PRESENTACION PARA

ALTA GERENCIA

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AGENDA Introducción ¿Qué es la oficina de gestión de proyectos (PMO)? Objetivos de la PMO Beneficios de la PMO Diferencias de proyectos; portafolios y programas Conclusiones

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INTRODUCCIONLos esfuerzos que se realizan para crear un resultado único, deben regirse por algunos soportes, posiciones y pasos para lograr eficientemente la creación del mismo, siendo este un tipo de proyecto enfocado a la planeación estratégica de la organización, por lo cual es necesario medir su grado de importancia sus costos, tiempo y naturaleza del proyecto, que son relevantes en el proceso, dirigido por las personas indicadas de la dirección de proyectos que delega la entidad y que busca encontrar una respuesta adecuada al planteamiento de una necesidad humana por satisfacer.

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¿QUÉ ES LA OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO)

La oficina de gestión de proyectos representa el centro corporativo por excelencia para la gestión de proyectos, tomándolo como un elemento esencial para el establecimiento de una cultura de proyectos, la optimización de proyectos y la colaboración de recursos [2].

Según el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) “una oficina de gestión de proyectos es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo” [1].

Kwak and Dai describen la oficina de proyectos como “una entidad organizacional con personal de tiempo completo que provee soporte a la gestión de proyectos, soporte administrativo, capacitación, consultoría y servicios técnicos a una organización con varios proyectos” [1]. -La oficina tiene su quehacer en tres ejes fundamentales competencia, asesoría y control.

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OBJETIVOS DE LA OFICINA DE PROYECTOS

Potenciar la figura del Director de Proyectos, con competencias y habilidades para liderar los proyectos.

Implantar la metodología de Dirección de Proyectos alineada a los procesos y la cadena de valor de la compañía.

Formar y transmitir los conocimientos de la metodología, ordenar las ideas y establecer un lenguaje común.

Transmitir al resto de los departamentos de la compañía la visión de que el Área Técnica aplica metodologías orientadas a proyectos, dirigiendo y responsabilizándose de los proyectos que implanta.

Buscar la excelencia y los buenos resultados en la gestión de proyectos.

Impulsar la implantación de herramientas informáticas que faciliten la gestión y soporten el proceso. [2]

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BENEFICIOS DE LA OFICINA DE PROYECTOS Provee a la alta gerencia información estructurada para la toma

de decisiones teniendo en cuenta los aspectos presupuestados y los nuevos hallazgos

Mejora el presupuesto y el cumplimiento de la ejecución de los costos asignados al proyecto.

Mejora los niveles de calidad en el proyecto y en el producto Visibilidad de los proyectos.Confiabilidad en la información para la toma de decisiones

dentro del proyecto o de la alta gerencia.Optimiza los niveles de comunicación entre proyectos.Racionaliza el uso de recursos compartidos.Propicia la adecuada administración de la configuración de los

proyectos y el despliegue de las lecciones aprendidas.Minimiza los riesgos y su impacto. [4] [5]

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PROCESO DE PLANEACION DE LA PMO

Determinar los problemas, barreras y factores de éxito que afectarán la implementación de una PMO.

Determinar el alcance y responsabilidades de la PMO dentro de diferentes niveles de la organización.

Planear e implementar una PMO mediante un enfoque orientado a proyectos.

Fijar objetivos a ser cumplidos en cortos períodos de tiempo. Obtener el apoyo por parte de la Alta Gerencia  y de la organización... [2]

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DIFERENCIAS DE PROYECTOS; PORTAFOLIOS Y PROGRAMASUn proyecto según el PMBOK es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. El programa es un conjunto de proyectos relacionados que pueden ser agrupados, que se manejan colectivamente (además de individualmente) para obtener beneficios y control adicionales.El portafolio es un conjunto de proyectos y programas ( y otros trabajos) que se agrupan para facilitar la gestión efectiva del trabajo para conseguir los objetivos estratégicos de negocio. Los proyectos o programas no tienen por que ser necesariamente interdependientes o relacionados.. [3]

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CONCLUSIONES Es apropiado implementar la PMO debido a la creciente demanda de

proyectos que manejan una alta complejidad El uso de nuevas tendencias en el ámbito de proyectos puede hacer la

diferencia en el éxito general priorizando los proyectos claves. La dirección de proyectos hace que la planeación estratégica sea

integral y que establezca relación entre portafolios y programas, a su vez que estos ejerzan impacto en la misión y visión de la misma.

La PMO debe facilitar y no complicar las acciones de los gerentes de proyectos

La PMO es valida para cualquier entidad que quiera mejorar la dirección de proyectos

la PMO cuenta con los procesos, lineamientos, metodologías entre otros que permiten evaluar y estandarizar los proyectos

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REFERENCIAS [1] Sierra Martínez Ricardo; Oficina De Proyectos, Centro De Competencias Para Crear Valor; El Financiero; (28 De Marzo De 2008); Pag-18a. [2] Chicaiza Janet, Espinosa Danilo; (2008); slideshare.net; creación de una oficina de proyectos Recuperado 1 Agosto de 2013; http://www.slideshare.net/jachicaiza/creacin-de-una-pmo [3] Bara I. Marc; (13 julio de 2012); slideshare.net; PMO: la función y responsabilidades; Recuperado 1 Agosto de 2013; http://www.slideshare.net/EUGinformatica/pmo-la-funcin-y-responsabilidades-de-una-oficina-de-proyectos-caso-prctico-13062012 [4] Añez Jorge Mario; (10 de Marzo de 2005); Oficina de Proyectos en acción; Recuperado 1 Agosto de 2013; https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDIQFjAB&url=http%3A%2F%2Fwww.acis.org.co%2Ffileadmin%2FBase_de_Conocimiento%2FJornada_de_Gerencia%2FIIIJGP%2Fjorge_anez%2FJorge_Aez.ppt&ei=FBb7UefgH4fu8ASK_YCYDg&usg=AFQjCNEIoQA5dn1AYWzSnVy_lobpTQw-VQ&bvm=bv.50165853,d.eWU [5] Ortiz Giovanny, Huertas Mauricio; (2007); valledesibundoy.com; “Project Management Office” Pmo Como Tendencia Para El Planteamiento De Proyectos…; Recuperado 2 Agosto de 2013; http://www.valledesibundoy.com/VALLE/WEB%20PMO/