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Excel
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UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUD
MATERIA: Informática
PERTENECE A:
Elmer Paul Guanoquiza Fares
TUTOR (A):
ESCUELA DE: Enfermería
PARALELO:
“A”
MACHALA - EL ORO - ECUADOR
2013_2014
Ing. Karina García
Entorno de Excel.
Introducción. Elementos de Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.
Requisitos para instalar Excel.
Los requisitos mínimos para el Administrador de Microsoft Small Business financieros de Microsoft Excel son:
Un equipo personal con un procesador 386DX o superior (se recomienda 486) Sistema operativo Microsoft Windows 95 o un Microsoft Windows NT versión de
sistema operativo de estación de trabajo 3.51 o posterior (no se ejecutará en versiones anteriores de Windows)
Microsoft Excel para Windows 95 (no se ejecutará en versiones anteriores de Microsoft Excel)
8 megabytes (MB) de memoria para utilizarlas en Windows 95; 14 MB de memoria para su uso en una estación de trabajo Windows NT
Espacio requerido en disco: 10 MB disponibles (excluye los requisitos para Microsoft Excel para Windows 95)
Una unidad del disco de alta densidad de 3,5 pulgadas Adaptador de VGA o superior resolución de vídeo (SVGA 256 colores recomendado) Microsoft mouse o dispositivo señalador compatible
Datos de cuentas de un sistema de Microsoft Small Business Financial Manager para Microsoft Excel
Las opciones de configuración disponibles podrá elegir entre los sistemas de Contabilidad que va a utilizar con SBFM. Para guardar el espacio en disco, seleccione sólo aquellos sistemas que necesita.
Si tiene una versión anterior de Microsoft Excel
Microsoft Small Business Financial Manager para la instalación de Microsoft Excel, se instala un acceso directo en el escritorio para iniciar Microsoft Excel para Windows
1. Si tiene una versión anterior de Microsoft Excel en el equipo enAdemás de Microsoft Excel para Windows 95, el Microsoft Small Business Financial Manager para el acceso directo de Microsoft Excel inicia la última versión instalada de Microsoft Excel. Si el método abreviado abre una versión de Microsoft Excel que no sea de Microsoft Excel para Windows 95, vuelva a instalar Microsoft Excel para Windows 95, vuelva a instalar Microsoft Small Business financiera Manager para Windows 95. No es necesario quitar la versión anterior de Microsoft Excel.
Si tiene una versión anterior de Microsoft Excel
No puede instalar al Microsoft Small Business Financial Manager de Microsoft Excel si está utilizando una versión de Microsoft Excel que se ejecuta desde la red. Debe tener instalado Microsoft Excel localmente en el equipo antes de instalar al Microsoft Small Business Financial Manager. Si está ejecutando la versión de red de Microsoft Excel, puede tener problemas al instalar al Microsoft Small Business Financial Manager.
Aunque el programa de instalación no incluye un modo de instalación de redes especiales, puede distribuir el Microsoft Small Business Financial Manager de Microsoft Excel a través de una red (siempre que haya obtenido la licencia adecuada para ello).Para ello, siga estos pasos:
1. En el servidor de red, cree una carpeta denominada SBFM.2. En la carpeta SBFM, cree tres carpetas y asignarles un nombre Disco1, disco 2 y disco3.
Las nuevas carpetas deberían parecerse al siguiente:
< unidad: > \SBFM\Disk1< unidad: > \SBFM\Disk2< unidad: > \SBFM\Disk3
donde < unidad: > es la letra de la unidad de red.3. Copie el contenido de cada uno de los discos de instalación en la carpeta
correspondiente en el servidor de red (es decir, copiar el contenido del disco 1 a la carpeta Disk1 etc.).
4. Una vez que el contenido del disco se copia en sus respectivas carpetas en la red, inicie el programa de instalación de la estación de trabajo deseado. Tenga en cuenta que cada estación de trabajo debe tener una instalación local de Microsoft Excel.
Si tiene una versión de red de Microsoft Excel
Si va a instalar Microsoft Access 2.0 en el equipo y ya ha instalado a Financial Manager, siga estos pasos:
1. Desinstalar SBFM.2. Instalar Microsoft Access para Windows, versión 2.0.3. Vuelva a instalar al administrador financiero de Microsoft Small Business de Microsoft
Excel.
Modos de ingreso a Excel.
Para usar Excel, busque el icono de Excel en el menú Inicio y haga clic en él.
Inicie Excel siguiendo estos pasos.
1. Despliegue el menú Inicio.
Haga clic en (botón Inicio).
2. Busque el icono de Excel.
Elija Todos los programas. A continuación, elija Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Excel 2007.
3. Aparece la pantalla de inicio y se abre Excel.
Sugerencia: la primera vez que inicia Excel
La primera vez que abra Excel, probablemente aparezca el Acuerdo de licencia del software de Microsoft.
En este caso, lea el acuerdo de licencia detenidamente y haga clic en el botón Acepto.NOTA Si está utilizando una edición en caja, es posible que el funcionamiento y la
pantalla sean diferentes.
ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL
La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).
El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).
Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas.
Aspectos y elementos de la ventana de Excel.
La ventana de Excel contiene un gran número de elementos distintos:
La barra de título. En ella aparece el nombre del programa (Microsoft Excel), el
nombre del documento con el que estés trabajando y los clásicos botones de Minimizar,
Maximizar/Restaurar y Cerrar.
La cinta de opciones. Recopila la mayor parte de los comandos que puedes usar en el
programa, agrupados en función de distintas tares en fichas generales y en grupos más
específicos.
La barra de herramientas de acceso rápido. Conjunto de botones agrupados
personalizable, facilita el trabajo al tener que pulsar un botón en esta barra antes que
tener que desplazarse por las fichas hasta encontrar el comando que se busca.
La barra de fórmulas. Se utiliza para introducir datos en la hoja de cálculo y para ver el
contenido de la celda activa.
La barra de estado. Recoge y muestra información sobre el estado de Excel en cada
momento.
La ventana del documento. Es una ventana como otra cualquiera de Windows, con sus
botones de Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. Esa ventana es un libro de trabajo
(como indicará su barra de título) y Excel permite tener abiertos varios a la vez.
Aspectos y elementos de la ventana de Excel
BARRA DE TITULO:
¿PARA QUE SIRVE?
La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
BARRA DE MENUS
¿ PARA QUE SIRVE?
Es el sistema central de EXCEL ya que ahi se encuientran casi todas la funciones de EXCELcontiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.
BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR
¿ PARA QUE SIRVE?
La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los
comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más
frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros.
BARRA DE FORMATO
¿PARA QUE SIRVE?
Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus
números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una
hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los
otros botones para dar formato funcionan como se espera.
Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. Tambiénpuede dar
formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño
de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y
sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados
solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.
BARRA DE FORMULAS
¿PARA QUE SIRVE?
La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.
CUADRO DE NOMBRES
¿PARA QUE SIRVE?
cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre.
CELDA ACTIVA
¿PARA QUE SIRVE?
Es la celda en la que se pueden introducir datos; números , palabras símbolos, en este caso la B3.
BARRA DE ESTADO
¿PARA QUE SIRVE?
Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la
parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se
siguen los siguientes pasos
Seleccione ver de la barra de menúes
Hacer clic para abrir el menú desplegable.
En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la
casilla de verificación
La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.
Se vera la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado
derecho. Esto lnos indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente
comando. ETIQUETAS DE HOJAS
¿PARA QUE SIRVE? Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.
PANEL DE TAREAS
¿PARA QUE SIRVE?
En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para cualquier tarea que se
este realizando en Excel. Fácilmente se puede ocultar el panel de tareas si se desea tener más espacio para trabajar en un libro, para esto se hace clic en el botón de cierre que se encuentra en la esquina superior derecha del panel de tareas. Para abrirlo nuevamente, se sigue la secuencia Ver->Panel de tareas.
Cambiar el nombre de la hoja.
Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del libro en el que estás
haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año. Para ello, sigue estos pasos:
PASO 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las fichas que se encuentran en la parte
inferior izquierda de la pantalla.
PASO 2:
Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.
PASO 3:
Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro negro.
PASO 4:
Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el nombre ha
cambiado.
Rangos de las celdas.
Los rangos en Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o mediante un
nombre que se la asigna a un determinado rango.
Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en al columna A desde la fila 1
hasta la fila 20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde la columna A hasta la
columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sería A2:C80.
Pero tal rango también los podemos identificar con nombre alusivo al tipo de datos que
contiene.
Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:C100, podemos asignarle el nombre
de “Empleados” a ese rango.
Para ello en Excel 2010 seleccionamos el rango de datos, vamos a Formulas -> Asignar
nombre y tenemos el siguiente cuadro:
Antes de crear el nombre de rango no es necesario seleccionar el rango de datos, puesto que
en el cuadro de diálogo respectivo este se puede modificar a gusto.
Es importante que si hay diferentes hojas de trabajo se indique a qué hoja pertenece cada
rango definido. Cuando se selecciona al rango de datos antes de crear el nombre de rango,
Excel agrega automáticamente el nombre de la hoja a la que pertenece el rango. Cunado se
crea directamente el nombre del rango, hay que indicarle a Excel a qué hoja pertenece ese
rango, ya que todas las hojas tienen los mismos rangos, esto es filas y columnas.
Igualmente una vez creado el nombre del rango, este se puede modificar. Para ello vamos
a Fórmulas -> Administrador de nombres. Allí se elige el nombre que se requiere modificar
o editar.
Una vez creado el nombre del rango, en lugar de escribir la referencia de celdas en las
fórmulas se escribe el nombre del rango. Por ejemplo:
En lugar de escribir =BUSCARV(D1;Hoja1!A2:C100;3;0) se escribe
=BUSCARV(D1;Empleados;3;0)
entrada de datos.
Para que resulte más claro, deja la primera línea en blanco. Con la ayuda del ratón, trasládate a la celda B2 y comienza a introducir la información. Una vez rellenado, puedes pulsar Intro o simplemente desplazarte con el ratón a la siguiente celda que debes rellenar
Al final del todo, tu hoja de cálculo debería ser más o menos como esto:
Formato ventana de celdas.
Para Acceder a la ventana "Formato de celdas", cuentas con un método abreviado "Ctrl + 1", abre el Excel y ensaya la combinación de teclas mencionada.
También existe otro método "Ctrl + mayusc + F" o "Ctrl + shift + F", esta segundo método te lleva directamente a la ficha "Fuente" de la ventanta "Formato de Celdas".
Una opción poco utilizada es mostar textos con Superíndices y Subíndices cuando sea necesario, observa el siguiente ejemplo.
Para crear este efecto en el texto es necesario seleccionar el caracter (o caracteres) que quieres modificar (para editar una celda puedes usar la tecla F2), seleccionar el caracter, presionar "Ctrl + mayusc + F" y habilitar la casilla de verificación correspondiente.
Usando los comandos de esta ventana puedes cambiar la alineación de los textos en las celdas ya sea horizóntal o verticalmente, mostar textos en forma diagonal, crear bordes y rellenos.
Tu mismo puedes explorar y experimentar en esta ventana, verás que es sencilla de utilizar,
dedica algún tiempo a explorar esta ventana y sus diferentes fichas, te darás cuenta lo sencilla y útil que es.
Prueba a formatear las cantidades empleando para ello los estilos de números (millares, monedas, porcentajes)
Operaciones básicas con la hoja de trabajo.
A continuación se detallan las operaciones básicas de Excel que son necesarias para su manejo
hábil y fluido y que, seguramente muchos de vosotros ya utilizáis de forma intuitiva.
Además, siempre hay modos más rápidos de realización de estos movimientos, por lo que
también os indicaré los comandos de dichos movimientos, es decir, el conjunto de teclas que
están codificadas para que hagan dichas operaciones, por lo que no necesitarás un ratón para
realizarlas.
Las operaciones básicas para el manejo de cualquier Excel u otra hoja de cálculo son
- Copiar y pegar
- Deshacer / rehacer
- Insertar y eliminar filas y columnas
- Buscar / reemplazar
- Creación de series
COPIAR Y PEGAR EN EXCEL
Para copiar el contenido y formato de una celda a otra celda puede realizarse de los siguientes
modos:
a) En el menú INICIO encontramos los iconos de CORTAR, COPIAR, PEGAR Y COPIAR
FORMATO
CORTAR- Traspasa el contenido con el formato de una celda a otra
COPIAR – Copia el contenido de una celda a otra manteniendo el mismo formato
COPIAR FORMATO – Sólo copia el formato de una celda a otra, sin copiar contenido.
PEGAR – En el desplegable aparecen las siguientes opciones:
PEGAR: Pega lo que has copiado previamente.
PEGADO ESPECIAL: puedes seleccionar diferentes opciones de pegado, desde pegar “Todo”,
que sería lo mismo que la opción anterior “Pegar”; “Fórmulas” indica que sólo pega la fórmula
de la celda; “Valor”, pega el valor de la celda sin copiar la fórmula ni formato de la misma;
“Formato”, es idéntico a la función del icono de la brocha explicado anteriormente…. Etc. Las
opciones que se indican en el epígrafe OPERACIÓN, se explicará en el post que haga referencia
a la iniciación de fórmulas.
PEGAR COMO HIPERVÍNCULO: Genera un link de la celda copiada
COMO IMAGEN: Pega el contenido copiado como una imagen.
b) También podrás copiar y pegar haciendo clic con el botón derecho del ratón en una
celda:
a) Para realizar la acción de COPIAR Y PEGAR de forma rápida, utiliza los siguientes
comandos:
CRTL + c copiar
CRTL + v pegar
ALT + e + o pegado especial en Excel 2007
ALT + e + e pegado especial en versiones anteriores de Excel 2007
DESHACER Y REHACER
Para deshacer la última acción realizada debes hacer clic en las flechas que salen en la parte
superior de los menús:
Los comandos a utilizar para hacer y deshacer son:
CRTL + z –deshacer
CRTL + y –rehacer
INSERTAR / ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS EN EXCEL
INSERTAR:
Para insertas filas o columnas, es posible realizarse siguiendo los siguientes pasos:
a) Selecciona una fila sobre la cual se insertará la nueva. Aprieta el botón derecho del ratón
y en el menú desplegable, selecciona INSERTAR:
Adicionalmente, es posible añadir filas utilizando el comando CTRL + (mantener pulsado
Control y pulsar la tecla + (más)).
Para ello, debes seleccionar una fila y utilizar el comando CTRL +. Verás que te aparece una
nueva fila encima. En el ejemplo siguiente, se ha seleccionado la fila con el texto “Pedido 5” y
la nueva fila se ha insertado en la zona superior.
Lo mismo ocurre al insertar columnas, las cuales se introducen en la parte izquierda de la
columna seleccionada.
Se insertan siempre las mismas filas o columnas que las que se seleccionan. Por tanto, si
seleccionas dos filas/columnas o más, al utilizar el comando, se insertarán dos filas/columnas
o más:
En el ejemplo superior, se han seleccionado las columnas “Ciudad C” y “Ciudad D” y se han
insertado dos columnas.
ELIMINAR:
Para eliminar filas/columnas, debes realizar los mismo pasos que en INSERTAR pero
seleccionando la opción ELIMINAR en el botón derecho, o bien, mediante el comando CRTL –
(menos):
