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PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO, MANIPULACIÓN Y
DESPACHO EN BODEGA
Fecha: 11/02/2011Doc.: 105109Z.AB.01Rev.: 2Pág.: 1 de 5
Emitió
José Alcayaga Jefe de Bodega
Revisó
Héctor Silva Jefe Administración
Aprobó
Juan Carlos CasettaAdministrador de Contrato Residente
1.0 OBJETIVO
Establece la autoridad, responsabilidad, metodología y criterio de aceptación para la
recepción, almacenamiento, manipulación, preservación y despacho en bodega de
los materiales e insumos suministrados al proyecto.
2.0 ALCANCE
Es aplicable a los productos (equipos y materiales) incorporados a los distintos
procesos del Proyecto Suministro y Construcción de Línea de Transmisión de 220
kv. “Charrúa – Lagunillas”
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 El Administrador de Contrato Residente en conjunto con el Jefe de
Administración deben planificar y asignar los recursos necesarios respecto a las
instalaciones y el manejo de las bodegas.
3.2 El Jefe de Administración, es responsable del control administrativo de la
Bodega.
3.3 El Jefe de Bodega, es el responsable de registrar los resultados de la inspección
de materiales y equipos que serán incorporados al proceso de construcción y
montaje, además es el responsable directo del funcionamiento de las bodegas en
la Obra, así como de efectuar el control físico de inventarios e informar stock de
acuerdo a la frecuencia indicada por el Jefe de Administración.
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4.0 PROCEDIMIENTO
4.1 Planificación y Control de Bodega
4.1.1 A través de un sistema, manual o computacional, el Jefe de Administración, en
conjunto con el Jefe de Bodega y de Patio, obtienen, conforme se requiera:
Informe del stock vigente de materiales existentes en bodega, Informe de
movimientos, Informe de materiales incorporados o consumidos en terreno, etc.
4.1.2 Cuando así se requiera, se separarán los productos no conformes, en un lugar
especialmente habilitado para tal efecto.
4.1.3 Con la finalidad de controlar la salida de los materiales de bodega a obra, se
utilizará una planilla en la cual se señale el nombre de quien retira, descripción del
material, fecha, salida, entrega y firma de quien retira.
(FO.105109Z.AB.01.02_Salida diaria de equipos y herramientas)
4.1.4 Para lograr controlar los equipos propios y en arriendo, que se encuentren en
bodega y salgan con destino a obra, se utilizara una planilla que indique la fecha
de salida, descripción de equipo (tipo, marca, modelo, etc.), días que lleva
trabajados y las observaciones que tenga dicho equipo.
(FO.105109Z.AB.01.03_Control de Equipos)
4.2 Recepción e Inspección de Productos
4.2.1 A su llegada a la Obra, la recepción de productos que serán incorporados al
proceso de construcción y montaje la efectúa el Jefe de Bodega o quien éste
designe, en áreas previamente definidas, efectuando una inspección que
considera chequear si los productos recibidos cumplen con los requisitos de la
Lista de Materiales u Orden de Compra respectiva y, a su vez, verificar si
presentan daños o deterioros visibles.
4.2.2 Antes de recepcionar los productos, se debe asegurar disponibilidad permanente
e inmediata de equipos y personal adecuado para la descarga, apertura de
cajones, almacenamiento y chequeo de los materiales.
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4.2.3 Bultos o cajones recibidos que no se revisen de inmediato, se debe dejar
constancia de ello en documentos del transportista.
4.2.4 El Jefe de Bodega, o quien éste designe, registra en un Protocolo de Recepción e
Inspección en Bodega (FO.105109Z.AB.01.04_Protocolo de Recepción e
Inspección en Bodega), los resultados de esta inspección. Esto es aplicable
sólo a aquellos materiales determinantes del proyecto.
4.2.5 Cuando se requiera, el Jefe de Bodega, o quien éste designe, solicita al Jefe de
Terreno o al Jefe de Oficina Técnica, los recursos necesarios para efectuar una
inspección técnica y para efectuar labores de manipulación, carga y descarga, la
cual se registra en el Protocolo de Recepción e Inspección de Bodega. El
responsable de efectuar la inspección técnica firma el Protocolo de Recepción e
Inspección en Bodega.
4.2.6 Si las inspecciones resultan conformes, el jefe de Bodega lo indica como
“conforme” para su control interno.
4.2.7 Si el producto presenta daños, algún tipo de deterioro o técnicamente no
corresponde a lo requerido en la Lista de recepción o packing list, el Jefe de
Bodega lo indica como condición “no conforme” en el Protocolo de Recepción e
Inspección en Bodega e informa al departamento de Calidad para que este
emita la No conformidad al cliente por el producto respectivo.
4.2.8 Si el producto viene incompleto (faltan partes o piezas), ó sin certificados de
calidad, ó de ensayos requeridos, ó si no han sido recepcionados formalmente, ó
no tienen sus inspecciones finalizadas, el Jefe de Bodega lo indica como
condición “en proceso” en el Protocolo de Recepción e Inspección en Bodega e
informa al Jefe de Administración y al Jefe de Oficina Técnica o Jefe de Terreno,
para que efectúen las gestiones con el cliente.
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4.2.9 El Jefe de Terreno es responsable de aceptar por concesión el uso por
propósitos de urgencia de productos “en proceso”. Esta condición queda
registrada y firmada por el Jefe de Faena en el Protocolo de Recepción e
Inspección en Bodega, indicando antecedentes que lo identifiquen y que permitan
su retiro o reemplazo en caso de no cumplir con las especificaciones del proyecto.
4.2.10 Si los materiales se recepcionan directamente en Obra, el Jefe de terreno será
responsable de la inspección de estos, en tal caso el jefe de terreno o quien este
delegue emitirá el protocolo de recepción e inspección indicando en la casilla para
observaciones que la inspección se realizó en terreno y lo enviará al jefe de
bodega.
4.3 Almacenamiento, manipulación, preservación y despacho de productos
4.3.1 El almacenamiento en bodega o patios, puede considerar áreas identificadas
según el tipo y condición del producto.
4.3.2 Los materiales, equipos o insumos se deberán identificar de acuerdo con la
siguiente clasificación:
a) Tipo I: Aquellos cuya reposición implique un tiempo de espera que impacte
significativamente el proyecto, son en general productos que impactan en
forma significativa en procesos críticos y/o en el Medio Ambiente, en la
Salud y Seguridad de las personas o de las instalaciones.
b) Tipo II: Aquellos cuya reposición sea factible en el corto plazo y que si bien
implique algún retraso, el impacto de éste para la obra sea menor.
c) Tipo III: Aquellos cuya reposición en caso de ser necesaria sea inmediata.
4.3.3 Se identificarán los productos acopiados en el lugar de almacenamiento de
acuerdo con la clasificación mencionada en 4.3.2.
4.3.4 Las condiciones de almacenamiento son controladas por el Jefe de Bodega, ó
quien éste designe, de acuerdo a las especificaciones definidas para cada
producto (apilamiento, ventilación, temperatura controlada, etc.)
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4.3.5 Para el control de manipulación, el jefe de Bodega, o quien éste designe, considera
la disposición de espacios y equipos adecuados para cargar y descargar los
productos.
4.3.6 El Jefe de Bodega o quien éste designe, controla el cumplimiento de las
condiciones de la preservación, protección y rotación de productos o insumos
perecibles, de acuerdo a las instrucciones de su fabricante o proveedor.
4.3.7 El Jefe de Bodega o quién este designe, controla que los despachos de productos
a terreno sean efectuados con el respaldo de un formulario de Movimiento de
Bodega (FO.105109Z.AB.01.01_Movimiento Bodega).
4.4 El Jefe de bodega archiva los siguientes documentos
4.4.1 Archivo de guías de despacho del proveedor.
4.4.2 Archivo de formularios movimientos de bodega.
5.0 Anexos
5.1 FO.105109Z.AB.01.01_Movimiento Bodega
5.2 FO.105109Z.AB.01.02_Salida diaria de equipos y herramientas
5.3 FO.105109Z.AB.01.03_Control de Equipos
5.4 FO.105109Z.AB.01.04_Protocolo de Recepción e Inspección en
Bodega
5.5 FO.105109Z.AB.01.05_Herramientas y equipos a cargo.
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