TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

GESTIÓN DE ALCANCE, TIEMPO Y COSTO

PARA UN PROYECTO

Caso Práctico

NORMA LILIAN PIMIENTA LUGO

TUTOR: MARIANNA PENSADO

FEBRERO, 2016

Introducción.

En este documento aplicaremos de manera práctica y simplificada los fundamentos de

las áreas de conocimiento del PMBOK 5 Gestión de Alcance, 6 Gestión del tiempo y 7

Gestión de costos a un proyecto práctico relacionado con la ampliación de un área de

restaurante de mariscos ubicado en la Ciudad de Mérida, Yucatán.

Gestión de Alcance

Se supone la solicitud de un proyecto para ampliar el área de comedor de un restaurante

de mariscos llamado NoHoch en la Ciudad de Mérida.

El presupuesto inicial asignado al proyecto es de 575,000 pesos

El cliente espera que la remodelación esté lista antes del día de la madre, en 90 días.

Recopilación de requisitos

La ampliación del restaurante de mariscos NoHoch ubicado en Mérida Yucatán surge

como una necesidad identificada por el dueño del lugar derivada de la siguiente

problemática:

En horas pico, las mesas no son suficientes, se forman filas en la entrada y en muchas

ocasiones, los clientes se van, lo que origina fuga de ingresos para el restaurante

1

Las áreas de paso para los meseros no son adecuadas, por lo que frecuentemente hay

choques y se ocasionan accidentes menores y molestias para los clientes

El aire acondicionado no es suficiente ni está bien distribuido, hay áreas que están muy

frías y otras calurosas

Existe un área de jardín amplia al frente, que podría utilizarse para la ampliación

Definición de alcance

El proyecto de ampliación del restaurante de mariscos NoHoch tiene el siguiente

objetivo:

Ampliar el área de restaurante de 99 m2 a 126 m2. Incorporar 4 nuevas mesas de 6

comensales con sus correspondientes sillas. Se derribarán las paredes del frente y se

construirá una nueva pared con puerta principal y ventanales con vista al jardín

El jardín actual se removerá, se conservará de 1 metro de ancho con plantas nuevas y

llamativas que proporcionen una vista agradable a los comensales.

Se colocarán 6 aires acondicionados nuevos con una capacidad de 24000 BTU´s que

mantengan una temperatura ambiente cercana a los 24 grados centígrados con mínima

emisión de ruido.

El proyecto no incluye la sustitución del mobiliario actual, solo se adquirirán 6 mesas

nuevas del mismo estilo de las actuales.

Se incluye la sustitución completa del piso para evitar que se vea añadido.

No incluye la adquisición de platos, accesorios, ni cubiertos.

2

Incluye la compra y colocación de aires acondicionados

No incluye los trabajos de acometida eléctrica que deben realizarse antes de la

colocación.

Incluye la herrería de las ventanas y los sistemas de seguridad en la entrada principal

La calidad de los acabados y la decoración debe ser similar a la que se tiene ahora, no

debe verse añadido.

3

Entregables:

El restaurante ampliado se deberá entregar con las siguientes especificaciones:

• Se entregarán seis equipos de aire acondicionado de 24000 BTU´s instalados y

funcionando en condiciones normales, manteniendo un clima regulado alrededor de

los 24 grados centígrados con sus respectivos controles remotos.

• El restaurante se entregará limpio y con el mobiliario de cocina y área de

comensales listo para iniciar servicios

• Se entregará un cancel y ventanal instalado en la parte delantera y con sistema de

seguridad basado en herrería y chapas de alta seguridad con tres juegos de llaves

• Se deberán entregar seis mesas con cuatro sillas cada una de las mismas

características de las actuales

• El área de comedor se entregará pintada completamente de un color similar al

actual, acordado entre las partes.

• Se removerá el piso actual del piso del comedor y se instalará piso nuevo, de

características y calidad similares al actual. El piso se entregará pulido.

• El proyecto incluye la remoción de escombros y limpieza externa de las áreas

• El nuevo jardín incluirá plantas de fácil mantenimiento, así como una llave y

manguera para el riego

4

Riesgos detectados:

• Hay un anuncio que en fechas próximas habrá un incremento en el costo de los

equipos de aire acondicionado, se deberá verificar al momento de la compra

• Se tiene antecedente de que el área de jardín delantero tiene mucha roca en el

subsuelo, por lo que deberá analizarse una vez quitado el jardín actual para revisión

La WBS se planteó de la siguiente manera:

5

Remodelación

Liberación y preparación de las

áreas

Almacenamiento mobiliario

Sellar área cocina

Trabajos de albañilería y

remodelación gruesa

Demolición pared y jardín

Puerta y ventanales

Colocación piso

Aires acondicionados

Remodelación fina

Pintura

Acabados

Jardinería

Sembrado

Decoración

Limpieza y ubicación de mobiliario

Colocación mesas y sillas

Liberación área cocina

Gestión del Tiempo

Tomando como base la WBS definida, se relacionaron las actividades que componen el

proyecto:

Id Actividad1 Remodelación Restaurante NOHOCH2 Liberación y preparación de las áreas3 Almacenamiento mobiliario4 Sellar área cocina5 Área preparada6 Trabajos de albañilería y remodelación gruesa7 Demolición pared y jardín8 Puerta y ventanales9 Colocación piso10 Aires acondicionados11 Albañilería terminada12 Remodelación fina13 Pintura14 Acabados15 Jardinería16 Sembrado17 Decoración18 Limpieza y ubicación de mobiliario19 Limpieza profunda20 Colocación mesas y sillas21 Liberación área cocina22 Proyecto Concluido

6

Posteriormente se identificaron dependencias entre tareas, atendiendo las

relaciones lógicas entre las tareas, por ejemplo, no pueden iniciarse los

trabajos de limpieza, hasta que no haya sido completamente terminada la

obra

Para propósitos de diagramado, se simplificaron las dependencias

7

18Limpieza y ubicación de

mobiliario

12 Remodelación fina

15 Jardinería

6 Trabajos de albañilería y

remodelación gruesa

2 Liberación y preparación de las

áreas

Se definieron las duraciones para cada actividad:

Id Nombre de tarea Duración1 Remodelación Restaurante NOHOCH 86 días2 Liberación y preparación de las áreas 4 días3 Almacenamiento mobiliario 4 días4 Sellar área cocina 4 días5 Área preparada 0 días

6 Trabajos de albañilería y remodelación gruesa 45 días

7 Demolición pared y jardín 10 días8 Puerta y ventanales 20 días9 Colocación piso 15 días10 Aires acondicionados 6 días11 Albañilería terminada 0 días12 Remodelación fina 26 días13 Pintura 8 días14 Acabados 20 días15 Jardinería 10 días16 Sembrado 6 días17 Decoración 4 días18 Limpieza y ubicación de mobiliario 11 días19 Limpieza profunda 6 días20 Colocación mesas y sillas 4 días21 Liberación área cocina 5 días22 Proyecto Concluido 0 días

8

Con esta información se alimentó Microsoft Project y se obtuvo el siguiente

cronograma, en donde en color rojo se indican las actividades que conforman

la ruta crítica

Id Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin

1 1 Remodelación Restaurante NOHOCH

86 días lun 18/01/16

lun 16/05/16

2 2 Liberación y preparación delas áreas

4 días lun 18/01/16

jue 21/01/16

3 3 Almacenamiento mobiliario4 días lun 18/01/16jue 21/01/164 4 Sellar área cocina 4 días lun 18/01/16jue 21/01/165 5 Área preparada 0 días jue 21/01/16jue 21/01/166 6 Trabajos de albañilería y

remodelación gruesa45 días vie

22/01/16jue 24/03/16

7 7 Demolición pared y jardín10 días vie 22/01/16jue 04/02/168 8 Puerta y ventanales 20 días vie 05/02/16jue 03/03/169 9 Colocación piso 15 días vie 04/03/16jue 24/03/1610 10 Aires acondicionados 6 días vie 04/03/16vie 11/03/1611 11 Albañilería terminada 0 días jue 24/03/16jue 24/03/1612 12 Remodelación fina 26 días vie 25/03/16vie 29/04/1613 13 Pintura 8 días vie 25/03/16mar 05/04/1614 14 Acabados 20 días lun 04/04/16vie 29/04/1615 15 Jardinería 10 días vie 25/03/16jue 07/04/1616 16 Sembrado 6 días vie 25/03/16vie 01/04/1617 17 Decoración 4 días lun 04/04/16jue 07/04/1618 18 Limpieza y ubicación de mobiliario11 días lun 02/05/16lun 16/05/1619 19 Limpieza profunda 6 días lun 02/05/16lun 09/05/1620 20 Colocación mesas y sillas 4 días mar 10/05/16vie 13/05/1621 21 Liberación área cocina 5 días mar 10/05/16lun 16/05/1622 22 Proyecto Concluido 0 días lun 16/05/16lun 16/05/16

21/01

24/03

16/05

01 ene 13 ene 25 ene 06 feb 18 feb 01 mar 13 mar 25 mar 06 abr 18 abr 30 abr 12 may 24 may20 dic '15 17 ene '16 14 feb '16 13 mar '16 10 abr '16 08 may '16

9

Gestión de costos:

Una vez definidas las actividades del proyecto, se crearon los recursos que se

usarán para el desarrollo de las actividades dentro de Microsoft Project en la

hoja de recursos se crearon recursos humanos y materiales.

Id Nombre del recurso Tipo Etiqueta de material Iniciales Grupo Capacidad máxima Tasa estándar Tasa horas extra Costo/Uso Acumular Calendario base Código1 Obrero general Trabajo OG Obrero General 100% $100.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorrateo Estándar OG2 Albañil Trabajo AL Construcción 100% $120.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorrateo Estándar3 Jardinero Trabajo JD Jardinero 100% $150.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorrateo Estándar4 Electricista Trabajo EL Electricista 100% $220.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorrateo Estándar5 Plantas ornato Material Pl Jardin $0.00 $12,000.00 Prorrateo6 Puerta y Ventanales Material P Herreria $0.00 $0.00 Prorrateo7 Pintor Trabajo P Pintor 100% $130.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorrateo Estándar8 Equipos aire

acondicionadoMaterial EAA AA $0.00 $52,000.00 Prorrateo

9 Herrero Trabajo HE Herreria 100% $150.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorrateo Estándar10 Especialista Aire

AcondicionadoTrabajo E AA 100% $220.00/hora $0.00/hora $0.00 Prorrateo Estándar

11 Piso loza Material P $0.00 $24,000.00 Prorrateo12 Sobrecosto aire

acondicionadoMaterial S $0.00 $12,000.00 Prorrateo

En este caso y atendiendo lo definido por Coltel y Chalmeta (2005), se

crearon recursos genéricos como Albañil y Obrero general, que se utilizan sin

especificar sus nombres detallados en las tareas, solo mediante el porcentaje

de uso se definirá cuántos de estos recursos se usarán en cada tarea.

Se incorporaron dos tareas con un costo estimado orientadas a atender los

riesgos detectados en la definición de alcance.

A cada actividad se le asignaron los recursos necesarios:

10

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Nombres de los recursos

1 Remodelación Restaurante NOHOCH 98.5 días lun 18/01/16jue 02/06/162 Liberación y preparación de las áreas 4 días lun 18/01/16jue 21/01/163 Almacenamiento mobiliario 4 días lun 18/01/16jue 21/01/16Obrero general[200%]4 Sellar área cocina 4 días lun 18/01/16jue 21/01/16Obrero general5 Área preparada 0 días jue 21/01/16jue 21/01/166 Trabajos de albañilería y remodelación gruesa52.5 díasvie 22/01/16mar 05/04/167 Demolición pared y jardín 10 días vie 22/01/16jue 04/02/16Albañil[300%]8 Puerta y ventanales 20 días vie 05/02/16jue 03/03/16Puerta y Ventanales[1],Herrero[300%]9 Colocación piso 22.5 díasvie 04/03/16mar 05/04/16Piso loza[1],Albañil[200%]10 Aires acondicionados 6 días vie 04/03/16vie 11/03/16Especialista Aire Acondicionado[200%],Equipos aire acondicionado[1],Electricista11 Previsión incremento costos aire acondicionado1 día lun 14/03/16lun 14/03/16Sobrecosto aire acondicionado[1]12 Albañilería terminada 0 días mar 05/04/16mar 05/04/1613 Remodelación fina 26 días mar 05/04/16mié 11/05/1614 Pintura 8 días mar 05/04/16vie 15/04/16Pintor15 Acabados 20 días mié 13/04/16mié 11/05/16Pintor,Albañil16 Jardinería 10 días mar 05/04/16mar 19/04/1617 Sembrado 6 días mar 05/04/16mié 13/04/16Jardinero,Plantas ornato[1]18 Decoración 4 días mié 13/04/16mar 19/04/16Jardinero19 Limpieza y ubicación de mobiliario 16 días mié 11/05/16jue 02/06/1620 Limpieza profunda 6 días mié 11/05/16jue 19/05/16Obrero general21 Colocación mesas y sillas 4 días jue 19/05/16mié 25/05/16Obrero general22 Liberación área cocina 5 días jue 19/05/16jue 26/05/16Obrero general23 Ajuste tiemposy actividades varias 5 días jue 26/05/16jue 02/06/16Obrero general24 Proyecto Concluido 0 días jue 02/06/16jue 02/06/16

Obrero general[200%]Obrero general21/01

Albañil[300%]Puerta y Ventanales[1],Herrero[300%]

Piso loza[1],Albañil[200%]Especialista Aire Acondicionado[200%],Equipos aire acondicionado[1],ElectricistaSobrecosto aire acondicionado[1]

05/04

PintorPintor,Albañil

Jardinero,Plantas ornato[1]Jardinero

31/01 14/02 28/02 13/03 27/0301 enero 01 febrero 01 marzo

A continuación se calculó de manera automática el costo de las tareas, de

acuerdo a los costos unitarios de los recursos, Si se trata de recursos

humanos, se hace de acuerdo al número de horas de trabajo que se considera

en cada actividad, por el costo que se le asignó a la hora trabajada por el

recurso.

En el caso de los recursos materiales, se asigna un valor único.

El costo calculado quedó de la siguiente manera:

Modo de tarea Nombre de tarea Trabajo Duración Comienzo Fin CostoProgramada automáticamente

Remodelación Restaurante NOHOCH 1,872 horas 98.5 días lun 18/01/16 jue 02/06/16 $380,760.00

Programada automáticamente

Liberación y preparación de las áreas 96 horas 4 días lun 18/01/16 jue 21/01/16 $9,600.00

Programada automáticamente

Almacenamiento mobiliario 64 horas 4 días lun 18/01/16 jue 21/01/16 $6,400.00

Obrero general 64 horas lun 18/01/16 jue 21/01/16 $6,400.00Programada automáticamente Sellar área cocina 32 horas 4 días lun 18/01/16 jue 21/01/16 $3,200.00

Obrero general 32 horas lun 18/01/16 jue 21/01/16 $3,200.00Programada automáticamente Área preparada 0 horas 0 días jue 21/01/16 jue 21/01/16 $0.00

Programada automáticamente

Trabajos de albañilería y remodelación gruesa 1,152 horas 52.5 días vie 22/01/16 mar 05/04/16 $282,840.00

Programada automáticamente Demolición pared y jardín 240 horas 10 días vie 22/01/16 jue 04/02/16 $28,800.00

11

Albañil 240 horas vie 22/01/16 jue 04/02/16 $28,800.00Programada automáticamente Puerta y ventanales 480 horas 20 días vie 05/02/16 jue 03/03/16 $107,000.00

Puerta y Ventanales 1 vie 05/02/16 jue 03/03/16 $0.00 Herrero 480 horas vie 05/02/16 jue 03/03/16 $72,000.00

Programada automáticamente Colocación piso 360 horas 22.5 días vie 04/03/16 mar 05/04/16 $67,200.00

Albañil 360 horas vie 04/03/16 mar 05/04/16 $43,200.00 Piso loza 1 vie 04/03/16 mar 05/04/16 $24,000.00

Programada automáticamente Aires acondicionados 72 horas 6 días vie 04/03/16 vie 11/03/16 $67,840.00

Electricista 24 horas vie 04/03/16 mar 08/03/16 $5,280.00 Equipos aire acondicionado 1 vie 04/03/16 vie 11/03/16 $52,000.00

Especialista Aire Acondicionado 48 horas vie 04/03/16 mar 08/03/16 $10,560.00

Programada manualmente

Previsión incremento costos aire acondicionado 0 horas 1 día lun 14/03/16 lun 14/03/16 $12,000.00

Sobrecosto aire acondicionado 1 lun 14/03/16 lun 14/03/16 $12,000.00

Programada automáticamente Albañilería terminada 0 horas 0 días mar 05/04/16 mar 05/04/16 $0.00

Programada automáticamente Remodelación fina 384 horas 26 días mar 05/04/16 mié 11/05/16 $48,320.00

Programada automáticamente Pintura 64 horas 8 días mar 05/04/16 vie 15/04/16 $8,320.00

Pintor 64 horas mar 05/04/16 vie 15/04/16 $8,320.00Programada automáticamente Acabados 320 horas 20 días mié 13/04/16 mié 11/05/16 $40,000.00

Albañil 160 horas mié 13/04/16 mié 11/05/16 $19,200.00 Pintor 160 horas mié 13/04/16 mié 11/05/16 $20,800.00

Programada automáticamente Jardinería 80 horas 10 días mar 05/04/16 mar 19/04/16 $24,000.00

Programada automáticamente Sembrado 48 horas 6 días mar 05/04/16 mié 13/04/16 $19,200.00

Jardinero 48 horas mar 05/04/16 mié 13/04/16 $7,200.00 Plantas ornato 1 mar 05/04/16 mié 13/04/16 $12,000.00

Programada automáticamente Decoración 32 horas 4 días mié 13/04/16 mar 19/04/16 $4,800.00

Jardinero 32 horas mié 13/04/16 mar 19/04/16 $4,800.00Programada automáticamente

Limpieza y ubicación de mobiliario 160 horas 16 días mié 11/05/16 jue 02/06/16 $16,000.00

Programada automáticamente Limpieza profunda 48 horas 6 días mié 11/05/16 jue 19/05/16 $4,800.00

Obrero general 48 horas mié 11/05/16 jue 19/05/16 $4,800.00Programada automáticamente Colocación mesas y sillas 32 horas 4 días jue 19/05/16 mié 25/05/16 $3,200.00

Obrero general 32 horas jue 19/05/16 mié 25/05/16 $3,200.00Programada automáticamente Liberación área cocina 40 horas 5 días jue 19/05/16 jue 26/05/16 $4,000.00

Obrero general 40 horas jue 19/05/16 jue 26/05/16 $4,000.00Programada manualmente

Ajuste tiemposy actividades varias 40 horas 5 días jue 26/05/16 jue 02/06/16 $4,000.00

Obrero general 40 horas jue 26/05/16 jue 02/06/16 $4,000.00Programada automáticamente Proyecto Concluido 0 horas 0 días jue 02/06/16 jue 02/06/16 $0.00

12

El costo total del proyecto se estima en $380,760 pesos, la calendarización se

obtiene a partir del informe de flujo de caja.

La curva S del proyecto se generó en Excel a partir de datos exportados en

Project, se anexan los informes correspondientes

Tareas Todos

      Datos  Año Trimestre Semana Costo Costo acumulado2016 T1 Semana 3 12480 12480    Semana 4 14400 26880    Semana 5 16870 43750    Semana 6 26750 70500    Semana 7 26750 97250    Semana 8 26750 124000    Semana 9 104600 228600    Semana 10 20160 248760    Semana 11 21600 270360    Semana 12 9600 279960    Semana 13 9600 289560  Total T1   289560 289560  T2 Semana 14 22720 312280    Semana 15 15680 327960    Semana 16 11800 339760    Semana 17 10000 349760    Semana 18 10000 359760    Semana 19 7000 366760    Semana 20 5200 371960    Semana 21 6000 377960    Semana 22 2800 380760  Total T2   91200 380760Total 2016     380760 380760Total general     380760 380760

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El diagrama Gantt de seguimiento del proyecto queda entonces como sigue:

Id Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin

1 1 Remodelación Restaurante NOHOCH 98.5 díaslun 18/01/16jue 02/06/162 2 Liberación y preparación de las áreas 4 días lun 18/01/16jue 21/01/163 3 Almacenamiento mobiliario 4 días lun 18/01/16jue 21/01/164 4 Sellar área cocina 4 días lun 18/01/16jue 21/01/165 5 Área preparada 0 días jue 21/01/16jue 21/01/166 6 Trabajos de albañilería y remodelación gruesa52.5 díasvie 22/01/16mar 05/04/167 7 Demolición pared y jardín 10 días vie 22/01/16jue 04/02/168 8 Puerta y ventanales 20 días vie 05/02/16jue 03/03/169 9 Colocación piso 22.5 díasvie 04/03/16mar 05/04/1610 10 Aires acondicionados 6 días vie 04/03/16vie 11/03/1611 11 Previsión incremento costos aire acondicionado1 día lun 14/03/16lun 14/03/1612 12 Albañilería terminada 0 días mar 05/04/16mar 05/04/1613 13 Remodelación fina 26 días mar 05/04/16mié 11/05/1614 14 Pintura 8 días mar 05/04/16vie 15/04/1615 15 Acabados 20 días mié 13/04/16mié 11/05/1616 16 Jardinería 10 días mar 05/04/16mar 19/04/1617 17 Sembrado 6 días mar 05/04/16mié 13/04/1618 18 Decoración 4 días mié 13/04/16mar 19/04/1619 19 Limpieza y ubicación de mobiliario 16 días mié 11/05/16jue 02/06/1620 20 Limpieza profunda 6 días mié 11/05/16jue 19/05/1621 21 Colocación mesas y sillas 4 días jue 19/05/16mié 25/05/1622 22 Liberación área cocina 5 días jue 19/05/16jue 26/05/1623 23 Ajuste tiemposy actividades varias 5 días jue 26/05/16jue 02/06/1624 24 Proyecto Concluido 0 días jue 02/06/16jue 02/06/16

Obrero general[200%]Obrero general21/01

Albañil[300%]Puerta y Ventanales[1],Herrero[300%]

Piso loza[1],Albañil[200%]Especialista Aire Acondicionado[200%],Equipos aire acondicionado[1],Electricista

Sobrecosto aire acondicionado[1]05/04

PintorPintor,Albañil

Jardinero,Plantas ornato[1]Jardinero

Obrero generalObrero generalObrero general

Obrero general02/06

17/01 31/01 14/02 28/02 13/03 27/03 10/04 24/04 08/05 22/05 05/06 19/06 03/0701 enero 01 febrero 01 marzo 01 abril 01 mayo 01 junio 01 julio

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Referencias

• PMBOK Quinta Edición (2013), Project Management Institute

• Jack Guido, James P. Clements. Administración Exitosa de Proyectos. Tercera

edición.

• Yamal Chamoun. Mc Graw Hill. Administración Profesional de Proyectos. La

Guía

• Coltel y Chalmeta (2005) Asignación de recursos y costes con MS Project.

Tomado de

http://www.vc.ehu.es/jiwotvim/ISOFT2008-2009/Practicas/BloqueII/PGSI-

p3p4ejemplo.pdf el 9 de febrero de 2016

15