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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Trabajo de Investigación para la obtención del título de:
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría
TÍTULO DEL TEMA DE INVESTIGACIÓN:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
COMIECON CÍA. LTDA.”
Autora: Alexandra Bermeo Ochoa
Directora: Dra. Liliana Morillo Acosta. MBA.
Octubre - 2016
vi
Tabla de contenidos
Pág.
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD_______________________________________II
INFORME DE APROBACION DEL DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO III
DEDICATORIA__________________________________________________________IV
AGRADECIMIENTO______________________________________________________V
1 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN ________________________________________ 1
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN __________________________________________ 2
1.1.1 PROBLEMA A INVESTIGAR ________________________________________________ 2
1.1.2 OBJETO DE ESTUDIO TEÓRICO _____________________________________________ 2
1.1.3 OBJETO DE ESTUDIO PRÁCTICO ____________________________________________ 2
1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA __________________________________________ 3
1.1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ____________________________________________ 5
1.1.6 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA: _________________________________________ 5
1.1.7 OBJETIVO GENERAL: ____________________________________________________ 6
1.1.8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: _________________________________________________ 6
1.1.9 JUSTIFICACIÓN ________________________________________________________ 6
1.1.9.1 Justificación Teórica __________________________________________________ 6
1.1.9.2 Justificación Práctica __________________________________________________ 6
1.2 MARCO REFERENCIAL ___________________________________________________ 7
1.2.1 MARCO TEÓRICO ______________________________________________________ 7
1.2.2 MARCO CONCEPTUAL __________________________________________________ 15
1.2.2.1 Definición de conceptos ______________________________________________ 15
2 CAPÍTULO II MÉTODO ______________________________________________ 18
2.1 METODOLOGÍA GENERAL _______________________________________________ 18
2.1.1 NIVEL DE ESTUDIO ____________________________________________________ 18
2.1.2 MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN _______________________________________ 19
vii
2.1.3 MÉTODO ____________________________________________________________ 19
2.1.3.1 Método inductivo – deductivo __________________________________________ 19
2.1.3.2 Método analítico – sintético ___________________________________________ 20
2.1.4 POBLACIÓN DE ESTUDIO ________________________________________________ 20
2.1.5 SELECCIÓN INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ______________________________ 21
2.1.5.1 El cuestionario ______________________________________________________ 21
2.1.6 PROCESAMIENTO DE DATOS _____________________________________________ 21
2.2 METODOLOGÍA ESPECÍFICA ______________________________________________ 21
2.2.1 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO _______________________________________ 22
2.2.1.1 El cuestionario y la entrevista: _________________________________________ 22
2.2.2 CÁLCULO DE NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL _____________________ 22
2.2.3 ELABORACIÓN DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTO, FLUJOGRAMAS E INSTRUMENTOS DE LAS
PRINCIPALES CUENTAS CONTABLES _____________________________________________ 23
2.2.3.1 Políticas contables ___________________________________________________ 23
2.2.4 EVALUACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS APLICADO EN LA EMPRESA, DE ACUERDO A
NORMAS VIGENTES __________________________________________________________ 23
2.2.5 PROPUESTA DE FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS _________________________ 24
2.2.5.1 Estados Financieros según NIIF ________________________________________ 24
2.2.5.2 Formatos de Estados Financieros _______________________________________ 24
3 CAPÍTULO III RESULTADOS ________________________________________ 25
3.1 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL _____________________________________________ 25
3.1.1 MISIÓN _____________________________________________________________ 25
3.1.2 VISIÓN _____________________________________________________________ 25
3.1.3 OBJETIVOS: __________________________________________________________ 25
3.1.4 VALORES ___________________________________________________________ 25
3.1.5 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA COMIECON CÍA. LTDA. _______________________ 27
3.2 FORMULACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO _______________________ 28
3.2.1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y CÁLCULO DEL RIESGO DE CONTROL DE
ASPECTOS GENERALES. _______________________________________________________ 28
3.3 SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS CONTABLES ______ 35
3.3.1 CAJA CHICA __________________________________________________________ 35
3.3.1.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Caja Chica ______________________ 38
viii
3.3.1.2 Instrumentos de control – Caja Chica ____________________________________ 40
3.3.2 BANCOS ____________________________________________________________ 49
3.3.2.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Bancos _________________________ 51
3.3.2.2 Instrumentos de Control – Bancos ______________________________________ 53
3.3.3 CUENTAS POR COBRAR – CLIENTES ________________________________________ 59
3.3.3.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Cuentas por Cobrar – Clientes _______ 62
3.3.3.2 Instrumentos de control Cuentas por Cobrar – Clientes ______________________ 64
3.3.4 INVENTARIOS ________________________________________________________ 68
3.3.4.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Inventarios ______________________ 71
3.3.4.2 Instrumentos de control – Inventarios ____________________________________ 73
3.3.5 CUENTAS POR PAGAR -PROVEEDORES ______________________________________ 77
3.3.5.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Cuentas por Pagar - Proveedores _____ 80
3.3.5.2 Instrumentos de control Cuentas por pagar – Proveedores ____________________ 82
3.3.6 SUELDOS, SALARIOS Y BENEFICIOS SOCIALES. ________________________________ 85
3.3.6.1 Políticas, procedimientos y flujogramas, Sueldos, Salarios y Beneficios Sociales. _ 88
3.3.6.2 Instrumentos de control Sueldos, Salarios y Beneficios Sociales _______________ 90
3.4 FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS _____________________________________ 94
3.4.1 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA _______________________________________ 94
3.4.2 ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL _______________________________________ 96
3.4.3 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO ___________________________________ 98
3.4.4 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO __________________________________________ 99
3.4.5 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS _____________________________________ 101
4 CAPÍTULO IV DISCUSIÓN ___________________________________________ 108
4.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ____________________________________ 108
BIBLIOGRAFÍA _________________________________________________________ 111
ix
Tabla de Formatos
Pág.
Formato No. 1 Solicitud creación fondos Caja chica _______________________________ 40
Formato No. 2 Acta entrega recepción fondos Caja chica ___________________________ 41
Formato No. 3 Comprobante Egreso fondos Caja chica ____________________________ 42
Formato No. 4 Reporte de pagos Caja chica _____________________________________ 43
Formato No. 5 Arqueo de Caja Chica __________________________________________ 44
Formato No. 6 Comprobante Egreso pago a Proveedores ___________________________ 53
Formato No. 7 Comprobante de Depósito Bancario _______________________________ 54
Formato No. 8 Conciliación Bancaria __________________________________________ 55
Formato No. 9 Recibo cobros a Clientes _______________________________________ 64
Formato No. 10 Comprobante Ingreso cobros a Clientes ___________________________ 64
Formato No. 11 Reporte Cuentas por Cobrar Clientes _____________________________ 65
Formato No. 12 Recepción de Mercadería ______________________________________ 73
Formato No. 13 Reporte Inventario Valorado ___________________________________ 74
Formato No. 14 Kardex de mercadería _________________________________________ 74
Formato No. 15 Orden de compra _____________________________________________ 82
Formato No. 16 Reporte Cuentas por pagar – Proveedores _________________________ 82
Formato No. 17 Reporte registro de empleados __________________________________ 90
Formato No. 18 Rol de pagos individual _______________________________________ 90
Tabla de gráficos
Pág.
Gráfico No. 1 Modelo de control gerencial. _______________________________________ 9
Gráfico No. 2 Organigrama de Comiecon Cía. Ltda. _______________________________ 27
1
1 CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, y con una normativa tributaria en constante transformación, es pues
imprescindible, estar actualizado e ir a la vanguardia de las nuevas actualizaciones, cambios y
reformas que se van presentando cada día en nuestro legislación y que por su puesto van
adoptando cada vez una visión internacional ya que como todos sabemos el objetivo es hablar
en el mismo idioma, en lo que a contabilidad se refiere, y que a nivel mundial, todos quienes
tengan conocimientos contables sean capaces de leer y entender los estados financieros de
cualquier empresa en cualquier país, ya que su estructura estará estandarizada, todo esto como
respuesta a la adopción de las NIIF´S completas y NIIF’S para Pymes.
Por lo tanto, para quienes se desenvuelven en este ámbito profesional contable, económico
y administrativo, constituye el reto diario de tener los conocimientos correctos y actualizados
para aplicarlos en sus lugares de trabajo, ya sea bajo relación de dependencia o en forma
independiente, puesto que se debe priorizar la aplicación de la ética profesional, por lo tanto es
indispensable y de gran responsabilidad que adquieran los conocimientos necesarios que les
permitan estar actualizados de todos los cambios que se presenten, obteniendo la información
de primera mano de medios crediticios o buscando capacitaciones en lugares o instituciones
directamente vinculadas a los cambios, por ejemplo SRI, Superintendencia de Compañías,
Ministerio de Trabajo, ya que del conocimiento que adquieran y su correcta aplicación depende
el cumplimiento de objetivos personales y empresariales.
Comisariato Económico Comiecon Cía. Ltda., se crea el 24 de noviembre del año 2010, sin
embargo, inicia su actividad económica el 01 de febrero del año 2011, es una empresa
comercial, que en la actualidad desarrolla sus procesos contables sin regirse a procedimientos
de control interno, lo que ha ocasionado que, los auditores externos hayan realizado importantes
hallazgos durante su auditoría, tales como: registros incorrectos de la información contable,
falta de división de funciones, entre otros, lo que ha generado estados financieros poco
confiables.
Por este motivo, con el presente estudio investigativo se realizó la propuesta de diseñar para
la empresa, un Sistema de Control Interno para el área contable, el mismo que se constituirá en
una guía, para el contador, auxiliares contables y administrativos de la empresa, en el manejo
eficiente de la información contable que se genera diariamente en la empresa.
2
Es muy importante, por tanto, que se apliquen dichos procedimientos, para detectar o evitar
que se sigan cometiendo errores en el manejo de la información contable de Comisariato
Económico.
1.1 El problema de investigación
1.1.1 Problema a investigar
La empresa no cuenta con un Sistema de Control Interno contable, ocasionando que sus
actividades se desarrollen de forma empírica o de acuerdo a la costumbre. Por tal motivo se
generan problemas como el ingreso incorrecto de información en las distintas cuentas,
manipulación de los datos y se modifiquen los documentos contables sin la debida autorización,
con estos antecedentes se constituye de suma importancia contar con un Sistema de Control
Interno que permita corregir los problemas actuales y evitar a futuro otros que pudieran existir.
1.1.2 Objeto de estudio teórico
El diseño de un Sistema de Control Interno se basará en la recopilación y análisis de
información de textos de Auditoría y Contabilidad, la Ley de Régimen Tributario Interno y su
reglamento de aplicación, las NIIF´S para Pymes, revistas de tributación y manuales de control
interno aplicados a procesos contables.
Las fuentes antes mencionadas proporcionarán la teoría necesaria para estructurar el Sistema
de Control Interno para la empresa Comiecon Cía. Ltda., y establecerán los pasos que, las
personas que manejan información contable, deben seguir para registrar la información
contable de la empresa de manera correcta y de acuerdo a lo que establece actualmente la ley.
1.1.3 Objeto de estudio práctico
La investigación se va a llevar a cabo en la empresa Comisariato Económico Comiecon Cía.
Ltda., en el área de contabilidad, se trabajará, en la obtención de información con el personal
contable y administrativo, con el objetivo de obtener información de fuentes primarias, de la
forma en la que trabajan actualmente y como desarrollan sus procesos, el tratamiento que le dan
a la información contable y los procedimientos de control interno que se aplican en el
departamento de contabilidad y como es revisada ésta información por el gerente y
administrador de la empresa.
3
1.1.4 Planteamiento del problema
Comisariato Económico Comiecon Cía. Ltda., fue creado en noviembre del año 2010. Una
empresa que se constituyó con 4 socios, y con la visión de llegar a convertirse en una
corporación dedicada a actividades de comercio, que ofrece variedad de productos de calidad
al cliente en general.
La empresa desde que empezó a generar información contable, desde febrero del 2011, ha
estado trabajando con un plan de cuentas estructurado de acuerdo a las NIIF´S, (Normas
Internacionales de Información Financiera) para Pymes sin haber tenido que realizar ninguna
transición de NEC´s a NIIF´s, puesto que la empresas que debían ejecutar este procedimiento
eran aquellas que contaban con información de años inferiores al 2011, y Comiecon Cía. Ltda.,
no registró información contable en el año de transición 2010, y por tanto presentó ante las
entidades de control sus estados financieros en cero, debido a que no se generó ni registró
información en el mes de diciembre de 2010.
En el año 2011 empezó a incursionar en la actividad de importaciones de líneas como: juguetes,
utensilios de cocina, implementos para el hogar, telas (como materia prima), y utensilios
plásticos. Esto por su puesto, acrecentó las responsabilidades como empresa, tanto interna
como externamente, ya que era imprescindible el manejo correcto de la información contable
que se empezada a generar, tanto para el conocimiento de los socios y representantes de la
empresa, como ante las entidades gubernamentales de control.
Actualmente, la empresa genera y maneja gran cantidad de información contable, ya que cada
año ha tenido un crecimiento económico significativo por el aumentos de sus ventas, y por su
puesto el incremento de compras, adquisición de nuevos activos fijos, aumento en la nómina
de empleados, adquisición de deudas a largo plazo que permitan financiar las importaciones de
nuevas líneas, como son: maquinarias y materias primas textiles. A partir de su creación
siempre ha estado comprometida con ser responsable y cumplir con sus obligaciones tributarias,
contables y financieras con las entidades de control. En el año 2012 fue designada por el SRI,
mediante resolución 185, como Contribuyente Especial, y obviamente crecieron las
responsabilidades y obligaciones de la empresa, y con esto el panorama para Comiecon,
empezaba a tornarse un tanto gris, debido a que era ya no solo, muy necesario sino
indispensable, registrar y ejecutar de manera correcta todos y cada uno de los procedimiento
contables y financieros.
4
Desde su creación ha contado con un sistema de cómputo completo que consta de módulo de
inventarios, proveedores, clientes, contabilidad y sus respectivos reportes. El sistema utilizado
desde la creación de la empresa fue el Adviser, un programa en ambiente MS-DOS, con
características de confiabilidad y flexibilidad, sin embargo lo negativo de ésta aplicación, fue
que carecía de características de compatibilidad con las actualizaciones que se están dando con
respecto a la presentación de la información, como es el caso de la emisión de documentos
electrónicos, modalidad a la que según el cronograma establecido por el SRI, según Resolución
No. NAC-DGERCGC13-00236, debíamos iniciar a partir del 01 de enero del 2015, todos los
Contribuyentes Especiales no señalados en los grupos anteriores, por tal motivo, Comiecon
Cía. Ltda., estaba prácticamente obligado a cambiar su sistema de cómputo, y así lo hizo, en
abril del 2014, adquirió un nuevo sistema que le ha permitido estar actualizado y cumplir con
las disposiciones del SRI.
El sistema utilizado hasta la actualidad es BITS, el cual es compatible con muchas aplicaciones
con lo que hemos obtenido muchos beneficios. En diciembre 15 del 2014 iniciamos el
ambiente de pruebas, etapa en la que se pudieron corregir errores que se presentaban en la
emisión de documentos electrónicos, y el 21 de diciembre arrancamos en ambiente de
producción de facturas y notas de crédito electrónicas, lo que nos permitió cumplir con lo
establecido por el SRI en el tiempo oportuno.
De acuerdo a la información de los estados financieros del año 2012, la empresa pasó las bases
establecidas en activos, por lo que debió presentar, como un requisito para la Superintendencia
de Compañías y el SRI, un informe de auditoría externa y el ICT respectivamente, entonces
fue en este informe que se detectaron muchas falencias en el control interno de los
procedimientos contables que daban como resultado, registros erróneos de valores en las
cuentas contables y por ende bajo nivel de confianza de los estados financieros.
El personal del departamento de contabilidad manifestó que en realidad, se han estado
cometiendo errores en el manejo de la información contable, aclarando que en muchas
ocasiones han tenido que realizar consultas para conocer cómo proceder, ya que no cuentan
con un documento que les guíe en la forma como registrar ciertas cuentas, que por las nuevas
actividades económicas de la empresa, han ido apareciendo. Esta situación, por su puesto, ha
ocasionado que salgan a relucir las debilidades de la empresa, en lo que ha control interno y a
conocimientos tributarios se refiere.
5
Los representantes de la empresa, aseguran que es primordial contar con un Sistema de Control
Interno que ayude al personal del departamento de contabilidad, quienes son los que registran
y manejan la información contable, y a quienes revisan dicha información, a aplicar de manera
correcta los conceptos, leyes y reglamentos de aplicación, en la información contable de la
empresa, de manera que en los resultados de las auditorías externas posteriores, no se emitan
mayores recomendaciones que pongan en duda la confiabilidad de los estados financieros de la
empresa.
Los eventos mencionados podrían llevar a la empresa Comiecon a enfrentar problemas
contables muy graves al no ser detectados y corregidos a tiempo, ya que el registro incorrecto
de la información contable repercutirá en lo confiabilidad de los estados financieros, que se
presentarán de manera obligatoria ante los organismos de control y a las instituciones
financieras con las que la empresa mantiene créditos a corto y largo plazo, que como se puede
entender, han sido necesarios solicitarlos para financiar a la empresa.
Otro inconveniente que podría enfrentar la empresa por no aplicar procedimientos de control
interno en la información contable, sería que los auditores externos, emitan una opinión de los
estados financieros, que no favorezcan a la empresa.
Por lo tanto y con estos antecedentes se torna imprescindible contar con un sistema de control
interno en el área contable y financiero de la empresa Comiecon Cía. Ltda., el mismo que
permitirá ejecutar y registrar los procesos contables de manera correcta, o en su defecto
corregirlos oportunamente, y de esta manera podrán reducir al mínimo o, por qué no decirlo,
a cero, las recomendaciones que pudieran hacer los auditores en las auditorías futuras.
1.1.5 Formulación del problema
¿Qué efectos produce en la Empresa Comiecon Cía. Ltda., el no contar con un sistema de
control interno que permitan, al área contable, ejecutar de manera correcta todos su procesos?
1.1.6 Sistematización del problema:
- ¿Cómo ha afectado a la empresa Comiecon Cía. Ltda., el no contar con un sistema que
permita evaluar el control interno en el área contable?
- ¿Está estructurado, el plan de cuentas, de manera correcta y de acuerdo con la normativa
contable vigente?
6
- ¿Cuenta la empresa con procedimientos de control interno que permitan registrar de
manera correcta la información contable?
1.1.7 Objetivo general:
“Diseñar un Sistema de Control Interno para la empresa Comiecon Cía. Ltda.”
1.1.8 Objetivos específicos:
- Realizar la evaluación del control interno contable de la empresa.
- Calcular el nivel de confianza y riesgo de control derivado de la evaluación del control
interno.
- Evaluar el plan de cuentas vigente, y proponer los cambios necesarios; en base de los
requerimientos de los organismos de control.
- Proponer políticas, procedimientos, flujogramas e instrumentos de las principales
cuentas contables.
1.1.9 Justificación
1.1.9.1 Justificación Teórica
El control interno se torna se suma importancia en una empresa o institución, pues se constituye
en el eje principal que guía o regula la ejecución de procesos o actividades, permitiendo la
obtención de resultados eficientes y eficaces, y por tanto la reducción del riesgo. Cuando el
control interno es aplicado de manera correcta en una empresa, es posible detectar de manera
oportuna aquellos acontecimientos, procedimientos y actividades que se están llevando a cabo
de manera errónea, constituyéndose en un eficiente indicador que permita evitar o corregir
dichos errores.
1.1.9.2 Justificación Práctica
Con la investigación propuesta se busca solucionar el problema concreto del control de interno
de los procedimientos contables en la empresa Comiecon Cía. Ltda., por medio del diseño de
un Sistema de Control Interno que sirva de guía e indiquen los pasos a seguir para desarrollar
y registrar de manera correcta los procesos contables que se llevan a cabo, diariamente en la
empresa.
7
Por ello este estudio se justifica, al buscar mejorar la eficiencia en el control interno que debe
aplicarse a cada procedimiento contable que se realiza en el departamento de contabilidad. El
diseño del Sistema de Control Interno en el área contable de la empresa Comiecon Cía. Ltda.,
permitirá el correcto funcionamiento de sus operaciones, la aplicación eficiente de la
normativa tributaria vigente, la corrección oportuna de errores, el registro correcto en las
respectivas cuentas contables, aspectos que redundarán en la obtención de Estados Financieros
confiables que otorgarán credibilidad ante los socios de la empresa, las instituciones financieras
y las entidades de control.
1.2 Marco Referencial
1.2.1 Marco Teórico
Fundamentación Científica
Definición de control interno
El control interno conceptualizado en la NIA-ES315, según (icac.meh.es, 2013) se define de
la siguiente manera:
Control interno: “el proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del
gobierno de la entidad, la direccion y otro personal, con la finalidad de proporcionar una
seguridad razonable sobre la consecucion de los objetivos de la entidad relativos a la
fiabilidad de la informacion financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, asi como
sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. El término
“controles” se refiere a cualquier aspecto relativo a uno o mas componentes del control
interno”.
Para ampliar nuestro conocimiento podemos mencionar otros conceptos de control interno,
desde una perspectiva profesional, publicado con el título de: Elementos del sistema coordinado
y su importancia para la administración y para el contador público independiente, que lo
conceptualiza de la siguiente manera:
El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas
coordinadas que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la
exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y
fomentar la adherencia de las políticas prescritas (Manatilla B., 2013, pág. 6).
8
La definición arriba anotada, elaborada por el Comité sobre procedimientos del trabajo, pone
énfasis en que el Sistema de Control Interno no abarca unicamente a los departamentos de una
empresa que siempre se ha creido son a los que afecta directamente como: la administración,
contabillidad y finanzas que aplican controles extrictos en presupuestos, costos, reportes, etc.,
sino que se aplica a toda la empresa y cada una de las actividades que en ella se desarrollan.
De igual manera resalta la gran importancia que tiene, para los representantes de la empresa,
no solo conocer el sistema de control interno, sino difundirlo mediante capacitaciones
permanentes al personal para que cumpla con sus responsabilidades, este procedimiento deberá
ser respaldado por el personal de auditoría interna quien verificará que esto se cumpla de forma
efectiva (AICPA, 2016).
Según The Institute of internal Auditors (2016), control interno es:
Control interno son las acciones tomadas por la administración para planerar, organizar, y
dirigir el desemlmpeño de acciones suficientes que provean seguridad razonable de que se
están logrando los siguientes objetivos:
Logro de los objetivos y metas establecidos para las operaciones y para los programas
Uso económico y eficiente de los recursos
Salvaguardia de los activos
Confiabilidad de integridad de la información
Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
Evolución del control interno
El control interno ha evolucionado ya que antes se consideraba que era una tarea exclusiva de
los auditores, sin embargo, entre los cambios que han existido, (Manatilla B., 2013) menciona
los siguientes:
a) Obliga a que existe una referente para un control interno. Técnicamente a ello se denomina
“criterio de control” (o “estructura conceptual”) y se avanza con celeridad hacia
“estándares internacionales de control interno”. La práctica anterior carecía de tal
referencia y por tanto el control interno se aplica según el entendimiento(“leal saber y
entender”) de cada cual.
b) Requiere, como condicion para la auditoría del control interno, que previamente la
administración realice una valoración del control interno. La consecuencia de esto es que
9
la administración tiene que: 1) usar como referente un “criterio de control” previamente
establecido y aceptado; 2) asumir sus responsabilidades por la implementación, el
mantenimiento y la valoración del control interno; 3) dejar de considerarlo un componente
etéreo y definir responsabilidades específicas concretadas en los “ejecutivos que firman”.
Este era, posiblemente, el mayor de todos los vacíos existentes en el control interno: los
auditores estaban obligados a evaluar el control interno pero la administración no tenía
responsabilidades concretas y en consecuencia control interno era “cualquier cosa (dspace,
2014)” (unas veces buena, otras un desastre, a veces efectivo, en muchos casos inútil).
En la evolución del control interno, según (Manatilla B., 2013, pág. 39), dentro de las mejores
prácticas de control interno: “Las mejores prácticas del presente hacen parte del sistema de
control interno, no se aplican por aislado. Diferencias entre los controles estratégicos
(gerenciales) y los controles operativos (auto-control, automatización; con un componente alto
de tecnología de la información-comunicación-sistemas)”.El siguiente gráfico muestra el
modelo de contol gerencial COSO, el mismo que, como se puede observar permite a la gerencia
controlar todo el aparato administrativo y organizacional.
Gráfico No. 1 Modelo de control gerencial.
Fuente: (Manatilla B., 2013).
Control interno basado en principios.
La segunda generación del control interno utilizó el término ‘procedimientos de control
interno’ para referirse a los siguientes: (1) segregación de funciones; (2) ejecución de las
transacciones; (3) registro de transacciones; (4) acceso a los bienes; y, (5) comprobación
física de existencia.
10
La tercera generación ha ido mucho más lejos y su centro de atención está no tanto en los
procedimientos sino en los principios que rigen todo el proceso. La denominación ‘basado-
en-principios’ ya es de carácter técnico. Su principal sinónimo es ‘estructura conceptual’
(framework) y de hecho corresponde a un entendimiento del control interno en términos de
sistemas (elementos, relaciones, procesos, objetivos) (Manatilla B., 2013, pág. 45).
Cambios importantes en las finanzas y contabilidad.
Esto hace parte de un fenómeno que se está dando en el mundo de las finanzas y
particularmente en contabilidad (información financiera), auditoría (aseguramiento) y
control interno: la búsqueda de justificaciones conceptuales para las prácticas aceptadas.
Ello ha implicado cambios importantes, entre los cuales se destaca, en contabilidad, el pasar
de un sistema basado-en-normas (legal, profesional, técnico) de carácter nacional (PCGA)
hacia un sistema basado-en-principios (económico, financiero) de alcance internacional
(IFRS). Y en auditoría, el paso desde un esquema de atestación (muestreo selectivo) hacia
un esquema de aseguramiento (administración de riesgos) (Manatilla B., 2013).
Objetivos del control interno
Es muy importante la aplicación eficiente del control interno en la empresa, por tanto podemos
mencionar algunos objetivos que se pretende cumplir, según (dspace, 2014) estos son:
Salvaguarda de los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencias
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros, que son utilizados
por la dirección para una adecuada toma de decisiones
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos
Estimular el seguimiento de las prácticas decretadas por la gerencia
Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad y mejora continua de todos los
procesos en general
Adoptar medidas de protección para los activos físicos en forma adecuada
Determinar lineamientos para evitar que se realicen procesos sin las adecuadas
autorizaciones
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organización.
11
Componentes del control interno
Los componentes del control interno según (ERM -COSO II. Enterprise Risk Management)
son:
a) Ambiente interno: constituye la base sobre la que se sitúan el resto de elementos, pues influye
de manera significativa en el establecimiento de objetivos y de la estrategia, aquí la dirección
de la empresa, instaura la filosofía que pretende establecer en materia de gestión de riesgos.
b) Establecimiento de objetivos: estos deben ser establecidos con anterioridad a que la
dirección identifique los posibles acontecimientos que impidan su consecución, los mismos
que deben estar alineados con las estrategias de la empresa, dentro del contexto de misión y
visión establecida.
c) Identificación de acontecimientos: consiste en la identificación de aspectos externos tales
como: económicos, políticos, sociales, etc.; e internos como: infraestructuras, personal,
procesos, tecnología, los mismos que afectan a la consecución de los objetivos
empresariales, por tanto es imprescindible que se identifiquen dichos acontecimientos de
manera oportuna ya que podrían ser indicadores de riesgo, oportunidades o mitigación de
riesgo.
d) Evaluación de riesgos: consiste en establecer el efecto que determinados acontecimientos
pueden tener en la consecución de los objetivos impuestos por la dirección, es necesario
evaluarlos con la aplicación de técnicas cuantitativas y cualitativas. Esta evaluación de riesgo
iniciará con el riesgo inherente es decir el riesgo existente antes de establecer mecanismos
para su mitigación, continuará con el riesgo residual es decir aquel existente luego de aplicar
los mecanismos de control.
e) Respuesta al riesgo: aquí la dirección debe evaluar la respuesta al riesgo de la empresa en
función a cuatro categorías: evitar, reducir, compartir y aceptar; y cuando ya se haya
establecido la respuesta al riesgo para cada situación, se debe realizar una reevaluación del
riesgo residual.
f) Actividades de control: está compuesta por la políticas y procedimientos que son necesarios
para asegurar que la respuesta al riesgo ha sido adecuada. Las actividades de control deben
estar establecidas en toda la empresa, a todos los niveles y en todas las funciones, y la
administración, debe asegurarse de que se cumplan de manera eficiente para alcanzar los
objetivos de la empresa.
g) Información y comunicación: es muy importante que exista una adecuada información y
comunicación en todos los niveles de la empresa, que permita enfrentar el riesgo.
12
h) Supervisión: este componente permitirá evaluar la calidad del control interno, permitiendo
realizar un seguimiento que determine si se está aplicando de manera correcta o si deben
realizarse modificaciones (Academia, 2015).
Los componentes de Control Interno permiten implantar un sistema de control de riesgos con
el objetivo de lograr la consecución de los objetivos empresariales, por lo tanto podemos
afirmar que los 8 componentes del COSO II: están interrelacionados con cada uno de los
objetivos estratégicos, operativos, de efectividad de la información reportada interna y externa
y de cumplimiento regulatorio de las leyes y regulaciones que aplican a la empresa, y que deben
ser cumplidos en todos los niveles de una organización.
Evaluación del control interno
(Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 157) afirma “La revision del control interno por parte del auditor
le ayuda a determinar otros procedimientos de auditoría para formualar su opinión sobre la
razonabilidad de los saldos finales”.
Dentro del proceso de evaluación del sistema de control interno, (Estupiñán Gaitán, 2015, pág.
158) manifiesta:
Un planteamiento conceptual lógico de la evaluación que hace el contador público del
control inerno contable, que se enfoca directamente a prevenir o detectar errores o
irregularidades importantes en los saldos de las cuentas, consiste en aplicar a cada tipo
importante de transaciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los
siguientes criterios:
Considerar entre otros, los tipos de errorese irregulariddes que puedan ocurrir.
Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar
errores o irregularidades
Determinar si los procedimidentos necesarios están establecidos y si se ha seguido
satisfactoriamente.
Evaluar cualquier deficiencia, es decir, cualquier tipo de error o irregularidad potencial no
contemplada por los procedimientos de control interno existentes, para determinar su efecto
sobre:
13
La naturaleza, momento de ejecución o extensión de los procedimientos de auditoría a
aplicar y, las sugerencias al ente.
Métodos para evaluar el sistema de control interno
Método de cuestionarios: en esta forma de evaluar el sistema de control interno (Estupiñán
Gaitán, 2015, pág. 160) nos da a conocer que “Este método consiste en diseñr cuestionarios con
base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las
distintas áreas de la empresa bajo examen”.
Método gráfico o diagramas de flujo
“Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la
auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades”
(Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 161).
El control interno administrativo y contable
El control interno administrativo
Exite un solo Sistema de Control Inteno, el administrativo, que es el plan de organzación
que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales
y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del
objetivo administrativo (Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 7).
El control interno contable
Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como un
instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos:
Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las
cuentas apropiadas, y en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de
permitir la preparación de los estados financieros y mantener el control contable de los
activos.
Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando
cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada correctiva.
Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generadas y específicas
de la administración.
14
Que el acceso a los activos se permita solo de acuerdo con autorización administrativa
(Estupiñán Gaitán, 2015, págs. 7-8).
Ciclo contable
Las empresas registran diariamente gran cantidad de información, de gran importancia, que
deberá tener un trato especial. “El ciclo contable puede ser visto como el proceso que se lleva
a cabo para obtener como producto final los estados financieros, a través del análisis de éstos
lograr una información financiera útil para los usuarios” (Alvarez Hernández, 2013).
El registro de las operaciones o transacciones que realiza una organización económica se
ejecuta con la intención de integrar una base de datos que permita su utilización posterior
para generar información útil en el proceso de toma de decisiones de los diferentes usuarios
externos. Normalmente, las actividades necesarias para elaborar estados financieros a partir
de las transacciones que realiza una organización económica se agrupan en el ciclo contable
que agrupa cuatro procesos o módulos principales: 1. Registro de transacciones, 2. Ajustes,
3. Estados financieros, 4. Cierre.
Excepto lo referente a estados financieros, se deben realizar a su vez cuatro pasos o
actividades básicas para generar relativa a cada uno de estos procesos: 1. Análisis de la
información, 2. Registro en el diario general, 3. Clasificación al mayor general y 4.
Elaboración de la balanza de comprobación correspondiente. (Guajardo Cantú, 2014)
El sistema contable
Un sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable y financiera que
se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa,
de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada,
registrada (Libros correspondientes: Diario, Mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados
Financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con
el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.
Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa,
considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar
procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable
estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda
procesarse para realizar los diferentes análisis financieros del negocio
(micursodecontabilidad, 2014).
15
Un sistema contable permitirá registrar la información que se genere en una empresa de manera
eficiente, aplicando todos los controles necesarios que minimicen los riesgos que puedan
ocasionar información poco confiable. “Un sistema contable es el conjunto de principios y
reglas que facilitan el conocimiento y la presentación adecuada de la empresa y de los hechos
económicos que afectan a la misma” (Pérez Sarmiento, 2009).
Estados financieros (de acuerdo a NIIF para Pymes)
El IASB (International Accounting Standards Board), define a las PYMES como aquellas que:
“No tienen obligación pública de rendir cuentas; y
Publican estados financieros con propósito de información general para usuarios
externos” (ifrs, 2015).
Los estados financieros a presentar de acuerdo a NIIF para Pymes son:
1) Estado de situación financiera (balance general) a la fecha que se informa
2) Estado de resultados integral del periódo que se informa
3) Estado de cambios en el patrimonio neto del periódo que se informa
4) Estado de flujos de efectivo del periódo que se informa
5) Notas a los estados financieros (comprende un resumen de las políticas contables
significativas y otra información explicativas) (niifpymes, 2007).
1.2.2 Marco Conceptual
1.2.2.1 Definición de conceptos
A continuación, para una mayor comprensión, se conceptualizan algunos términos utilizados
en esta investigación:
Control Interno: “Es un proceso integral de gestión efectuado por el titular, funcionarios y
servidores de una entidad, diseñado para enfrentar los riesgos en las operaciones de la gestión
y dar seguridad razonable que se alcanzarán los objetivos de la misma, es decir, es la gestión
misma orientada a minimizar riesgos” (La Contraloría, 2016).
Método: Es el método de estudio de la naturaleza que incluye las técnicas de observación,
reglas para el razonamiento y la predicción, ideas sobre la experimentación planificada y los
modos de comunicar los resultados experimentales y teóricos. Este método posee diferentes
pasos que conllevan a la respuesta del fenómeno observado (Google Academico, 2014).
16
Sistema de contabilidad:
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos
utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en
forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos
grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de
costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita
al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los
accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros,
aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de
la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la
empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa (Google Academico, 2011).
Sistema de control interno:
El término sistema de control interno, significa todas las políticas y procedimientos (controles
internos) adaptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la
administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su
negocio, incluyendo adhesión a las políticas de la administración, la salvaguarda de los activos,
la prevención y detección de fraude y error, la precisión se integralidad de los registros
contables, y la oportuna preparación de información financiera contable (Paz Novoa, 2012)
El Sistema de Control Interno es un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos
a tener en cuenta por el ente y cuyo objetivo es:
- Evitar la comisión de errores y fraudes
- Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la información.
No apunta a detectar situaciones anómalas, sino por el contrario pretende prevenirlas y evitarlas.
Busca mejorar los procedimientos administrativos para mantener un nivel adecuado de eficacia
y eficiencia operativa.
Es: preventivo, continuo.
Está: Indisolublemente unido a los sistemas administrativos y contables de la organización.
No es: esporádico, externo al sistema al que sirve, ni a la organización en que opera.
Implica: eficacia en los procedimientos y controles, eficiencia operativa, seguridad en materia
de información.
Utiliza: relación costo beneficio para determinar la configuración y la profundidad de los
controles a efectuar (Scribd, 2013).
17
Estados Financieros:
Los Estados Financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera,
del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad.
El objetivo de los estados financieros con propósito de información general de una pequeña o
mediana entidad es proporcionar información sobre la situación financiera, el rendimiento y los
flujos de efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones económicas de una gama
amplia de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus
necesidades específicas de información (ifrs, 2015).
Plan de cuentas: “es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos
contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un
sistema contable” (SlideShare , 2015).
Nivel de confianza: Realizar las pruebas de auditoría en un número de elementos inferior al de
la totalidad de la población implica siempre un cierto grado de riesgo de que la conclusión
alcanzada no sea la correcta; este riesgo será menor cuanto más representativa del total de la
población sea la muestra seleccionada.
Como base para la opinión del auditor, las NIA-ES requieren que se obtenga evidencia de
auditoría suficiente y adecuada para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente
bajo que permita una seguridad razonable de que los estados financieros en su conjunto están
libres de incorrección material, debida a fraude o error. Con carácter general, el nivel de
evidencia necesaria dependerá tanto de la evaluación que haga el auditor del riesgo de que
existan incorrecciones como de la calidad de la evidencia obtenida (Auditores, 2014).
Riesgo de control: es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en un
saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa o
individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no
sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de
control interno (Giraldo García, 2011).
18
2 CAPÍTULO II
MÉTODO
2.1 Metodología general
2.1.1 Nivel de estudio
La investigación se basará en el método científico, que por medio de los procesos en los que
éste se basa, como son la observación, la recolección de información relevante, el análisis, la
deducción y la inducción, que permitirá conocer de forma detallada el problema de control
interno que existe actualmente en el área contable de la empresa Comiecon Cía. Ltda.
En la investigación se utilizará:
La observación, que permitirá conocer de forma general como se realizan las actividades en el
departamento de contabilidad y como se registra la información diariamente generada.
El Estudio Descriptivo: con el objetivo de llegar a conocer situaciones, costumbres y actitudes
predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas.
Con este estudio se va a identificar elementos y características del problema de investigación,
es decir conocer las falencias en el control interno existente, que actualmente se aplican en el
manejo de la información contable, para que a partir de éstas, se establezcan procedimientos de
control interno que, el personal del departamento de contabilidad, aplique a cada proceso, de
manera que la información contable sea registrada de manera correcta, apegándose siempre a
la normativa vigente.
Así, en el estudio descriptivo se identificarán características del universo de investigación, se
señalarán formas de conducta y actitudes del total de la población investigada, se establecerán
comportamientos concretos y se descubrirán y comprobará la asociación entre variables de
investigación.
El Estudio Exploratorio:
Con el Estudio Exploratorio se conocerá de manera más detallada los antecedentes de la
empresa en lo referente al control interno, y se determinará con mayor precisión las causas que
están originando el problema actual. Se establecerá, la responsabilidad de la gerencia y la
administración en la aplicación correcta del control interno, en todas las áreas y a todo el
personal de la empresa, puesto que será indispensable que cada actividad realizada se lleve con
19
estricto control, lo que garantizará la obtención de Estados Financieros confiables y el logro de
los objetivos empresariales.
2.1.2 Modalidad de la investigación
La investigación será documental y de campo, en el primer caso, se recurrirá a libros de
Contabilidad y Auditoría, revistas tributarias, leyes y reglamentos de aplicación, que se
utilizarán como fuente de análisis que permitirán la obtención de información relacionada al
tema de investigación y constituirán las fuentes secundarias que formarán parte de la base
teórica del sistema de control interno para el área contable de la empresa.
Para la investigación de campo se recurrirá a fuentes primarias que, por medio de técnicas y
procedimientos, permitirán recopilar la información adecuada de manera directa, de las
personas que están implicadas en el tema de investigación. Se recopilará información de
documentos internos de la empresa que den a conocer la forma en que se ejecutan sus
actividades diarias, como se registran las transacciones al igual que sus registros contables.
Con la aplicación del cuestionario se busca obtener información relevante que complementada
con la información de los documentos internos analizados, permitirán evidenciar las áreas de
riesgo que existen en la empresa y proponer la administración de los mismos con el
establecimiento del Sistema de Control Interno lo que permitirá cumplir con los objetivos
propuestos por la empresa Comiecon Cía. Ltda.
2.1.3 Método
El método a utilizar será el inductivo-deductivo, el mismo que se caracteriza porque:
- Constituyen una forma de raciocinio o argumentación, permitiendo el razonamiento
sobre el tema de investigación.
- Permiten un análisis ordenado, coherente y lógico del problema de investigación.
- Permiten, que a partir de la observación de las situaciones particulares existentes en
la empresa, y que forman parte del problema que se investiga, se pueda llegar a obtener
conclusiones más amplias.
2.1.3.1 Método inductivo – deductivo
El método inductivo-deductivo, permitirá realizar un análisis ordenado, de aquellas situaciones
específicas observados en la empresa Comiecon Cía. Ltda., basadas en el razonamiento de las
20
premisas, fenómenos o situaciones particulares que enmarcan el problema de investigación, con
el objetivo de encontrar las soluciones a aquellas falencias que están ocurriendo en la empresa
en lo referente al control interno en el área de contabilidad.
Con el método inductivo-deductivo, entonces se analizará todos aquellos aspectos particulares
del problema de investigación con el objetivo de llegar a verdades generales, en este caso el
Control Interno, y al mismo tiempo se llegará a deducir de una verdad particular, “registros
erróneos de la información contable”, por medio procedimientos que permitirán evaluar el
control interno contable aplicado a la empresa Comiecon Cía. Ltda.
2.1.3.2 Método analítico – sintético
Método de análisis: Este método permitirá estudiar los hechos, partiendo de la descomposición
del objeto de estudio en cada una de sus partes, de manera que permita estudiarlas de forma
individual y luego de forma holística e integral, es decir en la unión de un solo sistema y de
manera completa.
El método analítico: Permitirá la separación de un todo, de manera que se pueda observar las
causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un hecho en
particular.
Con el método analítico – sintético, se podrá llevar a cabo un estudio individual y detallado de
los acontecimientos particulares, que por falta de un sistema de control interno, han ocasionado
efectos negativos en la empresa cuyo resultado del análisis nos permitirá conocer de forma
general las debilidades de la empresa, en lo que ha control interno se refiere.
2.1.4 Población de estudio
La presente investigación se va a realizar en la empresa Comisariato Económico Comiecon Cía.
Ltda., en el Área de Contabilidad, sin embargo será necesaria la obtención de información, no
solo de ésta área, sino también del personal de gerencia y administración.
El universo de la población estará formado por el siguiente personal:
21
2.1.5 Selección instrumentos de investigación
Es muy importante seleccionar técnicas de recolección de información eficientes, ya que de
éstas dependerá la obtención de información de calidad que revelen las debilidades del control
interno en la empresa.
2.1.5.1 El cuestionario
La técnica del cuestionario permitirá obtener información necesaria y relevante para la
investigación, mediante la aplicación de preguntas cerradas, que permitan tabularlas con
mayor facilidad. Los resultados que se obtengan de los cuestionarios aplicados al personal
contable y administrativo de la empresa, permitirán obtener un alto grado de confiabilidad que
se confirmará con los resultados obtenidos con el método inductivo – deductivo.
2.1.6 Procesamiento de datos
La información obtenida de la población, en este caso la empresa Comisariato Económico
Comiecon Cía. Ltda., por medio de los cuestionarios, tendrá el siguiente tratamiento:
Los resultados obtenidos serán totalizados de acuerdo al puntaje obtenido en cada respuesta,
siendo la óptima de 10. Con los totales obtenidos se procederá a calcular el Nivel de Confianza
y Riesgo de Control, los mismos que serán medidos de acuerdo a tablas establecidas con
porcentajes que determinarán si éstos se clasifican dentro de un nivel Bajo, Mediano o Alto.
2.2 Metodología específica
La metodología a utilizar, en esta investigación, permitirá obtener información confiable que
ayude a solucionar el problema planteado, cumplir con cada uno de los objetivos específicos y
en consecuencia con el objetivo general.
La metodología específica que se cumplirá es:
PERSONAL MUESTRA
Gerencia 1
Administrativo 2
Contable 3
TOTAL 6
22
2.2.1 Evaluación de control interno
2.2.1.1 El cuestionario y la entrevista:
Para realizar la evaluación del control interno de la empresa, se utilizará el método del
cuestionario, que se define de la siguiente manera:
Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas
por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen.
Las preguntas son formuladas de tal forma que la respueta afirmativa indique un punto óptimo
en el sistema del control interno y una respuesta negativa indique una debilida o un aspecto no
muy confiable (Estupiñán Gaitán, 2015, pág. 160)
Se aplicarán cuestionarios estructurados de acuerdo a los 8 componentes del COSO II, con los
que se obtendrá información relevante del departamento de contabilidad y de todo el personal
contable y administrativo involucrado en la investigación, lo que permitirá cumplir con el
objetivo de conocer las fortalezas y debilidades de la empresa en lo que a control interno y
contable, se refiere.
2.2.2 Cálculo de Nivel de confianza y riesgo de control
Con los resultados obtenidos, de los cuestionarios aplicados, en la evaluación del control
interno, se procederá a realizar el cálculo del nivel de confianza y riesgo de control.
Con los resultados obtenidos de los cuestionarios se procederá con la aplicación de las
respectivas fórmulas que ayudarán a obtener el nivel de confianza y el riesgo de control, en lo
referente al control interno en el área contable y financiera de la empresa. Con los porcentajes
que se obtengan se podrá conocer cuan confiable es el control interno que actualmente aplica
la empresa en sus operaciones contables y cuan confiable es que el control interno de la empresa
para prevenir, detectar y corregir los errores que puedan ocurrir.
Una vez aplicadas las fórmulas y obtenidos los resultados se conocerá el nivel de seguridad del
control interno así como su riesgo de control, de manera que se pueda continuar con el análisis
y recomendaciones que mejoren o reestructuren el control interno de la empresa.
23
2.2.3 Elaboración de políticas, procedimiento, flujogramas e instrumentos de las
principales cuentas contables
Una vez conocidos los resultados de las debilidades de la empresa, en lo referente a control
interno, se deberá diseñar el respectivo Sistema de Control Interno que deberá ser aplicado de
manera responsable por los administradores de la empresa y por todos y cada uno de los
empleados del área en examen.
A este respecto se presenta el siguiente concepto:
2.2.3.1 Políticas contables
Las políticas contables por definición son las convenciones, reglas y acuerdos necesarios
para que la empresa pueda determinar cómo va a reconocer, medir, presentar y revelar sus
transacciones; estas políticas contables definen qué tratamiento darle en los estados
financieros a cada tipo de transacción en un período determinado…
Las políticas serán un documento en el cual la entidad establecerá el tratamiento de las
transacciones que tienen lugar en su negocio. Estas políticas tienen que ser congruentes con
las NIIF, sin embargo, la finalidad no es tomar el estándar y poner el nombre de la empresa,
las políticas tienen que ir personalizadas a cada tipo de actividad; cuando se revisan las
normas de información financiera, se establecen lineamientos, criterios, definiciones y
conceptos generales, con base en los cuales la entidad tendrá que establecer el tratamiento
contable propio de cada una de sus transacciones (actualicese.com, 2015).
Las políticas y procedimientos se establecerán de acuerdo a las necesidades de la empresa,
apegadas siempre a lo que refieren las NIIFS para PYMES, y se aplicarán de forma obligatoria
en las operaciones de la empresa de manera que permitan ejecutar de manera correcta los
procedimientos a seguir para cumplir con el Sistema de Control Interno a establecer.
2.2.4 Evaluación del plan de cuentas aplicado en la empresa, de acuerdo a normas
vigentes
En septiembre del año 2009 la IASB (International Accounting Stadards Board), emite la NIIF
para PYMES (versión en español), con Resolución No. SC.INPA.UA.G-10.005 de 2010.11.05,
R.O. No. 335 de 2010.12.07, se estableció la clasificación de compañías en el país, en: Micro,
Pequeñas, Medianas y Grandes empresas.
24
Aplican la NIIF para las PYMES, aquellas compañías que en base a su estado de situación
financiera cortado al 31 de diciembre del ejercicio económico anterior, cumplan las siguientes
condiciones:
Activos totales, inferiores a US $ 4, 000,000.
Registren un Valor Bruto de Ventas Anuales hasta US $ 5, 000,000.
Tengan menos de 200 trabajadores (Personal Ocupado). Promedio anual ponderado
(Superintendencia de Compañias del Ecuador, 2011).
Cumpliendo con la resolución y de acuerdo a la fecha de creación de la empresa, Comiecon
Cía. Ltda., se encontraba dentro de la clasificación de pequeñas y medianas empresas, ya que
cumplía con las tres condiciones arriba mencionadas, de manera que debía aplicar las NIIF para
PYMES, por tal motivo y cumpliendo con la resolución estaba obligada a estructurar su plan
de cuentas de acuerdo a las NIIF.
En base a lo que expresa la resolución se procederá con la revisión del plan de cuentas actual
que maneja la empresa, evaluando su estructura la misma que deberá estar establecida de
acuerdo a las NIIF para PYMES, y de no serlo así se plantearán las correcciones necesarias a
fin de cumplir con lo que establece la resolución y acatar las normas vigentes.
2.2.5 Propuesta de formatos de estados financieros
2.2.5.1 Estados Financieros según NIIF
De conformidad con la NIIF para las PYMES, un juego de estados financieros comprende
lo siguiente:
1. Estado de Situación Financiera (balance general) a la fecha que se informa
2. Estado de Resultados (P y G) del período que se informe
3. Estado de Cambios en el Patrimonio neto del período que se informa
4. Estado de Flujos de Efectivo del período que se informa
5. Notas a los Estados Financieros (comprende un resumen de las políticas contables
significativas y otra información explicativa) (niifpymes, 2007).
2.2.5.2 Formatos de Estados Financieros
En el siguiente capítulo se propondrán formatos que serán el efecto de la aplicación del plan de
cuentas propuesto.
25
3 CAPÍTULO III
RESULTADOS
3.1 Diagnóstico Situacional
3.1.1 Misión
Ofrecer al público en general productos de excelente calidad, gran variedad y precios
sin competencia, en un solo lugar, con una atención personalizada a todos nuestros
clientes, buscando siempre su comodidad y satisfacción.
3.1.2 Visión
Convertirnos en una cadena de comisariatos a nivel nacional que ofrezca productos de
calidad, con excelentes precios al por mayor y menor, con entregas a domicilio,
cumpliendo con las necesidades de todos nuestros clientes.
3.1.3 Objetivos:
1. El servicio a la sociedad: ofrecer productos de excelente calidad a los mejor precios,
que permitan satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
2. Ganar competitividad con empresas similares, ofreciendo gran variedad de productos
originales, en un solo lugar.
3. Mejorar permanentemente la calidad de vida de los empleados de la empresa,
brindándoles condiciones de trabajo adecuadas.
4. Aplicar eficientemente las estrategias establecidas que nos permitan permanencia en
tiempo.
3.1.4 Valores
Comiecon Cía. Ltda., considera los siguientes valores como los más importantes dentro del
ámbito en el que se desenvuelve:
Disciplina: Se constituirá en nuestra carta de presentación, para cumplir con este valor
empresarial se fomentará: la puntualidad, el ponerse objetivos y luchar hasta alcanzarlos,
separar las cosas personales de los de la empresa y respetar los recursos de la empresa como
tal.
Pro actividad: Característica de los empresarios de éxito, tomar acción sobre las oportunidades
que se nos presentan a diario; prever, intuir, y actuar de manera positiva sobre todos los
problemas que puedan ocurrir en el negocio, reaccionar instantáneamente y de forma eficaz,
en todas o en casi todas las situaciones que puedan surgir.
26
Perseverancia: Significa logros, quien esté dispuesto a tener negocios productivos,
necesariamente requiere de levantarse y luchar todos los días en contra de las adversidades y
de los problemas que se puedan presentar, esto aunado a una motivación empresarial a toda
prueba.
Responsabilidad: Entender que se deben respetar una serie de lineamientos y reglas, además
de contribuir en el crecimiento y la armonía del entorno en el que nos desenvolvemos y con las
personas que interactúan, adquirir responsabilidades de índole tanto personal como social.
27
3.1.5 Organigrama de la Empresa Comiecon Cía. Ltda.
Gráfico No. 2 Organigrama de Comiecon Cía. Ltda.
Fuente: Comisariato Económico Comiecon Cía. Ltda.
28
3.2 Formulación de un Sistema de Control Interno
3.2.1 Evaluación del Control Interno y Cálculo del Riesgo de Control de aspectos
generales.
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
Funcionario: _____Econ. Israel Narváez___________________
Fecha: _____Diciembre 10 de 2015__________________
Cargo: _____Gerente_____________________________
No PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO
1
AMBIENTE DE CONTROL
¿Existe un sistema de control
interno en el área contable de la
empresa?
X
6
10
2
¿La administración de la empresa
se ha responsabilizado de
implementar un sistema de
control interno?
X
0
10
3
¿Se ha ofrecido capacitación en
lo referente a la importancia del
control interno en la empresa?
X
0
10
4
¿Cuenta la empresa con políticas
y procedimientos de las cuentas
contables?
X
0
10
5
¿Se ha informado a los
empleados del área contable de
las políticas y procedimientos de
las cuentas contables?
X
0
10
29
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONE
S
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJ
E
OPTIM
O
6
ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS
¿Cumplen los empleados con los
controles existentes en el área
contable?
X
7
10
7
¿La administración busca nuevos
métodos para cumplir con los
objetivos planteados?
X
8
10
8
¿Cumplen los empleados, del
área contable, con
responsabilidad, las actividades
encomendadas?
X
7
10
No existe
supervisión
directa
9
¿Considera que los empleados
cumplen sus actividades de
acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos?
X
8
10
10
¿Cree usted que los empleados
tienen la capacitación necesaria
en lo referente a la importancia
del control interno en la empresa?
X
6
10
Falta
capacitación
11
IDENTIFICACION DE LOS
EVENTOS
¿Cuenta la empresa con
procedimientos de control
interno en el área contable, que
permita detectar errores?
X
7
10
Se aplicaron de
forma parcial a
finales del 2015
12
¿Se aplican de manera correcta
los procedimientos de control
interno en las actividades que se
realizan?
X
7
10
No se aplican de
manera
responsable
30
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO
13
¿Se han analizado y ejecutado
correctivos para mejorar el
control interno existente?
X
7
10
Se aplican de
forma parcial
14
¿Se ha comunicado de manera
efectiva, a la administración, las
falencias existentes en el control
interno actual?
X
8
10
15
¿Ha permitido el control interno
actual, obtener los objetivos
planteados?
X
6
10
Se encontraron
los mismo
errores de años
anteriores
16
EVALUACION DE RIESGOS
¿Se aplican de manera eficiente
los procedimientos que permiten
detectar el riesgo interno y
externo?
X
7
10
No están
claramente
establecidos
17
¿Se obtienen reportes periódicos
de eventos relevantes que
pudieran constituir riesgo en la
consecución de los objetivos
empresariales?
X
7
10
Se obtienen
cuando se los
necesita
18
¿Se preocupa el departamento
administrativo de dar
seguimiento a los riesgos
relevantes?
X
7
10
No se otorga la
debida
importancia
19
¿Los directivos de la empresa,
ofrecen respuesta al riesgo que
proteja los objetivos de la
empresa?
X
7
10
No se han
establecido
procedimientos
20
¿Existen procedimientos que
permitan anticipar situaciones de
cambio que puedan afectar el
normal funcionamiento de la
empresa?
X
7
10
No funcionan de
forma eficiente
31
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO
21
RESPUESTA AL RIESGO
¿La respuesta al riesgo que
plantea la administración de la
empresa, minimiza el riesgo?
X
5
10
No es eficiente
22
¿Se delegan responsabilidades a
empleados que reporten los
riesgos a los que podría
enfrentarse la empresa?
X
7
10
No se reportan
en su totalidad
23
¿Se cuenta con un informe
detallado de los riesgos internos
y externos a los que está expuesta
la empresa?
X
0
10
24
¿Cuándo se identifica un riesgo
relevante se plantean acciones
para corregirlo?
X
7
10
No se
completan
dichas acciones
25
¿Los procedimientos aplicados
para detectar el riesgo, están
ofreciendo los resultados
esperados?
X
6
10
Procedimientos
incompletos
26
ACTIVIDADES DE
CONTROL
¿Existen manuales, instrucciones
o normas escritas acerca de cómo
desarrollar las actividades
contables?
X
0
10
27
¿Existen actividades de control
que aseguren el cumplimiento de
las políticas y procedimientos
contables?
X
7
10
Se aplican de
forma parcial
32
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/
A
PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO
28
¿Existe una apropiada separación
de las actividades y
responsabilidades dentro del
departamento contable?
X
0
10
29
¿Se ha definido un sistema de
control interno eficiente y
documentado, que permita que la
información contable sea
analizada de manera transparente?
X
7
10
No se han
obtenido los
resultados
esperados
30
¿Permite el control interno actual,
detectar errores en el registro de las
operaciones u las operaciones no
registradas?
X
6
10
Existen grandes
falencias en el
control interno
31
INFORMACION Y
COMUNICACIÓN
¿Los reportes contables
presentados a la administración
revelan información confiable de
las transacciones realizadas?
X
7
10
Se deben realizar
correcciones
32
¿Se suministra información
pertinente, de manera oportuna a
las entidades de control?
X
8
10
33
¿Existe una buena comunicación
entre los departamentos de
contabilidad y administración?
X
5
10
Información
relevante no se
comunica
34
¿Creen los empleados que tienen la
información contable adecuada
para cumplir con las
responsabilidades de su trabajo?
X
6
10
No se
comunican
transacciones de
gran importancia
35
¿Suministra el departamento
contable información confiable a
los directivos de la empresa, que
les permita tomar decisiones
acertadas?
X
6
10
Falta de
comunicación
oportuna
33
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
No. PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO
36
MONITOREO
¿Se ejecutan procedimientos de
revisión de documentación, sin
previo aviso, para confirmar su
confiabilidad?
X
0
10
37
¿Se realizan evaluaciones
periódicas del control interno que
permitan conocer su eficiencia?
X
0
10
38
¿Realiza la administración,
reuniones periódicas con el
personal del área contable, a fin de
conocer los problemas que
pudieran estar ocurriendo?
X
6
10
No existe un
cronograma
establecido
39
¿Se ha delegado a un empleado la
responsabilidad de comunicar, a la
administración, de las deficiencias
del control interno y otros temas de
importancia?
X
7
10
No está
establecido de
manera
específica
40
¿Está la administración otorgando
la importancia que merece a la
aplicación correcta de las políticas
y procedimientos contables?
X
7
10
Lo consideran
poco relevante
TOTAL 209 400
34
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CALCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
ASPECTOS GENERALES
NIVEL DE CONFIANZA
NC = CT x 100
= Nivel de Confianza PT
NC = 209 x 100
= 52,25% 400
RIESGO DE CONTROL
RC = 100% - NC = Riesgo de Control
RC = 100% - 52,25% = 47,75%
Nivel de Confianza Nivel de Riesgo
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
35
3.3 Sistema de Control Interno de las Principales Cuentas Contables 3.3.1 Caja chica
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA CHICA
No PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO
1 ¿Existen procedimientos que
regulen el manejo de caja chica?
X
0
10
2 ¿Los fondos de caja chica se
mantienen bajo una base de
fondo fijo?
X
6
10
Se solicitan
valores
adicionales.
3 ¿La responsabilidad principal de
caja chica está limitada a una sola
persona?
X
0
10
4 ¿La persona encargada de caja
chica es independiente del cajero
general u otra persona que
maneja dineros de clientes u otros
dineros?
X
6
10
Funciones no
definidas
5 ¿Los pagos de caja chica tienen
un límite máximo?
X
8
10
6 ¿Los comprobantes de caja chica
se preparan de manera que no
puedan ser alterados?
X
7
10
Si existen errores
se modifican con
autorización
7 ¿Los comprobantes cancelados
con caja chica tienen la firma del
beneficiario?
X
6
10
Existen
documentos sin
firmar
8 ¿Los reembolsos de caja chica se
registran a nombre de la persona
responsable del manejo de los
fondos?
X
8
10
36
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAJA CHICA
No PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACION OBSERVACIONES
SI NO N/A PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE
OPTIMO
9 ¿Los comprobantes que justifican
los pagos son perforados,
sellados o marcados de manera
que eviten se utilicen nuevamente
para solicitar un pago ficticio?
X
7
10
No se marcan
todos los
documentos.
10 ¿Se realizan arqueos periódicos
de caja chica por parte de
personas independientes al
manejo de caja?
X
0
10
11 ¿Se realizan conciliaciones de
caja chica para confirmar los
saldos contables?
X
6
10
Realizado por
responsable de
caja chica.
TOTAL
54
110
37
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
CALCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
CAJA CHICA
NIVEL DE CONFIANZA
NC = CT x 100
= Nivel de Confianza PT
NC = 54 x 100
= 49,09% 110
RIESGO DE CONTROL
RC = 100% - NC = Riesgo de Control
RC = 100% - 49,09% = 50,91%
Nivel de Confianza Nivel de Riesgo
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
38
3.3.1.1 Políticas, procedimientos y flujogramas de Caja Chica
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
Políticas y procedimientos contables
Área:
Contabilidad
Cuenta:
Caja chica
Fecha:
07/12/2015
Pág. 1/2
Objetivo: Garantizar el manejo eficiente de los fondos de caja chica mediante el establecimiento
de políticas y procedimientos que garanticen su control.
Políticas:
1. La apertura, reposición y liquidación de caja chica la autorizará únicamente el Gerente
General.
2. El monto de apertura para caja chica lo determinará, luego de un análisis realizado, el
Contador, de acuerdo al volumen de operaciones.
3. Determinado el monto de caja chica se firmará un acta de entrega recepción entre el
contador y custodio de la caja chica.
4. Se emitirá el respectivo comprobante de egreso a nombre del custodio de la caja con los
documentos respectivos que respalden la creación de caja chica.
5. Los pagos efectuados con caja chica deberán estar respaldados con los documentos
originales, sin enmendaduras, tachaduras o señales de haber sido alterados.
6. Los comprobantes de pago deberán seguir una numeración consecutiva.
7. Los reembolsos de caja chica se realizarán 2 veces por mes, dependiendo del volumen
de operaciones y hasta una vez si es pequeño.
8. Para solicitar el reembolso, el custodio de caja chica, deberá presentar el reporte de pagos
realizados con toda la documentación de respaldo que justifique el reembolso solicitado.
9. Para realizar la reposición de caja chica se revisará minuciosamente que se cuente con
todos los documentos de respaldo que justifiquen la reposición solicitada.
10. Se realizarán arqueos de caja chica de manera sorpresiva que permitan verificar sus
saldos.
11. Si, como resultado del arqueo de caja se determinaren faltantes, este valor será de
39
COMISARIATO ECONOMICO COMIECON CIA. LTDA.
Políticas y procedimientos contables
Área:
Contabilidad
Cuenta:
Caja chica
Fecha:
07/12/2015
Pág. 2/2
exclusiva responsabilidad del custodio, quien deberá reponerlos de manera inmediata, o
se emitirá el respectivo comprobante de egreso como anticipo de empleados en el mes
correspondiente.
12. Si existieren sobrantes, dichos valores deberán ser depositados de manera inmediata, o
hasta el día siguiente, en la cuenta Bancaria a nombre de la Empresa.
13. Los fondos de caja chica se utilizarán únicamente para pagos menores y bajo ningún otro
concepto como anticipos o préstamos a empleados, pagos mayores a $50,00, cambios de
cheques.
14. Cuando fuera necesario, de acuerdo al volumen de operaciones, la ampliación o
reducción del fondo de caja chica, se deberá realizar una nueva acta de entrega recepción
entre el contador y el custodio con los cambios que se determinen.
15. No se permitirá el acceso a personal ajeno a la responsabilidad o custodia de la caja
chica.
16. El custodio de caja chica será el único con acceso a las llaves de cajas y lugar donde se
guarde el efectivo y la copia la tendrá, únicamente, el gerente.
40
3.3.1.2 Instrumentos de control – Caja Chica
Formato No. 1 Solicitud creación fondos Caja chica
Cuenca, _____________de 20XX.
Ing.
____________
Contador General
Comiecon Cía. Ltda.
De mi consideración:
Por medio del presente reciba un cordial saludo, al mismo tiempo que deseamos éxito en sus
funciones que tan acertadamente realiza.
El objetivo del presente es solicitar la creación del fondo de Caja chica y la asignación respectiva
del valor para su apertura a nombre de la Sra. ________________________, por un valor de
$___________, el mismo que se utilizará para pagos de gastos menores en realiza la empresa.
Esperando contar con su atención anticipo mi agradecimiento y me suscribo de usted.
Atentamente,
_______________
Econ.___________
Gerente
Aceptación:
_______________
Ing.____________
Contador
41
Formato No. 2 Acta entrega recepción fondos Caja chica
COMISARIATO ECONÓMICO COMIECON CÍA. LTDA.
Acta Entrega – Recepción fondos Caja chica
En la ciudad de Cuenca, a los __ días del _______ de
