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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN CONTADURÍA PÚBLICA
TRABAJO DE TITULACIÓN DE POSTGRADO PARA LA
OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN
CONTADURÍA PÚBLICA
TEMA:
DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PARA LA EMPRESA MINDCORP S.A.
AUTORA: ACG. SANDRA ELIZABETH PRADO LEON, ESP.
TUTOR: ING. ANGEL BRAVO BRAVO, MAE
GUAYAQUIL – ECUADOR
AGOSTO 2018
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE TITULACIÓN
TÍTULO: Diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la Empresa MINDCORP
S.A.
AUTORA: Acg. Sandra
Elizabeth Prado León, ESP.
TUTOR: Ing. Angel Bravo Bravo, MAE
REVISOR: Ing. Omar Apolinario, Mgs.
INSTITUCIÓN: Universidad de
Guayaquil
FACULTAD: Ciencias Administrativas
NIVEL: Post Grado, maestría en Contaduría Pública
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGS: 90
TÍTULO OBTENIDO: Magister en Contaduría Pública
ÁREAS TEMÁTICAS: Auditoría, Contabilidad, Procesos, Manuales
PALABRAS CLAVE: Manual Contable, Control interno.
RESUMEN:
Los manuales contables conforman una guía confiable, puesto que, detalla en forma
sistemática y secuencial los procedimientos escritos de las diferentes actividades operativas
que tiene la empresa, optimizando tiempo y recursos. El manual contable es el documento
donde se estandaricen controles internos con las normativas contables vigentes para el correcto
registro y obtención confiable de la información de la empresa.
Con el propósito que la empresa MINDCORP S.A., mejore en la aplicación de las normas
contables y contar con información confiable y oportuna permitiendo controlar los diferentes
procesos en el desarrollo de su actividad económica con los entes reguladores y de control.
La metodología aplicada en este trabajo se enfoca el método descriptivo facilitó obtener los
detalles de las actividades operacionales identificando los procesos que deben mejorar para
optimizar los recursos de la empresa, el método analítico permitió indagar en la información
proporcionada por las diferentes transacciones que desarrolla la empresa, acompañado de las
técnicas de investigación como el cuestionario, entrevista y la recopilación de datos.
La novedad científica que la investigación del presente trabajo de titulación aporta es el diseño
de un manual de procedimientos contables que facilite la estandarización de los procesos en la
gestión de las actividades operacionales de la empresa.
No. DE REGISTRO (en base de
datos): No. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: (x) SI NO
CONTACTO CON AUTOR: Acg.
Sandra Elizabeth Prado León, ESP Teléfono:
0990524311 E-mail:
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Nombre: Ing. Cecilia Orejuela
Teléfono: (04)2281108
E-mail: [email protected]
iii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor de la estudiante Acg. Sandra Elizabeth Prado León,
ESP, del Programa de Maestría/Especialidad Contaduría Pública, nombrado
por el Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas CERTIFICO: que el
estudio de caso de la titulada DISEÑO DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA MINDCORP
S.A., en opción al grado académico de Magíster en Contabilidad, cumple con los
requisitos académicos, científicos y formales que establece el Reglamento aprobado
para tal efecto.
Atentamente
Ing. Angel Bravo Bravo, MAE
TUTOR
Guayaquil, 20 de agosto de 2018
iv
CERTIFICACIÓN DE URKUND
Ing. Angel Bravo Bravo, MAE
TUTOR
v
CERTIFICADO ANTIPLAGIO
Certifico haber revisado el informe obtenido por el sistema de antiplagio
URKUND, y que las fuentes utilizadas detectadas por el mismo en el trabajo
de titulación de postgrado, se encuentra debidamente citadas de acuerdo a las
normas APA vigentes, por lo que ésta investigación es de su autoría.
Ing. Angel Bravo Bravo,
MAE Tutor de trabajo de titulación
vi
DEDICATORIA
A mis padres, mis hijos y
esposo.
vii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a la empresa
MINDCORP S.A. por permitirme
conocer su realidad contable,
administrativa y financiera y poder
colaborar con mi propuesta para mejorar
la gestión.
Agradezco a los docentes, y tutor
de la Maestría, a mis compañeros
maestrantes, mi familia, que son sus
conocimientos y voz de apoyo
estuvieron junto a mí en este proceso.
ix
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación, me
corresponde exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”
SANDRA ELIZABETH PRADO LEÓN
C.I. 0921433447
x
ABREVIATURAS
NIFF: Normas Internacional de Información Financiera.
NIC: Normas Internacionales de Contabilidad
SRI: Servicio de Rentas Internas
IESS: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
LORTI: Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
NIA: Norma Internacionales de Autoría
FODA: Fortaleza, Oportunidad, Debilidad y Amenazas
Matriz EFI: Matriz de Evaluación de Factores Internos
Matriz EFE: Matriz de Evaluación de Factores Externos
PYMES: Pequeñas y Medianas Empresas
xi
TABLA DE CONTENIDO
PORTADA ............................................................................................................................ i
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA ......................................... ii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ........................................................................................iii
CERTIFICACIÓN DE URKUND ....................................................................................... iv
CERTIFICADO ANTIPLAGIO ........................................................................................... v
DEDICATORIA .................................................................................................................. vi
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................... vii
DECLARACIÓN EXPRESA ............................................................................................viii
ABREVIATURAS ............................................................................................................... ix
TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................. xi
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................... xx
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................................ xxi
RESUMEN ............................................................................................................................ 1
ABSTRACT .......................................................................................................................... 2
xii
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 3
Delimitación del problema ................................................................................................ 3
Árbol de Problemas ........................................................................................................... 5
Formulación del problema y sistematización del problema .............................................. 7
Sistematización del problema ........................................................................................... 7
Justificación ....................................................................................................................... 7
Objeto de estudio ............................................................................................................... 8
Campo de acción o de investigación ................................................................................. 8
Objetivo general ................................................................................................................ 9
Objetivos específicos ........................................................................................................ 9
Novedad científica ............................................................................................................ 9
CAPITULO 1 ..................................................................................................................... 11
MARCO TEÓRICO ............................................................................................................ 11
1.1 Teorías Generales ........................................................................................... 11
1.1.1 Administración ....................................................................................................... 11
xiii
1.1.2 Importancia de la administración ........................................................................... 12
1.1.3 Influencia de la contabilidad en la administración ................................................. 12
1.1.4 Control Interno ....................................................................................................... 13
1.1.5 Elementos del control interno ................................................................................ 14
1.1.6 Contabilidad ........................................................................................................... 16
1.1.7 Empresa .................................................................................................................. 17
1.2 Teorías sustantivas.......................................................................................... 18
1.2.1 Manual de políticas y procedimientos ............................................................ 20
1.2.2 Importancia de los manuales .......................................................................... 20
1.2.3 Objetivos de las manuales .............................................................................. 21
1.2.4 Tipos de manuales ......................................................................................... 22
1.3 Referentes empíricos ...................................................................................... 23
CAPITULO 2 ...................................................................................................................... 26
MARCO METODOLÓGICO ............................................................................................. 26
2.1 Metodología .................................................................................................... 26
xiv
2.2 Métodos de Investigación............................................................................... 26
2.3 Técnicas e Instrumentos ................................................................................. 27
2.3.1 Técnica de Observación ................................................................................. 27
2.3.2 Técnica de Entrevista ..................................................................................... 27
2.3.3 Técnica de Cuestionario ................................................................................. 27
2.3.4 Instrumento Ficha de Observación ................................................................ 27
2.3.5 Instrumento de Ficha de Validación .............................................................. 28
2.3.6 Población y Muestra ....................................................................................... 28
2.3.7 Procedimientos ....................................................................................... 28
Capítulo 3 ............................................................................................................................ 29
RESULTADOS ................................................................................................................... 29
3.1 Antecedentes de la unidad de análisis o población ........................................ 29
3.2 Diagnóstico o estudio de campo ..................................................................... 31
3.2.1 Análisis FODA ............................................................................................... 31
3.2.1.1 Factores Internos ............................................................................................ 31
xv
3.2.1.1.1 Fortalezas ....................................................................................................... 31
3.2.1.1.2 Debilidades ..................................................................................................... 32
3.2.1.2 Factores Externos ........................................................................................... 34
3.2.1.2.1 Oportunidades ................................................................................................ 34
3.2.1.2.2 Amenazas ...................................................................................................... 34
3.3 Análisis de Resultados .................................................................................. 36
Capítulo 4. ........................................................................................................................... 38
DISCUSIÓN ....................................................................................................................... 38
4.1 Contrastación empírica ................................................................................... 38
4.2 Comparación de resultados con otros estudios relevantes ............................. 38
4.3 Limitaciones ................................................................................................... 39
4.4 Líneas de investigación ................................................................................. 40
4.5 Aspectos relevantes ........................................................................................ 40
Capítulo 5 ............................................................................................................................ 42
PROPUESTA ...................................................................................................................... 42
xvi
5.1 Diseño de un Manual de procedimientos contables para la Empresa
MINDCORP S.A ............................................................................................................. 42
5.2 Introducción ............................................................................................................ 42
5.3 Objetivo General ............................................................................................. 42
5.4 Objetivos Específicos ...................................................................................... 43
5.5 Alcance ............................................................................................................ 43
5.6 Misión ............................................................................................................ 43
5.7 Visión ............................................................................................................. 43
5.8 Valores ........................................................................................................... 44
5.9 Estructura Organizacional .............................................................................. 45
5.10 Funciones ....................................................................................................... 45
5.10.1 Gerencia ........................................................................................................ 45
5.10.2 Departamento de Contabilidad ..................................................................... 46
5.10.3 Departamento de Compras ........................................................................... 46
5.10.4 Departamento de Ventas ............................................................................. 46
5.10.5 Departamento de Tesorería ......................................................................... 47
xvii
5.10.6 Departamento de Bodega y Transporte ...................................................... 47
5.11 Políticas ...................................................................................................... 48
5.11.1 Políticas Departamento de Contabilidad ................................................... 48
5.11.2 Políticas de Compras .................................................................................. 49
5.11.3 Políticas de Ventas ..................................................................................... 49
5.11.4 Políticas de Tesorería ................................................................................ 50
5.11.5 Políticas de Bodega y Transporte .............................................................. 51
5.12 Proceso Contable ...................................................................................... 52
5.12.1 Contabilidad ............................................................................................. 52
5.12.2 Tesorería ................................................................................................... 54
5.12.3 Inventarios ................................................................................................ 55
5.13 Manual Contable ....................................................................................... 55
a) Preparación de los estados financieros ................................................................... 55
b) Moneda funcional y moneda de presentación ........................................................ 56
c) Efectivo .................................................................................................................. 58
xviii
d) Cuentas por cobrar clientes .................................................................................... 62
e) Impuestos retenidos ............................................................................................... 66
f) Inventarios ............................................................................................................. 66
g) Propiedad, planta y equipo .................................................................................... 68
h) Impuesto a la Renta ............................................................................................... 73
i) Cuentas por pagar comerciales .............................................................................. 73
j) Beneficios a los empleados ................................................................................... 74
k) Provisiones ............................................................................................................ 75
l) Reconocimiento de Ingresos ................................................................................. 76
m) Reconocimiento de Gastos .................................................................................... 76
CONCLUSIONES .......................................................................................................... 77
RECOMENDACIONES ................................................................................................. 79
REFERENCIAS BIBIOGRAFICAS .............................................................................. 80
ANEXOS ......................................................................................................................... 84
Anexo A
xix
Formato de encuesta al Gerente General de la empresa MINDCORP S. A…….…84
Anexo B
Formato de encuesta al Contador de la empresa MINDCORP S…..……………...86
Anexo C
Ficha de Observación efectuada en la empresa MINDCORP S.A………………...87
Anexo D
Aprobación del estudio en la empresa MINDCORP S.A……………….…………89
xx
LISTA DE TABLAS
Tabla 1: Matriz EFI ............................................................................................................. 37
Tabla 2: Matriz EFE ............................................................................................................ 40
Tabla 3: Matriz FODA ........................................................................................................ 18
xxi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Árbol de problemas ............................................................................................... 7
Figura 2. Relación operaciones, contabilidad, decisiones ..................................................... 17
1
RESUMEN
Tema: DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA EMPRESA MINDCORP S.A.
Los manuales contables conforman una guía confiable, puesto que, detalla
en forma sistemática y secuencial los procedimientos escritos de las
diferentes actividades operativas que tiene la empresa, optimizando tiempo y
recursos.
El manual contable es el documento de controles internos con las
normativas contables vigentes para el correcto registro y obtención confiable
de la información de la empresa, con este fin la empresa MINDCORP S.A.,
mejore la aplicación de las normas contables y contar con información
confiable y oportuna para controlar los diferentes procesos de las actividades
económicas con los entes reguladores y de control.
La metodología aplicada en este trabajo se enfoca en el método descriptivo
que permite obtener los detalles de las actividades operacionales
identificando los procesos que deben mejorar para optimizar los recursos de
la empresa.
El método analítico permite indagar en la información proporcionada por
las diferentes transacciones que desarrolla la empresa, acompañado de las
técnicas de investigación como el cuestionario, entrevista y la recopilación de
datos.
La novedad científica que la investigación es aporta con el diseño de un
manual de procedimientos contables que facilite la estandarización de los
procesos en la gestión de las actividades operacionales de la empresa.
Palabras claves: Procedimientos, Control Interno, Confiabilidad.
2
ABSTRACT
Topic: DESIGN OF A MANUAL OF ACCOUNTING PROCEDURES
FOR THE COMPANY MINDCORP S.A.
The accounting manuals are a reliable guide, since it systematically and
sequentially details the written procedures of the different operational
activities that the company has, optimizing time and resources.
The accounting manual is the document of internal controls with the
current accounting regulations for the correct registration and reliable
obtaining of company information, for this purpose the company
MINDCORP SA, improve the application of accounting standards and have
reliable and timely information to control the different processes of economic
activities with the regulatory and control entities.
The methodology applied in this work focuses on the descriptive method
that allows obtaining the details of operational activities by identifying the
processes that must be improved to optimize the company's resources.
The analytical method allows us to investigate the information provided by
the different transactions carried out by the company, accompanied by
research techniques such as the questionnaire, interview and data collection.
The scientific novelty that the research is contributing with the design of a
manual of accounting procedures that facilitates the standardization of the
processes in the management of the operational activities of the company.
Keywords: Procedures, Internal Control, Reliability.
3
INTRODUCCIÓN
Un manual de procedimientos contable es un documento que contiene de
manera ordenada y sistematizada, las indicaciones del manejo de la
información, como registrar, a quien comunicar y ejecutar; interactuando
todas las áreas operativas y administrativas de la empresa.
La implementación y estandarización de las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF), ha generado cambios en los procesos
contables en las empresas del país, según el tamaño de la organización.
Los manuales contables conforman una guía confiable, puesto que, detalla en
forma sistemática y secuencial los procedimientos escritos de las diferentes
actividades operativas que tiene la empresa, con el propósito de mejor la
ejecución de una tarea y a la vez permite estandarizar métodos de trabajo que
optimicen tiempo y recursos. Convirtiéndose un manual contable en el
documento donde se estandaricen con las normas contables vigentes para el
correcto registro y obtención confiable de la información contable de la
empresa.
Con la finalidad de que la empresa MINDCORP S.A., se identifique con la
implantación de las NIIF, este manual de procedimientos contables sirve como
herramienta de control para toda empresa, por lo cual puede dar cumplir con
sus funciones y procesos de manera clara y sencilla.
Delimitación del problema
El manejo de información contable funciona eficientemente, cuando existen
normas, procesos, procedimientos y controles que faciliten al personal realizar
4
sus actividades de manera eficiente y eficaz, como resultado de poder contar
con información confiable.
La empresa MINDCROP S.A. es una pymes mediana, por la magnitud de
sus operaciones es una empresa obligada a llevar contabilidad, y al contar con
poco personal en las áreas administrativas ha tenido contratiempo en la
generación de información confiable y oportuna.
Debido a esto surge la necesidad de diseñar un manual de procedimiento
contables en el cual, se detallará cada área involucrada tenga sus propias
atribuciones, obligaciones, responsabilidades, por esta razón todo el personal
inherente en el manual deberá estar involucrado en este diseño, que tiene como
finalidad agilitar y organizar los procesos y procedimientos contables de la
empresa.
5
Árbol de Problemas
Figura 1. Árbol de problemas
Figura 1. Árbol de problemas
Tomado de: Información proporcionada previo análisis Empresa MINDCORP S.A.
Las causas y efectos puntualizados en el árbol problema genera riesgos para
la empresa por no contar con información confiable y que no permita tomar
decisiones adecuadas y oportunas por parte de la gerencia.
Por cuanto contar con el desarrollo e implementación de un manual de
Ausencia de un manual de procedimientos contables en la
empresa MINDCORP S.A.
Desconocimiento de
aplicación de las
NIIF
Desactualización del
contador de la empresa en
la aplicación de las NIIF
No existen políticas y
procedimientos contables
actualizados de la empresa
Registros contables y
reportes financieros
incorrectos
Multas y sanciones parte
de los entes de control
contable (super de
compañías)
Aplicación errada del
análisis contable lo que
puede ocasionar que se
incurra en ilícitos
administrativos
preestablecidos en las leyes,
normas y reglamentos
vigentes
CAUSAS
EFECTOS
6
procedimientos para el área contable – financiero, proporcionará lineamientos
necesarios al momento de efectuar las diversas operaciones, esto con lleva a
garantizar que se efectúen según con la normativas contables vigentes en el
país.
De acuerdo al Centro de Investigación y Estudios Avanzados del
Instituto Politécnico Nacional de México – Cinvestav, recalca que el
departamento de contabilidad como el financiero “Se encarga de
instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos
necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y
registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución
de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve
a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de
gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus
operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida
observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables”.
Administración. Cinvestav Centro de Investigación y de Estudios
Avanzados del I.P.N. (s.f.). Departamento de Contabilidad. Recuperado de
http://administracion.cinvestav.mx/Secretar%C3%ADaAdministrativa/Subdirec
ci%C3%B3ndeRecursosFinancieros/DepartamentodeContabilidad.aspx.
El proyecto de investigación está dirigido en el diseño de un manual de
procedimientos contables para la empresa MINDCORP S.A. en la ciudad de
Guayaquil, por lo cual se llevará acabo con la aplicación de las técnicas de
investigación, como es el caso de la entrevista y la encuesta.
7
Para esta investigación, se usó como como referencia el período
comprendido durante el año 2016 y hasta marzo del presente año, que permiten
la comparabilidad de los aplicaciones de las normativas contables vigentes, los
hallazgos de la investigación serán analizados en el transcurso de la exposición.
Formulación del problema y sistematización del problema
La empresa por su actividad económica exige diferentes controles, procesos,
para que le permite cumplir con los entes reguladores y de control acorde al
sector donde se desarrolla su actividad.
¿Qué efecto tiene en la empresa MINDCORP S.A. el diseño de un manual
de procedimientos contables?
Sistematización del problema
En la sistematización de la investigación es según al desarrollo de la
problemática se refiere a lo siguiente:
¿Cuáles son las razones que provocan diferencias entre la información
contable financiera presentada de un ejercicio fiscal a otro?
¿Cuenta la empresa con personal idóneo en el desarrollo de las operaciones
contables, financieras y administrativas?
¿La empresa cuenta con un sistema computacional que permita registrar
todas las transacciones?
Justificación
Toda empresa de acuerdo a su complejidad o a la cantidad de transacciones
que se generen, los niveles de ventas y de ingresos, todas esta gama de factores,
8
exige mantener adecuados procedimientos contables que se encuentren bien
estructurados, diseñados a la necesidad de cada empresa y que sean aplicados a
la exigencia de normativa contable vigente y que refleje el cumplimiento de los
objetivos proporcionando información contable confiable y oportuna;
mejorando la eficiencia y eficacia de los procesos para una adecuada toma de
decisiones que conlleve a la organización a mejorar los índices de productividad
y estabilidad.
Este proyecto de investigación, pretende dar una vía de solución a la
problemática diagnosticada, en base a la propuesta de elaborar un diseño de
procedimientos contables para la empresa MINDCORP S.A. de la ciudad de
Guayaquil.
Para realizar esta investigación se empleará el enfoque cuantitativo y
cualitativo, porque se realizará la comparabilidad de los ejercicios fiscales de la
empresa. La investigación será descriptiva y explicativa. Se usará el método
deductivo y analítico y el diseño de la investigación será: documental y de
campo. Se utilizará la técnica de entrevistas y el instrumento será el
cuestionario.
Objeto de estudio
Ejecución de la normativa contable y sus registros de las actividades
operativas en la empresa.
Campo de acción o de investigación
Por lo antes mencionado, el campo de estudio está vinculado y relacionado
con la gestión financiera y contable de la empresa, entorno a los procedimientos
9
contables que conlleve a la aplicación y ejecución de la normativa contable,
normas internacionales de información financiera (NIIF) para lograr obtener
información financiera confiable y oportuna que permitan cumplir con los
objetivos planeados por la administración con la finalidad de proporcionar el
crecimiento, desarrollo, y, generar valor para la empresa.
Objetivo general
Mejorar el control de los diferentes procesos administrativos contables a
través de un manual de procedimientos, para el eficiente desarrollo de las
actividades que tiene la empresa MINDCORP S.A.
Objetivos específicos
1. Analizar el estado que se encuentra la información contable
financiera de la empresa.
2. Definir las actividades necesarias para mitigar riesgos.
3. Elaborar un manual procedimientos contables acorde a las
necesidades y exigencias de la organización.
Novedad científica
La novedad científica se base en la investigación y desarrollo del tema
central enfatizando el área de los controles administrativos, financieros y
contables con la finalidad de mejorar la gestión de desarrollo de las actividades
operacionales de la empresa.
La propuesta está enfocada a un diseño de un manual de procesos contables
para la empresa MINDCORP S.A. de la ciudad de Guayaquil, analizando los
siguientes aspectos:
10
a. Determinar debilidades en el control interno identificando las causas
que pueden ocasionar riesgos en la organización.
b. Desarrollar un manual de procedimientos contables aplicables a la
normativa contable vigentes y las normas internacionales de
información financiera (NIIFF).
c. Analizar el sistema computacional que utiliza la empresa en el
desarrollo de sus operaciones.
d. Establecer aquellos efectos financieros sus resultados en el negocio,
que ocasionarían toma decisiones no oportunas afectando
económicamente a la empresa.
El grado de problemática que presentan las pequeñas y medianas empresas
(Pymes) es la carencia de procedimientos contables que estén sujetos a las
necesidades de la empresa, según la complejidad de sus operaciones.
11
Capítulo 1
MARCO TEÓRICO
1.1 Teorías Generales
La globalización ha impulsado el crecimiento de las economías a nivel
mundial, por lo cual la competitividad forma parte del desarrollo y expansión
de las empresas para liderar el dominio del mercado de sus bienes, y/o servicios
que brinden a sus clientes, cumpliendo las expectativas y satisfacción de su
nicho de mercado, por tanto las empresas deben innovarse y procurar mejorar
continuamente en todos los aspectos relacionados a su actividad;
fortaleciéndose en la optimización de todos sus recursos de manera eficiente y
eficaz.
Por tal razón, es fundamental que toda empresa controle bien sus ingresos
y egresos, y que estos estén acordes a las normativas establecidas entre otros
factores, por lo cual es necesario contar con procesos contables bien
estructurados.
1.1.1 Administración
Reyes (2004) menciona que la administración “es la técnica que busca
lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y
personas que integran una empresa” (p.15).
Actualmente las empresas se ha modernizado y procuran contar con una
administración eficiente y eficaz, ajustándose a los cambios que van surgiendo
e implementarlos con el fin de asegurar su crecimiento, sostenibilidad en el
tiempo, utilidades, y empleados satisfechos.
12
1.1.2 Importancia de la Administración
Díaz (2013) sobre la administración de empresas indica que para que “una
empresa alcance sus objetivos y su grupo de empleados desarrolle el
trabajo de la forma más eficiente”1, se ha creado lo que hoy en día se
conoce como administración de empresas, y es de gran importancia porque
conlleva a alcanzar todas aquellas metas que se proponga .
Mejorar la calidad en la administración dentro de un empresa constituye
el éxito de obtener el cumplimiento de todas las metas y objetivos propuestos
por la empresa, facilitando manejar con una correcta coordinación todos los
recursos que posee la empresa incluyen los humanos, optimizando las
operaciones y los procesos administrativos.
1.1.3 Influencia de la contabilidad en la administración
Bertora (1995) nos indica de la contabilidad que se: "Caracteriza la
contabilidad como una técnica destinada a producir resultados útiles conforme a
una definición anticipada de objetivos en cuanto esos resultados" (p.30).
El pensamiento contable ha presentado un enfoque dirigido a satisfacer
los intereses generales de los usuarios externos (estado, corporaciones
financieras) no de usuarios internos. Cumpliendo así, solo con una función de
registro de actos jurídicos. Con esta visión la contabilidad empieza a tener
objetivos que están orientados a satisfacer las necesidades de esos usuarios con
la utilidad de la información.
La generación de la información numérica en la que muestra el
estado económico que se encuentra una empresa, por tal razón dicha
1 https://www.negociosyemprendimiento.org/2013/05/importancia-administracion-de-empresas.html
13
información debe ser exacta, manejable y confiable reflejando la realidad
de manera que permita tomar decisiones sobre nuevas inversiones,
endeudamiento, compra de bienes, materia prima, nuevas incorporaciones de
personal, etc.
1.1.4 Control Interno
Coopers & Lybrand (2006) mencionan que el control interno "es un proceso
efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal
de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la
consecución de un fin, no un fin en sí mismo.
El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata
solamente de manuales de políticas e impresos sino de personas
en cada nivel de la organización.
El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad
razonable, no la seguridad total, a la dirección y al consejo de
administración de la entidad.
14
El control interno está pensando para facilitar la consecución de
objetivos en una o más de las diferentes categorías que, al mismo
tiempo, se solapan” (p.16).
Las empresas hoy en día, se desarrollan en un mercado muy competitivo por
ello se busca emplear controles que permitan optimizar los recursos de manera
precautelar el incremento de costos, enfocándose a la innovación de sistemas
tecnológicos, e implementación de nuevos procesos, a cambios en
normativas y leyes tributarias y de regulación; con la finalidad de mejorar los
controles en el desarrollo de los procesos que permitan disminuir costos de
operación y tiempos de respuesta; lo que facilitará alcanzar los objetivos
establecidos por la empresa.
Las empresas definen su misión, los objetivos y las estrategias, que vayan
acorde a lo que indican Coopers & Lybrand (2006) se clasifican “en 3
categorías:
Operacionales: Referente a la utilización eficaz y eficiente de los
recursos de la entidad.
Información financiera: Referente a la preparación y publicación de
estados financieros fiables.
Cumplimiento: Referente al cumplimiento por parte de la entidad
de las leyes y normas que le sean aplicadas”(p.45).
1.1.5 Elementos del Control Interno
Coopers & Lybrand (2006) establecen cinco componentes del control
15
interno que están relacionados entre sí. Éstos se derivan del estilo de dirección
del negocio y están integrados en el proceso de gestión. Los componentes son
los siguientes:
“Entorno de control: El núcleo de un negocio es su personal
(sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores
éticos y la profesionalidad) y el entorno en el que trabaja. Los
empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre
los que descansa todo.
Evaluación de los riesgos: La entidad debe conocer y abordar los
riesgos con los que se enfrenta. Ha de fijar objetivos, integrados
en las actividades de ventas, producción, comercialización,
finanzas, etc., para que la organización funcione de forma
coordinada. Igualmente, debe establecer mecanismos para
identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes.
Actividades de control: Deben establecerse y ejecutarse
políticas y procedimientos que ayuden a conseguir una
seguridad razonable de que se llevan a cabo de forma eficaz las
acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que
existen respecto a la consecución de los objetivos de la entidad.
Información y comunicación: Las actividades están rodeadas de
sistemas de información y comunicación. Éstos permiten que el
personal de la entidad capte e intercambie la información requerida
para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.
Supervisión: Todo el proceso ha de ser supervisado,
16
introduciéndose las modificaciones pertinentes cuando se estime
oportuno. De esta forma el sistema puede reaccionar ágilmente
y cambiar de acuerdo con las circunstancias” (p.70).
Los sistemas de control interno no son, ni deben ser, iguales en
todos los casos. Acorde a las necesidades de cada organización los controles
internos varían dependiendo del sector y las actividades que realicen, su
tamaño, su cultura o su filosofía de gestión.
1.1.6 Contabilidad
La contabilidad es la ciencia que enseña las normas y procedimientos
para ordenar, analizar y registrar todas las operaciones practicadas por
unidades económicas, ya sea de manera individual o bajo la forma de
sociedades, siendo estas mercantiles o civiles2.
Goxens (1995 ) dice que contabilidad es el nombre genérico de todas
las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan a cabo en una
empresa con objeto de proporcionar:
a. Una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida
y en la actividad de la Empresa; es decir, conocer el
patrimonio y sus modificaciones.
b. Una base en cifras para orientar las actuaciones de la gerencia en su
toma de decisiones.
c. La justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.
El siguiente esquema muestra la relación entre las operaciones de la
2 https://elcontadores.com/
17
empresa, la contabilidad y las decisiones de la gerencia” (p.43).
Figura 2. Relación operaciones, contabilidad, decisiones
Tomado de: Goxen (2003)
Resumiendo: Contabilidad, según el ilustre Catedrático italiano Dr. Fabio
Besta es la ciencia que estudia los principios y leyes del control económico en la
empresa de cualquier clase (Goxens & Goxens, 2003).
1.1.7 Empresa
La empresa es una entidad socioeconómica en la que se combinan y
coordinan los elementos del proceso de trabajo, con el fin de comprar y
vender o comprar, transformar y vender satisfactores.
En la actualidad pueden distinguirse diferentes tipos de empresas,
dependiendo el punto de vista que se utilice para identificarles:
18
Según el número de personas que la integran pueden ser individuales
o colectivas.
Según la procedencia de capital: privadas o públicas.
Según la actividad que desarrollan: industriales, comerciales o de
servicio.
Según la finalidad que persiguen: lucrativas o no lucrativas.
Zapata Sánchez (2008) dice que “la empresa es todo ente económico
cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que, al ser
vendidos, producirán una renta que beneficie al empresario, a los Estados
y a la sociedad en general”(p.26).
1.2 Teorías Sustantivas
Podemos definir a los manuales de procedimientos como herramientas
indispensables ya que son fuentes de comunicación que permiten verificar,
analizar, registrar, clasificar, dando un destino a la información en las diferentes
áreas específicas que tiene una organización. Estos manuales permiten registrar
la secuencia de las distintas actividades u operaciones cuya finalidad es
proporcionar un resultado óptimo en este proceso, que se encuentra
implementado en la organización.
El manual de procedimientos es convierte en un componente del sistema
de control interno, facilita la obtención de la información ordenada, detallada,
sistemática e integral en la cual contiene: instrucciones, responsabilidades e
información de las funciones, políticas, sistemas y procedimientos en las
distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
19
El sistema de control interno es el todo para las empresas ya que este permite
diseñar e implementar procedimientos integrales, estos forman parte importante
en el desarrollar adecuado de las actividades, determinando responsabilidades
a los funcionarios encargados de las diferentes áreas, en consecuencia se
obtiene información necesaria y útil, implementando medidas de seguridad, de
control y autocontrol; cumpliendo con los objetivos establecidos por la
empresa.
“El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se
constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier
empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con
calidad y eficiencia”.3
La implementación y ejecución de un manual es fundamental para elevar la
productividad al definir acciones específicas en las actividades agilita la
información permitiendo a la empresa estandarizar el conocimiento.
Para la elaboración de un manual de procedimientos se debe considerar los
siguientes aspectos:
Socializar el manual de procedimientos a través de charlas,
reuniones; con estas las áreas involucradas de la empresa,
permitiendo familiarizar con la propuesta en los nuevos procesos y
los beneficios de estos cambios.
Actualizar periódicamente o en base a las necesidades del entorno de
la empresa los manuales, fortaleciendo la veracidad de la información
que sea confiable.
3 https://www.gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-interno/
20
Apoyar a todas las diferentes áreas administrativas de la organización
como sinergia en los procesos facilitando la relación entre las
unidades de la organización.
1.2.1 Manual de políticas y procedimientos
El manual contiene los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación, se emplea un formato de
investigación de análisis de puesto de trabajo del departamento de Contabilidad.
El manual de procedimientos contiene la descripción de cómo se debe
desarrollarse las actividades de la empresa.
Podemos decir que un manual de políticas y procedimientos forma parte del
control interno como un componente, cuya finalidad es obtener información
confiable, detallada, ordenada, sistemática e integral de las distintas operaciones
o actividades que se realizan en una empresa.
Todo proceso de diseñar e implementar el sistema de Control Interno en las
empresas permiten mejorar los procedimientos administrativos contables, lo
cual constituye en un pilar fundamental para el adecuado desenvolvimiento de
todas sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las
todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas
de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el
cumplimiento con la función empresarial.
1.2.2 Importancia de los Manuales
La evaluación de control interno por medio de los Manuales de políticas y
procedimientos, afianza fortalezas de la empresa frente a la gestión, es necesario
hacer el levantamiento de procedimientos actuales, que sirve de punto de partida
21
y el principal soporte para llevar la elaboración de un manual lo que permitirá
aumentar la eficiencia y eficacia en todos los procesos.
1.2.3 Objetivos de los manuales
Los manuales cumplen con los siguientes objetivos:
Precisar las funciones a cada departamento para establecer
responsabilidades, evitar errores en la información.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo,
evitando la repetición de instrucciones.
Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo.
Características Generales:
Sirve de guía en la preparación del puesto de trabajo, capacitación del
personal, se describe de forma detallada los requerimientos del
puesto.
Permite conocer el funcionamiento del Departamento de
Contabilidad dentro de la empresa como son las descripciones de las
tareas, ubicación, requerimientos y los puestos de responsabilidad de
su ejecución.
Analiza de los procedimientos de un sistema así como para tomar
decisiones acertadas.
Según Kellog (2010) menciona características específicas de los manuales:
Integrar políticas de normas internacionales como la NIIF.
Integrar la normativa legal vigente en el país.
22
Identificar responsabilidades en caso de fallas o errores.
Evaluación del control interno.
Toma de decisiones al contar con lineamientos claros a seguir.
Capacitación para el nuevo personal y por consiguiente fija horas
laborables.
Supervisión del trabajo.
Evaluación del personal en base al desempeño de las funciones.
Análisis de la duplicidad de funciones en puestos diferentes y las
lagunas en el trabajo.
Aumentar la eficiencia general, ayuda a reducir costos.
Propicia el trabajo en equipo.
1.2.4 Tipos de manuales
Manual de Políticas y Procedimientos.- Es un documento de la empresa que
tiene como propósito fundamental integrar en forma ordenada las normas y
actividades que se deben realizar para que las operaciones sean de acuerdo a las
necesidades de la empresa, además de proporcionar elementos de apoyo en la
toma de decisiones y servir de guía en la inducción de nuevas características del
puesto en cuanto se observe el crecimiento de la empresa (Kellogg, 2010).
Manual de Procedimientos y Diligenciamiento de Formatos.- El Manual de
Procedimientos y Formatos nos ayuda a especificar ciertos detalles de las
actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar
criterios al interior de la organización, a recuperar la información de la forma
23
más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la
información para que ésta llegue oportunamente a los departamentos que lo
requieren.
Estructura orgánica de la Empresa.- La estructura organizacional determina
la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la
organización de acuerdo a las relaciones entre los Gerentes y los Empleados,
entre Gerentes y Gerentes y entre Empleados y Empleados. Los departamentos
de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas:
por función, por producto/mercado o en forma de matriz (Kellogg, 2010).
Manual de Normas Administrativas.- Los Manuales Administrativos son
documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información
de una organización (Kellogg, 2010).
Delineamientos o Directrices de Contratación de Personal.- Este documento
nos indica que priman las políticas de la compañía en materia de selección,
contratación y evaluación del personal. Luego se detallan los procedimientos
que se deben seguir en cada uno de ellos (Kellogg, 2010).
Este documento describe los procedimientos, los formatos con su respectiva
descripción para el diligenciamiento, nombramiento del personal a cargo de
cada proceso y la sección de la empresa a cargo de mantener estos procesos
acordes al desarrollo de la empresa.
1.3 Referentes empíricos
Investigaciones referentes al tema planteado existen un gran número, damos
a como referencia los siguientes trabajos investigativos:
24
De acuerdo a Zambrano Banchón (2011) cuyo trabajo de investigación,
titulado “Diseño de un manual de procedimientos para el departamento de
operaciones y logística en la compañía CIRCOLO S.A.”, planteo lo siguiente:
“Un manual de control interno, permitirá establecer los parámetros para un
adecuado desempeño de los colaboradores de la empresa, mediante el manual se
podrá optimizar los controles y recursos en la compañía permitiendo la correcta
toma de decisiones y así mejorar la eficiencia dentro de la organización.
Concluyendo que un manual de procedimientos es de vital importancia para
poder lograr competitividad, rentabilidad y sobre todo planeación estratégica”.
De acuerdo a Sánchez Olaya (2013) en el trabajo investigativo, titulado
“Diseño del manual de políticas y procedimientos administrativos y su
incidencia en la eficiencia y eficacia de procesos en el área de secretaria del
colegio Técnico Fiscal Provincia de Azuay”, planteo como objetivo general:
“Establecer políticas y procedimientos para el área de secretaría del colegio
fiscal Provincia del Azuay a través de un manual de políticas y procedimientos
para el mejoramiento de la eficiencia, eficacia y llevar la secuencia lógica de las
actividades a realizar” (p.21).
Su conclusión determinó Sánchez Olaya (2013) “El diseñar un manual de
políticas y procedimientos permitirá conocer el desarrollo interno en lo que se
refiere a la descripción de tareas, ubicación, puestos de su trabajo, al
adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada
las actividades de cada puesto”.
De acuerdo a Cazorla Astudillo (2012) en el trabajo de investigación,
25
titulado “Diseño de un manual de procedimientos en el departamento de
contabilidad de la empresa MARROMI de la ciudad de Riobamba para una
administración eficaz y eficiente” determinó como objetivo general:
“Diseñar un manual de procedimientos en el departamento de contabilidad
de la empresa MARROMI de la ciudad de Riobamba para una administración
eficaz, eficiente y económica”, concluyendo que “ Un manual de
procedimientos contables permitirá desarrollar las funciones del proceso
administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más
eficaz y eficiente las actividades que se designa a cada uno de los miembros de
la empresa, lo que mejorará las actividades diarias, salvaguardando la
operatividad de la empresa”.
En la actualidad las empresas en especial las pequeñas y medianas no
implementan un manual de procedimientos y normas de control interno, sino
que lo hacen de manera parcialmente o empírica.
Los manuales de procedimientos contables sirven como herramienta en el
control interno permitiendo optimizar los recursos, tiempo, alcanzando
eficiencia y agilidad en el desarrollo de las diferentes actividades
administrativas contables; de igual manera se podrá evaluar si el departamento
de contabilidad ejecuta bien los procedimientos contables dentro de las
operaciones económicas de la empresa.
26
Capítulo 2
MARCO METODOLÓGICO
2.1 Metodología
Esta investigación se enfoca al análisis tipo descriptivo no experimental,
donde se observaron factores para determinar el diagnostico situacional de
la empresa MINDCORP S.A. Aprovecha las fortalezas de la metodología
para tener previa fotografía del fenómeno. (Rodríguez, 2011).
También es tipo descriptivo por lo cual busca identificar los procedimientos
contables y financieros que serán analizados y examinados para diseño del
manual de procedimientos contables para la empresa MINDCORP S.A. Y la
investigación es de carácter no experimental, por lo que el investigador se
limita a observar los acontecimientos presentados en el estudio. (Grajales,
2000).
2.2 Métodos de Investigación
Las metodología para la investigación aplicada fueron el descriptivo y el
analítico, el método descriptivo facilitó conocer los detalles de las actividades
operacionales que efectúa la empresa, en el cual se identificó las más críticas
que afectan el desenvolvimiento de las operaciones, lo que permite corregir,
mejor y optimizar los procedimientos que se ajustan a las necesidades de la
organización, en cambio el método analítico ayudó a indagar en la información
proporcionada por las diferentes transacciones que desarrolla la empresa, e
implementar adecuados procesos que van acorde a las exigencias y bajo las
normativas contables vigentes.
27
2.3 Técnicas e Instrumentos
2.3.1 Técnica de Observación
“La técnica de observación es una técnica de investigación que consiste en
observar personas, fenómenos, hechos, casos, objetos, acciones, situaciones,
etc., con el fin de obtener determinada información necesaria para una
investigación”4.
Por lo cual permite captar aspectos significativos de los objetos, hechos,
situaciones, etc., con la finalidad de conocer los procesos que se desarrollan en
la empresa en todas sus áreas administrativas y lograr identificar las
necesidades. Ver anexo C.
2.3.2 Técnica de Entrevista
Para el estudio en noviembre de 2017, se realizó entrevistas dirigida al
Gerente que permitió tener información real de los movimientos de la empresa;
y con el contador proporcionó información acerca de los movimientos contables
y transacciones financieras de la empresa MINDCORP S.A.
2.3.3 Técnica de Cuestionario
Se elaboró un cuestionario de 10 preguntas abiertas y flexibles con la
finalidad que el entrevistado pueda detallar las diferentes interrogantes que nos
permitirá validar la situación de la empresa. El cuestionario es un instrumento
útil y eficaz que facilita la obtención de información y proporciona un
diagnóstico de la organización de los procedimientos contables y financieros
que se han desarrollado en las actividades de la empresa. Ver anexos A y B.
2.3.4 Instrumento Ficha de Observación
4 https://www.crecenegocios.com/la-tecnica-de-observacion/
28
La ficha de observación se enfocó al área contable de la empresa, para
monitorear de manera general el desenvolvimiento transaccional, considerando
los aspectos que se involucran en los registros contables, la existencia de
políticas, los procedimientos y formularios, también si la empresa cumple con
las normativas contables y obligaciones tributarias. Ver anexo C.
2.3.5 Instrumento Ficha de Validación
Este instrumento tiene el interés de argumentar la propuesta del diseño de un
manual de procedimientos contables para la empresa MINDCORP S.A., por lo
cual se realizó la emisión de esta ficha de validación a los profesionales
encargados del área contable. Ver anexo C.
2.3.6 Población y muestra
Por ser una población finita se la conformo por las dos personas, siendo el
Gerente y el contador de la empresa MINDCORP S.A.
El muestreo por ser una población identificable no fue considerado en la
investigación, por ser menor a los 100 elementos de investigación. (Franco,
2013).
2.3.7 Procedimientos
Con las técnicas e instrumentos determinados en esta investigación se
procedió, a recoger, calificar y organizar la información. Se efectuó el análisis
de los factores internos y externos a través de la herramienta FODA lo que
permite determinar la situación de la empresa; y facilita establecer estrategias
identificando las necesidades que más se ajusten a la empresa.
29
Capítulo 3
RESULTADOS
3.1. Antecedentes de la unidad de análisis o población
En cualquier economía las empresas representan el motor económico
fundamental como base generadora de riqueza, empleos, producción, bajo la
administración del capital de trabajo y demás recursos por medio de los cuales
se produce los bienes o servicios que van a satisfacer las necesidades de la
población.
Por lo que las empresas se ven en la obligación de priorizar algunos aspectos
importantes para mantener su posición económica en el sector de mercado que
se desarrolla considerando:
Mantener la satisfacción de los clientes o usuarios.
Incrementar su rentabilidad.
Brindar mejores beneficios a clientes, empleados, y comunidad.
Proyectar una imagen personal y social.
Prevalecer su posicionamiento en el mercado.
Generalmente en el Ecuador, las PYMES que son las pequeñas y medianas
empresas se caracterizan por ser empresas familiares, y en su mayoría carecen
de políticas, controles y procedimientos establecidos bajo las normativas legales
vigentes por falta de toma de decisiones correctas en administrar correctamente
sus recursos, bajo los estándares establecidos en el ámbito contable, tributario y
financiero lo cual no es bueno para el negocio y las dejan vulnerable para el
30
entorno.
El mayor reto de estas empresas familiares son enfrentar las tensiones
internas y mantener competitividad con su entorno, por lo que las futuras
tensiones se ocurren más a menudo en la segunda y tercera generación del
gerente, provocando un ambiente burocrático con recarga de empleados
vinculados a las familias.
La empresa para ser competitividad debe enfocarse en evolucionar conforme
las exigencias de su entorno socio económico es decir mantener su personal
capacitado, mejorar estrategias actuales y futuras que se identifiquen con la
organización y que facilite la toma de decisiones para el mejor
desenvolvimiento de sus actividades.
La empresa MINDCORP S.A. es una franquiciada DISENSA ofrece
productos y servicios para la construcción, brinda oportunidades ventajosas de
productos para la compra de sus clientes. Entregan un mayor número de
productos, individualmente o en paquetes, a costos competitivos, excelente
calidad y una atención personalizada que permita satisfacer las necesidades de
sus clientes.
Esta empresa se encuentra ubicada en la Coop. Mariuxi Febres Cordero,
Guasmo Sur, Mz. 63 Solar 1, inició sus actividades desde el 29 de diciembre de
2008 es categorizada por el Servicio de Rentas Internas (SRI) como pymes de
tamaño mediana; con el paso del tiempo ha incrementado sus ventas
significativamente, está ubicada al sur de la ciudad a una cuadra del puerto
marítimo.
Desde el año 2011 que en el Ecuador surgió el cambio de la aplicación de las
31
normas internacionales financieras (NIIF) a través de los entes de control para
que las empresas apliquen en sus procesos contables las normativas vigentes
paulatinamente se ha dado este proceso de transición en las empresas.
Por tal razón, se aportó con en el diseño de un manual de procedimientos
contables para la empresa MINDCORP S.A., que van acorde a las necesidades
de las áreas administrativas conforme a la información proporcionada por todas
las área involucradas en el proceso contable de esta empresa.
3.2. Diagnóstico o estudio de campo
3.2.1.1 Análisis FODA
Esta herramienta nos proporciona conocer la información sobre las
actividades operacionales y demás procedimientos en el registro que utiliza la
empresa para realizar las transacciones de las diferentes actividades regulares
que se dan en la empresa considerando los factores internos y externos.
3.2.1.2 Factores Internos
Son los elementos propios de la organización y que se deben ser
considerados, para medir su incidencia en la capacidad que tiene la empresa
para dar respuesta oportuna ante riesgos, reorganización interna, ambiente
cultural, etc., los cuales son las fortalezas y debilidades que tiene la
organización.
3.2.1.2.1 Fortalezas
De acuerdo al estudio efectuado se determinó que la empresa MINDCORP
S.A. respecto a las operaciones que se dan diariamente, tiene un control de
registros de los ingresos y gastos.
Las capacitaciones que reciben los trabajadores del área de recepción son
32
dadas por el contador de la empresa, respecto al llenado de documentos tales
como las facturas y los registros de ingresos y gastos, los cuales son
supervisados por el gerente.
En la empresa se cuenta con un reglamento interno donde se especifican los
deberes y obligaciones de los trabajadores acorde a sus funciones.
En cuanto a las obligaciones tributarias, la empresa se encuentra al día, es
importante indicar que no han sido sujetos a ningún tipo de sanción.
3.2.1.2.2 Debilidades
Con los instrumentos que se aplicó en esta investigación se pudo evidenciar
que la empresa no tiene un manual de procedimientos contables y financieros,
por lo que se puede evidenciar que no contara con formularios de registros
contables y la ausencia de procedimientos de registro y la falta de
implementación de políticas contables.
“La matriz EFI es una herramienta que nos permite realizar una auditoría
interna de la administración de la organización, permitiendo analizar la
efectividad de las estrategias aplicadas y conocer con detalle su impacto; dentro
del instrumento nos permite evaluar las fortalezas y debilidades más relevantes
en cada área y así formular nuestras estrategias que sean capaces de solventar,
optimizar y reforzar los procesos internos. Lo más importante de esta matriz es
que nos permite tener el primer tanteo, acercamiento o primera aproximación al
contexto de la marca”.5
5 https://yiminshum.com/matriz-evaluacion-factores-internos-mefi/
33
Tabla 2
MATRIZ EFI
FORTALEZAS PESO CALIFICACIÓN TOTAL
Registro de ingresos y gastos 0,15 4 0,60
Capacitaciones al personal 0,15 4 0,60
Reglamento Interno de la empresa 0,15 4 0,60
Obligaciones tributarias al día 0,15 4 0,60
DEBILIDADES PESO CALIFICACIÓN TOTAL
Ausencia de procedimientos
contables y financieros
0,10 1 0,10
Ausencia de políticas contables 0,10 1 0,10
Ausencia de formularios de registro 0,10 1 0,10
No posee organigrama estructural
de la empresa ni del área contable
0,10 1 0,10
TOTALES 1.00 2,80
Tomado de: Información proporcionada Empresa MINDCORP S.A
La ponderación del peso en la matriz EFI se efectuó según el grado de
significancia de las fortalezas y de las debilidades que tiene la empresa. Por lo
tanto las calificaciones se consideraron:
Fortaleza importante 4,
Fortaleza menor 3,
Debilidad importante 1,
Debilidad menor 2.
Si en la matriz EFI se tiene el valor está entre el 1.0 (como el valor más
bajo) y 4.0 (el valor más alto), considerando el valor promedio del valor
ponderado es de 2.5, si el valor ponderado está por debajo de la media, significa
que la marca es débiles internamente, mientras si el valor ponderado está por
encima, señala fortaleza.
34
En esta matriz EFI se obtuvo el valor de 2.80 lo que significa que el valor
ponderado está por encima de la media se tiene que la empresa en sus factores
internos señala fortaleza importante.
3.2.1.3 Factores Externos
Los factores externos de la empresa es la interacción que se tiene con su
ambiente específicos, y las influencias potenciales de un ambiente general tales
como: proveedores, clientes, competidores, gobierno, tecnológico, etc. Y estos
factores externos no controlables que son: oportunidades y amenazas.
3.2.1.3.1 Oportunidades
Las oportunidades son factores externos que la empresa puede aprovechar
para beneficio y posicionamiento en el sector que se desenvuelve en lo
involucra captar clientes de mercados potenciales y realizar convenios con
aquellas instituciones que requieran los productos y/o servicios que brinda la
empresa.
3.2.1.3.2 Amenazas
Las amenazas es un factor externo no controlable que puede afectar
negativamente al desarrollo de las actividades operacionales de la empresa
como la decreciente inversión en el sector de la construcción por el impacto
económico debido a políticas gubernamentales que afecta a este sector teniendo
repercusiones para todos los entes involucrados directamente e indirectamente,
otro punto negativo es la inseguridad que se vive en la ciudad lo que también
afecta de una u otra manera.
La matriz EFE permite resumir y evaluar la información económica, social,
cultural, demográfica, ambiental, política, gubernamental, jurídica, tecnológica,
35
competitiva, etc.
Tabla 3
MATRIZ EFE
OPORTUNIDADES PESO CALIFICACIÓN TOTAL
Aprovechar la propuesta de diseñar
un manual de procedimientos
contables.
0,30 4 1,20
Ser parte de futuras investigaciones
en el ámbito contable
0,20 4 0,80
AMENAZAS PESO CALIFICACIÓN TOTAL
Posibles multas por el
incumplimiento de obligaciones.
0,20 1 0,20
Pérdidas e irregularidades por
falta de la organización contable
financiera.
0,30 1 0,30
TOTALES 1.00 2,50
Tomado de: Información proporcionada Empresa MINDCORP S.A
“El total ponderado más alto que puede obtener la organización es 4.0 y el
total ponderado más bajo posible es 1.0. El valor del promedio ponderado es
2.5. Un promedio ponderado de 4.0 indica que la organización está
respondiendo de manera excelente a las oportunidades y amenazas existentes en
su industria. En otras palabras, las estrategias de la empresa están
aprovechando con eficacia las oportunidades existentes y minimizando los
posibles efectos negativos de las amenazas externas. Un promedio ponderado de
1.0 indica que las estrategias de la empresa no están capitalizando las
oportunidades ni evitando las amenazas externas.”6
La ponderación del peso en la matriz EFE se realizó de acuerdo al grado de
significancia e importancia tanto de las oportunidades como de las amenazas
que tiene la empresa. Por lo tanto las calificaciones se consideraron:
Oportunidad importante 4,
6 http://www.joseacontreras.net/direstr/cap491d.htm
36
Oportunidad menor 3,
Amenaza importante 1,
Amenaza menor 2.
En esta matriz EFE se obtuvo el valor de 2.50 lo que significa que está en el
promedio ponderado lo que significa que la empresa responde positivamente a
los factores externos que involucran las oportunidades que favorezcan a mejorar
el desarrollo de las actividades del negocio.
3.3. Análisis de Resultados
Con la información obtenida en la entrevista dirigida al gerente Ing. Sixto
Robayo Zapata C.I. 0913523965 (2017), mencionó que “la empresa inició sus
actividades desde el 29 de diciembre de 2008 actualmente es considerada por el
Servicio de Rentas Internas (SRI) como PYMES de tamaño mediana”. El
contador CPA. Manuel Vivar Pérez c.i 0918807652 (2017), mencionó
“actualmente en la empresa consta como una persona natural no obligada a
llevar contabilidad”.
Además indicó que en cuanto a las obligaciones que tiene la empresa de
carácter financiero y tributario, se encuentra al día con declaraciones del
Impuesto al Valor Agregado (IVA) y declaraciones de Impuesto a la Renta (IR).
El registro de sus operaciones se lleva a cabo por los ingresos y gastos de todos
los bienes y/o servicios que brindan en la empresa MINDCORP S.A.
Para determinar la situación en los procedimientos que maneja el área
contable de la empresa MINDCORP S.A., se aplicó las técnicas de entrevista y
observación que ayudó al gerente y al contador de la empresa, lo que fueron de
37
FORTALEZAS DEBILIDADES
1.Ausencia de procedimientos
1.Registros de ingresos y gastos
2.Capacitaciones al personal
3.Reglamento interno de trabajadores
4.Obligaciones tributarias al día
contables y financieros.
2.Ausencia de políticas contables.
3.Falta de formularios para el registro de la información.
4.No posee un organigrama estructural de la empresa ni del área contable
FODA
OPORTUNIDADES
1.Aprovechar implementar procedimientos financieros
la el
propuesta manual
contables
de de y
1.Posibles multas por el incumplimiento de obligaciones.
2.Ser parte investigaciones contable
de futuras en el ámbito
2.Pérdidas e irregularidades por falta de la organización contable financiera.
AMENAZAS
base fundamental para poder realizar el análisis de la matriz FODA y las
matrices EFI y EFE de los factores internos y externos en esta área.
Figura 2
MATRIZ FODA
Tomado de: Información proporcionada previo análisis Empresa MINDCORP S.A.
38
Capítulo 4
DISCUSIÓN
4.1 Contrastación empírica
Mediante el análisis FODA que se efectuó para la investigación, se evidenció
que la debilidad por la que está atravesando la Empresa MINDCORP S.A. es la
ausencia de un manual de procedimientos contables.
También se evidenció en las entrevistas al gerente y contador la necesidad de
implementar procedimientos en los registros contables a través de políticas y
principios que estén ligados conforme a la normativa contable vigente.
Por tal razón, el presente manual que se propone se espera que sea una
alternativa viable en las mejoras de la administración contable y financiera que
la empresa se ha venido desenvolviendo en los últimos años, y que sirva como
herramienta útil en la búsqueda de optimizar los recursos generando mayores
beneficios para la empresa.
Con el cumplimiento de los objetivos de la investigación cuya finalidad es
generar un aporte para la empresa se plantea el diseño de un manual de
procedimientos contables como una propuesta alternativa.
TEMA: “DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA EMPRESA MINDCORP S.A.”
4.2 Comparación de resultados con otros estudios relevantes
Hoy en día, muchos negocios se han construido tomando en cuenta las
experiencias de otros, en donde han aprendido de otras empresas en las formas
de mejorar sus actividades operacionales, con la finalidad de lograr ser más
39
eficientes y eficaces con la información contable que esta sea confiable y
oportuna en la hora de la preparación y elaboración de los estados financieros.
Básicamente las empresas que se enfocan en identificar sus procesos para
mejorar sus resultados logran optimizar sus recursos generando mayores
ganancias.
Un manual de procedimientos contables es una herramienta que facilita la
obtención de información sobre cómo se deben realizar los procedimientos de
registro contables de las diversas actividades transaccionales que tiene la
empresa, según la magnitud de la empresa.
Es importante mencionar que a la hora de elaborar un manual de
procedimientos contables hay con considerar que sean de fácil interpretación y
manejo, además que este se encuentre en constante mejoramiento y actualizado
a la normativa contable vigente; por lo que ha que tomar en cuenta: identificar
cada proceso contable, la estructura organizativa, las políticas y procedimientos
que sean ajustables al área contable de acuerdo al giro del negocio de la
empresa.
Un manual de procedimientos contable debe estar basado en que la
información se proporcione acorde a los principios contables, sus registros
contables deben ser razonables, confiables validando de esta manera la
información que se refleja en los reportes financieros.
4.3 Limitaciones
Las limitaciones en el diseño del manual de procedimientos contable para la
empresa MINDCORP S.A. dependerá de la información que nos proporcionen
el departamento de contabilidad acerca de los procesos, procedimientos en los
40
registros contables de las actividades operacionales que tiene la empresa, ya que
no contar con la correcta información contable, financiera afecta al control,
involucra altos costos para la empresa lo que representa no tomar decisiones
oportunas.
Por tal razón, en el diseño del manual de procedimientos contables para la
empresa MINDCORP S.A. en el área contable será utilizado por las personas
encargadas de ese departamento, es decir el contador y el auxiliar contable.
4.4 Líneas de investigación
El trabajo de investigación efectuado y de la información generada se
enfocan en la línea de investigación de la Facultad de Ciencias Administrativas
que comprende “Emprendimiento e innovación, producción, competitividad y
desarrollo empresarial”, por lo que el problema planteado se fundamenta con la
formulación del objetivo general y los objetivos específicos se consolida
mediante el análisis de los factores externos y externos (FODA) a través de las
matrices EFI y EFE, en el que se empleó las técnicas de observación y de
entrevistas, los cuales permitieron obtener los resultados.
4.5 Aspectos relevantes
El diseño de este manual de procedimientos contables permite a la empresa
MINDCORP S.A. un mejor desarrollo en las operaciones transaccionales y
beneficiará en el desenvolvimiento de las actividades al momento de realizar los
registros contables.
Logrando mayor claridad en las actividades contables y financieras a través
de procedimientos adecuados para la presentación de información contable
financiera de manera confiable y oportuna.
41
Este manual de procedimientos contables se regirá a las normas
internacionales de contabilidad (NIIF) y normas contables vigentes del país.
Esta herramienta permitirá a la empresa a tomar decisiones de manera
oportuna y acorde a las exigencias del mercado por lo cual es factible
implementar el manual de procedimientos contables haciendo confiable la
información que maneja el área contable de la empresa
Aplicando las técnicas de investigación se evidencio la carencia de un
manual de procedimientos contables, por lo que cual, nace la necesidad de ser
confiable información de las actividades operacionales que se generan en la
empresa, por lo cual es una herramienta guía para el personal involucrado en el
área contable, por lo que facilitará los registros contables enmarcadas a las
políticas y procedimientos del manual siendo de esta manera eficientes y
eficaces. Cabe recalcar que el gerente de la empresa se encuentra abierto a
colaborar en la implementación de esta manual.
42
Capítulo 5
PROPUESTA
5.1 Diseño de un Manual de procedimientos contables para la Empresa MINDCORP
S.A.
5.2 Introducción
Las políticas de la gerencia de la empresa MINDCORP S.A. franquiciada
DISENSA son comunicadas por medio de reuniones y documentos a al
personal.
Las aplicaciones de las normativas y registros se generan a través de
procedimientos o flujo gramas de proceso e instructivos.
5.3 Objetivo General
Controlar de una manera más eficiente los procesos administrativos
contables de la empresa MINDCORP S.A., asegurando la confiabilidad de la
información para una mejor tomas de decisiones oportunas.
43
5.4 Objetivos Específicos
Determinar políticas y procedimientos contables financieros para los
registros de las transacciones operacionales que vaya de acuerdo a la
naturaleza y magnitud de la empresa.
Analizar la información del área de contable, que facilite establecer la
estructura jerárquica, a través de un organigrama organizacional
permitirá establecer responsabilidades de las actividades del personal
involucrado en el área.
Elaborar formularios contables y financieros para el correcto registro
de las operaciones de la empresa.
5.5 Alcance
El manual de procedimiento contable para la empresa MINDCORP S.A., se
enfocará en la gestión administrativa en las áreas de: ventas, compras, tesorería,
recursos humanos, inventarios, contabilidad, además de las cuentas de los
Estados Financieros.
Por lo cual es importante que todo el personal se involucre en el
conocimiento de la estructura organizativa encaminado a cumplir los objetivos
planteados por la empresa.
5.6 Misión
Proveer a sus clientes productos y servicios de calidad, proporcionando
confianza, seguridad y manteniendo un clima laboral agradable.
5.7 Visión
44
La visión para el 2019 es brindar una mayor variabilidad de los productos de
materiales de construcción y mejorando el servicio enfocados en satisfacer las
necesidades de nuestros clientes, para llegar a ser líderes en el sector de este
mercado, para abrirnos en el ámbito nacional.
5.8 Valores
Los valores son un factor muy importante, en la empresa MINDCORP S.A.,
ayudan al accionar de los colaboradores que conforma la organización:
Integridad: en todas las situaciones de las actividades que desarrollan
el personal de la empresa demostrando su honestidad, honradez y
rectitud.
Respeto: proveer en la interacción con los usuarios internos y
externos un ambienta agradable mejorando la relaciona
interpersonales donde se involucran todos clientes, colaboradores,
proveedores y la ciudadanía en general.
Compromiso: satisfacer las necesidades y exigencias de nuestros
clientes.
Responsabilidad: desarrollo de las actividades con dedicación,
constancia y regidas a las políticas, y procedimientos que implemente
la empresa cuya finalidad es mantener la sostenibilidad y
rentabilidad.
Innovación: abiertos a los cambios en base a las exigencias del
entorno, buscando mejorar en base a la experiencia que se adquiere
en el este sector de mercado.
45
5.9 Estructura Organizacional
Contar con una estructura organizacional en la empresa facilita organizar
todas las actividades o tareas que se desarrolle dentro de la empresa,
permitiendo establecer las funciones de los responsables de cada departamento,
cuyo propósito es optimizar el recurso humano y material de la empresa.
La empresa MINDCORP S.A. se estructura de la siguiente manera:
5.10 Funciones
5.10.1 Gerencia
Representar legalmente a la empresa
Tomar las decisiones
Firmar cheques
Firmar los formularios tributarios
Gerencia
Departamento de Contabilidad
Departamento de Compras
Departamento de Ventas
Departamento de Tesoreria
Departamento de Bodega y Transporte
46
Autorizar las adquisiciones
Acudir a las reuniones de la franquicia DISENSA
Administrar todas los departamentos
5.10.2 Departamento de Contabilidad
Registrar las transacciones operacionales de las actividades de la
empresa
Elaborar los formularios de los impuestos al SRI
Elaborar los Estados Financieros
5.10.3 Departamento de Compras
Contactar con los proveedores
Realizar pedidos
Analizar descuentos y las políticas de compras
Efectuar las correspondientes retenciones
Realizar las liquidaciones de compras
5.10.4 Departamento de Ventas
Elaborar las proformas
Receptar los pedidos
Facturar
Servicio al cliente
Conocer del stock de productos
47
Ordenar y limpiar los mostradores
Realizar devolución de productos
Realizar guías de remisión
Ingresar de facturas manuales al sistema
Realizar cuadre diario del cemento
5.10.5 Departamento de Tesorería
Custodiar el efectivo que ingresa y egresa de la cuenta caja- bancos
Depositar a las cuentas bancarias
Conciliar las cuentas bancarias
Pagar préstamos
Entregar las ventas realizadas diariamente
Integrar la información a diario
Realizar los debidos pagos a los proveedores
Pago al personal
Realizar desembolso para los gastos de administración, ventas, y
otros
Informar las novedades que ocurran al momento del registro de pago
y gasto
5.10.6 Departamento de Bodega y Transporte
Recibir los productos de los proveedores
48
Inspeccionar que los productos sean entregados en buenas
condiciones
Mantener los productos ordenados
Realizar la entrega del producto al cliente
Realizar el conteo diario de cemento
Transportación de cemento de fábrica a la bodega
Transportación de material pétreo de las canteras a la bodega
Transporte de materiales de la empresa al cliente
5.11 Políticas
5.11.1 Políticas Departamento de Contabilidad
De acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y
Complementarios del Servicio de Rentas Internas (SRI), se debe
entregar las retenciones a los proveedores en los 5 días posteriores a
la recepción de la factura.
De acuerdo al Reglamento de comprobantes de venta, retención y
complementarios del Servicio de Rentas Internas (SRI), dispone que
las retenciones a los clientes se receptarán en los 5 días posteriores a
la entrega de la factura.
De acuerdo al noveno digito del RUC de la empresa termina en 7, por
lo cual hasta el 12 de cada mes de estar listos los reportes para la
declaración de los impuestos y anexos transaccionales, ya que el
tiempo tope es hasta el 22 del mes subsiguiente según lo establecido
49
en el Servicios de Rentas Internas (SRI).
Los Estados Financieros deberán estar disponible para toma de
decisión y deben ser entregados los primeros 5 días del mes, a la vez
que el contador deberá tener listo la información de los estados
financieros para la declaración del formulario 101 en el mes de marzo
el plazo para esta declaración es hasta el 22 de abril de cada año ante
el Servicio de Rentas Internas (SRI) y la Superintendencia de
Compañías.
5.11.2 Políticas de Compras
Las personas responsables de las compras deberán: Revisar el stock
mínimo para hacer los pedidos.
Adquirir los productos contando con 3 o más proveedores calificados
con precios más bajos.
Organizar los pedidos y realizarlos los días viernes en el horario de
2:00 pm a 4:00 pm.
Efectuar comparaciones del precio y las cantidades solicitadas con la
factura.
Codificar los productos que llegan.
5.11.3 Políticas de Ventas
Ser competitivos en base a precios y calidad de los productos.
El vendedor será el responsable de entregar el original de la factura al
cliente, una copia para bodega y otra copia para contabilidad.
50
El cliente deberá presentar la factura original para proceder con
devoluciones de los productos.
Para el caso de devolución de productos, la empresa entrega una nota
de crédito por el valor devuelto que será válido para futuras compras.
Los vendedores de mostrador registrarán aquellos productos que se
van agotando, para realizar el pedido del producto de poco stock.
Con excepción de productos que están sujetos a cambios variables de
precios, las proformas tendrán validez de 5 días.
Los precios de los productos deben ser competitivos acorde el
mercado y se debe contar con productos buena calidad.
El vendedor es el responsable de entregar la factura original al
cliente, copia de la factura al departamento de bodega y contabilidad.
5.11.4 Políticas de Tesorería
La cajera es responsable de entregar la factura de compra al cliente
después de sea cancelada.
Se procederá a perforar todo billete falso.
Los clientes realizarán los pagos de las siguientes formas:
• En efectivo.
• Con cheque, previa autorización de la Gerencia.
• Depósito en cuenta corriente de la empresa.
• Transferencia bancaría.
51
• En ningún caso se aceptan cheques de terceros a favor del
cliente.
Solo la Gerencia de empresa otorgarán créditos a los clientes.
Las facturas con montos menores a USD$100,00 deberán ser
canceladas en efectivo.
Se realizarán los pagos a proveedores días viernes de 2:00 a 4:00 pm.
Para emitir cheques para pago de proveedores se efectuará a nombre
de la empresa o persona natural que conste en la factura.
La cancelación de haberes al personal de la empresa se lo realzará
quincenal y mensual.
5.11.5 Políticas de Bodega y Transporte
Las personas responsables de bodega deberán:
Proceder a interactuar con el cliente revisando con la factura lo
pedido por el cliente y efectuar la entrega de los productos.
Revisar si los productos que llegan están en buen estado y si esta
correcto con el pedido.
Colocar en las perchas los productos que llegan.
Realizar el registro diario del movimiento de cemento.
Las personas responsables del transporte deberán:
Los traslados de los productos deben ser enviados de acuerdo a lo
que indicado por el cliente.
52
El conductor debe tener los documentos habilitantes para antes de
salir a la entrega de los productos.
5.12 Proceso Contable
En este análisis se procederá a involucrar las áreas: contabilidad, tesorería,
inventarios.
5.12.1 Contabilidad
En aplicación al Reglamento de la Ley Según el Art. 98 del Reglamento de
Orgánica de Régimen Tributario Interno, una empresa debe llevar contabilidad
exclusivamente cuando cumpla con cualquiera de las siguientes condiciones:
Tenga un capital propio superior a los USD$ 60.000.
Tenga ingresos brutos anuales generados por su actividad económica
superiores a USD 100.000.
Tenga costos y gastos anuales, de acuerdo a su actividad económica
superiores a USD 80.000.
Por esta razón la empresa MINDCORP S.A., está obligada a llevar
contabilidad.
DISENSA a sus empresas franquiciadas, hace que desarrollen sus
actividades en el sistema operativo SAFDI, este sistema en la actualidad ha
tenido problemas en su parte operativa, por lo cual la empresa está llevando sus
procesos con en el programa EXCEL, posterior se realiza la consolidación de
los datos para obtener información lo más cerca de lo real.
La empresa MINDCORP S.A, cuenta con el plan de cuentas establecido por
DISENSA, lo cual no puede modificar pero si incrementarlas de acuerdo a la
53
necesidad del caso.
Todos los activos deben ser registrados acorde a la moneda de uso en el
Ecuador la cual es en su equivalencia monetaria dólares americanos.
Con la finalidad de que este manual sea acorde a las necesidades de la
empresa MINDCORP S.A., se enfatiza al análisis de las Normas Internacionales
de Contabilidad (NIC), enfocándose a las cuentas más significativas para la
empresa, las cuales se detallan:
Preparar y presentar los estados financieros conforme lo indica la
NIC No.1 “Presentación a los estados financieros”.
Las cuentas incobrables y sus provisiones, el tratamiento contable se
basará a la NIC No.32 “Instrumentos financieros: presentación e
información a revelar” y la NIC No.37 “Provisiones, activos
contingentes y pasivos contingentes”.
La empresa MINDCORP S.A., al término de su periodo contable del 31 de
diciembre de cada año; deberá realizar el registro del 1% de la provisión de las
cuentas incobrables.
La cuenta inventarios, el tratamiento contable será conforme la NIC
N° 2 “Inventarios”, para el sistema de evaluación de costos y del
método de valoración, para el caso de la empresa MINDCORP S.A.,
utiliza el método promedio ponderando, los mismos que son
revelados en las notas a los estados financieros.
Para la cuenta propiedad planta y equipos, su tratamiento se dará
conforme lo detalla la NIC No.16 “Propiedad, planta y equipo”; la
54
empresa realizará el análisis de la naturaleza, el costo, la
revalorización con las debidas depreciaciones de sus activos.
La empresa MINDCORP S.A., para proceder al cálculo de las
depreciaciones de los activos usará el método de línea recta y sin valor residual;
este método se reflejará en las notas a los estados financieros.
Cuando la vida útil de un activo se haya completado, mantendrá su
depreciación acumulada y su costo, hasta que sea dado de baja. Para el cálculo
se toma en cuenta:
5% anual para Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves,
barcazas y similares.
10% anual para Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles.
20% anual para vehículos, equipos de transporte y equipo caminero
móvil.
33% anual para equipos de cómputo y software.
La empresa MINDCORP S.A se acogerá a la NIC No. 19 “Beneficios a
empleados” para las cuentas sueldos, salarios, contribuciones a la Seguridad
Social, ausencias remuneradas por enfermedad y por otros motivos,
participación en ganancias e incentivos y otros.
5.12.2 Tesorería
El efectivo es un activo muy importante la empresa MINDCORP S.A.,
realizar depósito a diario del efectivo en las sus cuentas bancarias; por la
necesidad y la prioridad de los pagos. El propietario de la empresa tiene la
política de invertir todo el efectivo, capitalizan sus ganancias.
55
5.12.3 Inventarios
Los inventarios representan una parte del capital en cuenta la empresa,
contar con bastante inventario por un largo tiempo estanca el capital, lo cual
aumenta los costos para el negocio, ya que no permite invertir el dinero que se
utiliza adquiriendo el inventario, sin embargo contar con poco inventario
produce pérdidas en las ventas, al no existir variedad o con poco stock de los
productos, por lo cual manejar información de la rotación de los inventarios de
los productos de la empresa permitirá tomar mejores decisiones para la empresa.
Contar con un mejor control de los inventarios, es importante mantener los
registros contables del inventario inicial, y las demás adquisidores realizadas en
el período contable analizando el precio de costo y ha esto restarle el inventario
final, el sistema contable SAFDI, trabaja con el método de valoración promedio
ponderado.
5.13 Manual Contable
EMPRESA MINDCORP S.A. FRANQUICIDA DISENSA
MANUAL CONTABLE
Las políticas contables principales que se aplican para la preparación de los
estados financieros se detallan a continuación. Estas políticas serán de
aplicación aplicarán uniformemente en los siguientes años siguientes, con
excepciones a cambios que surjan en las normativa contable vigente.
a) Preparación de los estados financieros
Desde el año 2011 que en el Ecuador surgió el cambio de la aplicación de las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) con la aplicación de las Normas
Internacionales Financieras (NIIF) y están basadas con el costo histórico,
56
modificado en lo que respecta a los saldos originados hasta el 31 de marzo del
2000 (fecha a la cual los registros contables fueron convertidos a dólares
estadounidenses) mediante las pautas de ajuste y conversión contenidas en le
NEC No. 17.
La Superintendencia de Compañías, mediante Resolución No.
08.G.DSC.010 en noviembre de 2008, fue estableció el cronograma de
aplicación obligatoria de las Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF), dando a conocer que éstas normas entrarían en vigencia a partir del 1 de
enero del 2010 hasta el 1 de enero del 2012.
La vigencia de esta normativa para la empresa MINDCORP S.A. regia a
partir del 1 de enero de 2012, fecha en que las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad (NEC) quedaban derogadas.
La Superintendencia de Compañías del Ecuador, mediante Resolución No.
SC.Q.ICI.CPAIFRS.11, de fecha 12 de enero de 2011, resolvió que: “Para
efectos del registro y preparación de estados financieros, la Superintendencia de
Compañías califica como PYMES al conjunto de pequeñas y medianas
empresas que cumplen las siguientes condiciones:
Activos totales menores a cuatro millones de dólares.
Registren un valor bruto de ventas menor a cinco millones de dólares
Tengan menos de 200 trabajadores (personal ocupado)
b) Moneda funcional y moneda de presentación
En los Estados Financieros y sus registros contables, cuentas contables se
expresan en la moneda del ambiente económico primario donde opera la
57
empresa MINDCORP S.A, la cual es en dólares estadounidenses.
MINDCORP S.A.
CONTROL INTERNO –
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
Código: 001
DEPARTAMENTO CONTABLE
Importación
Fecha: 01/05/2018
REGISTRO DE TRANSACCIONES EN
MONEDA EXTRANJERA
Elaborado por:
Sandra Prado León
OBJETIVO Y ALCANCE
- Establecer procedimientos contables sobre el tratamiento y registro de transacciones en
moneda extranjera y la incorporación de las mismas en cada uno de los estados financieros
de acuerdo a las especificaciones establecidas en la NIC 21 Efectos y Variaciones en los
tipos de cambio de la moneda extranjera.
RESPONSABLES
Gerente General, Contador, Asistente Contable
VALUACIÓN Y REGISTRO
- Acorde a la NIC 21 párrafo 21 las transacciones efectuadas en moneda extranjera, propias
del giro del negocio, en este caso aquellas operaciones de importación, se deberán registrar
al tipo de cambio a la fecha de la transacción entre la moneda funcional y la moneda
extranjera en que se realizaron las mismas,
- Las ganancias o pérdidas por diferencia en cambio deberán ser reconocidas en cuentas de
58
resultados. NIC 21 párrafo 30
REVELACIÓN
- Se mencionará a través de una nota de los estados financieros, cada uno de los rubros del
activo y pasivo en moneda extranjera, distinguiendo entre monedas extranjeras, si fuera más
de una, indicando el tipo de cambio utilizado a la fecha de los estados financieros corriente y
precedente. La diferencia de cambio neta debe revelarse en el estado de resultados.
METODOLOGÍA
- La recepción de las facturas por parte de proveedores del exterior, serán registrados por
Contabilidad al tipo de cambio vigente a la fecha de la transacción, de igual manera aquellas
transferencias bancarias efectuadas en moneda extranjera tendrán el mismo tratamiento
contable
Elaborado por: Aprobado por:
Sandra Prado León
Ing. Sixto Robayo
Zapata
CPA. Manuel Vivar Pérez
Gerente General Contador
c) Efectivo
El efectivo y sus equivalentes de efectivo comprenden el efectivo disponible,
depósitos a la vista en bancos, considerados a corto plazo de alta liquidez con
vencimientos originales de tres meses o menos.
59
MINDCORP S.A.
CONTROL INTERNO
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
Código: 002
DEPARTAMENTO CONTABLE Caja y Bancos
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Fecha: 01/05/2018
Elaborado por:
Sandra Prado León
OBJETIVO Y ALCANCE
1. Establecer responsabilidades y procedimientos del manejo, autorización y uso de caja -
bancos, así como estandarizar los procesos la información de los movimientos históricos del
efectivo y los equivalentes de efectivo por medio de un estado de flujo de efectivo.
2. Estandarizar lineamientos para el departamento de contabilidad al momento de realizar las
operaciones transaccionales con los bancos.
RESPONSABLES
Responsable Gerente General, Contador y Asistente Contable
DEFINICIÓN
3. Acorde a lo mencionado en la NIC 7 párrafo 6 el efectivo comprende lo relacionado con los
recursos que la empresa mantiene como una disponibilidad inmediata, tales como caja y
saldo en entidades financieras, mientras tanto los equivalentes de efectivo comprende las
inversiones a corto plazo de gran liquidez, fácilmente convertibles en importes de efectivo,
los cuales se encuentran sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor como
60
los que se detalla a continuación:
a. Un equivalente al efectivo no se tiene para propósitos de inversión, sino que su
propósito es para cumplir los compromisos de pago a corto plazo;
b. Debe poder ser fácilmente convertible a una cantidad determinada de efectivo;
c. Debe estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor;
d. En el caso de inversiones, deben tener un vencimiento próximo de al menos tres
meses o menos desde la fecha de adquisición.
e. Las participaciones en el capital de otras entidades (acciones) normalmente no
se consideran equivalentes al efectivo, a menos que sean sustancialmente
equivalentes al mismo.
f. Los sobregiros bancarios, forman parte de la gestión del efectivo de la entidad (es
decir son un equivalente al efectivo).
METODOLOGÍA
EECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
1. El departamento contable será responsable de monitorear, controlar y dar seguimiento a cada
una de las cuentas bancarias de la empresa MINDCORP S.A., en particular las cuentas
corrientes de Banco Pacífico y Banco Internacional.
2. Todos los pagos efectuados serán autorizados por el Contador previa a la aprobación de
Gerencia General y para su emisión serán firmados únicamente por los anteriormente
responsables
3. Las cuentas bancarias serán utilizadas para su propósito, la cuenta bancaria del Banco
Pacífico serán para pagos de nómina y, mientras tanto para el pago a proveedores se utilizará
la cuenta del Banco Internacional.
4. Se realizará conciliaciones bancarias mensuales, de manera de controlar cada movimientos
efectuados por la empresa MINDCORP S.A., y en caso de existir alguna partida no
61
conciliada que sobre pase el tiempo límite de 30 días, se efectuará las respectivas
averiguaciones y realizar el respectivo informe a la gerencia.
5. Los cheques receptados en Contabilidad por concepto de pagos o anticipos clientes, serán
depositados en cada uno de las cuentas bancarias de la compañía y posterior a su depósito
serán contabilizadas.
6. La empresa MINDCORP S.A. no dispondrá de una caja general puesto porque sus
operaciones comerciales no demanda la necesidad de crear este fondo.
7. El departamento de Contabilidad será responsable de elaborar y presentar los estados
financieros, incluirá la partida de efectivo y equivalentes de efectivo en el estado de flujo de
efectivo.
CAJA CHICA
1. El propósito del fondo de caja chica es cubrir con los gastos menores, no frecuentes y
urgentes, de la empresa, que no requieran de la emisión de caja chica.
2. El fondo de caja chica estará a cargo de la asistente de gerencia.
3. El monto máximo para caja chica será de USD$ 200.
4. Los gastos efectuados con este fondo deberán ser sustentados con comprobantes de venta
válidos.
5. Se realizarán arqueos de caja chica sorpresivos por pate del asistente contable, para
evidenciar el adecuado manejo del fondo por parte del custodio de caja chica.
6. El custodio realizará una rendición del manejo del fondo a fin de cada mes,
anexando los documentos soportes por los gastos efectuados.
7. El fondo de caja chica será dada la reposición una vez presentado el informe de la caja
chica.
62
8. Para efectos de reposición de caja chica deberá aprobarla por el Contador y Gerente
General.
9. Para los recibos de caja chica deberá constar las firmas del custodio y el beneficiario,
indicando el concepto, valor, nombre de beneficiario y fecha
Elaborado por: Aprobado
por:
Sandra Prado León
Ing. Sixto Robayo
Zapata
CPA. Manuel Vivar Pérez
Gerente General Contador
d) Cuentas por cobrar clientes
Las cuentas por cobrar son los montos adeudados por los clientes por la
mercadería vendida en el curso normal de los negocios. Se clasifican como
activos corrientes y se presentan a su valor nominal menos los cobros
realizados. Se registra una provisión para cubrir el deterioro de las mismas, la
cual se carga a los resultados del año.
Se considera que una cuenta por cobrar es incobrable al cabo de 90 días por
haber comenzado las gestiones de cobro sin resultados positivos. Para tal caso
se crea una provisión para cubrir el riesgo correspondiente.
Las provisiones individuales o generales se formarán con cargo a ganancias
y pérdidas y deberá ajustarse anualmente la cuenta contable respectiva.
Debitando o acreditando la diferencia.
Para el cálculo de la provisión de cartera morosa se tomarán los siguientes
parámetros:
63
1. El quince por ciento (15%) para las deudas que a la fecha de análisis
tengan más de 90 días de vencidas no superando los 180 días.
2. El setenta por ciento (70%) para las deudas que a la fecha de análisis
tengan más de 180 días de vencidas no superando los 360 días.
3. El cien por ciento (100%) para las deudas que a la fecha de análisis
tengan más de 360 días de vencidas. Además, se realizará una
provisión del cien por ciento luego de haber realizado el proceso
normal de cobro sin que se hayan obtenidos resultados positivos de
cobranza o constatando que el cliente tiene problemas económicos.
El cálculo se lo realizará trimestralmente, y si el valor a provisionas justifica
la provisión contable se la deberá realizar.
MINDCORP S.A.
CONTROL INTERNO
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
Código: 003
DEPARTAMENTO CONTABLE Crédito
CRÉDITO Y COBRANZAS
Fecha: 01/05/2018
Elaborado por:
Sandra Prado León
64
OBJETIVO Y ALCANCE
- Establecer condiciones de cobro a con clientes, una vez generado el pedido.
- Analizar periódicamente los montos pendientes de cobro y el tratamiento contable en los
estados financieros.
RESPONSABLES
Gerente General, Vendedor, Contador.
DEFINICIÓN
- Las cuentas por cobrar se clasificarán en cualquiera de las cuatro categorías de instrumentos
financieros, según lo expuesto por la NIC 39 párrafo 3 Instrumentos Financieros, se debe
reconocer la misma siempre y cuando su importe en libros sea superior al valor recuperable
estimado.
- El departamento financiero será el responsable de evaluar periódicamente los reportes
financieros, cualquier indicio de que el activo ha perdido valor. Por lo tanto, de ser el caso,
se deberá presentar la cuenta de cobrabilidad dudosa, identificando su movimiento, cuenta y
naturaleza de la misma.
REVELACIÓN
- Será revelada de acuerdo a la fecha de vencimiento de las cuentas por cobrar, intereses
relacionados y sobre garantías recibidas NIC 39 párrafo 3
VALUACIÓN
- De acuerdo a la NIC 39 párrafo 3, las cuentas por cobrar se miden al costo amortizado
bajo el método del interés efectivo
- La evaluación de la deuda será por deudor y en base a ello generar la provisión
correspondiente. En el caso que se mantengan una gran cantidad de clientes, la evaluación
de la deuda se debe efectuar de acuerdo con su antigüedad.
65
METODOLOGÍA
1. El vendedor responsable debe solicitar al cliente el 80% de anticipo sobre el precio final de
la factura antes de impuestos, condición previamente establecida con clientes.
2. El cliente tiene 30 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura, una vez
efectuado la facturación y entrega del pedido.
3. De acuerdo al monto de la factura y antigüedad del cliente, la empresa MINDCORP S.A.
otorgará a los clientes facilidades para el pago entre el 40% y 60%o como primer aporte de
pago antes de su entrega y el monto restante es cobrado una vez entregado y facturado el
pedido
66
Elaborado por: Aprobado por:
Sandra Prado León
Ing. Sixto Robayo
Zapata
CPA. Manuel Vivar Pérez
Gerente General Contador
e) Impuestos retenidos
Corresponde básicamente a retenciones del impuesto a la renta efectuadas
por terceros en años anteriores. Cuando la Administración estima que dichos
saldos no podrán ser recuperados éstos son cargados a los resultados del año.
f) Inventarios
Los inventarios se registran al costo o a su valor neto de realización el que
sea menor.
El costo se determina usando el método de promedio ponderado.
El valor neto de realización es el precio de venta estimado en el curso normal
de las operaciones, menos los costos necesarios para llevar a cabo la venta.
MINDCORP S.A.
CONTROL INTERNO
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Código: 004
DEPARTAMENTO CONTABLE Crédito
PROCEDIMIENTO
Fecha:
01/05/2018
ADQUISICIÓN Y VALUACIÓN DE INVENTARIO Elaborado por:
67
Y EXISTENCIAS Sandra Prado
León
OBJETIVO Y ALCANCE
- Identificar procedimientos en la compra de inventario y su tratamiento contable de
existencias en base a la normativa legal vigente.
RESPONSABLES
Responsable Gerente General, Contador, Asistente Contable
VALUACIÓN Y REGISTRO
Costo de adquisición
- El coste de adquisición de las existencias comprenderá el precio de compra, los aranceles de
importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades
fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costes directamente atribuibles a la
adquisición de las mercaderías, los materiales
o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán
para determinar el coste de adquisición. NIC 2 párrafo 11.
Sistema de valoración
- Acorde a la NIC 2 párrafo 28 Los inventarios se valorizan al costo o valor neto de
realización, el que sea menor. El costo de los inventarios se basa el método promedio, e
incluye el gasto en la adquisición de inventarios, costos de producción o conversión y otros
costos incurridos en su traslado a su ubicación y condiciones actuales.
- Se tomará en cuenta el valor neto de realización, cuyo monto es el valor de venta estimado
durante el curso normal del negocio, menos los costos de terminación y los gastos de ventas
estimados.
68
TRATAMIENTO CONTABLE
- Los costos financieros y la diferencia en cambio por pasivos relacionados, se deberán llevar
a resultados del periodo en que se devengan.
METODOLOGÍA
La empresa MINDCORP S.A., procederá conciliar los saldos en libros con los respectivos
inventarios físicos, al menos una vez al año, de manera obligatoria.
1. Se efectuará la compra de los inventarios, previa confirmación de compra del cliente.
2. El vendedor será la persona encargada de coordinar con los proveedores locales .
3. Una vez receptado el pedido, se registrará contablemente cada uno los ítems registrados
facturados por el proveedor, para su posterior emisión de factura al cliente.
La empresa MINDCORP S.A., no mantendrá en sus inventarios mercadería en stock, puesto que
todos los pedidos de importación deberán realizarse siempre bajo pedido, caso contrario la
mercadería que llegue al a la empresa y no sea despachado al cliente por una u otras
circunstancias, no predecibles, serán enviados al inventario, para su posterior venta.
Elaborado por: Aprobado por:
Sandra Prado León
Ing. Sixto Robayo
Zapata
CPA. Manuel Vivar Pérez
g) Propiedad, Planta y Equipo
Las propiedades y equipos son registrados al costo histórico, menos
depreciaciones acumuladas. El costo incluye los desembolsos directamente
atribuibles a la adquisición o construcción del activo. Los desembolsos
posteriores a la compra o adquisición sólo son capitalizados cuando es probable
que beneficios económicos futuros asociados a la inversión fluyan hacia la
69
ferretería y los costos pueden ser medidos razonablemente. Los otros
desembolsos posteriores corresponden a reparaciones o mantenimiento y son
registrados en resultados cuando son incurridos.
Los terrenos no se deprecian. La depreciación de otras propiedades y
equipos, es calculada linealmente basada en la vida útil estimada de los bienes y
considerando su valor residual. Las estimaciones de vidas útiles y valores
residuales de los activos fijos son revisadas, y ajustadas si es necesario, a cada
fecha de cierre de los estados financieros.
Para registrar propiedades y equipos en el balance de la ferretería, el valor
del activo debe ser igual o superior a los US$500.
MINDCORP S.A.
CONTROL INTERNO –
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES – FINANCIEROS
Código: 005
DEPARTAMENTO CONTABLE
Activos Fijos
Fecha: 01/05/2018
RECONOCIMIENTO, DEPRECIACIÓN,
BAJA, VALORACIÓN DE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Realizado por:
Sandra Prado León
OBJETIVO Y ALCANCE
1. Establecer directrices contables de reconocimiento, depreciación, venta o baja de activos fijos.
2. Establecer procedimientos de compra, custodia y uso de activos fijos de la empresa MINDCORP
S.A..
RESPONSABLES
70
Gerente General, Contador, Asistente Contable
RECONOCIMIENTO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
3. Acorde a la NIC 16, un elemento inmovilizado material se reconocerá como Propiedad, planta
y equipo cuando cumpla las siguientes condiciones: a) sea probable que la entidad obtenga
beneficios económicos futuros derivados el mismo; b) el costo del activo para la entidad pueda
ser valorado con fiabilidad.
4. Los costos derivados del mantenimiento diario de los activos se contabilizarán al gasto en el
ejercicio económico en el que ocurran.
5. Los activos fijos registran al costo a la fecha de adquisición.
6. Para determinación del costo del activo fijo, se considerará el valor del activo en la factura de
compra, incluido aranceles de importación según el caso, impuestos indirectos no recuperables
generados en la adquisición del bien, costos relacionados con la ubicación y condiciones
necesarias hasta iniciar en operación.
7. No se tomará en cuenta como parte del costo del bien, los valores cancelados por concepto de
pagos de intereses financieros, dichos valores se registrarán como gastos del periodo.
VALORACIÓN POSTERIOR AL RECONOCIMIENTO
8. La compañía utiliza la valoración posterior por el modelo del COSTE, según el párrafo 31 de la
NIC 16.
9. Después del reconocimiento inicial, las propiedades y equipo son registradas al costo menos la
depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas de deterioro de valor si es que
hubiere.
10. En cada fecha sobre la que se informa, se revisan las propiedades y equipo para determinar si
existen indicios de que tales activos hayan sufrido una pérdida por deterioro de valor. Si
71
existen indicios de un posible deterioro del valor, se estima y compara el importe
recuperable de cualquier activo afectado (o grupo de activos relacionados) con su importe en
libros. Si el importe recuperable estimado es inferior, se reduce el importe en libros al importe
recuperable estimado, y se reconoce una pérdida por deterioro del valor en resultados.
11. Según la normativa de la NIC 16, párrafo 30 y 31 la empresa puede valorizar sus activos a
través de los dos métodos, pero en este caso la entidad ha decidido optar por el modelo del
costo, contratando cada 5 años un perito, para la evaluación de los mismos.
DEPRECIACIÓN Y VIDA ÚTIL
12. Los activos fijos tendrán una vida útil de acuerdo a lo señalado a continuación:
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
VIDA ÚTIL % DEPRECIACIÓN
Muebles y Enseres 10 10%
Muebles de Oficina 10 10%
Equipo de Oficina 10 10%
Equipo de
Computación 3 33%
Vehículos 5 20%
BAJA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO:
13. El importe en libros de un activo fijo se dará de baja en los siguientes casos:
a. Venta
b. Cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso.
14. La pérdida o ganancia generada en la baja del activo fijo se registrará en los resultados del
ejercicio económico.
15. La ganancia generada se clasifica como ingreso no ordinario.
72
CONTROL DEL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO:
16. Deberá contratar anualmente las pólizas de seguros contra robo, daño u otros siniestros para los
activos fijos.
17. Se procederá con la codificación de los nuevos activos fijos adquiridos previo su uso.
18. Se entregaran con acta entrega recepción a los custodios de los activos fijos.
19. Se efectuará tomas físicas de activos fijos para asegurar su existencia y determinar de esta
manera su obsolescencia para términos de revalorizaciones.
20. Se procederá con un archivo individual de las adquisiciones, ventas y tomas físicas de los
activos fijos:
ADQUISICIONES:
- Licitación de proveedores
- Aprobación de Gerencia para la compra
- Factura de compra (firmas de recepción)
- Póliza de seguros en el caso de que los mismos sean importados
- Acta de entrega- recepción al custodio del activo fijo.
VENTAS
- Factura de venta
- Cuadro de depreciaciones anual.
Acta de entrega- recepción del custodio del activo fijo
Elaborado por: Aprobado por:
Ing. Sixto Robayo CPA. Manuel Vivar Pérez
73
Sandra Prado León Zapata
Gerente General Contador
h) Impuesto a la Renta
Se calcula mediante la tasa de impuesto aplicable a las utilidades gravables y
se carga a los resultados del año en que se devenga con base en el impuesto por
pagar exigible.
Las normas tributarias vigentes establecen una tasa de impuesto del 24% de
las utilidades gravables, la cual se reduce al 15% si las utilidades son
reinvertidas por el contribuyente. De acuerdo con el Código Orgánico de la
Producción, Comercio e Inversiones, se reduce progresivamente la tasa del
Impuesto a la renta, iniciando en 2011 con el 24% hasta llegar al 22% en el
2013.
En el ejercicio fiscal 2010 entró en vigor la norma que exige el pago de un
“anticipo mínimo de impuesto a la renta”, cuyo valor es calculado en función de
las cifras reportadas el año anterior sobre el 0.2% del patrimonio, 0.2% de los
costos y gastos deducibles, 0.4% de los ingresos gravables y 0.4% de los
activos.
La referida norma estableció que en caso de que el impuesto a la renta
causado sea menor que el monto del anticipo mínimo, este último se convertirá
en impuesto a la renta definitivo, a menos que el contribuyente solicite al
Servicio de Rentas Internas su devolución, lo cual podría ser aplicable, de
acuerdo con la norma que rige la devolución de este anticipo.
i) Cuentas por pagar comerciales
Son obligaciones de pago por bienes adquiridos de proveedores en el curso
74
normal de los negocios. Las cuentas por pagar se clasifican como pasivos
corrientes si el pago se debe realizar dentro de un año o menos. De lo contrario
se presentan como no corrientes.
Las cuentas por pagar se reconocen a su valor nominal y no generan
intereses si sus plazos no superan los 90 días.
j) Beneficios a los empleados
1) Beneficios a corto plazo:
Se registran en el rubro de provisiones del estado de situación financiera y
corresponden principalmente a:
i. La participación de los trabajadores en las utilidades: calculada al
15% de la utilidad contable anual antes del impuesto a la renta, según
lo establecido por la legislación ecuatoriana vigente.
ii. Vacaciones: Se registra el costo correspondiente a las vacaciones del
personal sobre base devengada.
iii. Décimo tercer y décimo cuarto sueldos: Se provisionan y pagan de
acuerdo a la legislación vigente en el Ecuador.
2) Beneficios a largo plazo
La empresa MINDCORP S.A. contará con un plan de beneficio definido
para jubilación patronal, normado por las leyes laborales ecuatorianas.
La provisión para jubilación patronal y desahucio se determinarán
anualmente en base en estudios actuariales practicados por un profesional
independiente y se provisiona con cargo a los gastos (resultados) del año,
aplicando el método del costeo de crédito unitario proyectado y representan el
75
valor presente de las obligaciones a la fecha del estado de situación financiera,
el cual es obtenido descontando los flujos de salida de efectivo a la tasa anual,
equivalente a la tasa promedio de los bonos del gobierno, publicada por el
Banco Central del Ecuador, que están denominados en la misma moneda en la
que los beneficios serán pagados y que tienen términos que se aproximan a los
términos de las obligaciones mantenidas con los empleados hasta su
vencimiento.
Las hipótesis actuariales incluyen variables como son, en adición a la tasa de
descuento, tasa de mortalidad, edad, sexo, años de servicio, remuneraciones,
incremento futuro de remuneraciones, tasa de rotación, entre otras.
Las ganancias y pérdidas actuariales que surgen de los ajustes basados en la
experiencia y cambios en los supuestos actuariales se cargan a los resultados en
el período en el que surgen.
Los costos de los servicios pasados se reconocen inmediatamente en
resultados del año.
Al cierre del año las provisiones cubren a todos los trabajadores que se
encontraban trabajando para el negocio.
k) Provisiones
Las provisiones se reconocen cuando: (i) el negocio tiene una obligación
presente, ya sea legal o implícita, como resultado de eventos pasados, (ii) es
probable vaya a ser necesaria una salida de recursos para liquidar la obligación
y (iii) el monto se ha estimado de forma fiable. Los montos reconocidos como
provisión son la mejor estimación de la administración, a la fecha de cierre de
los estados financieros, de los desembolsos necesarios para liquidar la
76
obligación.
l) Reconocimiento de Ingresos
Los ingresos comprenden el valor razonable de lo cobrado o por cobrar por
la venta de los productos en el curso normal de las operaciones del negocio.
Los ingresos son reconocidos en la medida en que es probable que los
beneficios económicos fluyan hacia el negocio, puedan ser medidos con
fiabilidad y cuando la empresa MINDCORP S.A. hace la entrega de sus
productos al comprador y, en consecuencia, transfiere los riesgos y beneficios
inherentes a la propiedad de esos bienes y no mantienen el derecho a disponer
de ellos, ni a mantener un control sobre los mismos. En base a la experiencia del
negocio se ha determinado que no existen devoluciones significativas de la
mercadería que se vende, por lo tanto, no es necesario constituir provisiones por
devoluciones.
m) Reconocimiento de Gastos
Los gastos se registran en base al principio del devengado, Con el principio
de devengo nos aseguramos que en cada año contable la empresa llevará a la
cuenta de resultados (cuenta de pérdidas o ganancias) exclusivamente los gastos
e ingresos que correspondan a ese periodo.
77
CONCLUSIONES
Conforme a la investigación efectuada y a la información obtenida en los
análisis se concluye lo siguiente:
Analizado el estado de la información de la empresa MINDCORP
S.A. no contaba con procedimientos contables y financieros que
permitan que sus procesos sean correctamente llevados en sus
actividades operacionales. Al estandarizar las políticas,
procedimientos y diseñar el manual de procedimientos contables y
financieros, en la empresa se ejecutaran los registros bajo un sustento
real en la información contable financiera y las operaciones que
vayan acorde a la normativa legal vigente.
Efectuado el análisis FODA se priorizaron las estrategias para diseñar
el manual de procedimientos contables para la empresa MINDCORP
S.A., para definir las actividades que ayudan a controlar y mitigar los
riesgos, en el cual se establecen los procedimientos contables,
financieros para el desarrollo eficiente y eficaz de los registros de la
información de la empresa.
Desarrollado el manual de procedimientos contables que se ajustes a
las necesidades y exigencias de la organización, identificando cada
uno de los procesos operativos de la empresa permitirá medir y
monitorear la gestión operativa, en función de los objetivos
establecidos por la organización.
Estableciendo las funciones de cada uno de los trabajadores de la
78
empresa propuesto en el presente trabajo, con el propósito de
determinar las responsabilidades y obligaciones de su área a cargo en
todos los procesos que se encuentren involucrados.
79
RECOMENDACIONES
Es importante la implementación de un manual de procedimientos
contables en la empresa MINDCORP S.A., que facilite la sinergia de
las actividades operaciones con todas la áreas o departamentos que
cuenta la empresa, con el fin de unificar la información y que esta se
encuentre disponible para cada usuario.
Poner en marcha por parte de la empresa MINDCORP S.A., el
manual de procedimientos contables, para poder contar con una
adecuada gestión en los procesos y tener un mayor control en la
fuente de información de las actividades que se dan en la empresa
para mejorar los criterios al momento de tomar decisiones oportunas.
Realizar reuniones trimestrales con gerencia y los departamentos de
la empresa, con la finalidad de control y monitoreo las operaciones
comerciales, contable y financieras efectuadas, en función de las
metas y objetivos planteados.
Permanecer con la reestructuración de las actividades de la empresa,
a fin esta actualizados a las normativas legales vigentes, cuando se
den cambios o modificaciones importantes que involucren
reestructurar los procedimientos contables, financieros o tributarios y
de ser estandarizados para la adecuada gestión de sus actividades
operacionales.
80
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credito-comercial-sobre_363722/
84
ANEXOS
Anexo A. Formato de entrevista al Gerente General de la empresa MINDCORP
S.A.
Facultad de Ciencias Administrativas Postgrado
Con la finalidad de obtener información relevante para la realización del Trabajo
de Graduación Previo a la obtención del grado de Magister en Contaduría Pública
solicito a usted responder la siguiente entrevista.
ENTREVISTA
Cargo : Gerente General
Fecha :
Hora inicio : Hora finalización :
1) ¿Qué inició las actividades operacionales la empresa MINDCORP S.A.?
2) ¿La empresa tiene definida la Misión, Visión y Objetivos?
3) ¿Cuáles es tipo de contribuyente de la empresa y sus obligaciones contables
y tributarias?
4) ¿Se encuentran definidas las políticas contables definidas? ¿Cuáles son?
¿Se ha capacitado al personal sobre sus funciones y responsabilidades para
con la empresa?
5) ¿Se encuentran afiliados al IESS los trabajadores?
6) ¿Qué beneficios obtiene los empleados al estar afiliados al IESS?
7) ¿Existe un manual de contable?
8) ¿Qué tipo de información contable, financiera y tributaria le interesaría
85
conocer para poder tomar decisiones?
9) ¿Está de acuerdo que se diseñe un manual de procedimientos contables para la
empresa MINDCORP S.A.?
86
Anexo B. Formato de entrevista al Contador de la empresa MINDCORP S.A.
Facultad de Ciencias Administrativas Postgrado
Con la finalidad de obtener información relevante para la realización del Trabajo
de Graduación Previo a la obtención del grado de Magister en Contaduría Pública
solicito a usted responder la siguiente entrevista.
ENTREVISTA
Cargo : Contador
Fecha :
Hora inicio : Hora finalización :
1) ¿Los registros contables que se mantienen permiten llevar un control adecuado
contable y financiero en la empresa?
2) ¿Se encuentran archivados y ordenados los documentos soporte contables?
3) ¿Qué documentos negociables y no negociables? ¿Cuáles son?
4) ¿Existen políticas contables? Indica las que utiliza la empresa.
5) ¿Se encuentran al día con las declaraciones que se realizan al SRI?
6) ¿Se encuentran afiliados el personal que la labora en la empresa en el IESS?
7) ¿Qué beneficios tiene los empleados al estar afiliados al IESS?
8) ¿Cuál es la base legal que se utiliza en los registros contables de la empresa?
9) ¿Está de acuerdo que se diseñe un manual de procedimientos contables para la
empresa MINDCORP S.A.?
87
Anexo C. Ficha de Observación efectuada en la empresa MINDCORP S.A.
Facultad de Ciencias Administrativas Postgrado
Con la finalidad de obtener información relevante para la realización del Trabajo
de Graduación Previo a la obtención del grado de Magister en Contaduría Pública
solicito a usted responder la siguiente entrevista.
FICHA DE OBSERVACIONES
ASPECTOS SI NO OSERVACIONES
ORGANIZACIÓN
DEPARTAMENTO
CONTABLE
EXISTE CONTROL DE
LAS ACTIVIDADES
OPERACIONALES
DIARIAS
EXISTEN
PROCEDIMIENTOS
PARA EL REGISTRO
DE ACTIVIDADES
CUMPLE CON LAS
OBLIGACIONES
(FACTURAS,
DECLARACIONES,
BENEFICIOS
SOCIALES)
88
LOS TRABAJORES
ESTAN AFILIADOS AL
IESS
EXISTE UNA
NORMATIVA O
REGLAMENTO DE
CONTROL INTERNO
89
Anexo D. Aprobación del estudio en la empresa MINDCORP S.A.
Facultad de Ciencias Administrativas Postgrado
Con la finalidad de obtener información relevante para la realización del Trabajo
de Graduación Previo a la obtención del grado de Magister en Contaduría Pública
solicito a usted responder la siguiente entrevista.
90
![Proyecto Para Empastar[2]](https://img.pdfslide.es/doc/110x75/5571fd39497959916998a75f/proyecto-para-empastar2.jpg)
