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«'» PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código
Emp,.. •• d. Acueducto, 51.12.01••••c ••• tarlll.do l A•• o el. Yop•• Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación VersiónEJ;c;.;,.~~p
2008-09-24 2014-12-19 02
1. INFORMACION GENERAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Toma de Lectura y Crítica de Consumo.
RESPONSABLE: Tecnólogo de Facturación.
OBJETIVO: Realizar la medición mediante la toma de lectura en cada uno de los medidoresinstalados y posteriormente analizar la información registrada en las terminales.
ALCANCE: Generar y exportar archivos planos a los dispositivos para la toma de lecturas eimportarlas al sistema comercial.
INSUMO: Toma de lecturas
PRODUCTO: Facturación por ciclo
USUARIOS: Funcionarios de la EAAAY, Suscriptores y Clientes Externos.
TÉRMINOS y DEFINICIONES: Es el proceso de análisis de los consumos aquellos usuarios y/osuscriDtores Que Dresentan diferencias de consumos va sean altos o baios.
2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES
ACTIVIDAD
GENERACION DE PLANILLASe genera una planilla paraasignación a los funcionarios conlas rutas que deben aforar.
GENERACION y EXPORTACIONDE ARCHIVOS PLANOS
Generar y exporta del sistemacomercial al equipo de cómputo losarchivos planos para toma delecturas.
Se hace la conexión por medio decableado del dispositivo al equipo yla conexión de la misma pararealizar la carga de la ruta de aforo,la cual tiene asignada una clavepara exportar los archivos planos yotra clave para el ingreso delaforador cuando inicia la toma delecturas.
FLUJQGRAMA
( INICIO )
,¡.
PLANILLA CON LAASIGNACIÓN DE RUTA A
AFORAR
GENERACION yEXPORTACION DE
ARCHIVOS PLANOS
-------------
GENERAOON yEXPORTACION DE
ARCHIVOS PLANOS
RESPONSABLE
Unidad deCritica y
Facturación(Auxiliar
Administrativo)
Tecnóloga defacturación y
Crítica
Tecnóloga defacturación y
Crítica
DOCUMENTOO REGISTRO
Documentoelaboradoen Excel
Sistema deInformaciónComercial
Sistema deInformaciónComercial
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PROCEDIMIENTO PARA TOMA DETipo de Documento
«'» ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código
Empl'eU de Acueducto, 51.12.01Alc.nta'~~~~{.~~;opde Yapa. Fecha de Elaboración
IFecha Ultima Modificación Versión.,-_ ..•.. 2008-09-24 2014-12-19 02
Sistema
Se realiza la verificación de la ruta •• TerminalS,P.
cargada en la terminal que sea la VERIFICACION DE LA Tecnóloga de 51.12,01.01correcta con la planilla de RUTA CARGADA facturación y Formatoasignación, 1 Crítica Asignación
Toma deLecturas
Hacer entrega de las terminales a1 ENTREGA DE TERMINALES I Tecnóloga de Sistema
facturación y Terminallos aforadores. Crítica S.P,
Los aforadores ingresan alprograma el cual solicita usuario y INGRESAR AL
facturación yla contraseña para acceder a la ruta PROGRAMA Sistema
TERMINALES S.P. Crítica Terminalcargada previa mente e iniciar el (Aforador) S,P.recorrido.
Verificar datos para realizar lectura,
Abrir la cámara de inspección, en lacual el aforador verifica el númerode medidor que corresponda al que +1 VERIFICAR DATOS
Ieste en la terminal.
TOMA DE LECTURAS 1 facturación y TerminalRealizar toma de lecturas en los Críticapredios según ruta: Ingresar la REAUZAR TOMA DE (Aforador)
S.P,
lectura aforada en la terminal y LECTURA
grabar el registro aforado.En algunos casos aparecenmensajes de clasificación deconsumos, para los cuales se debecorroborar la lectura,
NO ¿LALECTURA ES
Se debe corroborar la lectura, para CORRECTA? facturación y Sistemaverificar que esta sea la correcta, Crítica Terminalsegún el mensaje arrojado por la (Aforador) S.P.terminal.
~ SI
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PROCEDIMIENTO PARA TOMA DETipo de Documento
«'» ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código
E",PA •• d. Aca,loóu<:to. 51.12.01A'c.ntar~~~l:~~;opd.Yopal Fecha de Elaboración
IFecha Ultima Modificación Versión...._- .•. 2008-09-24 2014-12-19 02
••Seleccionar la opción grabar, y GRABAR LA facturación y Terminalcontinuar con el recorrido de la ruta INFORMACION EN LA Critica S.P.asignada. TERMINAL (Aforador)
Cerrar la aplicación finalizada latoma de lecturas: Sistema de
Una vez terminado el recorrido de ICERRAR LA APllCACIÓN
I facturación yInformación
la ruta asignada, el aforador debe Critica ComercialTerminal
cerrar la aplicación para que este (Aforador) S.P.no genere error al momento dehacer la descarga al sistema.
DESCARGAR INFORMACION DELA TERMINAL AL SISTEMA
La descarga de la información sehace por medio de cableado, Equipo deinicialmente se descarga al equipo DESCARGAR Tecnóloga de cómputode cómputo al disco c, esta INFORMACIÓN facturación y disco cdescarga se realiza desde la Críticaterminal transferir archivo yautomáticamente la envía a la rutacómputo discoc/sysman/facturación ensitio/planos por subir.
IMPORTAR INFORMACION DELDISCO C AL SISTEMACOMERCIAL DE SERVICIOSPUBLICOS INGRESAR
y
Luego se envían al sistema VERIFICARSistema decomercial de servicios púbiicos, se DATOS EN Tecnóloga de
verifica que esta información de la EL SISTEMA facturación y InformaciónComercialruta sea la que aparece en la Critica
planilla de asignación y se
jidentifica con un chulo que indicaque ya fue descargada al sistema, yse verifica en el sistema deservicios púbiicos que haya recibidola información.
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ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código
E:mpreu de "clHlduc;lo, 51.12.01A'c.ntllr~~r~~e":~:~;opdll Yop.1 Fecha de Elaboración
IFecha Ultima Modificación Versión..,-.•,••... 2008-09-24 2014-12-19 02
CONSUMOS ACUMULADOS •CICLOS ANTERIORESIDENTIFICAR
Después de realizar este proceso se CONSUMOSACUMULADOS CICLOS Tecnóloga de Sistema degenera la crítica del sistema ANTERIORES facturación y Informacióncomercial de criticar las lecturas,
j Crítica Comercialse verifica los consumosacumulados que no se les pudoaforar en el ciclo pasado.
Se generan las ordenes de revisiónde terreno se ingresa el ciclocorrespondiente y se realiza la REPORTE DEimpresión de la rutas CRíTICAS Tecnóloga de Sistema decorrespondiente a la revisiones de facturación y Informaciónterreno.Imprimir todas las críticas Crítica Comercialeidentificar uno a uno cuales van aterreno y cuales son de oficinamanualmente.
Entregar al funcionario las órdenesde revisión en terreno y las rutas REALIZAR REVISlON EN
correspondientes. TERRENO facturación y Orden de
jCrítica revisiónRealizar visita a terreno, donde se (Aforador)
verificara la informaciónpreviamente reportada.
Se analizan cada una de las Sistema delecturas corroboradas en terreno, Información
REALIZARteniendo en cuenta la novedad CORRECCIONES SEGÚN Comercialpresentada cada REVISIÓN DE TERRENO Tecnóloga de
51.12.01.02en una, y se Formato SubirYS USBIR AL SISTEMAdetermina el consumo a facturar, CONSUMOS MANUAL Y facturación y Lecturas
se crea una base de consumos PROMEDIOS A COBRAR Crítica Manuales,manuales y consumos promedios y 51.12.01.03se cargan al sistema comercial de 1 Formato Subir
servicios públicos. LecturasPromedio
Se identifican los consumos altos yse ingresan activando el indicador INGRESO ALTOS Tecnóloga de Sistema dedesviación por el módulo de crítica CONSUMOS DEL CICLO facturación y Informaciónen el sistema comercial de
~Crítica Comercial
servicios.
Se informe de IINFORME DE
Tecnóloga de Sistema degenera un DESVIACIONESdesviaciones y se ingresa al
!facturación y Información
sistema las decisiones tomadas en Crítica ComercialPQRS.
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«'» ProcedimientoLECTURA y CRÍTICA DE CONSUMOS Código
Emp"'ll" de ACUtldUCIO,51.12.01
.•.•e.nt.lr~~:'t'l:~~sOpd.•Yopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión2008-09-24 2014-12-19 02
Una vez se haya analizado todos ¡los consumo e ingresado alsistema, se exporta del sistema la GENERARBA5EDE Tecnóloga de Sistema deúltima base de dato del ciclo DATOSENEXCEL facturación y InformaciónDEFINITIVAcorrespondiente a facturar y se Crítica Comercialhace la respectiva verificación detodos los consumos a factura.
( ) Tecnóloga de Sistema deBase corregida a facturar FIN facturación y Información
Crítica Comercial
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
51.12.01.01 Formato toma de lecturas.51.12.01.02 Formato subir lecturas manuales.51.12.01.03 Formato subir lecturas promedio.
4. APROBACIONES
Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada SuarezRe resentante or la Dirección SGC Re resentante Le al
Elaboró
Edil e Parra RojasLíde del Proceso
Revisó
5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN
Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por
01 2008-09-24 Aprobación inicial Aprobación inicial Gerente
02 2014-12-19 Todos Actualización Representanteformato Legal
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«'»Tipo de Documento
FORMATO ASIGNACIÓN TOMA DE LECTURAS FormatoCódigo
Empr ••• de Aeueduo;to, 51.12.01.01Alcantar~~:1:0{~~:(jpd'Yopal Fecha de Elaboración
IFecha Ultima Modificación Versión.,"'-'''' 2014-12-19 2014-12-19 01
1. CONTENIDOASIGNACION TOMA DE LECTURAS
AÑO:MES:CICLO:
Asignación a los funcionarios con las rutas a aforar.
CICLORUTA CANTIDAD CORRELATIVIDAD ITEM LECTOR FECHA
TOTAL
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«':>:>Tipo de Documento
FORMATO ASIGNACIÓN TOMA DE LECTURASFormatoCódigo
Em~ •• cIeAeuoducto, 51.12.01.01A'ClIntll,lrrlldOl A..,o do Yop••\
Fecha de ElaboraciónI
Fecha Ultima Modificación VersiónEJ;~..;.~P2014-12-19 2014-12-19 01
2. APROBACIONES
Elaboró
Ed ce Parra RojasLid r del Proceso
Revisó
FreddyAlexanderLarrota CantorRe resentante or la Dirección SGC
Daniel Hemando PosadaSuarezRe resentante Le al
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01 2014-12-19 Todos Aprobación inicial Representante Legal
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FORMATO SUBIR LECTURAS MANUALES FormatoCódigo
Ernpresa de Acueducto. 51.12.01.02Alcanta~~r.g~l.~~;~pdeVopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión••".._,_~s-<o 2014-12-19 2014-12-19 01
1. CONTENIDO
COOIGO_'NTERNO CODIGO_RUTA LECTURA_ACTUAL LECTURA_AFORADA CONSUMO_ACUEDUCTO CONSU MO _ALCANTARILLADO (DDIGO_PROBLEMA NOMBRE]ROBLEMAAFORO
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FORMATO SUBIR LECTURAS MANUALES FormatoCódigo
Empresa de Acueducto. 51.12.01.02AICant8r~~~g~l.1:~s~pdeYapal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión
""l. •.••• _OOG.""S-'-O 2014-12-19 2014-12-19 01
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Elaboró
Edilce P rra RojasLí er del Proceso
Revisó
Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC
Aprobó
Daniel Hernando Posada SuarezRe resentante Le al
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Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por
01 2014-12-19 Todos Aprobación inicial Representante Legal
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FORMATO SUBIR LECTURAS PROMEDIOS FormatoCódigo
Empresa de Acueducto, 51.12,01.03Alcantar~~~g~l.~~;~pde Yopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión
NOT 6'U.OGO.U$-4 2014-12-19 2014-12-19 01
1. CONTENIDO
CODIGO INTERNO CODIGO RUTA LECTURA ACTUAL LECTURA_AFORADA CODIGO PROBLEMA NOMBRE PROBLEMA AFORO
,-- _. _.~
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«':»Tipo de Documento
FORMATO SUBIR LECTURAS PROMEDIOS formatoCódigo
Empresa de Acueducto.51.12.01.03
Alcaotar~~~~~l_~~~~pdeYopal Fecha de Elaboraci6n I Fecha Ultima Modificación VersiónOOOT._._.P1l&4 2014-12-19 2014-12-19 01
2. APROBACIONES
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Edil e Parra RojasLíd del Proceso
Revisó
Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC
Daniel Hernando Posada SuarezRe resentante Le al
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01 2014-12-19 Todos Aprobación inicial Representante Legal
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