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Jose David Arzabe Armijo 1
SISTEMA DE
ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
MINISTERIO DE TRABAJO
Dirección de Gestión y Reforma
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Diseño organizacional
DEFINICIÓN
Es un proceso que permite ajustar la
estructura sobre la base del análisis
organizacional.
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Etapas del diseño
organizacional
Identificar y evaluar las necesidades deservicio, de los usuarios internos yexternos de la entidad.
Identificar los servicios que debe prestarla entidad para satisfacer estasnecesidades.
Diseñar los procesos para la producciónde los servicios requeridos.
Establecer resultados e indicadores;propuestas de ajustes ó soluciones aproblemas detectados.
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Identificar y conformar áreas y unidadesque llevarán a cabo las operacionesnecesarias, especificando su ámbito decompetencia.
Determinar el tipo y grado de autoridadde las unidades y su ubicación en losniveles jerárquicos.
Definir los canales y medios decomunicación dentro de la estructura.
Determinar las instancias decoordinación interna.
Etapas del diseño
organizacional
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Definir los tipos e instancias de
relación interinstitucional.
Elaborar:
Manual de Objetivos y Políticas
Manual de Organización y
Funciones,
Manual de Procesos.
Etapas del diseño
organizacional
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ORGANIGRAMA FUNCIONAL
ASISTENTE
SUBORDINADO 1 SUBORDINADO 2 SUBORDINADO 3
MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA
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Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
Se identificarán y establecerán los procesos por los cuales se generan los servicios que satisfacen las necesidades de los usuarios.
El diseño de los procesos será formalizado en el Manual de Procedimientos.
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Se procederá al diseño de los
procesos en forma general o de
las actividades, de acuerdo con
los requerimientos de la entidad:
Los procesos descritos en forma
general, seguirán las etapas
determinadas en el Reglamento
Específico del Sistema de
Organización Administrativa.
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
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Los procesos seleccionados para serdescritos hasta el nivel de procedimientos,seguirán al menos, las siguientes etapas:
Definición del objetivo del proceso.
Ordenamiento lógico y secuencial de tareasnecesarias, como también su descripción.
Identificación de los insumos que requierenlos procedimientos y sus especificaciones.
Identificación de la unidad responsable de laejecución de cada tarea, o del cargorespectivo.
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
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Descripción de los
registros, formularios u
otros impresos a utilizar.
Identificación de los
resultados verificables.
Definición de periodos de
seguimiento y ajustes.
Diseño de los procesos,
resultados e indicadores
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Identificación y conformación
de áreas y unidades
organizacionales Una vez definidos los usuarios, los servicios
y los procesos de la entidad, se identificarány conformarán sobre la base de estos, lasunidades organizacionales, las que tendránobjetivos organizacionales específicos.
Posteriormente, se conformarán las áreasagrupando unidades que requieren estarrelacionadas entre sí, y se determinará suámbito de competencia.
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Formalización del diseño
organizacional
El diseño organizacional se formalizará
en los siguientes documentos:
Manual de Organización y Funciones
Manual de Procedimientos.
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Manual de Organización y
Funciones
QUE INCLUIRÁ:
Las disposiciones legales que regulan la estructura.
Los objetivos institucionales.
El organigrama.
La disposición legal interna de aprobación.
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Manual de Funciones para las
unidades de nivel superior:
Los objetivos
El nivel jerárquico y relaciones de
dependencia.
Las funciones.
Las relaciones de coordinación
interna y externa.
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Manual de Funciones para las
otras unidades
Los objetivos.
La relación de dependencia.
Las funciones
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Manual de Procedimientos
Denominación del proceso.
Objetivo del proceso.
Normas de operación.
Descripción del proceso y sus procedimientos debidamente detallados.
Diagramas de flujo.
Formularios y otras formas utilizadas.
Fecha de vigencia.
Ámbito de aplicación.
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Diagrama de Flujo
Es una representación gráfica de lospasos en un proceso.
Util para determinar como funciona.
Sirve para examinar los diferentes pasos.
Ayuda a descubrir causas de problemas,cuellos de botella, pasos innecesarios,circulos de duplicación para lograrmejoras.
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Una etapa o tarea del proceso.
Símbolos de los diagramas de
flujo
Punto de verificación o decisión.
Punto de almacenamiento.
Inicio o fin del proceso.
Cola o punto de espera
Formulario o documento.
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PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICAUnidad Solicitante Jefe Unidad
AdministrativaResponsable de
Compras Contrataciones
Encargado de
Almacenes
Responsable de
Fondo Fijo de Caja Chica
Inicio
Solicitud del
Form. “Solicitud
De Mat.y/o Compras
Con Fondo Fijo
De Caja Chica
Registra la
Solicitud y remite
El formulario
Formulario
“Solicitud de
Mat. y/o Comp.
Llenado del
Formulario y
Remisión del mismo
Formulario
“Solicitud de
Mat. y/o Comp.
Existencia
Del
Material
Entrega de Material previa
Firma del Form. De Almacen
Movimiento deSI
NO
Remite el formulario
“Solicitud de Mat. y/o
Compras con....
Form.
Solicitud
Form. “Solicitud
De Mat. y/o Comp.
Evaluación
Para
La Comp.
B
NO
B
A
Material
Requerido
?
Comunica
Deficiencia
a Almacenes
O Resp.
Caja Chica
D
Utiliza el
Material
si
FIN
Remisión del Formulario
Comunicando la imposibilidad
de la Compra
SI
D
Verificación del Material
Para la Devolución al
Proveedor y Entrega
Del Material
A
A
Recepción del Form.
y Selección del
proveedor
Form. “Solicitud
De Mat. Y/o
Comp.
Adquisición del Material
Y entrega del mismo
Previa firmad el Form.
Form.
“Mov. De Alm.
A
D
Verificación del Material
Para el cambio respectivo
Y entrega del mismo
A
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