro Andrés
Sañay Naranjo Joselyn
Gabriela
TUTOR:
Ing. Wendy Bravo Ross, Msc
REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE
PUBLICACIÓN:
NO DE PÁGS: 51
ÁREA TEMÁTICA: Contabilidad, Evaluación de Procedimientos.
PALABRAS CLAVES: Procedimientos, Área contable, Manual de procedimientos, Estados
Financieros.
RESUMEN:
El presente se realizó con el propósito de proponer un manual de procedimientos para el área
contable de Chilemp S.A, ubicada en la ciudad de Guayaquil, calles Chimborazo 3202 y Vacas
Galindo. Para la realización de este tesis, se realizó una descripción de la situación de la empresa,
comenzando con la historia de la misma, y luego explicando la situación actual, así como las
falencias que tiene la empresa a nivel general, pero luego el enfoque va dirigido al área contable,
ya que al contar con un manual de procedimientos, las tareas son realizadas de manera empírica,
lo cual no es lo más adecuado; luego se establece un marco referencial, en el cual se tratan aspectos
como los antecedentes de la investigación, los marcos teóricos, contextual, conceptual y legal
,estableciéndose las definiciones más importantes relacionadas al tema investigativo, normativa
relacionada al tema investigado, etc. En el capítulo 3 se desarrolla el marco metodológico, dejando
definida la manera en la que se realizará la investigación, siendo la entrevista la principal técnica
de investigación aplicada, y éstas fueron dirigidas a Contador, al Gerente General y a uno de los
asistentes contables. Para finalizar este resumen es importante destacar la propuesta planteada, la
misma que consiste en el establecimiento de procedimientos para arqueos de caja, conciliaciones
bancarias, elaboración de estados financieros y otros propios del área.
NO DE
REGISTRO (en base de
datos):
NO DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF SI NO
CONTACTO CON
AUTORES
Sánchez Oleas Pedro Andrés
Sañay Naranjo Joselyn
Gabriela
TELÉFONO:
0968249959
0994928506
EMAIL:
SECRETARIA
GENERAL:
NOMBRE:
TELÉFONO:
II
III
Renuncias de Derechos de Autoría
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de:
Pedro Andrés Sánchez Oleas con CI. 0951841865
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo con CI. 0929766558
Tema: “DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORA DEL ÁREA
CONTABLE EN CHILEMP S.A”
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como
a bien tenga.
_________________________
Pedro Andrés Sánchez Oleas
IV
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrado, Ingeniera Comercial Wendy Bravo Ross como tutora de tesis de
grado como requisito para optar por el título de CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA,
presentada por los egresados:
Pedro Andrés Sánchez Oleas con CI. 0951841865
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo con CI. 0929766558
Cuyo tema es: “DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORA DEL
ÁREA CONTABLE EN CHILEMP S.A”.
Certifico que he revisado y aprobado la presente tesis en todas sus partes, encontrándose apta
para la sustentación.
___________________________________
Ing. Wendy Bravo Ross, Msc
CI: 1309184842
V
Dedicatoria
Al culminar este trabajo de investigación, dedicamos este trabajo de investigación
A Dios:
Por ser parte nuestra fortaleza, por ayudarnos física y espiritualmente, en todo momento por
la vida y las oportunidades que esta nos da para lograr nuestros sueños y recordar que las
cosas vale la pena luchar y que cada sacrificio tiene su éxito.
A nuestros padres y familiares:
Por ser nuestro apoyo ya que sin ellos no podría alcanzar esta meta, por sus consejos, por
recordarnos siempre quienes somos y que podemos llegar a cumplir lo que nos propongamos
si tenemos perseverancia.
A nuestros amigos y compañeros de estudio:
Por cuanto ellos nos ayudaron con sus conocimientos, consejos, así como el trabajo en equipo
durante estos años de estudio, ya que definitivamente el trabajar en equipo ayuda a que todas
las actividades se realicen de mejor manera.
VI
Agradecimiento
Agradecemos en primer lugar a Dios por habernos permitido lograr esta meta, ya que sin Él
nada es posible, por cuanto es gracias al Creador que puedo contar con la vida, el aire y todo
lo que permite seguir adelante día a día, y por eso le agradecemos este logro y todos los que
pueda tener en el transcurso de mi vida.
También agradecemos a la Universidad de Guayaquil por habernos brindado la oportunidad
de formarme durante estos años en sus aulas a través del conocimiento y experiencia
impartida por los docentes, los cuales en ocasiones nos tenían paciencia cuando se cometía
algún error, y es que a través de los errores se aprende tal y cual lo menciona el adagio
popular.
Finalmente, no podemos dejar de agradecer a nuestra tutora, la ingeniera Wendy Bravo Ross
por haber tenido paciencia durante la revisión de esta tesis, ya que en ocasiones nos
descuidamos en aspectos establecidos por ella, pero definitivamente ella cumplió a cabalidad
su rol de tutora, y sin el apoyo de ella quizás no se hubiera realizado este trabajo de
investigación.
VII
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública
Autorizada
“DISEÑO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORA DEL ÁREA
CONTABLE EN CHILEMP S.A”
Autores: Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Tutora: Ing. Wendy Bravo Ross, Msc.
Resumen
El presente trabajo propone diseñar un manual de procedimientos enfocado al área contable
de Chilemp S.A., ubicado en la ciudad de Guayaquil en Chimborazo 3202 y Vagas Galindo.
En la cual se ha establecido un detalle actual contable de la empresa, por medio de esta
investigación nos hemos enfocado a realizar una serie de encuesta para saber las opiniones de
los trabajadores e identificar las falencias que genera la gestión contable. Se diseña un
manual de procedimientos para mejorar la duplicidad de tareas y los retrasos de la
información, Por la cual nos permite observar a través del marco referencial los ensayos,
proyectos y tesis que va relacionado al tema de este proyecto, para despejar de alguna duda al
momento de realizar el tema de investigación también está relacionado con el marco
conceptual y teórico, sin duda el marco legal nos indicaba las normativas y leyes que
generan en diversos organismos competentes; una de las características del marco
metodológica es donde nos permite desarrollar los tipos y diseños de la investigación donde
se enfoca el presente estudio, nos permite interpretar y desarrollar los resultados para poder
llegar a una conclusión. Para finalizar hemos destacado una propuesta fiable y precisa para
generar beneficios a futuro.
Palabras clave: Trabajo de campo, Diseño, Manual de procedimientos, Área contable.
VIII
University of Guayaquil
Faculty of Administrative Sciences
School of Public Accounting Authorized
“DESIGN OF MANUAL OF PROCEDURES TO THE ACCOUNTING AREA IN
CHILEMP S.A”
Autores: Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Tutora: Ing. Wendy Bravo Ross, Msc.
Abstract
The presente work propasas a procedures manual focused on the accounting area of Chilemp
S.A., Located in the city of Guayaquil in Chimborazo 3202 and vague Galindo. In the which
had established a detailed accounting of the company's current, through this research we have
focused to make a series of survey to know the views of workers and identify the
shortcomings that generates the accounting management. You design a manual of procedures
to improve the task duplication and delays in information, which allows us to see through the
referential framework tests, projects and thesis that is related to the theme of this project, to
clear any doubt at the time of the research theme is also related to the conceptual and
theoretical framework, Certainly the legal framework we indicated the regulations and laws
that generate in various agencies; one of the characteristics of the methodological framework
is where allows us to develop the types and designs of the research focuses on the present
study, allows us to interpret and develop the results to be able to reach a conclusion. To finish
we have highlighted a reliable and precise proposal to generate benefits in the future.
Keywords: Field work, design, manual of procedures, accounting área.
IX
TABLA DE CONTENIDO
Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología ......................................................................... I
Renuncias de Derechos de Autoría ........................................................................................... III
Certificación del Tutor .............................................................................................................. IV
Dedicatoria ................................................................................................................................. V
Agradecimiento ......................................................................................................................... VI
Resumen ................................................................................................................................... VII
Abstract ................................................................................................................................... VIII
Introducción. .............................................................................................................................. 1
Capítulo I: .................................................................................................................................. 2
El problema ................................................................................................................................ 2
1.1 Planteamiento del Problema ........................................................................................ 2
1.2 Formulación y Sistematización del Problema ............................................................. 5
1.2.1 Formulación del problema ..................................................................................... 5
1.2.2 Sistematización del problema................................................................................ 5
1.3 Objetivos de la Investigación ...................................................................................... 5
1.3.1 Objetivo General .................................................................................................... 5
1.3.2 Objetivos Específicos ............................................................................................. 5
1.4 Justificación del Proyecto ........................................................................................... 6
1.4.1 Justificación Teórica .............................................................................................. 6
1.4.2 Justificación Metodológica .................................................................................... 6
1.4.3 Justificación Práctica .............................................................................................. 7
1.5 Delimitación del problema .......................................................................................... 7
1.6 Hipótesis y variables ................................................................................................... 8
1.6.1 Hipótesis general: ...................................................................................................... 8
1.6.2 Variables de la investigación..................................................................................... 8
Capitulo II ................................................................................................................................ 10
Marco referencial ..................................................................................................................... 10
2.1 Antecedentes de la investigación .............................................................................. 10
2.2 Marco teórico ............................................................................................................ 12
2.2.1 Control interno ........................................................................................................ 12
2.2.2 Principios del COSO ............................................................................................... 12
2.2.3 Monitoreo ................................................................................................................ 14
X
2.2.4 Principios contables ................................................................................................ 14
2.2.5 Los manuales de Políticas y Procedimientos .......................................................... 15
2.2.6 Manual de procedimientos ...................................................................................... 15
2.2.7 Manual de funciones ............................................................................................... 16
2.2.8 Análisis de manual de funciones ............................................................................. 18
2.2.9 NIC 2: Inventarios ................................................................................................... 19
2.2.10 NIC 7: Efectivo y equivalentes al efectivo ............................................................ 19
2.2.11 NIC 16: Propiedad Planta y Equipo. ..................................................................... 20
2.3 Marco contextual....................................................................................................... 21
2.3.1 Historia. ................................................................................................................ 21
2.3.2 Misión. ................................................................................................................. 22
2.3.3 Visión. .................................................................................................................. 22
2.3.4 Compromiso ......................................................................................................... 23
2.3.5 Valores ................................................................................................................. 23
2.3.6 Productos ofrecidos. ................................................................................................ 23
2.4 Marco conceptual. ..................................................................................................... 28
2.4.1 Auditoria: ............................................................................................................. 28
2.4.2 Contabilidad: ........................................................................................................ 28
2.4.3 Control de gestión: .................................................................................................. 29
2.4.4 El ciclo contable: ..................................................................................................... 29
2.4.5 Principios generales del control interno: ................................................................. 30
2.4.6 Procedimientos de control: ...................................................................................... 30
2.4.7 Sistema de contabilidad: ......................................................................................... 30
2.5 Marco legal. .............................................................................................................. 31
2.5.1 La Constitución Nacional ........................................................................................ 31
2.5.2 La Ley de Compañías .............................................................................................. 32
2.5.3 La Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno .................................................... 32
2.5.4 Normas Internacionales. .......................................................................................... 32
Capítulo III ............................................................................................................................... 35
Marco metodológico: ............................................................................................................... 35
3.1 Diseño de la investigación. ............................................................................................ 35
3.2 Tipo de investigación. .................................................................................................... 35
3.3 Población ........................................................................................................................ 36
3.4 Muestra ........................................................................................................................... 37
3.4.1 Tipo de muestra no probabilística ........................................................................... 37
3.5 Técnicas a instrumentos de investigación. ..................................................................... 38
XI
3.5.1 La Entrevista ........................................................................................................... 38
3.5.2 El cuestionario ......................................................................................................... 38
3.6 Análisis de Resultados ................................................................................................... 39
3.6.1 Análisis de resultado de la entrevista al Gerente General. ...................................... 39
3.6.2 Análisis de resultado de la entrevista al Contador. ................................................. 40
3.6.3 Análisis de resultado de la entrevista al Asistente Contable. .................................. 40
3.6.4 Análisis de resultado a la interrogante dirigida a los tres entrevistados. ................. 41
3.6.5 Análisis de resultado a la Guía de Observación. ..................................................... 41
Capitulo IV ............................................................................................................................... 44
La propuesta ............................................................................................................................. 44
4.1 Propuesta de manual de procedimientos para mejora en el área contable en Chilemp
S.A de la ciudad de Guayaquil. ......................................................................................................... 44
4.1.1 Ingreso de documentos fuentes ............................................................................... 45
4.1.2 Elaboración de los Estados Financieros .................................................................. 46
4.1.3 Conciliación Bancaria ............................................................................................. 47
4.1.4 Arqueo de Caja ........................................................................................................ 48
4.1.5 Compra y registro de Propiedad Planta y Equipo ................................................... 49
4.1.6 Control de inventario ............................................................................................... 50
4.1.7 Pago a Proveedores ................................................................................................. 51
CONCLUSIONES ............................................................................................................... 54
RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 55
Bibliografía ............................................................................................................................... 56
APÉNDICES ............................................................................................................................ 58
INDICE DE TABLA
Tabla 1 Causas y consecuencias ................................................................................................ 4
Tabla 2 Operacionalización de variables ................................................................................... 9
2.3.6 Tabla 3 FODA en Chilemp S.A .................................................................................... 25
Tabla 4 Población del área Chilemp S.A ................................................................................. 37
Tabla 5 Utilidades de la empresa Chilemp S.A ....................................................................... 53
INDICE DE FIGURA
Figura 1: Croquis de la ubicación de empresa ......................................................................... 21
Figura 2 Flujograma de actividades ......................................................................................... 27
Figura 3 Diagnostico Cuantitativo del área contable ............................................................... 41
1
Introducción.
Debemos mencionar que el diseño de un manual de procedimientos es una herramienta
muy importante para cualquier área, pues en el mismo se establecen todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre los procedimientos llevados a cabo por una
determinada área.
Esta investigación persigue como objetivo general el diseño del manual de procedimientos
para el área contable de la empresa Chilemp S.A, y para la realización de la misma se
consultó diversas fuentes de información, como lo estipulado por los principios del COSO,
así como tesis ya realizadas por otros autores y relacionadas a nuestro tema a fin de poder
establecer los antecedentes de la investigación. En lo que corresponde al diseño de la
investigación, se realizó un trabajo de campo, a través de técnicas como la observación, y
especialmente las entrevistas, las mismas que fueron realizados a elementos claves, como el
Gerente General, el Contador y uno de los Asistentes Contables, obteniendo como dato
general el hecho de que la ausencia de un manual incide en que los procedimientos sean
realizados de manera empírica y no con lineamientos que orienten los procedimientos más
importantes realizados por el área contable.
Finalmente, como aspecto central se desarrolla la propuesta, la misma que consiste en la
elaboración del manual a seguir para la realización de procedimientos como los arqueos de
caja, conciliaciones bancarias y otros propios del área contable, dejando claramente definidas
las instrucciones a seguir, así como los responsables, todo esto con la finalidad de que los
procesos del área sean realizados de manera adecuada y puedan cumplir su objetivo principal,
el mismo que es el elaborar y presentar a gerencia los estados financieros de manera oportuna
a fin de los directivos puedan realizar la toma de decisiones en base a información financiera
confiable y oportuna.
2
Capítulo I
El problema
1.1 Planteamiento del Problema
A nivel internacional, el tema de control interno ha sido un tema muy tratado, y es que
la importancia de este radica en que la finalidad del mismo es resguardar los recursos de la
empresa y evitar fraudes u otras anomalías, siendo ejemplos de estos escándalos como los de
las empresas Enron (2001), Parmalat (2003) y otros, y ante estos casos se crearon leyes que
permitan fortalecer el control interno, siendo un ejemplo la Ley Sarbanes Oxley, expedida en
el año 2002.
Realizando un enfoque a nivel nacional, se debe remontar al siglo pasado, y es que en
el año 1977 las autoridades legislativas expidieron la Ley Orgánica de Administración
Financiera y Control, normativa que reemplazaba a la Ley Orgánica de Hacienda, y además
en noviembre del año en mención, la Contraloría General del Estado dio a conocer las
Normas Técnicas de Control Interno, de la mano con las Políticas de Contabilidad, Normas
Técnicas de Contabilidad y Políticas del Sector Publico, y hablando sobre situaciones del
presente siglo, se debe mencionar que en el año 2002 el ente de control mencionado en este
párrafo emitió las Normas de Control Interno, las mismas que fueron actualizadas en el año
2009 a fin de apegarse a los cambios en el ordenamiento jurídico y avances en la gestión
pública; en lo referente a casos de fraude a nivel nacional, puede haber muchos, pero para
efectos de ejemplo, se hace referencia al caso del extinto Filanbanco, el cual quebró por
aspectos como mala administración y falta de control al momento de conceder créditos y
causó muchos problemas a los clientes de esta institución financiera.
Hablando sobre la situación de la empresa en la cual se realizará la investigación, se
debe mencionar que la historia de la misma se remonta al siglo anterior, y se toma como
referencia la información disponible en la página web de Labra que Labra, la cual indica que
3
los señores Carlos del Carmen Labra Jara y la señora María Cecilia Valenzuela Gutiérrez
llegaron al Ecuador en el año 1975 y tomaron la decisión de dedicarse al negocio de
empanadas, con lo cual inician con un pequeño quiosco ubicado en las calles Chimborazo y
Huancavilca, y aunque al inicio el emprendimiento no fue tan exitoso, con el paso del tiempo
han logrado consolidar la marca y formar el grupo Labra que Labra, el mismo que está
formado por dos empresas, las mismas que son Chilemp S.A y Talcachi S.A, y una persona
natural obligada a llevar contabilidad: Carlos del Carmen Labra Jara; en el caso de esta tesis,
la investigación se centrará en Chilemp S.A, entidad que actualmente está dentro del grupo de
PYMES, siendo una empresa mediana, por cuanto se apega a los parámetros establecidos por
la Superintendencia de Compañías, la cual establece que una empresa mediana es aquella en
la cual el personal ocupado va entre 50 y 199 personas, el valor bruto de ventas anuales oscila
entre $1,000,001.00 y $5,000,000.00 y en cuanto al monto de activos, este debe estar
valorado entre $750,001.00 y $3,999,999.00.
Realizando un enfoque al problema a solucionar, se debe mencionar que esta
organización cuenta con varios problemas, entre los cuales se pueden mencionar la falta de la
adecuada segregación de funciones, una estructura orgánica de la empresa no ajustada con el
crecimiento de la misma, y una designación de funciones no definida claramente, debiendo
mencionar que todos estos problemas se originan por la ausencia de un sistema de control
interno que proporcione políticas y otros lineamientos para regular los aspectos
mencionados. Sin embargo, para la realización de esta tesis, se tendrá un enfoque al área
contable, la cual actualmente no cuenta con procedimientos establecidos en un manual, y por
consiguiente las tareas a ejecutar no están planificadas y como resultado final, no se está
contando con información financiera y contable de manera oportuna.
En lo referente al soporte bibliográfico del problema de investigación, este se
4
encuentra respaldado en las diferentes fuentes de información sobre el tema investigado,
como artículos de páginas web referentes a este tema o para citar un ejemplo especifico, se
cuenta con la NIA 265, en la cual se hace referencia a las deficiencias en el control interno y
pone situaciones como la ausencia de un control para la prevención o detección de
incorreciones en los estados financieros; una vez establecido esto, se presenta el análisis
situacional del problema.
Tabla 1 Causas y consecuencias
Causa Consecuencia
Ausencia de manual de procedimientos del área
contable.
Desconocimiento de cómo realizar las actividades
propias del área
Funciones a realizar no definidas claramente. Ineficiencia en el desempeño y duplicación de
tareas
Falta de planificación de trabajo del área
contable.
Retraso en la elaboración y presentación de
estados financieros a la gerencia.
La ausencia de un manual de procedimientos para el área contable de la empresa
Chilemp S.A genera situaciones como el no saber exactamente qué hacer ni cómo hacerlo, así
como el retraso en la presentación de los estados financieros a la gerencia.
El problema mencionado puede generar inconvenientes a corto plazo, es decir a un
año o menos, esto por cuanto las actividades en las distintas áreas se desarrollan día a día y al
no estar segregadas y definidas claramente, se da la tendencia de que constantemente se den
novedades, las mismas que afectarán el correcto funcionamiento de la entidad.
A fin de poder dar seguimiento al problema planteado, se deberá evaluar de manera
periódica los resultados obtenidos con el diseño de un manual de procedimientos para el área
contable, y considerando que el pronóstico es a corto plazo, dichas evaluaciones deberán ser
constantes, por ejemplo, de manera mensual a fin de dar un seguimiento exhaustivo al
diagnóstico ya establecido anteriormente.
5
1.2 Formulación y Sistematización del Problema
1.2.1 Formulación del problema
¿De qué manera el diseño de un manual de procedimientos permitirá mejorar el área
contable en la empresa Chilemp S.A?
1.2.2 Sistematización del problema
1. ¿Cómo recopilar información sobre el tema de investigación?
2. ¿Cuáles son las principales deficiencias que actualmente se dan en el área
contable de Chilemp S.A?
3. ¿Qué aspectos debe abarcar el manual de procedimientos a fin de corregir las
falencias mencionadas?
4. ¿Cuáles son los procedimientos más importantes que se deben establecer en el
manual a diseñar?
1.3 Objetivos de la Investigación
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un manual de procedimientos para mejorar el área contable de la empresa
Chilemp S.A
1.3.2 Objetivos Específicos
Recopilar información sobre los procedimientos realizados en Chilemp S.A.
Identificar las principales deficiencias existentes en el área contable de la entidad.
Analizar los aspectos que debe abarcar el manual de procedimientos a diseñar.
6
1.4 Justificación del Proyecto
1.4.1 Justificación Teórica
El presente trabajo de investigación se justifica desde el punto de vista teórico por
cuanto se busca generar debate académico sobre el conocimiento existente en cuanto a este
tema, y es que es de conocimiento general que a medida que las empresas van obteniendo un
crecimiento mayor, aumentan los procesos y actividades a realizar, así como el personal
manejado por la entidad, por lo cual este crecimiento debe ir acompañado del establecimiento
de reglas, políticas y otros que permitan tener claro cuál será el rol de cada persona que
conforme la empresa, y que también las funciones estén segregadas de manera correcta a fin
de evitar posibles fraudes o cualquier tipo de anomalía, así como la creación de un
organigrama que establezca niveles jerárquicas y líneas de mando.
1.4.2 Justificación Metodológica
De acuerdo a los conocimientos ya obtenidos respecto a este tipo de justificación, se
debe proponer un método de investigación que dé soporte al trabajo de investigación realizado.
La investigación de este tema será descriptiva y explicativa, y argumentado el aspecto
descriptivo, este se da por cuanto a través de este se podrá conocer una situación determinada,
en este caso de los problemas existentes en la empresa donde se realiza la investigación, y en
el campo de investigación explicativa, una vez que se describe de manera general los problemas
actuales, se procede a identificar falencias relacionadas al manual de procedimientos, las cuales
ya fueron definidas en el planteamiento del problema. En lo relacionado al diseño de la
investigación, se utilizara la investigación documental, ya que se recurrirá a documentos,
páginas web y otras fuentes de información disponibles por diversos autores sobre el tema
investigado.
7
Respecto a técnicas de investigación, se plantea una investigación de campo a través
de entrevistas al personal involucrado en cada una de las área abarcadas por el sistema de
control interno, a fin de conocer detalladamente los problemas a través de una fuente de
información fiable, y los datos obtenidos serán tabulados, realizándose todo este proceso en
el capítulo del Marco Metodológico.
1.4.3 Justificación Práctica
El trabajo presenta se realiza porque a nivel de todas las empresas siempre existe la
necesidad de mejorar en diversos aspectos, y ante la existencia de aspectos negativos, se deben
plantear soluciones a los problemas existentes, finalidad que persigue la justificación practica
y en el caso de esta investigación, las soluciones van enfocadas al planteamiento de medidas
que constituyan una solución a los problemas mencionadas en el planteamiento, siendo
ejemplos las políticas y normas a establecer como parte del sistema de control interno, y
finalmente el proyecto realizado constituirá una herramienta a considerar para los potenciales
beneficiarios, entendiéndose por estos a las empresas y la sociedad en general.
1.5 Delimitación del problema
Para realizar la delimitación del problema de investigación, nos valdremos de los
siguientes indicadores:
Área: Contabilidad
Aspecto: Control interno.
Espacio: La investigación será desarrollada en la empresa Chilemp S.A, ubicada en
Chimborazo 3202 y Vacas Galindo.
Campo: Departamento contable de la empresa.
Tiempo: El proyecto se lleva a cabo en el año 2017, en el lapso comprendido entre los
meses de octubre y diciembre, es decir durante tres meses.
8
1.6 Hipótesis y variables
1.6.1 Hipótesis general:
Si se diseña un manual de procedimientos en el área contable de la empresa Chilemp S.A
se conseguirá una mejora general en el área.
1.6.2 Variables de la investigación
Variable Independiente:
Diseño de Manual de procedimientos.
Variable Dependiente:
Mejora del área contable.
9
Tabla 2 Operacionalización de variables
Nota: la descripción de la Operacionalización de la variable nos permite un entendimiento más claro y profundo del tema propuesta.
Variables Definición
conceptual
Definición
operativa
Dimensiones Indicadores Técnicas Instrumento
Variable
independiente:
Diseño de
Manual de
procedimientos
Son manuales que
documentan las
actividades y procesos
que desarrolla cada una
de las áreas de la
organización. Se pueden
desarrollar a bases de
procedimientos
maestros AC001,
AC002, AC003 incluido
con este manual.
(Martin G. Alvarez
Torres , 2006)
Las actividades que
pueden o no ser
documentadas, son
aquellas que no son
vitales para el buen
funcionamiento de la
organización. (Martin G.
Alvarez Torres , 2006)
Aspectos
Estratégicos
Aspectos de control
Aspectos de gestión
Selección y
aplicación de manual
de procedimientos
aplicables al área
contable.
Entrevista Cuestionario
Variable
Dependiente:
Mejora el área
contable.
La contabilidad de
gestión se desarrolla
principalmente para
cubrir las limitaciones
de la información
financiera ante
determinados aspectos
clave, imprescindibles
para la toma de
decisiones. (Luisa
esteban Salvador, 2010)
Es la responsable de
identificar el FODA de
una empresa, con el
objetivo de planear el
quehacer financiero de
la misma, definir sus
estrategias en esta área,
prevenir su posible
problemática y tomar las
medidas conducentes
para solucionarlas,
siempre alineada con la
estrategia integral de la
organización. (Dr. Luis
Haime Levy, 2010)
Planificación
Estratégica-
Contable
Mejoras en procesos,
segregación de
funciones correcta y
otros. Entrevista Cuestionario
10
Capitulo II
Marco referencial
2.1 Antecedentes de la investigación
Para el desarrollo de la tesis, se hizo consulta en tres fuentes enfocadas al mismo
estudio, plasmando un criterio que ayuda a ver con claridad el desarrollo del mismo, los
mismos que se detallan a continuación.
Según Illescas & Pillajo (2013) en su tesis denominada “Diseño de un manual de
procedimientos contable y presentación de estados financieros basados en costos ABC y las
NIIF/NIC para PYMES en la empresa Sherinas Cárdenas Factory en el cantón Gualaceo”
plantean como objetivo general diseñar un Manual de Procedimientos contable y
Presentación de Estados Financieros Basados en Costos ABC y las NIIF/NIC para PYMES
en la empresa Sherinas Cárdenas Factory, entre las conclusiones de esta tesis se puede
mencionar que la organización interna del área de contabilidad de esa empresa era precaria
debido a que desconocen sobre las normativas de organización, y además la empresa sólo
aplica contabilidad comercial a pesar de ser una empresa industrial y otras; finalmente esta
investigación se relaciona con la presente tesis debido a que en ambos casos, la propuesta
para solucionar la problemática existente se enfoca al diseño del manual de procedimientos
contables, el cual actualmente no existe en ninguna de las dos empresas.
Según Ramón (2013) en su tesis denominada “Diseño de un manual de
procedimientos contables en base a NIIF e implementación de un sistema de costos por
procesos para la fábrica alfarería y lirio ubicada en la ciudad de Cuenca en la Santísima
Trinidad de Racar, para el año 2013” se plantea como objetivo general diseñar un manual de
procedimientos contables basados en NIIF e implementación de un sistema de costos por
procesos de la microempresa Alfarería y Lirio para el año 2013, entre las conclusiones de esta
11
tesis se puede mencionar que la microempresa maneja empíricamente sus costos, y a pesar de
esto ha sabido mantenerse en el mercado enfrentando a la competencia existente, así como
que la empresa no cuenta con un sistema de contabilidad que permita determinar los costos
reales de la producción; finalmente esta investigación se relaciona con la presente tesis
debido a que en ambos casos, la determinación de costos no está debidamente organizada, ya
que si bien en Chilemp S.A si se maneja un sistema de valoración de inventarios, en este caso
el de promedio ponderado, el cálculo de los costos de producción no son revisados y se basan
únicamente en los datos que pueda arrojar el sistema informático, el mismo que no es
totalmente confiable.
Según Tamayo (2010) en su tesis denominada “Diseño de un manual de
procedimientos contables para la empresa Bopp del Ecuador Cía Ltda., ubicada en la ciudad
de Quito” plantea como objetivo general diseñar un Manual de Procedimientos Contables
para la empresa Bopp del Ecuador Cía Ltda., mediante una descripción de procesos y
responsabilidades, con el fin de proporcionar una herramienta que permita entregar informes
financieros de mejor calidad y en menor tiempo, entre las conclusiones se menciona que
durante el desarrollo de la tesis se logró focalizar ciertas deficiencias detalladas en la
investigación, lo que sirvió para adoptar ciertas medidas de seguridad, permitiendo optimizar
los procesos, así como el hecho de que con la información obtenida en la investigación, se
logró desarrollar procedimientos para las diferentes actividades del departamento de
contabilidad; finalmente esta investigación se relaciona con la presente tesis debido a que
ambos se enfoca al diseño de procedimientos contables para diferentes ámbitos, como el
registro de propiedades planta y equipo, cuentas por cobrar, inventarios y otros que
actualmente no se están tratando correctamente de manera contable.
12
2.2 Marco teórico
2.2.1 Control interno
Que todas las operaciones se registren oportunamente por el importe correcto; en las
cuentas apropiadas y en el periodo contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir
preparación de estados financieros y mantener el control contable de los activos. (Rodrigo
Estupiñan Gaitan, 2015)
Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que
aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices
marcadas por la administración. (Rodrigo Estupiñan Gaitan, 2015)
2.2.2 Principios del COSO
Dentro de ellas tenemos lo siguiente.
2.2.2.1 Ambiente de Control
La organización demuestra compromiso por la integridad y valores éticos.
El consejo de administración demuestra una independencia de la administración y
ejerce una supervisión del desarrollo y rendimiento de los controles internos.
La administración establece, con la aprobación del consejo, las estructuras, líneas de
reporte y las autoridades y responsabilidades apropiadas en la búsqueda de objetivos.
La organización demuestra un compromiso a atraer, desarrollar y retener personas
competentes en alineación con los objetivos.
2.2.2.2 Evaluación de riesgos
La organización especifica objetivos con suficiente claridad para permitir la
identificación y valoración de los riesgos relacionados a los objetivos.
13
La organización considera la posibilidad de fraude en la evaluación de riesgos para el
logro de los objetivos.
La organización identifica y evalúa cambios que pueden impactar significativamente
al sistema de control interno.
2.2.2.3 Actividades de control
La organización elige y desarrolla actividades de control que contribuyen a la
mitigación de riesgos para el logro de objetivos a niveles aceptables.
La organización elige y desarrolla actividades de control generales sobre la tecnología
para apoyar el cumplimiento de los objetivos.
La organización despliega actividades de control a través de políticas que establecen
lo que se espera y procedimientos que ponen dichas políticas en acción.
2.2.2.4 Riesgo de Control
Es preliminar del riesgo de control en el proceso de evaluar la efectividad de los
sistemas de contabilidad y el control interno a una entidad para prevenir o detectar y corregir
representaciones erróneas de importancia relativa dentro de ellas, se presenta un riesgo de
control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de
control interno.
Es el riesgo de que cuando ocurran errores no sean detectados ni corregidos por el
sistema de control interno. Esto debe a las falencias en la revisión adecuada ya sea en las
transacciones; documentación inadecuada; acceso ilimitado a efectivo, no lleva un control y
eso permite que sea unas debilidades en el control ya que contribuyen errores y fraudes en los
estados financieros.
Siempre concurrirá cierto riesgo debido a las ilimitaciones inherentes a cualquier
sistema de control interno, de no concurrir dicha evaluación, se deberá asumir que el riesgo
14
de control es alto. (Johanna Pozo, Mauricio Barrios, 2014)
2.2.2.5 Riesgo inherente
(Johanna Pozo, Mauricio Barrios, 2014) El riesgo inherente se deberá evaluar el
riesgo a nivel de estados financieros, buscando relacionar a nivel de la aseveración en los
saldos de cuenta y clases de transacciones de importancia relativa, o asumir que el riesgo
inherente es alto para la aseveración.
Existen factores que afectan el riesgo inherente en la integridad de la administración,
inexperiencia que afectan a la preparación de los estados financiero de la entidad,
susceptibilidad de pérdidas en los activos ya sea que son altamente deseables y móviles como
el efectivo y las transacciones inusuales que se realizan al final del periodo.
2.2.2.6 Riesgo de detección
(Johanna Pozo, Mauricio Barrios, 2014) Se consideran los niveles evaluados de riesgo
inherente y de control al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos sustantivos requeridos para reducir el riesgo de auditoria a un nivel aceptable.
El riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos del auditor
por ejemplo el auditor examine el cien por ciento del saldo de la cuenta o al interpretar
equivocadamente los resultados de la auditoria.
2.2.3 Monitoreo
(Johanna Pozo, Mauricio Barrios, 2014) El monitoreo asegura que el control interno
continúa operando efectivamente. Este proceso implica la valoración por parte del personal
apropiado, del diseño u operación de los controles en una adecuada base de tiempo y
realizando las acciones apropiadas.
2.2.4 Principios contables
Son Normas contables emitidas por instituciones con autoridad reconocida, derivadas
15
de la práctica más frecuente y, por tanto, más recomendables y orientadas hacia el
cumplimiento de un objetivo contable concreto (M Rojadell, O Trullas y P. Simo, 2016)
2.2.5 Los manuales de Políticas y Procedimientos
Es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área,
departamento, dirección, gerencia u organización. En este manual se deben contestar las
preguntas sobre lo que hace políticas el área, departamento, dirección gerencia u organización
y como hace procedimientos para administrar el área y para controlar los procesos asociados
a la calidad del producto o servicio ofrecido. (Martin G. Alvarez Torres , 2006, pág. 24)
2.2.6 Manual de procedimientos
Es un implemento en el sistema de control interno, el cual es un documento de
información detallada e integral, que se da en forma ordenada y sistemática,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones y reglamentos de distintas
actividades, que se realiza de manera individual y colectivamente en la entidad, de todas las
áreas y departamentos.
2.2.6.1 Componentes del manual de procedimientos
El incremento de una línea funcional a base de desarrollo y mantenimiento que
se da con responsabilidades para complementar los controles de la
organización.
Se define de manera clara las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, estableciendo las posibles actividades con responsabilidad
indefinida.
Un sistema contable basado a los datos de registros y documentos contables
que suministre de manera oportuna, completa y exacta para exponer con
16
claridad, cada uno de los procedimientos.
La existencia de un sistema presupuestario se obtiene un procedimiento de
control conocido como evaluaciones y autocontrol que asegura un análisis
efectivo de operaciones futuras y la máxima protección contra errores, fraudes
y corrupción.
2.2.7 Manual de funciones
Para cumplir con el objetivo del área de contabilidad el contador general deberá
realizar las siguientes funciones las mismas que nos son limitativas (Miguel Torres)
Cumplir y hacer cumplir el manual de organización y funciones, así como el manual
de procedimientos del área de contabilidad.
Cumplir y hacer cumplir el plan contable general empresarial.
Preparar o elaborar los informes, balances, estados de ganancia y pérdidas y otros en
forma mensual, trimestral y anual.
Analizar y dar conformidad a todos los documentos que sustentan las obligaciones de
pago o desembolso de fondos elevándolos a la gerencia de administración para su
autorización.
Plantear desarrollar y actualizar los sistemas y procedimientos contables en
coordinación con la oficina de desarrollo empresarial.
Remitir en forma oportuna los indicadores de gestión y otros informes en la fecha
establecida.
Proporcionar la información contable- presupuestal que se requiere para fines internos
y externos previa coordinación con la gerencia de administración.
Coordinar con el área de informática la actualización de equipos y programas de
17
sistema de contabilidad.
Supervisar, controlar y revisar tareas y funciones que ejecutan cada uno de los
trabajadores bajo su mando especialmente la precisión con la que ejecutan los asientos
contables especialmente los referentes a impuestos.
2.2.7.1 Quienes deben utilizar el manual de procedimientos
Todos los empleados de la empresa deberán conocer este manual de actividades y
responsabilidades, evaluando y ejerciendo el autocontrol, para mejorar los procedimientos,
los jefes podrán evaluar el desempeño y proponer medidas para la adecuación de
procedimientos que llevan en el ambiento interno y externo de la empresa, es decir analizan
los resultados de distintas actividades.
Los mecanismos de control a nivel interno como externo, facilitan el nivel de
cumplimiento de los procedimientos y sus funciones, para prevenir perdidas que han
determinado los factores de eficiencia y eficacia, con la finalidad de lograr los objetivos a la
evaluación de gestión de cada una de sus áreas.
2.2.7.2 Responsabilidad de los jefes de las áreas frente al manual de
procedimientos
Establecer su diseño, aplicación y control
Propone por el cumplimiento y actualizaciones en los manuales establecidos
Detectar las necesidades y actualizar los procedimientos de la creación de
acuerdo a nuevas normas y tecnologías.
Dirigir a las oficinas encargadas a los cambios necesarios que llevan a una
reestructuración de las áreas y al cumplimiento de sus objetivos.
2.2.7.3 Objetivo del levantamiento de procedimientos
Implementar métodos de acuerdo a los procedimientos del sistema de
18
control interno de la entidad.
Realizar e identificar los documentos que se da a través de trámites de
cada operación y el encargado responsable.
Determinar las funciones del personal y el tiempo invertido de cada una de
las actividades que establezca la duración de un procedimiento por
ejemplo trámites, recepción de suministros, proceso de operación.
Plantear las bases fundamentales para la elaboración de los manuales de
procedimientos y funciones.
2.2.8 Análisis de manual de funciones
Desarrollo de las actividades en el área contable que cuente con manual de funciones,
a continuación se detalla:
Contador
Control interno
Asistente de facturación y cartera
Auxiliar contable
Asistente-Recepcionista
La estructura de manual de funciones es completa y permite conocer de manera clara
y precisa los tipos de actividades que desarrolla al empleado, con el propósito de desempeñar
labores y establecer las responsabilidades en relación a los elementos del manual que
corresponden a las actualizaciones de cargos pendientes por registrar, descripción de
funciones que se detalla a las relaciones internas, con el fin de modificar propuesta al manual
y optimizar su utilidad en la organización.
19
2.2.9 NIC 2: Inventarios
De acuerdo a esta Norma los inventarios son activos que se mantienen para ser
vendidos en el curso normal de la operación, es decir, dentro de un periodo corriente (un año)
o también pueden estar en forma de materiales y suministros para ser utilizados en el proceso
de producción.
En cuanto a las fórmulas de cálculo del costo, se pueda utilizar los métodos de
primera entrada, primera salida (FIFO) o del costo promedio ponderado (párrafo 25 de la
Norma).
Finalmente, en cuanto al costo de los inventarios, este estará comprendido por todos
los costos derivados de su adquisición y transformación, y también otros adicionales en los
cuales se haya incurrido para darles la condición y ubicación actuales (párrafo 10 de esta
Norma).
2.2.10 NIC 7: Efectivo y equivalentes al efectivo
El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista, y los
flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo (esto de
acuerdo a la sección de definiciones de esta Norma).
La Norma en mención indica cuáles son las actividades a considerar al elaborar el
estado de flujos de efectivo, y estas son: actividades de inversión, actividades de operación y
actividades de financiación.
Asimismo esta Norma indica cuales son los métodos para elaborar el estado de flujos
de efectivo, siendo estos el método directo y el método indirecto (párrafo 18 de esta Norma).
Finalmente, de acuerdo al párrafo 43 de esta Norma, las transacciones que no hayan
requerido uso del efectivo y equivalente al efectivo deberán excluirse al momento de elaborar
20
el estado de flujos de efectivo (esto por cuanto este estado financiero sólo involucra partidas
en las cuales se haya recibido o desembolsado efectivo).
2.2.11 NIC 16: Propiedad Planta y Equipo.
De acuerdo a la sección de definiciones, las Propiedad Planta y Equipo son activos
tangibles que posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes, y
además se espera usarlos durante más de un periodo corriente.
En cuanto a otras definiciones importantes, se debe mencionar la vida útil, la cual se
puede referir al periodo durante el cual se utilizará el activo por parte de la entidad o el
número de unidades producidas que se espera obtener por parte de la entidad.
En cuanto al reconocimiento, una propiedad planta y equipo se reconocerá como
activo siempre y cuando sea probable que la entidad obtenga beneficios económicos futuros
del mismo y además el costo del elemento se pueda medir con fiabilidad (párrafo 7 de esta
Norma).
Finalmente, la Norma en su párrafo 62 indica los diferentes métodos de depreciación
que se pueden utilizar para una Propiedad Planta y Equipo, y estos son: método lineal,
método de depreciación decreciente y el método de unidades producidas.
21
2.3 Marco contextual
El presente trabajo de investigación será realizado en la empresa Chilemp S.A, la cual
está ubicada en la ciudad de Guayaquil, la dirección es Chimborazo 3202 y Vagas Galindo,
perteneciente a la parroquia urbana Ximena.
Figura 1: Croquis de la ubicación de empresa
Para la ampliación del marco contextual, se tomará información de la página web de
Labra que Labra, correspondiente a la historia, misión, visión, compromiso, valores y
productos ofrecidos por Chilemp S.A.
2.3.1 Historia.
La historia de la misma se remonta al siglo anterior, y se toma como referencia la
información disponible en la página de Labra que Labra, la cual indica que el matrimonio
conformado por María Cecilia Valenzuela Gutiérrez y Carlos Labra Jara del Carmen decide
venir a Ecuador en el año 1975 y dedicarse al negocio de las empanadas; comenzaron con
un pequeño quiosco, el mismo que se encontraba localizado en las calles Chimborazo y
Huancavilca, lugar en el cual no tuvieron mucho éxito, pero el matrimonio tuvo
22
perseverancia y lo intentó por segunda vez, teniendo su punto de venta en Chimborazo y
Portete, el cual era una despensa a la cual había comprado el derecho de llave por 300 mil
sucres, y con el paso del tiempo han formado el grupo Labra que Labra, el mismo que está
formado por dos empresas, las mismas que son Chilemp S.A y Talcachi S.A, y una persona
natural obligada a llevar contabilidad: Carlos del Carmen Labra Jara; en el caso de la presente
investigación, la misma se enfocará a Chilemp S.A, entidad que fue constituida jurídicamente
el 14 de agosto del 2007, con un capital suscrito de $20,000.00 y pagado de $5,000.00, esto
de acuerdo a la información disponible en la página de la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros.
2.3.2 Misión.
Que nuestros productos sean los preferidos del mercado, elaborados con estándares de
calidad que cumplan las necesidades de todos nuestros clientes. A través de un servicio
personalizado, manteniendo siempre los valores de la empresa.
2.3.3 Visión.
Ser un referente en nuestro país en la elaboración de empanadas. Donde nuestros
consumidores se sientan parte de la familia LABRA QUE LABRA. Dando prioridad a la
atención de nuestros clientes, escuchándolos y prestando la mayor atención de los detalles en
la elaboración de nuestros productos. Aportando ideas y mejoras que permitan degustar de un
producto de calidad única.
23
2.3.4 Compromiso
Más de 30 años de tradición nos han dado el privilegio de contar con su fidelidad y
nuestro compromiso de brindar cada día los mejores productos, desarrollando los procesos y
mejoras que nos permitan llegar más cerca de ustedes.
2.3.5 Valores
Compromiso con la calidad.
Ofrecer la mejor calidad, valor y satisfacción a todos nuestros clientes.
Honradez. - Trabajar arduamente para cumplir con lo que se ofrece y promete.
Familiaridad. - No solo se trata de un negocio, sino de un legado.
Innovación. - Mejorar día a día para optimizar los procesos.
Servicio al cliente. - Nuestros clientes son lo más importante para nosotros.
Responsabilidad Social. - Ser un instrumento para una mejor sociedad y buen vivir.
2.3.6 Productos ofrecidos.
Empanadas de queso.
Empanadas de carne.
Empanadas de pollo.
Empanadas de camarón.
Empanadas hawaianas-
Empanadas de horno tradicionales.
Discos para elaboración de empanadas.
24
Queso mozzarella rallado.
Bebidas gaseosas.
Jugos naturales de naranja y maracuyá.
A continuación, se presente el FODA de Chilemp S.A a través de la siguiente tabla:
25
2.3.6 Tabla 3 FODA en Chilemp S.A
Fortalezas
Instalaciones propias.
Personal comprometido con la
empresa.
Situación financiera estable.
Buena calidad de los productos
comercializados.
Disposición de maquinaria y equipos
con buena tecnología
Oportunidades
Crecimiento responsable a través de la
apertura de nuevos locales.
Poder adquisitivo bueno de los
potenciales clientes.
Diversificación de productos
relacionados.
Acceso a créditos para financiar nuevos
proyectos
Beneficios a través del
aprovechamiento de la marca.
Debilidades
Ausencia de manual de procedimientos
para el área contable.
Falta de capacitación periódica al
departamento contable del personal
existente.
Administradores con falta de
habilidades gerenciales y prudencia al
realizar los desembolsos de dinero.
Ausencia de planificación
presupuestaria anual.
Falta de personal en todas las áreas de
trabajo.
Amenazas
Aumento de la competencia existente.
Cambios en los hábitos alimenticios de
los clientes.
Cambios en las leyes tributarias y
laborales que afecten la rentabilidad de
la entidad.
Aumento del precio de insumos y
materias primas utilizadas.
Recesiones económicas o conflictos
políticos.
Para finalizar el desarrollo del marco contextual, se presente el siguiente diagrama de
flujo sobre el proceso actual del área contable de Chilemp S.A
26
INICIO
Preparación de las declaraciones de impuestos mensuales como Impuesto al Valor
Agregado y Retenciones en la Fuente, así como el Anexo Transaccional Simplificado
(ATS)
Generación del Anexo Transaccional Simplificado a través de las herramientas
proporcionadas por el sistema para las comparaciones con los saldos contables de las
cuentas involucradas (IVA en compras, ventas, retenciones de clientes y por compras),
así como reportes de compras y ventas del sistema.
¿Los valores del ATS
son iguales a los de los
con mayores contables
y reportes del sistema?
Revisión y correcciones
en la contabilidad o en
el archivo del ATS.
Elaboración de los formularios 103 y 104 y carga en el portal del SRI para el envío de
las declaraciones y registro en sistema contable del pago en caso de existir impuesto a
pagar.
NO
O
S
SÍ
Generación de estados financieros arrojados por el sistema contable para los análisis de
cuenta respectivos.
11
Ingreso diario al sistema de la información que
compone la contabilidad, entre estos se puede
mencionar:
Facturas por compras de bienes y servicios.
Depósitos por cancelaciones de clientes y
efectivo por las ventas diarias.
Arqueos de caja para registro contable de las
ventas.
2.3.8 Proceso actual del área contable de Chilemp S.A
27
Figura 2 Flujograma de actividades
11
¿Los saldos
contables son correctos
y razonables?
S
NO
Realización de asientos de ajustes generales como depreciaciones y generación del
estado de resultados y de situación financiera para la presentación a gerencia y los
procesos realizados hasta llegar a la presentación a gerencia se repite durante cada
mes.
Correcciones y
ajustes en caso de
ser necesario.
Se preparan los estados financieros anuales para aprobación de gerencia y
posterior presentación a entes de control.
¿Los Estados
financieros están
correctos y son
aprobados por gerencia?
Presentación a los entes de control respectivos de los siguientes balances:
Estado de Situación Financiera.
Estado de Resultados.
Estado de Flujos de efectivo.
Estado de Cambios en el Patrimonio.
Notas explicativas a los Estados Financieros.
NNO
Ajustes a los
resultados anuales
obtenidos y otros
ajustes
correspondientes.
SI
FIN
SÍ
28
2.4 Marco conceptual.
2.4.1 Auditoria:
La auditoría en general es un examen sistemático de los estados financieros, registros
y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de la
contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con
cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas.
La auditoría tiene por objeto averiguar la exactitud, integridad e intensidad de los
estados financieros, expedientes y demás documentos administrativos contables presentados
por la dirección, así como sugerir las mejoras administrativos contables que procedan. (Juan
Ma. Madariaga Gorocica, 2004)
2.4.2 Contabilidad:
Es una técnica de gestión que se emplea para registrar las operaciones realizadas por
las empresas.
Sistema de control y registro de los gastos e ingresos y demás operaciones
económicas que realiza una empresa.
Proveer información acerca de los hechos económicos, para que los directivos
formulen sus decisiones de gestión y planeación.
Obtener en cualquier momento información ordenada sobre el movimiento económico
y financiero del negocio. (Contabilidad Basica)
29
2.4.3 Control de gestión:
Es un instrumento administrativo creado y apoyado por la dirección de la empresa que le
permite obtener las informaciones necesarias, fiables y oportunas, para la toma de decisiones
operativas y estratégicas.
El control de gestión desde un punto de vista global permitirá:
Reducir los riesgos y contingencias del negocio
Dirigir por objetivos asignados a las diferentes responsables y controlar el grado de
cumplimiento.
Anticipar el futuro a largo plazo (planificación estratégica)
Adaptar y modificar la estructura y dimensión de la empresa en función de los resultados
obtenidos.
2.4.4 El ciclo contable:
Es el proceso mediante el cual las empresas producen sus estados financieros para un
periodo específico de tiempo. Para una empresa nueva, el ciclo comienza con la apertura de
los libros contables.
El ciclo contable incluye el trabajo realizado en dos momentos diferentes:
Durante el periodo: Registrar en el diario las transacciones.
Anotar los asientos en el mayor.
Final del periodo: Ajustar las cuentas, incluyendo los registros en el diario y en el mayor
de los asientos de ajuste.
Registrar los asientos de pérdidas y ganancias, que comprende registrar en el diario y en el
mayor los asientos de pérdidas y ganancias.
30
Preparación de los estados financieros (Estado de resultados, estado de variaciones al
capital contable y balance) (Bamber, 2003)
2.4.5 Principios generales del control interno:
Es un sistema destinado a proteger el activo de una empresa y asegurar la exactitud y
fiabilidad de los registros contables. El sistema deberá organizarse y manejarse de forma que
el trabajo de una persona suponga la comprobación del trabajo de otra, con una duplicación
mínima de esfuerzos. Si la empresa dispone de suficientes empleados para permitir la
segregación de funciones, podrá establecerse un buen sistema de control interno. Si el
número de empleados es pequeño, el control interno será menos eficaz y habrá de ser
complementado por una más cuidadosa supervisión por parte del propietario o director de la
empresa. (BROCK)
2.4.6 Procedimientos de control:
El auditor debería obtener una comprensión de los procedimientos de control suficiente
para desarrollar plan de auditoria, Al obtener esta comprensión el auditor consideraría el
conocimiento sobre la presencia o ausencia de procedimientos de control obtenido de la
comprensión del ambiente de control y del sistema de contabilidad para determinar si es
necesaria alguna comprensión adicional sobre los procedimientos de control.
2.4.7 Sistema de contabilidad:
El auditor debería obtener una compresión del sistema de contabilidad suficiente para
identificar y entender.
Como se inician dichas transacciones;
Registros contables importantes, documentos de soporte y cuentas en los estados
financieros; y
El proceso contable y de informes financieros, desde el inicio de transacciones importantes
31
y otros eventos hasta su inclusión en los estados financiero.
Ambiente de control: el auditor debería obtener una compresión del ambiente de control
suficiente para evaluar las actitudes, conciencia y acciones de directores y administración,
respecto de los controles internos y su importancia en la entidad.
2.5 Marco legal.
Las entidades ecuatorianas se encuentran regidas por la constitución, leyes, reglamentos,
normas, resoluciones y circulares legislativas por medio de las cuales se detallan las
directrices a seguir para precautelar la seguridad, el derecho, las obligaciones y el
comportamiento de los ciudadanos y sus actividades.
Las leyes vigentes en el Ecuador en las que se basa esta investigación son:
La Constitución Nacional.
La Ley de Compañías.
La Ley Orgánica de Régimen Tributario y su Reglamento.
2.5.1 La Constitución Nacional
La Constitución es la máxima normativa a nivel nacional, por lo cual el resto de las
normativas deben apegarse a la Carta Magna, y para el caso de la presente tesis, se toma
como referencia artículos como el 275, en el cual se hace referencia al régimen de desarrollo,
el cual es el conjunto de los sistemas económicos, políticos, sociales, culturales y ambientales
por medio de los cuales se sostiene el buen vivir (Constitución del Ecuador, 2008, p.135).
32
2.5.2 La Ley de Compañías
Esta Ley rige a las entidades ecuatorianas, está compuesta por 457 artículos, los mismos
que regulan ciertas actividades de las empresas, por ejemplo en el artículo 2 establece los
tipos de compañías, , así como la presentación de los estados financieros de la entidad y la
realización de una auditoria externa de acuerdo a lo estipulado en el artículo 318 y finalmente
en el siguiente artículo, el 319 se indica que la finalidad de esta auditoria será la emisión de
un dictamen sobre los estados financieros.
2.5.3 La Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Se considera esta Ley por cuanto es la que rige los aspectos tributarios, como la
presentación de declaraciones de impuestos mensuales como el Impuesto al Valor Agregado,
ya que en el artículo 67 de la presente Ley se establece que los sujetos pasivos del IVA
declaren este impuesto dentro del siguiente mes de la realización de sus operaciones, así
como los de índole anual como el Impuesto a la Renta, y otros aspectos que involucran
participación del área contable, como la emisión de retenciones según el artículo 50 de esta
Ley, en el cual se indica que el agente de retención está obligado a entregar el comprobante
de retención dentro del término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de venta
y finalmente la determinación de los gastos que se pueden deducir como parte de la actividad
de la empresa en el artículo 28 del Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de
Régimen Tributario Interno en el cual se establecen los gastos generales deducibles.
2.5.4 Normas Internacionales.
Además, se ha tomado como referencia algunas normativas internacionales entre los que
se encuentran:
33
Normas Internacionales de Contabilidad
Normas Internacionales de Información Financiera para PYMES
2.5.4.1 Normas Internacionales de Contabilidad.
Las Normas Internacionales de Contabilidad tienen como objetivo principal dar
parámetros generales para la correcta presentación de los estados financieros de esta manera
la información presentada en los mismos puede ser: comprensible, comparable y
transparente. (Diario de Economía y Negocios de Perú, 2013)
2.5.4.2 Norma Internacional de Información Financiera 1 Adopción por primera
vez.
Una entidad usará las mismas políticas contables en su estado de situación financiera de
apertura conforme a las NIIF y a lo largo de todos los periodos que se presenten en sus
primeros estados financieros conforme a las NIIF. Estas políticas contables cumplirán con
cada NIIF vigente al final del primer periodo sobre el que informe según las NIIF. (Norma
internacional de información financiera 1, 2013, p.57)
Una entidad podrá utilizar sus políticas de apertura en los periodos en los que deba
presentar sus primeros estados financieros, pero estas políticas deberán cumplir con las NIIF
vigente de acuerdo al periodo de presentación.
2.5.4.3 Norma Internacional de Contabilidad 8 políticas contables, cambios en las
estimaciones contables y errores
El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios para seleccionar y modificar las
políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar acerca de los
cambios en las políticas contables, de los cambios en las estimaciones contables y de la
34
corrección de errores. La Norma trata de realzar la relevancia y fiabilidad de los estados
financieros de una entidad, así como la comparabilidad con los estados financieros emitidos
por ésta en periodos anteriores, y con los elaborados por otras entidades. (Norma
Internacional de Información Financiera 8, 2005, p.1)
Cuando se dan cambios en las políticas contables la entidad este debe de revelar la
naturaleza y las razones por las que se dan dichas modificaciones ya sea que afecte a periodos
anteriores, actuales o futuros.
35
Capítulo III
Marco metodológico
3.1 Diseño de la investigación.
La investigación de campo es aquella que fundamenta la recolección de datos, que haya
investigado o de la realidad donde ocurren los datos primarios, sin manipular o controlar
variable alguna, es decir que el investigador contiene la información pero que a su vez no
altera las condiciones existentes. (Fidias G. Arias, 2012)
La investigación de campo también se emplea a la información o datos secundarios,
comúnmente los que provienen de las fuentes bibliográficas, en la cual se elabora el marco
teórico. A través de los datos primarios obtienen el diseño de campo, lo primordial para
alcanzar sus objetivos y la solución del problema planteado.
La investigación documental se define a la recopilación de información en diversas
fuentes, es decir en documentos-escritos u orales. (Santa Palella y Feliberto Martins, 2010)
Según el autor (Fidias G. Arias, 2012) la investigación documental es un proceso que se
basa en la búsqueda, recopilación, interpretación y en la indagación de datos secundarios, es
decir lo detallado por otros investigadores en fuentes documentales ya sea impresas
audiovisuales o electrónica. El objetivo de esta investigación es aportar nuevos
conocimientos en este diseño.
3.2 Tipo de investigación.
Según el autor (Fidias G. Arias, 2012) la investigación descriptiva consiste en determinar
de un hecho, individuo o grupo, con el fin de crear o implantar una estructura.
La investigación explicativa se encarga de buscar el porqué de los hechos o situaciones
que se da mediante el establecimiento de relaciones causa-efecto. Es decir, son estudios
explicativos a través de la determinación de las causas y de los efectos, mediante la prueba de
36
hipótesis, sus resultados y conclusiones que se da en un nivel más específico de
conocimientos.
En cuanto su propósito es demostrar que la investigación explicativa se da en los cambios
de las variables dependientes que fueron causados por la variable independiente. Es decir,
que se establece con precisión a la relación de causa-efecto.
Enfoque
Según (Kerlinger, 1975) el enfoque cuantitativo se apoya en los fundamentos cuya
tendencia va a la concentración del análisis en las manifestaciones externas de la realidad,
Prioriza los análisis de causa-efecto y de correlación estadística ya sea que otorgan a la
importancia de los criterios y la confiabilidad en relación con los instrumentos que utiliza, es
decir técnicas estadísticas para definición de muestras, análisis de datos donde generalizan los
resultados.
El enfoque cualitativo se cuestiona al comportamiento de las personas que está regido por
leyes generales, el investigador se centra más en la descripción de que los sujetos le dan a sus
propias acciones.
Utiliza técnicas de observación y un análisis en profundidad desde una perspectiva
subjetiva y particularista es decir instrumentos como guías de observación, entrevistas y
grupos de discusión. (Kerlinger, 1975)
3.3 Población
De Barrera (2008) indica: “la población es un conjunto de seres que poseen la
característica o evento a estudiar y que se enmarcan dentro de los criterios de inclusión” (p.
141).
37
En el caso de la presente investigación, la población está constituida por el total de
trabajadores que conforman Chilemp S.A, y en la siguiente tabla se detalla el número de
personas por departamento.
Tabla 4 Población del área Chilemp S.A
3.4 Muestra
Parra (2003) indica: “La muestra es un subconjunto de la población obtenida con el
propósito de investigar propiedades que posee la población” (p. 16).
Como muestra se escogió al personal del departamento contable siendo el contador y su
asistente, junto al Gerente General quien ejerce también como representante legal de la
entidad, ya que forman parte de la directiva involucrada en el manejo de la información
contable, dado a esto se realizó una entrevista a las personas nombradas.
3.4.1 Tipo de muestra no probabilística
Es la selección de las unidades de análisis dependiendo de la peculiaridad, criterios
personales, etc. es decir que el investigador no es muy confiables en una investigación ya que
no tienen conocimientos científicos o tecnológicos. (Hector Luis Avila Baray, 2006)
De acuerdo al concepto de Ávila, el tipo de muestra que se escogió para esta investigación,
Área # Personas
Gerencia 03
Contabilidad 03
Producción 22
Ventas 30
Bodega 02
Total 60
38
es una muestra no probabilística, tomando en cuenta a las personas que fueron entrevistados
si cumplen con la característica de la función y disponen conocimientos fiables en la
información requerida.
3.5 Técnicas a instrumentos de investigación.
Varkevisser, Pathmanathan y Brownlee (2014) afirman: “Las técnicas de recolección de
datos son esenciales para la planeación y aplicación de un trabajo de investigación, permiten
verificar la hipótesis y responder a interrogantes estas deben ser aplicadas de la mejor manera
ya que por medio de las mismas se podrá realizar el análisis de los datos” (p.155).
Para el desarrollo de este proyecto se empleará dos técnicas de investigación, las mismas
que son la observación y la entrevista, es decir se propone un trabajo de campo. Para el caso
de la observación, se deberá estar presente en el lugar donde acontecen los hechos, es decir,
las instalaciones de Chilemp S.A, a fin de que se pueda constatar las situaciones mencionadas
en el planteamiento del problema, y tras la recopilación de esta información, se plasmará la
misma en una ficha de observación, a fin de dejar evidencia del trabajo realizado.
3.5.1 La Entrevista
En lo que corresponde a la técnica de la entrevista, está será realizada a la muestra de
nuestra investigación y es que la finalidad de la misma es obtener respuestas verbales a las
interrogantes planteadas a los miembros escogidos como parte de la muestra, con lo cual se
obtendrá información completa sobre el problema investigado.
3.5.2 El cuestionario
En un proceso escrito hemos planteado por medio de 19 interrogantes, dividas en 3
entrevistas, las que se realizarán al Contador y al Gerente General constan de 7 preguntas
cada una, mientras que la que se dirige al Asistente Contable contiene 5, pero todas están
enfocadas al mismo tema: Manual de procedimientos para mejora en el área contable en
39
Chilemp S.A, de acuerdo a estas respuestas damos a conocer varios aspectos y sucesos
sugeridos por la compañía, lo cual ayudó a los investigadores a obtener el reconocimiento del
problema por parte de la entidad.
3.6 Análisis de Resultados
De acuerdo a la recopilación de información hemos procedido a la interpretación y
análisis de cada una de las respuestas, con el fin de lograr los objetivos, y mejorar el área
contable identificando a la situación real de Chilemp S.A.
3.6.1 Análisis de resultado de la entrevista al Gerente General.
En base a las respuesta del Gerente General (ver apéndice A), se constató que el
departamento contable de la empresa Chilemp S.A está conformado por tres personas; como
jefe del departamento el Contador y sus dos asistentes. Por medio a la entrevista se pudo
recopilar la información necesaria que desarrollaba cada personal en el área contable.
La necesidad que posee el departamento contable es la falta de un manual de
procedimientos ya que no hay un control de registro en las operaciones realizadas por
Chilemp S.A, dicho a esto maneja de forma empírica de acuerdo a la experiencia y el estudio
del Contador que ocasionan muchas veces acciones erróneas en la información financiera.
Debido a esto, el Gerente General y el Contador coinciden en que el sistema contable no
es apropiado ya que ocasionan que la información no llegue a tiempo y de manera oportuna,
esto ocasiona muchas veces a la duplicación de tareas y la actualización de cuentas de dicho
registro.
La gerencia no siempre recibe al día sus estados financieros, a pesar de que esta requiere
que por lo menos dos veces al año (primer semestre y segundo semestre) se le presente los
estados financieros a fin de poder tomar decisiones de acuerdo a lo reflejado en el Estado de
Resultados para conocer el nivel de ventas y gastos efectuados.
40
Mientras que el Contador interpreta y explica los análisis financieros al Gerente General, y
al mismo tiempo despeja cualquier duda que él tenga, y asimismo se presente información
sobre el mantenimiento que se da en las maquinarias a fin de poder garantizar el servicio de
calidad que poseen.
3.6.2 Análisis de resultado de la entrevista al Contador.
En base a la respuesta del Contador (ver apéndice B), según su respuesta da a conocer el
desarrollo de las actividades y reglas que posee en la elaboración de los Estados Financieros,
en la que se constató que la compañía registra de manera fiable la información, aunque hay
ocasiones en las cuales la información no llega a tiempo y esto genera atraso.
De acuerdo a una de las preguntas el contador habló sobre la carencia que posee en la
información contable, y como ya se lo ha mencionado no cuentan con un manual de
procedimiento contable, que resaltan a la falta de actualización de dicho documento, debido a
esto en el siguiente mes toca volver a realizar ajustes para volver ingresar la información
faltante.
3.6.3 Análisis de resultado de la entrevista al Asistente Contable.
De acuerdo a la aportación de sus respuesta uno de los asistentes contable el Sr. Jonathan
Pacheco (ver apéndice C), se le pregunto cuáles eran las actividades que realiza en la
empresa, en la cual nos informó que era encargado de ingresar documentos y registrar a
diario las facturas en la plantilla de Excel, y también lleva el control de los gastos y las
conciliaciones bancarias.
Debido a la falta de organización y tardanza con la que llega la información a sus manos,
el registro y las conciliaciones no son realizados a tiempo, por lo cual decir no se puede
41
contar con los saldos actualizados de dicha conciliación.
3.6.4 Análisis de resultado a la interrogante dirigida a los tres entrevistados.
En las entrevistas realizadas se hizo una serie de preguntas al Gerente General, Contador y
uno de los asistentes contables que tiene actualmente en Chilemp S.A., dentro de esto
coinciden con el procesamiento del sistema contable Smartest, software que genera los libros
diario, mayores contables los cuales reflejan el saldo de sus cuentas, y sus respectivos
ajustes para la elaboración de los Estados Financieros de la entidad, es decir el Estado de
situación Financiera, Estado de Resultado, mientras que los Estados de Flujos de efectivo y
Estado de cambio de Patrimonio son realizados por el contador de manera manual.
3.6.5 Análisis de resultado a la Guía de Observación.
Figura 3 Diagnostico Cuantitativo del área contable
Mediante un listado de preguntas por 15 ítems contenidos en la guía de observación (ver
apéndice D), aplicada al departamento contable y bodega, se pudo observar de manera
cuantitativa el desarrollo de actividades realizadas al personal de dichas áreas, los resultados
fueron SI (positivo) o NO (negativo).
El 30% de la observación dio resultado positivo, debido a los hechos observados que
30%
70%
Diagnóstico cuantitativo a los procedimientos y actividades del
departamento contable
Positivo
Negativo
42
coincidieron con la guía.
Asimismo, el 70% de lo consultado tuvo un resultado negativo a los componentes de
dicha guía. De acuerdo a la interpretación, la situación actual del área contable no es muy
satisfactoria, por cuanto hay situaciones como un plan de cuentas no actualizado, sistema
contable no integrado, retraso en la realización de las operaciones y otras que afectan el
rendimiento del área en análisis.
43
Diseño de manual de procedimientos
para mejora en el área contable en
Chilemp S.A
Áreas relacionadas:
Contabilidad
Bodega
Gerencia financiera
Elaborado por:
Sánchez Oleas Pedro Andrés
Sañay Naranjo Joselyn Gabriela
Enero 2018
Guayaquil-Ecuador
44
Capitulo IV
La propuesta
4.1 Propuesta de manual de procedimientos para mejora en el área contable en
Chilemp S.A de la ciudad de Guayaquil.
Empresa Chilemp S.A
Área contable
Año 2018
Diseño de manual de procedimiento para mejora en el área contable en Chilemp
S.A
Introducción:
El presente manual de procedimientos es un componente, el cual se crea para obtener
una información detallada que le permite al área contable, bodega y gerencia financiera de la
empresa Chilemp S.A. a detallar con procesos y actividades actualizadas que interpreta el
desempeño de la gestión contable y la responsabilidad de manera fiable.
Objetivos:
1. Definir las responsabilidades y procedimientos que desempeña cada persona
de acuerdo a sus funciones.
2. Prevenir la duplicación de tareas para ahorrar tiempo y esfuerzo al desempeño
del trabajo.
3. Reforzar la autoridad y la gestión de funciones.
4. Mejorar y actualizar los procesos que se genere a la recaudación de
información confiable y eficaz para la toma de decisiones.
Alcance
Se propone al estudio que se realiza en las áreas contable, bodega y gerencia financiero el
presente manual pertenece a las necesidades actuales, eso no quiere decir que la estructura o funciones
sean estáticas, por lo contrario deben adoptarla a través de los cambios y exigencias del entorno.
45
4.1.1 Ingreso de documentos fuentes
No
Responsable
Actividad
1
Asistente
Contable A
Ingresa todos los documentos en el sistema contable.
2
Asistente
Contable B
Revisa la contabilización y los documentos en dicho orden.
3
Contador
Realiza los análisis de la contabilización.
4
Contador
Genera el cuadro para las declaraciones de impuestos en base a dicha información.
5
Gerencia
Aprueba y toma decisiones de acuerdo a la información que le presentan.
6
Contador
Procede a la aprobación para presentar información mensual como las declaraciones de impuestos.
Elaborado por Revisado por Autorizado por
Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Manual de procedimientos:
contables
Proceso: Ingreso de
documentos fuentes
Area: contabilidadFecha de vigencia
18-01-2018
Pag: 1-7
46
4.1.2 Elaboración de los Estados Financieros
No
Responsable
Actividad
1
Asistente
Contable A
Se encarga de ingresar información contenida en las facturas, retenciones a fin de que se registren las contabilizaciones.
2
Contador
Genera los estados financieros en base a la información ingresada.
3
Contador
Realiza los análisis de las cuentas.
4
Contador
Presenta los estados financieros a Gerencia.
5
Gerente
Aprueba y toma decisiones de acuerdo a los estados financieros.
6
Contador
Procede a la presentación de los estados financieros a los entes de control.
Elaborado por Revisado por Autorizado por
Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Manual de procedimientos:
contables
Area: contabilidadFecha de vigencia
18-01-2018
Proceso: Elaboracion de los
Estados Financieros Pag: 2-7
47
4.1.3 Conciliación Bancaria
No
Responsable
Actividad
1
Asistente
Contable A
Registra y compara los valores de los estados de cuenta bancarios con los mayores contables.
2
Asistente
Contable A
Se determinan las diferencias y valores pendientes de registrar en libros.
3
Asistente
Contable B
Registra en los mayores contables las transacciones pendientes como débitos realizados en el banco por servicios financieros.
4
Contador
Revisión y aprobación de las conciliaciones bancarias.
Elaborado por Revisado por Autorizado por
Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Manual de procedimientos:
contables
Area: contabilidadFecha de vigencia
18-01-2018
Proceso: Conciliacion Bancaria Pag: 3-7
48
4.1.4 Arqueo de Caja
No
Responsable
Actividad
1
Asistente
Contable A
Registro de todas las facturas y gastos pendientes para la reposiciones respectivas.
2
Asistente
Contable B
Conteo físico del dinero disponible, cheques, vales de caja y demás documento soporte.
3
Asistente
Contable B
Elaboración de actas de arqueos de caja.
4
Asistente Contable A- Asistente Contable B.
Firmas de los involucrados como constancia del arqueo de caja realizado.
5
Contador
En caso de determinarse faltantes, registro de descuentos en rol para el responsable, y en caso de sobrantes no justificados, se envía a depositar en la cuenta corriente de la entidad el valor correspondiente.
Elaborado por Revisado por Autorizado por
Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Manual de procedimientos:
contables
Area: contabilidadFecha de vigencia
18-01-2018
Proceso: Arqueo de Caja Pag: 4-7
49
4.1.5 Compra y registro de Propiedad Planta y Equipo
No
Responsable
Actividad
1
Gerente
Autoriza la compra de acuerdo a la disponibilidad financiera actual.
2
Asistente
Contable B
Examina las autorizaciones para la compra y venta o retiro de propiedad planta y equipo.
3
Asistente
Contable B
Compara los presupuestos de compra o los importes autorizados por la gerencia, compra o adquisición de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coincide.
4
Asistente
Contable B
Registro de las compras de propiedad planta y equipo en la contabilidad de acuerdo a las cuentas contables especificadas por el contador.
5
Contador
Establece los años de vida útil a depreciar el activo en conformidad con las disposiciones legales a la política aprobada por la junta directiva.
6
Contador
Verifica los cálculos de la depreciación y realiza de manera mensual los asientos respectivos.
Elaborado por Revisado por Autorizado por
Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Manual de procedimientos:
contables
Area: contabilidadFecha de vigencia
18-01-2018
Proceso: Compra y registra
Propiedad Planta y Equipo Pag: 5-7
50
4.1.6 Control de inventario
No
Responsable
Actividad
1
Asistente
Contable A
Informa la entrada de elemento a bodega indicando el responsable de la recepción y registra las facturas por las compras.
2
Jefe de Bodega
Recibe los elementos informados, verificando su estado e ingresándolos a bodega.
3
Asistente de
Bodega
Ordena los elementos según su característica y fechas de vencimiento en la bodega.
4
Asistente de
Bodega
Archiva los soportes de entrega.
5
Asistente de
Bodega
En caso de devolución se emplean 4 copias de la nota de crédito: la original para contabilidad, una copia para el proveedor, otra para cuentas por pagar y la última para el archivo de bodega.
6
Jefe de Bodega
Al darse las devoluciones, registra estos movimientos en el kárdex y archiva la copia de la nota de crédito como respaldo.
7
Asistente
Contable B
Recibe y registra las notas de crédito la devolución, y realiza de manera periódica conteos de inventario por temas de control.
Elaborado por Revisado por Autorizado por
Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Manual de procedimientos:
contables
Area: BodegaFecha de vigencia
18-01-2018
Proceso: Control de Inventario Pag: 6-7
51
4.1.7 Pago a Proveedores
No
Responsable
Actividad
1
Asistente
Contable A
Revisa que las facturas cuenten con soportes requeridos, como órdenes de compra, y en caso de faltar documentación, la solicita para anexar a la factura.
2
Asistente
Contable A
Aplica las leyes correspondientes al momento de emitir las retenciones y realiza el registro contable.
3
Asistente
Contable A
Entrega de la información procesada con todos los soportes al área financiera.
4
Gerente
financiero.
Revisión de los saldos disponibles en las cuentas corrientes para determinar montos a pagar en la semana respectiva.
5
Gerente
financiero.
Determinación de facturas a pagar en base a las fechas de vencimiento de los documentos y los fondos disponibles.
6
Asistente
Contable B
Emisión de los cheques para cancelación a los proveedores los viernes de 15:30 a 17:00
7
Asistente
Contable B
Elaboración de reporte de pagos realizados para la presentación al gerente financiero.
Elaborado por Revisado por Autorizado por
Pedro Andrés Sánchez Oleas
Joselyn Gabriela Sañay Naranjo
Manual de procedimientos:
contables
Area: Gerencia FinancieroFecha de vigencia
18-01-2018
Proceso: Pago a Proveedores Pag: 7-7
52
Aplicación de la NIC 2
La aplicación de esta Norma se la realizará al momento de reconocer un activo como
inventario, esto por cuanto la empresa cuenta con bienes que son adquiridos directamente
para la venta y otros que constituyen materia prima utilizada durante el proceso de
producción. Asimismo, la Norma plantea dos métodos para la valuación de inventarios,
siendo estos el método de promedio ponderado y el método FIFO, y se determina que la
entidad se manejará con el método de promedio ponderado.
Aplicación de la NIC 7
La NIC 7 hace referencia a lo que constituye el efectivo, y en el caso de la entidad, esta
maneja mucho el efectivo, por lo cual se hace imperante la aplicación de esta Norma, y
debemos mencionar que para la preparación del estado de flujos de efectivo, la entidad se
manejará de manera general con el método directo, por cuanto este es el establecido en el
formato de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, pero igual se tomará en
cuenta el método indirecto en caso de ser necesario.
Aplicación de la NIC 16
Se tomará en cuenta esta NIC al momento de realizar el reconocimiento de un activo como una
Propiedad Planta y Equipo, y debemos mencionar que en cuanto al método de depreciación, se
manejará el método de depreciación lineal, y finalmente, para la estimación de la vida útil de los
mismos, esta se determinará en base al criterio y análisis del uso que vaya a tener cada activo (por
ejemplo en el caso de un vehículo, la ley tributaria indica una vida útil de 5 años, pero si este bien va a
tener un uso constante, se puede estimar la vida útil en menos años y para efectos de cumplimiento
con las leyes tributarias, se realizarán los ajustes necesarios durante la elaboración de la conciliación
tributaria).
53
Finalmente, a fin de poder complementar el trabajo realizado, se presenta un análisis
financiero a través del ratio de margen de utilidad neta en base a los últimos 3 años, para lo
cual consideramos los valores de ventas netas y la utilidad neta del ejercicio en términos
monetarios, los años considerados serán 2015, 2016 y 2017 y el análisis en base al cuadro
presentado es el siguiente:
El año en el que se obtuvo el mejor resultado en la aplicación de este índice fue el 2015,
alcanzando un porcentaje del 4.59%, luego en el año 2016 vemos que este baja al 3.41% a
pesar de que el valor de ventas anuales se mantuvo casi igual, y finalmente en el último año,
el 2017 se puede notar que a pesar de que las ventas tuvieron un incremento un poco
considerable, el margen de utilidad neta continua con la tendencia de disminuir, lo cual es
preocupante, y entre las posibles causas se podrían mencionar un costo de ventas muy
elevado, gastos operaciones muy altos o demasiado desembolso por gastos financieros, y a
fin de poder mejorar esta situación y aumentar la rentabilidad de la empresa se deben
considerar medidas como: revisar el costo de las mercaderías adquiridas para la realización
de las producciones y ventas, como materia prima y productos no procesados por la
compañía, reducir en lo posible ciertos gastos operacionales como agasajos, especialmente
los del área administrativa y realizar un análisis de los gastos financieros, es decir, los pagos
de intereses por los préstamos efectuados a las instituciones financieras; seguramente el
considerar y aplicar estas medidas de manera adecuada permitirá mejorar el margen de
utilidad neta en los próximos años.
Tabla 5 Utilidades de la empresa Chilemp S.A
Año Utilidad neta del ejercicio
Valor de ventas netas
Margen de utilidad neta
2015 $ 121.208,99 $ 2.639.985,68 4.59%
2016 $ 89.320,04 $ 2.622.469,03 3.41%
2017 $ 65.180,77 $ 2.700.320,90 2.41%
54
CONCLUSIONES
El diseño de un manual de procedimientos para mejora en el área contable en Chilemp S.A
será de mucha utilidad a fin de poder establecer claramente los procedimientos a seguir para
llevar la contabilidad de manera óptima y que se tenga como resultado final la elaboración y
presentación de estados financieros a gerencia de manera oportuna, a fin de poder realizar la
toma de decisiones en base a información confiable y que se apegue a las características
establecidas en el Marco conceptual para la información financiera.
Luego de haber observado el desarrollo de las actividades del departamento contable
concluye que: De acuerdo al 40% de los anunciados aplicado a la guía de observación
observamos desaciertos que establecen a la necesidad de diseñar un manual de procedimiento
para evitar errores y duplicidad en los registros de dicha operación.
Basados en las respuestas de las entrevistas realizadas, se puede indicar que existen
muchas falencias, como el no contar con un plan de cuentas que se apegue a las Normas
Internacionales de Información Financiera, las cuales rigen la contabilidad, asimismo la falta
de integración de todos los módulos que conforman el sistema contable, dándose
inconsistencias si se realizan comparaciones entre el módulo de cuentas por cobrar con el
mayor contable y finalmente se confirmó que las operaciones no son realizadas de manera
oportuna, generándose retrasos en el procesamiento de la información financiera, y por ende,
los estados financieros no son presentados de manera oportuna a la gerencia.
La aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad en esta entidad es de mucha
importancia, esto a fin de que los estados financieros se preparen bajo principios contables
como la importancia relativa, y que además los mismos cuenten con características como
fiabilidad, comparabilidad y otros establecidos en el Marco Conceptual para la Información
Financiera.
55
RECOMENDACIONES
Una vez concluido esta investigación, se recomienda a Chilemp S.A:
Implementar las Normas Internacionales de Información Financiera a fin de cumplir con
todos los requerimientos exigidos por los entes de control, para lo cual el Contador deberá
dirigir un proceso de capacitación a todos los integrantes del área contable a fin de que estos
se familiaricen con estas Normas, y para esto se deberá contar con al apoyo de la Gerencia en
cuanto a la realización de estas capacitaciones, por cuanto las mismas generalmente tienen un
costo monetario.
Lograr el alcance y sus objetivos para obtener estados financieros fiables y oportunos,
valiéndose del presente manual de procedimientos para su control y que realice una adecuada
socialización del mismo con los integrantes del área contable para que estén familiarizados
con esta herramienta.
Es recomendable que la compañía realice el diseño de manual de funciones para todas las
áreas con lo cual cada miembro sabrá cuáles son las actividades a realizar dentro de la
empresa, y esto se complementaría con la creación de un organigrama a fin de que cada
integrante tenga el conocimiento de cuáles son las líneas de mando y a quién se debe reportar
las tareas realizadas.
Finalmente, se recomienda que a más del uso del presente manual, el área contable se
organice de manera adecuada, en este caso que el Contador delegue las actividades de manera
equitativa a fin de evitar la acumulación de tareas en determinado persona, y más bien cada
uno aporte con el desarrollo óptimo de su trabajo, con lo cual se podrá lograr el cumplimiento
de los objetivos, siendo el más importante el presentar a gerencia los estados financieros de
manera oportuna.
56
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58
APÉNDICES
59
Apéndice A:
Entrevista al Gerente General
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencia Administrativa
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
Entrevista
Diseño de Manual de procedimientos para mejora del área Contable en Chilemp S.A
Reciba usted un cordial saludo por parte de: Pedro Sánchez y Gabriela Sañay, alumnos de
la carrera de Contaduría Pública Autorizada, Universidad de Guayaquil.
El objetivo de este cuestionario, es conocer sobre la organización de la empresa, y
disponer reformables para nuestro estudio. La información será tratada con discreción y
precaución.
Instrucciones:
A continuación, se realizaran siete preguntas.
Las respuestas serán transcritas de forma textual.
1.- ¿Cómo está organizado el departamento contable de la empresa?
Es una compañía que está constituida por ciertas áreas, donde cada una realizan sus
operaciones, también es considerada por una empresa mediana a lo que el departamento
contable está estructurado de la siguiente manera: El Contador y sus dos asistentes.
Persona entrevistada: Sr. Carlos Samuel Labra Valenzuela
Cargo: Gerente General
Tiempo de cargo: (Años) 30
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2.- ¿Cuáles son las ocupaciones del personal del departamento contable?
El contador está encargado de llevar sus funciones a un registro contable tomando en
cuenta a los estados financieros, transacciones contables y sus respectivos reportes con sus
ajustes. Mientras que los asistentes se encarga de ingresar información diaria ya sea con
documentos recibido en su cuadro de Excel para que proceda a las declaraciones que se
presentan mensualmente como al Impuesto al Valor Agregado (IVA) y sus retenciones en la
fuente por pagar, sus anexos transaccionales y el control de los pagos del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), a lo que también hacen sus ingresos de aviso de
entrada y salida, generan los roles de pagos con sus beneficios sociales con la supervisión del
Contador.
3.- ¿Qué insuficiencias se tienen actualmente en el departamento contable?
Las necesidades que se presenta en por la falta de organización a lo que genera atrasos en
los estados financieros que se realiza en Chilemp S.A
4.- ¿Cómo es el proceso contable que carga actualmente Chilemp S.A?
Según lo que me comunico el Contador, que ya la información lo hacen de una manera
ordenada con sus respectivos documentos realizados en su plantilla de EXCEL a lo que a su
vez pueden generan fácilmente las declaraciones según sus formularios y procesos.
5.- ¿Cuántas veces al año se exige información financiera y que tipo de reporte se
necesitan?
Se requiere por lo menos dos veces al año con sus respectivos reportes ya sea su estado de
flujo de efectivo, su Estado de Resultado y al final del periodo su juego completo de los
estados financieros que se presenta en la Superintendencia de Compañía, es decir sus 4
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respectivos Estados Financieros: Balance de Situación Financiera, Estado de Resultado,
Estado de Flujo de Efectivo, Cambio en el Patrimonio Neto junto a sus Notas a los Estados
financiero.
6.- ¿Quién da lectura a la información Financiera?
El contador es el quien se encarga de interpretar y explicar los reportes financieros.
7.- ¿Tiene noción del costo histórico de Equipos y Maquinarias, y el mantenimiento de las
similares?
En base a los costos históricos lo conozco por que se el movimiento del mercado en la cual
me pongo al contacto del proveedor y se cuáles son sus funciones y su dicho valor del tipo de
maquinaria.
De acuerdo al mantenimiento les puedo asegurar que damos un buen servicio y una
excelente calidad en la cual reconozco el tiempo de vida útil y el servicio de mantenimiento
que se da.
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Apéndice B:
Entrevista al Contador
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
Entrevista
Diseño de Manual de Procedimientos para mejora del área contable en Chilemp S.A
Reciba usted un cordial saludo por parte de: Pedro Sánchez y Gabriela Sañay, alumnos de la
carrera de Contaduría Pública Autorizada, Universidad de Guayaquil.
El objetivo de este cuestionario, es conocer sus funciones contables, de dicha información de
manera discreta y con mucha prudencia, ya que los resultados serán empleados solo para la
investigación.
Agradecemos su gentil colaboración.
Instrucciones:
A continuación, detallamos las siete preguntas.
Las respuestas serán transcritas de forma textual
1.- ¿Que es para usted un manual de procedimiento en el área contable?
Para mí son pasos a seguir al momento de contabilizar y llevar un control a las transacciones
diarias que se da en la empresa para genera sus Estados Financieros.
Persona entrevistada: Ing. Comercial Jorge Luis Viscaíno Cárdenas
Cargo: Contador
Tiempo de cargo: (Años) 4
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2.- ¿Qué buenas practicas aplica la empresa para obtener estados financieros fiables y oportunos?
De acuerdo a mi experiencia las prácticas aplicadas para la empresa son dadas por las niff y las
normas tributarias vigentes en el país.
3.- ¿Cómo es el proceso contable que produce actualmente Chilemp S.A?
Dentro del proceso contable se realiza por medio de planillas de Excel con sus respectivos
documentos con sus secuenciales de facturas y retenciones para proceder con sus respectivas
declaraciones solicitados por el Servicio de Rentas Internas, luego se proceda ingresar a la base de
dato para la elaboración de los mayores y estados financieros.
4.- ¿Qué insuficiencia se observa en la información contable?
Una carencia que se observa en la empresa es que no existe un manual de procedimiento contables,
a lo que ocasiona que el registro se realice a base de mis experiencias y a mis estudios.
5.- ¿Qué hechos regirían a la empresa a hacer ajustes?
Los hechos que obligarían hacer los ajustes son las cuentas incobrables. En los inventarios por
diferencias mínimas que hay en las facturas por pagar y en los registro de bodega.
7.- ¿Recibe usted la documentación a tiempo?
No, los encargados casi siempre entregan después de 10 o 30 días de la fecha ya que esto ocasiona
atrasos al momento de subir la información.
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Apéndice C:
Entrevista al Asistente Contable
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
Entrevista
Diseño de manual de procedimientos para mejora del área contable en Chilemp S.A
Reciba usted un cordial saludo por parte de: Pedro Sánchez y Gabriela Sañay, alumnos de la
carrera Contaduría Pública Autorizada, Universidad de Guayaquil.
El objetivo de este cuestionario, es conocer sus funciones contables, de dicha información de
manera discreta y con mucha prudencia que los resultados serán solo para la investigación.
Agradecemos su gentil colaboración.
Instrucciones:
A continuación, se realizan cinco preguntas.
Las respuestas serian transcrita en forma textual
1.- ¿Cuáles son las tareas que usted rescata dentro de la empresa?
Las tareas en la cual desempeño en Chilemp S.A son el registro de documentos al manejo de las
nóminas, registro los avisos de entrada y salidas delos trabajadores en el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social, imprimo las planillas de dichos pagos ya sea en el Servicio de Rentas Internas,
Persona entrevistada: Sr. Jonathan Pacheco
Cargo: Asistente Contable
Tiempo de cargo: (Años) 4
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registro facturas diarias en la planilla Excel para las siguientes declaraciones que cumple en la
entidad.
2.- ¿Cómo es el proceso contable que carga actualmente Chilemp S.A?
El Contador es el que se encarga el programa contable y el que supervisa los asistentes para llevar
un buen manejo en los estados financieros.
3.- ¿Recibe usted la documentación a tiempo?
No, la documentación siempre tarda días en llegar, a lo que ocasiona retraso al mes siguiente y se
tiene que realizar ajustes para ingresa la información faltante.
4.- ¿Cómo específica y reconoce la información que recibe?
De acuerdo a mi puesto clasifico lo que son facturas de gasto, las compras y los pagos a
proveedores, esto ingreso a la plantilla de EXCEL para llevar un control.
5.- ¿Elabora y verifica recomendaciones de gastos con ingresos recibidos?
Si, realizo sus respectivos ingresos de acuerdos a sus gastos efectuados, por medio de factura y
cheques girados.
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Apéndice D:
Guía de Observación
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública Autorizada
GUÍA DE OBSERVACIÓN
Diseño de manual de procedimientos para mejora del área contable en Chilemp S.A
Autores: Pedro Sánchez y Gabriela Sañay, egresados de la carrera de CPA, Facultad de
Ciencias Administrativa
Fecha de observación: Desde: 12 de Enero del 2018 Hasta: 19 de Enero del 2018
Observar los procedimientos y el desarrollo de las actividades para diagnosticar el
departamento contable. Concluyendo a las funciones del bodeguero de la empresa.
Nº Características SI NO Observación
1
La estructura del departamento contable cumple las necesidades de Chilemp S.A
x
2 Se encuentra definidas las funciones de los empleados en el área contable x
3
El personal contable cuenta con un acceso para adquirir cualquier informaciones necesaria x
4 Los sistemas contables son integrados de acuerdo a sus funciones x
Los módulos deberían tener el mismo acceso como los otros departamentos
5 Se encuentra actualizado el Plan de cuentas de la compañía x Existen atrasos
6 La s operaciones se contabilizan de manera oportuna x
Esto ocasiona a que la información no llega a tiempo
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7 Contabilizan los desembolsos de Caja chica x Pero no llevan un registro en orden
8 Llevan el control de facturas de compras x
9 Existe un control estandarizado de entrada y salida de elemento de bodega x
No siempre lleva su adecuado registro
10 El realiza mantenimiento a los materiales en el proceso de elaboración x
11 Existe un control de documentos ordenado al momento de declarar x
Siempre llega con retrasos la información
12 Se ejecuta de manera exitosa al momento de subir los estados financieros x
Debido a los atrasos se realiza los respectivos ajustes
13 Se presenta de manera periódica las conciliaciones bancarias x No llevan un control
14 Los arqueos de caja se realizan de manera periódica x Se encuentran novedades
15 Generan los pagos a proveedores a tiempo x
Hay problemas con los pagos por que no siempre dan la autorización
