Habilidades blandas - carlos ayala SEDIPRO SAN MARCOS

HABILIDADES BLANDAS

“Soft Skills” o “Interpersonal

Skills”

Ing° Carlos Ayala Asencio, MBA, PMP Lima

21 de junio de 2013

DEL EXPOSITOR

Magíster en Administración, ESAN Ingeniero Industrial , PUCP Certificación PMP Miembro del PMI Vicepresidente de Eventos - Chapter Lima PMI Profesional Especialista en Gestión de Proyectos

en entidad gubernamental Estudios de Teología, UNA (Costa Rica).

OBJETIVOS DE LA PRESENTACIÓN

• Remarcar la importancia del tema de las

habilidades blandas en el manejo efectivo de

proyectos

• Presentar brevemente algunos conceptos relativos

a las habilidades blandas en los proyectos

• Proporcionar tips sobre temas concretos de

habilidades blandas en los proyectos

CONTENIDO

•Habilidades Blandas

•Habilidades en ambiente de Proyecto

•Habilidades Blandas para lograr una Alta

Perfomance

RESULTADOS DE UNA GESTIÓN NO EXITOSA

Desviaciones con lo planificado

Pérdida de recursos

Conflictos injustificados

Gente desmotivada

Equipos disfuncionales

Atraso en los resultados de los proyectos

Pérdida de tiempo analizando causas

HABILIDADES DURAS

HABILIDADES DURAS

HABILIDADES BLANDAS

HABILIDADES BLANDAS IMPORTANTES

Liderazgo

Desarrollo del Espíritu de Equipo

Motivación

Comunicación

Influencia

Toma de Decisiones

Conocimientos políticos y culturales

Negociación

Trust building (Fomento de la confianza)

Gestión de Conflicto

Coaching (Entrenamiento)

HABILIDADES BLANDAS IMPORTANTES

DIRECTORES DE PROYECTO EFICACES

Los jefes de proyecto eficaces adquieren un

equilibrio de habilidades técnicas,

interpersonales y conceptuales que los

ayudan a analizar situaciones y a interactuar

de manera apropiada

El reto de todo Jefe de Proyecto es el manejo

de estas dos habilidades

Habilidades Duras

(hard skills)

Habilidades Blandas

(soft skills)

IMPORTANCIA DE LAS

HABILIDADES BLANDAS

IMPORTANCIA DE LAS HABILIDADES BLANDAS

Es necesario cultivar las habilidades

blandas al dirigir un equipo

Ayudan a crear un ambiente en el cual la

gente tenga la voluntad de desempeñarse a

sus niveles más altos

CULTIVAR LAS HABILIDADES BLANDAS

Es hacer una conexión personal, fuera de

la lista de tareas que ellos típicamente

reciben.

Esta conexión se realiza manteniendo la

relación de trabajo de modo profesional.

DESARROLLAR HABILIDADES BLANDAS

No basta conocer y entender las técnicas y

herramientas técnicas, es necesario tener

una mayor y mejor comprensión de los

factores humanos que determinan la

perfomance de todo proyecto.

HABILIDADES BLANDAS IMPORTANTES

Liderazgo

Desarrollo del Espíritu de Equipo

Motivación

Comunicación

Influencia

Toma de Decisiones

Conocimientos políticos y culturales

Negociación

Trust building (Fomento de la confianza)

Gestión de Conflicto

Coaching (Entrenamiento)

LIDERAZGO

¿QUÉ ES LIDERAZGO SEGÚN LA GUÍA DEL PMBOK?

El liderazgo implica:

Dirigir los esfuerzos de un grupo de

personas hacia una meta común y hacer

posible que trabajen en equipo.

La capacidad de lograr que las cosas sean

hechas por otras personas.

Establecer y mantener la visión, la estrategia y

las comunicaciones

Fomentar la confianza y el desarrollo del

espíritu de equipo, de influir, guiar y

monitorear

Evaluar el desempeño del equipo y del

proyecto

Durante todo el proyecto, los líderes del equipo del proyecto, son responsables de:

DESARROLLO DE ESPÍRITU DE EQUIPO

DESARROLLO DEL ESPÍRITU DE EQUIPO

Es el proceso que consiste en ayudar

a un grupo de personas, unidas por la

percepción común de un mismo

objetivo, a trabajar de manera

independiente, unos con otros, con el

líder, los interesados externos y la

organización.

Desarrollo del

espíritu de equipo.

Liderazgo

Trabajo en

equipo

ACTIVIDADES PARA EL

DESARROLLO DEL ESPÍRITU DE EQUIPO

Tareas:

•Establecer metas

•Definir y negociar los roles y procedimientos

Procesos:

•Comportamiento interpersonal

RESULTADOS DEL

DESARROLLO DEL ESPÍRITU DE EQUIPO

Confianza mutua

Intercambio de información de alta calidad

Mejor toma de decisiones

Control eficaz de proyecto

MOTIVACIÓN

MOTIVACIÓN

Es la creación de un ambiente del proyecto que

cumpla con los objetivos del proyecto, a la vez

que ofrezca una satisfacción personal máxima

relacionada con lo que las personas mas

valoran.

VALORES QUE LAS PERSONAS CONSIDERAN

Satisfacción profesional

Trabajo estimulante

Sensación de realización, logro y

crecimiento

Compensación económica suficiente

Recompensas

Reconocimientos

COMUNICACIÓN

TEMAS DE INTERÉS

PREGUNTA ONU POR FAVOR, DIGA HONESTAMENTE:

¿QUÉ OPINA DE LA ESCASEZ DE ALIMENTOS EN EL

RESTO DEL MUNDO?

1. Los europeos no entendieron qué significaba "ESCASEZ".

2. Los africanos no sabían qué eran "ALIMENTOS".

3. Los argentinos no entendieron la palabra "POR FAVOR".

4. Los gringos, preguntaban qué significaba "EL RESTO DEL

MUNDO".

5. Los cubanos pedían que les explicaran qué significaba

"QUÉ OPINA".

6. Y en el congreso del Perú hasta hoy se debate sobre qué

quiere decir "HONESTAMENTE''....

COMUNICACIÓN

Para una

comunicación eficaz

se debe tener en

cuenta:

• Estilos de

comunicación

• Aspectos culturales

• Relaciones

• Personalidades

• Contexto global de la

situación

Entendimiento mutuo

COMPONENTES PARA INFLUIR

EN LOS DEMAS

PALABRAS

7%

TONO DE VOZ

38%

LENGUAJE

CORPORAL

55%

COMUNICACIÓN

Nuestros Gestos Hablan:

No tenemos culpa de la

cara que tenemos,

pero Sí de la

“cara que ponemos”

COMPONENTE IMPORTANTE DE LA COMUNICACIÓN

MIRAR A LOS OJOS

TRATAR DE EMPATIZAR

“INVIERTA” TIEMPO

EN ESCUCHAR

Escuchar Activamente

NIVELES DE ESCUCHA

DESCONECTADA

Nuestro cuerpo

presente pero

nuestra mente no.

Damos señales de

que estamos

escuchando por

compromiso

(ajá, sí, claro…)

VERBAL

Presta atención pero sin

mirar a la otra persona

“Oye pero no escucha”

EMPÁTICA

Mirada al rostro, ojos

Deja de hacer cosas

Busca entender, pregunta

Comprende las

emociones: empatía

INFLUENCIA

INFLUENCIA

Es una estrategia que

consiste en compartir la

autoridad y apoyarse en las

habilidades interpersonales

para hacer que otros

cooperen en la consecución

de metas comunes.

PAUTAS QUE PUEDEN INFLUENCIAR A LOS

MIEMBROS DEL EQUIPO

•Dirigir con el ejemplo y cumplir cabalmente

los compromisos

•Aclarar la forma en que se va a a tomar una

decisión

•Utilizar un estilo interpersonal flexible y

adaptarlo de acuerdo con la audiencia

•Ejercer el poder con habilidad y cautela .

Pensar en relaciones de colaboración a largo

plazo

TOMA DE DECISIONES

TOMA DE DECISIONES

Existen 4 estilos

básicos

•Ordenar

•Consultar

•Consensuar

•Aleatorio

Factores que

afectan el estilo

de toma de

decisión:

•Tiempo

•Confianza

•Calidad

•Aceptación

MODELO PARA LA TOMA DE DECISIONES

Definir el problema

Generar la solución del

problema

Pasaje de las ideas a la

acción

Planificación de la

implementación de la solución

Planificación de la

evaluación de la solución

Evaluación del resultado y del proceso

Decisión

MODELO PARA LA TOMA DE DECISIONES

Tomado de Artículo de “Mejorar las decisiones como Director de Proyectos por Dale Philips, MBA, PMP

CONOCIMIENTOS CULTURALES

CONOCIMIENTOS POLÍTICOS Y CULTURALES

•Diversidad cultural

•Diferencias culturales (individual

y corporativa)

•Manejar la diversidad mediante el

conocer a los diferentes

miembros de equipo y un buen

plan de comunicaciones

•La cultura puede impactar en el

trabajo, proceso de toma de

decisiones y la disposición a

actuar sin una planificación

apropiada

NEGOCIACIÓN

NEGOCIACIÓN

Es la estrategia que consiste en

dialogar con las partes que tienen

intereses compartidos u opuestos,

con el propósito de llegar a un

compromiso o llegar a un acuerdo.

NEGOCIACIÓN

Habilidades y conductas útiles para una

negociación exitosa:

•Analizar la situación

•Diferenciar entre necesidades y deseos

•Centrarse en los intereses y asuntos más

que en las posiciones

•Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser

realista

•Cuando se está haciendo una concesión,

actuar como si se tratara de una concesión

importante y no de renuncia

CONCLUSIONES

Habilidades y conductas útiles para una

negociación exitosa:

•Analizar la situación

•Diferenciar entre necesidades y deseos

•Centrarse en los intereses y asuntos más

que en las posiciones

•Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser

realista

•Cuando se está haciendo una concesión,

actuar como si se tratara de una concesión

importante y no de renuncia

Muchas gracias

por su atención!

Carlos Ayala Asencio carlos.ayala@pmi.org.pe

Anexos Back Up

TEMAS DE INTERÉS

Es una herramineta de proceso 9.3 Desarrollo de Equipo de Proyecto y 9.4 de geststion de equipo de proyecti Manage Project Team

PMBOK 5ª EDICION pp 275

TEMAS DE INTERÉS

Es una herramineta de proceso 9.3 Desarrollo de Equipo de Proyecto y 9.4 de geststion de equipo de proyecti Manage Project Team

PMBOK 5ª EDICION pp 283 284

LIDERAZGO SEGÚN LA GUÍA DEL PMBOK

El liderazgo implica dirigir los esfuerzos de un

grupo de personas hacia una meta común y

hacer posible que trabajen en equipo.

En general, el liderazgo es la capacidad de

lograr que las cosas sean hechas por otras

personas.

Los elementos de un liderazgo eficaz son el

respeto y la confianza, mas no el miedo y la

sumisión.

Si bien el liderazgo es importante durante todas

las fases del proyecto, un liderazgo eficaz

resulta esencial durante las fases iniciales del

proyecto para alcanzar un alto desempeño

DESARROLLAR HABILIDADES BLANDAS

Comunicar

Motivar

Liderar

Negociar

Manejar conflictos

Dentro del ciclo de vida del proyecto, de

forma efectiva y hacia el logro de los

objetivos del proyecto

TIPOLOGÍAS DE PROBLEMAS EN PROYECTOS

Project Delivery Problems: Why Can´t We Make Them Go Away? Jeffrey S. Busch